12.5.2015.

1

1

Organizacija –

Upravljanje

(menadžment) i

rukovodstvo

Prof. dr. sc. Zdravko Tolušić

2

Organizacija –

Organizacijska

struktura

3

Definicija organizacije

• Organizacija

– Glupa ljudi s formalno određenim

ulogama koja zajedno radi kako bi

ostvarila zadane ciljeve grupe.

– Karakteristike:

• Zajednička svrha/ciljevi

• Organizacijska struktura

4

KONCEPT

ORGANIZACIJE

ORGANIZACIJA

Skupina ljudi

koja

SURAĐUJE

na

STRUKTURIRANI

NAČIN

kako bi

ostvarila

zajedničke CILJEVE

TEMELJNE

ZNAČAJKE

• LJUDI

• IDEJE

• CILJEVI

• PROGRAMI

VANJSKO

OKRUŽENJE • FINANCIJSKO

• PRIRODNO

• LJUDSKO

• TEHNOLOŠKO

UNUTARNJE

OKRUŽENJE • FINANCIJSKO

• PRIRODNO

• LJUDSKO

• TEHNOLOŠKO

5

GENERIČKI MODEL SUSTAVA

INPUTI

• Ljudski resursi

• Materijalni resursi

• Ekonomski resursi

• ICT resursi

KONTROLNI

MEHANIZMI

OUTPUTI

• Proizvodi

• Usluge

• Profiti

• Gubici

•Zadovoljstvo

zaposlenika

• Zadovoljstvo klijenata

TRANSFORMA-

CIJSKE PROCEDURE

• Programiranje

• Organizacija

• Nadgledanje

• Kontrola

• Tehnologija

FEEDBACK INFORMACIJE

6

ORGANIZACIJA KAO OTVOREN SUSTAV

OUTPUT INPUTi

FEEDBACK

Funkcionalno

okruženje

Politički

čimbenici

Tehnološki

čimbenici

Ekonomski

čimbenici

Društveni

čimbenici

Vanjsko

okruženje

Unutarnje

okruženje

12.5.2015.

2

7

Elementi

organizacijske

strukture

Doseg kontrole

Centralizacija

Odsjeci (ogranci)

Formalizacija

Elementi organizacijske

strukture

8

• Diferencijacija – Razina podjele na ogranke (odsjeke)

– Horizontalna složenost: Kako organizirati ogranke i poveznice među njima

• Stupanj centralizacije – Zapovjedni lanac,

– Opseg kontrole,

– Vertikalna složenost: Hijerarhijske razine i poveznice među njima

• Stupanj formalizacije – Standardizacija: oslanjanje na službena pravila i procedure

ELEMENTI ORGANIZACIJSKE STRUKTURE

Određujući čimbenici

9

Opseg kontrole • Broj ljudi koji neposredno

odgovaraju onima na višoj razini

• Pretpostavlja koordinaciju kroz neposredno nadgledanje

• Širi opseg kontrole moguć je kada:

– S drugim koordinirajućim metodama

– Zadatci podređenih su slični

– Zadatci su rutina

• Plošnije strukture zahtijevaju širi opseg (ako je isti broj ljudi u tvrtki)

10

Učinci podjele na ogranke

• Uspostavlja radne timove i strukturu

nadgledanja

• Stvara zajednička sredstva, mjeri izvedbe,

itd

• Potiče neformalnu komunikaciju među

ljudima i podjedinicama

11

Organizira zaposlenike prema vještinama ili

drugim sredstvima (marketing, proizvodnja)

Predsjednik

Financije Proizvodnja Marketing

Funkcionalna organizacijska

struktura

12

Organizira zaposlenike prema

zemljopisnim područjima, proizvodima, ili

klijentima

Diobena struktura

Predsjednik

Sustavi

poduzeća Brza rješenja Proizvodi

12.5.2015.

3

13

Matična

tvrtka

(SAD)

Razvoj

proizvoda

(Francuska)

Marketing

(UK)

Služba za

korisnike

(Kanada)

Proizvodnja

(Kina)

Računo-

vodstvo

(SAD)

Mreža organizacijske strukture

14

Zašto je organizacijska tablica

(razrada) bitna?

1. Utvrđuje nadređene i podređene odnose, izvještava

o odnosima

2. Često utvrđuje fizičku i mentalnu blizinu među

ljudima

• Učestalost komunikacije između ljudi

• Brzinu komunikacije i brzinu donošenja odluka

• Organizacijske obraske ponašanja članova

• Utječe na to koliko ljudi znaju o tome što drugi

ljudi u organizaciji rade

15

• Učinkovitost

– Minimizirati troškove,

vrijeme, trud

CILJEVI RELEVANTNI ZA STRUKTURU

• Prilagodljivost / Fleksibilnost

– Istražiti okruženje

– Promijeniti što je potrebno da se ispune potrebe okruženja

• Koordinacija

– Koordinirati različite organizacijske zadatke, izlazni rezultat (output) ogranaka

– Olakšati protok informacija 16

FUNKCIONALNA STRUKTURA

Prednosti 1. Razborito poslovanje unutar funkcije

2. Unutarnja učinkovitost, pomni razvoj vještina, specijalizacija,

visoka kvaliteta

3. Najbolje za male organizacije sa samo jednim ili nekoliko

proizvoda

Nedostaci 1. Spor odgovor na promjene u okruženju

• Odluke se mogu nagomilati na vrhu; hijerarhija

preopterećena

• Slaba koordinacija unutar jedinice

2. Manje inovacije

3. Ograničen pogled na ciljeve organizacije (naglasak na

funkcionalnim ciljevima)

17

Predsjednik

Direktor

Proizvodnje

Potpredsjednik

Dizajna Potpredsjednik

Proizvodnje

Potpredsjednik

Marketinga Kontrolor

Menadžer

Nabave

Proizvodni

menadžer A

Proizvodni

menadžer B

Proizvodni

menadžer C

Proizvodni

menadžer D

18

MATRIX STRUKTURA

Prednosti 1. Fleksibilna podjela ljudskih potencijala po proizvodima

2. Pogodna za složene odluke i učestale promjene u nestabilnom okruženju

3. Pruža priliku za funkcionalan razvoj vještina

4. Najbolja u visoko nesigurnim okruženjima i organizacijama s

višestrukim proizvodima i projektima

Nedostaci 1. Uzrokuje frustraciju i smetenost sudionika

2. Podrazumjeva dobre interpersonalne vještine i opširno obučavanje

sudionika

3. Oduzima puno vremena: česti sastanci i zasjedanja koja rezultiraju

sukobima

4. Ne funkcionira dok je sudionici ne shvate i ne usvoje kolegijalan odnos

umjesto vertikalnog

12.5.2015.

4

19

Projekt C menadžer

Projekt B menadžer

Projekt A menadžer

Tehnički menadžer

Marketinški menadžer

Software menadžer

Zaposlenici su privremeno dodijeljeni projektnom

timu i imaju stalnu funkcionalnu jedinicu

Matrix struktura bazirana na

projektu

Predsjednik

20

HRVATSKI ZAVOD ZA ZAPOŠLJAVANJE ORGANIZACIJSKA STRUKTURA

IZVRŠNI ODBOR

PREDSTAVNICI

SINDIKATA

PREDSTAVNICI

POSLODAVACA

PREDSTAVNICI

VLADE

RAVNATELJ

PODRUČNI

RAVNATELJI(22)

SREDIŠNJI

URED

PODRUČNI

UREDI (22)

SA LOKALNIMA

(91)

21

Osnove

upravljanja

(menadžmenta)

22

Tradicionalna definicija

upravljanja (menadžmenta)

Postizanje ciljeva organizacije na učinkovit način kroz:

•Planiranje

•Organiziranje

•Rukovođenje

•Kontroliranje

Neki dodaju i:

•Odabir osoblja (staffing)

23

Što je menadžment?

“Umjetnost obavljanja posla preko

drugih ljudi”

[M. P. Follett, quoted in Daft 1993]

24

Što je menadžment?

“Posao menadžera može biti definiran

kao odlučivanje što treba učiniti i

navođenje drugih ljudi da to učine.”

[Rosemary Stewart quoted in Mullins 1999]

12.5.2015.

5

25

Što je menadžment?

“[Menadžment] uključuje ljude koji

gledaju i iznad sebe samih i imaju

formalnu vlast nad aktivnostima drugih

ljudi .”

[Mullins 1999]

26

Ključni koncepti menadžmenta

Četiri funkcije menadžmenta

• Planiranje

• Organiziranje

• Rukovođenje

• Kontroliranje

Ponekad se dodaje peta: • Odabir osoblja (Staffing)

Postizanje ciljeva organizacije na učinkovit način

27

Planiranje Definiranje ciljeva i

uspostavljanje

plana rada

Kontroliranje Nadgledanje aktivnosti

kako bi se osigurale

da se postižu

rezultati

Rukovođenje Vođenje i motiviranje

svih uključenih strana

Organiziranje Utvrđivanje što treba

učiniti, kojim redom

i tko

Aktivnost menadžmenta

Učinkovit

Menadžment

28

Definicija četiri funkcije

• Planiranje – Postavljanje ciljeva organizacije i odabir

plana djelovanja kako bi ih ostvarili [Griffin 2003]

– Odlučivanje unaprijed što učiniti, kako to učiniti, kada, i tko to treba učiniti

• Organiziranje – Utvrđivanje kako su aktivnosti i sredstva

grupirani [Griffin 2003]

– Utvrđivanje sastava radnih grupa i načina na koji će se rad i aktivnosti koordinirati

29

Definicija četiri funkcije

• Rukovođenje – Skup procesa koji se koriste kako bi

članovi organizacije radili zajedno na unaprjeđivanju interesa organizacije [Griffin 2003]

– Motiviranje i komuniciranje sa ljudkim resursima organizacije kako bi se osiguralo postizanje ciljeva

30

Definicija četiri funkcije

• Kontroliranje – Nadgledanje napretka organizacije

prema ciljevima [Griffin 2003]

– Proces uspoređivanja rezultata sa očekivanjima te odgovarajućih promjena

• Staffing – Regrutacija, odabir, podjela,

obučavanje, razvoj, vrednovanje i kompenzacija osoblja

12.5.2015.

6

31

Modeli menadžmenta

Transformacija (proces kroz funkcije

menadžmenta)

Sustavi modela menadžmenta

environment

output u druge

sustave

Ciljevi i outputi

organizacije

Outputi

Outputi

okruženje

output iz drugih

sustava

Ciljevi organizacije

Inputi

Inputi

Feedback (Mjerenje postignuća)

32

Što je menadžer?

• Netko čija je primarna odgovornost

iznijeti proces upravljanja

• Netko tko planira i donosi odluke,

organizira, vodi, i kontrolira ljudske,

financijske, fizičke, i informacijske

resurse

[Griffin 2003]

33

Tipovi menadžera

34

Temeljne upravljačke vještine

• Tehničke

– Vještine potrbne za ostvarivanje ili razumijevanje specifične vrste posla koji se obavlja u organizaciji.

• Interpersonalne

– Sposobnost komuniciranja, razumijevanja, i motiviranja kako pojedinaca tako i grupa.

• Konceptualne – Sposobnost apstraktnog mišljenja i viđenja

organizacije kao kompletne jedinice te integriranja i upravljanja različitim aktivnostima kako bi se postigli ciljevi.

[Griffin 2003]

35

Temeljne upravljačke vještine

• Dijagnostičke

– Sposobnost vizualizacije najprikladnijeg odgovora u nekoj situaciji.

• Komunikacija

– Sposobnost učinkovitog prenošenja ideja i informacija drugima, kao i primanja ideja i informacija od drugih.

• Odlučivanje

– Sposobnost točnog prepoznavanja i definiranja problema i prilika te odabira prikladnog tijeka akcije kako bi se problemi riješili, a prilike kapitalizirale.

[Griffin 2003] 36

Temeljne upravljačke vještine

• Upravljanje vremenom

– Sposobnost određivanja radnih prioriteta,

učinkovitog rada, i prikladnog delegiranja.

[Griffin 2003]

12.5.2015.

7

37

Današnji menadžeri…

• Prihvaćaju nejasnoće

• Stvaraju organizacije koje su: – Brze

– Fleksibilne

– Prilagodljive

– Orjentirane ka odnosima

• Usredotočuju se na: – Rukovodstvo

– Povezanost sa zaposlenicima i kupcima

– Izgrađivanje tima

– Razvoj organizacije koja uči 38

Osnove

rukovodstva

39

Rukovodstvo je proces, a ne

pozicija

Rukovodstvo Sljedbenici

Rukovoditelj

Situacija

40

Definiranje rukovodstva

Što je rukovodstvo?

“Umjetnost navođenja drugih da žele učiniti ono što ste Vi uvjereni da treba učiniti.” Packard, V. (1962)

41

Definiranje rukovodstva...

Umjetnost mobiliziranja drugih da se žele

boriti za zajedničke težnje.

Kouzes and Posner (1995)

42

Što je rukovodstvo?

(Grupno i organizacijsko)

• Organizacijsko rukovodstvo je

sposobnost ostvarivanja vizije,

prihvaćanje vrijednosti te vizije, i

uspostavljanje pozitivnog okružja u

kojem svatko može ispuniti ciljeve

organizacije i svoje osobne potrebe.

12.5.2015.

8

43

Što je rukovodstvo?

(Osobno)

• Osobno rukovodstvo je sposobnost

vizualizacije cilja, prihvaćanje

vrijednosti tog cilja, i zadržavanje

pozitivne perspektive u samo-

discipliniranom okruženju do

postizanja cilja.

44

“rukovoditelji” protiv rukovodstva

• Pojam “rukovoditelj” često se pogrešno koristi imajući pritom na umu nekoga tko je na vlasti.

• Mnogima koji su smatrani “rukovoditeljima” nedostaju istinske kvalitete rukovodstva.

• Većina pojedinaca koji iskazuju snažne odlike rukovodstva nisu formalno na vlasti.

45

Rukovoditelji vs. Menadžeri

• Menadžeri su ljudi koji učinkovito teže napraviti stvari na pravi način. Fokus je na svladavanju rutina i sustava.

• Rukovoditelji su ljudi koji učinkovito teže napraviti pravu stvar. Fokus je na viziji i prosudbi.

• Idealna osoba je ona koja može oboje: dobro upravlja i ima rukovodstvene vještine.

46

Preklapanje rukovodstva i menadžmenta

Rukovodstvo Manadžment

47

“NE “RUKOVODI SE LJUDIMA”; ZADATAK JE “VODITI LJUDE”; A CILJ JE “UČINITI PRODUKTIVNOM SPECIFIČNU SNAGU ZNANJA SVAKOG POJEDINCA.”

Peter Drucker

48

Pet zabluda o rukovoditeljima

1. Rukovodstvo je rijetka sposobnost.

2. Rukovoditelji se rađaju, ne nastaju.

3. Rukovoditelji su karizmatični ljudi.

4. Rukovodstvo postoji samo na vrhu organizacije.

5. Rukovoditelj kontrolira, upravlja, urgira, manipulira.

Warren Bennis & Burt Nanus – “Leaders”

12.5.2015.

9

49

OSNOVNE VJEŠTINE

RUKOVODSTVA • Komunikativnost

• Prodornost

• Rukovođenje stresom

• Tehnička stručnost

• Rukovođenje odnosima

• Postavljanje ciljeva

• Nagrade i kazne

• Rukovođenje vremenom 50

Izgrađivanje zajednice

Rukovodstvo

Zadatak rukovoditelja - Novi model

51

Što je sljedbeništvo?

• Sljedbeništvo je želja pojedinca da služi drugima i podupire tim u njegovom zadatku da ispuni misiju. Sljedbenici nastoje kvalitetno obaviti svoje zadatke, zadržati kooperativne radne odnose, pružiti konstruktivnu kritiku, dijeliti rukovodstvene funkcije i podržavati razvoj rukovodstva.

52

GRUPNI RAD