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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN
“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DEL ABASTO Y ROTACIÓN DEL
ALMACÉN DE MODULOS FÍSICOS EN EL INEA-CHALCO”
T E S I S QUE PARA OBTENER EL GRADO DE
MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN
P R E S E N T A
ANTONIO ORTEGA VALENCIA
D I R E C T O R A S
DRA.CLAUDIA ALEJANDRA HERNÁNDEZ HERRERA
DRA. MARTHA JIMÉNEZ GARCÍA
CIUDAD DE MÉXICO, JULIO DEL 2016.
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a mi directora de tesis sus enseñanzas, su apoyo incondicional, su amor
por el trabajo, gracias por mostrarme como se debe comportar un profesional de la
educación, por su paciencia y respeto en todo momento, sus acciones han marcado
mi vida profesional y le han dado un rumbo distinto.
Gracias a mi familia que siempre ha respetado mis decisiones y me ha apoyado en
todo. Papá, mamá, hermanos, sobrinas. A mi Terry por su compañía en todas mis
noches de desvelo.
Pero sobre todo gracias a Dios que es único, incomparable, que me sanó y me liberó
de las garras del mal, gracias por darme un nombre por el cual yo puedo clamar y
tener la firme seguridad de que mis oraciones son escuchadas.
A todas las personas que colaboraron en este trabajo de tesis les agradezco
infinitamente su apoyo. Hoy termina este trabajo, cierro este ciclo que me ofreció un
aprendizaje significativo que no me guardaré, sino que utilizaré para bendecir a las
personas a mí alrededor.
La fidelidad de Dios es grande e incomparable.
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN. ................................................................................................... 1
CAPÍTULO 1. LABOR DE LA DELEGACIÓN ESTADO DE MÉXICO DEL
INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS EN LA
EDUCACIÓN BÁSICA. ............................................................................................ 5
1.1 La educación de adultos en el ámbito internacional. ...................................... 5
1.2 La educación de adultos en América Latina y el Caribe. ............................... 8
1.3. La educación de adultos en territorio mexicano. ......................................... 10
1.4. La intervención de las ciencias sociales. .................................................... 13
1.5. Programas sectoriales. ............................................................................... 14
1.5.1 Plan nacional de desarrollo 2013-2018. ................................................. 14
1.5.2. Programa sectorial de educación.......................................................... 16
1.5.3. Programa institucional del INEA de alfabetización y combate al rezago
educativo 2014-2018. ..................................................................................... 17
1.5.4. Relación del plan nacional de desarrollo, programa sectorial e
institucional de educación del INEA 2014-2018. ............................................. 18
1.6. El Instituto Nacional para la Educación de los Adultos. .............................. 19
1.6.1. El INEA y las cifras a combatir. ............................................................. 19
1.6.2. Organización del INEA. ......................................................................... 22
1.6.3. Organigrama Integral del INEA en el Estado de México. ...................... 25
1.6.4. Coordinación de zona. .......................................................................... 26
1.6.5. Unidad Operativa. ................................................................................. 26
1.6.6. Programa educativo. ............................................................................. 27
1.6.7. Almacén de módulos físicos. ................................................................ 31
1.6.8. Cadena de suministro. .......................................................................... 32
CAPITULO 2. FUNDAMENTO TEÓRICO DEL PROYECTO. ............................... 36
2.1. El almacén. ................................................................................................. 36
2.1.1 Tipos de almacenes. .............................................................................. 37
2.2. Los inventarios. ........................................................................................... 39
2.2.1. Control de los inventarios. .................................................................... 39
2.2.2 Metodologías para lograr un sistema de control de inventarios. ............ 40
2.2.3. Costos de los inventarios. ..................................................................... 43
2.2.4. Suministro de los inventarios. ............................................................... 44
2.3. Los datos, la información y su manejo. ....................................................... 44
2.3.1. El concepto de datos. ........................................................................... 45
2.3.2. La información y su manejo. ................................................................. 47
2.4. El enfoque de sistemas. .............................................................................. 49
2.5. El manejo de los inventarios en el almacén mediante un sistema de
información. ....................................................................................................... 50
2.5.1. Objetivo del sistema de información. .................................................... 53
2.5.2. Beneficios del sistema de información. ................................................. 54
2.5.3. El impacto del sistema de información en la organización. ................... 54
2.5.4. Sistema de información documental e informático. .............................. 55
2.5.5. Metodología de diseño del sistema de información. ............................. 56
2.6. La base de datos en el sistema de información. ......................................... 65
2.7. La seguridad informática en el sistema de información. ............................. 65
CAPÍTULO 3. DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. ............................... 68
3.1 Elementos informáticos duros ...................................................................... 68
3.2. Elementos informáticos suaves................................................................... 70
3.2.1. Los procedimientos. .............................................................................. 71
3.3. Propuesta de actividades en colaboración con el sistema de información. 77
3.4. Metodología aplicada al sistema de información del INEA-Chalco. ............ 80
3.4.1. Etapa de análisis................................................................................... 81
3.4.2. Etapa de diseño. ................................................................................... 82
3.4.3. Etapa de construcción. ......................................................................... 92
CAPÍTULO 4. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN. ................................................. 94
4.1. Elementos: .................................................................................................. 94
4.1.1 Financieros ........................................................................................ 94
4.1.2 Software ............................................................................................ 94
4.1.3 Materiales .......................................................................................... 95
4.1.4 Administrativos .................................................................................. 95
4.2 Financiamiento ......................................................................................... 95
4.3. Lineamientos. .............................................................................................. 95
4.4. Componentes .............................................................................................. 97
4.4.2. Dirección y control de actividades......................................................... 98
4.4.3. Recursos humanos. .............................................................................. 98
4.4.4. Materiales. ............................................................................................ 98
4.4.5. Tecnológicos. ........................................................................................ 98
4.5. Formularios del sistema de información. ..................................................... 99
4.5.1. Formulario para captura de módulos del MEVyT. ................................. 99
4.5.2. Formulario de municipios. ................................................................... 100
4.5.3. Formulario de niveles del MEVyT. ...................................................... 101
4.5.4. Formulario de registro de entradas a inventario. ................................ 102
4.5.5. Formulario de técnicos docentes vinculados. ..................................... 103
4.5.6. Formulario de unidades operativas. .................................................... 104
4.5.7. Formulario de Incorporación de Educandos. ...................................... 105
4.5.8. Formulario de control de entregas. ..................................................... 106
4.5.9. Formulario de cambio de estatus. ....................................................... 107
4.6. Consultas. ................................................................................................. 108
4.6.1. Consulta de existencia en inventario por módulo................................ 108
4.6.2. Consulta de existencia en inventario total por módulo, año y trimestre
...................................................................................................................... 109
4.6.3. Consulta de existencia de módulos en inventario por año y trimestre
específico. ..................................................................................................... 110
4.6.4. Consulta de módulos faltantes en inventario. ..................................... 111
4.6.5. Consulta de módulos entregados, cantidades unitarias. ..................... 112
4.6.6. Consulta de módulos entregados a educandos por unidad operativa. 113
4.6.7. Consulta de total de módulos entregados por unidad operativa, año y
trimestre. ....................................................................................................... 114
4.6.8. Consulta del total de módulos entregados a cada unidad operativa,
referencias cruzadas..................................................................................... 115
4.7. Informes. ................................................................................................... 116
4.7.1. Informe de existencia de módulos general. ........................................ 116
4.7.2. Informe de existencia de módulos general. ........................................ 117
4.7.3. Informe de módulos entregados, detallado ......................................... 118
4.7.4. Informe de módulos entregados por unidad operativa, específicamente.
...................................................................................................................... 119
4.7.5. Informe de módulos entregados por unidad operativa, todos los
trimestres. ..................................................................................................... 120
4.7.6. Informe que genera en modo de impresión el catálogo de módulos del
MEVyT. ......................................................................................................... 121
4.7.7. Informe que genera en modo de impresión el catálogo de técnicos
docentes ....................................................................................................... 122
Conclusiones ....................................................................................................... 123
Referencias Bibliográficas. .................................................................................. 129
Resumen.
Contar con Sistemas de Información es un requerimiento hoy en día debido al
avance tecnológico, necesario si una organización busca sobrevivir en este mundo
globalizado.
En este trabajo se propone un sistema de información para ayudar a controlar el
abastecimiento del inventario de módulos físicos y coordinar los trabajos de esta
área. Se menciona el marco normativo y el marco referencial que sustenta la
investigación.
El trabajo está compuesto de 4 capítulos en los que se desarrolla la investigación y
se da una propuesta de un sistema de información para realizar el trabajo en esta
institución.
Finaliza con las recomendaciones complementarias al sistema de información para
lograr los resultados esperados.
Abstract
Counting with computer Information Systems is a requirement today due to
technological advance, and it is necessary if an organization seeks to survive in this
globalized world.
In this work the autor wishes to propose an Information System to help control the
supply and inventory turns of physical modules in stock for coordinating this area.
Then the regulatory framework and the reference framework that supports
mentioned.
This work is former for 4 chapters and they show the research development. Then
to finish there a propose to a information system to carry out the activities in this
area.
To conclude this work show some additional recommend to achieve the best result
in the wok with this information system.
1
INTRODUCCIÓN.
Las organizaciones necesitan contar con los recursos disponibles para lograr sus
fines, de ello depende su éxito. La existencia de materias primas y materiales para
iniciar, continuar u obtener un producto o servicio, permitirá a la compañía cumplir
con su trabajo y brindar el servicio adecuado. Por el contrario, si no se poseen los
materiales necesarios, la empresa dejará clientes insatisfechos, hecho que
ocasionará pérdidas de diversa índole. Esto hace que no se logren los objetivos
establecidos, que no se obtengan las utilidades esperadas y, sobre todo, que se
pierda la confianza de los clientes, aspecto negativo, ya que un cliente insatisfecho
es una mala carta de recomendación y, en ese caso, se pronostica sin temor a la
equivocación, la pérdida de clientes potenciales.
Un control deficiente de las actividades de una empresa en el área del almacén es
suficiente para caer en estos problemas. Este tema es muy tratado en el ambiente
de la administración de operaciones, debido a que en toda organización es
necesario contar con los insumos disponibles en todo momento. Un hecho que
impide conocer con certeza la cantidad de materiales necesarios para brindar un
servicio eficaz a los consumidores, es la incertidumbre. Así que, con base en lo
anterior, es imperativo tomar el control de todo lo que se realiza, esto es, registrar
lo necesario, capturar altas, bajas y cambios de situación en el almacén y obtener
los informes resultantes, entre otras actividades.
El problema de esta investigación consiste en controlar el abasto y la rotación del
almacén de módulos físicos en el INEA (Instituto Nacional para la Educación de los
Adultos) con instalaciones en Chalco, INEA-Chalco en lo sucesivo, coordinación de
zona 28 del Estado de México. Dentro del almacén de módulos físicos, dependiente
del área de administración se lleva a cabo una actividad que es fundamental: la
asignación de módulos físicos a los educandos para realizar su estudio y avanzar
en la conclusión del nivel al que estén incorporados.
Específicamente la asignación de módulos físicos ocasiona problemas derivados de
su escasez, hecho que retrasa la continuidad de las actividades y provoca
descontento en los colaboradores y en los educandos afectados, causando que
estos últimos dejen de asistir. La deserción de los educandos trae consigo
implicaciones negativas para el INEA- Chalco. Ante la comunidad se traduce en falta
de compromiso y seriedad y, para la coordinación de zona, implica la no
consecución de los objetivos y las metas planteadas al inicio del periodo.
2
El INEA necesita del apoyo gubernamental y la participación social para cumplir su
propósito. Si lo descrito anteriormente se logra, el INEA estará en condiciones de
brindar los servicios educativos en zonas sin acceso a internet, siempre y cuando
haya existencia de módulos físicos en el almacén. La presente investigación busca
ofrecer una propuesta de solución a estos problemas, apoyándose en la ciencia
administrativa, sus técnicas y procedimientos existentes.
El presente trabajo de investigación denominado: “PROPUESTA DE UN SISTEMA
DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DEL ABASTO Y ROTACIÓN DEL
ALMACÉN DE MÓDULOS FÍSICOS EN EL INEA-CHALCO”, persigue el objetivo
general de proponer un sistema de información que facilite las tareas del área de
almacén en la asignación de módulos físicos y ayude a mejorar el servicio. Sus
objetivos específicos son: mantener el abasto de los módulos físicos en el almacén
mediante la asignación racional de éstos durante el trimestre de que se trate, brindar
información sobre la demanda cambiante de los módulos, y, subsanar los problemas
que se originan al proporcionar información incorrecta para asignar los módulos
físicos a cada educando.
El interés de presentar este trabajo es que los conocimientos generados en el
estudio de la maestría en administración, sirvan para brindar una alternativa de
solución al problema identificado en el INEA-Chalco, institución gubernamental. Las
ciencias administrativas, como una rama de las ciencias sociales, aportan
elementos suficientes para intervenir en la solución de los conflictos existentes en
la sociedad.
Este trabajo de investigación se compone de 4 capítulos. El capítulo 1 comienza
con información de los planes gubernamentales en materia de combate al rezago
educativo. Se presenta, además, la situación en la que se encuentra la sociedad
internacional y se aterriza en el Estado Mexicano. Con esto conocemos al INEA,
instituto encargado de la educación para adultos en México, su plan de estudios y
la organización institucional y voluntaria que utiliza para brindar el servicio a la
población objetivo. Siguiendo en el capítulo 2 se lleva a cabo la revisión de la
literatura existente en materia de almacenes, inventarios e información. Se recurre
a la teoría de sistemas a fin de justificar el hecho de implementar un sistema de
información para solucionar este problema. Se investigó la metodología pertinente
para su elaboración.
El capítulo 3 muestra cómo se diseñó el sistema de información mediante los
recursos existentes: el hardware, el software, las telecomunicaciones, las personas
y los procedimientos. Se realizaron las etapas de análisis, diseño y construcción del
sistema. Las etapas de implantación y evaluación no se desarrollan para este
trabajo. El capítulo 4 señala los componentes de todo sistema: el software,
3
elementos administrativos y elementos financieros. Señala los lineamientos
necesarios para operar el sistema y los recursos humanos, materiales y
tecnológicos que se proponen. Se muestran las herramientas generadas: tablas,
formularios, consultas e informes, medios que sirven para realizar las funciones
básicas de todo sistema de información: altas, bajas, cambios, informes y reportes.
El trabajo termina haciendo propuestas útiles para mejorar el servicio. Se propone
el manejo del inventario mediante la metodología de Wilfredo Pareto, 80-20 y se
aconseja implementar un sistema de revisión periódica para el adecuado control de
las operaciones. Para finalizar, se realiza la discusión de los hallazgos y se concluye
la investigación.
Ésta es una investigación descriptiva debido a que los estudios de este tipo
requieren conocimiento de las áreas a investigar y, por ello, se trabajó en campo a
fin de conocer las actividades que se realizan en el almacén de módulos físicos y
formular el problema específico. El propósito de esta investigación es describir la
situación, identificar sus elementos con la mayor precisión y ofrecer una solución
adecuada. Es apremiante definir un sistema que brinde información para saber
cuánto pedir, qué módulos están agotados y consultar la información
inmediatamente. El trabajo se limita a proponer el sistema de información para el
control del abasto y rotación del almacén de módulos físicos en el INEA- Chalco. La
codificación, implementación, evaluación y su retroalimentación se deja a
consideración del INEA- Chalco.
CAPÍTULO 1
5
CAPÍTULO 1. LABOR DE LA DELEGACIÓN ESTADO DE MÉXICO DEL
INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS EN LA
EDUCACIÓN BÁSICA.
Este primer capítulo aborda el problema de la educación de los adultos. Se relata
en primer lugar el aspecto macro del asunto educativo, se mencionan instituciones
internacionales que luchan por erradicar este mal. Se presentan los resultados de
las investigaciones en materia de rezago educativo a nivel internacional. De América
Latina y el Caribe se relata la seriedad de esta situación y se muestra una tabla con
información de 4 países latinoamericanos en situaciones conflictivas. Entonces se
muestra la información existente en la materia referente al Estado Mexicano
proporcionada por el Instituto Nacional para la Educación de los Adultos (2015), se
visualizan imágenes obtenidas de la herramienta interactiva de la UNESCO
(Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, en
adelante), el compendio mundial de educación, donde se aprecia claramente el
surgimiento del problema desde el sistema escolarizado, que aumentará la
matrícula de población de 15 años o más en situación de rezago educativo.
Posteriormente se habla del INEA y de su estructura orgánica y operativa, su
planeación estratégica y el programa educativo que maneja. Se menciona la forma
de operar en el almacén de módulos físicos, dependiente de las unidades
administrativas regionales del INEA. Se concluye recapitulando lo expuesto y
mencionando el compromiso adquirido por México en materia educativa, acordado
ante la comunidad internacional.
1.1 La educación de adultos en el ámbito internacional.
En el artículo de Martínez (2006) encontramos que se educa a los adultos para ser
adultos, a fin de alcanzar la madurez y encaminarse a lograr su definición de
personas con identidad propia, aunque esto es muy difícil de lograr. La UNESCO
trabaja para lograr la paz internacional. Esta organización afirma que en un país no
puede haber proceso educativo si este no trabaja en propiciar valores para
garantizar una convivencia pacífica. La UNESCO (2012), menciona que la
educación aporta un valor necesario para la convivencia mundial y la solidaridad.
La educación no se debe enfocar únicamente en dotar al individuo de las
habilidades intelectuales básicas. No es suficiente con que la población sepa leer,
es necesario fomentar el respeto hacia las personas, la justicia social, la diversidad,
6
la igualdad de género y la sostenibilidad medioambiental. Es imperante contar con
ciudadanos dotados de una conciencia social.
Continuando con información recuperada de la misma página de la UNESCO (2012)
tenemos conocimiento de vivir en un mundo donde alrededor de 63 millones de
adolescentes entre 12 y 15 años no operan su derecho a recibir educación, en el
cual 1 de cada 5 adolescentes esta fuera de la escuela y 1 de cada 11 no asiste a
la primaria. Tal situación es imperante subsanar, pues hasta el momento existe una
promesa incumplida de la educación para todos establecida en el foro mundial de
educación hace casi 25 años. Este foro, cuyo antecedente es el movimiento de
educación para todos, iniciado en Tailandia, culminó con el compromiso firmado por
las autoridades de cada país participante para cubrir las necesidades básicas
fundamentales de educación para la población, se acordó universalizar la educación
primaria y reducir tajantemente el fenómeno de analfabetismo. Se fijaron objetivos
de desarrollo para este año 2015. La revisión de dichos lineamientos arroja
parámetros relacionados con esta investigación que a continuación se presentan:
• Procurar que las demandas de educación de los jóvenes y los adultos sean
satisfechas equitativamente, mediante programas encaminados a preparar a
las personas para la vida y el trabajo.
• Incrementar los niveles de alfabetización en un 50% tras la mejora de
oportunidades de estudio, facilitando el acceso a lugares donde se incorpora,
se brinda seguimiento y se acredita el nivel de estudios de educación básica,
poniendo énfasis en la población femenina.
• Eliminar las diferencias de enseñanza entre géneros para que en 2015 se
observe una igualdad en ese rubro, garantizando a las y los jóvenes el
acceso efectivo a la educación básica de calidad y bajo el mejor rendimiento.
El año 2015 representa el horizonte de las proyecciones hechas por las naciones
unidas, quienes a su vez se encuentran trabajando en los programas que darán
continuidad a este suceso. La UNESCO y la UNICEF (fondo de las naciones unidas
para la infancia) han colaborado con una vasta gama de interesados en los procesos
educativos mediante aportaciones significativas. Ya lo vemos en uno de los
objetivos de hacer alianzas con otras organizaciones en la página de la UNICEF
(2015): cultivar la capacidad de las personas. Aún con ello, la brecha mundial del
conocimiento constituye un problema severo ocasionado por las situaciones
desiguales que se siguen presentando y por problemas y pensamientos que no
coinciden con lo esperado por la población mundial. El problema de la educación
comienza a edades muy tempranas según lo revelado por el compendio mundial de
educación de la UNESCO (2012), que manifiesta la apremiante obligación de las
7
naciones por atacar este asunto, donde se observa el alto nivel de población infantil
que repite el grado cursado y mayor aun, los 31.2 millones que en 2010,
abandonaron las aulas con la casi nula posibilidad de volver a ellas. A continuación
observemos en la figura 1.1 un mapa que refleja información importante sobre este
tema.
Figura 1.1. Mapa mundial de las regiones bajo situación de estancamiento y abandono escolar en
nivel primaria.
A nivel global las niñas tienen menor probabilidad de ingresar
a la escuela, pero los niños tienen más probabilidad de repetir
grados y renunciar a la institución sin concluir la educación
primaria.
8
El significado de los colores por región y la información relevante se encuentra
plasmado en la tabla 1.1, que se muestra a continuación.
Tabla 1.1. Información de abandono escolar por región en el mundo.
Color
Información relevante
Región Número de niños que
abandonan la primaria
Porcentaje
por región
América del Norte y Europa Occidental Sin datos disponibles para el análisis
América Latina y el Caribe 2.24 millones 17%
África Subsahariana 11.07 millones 42.1%
Estados Árabes 1 millón 12.9%
Asia Meridional y Occidental 13.54 millones 33.3%
Asia Central 0.02 millones 1.6%
Asia Oriental y el Pacífico 3 millones 9.3%
Europa Central y Oriental 0.19 millones 4.5%
Elaborada a partir de la página del Compendio Mundial de la Educación, UNESCO (2012).
1.2 La educación de adultos en América Latina y el Caribe.
En América Latina y el Caribe más de 8 millones de ciudadanos, en proporción 1
de cada 12, no terminan siquiera el nivel primario de su educación, quienes
utilizarán vías alternas que les permitan adquirir las habilidades necesarias para
encontrar empleo en un futuro cercano con el fin de llevar una vida decorosa. Hecho
que no será posible pues en todas las regiones del mundo, por lo menos el 25% de
la población juvenil se ven obligados a realizar trabajos que los tendrán viviendo en
la pobreza y por debajo de ella.
En ésta misma región existen 2.7 millones de niños sin estudios de educación
primaria y 1.7 millones de adolescentes sin cursar la educación secundaria. Un
hecho que suma incertidumbre al futuro es la baja calidad del aprendizaje en el
mundo entero: Existen 250 millones de ciudadanos en edad escolar que aun
asistiendo cotidianamente a las aulas, no saben leer y/o escribir. Un 25% de la
9
población radica en colonias con niveles de vida deplorables donde la población
juvenil se encuentra en grandes cantidades y sigue en aumento.
Estamos viviendo una época de grandes desigualdades dice Ferreiro (2007), donde
hay un gran desperdicio intelectual que se cubre con improvisación continua, con lo
mismo de siempre. No solo se está fracasando en el cumplimiento de las metas
impuestas por la comunidad internacional sino que además se va en retroceso en
aspectos estadísticos, sociales y pedagógicos ¡Las personas somos más que
estadísticas! Los centros de aprendizaje no garantizan la alfabetización si el proceso
deja de lado la inteligencia y la creatividad. Aprender a leer y escribir debe ser un
proceso fascinante y no una obligación para los gobiernos de brindar ese servicio a
la población infantil y una dádiva con presupuestos limitados y sin políticas
suficientes para la población adulta. La siguiente tabla 1.2., muestra información de
4 países americanos que viven un agobio por este fenómeno en diferente magnitud.
Tabla 1.2. Información de 4 países latinoamericanos con problemas de abandono
escolar.
País Diagnóstico
Nicaragua Se pronostica que solo el 46% de los niños de edad escolar alcanzará el nivel
de conocimientos básicos elementales.
Brasil
Considerado un “país rico”, donde las tasas de desempleo se han disparado
debido a la falta de inversión para la formación de competencias en los jóvenes,
reflejándose en que al menos el 20% de ellos no encuentre trabajo aun cuando
lo busque afanosamente o en su defecto, el trabajo ofrezca sueldos que solo
puedan mantenerlos en el umbral de la miseria.
México
Gracias a un programa denominado "Programa Joven Emprendedor Rural y
Fondo de Tierras", los campesinos participantes han sido capacitados en
términos de agricultura sostenible y rentable, incrementando sus ingresos en
un 20%.
Bolivia Las mujeres se emplean en ámbitos de informalidad, recibiendo una retribución
mínima sin reconocimiento legal, ni condiciones de trabajo adecuadas.
Elaborada a partir de la información del informe de seguimiento de la educación para todos en el
mundo (2012).
10
1.3. La educación de adultos en territorio mexicano.
En México las estadísticas no son menos alarmantes. Un programa hecho para
subsanar a cierto grupo de la población con problemas de rezago educativo no
resuelve el problema. Los sucesos que ocurren en materia educativa en el país son
reflejo del sistema que tenemos. Robles, Celis, Navarrete, Asunción, y Barragán
(2012) mencionan cifras de estudios realizados a partir de 1885 cuando de una
población de 12 millones de habitantes el 73.5% era analfabeta y en el año 1900,
de 13.6 millones de habitantes el 50% estaban en esa condición.
Hoy en día, según cifras de la CONAPO (Consejo Nacional de Población, 2015), en
México hay una población de 121, 005, 815 personas y el INEA nacional (2015)
reporta en el diario oficial de la federación un rezago de 33.2 millones de personas
como lo veremos en la figura 1.4. En este momento 5.4 millones de personas se
encuentran en situación de analfabetismo que equivale al 6.9%. El analfabetismo
se localiza en zonas rurales de variada marginación donde se presentan situaciones
de pobreza y con alta vulnerabilidad social. Son población indígena, principalmente
mujeres y personas de edad media y avanzada como desde hace más de 100 años.
Esta exigencia y otras que han sucedido en toda la república elevaron la matrícula
de estudiantes en ese nivel. Entonces podemos identificar un nuevo problema: No
se cuenta con los recursos materiales y humanos suficientes para cubrir la demanda
de esa cantidad de alumnos. De Ibarrola Nicolín (2012) señala este problema en su
investigación tomando en cuenta que los niveles de educación primaria y
secundaria, constitucionalmente obligatorios desde 1993, se auxilian de ofertas
educativas equivalentes, como la telesecundaria o el sistema abierto y el privado,
sin embargo no es vasto para cubrir el mandato constitucional.
Continuando con el análisis hecho por De Ibarrola Nicolín (2012), esta deficiencia
trae consigo un problema más: La escolaridad cursada por los mexicanos no es de
calidad, afirmación comprobada gracias a las nuevas formas de evaluación del
desempeño mediante pruebas nacionales e internacionales estandarizadas. Los
niños y jóvenes mexicanos no dominan las competencias básicas necesarias en
matemáticas, lectura y ciencias naturales, clasificando a México entre los países
con índice más alto en la categoría de insuficiencia.
Por si fuera poco ocurre un fenómeno conocido por algunos como el flujo
interrumpido. En las escuelas fallan y/o faltan elementos importantes en el proceso
educativo: Abandono de grupo por parte de los profesores titulares sin una
sustitución inmediata, cambios en el área directiva que no permiten consolidar un
equipo esbelto, libros de texto que llegan con bastante desfase, equipos
11
electrónicos y de cómputo descompuestos y falta de insumos, por mencionar
algunos; que ocasionan la deserción de los estudiantes más susceptibles a tales
situaciones.
Esta afirmación se fundamenta en el análisis de los datos emitidos por el compendio
mundial de la educación, UNESCO (2012), mediante la herramienta interactiva
disponible, misma que observamos en la figura 1.2 para el indicador: Abandono
escolar por grado, educación primaria.
Figura 1.2 Tasa de abandono escolar en educación primaria en México, UNESCO (2012).
Para un mejor análisis se muestran esos datos en forma de tabla, en la tabla 1.3.
Tabla 1.3 Abandono escolar en educación primaria en México
Información por grado escolar
Grado Porcentaje
Total Niños Niñas
1° 6.28% 4.20% 10%
2° 6.61% 4.39% 11%
3° 4.37% 2.66% 7%
4° 3.72% 2.14% 6%
5° 2.75% 1.41% 4%
6° 0.62% 0.40% 1%
Porciento de abandono Escolar en Primaria 40%
Elaborada a partir de la información obtenida del compendio mundial de educación, UNESCO (2012).
12
A través de los diferentes grados en educación primaria ocurre una deserción paulatina en aumento moderado, dando como resultado un abandono escolar del 40% en una generación de 6 años convirtiéndose en un dato crítico: 40 de cada 100 alumnos que ingresan a la primaria en México, no la terminan. En la figura 1.3 siguiente se observa otro dato interesante, la cantidad de alumnos que repiten un grado escolar en educación primaria.
Figura 1.3. Tasa de repetición de año escolar en educación primaria en México, UNESCO (2012).
De forma similar a la tabla anterior organizamos los datos en la tabla 1.4., para su
análisis.
Tabla 1.4. Reincidencia de año escolar en primaria en México
Información por grado escolar
Grado Porcentaje
Total Niños Niñas
1° 1.49% 1.08% 2.57%
2° 0.85% 0.55% 1.40%
3° 1.20% 0.88% 2.08%
4° 1.09% 0.64% 1.73%
5° 2.07% 1.63% 3.70%
6° No hay datos
Porciento de repetición de año en Primaria 11.48%
Elaborada a partir de información obtenida en la página del Compendio Mundial de la Educación, UNESCO (2012).
13
En efecto, el porcentaje de repetición de alumnos por año escolar es bajo pero si se
realiza la sumatoria de este vemos que se vuelve moderado al transcurso de una
generación de 6 años, mismo que aunado al alto índice de abandono escolar
muestra el verdadero problema de la educación en nuestro país.
1.4. La intervención de las ciencias sociales.
Afirma la UNESCO (2012) que las ciencias sociales son necesarias para atacar
estos serios problemas que gobiernan a la humanidad. Es fundamental presentar
hechos y difundirlos para ser utilizados en la solución de problemas en la sociedad
contemporánea, reflexionar sobre el tiempo perdido en intentos vanos por
incorporar al mundo a una comunidad mundial. La sociedad requiere calidad en los
instrumentos generados que contribuyan al logro de los objetivos acordados por la
comunidad internacional. La educación debe ser la herramienta ideal para combatir
las desigualdades tan inmensas que se ven en millones de hogares mexicanos. La
educación es importante para desarrollar una sociedad pensante, culta y
económicamente equitativa.
Por otra parte, en el informe mundial sobre las ciencias sociales (2010) se define
que una sociedad respetuosa, justa, pacifica, productiva y prospera necesita un
sistema de trabajo transparente, que este a la altura de las aspiraciones de su
población y de los retos que enfrenta. La educación es una demanda social urgente,
es un derecho humano mediante el cual se forman personas respetuosas de su
entorno, capaces de resolver situaciones por medio del diálogo, fundamentando sus
creencias en hechos y estudios de casos. Claro está que la sociedad por sí sola no
desarrolla habilidades para crecer intelectualmente.
Necesitamos un organismo rector que fomente el crecimiento económico, organice
un sistema de planeación fijando objetivos, fomente el crecimiento económico y
distribuya la riqueza para lograr una sociedad digna. Éste organismo llamado
gobierno necesita aportar elementos para desarrollar trabajos significativos que se
vean reflejados en nuevas creaciones y aplicaciones, a fin de facilitar las actividades
y aprovechar los recursos disponibles. Las ciencias sociales juegan un papel
fundamental pues poseen las herramientas necesarias para valorar las políticas e
iniciativas y con ello determinar lo que funciona y lo que no.
14
A continuación realizamos una revisión de lo contenido en el plan nacional de
desarrollo 2013-2018, el plan sectorial de educación y el plan institucional del INEA,
efectuando un análisis de lo macro a lo micro.
1.5. Programas sectoriales.
En el artículo publicado por el Centro de Estudios Educativos (2007), encontramos
que la educación es el medio más adecuado para cambiar a una sociedad, es
intencionada y consiente, buscando a través de elementos bien establecidos
incorporar a los saberes de las personas: ideas, ideologías, conocimientos,
habilidades, aptitudes, actitudes y valores de interés general, que operen como un
bien y derecho para todos. Un programa sectorial de educación establece las bases,
caminos, metas y políticas necesarias para alcanzar los objetivos planeados. A
continuación se mencionan los puntos referentes a la educación para adultos
contenidos en los diferentes programas sectoriales en los que tiene influencia.
1.5.1 Plan nacional de desarrollo 2013-2018.
El Plan nacional de desarrollo (2013-2018) tiene como meta en el eje 3 “México con
educación de calidad”, formar una sociedad en condiciones de igualdad y en la cual
todo ciudadano lleve una vida libre de violencia y con desarrollo intelectual.
15
Tabla 1.5 Información del plan nacional de desarrollo sobre la educación para
adultos.
Plan nacional de desarrollo 2013-2018
Antecedente PND 2001-2006
En lo referente a la educación para adultos, se acordó descentralizarla, por lo que el INEA, se concibe como un organismo técnico, normativo y rector con facultades para promoverla y acreditarla en beneficio de los diferentes sectores sociales.
Acerca del diagnóstico
Las barreras que limitan nuestra productividad son: Fortaleza
institucional, desarrollo social, capital humano, igualdad de
oportunidades y proyección internacional.
Estrategia general Mayor productividad para llevar a México a su máximo
potencial.
Eje relacionado con esta investigación: III. México con
educación de calidad.
En la educación adulta existe un rezago educativo de 32.3 millones de personas sin terminar su educación básica. Dentro de éstas, 5.1 millones son analfabetas, hecho que les impide encontrar una fuente de trabajo en el mercado laboral. Una educación de calidad requiere: Innovar en el sistema educativo, que los planes de estudio sean adecuados conciliando la oferta con las necesidades del sector productivo.
Elaborada a partir de la información existente en el plan nacional de desarrollo 2013-2018.
En un país donde el 46.2% de la población vive en condiciones de pobreza y el
10.4% vive en condiciones de pobreza extrema, es imprescindible actuar
eficientemente en pro del bienestar de la sociedad. La formación de capital humano
requiere lograr hombres y mujeres comprometidos con una sociedad más equitativa
y próspera.
La carencia en el aspecto educativo es un obstáculo para el desarrollo productivo
de la nación pues limita la capacidad de los habitantes para comunicarse de una
manera efectiva, para el trabajo en equipo, para la solución de problemas, para usar
efectivamente las tecnologías de la información, para mejorar procesos y sistemas,
así como para entender las necesidades del entorno en el que vivimos y poder
superarnos. Lo anterior no sólo es inaceptable en términos de desarrollo social, sino
además representa una fuerte barrera para la productividad y el avance económico
del país.
16
1.5.2. Programa sectorial de educación.
En el diario oficial de la federación 2010, de acuerdo al artículo 23 de la ley de
planeación, la organización del programa sectorial de educación mantendrá como
base la meta nacional de México para la enseñanza de calidad, así como aquellas
líneas de acción transversales que, por su origen, corresponden al ambiente
educativo. Una buena educación es la mayor garantía para el desarrollo integral de
todos los ciudadanos. La educación es la base de una estancia pacífica y
respetuosa, y de una comunidad más justa y en crecimiento. Los ciudadanos
mexicanos han dado a la educación una elevada importancia a través de la historia.
Tabla 1.6. Información del programa sectorial de educación para lograr educación
de calidad.
Programa sectorial de educación 2013-2018
Antecedente PSE 2007-2012
El sistema debe dirigir a la educación de acuerdo con sus
pretensiones, lograr una sociedad competitiva
Diagnóstico
México está lejos de lograr educación de calidad debido a:
Las condiciones de pobreza que afectan a la sociedad
nacional.
Las malas condiciones de infraestructura física educativa
que posee.
La carencia de acceso a las tecnologías de información y
comunicación.
Estrategia general
Los planes y programas de estudio deben desarrollar y/o
incrementar las competencias que se requieren para la vida
en pleno siglo XXI.
Los espacios educativos requieren contar con las
características necesarias para llevar a cabo un proceso
educativo digno y sano.
Elaborada a partir de la información obtenida en el programa sectorial de educación 2013-2018,
SEP, México (2013).
Artículos de la constitución política de los Estados Unidos Mexicanos, relacionados
con este programa.
Artículo 3°, establece que la educación básica debe ser pública, laica y gratuita.
Artículo 25°, que marca la supremacía del Estado en materia de desarrollo
nacional para impulsar el crecimiento económico, una distribución de los bienes
más justa, e incentivar el ejercicio de la libertad y reciprocidad en la sociedad.
17
Artículo 26°, que obliga al Estado a realizar un sistema de planeación
participativa para el crecimiento nacional que garantice estabilidad, agilidad y
competitividad en los aspectos económico, político, social y cultural de la nación.
1.5.3. Programa institucional del INEA de alfabetización y combate al rezago
educativo 2014-2018.
Este programa del INEA se emprende con el objetivo de cubrir las metas expuestas
por la comunidad internacional, a continuación se mencionan puntos importantes.
Tabla 1.7. Información del programa de alfabetización 2014-2018, del INEA.
Programa de alfabetización
y abatimiento al rezago educativo, programa institucional 2014-
2018
Diagnóstico
En México existen grupos olvidados y en condiciones económicas deplorables que son afectados por factores socioeconómicos y culturales que limitan su educación dejándola como una prioridad de segundo término. El analfabetismo es consecuencia de factores como: La pobreza, la desnutrición, los problemas de salud, el trabajo infantil, la migración y, la falta de acceso a los entornos educativos o a su deplorable infraestructura.
Estrategia general.
Ampliar la cobertura de atención a la población analfabeta y combatir el rezago educativo, mediante: 1. La democratización de la productividad a fin de que la población más
pobre sea alcanzada mediante la educación. 2. Tomar en cuenta ambos géneros, que concluyan su educación básica
las mujeres mayores, indígenas, madres jóvenes y jóvenes embarazadas. Erradicar la violencia, fomentar la tolerancia y la no discriminación.
3. Brindar los servicios educativos de acuerdo a las características de la población, haciendo énfasis en los grupos prioritarios.
4. Fortalecer la formación de las figuras que apoyan a la educación. 5. Actualizar y desarrollar los materiales del MEVyT (Modelo Educativo
para la Vida y el Trabajo).
Elaborada a partir de la Información obtenida en el programa institucional de alfabetización y
abatimiento al rezago educativo, INEA (2013-2018), SEP, México (2013).
18
1.5.4. Relación del plan nacional de desarrollo, programa sectorial e institucional de
educación del INEA 2014-2018.
La relación existente entre el plan nacional de desarrollo, el programa sectorial de
educación y el programa de alfabetización y abatimiento al rezago educativo del
INEA, se explica en la siguiente tabla 1.8.
Tabla 1.8. Relación del plan nacional, programa sectorial y programa institucional
de alfabetización INEA 2014-2018.
Plan nacional de desarrollo Programa sectorial de
educación Programa institucional del
INEA
Mayor productividad para llevar a México a su máximo potencial.
Potenciar cada uno de los elementos que intervienen en el Sistema Educativo Mexicano.
Ampliar la cobertura de atención a la población analfabeta y combatir el rezago educativo.
Elaboración propia.
Generalizando, la estrategia es: Desarrollar potencialmente los elementos del sistema educativo, a fin de brindar una atención de calidad que logre aprendizajes significativos en la población, buscando la inclusión de todos los sectores de la misma, para incrementar los conocimientos y habilidades en la población y, por ende, la productividad, PND 2013-2018.
El siguiente punto en este capítulo es desarrollar un análisis acerca del INEA, para conocer sus actividades y contar con un amplio panorama de ellas, su programa educativo, las vertientes que lo componen y los programas de la administración pública en los que participa. Se busca obtener la información suficiente para generar la propuesta de un sistema de información para el control del almacén de módulos físicos, que brinde una solución a los problemas detectados.
19
1.6. El Instituto Nacional para la Educación de los Adultos.
En su página de internet se define al INEA como un organismo descentralizado de
la administración pública federal, con personalidad jurídica y patrimonio propio,
creado el 31 de agosto de 1981. El INEA se encuentra a cargo de luchar contra el
rezago educativo para obtener una mejor forma de vida y desarrollo para la
población joven y adulta en México.
Este organismo se encarga de proponer y elaborar modelos educativos sustentados
en investigaciones sobre la materia, realizar y repartir materiales educativos y
evaluar el aprendizaje de la población mayor de 15 años para certificar su educación
básica, misma que contempla la alfabetización, educación primaria y secundaria.
Su operación se basa en el artículo 43 de la ley general de educación que describe
a la educación de adultos para personas de 15 años o más, que no hayan concluido
su educación básica, apoyada de una formación para la vida y el trabajo adecuada
para esta población. Las actividades se llevan a cabo con la participación y
solidaridad social.
1.6.1. El INEA y las cifras a combatir.
Derecho y obligación, hay que tenerlo en mente, son correlativos; por ello, los
mexicanos tienen derecho a gozar de una educación sana y de calidad; pero
también todos los agentes sociales estamos obligados a respetar, proteger y hacer
cumplir la ley para garantizar que nada impida el disfrute del derecho humano a la
educación. Evidentemente, aún nos falta mucho por hacer. Las cifras hablan por sí
solas: el censo general de población y vivienda (2010), registró 5.39 millones de
analfabetas en un país de 112 millones de habitantes. La demanda potencial de
servicios de educación para jóvenes y adultos se encuentra formada por personas
que debido a su estilo de vida y de subsistencia integran un grupo representativo en
condiciones de pobreza en nuestro país. Es imperante tomar cartas en el asunto
pues si no se actúa a tiempo y de acuerdo a los pronósticos elaborados, se prevé
para el año 2025 un aumento de 34 millones en la población en situación de
abandono escolar. Esta afirmación se observa en la figura 1.4, a continuación:
20
Figura 1.4 Tendencia del crecimiento de la población con problemas de rezago educativo sin
intervención del programa de alfabetización 2010-2025.
En la actualidad la población en condiciones de rezago educativo asciende a 1.6
veces la población escolar que se atiende en el sistema escolar. El INEA provee de
servicios educativos a más de 2 millones de personas anualmente, aunque un poco
menos de la mitad concluye sus estudios. Es por ello que tiene que trabajar para
cumplir su objetivo, pues este es otro hecho que afecta en la lucha contra el rezago,
la deserción de más del 50% de los jóvenes y adultos inscritos en sistema. La
sensibilidad se observa con mayor fuerza en la población analfabeta, pues basta
con revisar los resultados del censo de población y vivienda obtenidos por el INEGI
en el 2010, como información más reciente en ese rubro, existen 5.4 millones de
personas arriba de 15 años que no saben leer y escribir, hecho que coloca a México
por debajo de la media en comparación con otras naciones de la zona de América
Latina y el Caribe a la que pertenece.
El informe mundial sobre las ciencias sociales (2010) aporta otro dato con gran
importancia para la comunidad internacional: Conseguir el acceso a la educación
en condiciones de igualdad de sexos. Todas las condiciones sociales internas y
externas a las instituciones escolares influencian negativamente en la autoestima
de las niñas y jóvenes, hecho que ocasiona salgan del sistema escolar. Además de
los actos de abuso a los que están expuestas, casos que se han detectado y
comprobado principalmente en las zonas rurales. También los libros de texto, la
forma de comportarse por parte de los docentes y los planes de estudio refuerzan
los estereotipos que hasta ahora siguen prevaleciendo en la comunidad mundial:
Las mujeres deben tener un nivel de estudio por debajo del varón que les permita
31.9
32.232.4
32.632.8
3333.2
33.433.5
33.733.8
33.934
34.134.2
34.3
31.5
32
32.5
33
33.5
34
34.5
35
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
MIL
LON
ES D
E P
ERSO
NA
S
AÑOS
21
tomar decisiones secundarias puesto que su principal función es la de llevar a cabo
labores domésticas y prácticas de educación con su familia.
De acuerdo a lo descrito en el programa de alfabetización INEA (2014-2018), se
muestra el número que conforma la población en situación de analfabetismo que
habita dentro del territorio mexicano en la tabla 1.9 siguiente.
Tabla 1.9. Características de la población analfabeta en México.
Concepto Número de personas en esa situación Porcentaje
Sexo
3.3 millones de mujeres 61%
2.1 millones de hombres 39%
Lengua materna
3.9 millones hablan español 73%
1.5 millones hablan lengua indígena 27%
Tipo de comunidad 2.69 millones viven en zonas urbanas 50%
2.71 millones viven en zonas rurales 50%
Edad 3.45 millones está en edad productiva 64%
1.95 millones es mayor de 65 años de edad 36%
Ocupación 1.89 millones está ocupada 35%
3.51 millones está desocupada 65%
Ingresos
3.78 millones no percibe ingresos 70%
1.08 millones percibe menos de 2 salarios mínimos
20%
0.54 millones perciben más de 2 salarios mínimos 10%
Elaborada a partir de la Información obtenida en el Programa de alfabetización y abatimiento del
rezago educativo 2014-2018.
Para alcanzar la meta propuesta se requiere la colaboración de las instancias
gubernamentales en las localidades donde los servicios educativos del INEA tienen
poca o nula difusión. Actualmente el INEA atiende alrededor de 10 mil localidades
con el servicio de alfabetización pero es necesario incrementar el servicio a 50 mil
localidades a fin de lograr una cobertura del 50% de la población que no sabe leer
ni escribir, mismas que habitan en localidades muy alejadas. El propósito de brindar
este tipo de educación es preservar la unidad educativa nacional, así mismo, que
22
los procesos de incorporación, acreditación y certificación de estudios para
personas adultas sean aceptados a nivel nacional.
1.6.2. Organización del INEA.
La organización de toda empresa es fundamental porque se convierte en una
estructura que la hace fuerte. Es importante la parte directiva debido a que es ahí
donde se toman las decisiones que guían los esfuerzos al logro de los objetivos o,
en la peor situación, al fracaso. A continuación se describe cómo se organiza el
INEA para brindar sus servicios.
Director general.
Actualmente el director general del INEA es el licenciado Alfredo Llorente Martínez.
Este funcionario formó parte del grupo fundador del INEA. También participó en
diferentes sectores de la administración pública federal como el ´banco de crédito
rural del Golfo, LICONSA, CONASUPO Y AGROASEMEX.
Delegado en el Estado de México.
Es el M en C Ernesto Mardoqueo Rivas Rivas, quien para cumplir con las
actividades a su cargo se auxilia del personal de base y de confianza asignado por
el Director General y siguiendo las especificaciones de los manuales respetivos y el
presupuesto autorizado para el año en curso, ley orgánica del INEA (2015).
Misión.
Ser el Instituto público que promueva y desarrolle servicios de alfabetización,
educación primaria y secundaria incrementando en jóvenes y adultos sus
capacidades, para mejorar su calidad de vida y contribuir a la formación de un país
próspero.
23
Visión.
Ser la Institución líder y administradora en la educación para adultos en México,
reconocida internacionalmente. Administrar un sistema nacional que vincule y una
esfuerzos de la sociedad en la prestación de servicios educativos para los
educandos a partir de una perspectiva de formación constante para la vida y el
trabajo.
Alianzas Estratégicas.
Para Campa, Flores, Ballesteros y Salazar (2007) una alianza estratégica es un
acuerdo entre 2 o más individuos o instituciones a fin de elevar la productividad y la
rentabilidad. Las empresas se asisten para alcanzar objetivos comunes. La finalidad
es combinar capacidades para ahorrar recursos, evitar trabajo adicional y fortalecer
a dichas instituciones. Las instituciones con las que el INEA tiene alianzas
estratégicas se mencionan en la tabla 1.10 a continuación:
24
Tabla 1.10. Convenios del INEA con organismos gubernamentales.
Acciones y acuerdos del INEA
Vigencia
CONAFE Atender de manera coordinada el eje de educación
en el marco de la Cruzada contra el Hambre, el Pacto
por México y la Campaña por la Alfabetización.
2018
Cámara Mexicana de la
Industria de la Construcción
y el Instituto de
Capacitación de la Industria
de la Construcción.
Coordinar esfuerzos para realizar acciones y reducir
el rezago educativo mediante el programa
“Empresa comprometida con la Educación de sus
trabajadores y Libre de rezago educativo.”
Indefinido
CONALEP
Convenio para la prestación de Servicio Social y
Prácticas Profesionales en obediencia a lo
establecido en el Capítulo VII de la Ley
Reglamentaria del artículo 5° constitucional.
2015
BETA SAN MIGUEL
Prestar el servicio gratuito de INEA a los
trabajadores de la empresa mediante la designación
de un Coordinador quien hará las funciones de
administración y apoyo en los trámites.
2015
PROMAJOVEN-SEP Ofrecer educación básica a madres jóvenes y
embarazadas además de recibir un apoyo
económico mediante el programa federal
PROMAJOVEN.
2012
CONADIC-CENADIC
Realizar acciones tendientes a promover y
proporcionar servicios de alfabetización, primaria y
secundaria en personas que se encuentran en
situación de adicciones.
2015
Fundación Telefónica
Prestar de manera gratuita los servicios de
alfabetización, primaria y secundaria a los
integrantes de la fundación telefónica que no sepan
leer y/o escribir.
Indefinido
DEVLYN Donar armazones y vender micas graduadas a
precio preferencial a los educandos del INEA Indefinido
HOMEX Prestar de manera gratuita los servicios que ofrece
el INEA a los trabajadores o familiares del personal
que labora en la misma.
2017
Voluntariado de la
Secretaría de la Defensa
Nacional.
Brindar la atención educativa en el nivel básico a
derechohabientes del personal militar que lo
necesiten.
2013
Entre otros convenios existentes.
Elaboración propia.
25
1.6.3. Organigrama Integral del INEA en el Estado de México.
El estudio se lleva a cabo dentro de la coordinación regional del Valle de México, en la coordinación de zona número 28,
Chalco Estado de México. En la imagen 1.5 mostrada a continuación se observa la ubicación de ésta.
Figura 1.5. Organigrama del INEA, delegación Estado de México.
26
1.6.4. Coordinación de zona.
Dentro del INEA, a fin brindar un buen servicio, existe una Unidad Administrativa
denominada coordinación de zona, misma que a nivel estatal funge como
responsable dentro de un área de actuación delimitada, encargada de promover
los servicios que a continuación se mencionan:
• Promoción, integración y atención a educandos.
• Promoción, incorporación y atención a figuras solidarias
• Brindar servicios educativos de acreditación y certificación de
conocimientos
• Proveer de recursos, apoyos y materiales para el adecuado
funcionamiento de los servicios, y
• Manejar la información y la documentación necesaria para brindar los
servicios.
Cada coordinación de zona cuenta con un número conocido de localidades
llamadas microrregiones, donde se ubican las unidades operativas en las que se
trabaja para ofrecer los servicios educativos incentivando alianzas estratégicas con
organizaciones de los sectores público, privado y comunitario.
1.6.5. Unidad Operativa.
Una unidad operativa es espacio educativo creado para los jóvenes y adultos que
deseen estudiar su educación básica. En estos espacios se reunirán con los
asesores educativos organizándose en círculos de estudio para iniciar y/o concluir
sus estudios, ROP INEA (2015). A continuación se muestra una breve descripción
de los tipos de unidades operativas del INEA.
• Plaza Comunitaria. En cada microrregión debe existir cuando menos una
plaza comunitaria, misma que en la página del INEA apartado reglas de
operación (2015), se define como un espacio educativo disponible para la
comunidad, equipada con computadoras, internet, materiales de video e
impresos y donde se brindan servicios de asesoría educativa para que los
educandos concluyan el nivel que estén cursando.
27
• Punto de Encuentro. Espacio educativo vinculado o no a una plaza
comunitaria en el cual se brindan los servicios educativos. En éste espacio
operan 3 o más círculos de estudio en diferentes días y horarios,
manteniendo un mínimo de atención de 50 educandos por Punto de
Encuentro.
• Círculo de estudios. Grupo de educandos que se forma para trabajar en el
aprendizaje de los módulos con el apoyo de un asesor educativo en los
horarios establecidos por el lugar que se ocupe para brindar los servicios o,
si así lo convienen, en un horario establecido por los integrantes del círculo.
1.6.6. Programa educativo.
Según Antonio (2006), mediar activamente en el proceso de auto aprendizaje es
algo complejo ya que se deben tomar en cuenta ciertos aspectos:
• El rol que juega la experiencia en el proceso.
• La necesidad de implementar inmediatamente lo aprendido en la vida de los
aprendices.
• Se requiere vincular lo aprendido para resolver situaciones e incrementar la
creatividad.
• La importancia del diálogo en este rubro.
La andragogía, ciencia que se ocupa del aprendizaje y educación del adulto, trabaja
con personas que:
• Se responsabilizan de sus acciones.
• Se guían, en su mayoría, por la razón más que por sus sentimientos.
• Poseen una personalidad equilibrada.
El programa educativo del INEA plantea el estudio de contenidos específicos, en los
que se consideran experiencias, saberes y conocimientos que han adquirido las
personas, enfatizando que este tipo de población ha desarrollado la capacidad de
aprender a lo largo de su vida.
En el apartado de Educación para adultos se describe el modelo educativo para la
vida y el trabajo, MEVyT por su acrónimo, que es el modelo educativo que
representa la mejor alternativa de educación para personas jóvenes y adultas a nivel
nacional. Este modelo favorece la educación para adultos, al ser:
28
• Diferente, pues el plan de estudios se basa tanto en el aprendizaje como en
la persona que aprende.
• Modular, pues su estructura es por módulos de estudio
• Flexible y abierto, se adapta a los tiempos, ritmos y lugares disponibles.
• Pertinente, pues contiene temas, métodos y prácticas enfocadas a la
población objetivo.
• Potenciador, ya que rescata saberes y experiencias individuales y grupales
para hilvanar nuevos aprendizajes en beneficio de los participantes
• Diversificado, porque desarrolla una diversidad de materiales educativos
enfocados a atender ciertos sectores poblacionales, y
• Actualizado, ya que se revisa, modifica y evalúa paulatinamente.
Dentro de las vertientes del MEVyT se encuentra:
• El MEVyT hispano hablante. Este modelo está orientado para personas
jóvenes o adultas, consideradas a partir de los 15 años de edad que no tienen
desarrolladas sus habilidades básicas de lectura, escritura y solución de
operaciones matemáticas elementales, o que no cursaron estudios de
educación primaria y secundaria.
• El MEVyT 10-14.Dentro de este se ubican niños y adolescentes de entre 10
y 14 años de edad que no cuentan con atención de servicios educativos en
el sistema escolarizado de nivel primaria exclusivamente. Esto significa que
un educando en este rango de edad puede ser aceptado para estudiar en el
INEA solo si no ha concluido su nivel primaria, si desea entrar a secundaria,
lo puede hacer a partir de los 15 años y no antes.
• El MEVyT indígena, bilingüe y braile. Dirigido a población femenina (aunque
no es exclusivo) monolingüe y bilingüe, población juvenil en situación de
calle, personas privadas de la libertad, adultos mayores, personas con
competencias diferentes, personas jornaleras, agrícolas, migrantes y
población mexicana que radica en los Estados Unidos de Norte América.
Cada una de estas vertientes tiene reglas aplicables que se describen a detalle en
la página del INEA (2015), apartado antes mencionado, no se desarrollan en este
trabajo por el enfoque que se pretende dar a la investigación, pero están disponibles
en dicha página para su estudio.
La metodología del MEVyT es útil para desarrollar favorablemente la habilidad de
pensamiento y relación de hechos y sucesos con la vida cotidiana a fin de aprender
29
y generar nuevo conocimiento para la solución de problemas. Sus momentos
metodológicos son:
• Recuperar y reconocer el dominio del tema.
• Buscar y analizar información existente.
• Comparar, reflexionar, confrontar y cambiar.
• Sintetizar, re conceptualizar y aplicar lo aprendido.
30
A continuación se muestra el esquema de módulos integrantes del MEVyT
Hispanohablante, programa general desarrollado en castellano., tabla 1.11.
Tabla 1.11. Esquema curricular del MEVyT hispanohablante.
Elaborada a partir de la información obtenida en la página de INEA, esquema curricular.
Los módulos mencionados se estudian de dos maneras, de forma impresa y en
línea. Para estudiar estos módulos en línea se ha desarrollado una aplicación virtual
llamada MEVyT en línea automatizado. En esta aplicación se encuentran los
módulos existentes en el MEVyT de forma digital por lo que contar con acceso a
Módulos
diversificados
D4 USM D4 FHV
Somos Mexicanos Un hogar sin violencia
D4 JSJ D4 TMN
Ser joven Mi negocio
D4 JSX D4 ICO
Sexualidad juvenil Escribo con la computadora
D4 SAG D4 IIC
Aguas con las adicciones Introducción al uso de la
computadora
D4 END D4 IOC
Nuestros documentos Ordeno y calculo
D4 FEH D4 IPC
La educación de nuestros hijos Hago presentaciones con la
computadora
Módulos básicos
B1 ELP
La
Palabra
B1 EPE
Para
Empezar
B1 MME
Matemátic
as para
Empezar
B2 ELE
Leer y escribir
B2 ESL
Saber leer
B2 CVM
Vivamos mejor
B2 CVC
Vamos a conocernos
B2 MFM
Figuras y medidas
B2 MNU
Los números
B2 MCU
Cuentas útiles
B3 ESA
Para seguir aprendiendo
B3 EHE
Hablando se entiende la gente
B3 EVE
Vamos a escribir
B3 MIG
Información y gráficas
B3 MFP
Fracciones y porcentajes
B3 MOA
Operaciones avanzadas
B3 CNH
México Nuestro Hogar
B3 CNP
Nuestro planeta la tierra
Niveles Inicial Intermedio Avanzado
Equivalencia al
sistema escolarizado Primaria Secundaria
31
una conexión de internet y una computadora son los elementos suficientes para
estudiar un módulo. Aún con todo esto, existen regiones donde los puntos de
encuentro y/o los círculos de estudio no cuentan con estas tecnologías y el
acercamiento a una plaza comunitaria es muy complicado, por lo que es necesario
utilizar los módulos físicos. Estos módulos son proporcionados por la coordinación
de zona a las diferentes plazas comunitarias, mismas que los harán llegar a sus
puntos de encuentro y círculos de estudio periféricos vinculados.
1.6.7. Almacén de módulos físicos.
Opera de acuerdo a los lineamientos publicados en el diario oficial de la federación
con respeto a los almacenes de la administración pública federal, donde se pueden
conocer las normas que emite la Secretaría de la Función Pública, a fin de que los
recursos y el patrimonio sean aprovechados con eficacia y eficiencia.
De los lineamientos del tercer apartado se resaltan los siguientes:
• Las dependencias deben controlar y resguardar los almacenes
efectivamente mediante el uso de criterios y herramientas administrativas
como son los manuales, formatos e instructivos.
• Se debe contar con indicadores relativos a la rotación de los inventarios para
la toma de decisiones
• Llevar un registro confiable de los inventarios, existencias, reposiciones y
movimientos.
• Realizar cuando menos una vez al año la revisión total de los inventarios y
por muestreo cada 3 meses.
• Asignar un número de inventario para su identificación cualitativa. Este
número se integra por:
a. Las siglas de la dependencia
b. Un número progresivo que determine la misma dependencia
c. Otros dígitos que simplifiquen su control, como el año de adquisición y las
siglas del Estado de la república donde se encuentren, entre otros.
De los lineamientos del cuarto apartado podemos mencionar los siguientes a
continuación:
• Para coordinar los inventarios, las entidades deberán contar con sistemas
informáticos que faciliten la revisión de las entradas, salidas y existencias en
todo momento.
32
• Establecer las medidas necesarias para reducir las mermas, obsolescencia
y pérdida de bienes.
• Reducir el promedio de inventarios a mes y medio por lo menos.
Las alianzas estratégicas llevadas a cabo con instancias como el programa de
desarrollo humano oportunidades, el Consejo Nacional de Fomento Educativo, La
Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, la Secretaría de la
Defensa Nacional y la Marina de México, por mencionar algunas, permitirán
alcanzar la meta, aumentando el alcance del programa en contra del rezago
educativo con la incorporación de educandos de los 3 niveles impartidos, y de las
figuras solidarias que se sumen a la meta nacional.
1.6.8. Cadena de suministro.
En la cadena de suministro del almacén de módulos físicos encontramos a los
siguientes actores:
• Unidad operativa.
• Coordinación de zona.
• Instituto Estatal. Unidad administrativa que a nivel estatal funge como
responsable de proveer los servicios a las coordinaciones de zona en
operación dentro del estado de que se trate. Las subunidades que intervienen
en el proceso son:
o Subdirección de planeación, programación y presupuesto
o Departamento de adquisiciones.
o Almacén del departamento de adquisiciones.
o Proveedor. Empresa encargada de imprimir los módulos físicos y
hacer la entrega en el instituto estatal correspondiente.
33
La cadena de suministro del almacén de módulos físicos del INEA-Chalco se
observa esquematizada en la imagen 1.6, a continuación:
Realiza solicitudes semanales de
módulos
Abastece solicitudes semanales de
módulos
CZ 28
CHALCO
PLAZA
COMUNITARIA
PUNTO DE
ENCUENTRO
CÍRCULO DE
ESTUDIOS
INSTITUTO ESTATAL IMPRENTA
Envía el lote de módulos del periodo actual
Envía solicitud de módulos trimestral al
proveedor
Figura 1.6. Cadena de suministro del almacén de módulos físicos, elaboración propia.
34
Recapitulando, en este primer apartado se menciona el problema que gobierna a la
sociedad en materia de educación a nivel global y regional, para culminar con el
problema que vive el Estado Mexicano en este rubro. El problema es grave en el
Estado de México, lugar donde se lleva a cabo la investigación, porque este estado
se encuentra en el tercer lugar de las entidades con mayor nivel de rezago educativo
contribuyendo con 371, 511 analfabetas, el primer lugar con mayor población sin
primaria terminada con 1, 039, 622 personas y el primer lugar con población sin
secundaria terminada con 2, 181, 366 personas, (subdirección de información y
estadística, 2015)
Contar con las herramientas tecnológicas y administrativas para implementar las
acciones estipuladas en los planes y programas gubernamentales es útil a fin de
revertir este asunto y declarar a México como un país libre de analfabetismo, meta
establecida a nivel mundial para el año 2018 con una población en esa situación
menor al 4%, misma que fue publicada en el diario oficial de la federación.
En el siguiente capítulo se presenta la revisión de la literatura concerniente a los
almacenes, inventarios y a los sistemas de información, existente para su control
adecuado.
CAPÍTULO 2
36
CAPITULO 2. FUNDAMENTO TEÓRICO DEL PROYECTO.
El implementar las metodologías existentes en un área singular del conocimiento
para resolver ineficiencias en otras áreas diferentes es una aportación apreciable
del trabajo interdisciplinario (Álvarez y Cabrera, 2007).
En este capítulo se revisó la bibliografía y fuentes de información científica que
sirvan para fundamentar el presente trabajo de tesis. Se menciona primero el
concepto de Almacén y los tipos de almacén existentes, seguido de los inventarios
y la metodología utilizable para gestionarlos, además de los costos relacionados
con ellos. Posteriormente se revisaron los conceptos de datos, información y manejo
de la información, se indagó sobre el enfoque de sistemas para llegar al concepto
de sistema de información, que es el criterio que concierne. Se definió la idea de
sistema de información, se fijó el objetivo de implementarlo y se analizaron las
partes involucradas en su diseño.
2.1. El almacén.
Para Correa, Gómez y Cano (2009), el almacén es el espacio físico destinado al
resguardo de los artículos en tanto que son requeridos por el siguiente eslabón en
la cadena de suministro. Los almacenes pueden ser de diferentes tipos: de materia
prima, de producción en proceso, de producto terminado, de materiales
complementarios y/o suplementarios. La administración del almacén, proceso
esencial que persigue el objetivo de regular los flujos entre oferta y demanda, se
vuelve necesaria para minimizar los costos de distribución y cumplir los requisitos
de diversos procesos productivos. Esto ayuda a minimizar la dificultad en los flujos
de información y elevar los resultados en las operaciones y el incremento de la
rentabilidad de la organización.
Ding (2013) señala que la administración del almacén es todo lo referente al flujo de
materiales y su suministro para la función de producción, además del costo por la
entrada y salida del mismo. Un buen sistema de almacenamiento puede reducir
pérdidas en el material y en el consumo del trabajo, acelerar los flujos de capital,
(Wang, 2013) y, proporcionar información sobre el estado de los materiales
almacenados, su rezago y escasez, así como información para realizar análisis
estadísticos y tomar decisiones (Ding, 2013).
Goetschalckx y McGinnis (2007) mencionan los requerimientos mínimos en el
trabajo de un almacén que son controlar las operaciones de recepción de materiales
37
por parte de los proveedores, almacenar los SKU, admitir las solicitudes de los
usuarios y arreglar sus órdenes completas de pedido. Dentro del lugar de
almacenamiento cada SKU tiene asignado un espacio y éste impacta de manera
importante en la capacidad de almacenamiento, en la supervisión y el control del
mismo. Las funciones del almacenamiento nos orientaran a conocer la cantidad de
inventario que debemos mantener por SKU, la cantidad con que necesita ser
repuesto y en qué lugar se debe almacenar. La actividad de preparación de pedidos
suele ser la más laboriosa y tiene una gran repercusión en decisiones importantes
de diseño y operación del almacén.
Está actividad necesita ser planeada de acuerdo con las especificaciones de los
productos: número, tamaño y forma con el fin de establecer las áreas que minimicen
el costo, equilibren las cargas y faciliten la operación. Correa, Gómez y Cano (2009)
mencionan los principios para lograr la administración óptima de estos espacios:
• Coordinación con otros procesos logísticos, con el objetivo de asegurar las
interacciones convenientes entre ellos y lograr un flujo de productos e
información eficiente que haga posible la reducción en los costos e
incremente la satisfacción de los clientes.
• Equilibrio en el manejo de los niveles de inventario, para utilizar
adecuadamente los espacios e incentivar la rentabilidad, disminuir los costos
de manejo de inventarios, disminuir los riesgos, evitar fugas y desperdicio.
• Flexibilidad para adaptarse al mundo actual globalizado, logrando que
existan inventarios para cubrir las necesidades de los clientes, siendo
competentes y funcionales.
2.1.1 Tipos de almacenes.
Elegir el tipo de almacén es un asunto delicado. Para tomar una decisión adecuada
se recomienda tener en cuenta: la demanda, el tipo de artículos, la ubicación
geográfica y las características de los demandantes (Correa, Gómez y Cano, 2009).
La tabla 2.1 presenta los tipos de almacén conocidos, en planta o de distribución
logística:
38
Tabla 2.1. Tipos de almacenes, en planta o de distribución logística.
TIPO DE
ALMACÉN
NOMBRE DEL
ALMACÉN DESCRIPCIÓN
Almacén
operativo o en
planta de
producción
Almacén de materia
prima
Busca garantizar niveles de inventario con materia
prima suficiente para el abasto del proceso
productivo.
Almacén de
producto en
proceso
Almacén que mantiene los productos semi
terminados, protegidos contra daños o por retraso o
cancelación inesperada.
Almacén de
producto terminado
Almacén que desarrolla procesos lógicos para
garantizar el abastecimiento que requieren los
demandantes.
Almacén auxiliar
Almacén que resguarda material utilizado para el
embalaje, repuestos, artículos complementarios,
etcétera.
Almacén
logístico
Almacén de fábrica
Está ubicado dentro de la empresa y ahí se
despachan los pedidos a los clientes o a los centros
de distribución de la empresa.
Almacén regulador
o centro de
distribución
intermedio
Administra el flujo de productos a los diferentes
canales de distribución. Por lo regular este almacén
se ubica cerca de la fábrica, centraliza y soporta
elevados niveles de inventarios. Envía productos a
los distribuidores y a los clientes.
Distribuidores
Almacenes o distribuidores intermediarios que
atienden una zona o región geográfica identificada.
Su utilidad cada vez es menor debido al avance en
infraestructura de transporte, mejoramiento de las
TIC y servicios prestados por los operadores
logísticos.
Plataforma de
tránsito o cross
docking
Almacena por un tiempo los productos y realiza
operaciones de unificación y des consolidación de
cargas para maximizar el flujo de productos, la
utilidad de camiones y minimizar los costos de
mantenimiento de inventario, manipulaciones,
espacios, mermas, etc.
Elaborada a partir de Correa, Gómez y Cano (2009).
39
2.2. Los inventarios.
Los inventarios, definidos de forma general, son esa serie de artículos a la mano
destinados para producir, terminar o mantener bienes de consumo (Álvarez y
Cabrera, 2007). Desde el punto de vista administrativo, los inventarios son
herramientas que sirven para controlar los productos que obtiene una empresa a fin
de conocer con certeza cuál ha sido su uso, destino y situación (Ducoing, Romero
y Novelo, 2004). Para la asociación profesional de cadenas de suministro y
administración de las operaciones APICS (2015), el inventario es el elemento
necesario para auxiliar las actividades de producción, las operaciones y el servicio
al cliente. Otra definición afirma que gestionar los inventarios es manejar
oportunamente las cantidades, el orden y el valor monetario de los materiales
presentes en los lugares destinados para su resguardo, (Lee y Billington, 1992).
Los inventarios son los productos con que cuenta la empresa para llevar a cabo sus
actividades de producción y venta, a fin de poder cubrir en todo momento la
demanda de los consumidores y controlar también las materias primas, materiales
suplementarios y complementarios, su estado, utilidad y desperdicio. El almacenar
los productos en inventarios implica su acumulación conveniente, clasificación y
conservación en un espacio físico apropiado (Bustos y Chacón, 2012). Esta
actividad sufre un problema grave en cualquier caso; el desbalance de los
inventarios: Tener demasiado de lo que no se vende o consume y agotado lo que si
se vende o se consume (Gutiérrez y Vidal, 2014).
Las existencias en inventario tienen gran importancia para la empresa, por lo que
es necesario llevar una administración adecuada de las mismas y mantenerlas en
las mejores condiciones mediante su clasificación y control selectivo (Parada, 2009).
Esto se logra con una buena administración en el área de la logística y de la cadena
de suministro que ofrezca mejores niveles de servicio y responda a los
requerimientos de postventa (Díaz y Pérez, 2012).
2.2.1. Control de los inventarios.
El control de inventarios se consolida a través de técnicas que ayudan a determinar
cuándo deben reabastecerse los inventarios actuales y en qué cantidades. Esto se
realiza con la finalidad de satisfacer las demandas de los clientes a un nivel
predefinido con un bajo costo (Álvarez y Cabrera, 2007) y llevar a cabo un control
de los inventarios para el desarrollo adecuado de las actividades (Solow y Mathur,
1996). Para Dickinson, Espinoza y Ripoll (2009), el manejo de los inventarios se
40
puede llevar a cabo a través de un sistema informático o documental, que registre
todas las transacciones diarias de entrada y de salida en cada etapa del trabajo. La
previsión del proceso de administración de inventarios debe estar seguida de los
objetivos, del método de trabajo, su alcance, las propuestas de acción y la revisión
de las mismas.
Dada la demanda estocástica (probabilística), es necesario pronosticar
efectivamente el nivel de inventario necesario para ordenar de modo tal que exista
la garantía de contar con los materiales necesarios para la actividad en cuestión,
determinar los niveles de demanda de acuerdo a los niveles de consumo de los
clientes (Álvarez y Cabrera, 2007).
2.2.2 Metodologías para lograr un sistema de control de inventarios.
En el artículo escrito por Parada (2009), se hace referencia a las organizaciones y
su deseo por contar con un sistema que aplique “métodos de control y análisis” para
tomar decisiones en base a la importancia económica relativa de cada producto y
lograr con ello un impacto efectivo en la administración empresarial. El objetivo
fundamental de todo inventario consiste en mantener un nivel de inventario que
permita, a un mínimo de costo, un máximo de servicio a los clientes
En Benítez y Guzmán (2011), se describe una metodología para la administración
de inventarios, donde se integran 2 técnicas que logran un sistema de control de
inventarios, auxiliadas por métodos para pronosticar la demanda. Estas técnicas
son el modelo Pareto (ABC) y la matriz de adquisición/índice de rotación, que a
continuación se detallan.
Técnica 1. El modelo Pareto, ABC
En el modelo Pareto se clasifican los artículos que forman parte del inventario en 3
tipos: A, B y C. Este modelo, denominado también curva 80-20, es un método
fundamentado en las investigaciones del economista Wilfredo Pareto, mediante el
análisis de la distribución del ingreso. Identificó que la mayoría de las entradas se
concentraban en un grupo muy reducido de personas (Parada, 2009). El principio
que lo soporta indica que existe una cantidad mínima de valores críticos y bastantes
valores insignificantes. Los recursos se deben concentrar en los valores críticos y
no en los insignificantes. Los inventarios no tienen razón de ser en el vacío, por ello
41
la administración de inventarios requiere garantizar que estos se encuentren
ordenados y suficientes para los fines establecidos (Lee y Billington, 1992). La
aplicación de este método muestra la distribución estadística de 3 zonas
determinadas por las características mencionadas en la tabla 2.2 que se presenta
a continuación.
Tabla 2.2. Clasificación por zonas aplicada en el modelo Pareto ABC para los
inventarios.
Clasificación A Clasificación B Clasificación C
Concentra del 10% al 20%
del total de productos y
representa del 60% al 80%
del efecto económico
generado.
Son los productos más
importantes.
Concentra del 20% al 30%
del total de productos y
representa del 20% al 30%
del efecto económico
generado.
Son los productos con
importancia media.
Concentra del 50% al 70% del
total de productos y
representa del 5% al 15% del
efecto económico generado.
Son los productos de menor
importancia.
Elaborada a partir de Parada (2009).
El sistema aceptado de manera general para la aplicación del modelo Pareto (ABC),
consta de los siguientes pasos:
1. Elegir la variable que utilizaremos, base para alcanzar el objetivo planteado.
2. Establecer la categoría de clasificación.
3. Arreglar los productos de acuerdo a la variable elegida de mayor a menor.
4. Definir la contribución de cada elemento al valor total, ventas o consumo, y
total de productos (obtener frecuencias relativas).
5. Obtener porcentajes (frecuencias acumuladas).
6. Determinar la clasificación de los productos por ABC.
42
Técnica 2. La matriz de costo de adquisición/índice de rotación.
De acuerdo a Parada (2009), la matriz de costo de adquisición/índice de rotación,
facilita la toma de decisiones al tomar estos dos indicadores para discernir la
actuación.
• El índice de rotación indica la cantidad de ocasiones que el
inventario rota en un tiempo determinado.
• El costo de adquisición, por su parte, es el precio que el proveedor
fija a los productos que vende. Dentro de este costo puede incluirse
el costo adicional por fletes, seguros e impuestos, que se
recuperará en el precio de venta. Esta matriz se aplica por familia
de productos, para clasificarlos por cuadrantes de acuerdo a la
tabla 2.3 siguiente.
Tabla 2.3. Matriz de costo de adquisición/índice de rotación.
Costo de
adquisición
Alto Alto riesgo
Productos
estratégicos
Bajo Poco riesgo Productos
preferenciales
Bajo Alto
Índice de rotación
Elaborada a partir de Parada (2009).
43
Para comprender cada concepto indicado en este instrumento se elaboró la tabla
2.4 que se visualiza a continuación, donde se explica cada uno.
Tabla 2.4. Definición de conceptos en la matriz de costo de adquisición/índice de
rotación.
Cuadrante Relación:
costo/rotación
Características
Productos
de alto
riesgo
Alto costo de compra
y bajo nivel de
rotación
Tienen pocas salidas de almacén, por lo que se
recomienda reducir en lo posible el surtido de estos
productos, buscar proveedores que ofrezcan precios
bajos y controlarlos rigurosamente.
Productos
de poco
riesgo
Bajo costo de
compra y bajo nivel
de rotación
Se puede permitir la inexistencia de inventarios de
seguridad. Sin embargo se debe considerar el riesgo
que pueda existir en el suministro y mantener en
activo a los proveedores del producto.
Productos
estratégicos
Alto costo de compra
y alto nivel de
rotación.
Representan una inversión financiera significativa
para responder a la demanda del mercado. El estudiar
a los proveedores para obtener los mejores precios
permite aplicar modelos de compras con rebajas de
precios. La administración de las mercancías en este
rubro debe considerar: máximos y mínimos, cantidad
económica del pedido, entre otros.
Productos
Preferencial
es
Bajo costo de
compra y alto nivel
de rotación.
Son productos con elevada demanda en el mercado o
dentro de la cadena de suministro. Es deseable
evaluar constantemente las políticas de compra de
este producto, así como la calidad en el servicio por
parte de quien lo suministra y también de los clientes.
Elaborada a partir de Parada (2009).
2.2.3. Costos de los inventarios.
Para Ducoing, Romero y Novelo (2004), los inventarios tienen costos asociados con
ellos: costos de pedir y de mantener. Los primeros tratan acerca de los costos de
especificaciones, órdenes de compra, entre otros; los de mantener incluyen costos
de alquileres del local (si los hay), depreciaciones, costos adquiridos por
financiamiento, etcétera. Cuando la demanda es incierta, se debe tomar en cuenta
una tercera clasificación de costos: costos de agotamiento. Estos costos pueden ser
44
el resultado de pedidos en situación de tránsito o por el retraso en la producción.
De cualquier manera, estos costos incluyen además el costo de pérdida de la buena
voluntad por parte del cliente.
2.2.4. Suministro de los inventarios.
La administración de la cadena de suministro juega un papel fundamental para las
empresas, debido al fenómeno mundial de la globalización en la actividad
comercial. El ideal de una cadena de suministro es una relación en la cual
proveedores, fabricantes, distribuidores y clientes sincronicen los procesos con el
objetivo de optimizar materias primas, producción y transporte. Una cadena de
suministro se forma con la suma de los elementos inmiscuidos, de manera directa
o indirecta, para cubrir plenamente las necesidades de los consumidores. La cadena
de suministro trabaja en 4 áreas fundamentales: Localización de recursos,
producción, inventario y transporte-distribución (Jana, Maity y Roy, 2013).
A manera de conclusión de este apartado se menciona que para lograr un control
perdurable de los inventarios es fundamental una adecuada coordinación y una
cooperación eficaz de los elementos del sistema que se trate (López, López, Luna
y Vázquez, 2011). Uno de los factores que determinan la competitividad de una
empresa son las políticas del control de inventarios que manejan a lo largo de la
cadena de abastecimiento (Gutiérrez y Vidal, 2014).
2.3. Los datos, la información y su manejo.
El objeto de la obtención de información es ser utilizada para los beneficios de la
sociedad (González, 2002). La información es esencial para el ser humano. Se
puede afirmar que es la base de su desarrollo, más aún de una organización, pues
una organización desinformada posee una gran desventaja que amenaza su
existencia (Rivas, 2003).
45
2.3.1. El concepto de datos.
Los datos son elementos con un valor primordial para generar conocimiento
(Bemporad, 2003), esto es, los datos son la médula de todo sistema de información.
Estos datos deben estar a disposición en el momento necesario, ser exactos,
consistentes e íntegros, (Kendall y Kendall, 2005). Bajo esta perspectiva la
incorporación y naturaleza de los datos se vuelve necesaria para idear información
útil en las organizaciones (Bustos, 2009).
Las actividades de recopilación y procesamiento de datos son indispensables para
sus respectivas funciones y para la toma de decisiones a futuro (Bemporad, 2003).
Si los datos no son manejados de forma excelente, éstos no podrán ser explotados
ni adecuados a los requerimientos de las empresas” (Estable, Espinosa y Barrios,
2007). De acuerdo con Olivares (2002), para llevar a cabo las actividades de análisis
de datos en la investigación se emplean 2 enfoques:
1. El exploratorio; instrumento visual auxiliado por gráficos y símbolos
matemáticos que tiene como propósito identificar patrones no anticipados a fin
de crear “un estado mental ante el conocimiento”.
El análisis exploratorio enriquece el conocimiento y aumenta la posibilidad de
obtener respuestas mejor fundamentadas para situaciones concretas. En
este tipo de análisis se utilizan herramientas como:
• Diagrama de caja y bigotes,
• Diagrama de tallo y hojas y,
• Diagrama de dispersión, por mencionar algunas.
2. El confirmatorio; que utiliza indicadores estadísticos para validar una
hipótesis. La media, la varianza, los coeficientes de correlación y regresión,
además de las pruebas de hipótesis, son las herramientas más utilizadas en
las ciencias sociales para el análisis de datos.
Continuando con Kendall y Kendall (2005) encontramos que los datos se pueden
almacenar, ya sea en archivos individuales elaborados con el fin de cubrir una
necesidad inmediata o bien, mediante el diseño de una base de datos, que no es
solamente un almacén de datos con definición formal y manejo central a fin de ser
utilizado en diferentes áreas de la organización. Las bases de datos son una fuente
46
que concentra la información, misma que tiene su núcleo en el sistema de
administración de la base de datos, el cual nos permite originar, modificar y
actualizar la información y generar informes en pantalla. Toda base de datos
necesita cubrir los siguientes objetivos de efectividad:
• Garantizar la consulta y utilidad de los datos por todos sus usuarios.
• Mostrar datos exactos y consistentes, de fácil acceso.
• Evolucionar conforme las necesidades de la organización cambien.
• Personalizar la consulta de manera adecuada brindando comodidad y
familiaridad en la interacción.
Conocida es la técnica de minería de datos, apta para localizar patrones que un
humano toma como imposibles o que no considera, tal vez porque no se puedan
identificar o ni siquiera se conozca acerca de la existencia de estos. Algunas
herramientas disponibles son el análisis estadístico, los árboles de decisiones, las
redes neuronales, los agentes inteligentes, la lógica difusa y la visualización de
datos. Los patrones interesantes a identificar tienen que ver con asociaciones,
sucesiones, agrupamientos y tendencias. Cada concepto es importante pues:
• Las asociaciones sirven para conocer que hechos ocurren al mismo
tiempo o en cadena.
• Las sucesiones son modelos de acciones que indican periodos de
ocurrencia de eventos.
• El agrupamiento se desarrolla en determinado grupo de individuos.
• Las tendencias indican tendencias del universo de estudio por cambiar de
gustos o de dirección.
Los datos se recopilan en la realidad, es decir, de personas, lugares o eventos y se
entienden mediante la descripción de ellos, a la que llamamos metadatos. En la
47
figura 2.1 se mencionan a grandes rasgos estos 3 elementos de los datos; la
realidad, los datos y los metadatos; con sus generalidades.
Figura 2.1. Elementos de los datos: la realidad, los datos y los metadatos, elaborada a partir de
Kendall y Kendall (2005).
2.3.2. La información y su manejo.
Para Barcos (2008), la información es algo invaluable. La calidad de las decisiones
en todos los niveles de la empresa se encuentran totalmente relacionados con la
calidad de la información que se posee. La información que genera nuevo
conocimiento en combinación con las habilidades de quien la analiza es
fundamental para lograr las metas y objetivos planteados, todas las acciones a
realizar deben estar en armonía con los demás elementos que participan.
González (2002) menciona que económicamente hablando, la información es
comercial y se difunde mediante diversos medios, impresos y/o digitales, donde su
48
precio es referente a la calidad de la información que presenta el medio y no al
material que la contenga. Su función en la economía es la de elevar la eficiencia y
efectividad para obtener productos y servicios siendo utilizada por el intelecto
humano como fabricante de saberes. En su aspecto productivo, la información es
trascendental en la subsistencia de los seres vivos para lograr una ventaja
competitiva. Como tal, la información no se consume, sino que contiene un valor
instrumental que coopera para alcanzar otros bienes, actúa como recurso
intermedio o de capital. La información no es solamente texto, incluye también
imágenes, gráficos, sonidos, fotografías, etcétera.
Continuando con González (2002), la información es inteligencia codificada, parte
fundamental en el crecimiento y avance de la humanidad. Al utilizarla podemos unir
esfuerzos y coordinar acciones en los procesos productivos y en la toma de
decisiones. La información es la parte estratégica de la empresa que debe seguir
cursos de acción establecidos sin interrupción, con el objetivo de lograr un alto
índice de ventaja competitiva (Vega y Rincón, 2008).
Las fases del proceso administrativo en la empresa deben alimentarse de este
esencial recurso (Rivas, 2003). Su empleo requiere alguna forma de procesamiento,
adaptación y reciprocidad, es decir, necesita un sistema de información. Los
sistemas de información son más que equipos de cómputo, pues combinan 3
elementos fundamentales: La administración, la organización y la tecnología (Ruiz,
2010).
Consultando nuevamente a Barcos (2008), un sistema de información es un
subsistema de la organización, caracterizado por:
• Un objetivo general que forme junto con otros subsistemas, un sistema de
control.
• Un objetivo operativo que elabore informes a otros niveles para la toma de
decisiones.
• Elementos: humanos, financieros, tecnológicos, materiales, mecánicos,
etcétera. A ello adicionar: Datos, soporte de datos o archivos, medios de
procesamiento e información resultante.
• Entradas: Datos originales o como resultado de las interacciones con otros
subsistemas.
49
• Salidas: Reportes.
• Estructura: Registro de datos, archivos, redes, etc.
• Plan de acción: Programas, procedimientos, interfaces, etc.
En Kendall y Kendall (2005) se menciona que la mejor manera de organizar la
información es mediante archivos a fin de que la operación, el diseño, la
administración y la toma de decisiones en una organización sean efectivos.
2.4. El enfoque de sistemas.
Al hablar de sistemas de información necesariamente debemos recurrir a la teoría
general de sistemas, que en el artículo escrito por Miranda y Valdez (2006) se
menciona que fue inducida por Bertalanffy, donde los sistemas (Unidad completa y
organizada, (Velázquez, 2000)) son formados por las entradas (inputs), el proceso
(black box o transformation process) y las salidas (outputs). Bertalanffy realizó una
teoría interdisciplinaria para difundir los obstáculos existentes en cada ciencia y
elaborar cursos de acción generales, a fin de que los descubrimientos efectuados
en una disciplina sirvan para resolver problemas en las demás (Velázquez, 2000).
Para Moreno y Domínguez (2000), cualquier sistema se retroalimenta con
información que colabora a su perfección y funcionamiento idóneo. La teoría de
sistemas contemporánea es afectada por la complejidad de la sociedad actual,
marcando diferencia en la objetividad de su análisis. Continuando la revisión del
mismo artículo encontramos que la teoría clásica de sistemas define al sistema
como un cúmulo de elementos interrelacionados que forman la unidad mediante la
interacción, donde sus características individuales son diferentes a las del conjunto.
Para Nieto (2013), el análisis de un problema consiste en dividir sus partes a fin de
indagar en ellas y poder pronosticar sobre su comportamiento. Este análisis se lleva
a cabo mediante el enfoque de sistemas, donde se presentan 3 fases:
• Identificar el sistema del que se estudiará una de sus partes.
• Investigar el proceder y las características de dicho sistema.
50
• Examinar el proceder y las características del objeto de estudio dentro del
funcionamiento del sistema.
Los trabajadores del área en conflicto deben colaborar para mejorar la efectividad
de sus procesos. La atención debe fijarse en mejorar los procesos y atender las
necesidades estratégicas de la empresa.
• Mejorar los procesos para eliminar, suprimir, simplificar, optimizar e
innovar aquellas tareas que no están produciendo valor en el sistema.
• Atender las necesidades estratégicas de la empresa entendiendo las
responsabilidades de cada persona dentro de la misma, con el fin de
eliminar el impacto negativo que produce la mala conducción de un área
en la estrategia organizacional.
• Lograr un equipo que “aprecie a los clientes,” tomando como ejemplo
algunos sistemas, como el ISO que trabaja con procesos enfocados en la
calidad para la satisfacción del consumidor o el modelo europeo de
excelencia, que trabaja con criterios encaminados a maximizar el
rendimiento final de la organización.
2.5. El manejo de los inventarios en el almacén mediante un sistema de información.
El sistema de información es el conjunto de elementos entrelazados que persiguen
el objetivo de cubrir las necesidades de información en una empresa para
incrementar sus conocimientos y tomar mejores decisiones (Peña, 2006). Éste tiene
la capacidad de auxiliar como instrumento metodológico para buscar la solución a
conflictos que tienen cierto nivel de complejidad, relacionados con las áreas,
recursos y medio en que se desarrolla la empresa (Escobar, Betancur, Palacio y
Muriel, 2008). Continuando con Peña (2006) se describe la utilidad de la informática
en nuestras actividades cotidianas como indispensable. Muchas empresas cuentan
ya con una computadora como recurso para el control y tratamiento de la
información. Es imperante que los colaboradores que intervienen en el manejo de
la información cuenten con los conocimientos necesarios para realizar sus tareas.
Los autores López, López, Luna y Vázquez (2011), mencionan que dentro del
almacén, un sistema de información puede administrar las actividades efectuadas
como los son: entradas y salidas de productos, generación de una bitácora de
actividades, elaboración de tarjetas de kardex, vale de activo fijo, notas de entradas
51
y salidas coincidentes, e Inventario de consumo de materiales Además se desea
que el sistema de información apoye como soporte administrativo para la
administración de los inventarios en el almacén, con el propósito de ofrecer
velocidad y seguridad en el manejo del mismo.
La norma ISO 12207:2008 nos menciona que el software conveniente para elaborar
sistemas de información es una herramienta que realiza los procesos, actividades y
tareas involucradas en la consecución de los objetivos. Para Kendall y Kendall
(2005) el software de un sistema funciona como fuente de información destinada a
ser de utilidad para los usuarios en un sinfín de actividades. La utilidad del software
depende de:
Que los datos puedan ser utilizados por los usuarios para tomar
decisiones.
Que los datos sean confiables, correctos y seguros.
Que el sistema pueda cambiar conforme las necesidades de los usuarios
sean diferentes y,
Que los usuarios no se preocupen por la manera en que los datos están
ordenados, el sistema debe ser amigable con el usuario.
El manual administrativo de aplicación general en materia de tecnologías de la
información y telecomunicaciones, MAAGTIC en lo sucesivo, concerniente a la
estrategia digital nacional 2010, aporta lineamientos autorizados para aprovechar
las tecnologías de la información y brindar un servicio funcional, de calidad y
oportuno para los usuarios. En el tercer lineamiento para la administración de
almacenes de las dependencias y entidades de la APF, se mencionan estos
deberes:
• Dotar de confiabilidad a los inventarios y efectividad en los registros.
• Apoyar en la determinación óptima de existencias por producto.
• Conocer los tiempos de reposición de los inventarios.
• Brindar confianza en los registros de movimientos del inventario.
52
• Identificar cualitativamente las existencias mediante la implementación de
un número de inventario, ID.
• Controlar la asignación de materiales a los servidores públicos.
En el cuarto lineamiento se menciona que:
• Para llevar a cabo dichos controles, las dependencias gubernamentales
deben tener un sistema informático donde consultar al momento las
entradas, salidas y movimientos en el inventario de los almacenes.
Las aplicaciones en materia de TIC del gobierno federal deben brindar de manera
rápida y transparente la atención a los usuarios y auxiliar para erradicar las prácticas
de corrupción en todas las oficinas gubernamentales. Esto es apoyado por el
proyecto de regulación base cero del gobierno federal que en su octavo elemento
menciona:
• Es indispensable eliminar todo reglamento, oficio o decreto que no sea
claro y justificable.
• Facilitar todo procedimiento y trámite que realizan las empresas para
acercar al gobierno con la gente.
• Brindar un servicio público eficiente.
• Fomentar el Uso de las tecnologías de la información y de la
comunicación.
• Eliminar toda norma que impida el desahogo de un trámite o servicio.
53
Peña (2006) señala los componentes del sistema de información, en la siguiente
figura 2.2 se mencionan.
Figura 2.2. Componentes del sistema de información, elaborada a partir de Peña (2006).
2.5.1. Objetivo del sistema de información.
López, López, Luna y Vázquez (2011), afirman que el objetivo de contar con un
Sistema de información es: Aportar resultados importantes que faciliten la
administración del almacén minimizando el tiempo, el esfuerzo, las confusiones y la
desinformación, logrando la mayor efectividad posible y un porcentaje alto de
confianza. Para conseguir el logro eficiente del objetivo es indispensable la
armonización de los componentes del sistema.
54
2.5.2. Beneficios del sistema de información.
Vega y Rincón (2008), señalan que las empresas son dueñas de un recurso
necesario para llevar a cabo sus operaciones: el conocimiento contenido en el
recurso humano que forma parte de ellas y, la información que manejan. El capital
que posee el recurso humano es la suma de todas las capacidades productivas que
adquiere al ir obteniendo conocimientos generales o específicos a través del tiempo.
Al complementar estos conocimientos con las herramientas tecnológicas
contemporáneas se busca implementar un sistema de información que aporte
beneficios tales como:
• Generar técnicas de trabajo adecuadas.
• Incitar el crecimiento de la empresa y elevar los niveles de productividad.
• Integrar los elementos de la empresa mediante herramientas, técnicas y
métodos efectivos para lograr un buen funcionamiento.
• López, López, Luna y Vázquez (2011), hacen énfasis en que el sistema de
información es una buena herramienta para controlar el proceso de la
adquisición de materiales.
2.5.3. El impacto del sistema de información en la organización.
Menciona Kendall y Kendall (2005), que en la empresa todos los sistemas y
subsistemas se combinan con el propósito de cumplir sus metas, además si alguno
de ellos sufre un cambio, todos los demás sistemas se ven afectados. Un sistema
eficaz transformará los datos entrantes en información oportuna mediante sus
funciones de revisión, actualización e impresión. Para realizar estas funciones la
empresa necesita contar con el personal, la materia prima y la información
adecuada para luego intercambiar sus productos con el mundo exterior.
El sistema necesita un mecanismo de control, actividad que realizan las planeación
y la retroalimentación como manera de coordinar sus recursos. Las salidas del
sistema se utilizan para medir y comparar el desempeño con las metas y con ello
especificar las entradas adecuadas. El objetivo es lograr un sistema inteligente que
sirva como reparador y regulador de esas situaciones conocidas como cotidianas.
Un caso excepcional seria aquel en el cual el sistema de información con ayuda de
55
la demanda actual y la pronosticada proponga una salida necesaria. En este caso
la compañía al utilizar el sistema sabrá que productos tienen la mayor demanda y
propone la nueva orden.
Un punto cumbre es analizar la viabilidad técnica, económica y operativa.
Técnicamente el analista del sistema comprobará que los recursos existentes sean
óptimos, en caso contrario evaluará la posibilidad de actualizar o aumentar los
recursos disponibles teniendo en cuenta los costos que conllevan estas actividades.
Económicamente se considera el tiempo del equipo desarrollador del sistema, el
tiempo de analizar al objeto de estudio, el costo del hardware y software comercial
o el desarrollo de la aplicación. Por último, operativamente se debe verificar que el
personal sea apto para manejar el sistema, que tenga disposición de usarlo y estén
contentos con su implementación.
2.5.4. Sistema de información documental e informático.
Los sistemas de información documental logran, almacenan, consiguen y ofrecen la
información que contienen los documentos, para controlar la problemática referente
a la representación y recuperación de estos. Así mismo determinan las necesidades
de información de los usuarios para los cuales existen (Sánchez y Valdés, 2008).
De acuerdo con López, López, Luna y Vázquez (2011), utilizar un tipo de software
para su implementación simplifica las actividades de los usuarios del sistema y
permite contar con información organizada en todo momento, que esta información
se encuentre en un contexto significativo y útil, y siga un procedimiento de forma
ordenada para lograr los objetivos planteados. Esta herramienta de información en
el inventario se compone de reglas, decisiones y lineamientos que guíen las
diferentes situaciones en el lugar. Este proceso se muestra en la figura 2.3 a
continuación.
56
Figura 2.3. Proceso para crear un sistema de información en un inventario, elaborada a partir de
Fogarty, Blackstone y Hoffmann, (1999).
2.5.5. Metodología de diseño del sistema de información.
El analista de sistemas diseñara una herramienta capaz de informar sobre la
entrada o flujo de datos, su procesamiento, su transformación, su almacenamiento
y su salida. Una metodología integral para la formulación de un sistema de
información incorpora las etapas de análisis, diseño, construcción e implantación.
Así, ésta metodología inicia en la planificación, donde toma en cuenta elementos
como el personal, las necesidades de información y la viabilidad del sistema, antes
57
de procurar la tecnología y software que se empleará en la construcción del mismo
(Sánchez y Valdés, 2008). López, López, Luna y Vázquez (2011), señalan las
etapas de análisis, diseño y construcción de los sistemas de información.
Etapa 1. El análisis de la información.
Esta primera fase comienza con una indagación previa de la información referente
al tema de estudio. Se utilizan técnicas de recopilación tales como la observación,
entrevista y encuesta a fin de conocer las necesidades de los usuarios potenciales
respecto al empleo de la información. También se examina y describe la situación
donde se advierten las necesidades de cambio (Martínez y Ríos, 2008). Peña (2006)
señala que para realizar un buen análisis debemos establecer las fases que
intervendrán en la etapa de planeación y en la etapa de los requerimientos.
a. Planeación. En esta primera parte se definen:
Objetivos. Compuestos por las metas y plazos definidos para alcanzar
cada etapa.
Estrategias. Los caminos a seguir para lograr el fin.
Recursos. Humanos, materiales y económicos a participar.
Plan de trabajo. Se formula un calendario de actividades en base al
tiempo, importancia recursos y compromiso que se hará.
b. Requerimientos. Se debe:
• Definir el caso de estudio. El tema central será la creación de un sistema
de información o la adecuación de uno ya existente.
• Identificar las áreas de la empresa que intervendrán, sus funciones,
relaciones y el nivel de compromiso con las otras áreas y con la
organización.
• Analizar los procedimientos para definir objetivos, secuencia de
actividades, periodicidad, responsables, relaciones y situaciones
especiales que imperan.
58
• Comparar la información para definir flujos, documentos y reportes
necesarios.
• Visualizar puntos críticos que entorpecen y limitan el adecuado
funcionamiento de los procesos actuales, observando los problemas más
habituales que se presentan y crean insatisfacción.
Etapa 2. El diseño del sistema de información.
Peña (2006) dice que la etapa de diseño del sistema de información necesita
comunicar el arreglo de las relaciones en el mismo. En Sánchez y Valdés (2008),
encontramos que existen diferentes herramientas de modelado para analizar los
procesos a fin de identificar las características más importantes. Entre dichas
técnicas citamos los diagramas de contexto, diagrama de flujo de datos que
describe el flujo de datos en el sistema, diagramas entidad relación, auditorias de la
información para definir las metas organizacionales, las limitaciones y necesidades
de los usuarios, entre otros.
También existen métodos para guiar la formulación del diseño de sistemas. Estos
métodos se relacionan por utilizar un enfoque inductivo “basado de la recopilación
y análisis de datos empíricos”, obtenidos del lugar donde el sistema se
implementará. Los 2 tipos de métodos se mencionan a continuación:
Diseño centrado en el usuario. El entorno donde se desarrollará el sistema
es analizado por el analista de sistemas, tomando en cuenta las necesidades
del usuario y la empresa, además de las actividades y el ambiente. Los
usuarios son fuentes para recabar información y participan para la indagación
del contexto.
Diseño participativo. Se diseñarán las metas y estrategias para el sistema de
información, mediante el conocimiento y evaluación que se obtenga de los
usuarios.
La finalidad es contar con un marco general de todas aquellas actividades que están
involucradas en el sistema de estudio. Para este trabajo se recomienda utilizar
también un software de modelado, a consideración del analista del sistema (López,
López, Luna y Vázquez 2011).
59
Elementos informáticos.
Terán (2014) menciona los dos tipos de elementos informáticos, que se definen a
continuación.
1. Duros: El hardware, el software y las telecomunicaciones.
• Hardware. Palabra formada por dos vocablos del anglosajón, Hard: que
significa “duro” y ware: que significa “cosas” por lo que el Hardware son los
componentes de la estructura física en el sistema de cómputo. El hardware
define tanto a los dispositivos internos (disco duro, tarjeta madre,
microprocesador) como externos de un equipo de cómputo (impresoras y
escáner).
• Software. Conjunto de programas o instrucciones codificadas que permiten
a la computadora realizar sus funciones. Dentro de estos programas
encontramos al sistema operativo y la paquetería.
a. Sistema operativo. Controla las actividades operativas de cada
computadora y de la red.
b. Paquetería. Aplicación de oficina para realizar los procesos
requeridos, como hojas de cálculo, bases de datos, procesador de
palabras, etcétera.
Para seleccionar el software a utilizar también se tiene que tomar en cuenta el
proveedor de los servicios y los costos, que varían de acuerdo al tipo de software
que se utilizara, básico o de soporte.
• Telecomunicaciones. Palabra formada a partir del vocablo griego “tele” que
significa “lejos o a distancia” y del vocablo latín “communicare” que significa
“poner en común, hacer partícipe, compartir”, resultando el significado para
la palabra como “compartir a distancia.
2. Suaves: Las personas y los procedimientos.
• Las personas. Desarrollan diferentes funciones dentro del sistema
informático, las personas pueden brindar apoyo en el área de soporte técnico,
realizando las siguientes actividades:
60
a. Seleccionar instalar y conservar el sistema operativo asignado a las
operaciones.
b. Modelar y asegurar la estructura de la base de datos.
c. Analizar y mejorar las necesidades y requerimientos del sistema.
d. Montar y desmontar dispositivos de almacenamiento necesarios para
la instalación, operación y conservación del sistema.
e. Apoyar en la operación de éste a los usuarios.
También las personas intervienen como operadores, llevando a cabo diferentes
actividades, como:
a. Preparar y adecuar el equipo que se utiliza en el proceso de datos.
b. Realizar y conservar las bitácoras e informes de las computadoras.
c. Documentar las actividades diarias, entradas y salidas al sistema.
d. Responsabilizarse del equipo instalado en el centro de cómputo.
• Los procedimientos. Son documentos que orientan las acciones e ilustran
las expectativas, ayudando a combatir los errores que se puedan suscitar.
Existen tipos de procedimientos entre los que se encuentran:
a. Procedimiento administrativo. Señala la secuencia de actividades
a seguir en las funciones sustantivas que se desempeñan.
Regularmente son flexibles y tienden a ser establecidos como
normas.
b. Procedimiento de operaciones. Establece la cronología de
actividades a seguir en las actividades adjetivas de la empresa, para
cada puesto de trabajo. Define la actuación de los operadores en
caso de no poder terminar el procedimiento.
61
c. Procedimiento de contingencias. Se utilizan en ocasiones de
emergencia, en caso de que el patrimonio de la empresa corra cierto
peligro. Pueden nunca utilizarse pero se debe conocer perfectamente
lo establecido en ello para actuar en esas situaciones.
d. Procedimiento del servicio de soporte. Abarcan el monitoreo,
evaluación y corrección en el centro de datos.
Estos procedimientos sirven como herramientas para establecer estándares, como:
a. Estándares de métodos. Sirven de guía para fijar prácticas
uniformes y técnicas comunes.
b. Estándares de desempeño. Se utilizan para medir el desarrollo de
una función en el procesamiento de datos.
Etapa 3. La construcción del sistema de información.
En Sánchez y Valdés (2008), se comienza por construir un modelo conceptual que
menciona las actividades humanas a llevar a cabo en el sistema, éste modelo se
representa después gráficamente. Luego, se transforma a modelos-objeto,
orientados a objetos, con las herramientas que se utilizarán en el sistema de
información
Se construye un prototipo que ayude a comprender los resultados del sistema hasta
satisfacer las necesidades que se buscan. El primer punto es la comunicación, aquí,
el analista del sistema y el usuario definen los objetivos generales, determinan los
requisitos conocidos y las áreas de oportunidad. El prototipo es evaluado por el
usuario, es retroalimentado hasta cubrir plenamente sus necesidades (López,
López, Luna y Vázquez, 2011).
Etapa 4. La Implantación del sistema de información.
En esta etapa se deben elaborar los planes y programas que guíen las acciones.
Se evalúa el sistema y se analizan los resultados. Se verifica la viabilidad, se
simulan operaciones para decidir sobre correcciones y propuestas de cambio y
62
mejora (López, López, Luna y Vázquez, 2011). Esta etapa se realiza para asegurar
que el sistema de información es funcional y a su vez es amigable con los usuarios
permitiéndoles su uso y evaluación (Kendall y Kendall, 2005).
Acciones y lineamientos básicos a tomar en cuenta para implantar el sistema de
información según Goitia, Sáenz y Bilbao (2008):
• Reconocer las actividades de mayor problemática. Detectar problemas
potenciales y sus posibles soluciones a fin de realizar propuestas efectivas
de arreglo y mejora.
• Comunicar a los diferentes departamentos de la empresa las actividades que
se realizarán, indicando las acciones que deben implementar junto con la
información que soporte esas decisiones.
• Registrar las acciones realizadas utilizando los formularios ideados para tal
fin, especificando responsables de su captación, tratamiento, uso y
periodicidad.
• Organizar, analizar y difundir la información mediante el método elegido para
la administración del sistema de información.
• Llevar a cabo todas las acciones necesarias para la implantación del sistema
de información, mismas que se evaluarán para definir el grado de
operatividad y eficiencia del sistema mediante los indicadores elegidos.
El sistema de información propuesto debe ir ganando madurez mediante su
rendimiento, gracias al conocimiento que aporte, a los resultados positivos y a la
mayor seguridad y certeza para la toma de decisiones. Una mayor confianza en el
éxito del sistema ocurre cuando se posee información clara y concisa, recordando
los lineamientos básicos siguientes.
• Identificar efectivamente las áreas de oportunidad en la empresa.
• Fijar objetivos realizables contando con los medios necesarios.
• Alimentar el sistema con recursos internos y externos, necesariamente,
debido a la limitación de recursos en la organización.
63
• Consensuar el proyecto, pues será patrimonio de la empresa.
• Estable, Espinosa y Barrios (2007), mencionan que todos los colaboradores
de la empresa deben conocer el sistema de información e involucrarse en su
mantenimiento.
• Se deben considerar los cambios organizacionales entrelazados con la
estrategia empresarial, con los recursos humanos, técnicos, administrativos
y con toda la estructura en general, pues la empresa es un sistema de
relaciones (figura 2.4).
Figura 2.4. La empresa representada como un sistema de relaciones, tomada de Estable, Espinosa
y Barrios (2007)
64
Etapa 5. La evaluación del sistema de información.
En Kendall y Kendall (2005) encontramos la descripción de esta etapa a través de
todo el ciclo de vida del desarrollo del sistema, mismo que es considerado por todos
los involucrados y sus aportaciones son útiles para buscar una mejora futura. A su
vez este proceso realiza el seguimiento necesario a la implementación del sistema.
Este se evalúa como exitoso si proporciona utilidades para la corporación, por el
contrario se percibe deficiente si es falto de utilidades y su destino es el fracaso.
Esta utilidad de que se habla es perceptible al responder las preguntas de quién,
qué, cuándo, cómo, dónde y por qué utilizar el sistema de información. Las
preguntas se contestarán cuando el sistema nos proporcione los elementos para
determinar:
• ¿Quién es el responsable de utilizar las salidas del sistema y tomar las
decisiones?
• ¿Qué forma tomarán los resultados obtenidos y qué formato es el indicado
para facilitar el análisis de la información?
• ¿Dónde debe ser distribuida la información a fin de contar con respaldos
suficientes para su utilidad en el futuro?
• ¿Cuándo llegará la información a fin de que sea útil? La información
anticipada o extemporánea ocasiona cometer errores y confusiones. No hay
nada como contar con la información adecuada en el tiempo indicado
• ¿Cómo es introducida y utilizada la información? El funcionario responsable
necesita poseer la habilidad para implantar las decisiones, mantener el
sistema de información operando y que arroje resultados satisfactorios y
duraderos.
• ¿Por qué se implementó el sistema de información? Dicha aplicación
aportara valor si se encuentra ligada con los objetivos y las prioridades del
responsable de tomar las decisiones.
65
2.6. La base de datos en el sistema de información.
Las bases de datos, señala Tello (2003), se ubican en todos los niveles de la
empresa no haciendo diferencia entre el tipo de información o el tamaño de la
organización. Una base de datos es aplicable a todas las áreas del saber humano
y se utiliza como generadora de conocimiento. Ésta base de datos debe ser común
en la organización y apoyar a la interpretación de los datos (Kendall y Kendall,
2005). Una base de datos ofrece inequívocamente 2 ventajas fundamentales:
Tiempo y toma de decisiones. Elaborarla adecuadamente ofrece la información
requerida en el momento oportuno (Tello, 2003). Sus objetivos de efectividad
(Kendall y Kendall, 2005) son:
• Asegurar que los datos se puedan compartir en diferentes aplicaciones.
• Mantener datos precisos y oportunos.
• Confirmar que los datos necesarios para las aplicaciones de la empresa sean
de fácil acceso.
• Permitir a los usuarios de la base de datos elaborar la vista de datos que
prefieran y apoye en la toma de decisiones.
Para lograr estos objetivos la base de datos debe ser exacta en los datos que
manejará definiendo adecuadamente sus características físicas: tipo, longitud y
código de equivalencia. Necesita estructurarlos de acuerdo a su naturaleza,
actualización y uso en la generación de resultados. Establecer el modelo de los
datos en archivos y sus respectivas relaciones de manera lógica. Por último, ofrecer
un formato de presentación de la información con orden (Peña, 2006).
2.7. La seguridad informática en el sistema de información.
Para Dussan (2006), un sistema de información puede ser dañado fácilmente sino
se toman medidas preventivas. El sistema de redes se encuentra cada vez más
vulnerable ante virus informáticos, spam, código malicioso, etcétera. Para la
solución de este problema, se busca asegurar a los elementos de la información:
• La misma información,
66
• Los equipos que la soportan y,
• Las personas que la utilizan.
Esto se lleva a cabo mediante principios aplicables a la seguridad.
• En primer lugar mencionamos el principio de integridad, mediante el cual
mantenemos la confianza de que la información utilizada en la organización
no será modificada en su texto y, por lo tanto, es íntegra.
• El principio de confidencialidad debe asegurar que únicamente la persona
indicada maneje la información.
• La disponibilidad: contar con la información requerida en el momento
necesario.
Un elemento de suma importancia es crear en los colaboradores conciencia en el
manejo de la información, pues se necesita que ellos ayuden en el cuidado de la
misma. A su vez, el realizar un análisis y evaluación de riesgos en la empresa nos
ofrecerá conocer las vulnerabilidades que existen para planear la manera de
contrarrestarlas.
En el MAAGTIC, nivel de administración de gobierno, proceso de control, se señalan
los lineamientos a seguir para mantener la seguridad de los datos y la información,
desde el origen de los datos, los mecanismos de recolección, almacenamiento y
hasta la presentación de resultados en las evaluaciones.
Hacer caso de los lineamientos del MAAGTIC es fundamental debido a que dicho
manual indica los lineamientos que deben cuidar las instituciones gubernamentales
al manejar sistemas de información. Por lo tanto, si no se toma en cuenta lo
establecido en el MAAGTIC este trabajo podría no ser tomado en cuenta.
CAPÍTULO 3
68
CAPÍTULO 3. DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
Teniendo en consideración el plan nacional de desarrollo (2013-2018), aprobado en
el DOF el 20 de mayo del 2013 que sugiere dentro de la estrategia transversal, un
gobierno cercano y moderno, implementar una estrategia digital nacional para
promover la adopción y el avance en materia de TIC’s, se observa la necesidad de
estimular la mejora en la administración de las actividades de las dependencias y
entidades de la administración pública federal.
Bajo este tenor y con el objetivo de hacer uso de las tecnologías de la información
para obtener el máximo beneficio en términos de control, aumentando la eficacia y
eficiencia en el almacén de módulos físicos del INEA-Chalco, es que se lleva a cabo
el diseño de este sistema de información. En las siguientes páginas se describen
los elementos y actividades que se llevan a cabo en el almacén de módulos físicos
del INEA-Chalco para continuar con una propuesta de actividades utilizando el
sistema de información.
Luego se muestran las tablas generadas, éstas tablas se formaron con las entidades
existentes y como último punto se presenta la construcción del sistema de
información mediante las relaciones identificadas.
En la etapa 2 del diseño del sistema de información de este trabajo se definieron los
elementos informáticos. La tabla 3.1 detalla sobre los elementos informáticos duros
existentes.
3.1 Elementos informáticos duros (hardware, software y telecomunicaciones)
utilizados en el almacén de módulos físicos del INEA-Chalco CZ-28.
A continuación se presenta la tabla 3.1 con los elementos informáticos duros del
INEA-Chalco para operar el sistema de información.
69
Tabla 3.1. Elementos informáticos duros del INEA-Chalco.
Tipo de elemento Descripción Número de ejemplares
Observaciones
1. Hardware
a. Monitor Monitor a color de 17" marca COMPAQ, modelo s-7500
1 Descontinuado
b. CPU Unidad central de proceso marca COMPAQ, modelo evo Pentium 4
1 Descontinuado
c. No-break
Unidad de energía ininterrumpible marca isola basic, modelo micro sr 500 net, con capacidad de 0.5kva/300 watts, número de serie e09h10442.
1 En uso para soportar una laptop
2. Software
a. Sistema Operativo
Windows XP, elaborado e implementado por la compañía norteamericana Microsoft. Conjunto de programas que permiten administrar los recursos de una PC y controlar el hardware desde los niveles más significativos.
1 Windows XP
b. Paquetería Microsoft Office
Suite ofimática que combina programas de escritorio, servidores y servicios para el sistema operativo.
1 Principalmente utilizan Word y Excel
3. Telecomunicaciones
a. SIMADI
Sistema de requerimiento de material didáctico, en el que se realiza la solicitud de dicho material para cubrir la demanda trimestral en el almacén de módulos físicos del INEA-Chalco CZ-28.
1 Necesario
b. SASA
Sistema automatizado de seguimiento y acreditación, de control escolar en el que se registra la incorporación, atención, acreditación y certificación de los jóvenes y adultos atendidos por el INEA a nivel nacional.
1 Necesario
c. Correo Electrónico
También conocido como e-mail, es una aplicación que facilita la comunicación a través de sistemas electrónicos gratuitos.
1 Para realizar una consulta exterior
Elaboración propia.
70
3.2. Elementos informáticos suaves (las personas y los procedimientos) utilizados en el almacén de módulos físicos del
INEA-Chalco CZ-28.
De la misma manera en la siguiente tabla 3.2 se definen los elementos informáticos suaves que se utilizan en el INEA-
Chalco
Tabla 3.2. Elementos informáticos suaves del INEA-Chalco.
Elaboración propia.
Elementos Informáticos Suaves
Tipo de elemento Descripción Número de colaboradores
Observaciones
1. Las personas
a. Jefe del área de informática
Alberto Córdova Sedano, jefe del departamento de informática, cubículo en primer piso de la Coordinación de Zona.
1 Responsable directo de la situación de educandos.
b. Responsable del área de almacén.
Juan Carlos Tolama Anaya, responsable del almacén de módulos físicos, labora en el área de almacén de la Coordinación de Zona.
1 Responsable del abasto, rotación y control del inventario de material físico.
c. Apoyo de operaciones de almacén
C. Jaime, apoyo de operaciones en el almacén de módulos físicos, labora en el área de almacén de la Coordinación de Zona.
1 Realiza actividades de apoyo en el surtido del material a las figuras solidarias.
2. Los procedimientos
a. Procedimiento SIMADI
Procedimiento para realizar la solicitud de módulos físicos, de la Coordinación de Zona a oficinas centrales.
1 Contiene reglas necesarias para cumplir su propósito
b. Procedimiento de solicitud de módulos de las figuras solidarias
Procedimiento interno de la Coordinación de Zona para satisfacer la demanda de módulos físicos por parte de las unidades operativas.
1 Especificado de manera oral, empírica
71
3.2.1. Los procedimientos.
Los procedimientos existentes en el INEA-Chalco para realizar las actividades en el
almacén se documentan a continuación. Para mostrar cada uno de estos
procedimientos se identifican mediante letras, según lo siguiente:
El procedimiento A señala las actividades que realiza el INEA-Chalco, CZ-28
para abastecer el inventario.
El procedimiento B señala las actividades que realiza el INEA-Chalco para
abastecer a las unidades operativas.
La tabla 3.3, 3.4 y 3.5 nos permiten conocer el procedimiento A, que señala las
actividades que lleva a cabo el INEA-Chalco para abastecer el inventario.
72
Procedimiento A. Actividades que realiza el INEA-Chalco, CZ-28 para abastecer el inventario.
Tabla 3.3. Procedimiento para abastecer el inventario.
Elaboración propia.
73
Tabla 3.4. Actividades que realiza el INEA-Chalco, CZ-28 para abastecer el inventario, continuación.
Elaboración propia.
74
Tabla 3.5. Actividades que realiza el INEA-Chalco, CZ-28 para abastecer el inventario, continuación.
Elaboración propia.
75
Procedimiento B. Actividades que realiza el INEA-Chalco para abastecer a las unidades operativas.
El siguiente procedimiento detalla las actividades que se realizan en la coordinación de zona para abastecer a las unidades
operativas con los módulos físicos que solicitaron, tablas 3.6 y 3.7.
Tabla 3.6. Procedimiento para solicitar módulos a la coordinación de zona.
Elaboración propia.
76
Procedimiento B. Actividades que realiza el INEA-Chalco para abastecer a las unidades operativas, continuación.
Tabla 3.7. Procedimiento para solicitar módulos a la coordinación de zona, continuación.
Elaboración propia.
77
3.3. Propuesta de actividades en colaboración con el sistema de información.
Con el análisis elaborado tenemos las herramientas suficientes para proponer las actividades que se llevan a cabo en el almacén del INEA-Chalco con ayuda del sistema de información.
1. Recibe formato “solicitud de material didáctico.xlsx” del instituto estatal.
2. Elabora solicitud de módulos del trimestre con apoyo del sistema de información, figura 3.1.
Figura 3.1. Acciones para elaborar la solicitud trimestral de módulos físicos con ayuda del sistema
de información, elaboración propia.
3. Envía solicitud de módulos del trimestre.
4. Recibe solicitud de módulos del trimestre.
5. Verifica el buen estado de los módulos. Constatar las cantidades recibidas
con las solicitadas.
78
6. Resguarda los módulos físicos y reportar incidencias.
7. Registra las entradas al inventario, consulta las nuevas existencias y genera
el reporte, figura 3.2.
Figura 3.2. Registro, consulta y reporte de existencias en el inventario, elaboración propia.
8. Envía reporte de existencias a las unidades operativas para que soliciten sus
módulos físicos, figura 3.3.
79
Figura 3.3. Técnico docente envía el reporte de existencias generado en el sistema de información,
elaboración propia.
9. Recibe solicitud de material por cada unidad operativa.
10. Revisa solicitud firmada, adjuntos todos los recibos que comprueben la
solicitud de módulos por cada educando de cada unidad operativa.
11. Registra solicitud de cada módulo en el sistema SASA por educando, toma
nota de las irregularidades en el proceso de registro.
12. Regresa solicitud a técnico docente con módulos cargados y cancelados.
13. Entrega módulos cargados al técnico docente, previo registro de salida en el
sistema de información, figura 3.4.
80
Figura 3.4. Registro-entrega de módulos solicitados a coordinación de zona, elaboración propia.
14. Archivar firma de reporte.
3.4. Metodología aplicada al sistema de información del INEA-Chalco.
En el capítulo 2 del fundamento teórico, punto 2.5.5 de este trabajo se menciona la
metodología para diseñar un sistema de información integral. Esta metodología
comprende las etapas de análisis, diseño, construcción e implantación. Otros
autores toman en cuenta también una etapa de evaluación. Para este trabajo se
desarrollan las primeras 3 etapas, quedando la implantación y la evaluación para
trabajos posteriores, debido a que se realiza solo la propuesta del sistema de
información. En las siguientes páginas se desarrollan las etapas estudiadas.
81
3.4.1. Etapa de análisis.
Para realizar el diseño del sistema de información se toma en cuenta los siguientes
aspectos.
Objetivo general.
Diseñar un sistema que facilite el control y abasto del almacén de módulos físicos
para mejorar el servicio que se ofrece en el INEA-Chalco CZ 28.
Objetivos específicos.
1. Diseñar un sistema para capturar la información asegurando la integridad de
la misma.
2. Consultar y generar reportes del nivel de inventario por módulo en un
momento dado.
3. Generar una herramienta que facilite las actividades administrativas y la toma
de decisiones en el almacén de módulos físicos de acuerdo a los
requerimientos.
Caso de Estudio.
Este estudio tiene el propósito de desarrollar un sistema de información adecuado
a la organización. En el INEA-Chalco no existe un sistema de información para esta
área, será de nueva creación.
Estrategias.
Resultado del análisis FODA hecho en el INEA-Chalco se proponen 10 estrategias
que se muestran en la parte central de la matriz FODA disponible en la siguiente
tabla 3.8. Las estrategias se muestran consecutivas mediante el número
correspondiente a la fortaleza o debilidad identificada, en combinación con la letra
asignada a las oportunidades y amenazas establecidas.
82
Tabla 3.8. Matriz FODA del INEA-Chalco.
Elaboración propia.
3.4.2. Etapa de diseño.
En primer lugar se generaron las tablas del sistema de información. Estas tablas
contienen las entidades identificadas y sus atributos. El diseño en tablas permite
visualizar cada atributo y su posible relación con otras entidades. A continuación se
muestran las tablas desde la 3.9 y hasta la tabla 3.18, del sistema de información.
Matriz FODA
Fortalezas Debilidades
1. Experiencia de los colaboradores
1. Bajos salarios
2. Excelentes sistemas informáticos a nivel regional.
2. Ambiente laboral tenso
3. Equipos descontinuados con capacidad limitada.
4. Falta de motivación en RH
OPORTUNIDADES
1b. Negociar alianzas de
colaboración con Instituciones de tecnología informática y/o educativa.
4a. Presentar resultados satisfactorios periódicamente a los colaboradores.
a. Amplia demanda de los servicios por parte de la población.
1b. Negociar el desarrollo de sistemas informáticos.
3b. Gestionar equipos actualizados.
b. Convenios con instituciones públicas y privadas.
2c. Solicitar apoyo a expertos. 2b. Planear
capacitaciones informáticas para el personal.
c. Programas gubernamentales.
AMENAZAS 1b. Realizar campañas para
recabar apoyo externo.
2b. Realizar reuniones
para reconocer la labor de los empleados destacados
a. Regulaciones gubernamentales
1a. Idear un plan para enfrentar las contingencias por regulaciones negativas.
4c. Fomentar la participación de aprendizajes en línea para los colaboradores
b. Presupuesto
c. Avance tecnológico
83
Cada tabla a su vez genera un catálogo. Estos catálogos aparecen numerados y se
indica a que corresponde cada uno.
Catálogo 1. Catálogo de módulos.
Se recopiló la información que identifica a cada módulo utilizado en el INEA y que
es útil para este sistema. El módulo cuenta con una clave y con un nivel que lo
diferencia, tabla 3.9.
Tabla 3.9. Módulos del MEVyT
Módulos del MEVyT
No Clave
del Nivel Clave del Módulo
Descripción
1 B1E ELP La palabra
2 B1E EPE Para empezar
3 B1M MME Matemáticas para empezar
4 B2C CVC Vamos a conocernos
5 B2C CVM Vivamos mejor
6 B2E ELE Leer y escribir
7 B2E ESL Saber leer
8 B2M MCU Cuentas útiles
9 B2M MFM Figuras y medidas
10 B2M MNU Los números
11 B3C CNH México nuestro hogar
12 B3C CNP Nuestro planeta la tierra
13 B3E EHE Hablando se entiende la gente
14 B3E ESA Para seguir aprendiendo
15 B3E EVE Vamos a escribir
16 B3M MFP Fracciones y porcentajes
17 B3M MIG Información y gráficas
18 B3M MOA Operaciones avanzadas
19 D4C CRT Las riquezas de nuestra tierra
20 D4E END Nuestros documentos
21 D4F FCE Tu casa, mi empleo
22 D4F FEC Ser padres, una experiencia compartida
23 D4F FEH La educación de nuestros hijos
24 D4F FES Para enseñar a ser
25 D4F FHS Hágalo por su salud sexual y reproductiva
26 D4F FHV Un hogar sin violencia
27 D4F FM1 Para crecer de los 0 a los 18 meses
28 D4F FM2 Para crecer de los 18 meses a los 3 años
29 D4F FM3 Para crecer de los 3 a los 6 años
30 D4F FVC Nuestra vida en común
31 D4I IAI Aprovecho internet
32 D4I ICO Escribo con la computadora
33 D4I IIC Introducción al uso de la computadora
34 D4I IX1 Ordeno y calculo con la computadora
35 D4I IX2 Hago presentaciones con la computadora
84
36 D4J CMA Por un mejor ambiente
37 D4J CVS Vida y salud
38 D4J JAE Manejo mis emociones
39 D4J JEM Embarazo un proyecto de vida
40 D4J JFD Fuera de las drogas
41 D4J JJT Jóvenes y trabajo ¡empiezo a buscar chamba!
42 D4J JSJ Ser joven
43 D4J JSX Sexualidad juvenil
44 D4J SAG Aguas con las adicciones
45 D4T RPC Producir y conservar el campo
46 D4T TMN Mi negocio
47 D4T TMT Ser mejor en el trabajo
48 D4T TOB Organizo mi bolsillo y las finanzas familiares
49 D4T TPG Para ganarle a la competencia
50 D4T TTN Crédito para tu negocio
51 D4U SPT Protegernos tarea de todos
52 D4U UAC Aprendamos del conflicto
53 D4U UCP Ciudadanía participemos activamente
54 D4U UJA Cuando enfrentamos un delito
55 D4U USM Somos mexicanos
56 D4U UVD Nuestros valores para la democracia
Elaboración propia.
Catálogo 2. Catálogo de Municipios.
El INEA Chalco tiene influencia actualmente en 2 municipios, Valle de Chalco
Solidaridad y Chalco de Díaz Covarrubias, de los cuales se consideraron los
siguientes elementos, tabla 3.10.
Tabla 3.10. Municipios de influencia del INEA-Chalco.
Municipios de atención.
Número Iniciales
Estado de México
Nombre del municipio Clave municipal
1 EM Valle de Chalco Solidaridad 122
2 EM Chalco de Díaz Covarrubias 025
Elaboración propia.
85
Catálogo 3. Catálogo de niveles.
Este catálogo se refiere a los 3 niveles que se estudian en el INEA, inicial, intermedio
y avanzado. También toma en cuenta los módulos diversificados que es una
variante disponible para estudiar en el nivel intermedio o avanzado como
complemento. Tabla 3.11.
Tabla 3.11. Niveles del MEVyT.
Educación por niveles.
Clave del nivel Descripción
B1E Inicial español
B1M Inicial matemáticas
B2C Intermedio ciencias
B2E Intermedio español
B2M Intermedio matemáticas
B3C Avanzado ciencias
B3E Avanzado español
B3M Avanzado matemáticas
D4E Diversificados de lengua y comunicación
D4F Diversificados de familia
D4I Diversificados de alfabetización tecnológica
D4J Diversificados de jóvenes
D4T Diversificados de trabajo
D4U Diversificados de cultura ciudadana
Elaboración propia.
Catálogo 4. Catálogo de Periodos.
Describe los periodos establecidos para recibir el abasto de módulos en el almacén,
tabla 3.12.
Tabla 3.12. Periodos programados para solicitud de Módulos
Catálogo de periodos Año Clave del trimestre Descripción
2015 1 ENE/MAR
2016 2 ABR/JUN
2017 3 JUL/SEP
2018 4 OCT/DIC
Elaboración propia.
86
Catálogo 5. Catálogo de status.
Describe el status de atención de los módulos. Un educando del INEA puede tener
un módulo en atención, módulo aprobado, módulo cancelado o módulo pendiente,
tabla 3.13.
Tabla 3.13. Municipios de influencia del INEA-Chalco.
Status de atención
Descripción Clave
Aprobado 1
Cancelado 2
Pendiente 3
Atención 4
Elaboración propia.
Catálogo 6. Catálogo de técnicos docentes.
Este catálogo reúne todos los datos de identificación de los trabajadores de base,
técnicos docentes, responsables de cada unidad operativa en la coordinación de
zona, tabla 3.14.
87
Tabla 3.14. Catálogo de técnicos docentes.
Elaboración propia.
Técnicos docentes.
No RFE del Técnico Nombre (S) Apellido paterno Apellido materno Correo electrónico Teléfono
1 GURI660105D16 Isabel Gudiño Ruiz [email protected] 5578946123
2 HIGJ601224PX8 Jacob Hidalgo Guerrero [email protected] 5546895231
3 MACL880323T68 Lilia Lourdes Martínez Carrillo [email protected] 5548795632
4 MECC610408FA2 Carlos Alberto Mendoza Cabello [email protected] 5588967412
5 MESY850118V1A Jazmín Mejía Santana [email protected] 5521345748
6 PALL6002295Q9 María Leticia Pacheco Linares [email protected] 5544878962
7 PEPI520628SF4 Irene Pérez Pérez [email protected] 5524585965
8 SOSF500501AI7 Felipe Solís Sánchez [email protected] 5531246789
9 TOCL650111EEA Ma de la luz Torres Carrillo [email protected] 5529719200
10 VAJF721203LD6 Francisco Javier Valtierra Juárez [email protected] 5500112458
11 VALR720904IS1 Rosalía Vázquez López [email protected] 5522001475
12 VILR6106191T8 Rosa Lilia Vidal Lima [email protected] 5522003314
88
Catálogo 7. Catálogo de unidades operativas.
Catálogo que reúne los datos de cada unidad operativa participante en la coordinación de zona, relacionando la unidad
con su responsable en la columna RFE del técnico docente, tabla 3.15 y 3.16.
Tabla 3.15. Unidades operativas del INEA-Chalco.
Unidades operativas
No Clave Nombre de la unidad operativa
Dirección Municipio RFE del técnico
docente Número de
registro
1 110
Iglesia de Nuestra
Señora de Juquila
Av. Cuauhtémoc mz 69 lt 13, s/n, col. San miguel Xico 2a sección, cp. 56513, entre Cuitláhuac y Vicente lombardo toledano, tel. 155-0. Ref. A un lado de tienda Telcel
1 TOCL650111EEA I-15-028-02
2 111 CDC San Marcos
Vicente guerrero, s/n, s/n, col. Nueva Guadalupe Victoria, cp. 56643, entre nacional y Nicolás Bravo, ref. Se ubica en el centro de desarrollo comunitario
2 HIGJ601224PX8 I-15-029-02
3 112 Escuela de Belleza San
Isidro
Av. Comonfort mz. 445, 10 a, col. San isidro, cp. 56617, ref. Se encuentra en la escuela de belleza san isidro
1 MESY850118V1
A I-15-044-02
4 113 CEBIS Alfredo
Baranda
Av. Tezozómoc, s/n, s/n, col. Alfredo baranda, cp. 56617, entre av. Anáhuac y av. Tezozómoc, tel. 722-0. Ref. Domicilio conocido , (a un costado de la secundaria)
1 TOCL650111EEA I-15-048-02
5 114 CDC
Ayotzingo
Independencia, s/n, Col. Barrio santa cruz Ayotzingo, cp. 56623, entre Morelos y Emiliano Zapata, ref. En el centro de desarrollo comunitario
2 MACL880323T68 I-15-058-02
6 115 ITUM-Ing. Ariel palma de Jesús
Hidalgo, 39, col. Centro barrio la conchita, cp. 56600, tel. 155-0. Ref. A dos cuadras del centro de Chalco
2 VILR6106191T8 C-15-001-10
Elaboración propia.
89
Catálogo 7. Catálogo de unidades operativas, continuación.
Complemento de la tabla 3.15 anterior, se muestra información de las unidades operativas de la coordinación de zona,
tabla 3.16.
Tabla 3.16. Unidades Operativas del INEA-Chalco, continuación.
Unidades operativas
No Clave Nombre de la
unidad operativa
Dirección Municipio RFE DEL TÉCNICO DOCENTE
Número de registro
7 116 Biblioteca
Cuautzingo
José María Morelos, 40, s/n, col. San Gregorio Cuautzingo, cp. 56640, entre matamoros y Lerdo de tejada, ref. Se instalara en la biblioteca Cuautzingo
2 PALL6002295Q9 C-15-002-12
8 117 Iglesia de
nuestra señora de la soledad
C. Oriente 38 A mz5 lt 73, s/n, s/n, col. Guadalupana 1era sección, cp. 56614, tel. 155-0. Ref. En la capilla de nuestra señora de la soledad. En la sala de usos múltiples
1 GURI660105D16 I-15-003-04
9 118 IMSS Chalco Av. Cuauhtémoc y mina, 26, s/n, col. Chalco centro, cp. 56600, entre mina tel. 55-0. Ref. IMSS de Chalco
2 VILR6106191T8 I-15-020-03
10 119 Chris college Antonio Díaz Covarrubias, mz 1150, lt 2, col. San isidro, cp. 56617, entre oriente 14 y oriente 15, tel. 55-0. Ref. En las instalaciones del instituto Chris college
1 VALR720904IS1 I-15-024-02
11 120 Delegación Alfredo del
Mazo
Pte. 5 y av. Soto y gama, s/n, s/n, col. Alfredo del mazo, cp. 56619, entre avenida soto y gama, ref. Y avenida soto y gama
1 PEPI520628SF4 I-15-025-02
12 121 Centro cultural
regional
Av. Cuauhtémoc, esq. Esc. Sec. Técnica, s/n, s/n, col. Centro, cp. 56600, entre av. Cuauhtémoc y esq. Esc. Sec. Técnica, tel. 55-0. Ref. Centro cultural Chimalpain
1 MACL880323T68 I-15-026-02
13 175
Centro de estudios
integrales YIREH
Norte 4 manzana 878 lote 13 colonia Niños Héroes, Valle de Chalco Solidaridad, cp. 56610
1 MECC610408FA
2 CZ_28_1350
Elaboración propia.
90
Formato para registro de educandos vinculados.
Esta tabla 3.17 se utiliza para dar de alta nuevos educandos al sistema. El vínculo en esta herramienta es con la tabla de
unidades operativas, mediante la columna “clave uo”.
Tabla 3.17. Formato de registro de educandos vinculados en el sistema de información.
Registro de educandos vinculados
No RFE del educando Nombre del educando Apellido paterno Apellido materno Clave uo
Elaboración propia.
91
Formato para el control del inventario.
La tabla 3.18 que se describe a continuación se utiliza para controlar las altas, bajas y cambios en el sistema de
información. Vincula las tablas: Inventario, catálogo de educandos vinculados, catálogo de módulos y periodos.
Tabla 3.18. Formato de control de inventario.
Inventario Motivo de la baja
ID en inventario
RFE del educando
Clave del módulo
Trimestre Fecha de entrega
Fecha de baja
Módulo en
atención
Módulo aprobado
Módulo cancelado
Año
Elaboración propia.
92
3.4.3. Etapa de construcción.
El sistema de información se construyó de acuerdo a las siguientes relaciones identificadas con apoyo de las tablas que ya
se mencionaron. Cada rectángulo contiene el nombre de una tabla existente en el sistema de información y al relacionarlas
podemos consultar información de múltiples tablas en una sola pantalla de acuerdo a las necesidades de los usuarios.
Imagen 3.5. Relaciones del sistema de información, elaboración propia.
CAPÍTULO 4
94
CAPÍTULO 4. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
Como capítulo 4 se presenta la propuesta del sistema de información diseñado
tomando en cuenta la literatura consultada y los conocimientos que se tienen de la
organización. De la revisión bibliográfica se resalta lo establecido por López, López,
Luna y Vázquez (2011), al mencionar como inevitables las etapas de análisis,
diseño y construcción de los sistemas de información, mismas que Sánchez y
Valdés (2008) señalan como partes de una metodología integral.
De Barcos (2008) se tomó en cuenta lo referente a los elementos informáticos y con
ello hacer uso de lo descrito por Peña (2006) para comenzar las etapas de análisis
y diseño del sistema de información además de utilizar lo mencionado por Sánchez
y Valdés (2008) para la etapa de construcción del mismo. El almacén de módulos
físicos del INEA requiere controlar las existencias de forma que disminuya el tiempo
de respuesta y se facilite la toma de decisiones, estas ventajas se pueden obtener
según lo descrito por (Kendall y Kendall, 2005) con una base de datos que se
desarrolló en microsoft access.
Este sistema de información también está compuesto por reglas, decisiones y
lineamientos que guíen las diferentes situaciones en el lugar según lo escrito por
López, López, Luna y Vázquez (2011).
Para comenzar describimos los elementos necesarios para el sistema de
información y los lineamientos a seguir a fin de lograr una operación exitosa.
4.1. Elementos:
4.1.1 Financieros. Este elemento consiste en elegir la mejor opción para la
empresa en términos monetarios, para adquirir, contratar y mantener el
sistema de información. El aspecto a financiar para llevar a cabo este
sistema se menciona en los siguientes elementos: 4.1.2 software, 4.1.3
materiales y 4.1.4 administrativos.
4.1.2 Software: Se propone utilizar los programas de oficina microsoft office
Excel 2013 y microsoft office access 2013, por su facilidad de adquisición
y de operación.
95
4.1.3 Materiales. Computadora de escritorio, papelería, no break, impresora y
mobiliario de oficina.
4.1.4 Administrativos. Este rubro está compuesto por las personas
responsables del manejo del sistema de información, reglas y
lineamientos aplicables. En el caso del INEA-Chalco, lo realiza el
responsable del área de almacén en colaboración con una persona que
funge como apoyo de almacén, mismas que deberán aplicar las reglas,
lineamientos y normas establecidas en este sistema de información.
4.2 Financiamiento: Se utilizaron los recursos del Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnología y del Instituto Politécnico Nacional, para el diseño de la propuesta y,
la presentación ante el INEA y el IPN, respectivamente. No se mencionan
recursos financieros para el mantenimiento pues concierne a un tema posterior.
4.3. Lineamientos.
• La operación de la base de datos es exclusiva del personal de almacén debido
al cuidado con que se deben realizar las operaciones.
• La operación de la base de datos requiere de capacitación previa a fin de evitar
errores de captura, procesamiento y presentación de la información. En las
siguientes páginas se encuentran los lineamientos básicos para operar el sistema
de información.
Formulario Cambio de status
Las acciones a realizar en este formulario son exclusivamente:
Buscar un educando para modificar la situación de atención de su módulo.
Se debe tener cuidado pues un educando puede arrojar más de 1 módulo en
atención y se requiere elegir el módulo correcto, sino es así podríamos alterar
la información de la base de datos.
96
La fecha de baja se fija dando clic en la casilla correspondiente en la cual
aparece un calendario para elegir la que nos interesa.
Es necesario marcar solo una casilla de verificación; si el módulo fue
aprobado o cancelado, según sea el caso.
Todos los demás botones permanecen bloqueados para evitar cambios,
pues no son necesarios.
Formulario de registro de entradas a inventario.
Este formulario se utiliza para dar de alta cantidades pequeñas de inventario.
Entradas de magnitudes más grandes se realizan a través de una hoja de
cálculo en excel y después importándola hacia access.
Para ingresar un nuevo registro se debe dar clic en el botón “nuevo registro”
que se ubica en la parte inferior, en los controles de navegación. Al utilizar el
formulario todos los campos se llenan a excepción del ID en inventario,
debido a que es un campo con numeración consecutiva.
Formulario de incorporación de educandos.
En este formulario se llenan datos nuevos para la base de datos por lo que
la calidad de la captura de éstos es primordial para contar con información
correcta. Esto quiere decir que todos los datos que se capturen necesitan ser
verificados ampliamente para evitar confusiones. Todos los campos se
rellenan a excepción del campo número, que es un campo de auto
numeración.
Para añadir un registro es necesario dar clic en el botón nuevo registro para
que nos dirija a un formulario en blanco y no modificar un registro existente.
Para vincular al educando con una unidad operativa basta con dar clic en el
control desplegable y elegir aquella unidad a la que está vinculado.
Formulario de control de entregas.
97
Formulario de control de entrega de módulos físicos.
El formulario control de entregas está diseñado para registrar las salidas de
inventario del almacén de módulos físicos. Presenta en primer lugar aquellos
módulos que no han sido asignados, mismos que se identifican por no contar
en su registro con un nombre de educando asignado, fecha de entrega y
marca de la casilla de verificación, módulo en atención.
Es necesario asignar exclusivamente los módulos no asignados ya que si
observamos un módulo con todos los campos llenos y aun así volvemos a
asignarlo, se estarán modificando datos que traerán consecuencias en la
calidad de la información obtenida del sistema.
Nota: Los formularios están diseñados para alimentar con datos a la base y
almacenarlos en sus respectivas tablas, por lo que se debe tener amplio cuidado en
cada una de las cantidades que se provee. En ciertas ocasiones la base de datos
podría no permitirnos ingresar alguna cifra y se debería a que no cumple las
restricciones. Se debe consultar para esto al líder del proyecto.
Consultas.
Las consultas de la base de datos están diseñadas para informar acerca de un
propósito específico. Cada una de ellas se puede ajustar de cierta manera de
acuerdo a los requerimientos del usuario. Para ello ofrecen elementos importantes
en su construcción, los filtros; mismos que conociendo su empleo permiten acotar
la información tanto como se requiera.
4.4. Componentes
Aquí se describen los componentes del sistema de información:
departamentalización, dirección y control de actividades, recursos humanos,
recursos materiales y recursos tecnológicos. A continuación se describe
brevemente cada uno de ellos.4.4.1. Departamentalización.
Los departamentos del INEA-Chalco que se benefician e intervienen directamente
son: El departamento de almacén de módulos físicos y el departamento de
administración.
98
4.4.2. Dirección y control de actividades. A cargo del almacenista en coordinación
con el área de administración del INEA-Chalco.
4.4.3. Recursos humanos. Compuesto primordialmente por:
Líder del proyecto. Almacenista del INEA-Chalco.
Operador del proyecto. Personal de apoyo en el almacén del INEA-Chalco.
Beneficiarios. Educandos del INEA-Chalco, técnicos docentes, promotores y
apoyos técnicos de plazas comunitarias y puntos de encuentro.
4.4.4. Materiales. Para soportar el sistema de información se recomienda una PC
de escritorio procesador CORE i3, equivalente o superior, programas de microsoft
office 2013 deseado, o microsoft office 2010 como alternativa, instalación eléctrica
confiable y no break de seguridad para proteger la PC contra descargas y averíos,
además de mantener en orden el área de trabajo. Es pertinente contar con una
impresora con tintas en color y en blanco y negro.
4.4.5. Tecnológicos. Conocimientos, técnicas, metodologías y experiencias que
orientan la creación, operación y mantenimiento de un sistema. Para ilustrar este
punto se muestran las pantallas del sistema de información.
En primer lugar se muestran los formularios que sirven para proveer de datos a la
base que se utilizará, dar de alta diferentes elementos, conocidos como entidades,
con sus atributos particulares.
Estos formularios son: El formulario de módulos, el formulario de municipios, el
formulario de niveles del MEVyT, el formulario de registro de inventario, el formulario
de técnicos docentes vinculados, el formulario de unidades operativas y el
formulario de incorporación de educandos que se presentan a continuación:
99
4.5. Formularios del sistema de información.
Como recurso principal del sistema de información tenemos la base de datos propuesta en microsoft access y los primeros
elementos que la conforman son los formularios. En lo sucesivo se describen los formularios propuestos.
4.5.1. Formulario para captura de módulos del MEVyT.
Este formulario sirve para registrar cada módulo existente. Se identifica con un número que lo hace único, seguido del nivel,
nombre de la materia, clave del módulo y su descripción.
Figura 4.1. Formulario para captura de módulos del MEVyT, elaboración propia.
100
4.5.2. Formulario de municipios.
Con este formulario se registra los municipios en los que tiene influencia la coordinación de zona de Chalco para identificar
la pertenencia de un alumno a determinada localidad.
Figura 4.2. Formulario de atención de la coordinación de zona 28, Chalco Estado de México, elaboración propia.
101
4.5.3. Formulario de niveles del MEVyT.
En este formulario se capturan los niveles existentes en el MEVyT. El nivel está compuesto por una clave de nivel, la materia
a la que pertenece cada módulo y el avance que puede llevar el educando al momento, de acuerdo al módulo estudiado.
Figura 4.3. Formulario de captura de niveles del MEVyT, elaboración propia.
102
4.5.4. Formulario de registro de entradas a inventario.
Este formulario se utiliza para registrar las altas en el almacén de módulos físicos del INEA-Chalco. Comienza con un
número identificador que lo hace único, seguido del nombre del módulo, el año y el trimestre en que llego.
Figura 4.4. Registro de entradas a inventario, elaboración propia.
103
4.5.5. Formulario de técnicos docentes vinculados.
Este formulario registra a cada trabajador de base que funge como técnico docente, supervisor de una región territorial
especifica de influencia de la coordinación de zona del INEA-Chalco. Registra sus datos personales y de localización.
Figura 4.5. Técnicos docentes vinculados, elaboración propia.
104
4.5.6. Formulario de unidades operativas.
Este formulario se utiliza para registrar a las unidades operativas quienes brindan el servicio a los educandos del INEA y
que son responsables de entregar el módulo físico a los mismos. Para llevar el registro de cada unidad operativa se
propone registrar la clave de la unidad, el nombre, la dirección, el municipio al que pertenece, el técnico docente
responsable, su número de registro y teléfono.
Figura 4.6. Formulario de unidades operativas en atención a educandos, elaboración propia.
105
4.5.7. Formulario de Incorporación de Educandos.
Cuando un educando será beneficiado de los módulos físicos que el INEA provee deberá ser registrado mediante este
formulario de incorporación en el que se le asignará un número de registro al sistema, seguido de su RFE como clave
principal diferenciadora, nombre y apellidos y la unidad operativa a la que estará vinculado.
Figura 4.7. Este formulario da de alta a los educandos beneficiarios de los módulos físicos, elaboración propia.
106
4.5.8. Formulario de control de entregas.
Este formulario se utilizará para el control de los módulos físicos que son entregados a cada educando. Contiene todos los
atributos correspondientes a los módulos físicos y se agrega la fecha en que es entregado el módulo y una casilla para
validar el módulo en atención, quiere decir que se encuentra activo para el educando al que fue asignado.
Figura 4.8. Este Formulario controla la asignación de módulos a cada educando de cada Unidad Operativa, elaboración propia.
107
4.5.9. Formulario de cambio de estatus.
Con este formulario se cambia la situación de los módulos en atención por cada educando. Una vez que el modulo es
acreditado o cancelado, se registra en el sistema de información para conocer la situación actual.
Figura 4.9. Formulario de cambio de estatus en el estudio de un módulo por educando, elaboración propia.
108
4.6. Consultas.
Derivado del llenado de los formularios se pueden generar las siguientes consultas al sistema de información.
4.6.1. Consulta de existencia en inventario por módulo.
Esta consulta indica la existencia de módulos en el inventario, reportando su ID, año y trimestre, característica importante
para identificar cada módulo de manera concreta.
Figura 4.10. Consulta de los módulos existentes en el inventario en un momento dado, elaboración propia.
109
4.6.2. Consulta de existencia en inventario total por módulo, año y trimestre.
A partir de la consulta existencia en inventario por módulo, se elabora esta consulta, la cual ya no muestra cada módulo
con sus características específicas sino que arroja un total de existencias en el inventario por año y por trimestre. La
columna clave del módulo es utilizada para contar las claves de los módulos y que arroje el resultado que persigue esta
consulta, esta última columna es renombrada como: Cantidad.
Figura 4.11. Consulta del recuento de módulos en el inventario, elaboración propia.
110
4.6.3. Consulta de existencia de módulos en inventario por año y trimestre específico.
A partir de la consulta 4.5.1, se elabora esta consulta que tiene como propósito conocer la existencia en inventario de
módulos de un año y trimestre específico. Antes de ejecutar la consulta Access requiere se le proporcionen los criterios:
año y trimestre para arrojar el resultado deseado. En la imagen 4.12 se observa que se solicitó la información del año 2015
y del primer trimestre. Con esos datos se obtuvo la consulta deseada.
Figura 4.12. Consulta de existencia de módulos por año y trimestre específico.
111
4.6.4. Consulta de módulos faltantes en inventario.
Esta consulta muestra los niveles de inventario de cada módulo en el almacén. Con la ayuda de campos calculados en
access se realiza el instrumento. La columna existencias se ordena para que presente los resultados de menor a mayor.
Figura 4.13. Consulta de los niveles de inventario en un momento dado, elaboración propia.
112
4.6.5. Consulta de módulos entregados, cantidades unitarias.
Esta consulta muestra las entregas de módulos con fechas exactas. Se observan
las características del módulo entregado, clave, año, trimestre e Id que lo
distingue.
Figura 4.14. Consulta de entrega de módulos, cantidades unitarias, elaboración propia.
113
4.6.6. Consulta de módulos entregados a educandos por unidad operativa.
Esta consulta genera un reporte de los educandos beneficiados con cada uno de
los módulos del inventario. En la imagen se observan los educandos ordenados por
unidad operativa, aun cuando es posible ordenarlos por nombre o por descripción
del módulo, gracias a los filtros que nos ofrece la aplicación informática.
Figura 4.15. Consulta de entrega de módulos, por educando y unidad operativa, elaboración
propia.
114
4.6.7. Consulta de total de módulos entregados por unidad operativa, año y trimestre.
Esta consulta muestra la cantidad total de módulos entregados por año y trimestre. Si la unidad operativa entrego módulos
de todos los trimestres existentes, arrojará un registro de hasta 4 veces la misma unidad operativa para el mismo módulo.
Esta manera de presentar la información puede ajustarse a los requerimientos mediante los filtros existentes en la
herramienta informática.
Figura 4.16 Consulta de cantidad total de módulos entregados a cada Unidad Operativa, por año y por trimestre.
115
4.6.8. Consulta del total de módulos entregados a cada unidad operativa, referencias cruzadas.
Esta consulta nos permite indagar el total de módulos que fueron entregados a cada unidad operativa y a su vez
visualizar a detalle cualquier registro. También mediante la herramienta de filtro de nivel se puede acotar la información
según se requiera.
Figura 4.17 Consulta de cantidad total de módulos entregados a cada unidad operativa, referencias cruzadas.
116
4.7. Informes.
El siguiente elemento del sistema son los informes que presentan la información
con un formato de salida y presentación personalizada.
4.7.1. Informe de existencia de módulos general.
Este informe muestra la existencia general de módulos en el almacén en el
momento que es generado.
Figura 4.18. Informe que presenta la existencia general de módulos por año y trimestre,
elaboración propia.
117
4.7.2. Informe de existencia de módulos general.
Con este informe se puede imprimir información de la existencia de módulos en el almacén de un trimestre y la cantidad
que existe.
Figura 4.19. Informe que presenta la existencia general de módulos por año y por trimestre específico, elaboración propia.
118
4.7.3. Informe de módulos entregados, detallado de manera general con base
en sus características individuales.
Este informe nos ayuda a conocer la cantidad de módulos entregados de cada título
y de cada trimestre en general.
Figura 4.20. Informe de módulos entregados en general, elaboración propia.
119
4.7.4. Informe de módulos entregados por unidad operativa, específicamente.
Este informe pide especificar la unidad operativa deseada y un trimestre para arrojar un resultado de los módulos
entregados que cumplan con esos parámetros.
Figura 4.21. Informe de los módulos entregados por unidad operativa, y trimestre específico; elaboración propia.
120
4.7.5. Informe de módulos entregados por unidad operativa, todos los trimestres.
Este informe muestra información detallada del total de módulos entregados a cada unidad operativa por título y trimestre.
Figura 4.22. Informe de módulos entregados por unidad operativa, elaboración propia.
121
4.7.6. Informe que genera en modo de impresión el catálogo de módulos del
MEVyT.
Este informe imprime el catálogo de módulos físicos del MEVyT que se encuentran
registrados en la base de datos del sistema de información.
Imagen 4.23. Módulos del MEVyT, elaboración propia
Figura 4.23 Catálogo de módulos físicos, elaboración propia.
122
4.7.7. Informe que genera en modo de impresión el catálogo de técnicos docentes de cada micro región.
Este informe genera un catálogo de técnicos docentes responsables de cada unidad operativa.
Figura 4.24. Técnico docente responsable de cada unidad operativa, elaboración propia.
123
Conclusiones
Con la presentación de este sistema de información llegamos al término de este
trabajo de investigación. Antes de concluir de forma puntual se mencionan 2
técnicas recomendables para mejorar el servicio en el almacén:
a) El acomodo del inventario por el principio 80-20 de Wilfredo Pareto, y
b) La técnica de revisión periódica al inventarios
Punto seguido se discuten los resultados encontrados para finalizar con diversos
puntos que ayuden a mejorar el servicio en el almacén del INEA-Chalco.
a) Técnica de acomodo del inventario 80-20.
En la literatura se revisó a Parada (2009) que menciona la técnica de Wilfredo
Pareto ABC 80-20 para el acomodo de los inventarios y se propone manejar el
acomodo del almacén de acuerdo a este principio. Con ayuda de la información
recopilada al trabajar en campo se generó el siguiente análisis ABC de los módulos
y se recomienda ordenarlos para su manejo en inventario según lo indica la tabla
4.1 siguiente.
124
Tabla 4.1. Propuesta del acomodo de los inventarios por ABC 80-20 para el
INEA –Chalco.
No. Clave del Módulo
Cantidad de módulos del periodo estudiado.
Acumulado
Tanto por ciento que aporta cada módulo al total
Acumulado
1 EHE 100 100 6.66% 6.66%
2 CNP 98 198 6.53% 13.19%
3 EVE 98 296 6.53% 19.72%
4 MFP 96 392 6.40% 26.12%
5 ESA 94 486 6.26% 32.38%
6 FHV 94 580 6.26% 38.64%
7 JSX 88 668 5.86% 44.50%
8 CNH 79 747 5.26% 49.77%
9 SAG 77 824 5.13% 54.90%
10 JSJ 71 895 4.73% 59.63%
11 MIG 71 966 4.73% 64.36%
12 MOA 60 1026 4.00% 68.35%
13 ELE 57 1083 3.80% 72.15%
14 ESL 55 1138 3.66% 75.82%
15 ELP 48 1186 3.20% 79.01%
16 MNU 46 1232 3.06% 82.08%
17 FEC 44 1276 2.93% 85.01%
18 FEH 44 1320 2.93% 87.94%
19 CVC 41 1361 2.73% 90.67%
20 MME 37 1398 2.47% 93.14%
21 MCU 32 1430 2.13% 95.27%
22 MFM 31 1461 2.07% 97.34%
23 CVM 23 1484 1.53% 98.87%
24 END 8 1492 0.53% 99.40%
25 EPE 5 1497 0.33% 99.73%
26 ICO 2 1499 0.13% 99.87%
27 JJT 2 1501 0.13% 100.00%
Elaboración propia.
Los módulos marcados en color amarillo corresponden a la clasificación A
Los módulos marcados en color verde corresponden a la clasificación B
Los módulos marcados en color rojo corresponden a la clasificación C
125
b) Revisión periódica al inventario.
Se recomienda implementar la técnica de revisión periódica al inventario para
establecer los tiempos de la supervisión y tomar decisiones. Para esto se debe
considerar la demanda de módulos por periodo y un análisis de estadística
descriptiva que arroje los estimadores necesarios: la media y la desviación estándar.
Establecer el lead time (tiempo que tarda el inventario en ser surtido contado a partir
del momento de enviar la solicitud de reaprovisionamiento) y el nivel de servicio
deseado. Se necesita obtener una medida que defina el punto de reorden.
Dentro del sistema de información que se recomienda, el dato del punto de reorden
se utiliza en la consulta C_Faltantes_En_Inventario, columna: cantidad a ordenar,
la que se definió en la base de datos como un campo calculado que toma valores
una vez que el campo existencia actual se reduce a un nivel predeterminado. Para
obtener el dato de la cantidad a ordenar se necesita indicar a la base de datos el
punto de reorden. Para definir el punto de reorden se requiere precisar el porcentaje
de demanda y el tiempo de reabastecimiento, lead time, buscando establecer una
medida constante en ambos parámetros. Como es muy común que la demanda
fluctúe, si no se posee un inventario de seguridad se caerá en un desabasto en los
módulos.
Resulta más realista establecer un punto de reorden con valores promedio más un
porcentaje que abarque las variaciones inesperadas de la demanda y el tiempo de
reabastecimiento, ya que la demanda tiende a cambiar drásticamente en ocasiones.
Contar con un inventario de seguridad es otra recomendación para enfrentar las
variaciones y evitar el desabasto. Todo esto va enfocado a incrementar el nivel del
servicio a los educandos del INEA. Entonces, el punto de reorden requiere de todos
estos conceptos: valor promedio de la demanda, valor promedio del tiempo de
reaprovisionamiento del inventario e inventario de seguridad. En este caso se
necesita realizar el cálculo del punto de reorden para cada módulo y luego alimentar
a la consulta C_Faltantes_En_Inventario con estos datos para obtener información
útil. Todos estos cálculos no competen a este trabajo, pero se hacen las
recomendaciones pertinentes para futuras investigaciones. El valor que se utilizó
como punto de reorden para realizar la consulta mencionada fue de 50 unidades, el
cual es un valor supuesto para probar la herramienta.
126
Discusión de resultados.
El estudio del área de almacén en esta Institución ha permitido observar una serie
de problemas como la poca comunicación entre las áreas, los equipos de cómputo
en mal estado, la falta de orden en los lugares de trabajo, entre otros, que necesitan
ser atendidos con urgencia. El Estado Mexicano trabaja con el fin de ofrecer a sus
instancias las herramientas fundamentales para normar su funcionamiento.
El plan nacional de desarrollo lo estipula, “educación de calidad para impulsar a
México a su máximo potencial” y entonces es necesario realizar el siguiente análisis:
En recursos naturales México es un país extremadamente rico, pero cuenta con los
mayores índices de desperdicio por parte de la población. En lo referente al sistema
educativo trabaja para ofrecer los mejores planes y programas, los que son
reconocidos a nivel internacional con premios inigualables, cabe mencionar el
premio rey Sejong obtenido por el INEA en 2011 por su particular eficacia en la lucha
contra el analfabetismo, sin embargo los resultados de las evaluaciones
internacionales nos dicen todo lo contrario, por ejemplo, la prueba PISA donde se
evalúa el rendimiento de alumnos en el área de las matemáticas, lectura y ciencias,
dice que mientras 32 de los 34 países de la OCDE tienen una cobertura de 90% de
escolarización en jóvenes, México no alcanza ni el 70%.
Para el año 2018 el INEA tiene una meta de alfabetización y busca por medio de
sus logros que México sea declarado un país libre de analfabetismo. Para ello está
llevando a cabo una macro movilización voluntaria en la que se unan fuerzas a fin
de lograr la mayor cobertura en la historia, pero nada congruente con el desabasto
de los almacenes que frena el trabajo solidario cuando no pueden proporcionar al
educando los módulos físicos para llevar a cabo su estudio.
Existen demasiadas áreas de oportunidad que atender y se busca que este sistema
de información mejore las condiciones de una de ellas. Para conseguir este objetivo
se han cuidado los aspectos mencionados por Kendall y Kendall (2005), cuando
comenta que la utilidad de estas aplicaciones es brindar la información necesaria y
que sea amigable con el usuario. También se está tomando en cuenta lo establecido
en el MAAGTIC sobre los lineamientos generales para la administración de los
almacenes de las dependencias y entidades de la administración pública federal
pues si no consideramos los lineamientos emitidos en cuanto a las TIC en
dependencias gubernamentales este trabajo sería en vano ya que por
procedimiento no sería apto para aplicarse en el INEA. La cantidad de filtros en el
gobierno que tienen que pasar las propuestas de mejora para ser aceptadas se
vuelven serias limitantes burocráticas.
127
Podemos por lo tanto, concluir que:
Cuando existe un grado de incertidumbre en una organización y un plan pobre o
nulo para enfrentarla, se corren riesgos que amenazan su integridad, su
transparencia y su existencia. La falta de planes que se observa en el INEA-Chalco
pueden ser derivados por diferentes aspectos como: los constantes cambios en la
dirección del instituto, la inexperiencia de los colaboradores o su inconformidad por
los bajos salarios, sólo por mencionar algunos.
Este sistema de información para controlar el abasto del almacén de módulos físicos
es una herramienta que apoyará primordialmente en la toma de decisiones y
agilizará los trabajos en beneficio de la organización. Se requieren ciertas
habilidades y preparación por parte de las personas responsables para manejar el
sistema propuesto, pero se sabe que toda persona que interactúe con él, tiene una
gran probabilidad de aprender, ya que el sistema es amigable con el usuario.
El sistema de información cuenta con la herramienta de los informes que agiliza el
trabajo. El tiempo disponible debe enfocarse en actividades importantes que
requieran mayor atención. Con el informe de existencias de módulos en el almacén
se busca mantener el abasto adecuado para brindar un servicio eficiente y que no
se detenga el proceso educativo. La consulta de faltantes en inventario busca
ofrecer información de los módulos que se requiere solicitar y en qué cantidades. El
hecho de conocer con antelación los niveles de inventario, los módulos más
solicitados y los módulos sin movimiento en el almacén, incrementa la certeza en la
toma de decisiones al realizar un pedido más consciente, disminuye las confusiones
y genera un mejor ambiente de trabajo que se puede aprovechar para ofrecer un
servicio de calidad.
Los catálogos de técnicos docentes y de unidades operativas que se generan, son
herramientas que brindan al INEA-Chalco un formato útil para presentar esa
información en cualquier momento, hecho que provee de tranquilidad y de seguridad
en el trabajo. En ocasiones estas tareas que aparentemente son tan insignificantes,
se convierten en distractores serios que impiden terminar trabajos con mayor
importancia. La información con este sistema será oportuna, con facilidad de
consultarla en el momento necesario, con un tiempo mínimo y estará preparada
para imprimirse con una presentación adecuada.
En este punto cabe resaltar un aspecto importante. Cuando la conexión a internet
se pierde en un lapso de tiempo considerable, los trabajos de la coordinación de
zona se detienen pues toda la información está disponible por medios electrónicos.
Estos casos han ocurrido cuando se llevan a cabo trabajos de mantenimiento en los
sistemas de telecomunicación. Una ventaja que ofrece este sistema de información
128
es que cuenta con una base de datos independiente a las telecomunicaciones del
INEA-Chalco, por lo que estará en operación constante y los registros se realizarán
en todo momento al igual que las demás funciones del sistema.
Con esto se cumple el tercer objetivo específico de la investigación que se refiere a
la obtención de información oportuna para la toma de decisiones y la mejora del
proceso de asignación de módulos. Los objetivos específicos 1 y 2 serán medibles
conforme se utilice el sistema y se verifique su utilidad y su apoyo para combatir el
desabasto. Se cumple también el objetivo general de esta investigación: se facilitan
las tareas de la administración en el área de almacén, se conoce anticipadamente
la rotación de módulos en el inventario y se mejora el servicio.
El sistema de información permite consultar entradas, salidas y movimientos que
revelen las existencias por producto. Genera un ID único para cada módulo en el
inventario. Muestra mediante una consulta cuándo es tiempo de reordenar un
módulo determinado. Cuenta con un registro de las figuras institucionales
responsables de cada unidad operativa, hecho que hace posible controlar la
asignación de materiales a los servidores públicos y, al seguir los lineamientos
establecidos para la operación del sistema de información, brinda confianza y
efectividad en los registros. Todo para cumplir con lo establecido en los lineamientos
generales para la administración de almacenes de las dependencias
gubernamentales y, que sea utilizable.
Los requisitos del sistema de información se cubren en la parte tecnológica: se
generan catálogos diversos para concentrar los datos, se dispone de formularios
para captura, se tienen herramientas para consultar información general y
específica y, se cuenta con informes que hacen posible la impresión automática.
Aporta elementos suficientes para cubrir los requisitos de organización mediante los
lineamientos para la operación del sistema que se describen en el punto 4.3. Los
requisitos administrativos se cubren con la planificación del sistema, con el diseño
de la herramienta que se ajusta a los periodos de solicitud de módulos físicos
establecidos en el INEA-Chalco, con los procedimientos que se pueden revisar en
todo momento y con las consultas e informes que apoyarán a los operadores en la
toma de decisiones
Se cubre el tema de investigación al contar con la propuesta de este sistema de
información y se pone a disposición de otro estudiante que se interese en
implementarlo, codificarlo y realizar mejoras con miras al beneficio de la sociedad y
encaminado al aprendizaje que nos haga mejores profesionales pero, sobre todo,
mejores seres humanos.
129
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