TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG

BÀI TẬP NHÓM

MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GVHD: Ths. Nguyễn Bá Thế

Nhóm: Lớp 35K03.2

1. Nguyễn Hoàng Trung

2. Lê Nho Ái

3. Đỗ Phan Bảo Ngọc

4. Phạm Thị Lan Anh

5. Lê Thị Thúy Hằng

6. Ngô Thị Ngọc

7. Phạm Thị Thu Ba

8. Nguyễn Thị Ngọc Diệu

9. Nguyễn Thị Liên

10. Lê Nguyễn Hoài Anh

1

MỤC LỤC

A. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN NHẬN ĐẶT PHÒNG

TẠI KHÁCH SẠN RAINBOW ĐÀ NẴNG

1. Giới thiệu hệ thống thông tin

1.1. Giới thiệu về Khách sạn Rainbow Đà nẵng

1.2. Quy trình hoạt động

2. Mô hình vật lý–Lưu đồ thủ công

3. Mô hình luận lý–Sơ đồ dòng chảy dữ liệu (DFD)

3.1. Sơ đồ ngữ cảnh

3.2. Sơ đồ phân rã

4. Lưu đồ logic

5. Cơ sở thiết kế dữ liệu logic

5.1. Thưc thê và thuộc tinh

5.2. Mô hình quan hệ thưc thê ER

5.3. Mô hình quan hệ

B. HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT KINH DOANH

1. Giới thiệu về hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh

2. Các mức của hệ thống thông tin

2.1. Mức tác nghiệp

2.2. Mức chiến thuật

2.3. Mức chiến lược

3. Các phần mềm sử dụng

3.1. Các phần mềm chung

3.2. Các phần mềm chuyên dụng

3.3. Một số phần mềm cụ thê

2

A. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN NHẬN ĐẶT PHÒNG

TẠI KHÁCH SẠN RAINBOW ĐÀ NẴNG

(Dành cho khách đặt phòng thường xuyên tại khách sạn)

1. Giới thiệu hệ thống thông tin:

1.1. Giới thiệu về Khách sạn Rainbow Đà nẵng:

    Nằm ở vị tri trung tâm thành phố, trên đường Bạch Đằng - con đường đẹp nhất Đà Nẵng,

gần trung tâm mua sắm, ăn uống , giải tri, cách chợ Hàn khoảng 300m. Khách sạn

Rainbow Đà Nẵng nhìn ra dòng sông Hàn thơ mộng - niềm tư hào của người dân Đà nẵng. Chỉ

mất 10 phút đi xe từ khách sạn là du khách đã có thê hòa mình vào dòng nước trong xanh của

đại dương tại một trong sáu bãi biên đẹp nhất hành tinh theo bình chọn của tạp chi có uy tin

Forbes.

    Khách sạn Rainbow 7 tầng gồm 15 phòng  đầy đủ tiện nghi đạt tiêu chuẩn 2 sao, thang máy,

truyền  hình vệ tinh , wifi miễn phi, có chỗ đê xe ô tô ở tầng  trệt miễn phi .. Khách sạn đón

khách bằng ô tô miễn phi tại Sân bay đối với khách đoàn đặt từ 3 phòng trở lên.

3

1.2. Quy trình nhật đặt phòng tại khách sạn:

Quy trình nhận đặt phòng tại khách sạn Rainbow được chia thành 2 công việc chinh:

Nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng:

Khi nhận yêu cầu đặt buồng của khách (trưc tiếp hoặc gián tiếp), nhân viên lễ tân phải ghi

nhận đầy đủ những thông tin sau:

Tên khách

Giới tinh, số fax,CMND, quốc tịch khách

Địa chỉ, số điện thoai hoặc fax của khách

Ngày đến, ngày đi và số ngày lưu lại

Loại phòng, số lượng và giá

Hình thức thanh toán

Các yêu cầu đặc biệt của khách ( nếu có)

Trong khi tiếp nhận yêu cầu đặt buồng của khách, nhân viên lễ tân phải kiêm tra xem số

lượng buồng và loại buồng còn trống của khách sạn có đáp ứng yêu cầu của khách hay không.

Nhân viên đặt buồng cần kiêm tra các dữ liệu về tình hình buồng trống của khách sạn qua các

thông tin về phòng (phòng trống) cũng như bảng giá đê xác định khả năng tiếp nhận đặt

phòng.

Nếu khách sạn có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách thì nhân viên sẽ xem lại mức giá,

xác nhận thông tin đặt phòng cho khách và lưu vào thông tin đặt phòng cũng như thông tin

khách hàng. (Thông tin đặt phòng được sắp xếp theo thứ tư ngày đến và thông tin khách hàng

được sắp xếp theo bảng chữ cái)

Nếu khách sạn có không có khả năng đáp ứng thì nhân viên khéo léo gợi ý cho khách

phương án thay đổi và mức giá. trong trường hợp khách đồng ý thì nhân viên lễ tân xác nhận

thông tin đặt phòng cho khách và lưu vào thông tin đặt phòng cũng như thông tin khách hàng.

Trong trường hợp khách không đồng ý và từ chối thì nhân viên đặt buồng lịch sư xin lỗi

khách.

4

Yêu cầu khách xác nhận lại thông tin đặt phòng trước khi đến:

Thông thường khách sạn yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt buồng trước ngày khách

đến là 15 ngày cho khách đoàn và 03 ngày cho khách lẻ. Khách sẽ gửi lại bản xác nhận yêu

cầu đặt phòng kèm theo những thông tin bổ sung như ngày giờ đến, yêu cầu bổ sung,… qua

email hoặc điện thoại… Dưa trên những thông tin đặt phòng của khách lễ tân sẽ cập nhật thêm

thông tin đặt phòng đê lưu lại và chuyên sang bộ phận đón tiếp.

2. Mô hình vật lý-Lưu đồ thủ công:

Kị hiệu kho:

1: Thông tin Phòng (Phòng trống)

2: Bảng giá

3: Thông tin đặt phòng (sắp xếp theo thứ tư ngày đến)

4: Thông tin khách hàng (sắp xếp theo bảng chữ cái)

5

Yêu cầu đặt phòng

Xem xétđặt phòng

Đồng ý

Không cókhả năng

đáp ứng

1

2

3

Thông tinđặt phòngcập nhật

Yêu cầu xác nhận

Yêu cầu xác nhận

Cập nhật thông tin

Thông tin bổ sung

Thông tin bổ sung

Thông tin đặt phòngcập nhật

Xác nhậnthông tin

3

3

3

Thông tin đặt phòng

6

KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN TIẾP ĐÓN

Yêu cầuđặt phòng

Lờitừ chối

Không đồng ý

Ghi thông tinXác nhận khả năng đáp ứng

Cókhả năngđáp ứng

Gợi ýkhác

Gợi ýkhác

Xác nhậnđặt phòng

Thông tin đặt phòng

Lờitừ chối

Yêu cầu đặt phòng

LỄ TÂN

Yêu cầu đặt phòng

3. Mô hình luận lý–Sơ đồ dòng chảy dữ liệu (DFD)

3.1. Sơ đồ ngữ cảnh:

3.2. Sơ đồ phân rã:

Quy trình nhận đặt phòng tại khách sạn Rainbow được chia thành 2 công việc chinh:

7

Yêu cầu xác nhận thông tin

Lời từ chối

Thông tin thay đổi

0

BP ĐÓN TIẾPKHÁCH HÀNG Quy trình nhận

đặt phòng khách sạn

Yêu cầu được chấp nhận

Y.cầuđặt phòng

Thông tin đặt phòngđã cập nhật

Gợi ý phòng và mức giá

NHẬN

ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN

NHậN VÀ XỬ LÝ YÊU CẦU

ĐẶT PHÒNG

YÊU CẦU KHÁCH XÁC

NHẬN LẠI

8

TT đặt phòng đã cập nhật

Danh sách phòng trống

Yêu cầu xác nhận đặt phòng

Thông tin đặt phòng

Lời từ chối

chưa cập nhật

Thông tin thêm

Yêu cầu

đặt phòng

KHÁCH HÀNG

BP ĐÓN TIẾP

Bảng giáD1

2.0

Yêu cầu khách xác nhận lại

Yêu cầu được chấp nhận

D3

Thông tin đặt phòng

1.0

Nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng

Gợi ý phòng và mức

D2

D3

Thông tin khách

4. Lưu đồ logic: Dành cho khách hàng thường xuyên của khách sạn

9Cập nhật lại tt đặt phòng

Có

KhôngCó thay đổi tt đặt

phòng?

Tổng hợp tình hình đặt

phòng & chuyên đến BP đón tiếp

Không Gợi ý phương án thay đổi phòng &

mức giá

Có

Xử lý và lưu tt của khách

Yêu cầu khách xác nhận lại tt đặt phòng

Có đồng ý với phương án thay đổi hay không?

Không

Xin lỗi & giới thiệu sang KS

khác

KẾT THUC

BĂT ĐẦU

Nhận y/c và ghi nhận thông

tin từ khách

Xử lý yêu cầu

Có

Có đáp ứng y/c của

khách hay không?

5. Cơ sở thiết kế dữ liệu logic:

5.1. Xác định thuộc thể và những thuộc tính

a. Các thuộc thẻ

PHIẾU ĐẶT PHÒNG

LOẠI PHÒNG

KHÁCH HÀNG

b. Những thuộc tính

Thực thể Thuộc tính

PHIẾU ĐẶT PHÒNG

Mã phiếu đặt phòng #,ngày đến, ngày đi, hình thức thanh

toán, thời gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên

khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tinh, số fax,CMND, quốc

tịch, [mã loại phòng, tên loại phòng, giá, số lượng]*

LOẠI PHÒNG Mã loại phòng #, tên loại phòng, giá, số lượng

KHÁCH HÀNGMã khách hàng #, tên khách hàng, số ĐT,giới tinh, địa chỉ, số

fax, số CMND, quốc tịch

5.2. Xác định mối quan hệ tồn tại giữa những thực thể

Thực thể Thực thể Tên mối quan hệ Mối quan hệ

KHÁCH HÀNG PHIẾU ĐẶT PHÒNG Đặt 1:n

PHIẾU ĐẶT PHÒNG LOẠI PHÒNG Bao gồm n:m

5.3. Mô hình thực thể - mối quan hệ

10

n

1

mn Bao gồm

Đặt

KHÁCH HÀNG

PHIẾU ĐẶT PHÒNG LOẠI PHÒNG

5.4. Chuyển các thực thể thành các mối quan hệ

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tinh, số

fax,CMND, quốc tịch, [mã loại phòng, tên loại phòng, giá, số lượng]*

KHÁCH HÀNG (Mã khách hàng #, tên khách hàng, số ĐT,giới tinh, địa chỉ, số fax, số

CMND, quốc tịch)

LOẠI PHÒNG (Mã loại phòng #, tên loại phòng, giá, số lượng )

5.5. Chuẩn hóa các quan hệ

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tinh, số

fax,CMND, quốc tịch, [mã loại phòng, tên loại phòng, giá, số lượng]*

Dạng chuẩn hóa thứ nhất: 1NF

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tinh, số

fax,CMND, quốc tịch)

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, mã loại phòng #, tên loại phòng,

giá, số lượng)

Dạng chuẩn hóa thứ hai: 2NF

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, giới tinh, số

fax,CMND, quốc tịch)

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, mã loại phòng#, số lượng)

LOẠI PHÒNG (Mã loại phòng #, tên loại phòng, giá)

Dạng chuẩn hóa thứ ba: 3NF

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG: (Mã phiếu đặt phòng #, mã loại phòng #, số lượng)

LOẠI PHÒNG (Mã loại phòng #, tên loại phòng, giá)

PHIẾU ĐẶT PHÒNG (Mã phiếu đặt phòng #, ngày đến, ngày đi, hình thức thanh toán, thời

gian lưu lại, yêu cầu đặc biệt, mã khách hàng)

KHÁCH HÀNG (Mã khách hàng #, tên khách hàng, địa chỉ, số ĐT, số fax, số CMND, giới

tinh, quốc tịch)

11

5.6. Sơ đồ mô hình dữ liệu logic:

12

LOẠI PHÒNG

Mã phòng #Tên loại phòngGiá

KHÁCH HÀNG

Mã khách hàng #Tên khách hàngĐịa chỉ Số điện thoạiSố CMNDSố FaxGiới tinhQuốc tịch

PHIẾU ĐẶT PHÒNG Mã Phiếu đặt phòng #Ngày đếnNgày điHình thức thanh toánThời gian lưu lạiYêu cầu thanh toánYêu cầu đặc biệtMã khách hàng

CHI TIẾT PHIẾU ĐẶT PHÒNG

Mã Phiếu đặt phòng #Mã loại phòng #Số lượng

B. HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT KINH DOANH

1. Giới thiệu về hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ

chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tich, đánh giá và phân phối

những thông tin cần thiết, kịp thời, chinh xác cho những người soạn thảo các quyết định trong

tổ chức.

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được

xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay

việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó

cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tich hợp hệ thống máy tinh

vào mục đich tổ chức.

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất là một tập hợp và kết hợp của các phần

cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dưng và sử dụng đê thu thập, tạo, tái

tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của kinh

doanh và sản xuất của tổ chức. Hệ thống thông tin sản xuất hỗ trợ ra quyết định đối với các

hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lưc cho sản xuất.

13

Tùy từng doanh nghiệp mà các hệ thống sản xuất sẽ có những hình thức khác nhau: sản xuất

theo dòng liên tục, sản xuất hàng loạt, sản xuất theo yêu cầu và theo hợp đồng, sản xuất dịch vụ

hay sản phẩm.

Mục tiêu của hệ thống sản xuất:

- Cung cấp nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác

- Kiêm tra chất lượng nguyên vật liệu

- Tim kiếm nhân công, mặt bằng nhà xưởng và các thiết bị sản xuất

- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng và thiết bị sản xuất

- Sản xuất sản phẩm dịch vụ

- Kiêm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra

- Kiêm tra và theo dõi việc sử dụng và chi phi các nguồn lưc cần thiết.

Các hệ thống thông tin sản xuất tác nghiệp và sách lược thường sử dụng dữ liệu của hệ

thống tài chinh: mua hàng và cộng nợ phải trả, hàng tồn kho, bán hàng và cộng nợ phải thu, chi

phi giá thành. Các nhà quản li sản xuất sẽ sử dụng các thông tin này cùng với các hệ thống

thông tin tác nghiệp sản xuất như hệ thống giao/nhận hàng, hệ thống kiêm tra chất lượng đê hỗ

cho quá trình ra quyết định tác nghiệp và sách lược.vd

Một số thông tin bên ngoài như các cơ sở dữ liệu trưc tuyến của chinh phủ, các cơ sở dữ

liệu khóa học và công nghiệp lại cung cấp thông tin hỗ trợ cho các quyết định chiến lược.

Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất bao gồm:

- HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và đơn

đặt hàng của khách hàng. Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT SX, phân tich và đánh giá

đê đưa ra các kế hoạch SX phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.

- HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh quản lý thông tin

nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất. cập nhật thông tin

và tinh tổng chi phi của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm đê chuyên qua

HTTT kinh doanh làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lược

trong quá trình phát triên của công ty.

14

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất theo cấp quản lý

Mức quản lý Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất

Tác nghiệp

- Hệ thống thông tin mua hàng

- Hệ thống thông tin nhận hàng

- Hệ thống thông tin kiêm tra chất lượng

- Hệ thống thông tin giao hàng

- Hệ thống thông tin kế toán chi phi giá

thành

Chiến thuật

- Hệ thống thông tin quản trị hàng dư trữ

và kiêm tra

- - Hệ thống thông tin hoạch định

nhu cầu nguyên vật liệu

- Hệ thống thông tin Just-in-time

- Hệ thống thông tin hoạch định hàng dư

trữ

Chiến lược

- Lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp

- Lên kế hoạch và đánh giá công nghệ

- Xác định lịch trình sản xuất

- Thiết kế bố tri sản xuất trong doanh

nghiệp

2. Các mức của hệ thống thông tin:

2.1. Mức tác nghiệp:

Có nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ chức năng sản xuất, đã phần trong số đó là

một phần của hệ thống thông tin kế toán tài chinh như phân hệ mua hàng, cộng nợ phải trả,

hàng tồn kho, xử li đơn đặt hàng, cộng nợ phải thu hay lương.

Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp tác nghiệp gồm có:

Hệ thống thông tin mua hàng

15

Hệ thống này có chức năng duy trì dữ liệu về mọi giái đọan của quá trình cung cấp nguyên

vật liệu và hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất, vi dụ tệp dữ liệu về bảng giá nguyên vật liệu và

hàng hóa phục vụ sản xuất, làm cơ sở lưa chọn nhà cung cấp hay tệp các đơn đặt hàng.

Hệ thống thông tin nhận hàng

Mỗi khi nhận hàng cần có sư kiêm nhận cẩn thận và chinh xác về số lượng, chất lượng hàng

giao nhận nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan như bộ phận cộng nợ phải trả, bộ

phận kho và bộ phận sản xuất.

Hệ thống cung cấp các báo cáo gồm các thông tin về:

- Ngày nhận hàng

- Số hiệu và tên nhà cung cấp

- Số hiệu tên đặt hàng của đơn vị

- Mã hiệu mô tả các mặt hàng giao nhận

- Số lượng đặt mua và số lượng thưc giao nhận

- Thông tin về tình trạng hư hỏng của các hàng hóa giao nhận( nếu có )

Hệ thống thông tin kế toán chi phí giá thành

Nhiều phân hệ thông tin mức tác nghiệp của hệ thống tài chinh kế toán thưc hiện việc thu

thập và báo cáo thông tin về các nguồn lưc được sử dụng cho sản xuất, trên cơ sở đó có thê xác

định được chinh xác chi phi sản xuất cho các sản phẩm và dịch vụ.

Các hệ thống kế toán chi phi giá thành kiêm soát ba nguồn lưc chinh cho sản xuất:

- Nhân lưc

- Nguyên vật liệu

- Máy móc thiết bị

Bên cạnh nhu cầu thông tin về ba nguồn lưc trên các nhà quản li sản xuất còn cần đến cả

những thông tin về bố tri sản xuất trong doanh nghiệp:

- Phương tiện vật chất nào được sử dụng cho sản xuất?

- Thời gian sử dụng

- Sử dụng cho sản phẩm dịch vụ nào

- Sử dụng bao nhiêu

Với các báo cáo được cung cấp bởi các hệ thống thông tin trên, các nhà quản li có thê kiêm

soát được chi phi sản xuất và việc phân bổ nguồn lưc sản xuất

HTTT kiêm tra chất lượng: cung cấp thông tin tình trạng sản phẩm từ nguyên vật liệu

16

đến sản phẩm dở dang cho tới thành phẩm cho những bộ phận mua hàng, hệ thống phát triên

và thiết kế sản phẩm , các nhà qlý

HTTT giao hàng: hỗ trợ và kiêm soát quá trình dư trữ và giao hàng

2.2. Mức chiến thuật:

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp chiến thuật nhằm hỗ trợ nhà quản lý

điều khiên và kiêm soát những quá trình kinh doanh và sản xuất, phân chia các nguồn lưc

hiện có đê đạt được mục tiêu kinh doanh và sản xuất do mức chiến lược đề ra

Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất ở cấp chiến thuật bao gồm :

Hệ thống thông tin quản trị và kiểm soát hàng dự trữ

Hệ thống xác định mức tồn kho an toàn/mức đặt hàng lại.

Hệ thống xác định điêm đặt hàng kinh tế (EOQ)

17

HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là quá trình xác định chinh xác mức hàng dư trữ cần

cho kế hoạch sản xuất, xác định khoảng thời gian cần thiết đê có thê nhận được hàng từ nhà

cung cấp, tinh toán lượng đặt hàng với một chi phi hợp li nhất, sau đó đặt mua tại thời điêm

hợp li nhất vào đúng lúc cần đến.

Hệ thống này cần phải xác định cho được:

- Loại vật liệu cần cho mỗi kỳ sản xuất

- Số lượng

- Thời gian cần vật liệu

- Lịch trình sản xuất các sản phẩm: những sản phẩm cần sản xuất, thời gian cần sản xuất các

sản phẩm đó

- Hóa đơn nguyên vật liệu của sản phẩm

18

HTTT Just-in-time: loại trừ lãng phi trong việc dùng máy móc, không gian, thời gian

làm việc và vật tư.

HTTT hoạch định năng lực sản xuất:

Mục tiêu của hoạch định năng lưc sản xuất là đê chắc chắn rằng nhân lưc, máy móc và các

phương tiện sản xuất có đủ vào đúng lúc cần đê thỏa mãn nhu cầu sản xuất như mục tiêu sản

xuất đã đề ra.

Hệ thống có nhiệm vụ hỗ trợ việc hoạch định năng lưc sản xuất thông quá một trong hai kỹ

thuật sau:

Một là, kỹ thuật hoạch định năng lưc sơ bộ. Với kỹ thuật này người ta có thê đưa ra một ước

tinh sơ bộ về nhu cầu năng lưc sản xuất, dưa trên lịch trình sản xuất tổng hợp, nghĩa là các mục

tiêu sản xuất có trong lịch trình sản xuất tổng hợp được biến đổi thành những nhu cầu về nhân

lưc cũng như về năng lưc sản xuất (số giờ công lao động, số giờ khấu hao máy…) cần đê đãp

ứng các mục tiêu sản xuất. Sau đó những ước tinh sơ bộ này sẽ được phân bổ cụ thê tới các

nhóm làm việc cũng như các phân xưởng sản xuất, nhằm xác định tinh khả thi của các mục tiêu

sản xuất với phương tiện hiện có. Mục đich của kỹ thuật này là xác định xem năng lưc sản xuất

đã đủ hay chưa.

Thứ hai, kỹ thuật hoạch định nhu cầu năng lưc chi tiết. kỹ thuật này cung cấp những ước

tinh chi tiết về năng lưc sản xuất hiện có. Hinh thức hoạch định này cần những thông tin về

nguồn nhân lưc và hóa đơn nguyên vật liệu.

HTTT điều độ SX: phân chia việc dùng các thiết bị sản xuất đặc thù cho việc sản xuất các

thành phẩm phù hợp với lịch trình sản xuất

HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm : phát triên sản phẩm đáp ứng nhu cầu kế

hoạch với chi phi it nhật về nguồn lưc

2.3. Mức chiến lược

Các quyết định chiến lược có thê là:

- Định vị doanh nghiệp

- Nâng cấp doanh nghiệp

- Xây dưng một doanh nghiệp mới

- Thiết kế và triên khai một phương tiện sản xuất mới

- Lưa chọn công nghệ được sử dụng trong quá trình sản xuất

3. Phần mềm máy tính dành cho kinh doanh sản xuất:

19

3.1. Phần mềm ứng dụng chung dùng cho chức năng kinh doanh sản xuất bao gồm

Thống kê

Cơ sở dữ liệu

Bảng tinh điên tử

Quản lý dư án

3.2. Phần mềm chuyên biệt dùng cho chức năng kinh doanh sản xuất bao gồm

Kiêm tra chất lượng

Sản xuất và thiết kế có trợ giúp của máy tinh CAD/CAM

Lưa chọn nguyên vật liệu (Material Selection Software)

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu ( Material Requirement Planning)

3.3. Một số phần mềm cụ thể:

5.5.1. Phần mềm mua hàng Xman – PM

Xman – PM 2.0 (XMan - Purchase Mangagement) phần mềm Quản lý Mua hàng trong hệ

thống Xman – ERP là một môi trường cộng tác liên kết công việc của tất cả cán bộ phụ trách

cung ứng vật tư / hàng hoá của doanh nghiệp. Bắt đầu từ khâu lập phiếu yêu cầu mua hàng

duyệt phiếu yêu cầu yêu cầu báo giá lưa chọn nhà cung cấp lập đơn đặt hàng ký

hợp đồn tiếp nhận hàng nhập kho nhận hoá đơn mua hàng ghi nhận công nợ

thanh toán.

Thông tin được các cán bộ tham gia trong quy trình mua hàng tuần tư bổ sung qua các khâu

xuyên suốt theo quá trình mua hàng. Thông tin được liên kết, cập nhật tức thời và không có bất

cứ sư trùng lắp nào. Công việc ở từng khâu được quy cách hoá và đơn giản hoá giúp cán bộ

mua hàng xử lý công việc chinh xác nhanh chóng và gọn nhẹ.

Ngoài việc trợ giúp cho việc mua hàng theo quy trình bình thường, hệ thống cũng có các

chức năng giải quyết các trường hợp ngoại lệ như trả lại hàng, hàng giao thiếu/thừa/hư hỏng,

dừng hoặc hủy ngang đơn đặt hàng, hoàn trả hoá đơn,…

CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH:

Quản lý Quy trình mua hàng:

Lập yêu cầu mua vật tư từ kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Lập phiếu yêu cầu mua hàng hoá/vật tư.

Duyệt yêu cầu mua hàng.

20

Lập đơn đặt hàng.

Quản lý quá trình nhận hàng.

Thống kê đơn hàng.

Nhập hàng, in phiếu nhập hàng.

Theo dõi việc xuất hàng trả lại.

Dừng hoặc huỷ đơn đặt hàng.

Quản lý Nhà cung cấp:

Quản lý nhà cung cấp theo nhóm nhà cung cấp.

Quản lý nhà cung cấp theo loại nhà cung cấp.

Quản lý điều khoản thanh toán của từng nhà cung cấp.

Quản lý thời hạn giao hàng của từng nhà cung cấp.

Quản lý chinh sách giá của từng nhà cung cấp theo từng mặt hàng.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp:

Quản lý công nợ chi tiết đến từng đơn hàng, tuổi nợ theo từng đơn hàng, theo thời gian

mua hàng, …

Phân tich tuổi nợ khách hàng theo tháng, 3 tháng, 6 tháng,...

Đăng ký giới hạn định mức công nợ tối đa theo thời gian và tổng số tiền cho từng khách

hàng.

Quản lý Tồn kho:

Quản lý tồn kho hàng hoá theo mã hàng, loại hàng, lô hàng.

Quản lý nhiều đơn vị tinh khác nhau cho một chủng loại hàng hoá.

Đăng ký mức sàn và trần tồn kho cho từng mặt hàng.

Cảnh báo hiện tượng tồn kho thấp hơn sàn hoặc cao hơn trần của từng mặt hàng.

Hệ thống danh mục:

Danh mục Kho hàng, Loại hàng, Nhóm hàng.

Danh mục Nhóm nhà cung cấp, Loại nhà cung cấp.

Danh mục phát sinh xuất nhập hàng.

Danh mục loại hoá đơn mua hàng.

Đăng ký phương thức hạch toán kế toán các nghiệp vụ mua hàng.

Hệ thống báo cáo:21

Báo cáo mua hàng hằng ngày – tham số in theo nhà cung cấp, hàng hoá, kho hàng,…

Báo cáo mua hàng tổng hợp theo nhóm hàng.

Báo cáo theo dõi các phiếu yêu cầu mua hàng.

Báo cáo theo dõi các đơn đặt hàng.

Báo cáo theo dõi tình hình nhận hàng – nhập kho.

Báo cáo theo dõi tình hình nhận hoá đơn mua hàng.

Báo cáo theo dõi tình hình thanh toán hoá đơn mua hàng.

Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn hàng hoá.

Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp tổng hợp.

Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp chi tiết theo nhà cung cấp, đơn đặt hàng, hoá đơn

mua hàng.

Quản trị hệ thống:

Danh mục Chức năng của XMan-PM.

Danh sách Nhóm người sử dụng (Roles).

Danh sách Người sử dụng (Users).

Phân quyền sử dụng các chức năng.

Phân quyền quản lý theo nhóm nhà cung cấp.

Phân quyền quản lý theo nhóm mặt hàng.

Phân quyền khai thác các báo cáo.

Đăng ký các câu thông báo hệ thống.

5.5.2. Phần mềm 1C:ERP

Đê đảm bảo chất lượng sản xuất sản phẩm, bảo đảm không ngừng việc cung cấp nguyên vật

liệu sản xuất và thưc hiện đơn đặt hàng theo thời hạn đã dư tinh, không tăng giá thành dư tinh,

nhiệm vụ quan trọng là quản lý hiệu quả việc mua hàng dư phòng vào kho.

Phân hệ cung cấp cho người quản lý chịu trách nhiệm về việc cung ứng các thông tin cần

thiết đê có thê thông qua quyết định đúng lúc về việc bổ sung hàng dư trữ vào kho, nhằm giảm

chi phi cho việc mua hàng và nâng cao tinh minh bạch mối quan hệ của công ty với người bán.

Trong số những tinh năng mà phân hệ cung cấp có những tinh năng sau:

Hoạch định linh hoạt việc mua hàng trên cơ sở kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất và

đơn hàng của người mua không được thưc hiện.

22

Lập đơn hàng cho người bán và kiêm tra việc thưc hiện.

Ghi nhận và phân tich việc thưc hiện các điều kiện bổ sung theo thỏa thuận về mặt hàng,

khối lượng và thời hạn giao hàng đã ấn định.

Hỗ trợ các hệ thống tiếp nhận hàng hóa khác nhau từ người bán, trong đó có việc tiếp nhận

hàng bán và nhận nguyên liệu và nguyên vật liệu gia công.

Lập hóa đơn giao hàng bằng việc sử dụng phiếu xuất kho.

Phân tich nhu cầu hàng hóa trong kho và sản xuất, thành phẩm và nguyên vật liệu.

Phân tich đầy đủ và thiết lập mối liên quan giữa đơn hàng của khách và đơn hàng đặt người

bán.

Phân tich hậu quả mà vì đó không thưc hiện được đơn hàng đặt người bán (đối với việc phá

hỏng từng đơn hàng của khách có thê dẫn đến việc không giao hàng hóa và nguyên vật liệu

đúng thời hạn).

Lập kế hoạch mua hàng bằng việc kế toán dư báo mức độ hàng hóa dư phòng trong kho và

hàng hóa còn dư trong kho.

Việc lưa chọn hàng hóa của người bán tốt nhất theo độ tin cậy của nó, nhật ký giao hàng,

tiêu chi thưc hiện đơn hàng gấp, các điều kiện giao hàng dư tinh, dấu hiệu lãnh thổ hoặc là dấu

hiện tư do khác và lập tư động đơn hàng dành cho chúng.

Lập lịch biêu giao hàng và lịch biêu thanh toán.

5.5.3. Phần mềm quản lý mua hàng Pacific

Đặc điểm:

Theo dõi mua hàng theo từng mặt hàng/nhóm hàng/KH/đơn đặt hàng/kho nhập.

Theo dõi chi phi mua hàng, hàng mua trả lại nhà cung cấp, mua trả chậm/tiền mặt.

Tinh thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Thưc hiện các nghiệp vụ mua hàng nội địa, nhập khẩu.

Lập và in hóa đơn mua hàng, phiếu nhập chi phi mua hàng, phiếu xuất trả hàng…

Liên kết số liệu với các phân hệ nghiệp vụ khác.

Phân bô chi phí mua hàng:

Đối với những chứng từ mua hàng có phát sinh chi phi mua hàng trưc tiếp như: vận

chuyên, bốc xếp, lưu kho, phi hải quan … hệ thống cho phép người dùng lưa chọn hình thức

phân bổ các chi phi này trưc tiếp vào giá vốn nhập kho của từng mã hàng theo các phương pháp

23

phân bổ như: theo tỷ lệ giá trị, theo số lượng hay người dùng tư chỉ định số tiền phân bổ vào

từng mã hàng.

Chứng tư:

Hóa đơn mua hàng nội địa.

Hóa đơn mua hàng nhập khẩu.

Phiếu xuất trả hàng cho nhà cung cấp.

Báo cáo:

Nhật ký mua hàng.

Sổ chi tiết mua hàng theo chứng từ/mặt hàng/nhóm hàng nhà cung cấp/kho nhập.

Sổ tổng hợp mua hàng theo mặt hàng / nhóm hàng / nhà cung cấp.

Bảng kê mua hàng nông, lâm, thủy, hải sản trưc tiếp.

5.5.4. Phần mềm 3S ERP

Quy trình Từ nhu cầu đến giao hàng của ứng dụng quản trị doanh nghiệp 3S ERP sẽ hỗ trợ tư

động hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời giúp việc kiêm soát các bước của quá

trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chinh xác phục vụ công

tác quản li sản xuất.

Các phân hệ con trong phân hệ quản li sản xuất được tich hợp chặt chẽ và có thê được mô tả

như sau:

24

Quy trình quản li từ nhu cầu sản xuất đến bán hàng được minh họa trong sơ đồ sau:

25

Phân hệ Quản lý sản xuất (QLSX) của giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP có các tinh

năng chinh đáp ứng tốt nhu cầu QLSX của doanh nghiệp như sau:

Chức năng tập hợp nhu cầu sản xuất (MDS: Master Demand Schedule): chức năng này

thưc hiện việc tập hợp các yêu cầu về hàng hóa từ nguồn dư báo (Forecast) và đơn hàng của

khách hàng (Sales Order) đê lập ra nhu cầu hàng hóa cần sản xuất tại những thời điêm nhất

định.

Chức năng lập kế hoạch sản xuất (MPS: Master Production Schedule): thưc hiện tạo các

lệnh sản xuất dưa trên số liệu hàng hóa cần sản xuất (MDS). Như vậy, chức năng này cho phép

bộ phận lập kế hoạch sản xuất quản li được thông tin kế hoạch sản xuất của Công ty. Hơn nữa,

MPS còn được tich hợp với phân hệ họach định nhu cầu NVL (MRP) đê tinh toán nhu cầu

NVL cung ứng cho việc sản xuất.

Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Resource Planning): hỗ

trợ việc tinh toán các yêu cầu về NVL dưa theo kế hoạch sản xuất. Trên cơ sở thông tin về kế

hoạch sản xuất (MPS), phân tich năng lưc (Capacity) và nguồn lưc (Resource) của hệ thống sản

xuất, MRP sẽ tư động tinh toán nhu cầu NVL đê có các hành đồng như gửi yêu cầu mua NVL

đê thưc hiện công tác mua NVL phục vụ sản xuất. Chức năng này sẽ thay thế công việc lập kế

hoạch điều độ sản xuất của nhà máy đối với việc tinh toán khả năng cung ứng của NVL và các

nguồn lưc khác.

Định mức NVL và Công đoạn sản xuất (BOM – Bills of material, Routing): cho phép nhà

máy xây dưng các định mức NVL cho các loại sản phẩm. 3S ERP cho phép xây dưng BOM

nhiều cấp, xác định các công đoạn sản xuất (Routing) và các nguồn lưc tương ứng sử dụng

trong từng công đoạn đối với từng sản phẩm. Nhờ vậy, việc quản li thông tin của quá trình sản

xuất và tinh giá thành sẽ được thưc hiện dễ dàng hơn.

Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (WIP- Work in Process): cho phép quản đốc phân

xưởng luôn có được các số liệu sản xuất trong từng ngày, từng ca làm việc và từ các công đoạn

khác nhau của quá trình sản xuất. Chức năng này sẽ ghi chép tất cả các NVL xuất ra cho sản

xuất tại mỗi công đoạn sản xuất ở mỗi thời điêm nhất định, sản phẩm hoàn thành của mỗi công

đoạn và tinh luôn chi phi sản xuất cho từng loại sản phẩm hay từng lệnh sản xuất (chi phi dở

26

dang). Với tinh năng này, bộ phận Điều độ sản xuất của nhà máy luôn có số liệu chinh xác về

việc xuất nhập NVL, thành phẩm, giúp nâng cao khả năng quản li điều độ sản xuất. Với đặc thù

của Công ty là sản xuất ra thành phẩm phải qua nhiều công đoạn, chức năng này hỗ trợ công

tác quản li một cách tốt nhất.

Tính giá thành sản xuất: trên cơ sở xây dưng các định mức NVL, quản li các công đoạn sản

xuất và các chi phi phân bổ khác, chức năng tinh giá thành sản phẩm của 3S ERP sẽ thưc hiện

việc tinh giá thành thành phẩm chinh xác và nhanh chóng.

Tích hợp với các phân hệ khác như phân hệ Bán hàng (xác định nhu cầu từ các đơn bán

hàng), phân hệ Mua hàng (tư động lập các yêu cầu mua hàng khi NVL không đủ đê sản xuất),

Quản li kho (các NVL trong quá trình sản xuất xuất ra phân xưởng và thành phẩm được nhập

kho).

Tự động hạch toán: thông tin giao dịch kế toán phát sinh liên quan đến xuất nhập kho trong

sản xuất, giá thành sản phẩm, bán thành phẩm sẽ tư động được cập nhật và kế toán kho không

cần nhập lại các giao dịch này.

5.5.5. Phần mềm quản lý giao hàng iPharm Delivery

iPharm Delivery là phần mềm được thiết kết nhằm tư động hóa quá trình quản lý thông tin

giao hàng đăc biệt phù hợp cho hoạt động kinh doanh của các công ty. Các chức năng của phần

mềm bao gồm:

Hệ thống:

Cập nhật thông tin đơn vị: cho phép cập nhật, thay đổi thông tin đơn vị sử dụng phần

mềm.

Quản lý người dùng: tạo tài khỏan cho người sử dụng là nhân viên được phép đăng nhập

phần mềm, thiết lập và ấn định các quyền cho người dùng khi đăng nhập vào hệ thống.

Sao lưu – phục hồi dữ liệu: sao lưu dư phòng dữ liệu, phục hồi dữ liệu đã được sao lưu

khi có sư cố.

Quản trị danh mục:

27

Danh mục nhóm nhân viên: cho phép cập nhật, thêm, sửa xóa nhóm nhân viên được chia

theo: người quản lý, kế toán, thủ quỹ, nhân viên giao hàng khi sử dụng hệ thống. Xếp nhóm

nhân viên giao hàng cho phần quản lý thông tin giao hàng.

Danh mục nhân viên: cho phép cập nhật, thêm, sửa xóa nhân viên đăng nhập và sử dụng

phần mềm. Các thông tin về nhân viên gồm có: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới,

địa chỉ, điện thoại, email và thông tin nhóm nhân viên tương ứng. Thiết lập danh mục chuẩn

nhân viên của đơn vị cho các tác vụ khác: quản trị người dùng, thông tin giao hàng, thông tin

nộp tiền…

Danh mục khách hàng: cho phép cập nhật, thêm, sửa xóa nhân viên đăng nhập và sử

dụng phần mềm. Các thôn tin về khách hàng gồm có: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ,

điện thoại, fax, email, website, số tài khoản, ngân hàng, mã số thuế, người liên hệ, di động, giới

hạn mức nợ và thông tin ghi chú. Thông tin khách hàng được phân biệt khách hàng và khách

hàng nội bộ.

Quản lý hóa đơn:

Cập nhật thông tin hóa đơn: bao gồm: mã hóa đơn, số hóa đơn, ngày hóa đơn, quyên số

(quyên hóa đơn) tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, hình thức thanh toán, tổng tiền phải thanh

toán, chiết khấu.

Quản lý thông tin giao hàng: từ các hóa đơn trên chức năng này cho phép cập nhật thông

tin người giao hàng và in phiếu giao hàng . Phiếu giao hàng có thê bao gồm một hoặc nhiều hóa

đơn cho một hoặc nhiều nhân viên giao hàng.

Quản lý liên xanh hóa đơn: Theo dõi và cập nhật lại trạng thái các hóa đơn đã trả lại liên

xanh và cho phép tìm kiếm các thông tin về danh sách/chi tiết hóa đơn chưa nhận lại liên xanh.

Quản lý thanh toán công nợ: Cập nhật thông tin thanh toán tiền mua hàng của khách

hàng, có thê thưc hiện được việc thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn. Thông tin thanh toán

tiền mua hàng gồm có: ngày thanh toán, thanh toán theo hóa đơn số ,số tiền thanh toán, người

nộp tiền, người nhận tiền và các thông tin ghi chú.

Cảnh báo danh sách khách hàng có số dư nợ vượt quá giới hạn nợ được thiết lập bởi

phần mềm.

Thống kê báo cáo:

Phiếu giao hàng: mẫu phiếu

Báo cáo giao nhận hóa đơn28

- Báo cáo thanh toán hóa đơn.

- Báo cáo công nợ khách hàng.

- Báo cáo theo dõi liên xanh.

5.5.6. Phần mềm quản lý giao hàng qua điện thoại:

eBusiness chinh thức xây dưng xong phần mềm quản lý giao hàng qua điện thoại. Phần mềm

quản lý giao hàng qua điện thoại hỗ trợ quản lý hiệu quả cho các đơn vị bán hàng có giao hàng

qua điện thoại.

Phần mềm bao gồm các tinh năng chinh:

Quản lý thông tin khách hàng.

Quản lý số điện khách hàng.

Quản lý địa chỉ khách hàng.

Hiện thị thông tin khi gọi điện đến.

Khách hàng và địa chỉ khi gọi điện thoại đến

Hiên thị sơ đồ đường đi.

Hiên thị phi gửi xe nếu có.

Hiên thị phi thang máy nếu có.

Báo cáo doanh số, doanh thu, nhập xuất tồn, công nợ, ….

5.5.7. Phần mềm kết toán SAS INNOVA 6.8:

Theo dõi, tập hợp chi phi đến từng sản phẩm, công trình, kê cả các sản phẩm vụ việc là dịch

vụ, phân tich chi phi theo khoản mục, yếu tố. Tinh giá thành sản phẩm theo các phương pháp

như hệ số, giản đơn, phân bước, đơn hàng, công trình xây dưng, hợp đồng hay định mức.

Tập hợp và phân bổ các chi phi sản xuất như nguyên vật liệu, chi phi nhân công trưc tiếp,

chi phi sản xuất chung, chi phi máy thi công công trình, chi phi quản lý, chi phi bán hàng – giao

dịch...Tiêu thức phân bổ tư động hoặc theo chủ quan của người quản lý rất đa dạng tuỳ thuộc

vào đặc thù của đối tượng được sản xuất và tinh giá thành sản phẩm như phân bổ theo hệ số,

theo một tiêu thức đã khai báo (chi phi nguyên vật liệu, chi phi nhân công, doanh số, giá trị hợp

đồng…

Báo cáo chi phi giá thành đầy đủ phục vụ công tác quản trị sản xuất kinh doanh: tập hợp,

phân tich bóc tách từng yếu tố chi phi của mỗi sản phẩm, vụ việc ở từng công đoạn hay sản

phẩm cuối cùng, so sánh chi phi thưc tế và chi phi định mức, kế hoạch…

29

Phân hệ này tiếp nhận thông tin từ các phân hệ khác như vốn bằng tiền, tổng hợp, kho, tài

sản...sau khi xử lý tinh toán giá vốn sẽ cập nhật vào các phiếu nhập kho cũng như vào phân hệ

kế toán tổng hợp.

Chứng tư đầu vào

Phiếu kế toán

Phiếu nhập - Xuất kho

Chứng từ chi

Cập nhật dở dang đầu kỳ

Tinh các chi phi & phân bổ

Tinh giá thành định mức

Tinh giá thành sản phẩm

Chức năng & Danh mục

Khai báo các danh mục đối tượng

Cập nhật định mức

Khai báo chỉ tiêu phân bổ  

Báo cáo chi phí giá thành sản phẩm:

Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm

Bảng chi phi tiền lương, BHXH và KPCĐ cho sản phẩm

Thẻ tinh giá thành sản phẩm

Bảng tổng hợp giá thành

Báo giá thành công trình xây lắp

Bảng kê chứng từ

Bảng kê chứng từ theo công trình

Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo công trình

Bảng tổng hợp số phát sinh theo công trình

Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo công trình

Tổng hợp số phát sinh NVL theo công trình

Tổng hợp chi phi sản xuất theo công trình

Bảng cân đối số phát sinh của các công trình

Số dư đầu kỳ của các công trình

30

Báo cáo lãi/lỗ từng công trình

Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản

Bảng phân bổ chi phi chung – TK 627

Bảng phân bổ NVL & CCDC – TK 152, 153

Bảng phân bổ tiền lương BHXH – TK 334, 338

Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ – TK 214

Bảng kê chứng từ theo tiêu khoản

Tổng hợp số phát sinh theo tiêu khoản

Cân đối số phát sinh các tiêu khoản

Các báo cáo chi phí theo vụ việc

Bảng kê chứng từ theo vụ việc

Bảng kê chứng từ NVL theo vụ việc

Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc

Tổng hợp chi phi sản xuất theo vụ việc

Bảng cân đối số phát sinh theo vụ việc

Số dư đầu kỳ của các vụ việc

5.5.8. Phần mềm kế toán quản lý chi phí và tính giá thành VIC ACCOUNTING

STANDARD

Được xây dưng và phát triên dưa trên nhu cầu thưc tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của

các Doanh nghiệp. Phần mềm kế toán VIC- ACCOUNTING Standard có nhiều tinh năng mạnh

và nhiều tiện ich giúp cho việc sử dụng chương trình được dễ dàng và khai thác chương trình

một cách hiệu quả nhất.

Chi tiết:

Phần mềm kết toán VIC - ACCOUNTING Standard theo dõi, tập hợp chi phi đến từng sản

phẩm, công trình, kê cả các sản phẩm vụ việc là dịch vụ, phân tich chi phi theo khoản mục, yếu

tố. Tinh giá thành sản phẩm theo các phương pháp như hệ số, giản đơn, phân bước, đơn hàng,

công trình xây dưng, hợp đồng hay định mức.

Tập hợp và phân bổ các chi phi sản xuất như nguyên vật liệu, chi phi nhân công trưc tiếp,

chi phi sản xuất chung, chi phi máy thi công công trình, chi phi quản lý, chi phi bán hàng giao

dịch...Tiêu thức phân bổ tư động hoặc theo chủ quan của người quản lý rất đa dạng tuỳ thuộc

31

vào đặc thù của đối tượng được sản xuất và tinh giá thành sản phẩm như phân bổ theo hệ số,

theo một tiêu thức đã khai báo (chi phi nguyên vật liệu, chi phi nhân công, doanh số, giá trị hợp

đồng...

Báo cáo chi phi giá thành đầy đủ phục vụ công tác quản trị sản xuất kinh doanh: tập hợp,

phân tich bóc tách từng yếu tố chi phi của mỗi sản phẩm, vụ việc ở từng công đoạn hay sản

phẩm cuối cùng, so sánh chi phi thưc tế và chi phi định mức, kế hoạch...

Phân hệ này tiếp nhận thông tin từ các phân hệ khác như vốn bằng tiền, tổng hợp, kho, tài

sản...sau khi xử lý tinh toán giá vốn sẽ cập nhật vào các phiếu nhập kho cũng như vào phân hệ

kế toán tổng hợp.

Chứng tư đầu vào:

Phiếu kế toán

Phiếu nhập - Xuất kho

Chứng từ chi

Cập nhật dở dang đầu kỳ

Tinh các chi phi phân bổ

Tinh giá thành định mức

Tinh giá thành sản phẩm

Chức năng Danh mục:

Khai báo các danh mục đối tượng

Cập nhật định mức

Khai báo chỉ tiêu phân bổ

Báo cáo chi phí giá thành sản phẩm

Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm

Bảng chi phi tiền lương, BHXH và KPCĐ cho sản phẩm

Thẻ tinh giá thành sản phẩm

Bảng tổng hợp giá thành

Báo giá thành công trình xây lắp

Bảng kê chứng từ

Bảng kê chứng từ theo công trình

Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo công trình

32

Bảng tổng hợp số phát sinh theo công trình

Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo công trình

Tổng hợp số phát sinh NVL theo công trình

Tổng hợp chi phi sản xuất theo công trình

Bảng cân đối số phát sinh của các công trình

Số dư đầu kỳ của các công trình

Báo cáo lãi/lỗ từng công trình

Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản

Bảng phân bổ chi phi chung – Tk 627

Bảng phân bổ NVL CCDC – Tk 152, 153

Bảng phân bổ tiền lương BHXH – Tk 334, 338

Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ – Tk 214

Bảng kê chứng từ theo tiêu khoản

Tổng hợp số phát sinh theo tiêu khoản

Cân đối số phát sinh các tiêu khoản

Các báo cáo chi phí theo vụ việc

Bảng kê chứng từ theo vụ việc

Bảng kê chứng từ NVL theo vụ việc

Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc

Tổng hợp chi phi sản xuất theo vụ việc

Bảng cân đối số phát sinh theo vụ việc

Số dư đầu kỳ của các vụ việc

5.5.9. Phần mềm Quản lý đơn đặt hàng cho khách hàng - Ql Nhóm giá

Giải pháp sản phẩm

Doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nghiệp vụ làm đơn đặt hàng của khách hàng, nhà

cung cấp và quản lý thông tin đơn đặt hàng cho từng khách hàng, nhà cung cấp

- Khi phát sinh nghiệp vụ đặt hàng của khách hàng – nhà cung cấp

- Quản lý các đơn đặt hàng đối với khách hàng – nhà cung cấp

- Một đơn đặt hàng khi chuyên sang xuất – nhập hàng ta có thê: Xuất –nhập đủ, xuất- nhập

vượt, xuất- nhập it hơn đơn đặt hàng, hoặc huỷ đơn đặt hàng.

33

- Quản lý tiền đặt cọc của khách hàng - nhà cung cấp khi làm đơn đặt hàng

- Khi xuất – nhập hàng cho phép chọn kho đê xuất - nhập

- Thê hiện hàng tồn số lượng tồn, số lượng đặt hàng, số lượng thưc

- Kiêm tra hàng tồn trong kho đê cho phép làm đặt đơn đặt hàng – xuất hàng

Quản lý đơn giá cho từng khách hàng

- Khi khai báo thông tin hàng hóa cho phép ấn định nhiều đơn giá khác nhau

- Khi khai báo thông tin khách cho phép chọn theo từng nhóm giá

- Nghiệp vụ này hỗ trợ cho việc xuất – nhập hàng hóa theo từng đơn giá đã được ấn định

Tiện ích sản phẩm và phương thức thực hiện

Tạo thông tin nhiều nhóm giá mới và cho phép hiệu chỉnh hoặc xoá nhóm giá

Khi tạo mới hàng hoá cho phép chọn nhiều nhóm giá khác nhau, ứng với từng nhóm đối

tượng khách hàng mà ta chọn giá bán tương ứng

Trong danh sách khách hàng cho phép chọn nhóm giá, khi xuất hàng chương trình sẽ

đưa nhóm giá bán tương ứng mà đã được ấn định.

Tạo đơn đặt hàng cho khách hàng, đưa thông tin đơn hàng và tại thời điêm đặt hàng

khách hàng đưa tiền tạm ứng ta cũng phải thu tiền tạm ứng, và quản lý thông tin tiền tạm ứng

của khách.

Theo dõi danh sách các đơn đặt hàng và tình trạng các đơn đặt hàng

Khi đơn hàng chuẩn bị xuất ta chuyên trạng thái từ đơn hàng đang đặt sang xuất hàng,

lúc này ta chọn đơn hàng cần xuất và chọn xuất hàng

Trong nghiệp vụ xuất hàng cho phép chọn kho đê xuất theo từng mặt hàng đã được đặt

và khi ghi sổ hàng hóa trong kho được chọn được trừ đi một khoảng

Thê hiện chi tiết hàng tồn trong kho gồm số lượng tồn, số lượng đặt, số lượng tồn thưc.

Giúp cho người quản lý có thê kiêm tra được tình trạng hàng tồn trong từng kho.

Khi xuất hàng chương trình sẽ kiêm tra hàng tồn trong kho cảnh báo cho biết được hàng

có đủ số lượng đê xuất hay không.

Nghiệp vụ này còn cho phép chọn kho đê xuất hàng

Khi một đơn đặt hàng đã được chuyên qua trạng thái xuất hàng thì trong danh sách đơn

đặt hàng thê hiện trạng thái đơn đặt hàng đang xuất.

Một đơn đặt hàng ngoài việc xuất nhiều lần ta cũng có thê ngưng xuất hàng.

34

Một đơn hàng đã được đặt và cho phép hủy đơn đặt hàng.

Ngoài tinh năng quản lý thông tin đơn đặt hàng của khách hàng, module này còn hỗ trợ

việc quản lý đơn đặt hàng với nhà cung cấp.

Tương tư như đơn đặt hàng của khách hàng, đơn đặt hàng của nhà cung cấp cho phép

nhập làm nhiều lần, nhập vượt, nhập it hơn hoặc ngưng nhập hàng.

Quản lý danh sách đơn đặt hàng đối với nhà cung cấp và thê hiện trạng thái của đơn đặt

hàng.

Trong danh sách đơn đặt hàng của nhà cung cấp cho phép chuyên qua nhập hàng.

Tại thời điêm đang đặt hàng ta cũng có thê huỷ đơn hàng nếu chưa nhập.

Khi làm đơn đặt hàng của khách hàng và nhà cung cấp, tinh năng này còn hỗ trợ cho

việc kiêm tra tình trạng các đơn đặt hành.

Báo cáo thống kê các đơn đặt hàng, đơn hàng bị huỷ,…

Hỗ trợ cho việc kiêm tra được danh sách các đơn đặt hàng một cách chinh xác và hiệu

quả

Ngoài việc cho phép kiêm tra các đơn đặt, nghiệp vụ này liệt kê ra những đơn đặt hàng

đã được xuất tương ứng với những phiếu xuất nào và sô lượng xuất.

Báo cáo thống kê danh sách các đơn đặt hàng được huỷ

Báo cáo thống kê danh sách các đơn đặt hàng đã xuất vượt và thê hiện số lượng hàng

xuất vượt

3.3.10. Phần mềm quản lý kho Perfect Warehouse

Perfect Warehouse là một phân hệ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, là công cụ

ứng dụng CNTT vào công tác quản lý kho chuyên nghiệp… Phần mềm được xây dưng với

những công nghệ mới nhất của Microsoft dưa trên tiêu chi đơn giản, thân thiện nên người dùng

không cần biết nhiều về máy vi tinh và kế toán vẫn nhanh chóng sử dụng thành thạo phần mềm.

HỆ THỐNG DANH MỤC  NGHIỆP VỤ  BÁO CÁO

35

- Quản lý, phân quyền

và theo dõi người

dùng trong hệ thống.

- Sao lưu và phục hồi

dữ liệu, giúp hệ thống

ổn định và an toàn.

- Thiết lập số dư đầu

kỳ.

- Thiết lập mật khẩu.

- … 

- Quản lý danh mục

nhóm hàng hoá, khách

hàng, nhà phân

phối…

- Quản lý đơn vị tinh,

hạn sử dụng, giá

bán…

- Quản lý thông tin

khách hàng.

- Quản lý thông tin

nhân viên, bộ phận.

- … 

- Quản lý xuất, nhập,

tồn kho.

- Nghiệp vụ chuyễn

kho.

- Nghiệp vụ lắp ráp.

- Nhật ký hàng hóa.

- … 

- Báo cáo Tổng hợp

số lượng nhập xuất

tồn.

- Cảnh báo tồn kho

quá hạn, tồn theo sản

phẩm, yêu cầu đặt

hàng...

- Báo cáo tổng hợp

tồn kho.

- Dư báo tồn kho theo

từng nhóm mặt hàng,

theo hàng hoá…

- Báo cáo sổ chi tiết

vật liệu, dụng cụ, sản

phẩm, hàng hoá…

- Báo cáo thẻ kho.

36