POTECON Poslovne i tehnoloke usluge

Izrada modela, simulacija i optimalizacija organizacije poslovnih procesa banke

POTECON d.o.o. Tomislava Krizmana 4/II 10090 ZAGREB

Tel (01) 37 333 776 Fax (01) 37 31 771 www.potecon.info e-mail: info@potecon.info

SADRAJ

I UVOD 1

TRAITE LI ODGOVORE NA PITANJA 1 ELITE LI 1 [TO JE SIMULACIJA POSLOVNIH PROCESA? 2

II SAETAK 3

III CILJ PROJEKTA 4

CILJ PROJEKTA 4 SVRHA PROJEKTA 4

IV OPIS PROJEKTA 5

PRIPREMA SNIMANJA RADNIH MJESTA 5 SNIMANJE PROCESA I TOKA RADA 5 IZRADA MODELA PROCESA I ORGANIZACIJE TOKA RADA 7 PROVJERA MODELA I KONANA IZRADA 9 SIMULACIJA 9 PREGLED MOGUIH RJEENJA 10 ODABIR RJEENJA I PRIMJENA 10

V TRAJANJE I TROKOVI PROJEKTA 11

TRAJANJE PROJEKTA 11 TROKOVI PROJEKTA 11

VI KORISTI OD PROJEKTA 12

I Uvod Javlja li vam se koji puta misao Naa banka moe realizirati vie. Imamo dobru ponudu u dobro vrijeme. Sve to trebaju zaposleni raditi je da se zaista potrude da privuku komintente, depozite i realiziraju dobre kredite. Drugi to rade.? ili Do sada smo proveli niz reorganizacija, poboljanja, osmiljavali kako naprijed, a stanje je i dalje jednako ili poboljanja ne odgovaraju uloenom trudu.

Osjeate li da Vaa banka ima mogunosti da ostvari veu dobit, vei broj komintenata, ima manje trokove poslovanja, iskoristi vie mogunosti koje prua trite nego sada, zbog organizacije koja nije optimalna, nedostatka ili vika resursa, suvinih trokova, loeg voenja na nekim razinama ili nedovoljno dobre organizacije radnih procesa organizacije nastale iz bilo kojih razloga, a niste u mogunosti sa sigurnou uprijeti prstom i rei To je uzrok problema! - i rijeiti ga?

Treba li vaa banka djelotvorniju prodaju, pruanje usluga, koritenje sredstava kojima raspolaete? Ili jednostavno konkurencija i okruenje od vas trae da svoje poslovanje uinite efikasnijim ili tehnoloki modernijim.

Kako za sve usluge koje prua banka, kreditiranje i druge funkcije uspostaviti organizaciju koja gradi put prema dobiti?

Kako unaprijediti operativne procedure da sprijeite suvian odliv novca ili da biste postali efikasniji?

Traite li odgovore na pitanja

Imate li previe osoblja ili ga plaate previe? Ili nedovoljno? Da li je vaa organizacija rada takva da izaziva smanjenje produktivnosti ili ak i sukobe?

Koja unapreenja ili tehnologiju odabrati? Kako odrediti potrebne promjene s minimalnim rizikom?

Kako iskoristiti moderne tehnike analize da utvrdite i poboljate produktivnost i profitabilnost vaih sredstava, osoblja i poslovanja?

Manje vremena i novca utroenog na ispravljanje greaka uslijed loe odabrane promjene u organizaciji rada ili tehnologiji poslovanja,

elite li

Manje nezadovoljnih komintenata zbog ekanja pred alterima ili sporog odgovora na kreditni zahtjev,

Izbjei pogrenu alokaciju sredstava i minimalizirati rizik pojedinanih, osobnih interpretacija potrebnih promjena,

Osigurati podloge za efikasnu organizacijsku kontrolu i monitoring poslovanja te utvrditi zahtjeve prema svima u tvrtki,

Osigurati da znate kako se pojedini dogaaji reflektiraju na poslovanje i gdje je slobodni prostor,

Dozvoliti si da slobodno i sigurno dajete prijedloge ili donosite odluke? Tada je izrade modela procesa i organizacije rada i njihova simulacija pravi odgovor.

POTECON 1

Davno je reeno da nita nije snanije od ideje ije je vrijeme dolo. Simulacija predstavlja alat poslovnog procesnog reinenjeringa koja omoguuje vizualizaciju, analizu, poboljavanje i optimalizaciju poslovnih procesa. Dizajnirana posebno za menadere i planere, kombinira jednostavnu tehniku praenja toka rada i kompjutersku simulaciju koja omoguava da se udahne ivot grafikim i drugim prikazima.

to je simulacija poslovnih procesa?

U vrijeme rastuih izazova i zahtjeva za poboljavanjem organizacije i poslovnih procesa simulacija se javlja kao nezamjenljivo sredstvo i pomo kod donoenja odluka. Omoguujui detaljno razmatranje pojedinih procesa u ciklusima njihovog odvijanja, kapaciteta i iskoritenosti resursa.

Podsjetite se i zamislite situaciju u kojoj se stalno iznova nalazite, u visoko konkurentnom okruenju vae djelatnosti koje vam govori da ako elite ostati konkurentni morate poboljati svoju organizaciju ili da je vaa tehnologija rada zastarjela ili da su vae postojee prakse nedovoljno efikasne. Da biste ostali konkurentni, znate da morate provesti promjene, ali niste sigurni koja ili u emu e promjena biti najbolja ili kako e se pojedina promjena odraziti na poslovanje. eljeli biste isprobati nove ideje i mogunosti za poboljanje organizacije i poslovanja, ali znate da bi to bilo vremenski vrlo zahtjevno, skupo i s upitnim posljedicama na postojee poslovanje.

Pretpostavite da postoji nain da, bez trokova i rizika, promijenite nain organizacije bilo koje aktivnosti, realocirate bilo koji resurs ili unesete bilo koju promjenu u tehnologiju i nain poslovanja. ak da iskuate potpuno novu tehnologiju i nain poslovanja. Pretpostavite da svi ovi eksperimenti mogu biti izvedeni bez ikakvog rizika, bez ulaganja kapitala, gubljenja vremena ili prekidanja postojeih procesa. Upravo to je mogunost koju simulacija osigurava, dozvoljavajui vam analize kada bi.. ili to ako.. i tome slino sa stvarnim modelom vaeg poslovnog procesa, organizacije, u kratkom i saetom vremenu dajui vam puni uvid u nain kako da poboljate svoje poslovanje. Dajui vam uvid koji na ni jedan drugi nain nije mogue ostvariti.

Posljedica niza godina istraivanja i razvoja, simulacija danas omoguava da se zaista vide ljudi, ureaji, strojevi, kolanje dokumentacije i dr. kroz vau organizaciju uoavajui uska grla i slobodan prostor, viak ili nedostatak resursa. Procesi koje je teko ili gotovo nemogue definirati koristei druge tehnike, izradom modela i simulacijom jednostavno se opisuju. Nain izrade modela i alati koji se pritom koriste dozvoljavaju da se u proces ukljui ljudski faktor. Ekstenzivna simulacija omoguava modeliranje bilo koje situacije ukljuujui poveanje ili smanjenje broja resursa i osoblja. Pregledom simulacije i gledanjem promjena i njihovih rezultata zaposlenici postaju sposobni da vizualiziraju efekte potrebnih promjena na svoja vlastita radna mjesta, inei time implementaciju lakom. Time upravljanje promjenom postaje sigurnije, nosei sa sobom manje rizika.

Simulacija je korisna kod poboljavanja svih vrsta poslovnih procesa, organizacijskih oblika ili metoda rada, ukljuujui transakcije, usluge kupcima, proizvodnju i montau, transport ili drugo. Simulacija omoguava da se sav posao oko postavljanja pitanja i promiljanja moguih rezultata izvri prethodno te donose informirane i sigurne odluke. Tipina primjena ukljuuje:

POTECON 2

osmiljavanje organizacije rada te odreivanje broja potrebnog osoblja i drugih resursa,

planiranje radnih vremena, odreivanje prioriteta poslova i zadataka, izbor metoda rada, planiranje kapaciteta, odreivanje veliine ari, vremensko planiranje proizvodnje / pruanja usluga, poboljanje produktivnosti i ukupne djelotvornosti, reduciranje vremena radnih ciklusa, smanjivanje trokova, analizu uskih grla i razloga kanjenja ili sporog odvijanja usluga, tehnike analize trokova na osnovi aktivnosti i resursa, Takoer, simulacija omoguava analizu viestrukih scenarija, ponavljanje analiza i definiranje varijabli prema potrebama, koritenje viestrukih ili alternativnih resursa, praenje kolanja dokumentacije, praenje trokova kroz organizaciju, kreiranje hijerarhijskih modela i upravljanje velikim projektima i dr. Primjenljiva je kod malih organizacijskih cjelina, dijelova ili cijelih procesa ili na ukupnoj organizaciji. Mogunosti kompjutorske simulacije su beskrajne.

II SAETAK Projektom se eli ostvariti kompjutorski model jednog ili vie poslovnih procesa ili cjelokupne banke. Da bi se to realiziralo potrebno je provesti snimanje organizacije i toka rada pojedinih odjela, poslovnih procesa to se proteu preko vie odjela ili svih poslovnih procesa i radnih mjesta u banci, zavisno o cilja projekta.

Model se izrauje kako bi se na njemu provela kompjutorska simulacija postojeih poslovnih procesa i radnih tokova ime se uz odgovarajue analize ostvaruje egzaktni i puni uvid u one procese i tokove rada kod kojih su poboljanja nuna ili mogua prerasporedom postojeih izvritelja i drugih resursa i njihovim efikasnijim koritenjem ili na drugi nain.

Istovremeno izraeni model treba posluiti kao sredstvo za edukaciju prilikom provoenja optimaliziranja postojee organizacije ali i takoer kao izvor materijala koji su sastavni dijelovi procedura i radnih uputa. Takoer, izraeni model optimirane organizacije poslovnih procesa u budunosti treba posluiti kao alat za testiranje svih odluka koje se tiu poslovnih procesa i radnih tokova prije njihovog donoenja i tijekom njihove primjene.

Realizacija projekta provodi se u nekoliko sukcesivnih faza koje kao ukljuuju snimanje u banci postojeeg odnosno postojeih poslovnih procesa i tokova rada, izradu modela i simulaciju postojeih poslovnih procesa s odgovarajuim analizama. Ova simulacija i analize trebaju

POTECON 3

ukazati na mjesta moguih poboljanja odnosno optimaliziranja postojee organizacije kako bi se postigla vea efikasnost te time u krajnjoj liniji vea dobit.

Trajanje projekta se definira nakon to su poznati parametri poslovnih procesa iji model je potrebno izraditi. Ovo vrijeme moe trajati od nekoliko radnih dana pa do vie mjeseci.

Za potrebe osnovnog razmatranja projekta trokovi su razmotreni okvirno u obliku smjernica za njihov izraun.

Koristi od projekta proizlaze iz utvrenih ciljeva i njegove svrhe te dodatno ukljuuju i trajno vlasnitvo nad izraenim i optimiranim modelom.

III CILJ PROJEKTA Ciljevi svakog projekta su: Cilj projekta 1. snimiti organizaciju i tok rada,

2. snimiti tok jednog ili vie poslovnih procesa u banci,

3. izraditi kompjutorski model jednog ili vie poslovnih procesa i organizacije jedno ili vie odjela ili cjelokupne banke,

4. provesti kompjutorsku simulaciju snimljenih poslovnih procesa i radnih tokova,

5. utvrditi poslovne procese i dijelove organizacije koji trae poboljanja,

6. koritenjem simulacije utvrditi optimalna rjeenja za poboljanje postojeih poslovnih procesa i toka rada,

7. edukacija zaposlenih koritenjem optimiranog modela kao sredstva edukacije.

Svrha svakog projekta je sljedea: Svrha projekta 1. razrada modela poslovnih procesa i organizacije toka rada,

2. provesti optimaliziranje poslovnih procesa i radnih tokova,

3. dobivenim modelom dobiti gantogram i kartu toka rada kao osnovnih dijelova radnih procedura i uputa,

4. dobivenim i optimiranim modelom osigurati temelj za sve kasnije promjene, dodatke, proirenja i poboljanja poslovnih procesa odnosno organizacije radnih tokova,

5. poveati efikasnost rada, smanjiti postojee trokove poslovanja te time poveati dobit banke,

Koristi od projekta i razlog za njegovu realizaciju detaljnije su razraeni u odjeljku pod nazivom Koristi od realizacije projekta.

POTECON 4

IV OPIS PROJEKTA Projekt se izvodi u nekoliko sukcesivnih faza od kojih su osnovne sljedee:

1. priprema snimanja radnih mjesta,

2. snimanje stvarnog stanja i odvijanja toka rada po procesima i radnim mjestima te prikupljanje trokovnih podataka,

3. izrada modela procesa i organizacije toka rada,

4. provjera modela i konana izrada modela,

5. simulacija na modelu radi utvrivanja procesa i radnih tokova kod kojih su potrebna ili mogua poboljanja,

6. pregled moguih rjeenja i njihova simulacija radi utvrivanja optimalnih rjeenja,

7. odabir optimalnih rjeenja i njihova primjena.

Ova faza ukljuuje aktivnosti pregleda postojeih radnih mjesta prema njihovoj sistematizaciji, definiranje metode i tehnike snimanja procesa i tokova rada, osmiljavanje i izradu obrazaca

snimanja po pojedinim poslovnim procesima odnosno radnim mjestima, odreivanje plana snimanja te edukaciju osoblja koje e raditi na snimanju. Ova faza takoer utvruje preliminarne intervjue s rukovoditeljima.

Priprema snimanja radnih mjesta

Snimanje stvarnog stanja i odvijanja toka rada po procesima i radnim mjestima te prikupljanje trokovnih podataka ukljuuje prema prethodno utvrenom planu i obrascima utvrivanje

elemenata svakog resursa odnosno radnog mjesta kao to su:

Snimanje procesa i toka rada

sadraj aktivnosti, kapacitet (ulazni, izlazni) radna vremena aktivnosti, eventualna ariranja (prije ili nakon aktivnosti) trokovi, vrijeme dodane vrijednosti (value added time), startni ciklus, efektivno radno vrijeme (pauze, ekanje, prekidi i sl.), dostupnost, vrsta distribucije, funkcionalnost, operatori, varijable, posebni iskazi, itd.

POTECON 5

Snimanje se provodi neposredno od strane osoblja koje je za to prethodno educirano u cjelodnevnom trajanju po jednom radnom mjestu (kod ega su mogue varijacije zavisno od vrste i vanosti radnog mjesta) te prikupljanje dopunskih podataka od pojedinih slubi banke (npr. broj zaprimljenih kreditnih zahtjeva, broj obraenih kreditnih zahtjeva, broj pojedinih transakcija i sl.). Ovdje treba naglasiti da snimanje radnih mjesta ne ukljuuje snimanje rada svih izvritelja ve snimanje po radnim mjestima shvaenim kao skup razliitih aktivnosti, zadataka itd. dodijeljenih jednom zaposleniku bez obzira da li su ili ne tako utvreni u sistematizaciji radnih mjesta.

Trokovni podaci se osiguravaju iz odjela raunovodstva prema posebnoj specifikaciji, a zavisno od mogunosti obzirom na postojei nain voenja poslovnih knjiga odnosno mogunosti software-a koji banka koristi za raunovodstvene potrebe.

Kod snimanja je potrebno napomenuti da se moe provesti na nekoliko naina:

1) snimanje osigurava POTECON,

2) snimanje osigurava banka angairanjem:

a) vlastitih zaposlenika,

b) vanjskih izvritelja (studentski servis),

3) koritenjem posebne opreme (kamera) za snimanje.

Iako prua najvii stupanj objektivnosti i tonosti trea alternativa obzirom na vrlo visoku cijenu i broj radnih mjesta koje je obino potrebno obraditi (to zahtjeva koritenje vie kamera itd.), smatramo za najvei broj projekata neprimjerenom. Nakon izrade modela i provedene simulacije te utvrivanja poslovnih procesa koji zahtijevaju poboljanje, ako to odnos trokova i koristi (cost/benefit analiza) opravdava, radi potpune sigurnosti u optimalno rjeenje i model moe se ukazati prihvatljivim koritenje ove tehnike (npr. rad alterskih slubi) pogotovo ako se dobiveno eli iskoristiti i za poboljanja koja nisu predmet ovog projekta (npr. ophoenje i komunikacija djelatnika na alterima s komintentima, kretanje komintenata kroz poslovnice radi optimaliziranja prostora itd.).

Obzirom da je potrebno postii maksimalno smanjenje trokova projekta to se kao najsvrsishodnija pokazuje druga mogunost kombinacijom vlastitih zaposlenika i vanjskih izvritelja (studenata). Ovo ne samo radi trokova ve i radi osjetljivosti i povjerljivosti prikupljenih podataka i uvida u odvijanje toka rada u pojedinim procesima, a da bi se zatitila postojea razina tajnosti i sigurnosni zahtjevi. Ovdje treba napomenuti da rjeenje u kojem snimanje u potpunosti provodi vlastito osoblje radi pristranosti i interakcije s zaposlenicima po pojedinim radnim mjestima ne daje objektivne rezultate.

Iako snimanje na svakom radnom mjestu najee nije potrebno (npr. u sluaju vie poslovnica snimanje e biti potrebno samo u jednoj dok e se temeljom drugih dostupnih podataka odrediti elementi potrebni za izradu modela) ova faza je vremenski najzahtjevnija. Procijenjeno vrijeme po radnom mjestu obuhvaa cca 10 do 12 radnih sati (ukljuivi pratee intervjue). Obzirom da je uvijek optimalno da se ovo snimanje provede u to je mogue kraem vremenu, kao jedna od mogunosti uobiajena je ona kod koje se angaira na ovom dijelu projekta cca jedan do tri zaposlenika iz banke i jedan do pet vanjskih izvritelja.

POTECON 6

POTECON

U ovoj fazi projekta POTECON provodi prvu obradu prikupljenih podataka nakon ega se radi verifikacije provode intervjui s operativnim rukovoditeljima banke. Nakon verifikacije prikupljenih podataka POTECON izrauje

hijerarhijski model s pojedinim poslovnim procesima kao submodelima (zavisno od opsega projektnog zadatka). Model se izrauje obuhvaajui poslovne procese i radna mjesta te za procese potrebne resurse prema utvrenim atributima svakog resursa. Ispis te izgled jednog (potpuno pojednostavljenog) procesa kao submodela dan je na sljedeoj stranici.

Izrada modela procesa i organizacije toka rada

7

ON 8

Kreditni zahtjevProcesiranje

zahtjevaPregled zahtjeva

Kreditna analiza i ocjena

Ugovor o kreditu

Obavijest o odbijanju

20%

75% 75%

25%

Kreditni referent

Proces obrade kreditnog zahtjeva

Prikupljanje informacija

5%3%

97%

Referent analize

15%

85%

OdbijenoOdobreno

Komintent

POTEC

Nakon izrade modela POTECON pristupa njegovoj provjeri. Provjera se obavlja usporedbom sa stvarnim stanjem na nekoliko naina. Prvo se radi usporedba s prikupljenim podacima. Potom se

obavlja usporedba s parametrima koji su u banci od ranije poznati (npr. broj pojedinih transakcija u pojedinom poslovnom procesu). Konana usporedba se vri usporedbom trokova koji rezultiraju iz modela sa poznatim stvarnim trokovima.

Provjera modela i konana izrada

S obzirom da tehnika modela omoguava gotovo u potpunosti imitiranje stvarnog ivota unoenjem ak i parametara koji su posljedica ljudskog faktora na pojedinim radnim mjestima to provjera usporedbom sa stvarnim stanjem, odvijanjem poslovnih procesa i toka rada omoguuje uoavanje eventualnih pogreaka te njihovo ispravljanja.

Ove usporedbe e se provesti kontaktima sa zaduenim radnim timom banke te usporedbom podacima koji postoje u odgovarajuim odjelima odnosno drugim organizacijskim jedinicama banke. Pomoni alat kod ovog takoer predstavlja ispis postojeih poslovnih procesa i radnih tokova u obliku gantograma i Perthove karte to omoguuje svakom rukovoditelju bolji uvid u postojeu organizaciju i sve meuzavisnosti ali i kontrolu razraenog modela.

Nakon usporedbe POTECON izrauje konaan model banke.

Na gotovom modelu provodi se simulacija u razliitim scenarijima kako bi se prikupili svi potrebni statistiki podaci koji trebaju omoguiti da se utvrde oni procesi i radni tokovi kod kojih je

potrebno ili je mogue postii poboljanje u odnosu na postojee stanje. Pritom se posebna panja obraa procesima i radnim mjestima posebno spomenutim od strane banke.

Simulacija

Ovdje treba podsjetiti da je osnovni razlog za koritenje modela i simulacije pomo u donoenju boljih odluka. Izvjea i grafikoni ije kreiranje omoguava simulacija pruaju informacije koje su potrebne za donoenje sigurnijih odluka te predstavljaju pomo u ostvarivanju ciljeva banke. Izvjea, podaci i grafikoni koji se javljaju kao rezultat omoguuju identificiranje problema i mogunosti koji u veini sluajeva nisu transparentni i jasno vidljivi (iako moda postoji nasluivanje da neto nije sasvim u redu). Dakle, ovi podaci, takoer, mogu potvrditi i vrednovati probleme na koje se sumnja unutar sustava, identificirati potencijalna uska grla, nedovoljno iskoritene ili neiskoritene resurse i zaposlenike ili pretjerano iskoritene (to u konanici rezultira poveanim opsegom greaka i sl.). Dobiveni podaci mogu se koristiti za analizu prolaska pojedinih inputa kroz sustav, evaluiranje razine pojedinih zaliha na realizaciju u sustavu, razmatranje moguih rezultata dodavanjem sustavu novih elemenata itd. Takoer, simulacija omoguava da se analizira vrijednost svakog novog rjeenja utvrivanjem odnosa trokova promjene ili dodavanja novih aktivnosti ili resursa postojeem sustavu (ili oduzimanja) s rezultatima koji e uslijediti.

Osnovni rezultati koji nastaju kao posljedica simulacije su

POTECON 9

dostupnost resursa u vremenu, kapacitet, broj ulaza u sustav, prosjena vremena po inputu, prosjeni brojevi sadraja po resursima, maksimalni sadraji po resursima, tekui sadraji po resursima, postotak iskoritenosti pojedinih resursa, planirana vremena, vremena i postotak praznog hoda, djelomine i potpune okupiranosti

dostupnost aktivnosti u vremenu, kapacitet, broj ulaza u sustav, prosjena vremena po inputu, prosjeni brojevi sadraja po aktivnostima, maksimalni sadraji po aktivnostima, tekui sadraji po aktivnosti, postotak iskoritenosti pojedinih aktivnosti, stvara vremena utroena na aktivnosti ukljuivi i vrijeme dodavanja vrijednosti, vremena pripreme za pojedine aktivnosti, vremena ekanja inputa, vremena ekanja drugih resursa ili zavretka drugih aktivnosti, vremena blokiranosti, broj i vrsta outputa, vremena koja inputi provode u sustavu prije izlaska, prosjeni trokovi po jedini inputa, aktivnostima i resursima,

koritenje nakon simulacije posebnih statistikim modulom omoguava ne samo deskriptivnu statistiku ve i testiranje nezavisnosti i kumulaciju podataka za potrebe analize intervala. Tako se simulacijom i ovim dopunskim modulom dobivaju ispisani i u obliku grafikona rezultati svih testiranja, autokorelacije i niz analiza kao to su beta, binomijalna, eksponencijalna, ekstremnih vrijednosti, gamma, geometrijska, inverzna gaussova, logika, Pareto, Pearsonova 5 i 6, triangularna i niz drugih. Rezultati ovih analiza ve i grafikom usporedbom rezultata simulacije s idealnim grafikonima omoguuju ne samo utvrivanje podruja koja trae poboljanje ve i detaljno testiranje rjeenja.

Nakon utvrivanja podruja na kojima je potrebno ili se moe provesti optimaliziranje POTECON e utvrditi mogua alternativna rjeenja i provesti njihovu simulaciju.

Pregled moguih rjeenja

Za svaki proces odnosno radni tok utvruje se nekoliko osnovnih rjeenja za koja se izrauje skraeni opis i obrazloenje uz predoenje rezultata simulacije.

Kao rezultata aktivnosti prethodne faze banci se dostavlja elaborat s iznesenim sadrajem s kojim se upoznaje radni tim banke i odgovarajua razina uprave banke radi odabira konanih rjeenja te

utvrivanja prioriteta, prihvaenih rjeenja i usvajanja plana primjene.

Odabir rjeenja i primjena

Nakon usvajanja plana primjene POTECON izrauje gantogram projekta te se nakon njegovog odobrenja od strane banke pristupa njegovom primjeni. Sugerira se da radni tim banke temeljom gantograma utvrdi termine realizacije optimaliziranja i primjene usvojenih rjeenja. U ovom postupku POTECON osigurava osim savjetodavne i posebnu pomo u vidu edukacije zaposlenih koji su obuhvaenih promjenama. Ova edukacije se provodi koritenjem izraenog kompjutorskog modela to omoguava svakom zaposleniku da se vidi te da u potpunosti ima i vizualnu predstavu onoga to se od njega oekuje. Sva dosadanja iskustva pokazuju da je ovaj nain edukacije zaposlenika i koritenje slinih alata tijekom uvoenja promjena na minimum smanjio rizike promjena organizacije te izazvao pozitivan efekt kod zaposlenika skrativi ukupno vrijeme uhodavanja novog toka rada.

POTECON 10

Po zavretku projekta POTECON banci predaje osim izvjea tijekom realizacije projekta:

1. ispisani gantogram i Perthovu kartu poslovnih procesa i radnih tokova (to predstavlja sastavni dio radnih uputa i procedura),

2. ispis modela i rezultata simulacije modela i prihvaenih rjeenja,

3. diskete s modelom to banci omoguava da u budunosti zavisno od promjena i irenja aktivnosti unosi samostalno (ili u suradnji s POTECONOM) dopune u postojei model koji na taj nain ostaje trajno auran te u svako doba iskoristiv alat pri donoenju odluka u pogledu aktivnosti banke, trokova, uvoenja novih usluga itd. .

Radi lakeg uoavanja pojedini aktivnosti na narednim stranicama se nalazi saeti gantogram i Perthova karta osnovnih aktivnosti projekta. Kod razmatranja mopgueg trajanja pojedinih aktivnosti treba imati u vidu da je polazna toka uvijek broj radnih mjesta i poslovnih procesa koje treba obraditi. Takoer, treba poi od pretpostavke da je za oekivati da e dopune, optimalizacija i traenje dodatnih rjeenja biti potrebni u broju koji proizlazi iz uobiajene Gaussove krivulje koja se najee pokazuje kao tono polazite.

V TRAJANJE I TROKOVI PROJEKTA

Trajanje projekta polazi od pretpostavki koje su iznesene na kraju prethodnog odjeljka. Ovdje treba spomenuti da trajanje (duration) aktivnosti u gantogramu nije izneseno. U tom smislu

gantogram ima samo zadatak da ostvari uvid u aktivnosti i njihovo predvieno uee u projektu. Ovo ujedno znai da se pojedina vremena prilikom realizacije projekta mogu skratiti zavisno od broja angairanih izvritelja.

Trajanje projekta

Za potrebe idejnog projekta trokovi treba razmatrati okvirno. Kod njihovog odreivanja uvijek se polazi od svih ranije iznesenih pretpostavki. Kako to znai da su parametri na temelju kojih je

predvia troak projekta promjenljivi to naravno znai i da se troak projekta u svom ukupnom iznosu moe mijenjati u smislu veeg ili manjeg iznosa.

Trokovi projekta

Troak angairanja na projektu zaposlenika banke polazi od bruto iznosa njihovih plaa. Trokovi snimanja procjenjuju se polazei od neto cijene od cca 20 kn po radnom satu vanjskog izvritelja (aktualna cijena Studentskog servisa u Zagrebu koja se uveava za 16,866% poreza i doprinosa) uz odgovarajui broj vanjskih izvritelja.

Cijena strunih usluga vrste koja je predviena ovim projektom zavisi od ukupnog opsega i sadraja posla te vremena angamana. Prilikom konkretnog projekta utvruje se potreban fond radnih sati za realizaciju

POTECON 11

projekta i broj suradnika koji e raditi u timu nakon ega se odreuje cijena usluge.

Ostale trokovi koji nisu direktno vidljivi i za koje nedostaju potrebni elementi za kalkulaciju (kao to su radno vrijeme radnog tima banke, radno vrijeme rukovoditelja za vrijeme intervjuiranja i sl., radno vrijeme vezano za prikupljanje potrebnih podataka itd.) nije mogue iskazati te svaki korisnik usluga ovaj dio trokova mora sam utvrditi prema metodologiji koju koristi.

VI KORISTI OD PROJEKTA Primarne koristi od svakog projekta izrade modela i simulacije proizlaze iz utvrenih ciljeva.

Snimljeni i u modelu iskazani poslovni procesi u banci omoguuju bolje razumijevanje radnih tokova te meusobne ovisnosti i utjecaja pojedinih aktivnosti i poslovnih procesa.

Nakon izrade modela i simulacije provedeno optimaliziranje organizacije rada djelovati e na smanjivanje trokova, bolje koritenje postojeih resursa odnosno na ukupno veu efikasnost sustava ime se poveava dobit.

U svakom sustavu nune procedure i upute dobivaju izradom modela egzaktni nuni sadraj u obliku gantograma aktivnosti i karte njihovog toka ime je osim svih koristi koje pisane procedure i upute predstavljaju osiguran tehnoloki prijenos i sukcesija te bolje razumijevanje od strane zaposlenih.

Izraeni model postojee i poboljane organizacije poslovnih procesa, u budunosti omoguava da se svaka odluka o proirenju aktivnosti, promjeni resursa, promjeni tehnologije rada i bilo koja druga promjena prije provoenja testira simulacijom te odluke donesu maksimalno informirano i sigurno, uz poznate sve efekte na ukupne poslovne procese, njihove trokove i poslovanje banke. Uz izraeni model ova testiranja u budue praena su minimalnim trokovima te ih je mogue obavljati samostalno ili uz angaman vanjskog konzultanta.

Trokovi realizacije projekta sa stanovita banke, svojom ukupnom cijenom u potpunosti opravdavaju njegovu realizaciju kada se ima u vidu omjer troka i iznesenih ostvarenih koristi. Samo usporedba trokova (na osnovi cijene radnog vremena) izrade gantograma aktivnosti za potrebe procedura i uputa koji zahtijevaju ogroman utroak radnog vremena rukovodeih i drugih kadrova, koji se za to vrijeme ne mogu baviti osnovnom djelatnou banke (to skriva i dodatni troak izgubljene dobiti), svojim iznosom ve gotovo u potpunosti opravdava troak realizacije projekta.

POTECON 12

Traite li odgovore na pitanjaelite lito je simulacija poslovnih procesa?Cilj projektaSvrha projektaPriprema snimanja radnih mjestaSnimanje procesa i toka radaIzrada modela procesa i organizacije toka radaProvjera modela i konana izradaSimulacijaPregled moguih rjeenjaOdabir rjeenja i primjenaTrajanje projektaTrokovi projekta