BỘ NỘI VỤ––––––––––

TẬP BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞDÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ

CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ KHU VỰC TRUNG DU, MIỀN NÚI VÀ DÂN TỘC

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

_______________

Hà Nội - 2012

MỤC LỤC

Stt NỘI DUNG Trang1. Mục lục2. Lời nói đầu3. Nội dung4. A. Phần 1 - Quản trị văn phòng tại UBND xã 15. Bài 1. Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng

UBND xã1

6. I. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và văn phòng UBND xã 17. II. Quản trị văn phòng UBND xã. 58. III. Thực hành, thảo luận nhóm 69. Bài 2. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị văn

phòng của UBND xã7

10. I. Phương pháp xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ của UBND xã.

7

11. II. Phương pháp đảm bảo thông tin cho quản lý ở UBND xã. 1012. III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã. 1113. IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã. 1314. V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBNDxã. 1515. VI. Thực hành. 1516. B. Phần 2 - Văn hóa công sở tại UBND xã 1717. Bài 3: Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở 1718. I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở 1719. 1. Khái niệm về Văn hoá công sở 1720. 2. Một số đặc điểm của Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã tại Việt

Nam 19

21. 3. Một số đặc trưng của Văn hóa công sở ở một số vùng miền của Việt Nam và một vài quốc gia

22

22. II. Một số yếu tố cấu thành, vai trò và chức năng của Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã

24

23. III. Thảo luận nhóm 3124. Bài 4. Vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê với Văn hóa công

sở tại UBND xã 31

25. 1. Các yêu cầu đối với công chức Văn phòng - Thống kê tại UBND xã. 3126. 2. Nhiệm vụ của công chức văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo xã

xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã36

27. 3. Thực hành, thảo luận nhóm 3928. Phụ lục: Một số văn bản của Nhà nước về công tác lễ tân. 4029. Tài liệu tham khảo. 48

4

Phần 1 - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG UBND XÃ (20 tiết)Bài 1. Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng UBND xã

I. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và văn phòng UBND xã 1. Khái niệmTheo Hiến pháp năm 1992 được sửa đổi bổ sung năm 2001 cả nước ta có các

tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Tỉnh chia thành huyện, thành phố thuộc tỉnh và thị xã. Thành phố trực thuộc trung ương chia thành quận, huyện. Quận chia thành phường, xã, huyện chia thành xã, thị trấn. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, mỗi cơ quan đều có các đơn vị chức năng giúp việc như: vụ, tổng cục thuộc bộ; sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, thành phố, các phòng, ban thuộc UBND huyện, thị xã... Trong cơ quan UBND các cấp và các đơn vị chức năng thuộc UBND các cấp có một đơn vị làm công tác văn phòng. Đơn vị đó có tên gọi là văn phòng hoặc là phòng Hành chính hoặc Phòng Hành chính - Quản trị (sau đây gọi chung là văn phòng). Như vậy, có thể nói, trong hệ thống các cơ quan hành chính của nước ta, ở đâu có cơ quan là ở đó có văn phòng của cơ quan.

Theo văn bản hiện hành của đảng, nhà nước và các qui định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì văn phòng được quan niệm như sau: “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan”.

Nội dung giúp việc của văn phòng bao gồm ba nghĩa. Nghĩa thứ nhất: Văn phòng là đơn vị đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan lựa chọn các giải pháp tổ chức điều hành bộ máy nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Nghĩa thứ hai: Văn phòng trực tiếp đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan làm việc. Nghĩa thứ ba: Văn phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện một số công tác do thủ trưởng cơ quan giao như công tác văn thư, lưu trữ, hành chính.

Khái niệm văn phòng UBND xãVăn phòng UBND xã là bộ phận giúp việc của UBND xã.Theo các văn bản hiện hành của chính phủ và Bộ Nội vụ, ở mỗi xã, phường, thị

trấn, trong Uỷ ban có ít nhất một công chức Văn phòng - Thống kê.Căn cứ vào số lượng dân cư ở từng khu vực (miền núi, đồng bằng), ngoài số

lượng công chức chính thức, UBND xã đề nghị UBND huyện quyết định cho bố trí thêm cán bộ không chuyên trách ở văn phòng làm công tác văn thư, lưu trữ, thủ kho, thủ quỹ, phục vụ Uỷ ban.

2. Chức năng của văn phòngVăn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều

hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.

- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa

1

là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan.

Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

Chức năng của văn phòng UBND xãVăn phòng UBND xã có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lý tập trung

thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và đảm bảo cơ sở vật chất cho UB hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.

- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban.

Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở vật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND xã.

3. Nhiệm vụỞ mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng nên văn phòng của cơ quan đó có thể

được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.

- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.

- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án. Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất.

- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.

Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

2

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình.

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.

b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương.

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các ngành, đoàn thể, thôn, bản.

c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; Họp

giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp.

d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởngCăn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có

trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.

đ) Tổ chức công tác tiếp dânTheo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của

nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân

3

dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước. Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.

e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.

f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc.

g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việcCơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa,

phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo đảm

kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm. văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ ban.

h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban

Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật.

Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.

4

i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộVăn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và

cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.

- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.

II. Quản trị văn phòng UBND xã 1. Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã“Quản trị văn phòng UBND xã là lãnh đạo xã điều hành, quản lý công tác văn

phòng trong cơ quan Uỷ ban và ở các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã.”Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã bao hàm các nội dung cơ bản là: Ở

UBND xã, văn phòng là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn phòng Uỷ ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Văn phòng Uỷ ban có cán bộ văn phòng. Văn phòng UBND xã không có Chánh văn phòng như ở bộ, ở tỉnh. Văn phòng Uỷ ban do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban trực tiếp quản lý, chỉ đạo. Hoạt động quản lý chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban đối với văn phòng UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. Công tác văn phòng nói trên ở các bộ phận khác trong cơ quan Uỷ ban phải được quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. UBND xã là cấp chính quyền cơ sở, thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban còn có cấp thôn. Đứng đầu cấp thôn ở khu vực trung du, miền núi và dân tộc là trưởng bản. Trong công tác của trưởng bản có nhiều việc thuộc công tác văn phòng như: Soạn thảo văn bản, đăng ký, lưu văn bản do trưởng bản làm ra gửi đi, đăng ký, lưu văn bản nhận được từ các nơi gửi đến…Công tác văn phòng nói trên ở cấp thôn, bản cũng cần được quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất.

Như vậy các hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn phòng trong ở các cấp, các ngành thuộc UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng.

2. Chức năng Quản trị văn phòng UBND xãChức năng Quản trị văn phòng UBND xã cũng có những nội dung cụ thể:a) Chức năng hoạch định trong Quản trị văn phòng UBND xã- Hoạch định trong Quản trị văn phòng UBND xã là quá trình xác định các nội

dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định bao gồm các công việc: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ.

Văn phòng UBND xã phải xây dựng nhiều loại chương trình công tác: Chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban; Chương trình công tác thường kỳ của văn phòng Uỷ ban; Chương trình công tác thường kỳ của HĐND xã; Lập kế hoạch công tác; Xây

5

dựng đề án công tác; Xây dựng lịch công tác tuần.Về phương pháp chung, khi xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác

phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì, tại sao, làm như thế nào, ai làm, làm ở đâu, bao giờ làm. Công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả.

b) Chức năng tổ chức trong Quản trị văn phòng UBND xã Tổ chức trong Quản trị văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Xác định

chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của văn phòng UBND xã, nghiên cứu xác định mối quan hệ của văn phòng với các bộ phận công tác khác trong cùng một Uỷ ban (nội dung này đã được đề cập đầy đủ ở điểm 4. mục III, bài 1 của tài liệu này. c) Chức năng Quản trị nhân lực Quản trị nhân lực làm công tác văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Công chức Văn phòng - Thống kê nghiên cứu văn bản quy định của Nhà nước về số dân, số lượng công chức và khối lượng công việc văn phòng tại cơ quan UBND xã để đề nghị Uỷ ban quyết định tổng số lao động của văn phòng là mấy người; Xác định các chỉ số về lao động thuộc biên chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi v.v..để đề nghị UBND huyện tổ chức thi, tuyển dụng công chức cho UBND xã. d) Chức năng Kiểm tra trong Quản trị văn phòng UBND xã

Kiểm tra trong Quản trị văn phòng UBND xã là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng công tác của văn phòng Uỷ ban với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch nếu có. Trong Quản trị văn phòng chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng như: Hoạch định; Tổ chức.

III. Thực hành Nội dung: Trao đổi ý kiến về nhiệm vụ của văn phòng UBND xã nơi học viên

đang công tác.1. Mục đíchThông qua hội thảo, học viên hiểu biết đầy đủ hơn, cụ thể hơn chức năng,

nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. Từ đó chủ động làm tốt nhiệm vụ được giao.2. Yêu cầuHọc viên tự liên hệ với văn phòng UBND xã đang công tác để thấy được những

nội dung phù hợp và khác so với bài học.3. Phương pháp tiến hành- Giáo viên tóm tắt ngắn gọn lại các nhiệm vụ của văn phòng UBND xã.- Tất cả học viên tự viết ra giấy những việc mà văn phòng cơ quan của học viên

làm hàng ngày. Một học viên trình bày (viết) lên bảng các nhiệm vụ của văn phòng cơ quan mình đang công tác. Học viên tự nêu những nội dung phù hợp hoặc khác hoặc chồng chéo so với bài học.

6

- Dựa vào nhiệm vụ của văn phòng UBND xã của học viên viết trên bảng hoặc so với bài học, các học viên khác phát biểu. Trong đó làm rõ nội dung:

+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có làm đúng như bài học.

+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có làm nhưng không có trong bài học.

+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác không phải làm so với bài học.

Chú ý: Khi phát biểu, học viên phân tích, nêu được lý do tại sao, nên như thế nào là phù hợp.

Giáo viên phân tích, giải đáp về những nội dung do học viên nêu ra. Định hướng nhận thức cho học viên về nội dung hội thảo.

- Giáo viên nêu tóm tắt chức năng, kỹ năng của nhà quản trị nói chung làm cơ sở cho học viên liên hệ, thảo luận.

- Một học viên trình bày (viết) lên bảng chức trách của đồng chí lãnh đạo UBND xã của học viên đang công tác trực tiếp chỉ đạo công tác văn phòng. Nội dung:

+ Ai (nêu chức danh) chỉ đạo.+ Nhiệm vụ (làm những việc gì).Các học viên trao đổi ý kiến:+ Nêu thực tế ở UBND xã mình đang công tác.+ Phân tích chức danh nào phụ trách văn phòng thì hợp lý hơn.Giáo viên phân tích và định hướng cho học viên nhận thức.

Bài 2Phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị văn phòng UBND xãI. Phương pháp xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác

thường kỳ của UBND xã 1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của chương trình công tác thường kỳ a) Khái niệmTrong công tác văn phòng, từ "chương trình" có thể hiểu theo hai nghĩa:Thứ nhất: Chương trình là tên một loại văn bản trong đó có những đặc điểm

riêng biệt so với các thể loại văn bản khác;Thứ hai: Chương trình là thứ tự thực hiện một hội nghị, một cuộc họp;Trong môn học này, chương trình được hiểu theo nghĩa thứ nhất. Chương trình

công tác thường kỳ của UBND xã có hai đặc điểm cơ bản.Một là: chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây

dựng theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một nhiệm kỳ, một năm, một tháng...

Hai là: chương trình công tác thường kỳ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban như : Nông nghiệp, thủ công nghiệp, an ninh, quốc phòng, văn hoá, giáo

7

dục, tổ chức chính quyền, thanh tra, xây dựng cơ bản…b) Ý nghĩa, tác dụng của chương trình công tác thường kỳLàm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa

học nói chung, của UBND xã nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý, tháng. Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp cho việc triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo Uỷ ban điều hành hoạt động được thống nhất. Tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác của Uỷ ban chủ động công việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.

UBND xã làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trong văn phòng như quản trị, văn thư, hành chính v.v.. đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí, xe ô tô, địa điểm...) được chủ động, thuận lợi.

2. Các loại chương trình công tác thường kỳ ở UBND xãHiện nay, ở cấp xã có các loại chương trình công tác thường kỳ sau: Chương

trình công tác nhiệm kỳ; Chương trình công tác một năm; Chương trình công tác 6 tháng; Chương trình công tác một quý; Chương trình công tác một tháng; Lịch công tác một tuần;

3. Nội dung bản chương trình công tác thường kỳCác loại chương trình công tác nhiệm kỳ, một năm, 6 tháng, quý, tháng thường

gồm có hai phần: Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình hình, các định hướng công tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm vụ chính. Trong phần này cần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng tâm và những nhiệm vụ chính. Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã thự hiện nêu ở phần một, xác định các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ phải thực hiện trong thời gian tiếp theo v.v... Những nội dung công việc quan trọng cần lập thành đề án thì xác định thời gian, tiến độ hội thảo, triển khai. Nội dung này của phần thứ hai có thể thể hiện thành văn bản riêng như Tờ trình, Kế hoạch cụ thể. Trong đó cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia, thời gian hoàn thành….

Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều, khối lượng công việc sẽ thực hiện cũng không lớn, vì vậy nội dung công tác một tuần thường được ghi cụ thể thành biểu bảng. Trong đó có các cột đứng, các cột ngang để ghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách nhiệm tham gia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết.

4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳĐể có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời

gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của UBND xã phải dựa vào các căn cứ như: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND xã đang công tác; Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước; Căn cứ vào chương trình

8

công tác và sự chỉ đạo của UBND huyện; Căn cứ vào nghị quyết của đảng uỷ trong khoảng thời gian đề ra chương trình; Căn cứ vào nghị quyết của HĐND cùng cấp; Căn cứ vào đề nghị của các đoàn thể trong xã như Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh của xã v.v..; Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của xã trên tất cả các lĩnh vực công tác như nông nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an; Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việ, căc cứ vào nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình; Căn cứ vào đề nghị của các trưởng bản thuộc quyền quản lý của Uỷ ban mà tiến hành xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các bộ phận công tác của Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã. Những việc này cần thiết phải đưa vào chương trình công tác chung của Uỷ ban. Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Uỷ ban.

Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác để lấy ý kiến đóng góp. Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ ban trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp. Các đầu mối gửi văn bản thường là đảng uỷ, HĐND, các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban chấp hành của các tổ chức đoàn thể và trưởng các ngành của UBND xã.

Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban hành.

5. Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳTuỳ theo đặc điểm của từng địa phương, chương trình công tác năm sau của

UBND xã thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác tuần sau được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước.

6. Tổ chức thực hiện chương trình công tácTrong phạm vi địa phương, việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công tác

thường kỳ thuộc trách nhiệm của Chủ tịch Uỷ ban. Khi chương trình công tác đã được Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản. Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận công tác một bản. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng giúp lãnh đạo Uỷ ban đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến độ thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo với lãnh đạo Uỷ ban v.v..

7. Tổng kết thực hiện chương trìnhHàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực

hiện chương trình. Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của ngành mình. Báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. Trên cơ sở báo cáo của các ngành, kết hợp với quá trình

9

theo dõi hàng ngày, văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả Uỷ ban, biên tập thành văn bản trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ký ban hành và đề ra chương trình công tác cho thời gian sau.

II. Phương pháp bảo đảm thông tin cho quản lý của UBND xã 1. Tác dụng của công tác thông tin phục vụ quản lýThông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết

công việc của UBND xã. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công tác.

Thông tin phục vụ quản lý có ba loại:- Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND xã.- Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND xã.- Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày

của lãnh đạo UBND xã.2. Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lýa) Thu thập thông tin- Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp- Thông tin đến từ cấp dưới- Thông tin đến từ các cơ quan khác- Thông tin đến từ dư luận của xã hội- Thông tin đến từ nguồn báo chí trong và ngoài nước- Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, kho lưu trữ, bảo tàng, thư

viện.b) Phân tích thông tinThu nhận được nhiều thông tin là quý. Song để bảo đảm độ tin cậy, văn phòng

phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh.

Ở văn phòng UBND xã, thông tin nên được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: - Thông tin có nội dung về nông nghiệp;

- Thônh tin có nội dung về công tác xây dựng cơ bản; - Thông tin có nội dung về quân sự; - Thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính quyền…c) Cung cấp thông tin Trong cơ quan UBND xã, theo lề lối làm việc, bao giờ cũng có sự phân công

trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban. Trong thực tế, ở UBND xã, các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban thường được phân công như sau:

+ Chủ tịch Uỷ ban: Phụ trách chung. Ngoài ra còn phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác như nội chính, tài chính ngân sách, kế hoạch phát triển kinh tế, xã

10

hội của địa phương.+ Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách một hoặc một số lĩnh vực

công tác như kinh tế, xây dựng, khoa học - công nghệ, tài nguyên - môi trường.+ Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách khối văn hoá - xã hội và

các lĩnh vực công tác khác.+ Một uỷ viên Uỷ ban: Phụ trách công tác công an.+ Một uỷ viên Uỷ ban : Phụ trách công tác quân sự.Căn cứ vào sự phân công nói trên, văn phòng chuyển tin đến từng đồng chí lãnh

đạo.III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã 1. Tác dụng của các cuộc hội họpa) Hội họp là một trong các biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của

UBND xã UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã; Là cơ quan chấp hành của

HĐND xã, Ủy ban có chức năng quản lý nhà nước tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương. Để thực hiện chức năng đó, hằng năm, quý, tháng, tuần, UBND xã phải xây dựng và ban hành các chương trình, kế hoạch công tác. Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch là công việc quan trọng. Việc tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch bao gồm nhiều biện pháp, nhiều cách thức. Trong đó tổ chức các cuộc hội họp là một biện pháp rất quan trọng.

Thông qua hội họp, UBND xã phổ biến được nội dung chủ trương, chính sách của đảng và cơ quan nhà nước cấp trên đến các ban ngành đoàn thể nhân dân trong xã. Thông qua hội họp, UBND xã bàn bạc, kết luận các biện pháp triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra. Thông qua hội họp, UBND xã xem xét, giải quyết các vụ việc trong địa phương, trong cơ quan Uỷ ban được kịp thời nhanh chóng.

b) Hội họp có tác dụng tăng cường mối quan hệ công tácỞ góc độ quan hệ công tác, các cuộc hội họp của UBND xã cũng có tác dụng

nhất định. Nó làm gia tăng quan hệ hiểu biết lẫn nhau giữa UBND xã với các cơ quan, tổ chức; Giữa Uỷ ban với nhân dân.

Thông qua hội họp, mọi người thể hiện rõ ràng, đầy đủ hơn quan điểm, lập trường đối với sự việc hai bên cùng quan tâm. Tránh được sự hiểu nhầm, suy luận, nhân dịp hội họp, tranh thủ thời gian nghỉ, các thành viên có thể có các cuộc gặp, làm việc để giải quyết công việc mà các bên cùng quan tâm. Hội họp còn là diễn đàn để quần chúng nhân dân thể hiện tâm tư tình cảm, nguyện vọng với chính quyền địa phương, là một trong các biện pháp thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở.

2. Các loại cuộc hội họp của UBND xã Trong một năm, UBND xã có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân

chia các cuộc hội họp của UBND xã thành hai loại dưới đây.a) Hội nghịỞ HĐND và UBND xã thường có các hội nghị:- Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một năm,

11

tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND xã, hội nghị chuyên đề.Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về

khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường khác.

b) Cuộc họp Ở cơ quan UBND xã thường có các cuộc họp: Phiên họp UBND xã; Họp giao

ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; Cuộc họp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã với Trưởng bản; Cuộc họp liên tịch giữa UBND xã với Thường trực đảng uỷ, Thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân; Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ Ban với UBND cấp huyện hoặc với các cơ quan chuyên môn của cấp huyện; Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân.

3. Phương pháp tổ chức hội nghị a) Chuẩn bị hội nghịCác cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, trước khi tiến hành

thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch. Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc được giao theo đúng tiến độ thời gian.

Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … Văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban giao cho bộ phận chủ trì và các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi văn bản đã được các bộ phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đẹp về hình thức và đủ số lượng so với nhu cầu.

Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị, văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị.

Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh đạo Uỷ ban về chương trình hội nghị. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian, người thực hiện. Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị.

b) Tổ chức hội nghịVăn phòng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội nghị để đón tiếp đại

biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường. Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến

12

dự hội nghị. Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng. Trong đó có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Vì vậy khi ghi danh sách cần ghi đầy đủ các thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng người; lái xe v.v..

Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị; Đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ hữu quan phục vụ kịp thời các nhu cầu của hội nghị; Đảm bảo cho hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định.

Khi hội nghị làm việc, văn phòng cử người thường trực ngoài hội trường. Phạm vi trách nhiệm của người trực có liên quan đến các việc về điện, nước, loa, đài, y tế v.v.. phục vụ hội nghị.

Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản hội nghị; Tổng hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị.

c) Các công việc sau khi hội nghị kết thúcSau hội nghị, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Uỷ ban, nếu được giao thì văn

phòng biên soạn bản thông báo kết quả hội nghị. Bản thông báo thường gồm những nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị; Nội dung chính của hội nghị; Kết luận, khuyến nghị của hội nghị; Lời đề nghị của Uỷ ban - cơ quan tổ chức hội nghị đối với các cơ quan, cá nhân được thông báo.

Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của văn phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị. Nếu công việc thuộc bộ phận công tác khác thì văn phòng đôn đốc và hướng dẫn nghiệp vụ để bộ phận đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định.

Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác. Những việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc lớn, không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công tác tháng, quý.

Ở UBND xã, Chủ tịch thường là Chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ để Chủ tài khoản quyết toán hội nghị.

IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã 1) Tác dụng của đi công táca) Các chuyến đi công tác là một trong những biện pháp thực hiện chức năng

nhiệm vụ của UBND xã.b) Các chuyến đi công tác có tác dụng tăng cường sự giao tiếp, mở rộng quan hệ

công tác của UBND xã.2. Các loại chuyến đi công tác của UBND xãỞ cấp xã, lãnh đạo Uỷ ban thường có các chuyến đi công tác dưới đây:+ Đi kiểm tra, hướng dẫn cấp dưới;+ Đi dự hội nghị, hội thảo khoa học;+ Đi dự học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ.

13

3. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xãa) Chuẩn bị cho chuyến đi công tácĐể chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế

hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó.

Trước mỗi chuyến đi, bộ phận chủ trì (bộ phận có nội dung chính của chuyến đi) phải lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và kinh phí. Văn phòng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, văn phòng đôn đốc các bộ phận chuẩn bị, đảm bảo đúng tiến độ thời gian. Căn cứ mục đích và nội dung chuyến đi, văn phòng đề nghị lãnh đạo UBND phân công cho các bộ phận chuẩn bị. Sau khi các bộ phận chuẩn bị xong, văn phòng đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi.

Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Nhưng sử dụng phương tiện giao thông cho mỗi chuyến đi cần tính đến nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi. Nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn cho văn bản, kinh phí. Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ cũng như số lượng người đi nhiều hay ít.

Chuyến đi công tác nào cũng phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu sử dụng về: Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường đi); Ăn, ở trên đường đi và nơi đến công tác theo chế độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua tặng phẩm, vật kỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến công tác (nếu có); Kinh phí dự phòng.

Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi được duyệt, nếu được Uỷ ban giao, văn phòng thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị - nơi đoàn sẽ đến công tác. Nội dung thiết yếu nhất cần thông báo gồm có: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; Nội dung và lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu đi từ cơ quan Ủy ban và dự kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ của đoàn; Những đề nghị khác để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn.

Nếu Chủ tịch Uỷ ban đi công tác dài ngày, văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc như: thông báo và đôn đốc các bộ phận khẩn trương chuẩn bị và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian đi công tác.

Trường hợp cần thiết, văn phòng thông báo bằng văn bản nội dung phân công của Chủ tịch cho các Phó chủ tịch trong thời gian Chủ tịch Uỷ ban đi công tác để cán bộ, công chức biết và thực hiện.

b) Trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo UBND xã đi công tácDù lãnh đạo Uỷ ban đi công tác hay ở cơ quan thì nhiệm vụ của văn phòng nói

chung cũng không thay đổi. Tuy nhiên trong trường hợp lãnh đạo đi công tác, văn phòng chú ý các nội dung: Tổ chức thực hiện đúng tiến độ các nhiệm vụ đã đề ra trong chương trình. Đặc biệt chú ý đến những việc Chủ tịch đã có ý kiến chỉ đạo trước khi đi

14

công tác, nắm chắc tình hình Uỷ ban, giữ vững thông tin liên lạc với lãnh đạo.c) Trách nhiệm của văn phòng Uỷ ban sau khi lãnh đạo đi công tác vềSau khi Chủ tịch đi công tác về, văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công

tác của Uỷ ban trong thời gian Chủ tịch đi công tác vắng. Trong đó chú ý vào các nội dung: Tình hình chung của cơ quan; Tình hình thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Trong đó nhấn mạnh vào các công tác trọng tâm và các việc do Chủ tịch giao trước khi đi công tác; Bổ sung nội dung nhiệm vụ vào chương trình công tác.

V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác công tác của UBND xã UBND xã là cấp chính quyền cơ sở cuối cùng trong hệ thống tổ chức bộ máy

Nhà nước. UBND xã có chức năng quản lý nhà nước tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong địa phương. Vì vậy ngoài chế độ chung do các ngành các cấp ban hành, UBND xã cần xây dựng và ban hành thêm quy chế công tác cho phù hợp với thực tiễn của địa phương. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, văn phòng UBND xã cần xây dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác dưới đây.

1. Nội quy ra vào cơ quan UBND xã.2. Nội quy phòng cháy chữa cháy ở cơ quan UBND xã.3. Quy định công tác ban hành văn bản của UBND xã.3. Quy định công tác văn thư ở cơ quan UBND xã.4. Quy định công tác lưu trữ của địa phương thuộc thẩm quản lý của UBND xã.5. Quy chế làm việc của UBND xã.

VI. Thực hành Bài 1: Dự thảo bản báo cáo sơ kết công tác quý II và chương trình công tác

quý III năm 2009 của UBND xã - nơi học viên công táca) Mục đích- Thông qua soạn thảo, học viên nắm được các bước viết một bản báo cáo công

tác thường kỳ.- Học viên biết được cụ thể hơn nội dung và bố cục của một bản báo cáo công

tác thường kỳ.b) Yêu cầuMỗi học viên tự viết bản báo cáo theo sự hướng dẫn của giáo viên.c) Phương pháp tiến hành- Giáo viên nhắc lại các bước viết bản báo cáo công tác thường kỳ.- Mỗi học viên tự viết bản báo cáo sơ kết công tác quý II và nhiệm vụ công tác

quý III năm 2009 của UBND xã - nơi học viên công tác.- Một học viên viết bản báo cáo lên bảng.- Các học viên phát biểu về bản báo cáo của học viên viết trên bảng theo hướng

dẫn của giáo viên:+ Thể thức văn bản;+ Bố cục bản báo cáo;

15

+ Nội dung bản báo cáo;+ Văn phong bản báo cáo.- Giáo viên nhận xét về bản báo cáo của học viên viết trên bảng và kết luận có tính định hướng cho học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản báo cáo đó.

Bài 2: Dự thảo chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của HĐND xã - nơi học viên công tác

a) Mục đíchHọc viên biết lập bản chương trình của một hội nghị. Có thêm thực tế để vận

dụng vào công tác của Uỷ ban nhân dân cấp xã đang công tác.b) Yêu cầuHọc viên tự viết bản chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của

HĐND cấp xã theo hướng dẫn của giáo viên.c) Phương pháp tiến hành- Giáo viên hướng dẫn những nội dung chính của một bản chương trình hội nghị.- Mỗi học viên tự viết bản chương trình hội nghị - Một học viên viết lên bảng bản chương trình hội nghị.- Các học viên phát biểu về bản chương trình hội nghị của học viên viết trên

bảng: + Thể thức văn bản;+ Nội dung của chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ HĐND xã;+ Tính lô gích của một chương trình hội nghị HĐND xã tổng kết công tác một

nhiệm kỳ;+ Hình thức thể hiện của bản chương trình hội nghị;+ Giáo viên nhận xét về bản chương trình của học viên viết trên bảng và kêt

luận để học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản chương trình đó.

Bài 3: Dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công táca) Mục đích- Thông qua nội dung thực hành này, học viên nhận thức được đầy đủ hơn tác

dụng của quy chế làm việc của UBND xã. - Sau thực hành, học viên có thêm kinh nghiệm về soạn thảo quy chế làm việc

của Uỷ ban. Trên cơ sở đó, học viên có thể vận dụng cho thực tiễn của cơ quan đang công tác.

b) Yêu cầuHọc viên tự viết bản dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên

đang công tác.c) Phương pháp tiến hành- Lập đề cương bản quy chế: + Giáo viên hướng dẫn để học viên dự kiến khung đề mục (những mục lớn) của

bản quy chế. + Một học viên viết dự thảo khung đề mục lên bảng.+ Lớp thảo luận về khung đề mục của học viên viết trên bảng.

16

+ Giáo viên kết luận khung đề mục của bản quy chế. - Lập đề cương chi tiết của bản quy chế:+ Giáo viên hướng dẫn cho học viên thảo luận về nội dung viết ở từng mục lớn

(mục lớn thứ nhất viết gì ? Mục lớn thứ hai viết gi ? …).+ Trên cơ sở phạm vi nội dung viết ở mỗi mục lớn, giáo viên hướng dẫn cho

học viên phân chia nội dung ở mỗi mục thành các mục nhỏ. Học viên dự thảo đề cương chi tiết cho cả bản quy chế.

+ Một học viên viết lên bảng bản đề cương chi tiết.+ Lớp thảo luận về bản đề cương chi tiết của học viên viết trên bảng. + Giáo viên kết luận về bản đề cương chi tiết của bản quy chế.- Dự thảo quy chế.+ Trên cơ sở đề cương chi tiết đã thống nhất, mỗi học viên tự viết dự thảo bản

quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác. + Một học viên viết bản dự thảo quy chế lên bảng. Giáo viên tổ chức cho lớp

thảo luận từng phần của bản quy chế.+ Giáo viên kết luận có tính định hướng về bản dự thảo quy chế làm cơ sở để

mỗi học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản dự thảo của mình cho phù hợp với thực tiễn của cơ quan đang công tác.

Phần 2. VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ (15 tiết)Bài 3

Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở

1. Khái niệm về Văn hoá công sở

Trong xã hội Việt Nam hiện nay, vấn đề Văn hoá công sở cũng đang được nhiều nhà văn hoá, học giả quan tâm, thảo luận trên các diễn đàn. Nhiều ý kiến phàn nàn về văn hoá ứng xử trong một bộ phận không nhỏ công dân và cả công chức, viên chức hiện nay. Hầu hết các ý kiến của các học giả, nhà khoa học đều thống nhất: Văn hóa công sở hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu. Nguyên nhân là do: Trong nhiều năm qua các trường trong hệ thống giáo dục quốc dân không đưa nội dung Văn hoá công sở vào giảng dạy. Chính vì vậy, một số công dân trong xã hội ứng xử chưa có văn hoá, một số cơ quan công quyền thuộc bộ máy hành chính bị coi là cơ quan “hành là chính”. Vậy, Văn hóa công sở là gì? Nó có chức năng như thế nào đối với các mặt hoạt động xã hội nói chung và đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nói riêng?

Trước khi tìm hiểu về Văn hóa công sở, ta tìm hiểu xem văn hóa là gì? Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá. Theo UNESCO lại có một định nghĩa khác về văn hoá: “Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong quá khứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua nhiều thế kỷ nó đã cấu thành một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc

17

riêng của mình”. Còn theo học giả E.Heriôt thì “Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá”.

Văn hóa công sở cũng giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác, là một loại hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ của mình với người khác. Hiện nay cách hiểu về Văn hóa công sở chưa hoàn toàn thống nhất. Có người quan niệm ‘rộng” cho rằng: Văn hóa công sở còn là một hệ thống giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tạo niềm tin về thái độ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp làm việc và hiệu quả hoạt động. Văn hóa công sở bao gồm cả những quy định chính thức ghi thành văn bản pháp luật của nhà nước, nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị đã được thống nhất ban hành. Bên cạnh đó, trong mỗi cơ quan, tổ chức thường có những “tập quán” theo phong tục được mọi cá nhân trong tổ chức mặc nhiên thừa nhận và coi đó là quy tắc ứng xử được mọi thành viên tuân thủ. Những quy định bất thành văn đó là những gì tinh túy nhất mà mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đúc kết bằng kinh nghiệm trong cuộc sống. Có quan điểm “hẹp” hơn thì lại cho rằng: Văn hóa công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự; là phong cách làm việc; là ứng xử khi giao tiếp; là ý thức thực hành tiết kiệm và tự bảo vệ thương hiệu của chính đơn vị mình…

Người cán bộ, công chức, viên chức dù làm việc trong loại hình tổ chức hành chính hay doanh nghiệp có khả năng thích ứng công việc trong các tổ chức khác nhau, có vốn kinh nghiệm sống phong phú và có hiểu biết hoặc kiến thức về Văn hóa công sở thì trong bất kỳ tình huống nào cũng tự mình điều chỉnh một cách hợp lý đạt hiệu quả cao trong công việc. Phong cách làm việc cũng tạo nét đẹp văn hóa của người cán bộ, công chức, viên chức trong công sở. Cần phải biết quý thời gian vàng ngọc, ngày 8 giờ làm việc và chịu tránh nhiệm trong công việc và cuộc sống.

Vậy văn hoá công sở là gì? “Văn hoá công sở là toàn bộ các giá trị tinh thần và vật chất được gây dựng nên trong quá trình tồn tại và phát triển của một công sở. Văn hóa công sở bao gồm các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của cộng đồng, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của cộng đồng trong triển khai công việc và thực hiện các mục đích.” Hiểu một cách khái quát, Văn hóa công sở là một loạt các quy ước về hành vi mà các thành viên trong công sở dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác của mình với những người khác. Văn hoá công sở còn là một hệ thống các giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin và thái độ của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc và hiệu quả hoạt động công sở. Cũng như văn hoá nói chung, Văn hoá công sở có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước hết, Văn hoá công sở là sản phẩm của những người cùng làm trong một cơ quan, tổ chức và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong tổ chức chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Rõ ràng Văn hoá công sở là nền tảng tạo nên giá trị, là yếu tố sống còn của cộng đồng.

Trong những năm gần đây, rất nhiều học giả đã được Nhà nước đầu tư kinh phí và thời gian để nghiên cứu, xây dựng chuẩn mực Văn hoá công sở. Vấn đề Văn hoá công

18

sở hiện nay đã trở thành cấp bách trong nền hành chính Việt Nam. Chính vì vậy, ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg Ban hành quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Nhiều địa phương, bộ ngành trên cả nước đã ban hành quy chế Văn hóa công sở tại địa phương, cơ quan. Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam cũng đã phối hợp với các ban ngành, đoàn thể vân động phong trào xây dựng làng văn hoá, khu phố văn hoá, thôn buôn văn hoá nhưng thành công cũng mới chỉ là sự cảm nhận. Lý do đơn giản là chưa có công cụ đo lường và đặc biệt là chưa có một đội ngũ đông đảo công dân có kiến thức Văn hoá ứng xử thực hiện. Có người cho rằng: “Văn hóa công sở của một tổ chức là những nét đặc trưng cơ bản để phân biệt tổ chức này với tổ chức khác.”

2. Một số đặc điểm của Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã ở Việt Nam 2.1 Văn hóa công sở là hệ thống quy phạm và giá trị tiêu chuẩn tồn tại đan xen

được mọi thành viên trong cơ quan UBND xã thừa nhận.Khi nói đến Văn hóa công sở, người ta nghĩ ngay đến hệ thống các giá trị, bao

gồm các giá trị vật thể và phi vật thể. Với các giá trị vật thể, ứng xử có thể dễ dàng xây dựng và quy ước. Tuy nhiên, các giá trị phi vật thể mới đóng vai trò cốt lõi. Các giá trị này được toàn thể thành viên ứng xử thừa nhận, chia sẻ, tôn vinh và các thành viên trong ứng xử cùng ứng xử theo nhằm theo đuổi sứ mệnh và đạt được mục tiêu của ứng xử. Hệ thống giá trị cốt lõi này trở thành động lực chủ yếu thúc đẩy mọi người làm việc, là hạt nhân liên kết mọi người trong ứng xử với nhau, liên kết ứng xử giữa chủ thể với khách thể, liên kết ứng xử với xã hội nói chung.

Tại nhiều cơ quan UBND xã đã có ban hành các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan; Nội quy khách ra, vào cơ quan; Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính; Quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản; Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, Nội quy phòng cháy chữa cháy…Tất cả các cán bộ, công chức và các cá nhân trong bộ máy cơ quan UBND đều phải thực hiện các quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy chế, quy định này ngoài công cụ duy trì là luật pháp hành chính còn có sự hỗ trợ đắc lực của Văn hóa công sở. Các cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế, quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính thì còn bị chê trách, lên án của cộng đồng thông qua Văn hóa công sở. Bởi vì, bên cạnh các quy chế, quy định hành chính tại bất kỳ cơ quan UBND xã nào cũng đều có tồn tại phong tục, tập quán văn hóa truyền thống mà các cá nhân khi tham gia vào hoạt động của cơ quan mang theo như một hành trang bất ly thân. Đó chính là cách ứng xử theo văn hóa vùng miền, dân tộc của xã hội mà cá nhân đó đang sống. Cụ thể tại hầu hết các xã ở Việt Nam hiện nay đều có thói quen tôn trọng, yêu thương đồng nghiệp tôn trọng các cá nhân khác lớn tuổi hơn, tôn trọng chức vụ hành chính, vị trí xã hội cao hơn, coi trọng và quý mến người cùng cơ quan, cùng quê hơn.v.v.. Trong đó yếu tố cao tuổi được đặt lên trên các yếu tố khác do tâm lý và tập quán “kính lão đắc thọ” của văn hóa Á đông Việt Nam. Yếu tố họ hàng, cùng cơ quan, cùng quê trong nhiều mối quan hệ được ưu tiên hơn

19

các yếu tố khác vì từ xưa ông cha đã dạy: “trong họ ngoài làng” hoặc “đánh nhau hàng tổng, giữ hàng xã”. Những trường hợp vị phạm quy tắc ứng xử này sẽ bị chê bai, dè bỉu hoặc bị cô lập bởi dư luận.

Khi giải quyết công việc tại các cơ quan UBND xã, hệ quy chiếu để xem xét vấn đề, giải quyết công việc thường kết hợp chặt chẽ cả hai yếu tố: Hành chính theo luật pháp và ứng xử theo chuẩn văn hóa chung đã được cả tập thể thừa nhận như một giá trị mặc nhiên. Chính vì vậy, trong một số trường hợp việc xử phạt của các chế tài hành chính của cơ quan UBND tác động đối với cá nhân vi phạm không hiệu quả bằng dư luận và thái độ của các thành viên khác trong cơ quan. Đặc biệt là đối với các hành vi vi phạm chuyên môn nghiệp vụ nếu còn vi phạm thêm yếu tố thuộc phạm trù tình cảm, đạo đức hoặc ứng xử thì sẽ bị xem xét, đánh giá khác. Ví dụ như cùng với hành vi vi phạm là: Biển thủ công quỹ nhưng nếu là vì lý do nuôi người thân ốm đau sẽ được cả thủ trưởng cơ quan và dư luận xem xét đánh giá khác hoàn toàn với lý do biển thủ công quỹ dùng cho việc mưu lợi cá nhân khác. Hoặc một ví dụ khác: Cùng hành vi cãi vã, bất hòa trong công sở, khi bị đưa ra xem xét kỷ luật nhưng nếu một công chức trẻ trong cơ quan cãi vã với một đồng nghiệp trẻ cùng lứa thì sẽ bị xem xét đánh giá khác với trường hợp một công chức trẻ cãi vã, bất hòa với một công chức “đáng tuổi cha chú”. Với trường hợp thứ hai, công chức trẻ vi phạm không chỉ bị xử lý hành chính về hành vi vi phạm mà còn bị dư luận kết thêm tội “láo lếu, mất dạy với người đáng bậc cha chú mình”. Và như vậy, với trường hợp thứ hai hậu quả kỷ luật sẽ nặng hơn đồng thời còn bị cả tập thể lên án, cô lập.

Tóm lại, Văn hóa công sở định hướng suy nghĩ và hành động của các thành viên ứng xử, chi phối cảm nhận, suy nghĩ và hành động của chủ thể với khách thể và xã hội. Để Văn hóa công sở thực sự trở thành công cụ quản lý hiệu quả, các nhà quản lý cần chủ động xác lập và phát triển hệ thống các giá trị cốt lõi phù hợp. Ngược lại, các giá trị văn hóa không phù hợp sẽ là trở lực lớn cho quá trình phát triển của cơ quan. 2.2 Văn hoá công sở được truyền bá rộng rãi, là nhân tố quan trọng để xây dựng nên một thói quen, nếp sống chuẩn mực trong cơ quan UBND xã. Văn hóa công sở có ảnh hưởng quan trọng trong việc điều hành một cơ quan, tổ chức. Văn hóa công sở hình thành phát triển và tạo nên một mối quan hệ gắn bó trong số cán bộ công sở, kết nối các cá nhân và cải thiện mối quan hệ làm việc trong công sở. Bên cạnh đó, Văn hóa công sở còn có một đặc điểm khác là nó góp phần quan trọng tạo nên đặc tính riêng của tổ chức. Hiệu quả tích cực từ Văn hoá công sở là tạo ra tiếng nói mạnh, có giá trị cao trong việc lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của công sở, đồng thời tạo ra được hình ảnh đẹp, toàn diện của một  tổ chức và ngược lại. Trong hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và cơ quan UBND xã nói riêng, Văn hóa công sở đang tồn tại còn là một loại phong tục và là quy định không thành văn về hành vi ứng xử trong cơ quan. Trong một cơ quan nào cũng vậy, mọi thành viên của cơ quan khi giao tiếp, ứng xử nội bộ - đối nội và tiếp dân, tiếp khách - đối ngoại ngoài việc thực hiện các quy định của luật pháp các cá nhân còn phải luôn chú ý tuân thủ những “định ước ngầm” còn gọi là “lệ làng”. Phải thẳng thắn thừa nhận rằng: Quy định của nhà nước, trong một số trường hợp tại một số địa

20

phương đã và đang có một số “biến tấu hoặc du di” theo lệ. Đây là một nét văn hóa đặc biệt của nhiều vùng làng xã Việt Nam còn bị ảnh hưởng nặng nề của quan niệm cổ xưa “phép vua thua lệ làng”. Hiện nay, tại nhiều địa phương, các cấp lãnh đạo đang cố gắng triển khai Quyết định số số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Tại những điạ phương lãnh đạo cấp tỉnh, cấp huyện có triển khai và chỉ đạo quyết liệt việc thực hiện văn bản thì tại cấp xã đã có nhiều chuyển biến. Bước đầu các cán bộ, công chức xã đã có tác phong làm việc, ứng xử theo chuẩn văn hóa. Từ đây, Văn hóa công sở đã bước đầu tác động tới các công dân khi đến làm việc tại cơ quan UBND xã, sau đó đã có tác động bước đầu tới mọi cá nhân khác ngoài cơ quan UBND. 2.3 Biểu hiện của hệ thống phân cấp quyền lực hành chính và vị trí xã hội tại UBND xã

Tại cơ quan UBND xã hay tại bất kỳ một sơ quan, tổ chức nào đều tồn tại một hệ thống cấp bậc, chức vụ. Trong các cơ quan nói chung, tại cơ quan UBND nói riêng luôn tồn tại hình thức dây chuyền mệnh lệnh. Điều quan trọng nhất là dây chuyền mệnh lệnh đó được xác định hay định nghĩa như thế nào tại cơ quan? Đây là gốc để các cá nhân xác định hành vi thực thi trách nhiệm theo quy định hành chính và định hướng ứng xử theo chuẩn mực văn hóa, đáp ứng yêu cầu Văn hóa công sở.

Trước hết, các cán bộ, công chức phải tôn trọng cơ cấu cấp bậc, chức vụ hành chính hiện tại đó. Từng cá nhân phải xác định vị trí chính xác của mình trong hệ thống. Bên cạnh đó mỗi cá nhân cần phải hiểu vai trò của người đứng đầu cơ quan, nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cả cơ quan và của bộ phận nơi mình làm việc. Quan hệ giữa lãnh đạo với công chức là quan hệ công tác trên dưới. Cần có sự tôn trọng cấp trên nhưng không thể "gia đình chủ nghĩa" gọi lãnh đạo là chú, là bác, xưng con, xưng cháu, xưng anh em... Lãnh đạo cũng không được gọi cấp dưới “xách mé” hoặc coi thường người giúp việc mình. Mỗi người có cương vị và trách nhiệm được giao, nên cần biết tự trọng và tôn trọng người khác.

Xây dựng Văn hoá công sở là công việc mà thủ trưởng cơ quan nào cũng cần quan tâm. Đấy chính là việc xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế, những tiêu chí cụ thể, thích hợp để toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên thực hiện.

Đối với bất kỳ cơ quan nào, các vị trí lãnh đạo phải gương mẫu tuân thủ các nội quy, quy chế, tiêu chuẩn, tiêu chí đã đề ra. Thậm chí, những lời đánh giá và phê bình trong những bản báo cáo chính thức định kì hay trong những lời nhận xét bất chợt cũng cần thận trọng. Điều này phần lớn phụ thuộc vào tính cách của người lãnh đạo và cách điều hành quản lý. Đồng thời đội ngũ nhân viên dưới quyền cũng cần phải hiểu tác phong và tính cách của lãnh đạo để lựa chọn phương án tối ưu. Chắc chắn sẽ là thỏa đáng nếu cấp dưới có thể thẳng thắn nói với cấp trên của mình điều mà đội ngũ nhân viên mong đợi.

2.4 Văn hoá công sở là tài sản tinh thần của một cộng đồng trong cơ quan UBND xã

Trong công sở, nơi làm việc có nhiều thế hệ, nhiều trình độ khác nhau, tính cách cũng hoàn toàn khác biệt. Thời gian tiếp xúc với đồng chí, đồng nghiệp đôi khi còn

21

nhiều hơn cả với người thân trong gia đình. Bởi vậy trong cuộc sống thường nhật xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, hòa đồng với mọi người là việc làm cần thiết và luôn giữ nguyên tắc lấy công việc làm trọng. Giúp đỡ đồng nghiệp cũng như sẵn sàng đón nhận ý kiến xây dựng của bạn bè để mình ngày càng hoàn thiện hơn. Trong công sở cũng luôn giữ hòa khí để tạo môi trường làm việc tích cực. Một cán bộ, công chức, viên chức tốt thì trước hết phải là đồng nghiệp tốt. Thái độ ứng xử của mình như thế nào với đồng nghiệp thì họ cũng sẽ đối xử lại với mình như thế. Hãy cẩn trọng trong lời ăn, tiếng nói, biết giữ lời hứa, biết lắng nghe, chia sẻ những khó khăn, biết đón nhận ý kiến đóng góp xây dựng để tạo nên môi trường làm việc vui vẻ, hiệu quả cao.

Qua việc thực hiện quy chế Văn hóa công sở, ý thức, thái độ và văn hoá giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức sẽ có nhiều chuyển biến tích cực. Cũng thông qua việc thực hiện các quy định trong giao tiếp, ứng xử, trang phục, lễ phục, đeo thẻ công chức, viên chức đã giúp người dân và các tổ chức thực hiện được quyền giám sát các hoạt động ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó làm thay đổi phong cách, trách nhiệm làm việc thực thi công vụ của cán bộ, công chức, viên chức.

3. Một số đặc trưng Văn hóa công sở ở một số vùng miền của Việt Nam và một vài Quốc gia

3.1 Một số đặc trưng Văn hóa công sở tại một số vùng miền của Việt Nam

Nghiên cứu về văn hoá ứng xử giao tiếp ở Việt Nam có quan điểm cho rằng: Đặc điểm văn hóa của người Việt Nam cũng nằm trong cái nôi Văn hóa Á đông với nhiều nét đặc thù. Bên cạnh đó Văn hóa của người Việt còn bắt nguồn từ “Văn minh lúa nước” lâu đời. Do đó, những đặc tính và phẩm chất nổi trội về văn hoá trong con người Việt Nam bao gồm những đặc điểm sau:

1.Vừa cởi mở, vừa rụt rè, coi trọng tập thể - Cái ta; 2. Xử sự nặng nề về tình cảm hơn là lý trí và giàu cảm xúc lãng mạn; 3. Trọng danh dự - Đôi khi thái quá tới mức trở thành “bệnh sĩ diện”; 4. Giữ ý trong giao tiếp, nhân ái, vị tha và rộng lượng; 5. Thiếu tính quyết đoán, khả năng đối phó rất linh hoạt với mọi tình thế và lối

ứng xử mềm dẻo; 6. Tinh thần đoàn kết, cố kết cộng đồng để tạo nên sức mạnh vượt qua khó khăn,

thử thách; 7. Cần cù, chịu thương, chịu khó, giỏi chịu đựng gian khổ; 8. Trọng tuổi tác, trọng người già (Lão quyền), tâm lý sống lâu lên lão làng, đề

cao chủ nghĩa kinh nghiệm; 9. Tập tính hạch toán kém, không quen lường tính xa; 10. Tác phong tuỳ tiện, kỷ luật không chặt chẽ; 11. Nặng tình nhẹ lý, chín bỏ làm mười (cơ sở chủ nghĩa dân tộc - một người làm

quan cả họ được nhờ); 12. Tư tưởng bảo thủ, đóng cửa, tự thu xếp mọi việc, không cầu thị; 13. Tâm lý bình quân chủ nghĩa.

22

Từ đặc tính này, cách ứng xử, giao tiếp của người Việt bị chi phối, dẫn tới tạo nên thói quen khó sửa dù tại gia đình hay tại công sở. Trước hết là thói quen “Gia đình hóa” các quan hệ - ngay cả quan hệ hành chính. Xuất phát điểm là từ cách xưng hô phổ biến kiểu kính trọng họ hàng như: Bác, chú, cô và xưng cháu hoặc kiểu thân tình họ hàng. Từ cách xưng hô, mọi hành vi ứng xử sẽ bị chi phối theo như: Kính trọng, nhường nhịn bề trên, bậc cao niên, trọng kinh nghiệm, giữ ý không dám trình bày những ý kiến đúng của mình và khiêm nhường thái quá. Đó là căn nguyên của các trường hợp Bậc cao niên làm lãnh đạo nếu có tính cách dễ dãi, xuề xòa hoặc xuất thân trong môi trường nông thôn, tác phong tùy tiện sẽ để lại cho lớp cháu, em tiếp bước một “di sản” trở thành “di chứng” lâu dài nhiều thế hệ.

Ngoài những nét đặc trưng văn hóa chung của Việt Nam nói trên, đối với mỗi vùng miền khác nhau của Việt Nam lại được bổ khuyết thêm một số nét riêng của vùng miền. Ví dụ với vùng đồng bằng Bắc bộ thì Văn hóa công sở rất chú trọng hình thức và nghi thức: “Miếng giữa đàng hơn sàng xó bếp”, làm nhà thì mặt tiền, phòng khách phải thật đẹp, sang trọng mà ít coi trọng khu vực sống bên trong. Trong khi đó khu vực đồng bằng Nam bộ lại coi trọng nội dung hơn hình thức, thói quen sống không “tích cốc phòng cơ”, thích “nhậu”. Với khu vực Bắc Trung bộ thì quan hệ trong công sở luôn xếp sau yếu tố họ hàng, yếu tố đồng hương được đặt lên trước hết. Với các địa phương khu vực Tây Bắc thì yếu tố tôn trọng nhau, đối xử chân thành là quan trọng nhất. Để thể hiện tôn trọng và chân thành thì phải biết chia xẻ với nhau hết mình với chén rượu. Sau khi kết nghĩa huynh đệ bên bữa rượu hết mình họ sẵn sàng làm tất cả vì nhau, nhưng nếu mời rượu không uống thì …không hợp tác. 3.2. Một số đặc trưng của Văn hoá công sở châu Á

Văn hóa công sở của người Trung Quốc Cũng nằm trong cái nôi văn hóa phương Đông và chịu ảnh hưởng sâu đậm của

tư tưởng đạo Khổng - Mạnh và đạo Phật nên văn hóa Trung Quốc và văn hóa Việt Nam có nhiều nét tương đồng. Chính vì vậy, Văn hóa công sở Trung Quốc và Việt Nam hiện nay cũng có nhiều nét giống nhau. Đặc biệt là cả hai nước hiện nay đều theo định hướng xây dựng thể chế nhà nước Xã hội chủ nghĩa, đều chủ trương xây dựng đất nước phát triển theo nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa. Tuy nhiên Văn hóa công sở của người Trung Hoa vẫn có một số nét khác biệt cơ bản so với Văn hóa công sở Việt Nam. Cụ thể:

1. Người Trung Hoa nói chung và công chức nói riêng ý thức chấp hành luật pháp nghiêm túc;

2. Tính toán nhìn xa, trông rộng; giỏi kinh doanh, thương mại; 3. Luôn luôn có ý thức nước lớn, dân tộc lớn; 4. Tâm lý gây ảnh hưởng, chi phối người không phải Trung Hoa; 5. Đoàn kết hướng nội, bảo vệ nhau; 6. Giúp đỡ trong cộng đồng người Hoa không bao giờ cho tiền mà thường giúp

bằng tạo cơ hội việc làm hoặc kinh doanh; 7. Tôn thờ truyền thống gia đình - Trọng nam “Nhất nam viết hữu - Thập nữ viết

vô”; Tôn sùng kinh nghiệm của tổ tiên.23

Trong công sở hiện đại người Trung Hoa thường thần tượng hóa quá mức vị trí và vai trò của người lãnh đạo. Trong xử lý công việc hành chính người Trung Hoa hiện nay cũng thường ứng xử coi trọng tình cảm và coi trọng “quan hệ”. Vai trò cá nhân trong một tập thể thường mờ nhạt hơn so với vai trò tập thể. Chính vì vậy, cũng giống như tại nhiều quốc gia thuộc Á đông, với người Trung Hoa hiện nay, lợi ích của tập thể bao giò cũng phải được đặt ở vị trí cao hơn lợi ích của cá nhân.

Có thể nói không quá là Văn hóa công sở Việt Nam hiện nay có nhiều điểm là bản sao của Văn hóa công sở Trung Quốc trước đây khoảng mười năm. Nói cách khác, Văn hóa công sở Việt Nam thường đi sau Trung Quốc mười năm.

Văn hóa công sở của người Lào Do đặc điểm địa lý, nước Lào là một quốc gia thuộc khối Đông dương do đó Văn

hóa công sở của người Lào nói chung chịu ảnh hưởng sâu sắc của văn hóa Á đông trong đó có Việt Nam và Trung Hoa. Tuy nhiên trong các công sở Lào hiện nay, văn hóa Việt Nam và Trung Hoa cũng khó có thể làm lu mờ một số nét văn hóa đặc thù của người Lào. Có thể liệt kê một vài nét cơ bản sau:

1. Dân tộc Lào trung thành và chung thủy; 2. Tôn trọng lời hứa, lời thề; 3. Thích cuộc sống yên ổn, ít gây gổ; 4. Không thích kinh doanh, công nghệ mới, hiện đại; 5. Bảo thủ, ngại thay đổi, thói quen tùy tiện; 6. Ưa thích hội hè, vui chơi, tiệc đình đám;

7. Không coi trọng nghi thức, hình thức, ít phô trương; 8. Thiếu tính kiên nhẫn; 9. Tâm lý bằng lòng, chờ thời, ỷ lại.

Khi làm việc trong các công sở của người Lào ta thường xuyên bắt gặp nụ cười hiền lành trên gương mặt các cán bộ, nhân viên. Đương nhiên họ có một thói quen giống nhau là không bao giờ vội vàng, nhanh nhẹn. Trong các công sở Lào mọi cá nhân đều rất từ từ, đi lại, làm việc và nói năng chậm rãi. Nhưng vào buổi liên hoan, hội hè thì trái lại. Các anh chị em người Lào hoạt bát và say sưa hơn hẳn khi làm việc. Đặc biệt là khi uống rượu cán bộ, công chức người Lào sẵn sàng uống hết mình, bất luận buổi chiều sẽ ra sao. II. Một số yếu tố cấu thành, vai trò và chức năng của Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã 1. Một số yếu tố cấu thành Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã

1.1 Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan.

Để thực hiện được Văn hóa công sở tại cơ quan, các cơ quan UBND xã cần ban hành các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan, nội quy khách ra, vào cơ quan, quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính, quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản, quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, nội quy phòng cháy chữa cháy…Tất cả các cán bộ, công

24

chức và các cá nhân trong bộ máy cơ quan UBND đều phải thực hiện các quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy chế, quy định này ngoài việc là công cụ duy trì luật pháp hành chính còn có tác dụng xây dựng Văn hóa công sở trong cơ quan UBND. Các cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế, quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính còn bị các cá nhân khác trong cơ quan đánh giá, chê trách thậm chí bài xích theo góc độ văn hóa. 1.2 Ý thức kỷ luật và đạo đức nghề nghiệp.

Người cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan phải chấp hành luật và các quy định, quy chế của cơ quan. Trước hết đó là việc chấp hành nghiêm giờ làm việc. Nói người đi làm trễ giờ là người “lười” cũng không hoàn toàn đúng, bởi có người rất chăm chỉ đôi khi vì một lý do đột xuất nào đó mà đi làm trễ giờ, tất nhiên không phải thường xuyên. Nhưng hiện tượng đi muộn về sớm trong đội ngũ cán bộ công chức của ta hiện nay cũng không hiếm với nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như kẹt xe, hỏng xe hay rẽ vào đâu đó để bàn “công chuyện" chẳng ai kiểm soát được lý do ấy chính đáng hay không mà hoàn toàn dựa vào sự tự giác. Tiếp theo, đó là tinh thần trách nhiệm khi giải quyết công việc theo chức trách. Những cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệm thường tránh né, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác hoặc đẩy lên cấp trên. Trong mọi trường hợp đều thờ ơ thực thi công việc như một chiếc máy, thiếu sự nhiệt tình, sáng tạo hoặc năng động, chủ động.

Để tạo ý thức kỷ luật và đạo đức công vụ thì trước hết phải phản đối một cách quyết liệt thái độ thờ ơ, thiếu tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức và ban hành các quy tắc trong cơ quan và phổ biến mọi cá nhân biết và thực hiện theo.

Sau đây là QUY TẮC 10 ĐIỂM TRONG VĂN HOÁ GIAO TIẾP1. Ân cần: Trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó chịu.

Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tượng giao tiếp; 2. Ngay ngắn: Trang phục hợp cách, không tuỳ tiện, luộm thuộm; tác phong không

tỏ ra trễ nải, dặt dẹo; 3. Chuyên chú: Không làm việc riêng trong khi giao tiếp, như: Cắt móng tay,

móng chân, kẻ lông mày, tô son, đánh phấn;4. Đĩnh đạc: Không trả lời thủng thẳng, hỏi câu nào trả lời câu ấy, cách nói thiếu

chủ ngữ, cộc lốc, nhát gừng; 5. Đồng cảm: Cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người

đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm; 6. Ôn hoà: Tránh vung tay tuỳ tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tượng

giao tiếp theo “nhịp điệu” của lời nói “đanh thép” của mình. Cần có thái độ ôn hoà; 7. Rõ ràng: Không nói quá to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều. Tránh nói

lạc đề hoặc nói quá nhỏ, kiểu lí nhí khiến người nghe phải căng tai mới nghe rõ; 8. Nhiệt tình: Thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thiết,

đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ;

25

9. Nhất quán: Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, chối phăng những điều đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa;

10. Khiêm nhường: Tránh tranh luận khi không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khôn ngoan hơn người, thích dồn đối tượng giao tiếp vào thế bí để dành phần thắng về mình. 1.3. Môi trường công sở

Trong môi trường công sở, cảm quan trước hết đối với mọi đối tượng khi đến công sở đó là trang phục của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.

  1. Trang phục. Ở các cơ quan UBND xã cần có quy định về trang phục khi đi làm. Quy định này

cần thể chế thành văn bản. Nếu cơ quan chưa ban hành thì các cán bộ, công chức, viên chức nên có cách ăn mặc giống các đồng nghiệp đảm bảo lịch sự. Các cá nhân không nên “sáng tạo đột phá” các loại trang phục bất bình thường tại công sở. Dù cho tính cách cá nhân và sự sáng tạo có thể được đánh giá cao trong công việc nhưng nếu áp dụng điều này với trang phục cá nhân không thì sẽ thất bại. Nếu cố tình thực hiện sẽ vô tình phải đối mặt với những căng thẳng vì mình sẽ trở thành chủ đề của những cuộc đàm tiếu của đồng nghiệp hoặc của gây hiểu lầm, đánh giá không đúng của khách.

2. Không gian làm việc  Trụ sở làm việc của cơ quan UBND là nơi thể hiện quyền uy hành chính nên cần

được xây dựng và bài trí ở nơi thuận tiện cho giao thông và cả tầm nhìn. Trụ sở cơ quan cần được xây dựng theo chuẩn thống nhất của Quốc gia. Khu vực nhà làm việc và các công trình phụ trợ như hội trường, nhà bếp, nhà để xe, khu vệ sinh cần có đủ và đảm bảo cả mỹ quan và sự thuận tiện. Đặc biệt cần quan tâm là khu nhà bếp và khu vệ sinh. Cần tránh cách suy nghĩ phô trương: Xây hội trường thật lớn, lắp đạt nhiều thiết bị hiện đại nhưng không chú ý xây dựng nhà bếp, khu vệ sinh đảm bảo các nhu cầu tất yếu cho các cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại cơ quan.

Tại bàn làm việc của cán bộ, nhân viên có để ảnh gia đình, tranh vẽ nhỏ. Có thể bố trí một vài chậu cây cảnh tại hành lang, trong các phòng làm việc ở trụ sở cơ quan. Tuy nhiên các cán bộ, công chức, viên chức này nên dành chút thời để gian xem xét chăm sóc chúng sau khi tiến hành trang trí không gian làm việc. 

3. Xây dựng quan hệ tình bạn, tình đồng nghiệp tại công sở  Cơ quan UBND xã là nơi làm việc của mọi cán bộ nhân viên. Các thành viên

trong cơ quan cần phải coi như đó là một “đại gia đình hạnh phúc”. Để đạt được điều này mỗi thành viên trong đó cần quan tâm đến nhau, chia sẻ với nhau mọi chuyện vui, buồn. Nói cách khác thì trong cơ quan, giữa các đồng nghiệp với nhau cần có sự cởi mở nhưng cần tránh tò mò, đi sâu vào chuyện riêng, đời tư nếu không phải là bạn chí cốt. Sau giờ làm việc nên tổ chức giao lưu thể thao giữa các đồng nghiệp hoặc lâu lâu nên tổ chức một chuyến đi dã ngoại, tổ chức những cuộc gặp mặt chia vui. Tuy nhiên việc tạo lập tình bạn, tình đồng nghiệp nên tránh những hành vi vượt qua ranh giới cấp bậc chức vụ hay sự khác biệt giữa các phòng ban, đơn vị.

4. Trình độ của cán bộ, nhân viên trong công sở của UBND xã

26

Hiện nay, theo quy định của nhà nước toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức tại cơ quan UBND xã đều phải được đào tạo đạt trình độ chuẩn. Công chức xã tối thiểu phải có bằng Trung cấp chuyên nghiệp phù hợp với chuyên môn đang đảm trách. Phần lớn các địa phương trong toàn quốc đã đạt chuẩn. Nhưng với đội ngũ công chức được bầu làm lãnh đạo địa phương thì nhiều nơi lại chưa đạt chuẩn. Trong thực tế, tại các cơ quan UBND xã nhiều nơi có tồn tại sự chênh lệch về trình độ đào tạo. Nếu sự chênh lệch trình độ đào tạo chuyên môn thuận theo hướng lãnh đạo cao hơn nhân viên thì quan hệ công việc và một số quan hệ hàng ngày khác sẽ thuận chiều, ít “sóng gió”. Nhưng tại các xã khi trình độ đào tạo của lãnh đạo thấp hơn nhân viên thì công việc và giao tiếp tại cơ quan sẽ gặp một số trở ngại. Tuy nhiên các công chức văn phòng - Thống kê cần lưu ý rằng: Trình độ đào tạo không đồng nghĩa với ứng xử có văn hóa. Hơn nữa làm lãnh đạo cần kỹ năng quản lý điều hành hơn là kỹ năng chuyên môn

Để tránh những căng thẳng tại nơi làm việc mỗi người sẽ phải lựa chọn một ứng xử trong công việc, điều chỉnh những thói quen của chính mình. Trong đó vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê là cực kỳ quan trọng. Bởi vì, do đặc thù công việc công chức văn phòng - Thống kê là người đóng vai trò trung gian trong các mối quan hệ giữa các nhân viên khác với lãnh đạo xã. Trong một số trường hợp công chức Văn phòng - Thống kê phải đóng vai trò trung gian hòa giải các mâu thuẫn hoặc hiểu lầm giữa lãnh đạo với các nhân viên khác trong cơ quan. Tuy nhiên điều này không đồng nghĩa với việc công chức Văn phòng - Thống kê sẽ phải che dấu tính cách cởi mở, thú vị của riêng mình hay cố tình tạo vỏ bọc, biến mình thành người khác. Trong cơ quan UBND các cá nhân cần được được trang bị một vốn hiểu biết về văn hóa công sở nơi làm việc để tạo được cho mình cách cư xử cũng như thói quen làm việc và sẽ ngăn ngừa được những mối bất hòa hay tình huống gây căng thẳng trong công việc tại cơ quan. 2. Vai trò của Văn hóa công sở trong hoạt động hàng ngày của cơ quan UBND xã

2.1 Văn hóa công sở là quy định hoặc quy chế nhưng đã được mọi thành viên trong cơ quan UBND xã thừa nhận và tuân thủ

Để cơ quan UBND xã thực sự là nơi có Văn hóa công sở theo quy định của nhà nước, các cơ quan UBND xã phải có các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan, nội quy khách ra, vào cơ quan, quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính, quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản, quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, nội quy phòng cháy chữa cháy…các văn bản có liên quan đến công dân, khách cần được in thành bảng, treo công khai tại các vị trí dễ thấy để mọi cá nhân có thể đọc và thực hiện.

Trước hết, các cán bộ, công chức và các cá nhân trong bộ máy cơ quan UBND đều phải gương mẫu thực hiện nghiêm các quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy chế, quy định cần được tiến hành theo giai đoan. Trước hết, sau khi ban hành các quy chế, quy định với các chế tài thưởng, phạt nghiêm minh phải tổ chức phổ biến đến mọi người. Giai đoạn tiếp theo là tiến hành áp dụng thực hiện, lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê gương mẫu thực hiện tốt

27

trước tiên. Giai đoạn tiếp theo là thường xuyên kiểm tra, nếu phát hiện các tình huống phát sinh phải điều chỉnh ngay. Đặc biệt là cần có hoạt động sơ kết tổng kết các giai đoạn thực hiện. Khi tiến hành sơ kết, tổng kết phải rút ra các bài học kinh nghiệm, có thưởng phạt công minh mới động viên được các cá nhân chấp hành. Hoạt động này nếu duy trì thường xuyên liên tục sẽ dần dần xây dựng thành công văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã. Và theo thời gian Văn hóa công sở sẽ trở thành “luật tục” và trở thành công cụ không chỉ giúp duy trì luật pháp hành chính mà còn có tác dụng xây dựng văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã. Các cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế, quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính còn bị các cá nhân khác trong cơ quan đánh giá, chê trách thậm chí bài xích theo góc độ văn hóa. 2.2 Văn hoá công sở là nhân tố quan trọng để xây dựng nên một thói quen, một nếp sống chuẩn mực trong cơ quan UBND xã

Vài năm gần đây, phương tiện thông tin đại chúng đề cập nhiều đến vấn đề văn hóa công sở và vai trò, chức trách của công chức trong cơ quan công quyền, nhất là cấp cơ sở. Hiện nay, nhiều cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện đã triển khai thực hiện quy chế Văn hóa công sở theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Tuy nhiên, tại nhiều cơ quan UBND xã chưa xây dựng và ban hành quy chế Văn hóa công sở. Một số địa phương thì có ban hành nhưng thực hiện chưa nghiêm. Điều cần lưu ý đội ngũ công chức tại cơ sở là: Họ phải thực hiện văn hóa công sở vì họ đang đại diện cho hình ảnh của Nhà nước, chứ không chỉ là bản thân họ. Điều đó cũng có nghĩa là, tại cơ quan nhà nước, không thể tồn tại những đại từ nhân xưng theo kiểu ‘chú, bác, cô, dì với cháu” khi giao tiếp được. Bởi lẽ, xưng hô như vậy, nó biến công sở với các mối công chức, viên chức thành quan hệ gia đình, họ hàng thân tộc. Trường hợp có xảy ra vi phạm, cần xử lý theo quy chế, thì rất khó thực hiện, bởi các mối quan hệ theo kiểu họ hàng, dòng tộc, dây mơ, dễ má. Hoặc nếu có xử lý cũng dễ bị xử theo hình thức “ xử lý nội bộ”.

Như vậy, Văn hóa công sở cần khẩn trương xây dựng và triển khai thực hiện trong các cơ quan UBND xã, truyền bá từ khóa hoạt động này tới khóa sau, dần dần sẽ trở thành nếp, thành chuẩn mực có tính tiếp nối, bổ sung những nội dung mới cho phù hợp với thực tế tình hình của cơ quan theo từng thời kỳ. 2.3 Góp phần thực thi hệ thống phân cấp quyền lực hành chính và vị trí xã hội tại cơ quan UBND xã

Trong các cơ quan nhà nước nói chung, cơ quan UBND xã nói riêng, bao giờ cũng tồn tại sự phân cấp quyền lực quản lý hành chính từ người đứng đầu đến các nhân viên. Tùy theo vị trí công việc mà sự ảnh hưởng của vị trí tới chức trách được giao và ảnh hưởng tới công việc, tới các quan hệ khác kéo theo quá trình giải quyết công việc. Nếu trong cơ quan không hình thành Văn hóa công sở trên cơ sở luật pháp và các quy chế, quy định thì thói vô trách nhiệm và chủ nghĩa quan liêu sẽ có cơ hội hình thành, phát triển. Khi đó quy trình, thủ tục hành chính bị bóp méo, quyền lực hành chính sẽ trở nên vô hình. Nếu công chức không có cái tâm trong sáng thì dù không phải là “quan” họ vẫn có cơ hội thể hiện quyền uy hành chính để “hành công dân”. Do đó khi xây dựng và áp dụng triệt để chặt chẽ Văn hóa công sở trong cơ quan

28

UBND xã sẽ giúp cho hoạt động của hệ thống quyền lực hành chính trong cơ quan trở nên minh bạch, hiệu quả mà vẫn tạo nên không khí làm việc, các quá trình giao tiếp công việc giữa các cá nhân trong và ngoài cơ quan đảm bảo quyền lực và quan hệ trở nên dễ chịu, nâng cao hiệu quả công việc. 2.4 Văn hoá công sở là tài sản tinh thần của một cộng đồng trong cơ quan UBND xã Khi cơ quan UBND xã xây dựng và triển khai thực hiện thành công Văn hóa công sở tại cơ quan, mọi cán bộ, công chức và nhân viên trong cơ quan nghiêm chỉnh thực hiện một cách tự giác mọi cá nhân sẽ thấy yêu công việc mình đang làm, yêu cơ quan nơi mình công tác. Đặc biệt là mọi người sẽ coi Văn hóa công sở như một thứ tài sản tinh thần quý giá và tự nguyện góp phần tham gia thực hiện. Hành vi vi phạm Văn hóa công sở nếu có sẽ bị các cá nhân tẩy chay, lên án. Khi đó, vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê sẽ là trung gian kết nối, tạo sự đoàn kết các lực lượng tích cực trong cơ quan tẩy chay các hành vi vô văn hóa. Các cá nhân chưa tự giác tuân thủ Văn hóa công sở sẽ phải tâm phục khẩu phục làm theo hoặc tự đào thải. 3. Chức năng của Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã

3.1 Chỉ đạo hành động, tư tưởng và hành vi công sở của từng cá nhân trong cơ quan UBND xã

Văn hoá công sở khi được cả cộng đồng hay một tập thể chấp nhận sẽ tự nhiên trở thành hệ thống quy phạm và giá trị tiêu chuẩn mà không cá nhân nào trong đó dám đi ngược lại. Đến lượt nó, khi đã hình thành, Văn hoá công sở làm cho cơ quan, tổ chức hay cá nhân có hướng phát triển phù hợp với mục tiêu đã định...Chức năng chỉ đạo của Văn hoá công sở có tác dụng chỉ đạo đối với hành động và tư tưởng của từng cá nhân trong một tổ chức. Đồng thời, nó cũng có tác dụng chỉ đạo đối với giá trị và hoạt động của toàn bộ tổ chức.

3.2. Chức năng lan truyền Khi Văn hoá công sở đã hình thành trong một cộng đồng hoặc dân tộc, nó sẽ có

ảnh hưởng lớn tới mọi cá nhân, tổ chức trong toàn xã hội. Hơn nữa, thông qua phương tiện thông tin đại chúng và các quan hệ cá nhân, Văn hoá công sở được truyền bá rộng rãi, là nhân tố quan trọng để xây dựng nên một thói quen, một nếp sống chuẩn mực. Văn hóa công sở quyết định sự trường tồn của một cơ quan, tổ chức hay xã hội. Nó không chỉ đơn thuần là hình thức bên ngoài, hành vi ứng xử thông thường. Phải có cách hiểu đúng đắn tổng thể về Văn hoá công sở và các bước cơ bản để xây dựng nó. Xây dựng Văn hoá công sở không đơn thuần là liệt kê ra các giá trị mình mong muốn hoặc chỉ thay đổi trang trí…, mà đòi hỏi sự khởi xướng, cổ vũ, động viên của lãnh đạo, sự thấu hiểu nỗ lực của tất cả các thành viên, sự kiên định bền bỉ nhiều năm.

Khi xây dựng được Văn hoá công sở thực sự trở thành một tài sản tinh thần cho cả một cộng đồng, một cơ quan nó sẽ giúp cho trước hết là các cơ quan, tổ chức đó xây dựng môi trường công sở thân thiết, nếp sống và làm việc lành mạnh và tốt đẹp hơn. Các công chức, viên chức sẽ biết phân biệt rạch ròi điều đúng, điều sai và không để chuyện riêng ảnh hưởng tới công việc, không to tiếng, phản ứng gay gắt khi bị người khác nói xấu, biết nhận diện và ca ngợi những người làm việc hiệu quả, tạo

29

dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Ngoài ra, bạn hãy thể hiện một phong thái và cách cư xử khiến mọi người phải chú ý và ghi nhớ. Mỗi cá nhân sẽ tiếp tục hoàn thiện bản thân bằng cách tham gia các khoá học, mở rộng mạng lưới quan hệ, bắt kịp với các xu hướng mới… 3.3 Chức năng xây dựng môi trường công sở thân thiết, lành mạnh Văn hoá công sở không chỉ ảnh hưởng đến môi trường, phẩm chất đạo đức của tổ chức mà còn tác động đến những hành vi, ứng xử đạo đức của tập thể cán bộ, và nhân viên. Mặt khác Văn hóa công sở còn là nơi tất cả cán bộ, nhân viên dựa vào đó làm tiêu chuẩn để xây dựng hình ảnh cho riêng mình. Người lãnh đạo thường là chủ thể tạo ra hình thức Văn hóa công sở, có tác động trực tiếp đến mọi hoạt động của tổ chức. Xây dựng được một phẩm chất đạo đức Văn hóa công sở cao, đúng đắn và phù hợp sẽ tạo ra động lực tác động mạnh mẽ trong quá trình thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ công sở, từ đó chất lượng quản lý, dịch vụ càng ngày được nâng lên. Khi xây dựng đạo đức Văn hoá công sở, người lãnh đạo cần chú ý những điểm cơ bản sau: - Phải luôn là một tấm gương điển hình trong quá trình điều hành hoạt động của tổ chức. - Phải minh bạch, công bằng trong khen thưởng, xử phạt. - Phải thường xuyên tổ chức, phổ biến phẩm chất đạo đức Văn hóa công sở. - Phải xây dựng chuẩn mực phẩm chất, đạo đức công sở, có hệ thống bằng cách thường xuyên trao đổi, tiếp thu ý kiến đóng góp, điều chỉnh, bổ sung trong tập thể cán bộ, nhân viên.

Cần xây dựng Văn hoá công sở có các tiêu chuẩn xác thực, rõ ràng. Chất lượng công việc không cao một phần là do cán bộ, nhân viên chưa xác định được chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm cá nhân của chính mình khi đảm đương nhiệm vụ, vì thế thiếu tự tin trong công việc. Tính xác thực và rõ ràng của các tiêu chuẩn Văn hoá công sở sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên củng cố niềm tin và sức mạnh chính mình vào công việc từ đó khơi dậy tinh thần tự quản, tính tự giác cao khi làm việc. Đây là vấn đề cần được quan tâm vì nó liên quan tới vấn đề ý thức của mỗi người cán bộ, công chức, nhân viên. Người cán bộ, công chức, nhân viên phải xem công việc của cơ quan như công việc của riêng mình và có trách nhiệm cao đạt hiệu quả cao trong công việc.

Văn hoá công sở rất đa dạng và phong phú. Nhất là từ khi ứng dụng và phát triển những thành tựu khoa học và công nghệ, đặt biệt là công nghệ thông tin vào hoạt động. Trách nhiệm của công chức Văn phòng - Thống kê là phải trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế Văn hóa công sở với các tiêu chí cụ thể, chi tiết. Đồng thời giúp lãnh đạo triển khai thi hành quy chế Văn hóa công sở trong cơ quan. Trong quá trình đó phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, báo cáo kịp thời với lãnh đạo những phát sinh nếu có.

3.4 Chức năng ràng buộc, liên kết mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên trong cơ quan UBND xã

30

Văn hoá công sở tạo ra những ràng buộc mang tính tự giác trong tư tưởng, tâm lý và hành động của từng thành viên trong cơ quan UBND xã, nó không mang tính pháp lệnh như các quy định hành chính. Sau khi được cộng đồng trong tổ chức tự giác chấp nhận, Văn hoá công sở trở thành chất kết dính, tạo ra khối đoàn kết nhất trí trong cơ quan UBND xã. Nó trở thành động lực giúp từng cá nhân tham gia vào hoạt động của cơ quan.

3.5 Chức năng khuyến khích và lan truyền trong cơ quan UBND xã về các hành vi ứng xử trong công sở có văn hoá, phong thái và cách cư xử lịch sự

Trọng tâm của Văn hoá công sở là coi trọng người tài, coi công việc quản lý là trọng điểm. Điều đó giúp cho nhân viên có tinh thần tự giác, chí tiến thủ; đáp ứng được nhiều nhu cầu và có khả năng điều chỉnh những nhu cầu không hợp lý của nhân viên. Khi một cơ quan UBND xã có ban hành và triển khai thực hiện nghiêm quy chế Văn hóa công sở thì diện mạo của cơ quan sẽ có sự thay đổi rõ rệt. Chiến lược phát triển Văn hóa công sở phải dựa trên các chuẩn mực được đề ra và mức độ hoàn thành công việc theo chuẩn mực đó cao hay thấp và có sự điều chỉnh phù hợp. Xây dựng và thực hiện thành công Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã sẽ giải quyết được vấn đề thứ nhất là tạo được bầu không khí thân mật, đoàn kết trong công sở. Thứ hai là không khí đoàn kết, thân mật trong cơ quan sẽ tạo tinh thần thoải mái, làm việc rất hiệu quả, và hơn thế, còn góp phần giảm hoặc giải quyết xung đột nội bộ nếu có. III. Thảo luận nhóm.

- Thảo luận về, so sánh về văn hóa của các quốc gia, vùng miền để tìm hiểu mối quan hệ giao thoa, tương tác giữa các nền văn hóa; - Thảo luận về đặc thù văn hóa của vùng miền các học viên đang sống; - Nêu những điểm mạnh, yếu của Văn hóa công sở tại cơ quan mình đang công tác và giải pháp khắc phục; - Thống nhất quy trình xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã. Bài 4 Vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê với Văn hóa công sở tại UBND xã

I. Các yêu cầu đối với công chức Văn phòng - Thống kê tại UBND xã

1. Được đào tạo về Văn hóa công sởTheo Quyết định số 04/QĐ-BNV ngày 16 tháng 01 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ

Nội vụ ban hành chuẩn chức danh công chức cấp xã, chức danh công chức Văn phòng - Thống kê xã phải có bằng Trung cấp hành chính, Trung cấp Hành chính văn phòng hoặc trung cấp Luật. Thực hiện văn bản của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trong chương trình đào tạo trung cấp Hành chính văn phòng của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là trường Đại học Nội vụ Hà Nội) có học phần Cơ sở văn hóa Việt Nam. Nội dung của

31

học phần bước đầu đã đáp ứng được một số nội dung về văn hóa học và đề cập một phần về Văn hóa công sở. Tuy nhiên nội dung chưa thật sâu sắc. Năm 2009 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã xây dựng thêm học phần Nghi thức nhà nước 45 tiết đưa vào giảng dạy cho học sinh, sinh viên. Có thể khẳng định: Hai học phần Cơ sở văn hóa Việt Nam và học phần Nghi thức nhà nước chỉ đáp ứng các nội dung yêu cầu cơ bản của Văn hóa công sở. Đã đến lúc xây dựng một học phần hoàn chỉnh với nội dung chuyên sâu về Văn hóa công sở trở thành một vấn đề quan trọng và cấp bách. Nội dung chính của học phần này, ngoài việc khẳng định để người học hiểu được vai trò, vị trí và tầm quan trọng của Văn hóa công sở, người học còn hiểu và thực hiện được trách nhiệm của mình khi làm việc tại văn phòng cơ quan là phải có nghĩa vụ và trách nhiệm giúp lãnh đạo xây dựng và thực hiện Văn hóa công sở tại văn phòng cơ quan mình. Đặc biệt là với cấp xã - cơ quan hành chính cấp cơ sở, nơi thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với công dân. 2. Hiểu văn hóa đặc thù của địa phương

Cha ông ta xưa có câu: “Đất có lề, quê có thói”. Câu ngạn ngữ này hàm ý sâu xa rằng: Mỗi vùng quê, mỗi cộng đồng dân cư ngoài tập tục văn hóa truyền thống chung của dân tộc, của đất nước thì mỗi vùng miền đều có những tập tục, thói quen mang bản sắc văn hóa riêng. Cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương cũng là một bộ phận không thể tách rời của cộng đồng dân cư hoặc vùng quê mà cơ quan đó đại diện. Người đứng đầu cơ quan cũng như cả bộ máy hành chính của cơ quan đó đều bao gồm các thành viên nằm trong “quần cư” đó. Cái gọi là lề, là thói đã ăn sâu vào nếp nghĩ và cách ứng xử của đại bộ phận cư dân trong vùng miền, cộng đồng dân cư. Những gì được cộng đồng chấp nhận thì được ủng hộ và ngược lại sẽ bị tẩy chay, lên án. Ta hãy hình dung: Chính quyền sẽ làm thế nào để điều hành bộ máy hành chính khi các đối tượng bị quản lý bất tuân lệnh của chính quyền. Trường hợp này thông thường là người dân im lặng nhưng bất hợp tác.

Để thực hiện tốt vai trò giúp việc cho lãnh đạo, công chức Văn phòng - Thống kê phải biết quan sát, lắng nghe dư luận hoặc ý kiến của quần chúng, hiểu được tâm tư, nguyện vọng và hành vi ứng xử theo lề, thói - Văn hóa truyền thống của địa phương để tư vấn cho lãnh đạo có cách ứng xử phù hợp nhất. Ví dụ như: Cũng là cơ quan cấp trên về thanh tra, kiểm tra cấp xã nhưng với một số địa phương thuộc miền Bắc, đoàn thanh tra có thể nêu mục đích của chuyến đi là thanh tra việc X, việc Y.. đoàn sẽ được tiếp đón thông thường theo quy định. Nhưng cũng vẫn với nội dung là thanh tra cơ sở nhưng nếu đặt vấn đề như vậy khi về với các địa phương thuộc miền Đông nhất là miền Tây Nam bộ thì đoàn thanh tra sẽ khó thành công. Lời giải cho bài toán ở đây là: Bản chất nội dung công việc là thanh tra nhưng nếu Đoàn thanh tra đặt vấn đề thân thiết hơn, ví dụ như là: “Lâu lâu không có thời gian đến thăm các anh em, hôm nay tranh thủ ghé thăm anh em, tiện thể nắm thêm tình hình về báo cáo cấp trên!!!!” Khi đặt vấn đề như vậy, đoàn thanh tra sẽ được đón tiếp nồng hậu, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác theo yêu cầu. Bài học ở đây là: Phải hiểu rõ lề, thói của các địa phương, vùng miền thì làm việc mới hiệu quả.

32

Theo tập tục lâu đời, khi khách đến làm việc với các địa phương vùng cao, vùng miền núi, yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất là: Các thành viên của đoàn công tác phải biết uống rượu với tửu lượng kha khá để khi bắt đầu làm việc với cơ quan địa phương thì các thành viên gần như bắt buộc phải biết “chào hỏi chân thành bằng ba chén rượu!!!” Sẽ là buổi làm việc gượng gạo và thường không thành công nếu khách cứ từ chối tỉnh cảm của chủ nhà bằng việc cương quyết không uống các chén rượu được mời.

3. Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã Mỗi cá nhân đều có vai trò quan trọng trong việc hình thành Văn hóa công sở tại cơ quan, trong đó vai trò của lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê là quan trọng nhất. Khi thực hiện nhiệm vụ tại xã, nếu công chức Văn phòng - Thống kê (được đào tạo bài bản) phát hiện môi trường làm việc hiện tại không phù hợp với yêu cầu của Văn hóa công sở hiện đại, với phong cách của lãnh đạo cũng như nhân viên, công chức Văn phòng - Thống kê cần nghĩ ngay tới giải pháp để thay đổi. Tuy nhiên, Văn hóa công sở không phải là điều có thể thay đổi ngay lập tức. Trước hết công chức Văn phòng - Thống kê cần đặt câu hỏi: Tại sao Văn hóa công sở hiện tại không phải là lý tưởng? Cơ quan đang gặp phải những vấn đề gì về Văn hóa công sở? Cần tìm ra đáp án cho những vấn đề này trước khi quyết định thay đổi lại mọi thứ. Dưới đây là 5 bước đơn giản công chức Văn phòng - Thống kê có thể tham khảo khi tiến hành cải cách Văn hóa công sở:

Bước 1: Xác định chuẩn Văn hóa công sởTrước tiên, cần phác thảo bức tranh về Văn hóa công sở mà mình muốn hướng

tới. Bạn muốn một môi trường làm việc cụ thể ra sao, mọi người cư xử với nhau như thế nào, rồi quá trình khen thưởng, quy tắc, quan điểm, thái độ làm việc… Bản thân bạn cần có một cái nhìn toàn cảnh về Văn hóa công sở lí tưởng trước khi thuyết phục những người khác thực hiện nó. Đây là một bước rất quan trọng trước khi tiến hành những thay đổi và cải cách cần thiết.

Bước 2: Xác định những mâu thuẫn trong Văn hóa công sở hiện tạiTại sao Văn hóa công sở hiện tại không phù hợp? Văn hóa công sở đang tồn tại

những mâu thuẫn gì? Bạn cần tìm ra đáp án cho những vấn đề này trước khi quyết định thay đổi lại mọi thứ. Liệu có phải do phong cách giao tiếp hiện tại của nhóm hoặc nhân viên không thấy thỏa mãn với các tiêu chí mà nhà nước yêu cầu như các thủ tục làm việc quá rườm rà, phức tạp gây khó khăn cho công dân? Hoặc ở một vài cơ quan xã khác lại có vấn đề khác: Chế độ, chính sách với các cán bộ, công chức xã còn bất cập. Nhiều người vừa phải thực hiện nghĩa vụ công chức vừa phải lo mưu sinh để tồn tại vì đồng lương quá eo hẹp. Họ muốn được khích lệ một cách xứng đáng hơn… Xác định được những “ lỗ hổng” trong hệ thống sẽ là tiền đề để xây dựng môi trường làm việc hoàn hảo hơn.

Bước 3: Thiết lập và thực hiện các đề xuất những nội dung “chiến lược”để thực hiện Văn hóa công sơ tại cơ quan UBND xã

33

Khi đã nắm được bản chất của một số mâu thuẫn, bây giờ công chức Văn phòng - Thống kê biết điều gì cần được thay đổi và đã đến lúc xây dựng và đề xuất cấp trên thực hiện các chính sách mang đến những thay đổi đó. Hãy lên danh sách những người ủng hộ đề xuất của bạn bởi đó là lực lượng trực tiếp thực hiện cũng như tiếp nhận những thay đổi. Bạn cần sự ủng hộ của số đông và để làm được điều đó, bạn phải đảm bảo rằng những chiến lược của mình mang tới giá trị thiết thực. Tuy nhiên trước tiên, phải thuyết phục được lãnh đạo của mình và sau đó, công chức Văn phòng - Thống kê phải là người gương mẫu thực hiện các chính sách mới ấy nếu được cấp trên phê duyệt. Điều quan trọng nhất là công chức Văn phòng Thống kê phải gương mẫu thể hiện như là một tấm gương về sự trung thực, chính trực, dũng cảm và thực hiện đúng trách nhiệm cá nhân.

Bước 4: Truyền bá Văn hóa công sở trong cơ quan và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết

Văn hoá chủ thể là sự phát huy các năng lực bản chất của con người, là sự thể hiện đầy đủ nhất chất người, nên văn hoá có mặt trong bất cứ hoạt động nào của cơn người, dù đó là hoạt động trên lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, trong giao tiếp, ứng xử...Về cơ sở vật chất, nhìn chung, trụ sở cơ quan công quyền từ tỉnh, huyện, xã được quan tâm sửa sang, nâng cấp. Các cơ quan, đơn vị cải thiện phòng làm việc, mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt hơn cho công tác của cán bộ, công chức; đầu tư nâng cấp phòng tiếp dân, nơi giải quyết thủ tục hành chính tạo thuận lợi hơn cho người dân khi đến giao dịch công việc. Về đội ngũ cán bộ, số lượng cán bộ, công chức, chuyên viên phục vụ trong các tổ chức Đảng, đoàn thể, chính quyền ngày càng được nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ và năng lực, phẩm chất. Những cơ chế, chính sách chỉ đạo, điều hành cũng như cách thức thực hiện công vụ dần được cải tiến, đổi mới theo hướng hợp lý, khoa học, góp phần phục vụ nhân dân tốt hơn.

4. Gương mẫu thực hiện Văn hoá công sở trong cơ quan Nói về Văn hóa công sở còn rất nhiều điều phải bàn. Ở đây chỉ đề cập đến một

số vấn đề rất đáng quan tâm. Đó là lề lối làm việc cũng như tác phong, ứng xử của đội ngũ cán bộ, viên chức ở cơ quan công quyền hiện nay. Trước hết, về giờ giấc làm việc, theo quy định hiện nay, mỗi cán bộ công chức làm việc 8 giờ/ngày, 40 giờ/tuần. Tuy vậy, tình trạng công chức đi muộn về sớm, vi phạm giờ giấc còn diễn ra. Thêm vào đó, phần lớn các cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn áp dụng cách chấm công theo thời gian, do vậy, công chức đến muộn hay sớm, giải quyết công việc được nhiều hay ít, cũng chẳng ảnh hưởng đáng kể tới tiền lương. Bên cạnh những cán bộ xã có thái độ đúng mực, hoà nhã với nhân dân, vẫn còn có những cán bộ lợi dụng chức vụ, quyền hạn của mình để gây phiền hà, sách nhiễu nhân dân. Về tác phong sinh hoạt, có không ít cán bộ, công chức cấp xã tác phong sinh hoạt, công tác rất tuỳ tiện, tính kỷ luật kém. Đây là một dạng công chức có thói quen ỷ lại, tính toán, vụ lợi vặt dẫn đến hiệu quả công tác rất thấp.

Trong điều kiện kinh tế - xã hội chưa phát triển ở một số xã hiện nay, không phải người dân nào cũng hiểu biết hết pháp luật, do đó cán bộ cần phải thể hiện vai trò công bộc của mình, đối với người dân cần phải vận dụng linh hoạt các thủ tục trong

34

khuôn khổ pháp luật cho phép, giải thích thấu đáo cho người dân hiểu về quyền và nghĩa vụ của họ. Trong khi xã hội ngày càng tiến bộ, con người ngày càng văn minh thì Văn hóa công sở đòi hỏi ngày càng phải được tôn trọng thực thi làm cho năng suất, hiệu quả công tác được nâng cao. Cải cách hành chính sẽ có rất nhiều việc phải làm, nhưng trước hết phải xoá bỏ tư tưởng, thói quen, phong cách làm việc, ứng xử theo lối cũ ở cấp xã thì hiệu quả của cải cách hành chính mới có thể nâng cao ở cấp xã. Trong công cuộc cải cách hành chính, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị, Đảng và Nhà nước chú trọng việc xây dựng đội ngũ cán bộ và hoàn thiện cơ sở vật chất của bộ máy

Mặc dù Công chức Văn phòng - Thống kê đã bám sát các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, của cấp trên để nỗ lực lập ra một quy chế Văn hoá công sở và kế hoạch thực hiện thật hoàn hảo nhưng vẫn có thể xảy ra những việc xảy ra không như mong muốn. Nếu thực tế có như vậy, cần hành động theo tinh thần xây dựng để những yếu tố đó không ảnh hưởng tới kế hoạch tổng thể của cơ quan. Các công chức Văn phòng - Thống kê trước hết hãy gương mẫu thực hiện quy chế Văn hoá công sở trong cơ quan. Sau đó hãy xem xét lại tình huống, cân nhắc thật kĩ xem quy chế Văn hoá công sở mà bạn đã giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng, ban hành có thực sự hoàn hảo và phù hợp thực tế không? Nếu phát hiện sự bất cập dù nhỏ thì cần điểu chỉnh ngay cho phù hợp.

II. Nhiệm vụ của công chức Văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã

1. Xây dựng quy chế Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã Tại các UBND xã phải giao cho văn phòng tiến hành xây dựng các quy định hoặc quy chế thực hiện Văn hóa công sở của UBND xã trên cơ sở các quy chế về Văn hóa công sở của Nhà nước, của cơ quan cấp trên. Trong đó chú trọng những điểm đặc thù của địa phương mà đề ra các chế định cụ thể, phù hợp.

Bước 1. Soạn thảo, ban hành quy chế Văn hóa công sở Công chức văn phòng - Thống kê cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp

luật và văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên để tiến hành dự thảo quy chế Văn hóa công sở trong UBND trình lãnh đạo xã ban hành. Bản dự thảo quy chế đó cần được toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan tham gia góp ý. Để quy chế sắp ban hành được đa số ủng hộ, trước khi tổ chức hội thảo công chức Văn phòng - Thống kê nên xem xét khả năng số người ủng hộ các nội dung của quy chế đang dự thảo. Bởi đó là lực lượng trực tiếp thực hiện cũng như tiếp nhận những thay đổi. Sau khi được đa số cán bộ, công chức trong cơ quan UBND tán thành, công chức Văn phòng - Thống kê chỉnh sửa quy chế, quy định lần cuối trình Chủ tịch UBND xã ban hành. Khi triển khai thực hiện, lãnh đạo UBND xã và công chức Văn phòng - Thống kê xã cần thể hiện là một tấm gương về sự trung thực, chính trực, dũng cảm và thực hiện đúng các nội dung đã đề ra trong quy chế, quy định với trách nhiệm cá nhân.

Bước 2. Sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết  Quy chế Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã đã được xây dựng và lên kế

hoạch triển khai thực hiện thật hoàn hảo nhưng đôi khi có những việc xảy ra không

35

như y muốn. Chẳng hạn như: Nhiều cá nhân không thực hiện theo quy chế hoặc thực hiện theo hình thức đối phó. Gặp trường hợp này, việc trước hết công chức Văn phòng - Thống kê cần kiểm tra, rà soát quá trình triển khai thực hiện, kiểm tra lại các nội dung, điều khoản của quy chế để phát hiện nguyên nhân và đề xuất điều chỉnh. Nếu cần phải điều chỉnh cần hành động theo tinh thần xây dựng để những điều chỉnh đó không ảnh hưởng tới kế hoạch triển khai tổng thể quy chế đã đề ra. Hãy xem xét lại tình huống, cân nhắc thật kĩ trước khi tiến hành và điểu chỉnh cho phù hợp. 

Bước 3. Liên tục hoàn thiện, phát triển Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã  Văn hóa công sở không phải là điều có thể thay đổi chỉ trong một sớm một

chiều. Các nhà lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê phải học cách kiên nhẫn và quan sát những thay đổi xảy ra từ từ. Bởi vì để con người thay đổi một thói quen - nhất là các thói quen xấu như hút thuốc là, thuốc lào, thói quen buôn chuyện, thói quen nói to, xả rác bừa bãi hoặc trang phục tùy tiện là rất khó. Quy chế Văn hóa công sở khi được đưa ra đôn đốc nhắc nhở thường xuyên sẽ tác động dần giúp cho Văn hóa công sở tại cơ quan UBND tiếp tục thay đổi từ từ với những biểu hiện nhỏ và cụ thể. Tuy vậy, nếu kiên nhẫn, duy trì liên tục sẽ giúp Văn hóa công sở phát triển không ngừng và tương ứng. Vì vậy, hãy không ngừng cố gắng xây dựng một Văn hóa công sở ngày càng hoàn thiện hơn. 2. Công chức Văn phòng - Thống kê cần phổ biến, tuyên truyền Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã. Công sở là nơi phải thường xuyên tiếp xúc với dân, với các cộng tác viên, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp trong ngành và cấp trên. Cho nên cán bộ, công chức làm việc ở công sở cần có những ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp, có văn hoá ở nơi công tác. Bộ phận đầu tiên phải gặp khi đến công sở là người thường trực. Có thể nói đây là nơi đại diện cơ quan giải đáp những yêu cầu ban đầu và chỉ dẫn cho khách đến đúng nơi cần đến. Người thường trực vui vẻ, nhiệt tình luôn gây ấn tượng tốt đẹp cho công sở. Chỉ cần một tiếng quát khi xe khách để không đúng chỗ, hỏi trống không và trả lời nhát gừng là đủ làm cho khách mất hết cảm tình với cơ quan. Với công sở hành chính thực hiện một cửa thì nơi tiếp dân, cán bộ cần có thái độ mềm mỏng, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ tục, hướng dẫn cặn kẽ cho khách để đỡ mất công đi lại nhiều lần. Việc gì đã hẹn, đã hứa phải ghi sổ công tác ngay để không quên, làm lỡ việc dân. Văn hóa nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ, công chức, viên chức trong thực thi nhiệm vụ, mà còn thể hiện trình độ văn hóa của mỗi người. Văn hóa công sở không đồng nghĩa với trình độ học vấn và đáng tiếc là, không phải lúc nào cũng tỷ lệ thuận với học vấn. Bởi thế, số công chức, viên chức có trình độ học vấn chiếm tỷ lệ cao, nhiều người bằng cấp đầy mình, nhưng vẫn thiếu văn hóa trong cách làm việc, ứng xử với đồng nghiệp, với người dân. Để các cá nhân thực hiện tốt Văn hoá công sở trong cơ quan UBND công chức Văn phòng - Thống kê cần phổ biến và tuyên truyền Văn hoá công sở trong cơ quan UBND để mọi người thực hiện theo. Ðể làm tròn nhiệm vụ, mỗi cán bộ cần trang bị những kiến thức cơ bản về lĩnh vực mình đảm nhận, để dễ dàng đưa ra được cách giải quyết tốt nhất

36

cho người dân, mà không mất thời gian, thay vì đùn đẩy trách nhiệm. Có lẽ, mỗi cơ quan, đơn vị cần có chế tài phù hợp để xử lý với những người vi phạm Quy chế Văn hóa công sở, mới mong xây dựng môi trường văn hóa công sở ngày càng trong lành. Thực hiện Văn hóa công sở chính là một phần của yêu cầu cải cách hành chính; góp phần làm trong sạch, lành mạnh bộ máy nhà nước. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức luôn nhớ rằng công việc của mình là phục vụ nhân dân. Một câu nói không bao giờ cũ là: “Mình vì mọi người, mọi người vì mình”.

3. Duy trì, phát triển Văn hoá công sở trong cơ quan UBND xã. Theo quy định hiện hành, công chức Văn phòng - Thống kê phải giúp lãnh đạo trực bộ phận một cửa để tiếp nhận hồ sơ và các nhu cầu giải quyết các thủ tục hành chính của khách, của công dân với chính quyền. Vì vậy, cán bộ tiếp dân cần làm việc đúng giờ niêm yết. Mặt khác, công chức nhiều cơ quan hành chính Việt Nam, nhất là ở cấp xã nước ta vẫn thiếu các kỹ năng thiết lập giao tiếp phi ngôn ngữ. Họ chưa biết nói chuyện bằng ánh mắt, khuôn mặt, cử chỉ. Thay vì làm cho ánh mắt của mình dễ chịu, thân thiện, họ lại thường mang khuôn mặt lạnh lùng. Trong cơ quan, bắt buộc phải có quy định về thời gian tiếp khách. Chưa hết giờ, công chức không được về dù không còn khách nào. Đó là nguyên tắc tối thiểu mà mỗi công chức phải tuân thủ nghiêm túc. Tuyệt đối tránh hiện tượng có nơi còn 15-20 phút mới hết giờ làm việc, nhưng có khách đến hỏi, cán bộ tiếp dân lạnh lùng trả lời: "Hết giờ nhận giấy tờ, mai lại". Đó là thái độ tuỳ tiện, vô trách nhiệm. Bất luận là lý do gì, khi chưa hết giờ, mọi công chức đều phải xem xét nhu cầu của khách hoặc của công dân. Nếu không thể giải quyết ngay thì nên giải thích cho khách và hẹn tiếp, hoặc để giấy tờ lại sáng mai đến làm việc thêm, đừng để khách bị hụt hẫng, thấy công chức cửa quyền, hành dân. Ở nơi thường có đông khách đến, cần có chỗ đủ rộng, có ghế ngồi, quạt mát hoặc máy lạnh mùa nóng, bàn nước phải bố trí ở góc phòng, ai cần ra đó. Để tránh hiện tượng khách đông dễ xảy ra chen lấn, tại nơi tiếp dân phải có quy định rõ ràng cách xếp giấy tờ theo thứ tự, tránh tình trạng lộn xộn, chen ngang. Nếu có trường hợp cần giải quyết trước cũng nên thông báo để mọi người thông cảm, không thắc mắc. Các quy định về thủ tục hành chính, giấy tờ cần viết to, rõ ràng, công bố để khách tiếp cận dễ dàng, xem trước, đối chiếu với công việc của mình để bổ sung hồ sơ, hoặc đến chỗ khác giải quyết đúng nơi khỏi mất công chờ đợi. Phòng làm việc của công chức cần gọn ghẽ, sắp xếp bàn ghế, phương tiện hợp lý, thuận lợi cho công chức hoạt động. Không để khay nước, gạt tàn thuốc lá trên bàn làm việc. Cấm hút thuốc trong nơi làm việc là cần thiết. Trong phòng phải luôn sạch sẽ, làm vệ sinh thường ngày. 4. Tổ chức thực hiện nghiêm văn hoá công sở khi giao tiếp trong cơ quan UBND xã Mỗi người có cương vị và trách nhiệm được giao, nên cần biết tự trọng và tôn trọng người khác. Ngay trong trụ sở cơ quan UBND xã, từng hành vi ứng xử của mỗi người luôn luôn phải thể hiện tôn trong đồng nghiệp, tôn trọng mọi người trong cơ quan. Sự tôn trọng đôi khi thể hiện qua một việc làm tưởng như rất nhỏ: Khi trò chuyện bằng điện thoại di động, mỗi người phải giữ ý, tránh làm phiền người bên

37

cạnh; Đặc biệt là trong các cuộc họp, hội nghị. Có trường hợp lãnh đạo khi đang ngồi bàn chủ tọa, có người vẫn mở máy nói chuyện trong khi tất cả mọi người chờ đợi; Đấy là việc làm không thể hiện văn hóa công sở.

Khi đang tiếp khách, nhất là tiếp dân, dù công chức xã có bận gì, có bị “sếp” gọi thì cũng cần cố gắng tiếp khách hoàn tất mới chuyển sang việc khác hoặc đi gặp “sếp”. Trường hợp việc quá cần kíp không thể không tạm ngưng tiếp khách thì trước khi tạm ngưng phải xin lỗi với thái độ thật chân thành mới hy vọng được khách thông cảm. Đặc biệt, trường hợp tiếp khách dù họ là người cần đến cơ quan UBND xã - tức là giao tiếp ở “vị trí yếu hơn” cơ quan thì công chức cũng không được vì thế mà cửa quyền, hách dịch.

5. Liên tục xây dựng hoàn thiện và phát triển nếp sống, làm việc theo Văn hoá công sở trong cơ quan UBND xã.

Hiện nay tại một số địa phương cơ quan UBND cấp tỉnh, thị xã thuộc tỉnh đã xây dựng và ban hành quy chế Văn hóa công sở trong cơ quan theo văn bản của Thủ tướng chính phủ. Nhưng với cấp xã thì chưa có nhiều cơ quan triển khai việc này. Vì vậy, quan trọng trước hết là công chức Văn phòng - Thống kê xã phải nghiên cứu văn bản hướng dẫn của chính phủ, của cơ quan quản lý cấp trên để tham mưu, đề xuất với lãnh đạo xã để xây dựng và ban hành ngay quy chế Văn hóa công sở và triển khai thực hiện ngay trong cơ quan. Có thể phối kết hợp với bộ phận Cải cách hành chính để xây dựng lồng ghép nội dung Văn hóa công sở như một phần trong nội dung cải cách hành chính để có kinh phí và cơ sở để triển khai thuận lợi hơn. Có thể thực hiện quá trình triển khai xây dựng và thực hiện Văn hóa công sở theo hai giai đoạn:

Giai đoạn 1 nên lồng ghép nội dung Văn hóa công sở trong quy trình tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính theo yêu cầu của công dân thông qua việc quy định thẩm quyền và trách nhiệm cá nhân từng vị trí cán bộ quản lý, từng công chức chuyên môn.

Giai đoạn 2 nên xây dựng và triển khai quy chế quy trình khen thưởng cá nhân khi thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ công chức với mức thưởng, phạt công minh phù hợp. Ví dụ như cách xếp loại mức độ hoàn thành công việc của cán bộ, công chức hàng tháng, đồng thời chi thưởng công khai, minh bạch bằng cách trả thẳng vào lương thu nhập hàng tháng của cán bộ, công chức. Cách làm như Chính phủ Hàn Quốc hiện nay hoàn toàn có thể áp dụng cho cơ quan UBND xã ở Việt Nam.

Giai đoạn 3 xây dựng hoàn thiện Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã. Văn hóa công sở tại các cơ quan có nhiều cách thể hiện khác nhau. Văn hóa

công sở bước đầu ở mức thấp là việc chấp hành nghiệm quy định của Nhà nước, của cấp trên về quy trình, thủ tục hành chính. Bước cao hơn là thực hiện công việc được giao với toàn bộ trách nhiệm được giao. Bước thứ ba, bước cao nhất là nâng ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện quy chế, quy trình và trách nhiệm, nghĩa vụ cán bộ, công chức thành thói quen tuân thủ nghiêm không chỉ quy chế, quy trình mà còn coi đó như là biểu hiện của nếp sống, của cách thể hiện cá nhân có trách nhiệm với cộng đồng, vì cộng đồng trên hết. Tại trụ sở cơ quan UBND xã, theo chúng tôi, nên thay tấm biển với mệnh lệnh hành chính là “Xuống xe, xuất trình giấy tờ” bằng tấm biển

38

“Chào mừng quý khách! xin mời liên hệ phòng bảo vệ để được giải đáp”. Với tấm biển đề xuất của chúng tôi, tôi tin rằng sẽ là “văn hóa hơn” với những câu nhắc nhẹ nhàng hơn và như vậy sẽ hiệu quả hơn. Nhưng biểu hiện “văn hóa nhất” là không cần có tấm biển nhắc nhưng mọi cá nhân đều tự giác chấp hành như các cơ quan hành chính tại Đức, Pháp hay Hà Lan đang áp dụng.

Văn hóa công sở không phải là điều có thể thay đổi chỉ trong một sớm một chiều. Các công chức Văn phòng - Thống kê phải sát cánh cùng lãnh đạo, phải học cách kiên nhẫn và quan sát những thay đổi xảy ra từ từ. Văn hóa công sở của cơ quan sẽ tiếp tục thay đổi, phát triển không ngừng và Văn hóa công sở cũng phát triển một cách tương ứng. Vì vậy, hãy không ngừng cố gắng xây dựng một Văn hóa công sở ngày càng hoàn thiện hơn.

III. Thực hành, Thảo luận nhóm. - Thảo luận về vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo UBND xây dựng Văn hóa công sở trong cơ quan. - Thảo luận về các chức năng của công chức Văn phòng - Thống kê với việc xây dựng Văn hóa công sở trong UBND xã. - Thảo luận về các nhiệm vụ của công chức Văn phòng - Thống kê khi xây dựng và triển khai quy chế Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã. - Thống nhất cách làm để triển khai hiệu quả Văn hóa công sở tại UBND xã. Bài 5 KIỂM TRA HẾT MÔN –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG

TS. Nguyễn Tiến Dĩnh

39

MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN Điều lệ số 973/TTg ngày 21 tháng 7 năm 1956 của Thủ tướng Chính phủ

về việc dùng Quốc huy nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

I. Hình Quốc huyQuốc huy gồm có :- Hai bó lúa chín màu vàng sẫm uốn cong, đặt trên nền vàng tươi, tượng trưng cho nông

nghiệp.- Một bánh xe răng cưa màu vàng tươi đặt chỗ hai bó lúa buộc chéo, tượng trưng cho

công nghiệp.- Một băng đỏ có chữ "Việt Nam dân chủ cộng hoà" màu vàng quấn bánh xe và hai bó lúa

với nhau.- Trong lòng là hình Quốc kỳ, nền đỏ tươi, sao vàng tươi.Quốc huy có thể làm to nhỏ, tuỳ theo sự cần thiết.Các màu vàng ở mẫu Quốc huy có thể thay bằng màu vàng kim nhũ.Quốc huy có thể dùng không tô màu theo hình vẽ ở bản phụ kèm theo điều lệ này. (Xem

hai mẫu Quốc huy in ở bản phụ số 2).II . Thể lệ treo Quốc huyQuốc huy được treo ở các nơi, và in trên các giấy tờ theo thể lệ quy định dưới đây:A. Những nơi treo Quốc huy - rước Quốc huy1. Quốc huy treo ở các UBND sau đây:- Nhà họp của Hội đồng Chính phủ,- Nhà họp của Quốc hội khi họp,- Trụ sở Uỷ ban hành chính khu, Tỉnh, Huyện, xã, thành phố và thị xã.- Bộ Ngoại giao, các Đại sứ quán và Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.Quốc huy treo ở cửa chính UBND, về phía trên, ở chỗ trông rõ nhất.2. Quốc huy có thể treo ở lễ đài các ngày lễ lớn: 1 tháng 5 và 2 tháng 9, do Chính phủ

Trung ương hoặc các cấp chính quyền địa phương tổ chức.3. Rước Quốc huy: trong các cuộc mít tinh, biểu tình, tổ chức ngày 1 tháng 5 và 2 tháng

9, các đoàn thể có thể rước Quốc huy.B. Dùng Quốc huy trên các giấy tờHình Quốc huy được in hoặc đóng bằng dấu nổi trên các thứ giấy sau đây:- Bằng huân chương, bằng khen của Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, Thủ

tướng Chính phủ.- Các văn bản ngoại giao như quốc thư, uỷ nhiệm thư, thư giới thiệu của Chủ tịch nước Việt

Nam dân chủ cộng hoà, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.- Hộ chiếu.- Các công hàm, thiếp mời, phong bì của Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, Thủ

tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.- Các thư từ, thiếp mời, phong bì của Trưởng ban Thường trực Quốc hội trong việc giao

thiệp với các UBND các nước ngoài.- Công văn, thiếp mời, phong bì của các Đại sứ quán và Lãnh sự quán ở nước ngoài.Đối với những trường hợp cụ thể chưa nói trong điều lệ này thì UBND sẽ báo cáo lên Thủ

tướng Chính phủ để xét định. KT. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Phó Thủ tướng40

Phan Kế Toại

Điều lệ số 975/TTG NGÀY 21-7-1956 của Thủ tướng Chính phủVề việc dùng Quốc ca nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà

–––––––––––––––––––––––––––

1. Quốc ca có thể hát bằng lời hoặc cử bằng nhạc:- Khi làm lễ chào cờ;- Khi khai mạc và bế mạc những cuộc mít tinh, những buổi họp long trọng do

chính quyền hoặc đoàn thể tổ chức.- Hàng ngày khi bắt đầu buổi phát thanh thứ nhất và khi kết thức buổi phát

thanh cuối cùng của Đài tiếng nói Việt Nam.Nếu hát thì khi khai mạc hát đoạn 1, khi bế mạc hát đoạn 2.Trong những cuộc duyệt binh hoặc mít tinh lớn có cử Quốc ca bằng nhạc, đồng

thời có bắn đại bác thì có thể cử Quốc ca một lần hay nhiều lần.2. Khi cử Quốc ca, mọi người phải bỏ mũ, đứng nghiêm (ở trong phòng họp, có

treo Quốc kỳ sau Chủ tịch đoàn, thì khi chào cờ, Chủ tịch đoàn đứng nhìn về phía trước mình, không phải quay mặt vào Quốc kỳ. Còn những người khác thì đứng nhìn về phía Quốc kỳ).

3. Cử Quốc ca của ta và Quốc ca một nước bạn: Trong những buổi lễ (ví dụ như lễ kỷ niệm ngày Quốc khánh một nước bạn hoặc đặc biệt trong những buổi biểu diễn long trọng của những đoàn nghệ thuật nước bạn), có cử Quốc ca của ta và Quốc ca nước bạn thì, khi khai mạc cũng như khi bế mạc, cử Quốc ca nước bạn trước và Quốc ca ta sau.

4. Cử Quốc ca và Quốc tế ca: Khi kỷ niệm ngày Quốc tế lao động 1 tháng 5. Khi khai mạc: cử Quốc ca. Khi bế mạc: cử Quốc tế ca.

Đối với những trường hợp cụ thể chưa nói trong thể lệ này, thì các Uỷ ban nhân dân sẽ báo cáo lên Thủ tướng Chính phủ để xét định.

KT. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÓ THỦ TƯỚNG

Phan Kế Toại

THÔNG BÁO số 266/TB NGÀY 30-10-1993 của Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng

Về ý kiến kết luận của Thủ tướng Chính phủ về mẫu lễ phục Nhà nước–––––––––––––––––––––––––––––––––

Sau khi xem xét các ý kiến và kiến nghị của Bộ Ngoại giao, Bộ Văn hoá - thông tin và một số cơ quan về vấn đề lễ phục Nhà nước, ngày 16-10-1993, Thủ tướng Chính phủ đã kết luận như sau:

1. Lễ phục là trang phục chính thức mà các quan chức Nhà nước ở các cấp sử dụng trong các buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài. Không đặt

41

vấn đề có lễ phục riêng của một số đồng chí lãnh đạo cao nhất của Nhà nước và của các Đại sứ nước ta ở nước ngoài.

2. Lễ phục của ta vừa phải phù hợp với trang phục đã thành quen thuộc, phổ biến ở nhiều nước, vừa phù hợp với tập quán và phong cách của ta. Lễ phục được xác định theo mùa (nóng, lạnh) thuộc các vùng khác nhau đối với nam và nữ.

- Đối với nam:+ Mùa nóng mặc bộ cơmlê màu nhạt, vải mỏng hoặc không mặc áo véc (chỉ

mặc sơ mi dài tay hoặc ngắn tay, có thắt cravát hoặc không thắt cravát).+ Mùa lạnh mặc bộ cơmlê màu sẫm, vải dày.- Đối với nữ:+ Mùa nóng mặc áo dài truyền thống;+ Mùa lạnh mặc bộ cơmlê nữ màu sẫm vải dày hoặc áo dài có khoác măng tô

với thân dài hơn áo.- Đối với các dân tộc thiểu số: những bộ quần áo ngày hội dân tộc cũng cơi là lễ

phục.- Có quy định thống nhất (thông báo trước cho các người được mời dự) lễ phục

trong từng buổi lễ, từng cuộc họp trọng thể v.v. về màu sắc, về kiểu cách (cơmlê hay sơ mi dài tay hoặc ngắn tay có thắt cravát).

3. Căn cứ các kết luận trên, Bộ Văn hoá - Thông tin chủ trì cùng Bộ Ngoại giao soạn thảo chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về lễ phục (mầu lễ phục, các quy định về lễ tân) và trình Chính phủ trong tháng 11 năm 1993.

Văn phòng Chính phủ xin thông báo để các cơ quan biết và thực hiện

KT. BỘ TRƯỞNG CHỦ NHIỆMVĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Phó Chủ nhiệm

Vũ Đình Thuần

THÔNG BÁO số 11/TB NGÀY 18-2-1992 của Văn phòng Hội đồng Bộ trưởngVề quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Võ Văn Kiệt

quy định y phục của công chức nhà nước khi đón tiếp, làm việcvới khách nước ngoài và trong giờ làm việc ở công sở

––––––––––––––––––––––––––––Trong nhiều năm qua, đất nước có nhiều khó khăn về kinh tế, điều kiện sinh

hoạt và làm việc của các cơ quan và cán bộ còn nhiều hạn chế, Nhà nước chưa có những quy định chính thức về y phục của công chức Nhà nước khi đón tiếp và làm việc với các khách nước ngoài cũng như khi làm việc trong các công sở. Do đó, trong nhiều buổi đón tiếp, làm việc, thậm chí trong buổi lễ trang trọng, đã có tình trạng ăn mặc không thống nhất, tuỳ tiện luộm thuộm. Tình hình này để kéo dài không có lợi về nhiều mặt.

42

Để thể hiện tính văn minh, lịch sự, sự tôn trọng khách và sự tôn trọng mình của mỗi cá nhân công chức, đồng thời để từng bước đưa phong cách làm việc, cách ăn mặc, giao tiếp của cơ quan Nhà nước vào nền nếp chính quy, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã quyết định như sau:

Hội đồng Bộ trưởng và Uỷ ban nhân dân các cáp giải thích, hướng dẫn để thực hiện trong phạm 1. Y phục trong các cuộc đón tiếp, làm việc, tiễn đưa các khách nước ngoài.

Khi tiếp khách nước ngoài (khách Nhà nước, khách từ các tổ chức quốc tế, các chính khách, các nhà kinh doanh v.v.) mỗi công chức Nhà nước cũng như viên chức các tổ chức sản xuất kinh doanh đều phải ăn mặc chỉnh tề, lịch sự.

a) Tuỳ theo thời tiết cụ thể của từng vùng, từng ngày (không nhất thiết chia một cách máy móc mùa đông, mùa hè) và tuỳ theo từng đoàn, từng buổi hoạt động của khách mà có trang phục phù hợp:

- Nam: áo sơ mi dài tay hoặc ngắn tay bỏ trong quần, quần âu dài, hoặc bộ ký giả, bộ cơm lê (tuỳ điều kiện, ngoài mặc áo khoác ấm như: pađờsuy, bludông), có thắt cravát, đi giầy hoặc dép có quai hậu.

- Nữ: áo dài, bộ quần áo âu, bộ váy, ngoài mặc áo khoác ấm tuỳ điều kiện, đi giày hoặc dép có quai hậu.

- Quân đội, công an: Theo trang phục đã quy định.b) Đối với các buổi lễ, các cuộc đón tiếp, hội đàm, chiêu đãi, tiễn đưa, v.v. các

khách Nhà nước, Bộ Ngoại giao cần quy định cụ thể (ghi ngay trong giấy mời) trang phục trong từng buổi của người dự theo các điểm quy định nói trên (phân biệt nam, nữ, quân đội...). Trong các buổi có tính chất lễ tiết, ký kết văn bản, cần mặc màu sẫm, thì cũng cần ghi rõ để bảo đảm các người dự kể cả khách nước ngoài ăn mặc thống nhất.

c) Ở các bộ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, bộ phận phụ trách lễ tân cũng cần quy định thống nhất y phục của người dự trong từng buổi đón tiếp, làm việc...

2. Y phục trong giờ làm việc ở các công sởTrong các công sở các cấp trong giờ làm việc, y phục của mỗi công chức cũng

đều phải chỉnh tề, văn minh. Trong tình hình đời sống còn khó khăn, y phục cần tiết kiệm, giản dị, nhưng nhất thiết, không được tuỳ tiện, luộm thuộm, thiếu nghiêm túc và phải dần dần đi vào nền nếp chính quy.

Tuỳ theo điều kiện từng cơ quan, xí nghiệp Nhà nước, từng ngành, có thể hướng dẫn quy định các y phục trong giờ làm việc ở cơ quan, xí nghiệp của công chức, công nhân, tiến dần đến mặc đồng phục (trong toàn cơ quan, xí nghiệp hoặc từng bộ phận) hoặc mỗi công chức, công nhân có đeo thẻ, ghi rõ tên, chức vụ và ảnh. Trong các công sở Nhà nước, trước hết là các bộ phận làm việc trực tiếp với nhân dân, tiến dần đến có biển đề tên và chức vụ của mỗi công chức ở cửa phòng và trên bàn làm việc.

Phải xóa ngay các cách ăn mặc thiếu nghiêm chỉnh như: áo sơ mi bỏ ngoài quần, đi dép lê, đội mũ (mũ cát, mũ phớt, mũ len...) trong phòng họp; không được hút thuốc lá trong phòng họp.

43

Quyết định này được thực hiện từ ngày 1 tháng 3 năm 1992.Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng xin thông báo để các Bộ, Uỷ ban Nhà nước, cơ

quan khác thuộc vi quản lý của mình.CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNGHỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Trần Xuân Giá Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ V/v ban hành Quy chế Văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính nhà nướcTHỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

_____________

Số : 129/2007/QĐ-TTg

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc________________________

Hà Nội, ngày 02 tháng 8 năm 2007QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước______________________________

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦCăn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;Căn cứ Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 26 tháng 02 năm 1998; Pháp lệnh sửa

đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 28 tháng 4 năm 2000 và Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 29 tháng 4 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 94/2006/QĐ-TTg ngày 27 tháng 4 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2006 - 2010;

Xét đề nghị của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ,QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Căn cứ Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp ban hành Quy chế văn hoá của cơ quan, địa phương mình ./.

THỦ TƯỚNG(Đã ký)

Nguyễn Tấn Dũng

44

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ____________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

__________________________________

QUY CHẾ Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

(Ban hành kèm theo Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ)

___________________________________

Chương INHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước bao gồm:

1. Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; 2. Ủy ban nhân dân các cấp.Quy chế này không áp dụng đối với các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở

nước ngoài.Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở

Việc thực hiện văn hoá công sở tuân thủ các nguyên tắc sau đây:1. Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên

nghiệp, hiện đại;3. Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ

trương hiện đại hoá nền hành chính nhà nước.Điều 3. Mục đích

Việc thực hiện văn hoá công sở nhằm các mục đích sau đây:1. Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt

động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

Điều 4. Các hành vi bị cấm

1. Hút thuốc lá trong phòng làm việc;2. Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo cơ

quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao;3. Quảng cáo thương mại tại công sở.

Chương IITRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ,

CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨCMục 1

TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨCĐiều 5. Trang phục

1. Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.

45

2. Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Lễ phục Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng trong

những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài.1. Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ cơmple, áo sơ mi, cravat. 2. Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ cơmple nữ.3. Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội

dân tộc cũng cơi là lễ phục.Điều 7. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức

1. Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.2. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số

hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.3. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ, công chức,

viên chức.Mục 2

GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨCĐiều 8. Giao tiếp và ứng xử

Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.

Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.

Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với nhân dânTrong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn,

lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc.

Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.

Điều 10. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệpTrong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ

trung thực, thân thiện, hợp tác.Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi

công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.Chương III

BÀI TRÍ CÔNG SỞMục 1

QUỐC HUY, QUỐC KỲĐiều 12. Treo Quốc huy Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính. Kích cỡ

Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng.Điều 13. Treo Quốc kỳ

46

1. Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc toà nhà chính. Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định.

2. Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang tuân theo quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang.

Mục 2BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ

Điều 14 . Biển tên cơ quan 1. Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng

tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan.2. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất cách thể hiện biển tên cơ quan.Điều 15. Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công

chức, viên chức.Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý.Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc. Điều 16. Khu vực để phương tiện giao thôngCơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức,

viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.

THỦ TƯỚNG(Đã ký)

Nguyễn Tấn Dũng

47

Phụ lục

TÀI LIỆU THAM KHẢOPhần 1. Quản trị văn phòng1. Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (các năm từ năm

1980 đến năm 2009).2. Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam. NXB Chính trị Quốc gia. HN.2006.3 .Văn phòng Chính phủ. Quy chế làm việc của Chính phủ và Quy chế làm

việc của Văn phòng Chính phủ. HN. 1998.4. Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam. Về công tác văn phòng

cấp uỷ. NXB Chính trị Quốc gia. HN. 1996.5. TS. Hà Văn Nội. Quản trị học - những vấn đề cơ bản. Tập 1, Tập 2. NXB

Bưu điện. 2007.6. Thạc sĩ Đặng Văn Minh và Sông Thu Bùi Văn Bảy. Nhập môn Quản trị

học. NXB. TP Hồ Chí Minh. 19977. Luật sư Võ Thành Vị. Quản lý Hành chính văn phòng. NXB Thống kê.

HN.1998.8. Luật sư Nguyễn Hải Sản. Quản trị học. NXB Thống kê. HN.19989. TS. Đào Duy Huân - GV Nguyễn Đình Chính. Quản trị Hành chính văn

phòng. NXB Thống kê. HN.1997.10. Ban Tổ chức - Cán bộ - Chính phủ. Tài liệu bồi dưỡng kiến thức Quản lý

nhà nước (dành cho cán bộ chính quyền cơ sở). HN. 1998.11. Trung tâm Từ điển ngôn ngữ. Từ điển tiếng Việt. HN. 1992.Phần 2. Văn hóa công sở

1. Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ V/v ban hành quy chế Văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước

2. Trung tâm ngôn ngữ và văn hoá Việt Nam. Đại từ điển Tiếng Việt. NXB Văn hóa thông tin. HN. 1998.

3. Tập bài giảng Văn hóa công sở - Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; 4. Vũ Thị Phụng - Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội . HN. 2001 5. Trần Hoàng, Trần Việt Hoa - Văn hóa ứng xử công sở, NXB Văn hóa Thông tin, HN. 2005 6. Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TW 1, Giáo trình Kỹ năng giao tiếp. 7. Tập hợp các bài viết trên báo Đất Việt, báo Dân trí điện tử về văn hoá ứng xử, văn hoá công sở các năm 2008, 2009 và 2010.

48