1

BỘ NỘI VỤ

––––––––––

TẬP BÀI GIẢNG

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ

DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ

CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ

KHU VỰC ĐỒNG BẰNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012

của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

––––––––––––––––

Hà Nội - 2011

1

MỤC LỤC

Stt NỘI DUNG Trang

1. Mục lục

2. Lời nói đầu

3. Nội dung 1

4. A. Phần I - Quản trị văn phòng tại UBND xã 1

5. Bài 1. Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng

UBND xã

1

6. I. Khái niệm văn phòng và văn phòng UBND xã. 1

7. II. Quản trị văn phòng UBND xã 9

8. III. Thực hành 11

9. Bài 2: Phương pháp thực hiên nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị

văn phòng của UBND xã

12

10. I. Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của

UBND xã.

12

11. II. Phương pháp đảm bảo thông tin cho quản lý của UBND xã. 14

12. III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã. 15

13. IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã. 18

14. V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBND xã. 19

15. VI. Thực hành. 19

16. B. Phần II - Văn hóa công sở tại UBND xã 22

17. Bài 3: Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở 22

18. I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở 22

19. II. Một số yếu tố cấu thành, vai trò và chức năng của Văn hóa công sở

tại cơ quan UBND xã

31

20. Bài 4. Vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê với Văn hóa

công sở tại UBND xã

39

21. 1. Các yêu cầu đối với công chức Văn phòng - Thống kê tại UBND

xã.

39

22. 2. Nhiệm vụ của công chức văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo xã

xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã

43

23. 3. Thực hành, thảo luận nhóm 47

24. Phụ lục: Một số văn bản của nhà nước về công tác lễ tân. 48

25. Tài liệu tham khảo. 57

2

Phần I - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG UBND XÃ (20 tiết)

Bài 1

Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng UBND xã

I. Khái niệm văn phòng và văn phòng UBND xã

1. Khái niệm

Theo Hiến pháp năm 1992 được sửa đổi bổ sung năm 2001, nước Cộng hoà

Xã hội chủ nghĩa Việt Nam là một nước độc lập, có chủ quyền, thống nhất và toàn

vẹn lãnh thổ. Về lãnh thổ - hành chính cả nước ta có các tỉnh, thành phố trực thuộc

trung ương. Tỉnh chia thành huyện, thành phố thuộc tỉnh và thị xã. Thành phố trực

thuộc trung ương chia thành quận, huyện. Quận chia thành phường, xã, huyện chia

thành xã, thị trấn. Với hệ thống tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước của nước

ta như trên, các cơ quan đoàn thể, tổ chức của các ngành, các cấp trên lãnh thổ

nước ta tạo thành mạng lưới tổ chức từ trung ương đến cơ sở. Để thực hiện chức

năng, nhiệm vụ của mình, mỗi cơ quan đều có các đơn vị chức năng giúp việc như:

vụ, tổng cục thuộc bộ; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, thành phố; các phòng,

ban thuộc UBND huyện, thị xã... Trong cơ quan UBND các cấp có các đơn vị chức

năng thuộc UBND. Trong đó có một đơn vị làm công tác văn phòng. Đơn vị đó có

tên gọi là văn phòng hoặc là phòng Hành chính - Quản trị (sau đây gọi chung là

văn phòng). Như vậy, có thể nói, trong hệ thống các cơ quan hành chính của nước

ta, ở đâu có cơ quan là ở đó có văn phòng của cơ quan.

Theo văn bản hiện hành của đảng, nhà nước và các qui định về chức năng,

nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì văn phòng được quan

niệm như sau: “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan”.

Nội dung giúp việc của văn phòng bao gồm ba nghĩa. Nghĩa thứ nhất: Văn

phòng là đơn vị đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan lựa chọn các giải pháp tổ

chức điều hành bộ máy nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Nghĩa thứ

hai: Văn phòng trực tiếp đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan làm việc. Nghĩa thứ

ba: Văn phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện một số công tác do thủ trưởng cơ quan

giao như công tác văn thư, lưu trữ, hành chính.

Khái niệm Văn phòng UBND xã

Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã là bộ phận giúp việc của UBND xã.

Đối với UBND xã, theo các văn bản hiện hành của Chính phủ và Bộ Nội vụ,

ở mỗi xã, phường, thị trấn, trong Uỷ ban có ít nhất một công chức Văn phòng -

Thống kê.

Căn cứ vào số lượng dân cư ở từng khu vực (miền núi, đồng bằng), ngoài số

lượng công chức chính thức, UBND xã đề nghị UBND huyện quyết định cho bố trí

thêm cán bộ không chuyên trách ở văn phòng làm công tác văn thư, lưu trữ, thủ

kho, thủ quỹ, phục vụ Uỷ ban.

Tuy trong văn phòng UBND xã không chỉ có một người, nhưng vì khối

lượng công tác không nhiều và có ít người nên trong văn phòng không lập các tổ,

bộ phận công tác như văn phòng ở các bộ, tổng cục.

3

2. Chức năng

Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều

hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan

hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những

vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực hiện chức

năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.

- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Văn

phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực

tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng phải mua

sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của

cơ quan.

Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật chất

kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công

tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

UBND xã có các chức năng dưới đây:

Chức năng thứ nhất: UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND xã. UBND

xã có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã.

Chức năng thứ hai: UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã. Cụ thể

UBND xã có nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện hiến pháp, luật, pháp lệnh và

các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, đề ra các quy chế cụ thể, phù hợp để

quản lý các lĩnh vực ở địa phương.

Trách nhiệm của văn phòng UBND xã đối với UBND xã là phục vụ cho cơ

quan UBND hoạt động, văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất các giải

pháp để lãnh đạo Uỷ ban tổ chức điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ

theo luật định. Văn phòng Uỷ ban bảo đảm cơ sở vật chất cho Uỷ ban làm việc.

Qua nội dung nói trên, ta thấy hoạt động của văn phòng UBND xã gắn rất

chặt với hoạt động của UBND. Ở góc độ bảo đảm, phục vụ, văn phòng UBND xã

là đơn vị trực tiếp thực hiện rất nhiều loại công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ

của HĐND và UBND. Thông qua văn phòng, công tác thông tin tổng hợp, hành

chính, quản trị… của HĐND và UBND xã được thực hiện

3. Nhiệm vụ

Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó có

thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng có

những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế

hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban và

xếp lịch công tác tuần của cơ quan.

- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu

lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.

- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết

định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề

4

án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được

thống nhất.

- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan

khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong

cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị,

hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi biên bản

các cuộc họp, cuộc làm việc đó.

- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các

đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của

cơ quan.

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật

chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.

- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng.

Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã

1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,

trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban

hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện. Đôn đốc

các bộ phận công tác triển khai. Theo dõi tiến độ thực hiện. Cuối kỳ, văn phòng

tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện

chương trình.

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có

trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao ban

hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.

2. Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp

UBND trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;

Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa

phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã

và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung

vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội,

an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi

mặt và các biến động trong địa phương.

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh

tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo

UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các

ngành, đoàn thể, thôn, tổ dân phố.

3. Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban

Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban;

Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban

với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo

5

các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là

tham mưu đề xuất các cuộc họp; bố trí lịch các cuộc họp. Phối hợp với công chức có

liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp.

4. Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có

trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ

quan Uỷ ban và trong địa phương. Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm,

nhân điển hình tiên tiến. Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền

hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích

xuất sắc trong phong trào thi đua.

5. Tổ chức công tác tiếp dân

Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại

của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả

lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước. Đồng thời

chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân

dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.

6. Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban

với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính

nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được

thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện

cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai,

thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp

nhận hồ sơ.

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên

môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ

sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.

7. Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và

nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp.

Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc

nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm

tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng

sắp xếp lịch làm việc.

8. Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà

cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...

Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo đảm

kinh phí cho Uỷ ban hoạt động là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng vẫn có

trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ

quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng

6

đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện

làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp

mua sắm. Văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ

ban.

9. Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của

Uỷ ban

Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn

bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và

nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của

pháp luật.

Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực

bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác

hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho

Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn

thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.

10. Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ

Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và

cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban.

Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm

quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách

đối với cán bộ, công chức và người lao động.

4. Tổ chức bộ máy

Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong văn phòng có thể

có tên gọi khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng thường có cơ cấu tổ chức gồm:

- Chánh văn phòng: Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ

quan về toàn bộ công tác của văn phòng. Chánh văn phòng phụ trách chung công

tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một số công tác của văn

phòng như : Bảo mật, tổ chức bộ máy, cán bộ... Chánh văn phòng làm chủ tài

khoản văn phòng. Được thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một số văn bản

của cơ quan như: Giấy mời họp, Giấy đi đường, Bản sao các văn bản...

- Phó Chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công giúp phụ trách một

hoặc một số công tác của văn phòng như thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ...

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp;

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính;

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị;

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Văn thư Lưu trữ.

Đối với văn phòng UBND xã thì không có Chánh, Phó văn phòng và cơ cấu

tổ chức như trên. Công chức Văn phòng - Thống kê và nhân viên văn thư thực hiện

các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cơ quan UBND xã.

Mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND xã

- Văn phòng UBND xã là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn phòng

cùng với các bộ phận công tác khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh của

7

UBND xã.

- Văn phòng UBND xã là bộ máy giúp việc của Uỷ ban; Văn phòng bảo đảm

thông tin cho quản lý; Tham mưu đề xuất các biện pháp để Uỷ ban tổ chức chỉ đạo,

điều hành bộ máy; Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho HĐND và UBND

hoạt động.

- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa Uỷ ban với các cơ quan, đoàn thể

và công dân. Thông qua văn phòng, Cơ quan UBND xã thể hiện được nét văn

minh, lịch sự, quyền uy nhưng lại gần gũi với nhân dân.

Như vậy văn phòng UBND cấp xã có vị trí quan trọng. Nếu không có văn

phòng thì HĐND, UBND không đủ điều kiện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ

của mình.

1. Mối quan hệ với UBND

UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND; Là cơ quan hành chính nhà

nước của cấp xã. UBND xã có trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản

của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND xã là cơ

quan quản lý tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong xã. Về mặt tổ chức: Văn

phòng là một bộ phận công tác thuộc UBND.

Theo các văn bản pháp luật hiện hành thì UBND xã có Chủ tịch, Phó Chủ

tịch, uỷ viên Uỷ ban. Ở UBND xã, ngoài các cán bộ nói trên còn có một số công

chức chuyên môn như Văn phòng - Thống kê; Địa chính - Xây dựng; Tư pháp - Hộ

tịch; Văn hoá - Xã hội v.v.. Văn phòng UBND xã cùng với các công chức nói trên

cấu thành cơ quan Uỷ ban. Văn phòng UBND xã chịu sự quản lý toàn diện và sự

chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo UBND xã.

2. Mối quan hệ với Hội đồng nhân dân

Cấp xã là đơn vị hành chính cấp cuối cùng của nước ta. Trong đó, HĐND là

cơ quan quyền lực Nhà nước; UBND là cơ quan chấp hành của HĐND.

Trong một địa phương cấp xã, HĐND và UBND là hai tổ chức khác nhau,

song có quan hệ mật thiết với nhau. Nghị quyết của HĐND muốn đến được với

dân, chủ yếu thông qua hoạt động của UBND. HĐND xã hiện nay không có văn

phòng. Vì vậy văn phòng UBND xã có trách nhiệm rất lớn với HĐND thông qua

hai loại công tác: Công tác thông tin tổng hợp qua việc theo dõi tình hình chung

của địa phương, văn phòng có trách nhiệm bảo đảm thông tin cho HĐND hoạt

động; Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của thường trực HĐND; Công

tác đảm bảo cơ sở vật chất thì văn phòng UBND có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật

chất cho HĐND hoạt động như: Phòng làm việc, phương tiện giao thông, văn

phòng phẩm và các trang thiết bị kỹ thuật khác.

3. Mối quan hệ với các bộ phận công tác khác trong cùng một UBND

Theo các văn bản hiện hành, ở UBND xã, ngoài cán bộ lãnh đạo, cơ quan

Uỷ ban còn có các công chức khác như đã nói ở trên. Mỗi công chức phụ trách một

hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban. Đối với các bộ phận công tác này, văn

phòng có vị trí ngang bằng. Văn phòng không phải là bộ phận công tác cấp trên

hoặc cấp dưới. Văn phòng có quan hệ cộng tác, phối hợp thực hiện nhiệm vụ được

giao, phục vụ Uỷ ban thực hiện chức năng quản lý tập trung thông nhất các lĩnh

8

vực của đời sống xã hội trong xã.

4. Mối quan hệ với các tổ chức quần chúng

Trong xã, ngoài Đảng uỷ, HĐND, UBND còn có các tổ chức quần chúng

khác như: Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, Hội liên hiệp phụ nữ, Hội cựu chiến

binh và nhân dân trong xã. Mỗi tổ chức nói trên có chức năng, nhiệm vụ riêng

nhưng có điểm chung giống nhau cơ bản là đều chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ cấp

xã. Đều có trách nhiệm thi hành pháp luật nhà nước. Văn phòng có trách nhiệm giữ

vững mối quan hệ công tác thường xuyên và trực tiếp với các tổ chức, với nhân

dân trong xã.

5. Mối quan hệ với các trưởng thôn, xóm

Trong mỗi xã có nhiều thôn. Tuy thôn không phải là một cấp chính quyền,

song cấp thôn có vai trò rất quan trọng. Đứng đầu cấp thôn là trưởng thôn. Về mặt

trách nhiệm, với nhà nước, trưởng thôn là người tuyên truyền, phổ biến và trực tiếp

tổ chức thực hiện mọi chủ trương của UBND xã trong thôn. Với dân, trưởng cấp

thôn là người trực tiếp tiếp xúc, nắm bắt và phản ánh một cách kịp thời tâm tư, tình

cảm và nguyện vọng của dân với chính quyền. Qua đó ta thấy, trưởng cấp thôn là

cầu nối rất quan trọng giữa dân với chính quyền cấp xã.

Về nhiều phương diện, văn phòng phải xác lập mối quan hệ mật thiết với

trưởng thôn. Thông qua đó, văn phòng triển khai thực hiện các chủ trương công tác

của Uỷ ban đến cấp thôn. Ngược lại văn phòng thu nhận nguồn thông tin tin cậy từ

cơ sở phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo của Uỷ ban nói chung và giải quyết tâm tư

nguyện vọng của nhân dân nói riêng.

6. Mối quan hệ với văn phòng đảng uỷ

Đảng Cộng sản Việt Nam là đảng cầm quyền. Đảng lãnh đạo nhân dân tiến

hành sự nghiệp cách mạng. Đảng lãnh đạo có nghĩa là đảng đề ra cương lĩnh chính

trị, đường lối cách mạng, chủ trương, chính sách về các lĩnh vực của đời sống xã

hội. Đảng đề ra cương lĩnh, đường lối chủ trương thông qua các đại hội đảng.

Văn phòng đảng uỷ xã có chức năng tham mưu giúp đảng uỷ xã tổ chức điều

hành công việc lãnh đạo của đảng uỷ. Hàng ngày, nhiệm vụ của văn phòng đảng

uỷ xã là: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của đảng uỷ, văn phòng đảng

uỷ xã phối hợp với các bộ phận chức năng khác giúp đảng uỷ xã chuẩn bị và ban

hành các quyết định. Nội dung của công tác này gồm các việc giúp đảng uỷ xác

định bộ phận chủ trì, bộ phận tham gia xây dựng quyết định, biên soạn, tổ chức lấy

ý kiến đóng góp xây dựng dự thảo quyết định; Theo dõi và tổng hợp ý kiến hội

thảo bản dự thảo quyết định tại hội nghị; Đề nghị với đảng uỷ xử lý những ý kiến

khác nhau. Văn phòng đảng uỷ xã phối hợp với các ban ngành, đoàn thể tổ chức

việc truyền đạt nội dung. Đôn đốc các ngành các cấp thực hiện quyết định. Kiểm

tra, tổng kết thực hiện quyết định; Làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo của

đảng uỷ; Làm báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất của đảng uỷ

xã lên cấp trên, giúp đảng uỷ xã ban hành các qui chế và tổ chức thực hiện quy chế

làm việc, giúp đảng uỷ xã làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử

lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân, giúp đảng uỷ xã thực hiện

9

công tác văn thư, công tác lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

của đảng uỷ xã.

Văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ phải phối hợp với văn phòng đảng uỷ để

xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban bảo đảm sự ăn khớp, thống

nhất với chương trình công tác của đảng uỷ.

8. Mối quan hệ với Văn phòng UBND huyện trực tiếp

Văn phòng UBND huyện tổ chức công tác văn phòng có nhiều kinh nghiệm,

cán bộ được đào tạo nghiệp vụ cơ bản có trình độ nghiệp vụ công tác cao hơn cấp

xã. Vì vậy văn phòng UBND xã cần tranh thủ sự hướng dẫn nghiệp vụ công tác

văn phòng của văn phòng UBND huyện. Mời văn phòng UBND huyện hướng dẫn

nghiệp vụ công tác văn thư, hành chính, quản lý và tổ chức sử dụng vật tư, tài sản

mà UBND xã giao cho văn phòng.

II. Quản trị văn phòng UBND xã

1. Sự ra đời của quản trị học

Quản trị xuất hiện cùng với sự xuất hiện của nhà nước. Nó xuất hiện trong

mối quan hệ giữa con người với con người trong lao động sản xuất làm ra của cải

vật chất. Khoa học Quản trị được các học giả phương Tây nghiên cứu từ cuối thế

kỷ XVIII, phát triển mạnh từ cuối thể kỷ XIX. Thời kỳ đầu các nhà nghiên cứu đưa

ra nhiều quan niệm khác nhau về quản trị học như: “Quản trị là quá trình làm việc

với và thông qua những người khác nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong

một môi trường luôn biến động.” Hay quan niệm thứ hai: “ Quản trị là tổ chức,

điều hành công việc của một cơ quan” hoặc quan niệm thứ ba: “Quản trị là quản lý

và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ”. Quan niệm quản trị nói trên do

các nhà biên soạn "Đại Từ Điển Tiếng Việt" của nước ta đưa ra vào năm 1992.

1.1 Chức năng quản trị

Theo lịch sử phát triển của quản trị học, ở mỗi thời kỳ, các nhà nghiên cứu

đã đưa ra nhiều chức năng khác nhau của quản trị. Song nhìn chung, quản trị có 4

chức năng là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực, Kiểm tra.

a) Chức năng hoạch định

Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để

đạt mục tiêu ấy.

b) Chức năng tổ chức

Tổ chức là quá trình nghiên cứu và thiết lập một cơ cấu hợp lý, xác định mối

quan hệ giữa các cơ cấu trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục

tiêu của tổ chức.

c) Chức năng quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực là việc phân tích, đánh giá, hoạch định, tuyển dụng,

sử dụng và phát triển nguồn nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.

d) Chức năng kiểm tra

Kiểm tra là việc sử dụng các chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, quy trình, quy

phạm để giám sát và đo lường một cách chủ động quá trình thực hiện một công việc,

một sản phẩm và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm đạt kết quả

10

mong muốn.

1.2 Nhà quản trị

Nhà quản trị là thuật ngữ chỉ những người làm chức năng quản trị một tổ

chức hoặc một đơn vị cấu thành tổ chức. Nhà quản trị làm việc trong một tổ chức,

nhưng không phải bất kỳ người nào trong tổ chức đó cũng đều là nhà quản trị.

Nhà quản trị là người điều khiển công việc của nhiều người khác.

a) Các cấp quản trị

- Quản trị viên cấp cơ sở là người nhận mệnh lệnh, chỉ tiêu kế hoạch từ quản

trị gia cấp trung và tổ chức để người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm.

- Quản trị gia cấp trung là người có trách nhiệm nhận chỉ tiêu kế hoach từ

quản trị gia cấp cao để nghiên cứu, phân bổ và giao cho quản trị gia cấp trung.

- Quản trị gia cấp cao là người có vai trò quyết định, đề ra chỉ tiêu kế hoạch

mọi lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Người giao chỉ tiêu cho các quản trị gia cấp

trung thuộc quyền.

b) Vai trò của nhà quản trị

Dù ở cấp quản trị nào thì nhà quản trị cũng luôn luôn thực hiện chức năng

quản trị thông qua vai trò của mình.

- Nhóm vai trò có liên quan đến con người

- Nhóm vai trò thông tin

- Nhóm vai trò ra quyết định.

c) Kỹ năng của nhà quản trị

- Kỹ năng kỹ thuật; Kỹ năng tác động tới người khác; Kỹ năng nhận thức;

Kỹ năng truyền thông.

2. Quản trị văn phòng UBND xã

2.1 Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã

a) Khái niệm

Quản trị văn phòng UBND xã là lãnh đạo xã điều hành, quản lý công tác văn

phòng trong cơ quan uỷ ban và ở các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã.

b) Nội dung: Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã bao hàm các nội

dung cơ bản là: Ở UBND xã, văn phòng là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn

phòng uỷ ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Văn phòng uỷ ban có cán bộ văn

phòng. Văn phòng UBND xã không có Chánh văn phòng như ở bộ, ở tỉnh. Văn

phòng UBND do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban trực tiếp quản lý, chỉ đạo.

Hoạt động quản lý chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban đối với văn

phòng UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. Công tác văn phòng nói trên ở

các bộ phận khác trong cơ quan Uỷ ban phải được quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn

nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. UBND xã là cấp chính quyền cơ sở. Thuộc

thẩm quyền quản lý của Uỷ ban còn có cấp thôn. Đứng đầu cấp thôn là trưởng cấp

thôn. Trong công tác của trưởng cấp thôn có nhiều việc thuộc công tác văn phòng

như: Soạn thảo văn bản, đăng ký, lưu văn bản do trưởng cấp thôn làm ra gửi đi;

Đăng ký, lưu văn bản nhận được từ các nơi gửi đến…Công tác văn phòng nói trên

ở cấp thôn cũng cần được quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất.

11

Như vậy các hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn phòng trong ở các cấp,

các ngành thuộc UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng.

2.2 Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã

Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã cũng có những nội dung cụ thể:

a) Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng UBND xã

- Hoạch định trong quản trị văn phòng UBND xã là quá trình xác đinh các

nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND phải thực

hiện trong một khoảng thời gian nhất định bao gồm các công việc: Xây dựng

chương trình công tác thường kỳ.

Văn phòng UBND xã phải xây dựng nhiều loại chương trình công tác:

chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban, chương trình công tác thường kỳ của

văn phòng Uỷ ban, chương trình công tác thường kỳ của HĐND xã; Lập kế hoạch

công tác; Xây dựng đề án công tác; Xây dựng lịch công tác tuần.

Về phương pháp chung, khi xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công

tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì, tại sao, làm như thế

nào, ai làm, làm ở đâu, bao giờ làm. Công tác hoạch định được tiến hành theo trình

tự: Xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội

dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả.

b) Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng UBND xã

Tổ chức trong quản trị văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Xác định

chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của văn phòng UBND xã,

nghiên cứu xác định mối quan hệ của văn phòng với các bộ phận công tác khác trong

cùng một Uỷ ban (nội dung này đã được đề cập đầy đủ ở điểm 4. mục III, bài 1 của tài

liệu này.

c) Chức năng quản trị nhân lực

Quản trị nhân lực làm công tác văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung:

Công chức Văn phòng - Thống kê nghiên cứu đề nghị Uỷ ban quyết định tổng số

lao động của văn phòng là mấy người, xác định các chỉ số về: lao động thuộc biên

chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, giới tính, độ tuổi v.v... Thực hiện việc tuyển dụng nhân sự: Theo quy định hiện

hành, việc tổ chức thi và quyết định tuyển dụng công chức cho UBND xã thuộc

thẩm quyền của UBND huyện.

d) Chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng UBND xã

Kiểm tra trong quản trị văn phòng UBND xã là những hoạt động có nội

dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng công tác của văn phòng Uỷ ban với các căn

cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch nếu có. Trong quản

trị văn phòng chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như:

Hoạch định; Tổ chức; Quản trị nguồn nhân lực.

III. Thực hành

Nội dung: Trao đổi ý kiến về nhiệm vụ của văn phòng UBND xã nơi học

viên đang công tác.

1. Mục đích

Thông qua hội thảo, học viên hiểu biết đầy đủ hơn, cụ thể hơn chức năng,

12

nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. Từ đó chủ động làm tốt nhiệm vụ được giao.

2. Yêu cầu Học viên tự liên hệ với văn phòng UBND xã đang công tác để thấy được

những nội dung phù hợp và khác so với bài học.

3. Phương pháp tiến hành

- Giáo viên tóm tắt ngắn gọn lại các nhiệm vụ của văn phòng UBND xã.

- Tất cả học viên tự viết ra giấy những việc mà văn phòng cơ quan của học

viên làm hàng ngày. Một học viên trình bày (viết) lên bảng các nhiệm vụ của văn

phòng cơ quan mình đang công tác. Tự nêu những nội dung phù hợp hoặc khác

hoặc chồng chéo so với bài học.

- Dựa vào nhiệm vụ của văn phòng UBND xã của học viên viết trên bảng

hoặc so với bài học, các học viên khác phát biểu. Trong đó làm rõ nội dung:

+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có

làm đúng như bài học.

+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có

làm nhưng không có trong bài học.

+ Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác

không phải làm so với bài học.

Chú ý: Khi phát biểu, học viên phân tích, nêu được lý do tại sao, nên như thế

nào là phù hợp.

Giáo viên phân tích, giải đáp về những nội dung do học viên nêu ra. Định

hướng nhận thức cho học viên về nội dung hội thảo.

- Giáo viên nêu tóm tắt chức năng, kỹ năng của nhà quản trị nói chung làm

cơ sở cho học viên liên hệ, thảo luận.

- Một học viên trình bày (viết) lên bảng chức trách của đồng chí lãnh đạo

UBND xã của học viên đang công tác trực tiếp chỉ đạo công tác văn phòng. Nội dung:

+ Ai (nêu chức danh) chỉ đạo.

+ Nhiệm vụ (làm những việc gì).

Các học viên trao đổi ý kiến:

+ Nêu thực tế ở UBND xã mình đang công tác.

+ Phân tích chức danh nào phụ trách văn phòng thì hợp lý hơn.

Giáo viên phân tích và định hướng cho học viên nhận thức.

12

Bài 2

Phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị văn phòng

UBND xã

I. Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của

UBND xã

1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của chương trình công tác thường kỳ

a) Khái niệm

Trong công tác văn phòng, từ "chương trình" có thể hiểu theo hai nghĩa:

Thứ nhất: Chương trình là tên một loại văn bản trong đó có những đặc điểm

riêng biệt so với các thể loại văn bản khác.

Thứ hai: Chương trình là thứ tự thực hiện một hội nghị, một cuộc họp.

Trong môn học này, chương trình được hiểu theo nghĩa thứ nhất. Chương

trình công tác thường kỳ của UBND xã có hai đặc điểm cơ bản.

Một là: Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây

dựng theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định

như sau một nhiệm kỳ, một năm, một tháng...

Hai là: Chương trình công tác thường kỳ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt

động của Uỷ ban như: Nông nghiệp, thủ công nghiệp, an ninh, quốc phòng, văn

hoá, giáo dục, tổ chức chính quyền, thanh tra, xây dựng cơ bản…

b) Ý nghĩa, tác dụng của chương trình công tác thường kỳ

Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa

học nói chung, của UBND xã nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua

chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý, tháng.

Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp cho việc

triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo

Uỷ ban điều hành hoạt động được thống nhất. Tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong

lãnh đạo, chỉ đạo. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác

của Uỷ ban chủ động công việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên

cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.

UBND xã làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận

trong văn phòng như quản trị, văn thư, hành chính v.v.. đảm bảo cơ sở vật chất và

phương tiện làm việc (kinh phí, xe ô tô, địa điểm...) được chủ động, thuận lợi.

2. Các loại chương trình công tác thường kỳ ở UBND xã

Hiện nay, ở cấp xã có các loại chương trình công tác thường kỳ sau: Chương

trình công tác nhiệm kỳ; Chương trình công tác một năm; Chương trình công tác 6

tháng; Chương trình công tác một quý; Chương trình công tác một tháng; Lịch

công tác một tuần;

3. Nội dung bản chương trình công tác thường kỳ

Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, một năm, 6 tháng, quý, tháng

thường gồm có hai phần: Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình

hình, các định hướng công tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm

vụ chính. Trong phần này cần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng

13

tâm và những nhiệm vụ chính. Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã

thực hiện nêu ở phần một, xác định các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ

phải thực hiện trong thời gian tiếp theo v.v... Những nội dung công việc quan trọng

cần lập thành đề án thì xác định thời gian, tiến độ hội thảo, triển khai. Nội dung

này của phần thứ hai có thể thể hiện thành văn bản riêng như Tờ trình, Kế hoạch cụ

thể. Trong đó cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia, thời gian hoàn thành….

Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều,

khối lượng công việc sẽ thực hiện cũng không lớn, vì vậy nội dung công tác một

tuần thường được ghi cụ thể thành biểu bảng. Trong đó có các cột đứng, các cột

ngang để ghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách

nhiệm tham gia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết.

4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ

Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ

thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của UBND xã phải dựa vào các

căn cứ như: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND xã

đang công tác; Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước; Căn cứ vào

chương trình công tác và sự chỉ đạo của UBND huyện; Căn cứ vào nghị quyết của

đảng uỷ trong khoảng thời gian đề ra chương trình; Căn cứ vào nghị quyết của

HĐND cùng cấp; Căn cứ vào đề nghị của các đoàn thể trong xã như Mặt trận tổ

quốc, Đoàn thanh niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh của xã v.v.. Căn

cứ vào đặc điểm tình hình chung của xã trên tất cả các lĩnh vực công tác như nông

nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an; Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí,

phương tiện làm việc; Căn cứ vào nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện

chương trình; Căn cứ vào đề nghị của các trưởng cấp thôn thuộc quyền quản lý của

Uỷ ban mà tiến hành xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các

bộ phận công tác của Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình

nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã. Những việc này cần thiết phải

đưa vào chương trình công tác chung của Uỷ ban. Dựa vào các căn cứ lập chương

trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự

thảo chương trình công tác của Uỷ ban.

Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác để

lấy ý kiến đóng góp. Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ

ban trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp. Các đầu mối gửi văn bản

thường là đảng uỷ, HĐND, các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban chấp

hành của các tổ chức đoàn thể và trưởng các ngành của UBND xã.

Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn

phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban

hành.

5. Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ

Tuỳ theo đặc điểm của từng địa phương, chương trình công tác năm sau của

UBND xã thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác

quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình công

tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác tuần sau

14

thường được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước.

6. Tổ chức thực hiện chương trình công tác

Trong phạm vi địa phương, việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công

tác thường kỳ thuộc trách nhiệm của Chủ tịch Uỷ ban. Khi chương trình công tác đã

được Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản.

Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận công

tác một bản. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng giúp lãnh đạo Uỷ ban

đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến độ

thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo với

lãnh đạo Uỷ ban v.v..

7. Tổng kết thực hiện chương trình

Hàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc

thực hiện chương trình. Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương

trình của lĩnh vực mình phụ trách. Báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc

mới bổ sung. Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải

có số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. Trên cơ sở báo cáo

của các bộ phận chuyên môn, kết hợp với quá trình theo dõi hàng ngày, văn phòng

có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả

Uỷ ban; Biên tập thành văn bản trình Chủ tịch UBND ký ban hành và đề ra chương

trình công tác cho thời gian sau.

II. Phương pháp bảo đảm thông tin cho quản lý của UBND xã

1. Tác dụng của công tác thông tin phục vụ quản lý

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải

quyết công việc của UBND xã. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp

tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng.

Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Thiếu thông

tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi

công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công tác.

Thông tin phục vụ quản lý có ba loại:

- Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND xã.

- Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND xã.

- Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng

ngày của lãnh đạo UBND xã.

2. Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý

a) Thu thập thông tin

- Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp

- Thông tin đến từ cấp dưới

- Thông tin đến từ các cơ quan khác

- Thông tin đến từ dư luận của xã hội

- Thông tin đến từ nguồn báo chí trong và ngoài nước

- Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, kho lưu trữ, bảo tàng, thư

viện.

15

b. Phân tích thông tin

Thu nhận được nhiều thông tin là quý. Song để bảo đảm độ tin cậy, văn

phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng

hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính

trung thực, độ chính xác của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người

có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh.

Ở văn phòng UBND xã, thông tin nên được phân loại theo từng lĩnh vực

hoạt động. Ví dụ:

- Thông tin có nội dung về nông nghiệp;

- Thônh tin có nội dung về công tác xây dựng cơ bản;

- Thông tin có nội dung về quân sự;

- Thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính quyền…

d) Cung cấp thông tin

Trong cơ quan UBND xã, theo lề lối làm việc, bao giờ cũng có sự phân

công trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban. Trong thực tế, ở UBND xã,

các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban thường được phân công như sau:

+ Chủ tịch Uỷ ban: Phụ trách chung. Ngoài ra còn phụ trách một hoặc một

số lĩnh vực công tác như nội chính, tài chính ngân sách, kế hoạch phát triển kinh tế

- xã hội của địa phương.

+ Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách một hoặc một số lĩnh

vực công tác như kinh tế, xây dựng, khoa học - công nghệ, tài nguyên - môi

trường.

+ Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách khối văn hoá - xã hội

và các lĩnh vực công tác khác.

+ Một uỷ viên Uỷ ban: Phụ trách công tác công an.

+ Một uỷ viên Uỷ ban : Phụ trách công tác quân sự.

Căn cứ vào sự phân công nói trên, văn phòng chuyển tin đến từng đồng chí

lãnh đạo.

III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã

1. Tác dụng của các cuộc hội họp

a) Hội họp là một trong các biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của

UBND xã

UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã. Là cơ quan chấp hành của

HĐND cấp xã, UBND xã có chức năng quản lý nhà nước tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội ở địa phương. Để thực hiện chức năng đó, hàng năm, quý, tháng,

tuần, UBND xã phải xây dựng và ban hành các chương trình, kế hoạch công tác.

Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch là công việc quan trọng. Việc

tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch bao gồm nhiều biện pháp, nhiều cách

thức. Trong đó tổ chức các cuộc hội họp là một biện pháp rất quan trọng.

Thông qua hội họp, UBND xã phổ biến được nội dung chủ trương, chính

sách của đảng và cơ quan nhà nước cấp trên đến các ban ngành đoàn thể nhân dân

trong xã. Thông qua hội họp, UBND xã bàn bạc, kết luận các biện pháp triển khai

thực hiện chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra. Thông qua hội họp, UBND xã

xem xét, giải quyết các vụ việc trong địa phương, trong cơ quan Uỷ ban được kịp

16

thời nhanh chóng.

b) Hội họp có tác dụng tăng cường mối quan hệ công tác

Ở góc độ quan hệ công tác, các cuộc hội họp của UBND xã cũng có tác

dụng nhất định. Nó làm gia tăng quan hệ hiểu biết lẫn nhau giữa UBND xã với các

cơ quan, tổ chức, giữa Uỷ ban với nhân dân.

Thông qua hội họp, mọi người thể hiện rõ ràng, đầy đủ hơn quan điểm, lập

trường đối với sự việc hai bên cùng quan tâm, tránh được sự hiểu nhầm, suy luận,

nhân dịp hội họp, tranh thủ thời gian nghỉ, các thành viên có thể có các cuộc gặp,

làm việc để giải quyết công việc mà các bên cùng quan tâm. Hội họp còn là diễn

đàn để quần chúng nhân dân thể hiện tâm tư tình cảm, nguyện vọng với chính

quyền địa phương, là một trong các biện pháp thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở.

2. Các loại cuộc hội họp của UBND xã Trong một năm, UBND xã có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Có thể

phân chia các cuộc hội họp của UBND xã thành hai loại dưới đây.

a) Hội nghị

Ở HĐND và UBND xã thường có các hội nghị:

- Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một

năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND xã, hội nghị chuyên đề.

Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa

nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư

nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp

thông thường khác.

b) Cuộc họp

Ở cơ quan UBND xã thường có các cuộc họp: Phiên họp UBND xã; Họp

giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; Cuộc họp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch

UBND xã với trưởng cấp thôn; Cuộc họp liên tịch giữa UBND xã với thường trực

đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các

đoàn thể nhân dân; Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với UBND cấp huyện hoặc

với các cơ quan chuyên môn của cấp huyện; Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan

khác và công dân.

3. Phương pháp tổ chức hội nghị

a) Chuẩn bị hội nghị

Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, trước khi tiến hành

thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn

phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch.

Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội

dung hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, đôn

đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc được giao theo đúng tiến độ thời gian.

Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản

quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo

Uỷ ban giao cho bộ phận chủ trì và các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi

văn bản đã được các bộ phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét

duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ

tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đẹp về hình

17

thức và đủ số lượng so với nhu cầu.

Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị,

văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như công

văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận,

các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị,

thành phần dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu

chuẩn bị.

Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh

đạo Uỷ ban về chương trình hội nghị. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian,

người thực hiện.

Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật

chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà nghỉ và

cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị.

b) Tổ chức hội nghị

Văn phòng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội nghị để đón tiếp

đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng

dẫn đại biểu vào hội trường. Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao,

khách quý đến dự hội nghị. Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng, trong

đó có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho

khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Vì vậy khi ghi danh

sách cần ghi đầy đủ các thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng

người; lái xe v.v..

Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các

cán bộ hữu quan phục vụ kịp thời các nhu cầu của hội nghị, đảm bảo cho hội nghị

diễn ra đúng chương trình đã định.

Khi hội nghị làm việc, văn phòng cử người thường trực ngoài hội trường.

Phạm vi trách nhiệm của người trực có liên quan đến các việc về điện, nước, loa,

đài, y tế v.v.. phục vụ hội nghị.

Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản hội nghị, tổng

hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị.

c) Các công việc sau khi hội nghị kết thúc

Sau hội nghị, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Uỷ ban, nếu được giao thì

văn phòng biên soạn bản thông báo kết quả hội nghị. Bản thông báo thường gồm

những nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành

phần tham dự hội nghị; Nội dung chính của hội nghị; Kết luận, khuyến nghị của

hội nghị; Lời đề nghị của Uỷ ban - cơ quan tổ chức hội nghị đối với các cơ quan,

cá nhân được thông báo.

Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của văn

phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hoàn chỉnh hồ sơ hội

nghị. Nếu công việc thuộc bộ phận công tác khác thì văn phòng đôn đốc và hướng

dẫn nghiệp vụ để bộ phận đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định.

Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với

lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác. Những

việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc lớn,

18

không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công tác

tháng, quý.

Ở UBND xã, Chủ tịch thường là chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn vị

đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ các

loại giấy tờ để chủ tài khoản quyết toán hội nghị.

IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã

1. Tác dụng của đi công tác

a) Các chuyến đi công tác là một trong những biện pháp thực hiện chức năng

nhiệm vụ của UBND xã.

b) Các chuyến đi công tác có tác dụng tăng cường sự giao tiếp, mở rộng

quan hệ công tác của UBND xã.

2. Các loại chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã

Ở cấp xã, lãnh đạo Uỷ ban thường có các chuyến đi công tác dưới đây:

+ Đi kiểm tra, hướng dẫn cấp dưới;

+ Đi dự hội nghị, hội thảo khoa học;

+ Đi dự học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ.

3. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã

a) Chuẩn bị cho chuyến đi công tác

Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế

hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng.

Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó.

Trước mỗi chuyến đi, bộ phận chủ trì (bộ phận có nội dung chính của

chuyến đi) phải lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục

đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và

kinh phí. Văn phòng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trên trước

khi lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, văn phòng đôn đốc các

bộ phận chuẩn bị, đảm bảo đúng tiến độ thời gian. Căn cứ mục đích và nội dung

chuyến đi, văn phòng đề nghị lãnh đạo UBND xã phân công cho các bộ phận

chuẩn bị. Sau khi các bộ phận chuẩn bị xong, văn phòng đánh máy, nhân bản các

văn bản thuộc chuyến đi.

Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết.

Nhưng sử dụng phương tiện giao thông cho mỗi chuyến đi cần tính đến nhu cầu

cấp bách, khẩn trương của chuyến đi. Nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn cho

văn bản, kinh phí. Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ cũng như số lượng người

đi nhiều hay ít.

Chuyến đi công tác nào cũng phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải

xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù

kinh phí cần tính đến các nhu cầu sử dụng về: Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé

cầu phà, sửa chữa xe trên đường đi); Ăn, ở trên đường đi và nơi đến công tác theo chế

độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua

tặng phẩm, vật kỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến công tác (nếu có); Kinh phí

dự phòng.

Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi được duyệt, nếu được Uỷ ban giao,

văn phòng thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị - nơi đoàn sẽ đến công tác. Nội

dung thiết yếu nhất cần thông báo gồm có: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các

19

thành viên; Nội dung và lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu đi từ cơ quan Ủy

ban và dự kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ của đoàn; Những đề nghị khác

để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn.

Nếu Chủ tịch Uỷ ban đi công tác dài ngày, văn phòng cần chủ động tổ chức

tốt các công việc như: thông báo và đôn đốc các bộ phận khẩn trương chuẩn bị và

trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức cuộc

hội ý lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian đi

công tác.

Trường hợp cần thiết, văn phòng thông báo bằng văn bản nội dung phân

công của Chủ tịch cho các Phó chủ tịch trong thời gian lãnh đạo Uỷ ban đi công tác

để cán bộ, công chức biết và thực hiện.

b) Trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo UBND xã đi công tác

Dù lãnh đạo Uỷ ban đi công tác hay ở cơ quan thì nhiệm vụ của văn phòng

nói chung cũng không thay đổi. Tuy nhiên trong trường hợp lãnh đạo đi công tác,

văn phòng chú ý các nội dung: Tổ chức thực hiện đúng tiến độ các nhiệm vụ đã đề

ra trong chương trình. Đặc biệt chú ý đến những việc Chủ tịch đã có ý kiến chỉ đạo

trước khi đi công tác, nắm chắc tình hình Uỷ ban, giữ vững thông tin liên lạc với

lãnh đạo.

c) Trách nhiệm của văn phòng Uỷ ban sau khi lãnh đạo Uỷ ban đi công tác về

Sau khi Chủ tịch đi công tác về, văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt

công tác của Uỷ ban trong thời gian Chủ tịch đi công tác vắng. Trong đó chú ý vào

các nội dung: Tình hình chung của cơ quan; Tình hình thực hiện chương trình công

tác đã đề ra. Trong đó nhấn mạnh vào các công tác trọng tâm và các việc do Chủ tịch

giao trước khi đi công tác; Bổ sung nội dung nhiệm vụ vào chương trình công tác.

V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBND xã

UBND xã là cấp chính quyền cơ sở cuối cùng trong hệ thống tổ chức bộ

máy Nhà nước. UBND xã có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội trong địa phương. Vì vậy ngoài chế độ chung do các ngành các cấp

ban hành, UBND xã cần xây dựng và ban hành thêm quy chế công tác cho phù hợp

với thực tiễn của địa phương. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, văn phòng UBND

xã cần xây dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác

dưới đây.

1. Nội quy ra vào cơ quan UBND xã.

2. Nội quy phòng cháy chữa cháy ở cơ quan UBND xã.

3. Quy định công tác ban hành văn bản của UBND xã.

3. Quy định công tác văn thư ở cơ quan UBND xã.

4. Quy định công tác lưu trữ của địa phương thuộc thẩm quyền quản lý của

UBND xã.

5. Quy chế làm việc của UBND xã.

VI. Thực hành

Bài 1: Dự thảo bản Báo cáo sơ kết công tác quý II và chương trình công

tác quý III năm 2009 của UBND xã - nơi học viên công tác

a) Mục đích

- Thông qua soạn thảo, học viên nắm được các bước viết một bản báo cáo

20

công tác thường kỳ.

- Học viên biết được cụ thể hơn nội dung và bố cục của một bản báo cáo

công tác thường kỳ.

b) Yêu cầu

Mỗi học viên tự viết bản Báo cáo theo sự hướng dẫn của giáo viên.

c) Phương pháp tiến hành

- Giáo viên nhắc lại các bước viết bản báo cáo công tác thường kỳ.

- Mỗi học viên tự viết bản báo cáo sơ kết công tác quý II và nhiệm vụ công

tác quý III năm 2009 của Uỷ ban nhân dân cấp xã - nơi học viên công tác.

- Một học viên viết bản báo cáo lên bảng.

- Các học viên phát biểu về bản báo cáo của học viên viết trên bảng theo

hướng dẫn của giáo viên: Thể thức văn bản, bố cục bản báo cáo, nội dung bản báo

cáo, văn phong bản báo cáo.

- Giáo viên nhận xét về bản báo cáo của học viên viết trên bảng và kết luận

có tính định hướng cho học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản báo cáo đó.

Bài 2: Dự thảo chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của

HĐND cấp xã - nơi học viên công tác a) Mục đích

Học viên biết lập bản chương trình của một hội nghị. Có thêm thực tế để vận

dụng vào công tác của UBND xã đang công tác.

b) Yêu cầu

Học viên tự viết bản chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của

HĐND xã theo hướng dẫn của giáo viên.

c) Phương pháp tiến hành

- Giáo viên hướng dẫn những nội dung chính của một bản chương trình hội

nghị.

- Mỗi học viên tự viết bản chương trình hội nghị

- Một học viên viết lên bảng bản chương trình hội nghị.

- Các học viên phát biểu về bản chương trình hội nghị của học viên viết trên

bảng: + Thể thức văn bản;

+ Nội dung của chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ HĐND xã;

+ Tính lô gích của một chương trình hội nghị HĐND xã tổng kết công tác

một nhiệm kỳ;

+ Hình thức thể hiện của bản chương trình hội nghị;

+ Giáo viên nhận xét về bản chương trình của học viên viết trên bảng và kêt

luận để học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản chương trình đó.

Bài 3: Dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác

a) Mục đích

- Thông qua nội dung thực hành này, học viên nhận thức được đầy đủ hơn

tác dụng của quy chế làm việc của UBND xã.

- Sau thực hành, học viên có thêm kinh nghiệm về soạn thảo quy chế làm

việc của Uỷ ban. Trên cơ sở đó, học viên có thể vận dụng cho thực tiễn của cơ

quan đang công tác.

21

b) Yêu cầu

Học viên tự viết bản dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên

đang công tác.

c) Phương pháp tiến hành

- Lập đề cương bản quy chế:

+ Giáo viên hướng dẫn để học viên dự kiến khung đề mục (những mục lớn)

của bản quy chế.

+ Một học viên viết dự thảo khung đề mục lên bảng.

+ Lớp thảo luận về khung đề mục của học viên viết trên bảng.

+ Giáo viên kết luận khung đề mục của bản quy chế.

- Lập đề cương chi tiết của bản quy chế:

+ Giáo viên hướng dẫn cho học viên thảo luận về nội dung viết ở từng mục

lớn (mục lớn thứ nhất viết gì ? Mục lớn thứ hai viết gi ? …).

+ Trên cơ sở phạm vi nội dung viết ở mỗi mục lớn, giáo viên hướng dẫn cho

học viên phân chia nội dung ở mỗi mục thành các mục nhỏ. Học viên dự thảo đề

cương chi tiết cho cả bản quy chế.

+ Một học viên viết lên bảng bản đề cương chi tiết.

+ Lớp thảo luận về bản đề cương chi tiết của học viên viết trên bảng.

+ Giáo viên kết luận về bản đề cương chi tiết của bản quy chế.

- Dự thảo quy chế.

+ Trên cơ sở đề cương chi tiết đã thống nhất, mỗi học viên tự viết dự thảo

bản quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác.

+ Một học viên viết bản dự thảo quy chế lên bảng. Giáo viên tổ chức cho lớp

thảo luận từng phần của bản quy chế.

+ Giáo viên kết luận có tính định hướng về bản dự thảo quy chế làm cơ sở

để mỗi học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản dự thảo của mình cho phù

hợp với thực tiễn của cơ quan đang công tác.

22

Phần 2. VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ (15 tiết)

Bài 3

Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở

I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở

1. Khái niệm về Văn hoá công sở

Trong xã hội Việt Nam hiện nay, vấn đề văn hoá ứng xử cũng đang được

nhiều nhà văn hoá, học giả quan tâm, thảo luận trên các diễn đàn. Nhiều ý kiến

phàn nàn về văn hoá ứng xử trong một bộ phận không nhỏ công dân và cả công

chức, viên chức hiện nay. Hầu hết các ý kiến của các học giả, nhà khoa học đều

thống nhất: Văn hóa công sở hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu. Nguyên nhân là

do: Trong nhiều năm qua các trường trong hệ thống giáo dục quốc dân không đưa

nội dung văn hoá ứng xử vào giảng dạy. Chính vì vây, một số công dân trong xã hội

ứng xử chưa có văn hoá, một số cơ quan công quyền thuộc bộ máy hành chính bị coi

là cơ quan “hành là chính”. Vậy, Văn hóa công sở là gì? Nó có chức năng như thế

nào đối với các mặt hoạt động xã hội nói chung và đối với hoạt động của các cơ

quan hành chính nói riêng?

Trước khi tìm hiểu về Văn hóa công sở, ta tìm hiểu xem văn hóa là gì? Có

rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá. Theo UNESCO lại có một định nghĩa

khác về văn hoá: “Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sống động

mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong

quá khứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua nhiều thế kỷ nó đã cấu thành

một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng

dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”. Còn theo học giả E.Heriôt thì “Cái gì

còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá”.

Văn hóa công sở cũng giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác, là một loại

hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ của

mình với người khác. Hiện nay cách hiểu về Văn hóa công sở chưa hoàn toàn thống

nhất. Có người quan niệm ‘rộng” cho rằng: Văn hóa công sở còn là một hệ thống giá

trị được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tạo niềm tin về thái độ làm

việc của cán bộ, công chức, viên chức, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp

làm việc và hiệu quả hoạt động. Văn hóa công sở bao gồm cả những quy định chính

thức ghi thành văn bản pháp luật của nhà nước, nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị

đã được thống nhất ban hành. Bên cạnh đó, trong mỗi cơ quan, tổ chức cũng thường

có những tập quán truyền thống được mọi cá nhân trong tổ chức mặc nhiên thừa

nhận và coi đó là “quy tắc ứng xử” được mọi thành viên tuân thủ. Những “tập quán

truyền thống” đó là những gì tinh túy nhất mà mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức

đúc kết bằng kinh nghiệm trong cuộc sống. Có quan điểm “hẹp” hơn thì lại cho

rằng: Văn hóa công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự; là phong cách làm việc; là

ứng xử khi giao tiếp; là ý thức thực hành tiết kiệm và tự bảo vệ thương hiệu của

chính đơn vị mình…

Người cán bộ, công chức, viên chức dù làm việc trong loại hình tổ chức hành

chính hay doanh nghiệp có khả năng thích ứng công việc trong các tổ chức khác

nhau, có vốn kinh nghiệm sống phong phú và có hiểu biết hoặc kiến thức về Văn

23

hóa công sở thì trong bất kỳ tình huống nào cũng tự mình điều chỉnh một cách hợp

lý đạt hiệu quả cao trong công việc. Phong cách làm việc cũng tạo nét đẹp văn hóa

của người cán bộ, công chức, viên chức trong công sở. Cần phải biết quý thời gian

vàng ngọc, ngày 8 giờ làm việc và chịu tránh nhiệm trong công việc và cuộc sống.

Vậy Văn hoá công sở là gì? “Văn hoá công sở là toàn bộ các giá trị tinh thần

và vật chất được gây dựng nên trong quá trình tồn tại và phát triển của một công

sở. Văn hóa công sở bao gồm các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào

hoạt động của cộng đồng, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi

thành viên của cộng đồng trong triển khai công việc và thực hiện các mục đích.”

Hiểu một cách khái quát, Văn hóa công sở là một loạt các quy ước về hành vi mà

các thành viên trong công sở dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác

của mình với những người khác. Văn hoá công sở còn là một hệ thống các giá trị

được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin và thái độ

của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm

việc và hiệu quả hoạt động công sở. Cũng như văn hoá nói chung, Văn hoá công sở

có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước hết, Văn hoá công sở là sản phẩm của

những người cùng làm trong một cơ quan, tổ chức và đáp ứng nhu cầu giá trị bền

vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong tổ chức chia

sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Rõ ràng Văn hoá công sở là

nền tảng tạo nên giá trị, là yếu tố sống còn của cộng đồng.

Trong những năm gần đây, rất nhiều học giả đã được Nhà nước đầu tư kinh phí

và thời gian để nghiên cứu, xây dựng chuẩn mực văn hoá ứng xử trong công sở. Vấn

đề Văn hoá công sở hiện nay đã trở thành cấp bách trong nền hành chính Việt Nam.

Chính vì vậy, ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết

định số 129/2007/QĐ-TTg Ban hành Quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành

chính nhà nước. Nhiều địa phương, bộ ngành trên cả nước đã ban hành quy chế Văn

hóa công sở tại địa phương, cơ quan. Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam cũng đã

phối hợp với các ban ngành, đoàn thể vân động phong trào xây dựng làng văn hoá,

khu phố văn hoá, thôn buôn văn hoá nhưng thành công cũng mới chỉ là sự cảm

nhận. Lý do đơn giản là chưa có công cụ đo lường và đặc biệt là chưa có một đội

ngũ đông đảo công dân có kiến thức văn hoá ứng xử thực hiện. Có người cho rằng:

“Văn hóa công sở của một tổ chức là những nét đặc trưng cơ bản để phân biệt tổ

chức này với tổ chức khác.”

2. Một số đặc điểm của Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã ở Việt Nam

2.1 Văn hóa công sở là hệ thống quy phạm và giá trị tiêu chuẩn tồn tại đan

xen được mọi thành viên trong cơ quan UBND xã thừa nhận

Khi nói đến văn hóa ứng xử, người ta nghĩ ngay đến hệ thống các giá trị, bao

gồm các giá trị vật thể và phi vật thể. Với các giá trị vật thể, ứng xử có thể dễ dàng

xây dựng và quy ước. Tuy nhiên, các giá trị phi vật thể mới đóng vai trò cốt lõi.

Các giá trị này được toàn thể thành viên ứng xử thừa nhận, chia sẻ, tôn vinh và các

thành viên trong ứng xử cùng ứng xử theo nhằm theo đuổi sứ mệnh và đạt được

mục tiêu của ứng xử. Hệ thống giá trị cốt lõi này trở thành động lực chủ yếu thúc

đẩy mọi người làm việc, là hạt nhân liên kết mọi người trong ứng xử với nhau, liên

kết ứng xử giữa chủ thể với khách thể, liên kết ứng xử với xã hội nói chung.

24

Tại nhiều cơ quan UBND xã đều có ban hành các loại nội quy, quy chế hoặc

quy định về các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ

quan, Nội quy khách ra, vào cơ quan, Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải

quyết các thủ tục hành chính, Quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây

dựng, ban hành và quản lý văn bản, Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan,

Nội quy phòng cháy chữa cháy…Tất cả các cán bộ, công chức và các cá nhân

trong bộ máy cơ quan UBND đều phải thực hiện các quy chế, quy định hay nội

quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy chế, quy định này ngoài công

cụ duy trì là luật pháp hành chính còn có sự hỗ trợ đắc lực của Văn hóa công sở.

Các cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy

chế, quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính thì

còn bị chê trách, lên án của cộng đồng thông qua Văn hóa công sở. Bởi vì, bên

cạnh các quy chế, quy định hành chính tại bất kỳ cơ quan UBND xã nào cũng đều

có tồn tại phong tục, tập quán văn hóa truyền thống mà các cá nhân khi tham gia

vào hoạt động của cơ quan mang theo như một hành trang bất ly thân. Đó chính là

cách ứng xử theo văn hóa vùng miền, dân tộc của xã hội mà cá nhân đó đang sống.

Cụ thể tại hầu hết các xã ở Việt Nam hiện nay đó là thói quen tôn trọng, yêu

thương đồng nghiệp tôn trọng các cá nhân khác lớn tuổi hơn, tôn trọng chức vụ

hành chính, vị trí xã hội cao hơn, coi trọng và quý mến người cùng cơ quan, cùng

quê hơn.v.v.. Trong đó yếu tố cao tuổi được đặt lên trên các yếu tố khác do tâm lý

và tập quán “kính lão đắc thọ” của văn hóa Á đông Việt Nam. Yếu tố họ hàng,

cùng cơ quan, cùng quê trong nhiều mối quan hệ được ưu tiên hơn các yếu tố khác

vì từ xưa ông cha đã dạy: “trong họ ngoài làng” hoặc “đánh nhau hàng tổng, giữ

hàng xã”. Những trường hợp vị phạm quy tắc ứng xử này sẽ bị chê bai hoặc bị cô

lập bởi dư luận.

Khi giải quyết công việc tại các cơ quan UBND xã hệ quy chiếu để xem xét

vấn đề, giải quyết công việc thường kết hợp chặt chẽ cả hai yếu tố: hành chính theo

luật pháp và ứng xử theo chuẩn văn hóa chung đã được cả tập thể thừa nhận như

một giá trị mặc nhiên. Chính vì vậy, trong nhiều trường hợp việc xử phạt của các

chế tài hành chính của cơ quan UBND tác động đối với cá nhân vi phạm không hiệu

quả bằng dư luận và thái độ của các thành viên khác trong cơ quan. Đặc biệt là đối

với các hành vi vi phạm chuyên môn nghiệp vụ nếu còn vi phạm thêm yếu tố thuộc

phạm trù tâm lý, tình cảm hoặc ứng xử thì sẽ bị xem xét, đánh giá khác. Ví dụ như

cùng với hành vi vi phạm là: Biển thủ công quỹ nhưng nếu là vì lý do nuôi người

thân ốm đau sẽ được cả thủ trưởng cơ quan và dư luận xem xét đánh giá khác hoàn

toàn với lý do biển thủ công quỹ để chi tiêu cho cá nhân. Hoặc một ví dụ khác: Cùng

hành vi cãi vã, bất hòa trong công sở, khi bị đưa ra xem xét kỷ luật nhưng nếu một

công chức trẻ trong cơ quan cãi vã với một đồng nghiệp trẻ cùng lứa thì sẽ bị xem

xét đánh giá khác với trường hợp một công chức trẻ cãi vã, bất hòa với một công

chức “đáng tuổi cha chú”. Với trường hợp thứ hai, công chức trẻ vi phạm không chỉ

bị xử lý hành chính về hành vi vi phạm mà còn bị dư luận kết thêm tội “láo lếu, mất

dạy với người đáng bậc cha chú mình”. Và như vậy, với trường hợp thứ hai hậu quả

kỷ luật sẽ nặng hơn đồng thời còn bị cả tập thể lên án, cô lập.

Tóm lại, văn hóa ứng xử định hướng suy nghĩ và hành động của các thành

viên ứng xử, chi phối cảm nhận, suy nghĩ và hành động của chủ thể với khách thể

25

và xã hội. Để văn hóa ứng xử thực sự trở thành công cụ quản lý hiệu quả, các nhà

quản lý cần chủ động xác lập và phát triển hệ thống các giá trị cốt lõi phù hợp.

Ngược lại, các giá trị văn hóa không phù hợp sẽ là trở lực lớn cho quá trình phát

triển của cơ quan.

2.2 Văn hoá công sở được truyền bá rộng rãi, là nhân tố quan trọng để xây

dựng nên một thói quen, nếp sống chuẩn mực trong cơ quan UBND xã

Văn hóa công sở có ảnh hưởng quan trọng trong việc điều hành một cơ

quan, tổ chức. Văn hóa công sở hình thành phát triển và tạo nên một mối quan hệ

gắn bó trong số cán bộ công sở, kết nối các cá nhân và cải thiện mối quan hệ làm

việc trong công sở. Bên cạnh đó, Văn hóa công sở còn có một đặc điểm khác là nó

góp phần quan trọng tạo nên đặc tính riêng của tổ chức. Hiệu quả tích cực từ Văn

hoá công sở là tạo ra tiếng nói mạnh, có giá trị cao trong việc lãnh đạo, chỉ đạo

hoạt động của công sở, đồng thời tạo ra được hình ảnh đẹp, toàn diện của một tổ

chức và ngược lại.

Trong hầu hết các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và cơ quan

UBND xã nói riêng, Văn hóa công sở đang tồn tại là một loạt các “tập quán” - quy

định không thành văn về hành vi ứng xử trong cơ quan. Trong cơ quan nào cũng

vậy, mọi thành viên của cơ quan khi giao tiếp, ứng xử nội bộ - đối nội và tiếp dân,

tiếp khách - đối ngoại ngoài việc thực hiện các quy định của luật pháp các cá nhân

còn phải luôn chú ý tuân thủ những tập tục truyền thống còn gọi là “lệ làng”. Phải

thẳng thắn thừa nhận rằng: Quy định của Nhà nước, trong một số trường hợp tại

một số địa phương đã và đang có một số “biến tấu hoặc du di” theo lệ. Đây là một

nét văn hóa đặc biệt của nhiều vùng làng xã Việt Nam còn bị ảnh hưởng nặng nề

của quan niệm cổ xưa “phép vua thua lệ làng”.

Hiện nay, tại nhiều địa phương, các cấp lãnh đạo đang cố gắng triển khai

Quyết định số số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính

phủ ban hành quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Tại

những điạ phương lãnh đạo cấp tỉnh, cấp huyện có triển khai và chỉ đạo quyết liệt

việc thưc hiện văn bản thì tại cấp xã đã có nhiều chuyển biến. Bước đầu các cán

bộ, công chức xã đã có tác phong làm việc, ứng xử theo chuẩn văn hóa. Từ đây,

Văn hóa công sở đã bước đầu tác động tới các công dân khi đến làm việc tại cơ

quan UBND xã, sau đó đã có tác động bước đầu tới mọi cá nhân khác ngoài có

quan UBND.

2.3 Biểu hiện của hệ thống phân cấp quyền lực hành chính và vị trí xã hội tại

UBND xã

Tại cơ quan UBND xã hay tại bất kỳ một sơ quan, tổ chức nào đều tồn tại một

hệ thống cấp bậc, chức vụ. Trong các cơ quan nói chung, tại cơ quan UBND nói

riêng luôn tồn tại hình thức dây chuyền mệnh lệnh. Điều quan trọng nhất là dây

chuyền mệnh lệnh đó được xác định hay định nghĩa như thế nào tại cơ quan? Đây

là gốc để các cá nhân xác định hành vi thực thi trách nhiệm theo quy định hành

chính và định hướng ứng xử theo chuẩn mực văn hóa, đáp ứng yêu cầu Văn hóa

công sở.

Trước hết, các cán bộ, công chức phải tôn trọng cơ cấu cấp bậc, chức vụ hành

chính hiện tại đó. Từng cá nhân phải xác định vị trí chính xác của mình trong hệ

26

thống. Bên cạnh đó mỗi cá nhân cần phải hiểu vai trò của người đứng đầu cơ quan,

nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cả cơ quan và của bộ phận nơi mình làm việc.

Quan hệ giữa lãnh đạo với công chức là quan hệ công tác trên dưới. Cần có sự tôn

trọng cấp trên nhưng không thể "gia đình chủ nghĩa" gọi lãnh đạo là chú, là bác,

xưng con, xưng cháu, xưng anh em... Lãnh đạo cũng không được gọi cấp dưới

“xách mé” hoặc coi thường người giúp việc mình. Mỗi người có cương vị và trách

nhiệm được giao, nên cần biết tự trọng và tôn trọng người khác.

Xây dựng Văn hoá công sở là công việc mà thủ trưởng cơ quan nào cũng cần

quan tâm. Đấy chính là việc xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế, những tiêu

chí cụ thể, thích hợp để toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên thực hiện.

Đối với bất kỳ cơ quan nào, các vị trí lãnh đạo phải gương mẫu tuân thủ các

nội quy, quy chế, tiêu chuẩn, tiêu chí đã đề ra. Thậm chí, những lời đánh giá và

phê bình trong những bản báo cáo chính thức định kì hay trong những lời nhận xét

bất chợt cũng cần thận trọng. Điều này phần lớn phụ thuộc vào tính cách của người

lãnh đạo và cách điều hành quản lý. Đồng thời đội ngũ nhân viên dưới quyền cũng

cần phải hiểu tác phong và tính cách của lãnh đạo để lựa chọn phương án tối ưu.

Chắc chắn sẽ là thỏa đáng nếu cấp dưới có thể thẳng thắn nói với cấp trên của

mình điều mà đội ngũ nhân viên mong đợi.

2.4 Văn hoá công sở là tài sản tinh thần của một cộng đồng trong cơ quan

UBND xã

Trong công sở, nơi làm việc có nhiều thế hệ, nhiều trình độ khác nhau, tính

cách cũng hoàn toàn khác biệt. Thời gian tiếp xúc với đồng chí, đồng nghiệp đôi

khi còn nhiều hơn cả với người thân trong gia đình. Bởi vậy trong cuộc sống

thường nhật xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, hòa đồng với mọi người là việc làm

cần thiết và luôn giữ nguyên tắc lấy công việc làm trọng. Giúp đỡ đồng nghiệp

cũng như sẵn sàng đón nhận ý kiến xây dựng của bạn bè để mình ngày càng hoàn

thiện hơn. Trong công sở cũng luôn giữ hòa khí để tạo môi trường làm việc tích

cực. Một cán bộ, công chức, viên chức tốt thì trước hết phải là đồng nghiệp tốt.

Thái độ ứng xử của mình như thế nào với đồng nghiệp thì họ cũng sẽ đối xử lại với

mình như thế. Hãy cẩn trọng trong lời ăn, tiếng nói, biết giữ lời hứa, biết lắng

nghe, chia sẻ những khó khăn, biết đón nhận ý kiến đóng góp xây dựng để tạo nên

môi trường làm việc vui vẻ, hiệu quả cao.

Qua việc thực hiện quy chế Văn hóa công sở, ý thức, thái độ và văn hoá giao

tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức sẽ có nhiều chuyển biến tích cực.

Cũng thông qua việc thực hiện các quy định trong giao tiếp, ứng xử, trang phục, lễ

phục, đeo thẻ công chức, viên chức đã giúp người dân và các tổ chức thực hiện

được quyền giám sát các hoạt động ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua

đó làm thay đổi phong cách, trách nhiệm làm việc thực thi công vụ của cán bộ,

công chức, viên chức.

3. Một số đặc trưng Văn hóa công sở ở một số vùng miền của Việt Nam và

một vài Quốc gia

3.1 Một số đặc trưng Văn hóa công sở tại một số vùng miền của Việt Nam

Nghiên cứu về văn hoá ứng xử giao tiếp ở Việt Nam có quan điểm cho rằng:

Đặc điểm văn hóa của người Việt Nam cũng nằm trong cái nôi Văn hóa Á đông

27

với nhiều nét đặc thù. Bên cạnh đó Văn hóa của người Việt còn bắt nguồn từ “Văn

minh lúa nước” lâu đời. Do đó, những đặc tính và phẩm chất nổi trội về văn hoá

trong con người Việt Nam bao gồm những đặc điểm sau:

1.Vừa cởi mở, vừa rụt rè, coi trọng tập thể - Cái ta;

2. Xử sự nặng nề về tình cảm hơn là lý trí và giàu cảm xúc lãng mạn;

3. Trọng danh dự - Đôi khi thái quá tới mức trở thành “bệnh sĩ diện”;

4.Giữ ý trong giao tiếp, nhân ái, vị tha và rộng lượng;

5. Thiếu tính quyết đoán, khả năng đối phó rất linh hoạt với mọi tình thế và lối

ứng xử mềm dẻo;

6. Tinh thần đoàn kết, cố kết cộng đồng để tạo nên sức mạnh vượt qua khó

khăn, thử thách;

7. Cần cù, chịu thương, chịu khó, giỏi chịu đựng gian khổ;

8. Trọng tuổi tác, trọng người già (Lão quyền), tâm lý sống lâu lên lão làng, đề

cao chủ nghĩa kinh nghiệm ;

9. Tập tính hạch toán kém, không quen lường tính xa;

10. Tác phong tuỳ tiện, kỷ luật không chặt chẽ;

11. Nặng tình nhẹ lý, chín bỏ làm mười (cơ sở chủ nghĩa dân tộc - một người

làm quan cả họ được nhờ);

12. Tư tưởng bảo thủ, đóng cửa, tự thu xếp mọi việc, không cầu thị;

13. Tâm lý bình quân chủ nghĩa.

Từ đặc tính này, cách ứng xử, giao tiếp của người Việt bị chi phối, dẫn tới tạo

nên thói quen khó sửa dù tại gia đình hay tại công sở. Trước hết là thói quen “Gia

đình hóa” các quan hệ - ngay cả quan hệ hành chính. Xuất phát điểm là từ cách

xưng hô phổ biến kiểu kính trọng họ hàng như: Bác, chú, cô và xưng cháu hoặc

kiểu thân tình họ hàng. Từ cách xưng hô, mọi hành vi ứng xử sẽ bị chi phối theo

như: Kính trọng, nhường nhịn bề trên, bậc cao niên, trọng kinh nghiệm, giữ ý

không dám trình bày những ý kiến đúng của mình và khiêm nhường thái quá. Đó là

căn nguyên của các trường hợp Bậc cao niên làm lãnh đạo nếu có tính cách dễ dãi,

xuề xòa hoặc xuất thân trong môi trường nông thôn, tác phong tùy tiện sẽ để lại

cho lớp cháu, em tiếp bước một “di sản” trở thành “di chứng” lâu dài nhiều thế hệ.

Ngoài những nét đặc trưng văn hóa chung của Việt Nam nói trên, đối với mỗi

vùng miền khác nhau của Việt Nam lại được bổ khuyết thêm một số nét riêng của

vùng miền. Ví dụ với vùng đồng bằng Bắc bộ thì văn hóa công sở rất chú trọng

hình thức và nghi thức: “Miếng giữa đàng hơn sàng xó bếp”, làm nhà thì mặt tiền,

phòng khách phải thật đẹp, sang trọng mà ít coi trọng khu vực sống bên trong.

Trong khi đó khu vực đồng bằng Nam bộ lại coi trọng nội dung hơn hình thức, thói

quen sống không “tích cốc phòng cơ”, thích “nhậu”. Với khu vực Bắc Trung bộ thì

quan hệ trong công sở sau yếu tố họ hàng, yếu tố đồng hương được đặt lên trước

hết. Với các địa phương khu vực Tây Bắc thì yếu tố tôn trọng nhau, đối xử chân

thành là quan trọng nhất. Để thể hiện tôn trọng và chân thành thì phải biết chia xẻ

với nhau hết mình với chén rượu. Sau khi kết nghĩa huynh đệ bên bữa rượu hết

mình họ sẵn sàng làm tất cả vì nhau, nhưng nếu mời rượu không uống thì …không

hợp tác.

3.2 Một số đặc trưng của Văn hoá công sở châu Á

Văn hóa công sở của người Trung Quốc

28

Cũng nằm trong cái nôi văn hóa phương Đông và chịu ảnh hưởng sâu đậm của

tư tưởng đạo Khổng - Mạnh và đạo Phật nên văn hóa Trung Quốc và văn hóa Việt

Nam có nhiều nét tương đồng. Chính vì vậy, Văn hóa công sở Trung Quốc và Việt

Nam hiện nay cũng có nhiều nét giống nhau. Đặc biệt là cả hai nước hiện nay đều

theo định hướng xây dựng thể chế nhà nước Xã hội chủ nghĩa, đều chủ trương xây

dựng đat nước phát triển theo nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa.

Tuy nhiên Văn hóa công sở của người Trung Hoa vẫn có một số nét khác biệt cơ

bản so với Văn hóa công sở Việt Nam. Cụ thể:

1. Người Trung Hoa nói chung và công chức nói riêng ý thức chấp hành luật

pháp nghiêm túc;

2. Tính toán nhìn xa, trông rộng; giỏi kinh doanh, thương mại;

3. Luôn luôn có ý thức nước lớn, dân tộc lớn;

4. Tâm lý gây ảnh hưởng, chi phối người không phải Trung Hoa;

5. Đoàn kết hướng nội, bảo vệ nhau;

6. Giúp đỡ trong cộng đồng người Hoa không bao giờ cho tiền mà thường

giúp bằng tạo cơ hội việc làm hoặc kinh doanh;

7. Tôn thờ truyền thống gia đình - Trọng nam “Nhất nam viết hữu - Thập nữ

viết vô”; tôn sùng kinh nghiệm của tổ tiên.

Trong công sở hiện đại người Trung Hoa thường thần tượng hóa quá mức vị

trí và vai trò của người lãnh đạo. Trong xử lý công việc hành chính người Trung

Hoa hiện nay cũng thường ứng xử coi trọng tình cảm và coi trọng “quan hệ”. Vai

trò cá nhân trong một tập thể thường mờ nhạt hơn so với vai trò tập thể. Chính vì

vậy, cũng giống như tại nhiều quốc gia thuộc Á đông, với người Trung Hoa hiện

nay, lợi ích của tập thể bao giò cũng phải được đặt ở vị trí cao hơn lợi ích của cá

nhân.

Có thể nói không quá là Văn hóa công sở Việt Nam hiện nay có nhiều điểm là

bản sao của Văn hóa công sở Trung Quốc trước đây khoảng mười năm. Nói cách

khác, Văn hóa công sở Việt Nam thường đi sau Trung Quốc mười năm.

Văn hóa công sở của người Nhật

Người Nhật có những cách ứng xử văn hóa mang bản sắc riêng nhưng cũng

khá gần gũi với Việt Nam. Chúng ta có thể tham khảo một vài nét sau:

1. Tôn trọng người cao tuổi - các “cây cao bóng cả”

Theo phong tục, Văn hóa công sở của Nhật Bản luôn thể hiện sự tôn kính và

coi trọng những người có địa vị cao bởi sự thông thái và từng trải cùng với những

đóng góp quan trọng của họ. Vì vậy, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, người ta

thường đưa ra những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc thái độ

của người có cấp cao nhất đang hiện diện ở đó. Không ai bày tỏ sự bất đồng với

người đó. Khi cúi đầu - một hình thức chào hỏi truyền thống của người Nhật -

người ta luôn luôn cúi xuống thấp nhất trước người có địa vị cao nhất. Ở Nhật Bản,

tuổi tác đi cùng với địa vị, nói nôm na là “sống lâu lên lão làng”. Vì vậy, một

người càng cao tuổi thì càng trở nên quan trọng.

2. Thấm nhuần động lực qua các khẩu hiệu

Theo truyền thống của người Nhật, mỗi nhân viên trước khi ngồi vào bàn làm

việc phải tự nhắc nhở bản thân về công việc sẽ phải làm. Lãnh đạo các cơ quan,

29

công ty Nhật luôn nhắc nhở nhân viên ý thức về các mục tiêu lâu dài trong tâm trí và

cần ý thức được sự cần thiết của hoạt động tập thể để đạt được mục tiêu sớm nhất.

Chính vì vậy, nhiều công sở Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một cuộc

họp vào buổi sáng. Tại nhiều công ty còn quy định vào các buổi sáng toàn thể cán

bộ, nhân viên xếp hàng và hô to các khẩu hiệu của công ty như một cách để truyền

cảm hứng và động lực làm việc cũng như sự tận tụy, trung thành. Và đó cũng là

một hình thức làm tươi mới các mục tiêu của công ty trong tâm trí từng nhân viên.

3. Tác phong nghiêm trang - “Làm mặt lạnh”

Người Nhật quy định và yêu cầu các công chức, viên chức và nhân viên văn

phòng phải rèn luyện để không để lộ cảm xúc trên nét mặt. Vì vậy người ngoài sẽ

không bao giờ thấy được những khuôn mặt lạnh như tiền như những khuôn mặt

trong một văn phòng của người Nhật. Ngoại trừ đôi lúc cười đùa, nhân viên văn

phòng của Nhật không thể hiện tình cảm ra ngoài, đặc biệt là trong các cuộc họp.

Họ nói chuyện bằng giọng thấp, có chừng mực và thường nhắm mắt lại khi thể

hiện sự chú ý tới người nói - một thói quen mà nhiều người nhầm lẫn là dấu hiệu

của sự chán nản. Người Nhật luôn tôn trọng môi trường làm việc. Không có

chuyện đụng chạm cơ thể giữa các đồng nghiệp. Tuyệt đối không bá vai, vỗ lưng

đồng nghiệp.

Đối với nhiều người không phải Nhật Bản sẽ coi không khí làm việc như vậy

quá nghiêm túc, thậm chí gây cảm giác ngột ngạt. Nhưng nếu làm việc lâu ta sẽ

thấy tính hiệu quả của các quy định này. Người Nhật không cần coi văn phòng của

mình như thánh địa, nhưng cũng không được cư xử như thể đó là nhà riêng. chính

diều đó tạo nên hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp sẽ làm tăng sự tôn trọng đối

với công việc và nhờ đó làm tăng năng suất.

4. Tôn trọng danh thiếp

Trao danh thiếp là biểu hiện của giao tiếp hiện đại, mỗi một nền văn hóa có

một hình thức trao danh thiếp riêng.

Với người Nhật trao Danh thiếp được coi là Nghi lễ mở đầu cho việc thiết lập

quan hệ chính thức - đây là một nghi lễ được gọi là Meishi kokan. Một cuộc gặp

chính thức tại Nhật Bản thường bắt đầu với việc trao cho nhau danh thiếp theo một

cách trang trọng. Khi nhận danh thiếp, người ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem xét

nội dung cẩn thận và sau đó đọc to các thông tin được in trong tấm thiếp. Tiếp đến

họ sẽ đặt vào trong một chiếc hộp đựng danh thiếp hoặc đặt lên bàn trước mặt họ

để nhắc đến nó khi cần. Họ không bao giờ bỏ danh thiếp vào túi áo vì hành động

đó được coi là thô lỗ và thiếu tôn trọng đối tác.

5. Làm hết mình, chơi nhiệt tình

Người Nhật Bản coi trọng một điều là không được để công việc chiếm lĩnh cuộc

sống riêng. Tuy nhiên để cân bằng thì ngoài giờ làm việc con người cần giải trí, xả

stress. Vì vậy người Nhật coi giải trí cũng là một phần quan trọng không kém trong

một ngày, nó giúp giải tỏa căng thẳng và làm vơi bớt lo âu. Tuy nhiên người Nhật lại

ngầm quy ước: Khi đi chơi hoặc làm bất kỳ việc gì luôn phải là “theo nhóm” với

đồng nghiệp.

30

Thông thường, sau một ngày thảo luận quyết liệt, các nhân viên Nhật Bản sẵn

sàng tìm cách xả hơi bằng cách kéo nhau đến các quầy bar và nhà hàng Karaoke -

Chính nước Nhật đã phát minh ra dàn Karaoke. Đây là một việc phổ biến nếu

không muốn nói là truyền thống. Nếu công sở là nơi đầy những lễ nghi hà khắc thì

quầy bar lại là nơi để các công chức nhân viên văn phòng Nhật Bản được trút hết

bầu tâm sự. Một điểm đến được ưa thích khác là các quán karaoke. Tại đây mọi

người được thoải mái hát hò với tiêu chí “hát hay không bằng hay hát”. Các điểm

đến về đêm như thế này ngoài việc giúp họ cân bằng công việc với giải trí thì còn

là nơi để các đồng nghiệp chia sẻ thông tin, thắt chặt tình bạn hay củng cố tập thể.

Văn hóa công sở của Hàn Quốc

Nhiều người Hàn Quốc vẫn còn mang nặng tư tưởng “sếp là cha là mẹ nhân

viên”, Sếp luôn luôn đúng.

Kỷ luật tại công sở các cơ quan tốt, người Hàn Quốc coi trọng giờ giấc, quan

hệ lao động, kỷ cương, trật tự, làm việc nghiêm túc.

Coi trọng truyền thống: Người Hàn Quốc tự hào về truyền thống của cơ quan

hoặc doanh nghiệp. Từ lãnh đạo đến nhân viên đều có ý thức xây dựng niềm tự hào

ấy xuyên suốt trong suốt quá trình hoạt động của cơ quan, của công ty.

Đề cao lòng trung thành: Người Hàn Quốc không đòi hỏi một nhân viên phải

phụng sự suốt đời cho một công ty như người Nhật, nhưng một khi đã làm cho công

ty họ nghĩa là bạn phải toàn tâm toàn ý phục vụ cho họ thôi, tuyệt đối phải vì lợi ích

của công ty. Ví dụ nhân viên của hãng Huyndai sẽ được ưu đãi để chỉ dùng hàng do

hãng sản xuất mà không dùng hàng của các hãng khác...

Người Hàn không có kiểu xưng hô thân tình kiểu chú cháu, anh em... nơi công

sở mà họ gọi theo chức vụ, nhất là giữa sếp và nhân viên.

3.3 Một số đặc điểm của Văn hoá công sở châu Âu

Người Châu Âu do đặc thù cội nguồn từ văn minh “Săn bắt, chăn nuôi” nên tư

duy theo hướng “Thực chứng - chứng minh bằng thực nghiệm”. Từ nguồn gốc đó,

văn hóa ứng xử theo xu hướng thực dụng, chấp hành nghiêm luật pháp. Với hầu hết

các quốc gia Châu Âu đều tư duy và ứng xử theo cách:

1. Coi trong danh nghiệp và doanh nhân

2. Xây dựng một nền văn hóa dựa trên hiệu quả công việc

3. Nhà quản lý và các cá nhân có trách nhiệm dành thời gian làm việc thực sự.

Nhà quản lý không chỉ đứng giám sát nhân sự dưới quyền làm việc.

4. Tránh thi hành những luật lệ cứng nhắc được dựng lên để điều tiết những chi

tiết nhỏ nhặt trong công việc và trong quan hệ khách thể với chủ thể. Mọi nhân viên

phải thấm nhuần và chấp thuận văn hóa công sở để điều chỉnh các hoạt động.

5. Tập trung vào bản chất của vấn đề thay vi những điều thứ yếu, hình thức.

Khi đánh giá các ý kiến đề xuất của cấp dưới hay nhân viên cấp trên thường dựa vào

giá trị thực của ý kiến chứ không coi trọng các mối quan hệ, địa vị hay thành tích

của những người đề đạt chúng và khuyến khích mọi người trình bày ý kiến trực tiếp

cho lãnh đạo cấp cao.

6. Tin tưởng cấp dưới, mạnh dạn giao cho những người làm nhiệm vụ quản lý

giải quyết một số vấn đề thuộc những lĩnh vực khác nhau thay vì những lĩnh vực

31

thuộc trách nhiệm trực tiếp của họ và tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội được

học hỏi những kinh nghiệm của người khác. Kết quả đem lại sẽ là tinh thần học hỏi

trong công việc, sự cảm thông và tình đoàn kết được nâng cao.

7. Chú trọng xây dựng kế hoạch chiến lược tổng thể, thay vì một kế hoạch hay

những phương hướng chung chung trong dài hạn, sau đó vận dụng một cách nhanh

nhẹn và linh hoạt các hoạt động trong phạm vi của kế hoạch đó.

8. Coi trọng công tác đào tạo, đào tạo mọi người trong 2 lĩnh vực: Kỹ năng

lãnh đạo và kỹ nặng thực hiện công việc cụ thể. Đánh gia cao những thành quả mà

nhân viên đạt được.

9. Tôn trọng nhân viên: tổ chức kỷ niệm những cột mốc quan trọng trong đời

sống riêng của mỗi nhân viên để đính hôn, đám cưới, sinh nhật, sinh con và nhiều

dịp lễ khác… quan tâm chia sẻ với nhân viên khi họ ốm đau hay khi mất đi người

thân, gặp biến cố hay những tai họa khác trong đời. Nói tóm lại, hãy trân trọng các

nhân viên của mình theo khía cạnh là những con người bình thường chứ không

phải chỉ là cấp dưới của mình.

3.4 Một số đặc điểm của Văn hóa công sở Mỹ

1. Thực dụng, tôn trọng cái tôi cá nhân; Cực đoan đến mức chia thức ăn theo

xuất - Trong khi văn hóa Á đông chia theo mâm.

2. Coi trọng quyền lực của tài chính. Sòng phẳng về tài chính đến cực đoan -

rủ đồng nghiệp đi ăn nhưng ai trả tiền suất ăn của người đó.

3. Thói quen xây dựng kế hoạch dài hạn, nhìn xa.

4. Coi trọng người có thực tài - không quá coi trọng tuổi tác và kinh nghiệm.

5. Bình đẳng trong các mối quan hệ.

6. Coi trọng luật pháp - thực hiện đúng như khẩu hiệu của văn hóa phương

Đông: “Luật pháp bất vị thân”, sẵn sàng đưa tổng thống ra xét xử nếu có hiện

tượng phạm luật.

7. Tôn sùng sức mạnh và tri thức; Luôn tìm công cụ, vũ khí mới.

8. Phấn đấu hưởng thụ cá nhân, không coi trọng để di sản cho con cháu.

Trên đây là một số sưu tầm về đặc điểm Văn hóa công sở tại một số quốc gia,

vùng lãnh thổ trong đó có Việt Nam. Do công việc đòi hỏi, các công chức Văn

phòng - Thống kê xã nên chịu khó đọc, học hỏi thêm để bổ sung vốn hiểu biết, rèn

luyện phong cách sống và làm việc cho mình.

II. Một số yếu tố cấu thành, vai trò và chức năng của Văn hóa công sở tại

cơ quan UBND xã

1. Một số yếu tố cấu thành Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã

1.1 Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan

Để thực hiện được Văn hóa công sở tại cơ quan, các cơ quan UBND xã cần

ban hành các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về các mặt hoạt động chính trong

cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan; Nội quy khách ra, vào cơ quan; Quy

định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính; Quy định về

trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản; Quy chế

công tác văn thư lưu trữ của cơ quan; Nội quy phòng cháy chữa cháy…Tất cả các

cán bộ, công chức và các cá nhân trong bộ may cơ quan UBND đều phải thực hiện

các quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy

32

chế, quy định này ngoài việc là công cụ duy trì luật pháp hành chính còn có tác

dụng xây dựng Văn hóa công sở trong cơ quan UBND. Các cá nhân trong cơ quan

UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế, quy định thì bên cạnh

việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính còn bị các cá nhân khác trong

cơ quan đánh giá, chê trách theo góc độ văn hóa.

1.2 Ý thức kỷ luật và đạo đức nghề nghiệp

Người cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan phải chấp hành luật và các

quy định, quy chế của cơ quan. Trước hết đó là việc chấp hành nghiêm giờ làm

việc. Nói người đi làm trễ giờ là người “lười” cũng không hoàn toàn đúng, bởi có

người rất chăm chỉ đôi khi vì một lý do đột xuất nào đó mà đi làm trễ giờ, tất nhiên

không phải thường xuyên. Nhưng hiện tượng đi muộn về sớm trong đội ngũ cán bộ

công chức của ta hiện nay cũng không hiếm với nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn

như kẹt xe, hỏng xe hay rẽ vào đâu đó để bàn “công chuyện" chẳng ai kiểm soát

được lý do ấy chính đáng hay không mà hoàn toàn dựa vào sự tự giác. Tiếp theo,

đó là tinh thần trách nhiệm khi giải quyết công việc theo chức trách. Những cá

nhân thiếu tinh thần trách nhiệm thường tránh né, đùn đẩy trách nhiệm cho người

khác hoặc đẩy lên cấp trên. Trong mọi trường hợp đều thờ ơ thực thi công việc như

một chiếc máy, thiếu sự nhiệt tình, sáng tạo hoặc năng động, chủ động.

Để tạo ý thức kỷ luật và đạo đức công vụ thì trước hết phải phản đối một cách

quyết liệt thái độ thờ ơ, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công việc mà mình

được giao. Trước hết các cơ quan phải ban hành quy định ngăn cấm cán bộ, nhân

viên đến đến công sở rồi mới rủ nhau đi ăn sáng, chơi games hay theo dõi chứng

khoán trong giờ làm việc, trong cơ quan không làm việc mà để tán gẫu, buôn

chuyện nói xấu nhau như trong một số bộ phim được chiếu trong “giờ vàng" của

Truyền hình Trung ương. Để xây dựng văn hóa công sở, tại cơ quan UBND xã nên

xây dựng quy tắc giao tiếp trong cơ quan và phổ biến quy tắc này để mọi cá nhân

biết và thực hiện theo.

Sau đây là QUY TẮC 10 ĐIỂM TRONG VĂN HOÁ GIAO TIẾP

1. Ân cần: Trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó

đăm đăm, bực tức. Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tượng giao tiếp;

2. Ngay ngắn: Trang phục hợp cách, không tuỳ tiện, luộm thuộm; tác phong

không tỏ ra trễ nải, dặt dẹo;

3. Chuyên chú: Không làm việc riêng trong khi giao tiếp, nhất là chị em phụ

nữ thường hay cắt móng tay, móng chân, kẻ lông mày, tô son, đánh phấn;

4. Đĩnh đạc: Không trả lời thủng thẳng, hỏi câu nào trả lời câu ấy, cách nói

thiếu chủ ngữ, cộc lốc, nhát gừng;

5. Đồng cảm: Cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về

người đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm;

6. Ôn hoà: Tránh vung tay tuỳ tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối

tượng giao tiếp theo “nhịp điệu” của lời nói “đanh thép” của mình. Cần có thái độ

ôn hoà;

33

7. Rõ ràng: Không nói quá to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều. Tránh nói

lạc đề hoặc nói quá nhỏ, kiểu lí nhí khiến người nghe phải căng tai mới nghe rõ;

8. Nhiệt tình: Thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần

thiết, đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ;

9. Nhất quán: Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, chối

phăng những điều đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa. Đó là

loại người ai cũng muốn tránh xa;

10. Khiêm nhường: Tránh tranh luận khi không cần thiết, hoặc thích bộc lộ

sự hiểu biết, sự khôn ngoan của mình hơn người, thích dồn đối tượng giao tiếp vào

thế bí để dành phần thắng về mình.

1.3 Môi trường công sở

Trong môi trường công sở, cảm quan trước hết đối với mọi đối tượng khi

đến công sở đó là trang phục của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.

1. Trang phục.

Ở các cơ quan UBND xã cần có quy định về trang phục khi đi làm. Quy định

này cần thể chế thành văn bản. Nếu cơ quan chưa ban hành thì các cán bộ, công

chức, viên chức nên có cách ăn mặc giống các đồng nghiệp đảm bảo lịch sự. Các

cá nhân không nên thử hoặc “sáng tạo đột phá” các loại trang phục bất bình thường

tại công sở. Dù cho tính cách cá nhân và sự sáng tạo có thể được đánh giá cao

trong công việc nhưng nếu áp dụng điều này với trang phục cá nhân không thì sẽ

thất bại. Nếu cố tình thực hiện sẽ vô tình phải đối mặt với những căng thẳng vì

mình sẽ trở thành chủ đề của những cuộc đàm tiếu của đồng nghiệp hoặc của gây

hiểu lầm, đánh giá không đúng của khách.

2. Không gian làm việc

Trụ sở làm việc của cơ quan UBND là nơi thể hiện quyền uy hành chính nên

cần được xây dựng và bài trí ở nôi thuận tiện cho giao thông và cả tầm nhìn. Trụ sở

cơ quan cần được xây dựng theo chuẩn thống nhất của Quốc gia. Khu vực nhà làm

việc và các công trình phụ trợ như hội trường, nhà bếp, nhà để xe, khu vệ sinh cần

có đủ và đảm bảo cả mỹ quan và sự thuận tiện. Đặc biệt cần quan tâm là khu nhà

bếp và khu vệ sinh. Cần tránh cách suy nghĩ phô trương là: Xây hội trường thật

lớn, lắp đạt nhiều thiết bị hiện đại nhưng không chú ý xây dựng nhà bếp, khu vệ

sinh đảm bảo các nhu cầu tất yếu cho các cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại

cơ quan.

Tại bàn làm việc của cán bộ, nhân viên có để ảnh gia đình, tranh vẽ nhỏ. Có

thể bố trí một vài chậu cây cảnh tại hành lang, trong các phòng làm việc ở trụ sở cơ

quan. Tuy nhiên các cán bộ, công chức, viên chức này nên dành chút thời để gian

xem xét chăm sóc chúng sau khi tiến hành trang trí không gian làm việc.

Trong thời gian làm việc, đôi khi có thể ghé qua phòng làm việc của một

đồng nghiệp khác để trao đổi thông tin, thậm chí tán gẫu một chút để xả Strees

nhưng chú ý không nên quá thường xuyên hoặc quá lâu. Chú ý, đôi khi một vài chi

tiết “vụn vặt” như: đóng, mở cửa khi đi ra khỏi phòng có thể biểu hiện những ý

nghĩa khác nhau đối với những người khác trong phòng.

3. Xây dựng quan hệ tình bạn, tình đồng nghiệp tại công sở

Cơ quan UBND xã là nơi làm việc của mọi cán bộ nhân viên. Các thành viên

trong cơ quan cần phải coi như đó là một “đại gia đình hạnh phúc”. Để đạt được

34

điều này mỗi thành viên trong đó cần quan tâm đến nhau, chia xẻ với nhau mọi

chuyện vui, buồn. Nói cách khác thì trong cơ quan, giữa các đồng nghiệp với nhau

cần có sự cởi mở nhưng cần tránh tò mò, đi sâu vào chuyện riêng, đời tư nếu

không phải là bạn chí cốt. Sau giờ làm việc nên tổ chức giao lưu thể thao giữa các

đồng nghiệp hoặc lâu lâu nên tổ chức một chuyến đi dã ngoại, tổ chức những cuộc

gặp mặt chia vui. Tuy nhiên việc tạo lập tình bạn, tình đồng nghiệp nên tránh

những hành vi vượt qua ranh giới cấp bậc chức vụ hay sự khác biệt giữa các phòng

ban, đơn vị.

4. Trình độ của cán bộ, nhân viên trong công sở của UBND xã

Hiện nay, theo quy định của nhà nước toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức tại

cơ quan UBND xã đều phải được đào tạo đạt trình độ chuẩn. Công chức xã tối

thiểu phải có bằng Trung cấp chuyên nghiệp phù hợp với chuyên môn đang đảm

trách. Phần lớn các địa phương trong toàn quốc đã đạt chuẩn. Nhưng với đội ngũ

công chức được bầu làm lãnh đạo địa phương thì nhiều nơi lại chưa đạt chuẩn.

Trong thực tế, tại các cơ quan UBND xã nhiều nơi có tồn tại sự chênh lệch về trình

độ đào tạo. Nếu sự chênh lệch trình độ đào tạo chuyên môn thuận theo hướng lãnh

đạo cao hơn nhân viên thì quan hệ công việc và một số quan hệ hàng ngày khác sẽ

thuận chiều, ít “sóng gió”. Nhưng tại các xã khi trình độ đào tạo của lãnh đạo thấp

hơn nhân viên thì công việc và giao tiếp tại cơ quan sẽ gặp một số trở ngại. Tuy

nhiên các công chức Văn phòng - Thống kê cần lưu ý rằng: Trình độ đào tạo không

đồng nghĩa với ứng xử có văn hóa. Hơn nữa làm lãnh đạo cần kỹ năng quản lý điều

hành hơn là kỹ năng chuyên môn.

Ngoài ra, tại cơ quan UBND xã bao giờ cũng có một vài cá nhân thích tách

bạch rõ ràng giữa quan hệ đồng nghiệp trong công việc và đời sống riêng tư của

họ. Với các cá nhân này, họ thường có cách ứng xử không giống mọi người. Nếu

trong cơ quan có người thuộc tuýp này thì các cá nhân làm việc tại một cơ quan mà

giữa mọi người có không khí thân mật như trong gia đình sẽ đòi hỏi mọi người

phải ứng xử một cách khéo léo và phù hợp với mỗi một tình huống giao tiếp nhất

định. Để tránh những căng thẳng tại nơi làm việc mỗi người sẽ phải lựa chọn một

ứng xử trong công việc, điều chỉnh những thói quen của chính mình. Trong đó vai

trò của công chức Văn phòng - Thống kê là cực kỳ quan trọng. Bởi vì, do đặc thù

công việc công chức Văn phòng - Thống kê là người đóng vai trò trung gian trong

các mối quan hệ giữa các nhân viên khác với lãnh đạo xã. Trong một số trường

hợp công chức Văn phòng - Thống kê phải đóng vai trò trung gian hòa giải các

mâu thuẫn hoặc hiểu lầm giữa lãnh đạo với các nhân viên khác trong cơ quan. Tuy

nhiên điều này không đồng nghĩa với việc công chức Văn phòng - Thống kê sẽ

phải che dấu tính cách cởi mở, thú vị của riêng mình hay cố tình tạo vỏ bọc, biến

mình thành người khác. Trong cơ quan UBND các cá nhân cần được được được

trang bị một vốn hiểu biết về văn hóa ứng xử nơi làm việc để tạo được cho mình

cách cư xử cũng như thói quen làm việc và sẽ ngăn ngừa được những mối bất hòa

hay tình huống gây căng thẳng trong công việc tại cơ quan.

2. Vai trò của Văn hóa công sở trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

UBND xã

35

2.1 Văn hóa công sở là quy định hoặc quy chế nhưng đã được mọi thành viên

trong cơ quan UBND xã thừa nhận và tuân thủ.

Để cơ quan UBND xã thực sự là nơi có văn hóa công sở theo quy định của

nhà nước, các cơ quan UBND xã phải có các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về

các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan, Nội

quy khách ra, vào cơ quan; Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các

thủ tục hành chính; Quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành

và quản lý văn bản; Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan; Nội quy phòng

cháy chữa cháy…các văn bản có liên quan đến công dân, khách cần được in thành

bảng, treo công khai tại các vị trí dễ thấy để mọi cá nhân có thể đọc và thực hiện.

Trước hết, các cán bộ, công chức và các cá nhân trong bộ máy cơ quan

UBND đều phải gương mẫu thực hiện nghiêm các quy chế, quy định hay nội quy

của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy chế, quy định cần được tiến hành

theo giai đoan. Sau khi ban hành các quy chế, quy định với các chế tài thưởng,

phạt nghiêm minh phải tổ chức phổ biến đến mọi người. Giai đoạn tiếp theo là tiến

hành áp dụng thực hiện, lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê gương mẫu

thực hiện. Giai đoạn tiếp theo là thường xuyên kiểm tra, nếu phát hiện các tình

huống phát sinh phải điều chỉnh ngay. Đặc biệt là cần có hoạt động sơ kết, tổng kết

các giai đoạn thực hiện. Khi tiến hành sơ kết, tổng kết phải rút ra các bài học kinh

nghiệm, có thưởng phạt công minh mới động viên được các cá nhân chấp hành.

Hoạt động này nếu duy trì thường xuyên liên tục sẽ dần dần xây dựng thành công

Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã. Và theo thời gian Văn hóa công sở sẽ

trở thành “luật tục” và trở thành công cụ không chỉ giúp duy trì luật pháp hành

chính mà còn có tác dụng xây dựng Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã. Các

cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế,

quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính còn bị các

cá nhân khác trong cơ quan đánh giá, chê trách theo góc độ văn hóa.

2.2 Văn hoá công sở là nhân tố quan trọng để xây dựng nên một thói quen,

một nếp sống chuẩn mực trong cơ quan UBND xã.

Vài năm gần đây, phương tiện thông tin đại chúng đề cập nhiều đến vấn đề

Văn hóa công sở và vai trò, chức trách của công chức trong cơ quan công quyền,

nhất là cấp cơ sở. Đã có bài báo đưa tin và ảnh hình ảnh một đoàn cán bộ của một

tỉnh phía Nam tiếp dân khiếu kiện. Bức ảnh minh hoạ bài viết chụp được ảnh

người cán bộ ngồi ghế, công dân khiếu kiện cao tuổi đứng chắp tay trình bày. Sự

việc sau đó trở nên nghiêm trọng trên diễn đàn một số tờ báo đến mức văn phòng

Chính phủ yêu cầu Bộ Thông tin &Truyền thông kiển tra, xử lý nghiêm cán bộ,

công chức. Ở đây, bất luận vì lý do gì, thì hình ảnh như vậy nếu có là khó chấp

nhận. Cán bộ, công chức là công bộc của dân, lo cho dân, vì dân vì nhà nước ta là

nhà nước “của dân, do dân và vì dân” không thể chấp nhận cách ứng xử quan cách

của công bộc với công dân.

Hiện nay, nhiều cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện đã triển khai thực hiện quy chế

Văn hóa công sở theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Tuy nhiên, tại nhiều

cơ quan UBND xã chưa xây dựng và ban hành quy chế Văn hóa công sở. Một số

địa phương thì có ban hành nhưng thực hiện chưa nghiêm. Điều cần lưu ý đội ngũ

36

công chức tại cơ sở là: Họ phải thực hiện Văn hóa công sở vì họ đang đại diện cho

hình ảnh của Nhà nước, chứ không chỉ là bản thân họ. Điều đó cũng có nghĩa là, tại

cơ quan nhà nước, không thể tồn tại những đại từ nhân xưng theo kiểu “chú, bác,

cô, dì” với “cháu” khi giao tiếp được. Bởi lẽ, xưng hô như vậy, nó biến công sở với

các mối quan hệ công chức, viên chức thành quan hệ gia đình, họ hàng thân tộc.

Trường hợp có xảy ra vi phạm cần xử lý theo quy chế sẽ rất khó thực hiện, bởi các

mối quan hệ theo kiểu họ hàng, dòng tộc, dây mơ, dễ má. Hoặc nếu có xử lý cũng

dễ bị xử theo hình thức “ xử lý nội bộ”.

Như vậy, Văn hóa công sở cần khẩn trương xây dựng và triển khai thực hiện

trong các cơ quan UBND xã, truyền bá từ khóa hoạt động này tới khóa sau, dần

dần sẽ trở thành nếp, thành chuẩn mực có tính tiếp nối, bổ sung những nội dung

mới cho pghù hợp với thực tế tình hình của cơ quan theo từng thời kỳ.

2.3 Văn hóa công sở góp phần thực thi hệ thống phân cấp quyền lực hành

chính và vị trí xã hội tại cơ quan UBND xã

Trong các cơ quan nhà nước nói chung, cơ quan UBND xã nói riêng, bao

giờ cũng tồn tại sự phân cấp quyền lực quản lý hành chính từ người đứng đầu đến

các nhân viên. Tùy theo vị trí công việc mà sự ảnh hưởng của vị trí tới chức trách

được giao và ảnh hưởng tới công việc, tới các quan hệ khác kéo theo quá trình giải

quyết công việc. Nếu trong cơ quan không hình thành Văn hóa công sở trên cơ sở

luật pháp và các quy chế, quy định thì thói vô trách nhiệm và chủ nghĩa quan liêu

sẽ có cơ hội hình thành, phát triển. Khi đó quy trình, thủ tục hành chính bị bóp

méo, quyền lực hành chính sẽ trở nên vô hình. Nếu công chức không có cái tâm

trong sáng thì dù không phải là “quan” họ vẫn có cơ hội thể hiện quyền uy hành

chính để “hành công dân”. Do đó khi xây dựng và áp dụng triệt để chặt chẽ Văn

hóa công sở trong cơ quan UBND xã sẽ giúp cho hoạt động của hệ thống quyền

lực hành chính trong cơ quan trở nên minh bạch, hiệu quả mà vẫn tạo nên không

khí làm việc, các quá trình giao tiếp công việc giữa các cá nhân trong và ngoài cơ

quan đảm bảo quyền lực và quan hệ trở nên dễ chịu, nâng cao hiệu quả công việc.

2.4 Văn hoá công sở là tài sản tinh thần của một cộng đồng trong cơ quan

UBND xã

Khi cơ quan UBND xã xây dựng và triển khai thực hiện thành công Văn hóa

công sở tại cơ quan, mọi cán bộ, công chức và nhân viên trong cơ quan nghiêm

chỉnh thực hiện một cách tự giác mọi cá nhân sẽ thấy yêu công việc mình đang

làm, yêu cơ quan nơi mình công tác. Đặc biệt là mọi người sẽ coi Văn hóa công sở

như một thứ tài sản tinh thần quý giá và tự nguyện góp phần tham gia thực hiện.

Hành vi vi phạm Văn hóa công sở nếu có sẽ bị các cá nhân tẩy chay, lên án. Khi

đó, vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê sẽ là trung gian kết nối, tạo sự

đoàn kết các lực lượng tích cực trong cơ quan tẩy chay các hành vi vô văn hóa.

Các cá nhân chưa tự giác tuân thủ văn hóa công sở sẽ phải tâm phục khẩu phục

làm theo hoặc tự đào thải.

3. Chức năng của Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã

3.1 Chỉ đạo hành động, tư tưởng và hành vi công sở của từng cá nhân trong

cơ quan UBND xã

37

Văn hoá công sở khi được cả cộng đồng hay một tập thể chấp nhận sẽ tự

nhiên trở thành hệ thống quy phạm và giá trị tiêu chuẩn mà không cá nhân nào

trong đó dám đi ngược lại. Đến lượt nó, khi đã hình thành, Văn hoá công sở làm

cho cơ quan, tổ chức hay cá nhân có hướng phát triển phù hợp với mục tiêu đã

định...Chức năng chỉ đạo của văn hoá công sở được thể hiện ở chỗ, nó có tác dụng

chỉ đạo đối với hành động và tư tưởng của từng cá nhân trong một tổ chức. Đồng

thời, nó cũng có tác dụng chỉ đạo đối với giá trị và hoạt động của toàn bộ cơ quan

UBND xã.

3.2 Chức năng lan truyền

Khi Văn hoá công sở đã hình thành trong một cộng đồng hoặc dân tộc, nó sẽ

có ảnh hưởng lớn tới mọi cá nhân, tổ chức trong toàn xã hội. Hơn nữa, thông qua

phương tiện thông tin đại chúng và các quan hệ cá nhân, Văn hoá công sở được

truyền bá rộng rãi, là nhân tố quan trọng để xây dựng nên một thói quen, một nếp

sống chuẩn mực.

Văn hóa công sở quyết định sự trường tồn của một cơ quan, tổ chức hay xã

hội. Nó không chỉ đơn thuần là hình thức bên ngoài, hành vi ứng xử thông thường.

Phải có cách hiểu đúng đắn tổng thể về Văn hoá công sở và các bước cơ bản để

xây dựng nó. Xây dựng Văn hoá công sở không đơn thuần là liệt kê ra các giá trị

mình mong muốn hoặc chỉ thay đổi trang trí…, mà đòi hỏi sự khởi xướng, cổ vũ,

động viên của lãnh đạo, sự thấu hiểu nỗ lực của tất cả các thành viên, sự kiên định

bền bỉ nhiều năm.

Khi xây dựng được Văn hoá công sở thực sự trở thành một tài sản tinh thần

cho cả một cộng đồng, một cơ quan UBND xã nó sẽ giúp cho trước hết là các cơ

quan đó xây dựng môi trường công sở thân thiết, nếp sống và làm việc lành mạnh

và tốt đẹp hơn, các công chức, viên chức sẽ biết phân biệt rạch ròi điều đúng, điều

sai và không để chuyện riêng ảnh hưởng tới công việc, không to tiếng, phản ứng

gay gắt khi bị người khác nói xấu, biết nhận diện và ca ngợi những người làm việc

hiệu quả, tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Ngoài ra, mọi cá nhân sẽ thể

hiện một phong thái và cách cư xử khiến mọi người phải chú ý và ghi nhớ. Mỗi cá

nhân sẽ tiếp tục hoàn thiện bản thân bằng cách tham gia các khoá học, mở rộng

mạng lưới quan hệ, bắt kịp với các xu hướng mới…

3.3 Chức năng xây dựng môi trường công sở thân thiết, lành mạnh

Văn hoá công sở không chỉ ảnh hưởng đến môi trường, phẩm chất đạo đức

của tổ chức mà còn tác động đến những hành vi, ứng xử đạo đức của tập thể cán

bộ, và nhân viên. Mặt khác Văn hóa công sở còn là nơi tất cả cán bộ, nhân viên

dựa vào đó làm tiêu chuẩn để xây dựng hình ảnh cho riêng mình. Người lãnh đạo

thường là chủ thể tạo ra hình thức Văn hóa công sở, có tác động trực tiếp đến mọi

hoạt động của tổ chức. Xây dựng được một phẩm chất đạo đức Văn hóa công sở

cao, đúng đắn và phù hợp sẽ tạo ra động lực tác động mạnh mẽ trong quá trình

thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ trong công sở, từ đó chất lượng quản

lý, dịch vụ càng ngày được nâng lên. Khi xây dựng đạo đức Văn hoá công sở,

người lãnh đạo cần chú ý những điểm cơ bản sau:

- Phải luôn là một tấm gương điển hình trong quá trình điều hành hoạt động

của tổ chức.

- Phải minh bạch, công bằng trong khen thưởng, xử phạt.

38

- Phải thường xuyên tổ chức, phổ biến phẩm chất đạo đức văn hóa công sở.

- Phải xây dựng chuẩn mục phẩm chất đạo đức công sở có hệ thống bằng cách

thường xuyên trao đổi, tiếp thu ý kiến đóng góp, điều chỉnh, bổ sung nó trong tập

thể cán bộ, nhân viên.

Văn hoá công sở thường phải có các tiêu chuẩn xác thực, rõ ràng. Chất

lượng công việc không cao một phần là do cán bộ, nhân viên chưa xác định được

chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm cá nhân của chính mình khi đảm

đương nhiệm vụ, vì thế thiếu tự tin trong công việc. Tính xác thực và rõ ràng của

các tiêu chuẩn Văn hoá công sở sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên cũng cố niềm tin và

sức mạnh chính mình vào công việc từ đó khơi dậy tinh thần tự quản, tính tự giác

cao khi làm việc. Đây là vấn đề cần được quan tâm vì nó liên quan tới vấn đề ý

thức của mỗi người các bộ, công chức, nhân viên. Người cán bộ, công chức, nhân

viên phải xem công việc của cơ quan như công việc của riêng mình và có trách

nhiệm cao đạt hiệu quả cao trong công việc.

Văn hoá công sở rất đa dạng và phong phú. Nhất là từ khi ứng dụng và phát

triển những thành tựu khoa học và công nghệ, đặt biệt là công nghệ thông tin, vào

hoạt động. Trách nhiệm của công chức Văn phòng - Thống kê là phải trực tiếp

tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế Văn hóa công sở với các tiêu chí cụ thể,

chi tiết. Đồng thời giúp lãnh đạo triển khai thi hành quy chế Văn hóa công sở trong

cơ quan. Trong quá trình đó phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, báo cáo kịp thời

với lãnh đạo các phát sinh nếu có.

3.4 Chức năng ràng buộc, liên kết mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên trong

cơ quan UBND xã

Văn hoá công sở tạo ra những ràng buộc mang tính tự giác trong tư tưởng,

tâm lý và hành động của từng thành viên trong cơ quan UBND xã, nó không mang

tính pháp lệnh như các quy định hành chính. Sau khi được cộng đồng trong tổ chức

tự giác chấp nhận, Văn hoá công sở trở thành chất kết dính, tạo ra khối đoàn kết

nhất trí trong cơ quan UBND xã. Nó trở thành động lực giúp từng cá nhân tham gia

vào hoạt động của cơ quan.

3.5 Chức năng khuyến khích và lan truyền trong cơ quan UBND xã về các

hành vi ứng xử trong công sở, về phong thái và cách cư xử lịch sự

Trọng tâm của Văn hoá công sở là coi trọng người tài, coi công việc quản lý

là trọng điểm. Điều đó, giúp cho nhân viên có tinh thần tự giác, chí tiến thủ; Đáp

ứng được nhiều nhu cầu và có khả năng điều chỉnh những nhu cầu không hợp lý

của nhân viên. Khi một cơ quan UBND xã có ban hành và triển khai thực hiện

nghiêm quy chế Văn hóa công sở thì diện mạo của cơ quan sẽ có sự thay đổi rõ rệt.

Chiến lược phát triển Văn hóa công sở phải dựa trên các chuẩn mực được đề ra và

mức độ hoàn thành công việc theo chuẩn mực đó cao hay thấp và có sự điều chỉnh

phù hợp. Xây dựng và thực hiện thành công Văn hóa công sở trong cơ quan UBND

xã sẽ giải quyết được vấn đề thứ nhất là tạo được bầu không khí thân mật, đoàn kết

trong công sở. Thứ hai là không khí đoàn kết, thân mật trong cơ quan và do đó sẽ

tạo tinh thần thoải mái, làm việc rất hiệu quả, góp phần giảm hoặc giải quyết xung

đột nội bộ nếu có.

39

III. Thảo luận nhóm

- Thảo luận về, so sánh về văn hóa của các quốc gia, vùng miền để tìm hiểu

mối quan hệ giao thoa, tương tác giữa các nền văn hóa.

- Thảo luận về đặc thù văn hóa của vùng miền các học viên đang sống.

- Nêu những điểm mạnh, yếu của Văn hóa công sở tại cơ quan mình đang

công tác và giải pháp khắc phục.

- Thống nhất quy trình xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã.

Bài 4

Vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê với Văn hóa công sở tại UBND xã

I. Các yêu cầu đối với công chức Văn phòng - Thống kê tại UBND xã

1. Được đào tạo về Văn hóa công sở

Theo Quyết định số 04/QĐ-BNV ngày 16 tháng 01 năm 2004 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ ban hành chuẩn chức danh công chức cấp xã, chức danh công chức Văn

phòng - Thống kê xã phải có bằng trung cấp Hành chính, trung cấp Hành chính văn

phòng hoặc trung cấp Luật. Thực hiện văn bản của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trong

chương trình đào tạo trung cấp Hành chính văn phòng của Trường đại học Nội vụ

Hà Nội có học phần Cơ sở văn hóa Việt Nam. Nội dung của học phần bước đầu đã

đáp ứng được một số nội dung về văn hóa học và đề cập một phần về Văn hóa

công sở. Tuy nhiên nội dung chưa thật sâu sắc. Năm 2009 trường đại học Nội vụ

Hà Nội đã xây dựng thêm học phần Nghi thức nhà nước 45 tiết đưa vào giảng dạy

cho học sinh, sinh viên. Có thể khẳng định: Hai học phần Cơ sở văn hóa Việt Nam

và học phần Nghi thức nhà nước đã đáp ửng về cơ bản các nội dung yêu cầu của

Văn hóa công sở. Tuy nhiện, chúng tôi nghĩ rằng xây dựng một học phần hoàn

chỉnh với nội dung chuyên sâu về Văn hóa công sở là một vấn đề quan trọng và

cấp bách. Nội dung cơ bản của học phần này, ngoài việc khẳng định để người học

hiểu được vai trò, vị trí và tầm quan trọng của Văn hóa công sở, người học còn

hiểu và thực hiện được trách nhiệm của mình khi làm việc tại văn phòng cơ quan là

phải có nghĩa vụ và trách nhiệm giúp lãnh đạo xây dựng và thực hiện Văn hóa

công sở tại văn phòng cơ quan mình. Đặc biệt là với cấp xã - cơ quan hành chính

cấp cơ sở, nơi thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với công dân.

2. Hiểu văn hóa đặc thù của địa phương

Cha ông ta xưa có câu: “Đất có lề, quê có thói”. Câu ngạn ngữ này hàm ý sâu

xa rằng: Mỗi vùng quê, mỗi cộng đồng dân cư ngoài tập tục văn hóa truyền thống

chung của dân tộc, của đất nước thì mỗi vùng miền đều có những tập tục, thói

quen mang bản sắc văn hóa riêng. Cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương

cũng là một bộ phận không thể tách rời của cộng đồng dân cư hoặc vùng quê mà

cơ quan đó đại diện. Người đứng đầu cơ quan cũng như cả bộ máy hành chính của

40

cơ quan đó đề bao gồm các thành viên năm trong “quần cư” đó. Cái gọi là lề, là

thói đã ăn sâu vào nếp nghĩ và cách ứng xử của đại bộ phận cư dân trong vùng

miền, cộng đồng dân cư. Những gì được cộng đồng chấp nhận thì được ủng hộ và

ngược lại sẽ bị tẩy chay, lên án. Phổ biến nhất là chê bai hoặc bất hợp tác. Ta hãy

hình dung: Chính quyền sẽ làm thế nào để điều hành bộ máy hành chính khi các

đối tượng bị quản lý bất tuân lệnh của chính quyền. Trường hợp này thông thường

là người dân im lặng nhưng bất hợp tác.

Để thực hiện tốt vai trò giúp việc cho lãnh đạo, công chức Văn phòng - Thống

kê phải biết quan sát, lắng nghe dư luận hoặc ý kiến của quần chúng, hiểu được

tâm tư, nguyện vọng và hành vi ứng xử theo lề, thói - Văn hóa truyền thống của địa

phương để tư vấn cho lãnh đạo có cách ứng xử phù hợp nhất. Ví dụ như: Cũng là

cơ quan cấp trên về thanh tra, kiểm tra cấp xã nhưng với một số địa phương thuộc

miền Bắc, đoàn thanh tra có thể thẳng thắn nêu mục đích của chuyến đi là thanh

tra việc X, việc Y.. đoàn sẽ được tiếp đón thông thường theo quy định. Nhưng

cũng vẫn với nội dung là thanh tra cơ sở nhưng nếu về với các địa phương thuộc

miền Đông nhất là miền Tây Nam bộ mà đặt vấn đề như vậy sẽ khó thành công.

Lời giải cho bài toán ở đây là: Bản chất nội dung công việc là thanh tra nhưng nếu

Đoàn thanh tra đặt vấn đề “tình cảm” hơn, ví dụ như là: “Lâu lâu không có thời

gian đến thăm các anh em, hôm nay tranh thủ ghé thăm anh em, tiện thể nắm thêm

tình hình về báo cáo cấp trên!!!!” Khi đặt vấn đề như vậy, đoàn thanh tra sẽ được

đón tiếp nồng hậu, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác theo yêu cầu. Bài học ở

đây là: Phải hiểu rõ lề, thói của các địa phương, vùng miền thì làm việc mới hiệu

quả.

Do tập tục lâu đời, khi khách đến làm việc với các địa phương vùng cao, vùng

miền núi, yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất là: Các thành viên của đoàn công tác

phải biết uống rượu với tửu lượng kha khá để khi bắt đầu làm việc với cơ quan địa

phương thì các thành viên gần như bắt buộc phải biết “chào hỏi chân thành bằng ba

chén rượu!!!” Sẽ là buổi làm việc gượng gạo và thường không thành công nếu

khách cứ từ chối tỉnh cảm của chủ nhà bằng việc cương quyết không uống các chén

rượu được mời.

3. Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã

Mỗi cá nhân đều có vai trò quan trọng trong việc hình thành Văn hóa công sở

tại cơ quan, trong đó vai trò của lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê là

quan trọng nhất. Khi thực hiện nhiệm vụ tại xã, nếu công chức Văn phòng - Thống

kê (được đào tạo bài bản) phát hiện môi trường làm việc hiện tại không phù hợp

với yêu cầu của Văn hóa công sở hiện đại, với phong cách của lãnh đạo cũng như

nhân viên, công chức Văn phòng - Thống kê cần nghĩ ngay tới giải pháp để thay

đổi. Tuy nhiên, Văn hóa công sở không phải là điều có thể thay đổi ngay lập tức.

Trước hết công chức Văn phòng - Thống kê cần đặt câu hỏi: Tại sao Văn hóa công

sở hiện tại không phải là lý tưởng? Cơ quan đang gặp phải những vấn đề gì về Văn

hóa công sở? Cần tìm ra đáp án cho những vấn đề này trước khi quyết định thay

đổi lại mọi thứ. Dưới đây là 5 bước đơn giản công chức Văn phòng - Thống kê có

thể tham khảo khi tiến hành cải cách Văn hóa công sở:

Bước 1: Xác định chuẩn Văn hóa công sở

41

Trước tiên, cần phác thảo bức tranh về Văn hóa công sở mà mình muốn

hướng tới. Bạn muốn một môi trường làm việc cụ thể ra sao, mọi người cư xử với

nhau như thế nào, rồi quá trình khen thưởng, quy tắc, quan điểm, thái độ làm

việc… Bản thân bạn cần có một cái nhìn toàn cảnh về Văn hóa công sở lí tưởng

trước khi thuyết phục những người khác thực hiện nó. Đây là một bước rất quan

trọng trước khi tiến hành những thay đổi và cải cách cần thiết.

Bước 2: Xác định những mâu thuẫn trong Văn hóa công sở hiện tại

Tại sao Văn hóa công sở hiện tại không phù hợp? Văn hóa công sở đang tồn

tại những mâu thuẫn gì? Bạn cần tìm ra đáp án cho những vấn đề này trước khi

quyết định thay đổi lại mọi thứ. Bạn phát hiện ra rằng phong cách giao tiếp hiện tại

của nhóm hoặc nhân viên không thấy thõa mãn với các tiêu chí mà Nhà nước yêu

cầu như: Các thủ tục làm việc quá rườm rà, phức tạp gây khó khăn cho công dân?

Các cán bộ công chức tại xã đang là “quan xã” chứ chưa phải là “công bộc” của

dân…Những điều ấy đang gây hại cho quá trình hiện đại hóa cơ quan UBND xã. Ở

một vài có quan xã khác lại có vấn đề khác: Chế độ, chính sách với các cán bộ,

công chức xã còn bất cập. Nhiều người vừa phải thực hiện nghĩa vụ công chức vừa

phải lo mưu sinh để tồn tại vì đồng lương quá eo hẹp. Họ muốn được khích lệ một

cách xứng đáng hơn…

Xác định được những “ lỗ hổng” trong hệ thống sẽ là tiền đề để xây dựng

môi trường làm việc có Văn hóa công sở hoàn hảo hơn.

Bước 3: Thiết lập và thực hiện các đề xuất những nội dung “chiến lược”để

thực hiện Văn hóa công sơ tại cơ quan UBND xã

Khi đã nắm được bản chất của một số mâu thuẫn, công chức Văn phòng -

Thống kê cần biết điều gì phải được thay đổi và đã đến lúc xây dựng và đề xuất

cấp trên thực hiện các chính sách mang đến những thay đổi về Văn hóa công sở đó.

Hãy lên danh sách những người ủng hộ đề xuất của bạn bởi đó là lực lượng trực

tiếp thực hiện cũng như tiếp nhận những thay đổi. Tuy nhiên, trước tiên phải thuyết

phục được lãnh đạo của mình và sau đó, công chức Văn phòng - Thống kê phải là

người gương mẫu thực hiện các chính sách mới về Văn hóa công sở ấy nếu được

cấp trên phê duyệt. Điều quan trọng nhất là công chức Văn phòng Thống kê phải

gương mẫu thể hiện như là một tấm gương về sự trung thực, chính trực, dũng cảm

và thực hiện đúng trách nhiệm cá nhân.

Bước 4: Truyền bá Văn hóa công sở trong cơ quan và sẵn sàng điều chỉnh

khi cần thiết

Văn hoá công sở là động lực phát huy các năng lực bản chất của con người, là

sự thể hiện đầy đủ nhất chất người, nên Văn hoá công sở có mặt trong bất cứ hoạt

động nào của con người trong một cơ quan, dù đó là hoạt động trên lĩnh vực kinh

tế, chính trị, xã hội, trong giao tiếp, ứng xử...Về cơ sở vật chất, nhìn chung, trụ sở

cơ quan công quyền từ tỉnh, huyện, xã được quan tâm sửa sang, nâng cấp. Các cơ

quan, đơn vị cải thiện phòng làm việc, mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt hơn cho

công tác của cán bộ, công chức; đầu tư nâng cấp phòng tiếp dân, nơi giải quyết thủ

tục hành chính tạo thuận lợi hơn cho người dân khi đến giao dịch công việc. Về đội

ngũ cán bộ, số lượng cán bộ, công chức, chuyên viên phục vụ trong các tổ chức

Đảng, đoàn thể, chính quyền ngày càng được nâng cao trình độ, chuyên môn

42

nghiệp vụ và năng lực, phẩm chất. Những cơ chế, chính sách chỉ đạo, điều hành

cũng như cách thức thực hiện cần được cải tiến, đổi mới và phối hợp với Văn hóa

công sở theo hướng hợp lý, khoa học, góp phần phục vụ nhân dân tốt hơn.

4. Gương mẫu thực hiện quy chế Văn hoá công sở trong cơ quan UBND

Về Văn hóa công sở còn rất nhiều điều phải bàn. Ở đây chỉ đề cập đến một số

nội dung đáng quan tâm: Đó là lề lối làm việc cũng như tác phong, ứng xử của đội

ngũ cán bộ, viên chức ở cơ quan UBND xã hiện nay. Trước hết, về giờ giấc làm

việc, theo quy định hiện nay, mỗi cán bộ công chức làm việc 8 giờ/ngày, 40

giờ/tuần. Tuy vậy, tình trạng công chức đi muộn về sớm, vi phạm giờ giấc diễn ra

phổ biến. Thêm vào đó, phần lớn các cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn áp dụng cách

chấm công theo thời gian, do vậy, công chức đến muộn hay sớm, giải quyết công

việc được nhiều hay ít, cũng chẳng ảnh hưởng đáng kể tới tiền lương. Bên cạnh

những cán bộ xã có thái độ đúng mực, hoà nhã với nhân dân, vẫn còn có những

cán bộ lợi dụng chức vụ, quyền hạn của mình để gây phiền hà, sách nhiễu nhân

dân. Về tác phong sinh hoạt, có không ít cán bộ, công chức xã tác phong sinh hoạt,

công tác rất tuỳ tiện, tính kỷ luật rất kém. Chúng ta đã chứng kiến ở không ít cơ

quan, một số cán bộ làm việc theo kiểu “sáng cắp cặp đi, trưa cắp cặp về”; đến cơ

quan suốt ngày uống trà, tán chuyện vặt, gọi điện thoại “chùa”, dùng điện, nước vô

tội vạ. Đây là một dạng công chức có thói quen ỷ lại, tính toán, vụ lợi vặt dẫn đến

hiệu quả công tác rất thấp.

Trong điều kiện kinh tế - xã hội chưa phát triển ở một số xã hiện nay, không

phải người dân nào cũng hiểu biết hết pháp luật, do đó cán bộ cần phải thể hiện vai

trò công bộc của mình, đối với người dân cần phải vận dụng linh hoạt các thủ tục

trong khuôn khổ pháp luật cho phép, giải thích thấu đáo cho người dân hiểu về

quyền và nghĩa vụ của họ.

“Lời nói gói vàng” - đã đến lúc chúng ta phải coi trọng nụ cười hay lời cảm ơn,

câu xin lỗi đúng lúc của đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước nói chung và công

chức xã nói riêng. Điều này càng quan trọng khi chúng ta đang hội nhập sâu rộng

với các nước trong khu vực và thế giới".

Trong khi xã hội ngày càng tiến bộ, con người ngày càng văn minh thì Văn hóa

công sở đòi hỏi ngày càng phải được tôn trọng thực thi làm cho năng suất, hiệu quả

công tác được nâng cao. Cải cách hành chính sẽ có rất nhiều việc phải làm, nhưng

trước hêt phải xoá bỏ tư tưởng, thói quen, phong cách làm việc, ứng xử theo lối cũ

ở cấp xã thì hiệu quả của cải cách hành chính mới có thể nâng cao ở cấp xã. Trong

công cuộc cải cách hành chính, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ

thống chính trị, đảng và nhà nước chú trọng việc xây dựng đội ngũ cán bộ và hoàn

thiện cơ sở vật chất của bộ máy

Mặc dù Công chức Văn phòng - Thống kê đã bám sát các văn bản chỉ đạo

của Nhà nước, của cấp trên để nỗ lực lập ra một quy chế Văn hoá công sở và kế

hoạch thực hiện thật hoàn hảo nhưng vẫn có thể xảy ra những việc xảy ra không

như mong muốn. Nếu thực tế có như vậy, cần hành động theo tinh thần xây dựng

để những yếu tố đó không ảnh hưởng tới kế hoạch tổng thể của cơ quan. Các công

chức Văn phòng - Thống kê trước hết hãy gương mẫu thực hiện quy chế Văn hoá

công sở trong cơ quan. Sau đó hãy xem xét lại tình huống, cân nhắc thật kĩ xem

43

quy chế Văn hoá công sở đã xây dựng, ban hành có thực sự hoàn hảo và phù hợp

thực tế không? Nếu phát hiện sự bất cập dù nhỏ thì cần điểu chỉnh ngay cho phù

hợp.

II. Nhiệm vụ của Công chức Văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo xây

dựng Văn hóa công sở tại UBND xã

1. Xây dựng quy chế Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã

Tại các UBND xã phải giao cho văn phòng tiến hành xây dựng các quy định

hoặc quy chế thực hiện Văn hóa công sở của UBND xã trên cơ sở các quy chế về

Văn hóa công sở của Nhà nước, của cơ quan cấp trên. Trong đó chú trọng những

điểm đặc thù của địa phương mà đề ra các chế định cụ thể, phù hợp.

Bước 1. Soạn thảo, ban hành quy chế Văn hóa công sở

Công chức văn phòng - Thống kê cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp

luật và văn bản hướng dẫn của co quan cấp trên để tiến hành dự thảo quy chế Văn

hóa công sở trong UBND trình lãnh đạo xã ban hành. Bản dự thảo quy chế đó cần

được toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan tham gia góp ý. Để quy chế sắp ban

hành được đa số ủng hộ, trước khi tổ chức hội thảo công chức Văn phòng - Thống

kê nên xem xét khả năng số người ủng hộ các nội dung của quy chế đang dự thảo.

Bởi đó là lực lượng trực tiếp thực hiện cũng như tiếp nhận những thay đổi. Ta cần

sự ủng hộ của số đông và để làm được điều đó và phải đảo bảo rằng những đề xuất

trong dự thảo của mình mang tới giá trị thiết thực. Sau khi được đa số cán bộ, công

trong cơ quan UBND tán thành, công chức Văn phòng - Thống kê chỉnh sửa quy

chế lần cuối trình Chủ tịch UBND xã ban hành. Khi triển khai thực hiện, lãnh đạo

UBND xã và công chức Văn phòng - Thống kê xã cần thể hiện là một tấm gương

về sự trung thực, chính trực, dũng cảm và thực hiện đúng các nội dung đã đề ra

trong quy chế, quy định với trách nhiệm cá nhân.

Bước 2: Sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết

Khi quy chế Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã đã được xây dựng và lên

kế hoạch triển khai thực hiện nhưng đôi khi có những việc xảy ra không như ý

muốn. Chẳng hạn như: Một số cá nhân không thực hiện theo quy chế hoặc thực hiện

theo hình thức đối phó. Gặp trường hợp này, việc trước hết công chức Văn phòng -

Thống kê cần kiểm tra, rà soát quá trình triển khai thực hiện, kiểm tra lại các nội

dung, điều khoản của quy chế để phát hiện nguyên nhân và đề xuất điều chỉnh. Nếu

cần phải điều chỉnh cần hành động theo tinh thần xây dựng để những điều chỉnh đó

không ảnh hưởng tới kế hoạch triển khai tổng thể quy chế đã đề ra. Hãy xem xét lại

tình huống, cân nhắc thật kĩ trước khi tiến hành và điểu chỉnh cho phù hợp.

Bước 3: Liên tục hoàn thiện, phát triển Văn hóa công sở trong cơ quan UBND

xã

Văn hóa công sở không phải là điều có thể thay đổi chỉ trong một sớm một

chiều. Các nhà lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê phải kiên nhẫn và

quan sát những thay đổi xảy ra từ từ. Bởi vì để con người thay đổi một thói quen -

nhất là các thói quen xấu như hút thuốc lá, thuốc lào, thói quen buôn chuyện, thói

quen nói to, xả rác bừa bãi hoặc trang phục tùy tiện là rất khó. Quy chế Văn hóa

44

công sở khi được đưa ra đôn đốc nhắc nhở thường xuyên sẽ tác động dần giúp cho

Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã tiếp tục thay đổi từ từ với những biểu hiện

nhỏ và cụ thể. Tuy vậy, nếu kiên nhẫn, duy trì liên tục sẽ giúp Văn hóa công sở

phát triển không ngừng và tương ứng. Vì vậy, hãy cố gắng kiên trì xây dựng một

Văn hóa công sở ngày càng hoàn thiện hơn.

2. Công chức Văn phòng - Thống kê cần phổ biến, tuyên truyền Văn hoá

công sở tại cơ quan UBND xã.

Công sở là nơi phải thường xuyên tiếp xúc với dân, với các cộng tác viên, các

cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp trong ngành và cấp trên. Cho nên cán bộ, công

chức làm việc ở công sở cần có những ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp,

có văn hoá ở nơi công tác. Bộ phận đầu tiên phải gặp khi đến công sở là người

thường trực. Có thể nói đây là nơi đại diện cơ quan giải đáp những yêu cầu ban đầu

và chỉ dẫn cho khách đến đúng nơi cần đến. Người thường trực vui vẻ, nhiệt tình

luôn gây ấn tượng tốt đẹp cho công sở. Chỉ cần một tiếng quát khi xe khách để

không đúng chỗ, hỏi trống không và trả lời nhát gừng là đủ làm cho khách mất hết

cảm tình với cơ quan. Với công sở hành chính thực hiện một cửa thì nơi tiếp dân,

cán bộ cần có thái độ mềm mỏng, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ tục,

hướng dẫn cặn kẽ cho khách để đỡ mất công đi lại nhiều lần. Việc gì đã hẹn, đã

hứa phải ghi sổ công tác ngay để không quên, làm lỡ việc dân. Văn hóa công sở

không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ, công chức, viên chức trong thực

thi nhiệm vụ, mà còn thể hiện trình độ văn hóa của mỗi người. Văn hóa công sở

không đồng nghĩa với trình độ học vấn và đáng tiếc là, không phải lúc nào cũng tỷ

lệ thuận với học vấn. Ðể làm tròn nhiệm vụ, mỗi cán bộ cần trang bị những kiến

thức cơ bản về lĩnh vực mình đảm nhận, để dễ dàng đưa ra được cách giải quyết tốt

nhất cho người dân, mà không mất thời gian, thay vì đùn đẩy trách nhiệm.

Các cơ quan, đơn vị cần có chế tài phù hợp để xử lý với những người vi

phạm quy chế Văn hóa công sở, mới mong xây dựng môi trường văn hóa công sở

ngày càng trong lành. Thực hiện Văn hóa công sở chính là một phần của yêu cầu

cải cách hành chính; góp phần làm trong sạch, lành mạnh bộ máy nhà nước. Mỗi

cán bộ, công chức, viên chức luôn nhớ rằng công việc của mình là phục vụ nhân

dân. Một câu nói không bao giờ cũ là: “Mình vì mọi người, mọi người vì mình”.

Để các cá nhân thực hiện tốt Văn hoá công sở trong cơ quan UBND công

chức Văn phòng - Thống kê cần phổ biến và tuyên truyền Văn hoá công sở trong

cơ quan UBND để mọi người thực hiện theo. Ông cha ta xưa đã dạy: “Lời chào

cao hơn mâm cỗ”! Điều này đã nói lên tầm quan trọng của sự chào hỏi trong hóa

Việt. Với hầu hết người Việt Nam, một nụ cười cũng có thể là một lời chào; Một

câu xin lỗi đôi khi cũng là một lời chào chứ không nên hiểu đó là vấn đề xác định

lỗi phải, trái. Ðiều đó không chỉ có ý nghĩa tích cực trong mối quan hệ giữa người

dân và các cơ quan quản lý mà còn thể hiện tính văn hóa, văn minh giữa những con

người với nhau.

3. Duy trì, phát triển Văn hoá công sở trong cơ quan UBND xã

Theo quy định hiện hành, công chức Văn phòng - Thống kê phải giúp lãnh đạo

trực bộ phận một cửa để tiếp nhận hồ sơ và các nhu cầu giải quyết các thủ tục hành

chính của khách, của công dân với chính quyền. Vì vậy, cán bộ tiếp dân cần làm

45

việc đúng giờ niêm yết, tránh tình trạng khách đã chờ mà cán bộ, công chức còn trà

nước, tán gẫu với nhau. Cá biệt có trường hợp, khi khách hỏi, lại sẵng giọng trả lời:

"Đang giao ban!". Mặt khác, công chức nhiều cơ quan hành chính Việt Nam, nhất

là ở cấp xã nước ta vẫn thiếu các kỹ năng thiết lập giao tiếp phi ngôn ngữ. Họ chưa

biết nói chuyện bằng ánh mắt, khuôn mặt, cử chỉ. Thay vì làm cho ánh mắt của mình

dễ chịu, thân thiện, họ lại thường mang khuôn mặt lạnh lùng.

Trong cơ quan, bắt buộc phải có quy định về thời gian tiếp khách. Chưa hết

giờ, công chức không được về dù không còn khách nào. Đó là nguyên tắc tối thiểu

mà mỗi công chức phải tuân thủ nghiêm túc. Phải đề cao trách nhiệm và nghĩa vụ

phục vụ nhân dân, lãnh đạo các cơ quan UBND xã cần xử lý kịp thời các cán bộ,

công chức, viên chức chưa thực hiện đúng nghĩa hai từ phục vụ. Khi tiếp khách tại

công sở, những cán bộ, công chức tại cơ quan công quyền có thái độ kẻ cả, lạnh

lùng, hách dịch, sử dụng những câu giao tiếp thiếu chủ ngữ, không tôn trọng khách

như: 'Có việc gì?', 'Ði đâu?', 'Gặp ai?'... phải bị phê bình, xử lý nghiêm.

Ở nơi thường có đông khách đến, cần có chỗ đủ rộng, có ghế ngồi, quạt mát

hoặc máy lạnh mùa nực, bàn nước phải bố trí ở góc phòng, ai cần ra đó. Để tránh

hiện tượng khách đông dễ xảy ra chen lấn, tại nơi tiếp dân phải có quy định rõ ràng

cách xếp giấy tờ theo thứ tự, tránh tình trạng lộn xộn, chen ngang. Nếu có trường

hợp cần giải quyết trước cũng nên thông báo để mọi người thông cảm, không thắc

mắc. Các quy định về thủ tục hành chính, giấy tờ cần viết to, rõ ràng, công bố ở

nơi khách tiếp cận dễ dàng, xem trước, đối chiếu với công việc của mình để bổ

sung hồ sơ, hoặc đến chỗ khác giải quyết đúng nơi khỏi mất công chờ đợi.

Phòng làm việc của công chức cần gọn ghẽ, sắp xếp bàn ghế, phương tiện

hợp lý, thuận lợi cho công chức hoạt động. Trong phòng phải luôn sạch sẽ, làm vệ

sinh thường ngày.

Quan hệ giữa lãnh đạo với công chức là quan hệ công tác trên dưới. Cần có sự

tôn trọng cấp trên nhưng không thể "gia đình chủ nghĩa" gọi lãnh đạo là chú, là

bác, xưng con, xưng cháu, xưng anh em... Lãnh đạo cũng không được gọi cấp dưới

xách mé hoặc coi thường người giúp việc mình.

4. Tôn trọng Văn hoá công sở khi giao tiếp trong cơ quan UBND xã

Mỗi người có cương vị và trách nhiệm được giao trong trụ sở cơ quan UBND

xã. Vì vậy, từng hành vi ứng xử của mỗi người luôn luôn phải thể hiện tôn trong

đồng nghiệp, tôn trọng mọi người trong cơ quan. Sự tôn trọng ấy đôi khi thể hiện

qua một việc làm tưởng như rất nhỏ: Khi trò chuyện bằng điện thoại di động, mỗi

người phải giữ ý, tránh làm phiền người bên cạnh. Đặc biệt là trong các cuộc họp,

hội nghị.

Khi đang tiếp khách, nhất là tiếp dân, dù công chức xã có bận gì, có bị “sếp”

gọi thì cũng cần cố gắng tiếp khách hoàn tất mới chuyển sang việc khác hoặc đi

gặp “sếp”. Trường hợp việc quá cần kíp không thể không tạm ngưng tiếp khách thì

trước khi tạm ngưng phải xin lỗi với thái độ thật chân thành mới hy vọng được

khách thông cảm. Đặc biệt, trường hợp tiếp khách dù họ là người cần đến cơ quan

UBND xã - tức là giao tiếp ở “vị trí yếu hơn” cơ quan thì công chức cũng không

được vì thế mà cửa quyền, hách dịch.

46

5. Liên tục xây dựng hoàn thiện và phát triển nếp sống, làm việc theo Văn

hoá công sở trong cơ quan UBND xã

Hiện nay tại một số địa phương cơ quan UBND cấp tỉnh, thị xã thuộc tỉnh đã

xây dựng và ban hành quy chế Văn hóa công sở trong cơ quan theo văn bản của

Thủ tướng Chính phủ. Nhưng với cấp xã thì chưa có nhiều cơ quan triển khai việc

này. Vì vậy, quan trong trước hết là công chức Văn phòng - Thống kê xã phải

nghiên cứư văn bản hướng dẫn của chính phủ, của cơ quan quản lý cấp trên để

tham mưu, đề xuất với lãnh đạo xã xây dựng và ban hành ngay quy chế Văn hóa

công sở và triển khai thực hiện ngay trong cơ quan. Có thể phối kết hợp với bộ

phận Cải cách hành chính để xây dựng lồng ghép nội dung Văn hóa công sở như

một phần trong nội dung cải cách hành chính thì mới có kinh phí và cơ sở để triển

khai thuận lợi hơn.

Có thể thực hiện quá trình triển khai xây dựng và thực hiện Văn hóa công sở

theo hai giai đoạn:

Giai đoạn 1 nên lồng ghép nội dung Văn hóa công sở trong quy trình tiếp

dân, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính theo yêu cầu của công dân thông qua

việc quy định thẩm quyền và trách nhiệm cá nhân từng vị trí cán bộ quản lý, từng

công chức chuyên môn.

Giai đoạn 2 nên xây dựng và triển khai quy chế Văn hóa công sở với quy

trình khen thưởng, xử phạt cá nhân khi thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ công

chức với mức thưởng, phạt công minh phù hợp. Ví dụ: Xếp loại mức độ hoàn

thành công việc của cán bộ, công chức hàng tháng, đồng thời chi thưởng công

khai, minh bạch thẳng vào lương thu nhập hàng tháng của cán bộ, công chức. Cách

làm như Chính phủ Hàn Quốc hiện nay hoàn toàn có thể áp dụng cho cơ quan

UBND xã ở Việt Nam.

Giai đoạn 3 xây dựng hoàn thiện Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã.

Văn hóa công sở tại các cơ quan có nhiều cách thể hiện khác nhau. Thực hiện

Văn hóa công sở bước đầu ở mức thấp là việc chấp hành nghiêm quy định của nhà

nước, của cấp trên về quy trình, thủ tục hành chính. Bước sau cao hơn là thực hiện

công việc được giao với toàn bộ trách nhiệm được giao. Bước thứ ba, bước cao

nhất theo chúng tôi là nâng ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện quy chế, quy

trình và trách nhiệm, nghĩa vụ cán bộ, công chức thành thói quen tuân thủ nghiêm

không chỉ quy chế, quy trình mà còn coi đó như là biểu hiện của nếp sống, của

cách thể hiện cá nhân có trách nhiệm với cộng đồng, với cơ quan UBND xã. Một

cơ quan UBND xã có các cán bộ, công chức có Văn hóa công sở sẽ không còn phải

treo các tấm biển nhắc các cá nhân là: “Xuống xe xuất trình giấy tờ” hoặc “Đi nhẹ,

nói khẽ” hay “ra vào khép cửa”. Theo chúng tôi, nên thay tấm biển với mệnh lệnh

hành chính là “Xuống xe, xuất trình giấy tờ” bằng tấm biển “Chào mừng quý

khách, xin liên hệ phòng bảo vệ để được giải đáp”. Với tấm biển đề xuất của chúng

tôi, tôi tin rằng sẽ là “văn hóa hơn” với những câu nhắc nhẹ nhàng hơn và như vậy

sẽ hiệu quả hơn. Nhưng biểu hiện “văn hóa nhất” là không cần có tấm biển nhắc

nhưng mọi cá nhân đều tự giác chấp hành như các cơ quan hành chính tại Đức,

Pháp hay Hà Lan đang áp dụng.

47

Văn hóa công sở không phải là điều có thể thay đổi chỉ trong một sớm một

chiều. Các công chức Văn phòng - Thống kê phải sát cánh cùng lãnh đạo, phải học

cách kiên nhẫn và quan sát những thay đổi xảy ra từ từ. Văn hóa công sở của cơ

quan sẽ tiếp tục thay đổi, phát triển không ngừng và Văn hóa công sở cũng phát

triển một cách tương ứng. Vì vậy, hãy không ngừng cố gắng xây dựng một Văn

hóa công sở ngày càng hoàn thiện hơn.

III. Thực hành, Thảo luận nhóm.

- Thảo luận về vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh

đạo UBND xây dựng văn hóa công sở trong cơ quan.

- Thảo luận về các chức năng của công chức Văn phòng - Thống kê với việc

xây dựng Văn hóa công sở trong UBND xã.

- Thảo luận về các nhiệm vụ của công chức Văn phòng - Thống kê khi xây

dựng và triển khai quy chế văn hóa công sơ tại cơ quan UBND xã.

- Thống nhất cách làm để triển khai hiệu quả Văn hóa công sở tại UBND xã.

Bài 5

KIỂM TRA HẾT MÔN

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

KT. BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

TS. Nguyễn Tiến Dĩnh

48

Phụ lục MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN

Điều lệ số 973/TTg ngày 21 tháng 7 năm 1956 của Thủ tướng Chính phủ

về việc dùng Quốc huy nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

I. Hình Quốc huy Quốc huy gồm có :

- Hai bó lúa chín màu vàng sẫm uốn cong, đặt trên nền vàng tươi, tượng trưng cho nông

nghiệp.

- Một bánh xe răng cưa màu vàng tươi đặt chỗ hai bó lúa buộc chéo, tượng trưng

cho công nghiệp.

- Một băng đỏ có chữ "Việt Nam dân chủ cộng hoà" màu vàng quấn bánh xe và

hai bó lúa với nhau.

- Trong lòng là hình Quốc kỳ, nền đỏ tươi, sao vàng tươi.

Quốc huy có thể làm to nhỏ, tuỳ theo sự cần thiết.

Các màu vàng ở mẫu Quốc huy có thể thay bằng màu vàng kim nhũ.

Quốc huy có thể dùng không tô màu theo hình vẽ ở bản phụ kèm theo điều lệ này.

(Xem hai mẫu Quốc huy in ở bản phụ số 2).

II . Thể lệ treo Quốc huy

Quốc huy được treo ở các nơi, và in trên các giấy tờ theo thể lệ quy định dưới đây:

A. Những nơi treo Quốc huy - rước Quốc huy

1. Quốc huy treo ở các UBND sau đây:

- Nhà họp của Hội đồng Chính phủ,

- Nhà họp của Quốc hội khi họp,

- Trụ sở Uỷ ban hành chính khu, Tỉnh, Huyện, xã, thành phố và thị xã.

- Bộ Ngoại giao, các Đại sứ quán và Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Quốc huy treo ở cửa chính UBND, về phía trên, ở chỗ trông rõ nhất.

2. Quốc huy có thể treo ở lễ đài các ngày lễ lớn: 1 tháng 5 và 2 tháng 9, do Chính

phủ Trung ương hoặc các cấp chính quyền địa phương tổ chức.

3. Rước Quốc huy: trong các cuộc mít tinh, biểu tình, tổ chức ngày 1 tháng 5 và 2

tháng 9, các đoàn thể có thể rước Quốc huy.

B. Dùng Quốc huy trên các giấy tờ

Hình Quốc huy được in hoặc đóng bằng dấu nổi trên các thứ giấy sau đây:

- Bằng huân chương, bằng khen của Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ cộng hoà,

Thủ tướng Chính phủ.

- Các văn bản ngoại giao như quốc thư, uỷ nhiệm thư, thư giới thiệu của Chủ tịch

nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

- Hộ chiếu.

- Các công hàm, thiếp mời, phong bì của Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ cộng

hoà, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

- Các thư từ, thiếp mời, phong bì của Trưởng ban Thường trực Quốc hội trong

việc giao thiệp với các UBND các nước ngoài.

- Công văn, thiếp mời, phong bì của các Đại sứ quán và Lãnh sự quán ở nước ngoài.

Đối với những trường hợp cụ thể chưa nói trong điều lệ này thì UBND sẽ báo cáo

lên Thủ tướng Chính phủ để xét định.

KT. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Phó Thủ tướng

Phan Kế Toại

49

ĐIỀU LỆ

Số 975/TTG ngày 21-7-1956 của Thủ tướng Chính phủ

Về việc dùng Quốc ca nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà

–––––––––––––––––––––––––––

1. Quốc ca có thể hát bằng lời hoặc cử bằng nhạc:

- Khi làm lễ chào cờ;

- Khi khai mạc và bế mạc những cuộc mít tinh, những buổi họp long trọng

do chính quyền hoặc đoàn thể tổ chức.

- Hàng ngày khi bắt đầu buổi phát thanh thứ nhất và khi kết thức buổi phát

thanh cuối cùng của Đài tiếng nói Việt Nam.

Nếu hát thì khi khai mạc hát đoạn 1, khi bế mạc hát đoạn 2.

Trong những cuộc duyệt binh hoặc mít tinh lớn có cử Quốc ca bằng nhạc,

đồng thời có bắn đại bác thì có thể cử Quốc ca một lần hay nhiều lần.

2. Khi cử Quốc ca, mọi người phải bỏ mũ, đứng nghiêm (ở trong phòng họp,

có treo Quốc kỳ sau Chủ tịch đoàn, thì khi chào cờ, Chủ tịch đoàn đứng nhìn về

phía trước mình, không phải quay mặt vào Quốc kỳ. Còn những người khác thì

đứng nhìn về phía Quốc kỳ).

3. Cử Quốc ca của ta và Quốc ca một nước bạn: Trong những buổi lễ (ví dụ

như lễ kỷ niệm ngày Quốc khánh một nước bạn hoặc đặc biệt trong những buổi

biểu diễn long trọng của những đoàn nghệ thuật nước bạn), có cử Quốc ca của ta

và Quốc ca nước bạn thì, khi khai mạc cũng như khi bế mạc, cử Quốc ca nước bạn

trước và Quốc ca ta sau.

4. Cử Quốc ca và Quốc tế ca: Khi kỷ niệm ngày Quốc tế lao động 1 tháng 5.

Khi khai mạc: cử Quốc ca. Khi bế mạc: cử Quốc tế ca.

Đối với những trường hợp cụ thể chưa nói trong thể lệ này, thì các Uỷ ban

nhân dân sẽ báo cáo lên Thủ tướng Chính phủ để xét định.

KT. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Phó Thủ tướng

Phan Kế Toại

THÔNG BÁO

Số 31/TB ngày 15-2-1993 của Chính phủ

Về việc treo Quốc kỳ, chào cờ và hát Quốc ca

–––––––––––––––––––––––

Lâu nay, việc treo Quốc kỳ, làm lễ chào cờ vẫn được duy trì thường xuyên

trong các trường học phổ thông, các đơn vị của các lực lượng vũ trang và tại nhiều

UBND, đơn vị khác. Nhưng nhìn chung, việc treo Quốc kỳ, chào cờ và hát Quốc

ca mỗi nơi làm một cách, chưa được thống nhất trong cả nước.

Để tiếp tục giữ gìn truyền thống tốt đẹp đó, thừa lệnh Thủ tướng Chính

phủ,Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thực hiện thống nhất việc treo Quốc kỳ, làm

lễ chào cờ như sau:

1. Treo Quốc kỳ

50

CácUBND Nhà nước các nhà trường (kể cả học viện), các đơn vị vũ trang,

các cửa khẩu biên giới, các cảng quốc tế phải có cột cờ và treo Quốc kỳ trước công

sở, hoặc nơi trang trọng trước cửa UBND, Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích

thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định.

- Trụ sở Phủ Chủ tịch, trụ sở Quốc hội, Lăng Chủ Tịch Hồ Chí Minh, trụ sở

Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ ngoại

giao, Đại sứ quán Việt Nam tại các nước, Cột cờ Hà Nội, trụ sở Uỷ ban nhân dân

các cấp (trừ Uỷ ban nhân dân phường ở thành phố, thị xã). Các cửa khẩu và cảng

quốc tế treo Quốc kỳ 24/24 giờ hàng ngày.

- Trụ sở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các đơn vị vũ trang, nhà trường treo

Quốc kỳ từ 6 giờ đến 18 giờ hàng ngày.

- Tất cả các UBND và đơn vị nói trên, đặc biệt là các UBND đối ngoại, khi

có khách nước ngoài từ cấp Bộ trưởng trở lên đến thăm chính thức phải treo cờ

quốc gia của khách cùng với Quốc kỳ.

2. Chào cờ

- Các đơn vị vũ trang, các trường phổ thông, trường dạy nghề và trung học

chuyên nghiệp, các học viện, các trường đại học tổ chức chào cờ và hát Quốc ca

một cách trang nghiêm vào sáng thứ 2 hàng tuần, trước buổi học đầu tiên. Không

dùng băng ghi âm và hệ thống phóng thanh thay cho việc hát Quốc ca. Các đơn vị

nói trên cần tổ chức cho mọi người học hát Quốc ca đúng nhạc, đúng lời.

- Lễ chào cờ tại các buổi lễ lớn của Nhà nước hoặc các buổi đón tiếp mang

nghi thức Nhà nước, những buổi lễ kỷ niệm của ngành, địa phương có thể sử dụng

băng ghi âm hoặc quân nhạc thay cho hát Quốc ca.

Văn phòng Chính phủ đề nghị các đồng chí Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

ngang Bộ, Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các

tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phổ biến rộng rãi tới các cơ quan, đơn vị,

trường học và toàn thể cán bộ, công nhân viên chức biết và thực hiện việc treo

Quốc kỳ và làm lễ chào cờ theo những điểm hướng dẫn nói trên cho thống nhất,

thực hiện từ ngày 1 tháng 4 năm 1993; nơi nào chuẩn bị kịp thời thì có thể thực

hiện trước.

T/L. THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Bộ trưởng Chủ nhiệm

Văn phòng Chính phủ

Lê Xuân Trinh

THÔNG BÁO

Số 266/TB ngày 30-10-1993 của Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng

Về ý kiến kết luận của Thủ tướng Chính phủ về mẫu lễ phục Nhà nước

–––––––––––––––––––––––––––––––––

Sau khi xem xét các ý kiến và kiến nghị của Bộ Ngoại giao, Bộ Văn hoá -

thông tin và một số cơ quan về vấn đề lễ phục Nhà nước, ngày 16-10-1993, Thủ

tướng Chính phủ đã kết luận như sau:

51

1. Lễ phục là trang phục chính thức mà các quan chức Nhà nước ở các cấp

sử dụng trong các buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài.

Không đặt vấn đề có lễ phục riêng của một số đồng chí lãnh đạo cao nhất của Nhà

nước và của các Đại sứ nước ta ở nước ngoài.

2. Lễ phục của ta vừa phải phù hợp với trang phục đã thành quen thuộc, phổ

biến ở nhiều nước, vừa phù hợp với tập quán và phong cách của ta. Lễ phục được

xác định theo mùa (nóng, lạnh) thuộc các vùng khác nhau đối với nam và nữ.

- Đối với nam:

+ Mùa nóng mặc bộ comlê màu nhạt, vải mỏng hoặc không mặc áo véc (chỉ

mặc sơ mi dài tay hoặc ngắn tay, có thắt cravát hoặc không thắt cravát).

+ Mùa lạnh mặc bộ comlê màu sẫm, vải dày.

- Đối với nữ:

+ Mùa nóng mặc áo dài truyền thống;

+ Mùa lạnh mặc bộ comlê nữ màu sẫm vải dày hoặc áo dài có khoác măng

tô với thân dài hơn áo.

- Đối với các dân tộc thiểu số: những bộ quần áo ngày hội dân tộc cũng coi là lễ

phục.

- Có quy định thống nhất (thông báo trước cho các người được mời dự) lễ

phục trong từng buổi lễ, từng cuộc họp trọng thể v.v. về màu sắc, về kiểu cách

(comlê hay sơ mi dài tay hoặc ngắn tay có thắt cravát).

3. Căn cứ các kết luận trên, Bộ Văn hoá - Thông tin chủ trì cùng Bộ Ngoại

giao soạn thảo chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về lễ phục (mầu lễ phục, các quy

định về lễ tân) và trình Chính phủ trong tháng 11 năm 1993.

Văn phòng Chính phủ xin thông báo để các cơ quan biết và thực hiện

KT. BỘ TRƯỞNG

CHỦ NHIỆM

VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ

Phó Chủ nhiệm

Vũ Đình Thuần

THÔNG BÁO

Số 11/TB ngày 18-2-1992 của Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng

Về quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Võ Văn Kiệt

quy định y phục của công chức nhà nước khi đón tiếp, làm việc

với khách nước ngoài và trong giờ làm việc ở công sở

––––––––––––––––––––––––––––

Trong nhiều năm qua, đất nước có nhiều khó khăn về kinh tế, điều kiện sinh

hoạt và làm việc của các cơ quan và cán bộ còn nhiều hạn chế, Nhà nước chưa có

những quy định chính thức về y phục của công chức Nhà nước khi đón tiếp và làm

việc với các khách nước ngoài cũng như khi làm việc trong các công sở. Do đó,

trong nhiều buổi đón tiếp, làm việc, thậm chí trong buổi lễ trang trọng, đã có tình

52

trạng ăn mặc không thống nhất, tuỳ tiện luộm thuộm. Tình hình này để kéo dài

không có lợi về nhiều mặt.

Để thể hiện tính văn minh, lịch sự, sự tôn trọng khách và sự tôn trọng mình

của mỗi cá nhân công chức, đồng thời để từng bước đưa phong cách làm việc, cách

ăn mặc, giao tiếp của cơ quan Nhà nước vào nền nếp chính quy, Chủ tịch Hội đồng

Bộ trưởng đã quyết định như sau:

Hội đồng Bộ trưởng và Uỷ ban nhân dân các cáp giải thích, hướng dẫn để

thực hiện trong phạm 1. Y phục trong các cuộc đón tiếp, làm việc, tiễn đưa các

khách nước ngoài.

Khi tiếp khách nước ngoài (khách Nhà nước, khách từ các tổ chức quốc tế,

các chính khách, các nhà kinh doanh v.v.) mỗi công chức Nhà nước cũng như viên

chức các tổ chức sản xuất kinh doanh đều phải ăn mặc chỉnh tề, lịch sự.

a) Tuỳ theo thời tiết cụ thể của từng vùng, từng ngày (không nhất thiết chia

một cách máy móc mùa đông, mùa hè) và tuỳ theo từng đoàn, từng buổi hoạt động

của khách mà có trang phục phù hợp:

- Nam: áo sơ mi dài tay hoặc ngắn tay bỏ trong quần, quần âu dài, hoặc bộ

ký giả, bộ com lê (tuỳ điều kiện, ngoài mặc áo khoác ấm như: pađờsuy, bludông),

có thắt cravát, đi giầy hoặc dép có quai hậu.

- Nữ: áo dài, bộ quần áo âu, bộ váy, ngoài mặc áo khoác ấm tuỳ điều kiện, đi

giày hoặc dép có quai hậu.

- Quân đội, công an: Theo trang phục đã quy định.

b) Đối với các buổi lễ, các cuộc đón tiếp, hội đàm, chiêu đãi, tiễn đưa, v.v. các

khách Nhà nước, Bộ Ngoại giao cần quy định cụ thể (ghi ngay trong giấy mời) trang

phục trong từng buổi của người dự theo các điểm quy định nói trên (phân biệt nam,

nữ, quân đội...). Trong các buổi có tính chất lễ tiết, ký kết văn bản, cần mặc màu

sẫm, thì cũng cần ghi rõ để bảo đảm các người dự kể cả khách nước ngoài ăn mặc

thống nhất.

c) Ở các bộ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, bộ phận phụ trách lễ tân cũng cần quy

định thống nhất y phục của người dự trong từng buổi đón tiếp, làm việc...

2. Y phục trong giờ làm việc ở các công sở

Trong các công sở các cấp trong giờ làm việc, y phục của mỗi công chức

cũng đều phải chỉnh tề, văn minh. Trong tình hình đời sống còn khó khăn, y phục

cần tiết kiệm, giản dị, nhưng nhất thiết, không được tuỳ tiện, luộm thuộm, thiếu

nghiêm túc và phải dần dần đi vào nền nếp chính quy.

Tuỳ theo điều kiện từng cơ quan, xí nghiệp Nhà nước, từng ngành, có thể

hướng dẫn quy định các y phục trong giờ làm việc ở cơ quan, xí nghiệp của công

chức, công nhân, tiến dần đến mặc đồng phục (trong toàn cơ quan, xí nghiệp hoặc

từng bộ phận) hoặc mỗi công chức, công nhân có đeo thẻ, ghi rõ tên, chức vụ và

ảnh. Trong các công sở Nhà nước, trước hết là các bộ phận làm việc trực tiếp với

nhân dân, tiến dần đến có biển đề tên và chức vụ của mỗi công chức ở cửa phòng

và trên bàn làm việc.

53

Phải xóa ngay các cách ăn mặc thiếu nghiêm chỉnh như: áo sơ mi bỏ ngoài

quần, đi dép lê, đội mũ (mũ cát, mũ phớt, mũ len...) trong phòng họp; không được

hút thuốc lá trong phòng họp.

Quyết định này được thực hiện từ ngày 1 tháng 3 năm 1992.

Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng xin thông báo để các Bộ, Uỷ ban Nhà nước,

cơ quan khác thuộc vi quản lý của mình.

CHỦ NHIỆM VĂN PHÒNG

HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Trần Xuân Giá

Quyết định Số 129/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng

Chính phủ V/v ban hành Quy chế Văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính

nhà nước.

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

_________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_________________________

Số : 129/2007/QĐ-TTg

Hà Nội, ngày 02 tháng 8 năm 2007

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

__________________

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 26 tháng 02 năm 1998; Pháp lệnh

sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 28 tháng 4

năm 2000 và Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh Cán bộ, công

chức ngày 29 tháng 4 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 94/2006/QĐ-TTg ngày 27 tháng 4 năm 2006 của Thủ

tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2006

- 2010;

Xét đề nghị của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ,

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế văn hoá công sở tại các cơ

quan hành chính nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công

báo. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

54

Điều 3. Căn cứ Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này, Bộ trưởng, Thủ

trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban

nhân dân các cấp ban hành Quy chế văn hoá của cơ quan, địa phương mình ./.

THỦ TƯỚNG

(Đã ký)

Nguyễn Tấn Dũng

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ ____________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________________________________

QUY CHẾ

Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

(Ban hành kèm theo Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg

ngày 02 tháng8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ) ___________

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên

chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước bao

gồm:

1. Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

2. Ủy ban nhân dân các cấp.

Quy chế này không áp dụng đối với các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở

nước ngoài.

Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở

Việc thực hiện văn hoá công sở tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

1. Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;

2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên

nghiệp, hiện đại;

3. Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính,

chủ trương hiện đại hoá nền hành chính nhà nước.

Điều 3. Mục đích

Việc thực hiện văn hoá công sở nhằm các mục đích sau đây:

1. Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà

nước;

2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong

hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có

phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

55

Điều 4. Các hành vi bị cấm

1. Hút thuốc lá trong phòng làm việc;

2. Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo

cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao;

3. Quảng cáo thương mại tại công sở.

Chương II

TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ,

CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Mục 1

TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 5. Trang phục

1. Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.

2. Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của

pháp luật.

Điều 6. Lễ phục

Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được sử dụng

trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài.

1. Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat.

2. Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ comple nữ.

3. Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày

hội dân tộc cũng coi là lễ phục.

Điều 7. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức

1. Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.

2. Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh,

số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.

3. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ, công

chức, viên chức.

Mục 2

GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 8. Giao tiếp và ứng xử

Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về

những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.

Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn

trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.

Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với nhân dân

Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn,

lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải

quyết công việc.

Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó

khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.

Điều 10. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp

56

Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái

độ trung thực, thân thiện, hợp tác.

Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan,

đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện

thoại đột ngột.

Chương III

BÀI TRÍ CÔNG SỞ

Mục 1

QUỐC HUY, QUỐC KỲ

Điều 12. Treo Quốc huy

Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính. Kích cỡ

Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng.

Điều 13. Treo Quốc kỳ

1. Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước công sở hoặc toà nhà chính. Quốc kỳ phải đúng

tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định.

2. Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tang tuân theo

quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang.

Mục 2

BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ

Điều 14 . Biển tên cơ quan

1. Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ

bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan.

2. Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất cách thể hiện biển tên cơ quan.

Điều 15. Phòng làm việc

Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công

chức, viên chức.

Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý.

Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc.

Điều 16. Khu vực để phương tiện giao thông

Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công

chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện

giao thông của người đến giao dịch, làm việc.

THỦ TƯỚNG

(Đã ký)

Nguyễn Tấn Dũng

57

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Phần I. Quản trị văn phòng

1. Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (các năm từ năm

1980 đến năm 2009).

2. Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam. NXB Chính trị Quốc gia. HN.2006.

3 .Văn phòng Chính phủ. Quy chế làm việc của Chính phủ và Quy chế làm

việc của Văn phòng Chính phủ. HN. 1998.

4. Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam. Về công tác văn phòng

cấp uỷ. NXB Chính trị Quốc gia. HN. 1996.

5. TS. Hà Văn Nội. Quản trị học - những vấn đề cơ bản. Tập 1, Tập 2. NXB

Bưu điện. 2007.

6. Thạc sĩ Đặng Văn Minh và Sông Thu Bùi Văn Bảy. Nhập môn quản trị

học. NXB. TP Hồ Chí Minh. 1997

7. Luật sư Võ Thành Vị. Quản lý hành chính văn phòng. NXB Thống kê.

1998.

8. Luật sư Nguyễn Hải Sản. Quản trị học. NXB Thống kê. 1998

9. TS. Đào Duy Huân - GV Nguyễn Đình Chính. Quản trị hành chính văn

phòng. NXB Thống kê. 1997.

10. Ban Tổ chức - Cán bộ - Chính phủ. Tài liệu bồi dưỡng kiến thức quản lý

Nhà nước (dành cho cán bộ chính quyền cơ sở). HN. 1998.

11. Trung tâm Từ điển ngôn ngữ. Từ điển tiếng Việt. HN. 1992.

Phần 2. Văn hóa công sở

1. Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng

Chính phủ V/v ban hành Quy chế Văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính

nhà nước

2. Trung tâm ngôn ngữ và văn hoá Việt Nam. Đại từ điển Tiếng Việt. NXB

Văn hóa thông tin. 1998.

3. Tập bài giảng Văn hóa công sở - Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội;

4. Vũ Thị Phụng - Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội -

2001

5. Trần Hoàng, Trần Việt Hoa - Văn hóa ứng xử công sở, NXB Văn hóa

Thông tin, Hà Nội 2005

6. Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TW 1, Giáo trình Kỹ năng giao tiếp.

7. Tập hợp các bài viết trên báo Đất Việt, báo Dân trí điện tử về văn hoá ứng

xử, văn hoá công sở các năm 2008, 2009 và 2010.