Protok B kontroli do BIP - cz [ 16 KPRM - bud |et 2006px_remote... · W 2006 r. w KPRM obowi ązywały Regulaminy organizacyjne nadane: - zarządzeniem Nr 2 Szefa KPRM z dnia 2 stycznia

Protokół kontroli

Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Al. Ujazdowskie 1/3 Warszawa 00-583 Nr Regon 012261725

zwanej w dalszej części „Kancelarią” lub „KPRM”.

Stanowisko Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów od dnia 31 października 2005 r.

zajmuje Pan Mariusz Błaszczak powołany przez Prezesa Rady Ministrów.

[Dowód: akta kontroli str. 9]

Stanowisko Dyrektora Generalnego Kancelarii Prezesa Rady Ministrów od dnia 1 grudnia

2005 r. zajmuje Pan Jakub Skiba.


Kontrola została przeprowadzona w okresie od 8 stycznia do 23 marca 2007 r. przez

kontrolerów z Departamentu Administracji Publicznej NajwyŜszej Izby Kontroli:

- Pawła Łukasiewicza – głównego specjalistę kontroli państwowej, na podstawie

upowaŜnienia do przeprowadzenia kontroli Nr 056696 z dnia 5 stycznia 2007 r. w okresie

od 8 stycznia do 23 marca 2007 r.,


- Katarzynę Kędzior-Rejner - głównego specjalistę kontroli państwowej, na podstawie

upowaŜnienia do przeprowadzenia kontroli Nr 056697 z dnia 5 stycznia 2007 r. w okresie

od 23 stycznia do 23 marca 2007 r. (z przerwą w dniu 29 stycznia 2007 r.),


- ElŜbietę Rowińską – specjalistę kontroli państwowej, na podstawie upowaŜnienia do

przeprowadzenia kontroli Nr 056698 z dnia 5 stycznia 2007 r. w okresie od 8 stycznia do

23 marca 2007 r. (z przerwami w dniach: 9 i 10 stycznia 2007 r.),


- Tomasza Grudzińskiego – starszego inspektora kontroli państwowej na podstawie upowaŜnienia

do przeprowadzenia kontroli Nr 056700 z dnia 5 stycznia 2007 r. w okresie od 8 stycznia do 23

marca 2007 r. (z przerwami w dniach: 9 lutego i od 15 lutego do 16 marca 2007 r.),


Kontrolą objęto wykonanie budŜetu państwa w 2006 r. w części 16 - Kancelaria Prezesa

Rady Ministrów.

W protokole kontroli uŜyto m.in. następujących skrótów: - ustawa o NIK – Ustawa z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli

(Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.), - ustawa o finansach publicznych lub ufp – ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach

publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), - ustawa o zamówieniach publicznych lub p.z.p. – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r.

(Dz. U. z 2006 r., Nr 164, poz. 1163 ze zm.)1, - ustawa o rachunkowości lub UoR – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

(Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), - KPRM lub Kancelaria – Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, - Szef KPRM – Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, - DG KPRM –Dyrektor Generalny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, - BDG – Biuro Dyrektora Generalnego, - BA – Biuro Administracyjne, - CO KPRM – Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, - USC – Urząd SłuŜby Cywilnej, - RCSS – Rządowe Centrum Studiów Strategicznych, - UE – Unia Europejska, - treści w protokole pisane kursywą są dosłownymi cytatami z badanej przez kontrolerów

NIK dokumentacji lub dosłownym przytoczeniem pisemnych wyjaśnień, zeznań lub oświadczeń złoŜonych w toku kontroli przez pracowników kontrolowanej jednostki lub innych osób.

I. Podstawowe informacje o podmiocie kontrolowanym

1. Struktura organizacyjna: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów działa na podstawie ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie

Ministrów2.

Na podstawie art. 119 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o słuŜbie cywilnej3 zniesiono centralny

organ administracji rządowej - Szefa SłuŜby Cywilnej oraz zlikwidowano obsługujący go urząd.

Zgodnie z art. 120 ww. ustawy, zadania i kompetencje Szefa SłuŜby Cywilnej stały się zadaniami,

które realizuje, z upowaŜnienia Prezesa Rady Ministrów, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

w zakresie określonym powyŜszą ustawą.

Składniki majątkowe zlikwidowanego USC zostały ujęte w ewidencji środków trwałych KPRM.

[Dowód: akta kontroli str.4079-4348]

Statut Kancelarii nadany został Zarządzeniem nr 124 Prezesa Rady Ministrów w sprawie

nadania statutu KPRM z dnia 25 listopada 2005 r.4, zmieniany: Zarządzeniem nr 45 z dnia

5 kwietnia 2006 r.5, Zarządzeniem nr 129 z dnia 24 sierpnia 2006 r.6, Zarządzeniem nr 163 z dnia

26 października 2006 r.7.

1 Do dnia 25 maja 2006 r. Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 ze zm. 2 Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 ze zm. 3 Dz. U. Nr 170, poz. 1218 4 M. P. Nr 75, poz. 1050 5 M. P. Nr 25, poz. 280

W 2006 r. w KPRM obowiązywały Regulaminy organizacyjne nadane:

- zarządzeniem Nr 2 Szefa KPRM z dnia 2 stycznia 2006 r.,

- zarządzeniem Nr 13 Szefa KPRM z dnia 24 kwietnia 2006 r.,

- zarządzeniem Nr 15 Szefa KPRM z dnia 12 września 2006 r.

[Dowód: akta kontroli str. 31-124]

Do dnia 23 maja 2006 r. w KPRM nie zostały określone zakresy zadań osób zajmujących

kierownicze stanowiska państwowe, z uwagi na dokonywane w ciągu roku częste zmiany na tych

stanowiskach w KPRM. Zakres powierzonych tym osobom zadań był ustalony w formie ustnej8.

[Dowód: akta kontroli str. 11-20, 125-128]

Biuro Administracyjne realizowało m.in. zadania w zakresie: współpracy z CO KPRM przy

opracowywaniu projektów planów zakupów inwestycyjnych; sprawdzania dokumentów pod

względem merytorycznym, rozliczania i weryfikacji rzeczowo – kosztowej wpływających faktur

i dokumentów; bezpośredniej obsługi w zakresie zamówień publicznych komórek

organizacyjnych Kancelarii, współpracy z Wydziałem Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia

CO KPRM w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych; dokonywania analiz z zakresu

zamówień publicznych realizowanych przez Kancelarię i na rzecz Kancelarii przez CO KPRM.


Od 12 września 2006 r. w KPRM funkcjonowało Biuro Finansowo-Administracyjne. Zadania biura

określono w § 36 Regulaminu organizacyjnego KPRM z dnia 12 września 2006 r.


BDG realizowało m.in. zadania w zakresie: monitorowania i racjonalizacji wydatków; prowadzenia

polityki finansowej Kancelarii; zapewnienia prawidłowej realizacji zadań z zakresu postępowania

o zamówienia publiczne realizowane przez komórki organizacyjne KPRM; zapewnienia obsługi

zadań DG, wynikających z przepisów ufp w zakresie kontroli finansowej i audytu wewnętrznego.


Zakresy obowiązków Dyrektora Biura Finansowo-Administracyjnego oraz Z-cy Dyrektora -

Głównego Księgowego KPRM, określone były w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych9.


6 M. P. Nr 57, poz. 607 7 M. P. Nr 75, poz. 755 8 Od dnia 23 maja 2006 r. zostały sporządzone dla osób zajmujące kierownicze stanowiska państwowe w KPRM pisemne zakresy wykonywanych zadań oraz określono podległe tym osobom departamenty 9 natomiast do obowiązków Naczelnika Wydziału Obsługi Finansowej w 2006 r. naleŜało m.in.: organizowanie i prowadzenie rachunkowości Kancelarii; dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym; sporządzanie jednostkowych i zbiorczych sprawozdań z wykonania wydatków i dochodów budŜetowych, środków pochodzących z budŜetu UE i innych źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi w zakresie i terminach ustalonych przez MF.

2. Realizacja wniosków NIK z kontroli wykonania budŜetu państwa w 2005 roku

Po kontroli wykonania budŜetu państwa w 2005 r. w części 16 – KPRM, NajwyŜsza Izba

Kontroli sformułowała wnioski dotyczące10:

1) bieŜącego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 23 i 24 ustawy o rachunkowości

oraz sporządzanie sprawozdań budŜetowych na podstawie ksiąg rachunkowych zgodnie z § 6

ust. 1 pkt 1 rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej.

Wniosek został zrealizowany. Szczegółowy opis w pkt II 2 i 3 niniejszego protokołu.

2) rzetelnego planowania dochodów budŜetowych z zysku gospodarstwa pomocniczego.

Wniosek został zrealizowany. Szczegółowy opis w pkt II 8.1 niniejszego protokołu.

3) opracowania koncepcji realizacji zadania dotyczącego pozyskania samolotów

dyspozycyjnych dla VIP.

PowyŜsze zadanie na podstawie Decyzji Nr 395/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia

4 października 2006 r., zostało powierzone Agencji Mienia Wojskowego.

4) wyegzekwowania od organizacji pozarządowych nierzetelnie rozliczonych środków

z dotacji udzielonych przez Pełnomocnika Rządu do Spraw Równego Statusu Kobiet

i MęŜczyzn w kwocie 5,3 tys. zł.

Wniosek został zrealizowany. Organizacje pozarządowe w dniach 27 czerwca oraz 11 i 22

sierpnia 2006 r. zwróciły na konto bankowe MPiPS nierzetelnie rozliczone środki z dotacji.

[Dowód: akta kontroli str. 3469-3490, 3705-3738, 3797-3803, 3959]

II. Wykonanie budŜetu państwa w części 16 – KPRM

1. Mierniki (wskaźniki) wykonania zadań.

Departament BudŜetu Zadaniowego KPRM opracował m.in. przedstawiony w dniu

3 października 2006 r. na posiedzeniu Rady Ministrów dokument pn. „BudŜet zadaniowy:

Racjonalność – Przejrzystość – Skuteczność”, który był równieŜ przedłoŜony do opinii

recenzentom zewnętrznym.

[Dowód: akta kontroli str. 3681- 3704]

Zgodnie z harmonogramem wdraŜania budŜetu zadaniowego przedstawionym Radzie

Ministrów, KPRM nie uczestniczy w pracach pilotaŜowych dotyczących opracowania

klasyfikacji realizowanych zadań mających na celu wypracowanie ostatecznego kształtu

metodyki budŜetu zadaniowego, gdyŜ jak wyjaśnił m.in. DG KPRM, nie uwzględniono w tym

harmonogramie Kancelarii, „poniewaŜ ze względu na specyficzny zakres obowiązków KPRM

(zdominowany przez zadania czasowo niezdeterminowane, których wyniki realizacji stanowią

10 Wystąpienie pokontrolne nr P/05/012/KAP, KAP-41008-1/05 z dnia 12 kwietnia 2006 r.

często tajemnicę słuŜbową lub państwową), utrudniłoby to moŜliwość generalizacji wyników

badań i wypracowanie ostatecznego kształtu metodyki budŜetu zadaniowego”.


2. System rachunkowości

Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą

w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości w szczególności w zakresie spraw

wyszczególnionych w ust. 1 pkt 1-4, aktualizowaną zgodnie z ust. 2 ww. ustawy.

W okresie objętym kontrolą w KPRM obowiązywały zasady rachunkowości opisane

w następujących dokumentach (parafowanych przez Głównego Księgowego KPRM):

- „Zasady rachunkowości obowiązujące w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów” z dnia

25 maja 2005 r. zatwierdzone przez Szefa KPRM Pana Sławomira Cytryckiego,

zmienione (załącznik nr 2 do Zasad) w dniu 9 lutego 2006 r.,


3 kwietnia 2006 r. zatwierdzone przez Szefa KPRM Pana Mariusza Błaszczaka –

obowiązujące od dnia 3 kwietnia 2006 r.


27 października 2006 r. zatwierdzone przez Szefa KPRM – obowiązujące od dnia

27 października 2006 r.


Wyniki badania zgodności funkcjonującego w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

systemu rachunkowości z obowiązującymi przepisami ww. ustawy oraz zasadami

przedstawiono w zestawieniu:

Lp. Pytania Odp.* Uwagi i zastrzeŜenia

1

Czy dostępna jest aktualna dokumentacja opisująca zasady rachunkowości w jednostce zgodna z wymogami art.10 UoR, w tym czy zatwierdzono stosowanie aktualnej wersji oprogramowania (jeśli księgi prowadzi się przy uŜyciu komputera)?

Z W obowiązujących w 2006 r. w KPRM zasadach rachunkowości z dnia 3.04.2006 r. i z dnia 27.10.2006 r. brak było opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zaleŜności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Nie było równieŜ w ww. zasadach odwołania do innego dokumentu, w którym dane te ewentualnie są zawarte.

2

Czy przyjęty w jednostce zakładowy plan kont spełnia ustalone przepisami wymagania, w tym, czy wprowadzono konto 980 oraz czy ewidencja szczegółowa do kont umoŜliwia sporządzanie sprawozdań, art. ewidencja na koncie 130 oraz koncie 998 prowadzona jest ze szczegółowością (dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budŜetowej)?

T

3 Czy plan kont został zaktualizowany w wymaganym terminie tj. do dnia 31.10.2006 r.?

T

4 Czy księgi rachunkowe są otwierane i zamykane zgodnie z wymogami art.12 UoR?

T

Lp. Pytania Odp.* Uwagi i zastrzeŜenia

5

Czy są prowadzone z naleŜytą szczegółowością obligatoryjne elementy ksiąg rachunkowych zgodnie z art.13 UoR (dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów)? (sprawdzono na przykładzie miesiąca czerwca)

T

6 Czy księgi rachunkowe są naleŜycie oznaczone i przechowywane zgodnie z wymogami art.13 ust. 4 i 5 UoR?

T

7

Czy na koniec roku obrotowego księgi drukuje się lub przenosi na komputerowy nośnik danych (art.13 ust. 6 UoR)? W przypadku drugiego wariantu podać jaka jest ich czytelność w porównaniu z wydrukiem i przy pomocy jakich narzędzi informatycznych moŜna je odczytać (edytor tekstu)

T Księgi drukuje się oraz kopie zapasowe znajdują się na serwerze.

8

Czy komputerowe zapisy księgowe posiadają automatycznie nadany numer pozycji, pod którym zostały wprowadzony do dziennika, a takŜe dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 15 UoR w zw. z art. 14 ust. 4)?

T

9

Czy są ustalone zgodnie z art. 71 UoR zasady ochrony i zabezpieczenia danych, w tym archiwizacji baz oraz przenoszenia treści ksiąg na inny komputerowy nośnik danych (zgodnie z art. 13 ust. 6)? (sprawdzono zapisy w dokumentacji – zasadach rachunkowości oraz instrukcji programu komputerowego FKX))

T

10

Czy zdarzenia gospodarcze księgowane są do właściwych okresów sprawozdawczych (art.20 UoR)? (wypełniono po badaniu analitycznym i badaniu próby, uwzględniono wewnętrzne uregulowania dot. kwalifikacji zapisu do okresu sprawozdawczego)

T

11

Czy zakres danych zawartych w komputerowych zapisach księgowych spełnia wymagania art. 23 UoR? (sprawdzono praktycznie na przykładzie, uwzględniono wyniki przeglądu analitycznego)

T

12

Czy księgi rachunkowe są sprawdzalne zgodnie z art. 24 ust. 4 UoR? (ocena zgodnie z ustawowymi kryteriami na podstawie miesiąca czerwca)

T

13

Czy księgi rachunkowe są prowadzone na bieŜąco zgodnie z art. 24 ust. 5 UoR? (sprawdzono terminy i częstotliwość sporządzania niezbędnych elementów ksiąg (za okres marzec-listopad 2006 r.) - zestawienia obrotów i sald w powiązaniu z terminami sprawozdań budŜetowych)1

T

14

Czy zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za miesiąc oraz od początku roku jest zgodne z obrotami wykazanymi w dzienniku (art. 14 ust. 1 UoR)? (sprawdzono za miesiące styczeń-listopad 2006 r.)

T

*odpowiedzi: T – Tak bez zastrzeŜeń, Z – Tak z zastrzeŜeniami, N – Nie/brak 1nie objęto kontrolą stycznia i lutego 2006 r. z uwagi na to, iŜ w tym czasie trwała jeszcze kontrola NIK wykonania budŜetu państwa za 2005 r.

[Dowód: akta kontroli str. 5597-5783, 6499, 6489, 6703-6709, 6713-6715, 6721-6723, 7721, 7725-7821, 7845-7853]

Ad poz. 1 zestawienia – zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości jednostka

powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady

(politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg

rachunkowych, w tym co najmniej przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŜyciu

komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub

funkcji, w zaleŜności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów

oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia

dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania

i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Odnosząc się do przyczyn braku powyŜszych elementów

w ww. obowiązujących w 2006 r. zasadach rachunkowości Główny Księgowy KPRM Pani

Agnieszka Kłódkowska-Cieślakiewicz podała, iŜ brak jest określenia wersji oprogramowania

i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, poniewaŜ jest to wersja funkcjonująca i nie zmieniana od

2004 r., zaś opis systemu informatycznego nie znalazł się w ww. zasadach, jednak jest on

zawarty w instrukcji systemu FKX z października 2003 r. opracowanej przez jego autora.

Poinformowała jednocześnie, Ŝe przy najbliŜszej zmianie zasad rachunkowości ww. braki

zostaną uzupełnione.

[Dowód: akta kontroli str. 6573, 6577, 6703 i 6711-6713]

Księgi rachunkowe (dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów

i sald) prowadzone są w KPRM przy wykorzystaniu komputerowego systemu księgowego.

Wyniki kontroli prawidłowości funkcjonowania ww. systemu księgowego przedstawiono

w zestawieniu:

Lp. Pytania Odp. a) Opis i uwagi

1 Czy System (w aktualnej wersji) został zatwierdzony do stosowania przez kierownika jednostki?

T W maju 2005 r.

2 Czy zapisy księgowe zawierają wszystkie elementy wymagane art.23 ust.2 UoR ?

T

3 Czy System zapewnia kontrolę kompletności zapisów oraz ich poprawności, w tym poprawności i sekwencji dat ?

T

4 Czy System zapewnia ciągłość numeracji zapisów w dzienniku (dziennikach częściowych)?

T

5 Czy System pozwala na zatwierdzanie na bieŜąco zapisów księgowych ? (w trakcie miesiąca)

T

6 Czy System wymusza zamykanie miesięcy ? (max 2 otwarte miesiące)

T

7 Czy System pozwala na pracę na przełomie roku ? (otwarte dwa lata)

T

8 Czy zestawienia obrotów i sald (nie mylić z dziennikiem) pozwalają w sposób jednoznaczny na określenie, Ŝe nie zawierają danych z bufora ?

T

Zestawienie obrotów i sald moŜna sporządzić tylko po zaksięgowaniu dowodów. Na zestawieniu nie ma Ŝadnych specjalnych oznaczeń dotyczących pochodzenia danych tj. z bufora czy z zamkniętego miesiąca księgowego. Inne wydruki mają oznaczenie: dowody zaksięgowane i niezaksięgowane, dowody z komentarzem, dowody poprawne i niepoprawne; dowody zaksięgowane, dowody poprawne, uporządkowane wg MDSN.

9 Czy zestawienia obrotów i sald pozwalają w sposób jednoznaczny na określenie, Ŝe dotyczą zamkniętego okresu ?

N j.w.

10 Czy System umoŜliwia udostępnienie ksiąg w postaci elektronicznej moŜliwej do odczytu przy pomocy oprogramowania biurowego ? (wskazać, jakie – Excel, edytor tekstów)

T Edytor tekstów. MoŜna za pomocą kreatora importu tekstu sformatować plik tekstowy do wersji Excel.

11 Numer zapisu w dzienniku nadawany jest w trakcie: A-zatwierdzania zapisu; B -zamykania miesiąca; C-inna

A

12 Okres, do którego księgowany jest zapis: A-wskazuje się (wybiera) B- jest wyznaczany na podstawie daty (jakiej?)

A

13 Data księgowania/zatwierdzania zapisów nadawana jest: A-automatycznie bez moŜliwości modyfikacji B- ręcznie lub z moŜliwością modyfikacji

A

a) pkt.1-4 – wpisać odpowiedź; pkt.5-14 – podać: T-Tak, Z-Tak, z uwagami, N-Nie lub nie dotyczy; pkt. 15-17 – podać wariant odpowiedzi A, B lub C.

[Dowód: akta kontroli str. 6485-6487, 6573, 6579, 7723, 7731-7826]

3. System kontroli wewnętrznej 3.1. System kontroli finansowej

Zgodnie z art. 47 ust 3 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki ustala pisemne procedury

kontroli finansowej, które powinny obejmować zagadnienia wyszczególnione w ust. 2 ww. przepisu.

W okresie objętym kontrolą w Kancelarii obowiązywały:

1. Instrukcja kontroli finansowej wprowadzona Zarządzeniem Nr 17 DG KPRM z dnia

30 września 2004 r. w której określono ww. procedury kontroli finansowej,

2. Zarządzenie nr 10/2004 Dyrektora Generalnego KPRM z 20 maja 2004 r. dotyczące zasad

udzielania zamówień publicznych, zawierania i ewidencjonowania umów oraz obiegu

dokumentów księgowych. W związku z postanowieniami ww. zarządzenia w Biurze

Finansowym sporządzano miesięczne informacje z realizacji wydatków w Kancelarii, które

były przekazywane do DG KPRM, a osoba zatrudniona na stanowisku ds. Zamówień

Publicznych sporządzała i przedkładała do DG okresowe sprawozdania dotyczące zamówień

realizowanych przez KPRM i CO KPRM,

3. Zarządzenie nr 14 DG KPRM z 8 grudnia 2005 r., w którym uregulowano zasady

zawierania umów zlecenia i o dzieło, których wartość nie przekracza kwoty 6000 euro netto,

i które nie są usługami lub dostawami powtarzającymi się okresowo. W zarządzeniu

określono m.in. osoby uprawnione do zawierania takich umów, obowiązki GK i radcy

prawnego w tym zakresie oraz sposób ewidencji tych umów.

[Dowód: akta kontroli str. 965 - 1026]

Wyniki badania prawidłowości ustalenia i stosowania procedur kontroli finansowej

przedstawiono w zestawieniu:

Lp Pytania Odp. a) Opis i uwagi

1 Czy kierownik jednostki określił w formie pisemnej procedury kontroli finansowej zgodnie z art.47 ust.3 ufp?

Z

Obowiązujące w 2006 r. w KPRM zarządzenie nr 17 Dyrektora Generalnego Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.09.2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli finansowej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zostało wydane na podstawie art. 35b ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych – juŜ nie obowiązującej w 2006 r. W 2006 r. obowiązywała (od 1 stycznia 2006 r.) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych – Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 ze zm. oraz zmianie uległy standardy kontroli finansowej określone przez Ministra Finansów.

2 Czy ustalone przez kierownika procedury uwzględniają wszystkie elementy kontroli finansowej ujęte w art.47 ufp?

T

3 Czy dokonywano okresowej oceny przestrzegania realizacji ww. procedur? T

4 Czy dostępna jest dokumentacja określająca szczegółowo zasady obiegu dowodów księgowych

T

5 Czy określone są osoby (stanowiska) odpowiedzialne za wykonywanie poszczególnych czynności w ramach systemu rachunkowości, w tym kontroli funkcjonalnej? (sprawdzono zapisy w stosowanych zarządzeniach

T

Lp Pytania Odp. a) Opis i uwagi

wewnętrznych i regulaminach oraz w zakresach obowiązków)

6 Czy opracowane i wdroŜone zostały zasady podziału kluczowych obowiązków pomiędzy róŜnych pracowników? (wymienić obowiązki)

T

Sprawdzenie merytoryczne dowodu, akceptacja merytoryczna, sprawdzenie formalno-rachunkowe dowodu, zatwierdzenie, rejestracja dowodu, księgowanie dowodu.

7 Czy określone zostały procedury dotyczące terminowości postępowania z dowodami księgowymi, a w szczególności z dowodami zewnętrznymi obcymi?

T

W procedurze dotyczącej obiegu dowodów księgowych określono terminy na merytoryczne i formalno-rachunkowe opisywanie dowodów księgowych i ich ewidencjonowanie – łącznie 7 dni.

8 Czy określono jednoznacznie terminy graniczne księgowania dowodów do właściwych okresów sprawozdawczych i terminy te odpowiadają wymogom art.20 UoR?

T

W zasadach rachunkowości określono, Ŝe dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych danego miesiąca ujmowane są w księgach rachunkowych tego miesiąca o ile zostaną zatwierdzone pod względem merytorycznym przez osoby upowaŜnione i przekazane do Wydziału Obsługi Finansowej do dnia 10 następnego miesiąca (do dnia 3.04.2006 r. –do dnia 15 następnego miesiąca).

9 Czy stosowana jest zasada księgowania wszystkich zakupów na kontach rozrachunkowych lub określono jednoznacznie odstępstwa od tej zasady i czy są one przestrzegane? (wskazać te sytuacje)

T Funkcjonuje zasada księgowania wszystkich zakupów na kontach rozrachunkowych

10 Czy w przypadku dowodów księgowych tworzonych automatycznie stosuje się zasady określone w art.20 ust.5 UoR?

T

11

Czy stosowana jest zasada bieŜącego (sukcesywnie w trakcie okresu sprawozdawczego, a nie na jego koniec) zatwierdzania zapisów księgowych ? (zapis zatwierdzony, to zapis, który nie moŜe podlegać zmianom, a jedynie korekcie poprzez zapis korygujący)

N

System księgowy posiada funkcję zatwierdzania bieŜącego (w trakcie miesiąca) zapisu księgowego. Zatwierdzanie na bieŜąco kaŜdego zapisu nie jest stosowane w praktyce.

12 Czy zapisy niezatwierdzone (pozostające w buforze) przechowywane są nie dłuŜej niŜ do czasu sporządzenia sprawozdania za okres, którego dotyczą?

T

13 Czy stosowana jest zasada zamykania miesięcy księgowych (za wyjątkiem grudnia) przed lub bezpośrednio po sporządzeniu sprawozdania? (do ksiąg m-ca zamkniętego nie moŜna wprowadzać zapisów)

T

14 Czy roczne sprawozdania budŜetowe sporządzane są wyłącznie na podstawie zatwierdzonych zapisów księgowych?

T

15 Czy do czasu zakończenia kontroli dokonano zatwierdzenia wszystkich zapisów (pozostających w buforze) dotyczących badanego okresu ?

T

a) T – Tak bez zastrzeŜeń, Z – Tak z zastrzeŜeniami, N – Nie, ND – nie dotyczy

[Dowód: akta kontroli str. 971-1015, 3091-3117, 5597-5783, 6165-6483, 6487-6571, 6725-6735, 6739-6743, 7719, 7845-7853]

Ad poz. 1 zestawienia - DG KPRM odnosząc się do kwestii uaktualnienia obowiązujących

w KPRM procedur kontroli finansowej, w związku ze zmianą przepisów ustawy o finansach

publicznych oraz określonych przez Ministra Finansów standardów kontroli finansowej,

podał m.in., Ŝe zarówno zmiany spowodowane wejściem w Ŝycie ww. regulacji, jak i zmiany

organizacyjne w KPRM spowodowały konieczność uaktualnienia większości obowiązujących

w KPRM procedur wewnętrznych. Z uwagi na szeroki zakres przedmiotowy nie jest

moŜliwym automatyczne dokonanie tego typu zmian. Ponadto czynniki takie jak przejęcie

nowych zadań uprzednio realizowanych przez RCSS i USC, a takŜe trwająca w tym czasie

reorganizacja CO KPRM spowodowały m.in. konieczność opracowania nowego modelu

funkcjonowania kontroli finansowej. Dyrektor Generalny wskazał, Ŝe mimo zmiany podstawy

prawnej upowaŜniającej do ustalenia wewnętrznych regulacji określających procedury kontroli

finansowej stosowane nadal w KPRM procedury były zgodne ze zmienionymi przepisami ufp.

W swoich wyjaśnieniach podał na jakim etapie są prace dotyczące realizacji nowej koncepcji

funkcjonowania kontroli finansowej (jakie dokumenty zostały juŜ opracowane, a co do których trwają

prace). Jednocześnie wyraził gotowość opracowania w KPRM jednego dokumentu zawierającego

uaktualnione procedury kontroli finansowej, zwracając jednocześnie uwagę, Ŝe rozwiązanie to

powielałoby przyjęte i obowiązujące juŜ w Kancelarii regulacje.

[Dowód: akta kontroli str. 6725 i 6737-6739]

Ad poz. 11 – Według wyjaśnień Głównego Księgowego KPRM Pani Agnieszki Kłódkowskiej-

Cieślakiewicz powodem, Ŝe zapisy księgowe nie były na bieŜąco zatwierdzane (w trakcie miesiąca)

jest potrzeba – przed sporządzeniem sprawozdań miesięcznych – dokonania przez pracowników

analizy poprawności zakwalifikowania dowodów księgowych (ujęcia na właściwych kontach) oraz

uzgodnienia kosztów z wydatkami i dlatego stosowana jest zasada księgowania dokumentów pod

koniec przed sporządzeniem sprawozdań.

[Dowód: akta kontroli str. 6487 i 6497]

3.2. System audytu wewnętrznego

W Planie Audytu Wewnętrznego na rok 2006 wyznaczono m.in. kolejność wykonywania zadań

audytowych oraz biorąc pod uwagę wyniki analizy obszarów ryzyka oraz ryzyko zadań audytowych,

ustalono plan wyznaczając 7 zadań audytowych.

Zespół ds. Audytu Wewnętrznego w KPRM w 2006 r. zrealizował ww. planowane zadania audytowe,

z których przedłoŜono rekomendacje i podejmowano działania celem ich realizacji.

Zrealizowano takŜe dwa zadania nie ujęte w planie audytu:

1. Proces kalkulacji kosztów w CO KPRM na wybrane towary i usługi świadczone na rzecz KPRM. W wyniku prac opracowano przez CO Plan Restrukturyzacji i Rozwoju, który powstał jako baza do dalszych prac koncepcyjnych oraz słuŜy kierownictwu CO w procesie zarządczym.

2. Audyt zasadności kalkulacji kosztów usług administrowania budynkami biurowymi KPRM przeprowadzonej przez CO KPRM. Zalecono dokonanie kolejnych badań audytowych, zwrócenie uwagi na funkcjonowanie elementów systemu kontroli w miejscach generowania kosztów, dokonanie aktualizacji ustalenia powierzchni biurowych będących w uŜytkowaniu przez KPRM i CO KPRM. Podjęto działania celem powołania Zespołu, który określi zasady współpracy między CO i KPRM m.in. w obszarze uaktualniania proporcji uŜytkowanych powierzchni biurowych11.


11 Ponadto przeprowadzono audyt sprawdzający wykonanie rekomendacji z zadania audytowego dotyczącego zasadności kalkulacji kosztów. Ustalono, iŜ rekomendowane zalecenia zostały częściowo zrealizowane, w zakresie elementów systemu kontroli w procesie administrowania nieruchomościami kontrola usług świadczonych przez CO wykonywana jest przez pracowników na wszystkich etapach procesu, stwierdzono Ŝe poziom kosztów własnych usługi administrowania siedzibą KPRM moŜna uznać za akceptowalny, jednakŜe udział KPRM w ww. kosztach (85%) jest nieadekwatny do zajmowanej przez KPRM powierzchni (74%). Opracowano zasady rozliczania usług administrowania świadczonych przez Wydział Administrowania Budynkami Kancelarii CO KPRM na rzecz KPRM od okresu rozliczeniowego maj 2006 r. Dokument został zaakceptowany przez DG KPRM 31 lipca 2006 r.

3.3. Pozostałe elementy systemu kontroli wewnętrznej

W 2006 r. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków, (od 12 września 2006 r. Departament

Kontroli i Nadzoru), zaplanował 4 kontrole wewnętrzne. Zrealizowano 8 kontroli wewnętrznych,

w tym 4 kontrole wynikające z Zarządzeń DG KPRM dotyczące: postępowania o udzielenie

zamówienia publicznego na obsługę wizyty prasowej papieŜa Benedykta XVI w Polsce,

wyjaśnienia prawidłowości administrowania i gospodarowania przez CO składnikami

majątkowymi w odniesieniu do wybranych nieruchomości znajdujących się w trwałym

zarządzie Kancelarii, zawierania przez KPRM umów zlecenia i umów o dzieło oraz takich

umów zawieranych przez były Urząd SłuŜby Cywilnej i ich przekazania do Kancelarii.


4. Badanie próby dowodów i zapisów księgowych

Badanie próby przeprowadzono w zakresie poprawności formalnej dowodów i zapisów

księgowych (badanie zgodności) oraz wiarygodności zapisów księgowych. Ponadto

w odniesieniu do wybranych z próby zapisów księgowych dotyczących wydatków dokonano

szczegółowego sprawdzenia prawidłowości realizacji wydatków. Próbę do badania

wyznaczono ze zbioru 2.700 dowodów księgowych będących fakturami lub dokumentami

równowaŜnymi fakturom i stanowiących podstawę płatności w 2006 r. oraz odpowiadających

tym dokumentom zapisów księgowych. W celu wyznaczenia tego zbioru dokonano analizy,

przedstawionych do kontroli w formie elektronicznej, pozycji operacji księgowych

wykazanych w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2006 r. (wg daty księgowania)

na kontach rozrachunkowych 201-02 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami –

zobowiązania”, 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (w zakresie umów zlecenia i umów

o dzieło z osobami fizycznymi – płatne ze środków budŜetowych) i 240 „Pozostałe

rozrachunki” (z pominięciem rozrachunków dotyczących dochodów własnych, sum

depozytowych, akcji socjalnych, poŜyczek mieszkaniowych, nagród Prezesa Rady Ministrów,

kasy zapomogowo-poŜyczkowej). Spośród ww. pozycji operacji wyeliminowano zapisy:

- dotyczące transakcji o niewielkiej wartości (poniŜej 50 zł),

- dotyczące rozrachunków z Funduszem Dyspozycyjnym – z uwagi na to, iŜ fundusz

dyspozycyjny jest objęty odrębnym badaniem,

- dotyczące transakcji płatnych z zysku CO KPRM.


Z określonego w powyŜszy sposób zbioru dokonano losowania próby dowodów

i odpowiadających im zapisów księgowych statystyczną metodą monetarną (MUS) tj. metodą

polegającą na doborze elementów próby z prawdopodobieństwem proporcjonalnym do ich wartości.

Do losowania próby przyjęto ryzyko statystyczne (ryzyko wydania pozytywnej opinii pomimo

występujących w całym zbiorze poddanym losowaniu nieprawidłowości) na poziomie 5 % oraz próg

istotności (dopuszczalny tolerowany poziom nieprawidłowości) na poziomie:

- w odniesieniu do nieprawidłowości o charakterze formalnym - 5 % wartości populacji objętej

badaniem,

- w odniesieniu do nieprawidłowości wpływających na sprawozdawczość bieŜącą – 0,75 %

wartości dowodów (zapisów) podlegających ocenie,

- w odniesieniu do nieprawidłowości wpływających na sprawozdawczość roczną – 0,5 % wartości

dowodów (zapisów) podlegających ocenie.


NiezaleŜnie od elementów próby dobranych poprzez losowanie metodą statystyczną, badaniu

poddano takŜe dowody (zapisy) księgowe dobrane w sposób niestatystyczny, które:

- dotyczą wydatków poddanych badaniu szczegółowemu (wybranych z warstwy obligatoryjnej),

a nie zostały wylosowane w próbie statystycznej,

- w wyniku przeglądu analitycznego ksiąg rachunkowych zostały wykazane jako zaksięgowane

w niewłaściwym okresie sprawozdawczym (kwartale, roku),

- obrazują wydatki dokonane w ramach realizacji zamówień publicznych o wartości

przekraczającej kwotę interwału, tj. 118.198,00 zł (kwota zamówienia oraz kwota faktycznie

wydatkowana w 2006 r. przekraczały ww. wartość), a nie zostały wylosowane w próbie

statystycznej,

- dotyczą wydatków majątkowych, a nie zostały wylosowane w próbie statystycznej.

[Dowód: akta kontroli str. 7343-7363, 7711-7715 i 7827-7843]

4.1. Poprawność formalna dowodów i zapisów księgowych

W zakresie spełnienia wymogów formalnych dotyczących poprawności dowodu, kontroli bieŜącej

i dekretacji dowodu oraz poprawności zapisu dowodu w księgach rachunkowych kontrolą objęto próbę

dowodów i odpowiadających im zapisów księgowych o wartości 20.966736,35 zł, z tego o wartości

19.863.061,70 zł wylosowanych metodą statystyczną oraz o wartości 1.103.674,65 zł dobranych w sposób

celowy (niestatystyczny). W wyniku przeprowadzonego badania (tabelę wynikową przedstawiono na str.

13-14 protokołu kontroli) nie stwierdzono nieprawidłowości w dowodach i zapisach księgowych.

[Dowód: akta kontroli str. 6765-6773, 7701-7709, 7717, 7829-7843]

4.2. Wiarygodność zapisów księgowych

W zakresie spełnienia wymogów poprawności: wartości transakcji, okresu księgowania,

zapisu na kontach syntetycznych i analitycznych kontrolą objęto próbę zapisów księgowych

o wartości 20.966736,35 zł, z tego o wartości 19.863.061,70 zł wylosowanych metodą

statystyczną oraz o wartości 1.103.674,65 zł dobranych w sposób celowy (niestatystyczny).

Ponadto sprawdzono, czy ww. transakcje miały faktycznie miejsce w okresie

sprawozdawczym, w którym zostały zaksięgowane i czy uregulowano wynikające z nich

zobowiązania. W wyniku przeprowadzonego badania (tabelę wynikową przedstawiono

poniŜej) nie stwierdzono nieprawidłowości.

[Dowód: akta kontroli str. 6765-6773, 7701-7709, 7717, 7829-7843]

Zestawienie wynikowe z badań próby dowodów i zapisów księgowych przedstawiono

poniŜej:

TABELA ZBIORCZA : oceniana populacja = 94 248 178.00 zł

Parametry badania do losowania do ekstrapolacji Wartość populacji zł 29 667 922.49 30 771 597.14

Interwał doboru próby zł 118 198.00 118 398.01

Ryzyko statystyczne % 5.00 5.00

Dopuszczalny błąd spraw. bieŜąca spraw. roczna

bad wiarygodności zł 708 000.00 472 000.00

bad zgodności % 5.00 X

Data losowania: 2007-02-06 09:51:30

Objęto badaniem grupa szt. wartość wybrano łącznie metodą MUS L+O 173 19 863 061.70

z tego wyłączono L+O 0 -

zbadano: dobór losowy L 137 6 415 667.01

dobór obligatoryjny O 36 13 447 394.69

dobór celowy C 58 1 103 674.65

Wykryto nieprawidłowo ści szt. wartość wpływające na wiarygodność sprawozdań

rocznych L 0 -

O 0 -

C X -

wpływające na wiarygodność sprawozdań bieŜących

L 0 -

O 0 -

C X -

formalne, bez wpływu na sprawozdawczość (badanie zgodności)

L 0 -

O 0 -

C X -

Data ekstrapolacji: 2007-03-21 17:01:45

Wyniki ekstrapolacji sprawozdawczość roczna

najbardziej prawdopodobny błąd zł -

górna granica błędu zł 355 194.03

sprawozdawczość bieŜąca

najbardziej prawdopodobny błąd zł -

górna granica błędu zł 355 194.03

badanie zgodności

najbardziej prawd. proporcja % -

górna granica proporcji % 1.15

[Dowód: akta kontroli str. 7717] 4.3. Prawidłowość dokonywania wybranych z próby pozycji wydatków

Stosownie do art. 35 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne mogą być

ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów

publicznych (ust.1). Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie

z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków w sposób celowy i oszczędny,

z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i w sposób

umoŜliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej

zaciągniętych zobowiązań (ust. 2 i 3). Ponadto jednostki sektora finansów publicznych zawierają

umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych

w przepisach o zamówieniach publicznych (ust. 4).

Prawidłowość realizacji w 2006 r. przez KPRM wydatków zbadano w odniesieniu do próby

wydatków w łącznej kwocie 11.551.721,72 zł uwzględniającej:

- transakcje wchodzące w skład losowej próby statystycznej o wartościach nie mniejszych

od kwoty 118.198,00 zł (interwał losowania) – łącznie 11.249.706,48 zł (w tym m.in.:

obsługa prasowa wizyty apostolskiej papieŜa Benedykta XVI do Polski – 4.980.673,93 zł;

szkolenia – 3.300.716,27 zł, przebudowa skrzydła „C” gmachu KPRM – 1.433.508,33 zł,

zakup stacji roboczych z monitorami – 805.000,00 zł),

- inne transakcje dobrane w sposób celowy (które nie znalazły się w ww. próbie

statystycznej) dotyczące udzielonych w 2006 r. zamówień publicznych o duŜej wartości –

łącznie 302.015,24 zł (z tego: zakup mebli biurowych – 117.107,80 zł; rezerwacja

i sprzedaŜ biletów lotniczych – 108.736,74 zł; tłumaczenia ustne – 76.170,70 zł).

[Dowód: akta kontroli str. 6747-6751 i 6775-7657]

W KPRM funkcjonuje system realizacji zamówień publicznych (opisany w pkt II. 3.1 protokołu

kontroli). Kontrolą objęto procedurę 8 postępowań12 o udzielenie zamówienia publicznego w wyniku

których zawarto m.in. 9 umów13 o łącznej wartości 29.847.958,36 zł14, których przedmiotem były:

12 Umowy dotyczące przebudowy skrzydła „C” KPRM i podświetlenia skrzydła „A” i „D” KPRM zostały zawarte w wyniku jednego postępowania podzielonego na 2 części

1. zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń nt. UE dla członków korpusu słuŜby cywilnej – kwota umowy 2.896.999,75 zł,

2. organizacja obsługi prasowej pielgrzymki papieŜa Benedykta XVI w Polsce – kwota umowy brutto 4.980.675,15 zł,

3. zaprojektowanie i wykonanie systemów zabezpieczenia w pomieszczeniach KPRM -kwota umowy 147.275,96 zł,

4. remontu skrzydła „C” budynku KPRM. Kwota umowy 19.500.932,46 zł (w 2006 r. przewidziano do płatności 2.806.000 zł),

5. wykonanie przyłącza elektrycznego oraz podświetlenia elewacji frontowej budynku „A” i „D” gmachu KPRM. Kwota umowy 497.696,24 zł (w 2006 r. przewidziano wydatki w kwocie 417.860,48 zł),

6. dostawy 200 szt. stacji roboczych, 10 szt. laptopów i laptopa z przenośną drukarką - kwota umowy 938.729,00 zł,

7. świadczenie usług tłumaczeń ustnych dla KPRM - kwota umowy 318.542,00 zł, 8. rezerwacja i sprzedaŜ biletów lotniczych - kwota umowy 450.000 zł, 9. dostawa i montaŜ mebli gabinetowych - kwota umowy 117.107,80 zł.

[Dowód: akta kontroli str. 6965 – 6995, 7527 – 7578, 7601 – 7620, 7691 – 7699, 7855 - 8239]

Wydatków dotyczących ww. umów dokonywano zgodnie z planem finansowym, na zakupy

i usługi słuŜące realizacji celów jednostki oraz (za wyjątkiem opisanego poniŜej przypadku)

zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych15. Pozostałych wydatków objętych

szczegółowym badaniem dokonano zgodnie z planem finansowym, na zakupy i usługi słuŜące

realizacji celów jednostki16.

Obsługa medialna wizyty PapieŜa Benedykta XVI w Polsce (umowa z dnia 10 kwietnia

2006 r. zawarta pomiędzy KPRM a Katolicką Agencją Informacyjną Sp. z o.o. a Polską

Agencją Prasową S.A. na kwotę 4.980.675,15 zł) została zrealizowana po przeprowadzeniu

postępowania o zamówienie publiczne w trybie z wolnej ręki. Wydatki zrealizowane

w 2006 r. przez KPRM w ramach tej umowy wyniosły 4.980.673,93 zł. Stwierdzono, iŜ:

− powołując Komisję Przetargową 23 marca 2006 r. Szef KPRM w decyzji o powołaniu nie

określił organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji, o czym

mowa w art. 21 ust. 3 p.z.p.,

13 Umowa zawarta na dostawę stacji roboczych i laptopów była jedną z 4 umów zawartą w wyniku kontrolowanego postępowania, podzielonego na części. Pozostałe umowy wydatkowane m.in. ze środków własnych CO KPRM nie zostały wylosowane i objęte szczegółowym badaniem 14 Kwota wydatków dokonanych przez KPRM tytułem ww. umów w 2006 r. wyniosła 8.564.037,88 zł 15 Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymienione w punktach od 3 do 9 przeprowadzone zostały przez CO KPRM i były przedmiotem odrębnej kontroli przeprowadzonej w CO KPRM w okresie od 9 lutego do 16 marca 2007 r. 16 Wydatki objęte szczegółowym badaniem a nie wymienione w ww. pkt 1 – 9 nie były badane pod kątem zgodności z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych z uwagi na fakt prowadzenia postępowań w byłym USC lub objęcie procedury przetargowej klauzulami „zastrzeŜone” lub „tajne”

− po zawarciu umowy (udzieleniu zamówienia) zamawiający nie przekazał ogłoszenia

o udzieleniu zamówienia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich oraz

Prezesowi UZP, do czego zobowiązuje art. 95 ust. 2 p.z.p.,

− w zatwierdzonym przez Szefa KPRM protokóle z postępowania o udzielenie zamówienia

nie wpisano Audytora Wewnętrznego KPRM, który brał udział w postępowaniu i złoŜył

wymagane ustawą p.z.p. oświadczenie17.

Szef KPRM, odnośnie powołania Komisji Przetargowej, wyjaśnił m.in., iŜ w decyzji

powołującej komisję wskazano, Ŝe wykonuje ona czynności określone w ustawie p.z.p.,

a Kierownik Zamawiającego nie powierzył Komisji zastrzeŜonych dla siebie czynności. Tryb

prac komisji opierał się na zwyczajowych, ogólnie przyjętych zasadach funkcjonowania

organów kolegialnych, a obowiązki wynikały z pełnionych w komisji funkcji. „Czynności

wykonywane przez członków komisji (…) określał art. 20 ust. 1 i 3 p.z.p.” Według wyjaśnień

Szefa KPRM, przyczynami nie przekazania ogłoszenia o zamówieniu i pominięcia

w protokole jednego z uczestników postępowania były odpowiednio: niedopatrzenie powstałe

przy kontynuacji intensywnych prac (dotyczących umowy) i pomyłka przy sporządzaniu

protokołu, które to czynności nie zostały zauwaŜone i skorygowane w późniejszym okresie.

[Dowód: akta kontroli str. 7519 – 7578, 7601 – 7620, 7899 - 8239]

4.4. Karty płatnicze

Kontrolą objęto prawidłowość dokonywania transakcji za pomocą kart płatniczych.

W 2006 r. obowiązywał Regulamin uŜywania kart Visa zatwierdzony 26 marca 2002 r. przez

DG KPRM, zgodnie z którym m.in.: karta jest przeznaczona do regulowania naleŜności

dotyczących wydatków związanych z krajowymi i zagranicznymi kosztami podróŜy

słuŜbowych lub innymi za zgodą DG. W 2006 r. trzech pracowników (członków

Kierownictwa KPRM) korzystało z kart VISA Business, które były wydawane na wniosek

osoby zainteresowanej do DG lub Dyrektora BF po uzyskaniu zgody DG. Potrzebę wydania

karty uzasadniano m.in. szczególnym charakterem pracy i częstymi kontaktami

z przedstawicielami innych krajów. UŜytkownicy kart kwitowali pisemnie odbiór karty wraz

z regulaminem jej uŜytkowania.

W 2006 r. wydatki wykazane na koncie 139 03 – Inne rachunki Bankowe Karta Visa

wyniosły 12.222,10 zł. Badaniem objęto wydatki w wysokości 8.959,49 zł (bez wydatków

z funduszu dyspozycyjnego Prezesa Rady Ministrów). UŜytkownicy kart kaŜdorazowo

przedkładali do BF, opisane zgodnie z regulaminem, rachunki dotyczące poniesionych

17 Oświadczenie o którym mowa w art. 17 ust. 2 p.z.p.

wydatków, głównie z tytułu podróŜy słuŜbowych krajowych i zagranicznych, w tym m.in. związane

z opłacaniem rachunków za pobyt w hotelach czy zrealizowanych usług gastronomicznych.


4.5. Fundusz dyspozycyjny

Podstawę planowania wydatków w ramach funduszu dyspozycyjnego stanowi § 2 zarządzenia

Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 1992 r. (z późn. zm.) w sprawie funduszu

dyspozycyjnego Prezesa Rady Ministrów. Są to środki planowane corocznie w budŜecie

państwa, w części dotyczącej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów i gromadzone na

wydzielonym rachunku bankowym funduszu, przeznaczone na wydatki reprezentacyjne

i recepcyjne o szczególnym charakterze związane z obsługą Rady Ministrów, Prezesa

i Wiceprezesa Rady Ministrów oraz kierownictwa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.


Z zaplanowanej na 2006 r. kwoty 1.670.000 zł (w dziale 750, rozdziale 75095, § 4710) wydatkowano

w 2006 r. kwotę 1.594.809,75 zł. Na koniec 2006 r. wystąpiły zobowiązania w kwocie 105,30 zł.


5. Poprawność sporządzania sprawozdań budŜetowych.

Stosownie do § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r.

w sprawie sprawozdawczości budŜetowej18, kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być

zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Sprawozdania roczne (Rb-23, Rb-27, Rb-28) zostały sporządzone w KPRM (jako

dysponenta głównego i jednocześnie dysponenta III stopnia) w dniu 19 lutego 2007 r.

i przekazane w dniu 20 lutego 2006 r. do Ministerstwa Finansów, tj. w terminie określonym

w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów.

[Dowód: akta kontroli str. 1275-1282, 3071-3074, 3091-3118, 3789]

Dane wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi wykazanymi na odpowiednich

kontach ksiąg rachunkowych. Dane w sprawozdaniu Rb-23 zostały potwierdzone przez oddział

okręgowy NBP. W sprawozdaniach - w okresie do zakończenia kontroli – dokonano jednej korekty.

Korekta dotyczyła sprawozdania Rb – 27 i jak wyjaśniła Naczelnik Wydziału Obsługi Finansowej – Pani Dorota Piotrowska „(…) Korekta wynika z błędnego wstawienia kwoty zobowiązania wymagalnego w wysokości 738,10 zł w kolumnę nr 10 – powstałe w latach ubiegłych zamiast w kolumnę nr 11 – powstałe w roku bieŜącym (…)”.

[Dowód: akta kontroli str. 3071, 3081-3090, 3787]

18 Dz. U. Nr 115, poz. 781

Według kwartalnego sprawozdania KPRM o stanie naleŜności dysponenta głównego za

okres od początku roku do końca IV kwartału 2006 r. (Rb-N), kwota naleŜności wymagalnych

(zaległości) z tytułu dostaw towarów i usług wyniosła 1.215.268,52 zł, w tym 7.996,22 zł

stanowiły naleŜności KPRM19. Sprawozdanie sporządzono 29 stycznia 2007 r., tj. w terminie

określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej.


Według kwartalnego sprawozdania KPRM o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych

oraz gwarancji i poręczeń dysponenta głównego za okres od początku roku do końca

IV kwartału 2006 r. (Rb-Z), kwota zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw towarów i usług

wyniosła 10.933,86 zł, w tym 738,10 zł stanowiły zobowiązania jednostki budŜetowej, zaś

10.195,76 zł – gospodarstwa pomocniczego. Sprawozdanie zostało sporządzone w dniu

29 stycznia 2006 r., tj. w terminie określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów

w sprawie sprawozdawczości budŜetowej.


5.1. Operacje księgowe okresu przejściowego Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie

szczegółowego sposobu wykonywania budŜetu państwa, w celu zaliczenia operacji dokonanych

z końcem roku budŜetowego na rachunkach właściwego roku budŜetowego wprowadzono okres

przejściowy dla operacji na rachunkach bankowych prowadzonych dla obsługi budŜetu państwa

po zakończeniu roku budŜetowego. Operacje roku minionego określone w ust. 2 rozporządzenia

zalicza się do ksiąg tego roku do dnia 8 stycznia roku następującego po roku budŜetowym.

Natomiast operacje roku minionego określone w ust. 3 rozporządzenia zalicza się do ksiąg roku

poprzedniego do dnia 15 stycznia roku następującego po roku budŜetowym.

Szczegółowym badaniem objęto wszystkie wyciągi bankowe z 2007 r. dotyczące operacji na

rachunku bankowym 2006 r. Stwierdzono, Ŝe ujęte w nich płatności dotyczyły operacji

gospodarczych spełniających wymagania przepisów ww. rozporządzenia. Ustalono, Ŝe saldo

konta 222 - Rozliczenie dochodów budŜetowych po stronie Dt na dzień 31 stycznia 2006 r.

wynosiło 12.600.706,76 zł; saldo konta 223 - Rozliczenie wydatków budŜetowych na dzień

14 stycznia 2006 r. wykazywało saldo Ct w wysokości 94.148.443,38 zł zgodne z kwotą środków

otrzymanych z Ministerstwa Finansów wykazaną w sprawozdaniu Rb – 23 o stanie środków na

rachunkach bankowych państwowych jednostek budŜetowych na koniec grudnia 2006 r. Na

rachunek budŜetu państwa w dniu 8 stycznia 2007 r. przekazano dochody w kwocie 5.314,65 zł

19 1.207.272,30 zł stanowiły naleŜności gospodarstwa pomocniczego

oraz w dniu 24 stycznia 2007 r., na rachunek dysponenta głównego niewykorzystane do końca

2006 r., środki na wydatki w kwocie 5.986.015,62 zł. Szczegółowym badaniem objęto takŜe zapisy

w księgach rachunkowych 2007 r. dotyczące stycznia 2007 r. Nie stwierdzono przypadków ujęcia

w nich operacji gospodarczych dotyczących 2006 r. i datowanych na 2006 r.

[Dowód: akta kontroli str. 1127-1273, 1715, 5375, 3071-3073]

Ustalono, Ŝe od lipca 2006 r. stan środków na rachunku bieŜącym wydatków w KPRM

utrzymywał się na poziomie ponad jednego miliona złotych i systematycznie wzrastał,

a w ostatnim kwartale 2006 r. wynosił: październik – 2.444.471,22 zł, listopad - 3.138.906 zł,

grudzień – 5.986.015,62 zł.

[Dowód: akta kontroli str. 3879-3926, 3961, 5885-6037]

Odnośnie wysokiego stanu środków na rachunku bieŜącym wydatków oraz przyczyn

zgłaszania zapotrzebowania na środki na wydatki, które przekraczało faktyczne potrzeby

w danym okresie sprawozdawczym, Główny Księgowy KPRM wyjaśnił, Ŝe spowodowane to

było głównie: opóźnieniami w realizacji wydatków majątkowych związanymi z procedurami

p.z.p., zmianami organizacyjnymi, przeniesieniem kwoty wydatków na podstawie

rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2006 r. Pomimo utrzymywania

się wysokich stanów środków w listopadzie i grudniu 2006 r., KPRM występowała o środki,

gdyŜ z analizy wydatków z lat ubiegłych wynikało, Ŝe kumulacja wydatków następuje

w końcu roku budŜetowego


6. Realizacja dochodów budŜetowych

6.1. W ustawie budŜetowej na rok 2006 ustalono dochody w części 16 – KPRM w wysokości

13.082.000 zł, tj. o 45,5 % niŜsze od wykonania w 2005 r. (23.988.951 zł).

W planie finansowym po zmianach dochody w części 16 – KPRM ustalono w wysokości

19.189.604 zł, tj. o 20,0 % niŜsze od wykonania w 2005 r. (23.988.951 zł).

Zrealizowane dochody wyniosły 12.600.706,76 zł i w stosunku do planu finansowego po

zmianach były niŜsze o 6.588.897,24 zł, tj. o 34,3 %. W porównaniu do 2005 r. dochody były

niŜsze o11.388.244,24 zł, tj. o 47,5 %.

[Dowód: akta kontroli str. 1275-1285, 1711]

RóŜnice między wykonanymi w 2006 r. i prognozowanymi dochodami w dziale 750 –

Administracja publiczna przedstawiały się następująco:

a) wyŜsze niŜ w planie po zmianach dochody osiągnięto w rozdziale 75001 – Urzędy

naczelnych i centralnych organów administracji rządowej § 0970 wpływy z róŜnych

dochodów (103.473,22 zł) o 8,9 %; źródło tych dochodów stanowiły zwroty kosztów

poniesionych przez KPRM za wynajęcie transportu dla dziennikarzy akredytowanych przy

zagranicznych wizytach Prezesa Rady Ministrów,

b) niŜsze niŜ w planie po zmianach dochody osiągnięto m.in. w:

- rozdziale 75001 – Urzędy naczelnych i centralnych organów administracji rządowej

o 427.308,51 zł, tj. o 61,5 %, w tym w § 0690 Wpływy w róŜnych opłat, których źródło stanowiły

wpłaty za przystąpienie do postępowania kwalifikacyjnego w słuŜbie cywilnej niŜsze od

planowanych z powodu znacznie niŜszej liczby osób które przystąpiły do egzaminów20,

- rozdziale 75097 – gospodarstwa pomocnicze o 1.051.646,08 zł, tj. o 8,1 % w § 2380 -

wpływy do budŜetu części zysku gospodarstwa pomocniczego zrealizowano w kwocie

11.545.783,58 zł tj. o 10,9 % mniej niŜ planowano (12.952.000 zł). W latach poprzednich

dochody z tego tytułu wynosiły: w 2003 r. – 7.132.450 zł, w 2004 r. - 15.843.786 zł,

w 2005 r. – 20.043.805 zł, [Dowód: akta kontroli str. 1701, 4055]

c) nieplanowane w ustawie budŜetowej, a osiągnięte dochody w łącznej kwocie 949.797,47 zł

wystąpiły m.in.:

- w rozdziale 75001 – w § 8538 – środki pochodzące z budŜetu Unii Europejskiej

przeznaczone na finansowanie programów i projektów realizowanych przez jednostki sektora

finansów publicznych - wykonano dochody w kwocie 590.230,66 zł, tj. o 89,6 % mniej niŜ

prognozowano (5.688.643,00 zł). W trakcie roku budŜetowego rozporządzeniem Prezesa

Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2006 r. w sprawie dokonania przeniesień planowanych

dochodów i wydatków budŜetowych oraz limitów zatrudnienia i kwot wynagrodzeń

określonych w ustawie budŜetowej na rok 200621 plan dochodów KPRM został zwiększony

o ww. kwotę w związku z przejęciem zadań USC. Źródłem planowanych dochodów były

środki pochodzące z budŜetu UE przeznaczone na finansowanie projektów realizowanych

w 2006 r. przez USC, które na podstawie art. 120 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o słuŜbie

cywilnej22 stały się z dniem 27 października 2006 r. zadaniami Szefa KPRM. NiŜsza niŜ

planowano realizacja dochodów budŜetowych, według wyjaśnień DG KPRM, wynikała

z faktu, iŜ po przeniesieniu dochodów z byłego USC z dniem 27 października 2006 r.

Kancelaria miała na ich realizację 2 miesiące. Jak podała Dyrektor Biura Dyrektora

Generalnego Pani Monika Pajestka-Szydłowska, niewykonanie planowanych dochodów

wynikało z przyjętego trybu uzyskiwania naleŜnej refundacji, który przewiduje zwrot

środków w ciągu 30 dni od daty złoŜenia wniosku o refundację, który praktycznie moŜe

20 planowano, Ŝe przystąpi 6.000 osób podczas gdy faktycznie przystąpiło 3.600 osób 21 Dz. U. Nr 207, poz. 1529 22 Dz. U. Nr 170, poz. 1218

przedłuŜyć się do 6 miesięcy. Jak podano wyjaśnieniach, KPRM złoŜyła wnioski o refundację

wydatków poniesionych w 2006 r. na łączną kwotę 4.326.502,02 zł (76,1% planu), w tym

w 2007 r. uzyskała dochody w kwocie 940.276,03 zł,

[Dowód: akta kontroli str. 238, 1717- 1719, 3991, 5377- 5595]

- w rozdziale 75095 w kwocie 542,82 zł, m.in. z tytułu odsetek od rachunku dyspozycyjnego

Prezesa Rady Ministrów (§ 0920 – 277,82 zł),

- w rozdziale 75097 w § 0920 – pozostałe odsetki w kwocie 354.570,00 zł, z tytułu odsetek

od środków zgromadzonych na rachunku bankowym KPRM, na którym gromadzone są

środki na inwestycje pochodzące z podziału zysku CO KPRM. W latach 2003 r. i w 2004 r.

dochody z tego tytułu nie wystąpiły, w 2005 r. wyniosły 118.102 zł,

d) nie zostały zrealizowane planowane dochody w następujących paragrafach klasyfikacji budŜetowej:

- rozdział 75001

§ 0690 – wpływy z róŜnych opłat (419.961,00 zł). W projekcie budŜetu części 16 - KPRM

zaplanowano dochody w kwocie 1,0 tys. zł. W trakcie roku budŜetowego rozporządzeniem Prezesa

Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2006 r. w sprawie dokonania przeniesień planowanych dochodów

i wydatków budŜetowych oraz limitów zatrudnienia i kwot wynagrodzeń określonych w ustawie

budŜetowej na rok 2006 plan ww. dochodów KPRM został zwiększony o środki w kwocie

419.961 zł. Źródłem planowanych dochodów miały być opłaty uiszczane przez kandydatów

przystępujących do postępowania kwalifikacyjnego w słuŜbie cywilnej. Zmiana przepisów

dotyczących opłat za przystąpienie do postępowania kwalifikacyjnego, zgodnie z którymi opłata ta

stanowi z dniem 27 października 2006 r. przychód Krajowej Szkoły Administracji Publicznej,

spowodowała iŜ planowane dochody z tego tytułu w części 16 – KPRM nie zostały zrealizowane,

§ 870 – wpływy ze sprzedaŜy składników majątkowych (25.000,00 zł) nie zostały zrealizowane gdyŜ,

jak podał DG KPRM, odstąpiono od sprzedaŜy samochodów słuŜbowych.

[Dowód: akta kontroli str.1291, 1293 – 1372, 1725-1735]

6.2. W strukturze zrealizowanych dochodów największy udział miały dochody w rozdziale 75097 –

Gospodarstwa pomocnicze w § 2380 – Wpływy do budŜetu części zysku gospodarstwa pomocniczego

w kwocie 11.545.783,58 zł; stanowiły one 91,6 % dochodów ogółem.

[Dowód: akta kontroli str.1283]

6.3. Szczegółowym badaniem objęto zapisy kwot dochodów ujęte w 2006 r. w księgach

rachunkowych na koncie 221 WN dotyczących działu 750 roz.75001, § 0970; roz.75097,

§§ 0750,0920,2380 (po pięć zapisów wylosowanych metodą doboru losowego z interwałem).

Ponadto dokonano doboru celowego 2 zapisów z rozdziału 75001 § 8538. Łącznie zbadano

18 zapisów dochodów na kwotę 12.322.846,81 zł, tj. 97,8 % kwoty dochodów

zrealizowanych przez KPRM i stwierdzono, Ŝe były prawidłowo realizowane i ujmowane

w ewidencji księgowej. [Dowód: akta kontroli str. 1373 - 1652]

6.4. NaleŜności pozostałe do zapłaty

W 2006 w KPRM nie wystąpiły przypadki zalegania z wnoszeniem naleŜnych budŜetowi

dochodów, dokonywania umorzeń, zaniechań poboru, odroczeń naleŜności budŜetu państwa.


NaleŜności pozostałe do zapłaty ogółem na koniec grudnia 2006 r., według danych

zawartych w rocznym sprawozdaniu łącznym Rb-27 z wykonania planu dochodów

budŜetowych, w części 16 – KPRM w kwocie 1.447.669,42 zł dotyczyły ostatecznej

rocznej wpłaty z zysku do budŜetu za 2006 r. CO KPRM. NaleŜności pozostałe do

zapłaty na koniec grudnia 2005 r. nie wystąpiły.

[Dowód: akta kontroli str. 1275 – 1277, 1695 – 1702, 1713]

W 2006 r. w części 16 - KPRM nie wystąpiły naleŜności długoterminowe.

[Dowód: akta kontroli str. 1703, 1704-1709]

W 2006 r. podobnie jak w 2005 r. w części 16 – KPRM zaległości netto nie wystąpiły.

[Dowód: akta kontroli str. 1275, 1287]

6.5. Pobrane dochody były przekazywane na rachunek dochodów centralnego rachunku

bieŜącego budŜetu państwa, z zachowaniem rodzaju wpływów, według stanu środków

i w terminach określonych w § 4, ust. 1, pkt. 1-6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia

29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŜetu państwa23.

[Dowód: akta kontroli str.1653-1694, 6575, 6581-6583, 6601-6701]

7. Realizacja wydatków

Dokumentacja dotycząca opracowania projektu budŜetu części 16 – KPRM została

udokumentowana w notatce słuŜbowej z dnia 27 lutego 2007 r.

[Dowód: akta kontroli str. 141-319, 2369-2438, 2465-2469]

Szef KPRM, (w związku z pismem Ministra Finansów z dnia 24 lutego 2006 r.) przesłał przy

piśmie z 13 marca 2006 r. Sekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów, Pani ElŜbiecie

Suchockiej – Roguskiej, układ wykonawczy budŜetu na 2006 r., części 16 – KPRM,

23 Dz. U. Nr 116, poz. 784, do dnia 30 czerwca 2006 r. na podstawie § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŜetu państwa (Dz. U. nr 285, poz. 2854).

tj. w terminie określonym w ustawie o finansach publicznych. Został on opracowany

w szczegółowości: dział, rozdział i paragraf.


Wydatki budŜetowe w 2006 r. w części 16 – KPRM zostały zrealizowane w kwocie

95.309.550,38 zł (w tym 1.161.107,00 zł stanowiły wydatki niewygasające z upływem

2006 r.), tj. w wysokości 113,5 % kwoty wydatków określonej w ustawie budŜetowej na rok

2006 (83.997.000,00 zł) oraz w wysokości 93,6 % planu po zmianach (101.795.566,00 zł).

W porównaniu do wydatków zrealizowanych w 2005 r. (85.318.883 zł łącznie z wydatkami

niewygasającymi z upływem 2005 r.) wydatki zrealizowane w 2006 r. stanowiły 111,7 %.

[Dowód: akta kontroli str. 323-337, 543-553, 689-723, 3083-3097 i 6111-6119]

7.1 Zmiany planu wydatków w ciągu 2006 r.

Plan wydatków części 16 – KPRM określony w ustawie budŜetowej został w ciągu

2006 roku zwiększony per saldo o kwotę 17.798.566 zł, z tego:

- zwiększono wydatki poprzez przeniesienie z rezerw celowych budŜetu państwa kwoty

3.040.674 zł,

- zwiększono wydatki poprzez przeniesienie z rezerwy ogólnej budŜetu państwa kwoty

5.775.000 zł,

- zwiększono wydatki na skutek przeniesienia z części:

- 47 - Rządowe Centrum Studiów Strategicznych kwoty 1.942.000 zł,

- 51 - Urząd SłuŜby Cywilnej kwoty 6.992.389 zł, (w tym 923.739,88 zł stanowiły środki

przyznane USC z rezerw celowych i nie wykorzystane do dnia likwidacji USC),

- 29 – Obrona Narodowa kwoty 48.503 zł,

Dokonano równieŜ jednej blokady wydatków na kwotę 500.000 zł.


Zgodnie z art. 133 ust. 1 ufp, podziału rezerw celowych dokonuje Minister Finansów

w porozumieniu z właściwymi ministrami lub innymi dysponentami części budŜetowych,

za wyjątkiem rezerwy celowej na zwiększenie wynagrodzeń i limitów zatrudnienia

wynikających ze zmian organizacyjnych i nowych zadań w państwowych jednostkach

budŜetowych, której podziału zgodnie z ust. 2 dokonuje Rada Ministrów.

Plan wydatków w części 16 – KPRM został w 2006 r. zwiększony kwotą 3.040.674 zł

z rezerw celowych budŜetu państwa (poz. 10, 31, 32, 33 rezerw) przekazanych na podstawie

7 decyzji Ministra Finansów. Przeniesiona z ww. rezerw kwota została wydatkowana

w podziałkach klasyfikacji budŜetowej wskazanych w decyzjach w wysokości

2.915.401,10 zł. Niewykorzystana kwota 125.272,90 zł została zwrócona do budŜetu państwa.

Niewykorzystane środki przyznane z rezerw celowych przeznaczone były głównie na

finansowanie wynagrodzeń nowozatrudnionych pracowników. Przyczyną ich niewykorzystania

było, wg wyjaśnień DG KPRM, przekroczenie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru

składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, określonej w Obwieszczeniu Ministra Pracy

i Polityki Społecznej z dnia 16 grudnia 2005 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy

wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 200624, a takŜe rozwiązanie

umowy o pracę, urlop bezpłatny i zwolnienia lekarskie.


Szczegółową kontrolą objęto kwotę 525.210 zł z poz. 10 rezerw celowych, która była

przeznaczona na współfinansowanie realizowanych w ramach działania 2.4. SPO RZL25

projektów: „Szkolenia językowe – II etap”, „Szkolenia generalne i specjalistyczne – wyŜszy

i średni szczebel zarządzania” i „Szkolenia generalne i specjalistyczne dla członków korpusu

słuŜby cywilnej”.

W ramach przyznanych z rezerwy celowej środków na ww. projekty wydatkowano zgodnie

z przeznaczeniem kwotę 518.447,10 zł. Niewykorzystane środki w kwocie 6.762,90 zł zostały

zwrócone do MF w dniu 24 stycznia 2007 r.


W 2006 r. z części 51 – USC do części 16 – KPRM została przeniesiona część

niewykorzystanych środków budŜetowych z 5 rezerw celowych przyznanych dla cz. 51

(łączna kwota przyznanych rezerw to 1.172.730 zł). USC wykorzystał środki w kwocie

248.990,12 zł. Łącznie przeniesiono do cz. 16 – KPRM środki w kwocie 923.739,88 zł.

Przeniesiona z ww. rezerw kwota została wydatkowana w podziałkach klasyfikacji

budŜetowej wskazanych w decyzjach w wysokości 487.609 zł. Środki w kwocie 240.175 zł

zostały przeniesione do wydatków niewygasających z upływem 2006 r., a kwota

195.955,88 zł została zwrócona do budŜetu państwa.

Przyczyną niepełnego niewykorzystania środków z ww. rezerw było wg wyjaśnień DG

KPRM zmniejszenie głównie wydatków na realizację dwóch projektów w ramach programu

pomocowego na rok 2006, koordynowanego przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych,

24 M.P. Nr 84, poz. 1221 25 Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich

tj. Zarządzanie strategiczne – program szkoleniowy dla ukraińskich urzędników z „Policy

Exellence Group” oraz staŜe ukraińskich urzędników w polskiej administracji rządowej.

[Dowód: akta kontroli str. 1763, 1771-2062, 2085-2087, 2091-2109, 2263-2328]

Szczegółową kontrolą objęto kwotę 385.720 zł z poz. 10 rezerw celowych, która była

przeznaczona na realizację 4 projektów w ramach działania 2.4. SPO RZL i 1 projektu w ramach

działania 3.2. C SPO RZL. Z otrzymanej rezerwy w kwocie 385.720 zł, USC wykorzystał kwotę

107.908 zł, natomiast pozostała kwota rezerwy (277.812 zł) została przeniesiona do cz. 16 –

KPRM. Z tej kwoty, KPRM wykorzystało zgodnie z przeznaczeniem kwotę 268.758 zł.

Niewykorzystane środki z rezerwy w kwocie 9.054 zł zostały zwrócone do MF w dniu 24

stycznia 2007 r. Zwrot niewykorzystanych środków z tej rezerwy, jak wyjaśnił DG KPRM

spowodowany był rezygnacją z zakupu drobnego sprzętu na potrzeby jednego z projektów.


Zgodnie z art. 134 ust. 1 ufp, rezerwą ogólną dysponuje Rada Ministrów (upowaŜniony przez

Radę Ministrów na podstawie art. 134 ust. 2 Prezes Rady Ministrów lub Minister

Finansów). Rezerwa ogólna nie moŜe być przeznaczona na zwiększenie wydatków, które

w wyniku przeniesień, dokonanych na podstawie art. 148 ufp., zostały zmniejszone.

Plan wydatków w części 16 – KPRM został w 2006 r. zwiększony kwotą 5.775.000 zł

z rezerwy ogólnej budŜetu państwa na podstawie: uchwały Rady Ministrów (kwota 4.981 tys. zł)

i rozporządzenia Rady Ministrów (kwota 794 tys. zł). Przeniesiona z ww. rezerwy kwota

4.981 tys. zł została wydatkowana w podziałkach klasyfikacji budŜetowej wskazanej w decyzji

w wysokości 4.980.674 zł. Niewykorzystane środki z rezerwy w kwocie 326 zł zostały zwrócone

do budŜetu państwa. Środki wydatkowano zgodnie z przeznaczeniem na obsługę prasową

i medialną wizyty apostolskiej PapieŜa Benedykta XVI do Polski w dniach 25-28 maja 2006 r.

[Dowód: akta kontroli str. 1765, 1769, 2329-2356]

Prawidłowość postępowania o zamówienie publiczne związanego z obsługą prasową

i medialną wizyty apostolskiej PapieŜa Benedykta XVI do Polski w dniach 25-28 maja

2006 r. została opisana w pkt II 4.3 niniejszego protokołu.

Przeniesiona z rezerwy ogólnej kwota 794 tys. zł została wydatkowana w podziałkach

klasyfikacji budŜetowej wskazanej w decyzji w wysokości 48.068 zł, natomiast środki

w kwocie 745.932 zł zostały ujęte w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 grudnia

2006 r. w sprawie wydatków budŜetu państwa, które w 2006 r. nie wygasają z upływem roku

budŜetowego26. Kwotę 48.068 zł wydatkowała zgodnie z przeznaczeniem KSAP m.in. na

wykonanie dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru,

a takŜe kosztorysów inwestorskich dla potrzeb przeprowadzenia remontu i modernizacji

budynku KSAP (w związku z umową z 30 marca 2006 r. na utworzenie w Warszawie

Przedstawicielstwa EIPA).

Nie wystąpiły przypadki przeznaczenia środków z rezerwy ogólnej na wydatki, które

w wyniku przeniesień zostały zmniejszone.


Odnośnie przyczyn niewykorzystania w 2006 r. środków z rezerwy ogólnej w kwocie

794 tys. zł, DG KPRM wyjaśnił, Ŝe „(…) W związku z faktem, iŜ przekazanie na rzecz KSAP

środków pienięŜnych nastąpiło z końcem września 2006 r., a takŜe z uwagi na konieczność

zachowania procedur związanych z zamówieniami publicznymi, do końca 2006 r. zdołano

wykorzystać jedynie środki w wysokości 48.068 zł (…)”.


W 2006 r. z części 51 – Urząd SłuŜby Cywilnej do części 16 – KPRM została przeniesiona

część środków budŜetowych z rezerwy ogólnej przyznanej dla cz. 51 (kwota rezerwy

888.306 zł). USC wykorzystał z tej rezerwy środki w kwocie 239.153 zł. Łącznie

przeniesiono do cz. 16 – KPRM środki w kwocie 649.154 zł. Przeniesiona z ww. rezerwy

kwota została wydatkowana w KPRM w podziałkach klasyfikacji budŜetowej wskazanych

w decyzji w wysokości 280.502 zł. Wydatkowane środki przeznaczono m.in. na pokrycie

kosztów działalności Europejskiego Centrum Zarządzania Finansami Publicznymi (ECPFM).

Niewykorzystane środki z tej rezerwy w kwocie 368.651 zł zostały zwrócone do budŜetu państwa.

[Dowód: akta kontroli str. 1763, 2059-2061, 2357-2368]

Odnośnie przyczyn niepełnego wykorzystania środków z rezerwy ogólnej przejętej z cz. 51 – USC, DG KPRM wyjaśnił, Ŝe „(…) W październiku 2006 r. b. Urząd SłuŜby Cywilnej wszczął dwa postępowania o udzielenie zamówień publicznych na zakup wyposaŜenia pomieszczeń biurowych (w tym - konferencyjnych i szkoleniowych) oraz sprzętu komputerowego. Realizacja obu zamówień nie nastąpiła poniewaŜ postępowania zostały uniewaŜnione. (…) Z uwagi na zbyt krótki czas jaki pozostał do końca roku, zdołano dokonać zakupy tylko na łączną kwotę w wysokości 41.349 zł.”.


Zgodnie z art. 148 ust. 1 ufp, dysponenci części budŜetowych mogą dokonywać przeniesień

wydatków między rozdziałami i paragrafami klasyfikacji wydatków (z zastrzeŜeniem

26 Dz. U. Nr 232, poz. 1689

określonym w ust. 4, Ŝe nie mogą one zwiększać planowanych wydatków na uposaŜenia

i wynagrodzenia ze stosunku pracy) w ramach danej części i działu budŜetu państwa. Zgodnie

z art. 148 ust. 2 ww. ustawy, przeniesienie polegające na zmniejszeniu lub zwiększeniu

wydatków majątkowych wymaga zgody Ministra Finansów.

Dysponent części 16 – KPRM, na podstawie ww. przepisu dokonał łącznie

8 przeniesień planowanych wydatków. Przeniesienia zostały dokonane pomiędzy rozdziałami

i paragrafami klasyfikacji wydatków w ramach jednego działu. W ich wyniku zwiększono

wydatki na kwotę 3.247.838 zł (nie dokonując zwiększeń wydatków majątkowych)

i zmniejszono wydatki na kwotę 3.247.838 zł (w tym zmniejszono wydatki majątkowe na

kwotę 480.000 zł). Zmiany kwot wydatków nie spowodowały zwiększenia wydatków

planowanych na uposaŜenia i wynagrodzenia. Przeniesienia dotyczące wydatków

majątkowych zostały dokonane za zgodą Ministra Finansów.


Zgodnie z art. 154 ust. 3 pkt 1 ufp dysponent części budŜetu państwa moŜe podjąć decyzję

o blokowaniu planowanych wydatków jeśli wystąpią przesłanki określone w art. 154 ust. 1 pkt 1-4.

Zgodnie z art. 154 ust. 4 o podjętej decyzji informuje niezwłocznie Ministra Finansów.

Dysponent części 16 – KPRM w 2006 r. dokonał blokady wydatków na podstawie decyzji z

dnia 11 kwietnia 2006 r. w dziale 750 – Administracja publiczna, rozdziale 75001 – Urzędy

naczelnych i centralnych organów administracji rządowej, kwoty 500.000 zł. Podstawą

blokady była przesłanka określona w art. 154 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 3 pkt 2 ustawy o finansach

publicznych. O podjętej decyzji poinformowano Ministra Finansów pismem z dnia 12

kwietnia 2006 r. Kwota ta pomniejszyła wydatki bieŜące w poszczególnych paragrafach

klasyfikacji budŜetowej.


W 2006 r. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów nie występowała do Ministra Finansów

z wnioskami o wydanie decyzji o zapewnienie finansowania z budŜetu państwa projektów

realizowanych z udziałem środków pochodzących z budŜetu Unii Europejskiej.

Natomiast w 2006 r. KPRM wydatkowała z rezerw celowych środki w kwocie:

- 518.447,10 zł, na realizację 3 projektów, na które na podstawie wniosku dysponenta części

51 – Urząd SłuŜby Cywilnej, Minister Finansów, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Rady

Ministrów z dnia 21 lipca 2006 r. w sprawie trybu i zasad wydawania decyzji dotyczących

zapewnienia finansowania z budŜetu państwa projektów realizowanych z udziałem środków

pochodzących z budŜetu Unii Europejskiej, wydał w dniu 4 sierpnia 2006 r. trzy decyzje

o zapewnieniu finansowania realizacji tych przedsięwzięć określając harmonogram ich

dofinansowania tj.:

a) projekt „Szkolenia językowe – II etap” – w 2006 roku 162.565 zł, w 2007 roku 1.087.935 zł,

b) projekt „Szkolenia generalne i specjalistyczne – wyŜszy i średni szczebel zarządzania” –

w 2006 roku 87.535 zł, w 2007 roku 357.643 zł,

c) projekt „Szkolenia generalne i specjalistyczne dla członków korpusu słuŜby cywilnej” –

w 2006 roku 275.110 zł, w 2007 roku 975.390 zł.

- 12.181 zł, przeznaczone na realizację 1 projektu w ramach działania 3.2. C SPO RZL, na

który na podstawie wniosku dysponenta części 51 – Urząd SłuŜby Cywilnej, Minister

Finansów, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2005 r.

w sprawie wytycznych dotyczących dokonywania wydatków budŜetu państwa na programy

i projekty realizowane z udziałem środków pochodzących z budŜetu Unii Europejskiej oraz ze

źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, wydał w dniu 6 maja 2006 r. decyzję

o zapewnieniu dofinansowania realizacji tego przedsięwzięcia w roku 2006 r. w kwocie 15 tys. zł.

[Dowód: akta kontroli str. 3705-3786, 8381]

Ponadto na realizację projektu „Szkolenia na temat Unii Europejskiej” w ramach działania

2.4 SPO RZL, na podstawie wniosku dysponenta części 51 – Urząd SłuŜby Cywilnej, Minister

Finansów, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 lipca 2006 r. w sprawie

trybu i zasad wydawania decyzji dotyczących zapewnienia finansowania z budŜetu państwa

projektów realizowanych z udziałem środków pochodzących z budŜetu Unii Europejskiej, wydał

w dniu 4 sierpnia 2006 r. decyzję o zapewnieniu finansowania realizacji tego przedsięwzięcia

określając harmonogram jego dofinansowania tj. w 2006 r. – 150.060 zł, w roku 2007 –

600.240 zł. W 2006 r. nie wydatkowano środków na realizację ww. projektu (z uwagi na

podpisanie umowy z wykonawcą w dniu 1 grudnia 2006 r.). W dniu 27 lutego 2007 r. Minister

Finansów (na wniosek Szefa KPRM) dokonał zmiany decyzji o zapewnieniu dofinansowania

ww. projektu określając harmonogram wydatków na 2007 r. w kwocie 138 tys. zł.


7.2. Struktura zrealizowanych wydatków

W 2006 r. w części 16 – KPRM wydatki (łącznie z wydatkami niewygasającymi z upływem

roku 2006) zrealizowane zostały w 3 następujących działach:

- dział 750 – Administracja publiczna – 92.041.736,43 zł (w tym 1.161.107 zł stanowiły

wydatki niewygasające z upływem 2006 r.), co stanowiło 96,57 % wydatków ogółem

w części; 114,0 % kwoty przyjętej dla ww. działu w ustawie budŜetowej na 2006 r. oraz

93,4 % budŜetu po zmianach;

- dział 710 – Działalność usługowa – 3.221.000 zł, co stanowiło 3,38 % wydatków ogółem


100,0 % budŜetu po zmianach;

- dział 752 – Obrona narodowa – 46.813,95 zł, co stanowiło 0,05 % wydatków ogółem


93,6 % budŜetu po zmianach.

W strukturze wydatków (łącznie z wydatkami niewygasającymi z upływem 2006 r.)

działu 750, największy udział miały wydatki w rozdziale:

- 75001 – Urzędy naczelnych i centralnych organów administracji rządowej – 74,6 %,

- 75095 – Pozostała działalność – 15,5 %,

- 75065 – Krajowa Szkoła Administracji Publicznej – 9,0 %,

- 75068 – Rada do Spraw Uchodźców – 0,7 %,

- 75060 – Pomoc zagraniczna – 0,1 %.

Wydatki w rozdziale 75001 zostały zrealizowane (łącznie z wydatkami niewygasającymi

z upływem 2006 r. – 15.000,00 zł) w łącznej kwocie 68.677.160,37 zł, tj. w wysokości 92,9%

planu po zmianach i były wyŜsze od wydatków w 2005 r. o 2,5%. Wydatki te poniesiono

w związku z funkcjonowaniem Kancelarii, w tym głównie:

- na wynagrodzenia wraz z pochodnymi pracowników Kancelarii (tj. w §§ 4010, 4020,

4040, 4050, 4070, 4110 i 4120) wydatkowano łącznie 44.944.227,74 zł, tj. o 16,3 %

więcej niŜ w 2005 r.,

- w § 4300 – Zakup usług pozostałych wydatkowano łącznie 11.199.410,24 zł, tj. o 2,3%

mniej niŜ w 2005 r.,

- na wynagrodzenia bezosobowe (tj. w §§ 4170 i 4178) wydatkowano łącznie

2.096.864,32 zł , tj. o 12,4% mniej niŜ w 2005 r.,

- w § 4210 – Zakup materiałów i wyposaŜenia wydatkowano łącznie 1.945.041,51 zł,

tj. o 2,5% więcej niŜ w 2005 r.,

- w § 4270 – Zakup usług remontowych wydatkowano łącznie 1.689.168,63 zł, tj. o 34,9%

więcej niŜ w 2005 r.,

- w § 4260 – Zakup energii wydatkowano łącznie 1.485.337,53 zł, tj. o 19,7% więcej niŜ

w 2005 r.,

- na wydatki majątkowe wydatkowano (łącznie z wydatkami niewygasającymi z upływem

2006 r.) łącznie 2.682.671,73 zł, tj. o 65,9 % mniej niŜ w 2005 r. z tego:

a) sfinansowano wydatki inwestycyjne (§ 6050) na łączną kwotę 1.669.527,17 zł,

b) zakupy inwestycyjne (§§ 6060, 6068 i 6069) w łącznej kwocie 1.013.144,56 zł

(w tym 15.000 zł wydatki niewygasające z upływem 2006 r.).

Wydatki w rozdziale 75095 zostały zrealizowane (łącznie z wydatkami niewygasającymi

z upływem 2006 r. – 370.175 zł) w kwocie 14.283.824,92 zł, tj. w wysokości 93,3% planu po

zmianach i były wyŜsze od wydatków w 2005 r. o 115,1%. Wydatki te poniesiono głównie:

- na zakup usług pozostałych (tj. w §§ 4300, 4308 i 4309) w kwocie 4.981.283,93 zł,

tj. o 785,4% więcej niŜ w 2005 r. (w §§ 4300, 4302, 4307),

- na szkolenia członków korpusu słuŜby cywilnej (tj. w §§ 4550, 4558 i 4559) w kwocie

3.682.074,56 zł (w tym wydatki niewygasające z upływem 2006 r. – 230.175 zł),

- na wynagrodzenia osobowe wraz z pochodnymi (tj. w §§ 4010, 4110 i 4120)

wydatkowano łącznie 2.405.656,68 zł, tj. o 27,8% więcej niŜ w 2005 r. (w §§ 4010, 4110,

4117, 4120 i 4127),

- w § 4710 - Fundusz dyspozycyjny w kwocie 1.594.809,75 zł, tj. o 3,1% więcej niŜ w 2005 r.,

- w § 3040 - Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń w kwocie

1.480.000 zł, tj. o 4,3% mniej niŜ w 2005 r.

Wydatki w rozdziale 75065 zostały zrealizowane w kwocie 8.264.000 zł (w tym wydatki

niewygasające z upływem 2006 r. – 745.932 zł), tj. w wysokości 100% planu po zmianach,

z tego w całości w § 2520 - Dotacja podmiotowa z budŜetu dla uczelni publicznej i były wyŜsze

od wydatków w 2005 r. o 6,3%

Wydatki w rozdziale 75068 zostały zrealizowane w kwocie 637.315,90 zł (w tym

30.000 zł wydatki niewygasające z upływem 2006 r.), tj. w wysokości 99,6% planu po

zmianach, w tym głównie w: §§ 4170 i 4172 (Wynagrodzenia bezosobowe) w kwocie

592.690 zł (w tym 25.000 zł wydatki niewygasające z upływem 2006 r.), § 4300 – Zakup

usług pozostałych w kwocie 20.962,38 zł i § 4410 – PodróŜe słuŜbowe krajowe w kwocie

10.129,56 zł.

Wydatki w rozdziale 75060 zostały zrealizowane w kwocie 123.342,76 zł, tj. w wysokości

40,1% planu po zmianach, z tego w całości w § 2740 - Pomoc zagraniczna.

W dziale 710 całość stanowiły wydatki w rozdziale 71031 – Centrum Badania Opinii

Społecznej, § 2580 - Dotacja podmiotowa z budŜetu dla jednostek niezaliczanych do sektora

finansów publicznych zrealizowane w kwocie 3.221.000 zł, tj. w wysokości 100% planu po

zmianach.

W dziale 752 całość stanowiły wydatki rozdziału 75212 – Pozostałe wydatki obronne

zrealiz

Documents

Protok B kontroli do BIP - cz [ 16 KPRM - bud |et 2006px_remote... · W 2006 r. w KPRM obowi ązywały Regulaminy organizacyjne nadane: - zarządzeniem Nr 2 Szefa KPRM z dnia 2 stycznia