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ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Presentación ................................................................................................................................... 32. Resumen del instructivo metodológico para la formulación de POA de la
SENPLADES ........................................................................................................................4
3. Marco Conceptual ...........................................................................................................5
4. Metodología para formular Indicadores ..................................................................10
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1. Presentación
La presente metodología para formular y construir indicadores de gestión, de
procesos y de impacto, sigue un modelo secuencial: “Entrada-Insumo- Proceso-Producto-
Efecto-Impacto”. Esta es una en propuesta metodológica aceptada por la comunidad
internacional y se basa en las directrices dadas por la Secretaría Nacional de Planificación
y Desarrollo (SENPLADES), para la formulación de planes operativos, donde se incluye
indicaciones para formular indicadores de gestión.
Esta metodología pretende dar soporte a quienes deben formular indicadores de
gestión, procesos e impacto, como componente indispensable de la planeación, el
seguimiento y la evaluación de políticas, objetivos, metas, programas, proyectos y acciones
claves. En este marco, el documento aborda en primer lugar las políticas públicas y
lineamientos dados por SENPLADES, para luego guiar la construcción de indicadores, los
cuales son herramientas que permiten la medición del cumplimiento de metas frente a
objetivos propuestos en los procesos de construcción de los Planes Estratégicos y
Operativos Anuales. Por lo tanto, es un documento que aportará los elementos
metodológicos y conceptuales para la construcción y puesta en operación de indicadores.
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2. RESUMEN DEL INSTRUCTIVO METODOLÓGICO PARA LA FORMULACIÓN DE
POA DE SENPLADES
El instructivo metodológico de la SENPLADES, para formular los planes operativos
anuales institucionales, dan las premisas para construir indicadores de gestión. Los
componentes principales del instructivo son:
I. Marco Legal
II. Marco Conceptual
a. Plan Operativo Anual (POA)
b. El POA y su relación con el Plan Plurianual del Gobierno Central
c. Vinculación de Planificación con el Presupuesto
d. Responsables de elaborar el POA
e. Criterios para la formulación del POA
III. Aprobación del POA
IV. Instructivo para elaborar el POA
a. Primera Parte : Datos institucionales y Plan Plurianual de Gobierno (PPG):
i. Objetivos del PPG
ii. Metas del PPG
iii. Indicadores de PPG
iv. Línea o eje de acción del plan o agenda que corresponda (Agenda
Social)
b. Segunda Parte : Estrategias de acción institucional:
i. Objetivo estratégico institucional
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ii. Indicadores de gestión del objetivo
iii. Meta anual de gestión del objetivo
iv. Presupuesto del objetivo estratégico institucional
v. Responsable del objetivo estratégico institucional
vi. Programas, proyectos, actividades y acciones claves
3. MARCO CONCEPTUAL
A continuación se presentan con fines didácticos, las siguientes definiciones:
Indicadores de Gestión: De acuerdo a la SENPLADES, el indicador del objetivo del plan
plurianual de Gobierno, se relaciona con el propósito del objetivo. Constituye la expresión
del cumplimiento de los objetivos. Están asociados a los beneficios alcanzados que logran
los grupos meta y miden los efectos de la acción gubernamental.
Sobre la base del objetivo y la meta se deberán seleccionar uno o varios indicadores
que a criterio de la entidad considere que es o son la expresión más representativa de la
gestión institucional.
La medición es el requisito de la gestión. Lo que no se mide no se puede gestionar y,
por lo tanto, no se puede mejorar. Un indicador es una magnitud asociada a una
característica de la gestión institucional que permite, a través de su medición en periodos
sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha
característica y verificar el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos establecidos.
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Los indicadores de gestión son aquellos sobre los cuales las instituciones pueden
incidir directamente. Deben ser específicos, medibles y relevantes.
Se deberá identificar el indicador de gestión más importante (solo uno) para cada
objetivo estratégico institucional.
El indicador de gestión debe especificar la unidad de análisis (personas, hogares), y
la medida que puede ser números, razón, proporción, porcentaje, promedio, tasa
demográfica, mediana, índice, tasa de crecimiento, hectárea, Km2, horas, días o meses.
Ejemplo: Participación de la recaudación del Impuesto a la Renta en
relación al PIB. Unidad de medida: porcentaje.
A través de los indicadores se pueden vincular los recursos empleados por las
organizaciones, en la caso particular las de Gobierno, para la mejora de la calidad de vida
de la población, pues los indicadores hacen referencia tanto a los recursos que necesita el
sistema político-administrativo como a los resultados que alcanza.
Los resultados del empleo de indicadores sirven para la toma de decisiones sobre
un contexto determinado, es decir, la utilidad de los indicadores es relativa y depende de la
combinación de un elemento político y otro técnico. Sobre la base de los indicadores se
puede medir con certeza, credibilidad y optimización de recursos lo que se ha planificado
(aspectos técnicos); en el ámbito político, el uso de los indicadores sirven para informar la
adopción, la implantación y la evaluación de las políticas de Estado. El éxito de los
indicadores implicará no sólo altas dosis de calidad técnica sino también, un alto grado de
respaldo político.
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La medición de indicadores permite asignar, adicionar, recortar o no asignar
presupuestos, así como adoptar acciones que conlleven al cumplimiento de los objetivos
predefinidos, y de ser el caso, aplicar correctivos y sanciones ante incumplimientos, según
sea el caso.
Cabe recordar que los indicadores permiten el seguimiento y evaluación del nivel de
cumplimiento de objetivos y metas; no obstante, no existe una solo manera a seguir en la
formulación y construcción de un sistema de seguimiento y evaluación a través de
indicadores, la sugerencia es saber combinar maneras coherentes de evaluar los logros y en
concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo.
Este sistema de evaluación de los planes estratégicos y POA, mediante los
indicadores no lleva estructurar y aplicar un plan de mejora continua, como otro paso
sustancial para el logro eficaz y eficiente de objetivos y metas.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir con el
plan estratégico y los indicadores de gestión, procesos e impacto.
Plan de Mejora Continua: Conjunto ordenado de pasos basados en la Rueda de la Calidad
de Edwar Deming (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) que conllevan a superar los nudos
críticos, y variaciones de un sistema. Las principales actividades en un plan de mejora
continua son: mantener comunicación, resolver problemas obvios, revisión de fases
anteriores, documentar los progresos – problemas y monitorear los cambios.
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RUEDA DE LA VI DA RUEDA DE LA VI DA CI CLO DEMI NGCI CLO DEMI NG
P H
VA
PLANEARPLANI FICAROBJ ETIVOS Y
ACTIVIDADES PARA SATISFACER LOS REQUERIMIENTOS DE LOS CLIENTES
HACERDE ACUERDO CON LO
PLANEADO DE MANERA
CONTROLADA.
VERI FI CAR, QUE SE HACENHACEN DE
ACUERDO CON LO PLANEADOPLANEADO
(AUDITORÍAS) ASEGURARSE
ACTUARSOBRE LAS
CAUSAS DE LOS PROBLEMAS PARA
MEJ ORAR EL SISTEMA
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades o pasos mutuamente relacionadas o que interactúan, los
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Proceso de medición: Conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de una
magnitud.
Producto: Resultado de un proceso.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.
Sistema de Control de las Mediciones: Conjunto de elementos interrelacionados o que
interactúan para lograr la confirmación metrológica y el control continuo de los procesos
de medición.
Sistema de Gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan
para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Sistema de Gestión de la Calidad: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o
que interactúan para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos
para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
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Entrada: describe la cantidad de requerimientos de servicios o productos tangibles,
formulados por los clientes o usuarios internos y externos de la unidad de análisis. Se
refiere a las solicitudes de información, demanda de bienes y servicios, quejas, reclamos,
denuncias, entre otros.
Insumo: corresponde al conjunto de recursos requeridos por la unidad de análisis, para
dar cumplimiento a los procesos, a fin de atender las demandas de los clientes y usuarios.
La calidad de estos insumos incidirá en la calidad de gestión de la unidad de análisis.
Efecto: están representadas en las repercusiones inmediatas originadas a través de los
productos resultantes.
Impacto: se define como el propósito final de la unidad de análisis (una política, un
proyecto, un programa), respecto al entorno donde tiene su incidencia la acción de la
organización.
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4. METODOLOGÍA PARA FORMULAR INDICADORES
Los pasos a seguir para la Construcción e Interpretación de los Indicadores de
Gestión son:
Primer Paso: definición del objeto de estudio.
1. Precisar el alcance o área, motivo de evaluación, señalando:
La actividad a evaluar.
La unidad de análisis.
El lapso de tiempo seleccionado para practicar su evaluación.
Ejemplo:
Evaluar la gestión de…….por parte de……en la ciudad de…….durante el año….
2. Realizar un diagnóstico de la unidad para generar los indicadores:
PARÁMETRO A EVALUAR
Unidad Objeto de Estudio:
Misión:
Principales Objetivos:
Estructura Orgánica:
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3. Identificar los clientes-proveedores-competidores
CLIENTES
Denominación:
Bienes y Servicios que demandan:
PROVEEDORES
Denominación:
Bienes y Servicios que proveen:
COMPETIDORES
Denominación:
4. Identificar el proceso medular
PARÁMETRO A EVALUAR
Insumos Principales::
Productos:
Proceso Productivo de launidad objeto:
Insumo:
Proceso:
Producto:
Actividades principales
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Segundo Paso: producción de variables.
A partir de la unidad de análisis y utilizando, se formulan un número determinado
de variables, las cuales servirán de base para elaborar los indicadores de gestión
requeridos por la unidad ejecutora.
Se deben formular tantas variables como sea posible por cada una de las relaciones
de entrada, insumo, proceso, producto, efecto e impacto que correspondan al estudio. Para
ello se utilizará la siguiente estructura gramatical:
1 2 3 4 5 6 7
Indicación de
numeral
Preposición “de” Sustantivo en
plural
Verbo en
participio
pasado
Complemento
circunstancial de
tiempo (momento)
Complemento
circunstancial de
lugar
Complemento
circunstancial de
modo
Como resultado de este proceso, se obtendrá un listado de variables discriminadas
por cada uno de los elementos componentes del modelo:
Se utiliza el modelo “insumo-proceso-producto”, para generar las variables que
mejor describen la Unidad de Análisis, tal como se señala en el siguiente ejemplo:
“TOTAL DE ______ (sustantivo en plural, por ejemplo: Dólares) _______ (verbo en
pasado, por ejemplo: Gastados) EN ___________ (complemento de modo, lugar y tiempo, por
ejemplo: la compra de…) POR LA DIRECCIÓN DE__________ EN EL AÑO___
No. VARIABLES1 DEMANDAS Física:2 Económica:
12
3 Cronológica:4
INSUMOSFísica:
5 Económica:6 Cronológica:7
PROCESOSFísica:
8 Económica:9 Cronológica:10
PRODUCTOSFísica:
11 Económica:12 Cronológica:13
EFECTOSFísica:
14 Económica:15 Cronológica:16
IMPACTOSFísica:
17 Económica:18 Cronológica:
Tercer Paso: definición y descripción de variables.
La definición de la variable representa la reafirmación de los elementos que lo
conforman. En este paso, se debe especificar el significado y la relación de dependencia de
las variables.
La descripción de las variables representa la delimitación de las fronteras en las que
se localiza, debiéndose hacer mención de los componentes que incluye y los que excluye,
dado que esto genera uniformidad a la hora de utilizar la variable.
Se incluyen:Se excluyen:
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Como resultado de este proceso de conformará el “Diccionario de Variables”,
constituyéndose el “manual de referencia” para conocer conceptualmente las variables
diseñadas.
Cuarto Paso: Jerarquización de variables.
Se jerarquiza a partir del listado de variables (resultado de la producción de
variables) considerando los parámetros de eficiencia, eficacia y economía, de la unidad de
análisis.
Bajo estas premisas, se construye una matriz de resultados donde se pondera cada
variable en función de los distintos criterios establecidos, obteniéndose la escala de
variables ya ordenadas por su jerarquía.
En este sentido, se procederá a definir:
1. Los parámetros para la definición de criterios de jerarquización de los indicadores.
CRITERIO PARÁMETRO CONDICIÓN
Economía Productos Proceso
Eficiencia
Talento HumanoInsumosActivosTiempo
EficaciaProgramasDemanda
2. Los criterios de jerarquización de los indicadores.
No CRITERIO GENERAL CONDICIÓN ESPECÍFICA DE CADA
14
. CRITERIO1 Economía en la generación de productos2 Economía en la realización de procesos3 Eficiencia en el desempeño de los Talentos
Humanos4 Eficiencia en la selección de los insumos5 Eficiencia en la utilización de los activos6 Eficiencia en el uso del tiempo7 Eficacia en el cumplimiento de los
programas8 Eficacia en la satisfacción de las demandas
3. El instrumento de medición para la ponderación de los criterios de jerarquización, el cual
debe ser aplicado a una muestra de personas seleccionadas sobre la base de su vinculación
con la unidad de análisis objeto de estudio.
No.
CRITERIO DE VALORACIÓN(Condición específica de cada criterio)
PUNTUACIÓN1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
12345678
4. Obtenidos los resultados del sondeo de la medición por muestreo, se procede a realizar
la ponderación de los criterios de jerarquización. Para ello, se calcula para cada criterio la
puntuación promedio.
No. CRITERIO RESULTADOS
Puntos Orden1234
15
5678
5. Se ordena correlativamente cada uno de los criterios analizados, con indicación del
factor de ponderación (peso) correspondiente a cada uno de ellos, según la puntuación
obtenida del proceso de ponderación aplicado. Asimismo, se establece un código de
identificación tomando la inicial de cada palabra clave del criterio que se trate. Además,
para efectos prácticos, es recomendable redondear los porcentajes calculados.
ORDEN CRITERIO CÓDIGO PESO123456789
101112131415161718
6. Se listan las variables generadas mediante el proceso de “producción de variables”, para
su jerarquización.
No. VARIABLE123
16
456789
101112131415161718
7. Una vez establecida las escalas de ponderación indicada en el Cuadro 4, se procede a
asignar puntuación a las variables según una escala de valoración preestablecida,
considerando su relevancia respecto a cada criterio de jerarquización.
Para ello, se formula una “Pregunta Guía” a cada variable respecto a cada uno de los
criterios, cuya respuesta dará la valoración buscada.
Pregunta Guía:
¿Qué relevancia tiene el total de….….(variable)...….para (o con que)…..(criterio)…?
La respuesta podrá ser cualquiera de las señaladas en la escala presentada en el siguiente
cuadro:
No. RESPUESTA DESCRIPCIÓN DE LA RESPUESTA Puntos
1 Muy Relevante Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está determinada principalmente por la
condición de la variable o viceversa.
3
2 Relevante Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está determinada por la condición de la
variable o viceversa, pero hay otros factores de peso que también influyen.
2
3 Poco Relevante Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio está influida por la condición de la
variable o viceversa, pero hay otros factores de mayor peso.
1
4 No es Relevante Cuando la materialización de los hechos expresados en el criterio no está determinada por la condición
de la variable ni viceversa.
0
17
8. Se jerarquizan cada una de las variables, formulándose y respondiendo las preguntas
guías en función de los criterios expresados en el Cuadro, generándose así tantos
indicadores (y cuadros) como variables existan.
No. PREGUNTA Puntos12345678
9. Se tabulan los resultados en una matriz, según la puntuación obtenida por cada variable:
No. CRITERIO(Código)
VARIABLES1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
011
12
13
14 15 16 17 18
12345678
10. La puntuación dada a cada variable en función de los criterios de ponderación, se
multiplica por el peso de cada criterio, lo que resulta en una valoración individual de cada
variable, a partir de la cual, quedan determinados las posiciones definitivas del conjunto de
variables ya jerarquizadas.
No. CRITERIO VARIABLECódigo Pes
o1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
011
12
13
14
15
16 17 18
18
1 * * * * * * * * * * * * * * * * * *2 * * * * * * * * * * * * * * * * * *3 * * * * * * * * * * * * * * * * * *4 * * * * * * * * * * * * * * * * * *5 * * * * * * * * * * * * * * * * * *6 * * * * * * * * * * * * * * * * * *7 * * * * * * * * * * * * * * * * * *8 * * * * * * * * * * * * * * * * * *
PUNTUACIÓN ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙ ◙POSICIÓN ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘ ◘
* Puntos (cuadro 7) x Peso (cuadro 4)
◙ de los * de cada indicador Σ ◘ Numeración indicativa de cada posición
Cuando dos o más variables obtengan igual puntuación, se debe revisar
comparativamente sus valoraciones, a fin de establecer jerárquicamente cual es más
relevante frente a la demás con igual puntaje.
Además, se debe reflejar en un cuadro el listado de variables ordenadas según su
jerarquía final, con indicación del puntaje obtenido como resultado del proceso de
jerarquización de variables.
Posición Variables jerarquizadas Puntuación1° ◙2° ◙3° ◙4° ◙5° ◙6° ◙7° ◙8° ◙9° ◙
10° ◙11° ◙12° ◙
19
13° ◙14° ◙15° ◙16° ◙17° ◙18° ◙
Quinto Paso: cuestionario de preguntas para la formulación de indicadores.
Se realiza a partir de las variables de mayor jerarquía, mediante preguntas
formuladas a cada uno de los criterios de jerarquía seleccionados. Estas preguntas deben
enunciarse de modo tal que su respuesta se pueda expresar en términos cuantificables, es
decir, que permitan su representación mediante un número.
Por consiguiente, se utiliza el criterio general como “denominación del indicador”,
mientras que la condición específica de cada criterio sirve de guía para la formulación del
indicador.
Por ello, se utiliza la información contenida en el cuadro 2, transformando la
condición de cada criterio en pregunta:
No. Denominación del Indicador Pregunta
1 Eficacia en el cumplimiento de los programas. ¿Cuántos(as)……...….son requeridos(as) por los usuarios?
2 Eficacia en la satisfacción de las demandas. ¿Cuántos(as)………….pueden ser utilizados(as) por los usuarios para satisfacer sus
necesidades?
3 Eficiencia en la selección de insumos. ¿En qué proporción los presupuestos de……………están orientados a las metas físicas
reales?
4 Eficiencia en la utilización de los activos. ¿En qué proporción está garantizada la disponibilidad de……..donde se…………….el
producto.
5 Eficiencia en el uso del tiempo. ¿En qué proporción “el producto” se concluye oportunamente?
6 Economía en la realización de los procesos. ¿En qué proporción se cumple……………………?
7 Economía en la generación de los productos. ¿En qué proporción “el producto” se produce al menor costo?
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8 Eficiencia en el desempeño de los Talentos Humanos. ¿En qué proporción los Talentos Humanos conocen los “los aspectos legales para la
elaboración del producto?
La respuesta a las ocho preguntas que se formulen, proporcionan los indicadores de
gestión claves del sistema. En el curso de este proceso, es importante tener siempre
presente la jerarquía de cada indicador, para descartar aquellos de poca relevancia para el
sistema.
Las preguntas formuladas en el cuadro 11, se deben responder a través de los
correspondientes indicadores de gestión, generándose así un cuadro que reflejará el
proceso de formulación de esos indicadores:
No. PREGUNTA INDICADOR JERARQUÍA DE LAS VARIABLES
1 ¿Cuántos(as)……...….son requeridos(as)
por los usuarios
Xi /Xn
(Variables jerarquizadas)
Xi /Xn
(Posiciones)
2 ¿Cuántos(as)………….pueden ser utilizados(as) por los usuarios
para satisfacer sus necesidades?
… …
3 ¿En qué proporción los presupuestos de……………están
orientados a las metas físicas reales?
… …
4 ¿En qué proporción está garantizada la disponibilidad
de……..donde se…………….el producto.
… …
5 ¿En qué proporción “el producto” se concluye oportunamente? … …
6 ¿En qué proporción se cumple……………………? … …
7 ¿En qué proporción “el producto” se produce al menor costo? … …
8 ¿En qué proporción los Talentos Humanos conocen los “los
aspectos legales para la elaboración del producto?
… …
Xi y Xn representan las variables jerarquizadas.
Luego de realizar el proceso de formulación, se presenta el sistema de indicadores
producto de la información resultante del perfil de indicadores:
No. NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR
1 X1 = Variable jerarquizada Xi
Variable jerarquizada Xn
21
2 X2 =
3 X3 =
4 X4 =
5 X5 =
6 X6 =
7 X7 =
8 X8 =
Nota: dependiendo de la complejidad de cada indicador, se puede generar más de un a
formula por cada uno de ellos.
Sexto Paso: elaboración de perfiles de los indicadores.
Se definen algunos aspectos referidos a cada indicador para facilitar su descripción
y clasificación. Esto, como apoyo a la tarea de seguimiento, control y evaluación de control.
Titulo
Numero Código Tipo
Formula X1 = Variable jerarquizada Xi
Variable jerarquizada Xn
Jerarquía de
variables
1° Variable
2° Variable
Categoría de
las Variables
Tendencia
Objetivo
Pertinencia
Rangos de
Desempeño
Causas de
Variación
Correctivos
Niveles de
Desagregación
Repercusiones
respecto a otros
indicadores
Comparación
con otros
22
indicadores
Fuente de
información de
los datos
Periodicidad de
la toma de datos
Periodicidad de
uso
Usuarios
potenciales
23
