1

COMMISSION NATIONALE DU DELF ET DU DALF

MÉMENTO ADMINISTRATIF À L'USAGE DES CENTRES D'EXAMEN À L'ÉTRANGER

mise à jour : octobre 2011

SOMMAIRE

Introduction : le DELF et le DALF 2

Demande annuelle d’ouverture de sessions DELF-DALF 7

Organismes impliqués dans les certifications 11

Habilitation des examinateurs et correcteurs 16

Jurys nationaux du DELF et du DALF 17

Calendrier d’organisation des sessions 19

Montant des droits d’inscription aux examens 21

Sujets d'examen 22

Gestion d’une session d’examen 25 Inscriptions aux examens 27 Passation des épreuves collectives 33 Correction des épreuves collectives 36 Passation des épreuves individuelles 37 Gestion et transmission des résultats 39 Attestations provisoires de réussite 43 Bilan de session 44

Reversement des frais de dossier à la Commission nationale 45

Délivrance des diplômes 48

Archivage des résultats 52

Récapitulatif des principales opérations 53

Ce mémento est susceptible de modifications allant dans le sens d’une amélioration permanente. Chaque nouvelle version sera téléchargeable sur le site : www.ciep.fr/delfdalf/espacepro.

2

LE DELF ET LE DALF

Des diplômes à valeur nationale harmonisés sur un cadre de référence européen

Le DELF (Diplôme d'Études en Langue Française) et le DALF (Diplôme Approfondi de Langue Française) sont les diplômes de français langue étrangère. Créés par l'arrêté ministériel du 22 mai 1985, ils sont officiellement délivrés et garantis par le Ministère de l'Éducation nationale. Suite au développement rapide de ces certifications, deux nouveaux arrêtés ministériels (19 juin 1992, 22 mai 2000) avaient introduit un certain nombre d'aménagements.

Une réforme importante, qui a pris effet le 1er

septembre 2005, a modifié tant le contenu de ces examens (désormais harmonisés sur les 6 niveaux Cadre européen commun de référence pour les langues1) que leurs modalités d’organisation. Ces modifications ont fait l’objet d’un nouvel arrêté ministériel en date du 7 juillet 2005. Les diplômes acquis dans l’ancien dispositif conservent cependant toute leur validité 2.

L’arrêté modificatif du 10 juillet 2009 a pour sa part introduit un nouvel examen correspondant au niveau A1.1 du Cadre européen commun de référence pour les langues, ainsi qu’une option professionnelle pour les examens A1, A2, B1 et B2 du DELF.

Sept niveaux de compétence en FLE, correspondant aux niveaux établis par le Cadre européen commun de référence pour les langues

Le DELF comprend cinq niveaux, chacun représentant une certification à part entière et donnant lieu à la délivrance d’un diplôme distinct.

• le DELF A1.1 correspond aux tous premiers acquis en français, à un niveau de sensibilisation. Il est proposé exclusivement dans la version des examens destinés à un public d’enfants (DELF Prim).

• le DELF A1 correspond au niveau A1 du Cadre européen, dit niveau introductif ou de découverte. Il vise la valorisation des premiers acquis, à un niveau élémentaire d’utilisation de la langue, dans des situations très courantes de la vie quotidienne pour parler de lui-même, de l’endroit où il vit, des gens qu’il connaît ou des choses qu’il possède.

• le DELF A2 correspond au niveau A2 du Cadre européen, dit niveau de survie. Il inclut la gestion des rapports sociaux de base, et la capacité à faire face à des situations encore simples et prévisibles de la vie quotidienne telles qu’un achat, une réservation, une demande d’informations…

1 Cadre européen commun de référence pour les langues, Conseil de l’Europe, division des politiques linguistiques, Strasbourg, DIDIER 2001 2 Une période dérogatoire, dont les modalités de mise en place étaient précisées dans l’arrêté de juillet 2005, a permis pendant deux ans, du 1er septembre 2005 au 31 août 2007, de délivrer par équivalence les nouveaux diplômes aux titulaires d’unités capitalisables de l’ancien dispositif

3

• le DELF B1 correspond au niveau B1 du Cadre européen, qui est l’ancien « niveau seuil ». Deux traits le caractérisent : la capacité à poursuivre une interaction et la capacité à faire face à toutes les situations, même imprévues, de la vie quotidienne. De manière générale, on peut considérer que ce DELF B1 sanctionne le même niveau de compétence que le DELF 1

er

degré de l’ancien dispositif.

• le DELF B2 correspond au niveau B2 du Cadre européen, ou niveau indépendant-intermédiaire. Il marque une étape dans le parcours d’apprentissage : efficacité de l’argumentation, discours social aisé et efficace, nouveau degré de conscience de la langue, logique et cohérence du discours. L’obtention du DELF B2 exempte de tout test linguistique pour s’inscrire en premier cycle dans une université française (arrêté du 18 janvier 2008).

Les différents niveaux du DELF sont déclinés en plusieurs versions. Pour un niveau donné, toutes ces versions sont identiques dans leur structure (nombre d’épreuves, construction des épreuves, durée…), mais diffèrent par la nature des supports et des thématiques et par la contextualisation des tâches proposées, qui les destinent à des publics spécifiques.

Le « DELF Prim » comporte uniquement les niveaux A1.1, A1 et A2. Il s’adresse à tous les enfants débutants en français langue étrangère, engagés dans des études correspondant au niveau élémentaire français, soit de 7-8 à 11-12 ans.

La version dite « DELF tout public » (niveaux A1, A2, B1, B2) est, de par la nature des supports utilisés et des thèmes abordés, destinée à des adultes ou étudiants, soit à partir de 16-17 ans environ. Elle ne convient donc pas à des publics plus jeunes, bien qu’aucune limite d’âge ne soit officiellement fixée pour l’inscription aux épreuves.

La version dite « DELF junior » de ces mêmes niveaux est adaptée à des publics plus jeunes. Est autorisée à se présenter à ces épreuves toute personne en âge de scolarisation dans un établissement du second degré de son pays d’origine.

3

Le DELF junior peut être proposé dans tous les centres d’examen DELF-DALF habituels. Il peut également être proposé dans les établissements scolaires dans le cadre d’accords spécifiques entre le service culturel de l’ambassade de France et les autorités éducatives locales. On parle alors de DELF scolaire. Le DELF scolaire ne diffère donc pas du DELF junior dans ses contenus, mais seulement dans ses modalités d’organisation.

La version « DELF, option professionnelle » (DELF Pro) comprend également les niveaux A1, A2, B1, B2. Elle est plus précisément destinée au monde du travail, avec des thématiques adaptées et des compétences évaluées transversales aux situations professionnelles courantes.

Quelle que soit la version des examens présentée pour un niveau donné, les diplômes délivrés sont identiques et ne comportent aucune mention spécifique de la nature du public, à l’exception toutefois du DELF Pro (mention « option professionnelle » ajoutée au verso du diplôme).

3 Cette notion évite de déterminer une fourchette d’âge et s’adapte aux particularités de chaque pays. On comprendra par

2ème

degré l’enseignement qui suit l’enseignement primaire et précède l’enseignement universitaire.

4

Le DALF comprend deux niveaux, chacun représentant une certification à part entière :

• Le DALF C1 correspond au niveau C1 du Cadre européen, dit niveau autonome ou expérimenté. Il est caractérisé par l’accès à une large gamme de discours permettant une communication aisée et spontanée.

• Le DALF C2 correspond au niveau C2 du Cadre européen, dit niveau de maîtrise. La référence au locuteur natif n’est désormais plus retenue par les spécialistes pour caractériser ce niveau mais il est clair que le degré de précision, d’adéquation et de maîtrise de la langue est tel que le niveau C2 peut être considéré comme le champ privilégié de la compétence de médiation linguistique.

Comme le DELF B2, le DALF C1 ou le DALF C2 exempte de tout test linguistique pour s’inscrire en premier cycle dans une université française (arrêté du 18 janvier 2008). Tableau récapitulatif des examens et des versions

Conditions d’inscription

Les différents diplômes de A1.1 à C2 sont totalement indépendants :

- Pour s’inscrire à l’examen conduisant à la délivrance de l’un de ces diplômes il n’est pas nécessaire d’être titulaire du diplôme précédent.

- Il est possible de s’inscrire simultanément à plusieurs examens ou à un seul.

! On ne peut pas en revanche s’inscrire simultanément au même niveau dans deux versions différentes des épreuves (par exemple le A2 Pro et le A2 Tout public), puisqu’il s’agit en fait du même diplôme. De même, une fois un niveau obtenu, on ne peut pas s’y représenter dans une version différente.

Diplômes

Chaque examen obtenu donne lieu à la délivrance d’un diplôme. Ce diplôme est acquis définitivement.

5

Organisation administrative des examens (généralités)

L'organisation administrative est à la fois décentralisée et centralisée:

décentralisée : les épreuves sont administrées et corrigées dans chaque pays, qui se charge également de la promotion des certifications auprès des organismes locaux (établissements d'enseignement, administrations, entreprises...).

centralisée : la Commission nationale, dont le Président est le Directeur du Centre international d'études pédagogiques (CIEP) de Sèvres, assure l'harmonisation de ces certifications entre les différents centres d'examens à l'étranger : - elle autorise l'ouverture d'un centre d'examen et habilite les Jurys ; - elle valide le calendrier de sessions proposé annuellement dans chaque pays ; - elle conçoit et propose des sujets ; - elle centralise les résultats et délivre les diplômes définitifs ; - elle habilite les examinateurs et correcteurs ; - elle fournit tous les outils pédagogiques, administratifs et informatiques nécessaires à la gestion des examens - elle entretient un dialogue permanent avec les différents centres à l'étranger, en s'efforçant de tenir compte de

leurs suggestions et des éventuelles difficultés rencontrées.

A l’étranger, le DELF et le DALF sont placés sous l’autorité et la responsabilité des Services culturels de l’Ambassade de France. Le Conseiller de coopération et d’action culturelle est donc le premier interlocuteur de la Commission nationale.

Il est responsable du dispositif au niveau national (promotion des certifications, détermination des centres d’examen et du calendrier des sessions, organisation générale des sessions d’examen, montant des droits d’inscription, négociation avec des partenaires locaux …).

Il désigne à son tour - un responsable de la gestion centrale chargé de l’organisation centralisée au niveau national, - un jury national du DELF et un jury national du DALF pour les questions pédagogiques, - des centres d’examen dotés chacun d’un responsable de centre.

L’ensemble des ces modalités est ensuite soumis à l’approbation de la Commission nationale au CIEP. Le dispositif DELF-DALF adopté dans le pays fait donc l’objet, chaque année, d’une demande d’ouverture de sessions adressée par le Conseiller culturel à la Commission nationale au CIEP, au début du dernier trimestre de l’année civile en cours et qui vaut pour l’ensemble de l’année civile suivante. Le contenu de cette demande d’ouverture est détaillé dans les pages suivantes.

6

Promotion des certifications

Chaque centre agréé est invité à faire la promotion du DELF et du DALF par les voies qui conviennent à la culture du pays ou de la région où il est installé, en concertation avec le Conseiller culturel et le responsable de la gestion centrale au plan national.

Le CIEP met à la disposition du grand public le site : www.ciep.fr/delfdalf comportant toutes les informations utiles à une éventuelle inscription d’un candidat au DELF ou au DALF, ainsi qu’un descriptif des examens et des exemples d’épreuves.

Ce site offre aussi, dans sa partie « Espace professionnel DELF-DALF » un certain nombre d’informations pédagogiques et administratives réservées aux organismes et aux personnes impliquées officiellement dans ces certifications, ainsi que les documents administratifs et pédagogiques de référence et divers documents de promotion libres de droits et téléchargeables.

Les codes d’accès à cet espace professionnel doivent être demandés au responsable de la gestion centrale DELF-DALF dans le pays concerné.

7

DEMANDE ANNUELLE D’OUVERTURE DE SESSIONS DELF-DALF

I. Définition

La demande d’ouverture est le document qui détaille l’ensemble du dispositif DELF-DALF mis en place dans un pays donné, pour une durée d’une année civile.

Cette demande est établie sous la responsabilité des Services culturels de l’Ambassade et soumise par eux à l’approbation de la Commission nationale en France. Elle doit être renouvelée chaque année.

Les Services culturels veilleront à ce que les propositions établies : - correspondent aux besoins et aux possibilités des futurs candidats étrangers ; - s'inscrivent dans la politique générale suivie dans le pays en matière de maintien et de

développement de la présence de la langue française.

Le dossier de demande d’ouverture est adressée à la Commission nationale : - dans une version informatisée en ligne à partir d’un site dont les coordonnées et les mots de

passe seront communiqués par le CIEP - dans une version imprimée des informations saisies en ligne, accompagnée des pièces jointes

requises, et dûment signée du Conseiller culturel.

Cette demande annuelle doit être adressée chaque année au CIEP avant le 15 octobre de l’année civile en cours, et porte sur l’ensemble de l’année civile suivante.

Les rubriques suivantes récapitulent les informations essentielles sur la démarche de demande d’ouverture. Pour plus de détails sur les différentes rubriques de la demande, et pour les informations pratiques sur les modalités de saisie en ligne, les rédacteurs de cette demande se réfèreront au Guide figurant sur la page d’accueil du site de demande d’ouverture, dont les coordonnées leur ont été communiquées avec les mots de passe leur permettant d’y accéder. II. Modalités de rédaction et d’envoi de la demande

La demande d’ouverture est effectuée après le premier semestre de chaque année civile et avant le 15 octobre de cette même année. Elle porte sur l’année civile suivante complète, du 1

er

janvier au 31 décembre. Elle doit être renouvelée chaque année. La date limite doit être impérativement respectée. Dans le cas d’un pays qui s’impliquerait en cours d’année, ou qui n’aurait pas encore tous les éléments nécessaires pour établir sa demande d’ouverture pour la date limite fixée, des demandes d’ouvertures exceptionnelles pourront être acceptées plus tardivement, mais en aucun cas moins de trois mois avant la première session retenue.

La demande annuelle d’ouverture de sessions du DELF et/ou du DALF est établie sous le contrôle et la responsabilité du Conseiller de coopération et d’action culturelle de l’Ambassade de France. Celui-ci peut choisir de la déléguer, en tout ou partie, au responsable de la gestion centrale, mais demeure responsable in fine des choix effectués.

8

La demande d’ouverture est effectuée en deux temps : 1. saisie et envoi des informations en ligne, sur un site internet spécifique dont les coordonnées et les codes d’accès auront été adressés par le CIEP. 2. impression de ce dossier, qui sera validé par la signature du Conseiller de coopération et d’action culturelle et adressé, avant le 31 décembre, à :

Monsieur le Président de la Commission nationale du DELF et du DALF Centre international d’études pédagogiques

1, avenue Léon Journault 92318 Sèvres Cedex

Ces deux étapes sont complémentaires et indispensables :

la saisie et l’envoi des informations en ligne seront généralement effectués par la personne en charge de la gestion centrale des examens dans le pays. La demande sera alors enregistrée et mise à l’étude, et fera l’objet d’un accusé de réception.

la demande d’ouverture ne sera définitivement validée qu’à réception du dossier imprimé et signé, accompagné des pièces jointes requises, et transmis par la voie hiérarchique. La validation définitive est alors affichée sur la page d’accès au site de la demande d’ouverture. Attention : le dossier imprimé doit être le reflet exact de la demande préalablement effectuée en ligne. Il convient donc que celle-ci ait l’objet, avant son envoi d’un accord de toutes les parties concernées, et présente un caractère définitif.

III. Contenu de la demande d’ouverture

La demande d’ouverture effectuée en ligne comporte obligatoirement les informations suivantes :

Demande formelle du Conseiller de coopération et d’action culturelle

Références et coordonnées détaillées des organismes et personnes impliqués dans le dispositif : - services culturels de l’Ambassade et personne en charge du dossier, - organisme et personne en charge de la gestion centrale, - centres d’examen, avec coordonnées des organismes et des responsables.

calendrier détaillé des sessions organisées

montant des droits d’inscription aux examens

propositions de composition de jury DELF et/ou DALF

informations nécessaires à l’envoi des sujets d’examen

Chacune de ces rubriques, ainsi que la procédure pour les compléter en ligne, est détaillée dans le guide de la demande d’ouverture, également accessible en ligne.

Documents à joindre lors de l’envoi de la version imprimée

Les documents suivants sont à joindre obligatoirement au dossier adressé par la voie hiérarchique : - engagement, signé par chaque centre d’examen, sur le respect des règles présidant à l’organisation des sessions et à l’utilisation des sujets fournis par la Commission nationale (charte de centre d’examen). Ce document contractuel est téléchargeable sur le site de la demande d’ouverture. - dans le cas de dérogation demandée pour des assesseurs des jurys non titulaires de l’Education nationale française : curriculum vitae des personnes concernées.

9

IV. Cas particuliers

Cas de plusieurs pays dépendant d’une même Ambassade (exemples : Afrique du Sud et Lesotho ; Kazakhstan et Kirghizistan).

Il est indispensable dans ce cas de remplir une demande d’ouverture indépendante pour chacun des pays concernés, et ce même si la gestion centrale des examens est assurée par un seul de ces pays.

Sessions du DELF scolaire

Il est rappelé que le DELF scolaire, mis en place en étroite collaboration avec les autorités éducatives locales et relevant directement de la politique linguistique du poste, est distinct du DELF junior qui peut être proposé dans les différents centres d’examen organisant également des sessions « tous publics ».

L’organisation de sessions du DELF scolaire est de ce fait soumise à des conditions particulières, et à l’envoi d’informations complémentaires à celle figurant dans la demande d’ouverture générale. Le poste prendra donc contact avec le CIEP avant de faire figurer des sessions du DELF scolaire dans sa demande d’ouverture.

Sessions du DELF Prim

Les sessions du DELF Prim sont déclarées dans la demande d’ouverture au même titre que celles des autres versions du DELF-DALF. Toutefois, l’envoi des sujets du DELF Prim est soumise à des règles spécifiques. Il conviendra donc, une fois la demande d’ouverture effectuée, d’effectuer les démarches décrites ci-après page 23.

V. Modification d’une demande d’ouverture déjà effectuée

Les informations n’ayant pas d’incidence sur le dispositif adopté et le déroulement des sessions (modification de cordonnées postales ou téléphoniques, nom des responsables de centre et de secrétariat d’examen) pourront être modifiées à tout moment en ligne. Le responsable de gestion centrale doit veiller à actualiser régulièrement les différentes coordonnées figurant dans la demande d’ouverture, et en particulier les adresses électroniques, indispensables aux échanges avec la Commission nationale au CIEP.

Toute autre modification est soumise à l’approbation préalable de la Commission nationale et ne peut pas être effectuée en ligne sans cette approbation préalable : - dates et contenu des sessions retenues, annulation ou report d’une session - montant des droits d’inscription aux examens - composition des jurys - ouverture ou fermeture d’un centre - changement de personne ou d’organisme en charge de la gestion centrale - changements affectant la gestion informatique des examens.

Ces différentes informations sont automatiquement verrouillées en ligne une fois la demande annuelle soumise et validée, et ne sont plus accessibles qu’en consultation. Pour pouvoir effectuer des modifications, il convient de prendre contact avec le CIEP (par téléphone, courrier ou courriel), qui le cas échéant déverrouillera la demande afin de permettre les modifications en ligne.

10

VI. Conservation des informations saisies en ligne

Le contenu de la demande d’ouverture peut être consulté en ligne et imprimé à tout moment, qu’elle soit en cours ou qu’elle ait déjà été envoyée.

D’une année à l’autre, les données susceptibles de demeurer les mêmes dans la demande d’ouverture (noms et coordonnées des organismes, membres des jurys, etc) sont conservées : il n’est donc pas nécessaire de resaisir chaque année l’ensemble des rubriques, mais seulement les informations qui auraient changé. Il faut en revanche être très vigilant pour ne pas laisser subsister des informations périmées.

La demande d’ouverture est un document contractuel entre les Services culturels de l’Ambassade, les centres d’examens désignés et le CIEP, opérateur de la commission nationale du DELF et du DALF. Il implique l’acceptation sans réserve des dispositions présentées dans les documents de référence du DELF et du DALF (arrêté ministériel et mémento administratif).

11

ORGANISMES IMPLIQUÉS DANS LES EXAMENS DELF-DALF

I. Services culturels de l’Ambassade

Comme vu précédemment, le dispositif DELF-DALF à l’étranger est placé sous l’autorité du Conseiller de coopération et d’action culturelle qui est le premier interlocuteur de la Commission nationale.

Il est responsable du dispositif au niveau national (promotion des certifications, détermination des centres d’examen et du calendrier des sessions, organisation générale des sessions d’examen, montant des droits d’inscription, négociation avec des partenaires locaux …).

Il désigne à son tour - un responsable de la gestion centrale chargé de l’organisation centralisée au niveau national - un jury national du DELF et un jury national du DALF pour les questions pédagogiques. - des centres d’examen dotés chacun d’un responsable de centre

Il soumet ensuite le dispositif adopté à l’approbation de la Commission nationale au CIEP en adressant, en octobre de chaque année, la demande d’ouverture de sessions pour l’ensemble de l’année civile suivante.

Le Conseiller de coopération et d’action culturelle, et par délégation le responsable de la gestion centrale, sont garants du respect rigoureux des conditions de passation du DELF et ou du DALF dans les différentes centres d’examen. Ils doivent veiller de ce fait à la bonne diffusion, auprès de tous les acteurs DELF-DALF dans le pays, de l’information administrative et pédagogique relative à ces examens.

12

II. Organisme ou service chargé de la gestion centrale

Il s'agit de l'organisme qui, par délégation du Conseiller de coopération et d’action culturelle, gère le dispositif DELF-DALF au niveau national, et qui sera, en pratique, l’interlocuteur principal de la Commission nationale pour toute question concernant ce dispositif.

Cette gestion peut être assurée, selon les cas, par différentes instances, par exemple : - un des centres d’examen (Institut, Centre culturel, Alliance, Université, etc) - un Bureau pédagogique - un Bureau des examens - une Commission de coordination composée de membres des différents organismes impliqués - les Services culturels eux-mêmes

etc

Elle inclut :

Préalablement à l’organisation des sessions : - la promotion préalable de ces certifications et l’information du public - la détermination des centres d’examen - l’information et la formation des responsables de centres - l’établissement du calendrier annuel en coordination avec l’ensemble des centres d’examen - la détermination du montant des droits d’inscription aux examens - l’habilitation des correcteurs et examinateurs (en coordination avec le CIEP et les Services

culturels)

Lors du déroulement d’une session : - la réception, la vérification des sujets d’examen et leur diffusion auprès des différents centres - la centralisation et la vérification des résultats d’examen des différents centres - l’établissement de bilans de session et de rapports sur l’implantation des examens dans le pays. - la diffusion aux centres des outils de gestion pédagogiques, administratifs et informatiques

(logiciel) fournis par le CIEP - la transmission des diplômes délivrés.

Cas particulier : commission de coordination nationale DELF-DALF

La constitution d’une commission de coordination nationale peut être nécessaire, par exemple : - dans les pays de grande étendue et/ou présentant de fortes spécificités régionales - dans les pays où plusieurs institutions ou organismes collaborent à la gestion et à la coordination du

dispositif DELF-DALF et se partagent les fonctions indiquées ci-dessus pour l’organisme de gestion centrale.

Dans ce cas, est joint à la demande d’ouverture annuelle un document comportant: - la liste des membres de cette Commission (nom, titre, organisme/institution, fonction à l’intérieur de

la Commission) ; - les attributions de cette commission et la répartition des tâches entre les différents membres ou

organismes impliqués.

13

III. Centres d’examen Définition et fonction des centres d’examen

Un centre d’examen est une structure autonome et durable, dotée d’un directeur de centre, d’examinateurs et de correcteurs, d’un secrétariat d’examen pour la gestion des inscriptions et des résultats.

Tout établissement présentant les conditions requises peut demander à être centre d’examen, si les Services culturels le jugent opportun : établissements français (Instituts, Centres culturels...), étrangers (Lycées et collèges, Universités, Écoles d'enseignement des langues du pays...) ou mixtes (Alliance française...), publics ou privés.

Chaque centre d’examen est homologué par la Commission nationale, qui lui attribue un code et un intitulé définitifs. Cet intitulé est habituellement celui de la ville, lorsqu’il n’y existe qu’un seul centre d’examen, ou le nom de la ville suivi d’une extension s’il existe plusieurs centres d’examen dans la même ville.

Exemples : 212002 Casablanca 048022 Varsovie – IF [Institut français de Varsovie] 048120 Varsovie – NKJO [Collège de formation des maîtres de Varsovie]

Le nom du centre d’examen figurera sur l’attestation provisoire de réussite ainsi que sur le diplôme définitif délivré au candidat.

La notion de centre d’examen ne doit donc pas être confondue avec, celle, purement pratique de lieu de passation : un même centre d’examen peut disposer de plusieurs lieux de passation (dans ses propres locaux ou dans ceux d’autres établissements). Les lieux de passation peuvent varier d’une session à l’autre, ils n’ont pas à être communiqués à la Commission nationale et ne sont donc pas mentionnés dans la demande d’ouverture

Sauf situation particulière dûment justifiée (par exemple pour le DELF scolaire), un centre habilité est tenu d’accueillir tous les candidats souhaitant se présenter aux examens. Il ne peut en aucun cas limiter l’inscription aux examens à ses seuls étudiants. L’existence de plusieurs centres d’examen dans une même ville ne se justifie donc que si l’importance du public dépasse les capacités de gestion d’un seul centre.

Un centre d’examen peut participer à une ou plusieurs des sessions organisées au niveau national. Il peut proposer l’ensemble des examens fixés pour ces sessions ou seulement certains d’entre eux, en fonction du public potentiel et des moyens dont il dispose (examinateurs, locaux, personnel administratif…). Cette décision est prise en concertation avec l’organisme de gestion centrale et les Services culturels.

Attention : - Les sujets d'examens sont obligatoirement les mêmes pour tous les centres d’examen participants. - Les dates et heures des épreuves collectives sont obligatoirement les mêmes pour tous les centres

du pays participant à la session - Pour les épreuves orales individuelles, les centres peuvent s’organiser plus librement, en fonction

des contraintes locales, mais en restant dans la fourchette de date fixée par la gestion centrale

Ces règles sont impératives.

14

Le nombre de centres d’examen d'un pays n'est pas limité, sous réserve que les conditions suivantes soient respectées : - chaque centre doit disposer de tous les moyens de gestion pédagogique et administrative requis - il doit s’engager à assurer ses fonctions sur la durée, et non pour quelques sessions seulement à titre

d’expérience - il doit avoir pris connaissance de toutes les règles régissant ces examens, et s’engager par écrit à les

respecter, en particulier en ce qui concerne la confidentialité absolue des sujets d’examen, avant et après la passation des épreuves.

Du point de vue de la gestion informatique, tout centre d’examen peut être doté du logiciel de

gestion fourni par la Commission nationale, sous réserve qu’il dispose de l’équipement adéquat et de personnel qualifié pour prendre en charge cette gestion sur le long terme. Si ce n’est pas le cas, le centre d’examen gère ses inscriptions et ses résultats manuellement, et transmets ces données à un autre centre qui en assure la saisie informatique (cf. ci-après, Gestion informatique). Lors de l’ouverture d’un nouveau centre, il appartient à la gestion centrale de s’assurer des possibilités de celui-ci et de décider en conséquence si ce centre doit être autonome en termes de gestion informatique et donc doté du logiciel DELF. Rôle du Chef de centre d’examen

Le Chef de centre est l’interlocuteur direct du responsable de la gestion centrale du DELF et du DALF.

Il est, dans son centre, responsable de l’organisation matérielle de l’examen dans tous ses aspects : - information du public - organisation des inscriptions - gestion des examinateurs et correcteurs - gestion des sujets d’examen reçus - organisation de la passation des épreuves et des corrections - gestion des résultats - remise des attestations provisoires (et, ultérieurement, des diplômes) aux candidats

Il doit particulièrement veiller aux points suivants : - secrétariat d’examen : mise à disposition d’un local, de matériel, et d’un personnel dûment formé à la gestion d’examens et aux procédures décrites dans les documents établis à cet effet par le CIEP, - organisation matérielle des examens : mise à disposition de salles dûment équipées, recrutement, formation, convocation, rémunération des surveillants, examinateurs et correcteurs, mise en place de séances d’harmonisation et calcul des notes, etc., - résultats : vérification et saisie informatique des résultats, envois dans les délais requis des résultats; règlement des frais de dossier.

Les responsables de centres d’examen s’engagent en outre, sous la responsabilité du Conseiller culturel, à garantir la confidentialité des sujets d’examen, avant, pendant et après la passation des épreuves (cf. ci-après, Sujets d’examen). La charte de centre examen (voir Annexe), signée par le chef de centre pour chacun des centres concernées, doit obligatoirement être jointe à la version imprimée de la demande d’ouverture annuelle transmise par la voie hiérarchique. Elle est disponible sur le site internet de la demande d’ouverture.

15

Gestion informatique du centre d’examen

La Commission nationale fournit gratuitement aux centres d’examen un logiciel assurant l’ensemble de la gestion des candidats (immatriculation, inscriptions, passations, résultats, attestations de réussite, statistiques, saisie des frais de dossier…)

La communication des résultats d’examen sous forme de fichiers informatiques au format de ce logiciel, pour l’ensemble des centres d’un pays, est obligatoire.

Le logiciel n’est toutefois pas installé systématiquement dans chaque nouveau centre d’un pays : - Il appartient à l’organisme de gestion centrale d’effectuer cette demande, après s’être assuré que le centre dispose de l’ensemble des moyens indispensables pour assurer une gestion informatique correcte : ordinateur PC et système d’exploitation suffisamment récents, personnel formé à la saisie informatique, messagerie électronique et accès internet pour permettre le téléchargement des mises à jour. Le centre doté du logiciel doit par ailleurs s’engager à assurer cette gestion informatique pour l’ensemble de ses sessions à venir. Aucune installation « expérimentale » du logiciel ne sera autorisée. - Si le centre ne remplit pas ces conditions, la gestion informatique sera assurée par un autre centre d’examen (le logiciel DELF-DALF permettant de gérer plusieurs centres depuis un même poste informatique).

Durée d’agrément d’un centre d’examen

Les centres d’examen agréés le sont pour une année dans le cadre de la demande d’ouverture annuelle approuvée par le Président de la commission nationale du DELF et du DALF. Chaque centre agréé est responsable du respect de la norme de qualité et peut donc voir son agrément remise en cause dans le cas où celle-ci ne serait pas respectée. Les Services culturels et/ou le responsable de la gestion centrale, le CIEP et/ou l’Inspection générale du Ministère de l’Education nationale peuvent procéder, sans préavis, à une visite de conformité.

Il appartient aux centres d’examens de connaître les documents de référence du DELF et du DALF (arrêtés ministériel, mémento administratif, etc), qui sont disponibles en ligne sur le site www.ciep.fr.

16

HABILITATION DES EXAMINATEURS ET CORRECTEURS

Tout examinateur ou correcteur participant aux sessions DELF-DALF doit préalablement avoir été habilité.

Cette habilitation se fait dans le cadre de stages d’habilitation animés : - soit par un formateur du CIEP - soit par un expert local ayant préalablement reçu du CIEP, outre une habilitation comme

correcteur/examinateur, une formation complémentaire pour devenir lui-même formateur d’examinateurs/correcteurs (on parlera alors de « stage local d’habilitation»)

Dans tous les cas : - le stage d’habilitation doit avoir l’aval des Services culturels de l’Ambassade et de la gestion

centrale des examens dans le pays concerné, puis du bureau DELF-DALF. - les attestations délivrées aux examinateurs et correcteurs habilités le sont exclusivement par le

CIEP. - l’habilitation conférée à l’issue du stage à une durée de validité de 3 ans.

Veuillez contacter le CIEP pour toute information plus détaillée concernant :

- la mise en place et/ou le déroulement de stages d’habilitation (stage CIEP ou stage local) - le renouvellement des habilitations existantes.

Précisions sur les stages locaux d’habilitation :

Tout stage local d’habilitation doit être obligatoirement animé par un formateur habilité par le CIEP et faire l’objet d’une autorisation préalable du CIEP sur validation du programme de formation. À l’issue de la formation, le formateur habilité et le responsable de l’organisme de gestion centrale valident conjointement les habilitations pour examinateurs et correcteurs en fonction de leur participation, des résultats obtenus lors des études de cas et de l’évaluation individuelle finale. Ils transmettront la liste des examinateurs/correcteurs habilités ainsi que la feuille d’émargement des stagiaires au Bureau DELF-DALF au CIEP, qui procédera à la délivrance des attestations d’habilitation. L’habilitation pour un niveau donné implique d’être d’abord habilité pour tous les niveaux

précédents : - exemples d’habilitations possibles : A1-A2 / A1-A2-B1 / A1-A2-B1-B2-C1 - exemples d’habilitations impossibles : A2-B1-B2 / A1-A2-B2 / A1-A2-B1-C1 / C1-C2

Les participants à une formation d’examinateurs/correcteurs doivent avoir une bonne maîtrise de la

langue française et une expérience suffisante du français langue étrangère.

Ces stages locaux ne peuvent habiliter que de nouveaux examinateurs/correcteurs, et en aucun cas de nouveaux formateurs : seul le CIEP peut nommer de nouveaux formateurs ou procéder au renouvellement des formateurs habilités.

17

JURYS NATIONAUX DU DELF ET DU DALF

Définition

Les jurys nationaux ne doivent pas être confondus avec les ‘jurys d’examinateurs’ pour les épreuves orales. Leur rôle, en collaboration avec le responsable de gestion centrale, est de : - contrôler avant leur duplication les sujets d’examen envoyés par la Commission nationale, et

signaler à celle-ci tout éventuel problème rencontré. - s’assurer que tous les examinateurs et correcteurs des différents centres ont reçu la formation

adéquate et ont été habilités dans les règles - statuer sur tout problème rencontré au cours d’une session et sur les suites à donner (non respect

des règles d’organisation par un centre d’examen, fraude d’un candidat, comportement inadéquat d’un examinateur, violation de la règle de confidentialité des sujets, litige sur l’évaluation d’une copie, etc.)

- assurer la délibération sur les résultats d’examen, en étudiant les cas litigieux, valider les résultats définitifs et signer les procès-verbaux.

- signer les attestations provisoires de réussite à un diplôme.

Dans chaque pays deux Jurys nationaux sont constitués : un Jury du DELF et un Jury du DALF. Ces deux jurys sont entièrement distincts dans leurs attributions et leur fonctionnement, même si certains membres sont communs aux deux jurys. Ces jurys ont autorité sur l’ensemble des centres d’examen du pays et sont placés eux-mêmes, comme le responsable de la gestion centrale, sous l’autorité du Conseiller culturel.

Composition des jurys et rôle de leurs membres

Chacun des deux Jurys comprend au minimum trois membres (le Président de Jury et deux assesseurs) - nombre requis pour que toute délibération ou décision soit valide.

Le Président de jury est obligatoirement un titulaire de l’Education nationale française. Il a la responsabilité des toutes les opérations mentionnées ci-dessus. A l'issue d’une session, il conduit la délibération finale du jury, élabore le rapport de session (en collaboration avec le responsable de gestion centrale), signe les procès-verbaux, listes d'admis, et attestations de réussite. Il soumet à la Commission nationale tout cas problématique qui n’aurait pu être tranché localement.

L’assesseur assiste le Président de jury dans toutes ces opérations. Il peut, si nécessaire, recevoir délégation du Président de jury pour le représenter, conduire une délibération de jury (avec au minimum deux autres assesseurs) et signer par ordre les procès-verbaux, bilan de session et attestations de réussite. Le nombre des assesseurs n’étant pas limité, il est souhaitable que, dans les pays où existent plusieurs centres d’examen importants et distants les uns des autres, un assesseur soit présent lors des sessions dans chacun de ces centres.

Cas particulier : jurys locaux Dans le cas de pays à très grande superficie et/ou fédéraux, il peut être nécessaire de « décentraliser » les fonctions des jurys nationaux. Dans ce cas, des jurys locaux (ou « vice-jurys ») pourront être constitués : - ces jurys seront composés chacun d’au moins trois assesseurs, dont l’un aura fonction de Vice-président. - l’harmonisation entre les différents jurys locaux est assurée par les Présidents de jury nationaux, dans le cadre d’une Commission de coordination nationale. La décision de constituer de tels jurys locaux doit recevoir au préalable l’accord de la Commission nationale au CIEP, qui sera consultée avant l’envoi de la demande et jugera si cette initiative est opportune.

18

Jury du DELF (A1, A2, B1, B2)

Le Président de jury du DELF est obligatoirement un titulaire de l’Éducation nationale française. S’il n’existe pas dans le pays de titulaire de l’Education nationale pouvant assurer ces fonctions, il convient de contacter la Commission nationale au CIEP avant de compléter la demande d’ouverture annuelle.

Les assesseurs doivent également appartenir à l'un des corps de l'Éducation nationale. Des dérogations peuvent cependant être accordées pour d'autres personnes, françaises ou étrangères justifiant d'une compétence incontestée dans le domaine du français langue étrangère. Dans ce cas on joindra à la version imprimée de la demande d’ouverture qui sera adressée par la voie hiérarchique un curriculum-vitae faisant apparaître ses qualifications dans le domaine du français langue étrangère (sauf si la personne a déjà bénéficié d’une dérogation dans les années précédentes). Jury du DALF (C1, C2)

Le Président du Jury du DALF est réglementairement un enseignant français appartenant à l'un des corps des enseignants chercheurs de l'enseignement supérieur. En cas d'impossibilité, la présidence du Jury peut être assurée par un professeur agrégé ou certifié de lettres ou de langues ou par un inspecteur départemental de l'Éducation nationale ayant une compétence reconnue dans le domaine du français langue étrangère. Comme pour le Président du jury DELF, s’il n’existe pas dans le pays de personne remplissant ces critères, on contactera la Commission nationale au CIEP avant de compléter la demande d’ouverture.

Les assesseurs du jury DALF doivent répondre aux mêmes critères que ceux du jury du DELF. Les modalités de saisie des rubriques sont les mêmes.

19

CALENDRIER D’ORGANISATION DES SESSIONS

Définitions des sessions

sessions tous publics (T) : l’inscription à ces sessions est ouverte à tout candidat quel que soit son âge. Cependant les sujets sont conçus pour un public de jeunes adultes et adultes (à partir de 17 ans environ) Une session tous publics peut comporter tous les examens, de A1 à C2.

sessions DELF Professionnel (P) : l’inscription à ces sessions est ouverte à tout candidat quel que soit son âge. Cependant les sujets sont conçus pour un public de jeunes adultes et adultes (à partir de 17 ans environ) qui souhaitent aborder la certification à travers des tâches et des thématiques ciblant plus précisément le monde du travail. Les sessions Pro concernent uniquement le DELF, de A1 à B2

sessions juniors (J) : les sujets de ces sessions sont adaptés à un public de jeunes adolescents. Ces sessions peuvent être organisées dans tous les centres d’examen d’un pays, mais ne sont autorisés à s’y inscrire que les candidats effectivement en situation de scolarisation (dans quelque type d’établissement que ce soit, public ou privé) Les sessions juniors concernent uniquement le DELF, de A1 à B2

sessions scolaires (S) : les sujets sont les mêmes que ceux des sessions juniors, mais ces sessions sont mises en place, dans le cadre d’une politique linguistique précise, en collaboration directe avec les autorités éducatives locales et les établissements scolaires du pays. La convention passée par les services culturels de l’Ambassade avec les autorités éducatives concernées définit le public à qui ces sessions sont réservées et les centres d’examen qui pourront les organiser. Comme les sessions juniors, les sessions scolaires concernent uniquement le DELF, de A1 à B2.

sessions DELF Prim (E) : les sujets concernent uniquement les niveaux A1.1, A1 et A2 et s’adresse à tous les enfants débutants en français langue étrangère, engagés dans des études correspondant au niveau élémentaire français, soit de 7-8 à 11-12 ans.

NB : Il n’est pas obligatoire de proposer tous les niveaux du DELF ou du DALF lors d’une même session. Il est parfaitement possible d’organiser des sessions partielles (par exemple ne comportant que les examens A1 et A2), sous réserve que l’information auprès du public ait été correctement effectuée. Codification des sessions

Les sessions sont codifiées comme dans les exemples suivants : 2009-02-J session DELF Junior de février 2009 2010-10-S session DELF Scolaire d’octobre 2010 2010-08-P session DELF Professionnel d’août 2010 2011-03-T session DELF-DALF Tout public de mars 2011 2011-06-E session DELF Prim de juin 2011

Cette codification est la même dans la demande d’ouverture et dans le logiciel de gestion DELF.

Important : le mois indiqué dans le code session doit toujours correspondre au mois de déroulement réel des épreuves, et non à celui des inscriptions (qui peuvent avoir été prises longtemps à l’avance)

20

Règles d’organisation des sessions

Chaque pays peut organiser, sur une année civile : - au maximum 3 sessions DELF-DALF tous publics - au maximum 3 sessions DELF junior ou scolaire - au maximum 2 sessions du DELF Professionnel - au maximum 2 sessions du DELF Prim

Chaque pays fixe lui-même, en concertation entre les différents partenaires, ses dates d’examens,

dans les limites suivantes : - le calendrier proposé doit comporter toutes les sessions retenues pour l'année civile complète. - n'importe quel mois de janvier à décembre inclus peut être choisi - toutes les épreuves d'une même session doivent avoir lieu à l'intérieur du même mois civil (soit du

1er

au 30/31). - les dates et heures des épreuves collectives (écrits et oral de compréhension sur enregistrement)

doivent être identiques pour tous les centres d'examen du pays, et rigoureusement respectés. Il est possible d’organiser les épreuves collectives de plusieurs examens le même jour.

- les épreuves orales individuelles de chaque examen peuvent être étalées sur plusieurs jours, en fonction du nombre de candidats et d’examinateurs disponibles – mais à l’intérieur de la fourchette de dates qui a été fixée pour l’ensemble.

Précisions : - Vous pouvez organiser le même mois des sessions de type différent, par exemple une session

DELF Prim, une session DELF junior et une session DELF-DALF tout public. - Vous ne pouvez pas organiser plusieurs sessions du même type le même mois - Vous ne pouvez pas non plus organiser le même mois une session junior et une session scolaire

SAUF dans le cas où les dates des examens sont strictement identiques, les sujets d’examen utilisés étant alors les mêmes.

Ces règles sont impératives.

Modification du calendrier en cours d’année

Toute modification au calendrier intervenant après l'acceptation de la demande d'ouverture doit avoir l’approbation à la Commission nationale (il a en effet une incidence sur le suivi de ces examens et en particulier la planification et l’envoi des sujets).

Toute session supplémentaire (non prévue dans le calendrier initial) doit faire l'objet d'une demande officielle qui doit parvenir à la Commission national au minimum 3 mois avant la session. Aucune demande de session supplémentaire ne sera acceptée en deçà de ce délai.

Dès l’accord donné par le CIEP, la session devra être rajoutée dans la demande d’ouverture annuelle en ligne. L’envoi de sujets ne pourra être effectué qu’à cette condition.

Dans le cas d’une session supplémentaire le CIEP s’engage à un envoi des sujets dans les meilleurs délais, mais n’est pas tenu de respecter le délai habituel de 10 semaines prévu pour l’envoi des sujets.

Il ne peut y avoir de session supplémentaire au delà du nombre maximum de sessions fixé pour chaque type (voir ci-dessus)

21

MONTANT DES DROITS D’INSCRIPTION AUX EXAMENS

Montant des droits d'inscription aux différents examens

Ce montant n'est pas fixé par la Commission nationale, mais doit être soumis à son approbation.

Il doit être établi par le Conseiller culturel en fonction des frais engagés par les centres d'examens et par l'organisme chargé de la gestion centrale (fonctionnement du secrétariat, frais d'information du public, rémunération des examinateurs, gestion des résultats etc.), et de manière à ce que ces examens restent accessibles au plus large public.

Il peut éventuellement varier : - en fonction de l’examen considéré et des frais d’organisation qu’il implique (les temps de correction des épreuves collectives sont, par exemple, beaucoup plus importants pour C1 que pour A1) - en fonction du type de session : par exemple, les sessions scolaires font généralement l’objet de tarifs préférentiels. Cependant, pour un type de session donné et un examen donné les tarifs d’inscription sont les mêmes pour tous les centres d’examen du pays. Des exceptions pourront toutefois être acceptées dans des pays où existent de très grandes différences de niveau de vie d’une région à l’autre. Ces exceptions doivent être dûment justifiées et seront précisées dans la rubrique « tarifs spéciaux » de la demande d’ouverture.

Dans la demande d’ouverture, on précisera clairement si ces tarifs sont donnés en euros ou en monnaie locale (dans ce dernier cas, on indiquera le taux de conversion vers l’euro).

22

SUJETS D’EXAMEN

Envoi des sujets par la Commission nationale

Procédure standard (envoi des sujets Tout Public, Junior, Scolaire, DELF Pro)

Un jeu complet d'épreuves est conçu par le CIEP pour chacun des diplômes proposés à chaque session. Ces sujets sont différents selon qu’il s’agit d’une session Tous public (T), Junior ou Scolaire (J / S), DELF Pro (P) Destinés à des publics spécifiques, ces sujets ne sont évidemment pas interchangeables.

Les sujets d’examen sont adressés par le CIEP dix semaines avant la session concernée, au Service courrier de l’Education nationale, qui les adresse par le canal de la valise diplomatique, au Conseiller culturel de l’Ambassade de France. Celui-ci les transmettra dès réception au responsable de la gestion centrale DELF-DALF dans le pays. Cette procédure garantit la totale confidentialité des données. Toutefois, elle entraîne un délai d’acheminement relativement long (de 1 à 3 semaines selon le pays de destination)

L’envoi par messagerie rapide (DHL ou autre) ne sera effectué qu’à titre exceptionnel, et pris en charge par le CIEP uniquement si l’acheminement par valise diplomatique est impossible, ou si le CIEP était responsable d’un retard dans la procédure normale d’envoi des sujets.

Dans le cas particulier où un pays demanderait en cours d’année l’ajout d’une session supplémentaire dans un délai inférieur aux trois mois réglementaires pour ce type de demande (et sous réserve que la Commission nationale y ait donné son accord), le CIEP n’est plus tenu de respecter le délai de 10 semaines pour l’envoi des sujets. Si la brièveté des délais exige un envoi par messagerie rapide, les frais d’expédition seront alors à la charge du demandeur. Il est rappelé par ailleurs que les envois de sujets sont faits sur CD-ROM, et que certains pays ont des contrôles douaniers très restrictifs sur l’importation de ce type de support.

Le responsable de la gestion centrale, en collaboration avec les jurys nationaux, a pour charge de vérifier le contenu des sujets reçus dès réception, et de signaler au CIEP tout problème ou erreur au minimum cinq semaines avant le début des épreuves, afin de permettre au CIEP de remédier au problème constaté et d’envoyer si nécessaire un nouvel exemplaire des sujets concernés.

Réception et duplication des sujets

- Les sujets proprement dit se présentent uniquement sous forme d’un Cdrom contenant des fichiers au format PDF (Acrobat Reader).

Pour chaque examen, les documents destinés aux candidats, aux surveillants, aux examinateurs et aux correcteurs font l’objet de fichiers distincts clairement nommés. Le Cdrom inclut également les grilles d’évaluation pour les différentes épreuves, ainsi que des remarques générales sous forme d’un courrier d’accompagnement .

23

- Les enregistrements pour les épreuves de compréhension orale sont joints sous forme de CD-audio, lisible sur n’importe quel lecteur de CD standard (lecteur « de salon » ou baladeur), et permettant pour chaque épreuve, une duplication sur CD ou sur cassette audio sans perte de qualité. Ce CD audio est également lisible sur tout ordinateur équipé d’un lecteur de CD-Rom.

L’impression et la duplication des sujets ainsi que la duplication des enregistrements sont entièrement à la charge de l’organisme de gestion centrale et des centres d’examen qui doivent veiller à garantir la confidentialité desdits sujets, avant comme après la session. Note sur la qualité graphique des documents : il est rappelé que plusieurs générations de photocopies successives amoindrissent considérablement la lisibilité des sujets (en particulier documents iconographiques). Si donc la duplication des sujets pour les candidats est assurée dans chaque centre d’examen et non par l’organisme de gestion centrale, celui adressera aux centres soit un exemplaire des sujets en première impression (et non en photocopie), soit une copie du CD-rom d’origine.

Procédure spécifique : envoi des sujets du DELF Prim

Le DELF Prim est destiné à des enfants de 8 à 12 ans. Afin de rendre la situation d’examen plus ludique, les candidats composent sur des livrets en couleur spécialement conçus pour rendre les exercices plus attrayants. Le caractère très élaboré de ces livrets ne permettant pas leur duplication locale, le CIEP adresse pour l’ensemble des candidats inscrits et des examinateurs les livrets prêts à l’emploi.

L’organisation est donc la suivante : - une fois la session DELF Prim déclarée dans la demande d’ouverture, le CIEP adresse à la

gestion centrale un « bon de commande de sujets » type - chaque centre d’examen transmet à la gestion centrale ses besoins pour chaque niveau proposé

(A1.1, A1, A2), en précisant le nombre de candidats inscrits, le nombre de surveillants requis et le nombre d’examinateurs.

- La gestion centrale établit ensuite un bon de commande global par session (comportant les différents niveaux proposés à la session) et l’envoie par courriel au bureau DELF-DALF du CIEP à l’adresse delfprim@ciep.fr dix semaines avant la session. Dans le cas où, à cette date, le nombre définitifs de candidats ne serait pas encore connu, on indiquera un nombre approximatif dans une fourchette haute

- le matériel d’examen sera adressé par valise diplomatique 8 semaines avant la session. Il inclura 10% de matériel complémentaire par rapport à la demande formulée dans le bon de commande, pour permettre au centre de faire face aux imprévus.

- le nombre de livrets en excédent devra impérativement être retourné au CIEP à l’issue des examens.

Qualité des sujets

Le CIEP est responsable des sujets envoyés, qui répondent à une norme de qualité. Néanmoins, si compte tenu des particularités locales, il s’avérait que malgré les précautions prises un pays jugeait un sujet ou une partie de sujet irrecevable pour son public, le responsable de gestion centrale devrait alors en aviser officiellement le CIEP en présentant au moins 8 semaines avant la session une demande argumentée de rejet du sujet ou de l’item concerné. Si la Commission nationale accepte le rejet, le centre pourra alors, soit utiliser un sujet ou item qu’il aura proposé et qui aura été validé par le CIEP, soit utiliser un nouveau sujet ou item proposé par le CIEP.

24

Collaboration des pays aux sujets d’examen

A l’issue d’une session, toute remarque utile permettant d’améliorer les sujets d’examen sera transmise au CIEP par l’organisme de gestion centrale (cf. rubriques précédentes).

Confidentialité des sujets d’examen (cf. TD diplomatie 37113 du 16/06/05)

Le CIEP, le Ministère de l’Education nationale et celui des Affaires étrangères garantissent la confidentialité et la sécurisation des envois de sujet.

Chaque centre d’examen du pays s’engage pour sa part : - à utiliser l'ensemble des épreuves (compréhension et expression écrites et orales) du ou des examens

choisis (DELF A1, A2, B1, B2, DALF C1, DALF C2), aux jours et heures fixés dans sa demande d’ouverture, et de manière identique dans tous les centres d’examen participants.

- à assurer la confidentialité absolue, avant, pendant et après la session, des sujets d’examen qui lui seront communiqués, aux conditions suivantes :

Avant la session : - Les sujets seront conservés selon toutes les règles de sécurité requises. Seul le responsable de

centre d’examen y aura accès, et ce jusqu’au jour de la passation des épreuves. - La duplication des sujets, si celle-ci est assurée localement, se fera sous le contrôle direct du

responsable de centre, qui s’assurera qu’aucun sujet ou partie de sujet n’est restée en la possession d’une tierce personne.

Pendant la session : - Les sujets seront communiqués sous pli fermé aux surveillants des épreuves collectives et ouverts

seulement lors du début des épreuves, en présence des candidats - Les examinateurs pour les épreuves individuelles pourront avoir connaissance des sujets d’examen

au maximum trois heures avant le début des passations, à l’intérieur du centre d’examen et sous le contrôle du responsable de centre

- les candidats ne seront pas autorisés à quitter la salle d’examen avant la fin de la deuxième heure des épreuves collectives en cours.

- A l’issue des épreuves, aucun sujet ne sera laissé en possession des candidats, surveillants, examinateurs ou correcteurs. Les feuilles de brouillon et les notes prises par les candidats seront obligatoirement relevées et détruites.

Après la session : - Les sujets d’examen et les copies des candidats seront conservés en lieu sûr, sous la responsabilité

du chef de centre. - Aucune diffusion de ces sujets n’est autorisée, à quelque personne que ce soit et sous quelque

forme que ce soit, à l’intérieur comme à l’extérieur du centre d’examen.

Seuls seront autorisés à la diffusion, à des fins d’information ou de formation, les sujets que la Commission nationale aura spécifiquement désignés à cet usage, et qui seront adressés à l’organisme de gestion centrale dans chaque pays.

Lors de la demande d’ouverture annuelle, chaque centre d’examen s’engage par écrit à respecter les règles ci-dessus (signature de la « charte de centre d’examen »). Le non respect de ces règles, étant de nature à compromettre l’organisation de ces certifications à l’échelle nationale et internationale, pourra entraîner le retrait de l’habilitation comme centre d’examen du DELF et du DALF.

25

Utilisation des sujets autorisés à la diffusion

La Commission nationale demeure propriétaire de ceux des sujets dont elle aura autorisé la diffusion. Cette diffusion sera autorisée à des fins non commerciales (formation, information) exclusivement. Toute publication de ces sujets doit être soumise à autorisation préalable de la Commission nationale, en précisant les sujets et examens concernées. Si, dans ces publications, les sujets sont accompagnés d’un texte présentant les contenus, les objectifs, l’organisation des examens, ce texte sera également soumis pour relecture à Commission nationale.

La Commission nationale du DELF et du DALF ne peut cependant pas donner d’accord pour des sujets incluant des documents originaux. Dans ce cas, il appartient au centre d’examens de faire une demande aux auteurs ou à leurs ayants droit.

Par ailleurs il convient de rappeler que toute publication et toute diffusion publique (Internet) est soumise au règlement des droits d’auteurs concernant les documents authentiques utilisés

26

GESTION D’UNE SESSION D’EXAMENS

Avertissement

Ce chapitre ne saurait constituer un guide pour toutes les étapes et tous les acteurs d’une session d’examens. Il s’adresse en priorité aux chefs de centres et membres du Jury et se limite, sauf exception, aux aspects administratifs du déroulement d’une session.

Nous rappelons que le logiciel “DELF-DALF” de gestion des inscriptions et des résultats est fourni

gratuitement par le CIEP aux centres d’examen habilités, sur demande des Services culturels, responsables du dispositif adopté dans le pays.

Ce logiciel (pour ordinateur PC) permet d’éditer l’ensemble des documents administratifs nécessaires à la gestion d’une session (listes et récapitulatifs, organisation des passations par lieux, salles et horaires, convocations, procès-verbaux de résultats, attestations de réussite, statistiques, droits d’inscription et frais de dossier). Pour tous les centres autonomes en termes de gestion des inscriptions et résultats, l’utilisation de ce logiciel est obligatoire, ainsi que l’envoi du fichier informatique au CIEP à l’issue d’une session, afin de permettre :

- l’enregistrement des données dans la base internationale du CIEP - la délivrance des diplômes aux candidats admis

Aucun diplôme ne sera délivré pour des résultats communiqués sous un autre format.

27

INSCRIPTIONS AUX EXAMENS

Conditions d’inscription aux examens

Qui peut s’inscrire?

Nationalité des candidats

Extrait de l’arrêté ministériel : « Art. 1er. - Les personnes de nationalité étrangère et les Français originaires d’un pays non francophone et non titulaires d’un diplôme de l’enseignement secondaire ou supérieur public français peuvent se voir délivrer un diplôme d’études en langue française (DELF) ou un diplôme approfondi de langue française (DALF) qui leur sont réservés. »

Âge des candidats

Il n’existe aucune condition préalable pour s’inscrire aux examens du DELF ou du DALF dans leur version « tout public ». Pour pouvoir s’inscrire au DELF junior (A1, A2, B1 ou B2), la seule condition est d’être en âge de scolarisation dans un établissement du second degré du pays où se déroule la session d’examens.

En terme d’âge, les conditions d’inscription au DELF Scolaire sont les mêmes que pour le DELF junior. Toutefois, le DELF scolaire étant organisé dans le cadre de conventions spécifiques avec certains organismes ou établissements, l’inscription peut être limitée au public de ces établissements (cf. ci-dessous) .

Titres et diplômes antérieurs Arrêté ministériel, Art. 5 – « Les candidats à chacun des diplômes du DELF et du DALF peuvent s’inscrire sans condition préalable de titre ou de diplôme aux épreuves qui y conduisent. » Tout candidat peut donc s’inscrire directement à l’examen de son choix, sans devoir justifier de l’obtention de l’examen précédent, ni d’aucun autre examen ou test quel qu’il soit.

Formation et origine des candidats

Aucun justificatif de formation préalable n’est exigé des candidats. Tout candidat peut s’inscrire au niveau de son choix quel que soit le contexte dans lequel il a appris le français, et indépendamment de l’établissement dans lequel il peut être inscrit au moment de l’examen. Cela signifie en particulier qu’aucun établissement habilité comme centre d’examen n’est en droit de limiter l’inscription à ses propres étudiants. Une telle mesure serait illégale et discriminatoire, et de nature à annuler l’habilitation de l’établissement comme centre d’examen.

Cas particulier du DELF Scolaire Les conditions d’organisation du DELF scolaire sont définies par la convention passée par les services culturels de l’Ambassade avec les autorités éducatives concernées, avec l’accord de la Commission nationale. Cette convention définit également le public à qui ces sessions sont réservées et les centres d’examen qui pourront les organiser.

28

Dates et modalités d’inscription

Les dates et tarifs d’inscription ont été fixés dans la demande d’ouverture annuelle, et ne peuvent être modifiées qu’avec l’accord de la Commission nationale.

S’agissant d’examens nationaux, l’organisme habilité comme centre d’examen est tenu d’inscrire tout candidat qui en fait la demande selon les règles et dans les délais impartis. L’inscription ne saurait être limitée au public d’un établissement, ni faire l’objet d’un numerus clausus (cf. page précédente, Qui peut s’inscrire ?).

En revanche, aucun centre n’est tenu d’accepter des demandes d’inscription en dehors des délais officiellement fixés. Dans les cas de force majeure, des dérogations exceptionnelles peuvent être données par le directeur de centre, après accord du président du Jury ou du responsable de la gestion centrale.

Inscription des candidats handicapés

Si au moment de son inscription un candidat signale un handicap physique, moteur ou sensoriel, le centre d’examen doit, en application des circulaires du ministère de l’Education nationale (circulaires n°85-302 du 30 août 1985, n°4 du 22 mars 1994 et n°2003-100 du 25 juin 2003), fournir à ce candidat l’installation matérielle ou l’assistance en personnel lui permettant de participer aux épreuves dans les meilleures conditions. Dans tous les cas, le handicap devra être constaté par un document officiel d’une autorité médicale ou de tout organisme officiel accrédité localement par l’Ambassade de France.

Il est impossible de fournir des directives répondant à toutes les situations. Face à un cas particulier non mentionné ci-dessous, le centre d’examen prendra contact avec le service culturel (à l’étranger) et éventuellement le CIEP afin de trouver la solution la plus adaptée. Dans les cas les plus fréquents la Commission nationale du DELF et du DALF propose les solutions suivantes :

- Handicap moteur rendant impossible l’écriture manuelle. Ces candidats pourront être assistés d’une personne désignée par le responsable du centre qui écrira sous leur dictée. Ils devront composer dans une salle à part, un candidat par salle.

- Handicap visuel. Pour les candidats mal voyants, le centre d’examen prévoira des copies agrandies des épreuves (au format A3) et majorera le temps prévu de 1/3. Pour les candidats non voyants, le CIEP dispose d’une version d’examen du DELF et du DALF tout public en Braille. Les centres d’examen peuvent mettre en place une session à l’intention de ce public, à condition d’en faire la demande au CIEP au moins 2 mois avant la session, en raison d’un nombre limité de livrets.

- Handicap auditif. Les instructions données à voix haute par le surveillant seront données par écrit. Les candidats malentendants seront placés au plus près des enceintes pour l’épreuve de compréhension orale. Les questions posées lors de l’entretien oral seront données par écrit. Majorer le temps de 1/3. La nature même des examens, qui rendent obligatoires la passation d’épreuves dans les 4 compétences, ne permet pas l’accès de l’examen aux candidats sourds profonds. Dans ce cas, les centres d’examen sont invités à leur proposer la passation du TCF, qui permet l’établissement d’un profil détaillé par compétence.

- Handicap physique (mobilité) Prévoir l’accessibilité des locaux pour ces candidats. - Autres handicaps :

Dans le cas de dyslexie avérée, le candidat disposera soit d’une aide soit d’un temps majoré de 1/3 pour toute épreuve nécessitant d’écrire.

Dans tous les autres cas, consulter le CIEP.

29

Gestion administrative des inscriptions

1. Numéro d'immatriculation d'un candidat.

Un candidat qui s’inscrit pour la première fois aux examens du DELF ou du DALF reçoit un numéro d’immatriculation (ou « code-candidat ») Ce numéro n’est pas un code d’inscription temporaire, mais un identifiant personnel que le candidat conservera tout au long de son cursus DELF-DALF, que ce soit dans le même centre ou dans d’autres centres et pays, et qui figurera sur chacun des diplômes obtenus.

Le numéro d'immatriculation est obligatoirement un numéro à 12 chiffres établi comme suit : - code du centre de première inscription du candidat sur 6 chiffres. - numéro d'ordre du candidat sur 6 chiffres.

Exemple : numéro du premier candidat inscrit dans le centre de Marrakech : 212004 - 000001 (centre) - (numéro d’ordre)

Important : - Aucun autre type de numérotation ne peut être utilisé, sous peine de perturber gravement la gestion des

candidats à l’échelle internationale, et en particulier la délivrance des diplômes. - Les codes des centres d’examen en activité sont établis par la Commission nationale et ne peuvent être

modifiés. - Par rapport à l’ancienne formule des examens DELF-DALF, les principes d’immatriculation des candidats

restent les mêmes ; et les numéros d’immatriculation déjà attribués demeurent valables.

Nouveaux candidats

Désigne les candidats qui ne sont jamais encore présentés aux examens, dans aucun centre que ce soit. Le numéro d’immatriculation est alors automatiquement attribué par le logiciel DELF-DALF. Aucun numéro ne doit être attribué manuellement.

Candidats déjà immatriculés

Ces candidats conservent toujours le numéro d’immatriculation qui leur a été attribué lors de leur toute première inscription aux examens, dans quelque centre ou pays que ce soit, dans l’ancienne ou dans la nouvelle formule du DELF et du DALF, Le respect de cette règle par les centres d’examen conditionne le fonctionnement correct de la base de données internationales de candidats, sise au CIEP, et qui permet notamment : - le contrôle des diplômes déjà obtenus, lors de la délivrance des diplômes - les statistiques des examens à l’échelle internationale

Tout centre d’examen est donc tenu, lors de l’inscription d’un candidat se présentant pour la première fois dans ce centre, de vérifier si ce candidat a déjà été immatriculé ou non, et si oui, de reprendre sans modification ce numéro d’immatriculation.

Recherche d’un numéro d’inscription antérieur

Le numéro d'inscription d'un candidat ayant obtenu un ou plusieurs examens dans un autre centre ou pays (que ce soit dans l’ancienne ou la nouvelle formule des examens) figure sur les attestations de réussite ou de résultats qu'il a reçues, ou le cas échéant sur ses diplômes.

Si le candidat ne peut présenter ces documents, ce numéro pourra être demandé : - au Bureau DELF-DALF du CIEP - dans le cas d’une session très récente (dont le CIEP peut ne pas avoir encore reçu les résultats),

directement au centre d’examen concerné (coordonnées disponibles sur le site www.ciep.fr. )

30

2. État-civil d’un candidat

L’état-civil complet d’un candidat (nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance) figure sur les attestations provisoires de réussite aux examens, puis sur les diplômes. Il doit donc être saisi avec le maximum de précision.

En cas d’erreur dans la saisie de l’un de ces éléments, le centre effectuera lui-même les modifications nécessaires dans sa base de données. Lors du prochain envoi du fichier informatique au CIEP pour intégration dans la base centrale des candidats, toutes les modifications effectuées par le centre seront automatiquement prises en compte. Cependant, si cette modification intervient alors que le diplôme d’un candidat a déjà été délivré, le centre devra procéder comme suit :

- effectuer la correction des données erronées dans son propre fichier informatique - adresser aussitôt ce fichier modifié au CIEP, selon la procédure prévue dans le logiciel de gestion

(menu « Utilitaires/Envoi Commission nationale ») - adresser simultanément au CIEP une demande de modification et de réédition de ce diplôme au

CIEP, en précisant les raisons exactes de la réédition (afin de permettre la vérification des modifications effectuées).

Cette réédition sera facturée selon un tarif établi par la Commission nationale. Pour l’année 2011/2012, la réédition sera facturée 1 euro. Le nouveau diplôme sera envoyé au centre d’examen dans un délai de trois mois à compter de la date de réception de la demande de modification. Cette règle s’applique a fortiori aux modifications portant sur les notes obtenues par le candidat (qui figurent sur son diplôme).

Il est donc demandé aux centres d’examens - d’exercer la plus grande vigilance et le plus grand contrôle au moment de la saisie de ces données. - de faire systématiquement vérifier par les candidats la saisie des données d’état-civil les concernant, au moment de la passation des épreuves et lors de la remise des attestations de réussite.

Contrôle sur le cursus antérieur des candidats

Dans le dispositif actuel DELF-DALF, du fait de la disparition des anciennes unités capitalisables, les centres d’examen ne sont plus tenus de resaisir les examens préalablement obtenus par le candidat dans un autre centre ou un autre pays. Ils ont cependant pour devoir :

- de demander son numéro d’immatriculation d’origine au candidat et de reprendre ce numéro (cf. rubrique précédente).

- de s’assurer auprès du candidat qu’il n’a pas déjà obtenu dans un autre centre le diplôme auquel il souhaite s’inscrire.

Cette vérification inclut les diplômes délivrés par équivalence aux titulaires d’unités de l’ancienne formule des examens (cf. ci-dessous)

Cas particulier : inscription exceptionnelle à un diplôme déjà obtenu Tout candidat souhaitant repasser les épreuves d’un diplôme déjà obtenu doit en faire la demande officielle par écrit adressée au Président du jury national du DELF et du DALF avec copie au Président de la Commission nationale en France. Il précisera dans son courrier qu’il renonce de son plein gré au bénéfice du diplôme déjà obtenu dont il joindra l’original pour destruction. Après examen de sa demande, et en cas d’avis favorable notifié par écrit par les autorités compétentes, le diplôme sera effectivement détruit, et le responsable de gestion centrale en informera les centres d’examen concernés. Le CIEP procèdera à l’élimination du diplôme de sa base de données centrale. Compte tenu des procédures, la demande doit parvenir au président du jury national du DELF et du DALF au minimum trois mois avant la session à laquelle le candidat souhaite se représenter.

31

Unités de contrôle obtenues dans l’ancien dispositif

L’actuel logiciel DELF-DALF, diffusé depuis septembre 2005, permet la reprise de l’ensemble des numéros d’immatriculation et états-civils des candidats saisis par le centre d’examen dans le logiciel précédent. Il ne reprend pas l’historique des unités de l’ancienne formule des examens qui ont été passées dans le centre (les structures des anciens et nouveaux examens étant trop différentes). Le précédent logiciel DELF-DALF, ou à défaut l’édition papier de l’ensemble des anciennes données, doit donc être conservé par le centre d’examen pour pouvoir consulter cet historique et notamment vérifier si le candidat a eu droit à la délivrance d’un des nouveaux diplômes par équivalence d’unités obtenues dans l’ancien.

3. Inscription à un domaine de spécialité (DALF)

Le DALF C1 et le DALF C2 laissent au candidat le choix entre deux domaines : « sciences » et « lettres et sciences humaines ». Ce choix doit être effectué lors de l’inscription du candidat, et est saisi dans le logiciel de gestion, le domaine choisi devant figurer sur les attestations de réussite et ultérieurement sur le diplôme.

4. Récapitulatif du nombre d’inscrits

A l’issue des inscriptions, chaque centre établit le relevé précis du nombre d’inscrits à chaque diplôme, ainsi qu’à chaque domaine dans le cas des DALF C1 et DALF C2. Ce relevé, destiné à permettre la répartition des candidats par salles et/ou par Jurys d’examinateurs, doit également être envoyé à l’organisme coordinateur, qui établira ainsi le nombre de sujets à dupliquer pour chaque centre de passation. Il n’a pas à être adressé à la Commission nationale. Ce relevé est éditable directement à partir du logiciel DELF-DALF.

5. TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES ET DROIT D’ACCES AUX INFORMATIONS

Traitement des données personnelles : L’identité d’un candidat, sa date et son lieu de naissance, sa nationalité sont des données à caractère personnel selon la loi n.2006-64 du 23 janvier 2006 modifiant la loi n. 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Ce type de données doit être traité de manière à garantir leur confidentialité. La loi du 23 janvier 2006 régit le traitement de ces données et leur garantit un certain niveau de protection. Les centres d’examen devront impérativement garantir le respect de ce niveau de protection lors du traitement de ces données par les centres de passation. Ces données ne devront ainsi être communiquées qu’aux personnes en charge de l’organisation des sessions dans le centre d’inscription du candidat, au personnel du CIEP gérant les examens DELF DALF et au candidat lui-même. Le CIEP a déclaré à la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) le traitement automatisé des informations nominatives permettant de gérer les sessions DELF-DALF. La CNIL autorise les centres d’examen à conserver les données personnelles des candidats sur support informatique pendant une durée maximum de 5 ans. Ainsi, passés ces 5 ans, les centres devront archiver ces données.

Droit d’accès aux informations : La loi française reconnaît à toute personne figurant dans un traitement informatisé un droit d’accès

aux informations la concernant (article 27 de la loi du 6/01/1978). Conformément aux indications données par la CNIL, tout candidat a donc accès aux informations le concernant en adressant sa demande au président du jury national qui fera suivre à la Commission nationale en France.

32

De plus, conformément à l’article 32 et aux articles 39 et suivants de cette même loi, la personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel la concernant est informée de manière claire et complète, sauf si elle l’a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant : 1 de l’identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant ; 2 de la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ; 3 du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; 4 des conséquences à son égard d'un défaut de réponse ; 5 des destinataires ou catégories de destinataires des données ; 6 de l'existence d’un droit d’opposition au traitement de ses données et d’un droit d'accès et de

rectification ; 7 le cas échéant, des transferts de données à destination d’un Etat non membre de la Communauté

européenne.

Lorsque de telles données sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent au moins porter mention des prescriptions figurant aux points 1, 2 et 6.

La note ci-dessous est destinée à informer le candidat sur ses droits. Elle lui sera communiquée lors de son inscription aux examens, pour approbation et signature.

MODELE DE NOTE D’INFORMATION A PORTER DANS LE DOSSIER D’INSCRIPTION DU CANDIDAT Indication de l’identité du responsable du traitement :

Le Centre international d’études pédagogiques et le Centre d’examen de ………………………………… Pays :………………

Le(s) deux service(s) précités dispose(nt) de moyens informatiques destinés à gérer plus facilement les candidats des examens du DELF et du DALF selon la réglementation en vigueur (Arrêté du 7 juillet 2005 paru au Journal Officiel de la République française du 17 juillet 2005).

Les informations enregistrées lors des inscriptions sont réservées à l’usage du (ou des) service(s) mentionné(s) ci-dessus et ne peuvent être communiquées qu’à l’intéressé.

Conformément aux articles 39 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant.

En conséquence vous bénéficiez d’un droit

d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent.

Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser : * jusqu’à la communication des résultats, au centre d’examen où vous passez vos épreuves, * par la suite au Centre international d’études pédagogiques à l’adresse suivante : Centre

international d’études pédagogiques Bureau DELF/DALF 1, rue Léon Journault 92310 Sèvres Dans le cas où le résultat des épreuves est communiqué aux candidats par Internet, les modalités d’accès aux résultats se feront uniquement en accès restreint (avec code d’accès par candidat) et non pas en affichage libre sur le site du centre.

Lu et approuvé , le [date]

[Signature ]

33

PASSATION DES ÉPREUVES COLLECTIVES

Préparation de la passation

Le responsable de centre devra organiser dans les jours précédant la session une réunion d’information des personnels responsables de la surveillance des salles, ainsi que des correcteurs et examinateurs.

Lors de cette réunion, il insistera sur les points suivants :

Instructions devant être communiquées à tous les surveillants

- accueillir avec amabilité les candidats, - tolérer le bruit pendant l’installation mais ne tolérer aucun bruit dès le début de l’épreuve (rappeler

entre autres l’interdiction d’utiliser des téléphones portables durant l’épreuve), - vérifier l’identité de chaque candidat et vérifier que son placement dans la salle d’examen correspond

bien à celui des listes d’affectation affichées à l’entrée du centre ainsi que sur chaque porte de salle, - noter les éventuelles erreurs de saisie de nom, prénom, état civil de façon à faire procéder à leur

modification par le secrétariat chargé des inscriptions AVANT l’envoi des attestations de réussite aux candidats et des résultats au CIEP,

- faire émarger chaque candidat et signaler clairement les absents, - vérifier que le candidat a correctement reporté ses nom, prénom et numéro d’immatriculation dans le

cadre prévu à cet effet en haut de la page de garde des sujets, - rappeler qu’un candidat non inscrit ne peut en aucun cas composer, - préciser les conditions générales de passation, - faire respecter les horaires de chaque épreuve, - connaître le comportement à avoir en cas de fraude ou d’anomalie grave, - refuser un candidat qui arrive en retard (est considéré comme étant en retard tout candidat arrivant

après le début officiel de l’épreuve), - ramasser les copies, les classer et les remettre au responsable du centre, - respecter strictement les règles concernant la confidentialité du matériel d’examen (cf. page suivante

« sujets d’examen »).

Le chef de centre doit par ailleurs, avant le déroulement des épreuves : - vérifier le bon fonctionnement du matériel sonore (vérifier entre autre que le personnel est capable de

s’en servir), la bonne disposition de la salle (positions des tables, luminosité, accessibilité), - vérifier que l’accueil des candidats handicapés signalés lors de l’inscription est faisable, - vérifier le matériel pour la passation des épreuves (brouillon, copies…), - s’assurer que chaque personnel connaisse le déroulement de toutes les épreuves.

34

Listes d’inscrits

Les listes d’inscrits doivent comporter, outre les nom, prénom de chaque candidat, le numéro d’inscription complet ainsi que (pour le DALF C1 et / ou le DALF C2) le domaine choisi lors de l’inscription. La vérification de l’identité et du numéro d’inscription de chaque candidat sera effectuée préalablement à la distribution des copies et des sujets d’examen.

Important : Le logiciel DELF-DALF permet également d’éditer si nécessaire des listes d’inscrits plus détaillées, incluant les dates et lieux de naissance des candidats. Ces listes seront utilisées de préférences lors des épreuves collectives, afin de permettre au surveillant de déceler et signaler au secrétariat d’examen toute erreur de saisie constatée dans l’état-civil d’un candidat – erreur qui devront impérativement être corrigées avant l’édition des attestations de réussite et l’envoi des résultats au CIEP pour délivrance des diplômes.

Sujets d’examen

Les sujets, conservés sous enveloppe scellée, ne seront ouverts qu’au moment de l’épreuve et en présence des candidats. On aura pris soin de prévoir deux exemplaires supplémentaires par salle: un pour le surveillant, un pour remplacer un éventuel exemplaire défectueux.

Avant le début de l’épreuve, le surveillant s’assurera que chaque candidat a bien reçu un exemplaire complet des sujets.

A l’issue de l’épreuve, les sujets seront relevés en même temps que les copies. Aucun candidat ne sera autorisé à rester en possession d’un sujet. Tous les brouillons seront également relevés et remis au chef de centre. Les surveillants ne sont pas autorisés à conserver un exemplaire des sujets.

Durée des épreuves

Les durées des épreuves écrites, fixées dans l’arrêté ministériel, ne sont en aucun cas modifiables. NB : Il s’agit du temps réel dont dispose le candidat pour composer. Autrement dit, le temps consacré à la vérification de l’identité des candidats, à la distribution des copies et au remplissage des en-tête; à l’ouverture, distribution et vérification des sujets, à l’explicitation des consignes n’est pas inclus dans la durée de l’épreuve.

Lorsque dans un même pays existent plusieurs centres de passation, le déroulement des épreuves collectives doit être strictement simultané dans tous les centres.

Il est rappelé que les épreuves collectives d’un même niveau (compréhension orale collective, compréhension et production écrites) figurent dans un même fascicule et que leur passation est enchaînée. L’ordre de passation des épreuves ne peut en aucun cas être modifié. Il n’est pas prévu de pause entre les épreuves.

Usage du dictionnaire Epreuves collectives du DELF : l’usage du dictionnaire n’est pas autorisé. En revanche un bref lexique d’appoint est souvent joint à certains sujets. Epreuves collectives du DALF : l’usage du dictionnaire monolingue français est autorisé exclusivement pour le DALF C2. Le centre organisateur doit en prévoir suffisamment pour que tous les candidats puissent y avoir accès sans difficulté. Si le nombre de dictionnaires disponibles n’est pas suffisant, le Président de jury peut envisager la constitution préalable d’une liste de supports lexicaux des termes les plus techniques contenus dans les textes supports et la joindre à l’examen.

35

Constat de fraudes Les fraudes aux examens sont des délits de nature disciplinaire régis par l’article 331-3 du code de l’éducation et par la loi du 23 décembre 1901 réprimant les fraudes dans les examens et concours publics.

En cas de flagrant délit ou de tentative de fraude, le surveillant responsable de la salle prend toutes mesures pour faire cesser la fraude sans interrompre la participation à l’épreuve du ou des candidats. Il dresse un procès verbal contresigné par les autres surveillants et par le ou les auteurs de la fraude. Même pris en flagrant délit, le candidat ne peut être expulsé de la salle qu’en cas de substitution de personne ou de troubles affectant le déroulement de l’épreuve. L’utilisation d’un téléphone portable, d’agenda électronique, de notes…est interdite.

Sur la base du rapport du surveillant de salle, le chef de centre constitue un dossier de saisine qu’il envoie au directeur du CIEP, Président de la Commission nationale du DELF et du DALF, accompagné de son avis sur la matérialité des faits constatés et l’opportunité de poursuivre. C’est au directeur du CIEP qu’il appartient d’engager ou non des poursuites devant la section disciplinaire compétente.

Le jury délibère sur les résultats du candidat suspecté de fraude mais aucun certificat de réussite ou relevé de notes ne peut lui être délivré avant le jugement de la section disciplinaire compétente.

Les sanctions encourues par les fraudeurs peuvent aller du simple avertissement à l’interdiction de passation du DELF et du DALF pendant 5 ans. Sortie exceptionnelle d’un candidat La sortie durant l’épreuve est exceptionnelle. Le candidat devra être obligatoirement accompagné et le surveillant devra s’assurer que le candidat n’emporte avec lui ni feuille de réponse ni aucun document ou brouillon ayant trait à l’épreuve. Tout manquement, toute absence indûment prolongée sera immédiatement considérée comme une présomption de fraude et signalée comme telle.

Situation imprévue nécessitant un arrêt, momentané ou définitif de la session Si une situation imprévue oblige à interrompre momentanément une session (malaise d’un candidat, courte panne d’électricité…), le responsable de centre réagira de façon pratique. Il notera l’heure d’interruption et celle de reprise et reportera bien sûr ce temps sur la durée générale de l’épreuve. En cas de situation imprévue conduisant à l’annulation ou au report pour cause de force majeure de la session, le responsable de centre devra, dans la mesure du possible, indiquer clairement aux candidats avant leur sortie où quand et comment ils pourront connaître la date et l’heure de la prochaine session, voire les modalités de remboursement. Le responsable de centre avisera alors le CIEP.

36

CORRECTION DES ÉPREUVES COLLECTIVES

Conditions de correction

Les écrits doivent être corrigés dans des conditions identiques pour tous les correcteurs, soit : - dans le centre d’examen même ne serait-ce que pour éviter des pertes accidentelles de copies). - autant que possible, durant les mêmes tranches horaires, afin de permettre aux correcteurs de se

consulter en cas de doute, ou de consulter un membre du Jury - en respectant l’anonymat absolu des copies, qui ne sera levé qu’au moment de la saisie des notes

par le secrétariat d’examen. - en veillant à ce que les correcteurs disposent de tous les outils nécessaires: sujets et consignes,

grilles d’évaluation et barèmes, corrigés, descriptif des seuils d’exigence pour chaque unité, etc.

Le nom du ou des correcteurs sera porté sur chaque copie.

Un Manuel de l’examinateur / correcteur est disponible en téléchargement à partir de l’Espace professionnel DELF-DALF du site du CIEP (www.ciep.fr).

Double correction

La pratique de la double correction est obligatoire pour toutes les épreuves de production écrite. Si les conditions matérielles rendent impossible une double correction systématique, des doubles corrections ponctuelles seront assurées par les membres du Jury (chargés de veiller à l’harmonisation des procédures d’évaluation).

Les jurys de correction des épreuves écrites sont placés sous la responsabilité du chef de centre et du président de jury (ou de son assesseur). Habilitation des correcteurs

L’habilitation des correcteurs est obligatoire pour chaque jury d’examen (cf. « habilitation des examinateurs et correcteurs », p.17)

Harmonisation des corrections

Le CIEP fournit à tous les centres d’examens des outils d’exemplification de chacun des 6 niveaux du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR), ainsi que des copies types étalonnées. Avant de procéder à la correction des épreuves écrites, le responsable de centre organisera un jury d’harmonisation, formalité indispensable au bon déroulement de ces corrections. Durant cette phase, les correcteurs devront : 1 relire les descripteurs du CECR correspondant à chaque épreuve et à chaque niveau 2 relire la consigne de l’exercice ainsi que la grille d’évaluation 3 procéder à la correction d’une première copie 4 confronter leurs notations et procéder à une harmonisation des notes Le responsable de centre ou l’assesseur du jury pourra utilement rappeler les « effets parasites » qui peuvent nuire à la notation adéquate d’une copie : effet de fatigue, effet de contraste entre copies, hésitation à utiliser la totalité de l’échelle de notation, etc.

37

PASSATION DES ÉPREUVES ORALES INDIVIDUELLES

Listes d’inscrits

Les listes d’inscrits doivent comporter : - les nom et prénom de chaque candidat, - le numéro d’inscription complet, - l’épreuve (ou les épreuves) concernées, - pour le DALF C1 ou C2 : le domaine choisi par le candidat, - la session et le centre d’examen, la date, le numéro de salle, le nom des examinateurs.

Comme pour les épreuves écrites, l’identité et le code d’identification de chaque candidat seront dûment vérifiés.

Sujets d’examen Pour les épreuves reposant sur des documents longs ou complexes, il est important que les examinateurs puissent prendre connaissance de ces documents un peu avant le début des épreuves.

Cette prise de connaissance doit se faire le jour même des épreuves et à l’intérieur du centre d’examen. Aucun examinateur ne peut être autorisé à sortir un sujet du centre d’examen.

A l’issue de l’épreuve, aucun candidat ne sera autorisé à rester en possession d’un sujet. Les examinateurs ne sont pas non plus autorisés à conserver un exemplaire des sujets.

Durée des épreuves A la différence des écrits, les durées indiquées pour les oraux dans l’arrêté officiel sont des durées maximales. Elles peuvent être réduites, dans la limite du raisonnable, sous réserve que la Commission nationale ait donné son accord, et que le public du centre d’examen en ait été préalablement informé.

Les différentes parties des épreuves d’expression orale du DELF et du DALF ne doivent pas dépasser la durée maximale prescrite.

Conditions d’évaluation On veillera à ce que les correcteurs disposent de tous les outils nécessaires : sujets en double

exemplaire et consignes, grilles d’évaluation, descriptif des seuils d’exigence pour chaque unité, indications sur la durée exacte des épreuves (préparation et passation), manuel de l’examinateur/correcteur, etc.

Comme pour la double correction à l’écrit, il est nécessaire d’organiser un Jury double pour toutes les épreuves orales. Les centres dans lesquels cette mesure paraîtrait trop difficile à appliquer prendront contact avec le CIEP par l’intermédiaire de leur gestion centrale.

Usage du dictionnaire L’usage du dictionnaire n’est pas autorisé au candidat dans les épreuves orales du DELF. L’usage du dictionnaire monolingue français est autorisée pour l’épreuve orale du DALF C1 et pour l’épreuve orale du DALF C2.

38

Harmonisation des jurys Le CIEP fournit à tous les centres d’examens des outils d’exemplification de chacun des 6 niveaux du Cadre européen commun de référence pour les langues, ainsi que des productions orales types étalonnées. Avant de procéder à l’évaluation des candidats, le responsable de centre organisera un jury d’harmonisation, formalité indispensable au bon déroulement de ces passations. Durant cette phase, les examinateurs devront :

1 relire les descripteurs du CECR correspondant à chaque épreuve et à chaque niveau, 2 relire la consigne de l’exercice ainsi que la grille d’évaluation, 3 relire le manuel de l’examinateur/correcteur.

Le responsable de centre ou l’assesseur du jury pourra utilement rappeler les « effets parasites » qui peuvent nuire à la notation adéquate d’une performance : effet de fatigue, effet de contraste entre candidats, hésitation à utiliser la totalité de l’échelle de notation, etc.

Constat de fraude Les fraudes aux examens sont des délits de nature disciplinaire régis par l’article 331-3 du code de l’éducation et par la loi du 23 décembre 1901 réprimant les fraudes dans les examens et concours publics.

En cas de flagrant délit ou de tentative de fraude durant la préparation de l’épreuve, le surveillant responsable de la salle prend toutes mesures pour faire cesser la fraude sans interrompre la participation à l’épreuve du ou des candidats. Il dresse un procès verbal contresigné par les autres surveillants éventuels et par le ou les auteurs de la fraude. Même pris en flagrant délit, le candidat ne peut être expulsé de la salle qu’en cas de substitution de personne ou de troubles affectant le déroulement de l’épreuve. L’utilisation d’un téléphone portable, d’agenda électronique, de notes…est interdite.

Sur la base du rapport du surveillant de salle, le chef de centre constitue un dossier de saisine qu’il envoie au directeur du CIEP, Président de la Commission nationale du DELF et du DALF, accompagné de son avis sur la matérialité des faits constatés et l’opportunité de poursuivre. C’est au directeur du CIEP qu’il appartient d’engager ou non des poursuites devant la section disciplinaire compétente.

Le jury délibère sur les résultats du candidat suspecté de fraude mais aucun certificat de réussite ou relevé de notes ne peut lui être délivré avant le jugement de la section disciplinaire compétente. Les sanctions encourues par les fraudeurs peuvent aller du simple avertissement à l’interdiction de passation du DELF et du DALF pendant 5 ans.

Sortie exceptionnelle d’un candidat La sortie durant la préparation ou durant l’épreuve est exceptionnelle. Le candidat devra être obligatoirement accompagné et le surveillant devra s’assurer que le candidat n’emporte avec lui ni feuille de réponse ni aucun document relatif à l’épreuve. Tout manquement, toute absence indûment prolongée sera immédiatement considérée comme une présomption de fraude et signalée comme telle.

Situation imprévue nécessitant un arrêt, momentané ou définitif de la session Si une situation imprévue oblige à interrompre momentanément une session (malaise d’un candidat, courte panne d’électricité…), le responsable de centre réagira de façon pratique. Il notera l’heure d’interruption et celle de reprise et reportera bien sûr ce temps sur la durée générale de l’épreuve. En cas de situation imprévue conduisant à l’annulation ou au report pour cause de force majeure de la session, le responsable de centre devra, dans la mesure du possible, indiquer clairement aux candidats avant leur sortie où quand et comment ils pourront connaître la date et l’heure de la prochaine session, voire les modalités de remboursement. Le responsable de centre avisera alors la gestion centrale.

39

GESTION ET TRANSMISSION DES RÉSULTATS

A) PROCÈS-VERBAUX Définition

Les procès-verbaux sont le relevé détaillé des notes obtenues par les candidats aux différentes épreuves d’un niveau, dans une session et un centre donné. - Chaque niveau du DELF et/ou du DALF doit faire l’objet d’un procès-verbal distinct. - Les procès-verbaux doivent faire apparaître tous les candidats inscrits, qu'ils se soient présentés

ou non à l'examen, et qu'ils aient ou non été reçus. - Pour chaque candidat doivent figurer le numéro d’inscription complet, le nom, le prénom et la date

de naissance.

Les procès-verbaux sont édités par le secrétariat d’examen à partir du logiciel DELF-DALF et servent à la délibération du Jury.

Toute décision prise par le jury et modifiant les résultats d’un candidat ou la décision le concernant sera portée manuellement sur le procès-verbal. Après la délibération ces procès-verbaux dûment signés par le Président du Jury (ou, par délégation, par un des assesseurs) seront adressés à la Commission nationale avec les autres documents relatifs à la session. Le centre d'examen en conservera obligatoirement un double.

A l’issue de la délibération du jury, le secrétariat d’examen reporte dans le logiciel DELF les modifications éventuellement demandées par le jury, ce qui permet d’éditer les listes de résultats définitifs et de faire connaître ces résultats au public. On procède alors dans le logiciel DELF à la clôture de la session.

Notes et coefficients

Chaque examen donne lieu à une note finale sur 20. - Les examens A1.1, A1, A2, B1, B2 et C1 comportent 4 épreuves, notée chacune sur 25. - L’examen C2 comporte deux épreuves notées chacune sur 50. - Il n’y a aucun coefficient affecté à ces épreuves.

Les notes portées sur les procès-verbaux sont, pour chaque niveau et chaque candidat : - la note initiale à chaque épreuve de l’examen (ou l’indication « absent »), - les éventuels points-jury attribués pour cette épreuve lors de la délibération, - le total note initiale + points-jury pour chaque épreuve, - le total sur 100 obtenu par le candidat à l’ensemble des épreuves, suivi de la décision du jury

(admis, non admis ou éliminé).

40

Critères de réussite

Est considéré comme titulaire d’un diplôme DELF ou DALF un candidat ayant obtenu la moyenne arithmétique sur l'ensemble des épreuves (toutes notes additionnées), à condition qu’aucune note à une épreuve ne soit : - inférieure à 5/25 pour le DELF A1, A2, B1, B2 et le DALF C1 - inférieure à 10/50 pour le DALF C2.

Le Jury est habilité à « rattraper » un candidat dont le total est de très peu inférieur à la moyenne arithmétique, et qui présente des résultats équilibrés entre les différentes épreuves écrites et orales de l'unité. Dans ce cas le Jury attribue le nombre de points supplémentaires nécessaires au candidat pour parvenir à la moyenne, en les affectant à l’une ou à l’autre des épreuves, selon ce qui aura été décidé lors de la délibération.

La mention portée sur les procès-verbaux dans la rubrique « décision du jury » est : - « Admis » pour les candidats dont la moyenne est supérieur ou égale à 50/100 - « Non admis » pour les candidats dont la moyenne est inférieure à 50/100 - « Eliminé » pour les candidats ayant une moyenne égale ou supérieure à 50, mais avec une note

inférieure à 5/25 pour une ou plusieurs épreuves (ou à 10/50 pour le DALF C2) - « Absent » dans le cas d’un candidat absent à l’ensemble des épreuves collectives et

individuelles d’un examen. NB : si le candidat a été présent à certaines épreuves seulement, le calcul de la note finale est effectué

et la mention sera en conséquence soit « Non admis » soit « Eliminé »

Logiciel de gestion DELF-DALF

Le logiciel DELF-DALF fourni par la Commission nationale, permet la saisie de toutes les notes (ou de la mention « Absent ») par épreuve, ainsi que celui des points-jury (après délibération de ce dernier), et calcule automatiquement les moyennes et la décision finale. Le logiciel permet également de saisir séparément les notes aux différentes épreuves (par exemple si l’on souhaite saisir les résultats de l’oral individuel alors que les épreuves écrites ne sont pas encore toutes corrigées). Tous les centres d’examen doivent obligatoirement utiliser ce logiciel, qui leur est fourni gratuitement, et transmettre au CIEP le fichier informatique des résultats à l’issue de la session (cf. ci-après).

B) PROCLAMATION DES RÉSULTATS

Communication des notes obtenues par un candidat

Les résultats des candidats étant également des données à caractère personnel, les centres d’examen devront respecter également la plus grande vigilance quant au respect de la loi du 6 janvier 1978 qui régit le traitement de ces données (voir ci-dessus p. 29) De ce fait, les résultats peuvent être communiqués exclusivement :

- aux candidats concernés (ou à leur famille dans le cas de candidats mineurs), - au personnel du centre DELF DALF gérant ces examens, - au personnel gérant les examens du DELF au sein du CIEP.

De ce fait, en aucun cas un centre d’examen n’est autorisé à publier l’ensemble des résultats d’une session DELF sur Internet, à moins que chaque candidat puisse accéder uniquement à ses propres résultats et ce de manière sécurisée (par l’établissement d’un code confidentiel par exemple).

41

Tout comme les autres données à caractère personnel, les résultats ne pourront être conservés par le centre d’examen sur support informatique que pendant 5 ans. Passé ce délai, ils devront être archivés de manière centralisée au CIEP.

Pour les candidats admis, le détail des notes figurera sur les attestations de réussite. Les candidats non admis doivent pouvoir avoir communication de leurs notes de manière individuelle. Le logiciel permet d’éditer un relevé individuel de résultats à cet effet.

Consultation des copies

Les Jurys nationaux sont souverains en ce qui concerne la possibilité ou non pour les candidats ayant échoué de consulter leurs copies. En tout état de cause, afin d’éviter des abus, pareille autorisation ne devrait être donnée que pour une période très limitée à l’issue de la session. La consultation de la copie se fait obligatoirement dans le centre d’examen. Aucun double de cette copie ne pourra être remis au candidat. C) TRANSMISSION DES RESULTATS

Délai d’envoi des résultats

Les résultats d’une session doivent être envoyés à la Commission nationale au CIEP 2 mois maximum après la fin de la session, pour l’ensemble des centres d’examens concernés. Ce délai laisse le temps aux centres d’examen de délivrer les attestations provisoires de réussite aux candidats et d’effectuer des correctifs dans leur base de données dans le cas où des candidats auraient signalé des erreurs dans la saisie de leur état-civil.

Modalités d’envoi des résultats

L’envoi et la validation des résultats donnent lieu à trois procédures distinctes, toutes trois indispensables :

1) Chaque centre d’examen doté du logiciel DELF-DALF adresse directement au CIEP, via Internet, sa base de données à jour, en utilisant le menu « Utilitaires/Envoi Commission nationale » du logiciel (l’envoi se fait sur un site FTP sécurisé). Cet envoi présuppose que le centre a auparavant saisi dans le logiciel les informations relatives au reversement des frais de dossier (cf. chapitre correspondant) et a clôturé les sessions concernées.

En cas de difficulté technique avec l’envoi direct par internet, et uniquement dans ce cas, le fichier peut être adressé par mail aux adresses dayez@ciep.fr ou godart@ciep.fr (ne jamais adresser de résultats sur la messagerie de l’espace professionnel DELF-DALF, ni à l’adresse delfdalf@ciep.fr). Dans le cas d’un envoi par messagerie du fichier d’exportation, celui-ci étant volumineux (5 Mo minimum), il est indispensable de le compacter au préalable (au format ZIP ou RAR), sans quoi il risqaue d’être refusé par les serveurs de messagerie.

Sauf cas exceptionnel, aucun fichier ne doit être adressé sur disquette ou cdrom.

42

2) Le responsable de la gestion centrale des examens adresse à la Commission nationale au CIEP, sous couvert des Services culturels de l’Ambassade et par le service de la Valise diplomatique, sous forme d’un envoi unique pour l’ensemble des centres d’examen du pays :

- les procès verbaux imprimés portant la signature du Président du jury, - la liste des candidats admis à chaque diplôme, - le bilan de session.

L’ENVOI DU FICHIER INFORMATIQUE NE DISPENSE EN AUCUN CAS DE L’ENVOI DES DOCUMENTS PAPIER MENTIONNÉS

3) Le responsable de la gestion centrale des examens vérifie en ligne, sur un site spécifique mis à sa disposition par le CIEP, que chacun des centres d’examen du pays ayant participé à la session : - a bien fait parvenir au CIEP ses données informatiques - a correctement déclaré les frais de dossier à reverser à l’issue de la session

Une fois cette vérification effectuée, le responsable de la gestion centrale valide les informations affichées en ligne. Il atteste de ce fait que les résultats de la session sont complets et conformes, et que le CIEP peut lancer la procédure de facturation des frais de dossier.

Le détail de ces opérations et les cas particuliers sont décrits plus loin dans le chapitre « Règlement des frais de dossier à la Commission nationale ». IMPORTANT : depuis février 2010, le logiciel de gestion DELF-DALF (version 6.2.3) inclut la possibilité pour chaque centre de gestion doté de vérifier en ligne si son dernier envoi de données a bien été reçu et intégré dans la base de données centrale du CIEP. Se référer au mode d’emploi figurant dans le menu « Utilitaires/envoi Commission nationale » du logiciel, rubrique « 3. Vérifier l’intégration des données ».

43

ATTESTATIONS PROVISOIRES DE RÉUSSITE

Qui les établit ?

Les attestations provisoires de réussite à chaque diplôme sont établies localement, et signées par le Président de Jury (à la différence des diplômes définitifs, qui seront eux délivrés par la Commission nationale).

Les attestations de réussite comportent toutes les informations utiles : centre d’examen, diplôme et session concernés, état-civil complet du candidat, code du candidat, domaine de spécialité pour le DALF C1 ou C2, notes aux différentes épreuves, date et signature du Président de Jury.

Ces attestations sont éditées par le logiciel DELF-DALF au format papier A4.

Durée de validité des attestations

Tout diplôme DELF ou DALF obtenu l’est définitivement. La durée de validité des attestations provisoires n’est donc pas non plus limitée.

Ces attestations permettent au candidat de justifier de sa réussite en attendant que le diplôme définitif lui soit délivré.

Les attestations de réussite ne sont délivrées qu’en un seul exemplaire et sont à conserver précieusement par leurs titulaires. Elles seront notamment exigées pour toute réinscription à d’autres diplômes si le candidat a changé de centre d’examen ou de pays, afin de justifier de son numéro d’immatriculation.

Remarque : Les unités obtenues par des candidats avant le 1

er

septembre 2005 au titre des anciens DELF 1er

degré, DELF 2nd degré et DALF demeurent valables, ainsi que les attestations de réussite correspondantes, mais ne donnent droit à la délivrance automatique éventuelle du nouveau diplôme que durant une période de deux ans à compter du 1er septembre 2005 (arrêté ministériel). Les modalités d’application de ces normes figurent dans le chapitre « équivalences ».

Modalité de remise des attestations de réussite

Les attestations de réussite sont normalement retirées par le candidat dans le centre d’examen, avant une date limite fixée par celui-ci. En retirant ses attestations, le candidat doit s’assurer de l’exactitude des informations d’état-civil y figurant et signaler immédiatement toute erreur. En cas d’erreur constatée, le centre d’examen procède à la correction dans son fichier informatique et délivre au candidat de nouvelles attestations. Dans le cas contraire, le candidat prend possession de ses attestations et signe l’état de remise édité par le logiciel. Afin d’éviter au maximum la délivrance de diplômes erronés, il est essentiel que le centre n’adresse au CIEP son fichier informatique qu’une fois passée la date limite de retrait des attestations, et une fois les éventuelles erreurs corrigées.

Dans le cas où les attestations de réussite sont adressées par voie postale, le centre devra faire connaître au candidat le délai dont il dispose pour en accuser réception et signaler toute erreur éventuelle.

44

BILAN DE SESSION Définition

Le bilan de session est adressé à la Commission nationale avec l’ensemble des documents relatifs à cette session (voir ci-dessus « Transmission des résultats »)

Il comprend :

- le bilan chiffré des inscrits et reçus aux différentes unités (éditable par le logiciel de gestion), - le rapport élaboré par le Président de Jury en collaboration avec les autres partenaires responsables

des examens dans le pays, sous forme de simple lettre adressée au Président de la Commission nationale.

. Rapport

Il comportera notamment :

- toutes les précisions utiles sur le déroulement des épreuves, les éventuelles difficultés rencontrées, le public concerné, etc.,

- les éléments nécessaires pour l’interprétation de certains résultats (pourcentages de réussite, etc.), - toute remarque ou question suscitée par cette session, d’ordre pratique ou pédagogique, concernant le

contenu ou l’organisation des examens.

45

REVERSEMENT DES FRAIS DE DOSSIER A LA COMMISSION NATIONALE

Depuis le 1er

juillet 1996, les centres d’examen à l’étranger doivent verser à la Commission nationale une contribution aux frais de gestion, sous forme de “ frais de dossier ”. Ces frais de dossier correspondent à un pourcentage du montant total des droits perçus dans candidats au titre des inscriptions à une session. Cette disposition permet aux postes, qui fixent eux-mêmes ces tarifs de mettre en place une politique adaptée aux particularités locales. Jusqu’au 31 août 2011, le reversement pour frais de dossier est égal

• pour le DELF Junior/Scolaire/Professionnel/Tout public et pour le DALF à 10% du montant de l'inscription à chaque diplôme concerné (cf. TD diplomatie 76213 du 30/12/05)

• pour le DELF Prim, à 15% du montant de l'inscription à chaque diplôme concerné A compter du 1er septembre 2011, le reversement sera de 15% pour l’ensemble des examens (TD diplomatie 2360 du 27/01/2011) Sont dispensés de ce reversement les pays dans lesquels le montant des droits d'inscription à chaque examen est inférieur ou égal à 1.50 euro.

PROCÉDURE DE REVERSEMENT DES FRAIS DE DOSSIER

1) Saisie des frais de dossier et envoi des résultats de session.

Cette procédure concerne tous les centres d’examen autonomes, c’est-à-dire dotés du logiciel DELF-DALF (appelés aussi « centres de gestion »).

- Chaque centre d’examen saisit directement dans le menu correspondant du logiciel DELF-DALF (menu « Session/frais de dossier ») les informations relatives au droits d’inscriptions perçus pour la session : montant total des sommes perçues, devise, taux de change, puis effectue le calcul des frais de dossier à reverser au CIEP. NB : si le logiciel gère plusieurs centres d’examen, cette saisie doit être effectuée pour chacun des centres ayant participé à la session.

- Il imprime ensuite le document récapitulatif et l’adresse, signé, au responsable de la gestion centrale des examens au niveau national.

- Il clôture ensuite sa session et adresse son fichier de données au CIEP, via Internet, en utilisant le menu « Envoi Commission nationale » du logiciel.

En cas de difficulté technique avec l’envoi direct par internet, et uniquement dans ce cas, le fichier peut être adressé par mail aux adresses dayez@ciep.fr ou godart@ciep.fr (JAMAIS sur la messagerie de l’espace professionnel DELF-DALF, ni à l’adresse delfdalf@ciep.fr).

Sauf cas exceptionnel, aucun fichier ne doit être adressé sur disquette ou cdrom.

- Les procès-verbaux d’examen signés, les listes d’admis et le bilan de session sont adressés au CIEP par les services culturels de l’Ambassade, sous forme d’un envoi unique pour l’ensemble des centres d’examen du pays.

46

2) Validation de la session et des frais de dossier par l’organisme de gestion centrale

- Le CIEP met à la disposition des responsables de gestion centrale dans chaque pays un site internet spécifique, protégé par mot de passe, leur permettant : * de consulter les envois de résultats effectués par les différents centres à l’issue d’une session * de vérifier les frais de dossier déclarés par chaque centre * d’éditer les statistiques de la session à l’échelle du pays. Adresse du site : http://www2.ciep.fr/delfdalf/facturation/ (L’identifiant et le mot de passe

demandés sont identiques à ceux utilisés pour la demande annuelle d’ouverture de centres. - Il appartient au responsable de gestion centrale, après consultation de ces informations, de relancer

les centres qui n’auraient pas fait parvenir leurs résultats dans les délais impartis, ou qui auraient commis des erreurs manifestes dans la saisie de leurs frais de dossier (par exemple erreur de taux de change)

- Une fois constaté que tous les centres participant à la session ont bien adressé leurs résultats et que les frais de dossier déclarés ne présentent aucune anomalie, le responsable de gestion centrale valide ces informations en ligne, dans un délai de deux mois après la fin de la session d’examen. Cette étape est indispensable et conditionne l’émission de la facture par le CIEP.

- Le service financier du CIEP établit alors et adresse à l’organisme de gestion centrale les factures correspondantes, sur les bases suivantes :

Les frais de dossier d’une session font l’objet d’une facture indépendante pour chaque centre de gestion DELF-DALF (c’est-à-dire de centre doté du logiciel de gestion des examens)

Le nom et l’adresse de chaque établissement concerné seront ceux indiqués dans la rubrique « Centre d’examen » de cette demande d’ouverture. Il est donc essentiel que ces coordonnées soient tenues à jour.

Les factures sont toutes adressées par valise diplomatique au Service culturel de l’Ambassade, à l’attention de l’organisme de gestion centrale, pour transmission aux différents destinataires.

Aucun règlement ne doit être effectué avant réception de cette facture préalable.

le règlement de ces frais de dossier est effectué soit individuellement par chaque centre de gestion facturé, soit de manière groupé (un même organisme effectue un paiement centralisé pour plusieurs centres ou pour l’ensemble des centres du pays). Quel que soit le mode de règlement adopté, celui-ci doit comporter la référence exacte de la ou des facture(s).

IMPORTANT : Dans le cas où, 2 mois après le déroulement de la session, celle-ci n’aurait pas été validée en ligne par la gestion centrale, le CIEP établira automatiquement les factures correspondant aux données déjà reçues à cette date. Les centres de gestion qui, dans un délai de 4 mois n’auraient pas fait parvenir leurs résultats informatisés et leur règlement au CIEP ne seront pas autorisés à participer à la session suivante.

47

Cas particuliers

1) Erreurs constatées par la gestion centrale dans des données déjà validées en ligne (exemple : centre d’examen manquant, ou erreur dans le taux de change indiqué pour le calcul des frais )

Dans ce cas, la gestion centrale en informera au plus tôt le bureau DELF-DALF du CIEP.

Si la facture n’a pas encore été éditée par le CIEP : - le CIEP annulera la validation faite en ligne. - le responsable de gestion centrale demandera alors aux centres d’examen concernés d’effectuer les

corrections nécessaires dans leur fichier et de le renvoyer au CIEP par internet, comme précédemment.

- il validera à nouveau les informations en ligne dès que celles-ci s’avèreront correctes.

Si la facture a déjà été éditée par le CIEP : Ni les informations en ligne ni la facturation ne pourront être annulées ou modifiées. - le responsable de gestion centrale adressera au CIEP un document précisant la nature de l’erreur et

le(s) centre(s) concerné(s). - le CIEP établira une facture complémentaire si le montant définitif à reverser est supérieur à celui

précédemment déclaré. - il établira un avoir, déductible de la prochaine facturation, si le montant définitif est inférieur à

celui précédemment déclaré.

2) Règlement centralisée des frais de dossier

Comme vu précédemment, une facture indépendante est adressée à chaque centre de gestion ayant participé à une session.

Dans le cas toutefois où la gestion centrale souhaiterait continuer à effectuer un règlement unique pour l’ensemble des centres du pays, elle veillera :

- faire au CIEP une demande de dérogation en ce sens, en précisant bien quel sera l’organisme payeur

- joindre par la suite à chacun des ses règlements les références précises des différentes factures qu’il inclut.

Afin de faciliter cette solution sur le plan comptable, le CIEP peut éditer et adresser une facture récapitulative regroupant les informations figurant sur les factures des différents centres. Cette solution ne sera toutefois possible que si la gestion centrale a bien validé en ligne les informations concernant la session dans les deux mois suivant celle-ci.

48

DÉLIVRANCE DES DIPLÔMES

Établissement et envoi des diplômes

Les diplômes obtenus dans des centres d’examen à l’étranger sont établis en France par la Commission nationale, au titre du Ministère de l’Éducation, sur papier sécurisé infalsifiable.

Ils sont ensuite adressés par Valise diplomatique aux Services Culturels de l’Ambassade de France du pays concerné, qui veilleront à ce que ces diplômes soient remis à leurs titulaires. Ce dispositif garantit la confidentialité et la sécurité de l’envoi.

Chaque diplôme comporte au verso la feuille de résultats du candidat, précisant les notes obtenues aux épreuves correspondantes ainsi que le centre et la session d’obtention. En revanche aucune mention n’est décernée.

Les diplômes seront adressés par le CIEP dans un délai de 1 mois à compter de la date de réception du fichier informatique du centre d’examen. Il est rappelé que l’envoi de ce fichier se fait par internet, ou à défaut par mail, selon une procédure déterminée (cf. chapitre «Résultats»). Le CIEP n’est en aucun cas responsable des retards dus à l’envoi des résultats sur d’autres supports (disquette, Cdrom…) et aux problèmes ainsi occasionnés (support défectueux, fichiers erronés, etc)

Dans le cas où les frais de dossier n’auraient pas été réglés dans les temps, les diplômes seront toutefois émis, afin de ne pas pénaliser les candidats, cependant, le centre d’examen ne sera plus autorisé à participer aux sessions suivantes tant que ce règlement n’aura pas été effectué.

Remarques importantes:

Lors de l’édition informatique des diplômes à partir des fichiers des centres, sont automatiquement imprimés tous les diplômes obtenus lors des dernières sessions communiquées. Si l’on souhaite en outre la délivrance rétroactive de diplômes obtenus lors de sessions antérieures, il conviendra de l’indiquer dans la lettre d’accompagnement, en précisant le centre d’examen, la session et (dans le cas de diplômes isolés) les noms et numéros d’inscription des candidats concernés.

Toutes les informations concernant le candidat sont imprimées sur le diplôme directement à partir du fichier informatique, donc telles qu’elles ont été saisies par le centre d’examen. On sera donc particulièrement attentif lors de la saisie à l’orthographe des nom et prénom, lieu de naissance, nationalité d’un candidat, à la distinction minuscules/majuscules, et l’on veillera en particulier à ne pas utiliser d’abréviations. En cas de demande de réédition d’un diplôme comportant des informations erronées, le centre de gestion doit : - effectuer la correction de ces informations dans sa propre base de données - adresser de nouveau sa base de données au CIEP (comme à l’issue d’une session) - adresser parallèlement au CIEP un courriel précisant les diplômes à rééditer, le type de

modification apportées dans la base (afin que cela puisse être vérifié à la réédition). Toute demande de modification et de réédition s’un diplôme déjà édité sera facturée. Pour l’année 2011 la demande est facturée 1 euro par diplôme. Le nouveau diplôme sera émis dans un délai de trois mois à compter de la réception de la demande écrite.

49

Anciens diplômes DELF-DALF Les diplômes délivrés au titre du DELF-DALF ancienne formule demeurent valables. Il n’est donc pas délivré à leurs titulaires d’exemplaires des diplômes DELF-DALF nouvelle formule. Titulaires d’unités capitalisables constituant partiellement un diplôme dans l’ancien dispositif (délivrance des nouveaux diplômes par équivalence)

Afin de ne pas pénaliser les titulaires d’une partie des unités capitalisables du DELF ou du DALF délivrées selon les anciennes dispositions en vigueur sans donner droit à diplôme, la Commission nationale a prévu un dispositif permettant d’obtenir automatiquement et sans nécessité de repasser une épreuve, le nouveau diplôme correspondant aux unités obtenues. Rappel de l’arrêté ministériel. Article 6 — Pendant une période de deux années à compter de la date d’entrée en vigueur du présent arrêté, les diplômes établis en application du présent arrêté pourront être délivrés aux titulaires d’une partie des unités de contrôle constitutives des DELF et du DALF délivrées en application des dispositions antérieurement en vigueur. Les correspondances admises entre les anciennes unités de contrôle et les niveaux des DELF et des DALF institués par le présent arrêté figurent en annexe III.

Modalités de délivrance des diplômes par équivalence

Pour toutes les sessions ayant eu lieu dans l’ensemble des pays centres d’examen depuis septembre 1997, les diplômes ont été édités à partir des bases de données informatiques et ont été adressé aux centres à la fin du mois de septembre 2006. Ces diplômes ont été adressés au centre d’examen dans lequel un candidat a obtenu pour la dernière fois une unité DELF-DALF, accompagnés de listes récapitulatives.

Les seuls diplômes par équivalence non édités correspondent donc : - aux candidats ayant obtenu la dernière unité leur donnant droit à équivalence entre 1986 et

septembre 1997 (période pour laquelle seule une partie des données existe sous forme informatique) - aux candidats dont le diplôme n’a pu être identifié suite à des incohérences dans les données

informatiques transmises par les centres (candidats ayant reçu plusieurs numéros d’immatriculation successifs, candidats ayant plusieurs états-civils différents, etc.).

Un candidat qui, à l’issue de l’automne 2006, n’aurait pas reçu son diplôme par équivalence devra donc adresser une demande officielle au centre d’examen où il a obtenu l’unité la plus récente, en présentant les attestations de réussite justificatives des niveaux obtenus. Celui-ci transmettra ces informations au CIEP, qui vérifiera les raisons pour lesquelles ce diplôme n’a pas été délivré, et procèdera à sa délivrance s’il y a lieu.

TABLEAU RÉCAPITULATIF DES EQUIVALENCES

Pour donner lieu à la délivrance par équivalence d’un des nouveaux diplômes, l’unité (ou groupe d’unités) obtenue doit attester de compétences linguistiques au moins égales au niveau cible et évaluer les quatre compétences (compréhension écrite et orale, production écrite et orale. En conséquence, certaines unités obtenues isolément et certaines combinaisons d’unités (voir tableau II) ne peuvent pas donner droit à délivrance d’un des nouveaux diplômes.

Seul le diplôme de niveau le plus élevé est délivré par équivalence. Exemple : un candidat ayant obtenu les unités A3 et A4 pourra demander la délivrance du nouveau diplôme niveau B1, mais non celle des diplômes niveau A1 et A2.

Il n’est pas délivré d’équivalence au titre d’un diplôme DELF 1er

degré, DELF 2nd

degré ou DALF déjà délivré, car ces diplômes conservent leur validité.

50

(1)

Toute combinaison de trois unités incluant une des combinaisons citées donne évidemment droit à la même équivalence. Exemple : puisque (B1+B4) ou (B3+B4) autorise la délivrance du niveau C1, il va de soi que les combinaisons (B1+B2+B4), (B1+B3+B4) et (B2+B3+B4) l’autorisent également. (2)

ou ancien DELF scolaire niveau 1 (DS1)

(3)

ou ancien DELF scolaire niveau 2 (DS2)

51

Correspondances entre les anciens diplômes (DELF 1er degré, DELF 2nd degré, DALF) et les nouveaux diplômes

Les correspondances entre les anciens diplômes DELF-DALF et les diplômes actuels alignés sur les niveaux du Cadre européen commun de référence s’établissent comme suit :

DELF 1er degré (A1+A2+A3+A4) DELF B1 DELF 2nd degré (A5+A6) DELF B2 DALF (B1+B2+B3+B4) DALF C1

Ces équivalences ont été officiellement rappelées lors de la réunion de la Commission nationale du DELF et du DALF du 3 mars 2011.

Elles ne peuvent toutefois donner lieu à la délivrance matérielle d’un diplôme par équivalence, puisqu’un ancien diplôme DELF 1er degré, DELF 2nd degré ou DALF déjà délivré conserve sa validité.

Elles ne sont pas non plus mentionnées sur les anciens modèles de diplômes, ce qui peut entraîner, pour un candidat titulaire d’un de ces diplômes, des difficultés à le faire valoir dans le cadre de démarches administratives ou professionnelles. En pareil cas la Commission nationale a donc autorisé le CIEP à délivrer, sur demande, une attestation d’équivalence. Cette attestation, destinée à être jointe à l’ancien diplôme, sera signée par le Président de la Commission nationale, directeur du CIEP. Important : toute demande d’attestation d’équivalence adressée au CIEP devra être accompagnée de la photocopie de l’ancien diplôme concerné (recto et verso).

52

ARCHIVAGE DES RÉSULTATS

Documents archivés dans les centres d’examen

Pour chaque session, seront archivés à titre définitif, et dans le respect des règles de confidentialité régissant la conservation des données à caractère personnel (cf. ci-dessus pages 29-30 :)

* les listes d’inscrits * les procès-verbaux signés par le Jury (double) * les listes d’admis aux différents diplômes * l’état de remise d’attestations de réussite, signé par les candidats * les statistiques et le bilan de la session * la liste des diplômes délivrés, après l’envoi de ceux-ci par la Commission nationale.

Seront archivés à titre provisoire :

* les copies corrigées et fiches de résultat d’oral.

La durée de conservation des copies corrigées et fiches de résultat d’oral n’est pas fixée par les textes officiels ; elle est donc laissée à l’appréciation des Jurys, aux conditions suivantes :

* le recours à ces documents peut être nécessaire en cas d’oubli ou d’erreur manifeste dans la saisie manuelle ou informatique d’une note, qui peuvent n’être décelés que tardivement. Leur conservation pendant une année complète est donc le minimum requis.

* la durée de conservation peut être plus réduite dans le cas où les candidats non reçus ont eu communication de leurs notes et ont été avertis dès leur inscription qu’ils disposeraient d’un délai limité pour effectuer toute réclamation éventuelle. De telles dispositions n’ont cependant pas de caractère obligatoire et relèvent entièrement de la décision des Jurys.

Documents archivés par la Commission nationale

La Commission nationale enregistre et gère l’ensemble des résultats communiqués pour chaque session par les centres à l’étranger. Parmi les documents mentionnés ci-dessus, devront en conséquence lui être adressés :

* les procès-verbaux signés par le Jury (originaux) * le bilan de session * les listes de candidats diplômés à l’issue de la session (éditables par le logiciel de gestion)

L’envoi, obligatoire également, du fichier informatique de données, est effectué à partir du logiciel (voir la procédure à suivre dans le guide du logiciel, et ci-dessus page 41).

Documents adressés facultativement à la Commission nationale

La Commission nationale souhaite recevoir, à titre d’information, les documents élaborés par les centres en vue de l’information du public et de la promotion des examens dans les différents pays: brochures, publicités, affiches, coupures de presse, etc.

53

ORGANISATION D’UNE SESSION D’EXAMEN : RÉCAPITULATIF DES PRINCIPALES OPÉRATIONS

Les opérations impliquant des échanges avec la Commission nationale figurent en italiques; les autres sont des opérations internes aux centres d’examen.

I. Chaque année (Services culturels / Organisme de gestion centrale)

* Fixer le contenu et les dates des sessions, et la liste des centres d’examen

* Fixer la composition des Jurys, les modalités d'inscription, le montant des droits d'inscription

* Saisir en ligne et adresser la demande d'ouverture complète à la Commission nationale

* Après approbation de la demande d'ouverture : publier le calendrier des sessions et des inscriptions

* S’assurer avec le CIEP de l’habilitation des correcteurs et des examinateurs

II. Dans les 10 semaines précédant la session

* Réception et vérification des sujets reçue du CIEP

* Demandes éventuelles de modifications adressées au CIEP (et dûment argumentées) * organisation et saisie informatique des inscriptions

* Analyse des inscriptions et établissement : - du nombre de candidats par examen - pour le DALF C1 C2 : du nombre de candidats par domaine de spécialité - du nombre de sujets à dupliquer (au total et par centre d'examen) - de la durée des examens oraux - du nombre d'examinateurs, surveillants et appariteurs nécessaires - du nombre de correcteurs nécessaires - du nombre de salles nécessaires - du matériel nécessaire (magnétophones, etc.)

* Organisation du déroulement de la session : - plan de la session - répartition des candidats par salles (écrits), par salles et examinateurs (oraux) ; établissement des

listes correspondantes - plan de l'organisation des corrections

* Duplication, classement et mise en lieu sûr des sujets

* Préparation du matériel nécessaire durant les examens (magnétophones, papier brouillon, etc)

* Etablissement des dossiers nécessaires aux surveillants, examinateurs, correcteurs (listes, instructions, sujet, barèmes, etc)

* Convocation des candidats

* Convocation des examinateurs, surveillants et correcteurs

54

III. Quelques jours avant la session

* Envoi dans les différents centres de passation des sujets scellés et des dossiers destinés aux surveillants, correcteurs et examinateurs

[DEROULEMENT DES EPREUVES ET DES CORRECTIONS]

IV. Après la session -Phase 1

* Saisie des résultats et édition des procès-verbaux provisoires(pour la réunion du jury)

* Réunion du Jury (délibération sur les cas tangents; rachat éventuel de candidats par attribution de “points-Jury”, signature des procès-verbaux)

* Report des points Jury sur le logiciel de gestion pour les candidats concernés

* Edition des listes d'admis par diplôme et communication des résultats aux candidats

* Etablissement et signature des attestations de réussite

* Statistiques et bilan de la session

* Saisie des frais de dossier et clôture de la session sur le logiciel DELF-DALF V. Après la session -Phase 2

* Remise des attestations de réussite/relevés de notes aux candidats.

* Correction dans les données informatiques des éventuelles erreurs d’état-civil signalées par les candidats à réception de ces documents.

* Envoi du fichier informatique à la Commission nationale au CIEP (au plus tard 2 mois après la session)

* Transmission à la Commission nationale par les Service culturels: - des procès-verbaux signés - des listes de diplômés à l’issue de la session - du bilan de la session

VI. Après la session - Phase 3

* Remise à leurs titulaires des diplômes adressés par la Commission nationale

* Après réception de la facture, règlement des frais de dossier à la Commission nationale

* Archivage des documents relatifs à la session.