Noark 5

Karianne Schmidt Vindenes

Fylkesarkivet i Sogn og FjordaneKontaktkonferansen 2009

Norsk arkivstandard

• 1984: kravspesifikasjon for elektroniske journalsystem i statsforvaltninga

• 1987: Noark-2

• 1994: Noark-3

• 1995: Koark (videreutvikla til å passe til kommunane sine behov)

• 1999: Noark-4: felles standard for offentleg forvaltning

• 2008: Noark 5

Fra Noark-4 til Noark 5

• Noark 5-systemet må vere godkjent av

Riksarkivaren

• Høve til å overføre data (migrering) frå

Noark-4 til Noark 5 (i prinsippet utan

periodisering)

Vidare utvikling av Noark

• Utvikling vert basert på Noark 5-standarden

• Kontinuerlig oppdatering og vedlikehald

• Nye versjonar innan utgangen av 1. og 3.

kvartal kvart år

• Nye versjonar på www.arkivverket.no

Arkivdanning eller

dokumenthandtering?

(Eller kvifor Word ikkje er eit

arkivsystem)

• Integritet: data vert ikkje endra eller

øydelagt på ein uatorisert måte

• Autentisk: dokumentet er det det ser ut til

Dokumenthandtering:

• Tillater at dokument vert

endra og/eller finst i fleire

versjonar utan kontroll på

kva versjon som er

endeleg

• Tillater at dokumenta vert

sletta

• Har som primær funksjon

å støtte dagleg

tekstproduksjon

Arkivdanning:

• Hindrar at dokument vert endra, versjonskontroll

• Hindrar at dokument vert sletta

• Styrer bevaring, migrasjon og kassasjon av arkivdokument

• Skal ha ein streng struktur med klassifikasjonssystem

• Støtter dagleg tekstproduksjon

• Sikkert og truverdig arkiv for arkivdokument

Noark: sikre gjennfinning,

lesbare dokument som er

autentiske med oppretthalde

integritet

Metadata

• Informasjon som beskriv dokumenta i arkivet

– Unik ID

– Kven som har gjort kva

– Dokumentet sin plass i strukturen

– Dokumentet sin samanheng

– Innhaldet

– Gjennfinning

– Oppbevaring, format

– Ansvar

– Tilgjenge

– Bevaring/kassasjon

Grupper av metadata• Identifikasjon

• Kjernemetadata

• Status

• Typar

• Datoar

• Referansar

• Arkiv- og sakshandsamingsfunksjonalitet

• Møtehandsaming

• Korrespondanse

• Bevaring og kassasjon

• Skjerming og gradering

• Brukaradministrasjon og administrativ oppbygging

• Logging av hendingar

• Logging av arbeidsflyt

• Logging av endringar

• Tekniske metadata

Ulike typar

•• OObligatorisk: må alltid innehalde ein verdi

•• BBetinga obligatorisk: må innehalde ein verdi

ved visse vilkår

•• VValfritt: må ikkje innehalde ein verdi

•• AAvleverast: skal vere med i eit

avleveringsuttrekk

Arkivstrukturen

Mappe – sak

Registrering - journalpost

Arkivdel

• Skilje mellom aktivt arkiv og avslutta periodar

• Skilje mellom ulike prinsipp for periodisering

• Skilje mellom ulike prinsipp for klassifisering

• Skilje mellom fysisk arkiv og elektronisk arkiv

• Skilje mellom dokumenttypar som skal bevarast

og dokument som skal kasserast

Mapper

• Basismappe: hovudprinsippet

• Undermappe (fagsystem)

• Saksmappe

• Møtemappe

Dokument

• Dokumentbeskrivelse

– Del av registreringa

• Dokumentobjekt

– Referanse til sjølve fila

der dokumentet er

lagra

– Fleire versjonar og

format

Nye omgrep

• Nøkkelord

– Kan knytast til ein

klasse, mappe eller

registrering

– Definere innhald

– Betre søk

• Kryssreferanse

– På tvers av hierarki i

arkivstrukturen

– Mappe-mappe

– Registrering-

registrering

– Mappe-registrering

Avlevering

• Overføring av arkivmateriale frå

arkivskapar til arkivdepot

• Lag eit avleveringsuttrekk med metadata og

dokument (i arkivformat)

• Send kopi til arkivdepotet = deponering

• Endring frå Noark-4

Elektronisk kommunikasjon

• Elektronisk signatur og kryptering

• Masseimport

• Elektroniske skjema

• Elektronisk dokumentutveksling

Sakshandsaming

• Dokumentproduksjon

• Dokumentmalar

• Dokumentflyt

• Arbeidsflyt

E-post

• Saumlaust:

– Frå Noark 5-løysinga direkte sending av e-

post

– Frå e-postsystemet direkte registrere e-post

med vedlegg

1. Ekspedere e-post som saksdokument

2. Ekspedere saksdokument pr. e-post

3. Registrere mottatt e-post

Rapportar/statistikkar

• Endringar frå Noark-4

– Saks- og dokumentoversikt heiter no

saksmappe- og dokumentoversyn og er

obligatorisk

– Fleire rapportar utgår

– Handsaming av innsyn er ny

Tryggleik

• Kontroll med tilgjenge til, bruk og endring

av metadata og dokument

– Individuelle brukarar – pålogging

– Autorisasjon

• tilgjenge til å opprette, lese, endre, søke etc.

(funksjonell)

• Tilgjenge til objekt (nedslagsfelt)

• Rollar – leiar, sakshandsamar, arkivar etc.

Logg- og sporingsløysingar

• Kontinuerleg registrering av hendingar i

Noark 5-løysingar

– Arkivdanninga

– Autentisitetsstøttande informasjon: forstå

samanhengen til dokumentet, endringar etc.

• Metadata eller eigne dokument

• Strenge krav til tilgjenge til loggen