Postępowanie sądowoadministracyjne

Posiedzenie sądowe

Posiedzenie

Posiedzenie sądowe jest określeniem o najszerszym znaczeniu i obejmuje swym zakresem posiedzenie jawne oraz posiedzenie niejawne. W piśmiennictwie przez posiedzenie sądowe rozumie się zebranie sądu w składzie przewidzianym przepisami prawa w celu dokonania czynności w toku postępowania sądowego.

Art. 90

Zgodnie z art. 45 ust. 1 i 2 Konstytucji RP każdy ma prawo do jawnego rozpoznania sprawy, a wyłączenie jawności rozprawy może nastąpić wyjątkowo. Konkretyzację tej normy konstytucyjnej stanowi art. 90 p.p.s.a. Wyłączenie jawności rozprawy może nastąpić w ściśle określonych wypadkach.

Co do zasady posiedzenia jawne są rozprawami. Zgodnie z art. 90 § 1 sąd orzekający rozpoznaje sprawę sądowoadministracyjną na rozprawie. W wyjątkowych wypadkach posiedzenia jawne nie muszą mieć formy rozprawy, np. posiedzenie mediacyjne, które odbywa się z udziałem stron na posiedzeniu jawnym niebędącym rozprawą

Rozprawa jest określeniem procesowym i służy merytorycznemu załatwieniu sprawy w danej instancji. Obejmuje ciąg sformalizowanych czynności od jej otwarcia aż do zamknięcia. Z ważnej przyczyny rozprawa może ulec odroczeniu, wówczas odbywa się na dwóch posiedzeniach. Tok czynności podejmowanych na rozprawie podlega zaprotokołowaniu.

Rozprawę przygotowuje i przeprowadza się tak, aby sprawę można było rozstrzygnąć w jednym dniu, bez jej odraczania (§ 48 reg. WSA). Dla każdej sprawy wyznaczonej na rozprawę określa się godzinę rozpoczęcia jej rozpoznania, z uwzględnieniem przypuszczalnego czasu trwania spraw, które ją poprzedzają, oraz możliwości dojazdu do sądu osób zamieszkujących poza siedzibą sądu, a także – w miarę możliwości – uzasadnionych wniosków w tym przedmiocie, zgłoszonych przez strony, ich pełnomocników lub przedstawicieli (§ 38 reg. WSA).

Sąd może skierować sprawę na posiedzenie jawne i wyznaczyć rozprawę także wówczas, gdy sprawa podlega rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym. Artykuł 90 § 2, wskazujący na kompetencję sądu administracyjnego, będzie miał zastosowanie zarówno wtedy, gdy przepis stanowi, że sprawa może być rozpoznana na posiedzeniu niejawnym, jak i wtedy, gdy mówi wyłącznie o rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym, np. art. 88. Decyzja o skierowaniu sprawy na rozprawę należy wyłącznie do uznania sądu. Powyższa uwaga dotyczy także sytuacji, gdy odrębny tryb postępowania ustalają ustawy szczególne, np. art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). W tym ostatnim przypadku sąd wyłącza lub może wyłączyć jawność rozprawy, jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 96 p.p.s.a.

Art. 91 Posiedzenie sądowe wyznacza przewodniczący,

przy czym należy przez to rozumieć zarówno przewodniczącego wydziału, jak i przewodniczącego składu orzekającego lub sędziego sprawozdawcę. Określone czynności związane z wyznaczaniem rozprawy należą do wyłącznej kompetencji przewodniczącego wydziału, np. ustalanie terminów rozpraw, ustalanie składów orzekających oraz przewodniczących składów orzekających, wyznaczanie innego sędziego według kolejności z alfabetycznej listy sędziów wydziału, jeżeli z przyczyn losowych konieczna jest zmiana składu orzekającego, wyznaczanie składu orzekającego w drodze losowania.

Wyznaczenie rozprawy nie musi być poprzedzone stosownym wnioskiem strony, ponieważ posiedzenia (rozprawy) przewodniczący wyznacza z urzędu. Termin rozprawy uwarunkowany jest wymogami stanu sprawy. Należy rozumieć przez to zarówno to, czy sprawa nadaje się do wyznaczenia, jak i to, kiedy z przyczyn organizacyjnych może być wyznaczona. Co do zasady sprawy wyznaczane są według kolejności ich wpływu. W uzasadnionych wypadkach prezes sądu może zarządzić rozpoznanie sprawy lub określonych spraw poza kolejnością (§ 31 ust. 2 reg. WSA). Strona może także wskazywać na potrzebę niewyznaczenia rozprawy w określonym terminie, np. z powodu wyjazdu zagranicznego.

Zawiadomienie o posiedzeniu jawnym ma formę pisemną, chyba że do zawiadomienia dochodzi na rozprawie, która ulega odroczeniu. Wówczas, zgodnie z § 49 ust. 1 reg. WSA, ogłasza się stronom i innym osobom zainteresowanym obecnym na posiedzeniu termin następnego posiedzenia. W wypadku ogłoszenia następnego terminu posiedzenia poucza się strony i inne osoby zainteresowane o tym, które z nich mają obowiązek stawić się na następne posiedzenie bez osobnego wezwania, oraz o skutkach niestawiennictwa. Na żądanie należy wydać pismo wskazujące termin stawienia się w sądzie. Zawiadomienie przez ogłoszenie powinno znaleźć odzwierciedlenie w protokole rozprawy.

Telefoniczne zawiadomienie pełnomocnika o terminie następnej rozprawy nie jest zawiadomieniem zgodnym z wymogami art. 91. Jednak w określonych sytuacjach, jeżeli pełnomocnikowi wysłano wcześniej zawiadomienie w formie pisemnej, które do niego nie doszło, wyrazi zgodę na takie powiadomienie i oświadczy, że na rozprawę się nie stawi, takie zawiadomienie można uznać za skuteczne.

Stronie nieobecnej na posiedzeniu jawnym należy zawsze doręczyć zawiadomienie o następnym posiedzeniu. Obowiązku doręczenia wezwania nie ma w razie odroczenia ogłoszenia wyroku, ponieważ termin ogłoszenia wyroku sąd ogłasza publicznie po zamknięciu rozprawy (por. art. 139 § 1 p.p.s.a.), a samo ogłoszenie następuje zawsze po przeprowadzeniu (zamknięciu) rozprawy, bez względu na obecność przy ogłoszeniu strony postępowania.

Zawiadomienie o terminie rozprawy powinno być doręczone co najmniej na siedem dni przed posiedzeniem. W wypadkach pilnych termin ten może być skrócony do trzech dni. Nie jest dopuszczalne dalsze skracanie terminów

Zgodnie z art. 8 § 1 prokurator oraz Rzecznik Praw Obywatelskich mogą wziąć udział w każdym toczącym się postępowaniu, a także wnieść skargę kasacyjną, zażalenie oraz skargę o wznowienie postępowania, jeżeli według ich oceny wymagają tego ochrona praworządności lub praw człowieka i obywatela. Na podstawie § 2 tego przepisu te same uprawnienia ma Rzecznik Praw Dziecka, jeżeli według jego oceny wymaga tego ochrona praw dziecka. Podmiotom tym przysługują prawa strony. Z tej ogólnej zasady mającej rozwinięcie w art. 92 § 1 wynika, że w każdym z tych trzech przypadków postępowanie przed sądem toczy się już z udziałem któregoś z tych podmiotów, obu lub wszystkich jednocześnie, w zależności od tego, kto i na jakim etapie zgłosił swój udział w postępowaniu.

Niezawiadomienie prokuratora, Rzecznika Praw Obywatelskich lub Rzecznika Praw Dziecka o terminie posiedzenia sądu – mimo zgłoszenia ich udziału w sprawie – stanowi uchybienie procesowe, które może mieć wpływ na wynik sprawy. Uchybienie to nie pozbawia stron możności obrony swych praw, nie wyczerpuje więc znamion nieważności postępowania . wyrok SN z dnia 30 stycznia 1967 r., II PR 284/66

Zawiadomienie

W zawiadomieniu o posiedzeniu oznacza się:

1) imię, nazwisko albo nazwę i siedzibę zawiadamianego oraz adres zawiadamianego;

2) sąd oraz miejsce i czas posiedzenia; 3) skarżącego oraz przedmiot sprawy; 4) cel posiedzenia; 5) skutki niestawiennictwa.

Miejsce rozprawy Posiedzenia sądowe odbywają się w

budynku sądowym, a poza tym budynkiem tylko wówczas, z zachowaniem wymagań dotyczących bezpieczeństwa, gdy czynności sądowe muszą być wykonane w innym miejscu albo gdy odbycie posiedzenia poza budynkiem sądowym ułatwia przeprowadzenie sprawy lub przyczynia się znacznie do zaoszczędzenia kosztów.

. Artykuł 16 § 2 p.u.s.a. dopuszcza możliwość tworzenia przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, na wniosek Prezesa NSA, poza siedzibą sądu, wydziałów zamiejscowych wojewódzkich sądów administracyjnych. Tworzenie wydziałów zamiejscowych może być uzasadnione rozległością obszaru właściwości sądu i wiążącą się z tym trudnością dostępu do sądu. Przykładem może być rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 16 grudnia 2005 r. w sprawie utworzenia Wydziału Zamiejscowego w Radomiu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (Dz. U. Nr 256, poz. 2144 z późn. zm.)

Zasada jawności jest realizowana przez dozwolony wstęp na salę sądową osób pełnoletnich. W razie przewidywanego udziału w posiedzeniu licznej publiczności przewodniczący wydziału może zarządzić wydawanie kart wstępu na salę rozpraw (§ 43 ust. 1 reg. WSA). Prezes sądu może wyznaczyć na sali rozpraw odpowiednie miejsce dla sprawozdawców radia, telewizji i innych środków przekazu (§ 43 ust. 2 reg. WSA).

Zamknięte drzwi Odbycie posiedzenia przy drzwiach

zamkniętych może mieć miejsce zarówno z urzędu, jak i na wniosek stron. Decyduje o tym sąd postanowieniem, o czym wprost stanowi zdanie ostatnie art. 96 § 2, a nie zawarty w § 1 i 2 komentowanego przepisu zwrot „sąd zarządza" (na temat niespójności terminologicznej w określaniu rozstrzygnięć sądu zob. uwagi do art. 161).

Jeżeli publiczne rozpoznanie sprawy zagraża moralności, bezpieczeństwu państwa lub porządkowi publicznemu, a także gdy mogą być ujawnione okoliczności stanowiące informacje niejawne, sąd obligatoryjnie wydaje postanowienie o odbyciu posiedzenia przy drzwiach zamkniętych. Postanowienie sądu, w którym określa się, w jakim zakresie następuje wyłączenie jawności – w całości lub w części – wpisuje się do protokołu bez spisywania odrębnej sentencji. Uzasadnione jest natomiast powołanie w treści postanowienia ustawowej przesłanki, która stanowiła podstawę jego wydania.

Podstawą wniosku strony o odbycie posiedzenia przy drzwiach zamkniętych może być ochrona życia prywatnego strony lub inny ważny interes prywatny. Wniosek strona może złożyć zarówno na piśmie, jak i ustnie do protokołu. Wniosek wymaga uzasadnienia. Samo powołanie się na jedną z przesłanek określonych w art. 96 § 2 nie jest wystarczające. Strona może także powoływać się na przesłanki obligatoryjne określone w art. 96 § 1. Nie daje podstaw do wyłączenia jawności rozprawy okoliczność, że akta administracyjne objęte są klauzulą „tajemnica skarbowa".

Postępowanie dotyczące wniosku strony odbywa się przy drzwiach zamkniętych.

Postanowienie w przedmiocie wniosku. strony o odbycie posiedzenia przy drzwiach zamkniętych sąd ogłasza publicznie. Postanowienie wpisuje się do protokołu bez spisywania odrębnej sentencji. Sąd postanawia o odbyciu posiedzenia przy drzwiach zamkniętych w całości lub w części albo oddala wniosek.

Krąg podmiotów, które mogą być obecne podczas posiedzenia odbywającego się przy drzwiach zamkniętych, został przez ustawodawcę ściśle określony. Mogą to być strony, ich przedstawiciele ustawowi i pełnomocnicy, prokurator oraz osoby zaufane – po dwie z każdej strony.

Przewodniczący Przewodniczącym w rozumieniu art. 98 p.p.s.a

jest najczęściej przewodniczący składu orzekającego (sądu orzekającego), w tym składów poszerzonych podejmujących uchwały. Przewodniczącym może być również prowadzący posiedzenie mediacyjne, np. referendarz sądowy. Jeżeli w składzie orzekającym uczestniczy prezes lub wiceprezes sądu, przewodnictwo należy do niego, chyba że zarządzi on inaczej. Przez posiedzenie w rozumieniu komentowanego przepisu należy rozumieć posiedzenie jawne, jak i posiedzenie niejawne, na które wezwano określone osoby.

Przewodniczący ma decydujący wpływ na przebieg posiedzenia. Od jego postawy i umiejętności opanowania własnych lub cudzych emocji oraz od jego kultury osobistej zależy w dużym stopniu prawidłowość przebiegu rozprawy oraz poprawność postawy uczestników postępowania. Jego wystąpienia powinny być nacechowane powagą oraz wyrozumiałością, zwłaszcza w odniesieniu do osób nieporadnych i niemających wiadomości prawniczych, natomiast dbałość o kulturę posiedzeń sądowych nie pozwala na tolerowanie zakłóceń powagi czy spokoju posiedzenia sądowego zarówno przez uczestników postępowania, jak i obecną na sali publiczność (zob. uchwała pełnego składu SN z dnia 15 lipca 1974 r., KwPr 2/74, OSNCP 1974, nr 12, poz. 203).

W postępowaniu sądowoadministracyjnym obowiązuje zasada koncentracji materiału dowodowego sprawy. W związku z tym posiedzenie przygotowuje i przeprowadza się tak, aby sprawę można było rozstrzygnąć w jednym dniu, bez jej odraczania

Ważne przyczyny, które obligują sąd do odroczenia posiedzenia (rozprawy), wskazuje sam ustawodawca: nieprawidłowość zawiadomienia którejkolwiek ze stron albo jeżeli nieobecność strony lub jej pełnomocnika jest wywołana nadzwyczajnym wydarzeniem lub inną znaną sądowi przyczyną, której nie można przezwyciężyć (art. 109 p.p.s.a.); jeżeli sąd postanowi zawiadomić o toczącym się postępowaniu sądowym osoby, które dotychczas nie brały udziału w sprawie w charakterze stron (art. 110 p.p.s.a.); jeżeli przy rozpoznaniu skargi kasacyjnej wyłonią się poważne wątpliwości uzasadniające przedstawienie zagadnienia do rozstrzygnięcia składowi siedmiu sędziów NSA (art. 187 § 1 p.p.s.a.).

Fakultatywne przyczyny odroczenia mogą leżeć po stronie sądu, np. choroba sędziego sprawozdawcy. Do takiej sytuacji może dojść również wówczas, gdy: sąd stwierdzi konieczność osobistego stawiennictwa stron lub jednej z nich osobiście;

Fakultatywne przyczyny mogą również leżeć po stronie uczestnika postępowania. Mogą to być np.: usprawiedliwiona nieobecność strony lub jej pełnomocnika; złożenie wniosku o wyłączenie sędziego lub sędziów dopiero na rozprawie; brak należytego umocowania dla pełnomocnika; okoliczność, iż strona zmieniła zakres żądania w sposób uniemożliwiający ustosunkowanie się do tego stronie przeciwnej.

O odroczeniu posiedzenia rozstrzyga sąd w formie postanowienia, które wpisuje się do protokołu bez spisywania odrębnej sentencji, ponieważ nie przysługuje na nie zażalenie. Mimo że postanowienie nie podlega uzasadnieniu, sąd powinien wskazać przyczynę odroczenia. Powyższe uwagi odnoszą się w pełni do postanowienia sądu oddalającego wniosek lub wnioski stron o odroczenie posiedzenia.

Protokół

Protokół z posiedzenia jawnego jest jednym z istotniejszych elementów akt sądowych, w sposób obiektywny odzwierciedlającym przebieg tego posiedzenia.

Protokół sporządza się pismem maszynowym i z odpowiednim marginesem (§ 15 ust. 1 zarz. biur.).

Protokół posiedzenia sądu sporządza pracownik sekretariatu, aplikant lub praktykant wyznaczony przez przewodniczącego wydziału lub kierownika sekretariatu, pod kierunkiem przewodniczącego posiedzenia (§ 51 reg. WSA).

Skreśleń i poprawek w protokole dokonuje się tak, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Poprawki i uzupełnienia treści protokołu omawia się w końcowej części protokołu, przed jego podpisaniem, albo w osobnej wzmiance podpisanej przez protokolanta i przewodniczącego posiedzenia (§ 52 reg. WSA).

Skreśleń i poprawek nie można dokonywać po podpisaniu protokołu przez protokolanta i przewodniczącego. Od chwili podpisania protokół uzyskuje moc dokumentu urzędowego, wyłączającą możliwość powoływania się na odmienny przebieg posiedzenia. Po podpisaniu protokół może być sprostowany lub uzupełniony wyłącznie w trybie określonym w art. 103 p.p.s.a.

Spisywanie protokołu pod kierunkiem oznacza – w zależności od sprawności zawodowej protokolanta – dyktowanie wszystkich czynności wprost do protokołu albo pozostawienie protokolantowi swobody w spisywaniu przebiegu posiedzenia. W jednym i drugim wypadku na przewodniczącym ciąży obowiązek sprawdzenia treści protokołu przed jego podpisaniem. Nieprawidłowe sporządzenie protokołu może stanowić naruszenie przepisów postępowania w stopniu mogącym mieć wpływ na wynik sprawy.

Co do zasady z posiedzenia niejawnego nie spisuje się protokołu. Protokół spisuje się tylko wtedy, jeżeli na posiedzeniu tym wysłuchano wezwane przez sąd osoby lub dokonano innych czynności procesowych (§ 51 ust. 3 reg. WSA). Jeżeli na posiedzeniu niejawnym nie wysłuchiwano osób i nie wydano orzeczenia, z posiedzenia sporządza się tylko notatkę urzędową.

Protokół jest dokumentem urzędowym i stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone (por. art. 244 k.p.c. w zw. z art. 106 § 5 p.p.s.a.). Protokół nabiera mocy dokumentu urzędowego z chwilą podpisania. Do jego uzupełnienia lub zmiany może dojść wyłącznie w trybie przewidzianym w art. 103 p.p.s.a. Konsekwencją takiego zapatrywania jest to, że powoływanie się na inną treść niż zawarta w protokole, bez uprzedniego jego sprostowania lub uzupełnienia, jest niedopuszczalne.

Protokół powinien dokładnie odzwierciedlać przebieg wszystkich czynności podejmowanych na posiedzeniu, a jednocześnie lokalizować je w określonym miejscu i czasie wraz z osobami w tym posiedzeniu uczestniczącymi. Większość elementów zawartych w protokole ma charakter powtarzający się, dlatego spisywany jest na urzędowym formularzu, który uzupełnia się o aktualne dane, takie jak: oznaczenie sądu, miejsce i data posiedzenia, sygnatura sprawy, stanowiska służbowe oraz imiona i nazwiska sędziów (sędziego) ze wskazaniem sędziego sprawozdawcy (współsprawozdawcy), protokolanta, prokuratora, stron, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i pełnomocników

Każdorazowo protokół powinien zawierać wzmiankę o jawności posiedzenia. W wypadku wyłączenia jawności będzie ona miała formę postanowienia sądu o odbyciu całego posiedzenia lub części przy drzwiach zamkniętych (wydanego na wniosek lub z urzędu). W pozostałych przypadkach wystarczy wzmianka o tym, że posiedzenie jest jawne.

Artykuł 101 § 1 pkt 2 wskazuje przykładowe czynności, które odzwierciedlają przebieg posiedzenia i powinny być zawarte w protokole.

Przepis ten nie może być rozumiany w taki sposób, że protokół rozprawy powinien odzwierciedlać wszystkie oświadczenia i twierdzenia stron w ich dosłownym i szczegółowym brzmieniu, a zwłaszcza ich wywody prawne. Wystarczy, jeżeli protokół zawiera istotne wnioski i twierdzenia związane z przedmiotem postępowania, mające znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Strony lub uczestnicy postępowania mogą składać do akt pisma procesowe, w tym załączniki do protokołu, będące odzwierciedleniem wypowiedzi strony na rozprawie. Zamieszczone w protokole wnioski i twierdzenia stron mogą stanowić przedmiot rozważań sądu w ustnych, jak i pisemnych motywach rozstrzygnięcia. Za dopuszczalne należy także uznać odniesienie się w tych motywach do twierdzeń stron zawartych w ustnych wypowiedziach, które nie zostały zaprotokołowane.

Przewidziana w art. 102 możliwość utrwalania czynności protokołowanych za pomocą aparatury dźwiękowej w postępowaniu sądowoadministracyjnym jest praktycznie niewykorzystywana. Na taki stan rzeczy niewątpliwie wpływ ma to, że komentowany przepis nie czyni tej formy utrwalania przebiegu czynności sądowych samodzielną – nie wyłącza potrzeby spisywania protokołu.

. Przed uruchomieniem aparatury dźwiękowej, za pomocą której mają być utrwalane czynności procesowe, należy uprzedzić o tym wszystkie osoby uczestniczące w tych czynnościach.

Żądanie uzupełnienia protokołu przez podanie w nim wszystkich uwag strony, wypowiadanych na rozprawie, nie znajduje uzasadnienia w treści komentowanego przepisu (por. uchwała składu siedmiu sędziów SN z dnia 19 lutego 1970 r., III CRN 323/69, LEX nr 6676). Trzeba mieć na uwadze, że zgodnie z art. 101 § 1 pkt 2 protokół powinien zawierać wnioski i twierdzenia stron, a więc najistotniejsze fragmenty ich wypowiedzi.

Strony mogą żądać sprostowania lub uzupełnienia protokołu na następnym posiedzeniu, nie później jednak niż w terminie trzydziestu dni od dnia posiedzenia, z którego sporządzono protokół. Jeżeli więc rozprawa została odroczona, a następny termin posiedzenia został wyznaczony po upływie trzydziestu dni od dnia posiedzenia, z którego sporządzono protokół, żądanie strony złożone na następnym posiedzeniu jest spóźnione. Termin trzydziestodniowy jest terminem procesowym i może być przez sąd przywrócony. Dopiero po przywróceniu terminu możliwe jest rozpoznanie wniosku o sprostowanie lub uzupełnienie protokołu.

Żądanie sprostowania lub uzupełnienia protokołu może być składane ustnie lub pisemnie. Co do zasady żądanie może być złożone ustnie tylko wtedy, gdy ma to miejsce na następnym posiedzeniu. Jeśli żądanie ma formę pisemną, musi spełniać warunki dotyczące pism procesowych.

Jeżeli żądanie sprostowania (uzupełnienia) protokołu zostało złożone na rozprawie, zarządzenie przewodniczącego składu orzekającego może być wydane bezpośrednio na rozprawie przez wpisanie treści rozstrzygnięcia do protokołu rozprawy. Zarządzenie wraz z uzasadnieniem przewodniczący ogłasza i doręcza stronom. Od daty doręczenia biegnie siedmiodniowy termin do złożenia odwołania. W wypadku wydania zarządzenia na posiedzeniu niejawnym zarządzenie należy doręczyć stronom z urzędu i pouczyć je o możliwości wniesienia odwołania. W każdym wypadku przed wydaniem zarządzenia przewodniczący powinien wysłuchać protokolanta, a w uzasadnionych sytuacjach – żądać od niego złożenia oświadczenia na piśmie.

Załącznik ma formę pisemną. Musi wskazywać protokół rozprawy, którego dotyczy, oraz zawierać podpis osoby, która go sporządziła. Załącznik nie jest jednak pismem w postępowaniu sądowym, o którym mowa w art. 45–47. Ewentualne braki załącznika nie uzasadniają wezwania do ich uzupełnienia. Przewodniczący może co najwyżej odnotować ich istnienie w protokole, chyba że załącznik nie odzwierciedla rzeczywistego przebiegu posiedzenia

Art. 105

Uchybienia przepisom postępowania obejmują wszelkie uchybienia procesowe, jakich sąd dopuścił się w dotychczasowym toku postępowania sądowoadministracyjnego. Zastrzeżenia nie dotyczą przepisów postępowania administracyjnego. Uchybienia mogą dotyczyć zarówno samej rozprawy, jak i czynności ją poprzedzających, np. wyznaczenia rozprawy w terminie uniemożliwiającym osobiste stawiennictwo strony (art. 91 § 1 p.p.s.a.), niedoręczenia odpisów załączników do pisma procesowego strony przeciwnej (art. 47 p.p.s.a.), wyznaczenia rozprawy w terminie uniemożliwiającym przygotowanie się do niej (art. 91 § 2 p.p.s.a.), niepołączenia spraw do wspólnego rozpoznania mimo ewidentnych przesłanek z art. 111 p.p.s.a., oddalenia wniosku o przeprowadzenie dowodu uzupełniającego z dokumentów. Szczególnie naganne w tym ostatnim przypadku jest zignorowanie wniosku strony przez sąd i nierozpoznanie go w trybie procesowym.

Zastrzeżenia strony występującej bez uprawnionego pełnomocnika (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, rzecznika patentowego) mogą się ograniczyć do opisu uchybienia bez wskazania podstawy prawnej. Obowiązkiem sądu jest prawidłowe ich odczytanie, a w razie kwestionowania przez stronę określonych czynności podejmowanych przez sąd pouczenie jej o możliwości zgłoszenia takich zastrzeżeń do protokołu. Jeżeli natomiast zastrzeżenia zgłasza uprawniony pełnomocnik, na nim spoczywa obowiązek wskazania uchybienia orazkonkretnego przepisu, którego to uchybienie dotyczy.

Termin zgłaszania zastrzeżeń jest ograniczony tokiem posiedzenia, tj. chwilą zamknięcia rozprawy. Jeżeli strony nie były obecne na posiedzeniu, mogą zgłosić zastrzeżenia na następnym posiedzeniu. Praktycznie będzie to miało miejsce tylko wtedy, gdy rozprawa ulega odroczeniu.