Nuestra Planificación Estratégica: Carta de Navegación Efectiva.

¿Por qué en la mayoría de las instituciones la planificación estratégica finaliza con un bonito documento que no se utiliza?

De todas las instituciones en que he trabajado, la experiencia de planificación y seguimiento de la estrategia del Servicio Civil ha sido la más exitosa. Esto se explica, desde mi perspectiva, por los siguientes elementos:

Es importante que la estrategia se traduzca en términos concretos. En muchas instituciones esta herramienta queda expresada en términos muy abstractos y terminan su proceso de reflexión con la misión, visión y valores. En nuestro Servicio, la estrategia se tradujo en cinco objetivos estratégicos, con líneas de acción y en una cartera de proyectos, cada cual con una ficha con los hitos relevantes, el equipo de trabajo, el presupuesto y los resultados esperados. A su vez, la cartera de proyectos es muy dinámica y permite su reprogramación o la generación de nuevos proyectos, teniendo la flexibilidad necesaria para adecuarse a los nuevos desafíos o cambios de contexto.

Es fundamental el seguimiento de la estrategia, ya que en muchas instituciones se fijan objetivos, indicadores y metas, pero no se hace seguimiento ni se entrega retroalimentación sobre su avance. En el Servicio Civil se diseñó una metodología que incluye distintas instancias de control de gestión, que se realizan periódica y disciplinadamente, con el involucramiento del director de nuestra institución. Estas instancias son las jornadas de seguimiento semestrales con asistencia de tod@s l@s funcionari@s, las reuniones mensuales por área con el director, y los encuentros semanales de equipo directivo. Esto permite generar aprendizaje, detectar dificultades en el logro de los resultados esperados, y encontrar la causa del problema para revertirlo.

Lo más relevante para que una estrategia se cumpla es el alineamiento de la organización, ya que en muchos casos los objetivos de las áreas y de los funcionarios no están acorde con los objetivos institucionales y se piensa que la estrategia es sólo para las jefaturas. Nuestro Servicio genera este alineamiento con la difusión y participación de tod@s l@s funcionari@s en las jornadas semestrales, que dan cuenta del cumplimiento de los proyectos más estratégicos. A su vez, se elaboró una metodología para facilitar el alineamiento de las áreas, que consiste en que todos los instrumentos de gestión se abordan en base a la estrategia: el presupuesto anual, el plan de compras, las metas de los convenios de desempeño colectivo y las metas de desempeño individual.

Por las razones mencionadas, en nuestro Servicio Civil la estrategia de planificación no solo quedó en el papel, sino que es una carta de navegación efectiva para el período 2014 -2018 que ha permitido ir alcanzando los resultados esperados.

Juan Ignacio BravoJefe División Gestión y Desarrollo