MODUL A Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 4 · Dag 1: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til eLæring og utdeling

BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

MODUL A

Prosjektledelse – Oversikt og Innsikt

Dag 4

Morten A. Torp

Version 2.5

09.06.2017

BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 2

Gjennomføringsplan

Dag 1:

1. Prosjekter & prosjektledelse2. Kunde og leverandør3. Organisering4. Eierstyring

Introduksjon til eLæring og utdeling av Caseoppgave

Dag 2:

5. Prosjektmål6. Oppstart7. Arbeidsomfang8. Tidsplanlegging

Arbeid og presentasjon av Caseoppgave

Dag 3:

9. Kostnadsestimering10. Fremdriftsoppfølging11. Endringshåndtering12. Prosjektavslutning

Arbeid og presentasjon avCaseoppgave

Dag 4:

13. Kvalitet i prosjekter14. Usikkerhet15. Kontrakt & innkjøp16. Interessenter17. Kommunikasjon og

Samarbeid

Arbeid og presentasjon av Caseoppgave


13. Kvalitet i Prosjekter


Kvalitet i hht. Akseptansekriteier

Kvalitet i prosjekter er knyttet til leveransens design, ytelse og funksjonalitet

OMFANG/

KVALITET

TID

KOST


Akseptansekriterier og Forventet Kvalitet

▪ Akseptansekriterier = Krav til hva kunden aksepterer

▪ Basert på klare og målbare krav med oppgitt toleranse

▪ Beskrives i WBS

▪ Del av Kontrakt (Leverandørprosjekt) eller Prosjektplan (Kundeprosjekt)

▪ Justering av kvalitetskrav/akseptansekriterier gjøres gjennom Endringshåndtering

▪ Før prosjektet kan avsluttes skal alle leveranser vurderes i forhold til om kriteriene er oppfylt


Kvalitetsstyring

Gjennomføring

IdentifisereKundens

kvalitetskrav

Følge opp

arbeidet

Kvalitets-revisjoner

Endelig God-

kjenning

AvslutningPlanlegging

DefinereAkseptanse-kriterier

• Kvalitetsstyring er prosjektleders ansvar og del av bedriftens kvalitetssystem

• Kvalitetsplanen etableres i planleggingsfasen

Håndtereforventningerved endringer

og avvik

SjekkeKvalitet


Kvalitetsrevisjon

▪ To typer revisjoner:

o Verifikasjon av at leveransene er i hht. kvalitetskrav/akseptansekriterier

o Verifikasjon av at prosjektet følger bedriftens prosjektmodell/god praksis

▪ Gjennomføres av interne eller eksterne revisjonsteam

▪ Rapporterer evtl. funn og mulige tiltak til prosjektleder

▪ Planlegges slik at det mulig å få gjennomført tiltak


Eksempel på Kvalitetsplan


14. Usikkerhet


Prosjekter = Usikkerhet!

Usikkerhet

RisikoNegativ

konsekvens

MulighetPositivkonsekvens

Mye kan skje, og noe vil skje……..

Usikkerhet = differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den tilgjengelige informasjon (PS 2000, 1997)

Kjent usikkerhet kan styres og antall negative overraskelser kan reduseres!


Usikkerhetsstyring

Identifisere

usikkerhet

Evaluere

usikkerhet

Etablere

tiltaksplan

Oppdatere

tiltaksplan…

Evaluere

effekt av tiltak

Iverksette

tiltak

Usikkerhetsanalyse Fremdriftsoppfølging

.. og

hoved-

plan

• Sjekklister• Erfaringsdata etc.• «Brainstorming»

• Kvantitative og Kvalitative metoder

• Lage Risikomatrise

• Utnytte muligheter• Redusere risiko• Akseptere usikkerhet• Overføre usikkerhet


Tiltakene skal være …..

▪ … konkrete

▪ … definert med ansvar

▪ … definert i tid

Dette:

▪ … kan koste noe

▪ … og skal legges inn som en del av prosjektplanen (unngå flere parallelle planer)

Tiltak kan være både proaktive og reaktive


Struktur og Sammenheng


Risikoanalyse og Risikomatrise

Konsekvens

Sannsynlighet

1

# Usikkerhet Sannsyn-lighet

Konse-kvens

1 Manglende støtte fra ledelsen 2 3

2 Forsinket leveranse fra A/S Tut&Kjør 3 3

3 Avslag på konsesjonssøknad 2 2

4 Patentkonflikt på motor 3 2

5 Utilstrekkelig kompetanse i prosjektgruppe 1 2

2

3

4

51

2

3

1 2 3


Usikkerhetsstyring i PST

Klassekampen29/1 2015


Usikkerhetsstyring i alle Prosjektfaser

Usikkerhetsstyring er en kontinuerlig prosess!


Computerworld20/02 2015


Computerworld20/02 2015


15. Kontrakter og Innkjøp


Kunde og Leverandør i Prosjektmodellen

Forprosjekt Gevinstrealisering

B1

Planlegging Gjennomføring Avslutning

B2 B3 B4

TilbudForhandlinger/

KontraktPlanlegging Gjennomføring Avslutning

ForespørselGodkjentleveranse

B1 B2 B3 B4 B5 B6

Linjensansvar

Prosjektetsansvar

Leverandørensansvar


Innkjøpsprosessen (1)

▪ Innkjøpsstrategi

- Hva skal settes ut på kontrakt

- Når skal arbeidet utføres

- Bestemme kontraktsform/prisformat

▪ Kontraktsprosess

- Identifisere (flere) potensielle leverandører

- Utarbeide og sende ut forespørsler (med prosjektrammer)

- Evaluere tilbud

- Forhandle

- Inngå kontrakt


Innkjøpsprosessen (2)

▪ Etablering av kontrakt

- Hvem er kjøper og hvem er selger

- Hva skal leveres, når og hvor

- Pris og betalingsform

- Håndtering av avvik og tvister

- Håndtering av usikkerhet og endringer

- Juridisk bindende

- Samarbeidsdokument og styringsverktøy

▪ Prisformat

- Fordeling og prising av usikkerheten i prosjektet

- Enten

▪ 1. Fastpris (priskontrakt)

▪ 2. Regningsarbeid (kostnadskontrakt)

▪ 3. Kombinasjon av 1 og 2

▪ Kontraktsadministrasjon


Kontraktsformat og Usikkerhet

Overføring av leveranseansvar og usikkerhet til underleverandør


DagensNæringsliv15/5-17


Ulik forståelse av Arbeidsomfang


Oppfølging av kontrakter

▪ Krav til rapportering og innsyn

▪ Leveransemilepæler

▪ Fremdriftsrapportering

▪ Krav til kvalitet – akseptansekriterier

▪ Kvalitetsrevisjoner

▪ Betalingsmilepæler knyttet til sentrale leveranser

▪ Insentivmekanismer og dagbøter

▪ Leverandørens forpliktelser etter avsluttet leveranse

▪ Utførelse av garantiarbeider


Kontraktsforståelse

▪ Mulighet for revisjon av pågående arbeid i hht. kvalitetskrav

▪ Gjennomføring av felles prosjektmøter og felles usikkerhetsanalyser

▪ Regulerer partenes gjensidige plikter og rettigheter

▪ Forebygger uenighet og tvister, bidrar til fellesskap

▪ Store prosjekter etablerer ofte egen innkjøpsleder (kunde) og egen kundenansvarlig (leverandør)


Eksempel på Standardkontrakter

▪ Bygg og anlegg:

NS 8405, NS 3431, NS 8401

▪ Olje og gass:

NF 92, NTK 2000

▪ IKT:

SSA, IKT, PS 2000

▪ Forsvar:

BAF/ARF

▪ Industri:

Orgalime, NU 98, NL 01


16. Interessenter


Mer fra sykehusprosjektet…..

Telemarksavisa15/12 2014



Interessenter

Ledelse

Prosjekteier

Prosjektleder

Prosjektdeltakere

Interne interessenter

Egen organisasjon

Omgivelsene

Eksterne interessenter

Individer og organisasjoner som er direkte involvert i prosjektet eller hvis interesser kan bli påvirket av

prosjektets gjennomføring eller resultat

• Interne• Styre/eiere/ledelse• Prosjektleder/prosjektdeltakere• Styringsgruppe• Linjeledere (avgir ressurser)• Brukere/referansegruppe/fagforeninger• Leverandør/samarbeidspartnere• …..

• Eksterne• Myndigheter/politikere• Kunder• Offentlige etater• Interesessorganisasjoner• Naboer/lokalbefolkning• Konkurrenter• Media• ……


Interessentanalyse

Identifikasjon

Analyse

Tiltak

Opplisting avinteressenter

Interessentene kategoriseres

Strategi for håndteringav interessentene

Gjennomføres ved oppstart (planleggingsfasen), passering av viktige milepæler og ellers etter behov


Kategorisering av Interessenter

Lit

en

Sto

rStor Liten

Gjerdesittere:

Involvere

Støttende:

Samarbeide

Motstandere:

Forsvare

Marginale:

Overvåke


Nøkkelspørsmål

▪ Hvem er de viktigste interessentene (finn «kulturarkitektene»)?

▪ Hva er nåværende holdning (til prosjektet og endringen) og hvorfor har de den?

▪ Hvilken holdning må/bør de ha for at prosjektet skal lykkes?

▪ Hva må vi gjøre?

▪ Hvem skal gjøre det og når skal det skje?


Eksempel på Interessentanalyse

Stakeholder Sterkt

imot

Imot Nøytral Støttende Sterkt

støttende

Årsak til

nåværende

status

Aksjon Ansvar Tid

IT-sjef XY Historikk

fargelegger

ståsted

Prosjektet må levere PL Nå

Systemadmini-

stratorer

XY Vil forsikre

seg om at

fagsystemer

fungerer

Sikre at systemer er

kompatible i nytt OS (i

forkant av migrering).

Informere i forkant.

Reklamere for ”white

list”

System-

ansv.

I hht.

plan

Stabssjef X Y Grunnleg-

gende

skeptisk

Personlig møte,

presentere planer

PL Neste

leder-

møte

Personalsjef X Y Dårlig

erfaring

Må være med på pilot

(selges inn)

PL I hht.

plan


17. Kommunikasjon og Samarbeid


Hva er Kommunikasjon?

▪ Utveksling av informasjon (meninger, oppfatninger, tanker og følelser) mellom individer gjennom et felles system av symboler, tegn eller atferd

▪ Utfordringen er å overføre din egen forståelse, oppfatning, kunnskap, dine følelser og stemninger til mottaker

▪ Jo mer aktive, jo bedre kommunikasjon

▪ Helhetlig prosess (både verbal og ikke-verbal)

o 7% ord, 38% tonefall, 55% kroppsspråk


Kommunikasjonsplan

▪ Plan for håndtering av informasjon i prosjektet (internt og eksternt)

▪ Målgruppe = Interessenter (henger nøye sammen med Interessentanalysen)

▪ Etableres i planleggingsfasen og vedlikeholdes kontinuerlig i hele prosjektets levetid


Eksempel


Prosjektledelse er først og fremst Ledelse

▪ Situasjonsbestemt ledelse

▪ Teambasert ledelse

▪ Endringsledelse


Hva er motiverende?

▪ Innhold/mening/variasjon i oppgaver

▪ Videreutvikling/læring

▪ Selvstendighet/treffe egne beslutninger

▪ Bli sett/oppnå anseelse

▪ Se sammenheng mellom oppgaver og omverden

▪ Oppgaver forenlig med en ønsket fremtid

▪ Støtte fra leder/kolleger

Nøkkelen til egen motivasjon ligger hos den enkelte –De må i utgangspunktet ha lyst til å jobbe i prosjektet!


Konstruktive Tilbakemeldinger

▪ Ærlige – ekte hjelp

▪ Beskrivende – ikke dømmende

▪ Konkrete, vær saklig – ikke personlig/vurderende

▪ Rettes mot forhold det er mulig å gjøre noe med

▪ Vurder tid og sted, men så raskt som mulig

▪ Kontroller om budskapet er forstått av mottaker

▪ Kommuniser enkelt – gå rett på sak

▪ Gi råd/antyd alternative løsninger

▪ Gi alltid et valg


En tørrlagtleders erkjennelser

Aftenposten 2/1 2015


God ledelse...


90% av Prosjektledelse er Kommunikasjon!

Åpen og målrettet kommunikasjon

Delegering av oppgaver

Involvering/Coaching/Fasilitering

Prosjektlederen som LEDER


Resultat som forventet?



….og helt til slutt

http://youtu.be/r22Ty_wZAuw

http://youtu.be/r22Ty_wZAuw

Documents

MODUL A Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 4 · Dag 1: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til eLæring og utdeling