MODUL PELATIHAN KOMPUTER

Microsof Word 2003

Oleh:

H A I R I D E P I

PECINTA TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

SMP NEGERI 35 PADANG Sekretariat: Lab. Komputer SMP 35 Padang Jln.Sebrang Palinggam

e-mail: petiksmpn35padang@yahoo.co.id www.petiksmpn35padang.co.cc

Oleh: Hairi Depi 1

icrosoft Office adalah suatu produk perangkat kantor yang cukup handal dewasa ini. Setelah mengalami peningkatan fasilitas menuju penyempurnaan, hingga sekarang telah

beredarnya Microsoft Office 2003, adapun program-program aplikasi perkantoran yang terintegrasi penuh antara aplikasi yang satu dengan yang lainnya, Microsoft Office mencangkup beberapa aplikasi seperti Microsoft Word, Microsoft Exel, Microsoft Power Point, Microsoft Acses, Microsoft Outlook dan Microsoft Front Page. Microsof Word merupakan program pengolahan kata yang terbaik dan populer karena kehandalan dan kelengkapannya serta kemudahan yang dimilikinya dengan menggunakan Microsoft Word, pembuatan dan pengeditan naskah/dokumen akan menjadi cepat dan mudah untuk dipelajari. A. Cara Mengaktifkan Microsoft Word

- Klik Menu Star Star - Pilih Program - Klik MicrosoftWord

MM

Oleh: Hairi Depi 2

- Maka akan keluar tampilan layar kerja MicrosoftWord, lihat gambar Titel Bar Menu Bar Mistar/Ruler Toolbar Formating Toolbar Standard

View Button Status Bar Tex Bondaries Scrol Bar

Oleh: Hairi Depi 3

B. Membuka Dokumen Baru Untuk memulai pekerjaan pada MicrosoftWord, dimulai dengan membuka dokemen baru, dengan langkah-langkah berikut: - Pilih File pada Menu Bar - Klik New (Ctrl + N)

C. Menyimpan Dokumen Setelah pekerjaan selesai, sebaiknya hasil pekerjaan kita disimpan agar dapat dipergunakan kembali dilain waktu, bahkan dianjurkan untuk menyimpan sesering mungkin, apalagi yang dikerjakan sifatnya penting Ada beberapa cara yang dapat ditempuh untuk menyimpan suatu dokumen/naskah kerja, sebagai berikut: - Pilih File pada Menu Bar - Klik Save, (CTRL + S) maka akan keluar kotak dialog seperti

berikut - Klik Save

Catatan: Kotak dialog diatas tidak akan muncul, apabila sebelumnya sudah pernah

dilakukan peoses penyimpanan kotak dialo g akan keluar hanya untuk

penyimpanan yang pertama kalinya

Oleh: Hairi Depi 4

Keterangan Save in Untuk menentukan tempat penyimpanan/folder data yang akan disimpan File name Tempat penulisan nama/judul dari hasil kerja yang akan disimpan

D. Membuka Dokumen (File) Dokumen yang telah disimpan sebelumnya setiap saat dapat dibuka kembali, baik itu untuk keperluan melihat saja, menambah, mengurangi ataupun untuk dicetak, untuk membuka suatu dokumen dapat dilakukan dengan cara berikut: - Pilih File pada Menu Bar - Klik Open (Ctrl + O), akan keluar kotak dialog open, lihat gambar - Klik Open

Oleh: Hairi Depi 5

Keterangan Look in Bagian untuk melihat drive/folder tempat penyimpanan data/dokumen

E. Menutup File/Keluar dari Microsoft Word Suatu dokument yang telah disimpan dengan perintah Save,sesungguhnya masih aktif di memory komputer. Apabila sedang bekerja dengan dokument lainnya, sebaiknya dokument sebelumnya harus terlebih dahulu ditutup.

Cara menutup dokument : - Pilih menu File pada Menu Bar - Klick Close (Alt + F4 atau Ctrl + W)

F. Mengedit Teks 1. Cara memilih/Menginverse/Memblok Suatu Teks

Pada Microsoft Word suatu naskah yang akan disunting/diformat ataupun dibentuk pada umumnya terlebih dahulu harus dipilih (diinverse) Berikut adalah cara yang dapat dilakukan untuk memblok/memilih teks: - Pindahkan penunjuk (pointer) keawal teks yang akan dipilih - Klik Kiri dan tahan, lalu seret pada batas akhir teks yang akan

dipilih - Setelah teksnya terpilih (terblok), lepaskan tombol klik mouse

2. Cara Menghapus Teks

Oleh: Hairi Depi 6

Untuk menghapus huruf atau karakter dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut Menghapus Karakter/kata di sebelah kiri kursor/titik sisip - Letakkan kursor/atau titik sisip di belakang huruf/karakter yang

akan dihapus - Kemudian tekan tombol Backspace pada Keyboard Menghapus Karakter/kata di sebelah kanan kursor/titik sisip - Letakkan kursor/atau titik sisip di depan huruf/karakter yang akan

dihapus - Kemudian tekan tombol Delete pada Keyboard

3. Cara Menyisip Teks Untuk menyisip atau menambah teks baru didalam teks yang sudah ada, caranya adalah: - Klik pada lokasi dimana tesk baru akan ditambahkan/sisipkan - Ketik teksnya

4. Menurunkan Teks (spilit Baris) - Klik pada lokasi dimana teks yang akan diturunkan - Tekan tombol Enter

5. Menaikkan teks - Klik pada lokasi dimana teks yang akan dinaikkan - Tekan tombol BackSpace

Oleh: Hairi Depi 7

6. Menyalin Teks (copy) Didalam naskah terdapat tulisan yang sama, maka dapat dilakukan penggandaan dengan cara menyalin (copy) - Bolok/pilih teks/kalimat yang akan di copykan - Pilih Menu Edit - Pilih Copy - Letakkan kursor ditempat yang akan dicopykan - Pilih Menu Edit - Pilih Paste

7. Memindahkan Teks Memindahkan teks mungkin hal yang sering dilakukan pada proses penyuntingan naskah, terutama posisi teks/paragrafnya salah letak - Pilih naskah/teks/paragraf yang akan dipindahkan - Pilih Menu Edit - Klik Cut - Letakkan kursor ditempat yang akan dipindahkan - Klik Menu Edit - Pilih Paste

8. Cange Case (Mengubah bentuk huruf)

Fasilitas ini digunakan untuk mengubah bentuk teks. Jika suatu tulisan terlanjur diketik dalam huruf kecil dapat diubah menjadi huruf kapital, ataupun sebaliknya. - Pilih/blok teks atau naskah yang akan diubah bentuknya

Oleh: Hairi Depi 8

- Pilih Menu Format - Klick Change Case… maka akan keluar kotak dialognya - Tentukan pilihan yang diinginkan - Klik Ok

Setence case Huruf kapital diawal paragraf lowercase Mengubah kehuruf kecl UPPERCASE Mengubah kehuruf kapital Title Case Huruf kapital diawal setiap kata tOGGLE cASE Kebalikan dari bentuk Title Case

G. Menformat (Pengaturan)

1. Font (Huruf) MicrosofWord menyediakan berbagai jenis font yang dapat dipergunakan untuk memperindah tampilan suatu naskah, masing, masing font tersedia dengan berbagai jenis ukuran yang diukur dengan satuan point (pt), diamana point (pt) = 1/72 inci = 0,35 mm, ukuran yang lazim/standar dipergunakan adalah dengan ukuan 12 point Cara menformat font - Pilihlah/blok teks yang akan di format - Pilih/klick Menu Format pada Toolbar Menu

Oleh: Hairi Depi 9

- Pilih Font…lihat gambar - Klik Ok

Keterangan Pada Tab Font Font Jenis-jenis huruf yang tersedia Fon style… Memilih bentuk teks dan model

Regular : Bentuk normal Italic : Bentuk miring Bold : Bentuk tebal Bold italic : Bentuk miring dan tebal

Size Pada kotak ini digunakan untuk mengubah ukuran huruf Font Color Untuk menentukan warna dari teks yang akan di format/ubah

Oleh: Hairi Depi 10

Underline Style Pilihan untuk memberikan model-model garis bawah dari teks/kalimat yang akan diformat Pada tab Caracter Spacing Untuk mengukur jarak pada huruf (menjarangkan dan dirapatkan) Pada Tab Tex Effects Untuk menambah Animasi suatu teks/tulisan

2. Paragraf

Pengaturan paragraf merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dalam pembuatan laporan/tulisan, Microsoft Word memberikan cara pengaturan paragraf berupa pengaturan spasi dan pengaturan tabulasi sehingga naskah dapat dibentuk sedemikian rupa, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: - Blok teks yang akan diformat - Pilih Menu Format pada Toolbar Menu - Pilih Paragraph…, akan keluar kotak dialog paragraph

Oleh: Hairi Depi 11

Keterangan Aligment Untuk membentuk perataan paragraf sesuai dengan yang dinginkan, dalam hal ini perataan paragraf terbagi atas 4 bagian:

Left : Rata kiri Centered : Rata tengah Right : Rata kanan Justified : Rata kiri kanan

Special Dipergunakan untuk mengatur naskah secara horizontal didalam batas naskah (jarak teks dengan margin kiri dan kanan), selain itu dengan cara pengaturan ini juga dapat untuk membentuk paragraf, dalam pengaturan ini terdapat beberapa pilihan antara lain:

None : Paragraf tidak dibentuk atau paragraf dalam keadaan normal

Firs Line Indent : Pengaturan paragraf dengan menjorokkan baris pertama agak kedalam

Haging Indent : Pengaturan paragraf hanya menjorokkan baris kedua agak kedalam dan baris pertama tetap dalam keadaan normal

By Penentuan ukuran jarak yang diberikan

Oleh: Hairi Depi 12

Spacing Fasilitas untuk mengatur jarak (Spasi) tulisan/paragraf yang diatas dengan paragraf yang dibawah atau untuk pengaturan jarak tulisan antara baris, dalam pengaturan ini berikan beberapa pilihan:

Before : Ukuran jarak/spasi diatasnya After : Ukuran jarak/spasi dibawahnya Line spasing : Untuk jarak antara baris

H. Bulled and Numbering Untuk pembuatan nomor (numbering) urut secara otomatis atau dengan menggunakan simbol (bullet) 1. Bulled

- Klik menu Format - Pilih Bullet and Numbering… - Pilih Tab/kartu Bullet - Pilih bentuk Bullet yang diinginkan, lihat gambar - Pilih bentuk Bullet yang akan digunakan - Kilik Ok

Oleh: Hairi Depi 13

2. Numbering - Klik menu Format - Pilih Bullet and Numbering… - Klik Tab/kartu Numbered - Pilih bentuk numbering yang diinginkan, lihat gambar - Tandai numbering yang akan digunakan - Kilik Ok

I. Menyisipkan Simbol (Karakter Khusus)

Yang dimaskud dengan karakter khusus adalah karakter yang tidak ada/tidak terdapat didalam papan ketik, seperti ±, ½, ¾ Langkah-langkahnya:

1. Tempatkan kursor, dimana simbol akan disisipkan 2. Klik menu Insert 3. Klik Symbol 4. Kotak dialog Symbol muncul, 5. Klik simbol yang dipilih, sehingga tampilannya menjadi lebih

besar.

Oleh: Hairi Depi 14

6. Klik Insert, untuk memasukan symbol 7. Klik Close, untuk menutup kotak dialog Symbol

J. Borders and Shading

1. Borders Fungsi border adalah untuk membuat garis dibagian kiri, kanan, atas, bawah atau pun disekeliling teks atau paragraph - Pilih atau blok teks yang akan dibuat bordernya - Klik Menu Format pada Toolbar Menu - Pilih Border and Shading, - Klik tab/kartu Border - Pilih format yang diinginkan, lihat gambar - Klik Ok

Oleh: Hairi Depi 15

Style Untuk menentukan jenis/model garis yang digunakan Color Untuk memberikan warna garis yang telah dipilih Width Untuk menentukan ukuran garis

2. Page Border Digunakan untuk membuat garis pinggir atau bingkai halaman - Klik Menu Format pada Toolbar Menu - Pilih Border and Shading, - Klik Tab Page Border - Pilih Format yang diinginkan, lihat gambar - Klik Ok

Style Untuk menentukan jenis/model garis yang digunakan Color Untuk memberikan warna garis yang telah dipilih

Oleh: Hairi Depi 16

Width Untuk menentukan ukuran garis Art Untuk memberikan model/jenis garis pinggir halaman yang berbentuk gambar

3. Shading Digunakan untuk memberikan warna latar belakang teks/paragraf - Pilih atau blok teks yang akan diberi warna latar belakngnya - Klik Menu Edit pada Toolbar Menu - Pilih Border and Shading, lihat gambar - Klik tab Shading - Pilih Format yang dinginkan, lihat gambar - Klik Ok

Fill Digunakan untuk menentukan jenis warna latar belakang teks Style Membuat kombinasi garis dalam pewarnaan

Oleh: Hairi Depi 17

Color Memberikan warna garis kombinasi

K. Objek Gambar/Picture Didalam Microsoft Word juga dapat menggambar objek dengan tombol drawing toolbar, kecuali untuk menggambar bentuk bebas 1. Penambahan Objek Garis, Lingkaran

Membuat Objek Gambar - Pada Toolbar Drawing klik tombol AutoShapes, lihat gambar

Aicon AutoShapes

- Klik kanan Basic Shapes sehingga muncul tampilan seperti

dibawah ini

- Kilik salah satu gambar yang ada pada jendela BasicShapes - Drag and drop dilayar untuk membentuk suatu gambar yang telah

dipilih

Oleh: Hairi Depi 18

Mengubah ukuran objek - Pilih salah satu objek yang telah dibuat sehingga objek dikelilingi

oleh beberapa tanda titik pada seiap sudutnya - Tarik salah satu sudut dari objek tersebut sehingga bagian yang

ditarik akan mengikuti gerak mouse - Klik diluar kotak objek untuk membatalkan pilihan terhadap objek

tersebut

Menyalin objek - Pilih’klik objek yang akan disalin - Pada toolbar standard, klik icon copy atau klik Menu Edit dan

pilih copy - Pindah kelokasi lain dimana salinan objek tersebut akan

dipindahkan/ditempelkan - Pilih Menu Edit pada Toolbar Menu - Klik Paste

Menambah teks pada objek - Pilih/klik salah satu objek yang akan di isi teksnya - Klik teks box pada toolbar drawing, lihat gambar

Teks Box

- Letakkan pointer teks box pas diatas objek tersebut kemudian klik, setelah diklik ketiklah kalimat yang akan dibuat

Oleh: Hairi Depi 19

2. Word Art Untuk memperindah tampilan naskah Mocrosoft Word juga menyedikan format huruf dekoratif yang dapat dipergunakan untuk membuat judul naskah, pembuatan selebaran, pengumuman, selebaran dan kulit luar laporan dan lain-lain - Pilih menu Insert pada menu bar, - Klik Picture dan pilih WordArt atau dengan mengklik Icon Insert

WordArt pada Toolbar Drawing, lihat gambar

Insert WordArt

- Setelah mengkllik icon WordArt, maka akan keluar jendela WordArd, lihat gambar

- Pilih/klik salah satu jenis tulisan yang akan dimasukkan kedalam

lembar kerja - Setelah pemilihan jenis tulisan/pola maka akan keluar jendela

seperti dibawah ini

Oleh: Hairi Depi 20

- Kemudian hapus tulisan Your Text Here, dan ganti/ketik kalimat

yang akan di masukkan - Pilih/klik Ok - Kemudian kata yang telah diganti akan menempel di dalam lembar

kerja

3. Memformat Objek Gambar dan Word Ard Garis Bingkai Teks/Picture - Aktifkan kotak teks yang akan dibuat garis - Pilih menu Format - Klik Autoshape… akan keluar kotak dialog berikut:

Oleh: Hairi Depi 21

- Pilih warna garis pada bagian Color - Pilih type garis pada bagian Dashed - Pilih model garis pada bagian Style - Pilih ukuran ketebalan garis pada bagian Weight - Klik Ok Warna Latar Belakang Teks - Aktifkan kotak teks yang akan dibuat latar belakangnya - Pilih menu Format - klik Autoshape… - Pada bagian Fill klik tanda ▼yang ada pada bagian Color - Pilih salah satu warna latar sesuai dengan yang diinginkan - Klik Ok

Latar Belakang Dengan Texture - Aktifkan kotak teks yang akan dibuat latar belakangnya - Pilih menu Format

Oleh: Hairi Depi 22

- Klik Autoshape… - Pada bagian Fill klik tanda ▼ yang ada pada bagian Color - Pilih/klik Fill Effects… - Klik tab Texture - Pilih salah satu diantara sekian banyak Texture yang ada - Klik Ok

Latar Belakang Dengan Gradient (Gradasi Warna) - Aktifkan kotak teks yang akan dibuat latar belakangnya - Pilih menu Format - Klik Autoshape… - Pada bagian Fill klik tanda ▼ yang ada pada bagian Color - Pilih/klik Fill Effects… hingga aktif kotak dialog Fill Effects - Klik tab Gradient - Pilih salah satu diantara sekian banyak Texture yang ada - Klik Ok

Oleh: Hairi Depi 23

4. Membuat Effect Bayangan

- Klik pada objek - Klik Icon Shadow yang terdapat pada toolbar Drawing

Shdow 3 D

- Setelah icon Shadow di klik maka akan keluar kotak dialog seperti berikut ini

- Pilih No Shadow jika ingin menghilangkan bayangan - Klik Shadow Setting… untuk mengatur warna dan letak bayangan

Oleh: Hairi Depi 24

5. Effect 3-D Pada Kotak Teks - Klik pada objek - Klik Icon 3-D yang terdapat pada toolbar Drawing - Pilih salah satu bentuk 3-D seperti pada gambar berikut - Pilih No 3-D yang sudah terbentuk - Pilih 3-D Setting untuk mengatur bentuk 3-D

6. Clip Art

Untuk memperindah tampilan dan penambahan gambar, didalam pembuatan naskah Microsoft Word juga menyediakan Mincrosoft ClipArt Memasukkan Gambar - Pilih menu Insert pada Menu Bar, kemudian klik Picture dan pilih

ClipArt atau dengan mengklik Icon Insert Clip Art pada Toolbar Drawing, lihat gambar

Insert Clip Art

- Maka akan keluar jendela task panet, lihat gambar

Task Pane Clip Art

Oleh: Hairi Depi 25

- Klik organize clips... pada taskpane clip art

- Maka akan keluar kotak dialog Favorites clip organizer

- Kemudia klik symbol panah kebaawah pada salah satu gambar

yang diinginkan, lihat gambar

Oleh: Hairi Depi 26

- Kembali kelembaran kerja word - Klik Menu edit, pilik/klik paste

Mengubah Ukuran Gambar Suatu objek gambar yang telah disispkan kedalam naskah, ukurannya dapat diubah-ubah (diperbesar-diperkecil) sesuai dengan keperluan - Klik pada objek gambar sehingga pada sisinya muncul titik node

(titik-titik hitam) - Tunjukkan pointer kesalah satu titik node sehingga pointer berubah

menjadi tanda panah dua arah - Drag and drop (tarik) kearah perubahan Menentukan Layout Gambar Layout gambar adalah menentukan bagaiman tata letak gambar disekitar teks, apakah gambarnya bersiri sendiri atau berada dalam teks - Klik Objek gambar yang akan diatur Layoutnya - Pilih Menu Format

Oleh: Hairi Depi 27

- Pilih Picture - Sehingga muncul kotak dialog beriku:

- Pilih salah satu bentuk aliran teks disekitar gambar pada bagian

Wraping Style - Klik Ok

L. Header and Footer Header adalah suatu tulisan yang ditempatkan pada bagian atas kertas (dalam area top margin), sementara footer adalah tulisan yang ditempatkan pada bagian bawah kertas area bootom margin) keduanya akan selalu dicetak pad asetiap halaman dalam suatu File/dokumen, biasanya header atau footer digunakan untuk memuat kop surat sederhana, membubuhi nama, tanggal atau jam sistem komputer, dan lain-lain dapat juga untuk membuat nomor halaman. Salah satu contoh terdekat adalah tulisan yang terdapat pada bagian bawah diktat ini, jika diperhatikan tulisan itu selalu tercetak pada setiap lembaran mulai dari halaman pertama sampai halaman terakhir.

Oleh: Hairi Depi 28

Langkah pembuatanya dalah: - Klik tau pilih menu View - Klik Header and Footer - Perhatikan perubahan yang terjadi pada atas lembaran kerja akan

tampak sebagai berikut

Lihat juga toollbar baru yang timbul yaitu toolbar Header and Footer, seperti contoh gambar berikut:

- Buatlah tulisan-tulisan yang diperlukan untuk header, selain tulisan

juga dapat ditambah dengan unsur-unsur lainnya, misalnya garis Untuk pindah kebagian Footer ataupun sebaliknya, kliklah button pindah yang terdapat pada toolbar Header and Footer

Oleh: Hairi Depi 29

M. Indent Yang dimaksud dengan indent adalah mengatur penempatan teks. Langkah-langkah mengatur indent melalui garis mistar : 1. Tempatkan kursor pada baris baru, atau sorot teks yang akan

diatur indentnya. 2. Tempatkan pointer mouse pada salah satu indent yang dimaksud :

a. First line indent (segitiga yang diatas), untuk mengatur peletakan teks diawal paragraf.

b. Hanging indent (segitiga yang ditengah), apabila tombol enter ditekan, maka letak kursor kembali ketempat semula.

c. Left Indent (kotak segi empat yang dibawah), penekanan tombol enter tidak mempengaruhi letak kursor.

3. Klik dan tahan tombol mouse sebelah kiri 4. Geser indent yang dimaksud 5. Lepaskan tombol mouse.

N. Tabulasi

Dengan menggunakan tabulasi maka pekerjaan suatu naskah yang berbentuk kolom akan semakin mudah diselesaikan, untuk bergerak dari suatu kolom keklom berikunta cukup hanya dengan menekan tombol tabulasi yang ada pada keyboard

First Line Indent Hanging Indent

Left Indent Right Indent

Oleh: Hairi Depi 30

1. Pengaturan Tabulasi Melalui Mistar - Tempatkan kursor dimana tabulasi akan dibuat - Pilih model tabulasi sesuai dengan yang diinginkan pada

ujung kiri mistar - Arahkan pointer (tanda panah) mouse ke mistar, lalu klik

pada lokasi dimana tabulasi itu diset 2. Pengaturan Melalui Menu

- Tempatkan kursor dimana tabulasi akan dibuat - Pilih Menu Format - Klik Tabs… akan keluar gambar berikut

- Tentukan/ketik ukuran tab pada bagian Tab stop position - Pilih jenis tab atau perataannya pada bagian Alignment - Pilih jejak yang ditinggalkan pada saat kursor bergerak,

misalnya titi-titik pada pembuatan daftar isi - Kik set - Kemudian klik Ok

Oleh: Hairi Depi 31

O. Coloumn Ada kalanya anda harus membuat suatu dokumen seperti bentuk news letter (koran ataupun seperti bentuk brosur, Word juga menyediakan fasilitas untuk itu, bahkan dapat dengan mudah mengatur format, lebar dan jumlah kolom yang diinginkan. - Tempatkan kursor/titik sisip disembarang tempat untuk

menerapkan kolom pada dokument utuh, namun untuk menerapkan kolom pada sebagian dokumen, blok teksnya terlebih dahulu.

- Pilih Menu Format, lalu pilih Columns… hingga mucul kotak dialog seperti berikut ini

- Tentuan jumlah kolom yang diinginkan melalui Presets atau

melalui Number of columns - Tentukan ukuran masing-masing kolom dan jarak antara kolomnya

pada bagian Spasing - Ktifkan Equal column width agar ukuran kolomnya sama atau

seimbang - Aktifkan Line between bila perlu untuk meberikan garis pembatas

diantara kolom - Klik Ok

Oleh: Hairi Depi 32

P. Drop Caps Dengan perintah Drop Caps, setiap huruf awal dari suatu paragraf dapat dibuat lebih besar dari pada hurusf lainnya, dengan demikian maka naskah yang dibuat dengan microsoft word akan semakin indah tampilannya - Klik pada paragraf yang akan diguat Drop Capsnya - Pilih Menu Format - Pilih Drop Caps, maka akan keluar kotak dialog berikut:

- Pilih Dropped atau In Margin untuk menentukan jenis atau bentuk

sususnan Drop Capsnya - Tentukan jenis huruf pada bagian Font - Tentukan jumlah garis Drop yang dilakukan dengan mengisi Lines

to drop - Tentukan jarak antara Drop dengan teks dengan mengisi nilai pada

Distance from text - Klik Ok

Oleh: Hairi Depi 33

Q. Tabel Didalam MicrosoftWord pekerjaan dengan menggunakan tabel juga dapat dikerjakan dengan mudah, baik dalam pengaturan besar kolom besar baris, banyak kolom dan banyak baris 1. Membuat tabel

Untuk membuat tabel harus ditentukan jumlah garis dan jumlah kolom yang diperlukan - Tempatkan titik sisip atau kursor pada lokasi (baris) dimana

tabel akan dibuat - Pilih Menu Tabel pada Toolbar Menu - Klik Insert… - Klik Table… maka akan keluar kotak dialog sebagai berikut

- Tentukan jumlah kolom pada Number of coloumns dan jumlah

garis pada Number of rows sesuai dengan yang dibutuhkan - Klick Ok - Maka didalam lembaran kerja didapatkan draf tabel sebagai

berikut

Oleh: Hairi Depi 34

2. Mengatur Lebar Kolom

Sewaktu pertama kali membuat tabel, word secara otomatis mengatur ukuran kolomnya sama besar, selanjutnya ukuran masing-masing kolomnya dapat diubah atau disesuaikan dengan keperluan ataupun data yang akan terisi Cara yang dapat ditempuh untuk mengubah ukuran kolom - Tunjukkan Border batas kanan kolom yang akan diubah,

sehingga terlihat pointer mouse berubah menjadi tanda panah dua arah

- Pada saat itu klik, lalu drag kearah perubahan - Lepaskan penahanan tombol mouse

3. Formlula (rumus)

Untuk melakukan perhitungan-perhitungan aritmetka dapat dilakukan dengan cara: - Tempatkan kursor dimana hasil perhitungan akan ditempatkan - Klik Menu Tabel - Klik Formula…, hingga muncul gambar berikut

Oleh: Hairi Depi 35

- Ketik rumus dibagian Kotak Formula - Klik Ok

R. Surat Masal (Mail Merge)

Fasilitas Mail Merge dapat diperguinakan untuk mempermudah pembuatan suart-surat untuk yang sifatnya masal, yaitu suatu surat yang isinya sama dan dikirim/disampaikan kepada beberapa orang, seperti undangan. Untuk membuat surat masal dibutuhkan dua buah dokumen/file, yaitu Master dan File Data. Setiap data (Field Name) diidentifikasikan sesusai dengan banyaknya variabel berubah didalam surat, perhatikan contoh dibawah ini teks yang dibuat tebal dan miring adalah variabel yang berubah

Contoh:

Nomor : 1001/UKHUWWAH/VII/2003 Kepada : Bapak Suhartono

Jln. Pepaya No. 10 di - Padang

Dengan Hormat, Surat Bapak sudah kami terima tanggal 5 Juli 1999

Nomor : 1002/UKHUWWAH/VII/2003 Kepada : Sdr. Prihandoko

Jln. Mangga No. 114 di -Jakarta

Dengan Hormat, Surat Sdr sudah kami terima tanggal 5 Juli 2003

Oleh: Hairi Depi 36

Yang dicetak tebal merupakan variable yang berubah

Jika disispkan maka diperoeh data sebagai berikut No Kepada Nama Alamat Kota Tanggal

1001 Bapak Suhartono Jln. Pepaya No. 10 Padang 5 Juli 1999

1002 Sdr Prihandoko Jln. Mangga No. 114 Jakarta 5 Juli 2003

1003 Ibu Endang Ningsih Jln. Merdeka No. 18 A Medan 8 Mai 2000

1004 Sdri Sri Astuti Jln. S. Parman No. 151 B Surabaya 7 Juni 1999

Setiap kolom data diatas harus diberi nama fieldnya, misalnya Nomor, Sebutan, Nama, Alamat, Kota, Tanggal.

Langkag pembuatan Surat Masal 1. Membuat Master Dokumen

- Buka Lembaran kerja baru yang nantinya dipergunakan untuk membuat master surat

- Pilih Menu Tools - Klik Mail letters and Mailing… - Klik Mail Merge maka akan keluar task pane Mail Merge seperti

gambar berikut

Nomor : 1003/UKHUWWAH/VII/2003 Kepada : Ibu Endang Adiningsih

Jln. Merdeka No. 18 A di - Medan

Dengan Hormat, Surat Ibu sudah kami terima tanggal 8 Mai 2000

Nomor : 1003/UKHUWWAH/VII/2003 Kepada : Sdri. Sri Astuti

Jln. S. Parman No.151 B di - Suarabaya

Dengan Hormat, Surat Sdri sudah kami terima tanggal 7 Juni 1999

Oleh: Hairi Depi 37

- Aktifkan pilihan Letters - Kemudian klik Next untuk masuk kelangkah berikutnya

- Aktifkan pilihan Use the current document - Klik next untuk masuk kelangkah berikutnya

Task pane mail Merge

Oleh: Hairi Depi 38

2. Formulir Input Data - Aktifkan pilihan Type a new list

- Klik icon Create... pada task pane untuk membuat formulir input

datanya, maka keluar kotak dialog berikut

Oleh: Hairi Depi 39

- Klik Customize... untuk mengedit formulir input datanya

- Maka akan keluar kotak dialog Customize Addres List untuk

membuat formulir data base baru sesuai dengan daftar Variabel berubahnya (lihat daftar variabel berubah)

Oleh: Hairi Depi 40

- Hapus nama-nama Field standard dengan mengklick Delete - Setelah pilihan delete diklik maka akan keluar kotak dialog

penegasan untuk memastikan apakah benar pihan itu akan dihapus, lihat gambar berikut

- Klik Yes - Hapus keseluruhan daftar yang ada sehingga kotak dialognya

menjadi kosong, lihat gambar berikut

Oleh: Hairi Depi 41

- Kemudian mulailah dengan membuat Field baru sesuai dengan

daftar variabel berubahnya, dengan mengklik add - Setelah pilihan Add maka akan keluar kotak dialog Add Field,

tempat mengetikkan Field barunya, lihat gambar

- Ketikan nama Field barunya pada kotak dialog Add Field… contoh

No. Kemudian klik Ok

Oleh: Hairi Depi 42

- Maka Field barunya akan masuk kekotak dialog Customize Adress List…

- Buatlah Field barunya sesuai dengan daftar Field variabel berubah, dengan langkah yang sama...

- Setelah Field baru selesai dibuat semuanya, lihat gambar

- Klik Ok - Maka daftar New Address List akan berubah sesuai dengan nama

Field baru yang dibuat

Oleh: Hairi Depi 43

3. Menginput Data - Pada kotak dialog New Addrres List, Isikan data-data sesuai

dengan variabel berubah dalam masing-masing surat

- Klik New Entry untuk menambah data berikutnya - Klick Close Jika sudah selesai mengisi semua data - Setelah close di klik maka akan keluar kotak dialog Save Address

List untuk penyimpanan, simpanlah file dengan nama yang diinginkan

Oleh: Hairi Depi 44

- Setelah Field-nya disimpan maka akan keluar Mail Merge Recipients, untuk menampilkan daftar nama-nama variable beubah yang telah diisikan, lihat gambar

- Kemudian Klik OK - Klik Next untuk langkah selanjutnya

Oleh: Hairi Depi 45

4. Menggabung Master Dengan Data Untuk mendapatkan hasil akhir sesuai dengan data yang telah diinput, maka berikutnya harus melakukan penggabungan antara master dengan data caranya adalah: - Tempelkan kursor dimana lokasi Field akan disisip - Klik Icon More items... pada Task pane Mail Merge

Atau bisa juga dengan Klick Insert Marge Field yang terdapat pada Toolbar Mail Merge

Insert Marge Field

- Maka akan keluar kota dialaog Insert Merge Field, dimana pada kotak dialog ini akan tampil nama Field yang telah dibuat, setiap nama field yang ada memakili untuk setiap variable berubah, lihat gambar

Oleh: Hairi Depi 46

- Klik pada Nama Field sesuai dengan data yang dibutuhkan,

kemudian klik Insert Contoh Hasil Insert field pada Data Contoh hasil penggabungan Field dengan Master

- Untuk melihat Hasil penggabungan Field Data dengan Master, klik View Merget Data pada Toolbar MailMerge, lihat gambar

View Merged Data

Nomor : 1001 /UKHUWWAH/VII/2003 Kepada : BapakSuhartono

Jln. Pepaya No.10 di - Padang

Dengan Hormat, Surat Bapak sudah kami terima tanggal, 5 Juli 1999

Oleh: Hairi Depi 47

Contoh Hasil Penggabung Field data dengan Master

S. Page Setup (Pengaturan Ukuran Kertas/Halaman)

Microsoft Word dapat memformat kertas dengan segala macam ukuran. Ada situasi dimana harus mengubah ukuran atau memilih suatu ukuran kertas dan posisi kertas. - Pilih File pada Toolbar Menu - Klik Page setup… - Maka akan keluar kotak dialog page Setup, lihat gambar

1. Margins

Top Penentuan jarak teks dengan tepi kertas bagian atas

Nomor : 1001/UKHUWWAH/VII/2003 Kepada : Bapak Suhartono

Jln. Pepaya No. 10 di - Padang

Dengan Hormat, Surat Bapak sudah kami terima tanggal 5 Juli 1999

Oleh: Hairi Depi 48

Bottom Ukuran jarak teks dengan tepi kertas bagian bawah Left Ukuran jarak kertas dengan tepi kertas bagian kiri Right Ukuran kertas dengan tepi kertas bagian kanan Gutter Ukuran untuk penjilitan, biasanya bernilai 0 Header Untuk menentukan jarak nomor halaman dari tepi kertas sebelah atas Footer Ukuran jarak nomor halam dari tepi kertas sebelah bawah Orientation Untuk memberikan bentuk penampilan kertas pada dokumen Potrait digunakan untuk bentuk kertas tegak Landsace digunakan untuk bentuk kertas yang melintang

2. Paper (ukuran kertas atau halaman) Pengaturan ukuran kertas yang akan dipakai sesuai dengan yang diperlukan Paper size Kotak untuk menentukan ukuran kertas dan jenis kertas yang akan dipakai dalam pembuatan naskah

Oleh: Hairi Depi 49

Width Untuk menentukan ukuran lebar kertas Height Untuk menentukan ukuran panjang kertas

T. Pembuatan/Penambahan Nomor Halaman Pada halaman naskah yang dikerjakan dapat diberikan nomor halaman - Posisi Kursor bebas - Pilih Menu Insert… pada Toolbar Menu, sehingga mucul kotak

dialog berikut

Position Digunakan untuk menentukan posisi nomor halaman, pada bagian ini posisi halaman di tentukan dengan dua pilihan:

Bottom of page (Footer) Posisi nomor halaman terletak di bagian bawah

Top of page (Header) Posisi halam terletak di bagian atas

Oleh: Hairi Depi 50

Alignment Menentukan susunan/letak Nomor halaman, pada bagian ini terbagi pada tiga bagian

Left Kiri Center Tengah Right Kanan

Format Untuk pengaturan penomoran halaman yang akan diberikan, lihat gambar

- Tentukan posisi nomor sesuai yang diperlukan, dengan mengklik tanda pada bagian Position dan Alignment

- Format Nomor halaman yang akan diberikan dengan mengklik tombol Format, sehingga muncul gambar berikut

Number Format Digunakan untuk menentukan bentuk nomor yang akan diberikan Page numbering

Continue from previous section Pembuatan halaman dengan melanjutkan halaman sebelumnya

Oleh: Hairi Depi 51

Start at Nomor halaman dimulai dengan angka yang di isikan

- Klik Ok, untuk kembali pada kotak dialog sebelumnya (Pages Number)

- Klik Ok U. Pencetakan (Printing)

1. Prin Preview Sebelum suatu dokumen dicetak kekertas, terlebih dahulu dapat dilihat bentuknya melalui fasilitas Print Preview - Pilih Menu File - Klik Print Preview - Maka tampilan dokumen akan berubah, lihat gambar

- Untuk keluar dari Print Preview dapat dengan mengklick button

Close pada toolbar print preview

Oleh: Hairi Depi 52

Keterangan Toolbar Print Preview

Menc

etak

keke

rtas

Meng

edit N

aska

h me

lalui

edito

r Prin

Pre

view

Mena

mpilk

an n

aska

h pe

rhala

man

Mena

mpilk

anna

skah

lebih

dar

i sat

u ha

laman

Memp

erbe

sar a

taum

empe

rkec

il tam

pilan

halam

an

Mena

mpilk

an p

enye

mbun

yian

rulle

r

Meng

atur

par

agra

f yan

g ta

nggu

ng a

gar p

as d

alam

satu

hala

man

Meng

ubah

tamp

ilan

kesa

tu la

yar p

enuh

Menu

tup

tamp

ilan

Print

Pre

view

2. Mencetak (Print)

Untuk mencetak suatu dokumen kekertas langkah-langkahnya adalah sebagai berikut - Buka dokumen yang akan dicetak - Pilih Menu File - Pilih Pirnt… sehingga muncul kotak dialog berikut

Oleh: Hairi Depi 53

- Untuk menentukan apa yang harus dicetak oleh word

pilihlah/tandai salah satu pilihan yang diberikan oleh Word o All untuk mencetak semua halaman dalam

dokumen o Current Page Untuk mencetak halaman aktif o Selection untuk mencetak teks yang terpilih o Pages untuk mencetak halaman-halaman tertentu

saja - Tentukan jumlah ranagkap yang akan dicetak dengan mengubah

nilai Number of copies - Jika Printer sudah dalam keadaan ON, klik Ok