AUDIT INTERN

Cod MSH-P-05

Rev. 00 / 31.01.2014

Pagina 1 / 7

Semnatura/ data

Elaborat 3A TEAM IDEAS SRL 31.01.2014

Aprobat Administrator dl.Maryo Cobala 31.01.2014

EVIDENTA REVIZIILOR

Nr.

Rev.

Data

Modificare

(pagina, paragraf)

Elaborator

Semnatura

Aprobat

Semnatura

LISTA DE DISTRIBUIRE

Nr.

Crt.

Departamentul

Rev.

No.

Ex.

No.

Numele si prenumele

Semnatura

Retras in

1. Administrator 00 Maryo Cobala

2.

3.

4.

DOCUMENT CONTROLAT NR. …….. / COPIE INFORMATIVA

AUDIT INTERN

Cod MSH-P-05

Rev. 00 / 31.01.2014

Pagina 2 / 7

1. SCOP SI DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedura stabileste modul de initiere, pregatire, efectuare a auditurilor interne, precum si

responsabilitatile pentru efectuarea acestora cat si pentru urmarirea implementarii eficiente a actiunilor

corective / preventive pentru SMC implementate si mentinute in MARIA SHIPPING AGENCY SRL.

Procedura se aplica tuturor departamentelor MARIA SHIPPING AGENCY SRL si subcontractantilor

sai.

2. DEFINITII SI PRESCURTARI

2.1. DEFINITII

Audit - Proces sistematic, independent si documentat desfasurat pentru obtinerea dovezilor auditului si

evaluarea lor obiectiva pentru a determina in ce masura criteriile auditului sunt indeplinite.

Nota: „independent”, nu inseamna in mod necesar strain de organizatie; independenta poate fi

demonstrata prin lipsa de responsabilitate in domeniul auditat.

Auditurile interne, sunt conduse de sau pentru firma insasi pentru scopuri interne si pot forma

baza pentru propria declaratie de conformitate.

Program de audit – set de unul sau mai multe audituri planificate pentru o perioada specificata de timp

si condusa catre un anume scop.

Criteriu de audit – set de politici, proceduri sau cerinte utilizate ca referinta.

Dovada a auditului – inregistrari, declaratii ale unor fapte sau alte informatii verificabile, relevante

pentru criteriile auditului.

Rezultatele auditului – rezultatul evaluarii dovezilor colectate in cadrul auditului, raportate la criteriile

auditului.

Nota: Rezultatele auditului pot indica conformitatea sau neconformitatea cu criteriile auditului

precum si oportunitatile de imbunatatire.

Concluziile auditului – Datele de iesire ale unui audit oferite de echipa de audit dupa luarea in

consideratie a obiectivelor auditului si a tuturor rezultatelor auditului.

Auditor – persoana avand competenta de a conduce un audit.

2.1.1. Actiune corectiva - actiune intreprinsa pentru eliminarea cauzelor unor neconformitati, defecte

sau a altor situatii nedorite, existente, in scopul prevenirii repetarii acestora.

Actiune preventiva - actiune intreprinsa pentru eliminarea cauzelor unor neconformitati, defecte sau a

altor situatii nedorite, posibile, in scopul prevenirii aparitiei acestora.

Neconformitate - nesatisfacerea unei cerinte specificate.

Nota: Nota: O neconformitate poate fi orice abatere de la: standardele specifice activitatilor,

practici, proceduri, reglementari, cerinte legale etc.;

Neconformitate majora- lipsa unui element, a unei proceduri sau o cerinta neindeplinita care pune

procesul/sistemul in pericol si poate produce un impact semnificativ asupra calitatii (ex: lipsa

unor documente, activitati efectuate intr-un mod care poate influenta negativ calitatea

serviciului).

Neconformitate minora- o lipsa observata intr-un program, proces, procedura sau cerinta, fara impact

seminificativ asupra calitatii (ex: lipsa unor semnaturi, date, rubrici necompletate, etc.).

Recomandare- o modalitate sugerata de imbunatatire a unei activitati sau de indeplinire a unei cerinte.

2.2. PRESCURTARI

SMC – Sistemul de management al calitatii

MC – Manualul calitatii

NC – Neconformitate

RNC – Raport de neconformitate

AUDIT INTERN

Cod MSH-P-05

Rev. 00 / 31.01.2014

Pagina 3 / 7

3. RESPONSABILITATI

Administrator/ Reprezentantul managementului

- Analizeaza NC stabilind actiunile corective, responsabilii si termenele pentru acestea.

- Asigura resursele necesare desfasurarii auditului.

- Elaboreaza si aproba Programul de audit la inceputul fiecarui an.

- Alcatuieste echipa de audit :

- Contracteaza serviciile unui auditor SMC absolvent al unui curs de Auditor intern ISO 9001.

- Numeste un expert tehnic extern sau intern, independent de cel care are responsabilitati directe

pentru activitatea care se auditeaza.

- Numeste un ghid pentru echipa de audit.

- Verifica conformitatea dosarului de audit cu cerintele procedurale.

- Initiaza RNC cand identifica o NC.

- Constata indeplinirea actiunilor corective rezultate in urma auditului, inchizand RNC cand a

constatat ca actiunile au fost aplicate si sunt eficiente.

- Mentine inregistrari referitoare la auditul intern.

Intreg personalul

- Asigura conditiile pentru desfasurarea auditului intern.

- Stabilesc corectiile pentru eliminarea NC depistate.

4. DESCRIEREA PROCEDURII

4.1. Programarea auditului

Auditurile interne sunt efectuate la intervale planificate pentru a determina daca SMC:

Este conform cu:

- dispozitiile planificate pentru managementul calitatii si cu standardul de referinta – ISO

9001:2008.

- cerintele stabilite de organizatie in Manualul calitatii.

Este eficace in realizarea politicii in domeniul calitatii si obiectivelor calitatii stabilite de

Administrator.

Este efectiv implementat si mentinut

Functioneaza si este eficient.

La inceputul fiecarui an, Administratorul elaboreaza si aproba Programul de audit –MSH-F-08. Criteriile

care se au in vedere la elaborarea programului sunt:

fiecare element al SMC si fiecare compartiment este auditat minim o data pe an.

deficientele diferitelor elemente ale SMC

datele disponibile referitoare la performantele SMC

elementele de iesire ale analizei efectuate de management

nivelul modificarilor la care este supus SMC sau mediul in care acesta functioneaza

importanta procesului sau zonei auditate.

rezultatele auditurilor precedente.

frecventa producerii NC.

planificarea activitatilor specifice

disponibilitatea personalului calificat.

Selectarea auditorilor si conducerea auditului asigura obiectivitatea si impartialitatea auditului.

Un auditor nu poate sa-si auditeze propria activitate.

AUDIT INTERN

Cod MSH-P-05

Rev. 00 / 31.01.2014

Pagina 4 / 7

4.2. Obiectivele auditului sunt:

verificarea sistematica a cerintelor standardelor stabilite prin Programul de audit fara a

neglija celelalte cerinte ale SMC;

verificarea modului in care sunt tinute sub control procesele;

identificarea deficientelor SMC;

examinarea obiectiva a modului de lucru;

producerea de date pe baza carora se pot lua decizii de imbunatatire;

instruirea personalului privind cerintele SMC;

imbunatatirea consultarii si comunicarii.

4.3. Pregatirea auditului

Programul de audit MSH-F-08 aprobat este distribuit, tuturor compartimentelor cuprinse in acesta.

Inainte de data auditului, Administratorul si auditorul sef agreaza in privinta detaliilor Planului de audit –

data, ora, participanti etc.

Auditorul utilizeaza ca documente de referinta pentru audit: standardul ISO 9001: 2008, Manualul

Calitatii, proceduri, documente de lucru specifice compartimentului respectiv; etc.

La efectuarea auditului se pot lua ca referinta si hotarari ale conducerii, reclamatii ale clientilor, actiuni

corective stabilite anterior.

4.4. Analiza documentatiei

4.4.1. Echipa de audit analizeaza documentatia SMC (manualul calitatii; proceduri, instructiuni,

obiective, inregistrari, rapoarte de audit anterioare.)

4.4.2. In cazul in care documentatia este inadecvata, auditul se amana pana la rectificare.

4.4.3. In cazul in care apar modificari in cadrul organizatiei, aceasta se obliga sa informeze auditorul

despre aceste schimbari.

4.5. Planul de audit intern

Auditul se desfasoara pe baza Planului de audit intern.

Planul de audit intern - cod formular MSH-F-09 se completeaza inaintea desfasurarii auditului si

cuprinde:

Obiectivele auditului

Criteriile de audit si documentele de referinta

Domeniul auditului, inclusiv identificarea unitatilor organiationale si functionale, precum si

a proceselor ce urmeaza a fi auditate

datele si locatiile unde se vor desfasura activitatile de audit la fata locului

Perioada si durata apreciate pentru desfasurarea activitatilor de audit

Identificarea membrilor echipei de audit si a rolurilor acestora

Identificarea reprezentantilor auditatului

Alocarea resurselor necesare auditului

Detalii privind raportul de audit

Aspecte referitoare la confidentialitate

Alte precizari considerate a fi necesare.

4.6. Activitati la fata locului

Sedinta de deschidere:

- prezentarea participantilor si rolurilor acestora;

- confirmarea obiectivelor, domeniilor si criteriilor auditului;

AUDIT INTERN

Cod MSH-P-05

Rev. 00 / 31.01.2014

Pagina 5 / 7

- confirmarea desfasurarii auditului;

- prezentarea metodelor utilizate- esantionare:- interviuri, chestionare, observare directa;

- prezentarea metodei de evaluare a proceselor/activitatilor auditate (satisfacator; NC minora ;

NC majora)

- confirmarea datei de predare a raportului de audit;

- confirmarea confidentialitatii;

- confirmarea resurselor;

- inchiderea sedintei.

-

Colectarea si verificarea informatiilor prin:

- dialog cu persoanele direct implicate in activitatea auditata;

- verificarea accesibilitatii la documentele SMC aplicabile de catre persoana respectiva,

precum si gradul de cunoastere si aplicare al acestora;

- verificarea modului efectiv de lucru;

- analiza inregistrarilor ;

- chestionare.

Informatiile culese din interviuri/chestionare se recomanda sa fie verificate prin obtinerea

acelorasi informatii din alte surse independente (inregistrari).

Generarea constatarilor de audit in urma colectarii si verificarii informatiilor, pe baza

Chestionarului de audit cod MSH-F-10.

Pregatirea concluziilor auditului prin:

- analiza constatarilor auditului comparativ cu obiectivele auditului

- stabilirea concluziilor auditului

- pregatirea recomandarilor

- discutarea auditului de urmarire (eventual).

Sedinta de inchidere:

- reconfirmarea obiectivelor, domeniilor si criteriilor auditului;

- explicarea auditarii prin esantionare;

- prezentarea obseratiilor echipei de audit si a neconformitatilor semnalate;

- semnarea rapoartelor de NC;

- prezentarea concluziilor si recomandarilor;

- se stabileste programul de de actiuni corective si preventive;

- reconfirmarea datei de predare a raportului de audit;

- reconfirmarea confidentialitatii;

- inchiderea sedintei

4.7. Raportul de audit

Este proprietatea MARIA SHIPPING AGENCY SRL.

Este datat, analizat si aprobat; distribuit Administratorului; acesta il pastreaza si distribuie partilor

interesate.

Raportul de audit MSH-F-11 cuprinde:

Obiectivele auditului

Criteriile de audit si documentele de referinta

Datele si locatiile unde s-au desfasurat activitatile de audit la fata locului

Perioada si durata apreciate pentru desfasurarea activitatilor de audit

Identificarea membrilor echipei de audit si a rolurilor acestora

AUDIT INTERN

Cod MSH-P-05

Rev. 00 / 31.01.2014

Pagina 6 / 7

Constatari ale auditului

- Aspecte pozitive – observatii care atesta conformitatea cu cerintele standardului.

- Neconformitati minore;

- Neconformitati majore ; Acestea sunt notate in raport.

- Neconformitatile majore sunt documentate intr-un RNC MSH-F-07, iar NC si cauza

aparitiei NC sunt analizate cu personalul compartimentului auditat. Se stabileste modul de

corectie al NC.

In cazul in care o neconformitate minora se repeta sistematic, aceasta devine neconformitate majora,

se intocmeste RNC si este analizata cauza ei.

Toate deficientele constatate vor fi aduse in atentia compartimentului respectiv, pentru o posibila

rezolvare (corectare) inainte de terminarea auditului. Nu se va cere nici o actiune corectiva pentru

deficientele rezolvate satisfacator inainte de finalizarea auditului. Cu toate acestea, in raportul de

audit se va include o inregistrare a deficientei cu mentiunea ca a fost rezolvata inainte de finalizarea

auditului.

Pentru deficientele care pot aduce atingere calitatii sau proprietatii si care necesita corectarea

imediata, va fi anuntat imediat personalul responsabil. Vor fi initiate actiuni interimare cu scopul de

a asigura controlul pana la terminarea investigatiilor si implementarea actiunilor corective

permanente.

Concluziile auditului; acestea se pot referi la:

- gradul de conformitate a sistemului de managemet fata de criteriile de audit;

- implementarea, mentinerea si imbunatatirea eficacitatii sistemului

- capabilitatea procesului de analiza efectuata de management.

4.8. Actiunile corective

Administratorul analizeaza cauzele NC si stabileste actiuni corective.

Stabilirea unei actiuni corective implica si stabilirea unui responsabil, a termenului de finalizare si a

resurselor necesare.

Actiunile corective pot avea diferite forme, spre exemplu:

- imbunatatirea procedurilor existente (revizie);

- elaborarea de noi proceduri;

- modificarea formularelor sau introducerea de noi formulare;

- stabilirea de noi mijloace de analiza si comunicare;

- instruirea personalului;

- schimbari organizatorice, etc.

Actiunea corectiva stabilita este urmarita de catre Administrator pentru a vedea daca este implementata

si eficienta.

Auditul isi atinge scopul atunci cand actiunile corective propuse sunt implementate si eficiente. In acest

moment se inchide si RNC de catre Administrator.

4.9. Documentele auditului

Programul anual de audituri care stabileste frecventa, perioada si cerintele auditurilor.

Planul de audit .

Raportul de neconformitate care se completeaza numai in cazul in care a fost identificata o NC majora.

Raportul de audit care prezinta stadiul SMC (conformitatea) si situatia neconformitatilor.

5. DOCUMENTE DE REFERINTA

MSH-MC-01 – Manualul calitatii

MSH-P-04 – Controlul serviciului neconform

AUDIT INTERN

Cod MSH-P-05

Rev. 00 / 31.01.2014

Pagina 7 / 7

MSH-P-06 – Actiuni corective/ preventive

6. INREGISTRARI

Programul de audit intern calitate – formular cod MSH-F-09

Plan de audit intern- formular cod MSH-F-09

Chestionar audit calitate- MSH-F-10

Raport de audit – formular cod MSH-F-11

Toate inregistrarile sunt arhivate si respecta cerintele procedurii MSH-P-03 – Controlul

inregistrarilor.

7. ANEXE

Programul de audit intern calitate – formular cod MSH-F-08

Plan de audit intern- formular cod MSH-F-09

Chestionar audit calitate- MSH-F-10

Raport de audit – formular cod MSH-F-11