Provedba ugovora o bespovratnim sredstvima

02. lipnja 2010.

Ciljevi

Edukacija o provedbi ugovora o bespovratnimsredstvima za:

SAFU IPA provedbene Agencije Korisničke institucije

Sadržaj

Početak provedbe ugovora Ugovor o bespovratnim sredstvima Glavni sudionici projekta Izmjene ugovora (dodatak ugovoru (Addendum) i realokacije) Sekundarna nabava Pravila vidljivosti Nadzor nad provedbom Vrste plaćanja Preduvjeti za realizaciju plaćanja Grant izvještaji: međuizjveštaj, završni izvještaj Revizorski izvještaj Ne/prihvatljivi troškovi Pogreške u financijskom dijelu izvjšća

Početak provedbe ugovora

definiran člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta – najčešće dan nakon što sve ugovorne strane potpišu ugovor

Praksa održavanja radionica o provedbi za korisnike (1-2 tjedna poslije)

Ugovor o bespovratnim sredstvimaPosebni uvjeti

Dodaci Posebnim uvjetima:

Aneks I: Opis aktivnosti Aneks II: Opći uvjeti ugovora Aneks III: Proračun Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial

Identification Form) Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća

(Obrazac kvartalnog izvješća) Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća

Glavni sudionici projekta

Korisnik bespovratnih sredstava

Središnja agencija za financiranje i ugovaranje

(SAFU)

Jedinica za provedbu projekata/BRPM

Delegacija Europske unije(DEU)

Provedbena agencija nadležna za administrativno praćenje provedbe i plaćanje

Nadležna za administrativno praćenje provedbe i plaćanjeEx-ante kontrola

cjelokupne grant sheme

Korisnici:

ključna uloga u provedbi isključivo odgovorni za provedbu svojih projekata (članak

1. Općih uvjeta)

Zadaci:

provedba projekta sukladno projektnoj prijavi korisnika; postaje dio ugovora (Aneks I – Opis projekta i Aneks III – Proračun)

obavezno pridržavanje uvjeta i propisa ugovora – najčešći problemi

Glavni sudionici projekta

Izmjene ugovoraKorisnik je dužan provoditi aktivnosti sukladno Aneksu I, odstupanja odplana dozvoljena samo iznimno te uz prihvatljivo objašnjenje.

Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti.

Nisu dozvoljene… Dozvoljene su…

… one koje mijenjaju svrhu projekta (korisnik je na temelju prijavljenog projekta dobio sredstva za njegovu provedbu) - svaka naknadna izmjena projekta mogla bi dovesti u pitanje prethodnu odluku Evaluacijskog odbora

… neminovne zbog velikog vremenskog raspona između prijave projekta i početka implementacije te drugih okolnosti koje su izvan kontrole korisnika… u slučaju kada mogu polučiti bolje rezultate i time osigurati ostvarenje ciljeva projekta

Izmjene ugovoraKorisnik je dužan obavijestiti SAFU o svakoj izmjeni pismenim putem uz adekvatno objašnjenje.

Realokacije… Dodatak ugovoru (Addendum)…

… manje izmjene aktivnosti koje ne mijenjaju bitno projekt ili izmjena proračuna manja od 15% ukupne vrijednosti pojedinog budžetskog poglavlja

... Odobrava voditelj projekta

… značajnije izmjene aktivnosti ugovora, izmjena trajanja ugovora, izmjena ukupne vrijednosti proračuna ili pojedinog budžetskog poglavlja za više od 15%

... Odobrava Delegacija EU

Sekundarna nabavaAneks IV ugovora:

definira pravila za nabavu roba, radova i usluga: obveza javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura srodne nabave postaju dio jednog natječaja poziv za sudjelovanje na natječaju slati na najmanje 3

firme ili objaviti u javnim glasilima (ovisno o veličini nabave)

tvrtke koje sudjeluju na natječaju i nabavljena roba moraju biti prihvatljivog porijekla (EU, EEA ili IPA zemlje)

Sekundarna nabava

SAFU i/ili JPP/BRPM odobravaju svaki korak u nabavi.

Priprema natječajne dokumentacije:

Dokumentacija može biti na engleskom, hrvatskom jeziku ili dvojezična

Korisnici koriste vlastite obrasce ili obrasce na CD-u (dobiju ih na uvodnoj radionici u SAFU)

Potrebno jasno definirati zahtjeve prema ponuđačima Zabranjeno specificiranje određene marke/branda

Sekundarna nabava

Evaluacija ponuda

- Evaluacijski odbor (3 člana s pravom glasa, presjedavajući i tajnik)

- SAFU sudjeluje kao promatrač, odobrava evaluacijsko izvješće i ugovor

USLUGEPresudnu ulogu ima kvaliteta ponude, cijena manje važna

RADOVI i ROBA/OPREMAOmjer cijene i kvalitete; najčešće je cijena ipak presudna

Sekundarna nabavaDerogacije = odstupanja od Aneksa IV

Navođenje određenog branda u tehničkim specifikacijama – npr. u slučaju nadogradnje postojećeg softwarea s novijom verzijom

Porijeklo robe – robu nije moguće nabaviti u nekoj od prihvatljivih zemalja; zamjena sličnim modelom nije adekvatna

Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju – samo jedna firma pruža određene usluge (npr. certificiranje)

Pravila vidljivosti

Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od straneEU (članak 6. Općih uvjeta):

Medijski nastupi Sajmovi, prezentacije, otvorenja (tijekom govora, zastavice, logo na plakatima, pozivnicama) Naslovnice studija, istraživanja i sl. Brošure, web, letci Naljepnice s logom na opremi (tijekom projekta i 7 godina nakon) Tabla na gradilištima (tijekom projekta i 6 mjeseci nakon završetka)

Pravila vidljivostiNajčešće greške korisnika:

Zanemarivanje pravila vidljivosti Nedovoljna iskorištenost interesa medija

Preporuke: Stalno podsjećati i upućivati korisnika na pravilo vidljivosti Pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se

sve materijali i situacije ono može odnositi Isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes

medija za EU projekte, novih klijenata i partnera

Primjer: Zlatarna Križek

Nadzor nad provedbom1. Izvještaji korisnika:

Mjesečna izvješća Tromjesečna izvješća Međuizvješće (polugodišnje, godišnje) Završno izvješće

Narativni dio – opis provedenih aktivnosti, rezultata,problemaFinancijski – prikaz svih troškova

Nadzor nad provedbom2. Terenski posjeti

Cilj posjete: utvrditi da li projekt teče sukladno ugovoru odnosno izvješćima koja nam korisnik dostavlja

Provode se tijekom provedbe i prije odobrenja finalnog izvješća (najčešće vezana uz plaćanja)

Posjet obavezno najaviti korisniku barem 5 dana prije

Sudjeluju minimalno dvije osobe - voditelj projekta + inženjer (u slučaju radova) / stručnjak za financije

Nadzor nad provedbomŠto se pregledava?

Napredak projekta Financijsko upravljanje Sustav čuvanja dokumentacije Vidljivost projekta Upravljanje projektom Provođenje sekundarne nabave

O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestitipismeno i tražiti dokaz o njihovu uklanjanju u realnom roku.

Vrste plaćanja

Period implementacije kraći od 12 mjeseci i iznos ugovora je manji od 100 000 EUR:

Predujam - 80% vrijednosti ugovora; - krajnji rok za isplatu je 45 dana po potpisu ugovora (definirano čl. 4.3 Posebnih uvjeta)

Završna isplata - max 20 % vrijednosti ugovora, a najčešće predstavlja razliku između ukupno prihvatljivih troškova iz finalnog financijskog izvještaja * postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta (special conditions) i isplaćenog predujma - krajnji rok za isplatu je 45 dana po odobrenju završnog izvješća popraćenog ispravno popunjenim Zahtjevom za plaćanjem (Annex V)

Vrste plaćanja

Period implementacije duži od 12 mjeseci i iznosugovora je veći od 100 000 EUR:

Predujam- 80 % od iznosa predviđenog u budžetu za prvih 12 mjeseci

implementacije projekta- krajnji rok za isplatu je 45 dana po potpisu ugovora/primitku

ispravno popunjenog zahtjeva za plaćanjem (definirano čl. 4.3 posebnih uvjeta)

Međuplaćanje - svakih 12 mjeseci provedbe projekta- iznos naveden u članku 4.2. posebnih uvjeta (ukoliko je potrošeno

barem 70% iznosa prethodne isplate)- 45 dana od odobrenja međuizvještaja popraćenog pravilno

ispunjenim Zahtjevom za plaćanjem

Vrste plaćanja

Završno plaćanje - Po završetku provedbe projekta plaćanje se vrši po slijedećoj formuli:

- 45 dana od odobrenja finalnog izvještaja popraćenog Zahtjevom za

plaćanje

Ukupno prihvatljivi troškovi iz finalnog financijskog izvještaja

- Kamate (u slučaju da je isplaćen predujam u iznosu većem od 250.000,00 Eur čl. 15.9 Općih uvjeta)

x Postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta

- Iznos već isplaćenog predujma i međuplaćanja

Preduvjeti za realizaciju plaćanja

Preduvjet za izvršenje avansnog plaćanja:

• Otvaranje podračuna ili posebnog računa od strane grant korisnika na koji će se izvršiti isplata

(olakšava izračun kamata ostvarenih po računu/podračunu tijekom implementacije projekta)

Preduvjeti za realizaciju plaćanja

Preduvjet za izvršenje međuplaćanja/završnog

plaćanja:• Odobrenje izvješća• Dostava ispravno popunjenog zahtjeva sa plaćanjem

(Annex V)• Ispravno popunjena kontrolna lista i ovjerena faktura od

strane JPP (nova ažurirana verzija 5.0 PIU priručnika - http://safu.hr/hr/Dokumenti)

Grant izvještaji

• Mjesečni, kvartalni i četveromjesečni izvještaji – (ne moraju biti dio ugovora, nisu vezani uz plaćanja)

• Međuizvještaj (Interim report)

• Završni izvještaj (Final report)

Međuizvještaj i završni izvještaj sastoje se od financijskogdijela (sažeta i detaljna tablica) i opisnog dijela.Obavezno koristiti obrasce iz Annexa VI ugovora (financijska tablica, opisni dio ) → provedbeni paket

Međuizvještaj

• Vezan uz međuplaćanje

(second instalment of pre-financing)

• Samo u onim ugovorima u kojima je grant

veći od 100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže od 12 mjeseci

• Uvjet za ostvarivanje prava na međuplaćanje je potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja

Međuizvještaj

• Prikazuje troškove za 12 mjeseci provedbe projekta

• Uz međuizvještaj dostavlja se i zahtjev za plaćanjem, članak 15. Općih uvjeta ugovora

• Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja međuizvještaja

Međuizvještaj

• Predložak za međuizvještaj 1.8 Interim financial report.xls

• Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se dokazuje opravdanost troškova

• Dostavljaju se tablice radnih sati (za rad na projektu manji od 100%), platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o isplatama, ugovori, dokumentacija o provedbi sekundarne nabave, izjava banke o ostvarenim kamatama i sl.

Završni izvještaj

• Vezan uz zadnje plaćanje (payment of the balance)• Pokriva ukupne troškove provedbe projekta• Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mjeseca

nakon završetka provedbe projekta; 6 mjeseci u slučaju da grant aplikant nema sjedište u zemlji provedbe projekta

• Predložak za završni izvještaj 1.11 Final financial report.xls

Dokumenti koji čine završni izvještaj

• Završni izvještaj - opisni dio• Završni izvještaj - financijski dio• Revizorsko izvješće/certifikat (Annex VII ugovora)• Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement)• Izjava o ostvarenoj dobiti (Statement of Income) – u slobodnoj

formi• Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest

incurred) – u slobodnoj formi• Kopije dokumentacije sekundarne nabave (Annex IV ugovora)• Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin)• Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)

Revizorski izvještaj

Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima:

• kod međuplaćanja kada je iznos grant ugovora 750 000 EUR ili veći

• kod konačnog plaćanja kada je iznos grant ugovora veći od 100 000 EUR

• kod svakog plaćanja čiji je iznos veći od 100 000 EUR u slučaju operativnog granta

• Reviziju obavlja ovlašteni revizor u skladu s člankom 5.2 Posebnih uvjeta

• Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII(Expenditure Verification) ugovora 1.7 Expenditure verification.doc

Ne/prihvatljivi troškovi

Neprihvatljivi troškovi definirani su općim uvjetima ugovora,članak 14:

– Tečajne razlike– Kamate – Profit– Dugovi– Krediti– Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije– Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna– Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može dobiti

oslobođenje)

Izuzeće od poreza

• Pravilnik o izmjenama i dopunama pravilnika o

porezu na dodanu vrijednost (http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/338611.html) – JPP je nadležna za oslobađanje od PDV-a

Česte pogreške u financijskom dijelu izvješća

• Ne korištenje srednjeg tečaja ili pogrešan izračun istog, pogrešan prikaz decimalnih mjesta predviđenih za prosječan tečaj

• Ne uključivanje detaljne tablice troškova• Ne usklađenost podataka u sažetku proračuna i detaljnoj

tablici troškova• Ne usklađenost prikazanih troškova u izvještaju s onima

u popratnoj dokumentaciji• Pogrešan izračun broja jedinica (no. of units) • Dodavanje proračunskih stavaka koje ne postoje u

originalnom proračunu ugovora• Nekorištenje formula Excela za izračun• Pogrešno prikazivanje odobrenih realokacija

Zaključak

Usporedba provedbe projekta s ugovorom

Praćenje poštivanja odredbi ugovora

Pravovremeno reagiranje na probleme

Stalna podrška korisniku u provedbi

Pitanja

KontaktiSredišnja agencija za financiranje i ugovaranje

programa i projekata Europske unijeUlica grada Vukovara 284/c

www.safu.hr

Hvala na pažnji…

Iva Kreković~ ~ ~

Ured za pripremu i provedbu projekata / Odjel 2

@: iva.krekovic@safu.hrTel: 01 / 4585 897

Andrijana Jurin Vidović~ ~ ~

Ured za financije i računovodstvoOdjel za financije

@: andrijana.jurinvidovic@safu.hrTel: 01 / 4585 876