PERENCANAAN DAN PENJADWALAN PROYEK

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Administrasi Proyek Kesehatan Semester VI (Enam)

Disusun Oleh :1. Gadis Wulandari250101111200412. Ayu Uswatun250101111300883. Ainur Rahma250101111301434. Sisilia Rindi Kurniasari250101111301895. Tomi Konstantia Setiaji250101111402746. Nailul Husna25010111140296

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKATUNIVERSITAS DIPONEGORO2014BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANGPerencanaan merupakan salah satu fungsi vital dalam kegiatan manajemen proyek. Perencanaan dikatakan baik bila seluruh proses kegiatan yang ada didalamnya dapat diimplentasikan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dengan tingkat penyimpangan minimal serta hasil akhir maksimal.Perencanaan adalah Suatu tahapan dalam manajemen proyek yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administratif agar dapat diimplementasikan. Tujuannya Melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan Biaya, Mutu dan Waktu serta faktor keselamatan.Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan masing masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hinggah tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan yang ada. Selama proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.B. RUMUSAN MASALAH1. Bagaimana siklus dan tahapan perencanan proyek ? 2. Mengapa perencanaan ? 3. Bagaimana asumsi dan kemampuan dasar dalam perencanan proyek?4. Apasaja keahlian yang dibutuhkan dalam manajemen proyek? 5. Masalah dasar apa saja yang dihadapi dalam perencanaan dan penjadwalan proyek?6. Apa saja fungsi penjadwalan proyek?7. Apa saja metode-metode penjadwalan proyek?

C. TUJUAN1. Mengetahui siklus dan tahapan perencanan proyek2. Mengetahui mengapa perencanaan dibutuhkan3. Mengetahui asumsi dan kemampuan dasar dalam perencanan proyek4. Mengetahui keahlian yang dibutuhkan dalam manajemen proyek5. Mengetahui Masalah dasar yang dihadapi dalam perencanaan dan penjadwalan proyek6. Mengetahui fungsi penjadwalan proyek7. Mengetahui metode-metode penjadwalan proyek

BAB IIISI

A. SIKLUS DAN TAHAPAN PERENCANAN PROYEK Dalam mengelola sebuah proyek, manajer proyek harus memperhatikan siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek menyatakan rentang waktu yang terdiri dari tahapan-tahapan yang akan dilalui dalam sebuah proyek. Siklus hidup proyek minimal memiliki empat taham yang harus dilalui, yaitu :

Siklus Hidup Proyek

1. Tahap Inisiasi ProyekPertanyaan sederhana yang tertuju pada tahap inisiasi proyek adalah : apakah menemukan tantangan dan masalah? Tujuan dari tahap inisiasi adalah proses identifikasi terhadap segala hal yang harus dilakukan, serta memahami lingkup proyek. Pada tahap ini, seorang manajer proyek akan dipilih dan diberi wewenang untuk membentuk tim yang akan menjalankan proyek.

2. Tahap Perencanaan ProyekPertanyaan sederhana yang tertuju pada tahap perencanaan proyek adalah : bagaimanakah langkah penyelesainnya? Perencanaan proyek merupakan proses pengembangan detail atas perencanaan sutu proyek, yang meliputi daftar semua tugas, pengalokasian sumber daya, penjadwalan, perencanaan anggaran / budget, manajemen resiko, dan lain-lain.Proses perincian ini sangat bermanfaat agar dapat memahami rangkaian tugas yang akan dilakukan, yang meliputi pihak-pihak yang bertanggung jawab, batasan waktu tugas, dan lain-lain. Perencanaan proyek yang telah disetujui sponsor disebutproject baselin.Project baseline tersebut digunakan sebagai kerangka acuan pengendalian proyek.3. Tahap Pengontrolan ProyekPertanyaan sederhana yang tertuju pada tahap pengontrolan proyek adalah apakah kita pada jalur yang benar? Pada tahap ini tugas-tugas mulai dilaksanakan. Secara teknis, project baseline dijadikan sebagai pedoman / acuan tugas yang dilaksanakan. Seorang manajer proyek harus memantau tugas agar proyek dapat berjalan tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan berada pada budget yang telah ditetapkan.4. Tahap Penutupan ProyekTahap ini memiliki tiga subtahap pentng, yaitu : pertanggungjawaban, pembelajaran proyek dan perayaan. Setelah proyek selesai, manajer proyek mempertanggungjawabkan hasil proyek kepada sponsor (pemilik proyek) dan recipient (pihak yang akan menggunakan / menerima hasil proyek). Pada umumnya, pihak sponsorlah yang akan memberikan pernyataan resmi mengenai selesainya proyek tersebut.Setiap proyek pasti memiliki keunikan yang dapat dipelajari. Tidak ada proyek yang identik walaupun memiliki tema yang sama, namun masalah yang dihadapi, persyaratan, maupun sumber dayanya (termasuk teknologi) pastilah berbeda. Hal ini yang menimbulan keunikan pada setiap proyek. Mengadakan pertemuan evaluasi selama berlangsungnya proyek bagi seluruh tim merupakan pembelajaran yang berarga. Hal umum yang biasa terjadi dalam dunia kerja adalah dinamika proyek yang cukup aktif, munculnya proyek baru begitu sebuah proyek selesai dilaksanakan. Oleh karena itu, seorang manajer proyek memiliki peran aktif yang sangat penting untuk memastikan berhasilnya penyebaran proses pembelajaran proyek dalam tim yang dipimpinnya.Tahap yang terakhir adalah tahap perayaan, janganlah meremehkan sebuah acara perayaan, karena hal tersebut merupakan salah satu bentuk penghargaan atas usaha-usaha yang telah dilakukan. Di samping itu, perayaan dapat mempererat kebersamaan dalam sebuah tim hingga menjadi sebuah tim yang solid . (Trihendradi. 2007)

Siklus Perencanaan Proyek Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat rencana untuk membantu membimbing tim proyek melalui tahap pelaksanaan dan penutupan proyek. Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu tim proyek untuk mengatur waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu.Perencanaan akan menghasilkan keuntungan-keuntungan apabila memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Menentukan Lingkup dari Proyek. Unit organisasi, kegiatan atau sistem yang mana akan terlibat? Mana yang tidak? Informasi ini memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya manusia yang diperlukan. Mengenali Berbagai Area Permasalahan Potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin salah sehingga hal-hal ini dapat dicegah. Mengatur Urusan Tugas. Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi. Memberikan Dasar untuk Pengendalian. Tingkat kinerja dan metode pengukuran tertentu harus dispesifikasikan sejak awal. Menurut Raymond McLeod Jr dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen. Langkah-langkah dalam tahap perencanaan adalah sebagai berikut: 1. Menyadari Masalah Kebutuhan akan proyek biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.2. Mendefinisikan Masalah Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan tersebut. Sebaiknya manajer hanya mencari untuk mengidentifikasikan dimana letak permasalahannya dan apa kemungkinan penyebabnya. 3. Menentukan Tujuan Sistem Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Namun tujuan dinyatakan secara umum lalu tujuan-tujuan ini akan dibuat lebih spesifik. 4. Mengidentifikasi Kendala-Kendala Sistem Sistem baru tidak akan beroperasi bebas dari kendala. Kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar dikerjakan. Dengan cara ini, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala ini.

5. Membuat Studi Kelayakan Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan : Teknis Dalam dimensi teknis yang perlu dipertimbangkan adalah, tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ? Pengembangan EkonomisDalam dimensi Pengembangan Ekonomis yang perlu dipertimbangkan adalah, dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ? Pengembalian non Ekonomis Dalam dimensi Pengembalian non Ekonomis yang perlu dipertimbangkan adalah, dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang? Hukum dan Etika Dalam dimensi Hukum dan Etik yang perlu dipertimbangkan adalah, akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ? Operasional Dalam dimensi Operasional yang perlu dipertimbangkan adalah, apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ? Jadwal Dalam dimensi Jadwal yang perlu dipertimbangkan adalah mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan?6. Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem Jika sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian Sistem ( system study ) akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem itu melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan. Analis sistem memberikan salinan tertulis dari usulan kepada komite pengarah SIM, dan kadang-kadang memberikan penyajian lisan. 7. Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulkan serta menentukan apakah perlu diteruskan atau dihentikan. Jika keputusannya adalah diteruskan, proyek akan berlanjut ke tahap penelitian. Jika keputusannya adalah dihentikan, semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain. 8. Menetapkan Mekanisme Pengendalian Sebelum penelitian sistem dimulai, komite pengarah SIM (Sistem Informasi Manajemen) menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. 9. Memonitor Kemajuan Proyek Setelah jadwal proyek ditetapkan, jadwal itu harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian.

B. MENGAPA PERENCANAAN ? Suatu proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan membutuhkan suatu sistem yang dapat menjaga agar kerjasama dalam suatu proyek berjalan dengan baik. Untuk mencipakan suatu kerjasama yang baik dibutuhkan suatu sistem yang disebut manajemen proyek. Manajemen proyek bertugas merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumberdaya perusahaan agar dapat mencapai tujuan proyek. Secara garis besarnyakonsep manajemen proyek bertujuanuntuk menciptakan keterkaitan yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Perencanaan proyek merupakan unsur yang sangat penting dari konsep manajemen proyek karena perencanaan merupakan suatu usaha untuk meletakan dasar dan tujuan serta menyusun langkah-langkah kegiatan untuk melaksanakan proyek. Perencanaan mengarahkan keputusan yang dibutuhkan dalam memulai suatu proyek. Perencanaan yaitu memilih dan menentukan nlangkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. Dalam perencanaan penyelenggaraan proyek, tahap dan kegunaan perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan dasar dan perencanaan pengendalian. Perencanaan dasar dimaksutkan untuk meletakkan dasar-dasar dari suatu penyelenggaraan proyek, sedangkan perencanaan pengendalian merupakan kegiatan menganalisis dan membandingkan hasil pelaksanaan yang diperlukan.Perencanaan yang tepat disusun secara sistematis akan dapat berfungsi sebagai berikut :1. Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek2. Dasar pengaturan alokasi sumber daya3. Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat kedepan dan menyadari pentingnya unsur waktu4. Pegangandantolakukurfungsipengendalian Unsur-unsur dalam perencanaan proyek sekurang-kurangnya meliputi :1. SasaranSasaran merupakan target dimana semua kegiatan diarahkan dan diusahakan untuk mencapainya. Pada umumnya, sasaran proyek dinyatakan dalam bentuk waktu, biaya, dan mutu. Disamping sasaran proyek secara keseluruhan, sasaran dari masing-masing tugas sebaiknya juga dibuat, sehingga akan memudahkan dala mengendalikan proyek. Sasaran dari masing-masing kegiatan ini merupakan milestone (tonggak kemajuan), yang menjadi patokan dalam memantau dan mengendalikan perkembangan proyek.

2. OrganisasiOrganisasi merupakan sarana dimana para anggota bekerja sama untuk mencapai tujuan proyek. Organisasi proyek harus diusahakan efisien serta memiliki pembagian tugas dan wewenang yang jelas.3. JadwalJadwal merupakan salah satu perencanaan yang paling penting yang mencakup urutan langkah kegiatan yang sistematis untuk mencapai sasaran. Penjadwalan berguna sebagai sarana koordinasi dan integrasi bagi kegiatan para peserta proyek menjadi suatu rangkaian yang berurutan, pengendalian yang dipakai sebagai tolak ukur dalam mengkaji waktu penyelesaian yang perlu mendapatkan prioritas supaya penyelesaian proyek sesuai dengan waktu yang ditentukan.4. AnggaranAnggaran merupakan salah satu bentuk perencanaan yang harus ditentukan sejak awal. Anggaran menunjukkan perencanaan penggunaan dana untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements):1. Faktual dan Realistis2. Logis dan Rasional3. Fleksibel4. Komitmen5. Komprehensif atau menyeluruh

C. ASUMSI DAN KEMAMPUAN DASAR DALAM PERENCANAN PROYEKAsumsi perencanaan:1. Bersifat POSITIFFaktor penunjang keberhasilan

2. Bersifat NEGATIFFaktor penghambat keberhasilan

Kemampuan dasar dalam perencanaan proyek, adalah kemampuan forecasting (meramalkan apa yang terjadi dimasa depan) dan kemampuan untuk menuliskan rencana agar realistis, yang meliputi tahapan kerja sebagai berikut :1. Mengidentifikasi proyek pengembangan sistem2. Mengidentifikasi sasaran proyek sistem3. Mengidentikfikasi kendala proyek sistem4. Mengidentifikasi prioritas proyek sistem5. Menyusun laporan perencanaan proyek sistem6. Meminta persetujuan manajemen

D. KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN DALAM MANAJEMEN PROYEKDalam proses perencanaan proyek, kemampuan seorang manajer proyek harus mencakup sembilan knowledge area yang tujuannya adalah sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek. Sembilan knowledge area tersebut adalah :1. Project integration management : memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek secara efektif dikoordinasikan.2. Project scope management : untuk memastikan semua pekerjaan yang diperlukan dimasukkan.3. Project time management : menyediakan jadwal proyek yang efektif4. Project cost management :untuk mengidentifikasi sumber dayayang dibutuhkandan mengontrolanggaran5. Project quality management :untuk memastikan bahwa persyaratan fungsional sudah terpenuhi.6. Project human resource management : mengembangkan dan mempekerjakan personil yang efektif.7. Project communications management :untuk memastikankomunikasi internal daneksternal yang efektif.8. Project risk management :untuk menganalisa danmengurangirisiko potensial.9. Project procurement management :untukmemperolehsumber daya yang diperlukandari sumber eksternal.Sedangkan skill atau keahlian dalam manajemen proyek meliputi :1. The project management body of knowledgeSeorang manager yang baik harus memiliki skill ini karena ini merupakan implementasi dari nine project management knowledge sehingga seorang manajer yang baik dapat menggunakan itu termasuk teknik dan alat-alat yang mendukung kemajuan suatu proyek2. Application area knowledge, standard and regulationManajer yang memiliki skill ini mempunyai pengetahuan tentang proyeknya ini, misalnya dia seorang manajer pada proyek IT maka dia mengetahui apa standard dan regulasi dari sebuah proyek IT tersebut3. Project enviromental knowledgeDalam kehidupan kita sehari-hari kita tidak hanya berhadapan dengan situasi, tempat dan kondisi yang sama terus ada saatnya kita mengalami sebuah perbedaan, baik itu kondisi,situasi dan tempat. Dari sana kita diperlukan kemampuan kita untuk bisa beradaptasi dengan baik begitu juga dengan seorang manajer proyek. Seorang manajer proyek tidak hanya akan menjadi seorang manajer tidak hanya bekerja dengan organisasi yang sama setiap saat begitu juga tipe proyek yang sama. Maka dari itu dibutuhkan kemampuan untuk beradaptasi dengan perbedaan tersebut dan mengetahui berbagai macam aspek/pengetahuan dalam kehidupan seperti aspek ekonomi, sosial, politik dll4. General management knowledge and skillSeorang manajer yang baik tidak hanya menguasai salah satu aspek/bidang pengetahuan tetapi dia harus menguasai berbagai macam ilmu karena dengan menguasai berbagai macam ilmu tersebut dia bisa mengambil keputusan, memberikan arahan. menyelesaikan masalah yang berbeda dari bidang ilmu yang dia sangat kuasai.Untuk bisa menguasai berbagai macam bidang/ aspek pengetahuan itu sangat sulit tetapi bukan berarti tidak bisa. Manajer yang baik tidak harus menguasai bidang ilmu sampai 100% tetapi separuhnya saja sudah cukup namun dia tetap harus belajar dan memutuskan ilmu pengetahuan mana yang penting bagi proyeknya tersebut5. Soft skill or human relation skillUntuk meraih nilai yang tinggi pada suatu proyek di perlukanSoft skill or human relation skill. Soft skill yang bagus diperlukan / penting karena seorang manajer proyek memerlukannya untuk mengetahui, mengarahkan, memenuhi permintaan stakeholder, memimpin tim, memotivasi bernegoisasi dan menyelesaikan masalah.Soft skill yang baik dapat membantu kerja manajer proyek dalam menyelesaikan masalahnya, selain itu seorang manajer proyek memerlukan human relational skill yang baik pula karena seorang manajer proyek tidak bekerja sendirian, dia bekerja secara tim. Apabila seorang manajer tidak memiliki skill tersebut maka kerja tim pada proyek akan buruk dan itu tidak baik dalam menjalankan suatu proyek Selain skill yang berjumlah 5 diatas, ada skill lain yang juga penting untuk di miliki seorang manajer proyek yaitu skill dalam memilih dan menggunakan Teknologi informasi serta skill kepemimpinan. Seorang manajer proyek sering di hadapkan dalam mengambil keputusan yang sulit, setiap keputusan yang di ambil dapat membahayakan suatu proyek. Maka diperlukan sebuah tim yang solid serta kemampuan diri dalam menguasai teknologi informasi untuk membantu menyelesaikan masalahnya dengan efektif. Seorang manajer proyek juga harus memiliki skill kepemimpinan yang baik, walaupun pemimpin dan manager merupakan posisi yang berbeda dan spesifikasi yang berbeda pula, tetapi seorang manajer proyek yang baik di haruskan memiliki nya. seorang manajer bekerja secara tim dan dia sebagai pemimpin sebuah proyek sehingga dia harus mempunyai visi yang jelas, dapat mengambil keputusan secara cepat dan tepat serta dapat menjadi contoh atau menginspirasi anggota timnya

E. MASALAH DASAR YANG DIHADAPI DALAM PERENCANAAN DAN PENJADWALAN PROYEKMasalah dasar yang sering ditemui dalam manajemen proyek ada berbagai macam. Diantaranya adalah :1. Keinginan klien berubah-ubah atau tidak jelas.Keinginan klien yang tidak pasti dapat menjadi masalah besar. Penting untuk memiliki alur yang jelas dari awal hingga akhir proyek sehingga klien akan bisa lebih spesifik terhadap persyaratan yang dimilikinya. 2. Tidak menempatkan orang yang tepat untuk mengatur proyekBiasanya, dalam pengalokasian sumberdaya, sebagian besar usaha dikerahkan untuk fokus mencari sumberdaya yang tepat dibandingkan mencari manajer proyek yang tepat. Kadangkala pula seorang manajer proyek dipilih berdasarkan ketersediaan tenaga kerja yang ada, bukan berdasarkan skill nya. Sehingga untuk menghindari masalah tersebut perlu dipilih seorang manajer proyek yang memang sesuai dengan bidangnya.3. Gagal untuk mendapatkan dukunganSeringkali, sebuah proyek gagal karena mereka tidak mendapat support yang cukup dari departemen atau orang-orang yang tergabung dalam proyek tersebut, termasuk manajer. Hal ini bisa saja dikarenakan oleh beberapa hal diantaranya :a. Tidak membuat jobdesk atau role yang jelas untuk seluruh tim. b. Kedua karena tidak menjelaskan personal payoff dari masing-masing orang ketika proyek berhasil.c. Tidak menjelaskan bagaimana evaluasi dari kontribusi setiap orang.d. Gagal untuk membuat sense of urgency mengenai proyek.4. Kurangnya KomunikasiKomunikasi menjadi faktor terpenting kesuksesan sebuah proyek manajemen. Komunikasi antar tim, tim dengan manajer proyek, tim dengan klien, dst harus selalu dijaga. Untuk menghindari masalah komunikasi, manajer proyek dapat menentukan hari dan waktu untuk bertemu tim secara berkala untuk membantu menjaga seluruh tim tetap bekerja di jalurnya yang tepat.5. Kurang spesifik terhadap bidangnyaProyek yang tidak memiliki ultra-clear goal akan gagal. Bidang atau jangkauan yang berubah adalah hal yang paling berbahaya yang dapat terjadi dalam sebuah proyek. Jika tidak ditangani dengan baik maka akan menghabiskan dana dan waktu yang banyak. Untuk mencegah hal tersebut terjadi, definisikan bidang dari sebuah proyek dan monitor proyek tersebut secara berkala untuk memastikan bahwa seluruh tim bekerja sesuai jalurnya.6. Tidak memiliki ukuran untuk mendefinisikan keberhasilan Hal pertama yang harus dilakukan oleh seorang manajer proyek adalah ia harus mengerti dan paham apa arti kesuksesan proyeknya, apa yang membuat proyeknya berhasil, kapan proyek akan selesai dilaksanakan dan sebagainya.

F. FUNGSI PENJADWALAN PROYEKPenjadwalan merupakan tahapan menerjemahkan suatu perencanaan ke dalam suatu diagram-diagram yang sesuai dengan skala waktu. Penjadwalan menentukan kapan kegiatan-kegiatan akan dimulai, ditunda, dan diselesaikan, sehingga pengendalian sumber-sumber daya akan disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang ditentukan. Dalam proyek, penjadwalan sangat penting dalam memproyeksikan keperluan tenaga kerja, material, dan peralatan. Menjadwalkan adalah berpikir secara mendalam melalui berbagai persoalan-persoalan, menguji jalur-jalur yang logis, serta menyusun berbagai macam tugas, yang menghasilkan suatu kegiatan lengkap, dan menuliskan bermacam-macam kegiatan dalam kerangka yang logis dan rangkaian waktu yang tepat. (Luthan & Syafriandi, 2006) Fungsi penjadwalan dalam suatu proyek antara lain :1. Menentukan durasi total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.2. Menentukan waktu pelaksanaan dari masing-masing kegiatan.3. Menentukan kegiatan-kegiatan yang tidak boleh terlambat atau tertunda pelaksanaannya dan menentukan jalur kritis.4. Menentukan kemajuan pelaksanaan proyek.5. Sebagai dasar perhitungan cashflow proyek.6. Sebagai dasar bagi penjadwalan sumber daya proyek, seperti tenaga kerja, material, dan peralatan.7. Sebagai alat pengendalian proyek.

Penjadwalan proyek juga merupakan sesuatu yang lebih spesifik dan menjadi bagian dari perencanaan proyek (Tampubolon, 2004). Penjadwalan memiliki dua tugas penting, yaitu (Prawirosentono, 2007): 1. Memutuskan proses yang harus berjalan, dan2. Memutuskan kapan dan selama berapa lama proses itu berjalan Penjadwalan suatu proyek dapat membantu dalam beberapa hal, diantaranya (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006) :1. Menunujukkan hubungan tiap kegiatan dengan kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan4. Membantu mengetahui hal-hal yang mungkin menghambat suatu proyek

G. METODE-METODE PENJADWALAN PROYEK Penjadwalan merupakan pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan-keterbatasan yang ada (Husen, 2009). Penjadwalan menentukan kapan aktivitas itu dimulai, ditunda dan diselesaikan, sehingga pembiayaan dan pemakaian sumber day a bisa disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang telah ditentukan. Untuk menyelenggarakan proyek, salah satu sumber daya yang menjadi faktor penentu keberhasilan adalah tenaga kerja (Mertha Jaya dkk, 2007).1. Gantt Chart (diagram balok)Gantt Chart (diagram balok) merupakan penjadwalan menggunakan suatu bagan batang atau bagan kejadian penting (Milestone chart). Dalam tiap kasus, lama kegiatan diperlihatkan dalam bagan oleh balok atau garis. Bagan ini memperlihatkan kapan suatu kegiatan dijadwalkan mulai dan kapan ia selesai. Diagram balok disusun dengan maksud mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan, yang terdiri dari waktu mulai, waktu penyelesaian, dan pada saat pelaporan (Nugraha, 1985).NoAktivitasHari/Bulan/Tahun

12345678

1A

2B

3C

4D

5E

Penggambaran diagram balok seperti terlihat pada gambar diatas terdiri dari kolom (sumbu vertikal) dan baris (sumbu horisontal). Kolom pertama berisi daftar atau uraian pekerjaan dalam suatu proyek. Kolom selanjutnya dipergunakan sebagai tempat melukiskan balok sesuai dengan durasi waktu yang diperlukan dari masing - masing pekerjaan. Satuan waktu misalnya hari, minggu, atau bulan ditempatkan pada sumbu horisontal. Waktu mulai dan waktu akhir masing-masing kegiatan ditunjukkan oleh ujung kiri dan ujung kanan dari balok-balok yang bersangkutan.Pada pembuatan diagram balok telah diperhatikan urutan kegiatan, meskipun belum terlihat hubungan ketergantungan antara satu aktivitas dengan yang lain. Format penyajian diagram balok yang lengkap berisi perkiraan urutan pekerjaan, skala waktu dan analisis kemajuan pekerjaan pada saat pelaporan.Keuntungan penjadwalan dengan Gantt Chart :a. Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.b. Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan. Kerugian penjadwalan dengan Gantt Chart :a. Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.b. Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru. 2. Jaringan PERTTeknik tinjauan Evaluasi Program (PERT = program review technique) adalah metode jaringan untuk penjadwalan proyek yang pertama kali dikembangkan pada pertengahan 1950an untuk proyek kapal selam Polaris. Teknik ini digunakan untuk menjadwalkan lebih dari 3000 kontraktor, pemasok, dan agen, serta mendapat penghargaan karena berhasil membawa proyek kapal selam Polaris maju dari jadwal hingga 2 tahun.Jaringan PERT adalah salah satu metode grafis yang digunakan untuk memvisualisasikan jadwal proyek ke dalam rangkaian aktivitas, lengkap dengan urutan pekerjaan dan hubungan ketergantungan antar aktivitas. Dalam diagram PERT, aktivitas-aktivitas dinyatakan dalam bentuk panah, yang menghubungkan event - event yang dinyatakan dalam betuk lingkaran.Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam jaringan PERT (Nugraha, 1986):a. Event (kejadian)Titik pangkal dan titik akhir dari suatu aktivitas yang dinyatakan dalam bentuk lingkaran. Sebuah event tidak memerlukan waktu dan sumber daya karena event bukan sebuah aktivitas.b. Aktivitas NyataPelaksanaan kegiatan yang nyata dari suatu pekerjaan. Aktivitas ini membutuhkan durasi dan sumber daya untuk pelaksanaannya. Sebuah aktivitas nyata digambarkan dalam bantuk anak panah disertai durasi pekerjaannya.c. Aktivitas DummyAktivitas ini tidak menyatakan sebuah kegiatan yang nyata, melainkan hanya berfungsi untuk menyatakan ketergantungan antar aktivitas. Aktivitas dummy digambarkan dengan anak panah yang terputus-putus.d. Duration (D)Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan suatu aktivitas. Umumnya dengan satuan waktu : hari, minggu, bulan dan lainlain.e. Earliest Event Occurrence Time (TE)Saat paling awal terjadinya suatu event / kejadian.f. Latest Allowable Event Time (TL)Saat paling lambat yang diijinkan untuk terjadinya suatu event/kejadian.g. Earliest Activity Start Time (ES)Saat mulai paling awal suatu aktivitas.h. Earliest Activity Finish Time (EF)Saat berakhir paling awal suatu aktivitasi. Latest Allowable Activity Start Time (LS)Saat mulai paling lambat yang diijinkan untuk suatu aktivitasj. Latest Allowable Activity Finish Time (LF)Saat berakhir paling lambat yang diijinkan untuk suatu aktivitask. Total Activity Slack atau Total Float atau Float (TF)Sejumlah waktu sampai kapan suatu aktivitas boleh diperlambat.TE = TL EF = LF EF = LS ES (1)l. Free Slack (SF)Waktu aktivitas bebas SF = TE EF (2)m. Aktivitas kritisAktivitas yang tidak memiliki keleluasaan dalam start time dan finish time (Total Float sama dengan nol). Perubahan yang terjadi pada durasi atau waktu pelaksanaan aktivitas kritis akan mempengaruhi durasi proyek secara keseluruhan.n. Lintasan kritisRangkaian aktivitas pada network diagram yang terdiri dari aktivitas-aktivitas kritis. Durasi lintasan kritis juga menunjukkan durasi proyek secara keseluruhan. Dalam PERT durasi waktu penyelesaian suatu aktivitas diprediksi dengan tiga estimasi waktu yaitu: a. Waktu optimis (optimistic estimate = a): Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat baik. Waktu tercepat yang mungkin dapat dicapai untuk menyelesaikan suatu aktivitas. b. Waktu normal (most likely estimate = m) : Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan normal c. Waktu pesimis (pessimistic estimate = b) : Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat buruk Waktu terlambat yang mungkin terjadi dalam penyelesaian suatu aktivitas

Ketidakpastian dari dugaan waktu individual adalah ciri khas dari jaringan PERT. Bila waktu kegiatan individual adalah acak, waktu proyek juga akan acak. Oleh karena itu tidaklah tepat dalam kasus ini untuk menetapkan waktu penyelesaian proyek secara konkrit. Setiap tanggal penyelesaian akan mempunyai peluang tertentu untuk dapat dicapai, yang merupakan fungsi dari ketidakpastian dari tiap kegiatan dan hubungan mana yang harus didahulukan. Dari sudut pandang manajemen lebih baik untuk mengakui ketidakpastian dalam tanggal penyelesaian daripada memaksakan persoalan ke dalam kerangka waktu konstan.Konsep lain yang muncul dari jaringan PERT adalah gagasan tentang lintasan kritis probabilitas. Mengikuti logika PERT, di sini pun tidak ada lintasan kritis yang pasti. Sebaliknya, setiap kegiatan mempunyai peluang masuk ke dalam lintasan kritis, beberapa kegiatan mempunyai peluang mendekati nol dan yang lainnya mendekati satu. Lintasan kritis itu sendiri acak bila waktu kegiatan tidak pasti.Perhitungan PERT telah diperluas untuk mengurangi asumsi yang menjadi sifat dari metodologi PERT. Satu cara untuk melakukan ini adalah mensimulasi jaringan dengan waktu contoh yang ditarik secara acak untuk tiap kegiatan. Sebagai hasilnya, suatu sebaran yang pasti dari waktu penyelesaian proyek dan peluang bahwa tiap kegiatan ada di lintasan kritis dapat dihitung.

3. Metode Lintasan Kritis (CPM)Metode lintasan kritis (CPM = critical path method) dikembangkan oleh E.I.du Pont de Nemours & Co. sebagai suatu cara untuk menyusun jadwal pengoperasian dan penghentianmesin di pabrik. Karena kegiatan pabrik ini sering berulang waktunya cukup diketahui dengan baik. Namun, waktu untuk tiap kegiatan dapat dipadatkan dengan mengeluarkan lebih banyak uang. Dengan demikian, CPM menggunakan keseimbangan waktu biaya bukan waktu probabilitas seperti yang digunakan dalam PERT.Metode CPM dalam penjadwalan proyek menggunakan fungsi waktu biaya. Kegiatan dapat diselesaikan dalam waktu secara proporsional, lebih sedikit waktu jika lebih banyak uang dikeluarkan. Untuk mengungkapkan hubungan waktu biaya linear yang diasumsikan ini, ada empat angka yang dipasang untuk tiap kegiatan: waktu normal, biaya normal, waktu pintas, dan biaya pintas. Jaringan proyek mula - mual diselesaikan dengan menggunakan waktu normal dan biaya normal untuk semua kegiatan. Jika waktu dan biaya penyelesaian proyek yang terjadi memuaskan, semua kegiatan dijadwalkan pada waktu normal. Jika waktu penyelesaian proyek terlalu panjang, proyek dapat diselesaikan dalam waktu lebih sedikit dengan biaya yang lebih besar.Untuk suatu waktu penyelesaian proyek yang diketahui lebih sedikit dari waktu normal, ada sejumlah besar kemungkinan jaringan, masing masing pada biaya total yang berbeda. Hal ini terjadi karena berbagai waktu kegiatan yang berbeda dapat diturunkan untuk memenuhi waktu peneyelesaian proyek yang ditetapkan. Semua kemungkinan ini dapat dievaluasi melalui persoalan pemrograman linear. Persoalan pemrograman linear digunakan untuk mencari jawaban yang menunjukkan biaya total proyek minimum untuk suatu waktu penyelesaian proyek yang diketahui.4. Precedence Diagram Method (PDM)Precedence Diagram Method adalah metode jaringan kerja yang termasuk dalam klasifikasi AON (Activity On Node). Dalam Metode ini kegiatan dituliskan di dalam node yang umumnya berbentuk segi empat, sedangkan anak panahnya sebagai penunjuk hubungan antara kegiatan kegiatan yang bersangkutan. Dengan demikian dummy yang merupakan tanda penting untuk menunjukkan hubungan ketergantungan, di dalam PDM tidak diperlukan (Soeharto, 1995).PDM pada dasarnya menitikberatkan pada persoalan keseimbangan antara biaya dan waktu penyelesaian proyek. PDM menekankan pada hubungan antara pemakaian sejumlah tenaga kerja atau sumber sumber daya untuk mempersingkat waktu pelaksanaan suatu proyek dan kenaikan biaya sebagai akibat penambahan sumber - sumber daya tersebut.Dalam PDM, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tahapan dari proyek konstuksi dianggap diketahui dengan pasti. Selain itu juga hubungan antara jumlah sumber - sumber daya yang dipergunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek juga dianggap diketahui.Seperti halnya metode jaringan kerja yang lain, dalam PDM juga terdapat bagian vital, yaitu analisis jalur kritis (critical path analysis). Jalur kritis adalah rangkaian aktivitas yang tidak memiliki keleluasan dalam start time dan finish time. Dengan kata lain, aktivitas kritis adalah aktivitas yang tidak memiliki float time. Setiap aktivitas kritis harus dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Adanya perubahan waktu pelaksanaan dari aktivitas kritis, percepatan atau perlambatan, akan mengakibatkan perubahan durasi proyek secara keseluruhan.Penjadwalan pada PDM mempertimbangkan hubungan ketergantungan antar aktivitas dan durasi setiap aktivitas. Bila terjadi kondisi keterbatasan tenaga kerja, maka dilakukan penjadwalan ulang yang meliputi proses alokasi dan perataan sumber daya, dan metode yang digunakan adalah Resource Scheduling Method.Terdapat dua cara analisis dalam Resource Scheduling Method untuk menentukan aktivitas mana yang akan diprioritaskan untuk dijadwalkan bila terjadi konflik sumber daya, yaitu:a. Analisis float time : Aktivitas yang memiliki float time paling kecil akan diprioritaskan untuk dijadwalkan.b. Analisis nilai Pertambahan Durasi Proyek (PDP) : Dengan cara ini selalu dipilih 2 aktivitas yang mengalami konflik untuk dianalisis. Misalnya aktivitas A dan B. Bila A dijadwalkan lebih dulu daripada B, maka besarnya PDP akibat hal itu adalah: PDPAB = EFA LSBPrioritas diberikan kepada pasangan aktivitas yang mem iliki nilai PDP minimum. Agar diperoleh nilai PDP minimum, maka harus dipilih aktivitas A dengan nilai EF terkecil dan aktivitas B dengan nilai LS yang terbesar.Masalah akan timbul bila terdapat lebih dari satu alternatif yang memiliki nilai minimum float time atau PDP yang sama. Pada project management software yang biasa digunakan, seperti Microsoft Project 2007, bila ditemui kondisi serupa, prioritas otomatis akan jatuh kepada aktivitas dengan kode aktivitas yang terkecil. Hal ini tentu saja tidak dapat dipertanggungjawabkan karena nilai kode aktivitas tidak mempersentasekan fungsi apapun dan sepenuhnya tergantung pada keinginan operator/perencana.Penjadwalan aktivitas proyek dengan RPWM akan melalui tahapan-tahapan kegiatan yang dimulai dengan tahap pertama yaitu tahap mengidentifikasi jenis - jenis aktivitas proyek beserta karakteristiknya (durasi dan volume). Tahap kedua membuat precedence diagram dari aktivitas-aktivitas tersebut. Tahap ketiga dilakukan penentuan tingkat ketersediaan sumber daya selama proyek berlangsung. Pada tahap keempat ditentukan bobot posisi (positional weight) dari setiap aktivitias, kemudian aktivitas-aktivitas tersebut disusun dengan urutan, menurut aktivitas - aktivitas dengan bobot posisi terbesar dan tahap kelima adalah tahap untuk menjadwalkan aktivitas dengan pedoman sebagai berikut: Aktivitas dengan bobot posisi tertinggi dilaksanakan pada hari pertama proyek. Sumber daya per hari yang tidak dipekerjakan (sumber daya yang tersisa) didapat dengan mengurangi jumlah maksimal sumber daya yang telah terpakai. Aktivitas dengan bobot tertinggi berikutnya dipilih, kemudian dilakukan dua pemeriksaan yaitu pemeriksaan Precedence dimana suatu aktivitas hanya bisa dijadwalkan bila semua aktivitas yang mendahului telah dijadwalkan dan pemeriksaan Kebutuhan Sumber Daya untuk memastikan suatu aktivitas harus lebih kecil atau minimal sama dengan jumlah sumber daya yang tersisa pada saat itu. Jika kondisi predence dan kebutuhan sumber daya terpenuhi, aktivitas tersebut dapat dijadwalkan pada hari tersebut dan tahap kedua dan ketiga diulangi untuk aktivitas dengan bobot posisi tertinggi berikutnya.Jika salah satu atau keseluruhan kondisi tersebut tidak terpenuhi, maka aktivitas yang dimaksud tidak dapat dijadwalkan pada hari tersebut (dilewati). Kemudian dipilih aktivitas berikutnya dengan bobot posisi terbesar dan pengecekan kondisi precedence dan kebutuhan sumber daya diulang untuk aktivitas ini.Langkah kedua dan ketiga diulang untuk hari pertama (hari proyek yang sama) sampai terjadinya kondisi. Kondisi pertama adalah kondisi yang menunjukkan jumlah sumber daya total dari aktivitas - aktivitas yang telah dijadwalkan sama dengan jumlah maksimal sumber daya yang tersedia. Kondisi kedua adalah tidak ada lagi aktivitas yang dapat dijadwalkan akibat batas dalam pemeriksaan precedence, dan yang ketiga aktivitas selanjutnya memerlukan sumber daya yang tersedia pada saat itu.Penjadwalan untuk hari berikutnya dimulai dengan memilih aktivitas yang memiliki bobot posisi terbesar selanjutnya. Harus diperhatikan bahwa setiap aktivitas yang telah dijadwalkan sebelumnya tidak dapat dihentikan sebelum aktivitas itu selesai, dan sumber daya yang masih digunakan tidak dapat dipakai untuk aktivitas yang lain. Pedoman sesuai langkah kedua sampai dengan kelima di atas diulang terus menerus sampai semua aktivitas selesai dijadwalkan. Jalur kritis diperoleh dari network diagram yang telah dilengkapi dengan penjadwalan semua aktivitas.

BAB IIIPENUTUP

A. KESIMPULAN 1. Siklus hidup proyek minimal memiliki empat tahap yang harus dilalui, yaitu inisiasi proyek, perencanaan, pengontrolan dan penutupan2. Perencanaan proyek merupakan unsur yang sangat penting dari konsep manajemen proyek karena perencanaan merupakan suatu usaha untuk meletakan dasar dan tujuan serta menyusun langkah-langkah kegiatan untuk melaksanakan proyek3. Asumsi perencanaan bersifat positif dan negatif4. Kemampuan dasar dalam perencanaan proyek, adalah kemampuan forecasting dan kemampuan untuk menuliskan rencana agar realistis5. Skill atau keahlian dalam manajemen proyek yang meliputi : The project management body of knowledge, Application area knowledge, standard and regulation, Project enviromental knowledge, General management knowledge and skill, Soft skill or human relation skill6. Masalah dasar yang sering ditemui dalam manajemen proyek : Keinginan klien berubah-ubah atau tidak jelas, Tidak menempatkan orang yang tepat untuk mengatur proyek, Gagal untuk mendapatkan dukungan, Kurangnya Komunikasi, Kurang spesifik terhadap bidangnya, Tidak memiliki ukuran untuk mendefinisikan keberhasilan 7. Fungsi penjadwalan dalam suatu proyek antara lain : Menentukan durasi total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, Menentukan waktu pelaksanaan dari masing-masing kegiatan, Sebagai alat pengendalian proyek.8. Metode penjadwalan : gantt Chart (diagram balok), Jaringan PERT, Metode Lintasan Kritis (CPM), Precedence Diagram Method (PDM)

B. SARANPenjadwalan dan perencanaan proyek harus sangat diperhatikan dan dilakukan sebaik-baiknya karena menentukan keberhasilan suatu proyek. DAFTAR PUSTAKA

Husen, A. 2009. Manajemen Proyek Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, C.V Andi Offset, Yogyakarta.Information Technology Project Management 4th edition by Kathy Schwalbe(halaman 1-31)Luthan, Putri Lynna A., Syafriandi. Aplikasi Microsoft Project Untuk Penjadwalan Kerja Proyek Teknik Sipil . CV. Andi Offset. Yogyakarta. 2006Mahanavami, Gusti A. 2008. Perencanaan Waktu Pelaksanaan Proyek dengan Metode PERT (Studi Kasus Graha Miracle Denpasar). Mertha Jaya, N., Diah Parami Dewi, A. A. 2007. Analisa Penjadwalan Proyek Menggunakan Rangked Positional Weight Method (Studi Kasus : Proyek Pembangunan Pasar Mumbul di Kabupaten Buleleng), Jurnal Ilmiah Teknik Sipil, Vol. 11 No. 2, Juli, pp. 100 108.Nugraha, P., Natan, I., Sutjipto, R. 1985. Manajemen Proyek Konstruksi 1, Kartika Yudha, Surabaya.Nugraha, P., Natan, I., Sutjipto, R. 1986. Manajemen Proyek Konstruksi 2, Kartika Yudha, Surabaya.Raymond McLeod Jr. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Prenhallindo. 1995Somantri, Agus. 2005. Studi Tentang Perencanaan Waktu dan Biaya Proyek Penambahan Ruang Kelas Di Politeknik Manufaktur Pada PT. Hatyang Kuning. Fakultas Bisnis dan Manajemen Universitas Widyatama Soeharto, I. 1995. Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional, Erlangga, Jakarta.Trihendradi. 2007.Mastering Microsoft Project 2007 - Konsep & Aplikasi. Yogyakarta : CV. Andi Offset