Procedura de Aprovizionare

3

S.C. NATLOG S.R.LPROCEDURA DE LUCRUEdiia 1/09.03.2015Rev. 0

Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PO-03Pagina18 din 6

FISA DE PROCES

APROVIZIONARE

Ediia nr. 1

Revizia nr.0

Exemplar nr.1 Destinatar:

x

Controlat

Difuzat n regim:

Informativ

Cuprins

Nr. cap.DenumirePag.

Pagina de garda1

Cuprins2

Note explicative3

Lista de difuzare4

Indicatorul reviziilor5

1Scop i domeniul de aplicare6

2Documente de referin i conexe6

3Definiii i abrevieri6

4Responsabiliti (Matricea responsabilitatilor)7

5Diagrama flux (procedura propriu zisa)8

6nregistrri9

Note explicative

Toate paginile procedurii aparin ediiei menionate pe pagina de prezentare;

Procedura este supus reviziilor pariale ori de cte ori este necesar;

Se redacteaz cte o nou ediie a procedurii dup efectuarea unui numr mare de revizii succesive, care ar ngreuna lecturarea acesteia;

O ediie poate conine pagini cu revizii diferite;

Revizia aplicabil este cea menionat pe fiecare pagin n parte i n lista de revizii;

Difuzarea n regim controlat a Procedurii i a fiecrei revizii se face pe baza Listei de difuzare;

Lista de difuzare

Nr. exemplaruliDepartamentData Numele i prenumeleSemntura

1Resurse umane (SMC)09.03.2015Ing.Moldovan Cristina

2Administratie09.03.2015Ing. Marinca Iustina

3

4

5

6

Indicatorul reviziilor

Revizia nr.CapitolulPagina revizuitData Numele i prenumeleSemntura

CUPRINS

1. Scop i domeniul de aplicare

2. Documente de referin i conexe

3. Definiii i abrevieri

4. Responsabiliti (Matricea responsabilitatilor)

5. Diagrama flux (procedura propriu zisa)

6. nregistrri

1. SCOP SI DOMENIUL DE APILCARE

1.1 SCOP

Prezenta procedur definete managementul procesului de APROVIZIONARE, avand drept scop inerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea s fie conforme cu cerinele specificate i pentru a stabilii o metodologie de evaluare i de selectare a furnizorilor pe baza capabilitilor de a furniza produse conforme cu cerinele.

1.2 DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedura se aplica in SC. NATLOG S.R.L, pentru urmatoarele activitati:

a) achizitionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea produselor, proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj.

b) subcontractarea unor activitati si/sau servicii care afecteaza calitatea produselor, proceselor transferului tehnologic si serviciilor oferite de SC. NATLOG S.R.L.

c) achizitionarea de echipamente, utilaje si materiale utilizate in activitatea de transfer, productie sau pentru inspectii si incercari.

2. DOCUMENTE DE REFERINTA

2.1. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular.

2.2. Standardul SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine.

2.3. Manualul calitii, cod: MC-01.

DEFINITII SI ABREVIERI

3.1 DEFINITII

3.1.1 Proces: ansamblu de activitati corelate sau in interactiune care transforma elementele de intrare in elemente de iesire. (definitia 3.4.1. din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.2 Procedura: mod specific de executare a unei activitati sau a unui proces. (definitia 3.4.5. din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.3 Cerinta: nevoie sau asteptare care declarata, in general implicita sau obligatorie. (definitia 3.1.2. din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.4 Sistem de management: sistem(3.2.1) prin care se stabilesc politica si obiectivele si prin care se realizeaza acele obiective. (definitia 3.2.2 din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.5 Sistem de management al calitatii: sistem de management(3.2.2) prin care se orienteaza si se controleaza o organizatie(3.3.1) in ceea ce priveste calitatea (3.1.1). (definitia 3.2.3 din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.6 Client: organizatie(3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs(3.4.2) (definitia 3.3.5 din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.7 Furnizor: Organizatie (3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs (3.4.2) (definitia 3.3.6 din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.8 Manualul calitatii: document (3.7.2) care descrie sistemul de management al calitatii (3.2.3) al unei organizatii (3.3.1) (definitia 3.7.4 din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.9 Planul calitaii: document (3.7.2) care specifica ce proceduri (3.4.5) si resurse asociate trebuie aplicate, de cine si cand pentru un anumit proiect (3.4.3), produs (3.4.2), proces (3.4.1) sau contract. (definitia 3.7.5 din SR EN ISO 9000:2006)

3.2.0 Pentru scopurile procedurii sunt valabile definitiile continute in referentialul SR EN ISO 9000:2006, SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITATII. Principii fundamentale si vocabular.

3.2. ABREVIERI

3.2.1 SC Societate Comercial

3.2.2 AD Administrator

3.2.3 RMC Reprezentantul Managementului pentru Calitate

3.2.4 RAC Responsabil cu Asigurarea Calitii

3.2.5 SMC Sistem de Management al Calitii

3.2.6 LFA LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI

3.2.7 CEF Chestionar de evaluare a furnizorilor

3.2.8 CA Comanda de aprovizionare

3.2.9 NA Necesar de Aprovizionare

RESPONSABILITATI

4.1 Coordonatorul (Managerul) NATLOG S.R.L

aprob LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI

aprob NECESARUL DE APROVIZIONARE

aprob toate documentele de aprovizionare sau furnizare

4.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate

avizeaz NECESARUL DE APROVIZIONARE

avizeaz toate documentele de aprovizionare sau furnizare

4.3 RMC

ntocmete i actualizeaz (ine la zi) LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI a NATLOG S.R.L conduce evalurile furnizorilor

particip la verificrile referitoare la aprovizionare sau furnizare.

4.4 Responsabilul cu aprovizionarea

ntocmete documentele de aprovizionare (mai puin NA)

particip la evaluarea i selectarea furnizorilor

urmrete derularea contractului sau comenzii de aprovizionare

pstreaz nregistrrile referitoare la aprovizionare sau furnizare.

5.5 Responsabilul de proiect/contract

elaboreaz documentul NECESAR DE APROVIZIONARE

analizeaz documentele de aprovizionare sau furnizare

particip la evaluarea i selectarea furnizorilor, pentru contractul al crui responsabil este.DIAGRAMA FLUX ( procedura propriu-zisa)

Schema flux

.......> ......>

NUNU >

............>

Procedura propriu-zisa

5.1 Procesul de aprovizionare 5.1.1 nainte de lansarea unui contract, atunci cnd se ivete necesitatea efecturii unor achiziii, se stabilete necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie achiziionate, precum i serviciile sau lucrrile ce trebuie subcontractante.

5.1.2 n vederea aprovizionrii cu materii prime, materiale, componente, echipamentele, utilajele sau pentru subcontractrile de activiti sau de servicii - necesare pentru realizarea contractelor, ntocmete nregistrarea denumit NECESAR DE APROVIZIONARE, care conine cel puin urmtoarele informaii: identificarea produselor, serviciilor sau lucrrilor ce trebuie aprovizionate/subcontractate; termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucrrilor subcontractate; subcontractanii poteniali; condiii de calitate pentru produse, servicii, lucrri subcontractate; condiii impuse pentru subcontractani; ediiile aplicabile ale specificaiilor i desenelor (dac se apreciaz ca fiind necesar).

5.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de NATLOG S.R.L sunt conforme cu cerinele specificate n NECESARUL DE APROVIZIONARE

5.1.4 NATLOG S.R.L face aprovizionarea cu produse i servicii numai de la furnizorii inclui n Lista furnizorilor acceptai.

5.1.5 n NATLOG S.R.L potenialii furnizori de materiale, de produse i / sau servicii sunt selectai i inclui n LFA n baza informaiilor pe care acetia le transmit prin completarea unui CHESTIONAR DE EVALUARE A FURNIZORILOR, lund n considerare i abilitatea acestora de a furniza materiale, produse i / sau servicii n concordan cu cerinele specificate.

5.1.6 Tipul i amploarea controlului aplicat asupra furnizorului i asupra materialelor, produselor i / sau serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora n timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.

5.2 Informaii referitoare la aprovizionare 5.2.1 n baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE APROVIZIONARE;

5.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaii care descriu materialul, produsul/serviciul comandat, iar atunci cnd se consider necesar, cuprinde i:

- identificarea complet i corect a materialului, produsului, serviciului, transferului tehnologic sau lucrrii subcontractante;

- cerine pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor i echipamentelor;

- cerine pentru calificarea personalului;

- metode de recepie i criterii de acceptare;

- cerine pentru sistemul de management al calitii.

5.2.3 nainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura c datele coninute de acestea sunt corecte i complete.

5.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat 5.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPIE (numit prin decizie), n vederea asigurrii c produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiiile specificate.

5.3.2 n funcie de rezultatele evalurii furnizorilor se stabilete dac este necesar ca furnizorul s elaboreze i s implementeze un plan al calitii pentru produsul, procesul, transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea n cauz, sau dac sunt necesare anumite verificri efectuate de reprezentanii ENVICONS CIT la sediul furnizorului, pe fluxul de transfer i fabricaie al acestuia sau la final.

5.3.3 n vederea verificrii produsului/serviciului aprovizionat, n COMANDA DE APROVIZIONARE sunt precizate nelegerile referitoare la verificare i metoda de eliberare a produsului.

5.3.4 Tipul i aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde de efectul acestuia n timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.

5.3.5 n cazul n care se specific n contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului sau ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dac produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiiile specificate

5.3.6 Documentele n baza crora se fac inspeciile i ncercrile la primire sunt, dup caz: proceduri de lucru, standarde i reglementri n vigoare, documente de aprovizionare care nsoesc produsele/serviciile aprovizionate

5.3.7 Stadiul produsului aprovizionat n raport cu cerinele de inspecie este identificat prin NOTA DE INTRARE-RECEPIE.

5.3.8 Rezultatul recepiei, este consemnat de Comisia de recepie n NOTA DE INTRARE-RECEPIE. Dac produsul este admis la recepie, este luat n primire pe baza aceluiai document.

5.3.9 Atunci cnd, din motive de urgen, produsul este utilizat nainte de verificare, acesta este identificat i nregistrat precis, n scopul permiterii rechemrii i nlocuirii sale n cazul constatrii ulterioare a strii de neconformitate fa de condiiile specificate.

5.4 Pstrarea produselor aprovizionare5.4.1 Produsele aprovizionate se manipuleaz astfel nct s nu fie afectat calitatea sau caracteristicile funcionale ale acestora.

5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face n spaii corespunztoare, n magazii nchise, pe sortimente, conform cerinelor de fabricaie sau specificaiei de pe ambalaj.

5.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material i pe dimensiuni, astfel nct marcajele de identificare s fie uor vizibile.

INREGISTRARI

ANEXE

Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE (cu anexele REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI i REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI) F.PO.7.4 - 1 Anexa 7.1

APROBAT, AVIZAT,Coordonator (Manager) S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate, _________________ __________________

(nume, prenume, semntur) (nume, prenume, semntur)

NECESAR DE APROVIZIONARE Contract / PNCDI : ______________________ / ___________________

Comanda / etapa : ___________________ / ______________________ Nr. Crt Produs, serviciu, lucrare, material

etc.

de aprovizionat Cantitate de aprov. Pre

unitar Valoare total Termen de aproviz. Furnizori poteniali Condiii de calitate impuse pentru material, produs, serviciu, lucrare Condiii impuse pentru furnizori

0 1 2 3 4 5 6 7 8

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Resp. ec. - financiar, contabilitate, Director/ Responsabil de proiect, ___________________ __________________


Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT,Coordonator (Manager) S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate, _________________ __________________


Denumire proiect/serviciu:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Contract: __________/ Program: ____________; Comanda intern:_________

Etapa / Faza: ________/______

Poziie: (materiale /colaborri / dotri): ________________________________

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI

Se anexeaz la F.061. 1, Necesar de aprovizionare

Nr. crt. Produs, serviciu, lucrare, material etc.

de aprovizionat Cantitate Valoare total Observaii

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Se solicit avans lei:

Se solicit plata facturii proforma anexate i avizate de noi, nr.

Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la ncasarea facturii, din contul:

NTOCMIT,

Director proiect / Responsabil de contract: ________________________

(nume, prenume, semntur)

Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT,Coordonator (Manager)S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate, _________________ __________________


Denumire proiect/serviciu:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Contract: __________/ Program: ____________; Comanda intern:_________

Etapa / Faza: ________/______

Poziie: (materiale /colaborri / dotri): ________________________________

REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI

Nr. crt. Document justificativ

(factura fiscal, chitan fiscal, bon fiscal, nr.) Nr. crt. (produs, serviciu, lucrare, material etc.

de aprovizionat) conform referatului pt. efectuare de cheltuielii Furnizor Valoare fr TVA TVA Valoare

total Observaii

1

2

3

4

5

TOTAL (lei) :

1. Avans ncasat: ............................................. (lei)

2. Diferen:

De primit: ............................................... (lei)

De restituit: .......................................... (lei)

NTOCMIT, Director proiect / Responsabil de contract: ________________________

(nume, prenume, semntur) Cercetarea Pietei

Necesar Aprovizionare

Fxx

Analiza posibili furnizori

Contractare

Negociere

Livrare

Fisa de receptie

Receptie

Date/ResponsabilitintocmitVerificatAprobat

Data09.03.2015DIJMARESCU Cristina

Numele i prenumeleGRAMA Lavinia-Denisa

Semntura

Documents

Procedura de Aprovizionare