0

21.5.2019.

PRAVILNIK O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I DOKUMENTARNOG GRADIVA

Gimnazija Velika Gorica

1

Na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima („Narodne novine“ br. 61/18.), čl. 17. i

18. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva („Narodne

novine“ br. 63/04 i 106/07.), čl. 11 st.3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i

izlučivanja arhivskog gradiva („Narodne novine“ br. 90/02.) i članka 29. Statuta Gimnazije

velika Gorica, Školski odbor Gimnazije Velika Gorica na sjednici održanoj 21. svibnja 2019.

godine donio je:

P R A V I L N I K

O ZAŠTITI I OBRADI

ARHIVSKOG I DOKUMENTARNOG GRADIVA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i dokumentarnog gradiva (u daljem tekstu: Pravilnik)

u Gimnaziji Velika Gorica (u daljnjem tekstu: Škola) uređuje se uredsko poslovanje,

prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada i izlučivanje, zaštita i uporaba

arhivskog i dokumentarnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se rabi u radu i poslovanju

Škole i njegovih prednika, te predaja gradiva ovlaštenom arhivu.

Izrazi navedeni u ovom Pravilniku neutralni su i odnose se na osobe oba spola.

Članak 2.

Sastavni dio ovoga Pravilnika je Poseban popis arhivskog i dokumentarnog gradiva s

rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i dokumentarno gradivo koje nastaje u

radu i poslovanju Škole.

Članak 3.

Cjelokupno arhivsko i dokumentarno gradivo Škole od interesa je za Republiku Hrvatsku i

ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano.

Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i dokumentarnog gradiva Škole obavlja Državni

arhiv u Zagrebu (u daljnjem tekstu: Arhiv), te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe

odgovorne i zadužene za gradivo.

Članak 4.

Za cjelokupno arhivsko i dokumentarno gradivo Škole odgovoran je ravnatelj.

O ispravnoj primjeni odredaba ovoga Pravilnika skrbi ravnatelj Škole.

Članak 5.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko–sadržajna jedinica organizacije gradiva

(predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik,…).

2

Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz dokumentarnog gradiva, a čine ga izvorni i

reproducirani (pisani, crtani, tiskani, snimljeni i na drugi način zabilježeni) zapisi ili

dokumenti koji su nastali u obavljanju djelatnosti Škole od trajnog značenja za kulturu,

povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i

stvarnom nosaču na kojem su sačuvani, a za koji je zakonskim propisima i ovim Pravilnikom

utvrđeno čuvanje kao arhivskoga gradiva. Da bi gradivo postalo arhivsko gradivo, mora u

cjelini predstavljati završenu radnju u svezi s određenim poslovnim događajem ili postupkom

rada. Arhivsko gradivo Škole čuva se trajno i neotuđivo je.

Evidencija ulaska gradiva u pismohranuje evidencija ulaska gradiva u pismohranu u

elektroničkom obliku, prema vrstama i količinama.

Knjiga pismohrane je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama,

ukoliko se elektroničkim putem ne vidi koji su predmeti u pismohrani.

Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok

čuvanja istekao.

Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni posebni uređaji.

Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su isčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može

biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.

Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz dokumentarnog gradiva temeljem

utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu

organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takove ovlasti prenese ravnatelj.

Pismohrana je sastavni dio pisarnice. U pismohrani se odlaže i čuva arhivsko i

dokumentarno gradivo. Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a

dokumentarno gradivo s rokovima čuvanja do postupka izlučivanja.

Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema

sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) s označenim rokovima čuvanja za svaku

jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

Dokumentarno gradivo jest cjelina svih zapisa, odnosno cjelokupna dokumentacija nastala

radom ili u posjedu Škole, bez obzira je li ili nije evidentirana kroz službene evidencije.

Dokumentarno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju, pa se na njega primjenjuju

iste odredbe Zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsko gradivo.

Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga,

fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD,…)

Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. U

Gimnaziji Velika Gorica zadužen je administrator Škole.

Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Škole, bez

obzira na podrijetlo, vrstu gradiva, vrijeme nastanka, oblik, medij, na mjesto čuvanja,

organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

3

II. NEDJELJIVOST GRADIVA

Članak 6.

Arhivsko i dokumentarno gradivo nastalo radom i poslovanjem Škole predstavlja jednu

cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

III. OBVEZE ŠKOLE

Članak 7.

Škola kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i dokumentarnog gradiva u obvezi je:

- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osigurati od oštećenja do predaje nadležnom

arhivu

- dostavljati na zahtjev nadležnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s

njime

- pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na

gradivo

- redovito odabirati arhivsko gradivo iz dokumentarnog gradiva,

- redovito periodički izlučivati gradivo kojem su istekli rokovi čuvanja,

- omogućiti ovlaštenim radnicima nadležnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad

čuvanjem gradiva.

Članak 8.

Dužnost je Škole izvijestiti nadležni arhiv o svakoj svojoj promjeni statusa i organizacije radi

davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

IV. UREDSKO POSLOVANJE ŠKOLE

Članak 9.

Uredsko poslovanje Škole uređeno je u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju (N.N.

7/09).

Uredsko poslovanje u Školi obuhvaća primanje i pregled akata, upisivanje akata, dostavljanje

akata u rad, administrativnu i tehničku obradu akata, otpremanje akata, razvođenje akata i

njihovo arhiviranje i čuvanje.

Članak 10.

Uredsko poslovanje u Školi obavlja se u pisarnici, odnosno tajništvu.

Poslove pisarnice, odnosno poslove iz članka 9. ovoga Pravilnika obavlja administrator Škole.

Kao osnovne evidencije uredskog poslovanja u Školi se vode upisnik predmeta upravnog

postupka za pismena upravnog postupka i urudžbeni zapisnik za pismena neupravnog

postupka.

4

Evidencije iz stavka 3. ovoga članka vode se u aplikacijama uredskog poslovanja te se na

kraju svake godine ispisuju i uvezuju.

Upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik vode se po sustavu brojčanih

oznaka, odnosno klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva sukladno važećim propisima.

U Školi se vode i pomoćne evidencije: knjiga pismohrane, knjiga službenih putovanja, knjiga

evidencije nenazočnih nastavnika. Pomoćne evidencije vode se ručno.

Članak 11.

Tijela i radnici Škole obvezni su završene predmete te dokumentaciju sa završenim

poslovima, odnosno dokumentaciju koja im nije potrebna u radu i poslovanju, predati

pisarnici najkasnije u roku 30 dana od zaključenja predmeta.

V. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 12.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Škole prikuplja se, zaprima, obrađuje,

evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.

Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici osim

pismohrane ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrđeno ovim Pravilnikom ili

posebnom odlukom.

U Školi se izvan pismohrane čuva:

- obrasci s podatcima o stažu i plaći u uredu voditelja računovodstva i

- knjige, časopisi, audio-vizualno i elektroničko gradivo uvršteno je knjižnični fondu

školskoj knjižnici.

Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to

gradivo evidentirati te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje

posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz članka 13. ovoga Pravilnika i provođenja

postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 13.

U okviru uredovanja pismohrane vodi se:

a) KNJIGA PISMOHRANE, koju vodi pisarnica kao pomoćnu evidenciju radi općeg

pregleda cjelokupnog gradiva odloženog u pismohranu, ukoliko se elektroničkim putem ne

vidi koji su predmeti u pismohrani (Obrazac br. 12 – Knjiga pismohrane prema čl. 72. Uredbe

o uredskom poslovanju).

b) ZBIRNA EVIDENCIJA O GRADIVU, organizirana kao popis arhivskih jedinica

gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i

dokumentarnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Škole. Zbirna evidencija

sadržava slijedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina,

nosač, napomena.

Članak 14.

5

Popis arhivskog gradiva strukturiran po dokumentacijskim cjelinama dostavlja se Arhivu

redovito jednom godišnje u elektroničkom obliku, sukladno člancima 5. do 7. Pravilnika o

zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i članku 11. Zakona o

arhivskom gradivu i arhivima na način propisan čl. 1. Pravilnika o dopunama Pravilnika o

zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07) u elektroničkom

obliku putem nacionalnog arhivskog informacijskog sustava ARHiNET.

V/1 Konvencionalno gradivo

Članak 15.

Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote,

fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s

preklopom),… i sl. tehničke arhivske jedinice. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo

nastalo (u tzv. priručnoj pismohrani), ono se čuva najviše dvije godine od završetka predmeta.

Nakon toga roka gradivo se obavezno predaje u pismohranu, osim u slučajevima iz članka 12.

stavka 2. ovoga Pravilnika, u sređenom stanju, tehnički opremljeno, te popisano.

Rukovoditelj svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i dokumentarno gradivo

koje nastaje u njegovom poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na

daljnje čuvanje.

Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka,

pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.

Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom

godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u

odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podatci: naziv

institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon

brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 16.

Arhivsko i dokumentarno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički

oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog

primopredajnim zapisnikom.

Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna

osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.

Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica

koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u

pismohrani.

Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati

svo preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 17.

Po prijemu i obradi arhivskog i dokumentarnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga

Pravilnika, gradivo se raspoređuje na metalne police, odnosno ormare, u odgovarajućim

prostorijama pismohrane.

6

Arhivsko i dokumentarno gradivo u pismohrani razvrstava se prema dokumentacijskim

cjelinama, vrstama gradiva, vremenu nastanka i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva

jednog godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica.

V/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 18.

Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije

dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih

osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno

važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim

dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna

za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom

obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u

slučaju greške ili gubitka podataka.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i

cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 19.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom

obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske

zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka;

format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom

formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji

će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornog hardverskog i

softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij,

aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon

predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za

predaju).

Članak 20.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva

primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i

mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u

računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i

struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u

izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.

Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost,

čitljivost i ispravnost.

Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su

potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i

softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji

trenutno to omogućuje.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava

najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine,

7

a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije

nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

VI. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 21.

Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u

pismohrani.

Arhivsko i dokumentarno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino

uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za

pismohranu.

Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili

izdavanjem originala.

Originalno arhivsko i dokumentarno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino

putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i

izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Članak 22.

Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u

reversu.

Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje

je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno

zaposlenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva.

Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.

Članak 23.

Izdavanje arhivskoga i dokumentarnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i

propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pisane

zamolbe tražitelja.

Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje Zakon o pravu na pristup

informacijama (N.N. 25/13 i 85/15).

Članak 24.

Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, vrši se

provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja

odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.

Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno

zaposlenik u pismohrani, traže povrat gradiva.

Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice,

ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u slijedećoj godini.

VII. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

8

Članak 25.

Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje

arhivskoga i izlučivanje onog dijela dokumentarnog gradiva kojem je prema utvrđenim

propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za

prirast novog gradiva.

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje dokumentarnog gradiva obavlja se samo ukoliko je

gradivo sređeno i popisano sukladno člancima 17. i 20. ovoga Pravilnika.

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje dokumentarnog gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o

vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva kao i Posebnoga popisa

iz članka 2. ovoga Pravilnika, na kojega suglasnost daje nadležni Arhiv.

Članak 26.

Rokovi čuvanja navedeni u Popisu iz članka 2. ovoga Pravilnika počinju teći:

- kod uredskih knjiga i evidencija - od kraja godine posljednjega upisa,

- kod vođenja postupaka - od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,

- kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem - od kraja godine u

kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati,

- kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije - od dana prihvaćanja završnog

računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,

- kod personalnih listova - od godine osnutka personalnog lista,

- kod ostalog gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 27.

Postupak za izlučivanje dokumentarnog gradiva pokreće odgovorna osoba Škole na prijedlog

osobe zadužene za poslove pismohrane.

Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u

kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva

(vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. kao i redni

broj iz Posebnog popisa te rok čuvanja prema Posebnom popisu.

Ukupna količina gradiva za izlučivanje iskazuje se u dužnim metrima.

Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr.

istekao rok čuvanja sukladno popisu iz čl.2., nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički

obrađeno i sl.)

Članak 28.

Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik nadležnog

Arhiva.

Članak 29.

Popis gradiva predloženog za izlučivanje, te potpisan od odgovorne osobe Škole dostavlja se

nadležnom Arhivu.

Arhiv izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti odobriti, ili

djelomično ili u cijelosti odbiti.

9

Članak 30.

Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka, odgovorna osoba donosi

odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.

O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan primjerak

dostavlja nadležnom Arhivu.

Članak 31.

Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da

podaci nisu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak 32.

Izlučivanje dokumentarnog gradiva bilježi se u Evidenciji ulaska gradiva u pismohranu,

odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva, s naznakom broja i datuma rješenja nadležnog Arhiva o

odobrenju izlučivanja.

VIII. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 33.

Javno arhivsko gradivo u digitalnom obliku predaje se Arhivu u roku koji nije dulji od 10

godina od njegova nastanka.

Arhivsko gradivo Škole predaje se Arhivu temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i

Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (N.N. 90/02).

Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom Arhivu u roku koji u pravilu ne može biti kraći

od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o

tome sporazume imatelj i nadležni Arhiv, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.

Arhivsko gradivo Škole predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u

izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno

vremensko razdoblje i u digitalnom obliku koji je primjeren za trajno čuvanje.

O predaji arhivskog gradiva Škole, nadležni Arhiv sastavlja Zapisnik čiji je sastavni dio popis

predanoga gradiva.

IX. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 34.

Škola je dužna imati odgovornu osobu za rad pismohrane, te zaduženog zaposlenika s punim

ili djelomičnim radnim vremenom u pismohrani.

Članak 35.

10

Zaposlenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu i najmanje 6 mjeseci

radnog iskustva na poslovima obrade i zaštite gradiva, kao i položen stručni ispit za djelatnika

u pismohrani, sukladno Pravilniku o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti

djelatnika u pismohranama (N.N. 93/04).

Ukoliko zaposlenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti

nakon 1 godine od dana stupanja na ovaj posao.

Članak 36.

Zaposlenik u pismohrani obavlja slijedeće poslove:

- sređivanje i popisivanje gradiva,

- osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva,

- odabiranje arhivskoga gradiva,

- izlučivanje dokumentarnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,

- priprema predaje arhivskoga gradiva Arhivu,

- izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome.

Članak 37.

Zaposlenik u pismohrani dužan je u svome radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a

posebice:

- čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i

pouzdano svjedočanstvo prošlosti,

- dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,

- poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i

zaštitom privatnosti, i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi,

- osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro sviju i ne služiti se svojim

položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist,

- nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s

područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 38.

Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad

pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskoga i

dokumentarnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

X. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 39.

Škola je dužna osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i

dokumentarnog gradiva.

Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i dokumentarnog gradiva obuhvaća fizičko-

tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:

11

- obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem

strujnoga toka kada se u spremištu ne radi

- redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem

prostorija

- održavanjem odgovarajuće temperature (16-20 °C) i vlažnosti (45-55%)

- redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva

Članak 40.

Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskog i dokumentarnog gradiva Škole smatraju se

prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog

plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih,

kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog

grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih

voda.

Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom.

U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 41.

Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su metalne police, ormari,

stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr..

Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene

odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah i vatrodojavnim sustavom.

Članak 42.

Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno

zaposleniku u pismohrani.

Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba

ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.

XI. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 43.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i dokumentarno gradivo nastalo tijekom poslovanja

Škole i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu sa odredbama Zakona o arhivskom

gradivu i arhivima, te odredbama ovog Pravilnika.

Članak 44.

Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na način i po postupku utvrđenim za njegovo

donošenje.

Članak 45.

12

Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom

gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže

utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i dokumentarnog gradiva.

Članak 46.

Ovaj Pravilnik se obvezno dostavlja nadležnom Državnom arhivu na suglasnost i ne može se

primjenjivati prije nego što se ta suglasnost pribavi.

Ukoliko nadležni Državni arhiv ne izda ili ne uskrati suglasnost u roku od trideset (30) dana

od dana zaprimanja zahtjeva, smatra se da je suglasnost dana.

Poseban popis arhivskoga i dokumentarnog gradiva Škole primjenjuje se po dobivenom

odobrenju nadležnog Arhiva.

Članak 47.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom dobivanja suglasnosti od nadležnog Arhiva.

Pravilnik se objavljuje na oglasnoj ploči i web stranicama Škole.

Članak 48.

Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti i obradi registraturnog

i arhivskog gradiva (KLASA: 602-03/10-02, URBROJ: 238-31-58-10-718) od 03. studenog

2010. godine.