Universidad Nacional Experimental de Guayana

Vicerrectorado Académico

Proyecto de Carrera: Ingeniería Industrial

Cátedra: Sistema de Información

ACIMED

(Administración de Consultorios y Citas Médicas)

Profesora:

Jomary Lezama

Alumnas:

Evelyn Nadales

Raiza Lanz

Rubelis Talavera

Puerto Ordaz, julio 2012.

Introducción

Actualmente, el uso de la tecnología e implementación de sistemas informáticos ayuda al logro de la actualización en toda empresa u organización que pretenda tener un crecimiento progresivo en el desarrollo y ejecución de sus actividades operacionales, ya que, estas se encuentran cada día con mayores niveles de exigencia por parte del cliente al cual ofrecen sus servicios.

Las prioridades de las empresa se basan en el servicio que prestan, la tecnología va asociado a ello, dado que, ésta le permitirá alcanzar sus objetivos de una forma más eficiente y confiable, entre los cuales se lista la rentabilidad, productividad y eficiencia.

Otra prioridad que la empresa debe cubrir, es la de mantener la calidad en cuanto a sus actividades, con esto se refiere a un sistema de información que ofrezca facilidades en la gestión de los servicios prestados, informáticamente hablando. Que los ayude en la reducción de tiempo y mejor eficacia en las actividades que realiza la empresa. Dando una imagen de excelencia.

Eso es lo que busca la Clínica CICA, C.A. mediante la aplicación de un sistema, que se realizará mediante las herramientas obtenidas en la cátedra de Sistema de Información, que le dará solución a la problemática presentada en el área de administración de consultorios y citas médicas Además de ofrecer la solución en la incorporación de dicho sistema.

Proyecto Final

1. Análisis del Contexto Empresarial

La clínica CICA, C.A. (Cooperativa de Inversiones de Clínicas Ambulatorias, C.A.), es una empresa dedicada a la atención médica de primera calidad, ajustándose a los estándares de salubridad, y es reconocida por la economía de sus buenos servicios. CICA, C.A. está ubicada en la población de Upata, Edo. Bolívar y presenta notable aceptación dentro de sus usuarios.

Misión: “Somos una organización Formada por capital privado que ofrece atención médico quirúrgica a la población de Upata, y de toda la Región Guayana, con calidad, oportunidad y eficacia en base a una política de excelencia en la escogencia de su personal, proveedores y asociados a la par de satisfacer las expectativas de sus accionistas”

Visión: “Seremos reconocidos como un excelente centro privado dispensador de salud de Upata y del Sur del Estado Bolívar en función de la oferta y la calidad del servicio prestado”

Objetivos Empresariales:

Compromiso con nuestros Usuarios, proveedores y personal.Responsabilidad. Respecto.Calidad. Ética.Oportunidad.

Organigrama: Solo está conformado por una junta directiva.

2. Problemática y Objetivos del área de estudio seleccionada

Problemática

La clínica CICA, C.A. en calidad de empresa privada destinada en el servicio médico, presta el servicio de consultorios médicos en distintas especialidades. En ese mismo ámbito, ofrece a sus clientes (pacientes) citas médicas. Donde primeramente deben ir con anticipación y anotarse en una lista de espera. Cada médico es asignado a un consultorio y recibe una cantidad pautada de pacientes por día.

Dicha clínica, lleva su control de citas médicas de manera manual. Esto genera la espera prolongada entre pacientes, acarreando molestias entre los mismos. De igual manera, el “libro de citas” ha presentado traspapeleo, lo que se traduce en desorganización y rechazo entre los pacientes.

Debido a lo expuesto anteriormente, surge la solución de la implementación de un sistema informático que le permita administrar y controlar los consultorios y citas médicas que allí se efectúan, para así brindar un servicio óptimo, eficiente y del agrado de todo el personal involucrado.

Objetivos:

Automatizar los procedimientos involucrados en el área de consultorios y control de citas médicas.

Reducir de manera importante el consumo de papel y por lo tanto la generación de copias y archivo.

Tener un control preciso de las citas disponibles para los pacientes. Implementar un Sistema que les proporcione confiabilidad y buenos

resultados.

3. Planificación del Proyecto (Diagrama Gantt)

4. Análisis del Sistema (Levantamiento de Requerimientos del Sistema)

Para el levantamiento de requerimientos, se empleó la estrategia de entrevistas individuales a la persona encargada de llevar el control de las citas por consultorio médico y los pacientes que solicitan una cita médica en dicha clínica. Con esto se logró realizar los requerimientos para la elaboración del sistema logrando dar solución a las principales necesidades.

Requerimientos:

Ingresar datos de los doctores (E) Ingresar datos de los consultorios existentes (E) Ingresar datos de los pacientes (E) Asignar un máximo de cupos por médico (E) Administrar horas y fechas de citas médicas (E) Asignar citas que requiera el paciente (P) Verificar existencia de cupos según la fecha y hora que requiera el paciente

(P) Otorgar orden preciso de espera a los pacientes (P) Asignar seguridad de acceso al sistema por usuario (P) Realizar resguardo de los datos ingresados (P)

Generar reporte de citas y consultorios (S)

5. Definición de la Plataforma Tecnológica a Utilizar

La elaboración del Sistema fue realizado bajo PHP, ya que es una herramienta que permite su instalación tanto es Software libres como con licencias. La Clínica CICA, C.A. requirió que el sistema a elaborar sea posible ejecutarlo en distintos Sistemas Operativos ya que están en procesos de cambiar su Software actual.

a. Sistema de Operación: El sistema fue elaborado bajo Windows XP, pero

con opciones multiplataforma.

b. Manejador de Base de Datos: Fue utilizado el manejador MySQL.

c. Herramienta de Desarrollo: Los lenguajes de programación utilizados son:

Javascript, PHP, HTML, Jquery.

6. Diseño del Sistema Propuesto (Definición de Modelo de Datos y de Procesos)

Modelo de Datos:

Entidad-Relación:

Consultorios Cita

Usuarios

Doctor Paciente

Atiende

Es atendido

Tiene

Pued

e te

ner

Recibe

Es vista

Pide

Es generada

Otorga

Es registrada

Modelos de Procesos:

Diagrama de Descomposición

Diagrama Flujo de Datos

Nivel 0

Nivel 1

Nivel 2

7. Documentación del Sistema: Manual de Usuario.

Imagen 1. Módulo de Bienvenido.

Al ingresar al Sistema observamos la pantalla de bienvenida. De esta podemos, posteriormente, escoger la actividad que se desea realizar en dicho sistema.

1. Inicio: Da la Bienvenida al Sistema.2. Citas: Permite visualizar las citas registradas, por fecha, y cargar alguna

nueva cita.3. Administración: El usuario puede consultar los clientes registrados, cargar

un nuevo doctor y asignar un consultorio para dicho doctor registrado.4. Cerrar: Finaliza la sesión.

Imagen 2. Módulo de Citas.

Mediante esta pantalla se registran las citas. El botón Ver_Citas desglosa una lista con las citas que están registradas para esa fecha. Asimismo, permite cargar una cita nueva pidiendo la C.I. del paciente. En caso tal, de que el paciente no este registrado en la base de datos, se puede cargar dándole doble click al botón que dice “crear”. En ese momento se muestra una nueva pantalla donde se ingresa los datos requeridos para la cita.

Introducir número de cédula del paciente

Introducir el año, mes y día (en ese orden) en que se requiere la cita.

Despliega un nuevo módulo que permite visualizar las citas, según la fecha.

Si el paciente no está registrado, se le da doble click para generar un módulo que permita registrarlo.

Permite escoger el consultorio según la especialidad.

Imagen 3. Registrar Paciente para Gestionar Cita.

Al ingresar el número de cédula, y darle click al botón cargar, y si el paciente está registrado, se procede a meter los datos requeridos: Doctor con el que se va tratar (el consultorio se carga de una vez que se escoja al doctor) y la fecha en la que requiere la cita. Es importante destacar que la fecha debe ser ingresada en el siguiente formato: año-mes-dia.

Seleccionar Doctor al que se van a dirigir

Ingresar la fecha de la cita. UNICAMENTE EN EL FORMATO: AÑO-MES-DIA

Una vez guardado los datos, se le da click a Guardar.

Al darle click a Cancelar, cancela la operación que se está haciendo.

Imagen 4. Visualización de Citas por Fecha.

Esta pantalla muestra las citas que se llevaran a cabo el día seleccionado. Permite editar la fecha y eliminar la cita, bien sea porque ya no querrá la cita o porque ya la cumplió.

Este botón permite editar la fecha de la cita.

Este botón permite eliminar la cita cargada.

Imagen 5. Módulo de Administración.

Esta imagen lleva al usuario a la edición y carga de los clientes, doctores y consultorios. Una vez cargado un doctor se le asigna un consultorio según su especialidad. Para realizar dichas actividades debe desplazarse hasta donde está el icono de la lupa y darle click allí.

Darle click y despliega un nuevo módulo para editar y cargar clientes

Darle click y despliega un nuevo módulo para cargar doctores.

Darle click y despliega un nuevo módulo para asignar consultorio y doctor.

Imagen 6. Administración de Clientes

En esta pantalla se puede observar los datos de los clientes registrados. También se puede cargar un nuevo cliente (paciente), editarlo o sencillamente eliminarlo de la base de datos.

Posee, igualmente, unos botones de volver, que te devuelve a la página anterior y un botón de “agregar_cliente” que permite, como lo dice el botón, agregar un nuevo cliente.

Permite editar los datos de los clientes

Permite Eliminar los datos de los clientes

Volver a la pantalla anterior

Darle click y desglosa una pantalla para cargar un nuevo cliente

Imagen 7. Administración de Doctores.

En esta pantalla se pueden cargar, eliminar y editar los doctores. Es muy importante que al momento de cargar un doctor hay que darle click al botón de “Actualizar_Pagina” para que el nuevo doctor sea agregado a la base de datos.

Una vez cargado el doctor, según su especialidad, se procede a asignar un consultorio en el módulo de Consultorios.

Permite eliminar un doctor

Permite editar un doctor registrado

Al cargar un doctor se debe actualizar esta página. Darle click aquí

Al darle click devuelve a la página anterior.

Con este botón se agrega un nuevo Doctor.

Imagen 8. Administrar Consultorios.

Como lo muestra la pantalla, aquí se asigna un consultorio a cada doctor registrado, así como también la cantidad de pacientes que verá.

Los botones de editar y eliminar permiten hacer lo correspondiente con cada dato del doctor cargado.

Conclusión

Permite eliminar un Consultorio registrado

Permite editar un Consultorio registrado

En este botón se permite agregar un nuevo consultorio y asignarlo al doctor según su especialidad

Permite volver a la página anterior.

Se puede concluir que la implementación de este Sistema dentro de la Clínica CICA, C.A., es de gran importancia, ya que le permite garantizar resultados confiables a sus clientes (pacientes), además de ofrecerles un menor tiempo de espera al momento de requerir una cita médica. Por otra parte, la organización se ha afianzará dentro del mercado, como un centro organizado y de solución rápida; garantizando de esta manera un servicio de calidad y, por supuesto, con mejores ingresos.

Asimismo, los médicos asignados a cada consultorio gozaran de buenos resultados en cuanto a la disposición de sus pacientes, por orden de llegada y fecha de la cita requerida. Cada médico tendrá la asignación de un consultorio según su especialidad.

Basándose en todo lo anterior, ACIMED permite que la clínica tenga una percepción de empresa organizada, de respuesta oportuna y totalmente confiable tanto para sus clientes como para los médicos que allí laboran. Logrando aceptación y excelente clima organizacional.

Recomendaciones

Adiestrar al personal encargado de las citas médicas y administración de consultorios de la “Clínica CICA, C.A.”, en el manejo del Sistema Informático de ACIMED, para aprovechar al máximo las ventajas que éste ofrece.

Recibir seguimiento en el Sistema implantado para realizar modificaciones necesarias.