PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE …...INVENTARIO DE VEHÍCULOS, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS: Documento mediante el cual, se podrá inventariar los vehículos oficiales de la

CÓDIGO: P-GA-06

PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 1 DE 25

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS VEHÍCULOS OFICIALES DE LA EPQ

Empresa de Pasajeros de Quito

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS

VEHÍCULOS OFICIALES DE LA EPQ

ELABORADO REVISADO APROBADO

Fecha: 02/03/2012 Fecha: 16/03/2012 Fecha: 09/04/2012

Firma: Firma: Firma:

Ing. César Jiménez Coordinador de

Planificación

Firma:

B. A. Eugenio Romero Coordinador

Administrativo

Ing. Nelson Cárdenas Gerente Administrativo

Financiero Ing. Miguel Ibadango

Especialista de Planificación y Procesos

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 2 DE 25



Elaborado por CJ / MI _______

Revisado por ER _______

Aprobado por NC _______

Contenido

Tabla de Contenido

Objetivo ..................................................................................................................................... 3

Alcance ...................................................................................................................................... 3

Marco legal ................................................................................................................................ 3

Definiciones .............................................................................................................................. 3

Políticas ..................................................................................................................................... 6

Descripción del Procedimiento ............................................................................................... 12

Diagrama de Flujo del Procedimiento ..................................................................................... 16

Anexo 1/ F-GA- 01: Solicitud de Vehículos Oficiales ........................................................... 17

Anexo 2 / F-GA-02: Hoja de Movilización ............................................................................ 18

Anexo 3 / F-GA-03: Salvoconducto de Movilización Vehicular ............................................ 19

Anexo 4 / F-GA-04: Inventario de Vehículos, Accesorios y Herramientas............................ 20

Anexo 5 / F-GA-05: Reporte de Investigación de Accidentes / Incidentes ............................ 21

Anexo 6 / F-GA-06: Libro de Novedades ............................................................................... 22

Anexo 7 / F-GA-07: Informe de Movilización Vehicular....................................................... 23

Anexo 8 / F-GA-08: Control de Mantenimiento Vehicular .................................................... 24

Anexo 9 / F-GA-09: Orden de Provisión de Combustibles y Lubricantes.............................. 25

Cuadro de Modificaciones

No. Revisión

Tipo de Modificación

Revisado

Aprobado

Fecha

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 3 DE 25






Objetivo Establecer un procedimiento sistemático y consistente que permita administrar los vehículos oficiales de la EPQ.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las áreas de la EPQ que requieran la utilización de los vehículos oficiales; y está comprendido por los siguientes puntos:

Utilización de los Vehículos Oficiales;

Movilización de los Vehículos Oficiales;

Custodia y Control de los Vehículos Oficiales;

Mantenimiento de los Vehículos Oficiales;

Abastecimiento de Combustibles; y,

Otras disposiciones generales.

Marco legal

Constitución de la República del Ecuador (1998), Sección Tercera, Artículos 211 y 212.

Registro Oficial Nro. 60 (2003), Capítulos: I, II, III, IV y V.

Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos, Capítulo 406 (Emitido por la Contraloría General del Estado).

Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos (Acuerdo No. 007-CG.), Capítulos: I, II, III, IV y V (Emitido por la Contraloría General del Estado).

Definiciones

VEHÍCULOS OFICIALES: Medios de transporte liviano de propiedad de la EPQ que se ponen a disposición de la Alta Dirección para su utilización en el desempeño de las labores cotidianas de la empresa.

ALTA DIRECCIÓN: Asesorías, Gerencias y Direcciones de los diferentes departamentos de la EPQ.

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 4 DE 25






CONDUCTOR: Chofer Encargado de un vehículo oficial de la EPQ, responsable del cuidado, mantenimiento preventivo básico y del cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes sobre el tránsito y el transporte terrestre.

SEDE: Lugar donde deben permanecer ubicados los vehículos oficiales de la EPQ para ser utilizados en el desempeño de las labores cotidianas de la empresa. Para el caso de los vehículos administrativos la sede será el Centro Administrativo y de Mantenimiento, mientras que, para los vehículos asignados a la operación, su sede será en los terminales en donde funcionan los centros administrativos de los diferentes corredores del Sistema Integrado Metrobús-Q.

PERCANCE: Contratiempo, daño o perjuicio ocurrido en la movilización de los vehículos oficiales de la EPQ.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de tareas programadas periódicamente para el mantenimiento mecánico de los vehículos oficiales de la EPQ.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Reparación inmediata de las partes que dejan de funcionar o empiezan a fallar en los vehículos oficiales de la EPQ.

INVENTARIO DE VEHÍCULOS, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS: Documento mediante el cual, se podrá inventariar los vehículos oficiales de la EPQ y los accesorios y herramientas que utilizan para sus actividades cotidianas.

SOLICITUD DE VEHÍCULOS OFICIALES: Documento mediante el cual se solicita la autorización para el servicio de transporte de los vehículos oficiales de la EPQ.

HOJA DE MOVILIZACIÓN: Documento mediante el cual se autoriza la movilización de los vehículos oficiales de la EPQ, ya sea para cumplir con las tareas designadas dentro del distrito de trabajo o para la utilización en comisiones que impliquen viáticos o subsistencias. Para efectos de inspección de la Contraloría General del Estado, este documento es la recopilación de los siguientes registros solicitados: “Orden de Movilización”, “Registro de Entrada y Salida de Vehículos”, “Control de Lubricantes, Combustibles y Repuestos” y “Acta de Entrega-Recepción de Vehículos”.

SALVOCONDUCTO DE MOVILIZACIÓN VEHICULAR: Documento mediante el cual, se autoriza la movilización de los vehículos oficiales de la EPQ fuera de su sede, en los días y horas no laborables.

LIBRO DE NOVEDADES: Documento mediante el cual, se podrá registrar el ingreso y salida de los vehículos oficiales de la EPQ, fuera de los días y horas no laborables.

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 5 DE 25






REPORTE DE INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES / INCIDENTES: Documento mediante el cual, se podrá reportar los incidentes o accidentes ocurridos en la movilización de los vehículos oficiales de la EPQ.

ORDEN DE PROVISIÓN DE COMBUSTIBLES / LUBRICANTES: Documento mediante el cual, se podrá solicitar el abastecimiento de combustibles o lubricantes necesarios para la movilización de los vehículos oficiales de la EPQ.

HOJA DE CONTROL DEL MANTENIMIENTO VEHICULAR: Documento mediante el cual, se podrá llevar el control del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos oficiales de la EPQ.

INFORME DIARIO DE MOVILIZACIÓN VEHICULAR: Documento mediante el cual, se podrá presentar un informe del movimiento diario de los vehículos oficiales de la EPQ.

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 6 DE 25






Políticas

P1.- Es responsabilidad de todo el personal de la EPQ cumplir con las normas descritas en el presente documento, para la administración de los vehículos oficiales.

P2.- Para la utilización de los vehículos oficiales se deben cumplir las siguientes disposiciones (Referencia Art. 1 y 2 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, emitido por la Contraloría General del Estado):

a) Los vehículos oficiales de la EPQ, se destinarán exclusivamente para el cumplimiento de labores estrictamente profesionales y para la atención de emergencias nacionales o locales en caso de existirlas, y se observarán de modo estricto, las normas legales y reglamentarias vigentes, así como las que constan en el Decreto No. 44 y las de este procedimiento. Por ningún motivo podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.

b) Se sujetarán a las disposiciones del presente procedimiento, los dignatarios, autoridades, funcionarios, empleados y servidores de la EPQ, con la excepción del Gerente General y del Gerente Técnico que podrán tener un vehículo con asignación personal exclusiva.

c) El Coordinador Administrativo es la persona encargada por la Gerencia

General para asignar los vehículos oficiales de la EPQ a otras autoridades pertenecientes a la Alta Dirección Ejecutiva, pero sin asignación exclusiva y personal, y tan sólo para uso en días y horas laborables. Si necesita ausentarse, debe delegar una persona encargada, para que cumpla con las disposiciones descritas en el presente procedimiento.

d) Para el caso de los vehículos oficiales que deben ser asignados a la supervisión

y control de la Gestión de SAE, Gestión de SIR y Mantenimiento es responsabilidad del Coordinador Administrativo determinar las personas encargadas en cada departamento para cumplir con las disposiciones establecidas en este procedimiento. Las personas delegadas, deben presentar mensualmente ante el Coordinador Administrativo un reporte de la utilización, movilización y mantenimiento de los vehículos oficiales que tienen a su cargo.

e) Es obligación del Coordinador Administrativo (o su delegado) asignar un

monto de caja chica para la movilización de los vehículos oficiales. La utilización de este valor es responsabilidad de cada Conductor y debe ser destinado exclusivamente para el pago los imprevistos que se presenten en la vía (peajes, daños, etcétera) y debidamente respaldado con los documentos habilitantes.

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 7 DE 25






P3.- Para la movilización de los vehículos oficiales se deben cumplir las siguientes disposiciones (Referencia Art. 3 al 6 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, emitido por la Contraloría General del Estado):

a) Es obligación del Coordinador Administrativo mantener una adecuada flota operativa de vehículos y una dotación mínima de choferes, a fin de reemplazar a quienes obtengan vacaciones, permisos o licencias por enfermedad o calamidad doméstica.

b) Los responsables de las Asesorías / Gerencias / Direcciones, mediante la Solicitud de Vehículos Oficiales (Anexo 1), deben solicitar con 1 día de anticipación el servicio de transporte de los vehículos oficiales de la EPQ al Coordinador Administrativo (o su delegado); esto con el fin de que se pueda programar de una mejor manera la flota disponible a utilizarse; caso contrario, no se garantiza la disponibilidad de los mismos.

c) Para la movilización de los vehículos oficiales, tanto el Coordinador

Administrativo (o su delegado) como el Conductor son solidariamente responsables de la utilización, mantenimiento, custodia y control; para lo cual, deben registrar la “Hoja de Movilización” (Anexo 2).

d) Es importante señalar, que para la movilización de los vehículos oficiales a cargo de la Gerencia Administrativa Financiera el tiempo máximo que un Conductor debe esperar en el sitio de destino es de 45 minutos luego del cual, libre de cualquier responsabilidad, debe regresar a los patios del Centro Administrativo y de Mantenimiento para reportarse con el Coordinador Administrativo; mientras que, para los vehículos oficiales asignados para la supervisión y control de la Gestión de SAE, Gestión de SIR y Mantenimiento dependerá de la programación que el responsable asignado maneje según su necesidad.

e) Sí la movilización de los vehículos oficiales es requerida en días y horas no

laborables dentro del distrito de trabajo, los Conductores deben solicitar ante el Coordinador Administrativo (o su delegado) a más de la Hoja de Movilización Vehicular (Anexo 2) un Salvoconducto de Movilización Vehicular (Anexo 3), mientras que, si la movilización es destinada a comisiones que impliquen viáticos o subsistencias fuera del distrito de trabajo, el salvoconducto indicado (Anexo 3) debe ser autorizado por el Gerente General y de no encontrarse, tanto el Gerente Técnico como el Gerente Administrativo Financiero tienen la potestad de otorgar dicha autorización, para los vehículos a su cargo.

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 8 DE 25






f) Los vehículos oficiales de la EPQ deben llevar el logotipo de la empresa, las placas oficiales y deben ser conducidos exclusivamente por los Conductores Asignados por el Coordinador Administrativo (o su delegado). Además, toda la señalética utilizada debe ir en conformidad con el Manual de Identidad Institucional. Se exceptúan aquellos vehículos de la EPQ que, por razones de seguridad calificada por el Gerente General, se considere que no deben llevar ningún tipo de distintivos; para esto, se podrá colocar un mensaje que indique “Uso Oficial”.

g) En ningún caso, el Salvoconducto de Movilización Vehicular (Anexo 3) tendrá

carácter permanente, indefinido y sin restricciones.

h) Al término de la jornada de trabajo o de la comisión, los vehículos a cargo de la Gerencia Administrativa Financiera se guardarán en los patios del Centro Administrativo y de Mantenimiento de la EPQ, específicamente en los sitios establecidos para cada unidad; mientras que, los vehículos asignados para la supervisión y control de la Gestión de SAE, Gestión de SIR y Mantenimiento se deberán parquear en los espacios destinados para el efecto en los diferentes terminales y estaciones del Sistema Integrado Metrobús-Q.

i) Para los vehículos a cargo de la Gerencia Administrativa Financiera los días

viernes y los días que se declaren como feriado, al final de la jornada laboral es obligación del Coordinador Administrativo verificar que los mismos se encuentren ubicados en los patios del Centro Administrativo y de Mantenimiento, salvo aquellos que tienen la autorización de un Salvoconducto de Movilización Vehicular (Anexo 3).

j) Finalmente, los únicos vehículos que pueden circular por el carril exclusivo del

Sistema Integrado Metrobús-Q son aquellos que desempeñan labores de fiscalización, seguridad, control de la operación, mantenimiento de la infraestructura y recaudación de valores, debidamente registrados e identificados, así como los vehículos de emergencia (Resolución 054, Reglamento de Uso de los Carriles Exclusivos del Sistema Integrado Público, Metrobús-Q).

P5.- Para el control vehicular, se deben cumplir las siguientes disposiciones (Referencia Art. 7 al 9 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, emitido por la Contraloría General del Estado):

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 9 DE 25






a) Es responsabilidad tanto del Coordinador Administrativo como del Coordinador Financiero la programación, compra y baja de los vehículos oficiales cuando se lo requiera; esto debidamente respaldado con las suficientes evidencias justificativas.

b) El Coordinador Administrativo tiene la obligación de registrar los datos de los vehículos adquiridos o transferidos a la EPQ detallando lo siguiente: tipo, marca, modelo, color, año de fabricación, número del motor y número de chasis, capacidad, tonelaje, valor e inclusive, los accesorios y herramientas con los que operan normalmente; para esto, debe utilizar el Formulario de Inventario de Vehículos, Accesorios y Herramientas (Anexo 4).

c) El Coordinador Administrativo (o su delegado) designará un Conductor como custodio responsable de cada vehículo oficial durante el tiempo requerido para el cumplimiento de las labores encomendadas; para esto debe utilizar la Hoja de Movilización (Anexo 2). Esta disposición debe ser realizada cada vez que exista cambio de autoridades, o del conductor como custodio del vehículo asignado.

d) En caso de cualquier novedad o percance ocurrido en la movilización de alguno

de los vehículos oficiales de la EPQ, el Conductor debe notificar inmediatamente al Coordinador Administrativo (o su delegado) para que pueda proceder con la aplicación del Procedimiento de Reporte e Investigación de Accidentes / Incidentes (Llenar formulario definido en el Anexo 5).

e) En horas y días no laborables, es obligación del Personal de Seguridad

registrar y hacer firmar la hora de entrada y salida de los Conductores que con los vehículos oficiales de la EPQ salen a realizar sus actividades encomendadas; para esto, deben utilizar el Libro de Novedades (Anexo 6).

f) Es responsabilidad del Coordinador Administrativo (o su delegado) elaborar

un Informe Mensual de Movilización de cada Vehículo (Anexo 7) para llevar el seguimiento y control de los vehículos oficiales de la EPQ.

P6.- Para el mantenimiento vehicular, se deben cumplir las siguientes disposiciones (Referencia Art. 12 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, emitido por la Contraloría General del Estado):

a) Para el mantenimiento preventivo, es responsabilidad del Coordinador Administrativo (o su delegado) organizar la revisión del pool vehicular a su cargo con el Coordinador de Mantenimiento; para esto debe utilizar la Hoja de Control de Mantenimiento Vehicular (Anexo 8) y seguir estas indicaciones:

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 10 DE 25






a1. Cada vehículo debe ser presentado por el Conductor (portando la matrícula, registro SOAT y licencia tipo “E” sin caducar) lavado la carrocería y con todos los accesorios que le hayan sido asignados en el Formulario de Inventario de Vehículos, Accesorios y Herramientas (Anexo 4); como por ejemplo: gata hidráulica, llanta de emergencia, llave de ruedas, triangulo, extintor, moquetas, plumas, radio, mascarilla, llave de seguridad de la llanta de emergencia, etcétera.

a2. De no presentarse alguno de los vehículos para la revisión preventiva, el Conductor debe indicar la razón por la que se omitió este requisito y a su vez, debe coordinar dicha revisión con el Coordinador Administrativo (o su delegado) hasta la semana siguiente; de no hacerlo o si el vehículo presenta algún daño, faltase algún accesorio o no es enviado para la revisión por garantía que le corresponda realizar, esta persona asumirá el costo de reparación o inspección del mismo.

a3. Es responsabilidad conjunta tanto del Coordinador Administrativo (o su

delegado) como del Coordinador de Mantenimiento organizar el abastecimiento de los lubricantes necesarios para el mantenimiento preventivo de los vehículos oficiales (aceite, líquido de frenos, y demás lubricantes necesarios), para esto se debe utilizar la Orden de Provisión de Combustibles o Lubricantes (Anexo 9).

a4. Cabe señalar, que es obligación del Conductor observar a diario si se ha

cumplido el kilometraje establecido por el fabricante, los niveles de aceite, agua y demás lubricantes, la presión y estado de los neumáticos y accesorios; así como también, cuidar del aseo interior y exterior de los vehículos asignados.

b) Para el mantenimiento correctivo, el Coordinador Administrativo debe

organizar con el Coordinador de Mantenimiento el traslado de los vehículos oficiales que presenten daños o imperfecciones en su funcionamiento a un taller mecánico externo previamente contratado y efectuar los trabajos de reparación necesarios. Para esto, se debe registrar la Hoja de Control de Mantenimiento Vehicular (Anexo 8).

P7.- Para el abastecimiento de combustibles de los vehículos oficiales, se deben cumplir las siguientes disposiciones (Referencia Art. 13 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de lo Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos):

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 11 DE 25






a) Es responsabilidad del Conductor del vehículo asignado, solicitar al Coordinador Administrativo (o su delegado) la Orden de Provisión de Combustibles o Lubricantes (Anexo 9); para esto, previa inspección física se debe verificar el rendimiento medio de kilómetros por galón de acuerdo a cada tipo de vehículo.

b) Una vez abastecido de combustible, el Conductor debe entregar al Coordinador Administrativo (o su delegado), la Nota de Venta emitida por la Estación de Servicio Contratada; esto con el fin, de llevar un control y archivo de la documentación correspondiente.

c) Es obligación del Coordinador Administrativo (o su delegado) solicitar a la

Estación de Servicio Contratada la factura mensual del consumo de combustible con su anexo, en el que consten el número de la tarjeta, la placa, características del vehículo, modelo, fecha, No. de Despacho, Pistola, tipo de combustible, cantidad, precio del valor al público y el valor total.

P8.- Los vehículos oficiales pertenecientes a la EPQ deben ser asegurados contra accidentes, robos, riesgos contra terceros. Las pólizas deben ser contratadas con compañías nacionales, en las condiciones más adecuadas para la Institución y de conformidad a lo que disponen las leyes y reglamentos pertinentes (Referencia Art. 17 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de lo Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos).

P9.- El Coordinador Administrativo es la persona responsable de coordinar el cumplimiento de matriculación vehicular, pago a la CORPAIRE y pago del SOAT en conformidad a la calendarización establecida. Posteriormente, la matricula del año respectivo de cada vehículo oficial debe ser entregado a los Conductores.

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 12 DE 25






Descripción del Procedimiento

Actividad Descripción Responsable Referencias Habilitantes

1.

Elaborar la Solicitud de Vehículos Oficiales

Se elabora una Solicitud de asignación de Vehículos Oficiales a la Coordinación Administrativa, señalando la justificación y/o argumentos que avalicen la petición presentada.

Asesorías/ Gerentes/ Direcciones

Políticas: P3 Registros: Solicitud de Vehículos Oficiales (Anexo 1)

2.

Decisión: Existen vehículos disponibles?

Se verifica si existen vehículos disponibles para su utilización.

Coordinador Administrativo / Delegado

3.

Si No Existen Vehículos Disponibles: Fin del Procedimiento

Si no existen vehículos disponibles se notifica al área solicitante, las razones o motivos que impidieron la asignación del vehículo oficial solicitado; lo considera en lista de espera y archiva la solicitud. Se remite al fin del procedimiento.


Políticas: P3 Registros: Comunicado

4.

Si Existen Vehículos Disponibles Decisión: Es destinado a comisión?

Una vez confirmado que existen vehículos disponibles, se verifica si el vehículo solicitado es destinado a comisión?


5.

No es destinado a comisión?

De ser un transporte requerido dentro del distrito de trabajo, se debe realizar la asignación de un Vehículo Oficial con su respectivo chofer encargado.


Políticas: P3 Registros: Hoja de Movilización (Anexo 2)

6.

Si es destinado a comisión?: Elaborar el Salvoconducto

Se elabora un Salvoconducto de Movilización Vehicular para proceder con la movilización del vehículo oficial destinado a comisión, o que sea requerido en días y horas no laborables.

Coordinador Administrativo / Gerente General

Políticas: P4 y P5 Registros: Salvoconducto de Movilización Vehicular (Anexo 3)

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 13 DE 25






Solamente si el vehículo es destinado a comisión se debe solicitar la autorización del Salvoconducto al Gerente General Adicionalmente, tanto para el ingreso o salida de un vehículo oficial fuera de su sede, se debe solicitar los registros de apoyo realizados por el Personal de Seguridad.

Libro de Novedades (Anexo 6)

7.

Asignar el Chofer Encargado y el Vehículo Oficial

Se procede con la asignación del vehículo oficial y del conductor para realizar el servicio de transporte, ya sea dentro o fuera del distrito de trabajo.


Políticas: P3 y P4 Registros: Hoja de Movilización (Anexo 2)

8.

Revisar el funcionamiento y accesorios del vehículo asignado

Se realiza una revisión previa de los documentos de Movilización (Matricula, SOAT, Revisión Vehicular, Seguro y Salvoconducto) y además, una inspección del estado físico del vehículo (kilometraje establecido por el fabricante, los niveles de aceite, agua y demás lubricantes, la presión y condición de los neumáticos) y finalmente, el estado de los accesorios entregados.

Conductor Políticas: P3 y P5 Registros: Hoja de Movilización (Anexo 2)

9. Decisión: Hay Novedades?

Se confirma si se han presentado novedades en la revisión rutinaria.

Conductor

10.

No hay novedades: Efectuar el servicio de transporte

Si no se presentan novedades en la inspección se procede a firmar la Hoja de Movilización y a realizar el servicio solicitado de acuerdo a las políticas establecidas en este procedimiento. El original del documento generado se entrega al Conductor y la copia se queda de respaldo con el Coordinador Administrativo (o su delegado).

Conductor Políticas: P3 y P4 Registros: Hoja de Movilización (Anexo 2)

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 14 DE 25






11.

Parquear en el sitio indicado

Una vez realizado el servicio de transporte, comunicar las novedades encontradas en la movilización y parquear el vehículo en el sitio indicado del CAM (Vehículos de la GAF) o de los terminales y estaciones (Vehículos asignados a la operación).

Conductor Políticas: P5 Procedimiento: Procedimiento de Investigación de Accidentes / Incidentes.

12.

Si hay novedades: Comunicar novedades encontradas

De existir novedades al momento del chequeo rutinario, el Conductor debe comunicar inmediatamente al Coordinador Administrativo de las inconsistencias encontradas.

Conductor Políticas: P5 Registros: Hoja de Movilización (Anexo 2)

13.

Decisión: Son Novedades de Mantenimiento?

Se analiza si las novedades encontradas en la revisión rutinaria están relacionadas con el mantenimiento del vehículo oficial.


14.

No son novedades de mantenimiento: Aplicar procedimientos vigentes

Si son novedades distintas a las de mantenimiento se debe buscar solucionar los inconvenientes de acuerdo a los reglamentos, políticas y procedimientos que rigen a la EPQ.


Políticas: P6 Registros: Orden de Provisión de Combustibles y Lubricantes (Anexo 9).

15.

Si son novedades de mantenimiento: Comunicar novedades de mantenimiento

Se debe comunicar al área de Mantenimiento para que se encargue de realizar los trámites pertinentes para dar solución a los problemas presentados con los vehículos oficiales.


Políticas: P6 Registros: Hoja de Control de Mantenimiento Vehicular (Anexo 8)

16.

Realizar el diagnóstico de los daños

Se deben verificar los daños o imperfecciones presentadas en los vehículos oficiales para efectuar un diagnóstico; luego del cual, se debe elaborar una Orden de Trabajo para que el vehículo sea trasladado a los talleres de la Concesionaria Contratada.

Coordinador de Mantenimiento

Políticas: P7 Registros: Orden de Trabajo

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 15 DE 25






17.

Comunicar al Coordinador Administrativo el diagnóstico

Es necesario comunicar al Coordinador Administrativo de la gravedad de los daños del vehículo oficial y del lugar y tiempo de reparación, para que se tomen las respectivas previsiones.



18.

Coordinar la ejecución del mantenimiento

Se debe coordinar la ejecución del mantenimiento de los vehículos oficiales y dependiendo de la inspección realizada por el técnico encargado se podrán presentar las siguientes posibilidades:

Si el vehículo aún mantiene la garantía del concesionario, se lo enviará al mantenimiento respectivo.

Si el vehículo puede ser reparado en los talleres internos, se ejecutará el Proced. de Contrataciones y Adquisiciones para la contratación o reposición de los repuestos o lubricantes necesarios para la compostura.

Si el vehículo no puede ser reparado en los talleres internos, se procederá a enviarlo a las concesionarias o talleres contratados.



19.

Entregar el Vehículo Reparado

Una vez realizadas las reparaciones necesarias del vehículo oficial se debe comunicar al Coordinador Administrativo para que lo integre a la operación propia del área.



CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 16 DE 25






Diagrama de Flujo del Procedimiento

26

7

Procedimiento de Administración de los Vehículos Oficiales

Asesorías/

Gerencias/

Direcciones/

ConductorCoordinador de

Mantenimiento

Coordinador Administrativo /

Delegado

Existen

vehículos

disponibles?

Inicio

Asignar el Chofer

Encargado y el

Vehículo Oficial

Revisar el

funcionamiento y

accesorios del

vehículo asignado

Comunicar

Novedades de

Mantenimiento

Elaborar la

Solicitud de los

Vehículos

Oficiales

Fin

No

Es destinado a

Comisión?

Elaborar el

Salvoconducto

Si

Efectuar el

servicio de

transporte

Hay

novedades?

Comunicar

Novedades

Encontradas

No

Si

Novedades de

Mantenimiento?

SI

Aplicar

Procedimientos

Vigentes

No

1

1

Entregar el

vehículo reparado

Comunicar al área

Administrativa del

diagnóstico

2

Realizar el

Diagnóstico de los

daños

2

Parquear en el

sitio indicado

Coordinar la

ejecución del

mantenimientoSi

No

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 17 DE 25






Anexo 1/ F-GA- 01: Solicitud de Vehículos Oficiales

DESTINO: MOTIVO:

NOMBRE DEL SUPERIOR INMEDIATO FIRMA DEL SUPERIOR INMEDIATO

PERSONA QUE SOLICITA:

FECHA:

HORA DE SALIDA: HORA DE RETORNO:

SOLICITUD

Nº ADM-0001-2012

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE

TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

SOLICITUD DE VEHÍCULOS OFICIALES

Trole Sur Oriental Central Norte Sur Occidental Ecovía EPQ

CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 18 DE 25






Anexo 2 / F-GA-02: Hoja de Movilización

HORA KM HORA KM

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

GATA LLAVE DE RUEDAS LLANTA DE EMERGENCIA

RADIO EXTINTOR CAJA CHICA: ________________________________________________________

EMBRAGUE FRENOS

ESCAPE VIDRIOS

OTROS

REPUESTOS

TRANSMISIÓN

ACEITE (Q DE LITROS)

CAJA DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN

COMBUSTIBLE

CANTIDADMOTOR

CONTROL DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y REPUESTOS:

MOQUETAS

NOVEDADES PRESENTADAS EN LA MOVILIZACIÓN:

ESPECIFIQUE:

SUSPENSIÓN

ENGRASADO

LLANTAS

A.B.C

MOTOR

SOLICITANTE

FORMULARIO

Nº ADM-0001-2012

PERSONA QUE

AUTORIZA

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

HOJA DE MOVILIZACIÓN

Nº MOTIVOSALIDA ENTRADA LUGAR DE

ORIGEN

LUGAR DE

DESTINO

_______________________

ACCESORIOS / HERRAMIENTAS / CAJA CHICA:

TRIANGULO

OTROS/ESPECIFIQUE:

CAJA DE CAMBIOS DIRECCIÓN

SISTEMA ELÉCTRICO

LIMPIEZA DIARIAPULVERIZADO

TIPO CANTIDAD

SOLICITUD Nº:

CONDUCTOR:

LUGAR/FECHA:

IDENTIFICACIÓN DEL VEHÍCULO:


CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 19 DE 25






Anexo 3 / F-GA-03: Salvoconducto de Movilización Vehicular

PARA:

Quito,

MARCA:

COLOR: MOTOR:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GENERAL

NOMBRE DEL CONDUCTOR:

COMISIÓN A REALIZAR:

LUGAR DE ORIGEN:

LUGAR DE DESTINO:

Nombre:

Cargo:

PLACA / DISCO:

Nota: Este Salvoconducto Autoriza circular

por carriles exclusivos del Sistema

Integrado Metrobús - Q a este vehículo en

Situaciones de Emergencia de la operación

de los corredores a cargo de la EPMTPQ.

SALVOCONDUCTOEMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE


MOVILIZACIÓN VEHICULAR

FUNCIONARIO QUE AUTORIZA


CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 20 DE 25






Anexo 4 / F-GA-04: Inventario de Vehículos, Accesorios y Herramientas

CÓDIGO MODELO PLACA COLORAÑO DE

FABRICACIÓN# MOTOR # CHASIS CAPACIDAD TONELAJE VALORTIPO

REGISTRO

INVENTARIO DE VEHÍCULOS, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS


ACCESORIOS /

HERRAMIENTASAREAS DESTINADASMARCA PROCEDENCIA


CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 21 DE 25






Anexo 5 / F-GA-05: Reporte de Investigación de Accidentes / Incidentes

TIPO DE LESIÓN INDIQUE LA MAGNITUD DEL DAÑO MATERIAL

Corte Amputación Daño menor (1 - 24 %) Pérdida temporal (41 - 65 %)

Golpe Desmembramiento Pérdida parcial (25 - 40 %) Pérdida total (66 - 100 %)

Fractura Electrocución

Aplastamiento Quemadura DATOS TIEMPO DE USO DEL BIEN

Lesiones internas Muerte

Otros Responsable del(los) bien(es):

Describa otros:

SEÑALE LA PARTE DEL CUERPO AFECTADA

Parte del cuerpo afectada: INDIQUE QUE PROPIEDAD SE AFECTÓ CON EL INCIDENTE / ACCIDENTE

Equipo Infraestructura fija

Lesiones anteriores: Computación Vidrios

Impresión y copiado Pisos

Herramientas Paredes

Lugar 1era atención médica: De Mant. Eléctrico Techo

De Mant. Electrónico Cubierta

De Mant. Mecánico Puertas

Fecha 1era atención médica: De Mant. Telecomunicaciones Mobiliario

Estructura

Maquinaria Línea aérea de contacto

Acción médica tomada: Taller Mant. Eléctrico Subestaciones

Taller Mant. Electrónico

Taller Mant. Mecánico Infraestructura Móvil

Tiempo de reposo: Vulcanizadora Trolebús

Vehículos Ecovía

Sur Oriental

DATOS HISTORIA LABORAL Materiales

En general

AFECTADO Terceros

Fecha de ingreso a la empresa: Otros De propiedad de otros

Tiempo de permanencia en el cargo:

Describa el Bien:

RELATO DETALLADO DEL INCIDENTE / ACCIDENTE

OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO

C iudad / Lugar D í a de la semana: Fecha y hora ( aaaa/ mm/ dd- hh:mm) :

PERSONAL

AFECTADO

A pell idos y nombres: C argo : Á rea de t rabajo :

2. DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE / ACCIDENTE (Accidentado o testigo)

H. Salida:

C édula de ciudadaní a Lugar exact o del accident e:

1. DATOS GENERALES (Accidentado o testigo)FECHA DE REPORTE DEL EVENTO FECHA DE OCURRENCIA DEL INCIDENTE/ACCIDENTEC iudad / Lugar D í a de la semana: Fecha y hora ( aaaa/ mm/ dd- hh:mm) :

C argo : Á rea de t rabajo :

JEFE INMEDIATOA pell idos y nombres: C argo : Á rea de t rabajo :

H. Ingreso :

A ct ividad que se encont raban realizando

TESTIGOS

A pell idos y nombres: C argo : Á rea de t rabajo :

A pell idos y nombres:

D escriba element o que p rovocó la lesión y/ o pérd ida

Nombre Tiempo de uso Fecha compra Costo

Bien 1

Bien 2

Bien 3

Firma Colaborador que reporta el Incidente / Accidente

3. VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN (Jefe Inmediato del accidentado)

Firma Jefe Inmediato del afectado por el Incidente / Accidente

Bien 4

Bien 5

FORMULARION° SI-001-2012

EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE

PASAJEROS DE QUITO

REPORTE DE INCIDENTES / ACCIDENTES


CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 22 DE 25






Anexo 6 / F-GA-06: Libro de Novedades

HORA KM HORA KM

CÓDIGO DEL

VEHÍCULORESPONSABLE SOLICITADO POR DESTINO ASUNTO A REALIZAR FIRMA

SALIDA RETORNOFECHA

REGISTROEMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DE QUITO

LIBRO DE NOVEDADES


CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 23 DE 25






Anexo 7 / F-GA-07: Informe de Movilización Vehicular


RUTAS REALIZADAS:

NOVEDADES PRESENTADAS:

ABASTECIMIENTO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES:

MANTENIMIENTOS REALIZADOS:

Nombre:

Cargo:

FUNCIONARIO RESPONSABLE

INFORMEEMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE


INFORME DE MOVILIZACIÓN


CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 24 DE 25






Anexo 8 / F-GA-08: Control de Mantenimiento Vehicular

DEPARTAMENTO A CARGO: COORDINADOR:


TIPO DE

MANTENIMIENTO


CONTROL DEL MANTENIMIENTO VEHICULAR

HOJA DE CONTROL

DESCRIPCIÓN FIRMAFECHA KILOMETRAJELUGAR DE

MANTENIMIENTO

RESPONSABLE DEL

MANTENIMIENTO

COSTO

REFERENCIAL


CÓDIGO: P-GA-06


VERSIÓN: 1.0

FECHA: Abril 2012

PÁGINA: 25 DE 25






Anexo 9 / F-GA-09: Orden de Provisión de Combustibles y Lubricantes

FECHA: HORA:

SOLICITUD DE DOTACIÓN: Combustibles Lubricantes

IDENTIFICACIÓN DEL VEHICULO:

VALOR EN NÚMEROS: VALOR EN LETRAS:

JUSTIFICACIÓN:

Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo:

CONDUCTOR ENCARGADO FUNCIONARIO QUE AUTORIZA

FORMULARIO

Nº ADM-0001-2012

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE


ORDEN DE PROVISIÓN DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES


Documents

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE …...INVENTARIO DE VEHÍCULOS, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS: Documento mediante el cual, se podrá inventariar los vehículos oficiales de la