MENADŽMENT UREDSKOG POSLOVANJA - bib.irb.hr · PDF file• Uredska mehanizacija i moderna organizacija rada trebaju olakšati rad uredskom radniku, osigurati ažurno i uspješno odvijanje

Matija Varga, mag. inf. univ. spec. oec

MENADŽMENT UREDSKOG POSLOVANJA

-kroz povijest i sada-

Matija Varga, dipl. inf. univ. spec.oec. 06. Lipanj 2011.


Nositelj nastave:

• Matija Varga, dipl. inf. univ. spec. oec. • [email protected] • [email protected]

mailto:[email protected]�

mailto:[email protected]�


Login • Nakon paljenja računala pritiskom na

tipke CTRL+ALT+DEL otvara se dijaloški okvir sa 3 prozora. – Korisničko ime: ipa – Lozinku: ipa – log on to IPA

• Na My computer postoji share mapa studenata za materijale


Ciljevi nastavne cjeline • Razumijevanje informacijskih sustava javnih

organizacija, upoznavanje s vrstama ureda, modelima informacijskih sustava, tipovima ureda, funkcijama ureda, arhiviranjem dokumenata i zaštitom dokumenata. Upoznavanje novih tehnologija u uredskom poslovanju.


Ciljevi nastavne cjeline • Osposobljavanje polaznika za efikasno

vođenje informacijsko-komunikacijskom tehnologijom. Analiziranje novih tehnologija u uredskom poslovanju. Upoznavanje polaznika s prednostima uporabe novih tehnologija u uredskom poslovanju.

• Polaznici će savladati korištenje alata.


Pojam uredskog poslovanja

• skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu.


Dužnosti menadžera uredskog poslovanja

• Planiranje – Razvoj ciljeva za svaku od uredskih djelatnosti. – Određivanje promjena koje treba uvesti u

postojećim djelatnostima. – Procjena potrebe za primjenom novih djelatnosti. – Planiranje proračuna odjela. – Određivanje potreba za osobljem, prostorom i opremom.


• Organizacija – Određivanje načina organiziranja za postizanje

ciljeva, načina izvršavanja zadataka, radnih metoda, procedura, tehnika itd.

• Osiguranje potrebnog osoblja – Osiguranje korištenja djelotvornih procedura za

odabir zaposlenika uključujući razmještaj i uvođenje novih radnika.




• Osiguranje potrebnog osoblja – Pružanje dovoljno prilika i iskustva za napredak

zaposlenika. – Pružanje izobrazbe i osposobljavanja.

• Upravljanje – Korištenje učinkovitih tehnika za nadziranje i

motiviranje zaposlenika. – Uspostavljanje učinkovite komunikacije unutar

odjela. – Osiguravanje poštovanja poslovne politike tvrtke. – Pošten i objektivan pristup određivanja plaće.

• Kontrola


Što je sve potrebno u uredu?

•Hardware •Software •Lifeware •Orgware •Dataware •Netware


Definicija ureda • Ured je organizacijska jedinica koja ima

opću funkciju. • Raspolaže i upravlja informacijama o

kojima ovisi funkcioniranje čitave organizacije te pruža podršku funkcioniranju organizacije.

• Ured mora zadovoljiti poslovne funkcije.


Poslovne funkcije ureda 1. uspostavljanje poslovnih odnosa putem formalnih

dokumenata (ugovori, promocija proizvoda, kadrovski poslovi),

2. provođenje ugovorenih obveza (računi, plaće,…), 3. organizacija rada (planiranje, kontrola,…), 4. uslužni poslovi (prepisivanje, slanje i dostava

pošte,…), 5. stvaranje i opskrbljivanje drugih novim

informacijama (istraživanje, prikupljanje i obrada podataka, konzultiranje,…)


Funkcije uredskog poslovanja

• Komunikacijske funkcije (poruke i dokumenti u elektroničkom obliku).

• Obrada i arhiviranje dokumenata. • Obrada teksta i grafike. • Obrada podataka. • Podrška u odlučivanju.


Komunikacijske funkcije • prijenos podataka, • distribucija dokumenata, • pisač na svakom stolu(luksuz) • elektronička pošta, • javni informacijski servisi, • telekonferencije,

– skype, Microsoft Office Live Meeting,

• putem novina, • televizije,

– teletekst,


Projektiranje dekompozicijskog dijagrama • Na temelju poslovnih funkcija ureda

Uredske funkcije

Uspostavljanje poslovnih

odnosa

Provođenje ugovorenih

obveza

Organiziranje rada

Obavljanje uslužnih poslova

Stvaranje i opskrbljivanje s informacijama


Načela uredskog poslovanja

• jednostavnost, • točnost, • jednoobraznost, • ekonomičnost, • racionalnost, • produktivnost

– proizvodnost,


Točnost

• P-R=D • Tvrtka ostvaruje prihod od prodaje

uredskog materijala 122.345,31 kn, a rashod tvrtke iznosi 119.121,86 kn u određenom vremenskom razdoblju. Izračunaj koliko je tvrtka u određenom razdoblju ostvarila dobit.


Ekonomičnost

OPIS Prethodna godina(2005)

Tekuća godina(2006)

Tekuća godina (31.12.2007)


Ukupni prihod 112.456.446 kn 114.206.523 kn 99.405.753,16 kn 116.333.287,00 kn

Ukupni rashodi 111.711.673,61 kn 114.073.431,96 kn 102.531.860,62 kn 116.254.640,00 kn

URUPKEUP =

100*21

EUPEUPIEUP =


Ekonomičnost URUPKEUP =

100*12

EUPEUPIEUP =


Tekuća godina(2006)



Ukupni prihod 112.456.446 kn 114.206.523 kn 99.405.753,16 kn 116.333.287,00

kn Ukupni rashodi 111.711.673,61 kn 114.073.431,96 kn 102.531.860,62 kn 116.254.640,00

kn Eu 1,006666916 1,001166714 0,969510868 1,000676506

Tvrtka je poslovala

ekonomično

Tvrtka je poslovala ekonomično

Tvrtka nije poslovala ekonomično

Tvrtka je poslovala

ekonomično 99,45% 96,84% 103,21% 100%


Grafički prikaz ekonomičnosti

112456446 114206523

99405753,16

116333287

111711673,6

114073432

102531860,6

116254640

90000000

95000000

100000000

105000000

110000000

115000000

120000000

Ukupni prihod

Ukupni rashodi


Prikaz ekonomičnosti prodaje

OPIS Prethodna godina(2005) Tekuća godina(2006) Tekuća godina

(31.12.2007) Tekuća godina (31.12.2008)

Prihodi od prodaje 108.698.599,75 kn 107.929.506,91 kn 96.254.358,00 kn 107.742.764,00 kn

Rashodi od prodaje 111.707.263,16 kn 114.068.246,40 kn 102.560.532,00 kn 116.254.640,00 kn

Ep 0,973066537 0,946183625 0,938512663 0,926782484

RPr

=

100*21

EPPEPPIEPP =


Produktivnost • količina učinaka/utrošena količina rada

• Zadatak – U jednom danu 7 radnika proizvelo je 500

komada određenog uredskog materijala. Kolika je proizvodnost rada?

– Recipročno • Koliko je radnika potrebno za proizvodnju 1

komada?


Ostala podjela načela

• Otvoriti Excel datoteku. • Menadžeri

– Financijska izvješća


Značaj automatizacije uredskog poslovanja

• utjecaj na tehnologiju rada, • od jednostavne se prelazi na programiranu obradu, • brzi transfer roba i usluga, • smanjuje se vrijeme obrade poslovnih procesa

(potprocesa i aktivnosti), • neposredno komuniciranje sudionika u poslovanju, • mijenjaju se obilježja industrijske proizvodnje.


Značaj automatizacije uredskog poslovanja

• smanjuje se broj radnika rutinskih poslova,

• povećava se primjena telekomunikacijskih uređaja,

• porast broja tipova i varijanti proizvoda, • skraćenje dijela životnog vijeka

proizvoda na tržištu.


Značaj uredskog poslovanja Životni vijek proizvoda: Informatički proizvodi


Razvoj uredskog poslovanja

• Razvoj i usavršavanje zaposlenika – proces prilagodbe zaposlenika njihovoj

radnoj okolini koji uključuje aktivnosti: • obučavanje zaposlenika, • savjetovanje, • motivacija i procjena.


Razvoj uredskog poslovanja

• Mehanizacija (pojedinačni zadaci i aktivnosti – rad s papirima)

• Automatizacija (tekst – računala, obrada teksta, USB stik, prijenosni disk itd.)

• Informatizacija (osobno računalo s tehnologijama)

• Integracija (normizacija strojne i programske podrške, mrežne opreme i komuniciranja; integracija svih poslovnih ureda u mrežu; multimedija)


Uredska mehanizacija

• Osnova uredskog poslovanja bio je izum pisaćeg stroja)

• Električni pisači stroj olakšava uredski rad; pisanje je brže i lakše

• Najlakše je pisati na računalu


Uredska mehanizacija • Uredska mehanizacija i moderna organizacija rada

trebaju olakšati rad uredskom radniku, osigurati ažurno i uspješno odvijanje uredskog poslovanja i točnost pokazatelja poslovanja tvrtke.

• Mehanizirano uredsko poslovanje ne zadovoljava jer:

– Prevladava ručna tehnika rada (neefikasnost) – Zadaci firme stalno rastu ⇒ dolaze do izražaja

slabosti uredskog poslovanja (stalna neažurnost, gubitak rada, vremena i sredstava)


Automatizacija uredskog poslovanja

• 70-tih godina tekst automati – uređaji za automatizaciju pojedinačnih zadataka. Pri tome su nositelji teksta: – bušena kartica – bušena vrpca – magnetska kartica – magnetska vrpca


Automatizacija uredskog poslovanja

• Sredina 70-tih godina mini računala – tekst računala (imaju prednost nad tekst automatima): – kreiranje poruka – korigiranje poruka – prijenos posredno ili neposredno – veliki kapacitet prihvata informacija, brža

obrada – manji troškovi poslovanja – brži tijek tržišnih i internih aktivnosti tvrtke


Informatizacija uredskog poslovanja

• 80-tih godina • Temelji se na osobnim računalima koja su koncipirana

za krajnjeg korisnika: – sredstvo je za obavljanje stručnih i poslovnih zadataka – služi za osobne potrebe – ne iziskuje od korisnika veće poznavanje računalne tehnologije

• Ubrzava se prikupljanje informacija, njihovo kreiranje,

dostava i slanje krajnjem korisniku. • Bazira se na određenim komunikacijskim

tehnologijama. • Internet • Usluge interneta


Informatizacija – komunikacijske tehnologije

• telekonferencija • upravljanje tvrtkom korištenjem znanstvenih

metoda: – ekspertni sustavi – sustavi za podršku odlučivanju – sustavi za modeliranje, simuliranje

• obrada teksta • Hipertekst (internet) • tablične i druge kalkulacije • obrada poslovnih informacija


Informatizacija – komunikacijske tehnologije

• organizacija osobnog rada: – adresar – planer – rokovnik – kalkulator – osobne bilješke

• korištenje usmjernika i faksa • upravljanje projektima:

– planiranje i – vođenje projektnih zadataka na računalu

• prezentacijske mogućnosti: – promidžba, marketing – Zadatak


Zadatak

• Primjer 1. – Pronađite tvrtku XY na internetu i za nju

napravite prezentaciju. • Promidžbenu prezentaciju tvrtke.

• Primjer 2. – Pronađite proizvod XY na internetu i

izradite prezentaciju. • Promidžbenu prezentaciju proizvoda.


Integracija uredskog poslovanja

• 90-tih godina djelotvorno povezivanje aktivnosti svih ureda tvrtke

pomoću sustavnog: – dizajniranja – analize – upravljanja – lokalnih mreža i – telekomunikacija

• korisniku prilagodljiv operacijski sustav • programska podrška • multimedijski pristup • standardni protokoli ⇒ međunarodne mreže ⇒ povezivanje. • nabrojiti protokole


Integracija uredskog poslovanja

• Integracija podrazumijeva sustavni pristup problemima i djelotvornu komunikaciju podsustava

• Osnovni aspekti integracije: – funkcionalna integracija – integracija medija (prirodnija komunikacija s

korisnikom) – sustavna integracija (podsustavi čine jedinstvo) – interdisciplinarna integracija (uključenje stručnjaka

iz različitih područja, počevši od projektiranja IS-a)


Tipovi ureda • Rutinski ured

– računovodstvo • rutinska obrada podataka • financijski izvještaji

– financije

• Nerutinski ured – nisu jednake procedure – marketing – planiranje


Tipovi ureda

• Uredi za izvršavanje osnovnih procesa • Uredi za kontroling (kontrolu) i

koordinaciju • Predindustrijski • Industrijski • Postindustrijski uredi


Tipovi ureda • Uredi za izvršavanje osnovnih procesa

2.1. Nabava

2.1.1. Utvrðivanje trenutnog stanja zaliha

2.1.2. Raspisivanje javnog natjecaja

2.1.3. Obrada ponuda

2.1.4. Nabavljanje materijala i energenta

2.1.4.1. Oblikovanje dokumentacije (narudžbenice,ugovora...)

2.1.4.2. Popunjavanje dokumentacije(narudžbenice,ugovora...)

2.1.4.3. Zakljucivanje i potpisivanje dokumentacije(narudžbenice, ugovora...)

2.1.4.4. Slanje dokumentacije (narudžbenice, ugovora,odluke o odabiru...)

2.1.5. Zaprimanje materijala i energenta

2.1.6. Izdavanje materijala i fakturiranje


Tipovi ureda

• Uredi za kontrolu i koordinaciju – interna revizija tvrtke.

• Predindustrijski tipovi malih tvrtki – zaposlenik samostalno obavlja posao.

• Industrijski tipovi-ne postoji kontrola izvršenja.

• Postindustrijski tipovi-zaposlenik je zadužen za veći broj klijenata. – poslovne procedure podržane računalom.


Tipovi ureda

• Menadžerski uredi • Profesionalni uredi • Inženjerski uredi


Tipovi ureda

• s obzirom na raznovrsnost zadataka: – višefunkcionalni-obavljaju većinu zadataka

tvrtke. – specijalizirani – jedna vrsta rada – profesionalni-pravnici, liječnici. – Zadatak

• Potražiti slike ureda (Google slike)


Tipovi ureda

• E-ured – Digitalni – digitalno uredsko poslovanje – Mobilni - mobilno uredsko poslovanje – Virtualni – virtualno uredsko poslovanje


Digitalni ured • odnosi se na digitalnu izradu

dokumenata, obradu, pohranu i prijenos informacija.

• Značajna područja za izradu digitalnog ureda su: – standardizacija, automatizacija i digitalna

izrada pisanih poslovnih komunikacija, – digitalna obrada poslovnih podataka, – integracija različitih oblika digitalnih

poslovnih komunikacija.


Digitalni ured

• Ciljevi koji se žele ostvariti digitalizacijom ureda: – povećanje učinkovitosti ureda, – brzina izvođenja, – brži i jeftiniji protok informacija unutar i

između organizacija, – poboljšana kvaliteta komuniciranja.


Mobilni uredi • Fiksna lokacija zaposlenika ne postoji. • Organizacija ne mora posjedovati uredski

prostor. • Smanjen broj osoba i smanjenje vremena

koje je potrebno za obradu poslovnih procesa.

• Zaposlenik može pristupiti putem bilo kojeg uređaja poslužitelju poduzeća.


Mobilni uredi

• Napišite prednosti i nedostatke mobilnih ureda, – word.


Mobilni uredi • Prednosti:

– Brža dostupnost informacija, – Fleksibilnost odluke o poslovnom procesu

donose se na licu mjesta i to na temelju ažuriranih informacija.


Mobilni uredi • Nedostaci:

– mobilni uređaji: – su još uvijek puno slabijih mogućnosti nego

stolna računala, – imaju manju veličinu i rezoluciju zaslona, – imaju manje raspoložive memorije za

pokretanje i pohranu programa i podataka. – Odluke se donose na licu mjesta. – Visoka cijena pristupa mobilnim mrežama.


Virtualni uredi • Nije određen fizičkim prostorom. • Umreženost zaposlenika, tima i grupe

ljudi koji razmjenjuju znanje uporabom internet tehnologije.

• Omogućuje korisnicima slobodu kretanja i više vremena za obavljanje zadataka.

• Virtualni zaposlenici pripadaju jednom uredu.


Virtualni uredi • Virtualni zaposlenici

– pripadaju jednom uredu, ali ne pripadaju jednom mjestu.

• Virtualni timovi – mogu uključivati članove iz iste

organizacije.

• Virtualni pomoćnici – obavljanje poslova od doma.


Prednosti virtualnog ureda • Prednosti:

– rad kod kuće, – čišća okolina, – manji stres, – više slobodnog vremena, – manji troškovi, – mogućnost više zaposlenih, – fleksibilno radno vrijeme, – mogućnost fizičke vježbe.


• Nedostaci: – nemogućnost produktivnijeg rada, – osjećaj izolacije, – nesporazum i nejasna komunikacija, – tehnički problem komunikacije, – osjećaj odsutnosti,

Nedostaci virtualnog ureda


Ponavljanje

• Vježba • Excel • Načela uredskog poslovanja

– crtanje tablice – pokazatelji uspješnosti poslovanja


Dekompozicija procesa računovodstvo

2.3. Racunovodstvo

2.3.1. Likvidatura

2.3.2. Voðenje glavne knjige

2.3.3. Obracun placa

2.3.4. Izrada statistickih i analiza financijskih izvještaja


Proces računovodstvo Naziv pokazatelja Brojnik Nazivnik

Koeficijent zaduženosti Ukupne obveze Ukupna imovina

Koeficijent vlastitog financiranja Glavnica(Kapital) Ukupna imovina

Opis Prethodna godina (2005)

Tekuća godina (2006) Tekuća godina

(2007) Tekuća godina

(2008)

Ukupne obveze 30.958.427,00 kn

10.847.625,00 kn 11.769.761,00 kn 14.733.695,00

kn

Ukupna imovina 191.261.888,00 Kn

187.666.332,00 kn

187.480.523,00 kn

191.608.207,00 kn

Koeficijent zaduženosti 0,161864067 0,057802723 0,06277858 0,076894906

Granični pokazatelj je 0,50 , odnosno 50% . Krajnja granica tolerancije prema iskustvenim pokazateljima iznosi

70% .


Proces računovodstvo Opis Prethodna

godina (2005) Tekuća godina



(2008) Glavnica

(Vlastiti kapital) 160.107.470,00

kn 171.488.393,00

kn 171.537.569,00

kn 162.139.131,00

kn

Ukupna imovina 191.261.888,00 kn

187.666.332,00 kn

187.480.523,00 kn

191.608.207,00 kn

Koeficijent vlastitog

financiranja 0,837111207 0,913794132 0,914962078 0,846201389

Vrijednost koeficijenta vlastitog financiranja bi trebala biti veća od 0,50 odnosno veća od 50% Zbroj koeficijenata vlastitog financiranja i zaduženosti bi trebao iznositi 1.


Automatizacija ureda

• Neizbježno • AUP je višefunkcijski, integrirani i na

računalima utemeljeni sustav koji omogućava da se mnoge poslovne aktivnosti u uredu obavljaju koristeći suvremenu informacijsku tehnologiju.

• Primjeri uredskog poslovanja: obrada teksta, elektronička pošta, prijenos podataka, glasovne komunikacije.


Integrirani informacijsko automatizirani ured

• Počiva na ideji integracije informacijsko-telekomunikacijskih tehnologija s novim organizacijskim oblicima rada i propisanim standardima za ispunjavanje svih potrebnih poslovnih i upravnih funkcija ureda.


Integrirani informacijski automatizirani ured

• Cilj uredskih aktivnosti: stvoriti sustav koji će proizvesti: – pravu informaciju i – dostaviti je pravodobno – na pravo mjesto – unutar ili izvan organizacije – uz minimalne troškove.


Automatizacija uredskog rada

• Opredjeljenje da se administrativni uredski rad prenosi na informacijsku tehnologiju, uz korištenje inteligentnih terminala kao radnih stanica, kao i primjenu sinteze obrade podataka i obrade teksta.

• Pruža mogućnosti komunikacije JIT.


Dokument - se definira kao skup informacija koji

može: – biti zapisan na različitim nositeljima

podataka, – sadržavati razne vrste podataka, – sadržajno ovisiti o informacijama iz drugih

dokumenata, – biti na raspolaganju jednom korisniku ili

skupini korisnika istovremeno


Dokument

• je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet, priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka. – Uredba o uredskom poslovanju


Podjela dokumenata • S obzirom na sadržaj

– Primarni dokumenti-donose puni tekst radova (časopisi). – Sekundarni dokumenti-sažeci radova objavljenih u primarnim

doc. – Tercijarni dokumenti-donose samo bibliografski opis radova iz

PD. • S obzirom na vrijeme

– Periodične publikacije-vremenski neomeđene (časopisi). – Neperiodične publikacije-vremenski određene (knjige,

monografije) • S obzirom na medij

– Konvencionalni-štampani na papiru – Nekonvencionalni-digitalni oblik


Obrada dokumenata

1. Obrada obrazaca • Slike kompletnih obrazaca (neracionalno), • Samo podaci upisani na obrazac.


Obrada dokumenata

2. Obrada dokumenata u obliku slike • Funkcije sustava za obradu dokumenata u

obliku slike (DIP[1] sustava): • pretvaranje slike dokumenata u digitalni oblik, • zapisivanje i manipulacija slikom dokumenta, • pretraživanje dokumenata, • povezivanje dokumenata s bazom podataka.

[1] DIP = Document Image Processing


Kreiranje dokumenata

• Ponuda reklamnih stranica (1.primjer) • Ponuda reklamnih stranica (2.primjer)

– prednosti i nedostaci

• Ponuda za zapošljavanje • Upit


Obrada i arhiviranje dokumenata

• pohranjivanje i pretraživanje

• upravljanje dokumentima • reprodukcija dokumenata


Obrada i pohranjivanje dokumenata u uredu

1. Klasično arhiviranje dokumenata 2. Alternativno rješenje – MIKROFILM 3. Integrirani automatizirani ured



Klasično arhiviranje dokumenata – obilježja:

• ogromna količina fizičkog prostora za smještaj s posebnim zahtjevima,

• velika količina ljudskog rada, • sporost u pristupu dokumentima, • ekološki razlozi (drvo!), • sigurnosni razlozi (požar).



Alternativno rješenje – mikrofilm • smanjenje fizičkog prostora (obujma)

arhive, • lakši pristup podacima, • manja potreba za radnom snagom.



Integrirani automatizirani ured • Upotreba elektronskih dokumenata, • obrada radnih procesa bez

redundantnih djelatnosti i informacija,

• upotreba papira svedena na minimum,

• elektronska arhiva.


Modeli bazirani na konceptu dokumenta

• Dokumenti imaju glavnu ulogu u razmjeni informacija u uredskom poslovanju

• Dokument ima logičku i fizičku strukturu:

– logička (apstraktna, interna) struktura - kažemo da je sadržaj dokumenta povezan hijerarhijom objekata (naslovi, odlomci, slike, tabele, …).

– fizička (prijelom, eksterna) struktura - sadržaj dokumenta povezan je hijerarhijom prijeloma (stranica, stupac, polje, …)


Tijek dokumenata

Radni list

Obračun plaće

Obračunski list


Tijek dokumenata

• P-K matrica (otvori)



Tijek dokumenata • Ostali modeli


Integrirani automatizirani ured

• direktan pristup podacima, • distribuirano korištenje baze arhiviranih

dokumenata, • smanjeni troškovi, • jeftinija oprema, k tome i univerzalnija.


Integrirani automatizirani ured

Prednosti u odnosu na klasično arhiviranje: • udvostručenje/utrostručenje kapaciteta obrade, • reduciranje broja ljudstva (smanjenje troškova

arhiviranja), • trenutni odziv na zahtjeve, • smanjenje prostora arhive za 70-80%, • visoki stupanj zaštite izvornih dokumenata.


Proces računovodstvo Naziv pokazatelja Brojnik Nazivnik

Koeficijent trenutne likvidnosti Novac Kratkoročne obveze

Koeficijent tekuće likvidnosti Kratkotrajna imovina Kratkoročne obveze

OPIS Prethodna godina

Tekuća godina(Neto(2006))

Tekuća godina(Neto(31.12.2007))


Novac 13.842.637 kn 12.780.968 kn 7.892.772 kn 1.734.743 kn

Kratkoročne obveze

15.435.783 kn 10.827.847 kn 11.750.078 kn 14.714.106 kn

KTrL 0,896789 1,180379 0,671720818 0,117896595


Koeficijent trenutne likvidnosti

13842637 12780968

7892772

1734743

15435783

10827847 11750078,0 kn

14714106,0 kn

0

2000000

4000000

6000000

8000000

10000000

12000000

14000000

16000000

18000000

Novac

Kratkoročne obveze


1 2 3 4 KTrL 0,89678878 1,180379442 0,671720818 0,117896595

1; 0,89678878

2; 1,180379442

3; 0,671720818

4; 0,117896595 0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

1,4

Koef

icije

nt tr

enut

ne li

kvid

nost

i

Godine

KTrL

KTrL



Tekuća godina (Neto(31.12.2006))



Kratkotrajna imovina 50.389.408 kn 42.253.812 kn 35.713.803,00 kn 37.283.608,00 kn

Kratkoročne obveze 15.435.783 kn 10.827.847 kn 11.750.078,00 kn 14.714.106,00 kn

KTL 3,264454288 3,902328136 3,039452419 2,533868385

Poduzeće je poslovalo likvidno kada je u pitanju

Koeficijent Tekuće Likvidnosti







Koeficijent tekuće likvidnosti

=IF(B4<2;"Poduzeće je poslovalo nelikvidno kada je u pitanju Koeficijent Tekuće Likvidnosti";"Poduzeće je poslovalo likvidno kada je u pitanju Koeficijent Tekuće Likvidnosti")


Proces računovodstvo

=IF(B4<2;"Poduzeće je poslovalo nelikvidno kada je u pitanju Koeficijent Tekuće Likvidnosti";"Poduzeće je poslovalo likvidno kada je u pitanju Koeficijent Tekuće Likvidnosti")

Veći od 2.


Zaštita uredskih dokumenata i podataka

• Zaštita podataka i informacija • Postoje dva razloga zbog kojih se štite

elektronički podaci:

– (1) štite se zbog mogućnosti gubitka – (2) od neovlaštenog korištenja nepouzdane

osobe.



• Priopćavanje osobnih podataka ili datoteka osobnih podataka od strane javnih tijela trećoj strani, osobito putem elektroničkih sredstava, treba biti praćeno zaštitom i jamstvom.

• za sprječavanje gubitka podataka,

podaci se pohranjuju na različite medije koji imaju zaštitu od brisanja.


Zaštita uredskih dokumenata i podataka • Na uređajima za pohranu, podaci se mogu

uništiti samo fizički ukoliko su zaštićeni od brisanja.

• Kada se obriše datoteka na računalu ona nije stvarno obrisana.

• Izbrisan je samo zapis u indeksnoj datoteci na disku.

• Način i provedba zaštite klasificiranih i neklasificiranih podataka propisani su zakonom koji regulira područje informacijske sigurnosti.


Zaštita uredskih dokumenata i podataka • Kada govorimo o zaštiti podataka, potrebno je

naglasiti da se dužnosnici i zaposlenici određenih ustanova moraju držati zakona o tajnosti podataka koji glasi: – Dužnosnici i zaposlenici državnih tijela, tijela jedinica lokalne

i područne (regionalne) samouprave, pravnih osoba s javnim ovlastima, kao i pravne i fizičke osobe koje ostvare pristup ili postupaju s klasificiranim i neklasificiranim podacima, dužni su čuvati tajnost klasificiranog podatka za vrijeme i nakon prestanka obavljanja dužnosti ili službe, sve dok je podatak utvrđen jednim od stupnjeva tajnosti ili dok se odlukom vlasnika podatka ne oslobode obveze čuvanja tajnosti.

• http://www.zakon.hr/z/217/Zakon-o-tajnosti-podataka,

http://www.zakon.hr/z/217/Zakon-o-tajnosti-podataka�

http://www.zakon.hr/z/217/Zakon-o-tajnosti-podataka�


Zaštita uredskih dokumenata i podataka • Ako se klasificirani podatak

– uništi, – otuđi ili – učini dostupnim neovlaštenim osobama,

pokreće postupak za utvrđivanje odgovornosti i istodobno izvještava Ured Vijeća za nacionalnu sigurnost.


Zaštita uredskih dokumenata i podataka • Elektroničkoj zaštiti podataka na

dokumentima, – dokument se može zaštititi:

• postavljanjem lozinke, • standardiziranim davanjem imena mapama i

imena dokumentima unutar mapa, • te pravilnom organizacijom dokumenata i

podmapa u mapama.



• P-K matrica – Narudžba – Odluka o odabiru (javna nabava) – Ponuda za poslovnu tajnicu – Ponuda za zapošljavanje (MEV)



• Alati za obradu teksta u dokumentima

trebali bi imati mogućnost enkripcije dokumenata zbog zaštite podataka koje dokument sadrži.

• Enkripcija dokumenata može se izvršiti pomoću programa za enkripciju kao što su WinZIP i WinRAR.

• Krekerski programi – AtomicZipPasswordRecovery






Zaštita uredskih dokumenata i podataka • spremanje u formatu koji je uobičajen, • zaštita učestalim stvaranjem sigurnosne

kopije podataka, • datoteke mogu imati u nazivu ekstenziju

npr. slikeMatijaVarga.jpg.exe – riječ je o izvršnoj datoteci koja će se

automatski pokrenuti prilikom klika na nju. – pokretanjem datoteke koja je izvršna može

doći do narušavanja računalnog sustava ako je u datoteci virus.


Alati za nadzor i praćenje ureda

• Videokamere za nadzor ureda. • Alati za nadzor računalnog IS-a.

– NetOp rješenje, – SynchronEyes.


(A) lijevo- (S) desno- (D) Turbo

ENTER start


Ne budi tako naivan… rađe počni raditi !!!



• Organiziraj->Mogućnosti mape i pretraživanja->Prikaz->Sakrij proširenja za poznate vrste datoteka->Maknuti kačicu

• Podaci iz ureda se nikada ne smiju slati preko društvenih mreža


Zaštita uredskih dokumenata i podataka • opasnosti društvene mreže su:

– podaci korisnika se dijele trećim stranama, – postavke o privatnosti vratit će se na

početne nakon svakog redizajna sustava, – Facebook oglasi mogu sadržavati

zlonamjerni software, – Vaši prijatelji nesvjesno Vas mogu učiniti

ranjivim, – Spameri mogu kreirati lažne profile.


Zaštita uredskih dokumenata i podataka • Brisanje povijesti pregledavanju u web

preglednicima u uredu. – skype

• Podatke od upada s interneta možemo zaštititi: – antivirusnim programima, – stijenkama koje filtriraju komunikacijske

pakete(eng. Packet filter), – stijenkama koje djeluju kao prividni

poslužitelji(eng. Proxy server), – stijenkama koje djeluju kao stvarni poslužitelji

(eng. Full server), – fizički, – raznim alatima za praćenje upada.


Zaštita uredskih dokumenata i podataka • Sigurnosne zone

– se formiraju kako korisnici računalnog sustava ne bi mogli raditi na internetu privatne stvari za vrijeme radnog vremena.

• U praksi se najčešće spominju četiri tipa sigurnosnih zona: – internet – intranet – ekstranet – zona kreirana sigurnosnom stijenkom.


Intranet • služi za povezivanje između više ureda

unutar jedne tvrtke, • unutarnja informacijska veza ostvarena

je internetskom tehnologijom i standardima,

• zaštićen zaštitnim stijenama koje ga štite od neovlaštenog pristupa podacima, a s druge strane omogućuje pristup internetu, te zaštitu podataka.


Ekstranet • čine intranet mreže povezane ruterima u

jednu cjelinu. • Povezuje poslovne partnere preko

kanala u privatnom vlasništvu. • Omogućuje vezu između dviju

organizacija preko protokola – da bi se osigurala zaštićena komunikacija i

prijenos podataka u elektroničkom obliku.


Zaštita podataka fizičkim postupcima

• Osnova fizičke sigurnosti je zaštita medija za pohranu podataka i komunikacijske opreme.

• zaštita od udara groma, • zaštita od prekida rada zbog nestanka

električne energije, • zaštita od poplave, • zaštita od prevelike prašine.


• zaštita od eksplozivnih naprava, • zaštita o krađe računala, • zaštita od potresa, • zaštita od krađe uređaja i medija na

kojima su informacije pohranjene.

Zaštita podataka fizičkim postupcima


Fizička zaštita • kensington lock sustavi



– Dopis odgovor na žalbu – Ugovor


Zaštita lozinkama

• Optimalne lozinke

– dodatne lozinke – neželjeni mail u kojem se traži dostavljanje

korisničkog imena i lozinke – Web In Private

• Favoriti


Neželjeni mail

• Da bi spriječili račun od zatvaranja, morat ćete ga ažurirati u nastavku kako bismo znali da korisnik trenutno koristi račun.

• POTVRDI svoju adresu tj. IDENTITET • E-mail Korisničko ime: ======================= • E-mail Lozinka: ======================= • Upozorenje! Svaki račun vlasnika koji odbija ažurirati

svoj • korisnički račun u roku od tri dana može izgubiti

njegov / njen • račun trajno. • Hvala Vam


Oblici informacijske infrastrukture

• Arhivi • Muzeji • Biblioteke • Dokumentacijski centri • Informacijski centri • Centri za analizu informacija • Referentni centri • Kompjutorski centri i računalne mreže


Arhivi • organiziraju prikupljanje zabilježenog

znanja, njegovo čuvanje, proučavanje i prezentiranje korisnicima.

• Vrste arhiva s obzirom na opseg – gradski – općinski – regionalni – državni


Arhivi • Osnovni problemi koji se javljaju u

arhivima:

– pohranjivanje, – visoki troškovi, – nedostatak prostora.


Arhivski sustav

Obrada i pohranjivanje dokumenata ima osobite zahtjeve u pogledu memorijskih medija: – što veći kapacitet, – neosjetljivost medija na fizička oštećenja i

utjecaj okoline, – dugu trajnost.


Arhivski sustav Magnetski mediji imaju nedostatke. S druge strane,

optička tehnologija nudi rješenja: • CD-ROM, • CD-R, • CD-RW (višestruko zapisivanje i čitanje podataka), • PHOTO CD (pohranjivanje fotografija), • DVD-R, • DVD-RW. • DVD i CD nepouzdani za čuvanje u arhivama dužim

od 10 godina.


Arhivsko gradivo

• su zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku nositelju na kojem su sačuvani.


Javno arhivsko gradivo • gradivo nastalo djelovanjem i radom

– tijela državne vlasti, – tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, – javnih ustanova, – javnih tvrtki, – trgovačkih društava koja su nastala iz bivših

javnih poduzeća, – javnih bilježnika, – drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili

imaju javne ovlasti.


Privatno arhivsko gradivo • smatra se arhivsko gradivo nastalo

djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba

• Hrvatski državni arhiv – utvrđuje popis imatelja arhivskoga gradiva

u privatnom vlasništvu za koje po svojoj stručnoj ocjeni utvrdi da je od interesa za državu.


Muzeji • Čuvaju, proučavaju i izlažu zbirke

predmeta starina i umjetnina. • Nositelj informacije u muzeju je

predmet. • Muzeji se dijele:

– Vremenu (tj. povijesnom razdoblju – povijesni, narodni itd.)

– Tematici (umjetnički, tehnički, prirodoslovni, sportski itd.)

– Teritoriju (zavičajne zbirke)


Biblioteke • Organizirane kolekcije dokumenata

namijenjene korištenju. – Nacionalne

• Broj obveznih primjeraka je devet. (Zakon o obveznom primjerku)

• Nacionalna i sveučilišna knjižnica zadržava dva obvezna primjerka svake publikacije, a po jedan primjerak dostavlja sveučilišnim knjižnicama u Splitu, Rijeci, Puli, Osijeku i Mostaru te općeznanstvenim knjižnicama u Dubrovniku i Zadru.

– Znanstvene – Narodne – Školske


Obrada teksta i grafike • oblikovanje teksta, • obrada slika, • integracija teksta i slika, • tablične kalkulacije. • teletekst, • telefax.


Obrada podataka

• ažuriranje baza podataka, • pretraživanje podataka, • kontrola izvođenja.


Podrška u odlučivanju

• aplikacijski programi • poslovna grafika

– Expert Choice


Planiranje i organizacija rada – kalendar – terminski planer – registar adresa – podsjetnici – papirnati podsjetnik

• računalo • mobitel • tableti • PDA


Preduvjeti automatizacije uredskog poslovanja

• Poslovna politika tvrtke (uprava) • Organizacijski postupci • Informatička oprema • Programska podrška (isplativost) • Uredski zaposlenici • Ergonomski uvjeti


Poslovna politika • Pravilna poslovna politika trebala bi na početku

identificirati probleme: – utvrditi slabost postojećih sustava, – nedjelotvornost ureda.

• Potreba optimalnog rješenja • Potrebno je osigurati sljedeće preduvjete:

– komunikacijske uvjete u i izvan ureda, – punu podršku uprave tvrtke, – izgradnja i implementacija na modularan način, – neophodnost ekonomske isplativosti.


Organizacijski postupci

• Nova tehnologija traži novi način organiziranja i vođenja poslovanja.

• Organizacijski postupci moraju pratiti novi

način komuniciranja i informacijskog umrežavanja, koristeći pravila, metode i oblike djelovanja automatiziranog ureda.


Informatička oprema

• osobna računala • pisači • skener • kamera • zvučnici • ploter • optički čitači • mrežni priključak • dodatna računalna

oprema


Programska podrška • Mora podržavati/sadržavati potrebne:

– algoritme radnih procesa – rutine – metode – modele – programske pakete:

– obrada teksta – prezentacijska grafika – rad s bazama podataka – kalendar – adresar – rad s datotekama – elektronička pošta (poruke, dopisi, dokumenti)


Uredski zaposlenici • korisnici uredske automatizacije i informacijske

tehnologije • aktivno prati i sudjeluje u cjelokupnom poslovnom

procesu na svim razinama • njegovi su zadaci:

– praćenje poslovnih procesa – evidencija poslovnih događaja – njihovo dokumentiranje – obrada podataka i informacija – distribucija podataka i informacija na sve potrebne

lokacije u količini, sadržaju i obliku u kojem je informacija potrebna


Uredski zaposlenici

• Projektiranje i razvoj UIS trebalo bi uključiti uredske zaposlenike kao pokretače, nositelje i izvršitelje procesa informatizacije uredskog poslovanja,

• Prihvaćanje nove tehnologije ovisi o dobroj obučenosti i visokoj motiviranosti,

• Implementiranje novog IS-a ovisi o znanju i iskustvu o poslovanju,

• Pronalaženje, razvijanje i održavanje kvalitetnog kadra ovisi u velikoj mjeri od interpersonalne komunikacije.


Uredski zaposlenici

• Alternative dobroj interpersonalnoj komunikaciji su: – loša komunikacija – nestručna i nepotpuna – nenamjerna, nesvjesna i neplanirana komunikacija

• Uloga nadređenog je ključna: animiranje krajnjeg korisnika za prihvat nove tehnologije i procesa informatizacije.


Uredski zaposlenici

• Na uredske zaposlenike na koje neposredno utječe proces informatizacije uredskog poslovanja djeluju raznoliki – sociološki – psihološki – organizacijski i – ergonomski faktori

te se stoga proces mora sagledati sa svih tih aspekata.


Ergonomski uvjeti

• Ergonomija je znanost koja se bavi proučavanjem utjecaja i mogućnosti prilagodbe radne okoline i sredstava za rad čovjekovim fizičkim i psihičkim osobinama.

• U uredu, ergonomija se bavi problemima:

– oblikovanja radnog mjesta – stvaranje uvjeta za rad – stvaranje udobnih veza korisnika sa sustavom – s ciljem što manjeg naprezanja čovjeka u svojoj uredskoj

radnoj okolini


Ergonomski uvjeti • Uzroci poteškoća u uredu mogu biti:

– nekvalitetni monitori – loša rasvjeta – loša tipkovnica ili miš – neprikladni radni stol i/ili stolica – nehumani uvjeti rada – loša programska rješenja – vodovi (sabirnice, kablovi)

• WIRELESS


Ergonomski uvjeti • Postupci za sprečavanje i umanjivanje

negativnih zdravstvenih posljedica rada na računalima:

• pažljiv – odabir opreme (stolice, stol, tehničke opreme … ) – odabir programske podrške – nabava dodatnih ergonomskih pomagala – organizacija radnog mjesta – organizacija načina života i rada u uredu


Modeli automatiziranih ureda

• Formalni modeli – Matematički i eksplicitni – Korisni za analizu i projektiranje

• Neformalni modeli – Pomoć pri donošenju odluka i poduzimanju

akcija u nepredviđenim ili izuzetnim situacijama


Ured kroz povijest • Industrijska revolucija • Birokratska revolucija • Telekomunikacijska

revolucija


Industrijska revolucija • Osnovna karakteristika industrijske revolucije je jedinstvo

radnog mjesta i vremena – standardizacija – specijalizacija – maksimizacija – sinkronizacija – koncentracija – centralizacija – konkurencija – sve se odluke donose u upravi, ured je bez značaja – visok stupanj autoritativnosti


Birokratska revolucija

• Osnovna karakteristika birokratske revolucije je velik broj informacija (podataka) – telerad – fleksibilno radno vrijeme – mobilnost – pokretni ured – u uredu je značajna uloga tajnice, velik broj

informatičara, preopterećenost informacijama


Telekomunikacijska revolucija

• Osnovna karakteristika telekomunikacijske revolucije je potrebna dobra informacija u pravo vrijeme.

– mobilna radiotelefonija – telekonferencije – videokonferencije – mrežno komuniciranje – ured nije klasičan već koordinirajući, prikuplja

najvažnije informacije (cilj: ured bez papira?)


Modeli automatiziranih ureda

• Podjela modela automatiziranih ureda: 1. Konceptualni modeli 2. Modeli bazirani na konceptu

dokumenta 3. Referentni modeli


Konceptualni modeli

pohranjivanjepretraživanjeobradaprijenos

Formulari

Bazirani napodacima

Paralelne aktivnostipokrenuli različiti korisnici

Bazirani naprocesima

Podjela zaduženjauloga uredskih zaposlenika

Bazirani naizvršiteljima

Kombiniranimodeli

KONCEPTUALNIMODELI


Referentni model • U uredu radi velik broj različitih korisnika koji koriste

različite podatke, kreiraju dokumente, ažuriraju ih i razmjenjuju.

• Bazu dokumenata sačinjavaju dokumenti koji su u svakodnevnom opticaju (aktivni) - korisnik ih poziva, mijenja, šalje i generira nove dokumente.

• Bazu podataka sačinjavaju različiti podaci potrebni za

svakodnevni rad ureda (grupirani srodni podaci čine bazu podataka) - također se može pretraživati i ažurirati, kao cjelina ili pojedinačne datoteke.


Referentni model • U arhivi se vode pasivni dokumenti koji se mogu

dobiti na uvid i kopirati - ažuriranje arhive podrazumijeva uključivanje novog dokumenta u nju a pretraživanje arhive pak znači traženje dokumenta po određenim kriterijima

• U bazi korisnika su sadržani podaci o korisnicima -

ažuriranje i pretraživanje se odnosi na dodavanje novih korisnika, brisanje ili mijenjanje statusa pojedinih korisnika


• Uredba o uredskom poslovanju – nar. nov., br. 7/09

• Uputstvo za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju – nar. nov., br.49/87 i 38/88

• Zakon o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske – nar. nov., br. 33/95

• Izvod iz Zakona o upravnim pristojbama

Uredsko poslovanje u upravnim tijelima



• Uredski poslovi obuhvaćaju: – primanje – pregled – upisivanje – dostavu u rad – administrativno-tehničku obrada – otpremanje – razvođenje – arhiviranje – čuvanje akata



• Osnovni dokumenti i elementi u uredskom poslovanju su: – akt – prilog – dokument – predmet – dosje – fascikl – pisarnica – arhiva – klasifikacijska oznaka – urudžbeni broj



• Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida, ili završava neka službena radnja kod organa uprave i organizacija.

• Prilog je pisani sastav (crtež, tabela, grafikon ), ili neki

fizički predmet koji se prilaže uz neki akt radi dopune, objašnjenja, ili dokazivanja sadržaja akta.(Excel)

• Dokument čine akti i prilozi koji se odnose na isto

pitanje ili zadatak.



• Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fizičku osobu.

• Fascikl je skup dosjea iste djelatnosti koji se poslije

završenog postupka čuvaju sređeni u istom omotu.

• Pisarnica je posebno organizirana služba u organu uprave ili organizaciji, a u njoj se vrše uredski poslovi.


Klasifikacijska oznaka

• Brojčana oznaka predmeta koja taj predmet označava prema sadržaju, vremenu nastajanja predmeta i obliku

• Struktura: – oznaka glavne grupe – grupa – podgrupa – djelatnost unutar podgrupe – godina otvaranja predmeta – brojčana oznaka dosjea i predmeta


Osnovne klasifikacijske oznake


Urudžbeni broj

• Brojčana oznaka koja označava redni broj akata, godinu i mjesto nastajanja

• Struktura: – oznaka mjesta nastajanja akta – godina nastajanja akta – redni broj akta


Zakon o općem upravnom postupku

• Postupci primanja i pregleda akata i drugih pošiljki se vrši po unaprijed određenim uredbama Zakona o općem upravnom postupku – Uredba o uredskom poslovanju

• Postupci: – Otvaranje i pregled pošiljki – Upisivanje akata – Dostavljanje akata u rad – Administrativno-tehnička obrada dokumenata – Otpremanje akata – Razvođenje akata – Stavljanje predmeta u arhivu i čuvanje


Otvaranje i pregled pošiljki • pošiljke

– obične – otvara ih radnik pisarnice – povjerljive – rukovodilac ili radnik s pismenim

ovlaštenjem (dozvola rada!).

• novčana pisma i vrijednosne pošiljke – otvara ih radnik odgovoran za materijalno-financijsko poslovanje ili radnik kojeg on odredi.

• pošiljke u vezi sa raspisanom licitacijom, natječajem ili sl. – otvara za to posebno određena komisija.


Otvaranje i pregled pošiljki • Dozvola rada je pismeni akt kojim rukovodilac organa ili

organizacije ovlašćuje određenog radnika da vrši pregled akata u bazi dokumenata.

• Prijemni štambilj se stavlja na svaki primljeni akt koji će biti unesen u odgovarajuću bazu dokumenata.

• U prijemni štambilj upisuje se:

– datum prijema – klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj – broj oznake referenta kojem se akt

raspoređuje – ukupan broj primljenih priloga – ukupan iznos vrijednosti


Upisivanje akata • Primljeni, razvrstani i raspoređeni akti upisuju

se – u upisnik predmeta upravnog postupka

(akti predmeta upravnog postupka) ili – u urudžbeni zapisnik (akti predmeta

neupravnog postupka) onog dana i pod onim datumom kad su

primljeni • Upisnik i urudžbeni zapisnik vode se po

sustavu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva


Upisivanje akata • Klasifikacijska oznaka sastavljena je od tri

grupe oznaka: – klasifikacija prema sadržaju (na osnovi sadržaja

akta) – klasifikacija prema vremenu (određuje godinu

otvaranja dokumenta) – klasifikacija prema obliku (sastoji se od broja

dosjea i broja predmeta) • Urudžbeni broj sastoji se od:

– brojčane oznake mjesta nastajanja akta (označava stvaraoce)

– brojčane oznake godine nastajanja akta (određuje godinu nastajanja odnosno primitka)

– rednog broja akta unutar predmeta (označava redoslijed predmeta)


Upisivanje akata

• Registar se vodi radi lakšeg i bržeg pronalaženja klasifikacijskih oznaka predmeta, i to u nepovezanim arcima koji se na kraju godine uvezuju u knjigu.


Dostavljanje akata u rad

• Nakon upisivanja akata u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, svi akti istog dana moraju biti dostavljeni u rad unutrašnjih organizacijskih jedinica

• Dostavljanje akata u rad vrši se preko interne dostavne knjige

• Prilikom prijema predmeta preko interne dostavne

knjige, radnik u pisarnici dužan je provjeriti formalnu ispravnost predmeta i na eventualne nedostatke upozoriti referenta, odnosno vratiti mu predmet na nadopunu


Administrativno-tehnička obrada dokumenata

• Sastavni dijelovi akata: – zaglavlje – naziv i adresu primatelja – kratka oznaka predmeta – tekst akta – otisak službenog pečata – potpis ovlaštene službene osobe – oznaka priloga – naznaka kome je akt dostavljen


Otpremanje akata • Otpremanje akata vrši se putem:

– poštanske službe (razvrstavaju se u 3 grupe: obične pošiljke, poštanski pretinac, preporučene pošiljke)

– u pisarnici putem dostavljača

• Dostavna knjiga za poštu služi kao evidencija o izvršenoj otpremi akata te radi predavanja novca na ime troškova

• Kontrolnik poštarine vode pisarnice svakog

organa uprave i organizacije zbog evidentiranja i predavanja poštarine - vodi se u ukoričenoj knjizi s numeriranim stranicama

• Hitne otpreme se upisuju u dostavnu knjigu za

mjesto i otpremaju dostavljačem


Razvođenje akata …

• … u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka prema uputama dobivenim od referenta.

• Nakon izvršenog razvođenja, akti koje treba arhivirati

predaju se neposredno radniku pisarnice. • Rokovnik predmeta sastoji se od fascikla u koji se

stavljaju predmeti prema datumu roka iz tekućeg mjeseca - svi predmeti moraju, bez obzira na datum, biti složeni po prva tri broja klasifikacijske oznake.


Stavljanje predmeta u arhivu i čuvanje

• Svi riješeni predmeti stavljaju se u arhivu i u njoj se čuvaju.

• Svakom predmetu treba kronološkim redom složiti urudžbene brojeve i priloge te provjeriti da li je predmet dovršen.

• Ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata, riješeni predmeti snimaju se na mikrofilm i čuvaju u obliku mikrofilmske role, dislocirano od pisarnice.

• Sve pisarnice organa uprave i organizacija dužne su voditi arhivsku knjigu.


Stavljanje predmeta u arhivu i čuvanje

• Pečati, štambilji i žigovi: – njima rukuju radnici koje za to ovlasti

nadležni rukovodilac, – moraju se čuvati pod ključem, – o njima se mora voditi posebna evidencija.


Prijemni pečat

Primljeno:

Klasifikacijska oznaka Org. jed.

Urudžbeni broj Pril. Vrij.


Upisnik predmeta upravnog postupka


Urudžbeni broj

Datum primitka zahtjeva

Ime i prezime odnosno naziv i mjesto podnositelja zahtjeva

Kratak sadržaj zahtjeva

1 2 3 4 5


Urudžbeni zapisnik


Predmet Urudžbeni broj

Datum primitka

Datum nastanka akta

Organizacijska jedinica

Razvođenje

Datum

Oznaka

1 2 3 4 5 6 7 8

Prijenos

Prijenos


Dostavna knjiga za poštu

Datum otpreme

Broj akta Primatelj Poštarina Broj preporuke


Urudžbeni broj

Prezime i ime odnosno naziv

Mjesto

1 2 3 4 5 6 7


Arhivska knjiga

Redni broj Datum upisa

Arhivski materijal Primjedbe

Godina Opis Ukup.broj

1 2 3 4 5 6


Financijska stabilnost tvrtke





Dugotrajna imovina 140.872.480 kn 145.412.520 kn 151.766.720 kn 154.324.599 kn

Kapital + dugoročne

obveze 175.630.114 kn 171.508.171 kn 171.557.252 kn 162.158.720 kn

KFS 0,802097526 0,847846019 0,884641822 0,951688562

0,802097526

0,847846019

0,884641822

0,951688562

0,7

0,75

0,8

0,85

0,9

0,95

1

1 2 3 4

Koef

icije

nt fi

nanc

ijske

sta

biln

osti

kroz

4 g

odin

e

Prethodna i tekuće godine(Za 4.razdoblja)

KFS

KFS

140872480 145412520 151766720

154324599

175630114 171508171 171557252

162158720

0 20000000 40000000 60000000 80000000

100000000 120000000 140000000 160000000 180000000 200000000

Dugotrajna imovina

Kapital + dugoročne obveze


Dokumenti

• Narudžba - prihvat ponude (gume) • Odgovor vezan uz storniranje kamata


TAJNICA kao dio ureda i uredskog poslovanja Rade gotovo u svim organizacijama, tvrtka i

državnim institucijama Uloga tajnice: • redovni poslovi, • rad s dokumentima u uredu, • komuniciranje u uredu (1 ili više nadređenih, suradnici iz

vlastite organizacije, poslovni partneri i stranke), • povjerljivi poslovi, • zaštita interesa organizacije, • osobne karakteristike (suradnika, nadređenih, podređenih).


TAJNICA kao dio ureda i uredskog poslovanja Važnost tajnice: • veća tvrtka ne može bez njih funkcionirati, • izbivanje tajnice iz ureda ⇒ veliki poremećaji u radu, • omalovažavanje tajnice od nadređenih, • obavljaju i one poslove koji nisu predviđeni opisom

poslova tog radnog mjesta, • nedostatak dobrih tajnica, • vlastite kreacije.


• O čemu ovisi odluka o angažiranju tajnika (tajnice)? – znanja, osobine, vještine; – priroda radnog mjesta, procjena

vrijednosti; – veličina organizacije, djelatnost.

TAJNICA kao dio ureda i uredskog poslovanja


Upravljanje ljudskim potencijalima u uredu • Motiviranje u najužem smislu možemo

objasniti kao poticanje ljudi na ostvarivanje ciljeva tvrtke i osobnih ciljeva.

• Veliki interes za motivaciju u osnovi ima tri razloga: – poboljšanje proizvodnosti, efikasnosti i kreativnosti

rada – poboljšanje kvalitete radnog života u

organizacijama – jačanje konkurentske sposobnosti i uspješnosti

tvrtke


Upravljanje ljudskim potencijalima u uredu • Začetnikom razvoja teorije motivacije

smatra se Abraham Maslow. – Herzbergova dvofaktorska teorija motivacije, – McGregorova teorija X i teorija Y, – McClellandova motivacijska teorija, – teorija pravednosti J. Stacyja Adamsa, – suvremeno shvaćanje strategije motivacije.


Upravljanje ljudskim potencijalima u uredu • Herzbergova dvofaktorska teorija

motivacije


McGregorova teorija X i teorija Y

• "Pretpostavke teorije X su slijedeće: – prosječni zaposlenik je po prirodi lijen, i

radi što je moguće manje, – nema ambicije, izbjegava odgovornost, želi

da ga netko vodi, – po prirodi pruža otpor svakoj promjeni, – lakovjeran je, ne prepametan, ima

sklonost."


McGregorova teorija X i teorija Y

• Pretpostavke teorije Y su slijedeće: – prosječan zaposlenik nije po prirodi

ravnodušan na potrebe tvrtke. Možda takav postaje zbog nemilih iskustava

– motivacija, potencijal za razvoj, odgovornost, spremnost da radi za dobrobit tvrtke – prisutni su u svakom čovjeku

– zadaća je menadžera organizirati okolinu tako, da zaposlenik može iskoristiti te pozitivne osobine


McClellandova motivacijska teorija

• Navedena teorija naglašava tri ljudske

potrebe kako slijedi: potreba za postignućem - želja da se nešto

napravi bolje ili učinkovitije nego ikad prije, potreba za moći – želja za kontrolom

utjecajem i odgovornošću za druge, potreba za pripadanjem – želja za

održavanjem bliskih, prijateljskih, osobnih odnosa.


Upravljanje ljudskim potencijalima u uredu

• Adams – Važnost Adamsove teorije pravednosti je u

naglasku da percepcija ljudi, da se s njima postupa (ne)pravedno bitno utječe na njihovu motivaciju i radni učinak, te može dovesti do promjena u ponašanju.


Teorija pravednosti J. Stacyja Adamsa

• Prema Adamsu, osobe koje smatraju da se s njima postupa nepravedno u odnosu na suradnike reagiraju na jedan od slijedećih načina: – neki će radnici promijeniti svoj način rada ovisno o

nagradama koje za taj rad dobivaju, – neki će pokušati utjecati na promjenu nagrade za

rad, te tražiti povišicu, bonuse ili čak pokrenuti sudski postupak.


Teorija pravednosti J. Stacyja Adamsa

• Prema Adamsu, osobe koje smatraju da se s njima postupa nepravedno u odnosu na suradnike reagiraju na jedan od slijedećih načina:

– U situaciji kada propadnu pokušaji da se nepravda

koja je nanesena zaposleniku ispravi, zaposlenici su spremni promijeniti svoju percepciju nepravednosti.

– Postoji određeni dio ljudi koji na nepravdu ili nezadovoljstvo neće reagirati, nego će radije dati otkaz i otići ako smatraju da se njima postupa nepravedno.


Uredski rad i poslovno komuniciranje

• Uredski rad - obuhvaća osnovne uredske aktivnosti.

• Primjenom novih tehnologija: uredski poslovi omogućavaju izražavanje kreativnosti, inovacije i mišljenja.



• Prije: ograničena pomoćna sredstva su malo utjecala na povećanje efikasnosti uredskog poslovanja.

• Danas: mnogi uređaji zasnovani na novim

tehnologijama, značajno unapređuju uredsko poslovanje.

– (kalkulatori, kopirni aparati, elektronske registar-blagajne,

telefon, telefaks, osobno računalo, prijenosno računalo, mobitel, skener, printer itd.),



• u organizaciji je potreban brzi protok informacija radi korekcijskih akcija!

• u organizaciji je potrebno da više osoba sudjeluje u korekciji.



• Preopterećenost količinom informacija.

• Nužno je odrediti koju vrstu informacija treba uprava za uspješno donošenje odluka.

• Nije potrebna veća količina informacija, već relevantnije informacije od podređenih i nadređenih te od drugih ljudi i odjela u organizaciji.

• Velike količine informacija mogu imati za posljedicu diskriminaciju informacija.



• Kod uredskog poslovanja razlikujemo: – usmenu komunikaciju (50% telefon) i – komunikaciju razmjenom dokumenata (upit, ponuda,

narudžbenica, faktura-otpremnica, skladišna primka, reklamacija, skladišna izdatnica, odgovor na žalbu…).

• Tehnologija mreža i telekomunikacije su omogućile različite načina povezivanja računala: – od široko rasprostranjenih lokalnih mreža (povezivanje

računalne opreme unutar jedne organizacije), – do javnih mreža koje povezuju međusobno jako udaljene

korisnike.



• Rad u mreži omogućuje: • istovremeni pristup zajedničkim podacima na

poslužitelju, • sigurnost i zaštitu privatnih podataka, • mogućnost rada na bilo kojoj radnoj stanici, • međusobnu komunikaciju putem oglasne

ploče i/ili elektroničke pošte.



• Kriteriji za izbor i ocjenu kvalitete mreže: – brzina prijenosa podataka, – ispravnost prenesenih podataka, – optimalni broj radnih stanica (terminala), – sigurnost i zaštita podataka, – kompatibilnost povezane opreme, – cijena.



Osnovne procedure u uredskom radu su: • 1. planiranje, • 2. organizacija • 3. nadzor



• Planiranje se može definirati kao proces cjelokupnog sagledavanja nekog procesa te formaliziranje određenih radnji za ostvarenje ciljeva tog procesa na što efikasniji i učinkovitiji način.



Postoje tri osnovne vrste planiranja: • 1. strategijsko planiranje – definiraju se dugoročni

ciljevi, na temelju planova definira se strategija tvrtke. • 2. taktičko planiranje – definiraju se ciljevi i planovi za

pojedini radne jedinice u tvrtki. • 3. operativno planiranje – kratkoročni planovi. (tjedni,

dnevni)



• Svi resursi za uspješno odvijanje, ali i izvršenje planiranog projekta kao što su zaposlenici, radna oprema (računalo), strojevi za proizvodnju, materijal za proizvodnju moraju biti unaprijed raspoređeni i definirani.

• Raspoređivanje i definiranje spadaju u drugo proceduru – organiziranje.


Prihvatljivost uredskog informacijskog sustava

• Dinamičan razvoj informacijske tehnologije. • Sve brojnija rješenja informatizacije i automatizacije

uredskog poslovanja. • Otpor od strane korisnika teško je prevladati već kad

se jednom pojavi. • Potrebno preventivno djelovanje na razvijanju

prihvaćanja novog kod zaposlenika.



• Dva načina: • prihvaćanje na razini stava

– stavovi ne pokazuju vanjsku akciju, ne dolazi do očekivanog ponašanja, nešto se prihvaća samo u mislima.

• prihvaćanje na razini ponašanja – podrazumijeva da prihvaćanje novoga

povlači poduzimanje određenih aktivnosti.



• Kako razviti prihvaćanje? – osvijestiti korisnika kao aktivnog sudionika. – razvijati i primjenjivati novu informatičku

pismenost temeljenu na telekomunikacijskim i multimedijskim mogućnostima.

– prevladati jaz komunikacija, kao rezultat burnog razvoja tehnologija i rasta količine svih postojećih informacijskih sadržaja.


Evolucija uredskih IS-a I. generacije

• 70-tih • samostojeći, namjenski procesori teksta • elektronička razmjena neznatna, nerazvijena dovoljno • oblici uredskog komuniciranja: telefon,

papirna/magnetska traka • razmjena, pohranjivanje i pretraživanje informacija

putem diskete ili modema


Evolucija uredskih IS-a II. generacije

• 2 pristupa: • Pojava višekorisničkih miniračunala s podjelom

vremena, • Razvoj radnih stanica (terminala) – Ekonomski isplativo rješenje – Razdioba računalnih resursa uredskim korisnicima – Lokalno razmjenjivanje informacija i aplikacija – Višekorisnički rad – Elektronička pošta – Tekst, slika, tabele


Evolucija uredskih IS-a III. generacije

• Klijent/poslužitelj uredska arhitektura – zadovoljava sve veličine organizacije

• Velike aplikacije • Timski rad • Konferencijske aplikacije • Zajedničke informacijske usluge


Evolucija uredskih IS-a IV. generacije

• Bežično komuniciranje • Videokonferencije • Multimedijalni pristup • Brži tehnološki skokovi


• Problemi koje treba riješiti u primjeni informacijskog sustava za upravljanje su:

– ekspanzija osnovnih podataka, tj. određivanje njihovih

kvalitativnih i kvantitativnih obilježja, – te poplava informacija koje uprava ne razumije ili nema

vremena pročitati ili koje ne zadovoljavaju njihove specifične potrebe.

Informacijski sustav za upravljanje



• Uporaba računala pri rukovanju informacijama - uvelike ovisi o organizacijskoj razini:

– nadzornik, – menadžeri srednje razine (pitanje

njihove budućnosti), – menadžeri najviše razine, – ograničenje, prava pristupa pojedinim

modulima.



• Izazovi stvoreni informacijskom tehnologijom:

– eliminacija nedopuštene uporabe informacija, – smanjenje otpora uporabi računala, – unos podataka u računalo govorom.

• Rješenja ovih problema djelomično se nalaze u:

– radu na daljinu, – primjeni sredstava za prepoznavanje govora, – računalnim mrežama.


Faze razvoja telefonije u svijetu

• faza (1876. – 1880.) - direktne veze među korisnicima zračnom linijom;

• faza (1880. – 1890.) - telefonska mreža i ručne centrale;

• faza (1890. – 1920.) - automatske centrale, prijenos pomoću kabela;

• faza (1920. – 1960.) - elektromehanički birači, uporaba širokopojasnih nesimetričnih koaksijalnih

vodova (prvi prekooceanski telefonski kabel London – New York;

• faza (1960. – do danas) - digitalizacija, satelitski i svjetlovodni prijenosni sustavi, mobilni telefoni.


Bellov prvi telefon

• 1876.g. Alexander Graham Bell je uspio prenijeti zvuk preko žice – prvi primitivni telefon.

• Njegov telefon sastojao se od lijevka u koji su ulazili zvučni valovi, na dnu lijevka bila je membrana na koju je bio pričvršćen metalni štapić. Štapić je bio uronjen u metalnu posudu ispunjenu kiselinom. Titranje membrane uzrokovalo je gibanje štapića u kiselini, a to pak promjene otpora tekućine te različite intenzitete struje. Promjene su se dovodile do prijemnika koji je radio na istom principu, ali u obrnutom smjeru.


Bellov prvi telefon


Povijest tehnološke osnovice

• 1877. Thomas Edison izumio unaprijeđeni transmiter (odašiljač) – bolja kvaliteta zvuka.

• 1878. prva telefonska centrala. • 1879. počeli se rabiti prvi telefonski

brojevi.


Povijest tehnološke osnovice • 1889. postavljena prva telefonska

govornica. • 1892. puštena u rad prva automatska

centrala. • 1900. počinju se koristiti svitci za

indukciju. • 1927. uspostavljena prva radio

telefonska veza između SAD-a i Velike Britanije.


Povijest tehnološke osnovice

• 1937. Allec Reeves izmislio digitalni prijenos. • Početak korištenja koaksijalnih kabela. • 1948. otkriven tranzistor. • 1956. transatlantski koaksijalni kabel


Povijest tehnološke osnovice • Počinju se koristiti plastične zaštite vodiča • 1963. prva djelomično digitalizirana centrala • 1964. u komercijalnu upotrebu stavljena video

telefonija • 1965. lansiran prvi komercijalni komunikacijski satelit • Prva digitalna centrala omogučila nove usluge –brzo

biranje itd.


Telefonija danas

• Današnja telefonska mreža je največim dijelom digitalna.

• Mediji za prijenos signala: • Parica • Koaksijalni kabel • Optičko vlakno • Bežični prijenos

• Lokalna petlja – jedini analogni dio današnje telefonske mreže.

• Sustav snopova kabela povezuje digitalne centrale, a izveden je optičkim vlaknima, koaksijalnim kabelima ili mikrovalnim vezama.


Razvoj telefonskog prijenosa

• jednožičan, telegrafskim vodovima; • dvožičan; • telefonski kabel, telefonska mreža; • telekomunikacijski sateliti, digitalni

prijenosni sustav; • radio valovi – valovod;


Struktura telefonske mreže

Lokalna centrala

Glavna centrala

Međucentrala tranzitna centrala

Sklopovi između centrala

Sklopovi kanala

korisnici


Vrste prometa

• Pretplatnički promet (pretplatnici), • Javni telefonski promet (prolaznici).

– gotovo da i nema.


Načini naplate

• telefonistica u centrali, • automatska naplata pomoću magnetske

kartice/vrpce, • elektroničke kartice, mikroprocesori, • uređaj za plaćanje.


Rezultati procesa pozivanja

USPJEŠANISHOD

B odgovorio B nije odgovorio

B slobodan B zauzet

Normalno

Zagušenje Tehnička greška

Mreža Ponašanje pretplatnika

Nenormalno

Pokušajpozivanja


Mogućnosti suvremenih telefona i centrala

• interne veze, • interne veze za vrijeme razgovora na

vanjskim linijama, • priključenje vanjskih veza s ostalim

korisnicima, • zagarantirana tajnost, • mogućnost tarifiranja razgovora, • mogućnost dodavanja alarma.


Mogućnosti suvremenih telefona i centrala

• PC kao kućna telefonska centrala – Hardver, softver

Izvor slike: http://studentski-projekti.zesoi.fer.hr/Telefonska%20centrala_PPMPS.pdf

http://studentski-projekti.zesoi.fer.hr/Telefonska centrala_PPMPS.pdf�


Telekomunikacije u uredu • tradicionalni uredi su smješteni na

fiksnoj lokaciji, za razliku od suvremenih ureda koji se mogu ostvariti na različitim mjestima, dok se komunikacija između zaposlenika odvija telefonskom tehnologijom.

• u poslovnom svijetu vrlo je važno posjedovanje pravovremenih, relevantnih informacija,kako bi se omogućilo relevantno poslovanje.


Telekomunikacije u uredu

• Virtualni ured – ured bez fizičke forme u kojem se odvijaju tradicionalni uredski poslovi.

• Mobilni ured – ured koji ima mogućnost promjene lokacije, a njegovo trajanje je privremeno.

• Kućni ured – mjesto unutar osobne kuće koji je organiziran s ciljem obavljanja poslovnih aktivnosti bez stvarnog odlaska na posao.


Telekomunikacije u uredskom poslovanju

Podjela komunikacijskih procesa: • S obzirom na smjer kretanja signala: • S obzirom na sudionike u komunikaciji: • S obzirom na vrste informacije koje se

prenose: • S obzirom na oblike komuniciranja:



S obzirom na smjer kretanja signala: • simpleks, • poludupleks, • dupleks;



S obzirom na sudionike u komunikaciji: • čovjek – čovjek, • čovjek – stroj, • stroj – stroj;



S obzirom na vrste informacije koje se prenose:

• prijenos informacija, • prijenos naredbi.



S obzirom na oblike komuniciranja: • preko fizičkih vodova • stvarni, • zakupljeni i • komutirani).


Telekomunikacijski sustav

• Telekomunikacijski sustav omogućuje predaju, prijenos i primanje informacija na velike udaljenosti.

• Telekomunikacije se ostvaruju preko jedne od telekomunikacijskih (TK) mreža, koje se sastoje od:

• terminalnih uređaja, • transmisijskih sustava i • komutacijskih sustava.


Telekomunikacijski sustav

Trendovi razvoja telekomunikacijskih sustava:

• skraćenje vremena od izuma (prve ideje) do praktične realizacije,

• stalni porast TK usluga proširenjem postojećih ili uvođenjem novih usluga,

• digitalizacija TK mreže, te integracija tehnika i službi telekomunikacija.


Podjela telekomunikacija

1. Prijenos zvuka – zvučne, audiokomunikacije (govor ili glazba)

2. Prijenos slika 3. Prijenos podataka – podatkovne

konferencije


Prijenos zvuka S obzirom na širinu prenošenja frekventnog pojasa:

•telefonija – fizičkim vodovima, – radio valovima, – audiokonferencija;

• radio program – žični radioprijenos, – bežični


Prijenos slika

• nepokretne • pokretne


Prijenos slika nepokretne • telefoto (fototelegrafija) – prijenos slike pomoću telegrafskih

impulsa telefonskim kanalom s reprodukcijom na fotopapir, • telefaks (telekopija, faksimil, birofaks) – prijenos slike

analogno ili digitalno telefonskim kanalom na običnom papiru, • videoteks – prijenos slike alfanumeričkih ili grafičkih

informacija između baze podataka i korisnika dvosmjernom vezom, s reprodukcijom na ekranu korisničkog terminala,

• videotekst (teletekst) – prijenos ograničenog broja alfanumeričkih ili grafičkih informacija između TV studija i korisničkih terminala jednosmjernom vezom;


Prijenos slika pokretne • videotelefonija – istodobni

prijenos i govora i slike sugovornika kanalom.

• televizija – radio prijenos TV programa (zvuk i slika).


Prijenos podataka - datakonferencije

• teleprinter – prijenos znakova pomoću telegrafskih impulsa manjim brzinama telegrafskim kanalom.


Videotekst

Namjena videoteksta • prikaz informacija korisnicima, • obavljanje transakcija (financijskih,

trgovačkih, rezervacija karata, hotela,…),

• elektronička pošta.


Videotekst

Komunikacijske mogućnosti videoteksta: • videotekst poruke (slanje, primanje i

memoriranje), • telefaks (samo slanje poruka).


Teletekst

• jednosmjerni informacijski sustav (ograničenja!),

• TV prijemnik ima ugrađen modul (neiskorišten kanal),

• signale šalje ovlaštena kuća, javni servis,

• maksimalni broj stranica iznosi do 1000.


Telekonferencije

• Telekonferencija predstavlja korištenje telematičke infrastrukture za multilateralno komuniciranje većeg broja korisnika istovremeno.

• Moto: prenositi podatke i informacije, a ne ljude.


Telekonferencije Postoji više vrsta telekonferencija: • audio telekonferencija – komunikacija ljudi

isključivo glasom, medij za povezivanje je telefon, • audio-grafička telekonferencija – koriste se

uobičajene telefonske linije namijenjene za dvosmjernu glasovnu komunikaciju, te prijenos grafika i pisanih materijala; najjednostavniji audiografički sustav je dodatak faks aparata koji koristi drugu telefonsku liniju za audio – grafičku telekonferenciju,

• videokonferencija - ako je komunikacija među sudionicima konferencije putem slike, tada takav način komuniciranja nazivamo videokonferencija.


Videokonferencija

• Videokonferencija je konferencija u stvarnom vremenu između dvoje ili više sudionika na različitim lokacijama upotrebom širokopojasni linija za prijenos zvuka, videa i podataka.


Videokonferencija

ČETIRI OSNOVNE FAZE VIDEOKONFERENCIJE • 1. uzrokovanje – “hvatanje zvuka, videa i dokumenata

u analognom obliku“ i njihovo pretvaranje u digitalni oblik.

• 2. kompresija digitalnog zvuka i videa; osnovni razlog kompresije je ograničen kapacitet kanala kojim se prenose podaci.

• 3. prijenos podataka komunikacijskim kanalom na drugu lokaciju.

• 4. dekodiranje (dekompresija) zvuka, videa I dokumenata te reprodukcija pomoću zvučnika, monitora i odgovarajućeg softvera.


Videokonferencija

• Za videokonferencije bazirane na PC-u koristi se naziv desktop videokonferencije (DTVC-desktop video conferencing)


Videokonferencija

Osnovna oprema za videokonferenciju se sastoji od: • osobnog računala ili radne stanice, • video kamere, • mikrofona, • zvučnika, • video kodera/dekodera, • audio kodera/dekodera, • monitora, • komunikacijskog podsustava, • softvera ( npr NetMeeting).


Prednosti videokonferencije

• Vizualna povezanost i interakcija između sudionika pojačava razumijevanje i pomaže sudionicima u stvaranju osjećaja povezanosti.

• Može poboljšati pamćenje i obratiti se različitim oblicima podučavanja uključujući različite medije kao npr.; video ili audio klipova, grafikona, animacije, računalne aplikacije.

• Komunikacija je više osobna; sudionici se vide i čuju, opušteniji su u poznatom okruženju.


Nedostaci videokonferencije • Zahtjeva poznavanje tehnologije.

• Ograničenja u mogućnosti prijenosa

neverbalnih komunikacijskih znakova.

• Sustavi za videokonferencije ne samo da ne prenose u istoj mjeri vizualne neverbalne informacije, već ih niti ne prenose na jednak način.


Multimedija • Multi (od latinskog multus) znači mnogo više,

a medij odnosno media, također izum starih latina, označava nekog posrednika, glasonošu.

• Današnje su glasonoše:

– radio, televizija, video, film, novine, knjige, papiri. Iz ove jezične paradigme proizlazi da ako sve medije koje nađemo u kući (knjige, televiziju, radio, video...) stavimo na hrpu i “spojimo” dobivamo integrirane medije - multimediju.


Multimedija

• Vrste multimedijskih sadržaja: – prezentacijski sadržaji, – informacijski, – edukacijski, – autorski, – produktivni sadržaji.


Multimedija

• Multimedijski dokumenti mogu biti: – dinamički i – (potpuno) interaktivni multimedijalni dokumenti.

• Primjeri: – QMF = Quick Time Movie File – OMFI = Open Media Framework Interchange.


Pojam “streaming”

• Mnogi od najnovijih multimedijskih formata upotrebljavaju proces koji se zove data streaming (strujanje podataka).

• Ova metoda predaje omogućuje korisnicima slušanje zvuka ili gledanja videa prije nego što su datoteke potpuno učitane.

• Streamning obično funkcionira tako da se učita početni dio datoteke u korisnički program za prikaz ili slušanje.

• On zatim počinje reproducirati datoteku, dok se ostali dio nastavlja učitavati. – Radiopostaje.


Poznati streaming audio formati

• RealAudio • Xing MPEG • MetaVoice • Shockwave


Uobičajeni streaming video formati

• XingMPEG • VDO • CineWeb • VivoActive


Primjena interneta u uredu

• Mreža: spaja sadržaje brojnih računala preko komunikacijskih linija, omogućava razmjenu resursa i povezuje velik broj korisnika unutar mreže.

• Internet – svjetska globalna mreža – na tisuće povezanih računala, – U početku se koristio kao mreža Ministarstva

obrane SAD-a da bi se povezali znanstvenici i profesori širom svijeta.


Internet

- Aukcijska kupovina i prodaja osobnih stvari - Slušanje glazbe - Gledanje videa - Planiranje putovanja i rezerviranje putnih

karata - Učenje - Slanje i primanje elektroničke pošte - Razgovaranje s drugim ljudima koji koriste

internet


Internet - Igranje igara (sami ili protiv drugih korisnika interneta) - Praćenje dnevnih novosti - Sudjelovanje u diskusijama grupe korisnika

interneta - Istraživački rad - Kupovanje i prodavanje dionica - Kockanje - Pronalaženje nečije adrese ili broja telefona


Proces donošenja odluka • definiranje i ograničavanje problema, • analiza problema, • definiranje kriterija koji će biti korišteni

kod evaluacije rješenja, • skupljanje podataka, • identificiranje i evaluacija mogućih

rješenja, • odabir najbolje rješenja, • primjena rješenja.


Zaštita na radu

• Zaštita na radu kao organizirano djelovanje obuhvaća sustav pravila koja se primjenjuju po Zakonu o zaštiti na radu (NN 59/96., 94/96., 114/03., 100/04., 86/08., 116/08. i 75/09.) i drugim propisima, a to su:

- pravila pri projektiranju i izradi sredstava rada,

- pravila pri održavanju i ispitivanju sredstava rada,

- pravila koja se odnose na sredstva rada i radnike,

- prilagodbu procesa rada njihovom spolu, dobi te duševnim i tjelesnim sposobnostima.


- osposobljavanje i obavješćivanje radnika i poslodavaca sa svrhom postizanja odgovarajućeg stupnja zaštite na radu i zdravstvene zaštite radnika, preko njihovih predstavnika i udruga, do razine državnih ustanova i tijela,

- zaštita radnika, njihovih predstavnika i

stručnjaka za zaštitu na radu od dovođenja u nepovoljniji položaj i od drugih mjera zbog akcija poduzetih na području zaštite na radu.

Zaštita na radu


• Osnovna pravila zaštite na radu sadrže zahtjeve kojima mora udovoljavati sredstvo rada kada je u uporabi, a naročito glede: – opskrbljenosti sredstava rada zaštitnim

napravama, – osiguranja od udara električne struje,

sprečavanja nastanka požara i eksplozije, – osiguranja potrebne radne površine i

radnog prostora i drugo.

Zaštita na radu


Sredstva rada – objekti

• namijenjeni za rad s pripadajućim prostorijama, instalacijama i uređajima, prostorijama i površinama za kretanje radnika te pomoćnim prostorijama i njihovim instalacijama i uređajima.

– prijevozna sredstva • željezničkoga, cestovnoga, pomorskog, riječnoga, jezerskog i

zračnog prometa,

– strojevi i uređaji • (osim strojeva i uređaja u užem smislu spadaju postrojenja,

sredstva za prijenos i prijevoz tereta te alati),

– skele i površine • s kojih se obavlja rad i po kojima se kreću radnici izvan

objekata, te druga sredstva rada koja se koriste prilikom obavljanja poslova.


Posebna pravila zaštite na radu

• uvjete glede dobi života, spola, stručne spreme i osposobljenosti, zdravstvenog stanja, duševnih i tjelesnih sposobnosti, koje moraju ispunjavati radnici pri obavljanju poslova s posebnim uvjetima rada.


Posebna pravila zaštite na radu

– obvezu i načine korištenja odgovarajućih osobnih zaštitnih sredstava i zaštitnih naprava,

– posebne postupke pri uporabi opasnih radnih tvari, – obvezu postavljanja znakova upozorenja od određenih

opasnosti i štetnosti, – obvezu osiguranja napitaka pri obavljanju određenih

poslova, – način na koji se moraju izvoditi određeni poslovi ili

radni postupci, a posebno glede trajanja posla, jednoličnog rada i rada po učinku,

– postupak s unesrećenim ili oboljelim radnikom do upućivanja na liječenje nadležnoj zdravstvenoj ustanovi.


Osposobljavanje za rad na siguran način

poslodavac je dužan osigurati:

• započinjanja radnika s radom, • promjena u procesu rada, • premještanja radnika na drugo radno mjesto.


Zaštita od požara, evakuacija i spašavanje

• Poslodavac je dužan u svakom objektu uzimajući u obzir tehnološki proces, tvari koje se u radu koriste, način rada, uskladištene tvari kao i veličinu objekta, poduzeti mjere da do požara ne dođe, a ako ipak do njega dođe, da se opasnost po sigurnost i zdravlje radnika smanji na najmanju moguću mjeru.


Zaštita od požara, evakuacija i spašavanje

• Poslodavac mora osigurati: – potrebnu opremu, – plan evakuacije i spašavanja,


Pružanje prve pomoći i medicinska pomoć

• organizirati i osigurati pružanje prve pomoći radnika za slučaj ozljede na radu ili iznenadne bolesti,

• na svakom radilištu i u radnim prostorijama u kojima istovremeno radi do 20 radnika, najmanje jedan od njih mora biti osposobljen i određen za pružanje prve pomoći.


Hvala na pozornosti!


Literatura: 1. Bahtijarević-Šiber Fikreta (1999), Management ljudskih potencijala, Golden marketing, Zagreb. 2. Zane K. Quible (2010), Menadžment uredskog poslovanja, Osmo izdanje, Sveučilište Oklahoma State,

osmo izdanje. 3. Bosilj Vukušić Vesna, Hernaus Tomislav, Kovačić Andrej, Upravljanje poslovnim procesima,

Organizacijski i informacijski pristup, Školska knjiga, Zagreb 2008.g. 4. Brumec Josip, Projektiranje informacijskih sustava, FOI Varaždin, 2007/08.g., 5. http://www.foi.hr:8080/moodle/mod/resource/view.php?id=4774.Materijali sa predavanja, Datum

učitanja: 16.10.2008.g. 6. Marušić Sveto (2006), Upravljanje ljudskim potencijalima, 4. izdanje, ADECO, Zagreb. 7. www.foi-skripte.com/foi/index.php?option=com...task... 8. http://www.scribd.com/doc/37114970/Skripta-iz-kolegija-Ured-i-uredsko-poslovanje-FOI-

Vara%C5%BEdin 9. http://studentski-projekti.zesoi.fer.hr/Telefonska%20centrala_PPMPS.pdf

Documents

MENADŽMENT UREDSKOG POSLOVANJA - bib.irb.hr · PDF file• Uredska mehanizacija i moderna organizacija rada trebaju olakšati rad uredskom radniku, osigurati ažurno i uspješno odvijanje