Embed Size (px)
Citation preview
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ THIẾT KẾ HỆ
THÔNG THÔNG TIN
.....................................................................................................................................................
Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí
thư viện
Trường ĐH Công Nghiệp TP HCM
Nhóm 6: Lớp 13CĐ-TP1
Trần Văn Duy Khánh
Võ Minh Hải
Đặng Thị Hào
Võ Thị Mỹ Lan
Giáo Viên Hướng Dẩn: Nguyễn Văn Danh
I/ Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống của từng chủ đề.
Kế Hoạch Phỏng Vấn Tổng Quan Hệ Thống.
Người lập: Nhóm 1
Ngày Lập: 24/9/2014
STT CHỦ ĐỀ YÊU CẦU NGÀY BẮT
ĐẦU
NGÀY KẾT
THÚC
1 Quá trình nhập
thêm sách,
phân loại và
quản lý sách
Biết rõ cần nhập loại
sách nào và số lượng
bao nhiêu.
25/9/2014 26/9/2014
2 Quản lý quá
trình mượn và
trả và phiếu
mượn trả sách.
-Số lượng sách
mượn và trả trong
ngày.
- Thủ tục, đối tượng
và hình thức mượn
trả sách.
-Kiểm tra và lập
phiếu mượn cho
người mượn sách.
25/9/2014 26/9/2014
3 Quản lý các
quy trình xử lý
sự cố thống kê
sách và báo
cáo.
-Hiểu về cách quản
lý sách trình tự và
các quy trình báo
cáo của thư viện.
-Các sự cố thưởng
xảy ra.
25/9/2014 26/9/2014
4 Hệ thống máy
móc, thiết bị,
phần mềm, và
an ninh của thư
viện
Nắm rõ các trang
thiết bị, máy móc, hệ
điều hành và các
phần mềm tương
thích. Hệ thống an
ninh của thư viện.
25/9/2014 26/9/2014
II/ Các bản kế hoạch phỏng vấn cụ thể :
Kế hoạch phỏng vấn và phỏng vấn lần 1
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi: Mai Thị Tâm
Người đi phỏng vấn: Võ Minh
Hải
Đia chỉ: Thư viện trường ĐH Cộng nghiệp TP
HCM
Thời gian : 25/9/2014
Thời gian bắt đầu phỏng
vấn:13h30
Thời gian kết thúc phỏng
vấn:14h00
Đối tượng được hỏi:
Nghiệp Vụ Thư Viện
Các yêu cầu được hỏi:
- Vai trò, vị trí, trình độ,
kinh nghiệm của người
phỏng vấn.
Chương trình :
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
tổng quan phỏng vấn
câu hỏi và trả lời
ý kiến người được hỏi
kết thúc
Ước lượng thời gian:
01 phút
02 phút
03 phút
14 phút
04 phút
05 phút
Tổng Cộng thời gian phỏng vấn: 30 phút
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án :
Quản lí thư viện
Tiểu dự án: Quá trình nhập thêm sách, phân
loại và quản lý sách
Người được phỏng vấn: Mai Thị Tâm
Thời gian:25/9/1014
Người phỏng vấn: Võ Minh Hải
Câu hỏi:
1. Thư viện có thường xuyên nhập các
loại sách mới không?
Trả lời:
Thư viện chúng tôi thường xuyên nhập
thêm các loại sách mới và một số tài liệu
có ích.
2. Khi nhập sách mới thư viện có cần
tính đến số lượng sách và kiểm tra
nguồn gốc và loại sách không?
Chúng tôi phải kiểm tra số lượng của
những loại sách nào trong kho còn ít
hoăc đã hết thì tiến hành nhập thêm.
Kiểm tra nguồn gốc cũng như loại sách
phù hợp để có tác động tích cực tới
người đọc.
3. Phiếu nhập sách gồm những thông tin
gì ?
Phiếu nhập sách gồm: Mã phiếu nhập
sách, ngày đặt sách, ngày giao sách, mã
sách, tên đầu sách, nhà xuất bản,tác
giả,đơn giá.
4. Ngoài việc nhập các loai sách để
phục vụ nhu cầu học tập thì Thư viện
có nhập thêm những thể loại sách
mang tính chất giải trí:truyện, ẩm
thực, âm nhac..v.v.?
Có, dùng để giúp cho sinh viên tìm hiểu
thêm kiến thức học tập…
5. Quá trình nhập sách diễn ra theo một
trình tự như thế nào?
Chúng tôi sẻ kiểm tra xem thư viện còn
thiếu những loại sách gì.sau đó sẽ tìm
đến nhà cung cấp để thương lượng giá
cả..chúng tôi sẽ chọn những nhà cung
cấp có uy tín.tin cậy,và gởi đơn đặt hàng
cho nhà cung cấp.
6. Sách sau khi nhập về có phải xác định
phân loại và nhập lại mã không?
Có, Sách khi nhập về sẽ được phân loại
sách theo thể loại và nhập lại mã sách.
7. Nếu có sách nhập về bị hư hỏng thư
viện sẽ làm gì?
Thư viện sẽ thông kê gửi lại nhà cung
cấp những sách bị hư và yêu cầu cung
cấp lại cho đầy đủ sách với hợp đồng
như đã kí.
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 2.
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi: Nguyễn Thị Tuyết Mai
Người đi phỏng vấn: Đặng Thị Hào
Địa chỉ: Thư viện trường ĐH Công nghiệp
TP HCM
Thời gian : 25/09/2014
Thời gian bắt đầu phỏng vấn:14h00
Thời gian kết thúc phỏng
vấn:14h30
Đối tượng phỏng vấn là:
Nhân viên lưu hành tài liệu
Các yêu cầu được hỏi:
- Vai trò, vị trí, trình độ, kinh
nghiệm của người phỏng vấn.
Chương trình :
Giới thiệu :
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- tổng quan phỏng vấn
- câu hỏi và trả lời
- ý kiến người được hỏi
- kết thúc
Thời gian của từng đợt phỏng vấn :
- 01 phút
- 02 phút
- 03 phút
- 14 phút
- 04 phút
- 05 phút
Tổng cộng thời gian phỏng vấn:30 phút
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lí thư viện Tiểu dự án:Quản lý quá trình mượn, trả và
phiếu mượn trả sách.
Người được hỏi: Nguyễn Thị Tuyết Mai
Thời gian:25/09/2014
Người phỏng vấn: Đặng Thị Hào
Câu hỏi :
1. Bạn đọc mượn sách thư viện và giáo
trình về nhà phải làm như thế nào?
Mỗi lần mượn được mấy cuốn và
thời gian bao lâu?
Trả lời:
Bạn đọc cần xuất trình Thẻ sinh viên
(cũng là Thẻ Thư viện) khi mượn tài
liệu tại các kho sách. Mỗi lần mượn là
2 cuốn sách tham khảo và 4 cuốn giáo
trình học.Thời gian mượn sách tham
khảo là 15 ngày, giáo trình học là 03
tháng.Nếu có nhu cầu mượn thêm
thời gian, bạn đọc phải đến thư viện
gia hạn thời gian mượn tài liệu. Nếu
bạn đọc trả sách trễ hạn sẽ bị nộp phạt
theo quy định. Áp dụng cho sinh viên.
2. Mượn sách và giáo trình của Thư viện
có phải trả tiền không?
Mượn sách và giáo trình của Thư viện
được miễn phí, nhưng bạn đọc phải
thế chân từ 50.000đ đến 100.000đ tùy
theo giá trị cuốn sách mượn (thư viện
có xuất hóa đơn biên nhận giữ tiền thế
chân). Khi trả sách, bạn đọc
được hoàn lại 100% số tiền đã thế
chân theo hóa đơn. Áp dụng: Sinh
viên, Giảng viên, Cán bộ viên chức
toàn trường.
3. Qui trình lập phiếu để bạn đọc mượn
sách mượn ?
Chỉ cần gặp thủ thư, xuất trình thẻ thư
viện và sách bạn cần mượn về . Thủ
thư sẽ kiểm tra tình trạng sách và ghi
lại các thông tin cần thiết trên phiếu
mượn và lấy sách về.
4. Vậy trên phiếu mượn cần những
thông tin gì ?
Số phiếu mượn, mã thẻ , mã sách , tên
sách, tác giả ,ngày mượn, ngày trả ,
tình trạng sách lúc mượn , số cuốn
mượn về.
5. Qui trình trả sách như thế nào ? Người mượn xuất trình thẻ, phiếu
mượn và sách cần trả . Thủ thư lập
phiếu trả sách , kiểm tra tình trạng
sách khi trả,đối chiếu với phiếu
mượn.
6. Trên phiếu trả có thông tin gì ? Số phiếu mượn, mã thẻ , mã sách , tên
sách , tác giả ,năm xuất bản , ngày
mượn, ngày trả , số ngày mượn, tình
trạng sách lúc trả, số cuốn đem trả.
7. Phiếu mượn có phân biệt ra từng
phiếu cho từng đối tượng mượn
không?
Thư viện chúng tôi có mẫu phiếu
mượn chung cho tất cả đối tượng.
8. Nếu như người mượn làm mất phiếu
mượn thì làm thế nào để biết được số
sách mà họ đã mượn?
Ngoài phiếu mượn, thư viện có lưu lại
thông tin người mượn trên máy tính
để đối chiếu nếu người mượn làm mất
phiếu mượn.
A. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 3.
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi:Phạm Thị Lan
Người đi phỏng vấn:Trần Văn Duy
Khánh
Địa chỉ: Thư viện trường ĐH Công nghiệp
TP HCM
Thời gian : 25/09/2014
Thời gian bắt đầu phỏng vấn:14h30
Thời gian kết thúc phỏng
vấn:15h00
Đối tượng phỏng vấn là:
Nhân viên nghiệp vụ Các yêu cầu được hỏi:
- Vai trò, vị trí, trình độ, kinh
nghiệm của người phỏng vấn.
Chương trình :
Giới thiệu :
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- tổng quan phỏng vấn
- câu hỏi và trả lời
- ý kiến người được hỏi
- kết thúc
Thời gian của từng đợt phỏng vấn :
- 01 phút
- 02 phút
- 03 phút
- 14 phút
- 04 phút
- 05 phút
Tổng cộng thời gian phỏng vấn:30 phút
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án:
Quản lí thư viện Tiểu dự án:
Quản lý các quy trình xử lý sự cố thống kê
sách và báo cáo.
Người được hỏi:
Phạm Thị Lan Thời gian:26/09/2014
Người phỏng vấn: Trần Văn Duy Khánh
Câu hỏi:
1. Làm sao quản lý được tính trạng sách
trong thư viện ?
Trả lời:
Thư viện có lập 1 phiếu theo dõi sách
dựa theo mã sách. Sau khi đọc giả trả
sách , chúng tôi kiểm tra tình trạng
sách và cập nhật lại tình trạng sách.
2. Những lỗi nào đọc giả hay vi phạm ? Nhiều nhất là làm bẩn sách và trảsách
trễ, mất phiếu mượn , sau đó là rách
hoặc mất trang. Trường hợp mất sách
rất hiếm
3. Bao lâu thì thư viện tiến hành kiểm kê
lại sách ?
Khoảng 1 tháng 1 lần. Kiểm tra số
lượng sách , tình trạng sách để tiến
hành nhập sách mới.
4. Bản thống kê bao gồm những thông
tin gì?
Bản thống kê sẽ có tất cả những thông
tin về hóa đơn nhập hàng, Danh mục
sách còn,danh sách những bạn đọc
mượn sách và danh sách các đầu sách
bị hư hỏng vừa qua và cuối cùng là
thống kê những đầu sách không trả
đúng hẹn
5. Thư viện sẽ thống kê báo cáo gì ? Thư viện sẽ lập danh sách các loại
sách thiếu, hay hư hỏng những loại
sách được bạn đọc mượn nhiều số
lược mượn mà một số thông tin khác
của thư viện.
6. Báo cáo thống kê sẽ được ai ký
duyệt?
Thống kê, báo cáo hoàn chỉnh thì
chúng tôi sẽ chuyển đến Hiệu trưởng
nhà trường để Hiệu trưởng xem xét và
đưa ra một số ý kiến.
B. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 4.
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi:
Nguyễn Văn Mạnh
Người đi phỏng vấn:
Võ Thị Mỹ Lan
Địa chỉ: Thư viện trường ĐH Công nghệ TP
HCM
Thời gian : 25/09/2014
Thời gian bắt đầu phỏng vấn:15h00
Thời gian kết thúc phỏng
vấn:15h30
Đối tượng phỏng vấn là:
Nhân viên bán hàng
Các yêu cầu được hỏi:
- Vai trò, vị trí, trình độ, kinh
nghiệm của người phỏng vấn
Chương trình :
Giới thiệu :
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- tổng quan phỏng vấn
- câu hỏi và trả lời
- ý kiến người được hỏi
- kết thúc
Thời gian của từng đợt phỏng vấn :
- 01 phút
- 02 phút
- 03 phút
- 14 phút
- 04 phút
- 05 phút
Tổng cộng thời gian phỏng vấn:30 phút
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án:
Quản lí thư viện Tiểu dự án:
Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm,
Người được hỏi:
Nguyễn Văn Mạnh Thời gian:26/09/2014
Người phỏng vấn:
Võ Thị Mỹ Lan
Câu hỏi:
1. Hệ thống trang thiết bị của thử viện?
Trả lời:
Thư viện của trường hiện nay có
2000 chỗ ngồi đọc, một phòng truy
cập internet 240 máy tính dành cho
sinh viên, một phòng 25 máy dành
cho cán bộ, giảng viên và nhiều máy
trạm phục vụ tra cứu thông tin tại các
phòng đọc.
2. Khi bạn đọc cần dùng máy tính để tra
cứu những thông tin cần thiết thì phải
làm thế nào?
Bạn đọc cần xuất trình thẻ sinh viên
và nghi thông tin thời gian sử dụng
máy cho thư viện, và thời gian trả
máy.
3. Thư viện có thường nâng cấp hệ thống
cũng như thiết bị không?
Thư viện thường nâng cấp hệ thống
và các thiết bị quản lý để quản lý tốt
hơn.
4. Thư viện có sao lưu dữ liệu những
thông tin tiềm kiếm của bạn đọc hay
không?
Thư viện ngăn chặn những truy cập
không phù hợp, những thông tin mà
bạn đọc tìm kiếm thư viện không
lưu lại. nhưng nhân viên của thư viện
vẫn kiểm soát trong lúc bạn đọc
đang sử dụng.
5. Thư viện quản lý hệ thống máy như
thế nào?
Thư viện quản lý máy tính và mọi
hoạt động bằng phần mềm riêng, để
có thể kiểm soát được một cách chặt
chẽ hơn
6. Hệ thống an ninh của thư viện có
những gì?
Thư viện chúng tôi có đặt một số
camera nhằm nếu có hư hại, hay sự
cố xãy ra, xẽ dùng camera này để tìm
và giải quyết.
III/ Mô tả chi tiết hệ thống và các biễu mẫu.
1. Mô tả chi tiết hệ thống.
Quá trình nhập thêm sách, phân loại và quản lý sách.
+Nhập thêm sách:
Khi nhập một số sách mới, thư viện cần lập một đơn hàng nhập gồm mã
đơn hàng nhập, tên đầu sách cần nhập và các thông tin về sách như nhà sản
xuất, số lượng, giá nhập. Sau khi sách được nhập về kiểm tra các thông tin
của đầu sách và cần lưu trữ các thông tin về các đầu sách đã nhập vào kho
dữ liệu. Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh
toán. Thường thì Thư viện sẽ đặt hàng theo từng quý trong năm để kịp thời
bổ sung các đầu sách mới phục vụ bạn đọc và thường nhập các sách từ các
nhà xuất bản trong nước. Thư viện của trường thường xuyên nhập các mặt
báo hằng ngày phục vụ bạn đọc như báo An Ninh, Tuổi Trẻ, Thanh niên…
Những mặt báo này cũng được ghi lại các thông tin để quản lý.
+Phân loại sách:
Sách trong các thư viện đều được sắp xếp theo thể loại, và được sắp xếp
lên kệ. Nhân viên thư viện sẽ đánh một mẫu giấy và ghi rõ thể loại và dán
lên cho bạn đọc biết.
+Quản lý sách:
Thông tin về quản lý sách, báo chí sẽ được nhân viên thư viện ghi lại một
cách cụ thể , chi tiết và chính xác nhất để quản lý các bộ phận như cho
mượn-trả, quản lý độc giả. Thường xuyên kiểm tra sách thống kê sách.
Quản lý quá trình mượn và trả sách
+Quản lý độc giả:
Độc giả(người đọc sách) đó là mục đích xây dụng của thư viện. Sách
được nhập về để đến được tay độc giả và để độc giả hướng đến việc đọc
sách ở thư viện, cung cấp cho đọc giả nguồn kiến thức thông tin mà họ
cần. Mỗi sinh viên của trường sẽ được cấp 1 thẻ thư viện để có thể vào đọc
sách, mượn sách một cách dễ dàng. Trong quá trình đọc sách đó mà học
sinh, sinh viên làm hư hại đến sách thì thư viện sẽ ghi lại thông tin của cá
nhân đó và buộc cá nhân đó đền bù tài chính cho thư viện đúng với giá của
cuốn sách đó theo giá trên phiếu nhập.
+Mượn, trả sách:
Khi nhận được yêu cầu mượn sách của độc giả thì nhân viên thư viện sẽ
kiểm tra xem tên sách, đầu sách cần mượn đó có còn trong kho hay không
rồi mới chấp nhận phiếu mượn của độc giả. Khi trong thư viện còn quá ít
đầu sách mà độc giả muốn mượn thì độc giả sẽ không được mượn mà chỉ
được đọc trong thư viện.
Việc cập nhật các thông tin của người mượn vào sổ sách mỗi ngày giúp
quản lý mượn-trả được dễ dàng hơn. Khi một độc giả mượn sách thì độc
giả phải điền các thông tin cần thiết trên phiếu mượn do nhân viên thư viện
đưa và ghi những thông tin như:
Họ và tên.
Mã thẻ thư viện.(nếu chưa được cấp thẻ phải ghi MSSV)
Mã đầu sách.
Ngày mượn.
Sau 3 ngày từ ngày ra thông báo cá nhân, các bộ phận không thực hiện
việc trả sách thì nhân viên thư viện sẽ tính 500đ. Khi sách được trả thư
viện sẽ nghi lại thông tin và kiểm tra sách, nếu sách bị hư hỏng thì bạn đọc
phải đền bù tài chính theo giá trong phếu nhập. Sách sẽ được sắp xếp và
đem lại vào kho.
Quản lý các quy trình xử lý sự cố thống kê sách và báo cáo.
+Các quy trình xử lý sự cố tùy thuộc vào trường hợp xãy ra thư viện sẽ
giải quyết khác nhau, nhưng cũng nằm trong phạm vi cho phép và theo nội
qui của thư viện.
+Thống kê báo cáo theo tuần, theo tháng , theo quý và theo năm. Thống kê
sách mượn,thông tin sách còn,sách hư hỏng, bạn đọc. Qua các Thống kê
thư viện sẽ chủ động hơn trong việc đặt hang và biết được bạn đọc đang
quan tâm tới lĩnh vực nào để phục vụ nhu cầu của người đọc được tốt hơn.
.
2. Biểu mẫu.
Phiếu mượn sách.
IV/ Biều Đồ Phân Rã Chức Năng BFD
Quản lý thư viện
Quản lý nhập sách
Nhập sách
Kiểm tra sách
Thống kê số lượng
Phân loại sách
Quản lý đọc giả
Đăng ký thẻ
Cập nhật thông tin đọc giả
Hủy thẻ
Phân loại độc giả
Quản lý mượn-trả
Lập phiếu mượn
Kiểm tra và giao sách.
Lập phiếu trả
Kiểm tra và nhận sách
Quản lý thống kê và báo cáo
Thống kê sách mượn
Thống kê các thông tin về
sách
Thống kê sách bị hư hỏng, mất
Thống kê đọc giả
