Provedba ugovora o bespovratnim sredstvima
02. lipnja 2010.
Ciljevi
Edukacija o provedbi ugovora o bespovratnimsredstvima za:
SAFU IPA provedbene Agencije Korisničke institucije
Sadržaj
Početak provedbe ugovora Ugovor o bespovratnim sredstvima Glavni sudionici projekta Izmjene ugovora (dodatak ugovoru (Addendum) i realokacije) Sekundarna nabava Pravila vidljivosti Nadzor nad provedbom Vrste plaćanja Preduvjeti za realizaciju plaćanja Grant izvještaji: međuizjveštaj, završni izvještaj Revizorski izvještaj Ne/prihvatljivi troškovi Pogreške u financijskom dijelu izvjšća
Početak provedbe ugovora
definiran člankom 2., stavak 2.2. Posebnih uvjeta – najčešće dan nakon što sve ugovorne strane potpišu ugovor
Praksa održavanja radionica o provedbi za korisnike (1-2 tjedna poslije)
Ugovor o bespovratnim sredstvimaPosebni uvjeti
Dodaci Posebnim uvjetima:
Aneks I: Opis aktivnosti Aneks II: Opći uvjeti ugovora Aneks III: Proračun Aneks IV: Procedure za dodjelu ugovora Aneks V: Obrazac Zahtjeva za plaćanjem i FIF (Financial
Identification Form) Aneks VI: Obrazac narativnog i financijskog izvješća
(Obrazac kvartalnog izvješća) Aneks VII: Obrazac revizorskog izvješća
Glavni sudionici projekta
Korisnik bespovratnih sredstava
Središnja agencija za financiranje i ugovaranje
(SAFU)
Jedinica za provedbu projekata/BRPM
Delegacija Europske unije(DEU)
Provedbena agencija nadležna za administrativno praćenje provedbe i plaćanje
Nadležna za administrativno praćenje provedbe i plaćanjeEx-ante kontrola
cjelokupne grant sheme
Korisnici:
ključna uloga u provedbi isključivo odgovorni za provedbu svojih projekata (članak
1. Općih uvjeta)
Zadaci:
provedba projekta sukladno projektnoj prijavi korisnika; postaje dio ugovora (Aneks I – Opis projekta i Aneks III – Proračun)
obavezno pridržavanje uvjeta i propisa ugovora – najčešći problemi
Glavni sudionici projekta
Izmjene ugovoraKorisnik je dužan provoditi aktivnosti sukladno Aneksu I, odstupanja odplana dozvoljena samo iznimno te uz prihvatljivo objašnjenje.
Izmjene: financijske prirode ili vezane uz same aktivnosti.
Nisu dozvoljene… Dozvoljene su…
… one koje mijenjaju svrhu projekta (korisnik je na temelju prijavljenog projekta dobio sredstva za njegovu provedbu) - svaka naknadna izmjena projekta mogla bi dovesti u pitanje prethodnu odluku Evaluacijskog odbora
… neminovne zbog velikog vremenskog raspona između prijave projekta i početka implementacije te drugih okolnosti koje su izvan kontrole korisnika… u slučaju kada mogu polučiti bolje rezultate i time osigurati ostvarenje ciljeva projekta
Izmjene ugovoraKorisnik je dužan obavijestiti SAFU o svakoj izmjeni pismenim putem uz adekvatno objašnjenje.
Realokacije… Dodatak ugovoru (Addendum)…
… manje izmjene aktivnosti koje ne mijenjaju bitno projekt ili izmjena proračuna manja od 15% ukupne vrijednosti pojedinog budžetskog poglavlja
... Odobrava voditelj projekta
… značajnije izmjene aktivnosti ugovora, izmjena trajanja ugovora, izmjena ukupne vrijednosti proračuna ili pojedinog budžetskog poglavlja za više od 15%
... Odobrava Delegacija EU
Sekundarna nabavaAneks IV ugovora:
definira pravila za nabavu roba, radova i usluga: obveza javnog natječaja za nabave iznad 10.000 eura srodne nabave postaju dio jednog natječaja poziv za sudjelovanje na natječaju slati na najmanje 3
firme ili objaviti u javnim glasilima (ovisno o veličini nabave)
tvrtke koje sudjeluju na natječaju i nabavljena roba moraju biti prihvatljivog porijekla (EU, EEA ili IPA zemlje)
Sekundarna nabava
SAFU i/ili JPP/BRPM odobravaju svaki korak u nabavi.
Priprema natječajne dokumentacije:
Dokumentacija može biti na engleskom, hrvatskom jeziku ili dvojezična
Korisnici koriste vlastite obrasce ili obrasce na CD-u (dobiju ih na uvodnoj radionici u SAFU)
Potrebno jasno definirati zahtjeve prema ponuđačima Zabranjeno specificiranje određene marke/branda
Sekundarna nabava
Evaluacija ponuda
- Evaluacijski odbor (3 člana s pravom glasa, presjedavajući i tajnik)
- SAFU sudjeluje kao promatrač, odobrava evaluacijsko izvješće i ugovor
USLUGEPresudnu ulogu ima kvaliteta ponude, cijena manje važna
RADOVI i ROBA/OPREMAOmjer cijene i kvalitete; najčešće je cijena ipak presudna
Sekundarna nabavaDerogacije = odstupanja od Aneksa IV
Navođenje određenog branda u tehničkim specifikacijama – npr. u slučaju nadogradnje postojećeg softwarea s novijom verzijom
Porijeklo robe – robu nije moguće nabaviti u nekoj od prihvatljivih zemalja; zamjena sličnim modelom nije adekvatna
Poziv na natječaj se šalje na samo jednu kompaniju – samo jedna firma pruža određene usluge (npr. certificiranje)
Pravila vidljivosti
Korisnici su obavezni istaknuti financiranje projekta od straneEU (članak 6. Općih uvjeta):
Medijski nastupi Sajmovi, prezentacije, otvorenja (tijekom govora, zastavice, logo na plakatima, pozivnicama) Naslovnice studija, istraživanja i sl. Brošure, web, letci Naljepnice s logom na opremi (tijekom projekta i 7 godina nakon) Tabla na gradilištima (tijekom projekta i 6 mjeseci nakon završetka)
Pravila vidljivostiNajčešće greške korisnika:
Zanemarivanje pravila vidljivosti Nedovoljna iskorištenost interesa medija
Preporuke: Stalno podsjećati i upućivati korisnika na pravilo vidljivosti Pomoći im na početku projekta da definiraju na koje se
sve materijali i situacije ono može odnositi Isticati pozitivne strane ovog pravila, povećan interes
medija za EU projekte, novih klijenata i partnera
Primjer: Zlatarna Križek
Nadzor nad provedbom1. Izvještaji korisnika:
Mjesečna izvješća Tromjesečna izvješća Međuizvješće (polugodišnje, godišnje) Završno izvješće
Narativni dio – opis provedenih aktivnosti, rezultata,problemaFinancijski – prikaz svih troškova
Nadzor nad provedbom2. Terenski posjeti
Cilj posjete: utvrditi da li projekt teče sukladno ugovoru odnosno izvješćima koja nam korisnik dostavlja
Provode se tijekom provedbe i prije odobrenja finalnog izvješća (najčešće vezana uz plaćanja)
Posjet obavezno najaviti korisniku barem 5 dana prije
Sudjeluju minimalno dvije osobe - voditelj projekta + inženjer (u slučaju radova) / stručnjak za financije
Nadzor nad provedbomŠto se pregledava?
Napredak projekta Financijsko upravljanje Sustav čuvanja dokumentacije Vidljivost projekta Upravljanje projektom Provođenje sekundarne nabave
O uočenim nedostatcima potrebno je korisnika obavijestitipismeno i tražiti dokaz o njihovu uklanjanju u realnom roku.
Vrste plaćanja
Period implementacije kraći od 12 mjeseci i iznos ugovora je manji od 100 000 EUR:
Predujam - 80% vrijednosti ugovora; - krajnji rok za isplatu je 45 dana po potpisu ugovora (definirano čl. 4.3 Posebnih uvjeta)
Završna isplata - max 20 % vrijednosti ugovora, a najčešće predstavlja razliku između ukupno prihvatljivih troškova iz finalnog financijskog izvještaja * postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta (special conditions) i isplaćenog predujma - krajnji rok za isplatu je 45 dana po odobrenju završnog izvješća popraćenog ispravno popunjenim Zahtjevom za plaćanjem (Annex V)
Vrste plaćanja
Period implementacije duži od 12 mjeseci i iznosugovora je veći od 100 000 EUR:
Predujam- 80 % od iznosa predviđenog u budžetu za prvih 12 mjeseci
implementacije projekta- krajnji rok za isplatu je 45 dana po potpisu ugovora/primitku
ispravno popunjenog zahtjeva za plaćanjem (definirano čl. 4.3 posebnih uvjeta)
Međuplaćanje - svakih 12 mjeseci provedbe projekta- iznos naveden u članku 4.2. posebnih uvjeta (ukoliko je potrošeno
barem 70% iznosa prethodne isplate)- 45 dana od odobrenja međuizvještaja popraćenog pravilno
ispunjenim Zahtjevom za plaćanjem
Vrste plaćanja
Završno plaćanje - Po završetku provedbe projekta plaćanje se vrši po slijedećoj formuli:
- 45 dana od odobrenja finalnog izvještaja popraćenog Zahtjevom za
plaćanje
Ukupno prihvatljivi troškovi iz finalnog financijskog izvještaja
- Kamate (u slučaju da je isplaćen predujam u iznosu većem od 250.000,00 Eur čl. 15.9 Općih uvjeta)
x Postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta
- Iznos već isplaćenog predujma i međuplaćanja
Preduvjeti za realizaciju plaćanja
Preduvjet za izvršenje avansnog plaćanja:
• Otvaranje podračuna ili posebnog računa od strane grant korisnika na koji će se izvršiti isplata
(olakšava izračun kamata ostvarenih po računu/podračunu tijekom implementacije projekta)
Preduvjeti za realizaciju plaćanja
Preduvjet za izvršenje međuplaćanja/završnog
plaćanja:• Odobrenje izvješća• Dostava ispravno popunjenog zahtjeva sa plaćanjem
(Annex V)• Ispravno popunjena kontrolna lista i ovjerena faktura od
strane JPP (nova ažurirana verzija 5.0 PIU priručnika - http://safu.hr/hr/Dokumenti)
Grant izvještaji
• Mjesečni, kvartalni i četveromjesečni izvještaji – (ne moraju biti dio ugovora, nisu vezani uz plaćanja)
• Međuizvještaj (Interim report)
• Završni izvještaj (Final report)
Međuizvještaj i završni izvještaj sastoje se od financijskogdijela (sažeta i detaljna tablica) i opisnog dijela.Obavezno koristiti obrasce iz Annexa VI ugovora (financijska tablica, opisni dio ) → provedbeni paket
Međuizvještaj
• Vezan uz međuplaćanje
(second instalment of pre-financing)
• Samo u onim ugovorima u kojima je grant
veći od 100.000,00 EUR i/ili je trajanje ugovora duže od 12 mjeseci
• Uvjet za ostvarivanje prava na međuplaćanje je potrošenih 70 % od prethodne rate plaćanja
Međuizvještaj
• Prikazuje troškove za 12 mjeseci provedbe projekta
• Uz međuizvještaj dostavlja se i zahtjev za plaćanjem, članak 15. Općih uvjeta ugovora
• Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja međuizvještaja
Međuizvještaj
• Predložak za međuizvještaj 1.8 Interim financial report.xls
• Obveza dostavljanja dokumentacije kojom se dokazuje opravdanost troškova
• Dostavljaju se tablice radnih sati (za rad na projektu manji od 100%), platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o isplatama, ugovori, dokumentacija o provedbi sekundarne nabave, izjava banke o ostvarenim kamatama i sl.
Završni izvještaj
• Vezan uz zadnje plaćanje (payment of the balance)• Pokriva ukupne troškove provedbe projekta• Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3 mjeseca
nakon završetka provedbe projekta; 6 mjeseci u slučaju da grant aplikant nema sjedište u zemlji provedbe projekta
• Predložak za završni izvještaj 1.11 Final financial report.xls
Dokumenti koji čine završni izvještaj
• Završni izvještaj - opisni dio• Završni izvještaj - financijski dio• Revizorsko izvješće/certifikat (Annex VII ugovora)• Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement)• Izjava o ostvarenoj dobiti (Statement of Income) – u slobodnoj
formi• Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest
incurred) – u slobodnoj formi• Kopije dokumentacije sekundarne nabave (Annex IV ugovora)• Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin)• Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)
Revizorski izvještaj
Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima:
• kod međuplaćanja kada je iznos grant ugovora 750 000 EUR ili veći
• kod konačnog plaćanja kada je iznos grant ugovora veći od 100 000 EUR
• kod svakog plaćanja čiji je iznos veći od 100 000 EUR u slučaju operativnog granta
• Reviziju obavlja ovlašteni revizor u skladu s člankom 5.2 Posebnih uvjeta
• Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII(Expenditure Verification) ugovora 1.7 Expenditure verification.doc
Ne/prihvatljivi troškovi
Neprihvatljivi troškovi definirani su općim uvjetima ugovora,članak 14:
– Tečajne razlike– Kamate – Profit– Dugovi– Krediti– Troškovi nastali nakon razdoblja implementacije– Troškovi stavaka koje nisu dio proračuna– Porezi uključujući PDV (osim ako se ne može dobiti
oslobođenje)
Izuzeće od poreza
• Pravilnik o izmjenama i dopunama pravilnika o
porezu na dodanu vrijednost (http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/338611.html) – JPP je nadležna za oslobađanje od PDV-a
Česte pogreške u financijskom dijelu izvješća
• Ne korištenje srednjeg tečaja ili pogrešan izračun istog, pogrešan prikaz decimalnih mjesta predviđenih za prosječan tečaj
• Ne uključivanje detaljne tablice troškova• Ne usklađenost podataka u sažetku proračuna i detaljnoj
tablici troškova• Ne usklađenost prikazanih troškova u izvještaju s onima
u popratnoj dokumentaciji• Pogrešan izračun broja jedinica (no. of units) • Dodavanje proračunskih stavaka koje ne postoje u
originalnom proračunu ugovora• Nekorištenje formula Excela za izračun• Pogrešno prikazivanje odobrenih realokacija
Zaključak
Usporedba provedbe projekta s ugovorom
Praćenje poštivanja odredbi ugovora
Pravovremeno reagiranje na probleme
Stalna podrška korisniku u provedbi
Pitanja
KontaktiSredišnja agencija za financiranje i ugovaranje
programa i projekata Europske unijeUlica grada Vukovara 284/c
www.safu.hr
Hvala na pažnji…
Iva Kreković~ ~ ~
Ured za pripremu i provedbu projekata / Odjel 2
@: [email protected]: 01 / 4585 897
Andrijana Jurin Vidović~ ~ ~
Ured za financije i računovodstvoOdjel za financije
@: [email protected]: 01 / 4585 876