of 38/38
Kontinuitetsplan Version <1.2> Förvaltningsledningen Styrdokument 2017-05-08 Sida: 1 (38) Kontinuitetsplan Ladok Kontinuitetsplanen är avsedd att användas i situationer som han definierats som allvarliga eller som kan riskera leda till allvarliga störningar på verksamheten. Ägare Konsortiechefen Godkänd av (nivå och datum)

ME07 - Protokoll · Web viewOm så är fallet tar kriskommittén beslutet att gå vidare med aktivering av kriskommittén och aktivering av kontinuitetsplanen utifrån bedömt behov

  • View
    217

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of ME07 - Protokoll · Web viewOm så är fallet tar kriskommittén beslutet att...

ME07 - Protokoll

Kontinuitetsplan Ladok

Kontinuitetsplanen r avsedd att anvndas i situationer som han definierats som allvarliga eller som kan riskera leda till allvarliga strningar p verksamheten.

gare

Konsortiechefen

Godknd av (niv och datum)

Senaste uppdatering

2016-11-01

Senaste test/vning (datum)

Revisionshistorik

Datum

Version

Beskrivning

Frfattare

Godknd av

2015-04-20

0.1

Skapade dokumentet

Anglica Olofsson

2015-08-10

0.9

Komplettering infr genomgng

Tor Fridell

2015-09-01

1.0

Frsta beslutade version

Tor Fridell

Frvaltningsledningen

2016-04-01

1.1

Korrigering map konsortiets ndrade organisation

Tor Fridell

2016-11-01

1.2

Korrigering map ndrad bemanning

Tor Fridell

Datum fr senaste test/genomgng

Datum

Version

Referens till vningsprotokoll

Ansvarig fr vning/test

Kommentar

2016-xx-xx

1.1

Frsta versionen

Referensdokument

Dokumentnamn

Version

Kommentar

Konsortialavtal elektroniskt

Finns hos KC

Konsortialavtal, ett per lroste

Finns hos sa

Personavtal;riktlinjer, info, mallar inhyrda resurser (elektr)

-

Finns i Confluence/Resurser

Personavtal inhyrda resurser, ett per person

-

Finns p PP via sa

Avtal med IT drift & support

Finns hos KC

InnehllDel 1 Administrativ information51Introduktion51.1Bakgrund51.2Syfte51.3Mlgrupp51.4Avgrnsningar och definitioner51.5Dokumentansvar och frvaring51.6Underhll och vningar/tester av kontinuitetsplan62Krisledningsorganisation62.1Samarbetspartners72.2vriga intressenter72.3Sammankallande av kriskommittn och mtesplats72.4Hndelselogg/protokoll7Del 2 Praktisk anvndning83Eskalering och aktivering av plan83.1vergripande checklista fr aktivering83.2tergng till normal verksamhet94Kontinuitetslsningar, prioritering och reservrutiner104.1Prioriterade processer104.2Strategier fr resurser114.3Kontinuitetsplaner fr utlagd verksamhet12Bilaga A Kontaktlista13Kriskommitt13Utkad kriskommitt13Styrelsen14Bilaga B Checklista Kriskommitt15Sammankalla kriskommittn15Initiala arbetsuppgifter fr kriskommittn15Agenda fr terkommande mten (protokollfrda i logg):16tergng till normal drift (terstllningsplaner)16Bilaga C Kontaktlista Samarbetspartners17Bilaga D Mall fr hndelselogg/lgesbild19Lgesbild Fyrfltaren, att anvndas som std vid lgesbedmningar.20Bilaga E Checklista Kommunikation21Rutin fr kontakt med journalister21Checklista Kommunikation21Checklista Kommunikation fortsttningsfas22Bilaga F Checklista fr utvrdering24Bilaga G versikt resurser/processer25

Del 1 Administrativ information

Del 1 innehller generell information om kontinuitet- och krisplanen.

IntroduktionBakgrund

Kontinuitetsplanering r frmgan och beredskapen att hantera ofrutsedda avbrott, minska skador samt att srja fr en god kontinuitet i Ladoks verksamhetskritiska tjnster. Ingen hndelse r den andra lik, s ett situationsanpassat ledarskap, ett flexibelt tankestt och sunt frnuft krvs fr lyckad hantering.

Syfte

Planen ska tjna som vgledning och utgr ett sammanhllet dokument fr de tgrder och aktiviteter som krvs fr att ge en god verblick ver ovntade hndelser, samordna resurser inom organisationen och berrda leverantrer. Planen ska ven hjlpa till att terf kontroll ver hndelser samt mjliggra kontrollerad terstllning av Ladoksystemet efter avbrott i syfte att minimera negativa konsekvenser fr Ladokkonsortiet.

Dokumentet ska anvndas frn den tidpunkt d avbrott uppsttt eller frmodas uppst i Ladoks verksamhetskritiska tjnster.

Mlgrupp

Detta dokument riktar sig till Ladokkonsortiets medarbetare.

Avgrnsningar och definitioner

Denna plan erstter inte incidenthantering utan r inriktad p avbrott och hndelser som allvarligt kan pverka Ladokkonsortiet. tgrder i samband med mindre strningar finns drmed inte medtagna i denna plan. Planen gller fr Ladokkonsortiet och tcker inte upp lrostenas hantering av systemfel. Kontinuitetsplanen beskriver ej heller ndtgrder fr att rdda liv i samband med till exempel brand, versvmning etc. Fr utlagda delar av verksamheten ska kontinuitetsplaner finnas dr leveransen berr vsentliga processer eller dr s bedms ndvndigt, se avsnitt 4.

Dokumentansvar och frvaring

Ansvarig fr kontinuitetsplanen r konsortiechef Ladok.

Planen frvaras elektroniskt i Confluence, under Administrativa rutiner samt som papperskopia i konsortiechefens rum p fr att skerstlla att den alltid finns tillgnglig.

Varje person i kriskommittn (se avsnitt 2) ansvarar fr att skerstlla att de har tillgng till det senaste exemplaret av kontinuitetsplanen och viktiga kontaktuppgifter ven utanfr kontorstid, frvarat p ett betryggande stt.

Underhll och vningar/tester av kontinuitetsplan

versyn och uppdatering av kontinuitetsplanen ska gras minst en gng per r samt vid strre frndringar i verksamheten. Frndringar i ordinarie verksamhet ska i den omfattning de pverkar kontinuitetsplanen infras i denna. S lngt som mjligt ska all dokumentation i kontinuitetsplanen vara "synkroniserad" med ordinarie drift- och systemdokumentation.

Planen ska testas och kriskommittn vas minst rligen samt vid betydande frndringar inom organisationen. garen av planen mste skerstlla regelbunden testning av planen och informera intressenterna om resultatet av testet och vid behov, ndra planen.

Genomfrda tester eller vningar ska dokumenteras och noteras i tabellen i brjan av detta dokument.

Krisledningsorganisation

Inom Ladok r beredskapen organiserad p tre niver: Lokalt vid lrostena via kontaktperson Ladok och lokala administratrer, via 2nd-line supporten i Ume (utlagd) och tredje linjens support centralt fr hela Ladok. I frsta hand hanteras lokala problem lokalt via vanlig incidenthanteringsrutin. Vid en hndelse som har eller kan utvecklas till en allvarlig strning eller kris ska genast eskalering till en representant frn kriskommittn gras.

Kriskommittn har det vergripande ansvaret vid en allvarlig hndelse. Kriskommittn (se kontaktlista, bilaga I) gr bedmningen om det freligger en situation som franleder aktivering av kontinuitetsplanen eller ej. Om s r fallet tar kriskommittn beslutet att g vidare med aktivering av kriskommittn och aktivering av kontinuitetsplanen utifrn bedmt behov. Se checklista, bilaga B.

Kriskommittn leds av konsortiechefen och bestr av en operativ grupp;

Konsortiechef (ordfrande)

Projektledare Ladok3

Frvaltningsledare

Koordinator produktionssttningsteam

Informatr/kommunikatr (protokollfrare, hanterar kommunikationstgrder internt och externt). Just nu vakant, t v ansvarar frvaltningsledaren fr detta.

Utver den operativa gruppen adjungeras funktioner som kallas in vid behov;

Produktansvariga

Specialistkompetens efter situation och behov

Representant drift och support ITS

Kriskommittn r sammansatt s att det finns kompetens i gruppen fr att f ett helhetsperspektiv p organisationen och omvrlden.

Det r viktigt att det finns en successionsordning/ersttare s om ngon inte skulle vara tillgnglig r det tydligt vem som kan fatta beslut i dennes frnvaro.

Figur 1 Ladoks organisation

Samarbetspartners

Det r viktigt att informera och samverka med samarbetspartners. I vissa lgen kan samverkansforum eller krisforum skapas fr att hantera gemensamma uppgifter under en kris. Se kontaktlista Samarbetspartners, bilaga C.

vriga intressenter

Det r ocks viktigt att hantera vriga intressenter under en situation dr Kriskommittn eller kontinuitetslsningar r aktiverade, s som studenter (hanteras via lrostena) och media. Se checklista kommunikation bilaga E.

Sammankallande av kriskommittn och mtesplats

Kriskommittn trffas primrt via videokonferens, https://connect.sunet.se/ladok-flv/. Om medlemmarna inte r vid en dator finns telefonkonferens som andra vg. Anvarig fr support skapar d en Lync-inbjudan och skickar kallelse via Outlook till alla. I brevet finns ven ett telefonnummer som kan ringas. Som tredje vg, om Ume r helt onbart anvnds Rixmtet, tel 08-5000 5000, kod 150901. En medlem i kriskommittn sammankallar kriskommittn via SMS, telefon eller p annat stt och informerar kortfattat om vad som har intrffat samt var/nr/hur frsta mtet ska ske. Se checklista fr kriskommittn bilaga B.

Hndelselogg/protokoll

En hndelselogg/protokoll ver konstaterade avbrott/strningar, utsedda deltagare och deras ansvar samt vidtagna tgrder br fras lpande av informatr/utpekad protokollfrare. Till hjlp finns ocks en lgesbildsmall med kategorierna fakta, antaganden, beslut och kommunikation fr att underltta ett strukturerat arbetsstt, se bilaga D.

Del 2 Praktisk anvndning

Del 2 innehller praktisk information som anvnds vid ett avbrott eller aktivering av plan.

Eskalering och aktivering av plan

Kontinuitetsplanen ska aktiveras nr en kris eller ett allvarligt avbrott har intrffat eller om det r mycket sannolikt att avbrott kommer intrffa.

Avbrott kan avsiktligt eller oavsiktligt uppst om verksamhetskritiska resurser (lokal, personal, infrastruktur & IT-system) strs allvarligt genom exempelvis:

Vsentligt personalbortfall p grund av sjukdom eller liknande

Brand eller annan situation som begrnsar fysisk tillgng till lokaler

Lngvarigt strmavbrott som str infrastruktur och IT-system

Annan fysisk pverkan p personal, utrustning eller lokaler.

Vid en hndelse som har eller kan utvecklas till ett allvarligt avbro