PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN PADA KELURAHAN WONOBOYO KECAMATAN JOGONALAN

KABUPATEN KLATEN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Angga Nur Pratama

09.12.3924

kepada

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

DESIGNING INFORMATION SYSTEM OF POPULATION WONOBOYO JOGONALAN

KLATEN DISTRICT

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN PADA KELURAHAN

WONOBOYO KECAMATAN JOGONALAN KABUPATEN KLATEN

Anggal Nur Pratama

Krisnawati Jurusan Sistem Informasi

STMIK Amikom Yogyakarta

ABSTRACT

Along with the development of technology and science as it is today, will ease the process of community needs in all areas of work is increasing. The computer is one of the means wich have advantages such as speed, accuracy and efficiency in the processing of data than manual systems. Processing data into information is to be used as one of the advantages of the computer. The result of computer-based information system will have more value than a system that processed manually which has a lot of data that require secial handling.

Wonoboyo Urban Village is a government agency that handles all population data within the village which has a sub Wonoboyo information on population data needed by internal Wonoboyo village residents, as well as higher government agencies. Currently Wonoboyo handles all administrative population data by hand to serve the needs of the population will be information. This system still has many weaknesses that were less accurate information storage.

By looking at the problems, population information system with JAVA can provide solutions for managing data on urban population Wonoboyo to produce quality information services to all parties who need for the to progress development in the village Wonoboyo.

Keywords: Information System, Population System, java

1

1. Pendahuluan

Seiring dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan seperti saat ini,

kebutuhan masyarakat akan kemudahan proses pada segala bidang kerja semakin

meningkat. Komputer merupakan salah satu sarana yang memiliki banyak kelebihan

diantaranya kecepatan dan efisiensi dalam pengolahan data dibandingkan sistem

manual. Pengolahan data menjadi informasi secara cepat adalah salah satu kelebihan

dari komputer.

Dalam setiap instansi selalu membutuhkan sistem untuk mengumpulkan,

mengolah, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan informasi. Informasi yang

didapat dari sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai lebih dari

pada sistem yang diolah secara manual. Dengan kemampuan menyimpan data dalam

jumlah besar, kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dengan hasil proses yang lebih

akurat dan tingkat ketelitian lebih tinggi diharapkan mampu menyajikan informasi yang

jelas, tepat, dan bermanfaat.

Kantor Kelurahan Wonoboyo merupakan sebuah kantor pemerintahan tingkat

desa yang mengurusi masalah kependudukan. Meskipun sudah tersedia perangkat

komputer di Kantor Kelurahan Wonoboyo, namun penggunaan komputer tersebut masih

belum maksimal dan tepat guna karena hanya sebatas untuk mengetik. Hal ini dibuktikan

dengan pengolahan data kependudukan masih menggunakan cara manual sehingga

informasi yang dihasilkan terkadang masih mengalami kekeliruan dan keterlambatan

pembuatan laporan. Hal ini disebabkan terbatasnya sumber daya manusia dan

banyaknya data yang dikelola tidak sesuai dengan perangkat desa yang menangani data

tersebut. Dalam hal ini tentunya proses pengolahan data harus diolah secara efektif,

efisien, dan proses pengolahan data yang dijalankan harus mudah dalam pengisian

data, pemrosesan data, dan pelaporannya.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengambil topik untuk menyusun

skripsi dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Kependudukan pada Kelurahan

Wonoboyo Kecamatan Jogonalan Kabupaten Klaten” .

2. Landasan Teori

2.1 Pengenalan Sistem Secara Umum

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi

dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang

dirancang untuk mencapai satu tujuan.

2

2.2 Konsep Dasar Informasi

Menturut Davis (1995) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk

yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat

ini atau mendatang. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event)

adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa suatu

objek nyata dari tempat, orang, benda yang betul-betul ada dan terjadi.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan bagian yang sangat penting bagi manajemen didalam

pengambilan keputusan. Informasi di peroleh dari sistem informasi.

Menurut Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis :

“Sistem informasi adalah sistem didalam organisasi yang menemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menajerial, dan kegiatan

strategi dari organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.”

2.4 Konsep Sistem Basis Data

Pengertian basis data ini diperjelas oleh Kusrini (2007) yaitu sebagai berikut.

“Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan sevara

bersama semikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk

memenuhi kebutuhan.”

Prinsip utama dalam basis data atau database adalah pengaturan (pemilihan,

pengelompokan, pengorganisasian) data atau arsip yang akan disimpan sesuai dengan

fungsi dan jenisnya dengan tujuan utama flesibilitas dan kecepatan dalam mengambil

data kembali.

2.5 Alat Bantu Analisis Sistem

2.5.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi

perkembangan sistem yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup popular

sekarang ini karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur

den jelas.

3

2.5.2 Flowchart System

Bagan alir sistem (flowchart system) merupakan suatu bagian alir dari sebuah

sistem yang menunjukkan bagaimana sebuah sistem secara fisik akan di tampilkan.

2.6 Perangkat Lunak dan Bahasa Pemrograman yang Digunakan

2.6.1 JAVA

Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) yang dapat

dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan java tidak hanya

terfokus pada satu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai sistem operasi

dan bersifat open source.

2.6.2 NetBeans 6.8

NetBeans merupakan Integrated Development Environment atau IDE. Suatu IDE

adalah lingkup pemrograman yang diintegrasikan kedalam suatu aplikasi perangkat lunak

yang menyediakan pengembangan GUI, suatu text atau kode editor, suatu compiler atau

interpreter dan suatu debugger.

2.6.3 MySQL

MySQL merupakan software open source. Open source berarti semua orang

diijinkan untuk menggunakan dan memodifikasinya. Semua orang dapat

menggunakannya secara gratis dan tidak perlu membayar.

3. Analisis

3.1 Analisis Masalah

Alat ukur yang digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan sistem yaitu analisis

PIECES (Perfomance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services).

3.1.1 Performance

Analisis kinerja adalah kemampuan atau penigkatan terhadap (hasil kerja) sistem

yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response

time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan oleh suatu sistem

tertentu. Response time yaitu waktu yang dibutuhkan sistem untuk memberi jawaban

dan untuk menyediakan perpindahan pekerjaan. Tabel analisis kinerja (performance) di

kantor Kelurahan Wonoboyo Jogonalan Klaten adalah sebagai berikut.

4

3.1.2 Information

Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan dan bahkan kesalahan

sehingga infomasi yang dihasilkan terkadang tidak bisa langsung dijadikan sebagai dasar

pengambilan keputusan. Dengan sistem baru ini diharapkan peningkatan pada infomasi

yang akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat berarti informasi yang di hasilkan harus

jelas, benar, tepat dan mudah dimengerti. Tepat waktu berarti informasi yang datang

pada penerima tidak boleh terlambat. Relevan berarti informasi yang dihasilkan

mempunyai manfaat untuk pemakainya. Berikut tabel analisis informasi pada kantor

Kelurahan Wonoboyo Jogonalan Klaten.

Parameter Hasil Analisis

Akurat

Tingkat kemungkinan terjadi kesalahan cukup

besar, sehingga informasi yang dihasilkan kurang

akurat.

Tepat Waktu

Karena pengolahan data yang lama maka

informasi yang dihasilkan terkadang terlambat,

sehingga informasi sudah usang dan tidak dapat

digunakan.

Relevan Informasi yang dihasilkan kurang relevan dengan

kebutuhan instansi terkait karena arsip-arsip yang

Parameter Hasil Analisis

Troughput

Beban kerja perangakat desa lebih berat karena

hampir semua perkerjaan dilakukan dengan cara

menulis dengan tangan, atau mesin ketik, mulai

dari input data, pengolahan data sampai

pembuatan laporan, sehingga membutuhkan

waktu yang lama.

Response

time

Pembuatan laporan kependudukan

membutuhkan waktu yang lama kurang lebih 1

jam.

5

ada masih berbentuk hardcopy.

3.1.3 Economy

Kantor Kelurahan Wonoboyo dalam pengolahan data penduduk membutuhkan

waktu yang cukup lama, sehingga menimbulkan peningkatan biaya operasional. Dengan

ini diharapkan pengembang sistem yang dapat memberi banyak manfaat. Serta dapat

meminimalkan biaya operasional yang dikeluarkan. Berikut tabel analisis ekonomi di

Kantor Kelurahan Wonoboyo Jogonalan.

Parameter Hasil Analisis

Pemanfaatan

peralatan dan

biaya

Penggunaan kertas dan alat tulis lainya

memakan biaya yang banyak.

3.1.4 Control

Pengendalian dalam sistem informasi kependudukan pada Kantor Kelurahan

Desa Wonoboyo dibutuhkan guna mendeteksi kesalahan pencatatan atau

penyalahgunaan oleh oknum. Berikut tabel analisis kendali di Kantor Kelurahan Desa

Wonoboyo.

Parameter Hasil Analisis

Pengendalian

Pengendalian pada sistem lama di Kantor

Kelurahan Desa Wonoboyo kurang mumpuni.

Karena masih banyak kesalahan pencatatan

yang terjadi dan kesalahan itu sulit untuk

dideteksi.

6

3.1.5 Efficiency

Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo mengharapkan efisiensi penggunaan biaya

operasional, waktu dan juga tenaga para perangkat desa. Efisiensi ini erat hubungannya

dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Berikut adalah table

analisis efisiensi pada Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo.

Parameter Hasil Analisis

Pemanfaatan

biaya

operasional

Penghematan terhadap kertas dan alat tulis

lainya belum bisa dilakukan karena semua

pencatatan maupun laporan masih tergantung

dengan penggunaan kertas.

Penggunaan

sumberdaya

manusia

Pencatatatan yang masih menggunakan

sistem manual sangat banyak memakan

waktu, juga tenaga dari para perangkat desa.

3.1.6 Service

Peningkatan pelayanan yang baik pada Kantor Kelurahan Wonoboyo

dimaksudkan memberikan pelayanan yang terbaik serta meningkatkan kepuasan

masyarakat terhadap kinerja para perangkat desa. Kualitas pelayanan sebuah instansi

bisa di nilai dari seberapa cepat masyarakat terlayani dengan baik. Berikut adalah tabel

analisis pelayanan pada Kantor Kelurahan Wonoboyo.

Parameter Hasil Analisis

Waktu

Pelayanan

Pelayanan pada Kantor Kelurahan Wonoboyo

sudah cukup baik hanya saja waktu yang

dibutuhkan untuk melayani masyarakat cukup

lama. Contoh bila ada masyarakat yang ingin

membuat surat kelahiran, perangkat desa harus

menulis rangkap tiga untuk sebuah surat

kelahiran.

7

3.2 Analisis Kebutuhan

Tujuan dari analisis ini adalah untuk memenuhi kebutuhan dari sistem baru dan

apakah sistem baru yang akan diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum.

Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara

lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis yaitu kebutuhan

fungsional dan kebutuhan non fungsional.

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja

yang nantinya dilakukan olah sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-

informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Dalam sistem informasi

kependudukan Desa Wonoboyo kebutuhan fungsionalnya antara lain: a. Sistem harus

dapat melakukan proses olah data penduduk, olah data kelahiran, olah data kematian,

olah data pindah, olah data datang, olah data pegawai, olah data surat pengantar, olah

data pengguna, olah data agama, olah data hubungan keluarga, olah data pendidikan,

olah data pekerjaan, olah data status nikah, olah data dusun, olah data kartu keluarga.

b.Sistem harus dapat mencetak laporan data kelahiran, laporan data kematian, laporan

data pindah, laporan data datang, laporan data penduduk, laporan data surat pengantar,

laporan data pegawai, laporan data kartu keluarga, laporan data agama, laporan data

pekerjaan, laporan data pendidikan, laporan data dusun, laporan data kependudukan.

3.2.2 Kebutuhan Nonfungsional

a. Perangkat keras

b. Perangkat lunak

c. Perangkat manusia

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

Sistem yang baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu

apakah sistem yang baru akan lebih baik dari pada sistem yang lama atau sebaliknya.

Ada empat parameter yang digunakan untuk melakukan analisis kelayakan, antara lain

sebagai berikut.

1. Kelayakan Teknologi

Kelayakan teknologi berhubugan dengan penerapan sistem tegnologi yang ada.

Dari segi hardware, Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo sudah memiliki sebuah komputer

sehingga hanya dibutuhkan sebuah printer untuk melengkapi kebutuhan hardware sistem

8

yang baru. Dari segi software Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo belum menggunakan

aplikasi khusus untuk mengolah data penduduk. Dari segi brainware, sudah ada

beberapa perangkat desa yang bisa mengoperasikan komputer. Jadi sistem baru

dikatakan layak untuk dioperasikan dan tidak ada hambatan pada segi teknologi.

2. Kelayakan Hukum

Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari

karena melanggar dari segi hukum yang berlaku terutama masalah legalitas dari software

yang digunakan untuk pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan

harus resmi sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari

ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada

saat sekarang maupun yang akan datang. Untuk kelayakan hukum, sistem baru layak

dipakai karena tidak melanggar aturan hukum yang berlaku.

3. Kelayakan Operasional

Sistem informasi kependudukan harus bisa menyelesaikan masalah-masalah

yang dialami oleh Kelurahan Wonoboyo dibidang kependudukan. Dengan adanya sistem

ini informasi yang dibutuhkan akan didapatkan dengan cepat dan tepat waktu. Laporan

bulanan kependudukan yang biasanya pembuatannya lama dan merupakan pemborosan

waktu pegawai, tidak akan terjadi lagi. Pencarian data penduduk yang biasanya pegawai

kelurahan tidak sanggup, dengan adanya sistem ini maka pencarian data penduduk akan

lebih mudah.

Analisis operasional berkaitan dengan sumber daya manusia yang menggunakan

sistem baru. Sistem ini dirancang agar mudah dioperasikan. Selain itu, nantinya juga

akan ada pelatihan kepada para perangkat desa tentang bagaimana menggunakan

sistem baru. Sehingga sistem baru yang akan diterapkan dapat dikatakan layak untuk

digunakan.

4. Kelayakan Ekonomi

Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan

ekonomi. Tak dapat dipungkiri bahwa motif instansi membangun sebuah sistem adalah

demi keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama

dalam pengambangan sistem.

9

Definisi Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2

Biaya

a. Pengadaan Proyek

- Printer Canon IP 2770 530.000 0 0

- Tinta Acaciana - 25.000 27.000

b. Pelatihan 300.000 0 0

c. Pemeliharaan 0 0 200.000

d. Biaya Overhead Listrik 0 5.148 5.400

Total Biaya 880.000 30.148 232.400

Manfaat

a. Berwujud

- Pengurangan Biaya

Operasional 0 135.000 135.000

b. Tak Berwujud

- Peningkatan Pelayanan 0 600.000 627.000

Total Manfaat 0 735.000 762.000

Selisih Antara Total Manfaat & Total

Biaya (Procced) (880.000) 704.852 529.600

3.4 Perancangan Sistem

Perancangan proses adalah tahap selanjutnya setelah analisis sistem.

Perancangan proses bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses dari

perangkat lunak yang akan dibuat supaya tidak menyimpang dari aturan dari hasil

analisis yang telah ditentukan.

3.4.1 Flowchart

10

11

3.4.2 DFD Level 0

Data Flow Diagram (DFD) adalah logical model dari sistem informasi yang

menjelaskan kepada pemakai bagaimana fungsi-fungsi dalam sebuah sistem secara

logika akan bekerja. DFD yang diusulkan dalam pembuatan sistem informasi

pendudukan ini adalah sebagai berikut.

3.4.3 DFD Level 1

Proses-proses dalam sistem informasi kependudukan akan lebih dijabarkan lagi

dalam DFD level 1 yang dapat dilihat dalam gambar berikut ini.

12

13

4. Pembahasan

4.1 Pembahasan Listing Program

Implementasi yang telah dibahas sebelumnya menunjukkan tidak adanya

kesalahan kode program yang ditemukan. Program berjalan lancar disertai validasi-

validasi yang memudahkan pengguna untuk menjalankan program, seperti peringatan

jika data belum lengkap, penyimpanan berhasil, dan peringatan jika akan dilakukan

penghapusan data.

4.2 Pembahasan Basis Data

Perancangan basis data yang telah ada membuat data yang ada menjadi

fleksibel. Misalkan tabel agama, dulu agama cuma ada lima, tetapi seiring perkembangan

zaman dan peraturan dari pemerintah, jumlah agama bisa bertambah. Hal ini telah

diantisipasi dengan adanya tabel agama, jika ada penambahan agama, maka pengguna

tinggal menambahkan data agama melalui form agama. Selain agama, data yang bisa

berubah seperti dusun, status nikah, hubungan keluarga, pekerjaan, dan pendidikan juga

dibuat tabel sendiri untuk mengantisipasi perubahan berdasarkan peraturan pemerintah.

4.3 Pembahasan Antarmuka

Antarmuka aplikasi sistem informasi kependudukan dirancang untuk

memudahkan dalam penggunaannya. Misalnya untuk memasukkan data penduduk,

pengguna tinggal memilih data agama, status nikah, hubungan keluarga, pekerjaan dan

pendidikan, tidak perlu mengetikkan satu persatu. Sedangkan untuk mencari data

penduduk atau umur penduduk, pengguna juga tinggal memasukkan nilai yang

diinginkan.

5 Kesimpulan

Penerapan Sistem Informasi Kependudukan pada Kantor Kelurahan Wonoboyo

yang berbasis komputer mempunyai beberapa keuntungan yang dapat mengatasi

rumusan masalah yang ada. Keuntungan dari sistem baru ini antara lain adalah :

1. Pembuatan program menggunakan bahasa pemrograman java, sedangkan basis

datanya menggunakan MySql.

2. Pengolahan data penduduk akan lebih mudah dilakukan dengan sistem informasi

kependudukan yang berbasis komputer.

14

3. Pencarian data penduduk mudah dilakukan karena tinggal memasukkan nilai

yang dicari maka sistem akan mencarinya dengan cepat.

4. Jumlah penduduk dari laporan yang dihasilkan akurat, karena setiap ada

penambahan atau pengurangan jumlah penduduk, sistem akan langsung

memperbaharui database.

5. Pembuatan laporan kependudukan yang cepat dan bisa dibuat sewaktu-waktu

dibutuhkan.

6. Pencarian umur jika akan ada pemilihan umum lebih mudah dan cepat, tinggal

memasukkan umur minimal yang dicari, maka sistem akan mencarinya.

7. Penulisan laporan dan pembuatan surat-surat tidak menggunakan tangan lagi,

melainkan sudah menggunakan printer sehingga bisa lebih cepat dan rapi.

8. Mampu mengendalikan adanya data ganda, karena sistem informasi

kependudukan akan memberikan peringatan jika data sudah ada.

15

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern.Yogyakarta : Andi Offset.

Jogiyanto, HM .1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta : AndiOffset. Kristanto, Harianto. 1994. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta : AndiOffset. Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta :

AndiOffset. Peter, Jerry. 2007. XAMPP:Paket Apache. PHP dan MySQL Instant.http://

ilmukomputer.org/2007/11/27/xampppaket-apache-php-dan-mysqlinstant/. diakses tanggal 24 September 2012.

Riris. 2011. Sistem Informasi Kependudukan .http://www.scribd.com/doc

/47871868/Sistem-Informasi-Kependudukan-Bab3. diakses tanggal 22 September 2012.

Syihab, Imam Nur .2012. Kualitas Informasi. http://www.slideshare.net/imamnurs

yihab/kualitas-informasi. diakses tanggal 21 September 2012.