Policy gällande telefoni
Mall Telefonpolicy
BeskrivningTanken med denna mall är att få ett relativt
heltäckande underlag att utgå ifrån för att inte riskera att missa
någonting. Arbetsmetoden är sen att radera! Radera hela tycken som
inte behövs. Radera det alternativ/exempel som inte ska användas
under varje stycke. Kvar blir förhoppningsvis en fantastsikt bra
policy med väldigt lite nedlagt tid.Varje stycke innehåller två
alternativa exempel där ni väljer att behålla det alternativ som
passar er verksamhet bäst. Redigera sedan det exempel ni vill
behålla och fyll i beloppsgränser etc. Det går givetvis bra att
använda exempel A i ett stycke och exempel B i ett annat.Detta är
en generisk mall som förhoppningsvis passar de allra flesta företag
men av förklarliga skäl har vi inga särkilda exempel som är
företagsunika eller branschunika, det måste kompletteras på egen
hand vid behov.
Lycka till med arbetet och känn er varmt välkomna att höra av er
till oss på Uno Telefoni om ni har frågor eller funderingar.
Trevlig läsning!
Soluno BC08-120 100 00www.soluno.se
Policy gällande telefoni
InnehållUtrustning3Användning9Säkerhet11Tillgänglighet12Arbetsmiljö12Riktlinjer
för professionell hantering13Hållbarhet och miljö15Administrativa
rutiner16
Utrustning
Mobiltelefon
Företaget står för mobiltelefon som krävs för utförande av
arbetet. Privat användning av mindre värde för den anställde och
utan extra kostnad för företaget, är tillåten.
Alternativ A:
Den anställdes befattning avgör vilken mobiltelefon som behövs i
arbetet
De modeller som för närvarande (2016) är aktuella, är:
· Iphone modell X
· Samsung, modell Y
· Microsoft, modell Z
Vilken eller vilka av dessa modeller som är aktuell för den
anställde, avgörs av närmaste chef
Reglerna för användning, hantering, säkerhet och återvinning
gäller alla mobiltelefoner
Mobiltelefonen är företagets egendom och ska återlämnas vid
anställnings avslutande, om inte annat överenskommes.
Alternativ B:
Företaget står för en schablonersättning för mobiltelefon
Medarbetaren kan själv välja en mobiltelefon upp till
schablonersättningen.
Schablonersättningen uppgår 2016 till xxxx kronor.
Vid val av telefon till högre kostnad än schablonen, dras
överstigande del på medarbetarens bruttolön.
Medarbetaren ansvarar för att välja en telefon som står i
proportion till behovet i arbetet.
Medarbetaren ansvarar för att välja en telefon som kan hantera
de funktioner som krävs för att utföra arbetet.
Företaget kan neka att utge ersättning för telefon som inte
uppfyller kriterierna ovan.
Reglerna för användning, hantering, säkerhet och återvinning
gäller alla mobiltelefoner.
Mobiltelefonen är företagets egendom och ska återlämnas vid
anställnings avslutande, om inte annat överenskommes.
Abonnemang:
Företaget står för det abonnemang och de tilläggstjänster som
behövs för utförande av arbetet. Vissa tilläggstjänster kan läggas
till vid utökade tillfälliga eller permanenta behov. Vid användning
utomlands, ansvarar ansvarar medarbetaren för att anpassa samtal
och surfning och generella inställningar till de tjänster för
användning utomlands som är aktiverade.
Standardabonnemang:
Alternativ A:- Fria inrikes samtal upp till x kr/månad- X antal
sms/månad- Kortnummer (=fria samtal och sms) internt- MEX-tjänst -
Surf upp till XX GB
Alternativ B: - Fria samtal och sms inom Norden- MEX-tjänst-
Surf upp till XX GB- Möjlighet att öka surfvolym till rabatterat
pris
Tillägg:
Alternativ A:- Möjlighet att öka surfvolym till rabatterat pris-
Paket för samtal och surfning i Norden- Paket för samtal och
surfning i Europa- Paket för samtal och surfning i Världen
Alternativ B:- Paket för samtal och surfning i Europa- Paket för
samtal och surfning i Världen- Möjlighet att lägga till privat
användning utomlands till rabatterat pris- Vid ökning av surfvolym
för privat bruk, görs avdrag på nettolön- Möjlighet att använda
betaltjänster mot egen betalning- Vid användning av betaltjänster
görs avdrag på nettolön
Egen telefon och eget telefonnummer
Mobiltelefonen är ett arbetsredskap som används för
kvalificerade arbetsuppgifter i företaget. För att kunna garantera
säkerhet, funktionalitet och support vid denna användning, har
företaget ett antagit följande riktlinjer:
Alternativ A:Företaget tillåter inte användning av egen
mobiltelefon eller av eget abonnemang i tjänsten. Det är endast
tillåtet att använda telefoner som godkänts av företaget i
arbetet.
Det egna telefonnumret kan användas parallellt med företagets
abonnemang i arbetstelefonen
Kostnaden för abonnemang knuten till det egna numret står den
anställde själv för
Telefonnummer som används i tjänsten kan inte överföras till
privat abonnemang efter avslutad anställning.
Övrig utrusning
Alternativ B:Företaget har en BYOD (Bring Your Own
Device)-policy, som tillåter den anställde att använda sin privata
telefon i arbetet.
Företaget står för abonnemanget, även vid användning av privat
telefon.
Företaget väljer vilket abonnemang som ska gälla i tjänsten,
även vid användning av privat telefon.
Det egna telefonnumret kan användas parallellt med företagets
abonnemang i arbetstelefonen.
Kostnaden för abonnemang knuten till det egna numret står den
anställde själv för.
Telefonnummer som används i tjänsten kan inte överföras till
privat abonnemang efter avslutad anställning.
Företaget kan, om företaget anser att riktlinjerna överträtts,
begära att den anställde i sitt arbete använder en av företaget
anvisad telefon.
Företaget står för tjänstetelefon för medarbetare som så
önskar.
Företaget står för övrig telefoniutrustning som krävs för
effektivt utförande av arbetet eller som förbättrar arbetsmiljö
respektive förebygger ohälso- eller skaderisker. Den anställde
ansvarar för att använda anvisad utrustning på anvisat sätt.
Alternativ A:
Fast telefon används av medarbetare som tar emot ett stort antal
dagliga kundsamtal
Headset används tillsammans med fast telefon
Handsfreeutrustning ska användas vid bilkörning
Alternativ B:
Fast telefon används av medarbetare som tar emot ett stort antal
dagliga kundsamtal.
Headset används tillsammans med fast telefon.
DECT-telefon används istället för fast telefon vid förflyttning
på kontoret.
Handsfreeutrustning ska användas vid bilkörning.
Konferenstelefon används vid gruppsamtal där minst två personer
på kontoret deltar
4 G-puck används när tillgänglig mobilsignal inte motsvarar
behovet.
Skador på utrustning
Alternativ A:
Företaget ansvarar för service och reparation av utrusting på
kontoret (fast telefon, headset, etcetera).
Den anställde ansvarar för att utrustning som används utanför
arbetsplatsen hanteras med aktsamhet.
Skador på utrustning använd utanför kontoret som uppkommer genom
normal användning hanteras av företaget.
Skador som täcks av företagets försäkringar hanteras av
företaget.
Reparation och service av skador som uppkommit genom oaktsamhet
bekostas av den anställde.
Reparation som bekostas av en anställde ska ske hos av företaget
godkänd serviceinrättning.
Kostnaden för reparation faktureras företaget och dras på den
anställdes nettolön.
Alternativ B:
Den anställde ansvarar för att hantera all utrustning med normal
försiktighet och aktsamhet.
Företaget står för service och reparation av skador på all
utrustning som tillhör företaget.
Vid upprepade skador eller grov oaktsamhet, kan den anställde
bli betalningsskyldig för service och reparation via avdrag på
nettolön.
Skador på egen utrustning hanteras och bekostas av den
anställde.
Återlämning
All utrustning som helt eller delvis bekostats av företaget för
användning i arbetet, tillhör företaget . Vid avslutad anställning
gäller:
Alternativ A:
Mobiltelefon återlämnas till företaget vid avslutad
anställning.
Även när avdrag på bruttolön skett vid inköpet, tillhör
mobiltelefonen företaget och ska återlämnas.
Alternativ B:
Vid avslutad anställlning kan mobiltelefon återlämnas till
företaget eller köpas ut till marknadspris.
Marknadspriset beror på inköpspris och utrustningens ålder och
anges i en av företaget beslutad prislista.
Betalning sker genom avdrag på nettolön.
Reglerna för återlämning och utköp, inklusive prislista, är
desamma även i de fall bruttolöneavdrag skett i samband med inköp
av telefonen.
Telefonnummer
Frågor om vem som står för abonnemang och telefonnummer har
betydelse för företaget, inte bara när det gäller tjänsteurval och
kostnader, utan också när gäller enkelhet och tydlighet i
kommunkationen med kunder. Det här är företagets riktlinjer när det
gäller telefonnummer:
Alternativ A:
Det är inte tillåtet att använda ett eget telefonnummer som
anställd hos företaget.
I arbetet ska användas av företaget anvisat abonnemang och av
företaget anvisat nummer.
Anvisat nummer tillhör företaget och kan inte användas av den
anställde efter avslutad anställning.
Alternativ B:
Företaget tillhandahåller det telefonnummer som ska användas i
anställningen.
Den anställde kan inte utan särskilt godkännande ta med sig ett
eget nummer in i anställningen.
Om sådant godkännande ges, kopplas det till företagets
abonnemang och blir därefter företagets nummer.
Den anställde kan inte ha med sig sitt nummer vid avslutad
anställning, inte ens om det var den anställdes nummer när
anställningen påbörjades.
Användning
Företagets policy gällande användning av mobiltelefon syftar
till att uppnå önskad balans mellan företagets kostnader och
efterlevande av skatteregler å ena sidan, samt effektivitet och
enkelhet för den anställde å den andra.
Användning i arbetet
Alternativ A: Mobiltelefonen är ett arbetsredskap som ägs av
företaget. Den anställde har rätt att använda de funktioner i
telefonen och i abonnemanget som är nödvändiga i arbetet.
Det är inte tillåtet att använda mobiltelefonen för
betaltjänster (till exempel sms-biljetter eller parkeringsavgifter)
vare sig i arbetet eller privat.
Alternativ B: Mobiltelefonen är ett arbetsredskap som ägs av
företaget. Den anställde har rätt att använda alla de funktioner i
telefonen och i abonnemanget som är tillämpliga i arbetet.
Privat användning
Alternativ A:Viss privat användning är tillåten, så länge
användandet är av måttlig karaktär, med begränsad kostnad för
företaget och med begränsat ekonomiskt värde för den anställde.
Det är inte tillåtet att utan uttryckligt godkännande ladda ner
appar för privat användning.
Alternativ B:Viss privat användning är tillåten, så länge
användandet är av måttlig karaktär, med begränsad kostnad för
företaget och med begränsat ekonomiskt värde för den anställde.
Det är tillåtet att ladda ner appar även för privat bruk, så
länge eventuell kostnad tas av den anställde.
Den anställde är ansvarig för att nedladdade appar inte
äventyrar funtionalitetet eller säkerhet i mobiltelefonen.
Annan privat användning är tillåten inom ramen för de tjänster
där privat användning kan särskiljas och dras som från den
antälldes nettolön.
Företaget erbjuder privat användning enligt ovan till rabatterat
pris inom följande områden:
· Betaltjänster (sms-biljett, parkering med mera)
· Extra surfpott
· Extra samtalspott utomlands
· Extra surfpott utomlands
Användning utomlandsAnvändning av mobiltelefon i utlandet kan
vara förenat med mycket höga kostnader. Det gäller i synnerhet vid
användning utanför EU. Företagets policy för användning av
mobiltelefon utomlands, är följande:
Alternativ A: Det är inte tillåtet att utan uttryckligt
godkännande använda mobiltelefonen utomlands för samtal, sms eller
surf.
Vid resa, då godkännande för användning av telefon utomlands
erhållits, ska den anställde i möjligaste mån använda wifi eller
call-backfunktioner.
Alternativ B: Vid användning utomlands ska den anställde i
möjligaste mån använda sig av wifi för surfning och av call-back
funktioner för samtal, där det är tillämpligt.
Den anställde ansvarar för att underrätta sig om vilka gränser
och belopp som gäller för abonnemang i olika länder.
Det finns möjlighet för den anställde att lägga till utökade
samtals- och surfpotter utomlands för privat användning mot
nettolöneavdrag.
Företaget har avtalat om särskilt förmånliga villkort för
samtal, sms och surf i följande regioner:
· Norden
· EU
· Övriga Europa
· USA
Säkerhet
Mobiltelefoner utgör en allt större risk för företag. Det beror
dels på att mobiltelefonen alltmer används som redskap för mail och
surfning, med den risk som den ökade exponeringen i sig ger, dels
på att allt fler virus och fishingprogram skapas med inriktning mot
mobiltelefoner. Det är därför viktigt att alla medarbetare följer
de säkerhetsrutiner och riktlinjer som företaget beslutat om. Det
är den anställdes ansvar att känna till dessa riktlinjer och
regler.
För mobiltelefoner gäller att lösenordsfunktion eller
upplåsningsfunktion via fingeravtryck ska vara aktiverat.
Mailprogram eller andra företagsspecifika applikationer ska inte
lämnas öppna när telefonen inte används.
Mail eller bilagor från okända avsändare ska inte öppnas.
Öppna trådlösa nätverk ska inte använda i något sammanhang, inte
heller i hemmet. Endast pålitliga nätverk med lösenord ska
användas.
Surfning ska inte ske till webbplatser som kan utgöra risk. Vid
osäkerhet om en plats eller sida kan anses säker, ska surfning dit
ej ske.
Pin-koder och lösenord får inte spridas eller finnas nedskrivna
i närheten av telefonen.
Mobiltelefonen ska inte lämnas utan uppsikt till exempel i bil,
i en garderob eller liknande.
Appar får inte installeras utan uttryckligt godkännande.
Backup av mail, kalender och kontakter hanteras av
företaget.
Borttappad telefon ska anmälas till telefoniansvarig.
Mailprogram eller andra företagsspecifika applikationer ska inte
lämnas öppna när telefonen inte används.
Mail eller bilagor från okända avsändare ska inte öppnas.
Pin-koder och lösenord får inte spridas eller finnas nedskrivna
i närheten av telefonen.
Mobiltelefonen ska inte lämnas utan uppsikt till exempel i bil,
i en garderob eller liknande.
Medarbetaren ansvarar för att nedladdade och installerade appar
inte innebär någon säkerhetsrisk. Vid osäkerhet om sådan risk
föreligger, ska appen inte insatalleras.
Särskild vaksamhet ska iakttas för appar som använder
kalenderfunkion/mailfunktion eller annan funktion som är kopplade
servrar med företagsuppgifter av något slag.
Backup av mail, kalender och kontakter hanteras av
företaget.
Backup av antal innehåll ombesörjs av den anställde.
Borttappad telefon ska anmälas till polis och till operatör.
Tillgänglighet
Mobiltelefonen ökar flexibiliteten och effektiviteten i arbetet.
Arbetsgivaren tillhandahåller mobila lösningar för att den
anställde ska kunna utföra arbete obereonde av geografisk plats.
Den anställde förväntas vara tillgänglig enligt följande
riktlinjer.
Alternativ A:Den anställde ansvarar för att vara nåbar genom sin
mobiltelefon under arbetstid och vid resa till och från
arbetet.
Utanför arbetstid räknar företaget med att kunna nå den
anställde gällande särskilt viktig information, antingen genom att
svara i telefonen, eller genom regelbunden avlyssning av
meddelanden.
När den anställde inte finns tillgänglig för att svara, ska det
finnas röstbrevlåda och/eller hänvisning.
Vid semester och sjukdom förväntas ovanstående gälla kontakter
med närmaste chef eller efter överenskommelse.
Alternativ B:Den anställde har ansvar för att vara nåbar under
arbetstid. Till arbetstiden räknas även tid i direkt anslutning
till arbetstidens början eller slut, till exempel på väg till och
från arbetet.
Chefer och medarbetare ska inte räkna med att kolleger svarar i
telefon eller på mail under kvällar, helger eller semestrar.
För de tillfällen eller tidsperioder en högre grad av
tillgänglighet kan vara nödvändig, ska närmaste chef tydligt ange
detta till dem det berör.
När den anställde inte finns tillgänglig för att svara, ska det
finnas röstbrevlåda och/eller hänvisning.
Arbetsmiljö
En god arbetsmiljö förutsätter goda fysiska och psykosociala
förhållanden i samband med anställningen. Inom området telefoni
finns uppmärksammade riskområden som belastningsproblem,
bilsäkerhet och stress.
Alternativ A: Det är den anställdes ansvar att utnyttja de
ergonomiska hjälpmedel som finns för att förebygga
belastningsskador, till exempel headset, handsfreeutrustning eller
liknande.
Vid bilkörning ska handsfreeutrustning ovilkorligen användas vid
samtal eller avlyssning av meddelanden.
Medarbetaren ska också säga ifrån i de fall kraven på nåbarhet
utanför arbetstid känns belastande eller stressande.
Chefer har ett ansvar för att inte i onödan kontakta medarbetare
uanför arbetstid, vare sig via telefon, sms eller mail.
Chefen ansvarar för att det inte ställs ohälsosamma krav på
medarbetarens tillgänglighet.
Riktlinjer för professionell hantering
Alternativ B:Företaget tillhandahåller den utrustning som krävs
för att förebygga belastningsskador, till exempel headset eller
handsfree-utrustning. Den anställda ansvarar för att använda de
hjälpmedel som finns.
Vid bilkörning ska handsfreeutrustning ovilkorligen användas vid
samtal eller avlyssning av meddelanden.
Alltför höga krav på tillgänglighet kan vara ohälsosamma. Chefer
och medarbetare bör därför i möjligaste mån avhålla sig från
kontakt med varandra via telefonsamtal, sms eller mail under
kvällar, helger och semestrar.
För de tillfällen eller perioder då det krävs en högre grad av
tillgänglighet är det chefens uppgift att informera berörda
personer om vilka som berörs, i vilken omfattning och under vilken
tidsperiod.
Telefonen är ett arbetsredskap som används av den anställde i
egenskap av representant för sin arbetsgivare. Därför har det
betydelse för företaget vad den anställde säger eller skriver från
företagets telefon, samt vilka aktiviteter telefonen används i och
vilka webbplatser som besöks.
Företaget har också förväntningar på nåbarhet, svarshantering
och röstmeddelanden.
Alternativ A: Den anställde ska ha en aktiverad röstbrevlåda
knuten till abonnemanget.
Svaret som ges i röstbrevlådan ska följa de riktlinjer för
svarsmanus som företaget har beslutat om.
Under arbetstid ska den anställda svara på uppringningar enligt
motsvarande manus.
Den anställde ansvarar för att titta efter meddelanden/missade
samtal och lyssna av sin röstbrevlåda så ofta som krävs för att den
som hört av sig ska kunna bli kontaktad samma dag som kontakten
skedde.
Den anställde ansvarar för att inte besöka webbsidor med
olagligt innehåll, eller med innehåll som är uppenbart olämpligt
att förknippa med en anställning hos företaget.
Med olämpliga sidor avses till exempel:
· Webbplatser som förespråkar terrorism
· Webbplatser med huvudsakligen pornografiskt innehåll
· Webbplatser som huvudsakligen ägnar sig åt hot eller hat mot
enskilda
Den anställde ansvarar också för att telefonen eller
abonnemanget inte används i något olagligt syfte till exempel
yttrandefrihetsbrott eller handel med droger eller vapen.
Det är olämpligt att använda telefonen för privat bruk under
arbetstid, vare sig det rör sig om spel, tidningsläsning,
musiklyssning eller kommunikation via sociala medier. Sådan
användning kan förläggas till lunchrast eller till tid före
respektive efter arbetet.
Medarbetaren förväntas känna till och följa företagets regler,
principer och värderingar vid användning av telefonen på samma sätt
som vid kommunikation på andra sätt.
Företagets mailpolicy och policy för sociala medier gäller på
samma sätt för mobiltelefoner som för stationära och bärbara
datorer.
Alternativ B: Den anställde ansvarar för att ha en aktiverad
röstbrevlåda knuten till abonnemanget.
Svarsmeddelandet ska vara seriöst och i linje med det sätt
företaget anser att medarbetare och kunder ska bemötas.
Den anställde ansvarar för att titta efter meddelanden/missade
samtal och lyssna av sin röstbrevlåda så ofta som krävs för att
kunna återkomma inom rimlig tid.
Den anställde ansvarar för att inte besöka webbsidor med
olagligt innehåll, eller med innehåll som är uppenbart olämpligt
att förknippa med en anställning hos företaget.
Den anställde ansvara också för att telefonen eller abonnemanget
inte används i något olagligt syfte.
Hållbarhet och miljö
Företaget strävar efter att mobiltelefoner med tillbehör ska
belastamiljön i så lite utsträckning som möjligt. För företagets
mobiltelefoner och tillhörande utrustning gäller därför
följande:
Alternativ A:-Vid företagets val av modeller ska
hållbarhetsaspekter (sociala och miljömässiga) tas i beaktande
genom att tillverkarens policy i dessa frågor finns med i
beslutsunderlaget.
-Telefoner som skadas ska i möjligaste mån repareras istället
för att bytas ut.
-Telefoner och tillhörande utrustning som tjänat ut ska
återlämnas till företaget för återvinning hos företag XX,med vilket
företaget har avtal.
Alternativ B:
-Telefoner som skadas ska i möjligaste mån repareras istället
för att bytas ut.
- Vid byte av telefon ska den anställde ombesörja att uttjänt
telefon och tillhörande utrustning skickas till återvinning hos
företag XX med vilket företaget har avtal.
Administrativa rutiner
Telefonen är ett centralt arbetsredskap och företaget har ett
intresse av att minimiera problem med leverans, hantering eller
skador. För att underlätta alla hantering och all suport rörande
telefoni, är det viktigt att följande administrativa rutiner
följs:
Alternativ A:- Beställning av mobiltelefon görs på avsedd
beställningblankett som finns (i reception/på intranätet/hos
närmaste chef)
-Frågor rörande beställning, hantering och abonnemang hanteras
av telefoniansvarig (reception/IT/Ekonomi)
-Vid skador ska anmälan ske till telefoniansvarig
(reception/IT/Ekonomi)
-Vid borttappad telefon ska anmälan ske till telefoniansvarig
(reception/IT/Ekonomi), samt till närmaste chef
-Återlämning av telefon ska ske till telefoniansvarig
(reception/IT/Ekonomi)
-Önskemål om särskild utrustning och särskilda hjälpmedel,
lämnas till telefoniansvarig (reception/IT/Ekonomi)
Alternativ B:-Alla frågor rörande mobilköp, abonnemang och
SIM-kort hanteras av telefoniansvarig (reception/IT/Ekonomi).
Önskemål om särskild utrustning och särskilda hjälpmedel, lämnas
till närmaste chef.
Frågor och instruktioner gällande hantering av skador,
borttappad telefon och återvinning, besvaras av telefoniansvarig
(reception/IT/Ekonomi).
Framtagen av Soluno BC © www.soluno.se
