MANUAL NORMATIVO DE LOS CCONNSSEJOS DISTRITALES Y ... · • Bitácora de Recorrido de Vehículos Oficiales (IEE/DEA/RM-002). Anexo 4. Contrato de Arrendamiento de Vehículos -----

IInnssttiittuuttoo EEssttaattaall EElleeccttoorraall Presidencia CCoooorrddiinnaacciióónn ddee PPllaanneeaacciióónn,, AAuuddiittoorriiaa yy EEvvaalluuaacciióónn

Febrero-2006

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EEInstituto Estatal Electoral

Chiapas

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Manual Normativo de los Consejos Distritales y Municipales Electorales


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ÍNDICE PÁGINA

AUTORIZACIÓN

I. INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------- 01

II. DISPOSICIONES GENERALES ------------------------------------ 02

III. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS -------------------- 06

3.1 De la Contratación y Control del Personal Eventual Electoral de los Consejos Distritales y Municipales Electorales -------------------------------------------------- 06 3.1.1 De la contratación.

3.1.2 De los requisitos de contratación.

3.1.3 Plantilla de personal determinada para los Consejos Distritales y Municipales Electorales.

3.1.4 De la baja de personal.

3.1.5 Del trámite para cubrir plazas vacantes.

3.1.6 Cambio de adscripción y/o promoción.

3.1.7 De los derechos, obligaciones y prohibiciones al trabajador.

3.1.8 Del horario de trabajo.

3.1.9 De las sanciones de los trabajadores.

3.1.10 De las credenciales de identificación del personal.

3.1.11 De los sueldos, envío y comprobación de nóminas.

IV. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS -------------- 22

4.1 Flujograma de operación.

4.2 Solicitud de recursos.

4.3 Radicación de los recursos.

4.4 Comprobación del gasto.

V. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES ------------------------------------------------------ 38

5.1 Resguardo de mobiliario y equipo asignado para la operación de los Consejos.





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PÁGINA

5.2 Material de oficina y de limpieza. 5.3 Mantenimiento. 5.4 Vehículos.

VI. CIERRE DE OPERACIONES --------------------------------------- 41

VII. CONTROL Y SEGUIMIENTO -------------------------------------- 43

VIII. ANEXOS

Anexo 1. Formatos del Departamento de Recursos Humanos 44

• Solicitud para cubrir plazas vacantes (IEE/DEA/RH/001).

• Solicitud de alta y movimiento nominal (IEE/DEA/RH/001-A).

• Oficio de renuncia (IEE/DEA/RH/008).

• Solicitud de baja de personal (IEE/DEA/RH/009).

• Solicitud de cambio de adscripción y/o promoción (IEE/DEA/RH/010).

•••• Acta Administrativa de abandono de empleo (IEE/DEA/RH/016).

•••• Acta Administrativa por falta injustificada (IEE/DEA/RH/016-A).

• Recibo por credencial de identificación (IEE/DEA/RH/017).

• Solicitud de reposición de credencial de identificación (IEE/DEA/RH/018).

•••• Muestra para el llenado del libro control de asistencia (IEE/DEA/RH/020).

• Reporte de incidencias (IEE/DEA/RH/021).

•••• Nómina de pago de dietas a consejeros e instructivo de llenado

(IEE/DEA/RH/022).

•••• Aviso de Reintegro de Prestaciones Personales (IEE/DEA/RH/023).





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Página

Anexo 2. Formatos del Departamento de Recursos Financieros 60

• Recibo simple (IEE/DEA/RF-002).

• Muestra para el llenado del control de llamadas telefónicas (IEE/DEA/RF-003).

• Solicitud de viáticos y gastos a comprobar (IEE/DEA/RF-005).

• Informe de actividades (IEE/DEA/RF-006).

• Gastos de campo (IEE/DEA/RF-009).

• Solicitud de recursos de Consejos Distritales y Municipales (IEE/DEA/RF-010).

• Formato de notas y facturas para reposición de fondo revolvente

(IEE/DEA/RF-011).

Anexo 3. Formatos del Departamento de Recursos ------------------ 75

Materiales y Servicios Generales

• Resguardo interno de activo fijo (IEE/DEA/RM-001).

• Resguardo provisional de vehículos (IEE/DEA/RM-001-A).

• Bitácora de Recorrido de Vehículos Oficiales (IEE/DEA/RM-002).

Anexo 4. Contrato de Arrendamiento de Vehículos ------------------ 85

• Contrato de arrendamiento de vehículos (IEE/DEA/RM-003).

Anexo 5. Formato de Acta Administrativa de Entrega – Recepción 89

del bien inmueble

• Formato de Acta Administrativa de Entrega – Recepción (IEE/DEA/RM-004).

• Solicitud para Mantenimiento de Vehículos (IEE/DEA/RM/005)

IX. ARTÍCULO TRANSITORIO ---------------------------------------- 95





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AUTORIZACIÓN Con la finalidad de que el Instituto Estatal Electoral, cuente con el instrumento de

trabajo que permita desarrollar eficiente y eficazmente las tareas encomendadas a los

Consejos Distritales y Municipales, se expide el documento normativo “MANUAL

NORMATIVO DE LOS CONSEJOS DISTRITALES Y MUNICIPALES

ELECTORALES”.

Sobre esa base y con fundamento en las atribuciones que le confiere el Código Electoral

del Estado de Chiapas al Presidente y Secretario Ejecutivo del Instituto, establecido en

los Artículos 114 fracción II, III, XIV, 118 fracción I, II, 120 y 125, se aprueba y autoriza

este documento normativo, mismo que entrará en vigor a partir de esta fecha.

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, a 15 de Febrero de 2006.

_____________________________ Lic. Noé Díaz González Consejero Presidente

_____________________________ Lic. Ricardo Mota Farías

Secretario Ejecutivo



Manual Normativo de los Consejos Distritales y Municipales Electorales 1


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I. INTRODUCCIÓN

Con el propósito de atender en forma oportuna las actividades durante los procesos

electorales, donde se realizarán las elecciones estatales y municipales en cumplimiento a

lo estipulado en los artículos 97, 98, 99 y 100 del Código Electoral del Estado, el

Instituto Estatal Electoral se ve en la necesidad de contar con el Manual que normen

las actividades administrativas de los Consejos Distritales y Municipales Electorales,

como autoridades electorales desconcentradas del propio organismo.

El presente documento contempla los principales aspectos a considerar en materia de

recursos materiales, financieros y humanos con la intención de facilitar así como agilizar

las operaciones administrativas de estos órganos desconcentrados.

Con esto se pretende que las actividades administrativas que realizan los Consejos

Electorales, se apeguen a los principios rectores de certeza, seguridad, legalidad,

independencia, veracidad, objetividad e imparcialidad y con claridad y transparencia.





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II. DISPOSICIONES GENERALES En congruencia con los principios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal,

los recursos financieros, humanos y materiales deben emplearse con eficiencia

administrativa y eficacia en el logro de los objetivos y metas previstos. En ese sentido,

el presente manual normativo tiene por objeto proporcionar a los responsables del

manejo de los recursos en los Consejos Distritales y Municipales Electorales, las bases

administrativas y control interno que regulará la asignación, uso y comprobación de los

recursos financieros que les serán radicados para su ejercicio, así como el uso y control

de los recursos materiales y humanos que tendrán a su cargo para el buen desempeño

de sus actividades en los actos preparatorios, durante y después de la jornada electoral.

El presente Manual no limita la emisión de cualquier otra normatividad que se relacione

con la Administración de los recursos de este Instituto.

Su incumplimiento dará a lugar al fincamiento de responsabilidades según la Ley de

Responsabilidades de los Servidores Públicos, y demás ordenamientos establecidos.

Para los efectos de interpretación de este manual se entenderá por:

Presidente: Los Presidentes de los Consejos Distritales y Municipales Electorales.

Secretario Técnico: Los Secretarios Técnicos de los Consejos Distritales y Municipales Electorales.

Auxiliar Contable: El encargado del correcto registro y comprobación de gastos, así como del control de los recursos materiales y





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humanos a cargo de los órganos electorales desconcentrados.

Consejos: A los Consejos Distritales y Municipales Electorales.

Área de Enlaces Administrativos

Área dependiente de la Dirección Ejecutiva de Administración, que será el enlace entre

esta Dirección y los Consejos, para revisar, analizar y agilizar los trámites

administrativos que estos realicen, en materia de recursos financieros, humanos,

materiales y servicios generales, verificando la correcta aplicación del presente Manual.

El Área de Enlaces Administrativos es una instancia de vigencia temporal, auxiliar de la

Dirección Ejecutiva de Administración en años electorales, que tendrá que interactuar

de manera permanente con los Departamentos de Recursos Humanos, Materiales,

Financieros y Control Presupuestal.

El objetivo principal de esta Área es atender y dar respuesta oportuna a los

requerimientos de recursos financieros, humanos, materiales y servicios generales para

apoyar la operatividad de los Consejos.

Los recursos financieros, humanos, materiales y servicios generales que se otorguen a

los Consejos, deberán tramitarse a través del área de Enlaces Administrativos, sin

embargo, ante circunstancias extraordinarias, estos podrán canalizar sus peticiones

directamente al Titular de la Dirección Ejecutiva de Administración, siendo





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responsabilidad del área de Enlaces Administrativos cuidar que los Consejos Distritales y

Municipales cumplan con los requisitos establecidos en el presente Manual.

Los Presidentes y Secretarios Técnicos de los Consejos tienen la responsabilidad de

cumplir y hacer cumplir estas disposiciones.

Se hace notar que, los recursos canalizados hacia la realización del Proceso Electoral,

están condicionados a ejercerse con racionalidad económica, buscando su optimización

y eficacia. Así, su correcta aplicación con claridad y transparencia en el desarrollo de los

procesos electorales.

Los gastos que se realicen en los Consejos, bajo cualquier modalidad, deberán precisar:

la razón del gasto, sello del Consejo y las firmas del Presidente, Secretario Técnico y de

la persona que recibe el servicio o la adquisición, así como requisitar los formatos que

se implementen para su debida comprobación.

Para contar con medios que faciliten y agilicen los trámites de recursos financieros entre

Oficinas Centrales y los Consejos Distritales y Municipales Electorales, el Departamento

de Recursos Financieros se encargará de abrir cuentas a nombre del Instituto Estatal

Electoral en las Instituciones Bancarias establecidas en las cabeceras Municipales, donde

se encuentren instalados los Consejos o en la Institución Bancaria mas cercana a estos,

preferentemente en sucursales de Bancos donde se manejen los recursos de Oficinas

Centrales. Para el manejo de cuentas bancarias del Instituto por parte de los Consejos,

deberán registrarse las firmas mancomunadas del Presidente y del Secretario Técnico;

bajo ninguna circunstancia se permitirá mantener en la cuenta corriente bancaria de los

Consejos recursos de carácter particular; siendo responsabilidad del Auxiliar Contable

enviar mensualmente a Oficinas Centrales las Conciliaciones Bancarias correspondientes,

anexando los estados de cuenta bancarios.





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Al cierre de operaciones el área de enlaces, deberá elaborar un informe detallado de la

situación que guarde cada uno de los Consejos Electorales, en relación a los recursos

financieros, humanos y materiales que se les haya canalizado para el desarrollo de sus

actividades, dirigido al Director Ejecutivo de Administración. Así mismo deberá hacer

entrega física de los archivos y bienes a su cargo, con la finalidad de contar con

antecedentes de cada uno de los Consejos Electorales, en las áreas de recursos

materiales y servicios generales, humanos y financieros, según corresponda.





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III. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

3.1 De la Contratación y Control del Personal Eventual Electoral de los Consejos Distritales y Municipales Electorales.

3.1.1 De la contratación:

Una vez que el Consejo General haya aprobado las propuestas de Presidentes,

Secretarios Técnicos y Consejeros Electorales que conforman los Consejos Distritales y

Municipales Electorales, la Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional, turnará al

Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Ejecutiva de Administración del

Instituto los expedientes correspondientes debidamente integrados.

La Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional en coordinación con las Direcciones

Ejecutivas de Organización Electoral; Capacitación Electoral y Educación Cívica; y

Administración, se encargará del reclutamiento y selección del personal eventual

electoral de los Consejos, de conformidad con las normas y procedimientos aplicables.

Posterior a esto, canalizará al Departamento de Recursos Humanos los expedientes del

personal seleccionado, debidamente integrados, para proceder a su contratación.

3.1.2 De los Requisitos de Contratación.

1.- Para la prestación de servicios al Consejo, se requerirá al aspirante:

a) Ser Mexicano de nacimiento en pleno ejercicio de sus derechos civiles y

políticos, a excepción de los Presidentes, Secretarios Técnicos y Consejeros

Electorales que deberá apegarse a lo establecido en el Código Electoral del

Estado.

b) Ser mayor de 18 años.

c) De preferencia que radique en el Distrito o Municipio que le corresponda.

d) Presentar la siguiente documentación personal:





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� Curriculum vitae (original), con excepción del personal de intendencia.

� Solicitud de empleo (original con fotografía reciente tamaño infantil).

� 2 fotografías tamaño infantil (recientes para elaboración de credencial).

� Constancia de estudios (fotocopia).

� Certificado medico original, indicando estado de salud y tipo de sangre. (S.S.A.,

ISSSTE, CRUZ ROJA, IDH, ISSTECH).

� 2 cartas de recomendación (actualizadas).

� Clave Única de Registro de Población (C.U.R.P. fotocopia).

� Acta de nacimiento Actualizada mínimo cinco años (fotocopia).

� Credencial para votar (fotocopia ambos lados).

� Cartilla del servicio militar nacional (fotocopia).

� Gozar de buena reputación y no haber sido condenado por delito intencional

(Constancia de antecedentes no penales, o constancia de buena conducta

expedida por la autoridad municipal correspondiente).

� Constancia de no inhabilitación (en caso de haber desempeñado algún cargo,

empleo o comisión en el servicio público).

� Comprobante de domicilio (fotocopia de recibo de luz, agua o teléfono).

Todos los documentos de los cuales se solicita fotocopias, éstas deberán estar

debidamente cotejadas previamente contra el original, por la Dirección Ejecutiva del

Servicio Profesional.

La falta de cualquiera de los requisitos, dará lugar a la no contratación del aspirante.

2.- Una vez integrado los requisitos, el Consejo deberá enviar al Área de Enlaces

Administrativos la solicitud de alta y movimiento nominal de personal para cubrir

plazas vacantes (Formato IEE/DEA/RH-001) firmada por el Presidente y

Secretario Técnico del Consejo Distrital o Municipal, para su integración ante el





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Departamento de Recursos Humanos de la Dirección Ejecutiva de Administración.

Para el caso de presidentes, secretarios técnicos y consejeros electorales la

Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional, será la encargada de remitir al

Departamento de Recursos Humanos la solicitud de alta y movimiento nominal,

en el formato correspondiente (IEE/DEA/RH/001-A), anexando copia del Acta de

Sesión del Consejo General.

4.- Para el caso del Personal Administrativo y Operativo adscrito a los Consejos, el

Departamento de Recursos Humanos previa recepción de los expedientes,

enviados por la Dirección Ejecutiva del Servicio Profesional Electoral, así como el

formato de alta IEE/DEA/RH-001, enviado por los Consejos, ambos debidamente

requisitados, elaborará el contrato individual de trabajo por tiempo determinado,

(que exclusivamente se maneja en oficinas centrales), que remitirá a los Consejos

a través del Área de Enlaces Administrativos para las firmas correspondientes, el

cual una vez requisitados los turnará al Departamento de Recursos Humanos,

para su custodia.

5.- Las altas de personal serán los días 1º. ó 16 de cada mes, según sea el caso, y

deberá ser enviada al Departamento de Recursos Humanos, con una anticipación

de 15 días y no podrán otorgarse por esta causa retroactivos salariales mayores

a 15 días.





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3.1.3 Plantilla de personal determinada para los Consejos Distritales y Municipales Electorales.

PLANTILLA DE LOS CONSEJOS DISTRITALES

DESCRIPCION Nº PLAZAS

Presidente 1

Consejero Ciudadano Propietario Distrital 5

Secretario Técnico Distrital 1

Coordinador Distrital 1

Auxiliar Contable “A” 1

Capacitador Electoral *

Secretaria “D” 1

Conserje-velador 1

* Esta figura se contratará únicamente cuando las elecciones correspondan a

Gobernador del Estado.

PLANTILLA DE LOS CONSEJOS MUNICIPALES

DESCRIPCION Nº PLAZAS

Presidente 1

Consejero Ciudadano Propietario Municipal 5

Secretario Técnico Municipal 1

Coordinador Municipal 1

Secretaria “E” 1

Capacitador Electoral *

Conserje-velador 1

* El número de Capacitadores Electorales será determinado por la Dirección Ejecutiva de

Capacitación Electoral y Educación Cívica.





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3.1.4 De las bajas de Personal

Con fundamento en lo establecido en el Artículo 166 del Estatuto del Servicio Profesional para el personal del Instituto Estatal Electoral de Chiapas, el personal del Instituto quedará separado del puesto o cargo por las causas siguientes:

• Renuncia. • Abandono de empleo. • Incapacidad física o mental que le impida el desempeño de sus funciones. • Fallecimiento. • Terminación de la vigencia del contrato. • Por resoluciones derivadas de un procedimiento administrativo instaurado en los términos del Estatuto.

a).- Renuncia: Cuando un empleado manifieste su decisión voluntaria de causar baja,

antes de la fecha de terminación de su contrato, deberá presentar la renuncia

laboral con 15 días de anticipación al Presidente del Consejo Distrital o Municipal

correspondiente, de acuerdo al Formato IEE/DEA/RH/008.

b).- Abandono de empleo: Cuando un empleado incurra en la causal del abandono

de empleo, se deberán levantar las actas administrativas correspondientes de

acuerdo a lo estipulado en el numeral 3.1.7 y 3.1.9 de este mismo ordenamiento,

procediendo a la rescisión de la relación laboral.

c).- Incapacidad Física o Mental: Para tal efecto mediará el documento expedido

por una institución o autoridad competente, estableciéndose el procedimiento

administrativo correspondiente.

d).- Fallecimiento: Deberá presentarse el acta de defunción, para iniciar los trámites

administrativos correspondientes.

e).- Terminación de la vigencia del contrato: Al término del contrato procederá la baja automáticamente sin responsabilidad para el Instituto, sin mediar aviso alguno.

f).- Por resoluciones derivadas de un procedimiento administrativo instaurado en los términos del Estatuto del Servicio Profesional para el Personal del Instituto Estatal Electoral, por incurrir en cualquiera de las prohibiciones establecidas en los presentes ordenamientos.





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En todos los movimientos de baja deberán anexar el formato original denominado

“Solicitud de Baja de Personal” (Formato IEE/DEA/RH/009) y remitirse requisitado en los

5 días siguientes a la Dirección Ejecutiva de Administración, a través del Área de Enlaces

Administrativos para que proceda la baja. Así también se deberá turnar copia a la

Dirección de Asuntos Jurídicos y a la Coordinación de Planeación, Auditoría y Evaluación

para su conocimiento y tramite, según corresponda.

Con la finalidad de evitar pagos indebidos, dicho documento deberá ser remitido vía fax

de manera inmediata al momento del conocimiento de la baja al Departamento de

Recursos Humanos.

3.1.5 Del trámite para cubrir plazas vacantes

Para solicitar la ocupación de una plaza vacante, durante el Proceso Electoral, generada

por renuncia voluntaria, abandono de empleo o cualquier otra causa, deberá realizarse a

través del formato correspondiente (IEE/DEA/RH/001) dirigida al titular de la Dirección

Ejecutiva de Administración a través del Área de Enlaces Administrativos; firmado por el

Presidente y Secretario Técnico del Consejo Distrital o Municipal Electoral

correspondiente, anexando la documentación indicada en el punto 3.1.2 inciso d) de

este mismo ordenamiento.

3.1.6 Cambio de adscripción y/o Promoción al personal

a).- Los movimientos de cambio de adscripción, promoción o ascenso se efectuarán

mediante el Formato IEE/DEA/RH/010 “Solicitud de cambio de Adscripción y/o

promoción”, surtirán sus efectos los días 1º. ó 16 de cada mes según sea el caso.





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b).- Para los ascensos o promociones, se deberá analizar diversos conceptos que

puedan ser valorados para cada caso, según el puesto que se pretenda ocupar;

dichos conceptos podrán ser:

I) Perfil laboral.

II) Iniciativa en el desarrollo de las actividades encomendadas.

III) Orden y disciplina en el trabajo.

IV) Lealtad y colaboración Institucional.

V) Permanencia incondicional en el trabajo.

VI) Eficiencia y eficacia demostrada.

VII) Disponibilidad, puntualidad y experiencia; y

VIII) Antigüedad y otros que puedan ser valorados.

3.1.7 De los derechos, obligaciones y prohibiciones al trabajador

A) Derechos:

I. Recibir las remuneraciones determinadas en los tabuladores institucionales así

como las demás que establezca la Junta General Ejecutiva de acuerdo con la

disponibilidad presupuestal,

II. Recibir la indemnización y demás prestaciones que le correspondan derivadas de

accidentes de trabajo,

III. Recibir los cursos de capacitación que le permitan realizar de mejor manera las

funciones que tengan encomendadas,

IV. Ser tratados en forma respetuosa por sus superiores y compañeros,

V. Recibir aguinaldo conforme a lo estipulado legalmente, como mínimo,

VI. Renunciar al empleo cuando así convenga a sus intereses, con aviso a su jefe

inmediato con 15 días de anticipación,





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VII. No ser cesado o despedido por causa injustificada,

VIII. Las demás que se establezcan por los ordenamientos jurídicos vigentes.

B) Obligaciones:

I. Coadyuvar al cumplimiento de los fines del Instituto,

II. Ejercer sus funciones con estricto apego a los principios de certeza, seguridad,

legalidad, independencia, veracidad, objetividad e imparcialidad,

III. Conducirse en todo tiempo con imparcialidad y objetividad, respecto de las

posiciones de las organizaciones y agrupaciones políticas, así como de los

partidos políticos, sus candidatos, militantes y sus dirigentes, procurando que las

relaciones de comunicación con ellos se lleven a cabo con cordialidad y respeto,

IV. Obedecer las ordenes e instrucciones que reciban de sus superiores en asuntos

estrictamente del servicio, siempre y cuando no implique la comisión de un delito,

V. Participar y acreditar, en su caso, los cursos de capacitación según lo determine

el Instituto,

VI. Acreditar la evaluación del desempeño que se les haga,

VII. Observar y hacer cumplir las disposiciones de orden jurídico, técnico y

administrativo que emitan los órganos competentes del Instituto,

VIII. Desempeñar las labores con intensidad, cuidado y esmero apropiados,

observando las instrucciones que reciban de sus superiores jerárquicos,

IX. Cumplir con eficiencia y eficacia todas las funciones que se le confieran, así como

desarrollar sus actividades en el lugar y área de adscripción que determine las

autoridades del Instituto,

X. Asistir puntualmente a sus labores respetando los horarios establecidos y

registrar personalmente su asistencia, al inicio y al término de su jornada de

trabajo. Con excepción del Presidente y Secretario técnico en los cuales su

registro será opcional,





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XI. Cumplir las comisiones de trabajo que por necesidades del Consejo se le

encomienden, por oficio, en lugar y áreas distintos al de su adscripción durante

los períodos que determine el mismo Consejo,

XII. Conducirse con rectitud y respeto ante sus superiores jerárquicos, compañeros y

subordinados, así como ante los representantes de los partidos políticos, de los

que recibirán igual trato,

XIII. Observar las medidas preventivas e higiénicas que acuerden las autoridades

competentes y las que indique el Instituto para la seguridad y protección

personal de sus trabajadores,

XIV. Dar aviso de inmediato a su superior jerárquico, salvo caso fortuito o fuerza

mayor, de las causas justificadas que le impidan concurrir a su trabajo,

XV. Conservar en buen estado los instrumentos y útiles que le sean proporcionados

para el desempeño de sus actividades,

XVI. Prestar auxilio en cualquier tiempo que se necesite, cuando por siniestro o riesgo

inminente peligren las personas o los intereses del Instituto,

XVII. Poner en conocimiento del Instituto, las enfermedades contagiosas que padezcan

tan pronto como tengan conocimiento de la misma,

XVIII. Comunicar a su superior jerárquico las deficiencias que adviertan, a fin de evitar

daños o perjuicios a los intereses del Instituto o vida de sus compañeros de

trabajo,

XIX. Portar el gafete de identificación que lo acredita como empleado del Instituto,

XX. Guardar reserva y discreción ante asuntos de trabajo, considerados como

confidenciales,

XXI. Las demás que le imponga el código, el estatuto, la Ley de Responsabilidades de

los Servidores Públicos del Estado y otros ordenamientos aplicables,





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C) Prohibiciones:

I. Faltar al trabajo sin causa justificada o sin el permiso correspondiente,

II. Desatender su trabajo en horas laborables, distrayéndose con actividades no

relacionadas con el mismo,

III. Formar grupos de charla durante las horas de trabajo en los locales donde

prestan sus servicios o fuera de ellos,

IV. Dar motivos mediante actos escandalosos u otros hechos que de alguna manera

menoscabe su reputación,

V. Hacer ventas o rifas dentro de los edificios de los Consejos Distritales y

Municipales,

VI. Hacer uso de útiles o herramientas suministrados, para fines distintos a los que

se destinen,

VII. Introducir o ingerir en las instalaciones del Consejo bebidas embriagantes,

narcóticos, psicotrópicos o drogas enervantes,

VIII. Introducir, preparar o consumir alimentos, fuera de las áreas destinadas para

ello, a excepción en horas extraordinarias de trabajo,

IX. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo los efectos de alguna otra

droga, usada indebidamente,

X. Hacer deliberadamente anotaciones inexactas o alterar cualquier documento con

carácter oficial en detrimento de los Consejos,

XI. Tratar de manera descortés o hasta grosera a los compañeros de trabajo durante

la jornada laboral,

XII. Cualquier actividad que perjudique u obstaculice el buen funcionamiento de los

Consejos,

XIII. Portar cualquier tipo de armas en el interior de las oficinas de los Consejos

Distritales y Municipales,





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XIV. Contratar personal que incurran al nepotismo,

XV. Realizar actos inmorales dentro de los Consejos,

XVI. Contratar personal para cualquier tipo de servicios del Consejo, con quienes se

tenga parentesco consanguíneo hasta el cuarto grado por afinidad o civil.

Atendiendo a lo estipulado en el Art. 45 Fracción XIII de la Ley de

Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado, que a la letra dice “

excusarse de intervenir en cualquier forma en la atención, tramitación, o resolución

de asuntos en los que tenga interés personal, familiar o de negocios, cónyuge o

parientes consanguíneos hasta el cuarto grado; para con quienes tenga parentesco

por afinidad o para terceros, con los que tenga relaciones profesionales, laborales o

de negocios o sociedades de las que el servidor público o las antes referidas

personas formen o hayan formado parte. En el ámbito de la administración pública

municipal la limitación de parentesco a que alude la presente disposición se aplicará,

hasta el segundo grado de parentesco por consaguinidad, afinidad o civil, en

aquellos municipios con población de hasta 50 000 habitantes y, hasta el tercer

grado de parentesco por consaguinidad, afinidad civil en aquellos municipios con

población mayor a los 50 000 y 100 000 habitantes; en los municipios con población

mayor a 100 000 habitantes el presente ordenamiento abarcará hasta el cuarto

grado de parentesco por consaguinidad, afinidad o civil”.

3.1.8 Del horario de trabajo

1) El horario de labores se sujetará a lo estipulado en él artículo 145 del Código Estatal

Electoral que a la letra dice “los Consejos Distritales y Municipales Electorales en su

primera sesión determinarán sus horarios de labores teniendo en cuenta que todos

los días y horas en año Electoral son hábiles, de lo que informarán a la Dirección

Ejecutiva de Administración”.





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2) Las asistencias del personal se registrarán diariamente en un libro de control que

será llenado, de acuerdo al (Formato IEE/DEA/RH/020), que deberá colocarse

en el lugar destinado previamente para ello y ningún trabajador podrá retirarlo sin

autorización del Presidente Distrital o Municipal, quien designará al responsable de la

vigilancia y resguardo del mismo.

3) Los trabajadores dispondrán de 15 minutos de tolerancia, contados a partir de la

hora reglamentaria de entrada, para registrar a tiempo su asistencia.

Después de ese lapso y hasta los quince minutos siguientes, se considerará

como retardo, posteriormente el trabajador no podrá registrar su entrada,

tomándose como inasistencia la fecha en cuestión, salvo que el Presidente del

Consejo Distrital o Municipal lo justifique.

4) El trabajador estará obligado a registrar su asistencia al inicio y al término de su

jornada de trabajo, dentro del horario establecido; en caso de que el registro de

asistencia se realice después del horario de entrada o antes del horario de salida y no

exista justificante al respecto de manera oficial por parte de su jefe inmediato, se

tomará como inasistencia.

5) Las justificaciones por faltas, retardos, omisiones de registro de entrada o salida

deberán ser enviadas por escrito a mas tardar a los 3 días después de la incidencia,

de lo contrario se tomará como falta, ejerciéndose las sanciones disciplinarias

correspondientes.

Las incidencias de falta del personal deberán reportarse al Departamento de Recursos

Humanos a través del Área de Enlaces Administrativos, a más tardar dentro de los

primeros cinco días posteriores a la quincena en que se dio la incidencia, mediante el





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formato reporte de incidencias (IEE/DEA/RH/021), con la finalidad de evitar pagos

indebidos, todas las incidencias deberán ser remitidos vía fax de manera inmediata al

momento del conocimiento de las mismas al Departamento de Recursos Humanos.

3.1.9 De las sanciones a los trabajadores

1. Las repetidas faltas de puntualidad e inasistencias de los trabajadores del Consejo,

darán lugar a las siguientes sanciones:

A) Después de 3 retardos en un mes, se descontará un día de sueldo.

B) Por cada inasistencia injustificada, se descontará los días en cuestión en la quincena

inmediata, mediando el acta administrativa que al efecto se levante, formato

IEE/DEA/RH-016-A.

C) Por mas de tres inasistencias consecutivas injustificadas, o cuatro acumuladas en un

período de 30 días naturales procederá la rescisión del contrato laboral

mediando para ello el levantamiento del acta circunstanciada al cuarto día por

abandono de empleo en presencia de los testigos de asistencia (Formato

IEE/DEA/RH/016), debidamente firmada por el Presidente y Secretario Técnico del

Consejo, la cual deberá ir acompañado del formato IEE/DEA/RH/009.

D) El presidente del Consejo Distrital o Municipal, podrá justificar hasta dos retardos por

persona en un período de 30 días.





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3.1.10 De las credenciales de identificación del personal

1.- La Dirección Ejecutiva de Administración a través del Departamento de Recursos

Humanos, será la encargada de expedir las credenciales de identificación a todos los

funcionarios y trabajadores de los Consejos Distritales y Municipales, debiendo para

ello firmar de recibido el interesado (Formato IEE/DEA/RH/017). Ante casos de

extravíos de este documento, el empleado deberá notificar por escrito de inmediato

al Departamento de Recursos Humanos, solicitando sea liberado de toda

responsabilidad por mal uso que pudiera darse, deberá por lo tanto tramitar la

reposición correspondiente, cubriendo el costo que determine la Dirección Ejecutiva

de Administración, llenando el siguiente formato IEE/DEA/RH/018.

2.- El Departamento de Recursos Humanos, elaborará la credencial con la fotografía

presentada, de acuerdo con los requisitos que se señalan en el punto 3.1.2.

3.- Concluida la relación laboral, sea esta por renuncia o terminación del contrato de

trabajo, el Presidente del Consejo deberá recoger la credencial que lo acredita como

empleado, cancelarla y remitirla a la Dirección Ejecutiva de Administración.

4.- Para la ejecución de estos trámites será el Área de Enlaces Administrativos, el

mediador en ambas instancias.

3.1.11 De los sueldos, envío y comprobación de nóminas

El sueldo es la retribución que el Instituto paga a los trabajadores a cambio de los

servicios prestados, en relación con la categoría y puesto que desempeña.





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1.- Los días de pago al personal en general serán invariablemente los días 15 y 30 de

cada mes.

2.- El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable del cálculo y

elaboración de las nóminas de sueldos y salarios y el envío de las mismas a los

consejos a través del Área de Enlaces Administrativos.

3.- Las nóminas de sueldos (comprobación del pago) (original y una copia), por

conceptos de servicios personales, gastos de apoyo de campo y dietas deberán ser

remitidas al Departamento de Recursos Humanos a mas tardar 5 (cinco) días

siguientes a la quincena correspondiente, toda documentación deberá firmarse

correctamente en el entendido que será responsabilidad de los Auxiliares Contables

los envíos oportunos de dichas nóminas para que a su vez el Área de Enlaces

Administrativos las haga llegar al Departamento de Recursos Financieros.

4.- Los sueldos y salarios, dietas y gastos de campo que no hayan sido pagados

deberán ser reintegrados a la Dirección Ejecutiva de Administración afectando la

cuenta bancaria del Instituto y enviando la ficha de depósito, mediante formato

IEE/DEA/RH/023 en donde se especifique la causa o razón por la cual no se efectúo

el pago, nombre de la persona, importe y período correspondiente, haciéndolo del

conocimiento del Departamento de Recursos Financieros para su control respectivo.

5.- Para el pago de dietas a Consejeros Propietarios o suplentes en su caso, deberán

llenar cuidadosamente el formato IEE/DEA/RH/022, de acuerdo al instructivo, que al

mismo se anexa. La dieta autorizada para cada Consejero Propietario, se pagará de

manera mensual; en caso de inasistencias, se pagará de manera proporcional al

número de sesiones asistidas, debiendo anexar copia de las actas de las sesiones

que se llevaron a cabo durante el mes.





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En caso que algún consejero propietario no asista a las sesiones, el consejero suplente

que asista, se le pagará lo que corresponda en forma proporcional.

Pago de Aguinaldo.

El pago de aguinaldo, se efectuará en el mes de diciembre exclusivamente al personal

administrativo, técnico y operativo (a excepción de los Consejeros Distritales o

Municipales). En forma proporcional al tiempo laborado, en base a los términos que el

Consejo General o la Junta General Ejecutiva del Instituto determine.





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IV. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

4.1 Flujograma de operación:

Ministración de recursos Comprobación de Gastos I II

DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss rreeaalliizzaa llooss ttrraassppaassooss oo ddeeppóóssiittooss aa llaass ccuueennttaass ddee llooss CCoonnsseejjooss DDiissttrriittaalleess yy MMuunniicciippaalleess EElleeccttoorraalleess

EEll DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss ccoonnttaabbiilliizzaarráá yy ttuurrnnaa ccooppiiaa ddee ffiicchhaa ddee ddeeppóóssiittoo oo ttrraassppaassooss aall ÁÁrreeaa ddee EEnnllaacceess AAddmmiinniissttrraattiivvooss

ppaarraa ssuu rreeggiissttrroo

Consejo Distrital y Municipal Electoral elabora solicitud de recursos

extraordinarios

Programa de asignación de recursos

EEll ÁÁrreeaa ddee EEnnllaacceess rreecciibbee ssoolliicciittuudd ddee rreeccuurrssooss,, vveerriiffiiccaa ddiissppoonniibbiilliiddaadd pprreessuuppuueessttaall ccoonn eell

DDeeppaarrttaammeennttoo ddee CCoonnttrrooll PPrreessuuppuueessttaall yy ttuurrnnaa aall DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss aa ttrraavvééss ddee llaa DDiirreecccciióónn EEjjeeccuuttiivvaa ddee AAddmmiinniissttrraacciióónn

CCoonnsseejjoo DDiissttrriittaall yy MMuunniicciippaall EElleeccttoorraall eennvvííaa aall ÁÁrreeaa ddee EEnnllaacceess,, llaa ccoommpprroobbaacciióónn

EEll ÁÁrreeaa ddee EEnnllaacceess rreecciibbee ccoommpprroobbaacciióónn ddee ggaassttooss yy rreevviissaa

ccuummpplliimmiieennttoo nnoorrmmaattiivvoo

EEnnvvííaa aall DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss,, aa ttrraavvééss ddee llaa DDiirreecccciióónn

EEjjeeccuuttiivvaa ddee AAddmmiinniissttrraacciióónn

EEll DDeeppaarrttaammeennttoo ddee RReeccuurrssooss FFiinnaanncciieerrooss rreecciibbee ccoommpprroobbaacciióónn yy

vvaalliiddaa

PPrroocceeddee

SSii

NNoo

Contabiliza en la cuenta de deudores diversos y turna a

Control Presupuestal para su registro

PPrroocceeddee

SSii

NNoo

Traspaso Directo Electrónico

Ministración mediante Orden de Pago Electrónico

Radicación Inmediata

Radicación En 24 Horas

Cuenta

Concentradora

Radicación de Recursos Cuentas de Consejos

Distritales y Municipales Electorales

Cuentas de Consejos

Distritales y Municipales Electorales

Otros Bancos

Ejecutivo de

Cuentas

DDeevvuueellvvee aa llooss CCoonnsseejjooss DDiissttrriittaalleess yy MMuunniicciippaalleess EElleeccttoorraalleess

ppaarraa ccoorrrreecccciióónn

Devuelve a los Consejos Distritales y Municipales

Electorales para corrección, a través del

Área de Enlaces





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4.2 Solicitud de recursos

Los Presidentes y Secretarios Técnicos de los Consejos son los únicos funcionarios

autorizados para solicitar los recursos y estas solicitudes se harán a través del

formato IEE/DEA/RF/010, debidamente requisitados y dirigidas al Director Ejecutivo de

Administración, con atención al Área de Enlaces Administrativos.

4.3 Radicación de los recursos

Los recursos serán radicados para cubrir las necesidades que los Consejos contraigan y

tendrá las siguientes modalidades.

a).- Gastos Ordinarios

b).- Fondo Revolvente

c).- Gastos Extraordinarios

a) Gastos ordinarios:

SSoonn ttooddaass llaass eerrooggaacciioonneess ppeerrmmaanneenntteess qquuee llooss CCoonnsseejjooss DDiissttrriittaalleess yy MMuunniicciippaalleess EElleeccttoorraalleess rreeaalliizzaann ppaarraa eell ddeessaarrrroolllloo ddee ssuuss aaccttiivviiddaaddeess yy ffuunncciioonnaammiieennttoo ddee llaass ooffiicciinnaass aa ssuu ccaarrggoo,, ttaalleess ccoommoo:: 1.- Dietas

2.- Sueldos y salarios

3.- Arrendamiento de inmueble

4.- Servicio telefónico

5.- Servicio de fotocopiado

6.- Servicio de agua potable

7.- Servicio de energía eléctrica

8.- Viáticos

99..-- PPaassaajjeess oo ccoommbbuussttiibbllee eenn ccoommiissiioonneess





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El Consejo para solicitar recursos financieros por concepto de gastos ordinarios, deberá

requisitar el formato IEE/DEA/RF/010 remitiéndolo a la Dirección Ejecutiva de

Administración a través del Área de Enlaces Administrativos, cuando menos con 72

horas de anticipación, para que esta sea atendida en tiempo y forma. Pudiendo enviar

dicho documento vía fax con el propósito de agilizar su atención, y el original del

mismo deberá enviarse de manera inmediata al Área de Enlaces Administrativos.

El Área de Enlaces Administrativos una vez recibida la solicitud, realizará los trámites

necesarios verificando la disponibilidad presupuestal con el Departamento de Control

Presupuestal, para que el Departamento de Recursos Financieros dependiente de la

Dirección Ejecutiva de Administración, ministre los recursos a los Consejos a través de

las cuentas bancarias aperturadas al efecto.

1. Dietas

El concepto de dietas será cubierto a los Consejeros Ciudadanos en forma mensual,

considerando la asistencia a las sesiones de los propietarios y en caso de ausencia, a los

Consejeros Suplentes, siendo responsabilidad del Presidente y Secretario técnico el pago

de esta remuneración.

Las dietas serán cubiertas a los Consejeros que asistan a las sesiones. Si en éstas, la

asistencia ha sido indistinta de propietarios y suplentes, las dietas serán repartidas de

manera proporcional, elaborándose el formato respectivo en cada consejo.

Los recursos para el pago de este concepto será depositado por el Departamento de

Recursos Financieros, previa solicitud del Área de Enlaces Administrativos, la cual será

cubierta por el Consejo al beneficiario dentro de los primeros 5 días posteriores al mes





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de que se trate, a través del formato Nº IEE/DEA/RH/022 “ Nomina de Pago de Dietas

a Consejeros Electorales”.

2. Sueldos y salarios

Este concepto será cubierto a los Presidentes, Secretarios Técnicos y personal

administrativo y operativo electoral en forma quincenal, de conformidad con la nómina

que para tal efecto emita el Departamento de Recursos Humanos, que será enviada al

Consejo a través del área de Enlaces Administrativos.

3. Arrendamiento de inmuebles

Son las asignaciones destinadas a cubrir el importe de alquiler del bien inmueble donde

están ubicadas las oficinas del Consejo Distrital o Municipal Electoral, que será radicado

por el Departamento de Recursos Financieros, previa solicitud del área de Enlaces

Administrativos.

El comprobante por este pago, deberá contener los requisitos fiscales señalados en los

Artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, así como los administrativos, que

se indican en el apartado 4.4 comprobación del gasto del presente Manual.

Los presidentes y secretarios técnicos, serán responsables de la conservación del

inmueble, debiendo hacer entrega al arrendador en las condiciones en que fue recibido,

mediante Acta de Entrega – Recepción formato (IEE/DEA/RM/004), habiéndose

finiquitado el total de arrendamientos, recuperando el depósito en garantía establecido

en el contrato.





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4. Servicio telefónico

El servicio telefónico será para uso exclusivo de llamadas oficiales; si por alguna

circunstancia se hacen llamadas particulares de larga distancia, el costo de la llamada se

cobrará al que solicito el servicio o en su caso, a quien autoriza, siendo responsabilidad

del presidente realizar los reintegros o pagos por el concepto de llamadas particulares,

todas las llamadas de larga distancia oficiales y particulares deberán registrarse en la

libreta destinada para ello ( Formato IEE/DEA/RF-003 ); todos los recibos cuando se

manden para su comprobación deberán ser acompañados por el control de llamadas de

larga distancia. Nota: Quedará restringido el uso del servicio a teléfonos

celulares y lada 01 900.

Este servicio será contratado por la Dirección Ejecutiva de Administración en aquellos

inmuebles que no cuenten con el mismo.

En aquellos distritos donde no exista la disponibilidad técnica para dicha contratación, se

utilizarán los servicios de las casetas telefónicas establecidas en la localidad, siendo

responsabilidad del Presidente y Secretario Técnico del Consejo vigilar, que dichos

servicios se hagan en la caseta mas cercana. Conveniendo con el propietario la

periodicidad y forma de pago. Para lo cual deberán solicitar dicho recurso con la

anticipación debida a través del formato Nº IEE/DEA/RF-010 “Solicitud de Recursos”.

5. Servicio de Fotocopiado

El servicio de fotocopiado deberá ser utilizado en aquellos casos que se consideren

razonablemente necesario y bajo la responsabilidad del Presidente del Consejo y

Secretario Técnico.





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Cuando los importes de copias sean pequeños deberá convenir con el establecimiento

que proporcione el servicio, que será mediante vales la prestación del mismo, los cuales

podrán ser facturados posteriormente debiendo anexar los vales utilizados que amparen

las copias solicitadas por cada servicio, indicando para que fueron utilizadas y validado

con la firma del Presidente y Secretario Técnico.

Deberá evitarse el fotocopiado de los formatos oficiales, los cuales deberán ser

solicitados con anticipación a las áreas correspondientes.

6. Servicio de agua potable

En los casos donde el contrato de arrendamiento estipule que este concepto esté a

cargo del Instituto, se procederá a enviar el comprobante de cobro para el trámite de

liquidación, debiendo observarse que los pagos que se realicen correspondan al periodo

de vigencia del contrato respectivo; por el monto del servicio, podrá liquidarse y

comprobarse mediante el fondo revolvente.

7. Servicio de energía eléctrica

El servicio corre por cuenta del Instituto por lo que para la gestión de liquidación, el

recibo se debe enviar a través del Área de Enlaces Administrativos para poder tramitar

el recurso, cuidando en todo momento que los pagos que se realicen correspondan al

periodo en que efectivamente se utilizó el servicio, podrá también liquidarse en atención

al importe con cargo al fondo Revolvente.

8. Viáticos

La cuota diaria de viáticos será de acuerdo a los tabuladores de la Dirección Ejecutiva de

Administración, autorizados por la Secretaría Ejecutiva o por el Presidente del Consejo





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General del Instituto. El cual representa la asignación económica destinada a cubrir los

gastos por concepto de hospedaje, alimentación, transporte local, tintorería, lavandería

y cualquier otro similar o conexo a éstos, cuando el desempeño de una comisión lo

requiera.

Por ninguna circunstancia se autorizarán viáticos a 2 empleados para una misma

actividad y que por su naturaleza se pueda realizar con un solo empleado. A excepción

de que sean llamados por las Direcciones Ejecutivas del Instituto Estatal Electoral y que

los Directores Ejecutivos firmen el documento correspondiente.

El pago de viáticos con pernocta, será al personal que se le comisione por un tiempo

mayor de 8 horas y viaje a una distancia que exceda los 75 km; y que no retorne el

mismo día en el Estado, como en Territorio Nacional se le podrá otorgar viáticos con

pernocta, de acuerdo a la cuota en la tarifa de viáticos.

El pago de viáticos sin pernocta, al personal que por necesidad del servicio se le

comisione por un tiempo menor de 24 horas y mayor a 8 horas y que viaje a una

distancia que exceda a los 75 km, pero que debe regresar el mismo día a su lugar de

adscripción.

Para las comisiones del personal que deban desplazarse fuera de su lugar de

adscripción, y retornar el mismo día una hora antes del horario laboral de salida, se le

cubrirá el gasto erogado por pasajes; así también para alimentos, pero siempre y

cuando retorne el mismo día como mínimo una hora posterior al horario laboral de

salida.





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El responsable del manejo de los recursos en el Consejo, deberá soportar cada una de

las comisiones mediante:

� Solicitud de viáticos y gastos a comprobar (Formato IEE/DEA/RF-005) Cuando

corresponda.

� Informe de actividades (Formato IEE/DEA/RF-006).

Este último documento, deberá elaborarlo el personal comisionado dentro de las 72

horas siguientes al término de la comisión, y será el soporte del gasto por concepto de

viáticos. Para la comprobación de viáticos y pasajes el Oficio de Comisión (Formato

IEE/DEA/RF-005) deberá presentarse con firmas autógrafas y sellos del lugar que fue

visitado de acuerdo al objetivo de la comisión.

En ningún caso las comisiones serán mayores de 15 días en un mes calendario, para el

personal directivo, administrativo u operativo.

Se excluye el pago de transporte aéreo, así como de pasaje terrestre de

primera clase especial.

En lo que concierne a los Capacitadores, se les otorgarán en forma quincenal gastos de

campo como apoyo por hospedaje y alimentos para sus actividades, conforme a las

cuotas establecidas.

Los recursos estarán a disposición de los Capacitadores los días 15 y 30 de cada

mes, por lo que deberán firmar de recibido en las nominas de gastos de campo que

serán elaboradas por el Consejo Distrital y Municipal en el Formato IEE/DEA/RF-

009; “es importante señalar que solo se deben firmar las listas si se recibe

en el acto el importe correspondiente”.





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9. Pasajes o combustible en comisiones:

Para cubrir los gastos por éstos conceptos se entregarán recursos a comprobar y el

importe que recibe el comisionado deberá quedar asentado tal y como lo establece el

formato (Formato IEE/DEA/RF-005).

Para su comprobación deberá recabar los documentos correspondientes, para ello

preferentemente utilizar medios de transporte que proporcionen comprobantes, los

cuales serán presentados conjuntamente con el informe de actividades que elaborará al

finalizar su comisión. En caso de imposibilidad practica de lo anterior, se elaborará

recibo simple firmado de recibido por el usuario del servicio y firmado por el Presidente

y Secretario Técnico del Consejo y el sello respectivo. Formato Nº IEE/DEA/RF-002).

Si existiera un sobrante, reintegrará el recurso al Consejo Distrital Electoral que

corresponda y exigirá el recibo correspondiente.

Si por el contrario el importe comprobado es mayor al otorgado, el empleado podrá

solicitar el reintegro respectivo ante del Consejo Distrital o Municipal.

Para la comprobación del gasto deberá observarse lo establecido en el punto 4.4 de este

Manual.

b) Fondos Revolventes

En lo que concierne a los fondos revolventes, su reembolso podrá solicitarse mediante

formato Nº IEE/DEA/RF-010, una vez al mes o las veces que sean necesarias si este

llega a disminuir hasta en un 50% del monto asignado, relacionando y anexando

invariablemente la documentación original comprobatoria (Formato IEE/DEA/RF-





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011). La comprobación del Fondo Revolvente no deberá tener antigüedad mayor de 15

días del mes que se compruebe.

Estos recursos serán canalizados para cubrir los gastos menores de operación que se

presenten en el desempeño de las actividades propias del Consejo. Los conceptos que

se podrán cubrir con el fondo revolvente serán aquellos que no excedan de 20 veces el

salario diario mínimo vigente en el estado y que no se encuentran considerados como

gastos ordinarios, a excepción del servicio de agua potable y energía eléctrica y evitar

realizar compras que por su naturaleza se clasifiquen como activos fijos.

El monto del fondo revolvente que se asigne a los Consejos será con base en los

estudios que para tal efecto realice la Dirección Ejecutiva de Administración y autorizado

por la Secretaría Ejecutiva, mismo que podrá ser adicionado o disminuido considerando

las necesidades que se presenten en el curso normal de operación, debiendo ser

solicitados mediante oficio dirigido al Director Ejecutivo de Administración. Así también

cuando soliciten algún recurso adicional, deberá justificar el uso y destino que se le

dará.

Cuando el recurso del fondo revolvente se destine a los conceptos que a continuación se

detallan deberá observarse lo siguiente:

Alimentación de personas:

Son pagos destinados a cubrir gastos por concepto de: alimentos procesados, café,

galletas, refrescos y té, que se consumen durante el desarrollo de las actividades y de

las sesiones ordinarias y extraordinarias, en este renglón quedan restringidos los pagos

de notas por consumo en restaurantes-bares y otros establecimientos similares, así

como de cualquier tipo de golosina, carnes frías y lácteos, dicha comprobación deberá

cumplir con los requisitos mencionados en el punto 4.4 de este ordenamiento.





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Los consumos de alimentos proporcionados a los integrantes del Consejo en las

sesiones del mismo, deberán ser soportados con copia de la lista de asistencia de la

sesión de que se trate y el documento comprobatorio deberá estar firmado al reverso

por los que recibieron el servicio.

Cuando por necesidades del servicio se tenga que proporcionar alimentación al

personal, el gasto deberá estar soportado con el documento comprobatorio firmado al

reverso por los beneficiarios del servicio; para lo cual deberá mediar solicitud de

recursos.

Combustibles y lubricantes:

En lo que respecta a este rubro, únicamente podrá ejercerse el consumo en vehículos

oficiales que hayan sido proporcionados en resguardo al Consejo Distrital, anexando la

bitácora correspondiente ( Formato IEE/DEA/RM/002).

En caso de tener la necesidad de realizar este tipo de gastos en vehículos particulares,

se deberá presentar por escrito la solicitud debidamente justificada y de manera

anticipada al día de la comisión, para obtener la autorización de la Dirección Ejecutiva

de Administración y anexarla al comprobante respectivo.

El comprobante deberá razonarse, es decir especificar el motivo u objeto, lugares y

fecha de la comisión, además de marca, tipo, modelo y Nº de placa de la unidad a la

que se suministró el combustible; deberá anotar el kilometraje recorrido y bitácora

correspondiente. Todo esto deberá coincidir con lo descrito en el oficio de comisión.





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Responsable del fondo revolvente:

Los responsables del manejo del fondo revolvente serán el Presidente y Secretario

Técnico del Consejo, quienes deberán auxiliarse y apoyarse respecto a la procedencia

del gasto en el Auxiliar Contable , quien será el responsable única y exclusivamente de

que los gastos vayan debidamente soportados y que cumplan con los requisitos

establecidos para cada caso.

c) Gastos extraordinarios

Los recursos para gastos con carácter de extraordinarios, son los que por su monto,

destino y naturaleza necesitan contar con la autorización previa de la Dirección Ejecutiva

de Administración. Los cuales deberán ser solicitados a través del área de Enlaces en

formato Nº IEE/DEA/RF-010.

El Área de Enlaces Administrativos procederá a verificar la disponibilidad presupuestal

en el Departamento de Control Presupuestal y recabará la autorización de las instancias

correspondientes, quienes analizarán las peticiones y en su caso autorizarán los recursos

solicitados. (Formato IEE/DEA/RF-010).

La Dirección Ejecutiva de Administración a través del Departamento de Recursos

Financieros, radicará los recursos una vez autorizados y los depositará en la cuenta de

la Institución Bancaria que corresponda a cada Consejo, entregando al Área de Enlaces

Administrativos fotocopia de la ficha de depósito, para que esta a su vez comunique vía

fax al Consejo, con el objeto de agilizar y cubrir los pagos oportunamente.





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4.4 Comprobación del gasto

Los recursos financieros que reciban los Consejos serán canalizados para cubrir los

gastos inherentes a su operación, NO DEBERÁN REALIZAR GASTOS POR

CONCEPTOS NO AUTORIZADOS.

Los Auxiliares Contables, deberán observar que los documentos soportes del gasto

reúnan los requisitos fiscales de acuerdo a los Art. 29 y 29 A, del Código Fiscal de la

Federación y los requisitos administrativos siguientes:

REQUISITOS FISCALES

� Estar impresos en establecimientos autorizados por la Secretaría de Hacienda y

Crédito Público.

� Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave

del registro federal de contribuyentes de quien los expida, (cédula de

Identificación Fiscal del contribuyente, impreso en el comprobante.).

� Contener impreso el número de folio.

� Lugar y fecha de expedición.

� Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se

expida ( IEE-001201-KH3).

� Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen

( descripción del concepto del gasto debidamente detallado y pormenorizado ),

para el caso de arrendamientos se deberá especificar el período.

� Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y

letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las

disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso (15% de I.V.A., excepto en

zona fronteriza que será el 10%, retención del 10% I.S.R. y 10% de I.V.A. en

caso de arrendamiento).

� Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.





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� Los comprobantes que se reciban deberán estar dentro del Plazo de utilización

que será de dos años a partir de la fecha de su impresión, dicha vigencia deberá

señalarse expresamente en los mismos.

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS

� Expedido a nombre del Instituto Estatal Electoral, (salvo lo relativo a

teléfono, agua potable y energía eléctrica, que podrán estar a nombre del

Arrendador o de quien pertenezca el contrato).

� Domicilio del Instituto: Periférico Sur Poniente No. 2185, Col. Penipak,

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, C.P. 29060.

� Documento original.

� Sello del Consejo.

� Firmas del presidente y secretario técnico del Consejo.

� En el caso del arrendamiento, deberá contener la firma del arrendador.

No se aceptarán como comprobantes de gasto, los documentos y conceptos

siguientes:

� Tiras de máquinas registradoras (salvo de aquellos establecimientos que están

autorizados para imprimir sus propios comprobantes fiscales, los cuales deberán

cumplir con los requisitos fiscales y administrativos señalados).

� Concepto de gastos varios.

� Consumo y adquisición de bebidas alcohólicas.

� Obsequio a terceros.

� Propinas.

� Donativos.





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� Pasteles y golosinas.

� Todo aquello que no sea justificable, de acuerdo a lo que corresponda.

Cuando existan casos o imposibilidad práctica de que el documento no reúna los

requisitos fiscales, se elaborará recibo simple con el nombre, domicilio y Registro

Federal de Contribuyentes de la persona que haya prestado el servicio, anexando copia

de la credencial de elector, este documento deberá estar sellado y firmado por el

Presidente y Secretario Técnico del Consejo Electoral (Formato IEE/DEA/RF-002).

En caso de tratarse de Régimen de pequeños contribuyentes, el documento

comprobatorio, deberá reunir los siguientes requisitos:

• Copias de las notas de venta, las cuales deberán contener impreso el nombre,

denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de

contribuyentes de quien lo expida; contener impreso el número de folio; lugar y

fecha de expedición. En los casos en que los contribuyentes utilicen máquinas

registradoras de comprobación fiscal, podrán expedir como comprobantes

simplificados, la copia de la parte de los registros de auditoría de dichas

maquinas en la que aparezca el importe de la operación de que se trate.

Apertura de cuentas bancarias.

Al aperturar las cuentas bancarias de los consejos Distritales y Municipales Electorales,

deberá ser a nombre del Instituto Estatal Electoral y el Consejo Distrital o Municipal que

corresponda.

El manejo de la cuenta bancaria será de manera mancomunada: firmando el Presidente

del Consejo y el Secretario Técnico. Así también el Auxiliar contable llevara un registro y





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control de los depósitos y cheques expedidos mediante un auxiliar de bancos, a efecto

de evitar sobregiros los cuales serán a cargo del Consejo Distrital o Municipal.





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V. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

5.1 Resguardo de mobiliario y equipo asignado para la operación de los Consejos.

La Dirección Ejecutiva de Administración a través del Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales y del Área de Enlaces Administrativos proveerán de

mobiliario y equipo necesario para la operatividad de los Consejos, los cuales deberán

ser resguardados por los Presidentes de los Consejos (Ver anexo 3), quienes además,

deberán vigilar que exista el adecuado uso de los mismos; hacia el interior del Consejo,

el Presidente podrá resguardar individualmente los equipos a quien efectivamente haga

uso de ellos (IEE/DEA/RM-001).

En caso de que exista la necesidad de algún equipo específico, deberá solicitarse por

escrito a la Dirección Ejecutiva de Administración a través del Área de Enlaces

Administrativos.

5.2 Material de oficina y de limpieza.

La Dirección Ejecutiva de Administración, a través del Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales proveerá a los Consejos de los materiales para la

operatividad con base en los listados que para tal fin se formule. Para todos los

requerimientos en cuestión de materiales de oficina, deberán dirigir la solicitud a la

Dirección de Administración con atención al Departamento de Recursos Materiales a

través del área de enlaces.

El Auxiliar Contable responsable del manejo y control de los materiales y suministros,

deberá prever las existencias que permitan cubrir las operaciones, en caso de que estos

disminuyan en número razonable elaborará las solicitudes que hará llegar al Área de

Enlaces Administrativos, justificando sus necesidades. En caso que se presentara alguna





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urgencia de adquirir algún material, deberán comunicar y solicitar el visto bueno del

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de enlaces para

poder realizar la compra correspondiente.

5.3. Mantenimiento

Todos los Consejos Distritales Electorales, deberán solicitar autorización para el

mantenimiento de vehículos y equipo de oficina, debiendo informar del estado en que

se encuentre, a la Dirección Ejecutiva de Administración, a través de Enlaces, para ello

deberán requisitar el formato IEE/DEA/RM/05.

En caso de realizar cambios en refacciones a algún vehículo, deberán remitir al

Departamento de Recursos Materiales la pieza deteriorada.

5.4. Vehículos

Los vehículos asignados para la operatividad de los Consejos Distritales serán

responsabilidad del resguardante oficial ante el Instituto, y en caso de que por

necesidades del servicio, dicho vehículo deba ser utilizado por otra persona, será

responsabilidad del resguardante oficial la elaboración del resguardo provisional por el

periodo que dure la comisión o actividad respectiva, formato IEE/DEA/RM/001-A. El

tercero en cuestión será el responsable de la debida comprobación de combustible por

dicho periodo.

Cuando a solicitud de la Dirección Ejecutiva Administración, el vehículo sea requerido en

oficinas centrales la entrega la realizará el resguardante oficial al departamento de

Recursos Materiales y Servicios Generales, elaborando el acta administrativa

correspondiente en la cual deberá plasmarse detalladamente las condiciones en que se

entrega dicho vehículo, a fin de deslindar responsabilidades.





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Cuando por la operatividad se tenga la necesidad de requerir en renta los servicios de

vehículos, previa autorización de la Dirección Ejecutiva de Administración, se celebrará

el contrato de renta (formato IEE/DEA/RM/003), el cual deberá venir acompañado con

los siguientes documentos:

• Recibo simple (formato IEE/DEA/RF/002).

• Identificación Oficial del propietario del vehículo (fotocopia).

• Licencia de Manejo del conductor del vehículo (fotocopia).





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VI. CIERRE DE OPERACIONES

Al término del Proceso Electoral los Consejos Electorales tendrán la responsabilidad de

desarrollar las siguientes acciones:

� Es responsabilidad del Presidente y Secretario Técnico de los Consejos,

finiquitar y verificar de manera anticipada que no existan obligaciones

pendientes de pago, en caso contrario se realizará el comunicado a

oficinas centrales para que se realicen las previsiones correspondientes.

� Canalizará al Área de Enlaces Administrativos la documentación final de

comprobación, remanentes de efectivo, papelería y útiles sobrantes, refacciones,

herramientas, etc.

� Verificará que se hayan cubierto todas las prestaciones al personal.

� Verificará que exista la cancelación de contratos con personal eventual, en

coordinación con el Departamento de Recursos Humanos.

� Deberá recoger las credenciales de los empleados a su cargo, cancelarlas y

remitirlas a la Dirección Ejecutiva de Administración.

� Remitir las chequeras debidamente canceladas y los talonarios de los cheques

utilizados.

� Verificar haber saldado todas las operaciones administrativas de conformidad a lo

establecido en este Manual.





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� Una vez concluido el proceso electoral, el mobiliario y equipo asignado a los

Consejos Distritales y Municipales Electorales, deberá ser devuelto en el momento

que sea solicitado debidamente relacionado, en caso de existir faltantes los

Presidentes y Secretarios Técnicos serán los responsables directos de reintegrar

lo que corresponda.

Se fincarán responsabilidades a aquellos Presidentes y Secretarios Técnicos que no

finiquiten en términos de eficiencia al 100%, los compromisos adquiridos en todo el

proceso electoral, principalmente en lo que respecta al arrendamiento del inmueble, no

deberá quedar pendientes pagos de servicios de agua, luz, teléfonos y rentas, entre

otros.

El presente Manual será de observancia para todos los Consejos Distritales y

Municipales, y surtirá efecto por las operaciones que se ejecuten a partir de la fecha de

autorización.





Chiapas

VII. DEL CONTROL Y SEGUIMIENTO

La Secretaria Ejecutiva y Dirección Ejecutiva de Administración de este Organismo en

uso de sus atribuciones procederán a implementar los mecanismos de control

necesarios a fin de observar el cumplimiento de este Manual.

La Coordinación de Planeación, Auditoría y Evaluación, en el ámbito de su competencia

vigilará el cumplimiento de las disposiciones expuestas en el presente Manual.

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