FAGTILBUD PÅ VIDEOKONFERANSE

Prosedyre for tilrettelegging av fagtilbud for videokonferanse

Forfatter

Bodil Bach, TTC

Innhold Prosedyre for tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse .............................................................. 3

Hensikt og omfang............................................................................................................................... 3

Ansvar og myndighet. .......................................................................................................................... 3

Målgruppe ........................................................................................................................................... 3

Handling .............................................................................................................................................. 3

Vedlegg .................................................................................................................................................... 4

Vedlegg 1 – Sjekkliste for tilrettelegging av Fagtilbud ........................................................................ 4

Vedlegg 2 – Tilrettelegging av Fagtilbud med bistand fra tjenesteleverandør ................................... 6

Vedlegg 3 – Eksempel på invitasjon .................................................................................................... 8

Vedlegg 4 - Godkjenning av Fagtilbud ................................................................................................. 9

Vedlegg 5 – Eksempel på kursbevis ................................................................................................... 10

Vedlegg 6 – Informasjon til deg som skal være deltaker på videokonferanse.................................. 11

Vedlegg 7 - Sjekkliste for deg som skal være foreleser på videokonferanse .................................... 12

Vedlegg 8 – Eksempel på evalueringsskjema .................................................................................... 15

Prosedyre for tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse

Hensikt og omfang

Hensikten med elæring (nettbasert kompetansetilbud inkludert videokonferanse) er å tilby mer

effektiv kompetanseutvikling til ansatte1.

Prosedyren omfatter tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse.

Ansvar og myndighet.

Tynset, Folldal og Engerdal kommune

Sykehuset Innlandet HF

Målgruppe

Ansatte i helse- og sosialsektor i kommuner

Ansatte i Helseforetak

Handling

1. Opprett kompetanseansvarlig for det enkelte undervisningsopplegg

2. I planlegging kan «Sjekkliste for Fagtilbud» være nyttig verktøy (Vedlegg 1)

3. Tilrettelegging av Fagtilbud kan gjøres med bruk av verktøy fra «Kompetansepakken»:

Eksempel på tilrettelegging i\i samarbeid med tjenesteleverandør av elæring

(Vedlegg 2)

Eksempel på invitasjon til Fagtilbud (Vedlegg 3)

Godkjenning av Fagtilbud (Vedlegg 4)

Eksempel på kursbevis (Vedlegg 5)

«Sjekkliste for deg som er deltaker på videokonferanse» (Vedlegg 6)

«Sjekkliste for deg som skal være foredragsholder på videokonferanse» (Vedlegg 7)

Eksempel på evalueringsskjema for Fagtilbud (Vedlegg 8)

1 Mer informasjon om muligheter og nettbaserte kurstilbud finnes på www.helsekompetanse.no

Vedlegg

Vedlegg 1 – Sjekkliste for tilrettelegging av Fagtilbud

Oppgaver Tiltak/sjekkpunkter

1. Forankring Avklare

Kompetanseansvarlig for aktuelle tilbud

Hvem som skal delta i planlegging

Hensikt og metode

Målgrupper

2. Planlegging - praktisk Fastsettelse tidspunkt

Sjekke andre tilbud og tilpasse tidspunkt ift

dette

Velg et fast tidspunkt for gjentakende tilbud

Praktisk tilrettelegging

Book møterom med videokonferanse i Outlook

Avklare bevertning etc for alle møterom

3. Planlegging - innhold Utforming

Program

Invitasjon (Tema, tid, sted, formål, målgruppe,

påmelding)

Deltakerliste (tabell for registrering)

Evalueringsskjema (hva evalueres, hvordan,

oppsummering)

Utforming – kursbevis

Utforming – søknad om godkjenning av

fagtilbud (Fagtilbud over 6 timer - sende

søknad til aktuelle fagforbund, og registrere

svar på søknader for hvert fagtilbud)

Avklare

Påmelding (hvordan, når, til hvem?)

Opptak/ikke opptak, redigering,

tilgjengeliggjøring av opptak, bestilling av

opptak

4. Tilrettelegging -

foredragsholdere

Forespørsel og bekreftelse

Foredragsholdere og tittel på forelesning

Informasjon

Foredragsholdere får tilsendt «Sjekkliste for deg

som skal være foredragsholder»

Veiledning i forkant med oppkoblinger om

ønskelig

Tilby «bisitting under gjennomføring» (teknisk

og praktisk bistand)

5. Tilrettelegging - deltakere Utsendinger/registreringer

Invitasjon (epost, intranett, internett osv)

Registrering påmeldte deltakere

Deltakere får tilsendt «Sjekkliste for deg som

skal være deltaker på videokonferanse»

6. Tilrettelegging - praktisk Avklare

Ansvar i hovedmøterom, der foredragsholder

er

Ansvar (møteledelse/teknisk ansvarlig) i lokale

møterom, der deltakere er

Retningslinjer for bruk av videokonferanse

benyttes for oppkobling

Forberede

Materiell som er nødvendig

Sjekk at teknisk utstyr virker – testoppkobling

til avtalt tid, eller til virtuelt møterom

Drikke til alle deltakere

7. Gjennomføring - fagtilbud Oppstart/innledning

Skap en hyggelig stemning hvor folk føler seg

velkomne

Velkommen (kort-5min) ved

toppleder/programansvarlig

Intro «om bruk av videokonferanse»

Intro «om tema for Fagtilbud» (rammer og

hensikt og gjennomgang av dagen)

Pauseavklaringer

Gruppearbeid

Del inn grupper i forkant

Sammensetning - maks 5-8 stk (ett eller flere

møterom på videokonferanse, det som passer

best) – krever tilpasning

Avslutning

Spørrerunde om deltakernes inntrykk av

Fagtilbud (faglig og teknisk)

Informasjon (neste sending, evalueringsskjema,

ettersending av materiell etc

Vedlegg 2 – Tilrettelegging av Fagtilbud med bistand fra tjenesteleverandør

Praktisk tilrettelegging

Kompetansemiljøer kan benytte seg av tjenesten ved r som for eksempel

www.helsekompetanse.no for distribusjon og gjennomføring av egne tilbud.

Hvorfor bruke samarbeidspartner til dette?

Helsekompetanse kan bistå med markedsføring av tilbud for åpne/lukkede målgrupper,

påmelding, oppkobling og teknisk support av tilbudet. Ønskes videoopptak av sending

(streaming) bestilles dette også hos Helsekompetanse og opptak kan legges i deres

videobank (lukket eller åpent). Helsekompetanse bistår med innhenting av samtykke og

informasjon til forelesere.

Tjenesten gjøres på oppdrag fra kompetansetilbyder. Helsekompetanse sender pristilbud

utfra forespørsel.

Ved oppstart av arbeidet med kompetansetilbudet – kontakt NST v/Avdeling

Helsekompetanse; Torbjørg Lindquist, rådgiver; Tlf: 47 950 64 754; epost;

torbjorg.lindquist@telemed.no eller via post@helsekompetanse.no

Avklaringer – Fagtilbud/Fagtilbudsserier

Opprett kontaktperson og undervisningsansvarlig for den enkelte serier/opplegg som

ønskes – meldes i skjema

Tittel og tidspunkt/rom for Fagtilbud avklares.

Avklaringer ift frist for innlevering av informasjon på Helsekompetanse gjøres.

Helsekompetanse legger ut nye programmer hvert semester (Dvs for høst legges

program ut i august/september, for vår legges program ut jan/feb).

Når undervisningstilbudet er ferdigstilt – send inn skjema for bestilling til NST (vedlegg

3):

o Tittel(ler) på forelesning (er).

o Tidspunkt og klokkeslett.

o Foredragsholdere (navn/tittel/kontaktinfo – e-post, mobilnummer – OBS: viktig

at mobil bringes med til studio).

o Behov for opptak/streaming – hvis opptak/streaming ønskes MÅ/BØR foreleser

sitte i et helsenettstudio av nyere dato – gir bedre kvalitet på opptak.

o Avklaringer rundt tilgang til opptak (i Helsekompetanse sin videobank eller

andre steder.)

o Avklaringer rundt samtykkeskjema2. Det må inngås avtale med foreleser om

tillatelse til å foreta opptak og legge det ut. NST har et eget avtaleformular som

tilpasses den enkelte foreleser.3

o Påmeldingsfrister – påmelding senest 2 virkedager før sendingen.

o Liste over foredragsholdere med kontaktdata om det er ønskelig at NST

informerer om bruk av bruk av videokonferanse.

Opptak av forelesninger

Opptak kan gjøres på tre måter:

1. Direkte under sendingen (om man ønsker å ta vare på forelesninger til senere bruk, eller

til deltakere som ikke har anledning til å komme i sanntid)

2. Direktesendt forelesning via nett (deltakelse i sanntid, uten toveiskommunikasjon)

3. Direkte opptak med videokamera, for å redigere det i etterkant og publisere på nett.

Helsekompetanse har mulighet for å foreta opptak av forelesninger og legge opptaket ut på

www.helsekompetanse.no i uredigert eller redigert form. Opptak betinger aksept fra foreleser,

og foreleser bestemmer selv hvor lenge opptaket skal ligge tilgjengelig. Bruk deres

kontaktperson for avklaringer ift dette.

2 Se eksempel på samtykkeskjema i juridiske retningslinjer 3 Se kapittel nedenfor for nærmere informasjon rundt opptak.

Vedlegg 3 – Eksempel på invitasjon

XXXXX INVITERER TIL

UNDERVISNING VIA VIDEOKONFERANSE

TEMA____________

Dato kl 13-15:

Tema

Foreleser: xxxxxxxxxxxxx

PRAKTISKE OPPLYSNINGER

Målgruppe:

Gjennomføring:

Kurset gjennomføres på videokonferanse fra møterom med videokonferanseutstyr i

hver kommune.

ALLE møterom skal ringe inn til virtuelt møterom.

Fra helsenett: xxxxxx

Utenfor helsenett (NAV for eksempel): xxxxx@nhn.no

Påmelding (Påmelding via epost xxxxx. Frist: xxxxxx, Til: Epost eller annet)

Godkjenning

Programmet er godkjent for eksempel

Norsk Sykepleierforbund (8 timer)

Norsk Ergoterapeutforbund (Godkjent med 8 timer).

Kursbevis for deltakelse xxx dager.

VELKOMMEN!

Vedlegg 4 - Godkjenning av Fagtilbud

Fagtilbud som er av en viss størrelse kan søkes godkjent gjennom respektive Fagforbund,

søknadskriterier og skjema finnes på de forbundene sine nettsider, se noen eksempler nedenfor

(Fagtilbud over 6 timer).

HUSK:

Fagforbundene vurderer kursprogram for godkjenning med tellende timer i tråd med de

kriterier som stilles (Norsk Sykepleierforbund (NSF) har for eksempel kriterier for klinisk

spesialist i sykepleie/spesialsykepleie).

Kursarrangør søker om godkjenning i forkant av Fagtilbudet.

Vær oppmerksom på at alle har retningslinjer for samhandling med kommersielle aktører

vektlegges i vurderingen av kursarrangement hvor firma er arrangør/ medarrangør.

Fagforbundene krever at antall godkjente kurstimer står spesifisert på kursbeviset.

Eksempler:

NSF

Ergoterapeutene

Den norske legeforening

Norsk Fysioterapiforbund har ingen godkjenningsordning fra 1. januar 2014, men kurs kan

søkes som tellende i spesialistsøknader.

Vedlegg 5 – Eksempel på kursbevis

Logoer kan legges inn i topptekst/bunntekst

Kursbevis

___________________________________________________________

Har deltatt på videokonferansekurs i xxxxxxxx

Tidspunkt:

xxxxxxxx

Arrangør:

xxxxxxx

Tema:

xxxxxxxxxx

Programmet er godkjent av (for eksempel):

Norsk Sykepleierforbund (Godkjent med 8 timer)

Norsk Ergoterapeutforbund (Godkjent med 8 timer)

Navn /Arbeidssted Navn/Arbeidssted

Vedlegg 6 – Informasjon til deg som skal være deltaker på videokonferanse

Når du skal delta i forelesning på videokonferanse, er det nesten som om dere er samlet, men de

andre deltakerne er geografisk adskilt fra deg, i ett eller flere studioer.

Her er noen tips for at sendingen skal bli vellykket for alle parter.

Gjennomføring

Test i forkant

o Gjør gjerne en testoppkobling sammen med andre eller direkte til avtalt

virtuelt møterom i forkant av sendingen.

o Sørg for support hvis noe ikke virker og ha klart mobilnummer til

vedkommende superbruker.

Oppkobling:

o ALLE videokonferansestudioer kan delta, både i og utenfor helsenett

o Møter/undervisning med flere parter gjennomføres i avklarte «virtuelle

møterom». ALLE ringer selv inn til virtuelt møterom og oppgitt nummer,

senest 15 minutter før oppstart.

Snakk rolig

o Påse at du er i nærheten av mikrofonen. Mikrofonene har god lydkvalitet, så du

behøver ikke heve stemmen når du snakker, viktig å snakke rolig.

o Skru av mikrofonen din når du ikke snakker.

Dialog

o Litt småprat løsner på stemningen og ufarliggjør kommunikasjonen.

o Det avtales hvordan spørsmål og diskusjon skal organiseres (ved spørsmål fra

ditt studio, påse at den som spør har mikrofon).

o Dialog og kommunikasjon er enklere med få deltakerstudioer, spontane spørsmål

er mulig.

o Mange deltakerstudio, spørsmål må organiseres for å forhindre kaos (sms/epost,

eller en gruppe av gangen).

Unngå støy

o Rasling med papir, klikking med penn, småhvisking - høres bedre enn i vanlig

forelesning!

o Deltakere i samme studio som foreleser, bør være stille under sending (hyssjjjj).

Blikkontakt

o Den som prater skal synes på skjermen.

o Kamera er plassert på toppen av skjermen, så når du ser på skjermen vil du

automatisk ha blikkontakt med foreleser/mottaker.

o Forhåndsinnstill kameraposisjoner og lagre i fjernkontroll (Slipper forstyrrelser

med zooming under sending).

TTC – 2014 med god hjelp fra www.helsekompetanse.no, NAV, Frambu kompetansesenter for sjeldne diagnoser, Bach, B.

Vedlegg 7 - Sjekkliste for deg som skal være foreleser på videokonferanse

Når du skal forelese på videokonferanse er det nesten som om du har publikum i salen, men

publikummet er på skjermen og er gjerne geografisk adskilt fra deg, i ett eller flere studioer.

Her er noen tips for at budskapet i din presentasjon skal bli så bra som mulig på

videokonferanse.

Forberedelse:

Lengde på forelesninger

o Folk blir raskere ukonsentrert enn ved vanlig undervisning, så lange «økter» gir

lavt læringsutbytte.

o Maks 40 - 45 min. lange “timer” (helst kortere)

o Kutt for eksempel forelesning i passende «moduler» (a 15-20 minutter for

eksempel, med spørsmålsrunde og pauser)

o En kursdag på videokonferanse er mulig, men krevende. En dag gir større

muligheter for dialog og deltakelse. Kursdagen kan for eksempel brytes opp av

gruppearbeid i deltakerstudioene.

Skriftlig tekst

o Skriftstørrelse 28-32 eller mer, så blir det lesbart for deltakerne i de andre

studioene.

o Farge på skrift og bakgrunn – kontrast og harmoni.

o Bruk stikkord slik at teksten fremstår tydelig og lesbar.

o Store og visuelle figurer, ikke små tabeller.

Varier presentasjonen

o Tenk på variasjon, spesielt hvis du skal forelese over flere timer.

o Bruk ulike presentasjonsmåter til å formidle faginnholdet (bilder, filmsnutter,

musikk, rollespill).

o Veksle mellom forskjellige kameravinkler, gir variasjon i

forelesningen.

o Aktiviser deltakerne i deltakerstudioene gjennom

spørsmål/gruppearbeid.

Handouts

o Send ut i forkant.

Test i forkant

o Test kobling fra PC til videokonferanse, så tidlig som mulig. Ingen studio er satt

opp identisk, på samme måte som ingen forelesningssal er utstyrt med identisk

projektor og lydanlegg.

o Sjekk at videoer/lydklipp fungerer ved å gjøre en testoppkobling til en mottaker.

o Sørg for support, hvis noe ikke virker og ha klart mobilnummer til

vedkommende.

Gjennomføring

Snakk rolig

o Påse at du har på deg, eller er i nærheten av mikrofonen.

o Mikrofonene har god lydkvalitet, så du behøver ikke heve stemmen når du

snakker, men det er viktig å snakke rolig.

o Be studioene om å skru av mikrofonene når du snakker.

o Ved spørsmål fra salen, påse at den som spør har mikrofon, eller

gjenta spørsmålet.

o Deltakere på videokonferanse gis anledning til å sende inn spørsmål

mens du snakker.

Dialog

o Læring skapes i aktiv dialog og samspill med andre, så litt småprat løsner på

stemningen og ufarliggjør kommunikasjonen og gir deg bekreftelse på at de

hører deg.

o Avtal på forhånd hvordan spørsmål og diskusjon kan organiseres.

o Dialog og kommunikasjon er enklere med få deltakerstudioer, da kan du

spontant spørre om noen har spørsmål.

o Er det mange deltakerstudio, må spørsmål organiseres for å forhindre kaos. Be

feks studioene henvende seg på sms, eller be om spørsmål fra en gruppe studioer

om gangen.

Unngå støy

o Rasling med papir, klikking på kulepenn og småhvisking høres bedre enn i vanlig

forelesningssal.

o Hvis det er deltakere i samme studio som foreleser, husk å gjøre de oppmerksom

på at de bør være stille under sending.

Blikkontakt

o Ofte er kamera plassert på toppen av skjermen slik at når du ser på skjermen vil

du automatisk ha blikkontakt med deltakerne.

o Den som prater skal synes på skjermen.

o Du kan gjerne se ned i notater av og til, men hovedfokus er kamera.

o Forhåndsinnstill gjerne kameraposisjoner og lagre i fjernkontroll. Da kan du

skifte ved å trykke 1,2,3 osv…. og slippe forstyrrelser med zooming under

sending.

Presentasjon

o Hvis du er på et møteromsutstyr i et rom eller auditorium, så vil du

hele tiden se presentasjonen din på PC skjermen og på monitoren/TV

- skjermen foran deg.

o Du blir filmet av videokameraet som henger under monitor/skjerm. Fint om du

av og til hever blikket og ser inn i det kameraet, slik at deltakerne i studioene

opplever at du ser på dem.

o Siden du blir filmet, bør du ikke vandre «utenfor» bildet.

o Når du vil peke i et bilde, må du bruke musa til å peke på PC-skjermen i pulten

- ellers ser ikke studioene hvor man peker (ikke peke med hånd, pekestokk eller

laserpeker på lerretet som ellers)

o Skift skjermbildet ved bruk av fjernkontrollen. Det er viktig å svitsje mellom å

vise seg selv på skjermen og for eksempel presentasjonen. Det er mer

inspirerende og hyggelig å se et levende menneske på skjermen enn bare tekst!

Vær deg selv

o Vær deg selv og ha det artig og husk at godt humør og litt uformell snakking løser

ofte opp stemningen….

TTC – 2014 med god hjelp fra www.helsekompetanse.no, NAV, Frambu kompetansesenter for sjeldne diagnoser, Bach, B.

Vedlegg 8 – Eksempel på evalueringsskjema

Evaluering kan gjøres:

Via skjema som sendes i epost i etterkant

Via skjema som fylles ut direkte

Via elektronisk skjema (questback), der data samles automatisk

Muntlige tilbakemeldinger

Eksempel på skjema:

EVALUERING AV KURS I xxxxx

(fyll ut skjemaet direkte og send på epost til: xxxxxx )

Navn:_________________________________ Avd./kommune :_________________________________

Kurs:_________________________________ Dato: _______________

DEL 1 – FAGLIG INNHOLD

1. Hva var de viktigste punktene for deg på kurset?

2. Hva (konkret) opplevde du som nyttig i forhold til eget arbeid?

3. Hvordan vil du bruke det du har lært i jobben din?

4. Hva (konkrete forslag) kan endres/bedres i kursets innhold?

5. Hvilke andre tema innen fagområdet vil være nyttig for deg?

6. Evt.: andre kommentarer:

DEL 2 – TEKNISK OG PRAKTISK GJENNOMFØRING 1. Hva fungerte bra med videokonferanseundervisning? (spesifiser med dato)

2. Hva fungerte da rlig med videokonferanseundervisning? (spesifiser med dato)

3. Var informasjonen du fikk i forkant tilstrekkelig for deg som deltaker?

4. Hva kan forbedres til neste videokonferansekurs i din kommune/region?

TAKK FOR AT DU BRUKTE AV DIN TID FOR Å HJELPE OSS Å BLI BEDRE