ME07 - Protokoll · Web viewOm så är fallet tar kriskommittén beslutet att gå vidare med aktivering av kriskommittén och aktivering av kontinuitetsplanen utifrån bedömt behov

Kontinuitetsplan Version <1.2>

Förvaltningsledningen Styrdokument 2017-05-08

Sida: 1 (27)

Kontinuitetsplan LadokKontinuitetsplanen är avsedd att användas i situationer som han definierats som allvarliga

eller som kan riskera leda till allvarliga störningar på verksamheten.

Ägare Konsortiechefen

Godkänd av (nivå och datum)

Senaste uppdatering 2016-11-01

Senaste test/övning (datum)



Sida: 2 (27)

Revisionshistorik

Datum Version Beskrivning Författare Godkänd av2015-04-20

0.1 Skapade dokumentet Angélica Olofsson

2015-08-10

0.9 Komplettering inför genomgång

Tor Fridell

2015-09-01

1.0 Första beslutade version Tor Fridell Förvaltningsledningen

2016-04-01

1.1 Korrigering map konsortiets ändrade organisation

Tor Fridell

2016-11-01

1.2 Korrigering map ändrad bemanning

Tor Fridell

Datum för senaste test/genomgång

Datum Version Referens till övningsprotokoll

Ansvarig för övning/test

Kommentar

2016-xx-xx

1.1 Första versionen

Referensdokument

Dokumentnamn Version KommentarKonsortialavtal elektroniskt Finns hos KC

Konsortialavtal, ett per lärosäte Finns hos Åsa

Personavtal;riktlinjer, info, mallar inhyrda resurser (elektr)

- Finns i Confluence/Resurser

Personavtal inhyrda resurser, ett per person - Finns på PP via Åsa

Avtal med IT drift & support Finns hos KC



Sida: 3 (27)

Innehåll

Del 1 Administrativ information.................................................................................................5

1 Introduktion...........................................................................................................................51.1 Bakgrund...........................................................................................................................51.2 Syfte...................................................................................................................................51.3 Målgrupp...........................................................................................................................51.4 Avgränsningar och definitioner.........................................................................................51.5 Dokumentansvar och förvaring.........................................................................................51.6 Underhåll och övningar/tester av kontinuitetsplan............................................................6

2 Krisledningsorganisation......................................................................................................62.1 Samarbetspartners.............................................................................................................72.2 Övriga intressenter............................................................................................................72.3 Sammankallande av kriskommittén och mötesplats.........................................................72.4 Händelselogg/protokoll.....................................................................................................7

Del 2 Praktisk användning..........................................................................................................8

3 Eskalering och aktivering av plan........................................................................................83.1 Övergripande checklista för aktivering.............................................................................83.2 Återgång till normal verksamhet.......................................................................................9

4 Kontinuitetslösningar, prioritering och reservrutiner.....................................................104.1 Prioriterade processer......................................................................................................104.2 Strategier för resurser......................................................................................................114.3 Kontinuitetsplaner för utlagd verksamhet.......................................................................12

Bilaga A Kontaktlista.................................................................................................................13Kriskommitté............................................................................................................................13Utökad kriskommitté................................................................................................................13Styrelsen...................................................................................................................................14

Bilaga B Checklista Kriskommitté...........................................................................................15Sammankalla kriskommittén....................................................................................................15Initiala arbetsuppgifter för kriskommittén................................................................................15Agenda för återkommande möten (protokollförda i logg):......................................................16Återgång till normal drift (Återställningsplaner)......................................................................16

Bilaga C Kontaktlista Samarbetspartners...............................................................................17



Sida: 4 (27)

Bilaga D Mall för händelselogg/lägesbild.................................................................................19Lägesbild ”Fyrfältaren”, att användas som stöd vid lägesbedömningar...................................20

Bilaga E Checklista Kommunikation.......................................................................................21Rutin för kontakt med journalister............................................................................................21Checklista Kommunikation......................................................................................................21Checklista Kommunikation fortsättningsfas.............................................................................22

Bilaga F Checklista för utvärdering.........................................................................................24

Bilaga G Översikt resurser/processer.......................................................................................25



Sida: 5 (27)

Del 1 Administrativ informationDel 1 innehåller generell information om kontinuitet- och krisplanen.

1 Introduktion

1.1 BakgrundKontinuitetsplanering är förmågan och beredskapen att hantera oförutsedda avbrott, minska skador samt att sörja för en god kontinuitet i Ladoks verksamhetskritiska tjänster. Ingen händelse är den andra lik, så ett situationsanpassat ledarskap, ett flexibelt tankesätt och sunt förnuft krävs för lyckad hantering.

1.2 SyftePlanen ska tjäna som vägledning och utgör ett sammanhållet dokument för de åtgärder och aktiviteter som krävs för att ge en god överblick över oväntade händelser, samordna resurser inom organisationen och berörda leverantörer. Planen ska även hjälpa till att återfå kontroll över händelser samt möjliggöra kontrollerad återställning av Ladoksystemet efter avbrott i syfte att minimera negativa konsekvenser för Ladokkonsortiet.

Dokumentet ska användas från den tidpunkt då avbrott uppstått eller förmodas uppstå i Ladoks verksamhetskritiska tjänster.

1.3 MålgruppDetta dokument riktar sig till Ladokkonsortiets medarbetare.

1.4 Avgränsningar och definitioner Denna plan ersätter inte incidenthantering utan är inriktad på avbrott och händelser som allvarligt kan påverka Ladokkonsortiet. Åtgärder i samband med mindre störningar finns därmed inte medtagna i denna plan. Planen gäller för Ladokkonsortiet och täcker inte upp lärosätenas hantering av systemfel. Kontinuitetsplanen beskriver ej heller nödåtgärder för att rädda liv i samband med till exempel brand, översvämning etc. För utlagda delar av verksamheten ska kontinuitetsplaner finnas där leveransen berör väsentliga processer eller där så bedöms nödvändigt, se avsnitt 4.

1.5 Dokumentansvar och förvaringAnsvarig för kontinuitetsplanen är konsortiechef Ladok.

Planen förvaras elektroniskt i Confluence, under Administrativa rutiner samt som papperskopia i konsortiechefens rum på för att säkerställa att den alltid finns tillgänglig.



Sida: 6 (27)

Varje person i kriskommittén (se avsnitt 2) ansvarar för att säkerställa att de har tillgång till det senaste exemplaret av kontinuitetsplanen och viktiga kontaktuppgifter även utanför kontorstid, förvarat på ett betryggande sätt.

1.6 Underhåll och övningar/tester av kontinuitetsplanÖversyn och uppdatering av kontinuitetsplanen ska göras minst en gång per år samt vid större förändringar i verksamheten. Förändringar i ordinarie verksamhet ska i den omfattning de påverkar kontinuitetsplanen införas i denna. Så långt som möjligt ska all dokumentation i kontinuitetsplanen vara "synkroniserad" med ordinarie drift- och systemdokumentation.

Planen ska testas och kriskommittén övas minst årligen samt vid betydande förändringar inom organisationen. Ägaren av planen måste säkerställa regelbunden testning av planen och informera intressenterna om resultatet av testet och vid behov, ändra planen. Genomförda tester eller övningar ska dokumenteras och noteras i tabellen i början av detta dokument.

2 KrisledningsorganisationInom Ladok är beredskapen organiserad på tre nivåer: Lokalt vid lärosätena via kontaktperson Ladok och lokala administratörer, via 2nd-line supporten i Umeå (utlagd) och tredje linjens support centralt för hela Ladok. I första hand hanteras lokala problem lokalt via vanlig incidenthanteringsrutin. Vid en händelse som har eller kan utvecklas till en allvarlig störning eller kris ska genast eskalering till en representant från kriskommittén göras.

Kriskommittén har det övergripande ansvaret vid en allvarlig händelse. Kriskommittén (se kontaktlista, bilaga I) gör bedömningen om det föreligger en situation som föranleder aktivering av kontinuitetsplanen eller ej. Om så är fallet tar kriskommittén beslutet att gå vidare med aktivering av kriskommittén och aktivering av kontinuitetsplanen utifrån bedömt behov. Se checklista, bilaga B.

Kriskommittén leds av konsortiechefen och består av en operativ grupp; Konsortiechef (ordförande) Projektledare Ladok3 Förvaltningsledare Koordinator produktionssättningsteam Informatör/kommunikatör (protokollförare, hanterar kommunikationsåtgärder internt

och externt). Just nu vakant, t v ansvarar förvaltningsledaren för detta.

Utöver den operativa gruppen adjungeras funktioner som kallas in vid behov; Produktansvariga Specialistkompetens efter situation och behov Representant drift och support ITS

Kriskommittén är sammansatt så att det finns kompetens i gruppen för att få ett helhetsperspektiv på organisationen och omvärlden.

Det är viktigt att det finns en successionsordning/ersättare så om någon inte skulle vara tillgänglig är det tydligt vem som kan fatta beslut i dennes frånvaro.



Sida: 7 (27)

Figur 1 Ladoks organisation

2.1 SamarbetspartnersDet är viktigt att informera och samverka med samarbetspartners. I vissa lägen kan samverkansforum eller krisforum skapas för att hantera gemensamma uppgifter under en kris. Se kontaktlista Samarbetspartners, bilaga C.

2.2 Övriga intressenterDet är också viktigt att hantera övriga intressenter under en situation där Kriskommittén eller kontinuitetslösningar är aktiverade, så som studenter (hanteras via lärosätena) och media. Se checklista kommunikation bilaga E.

2.3 Sammankallande av kriskommittén och mötesplatsKriskommittén träffas primärt via videokonferens, https://connect.sunet.se/ladok-flv/. Om medlemmarna inte är vid en dator finns telefonkonferens som andra väg. Anvarig för support skapar då en Lync-inbjudan och skickar kallelse via Outlook till alla. I brevet finns även ett telefonnummer som kan ringas. Som tredje väg, om Umeå är helt onåbart används Rixmötet, tel 08-5000 5000, kod 150901. En medlem i kriskommittén sammankallar kriskommittén via SMS, telefon eller på annat sätt och informerar kortfattat om vad som har inträffat samt var/när/hur första mötet ska ske. Se checklista för kriskommittén bilaga B.

2.4 Händelselogg/protokollEn händelselogg/protokoll över konstaterade avbrott/störningar, utsedda deltagare och deras ansvar samt vidtagna åtgärder bör föras löpande av informatör/utpekad protokollförare. Till hjälp finns också en lägesbildsmall med kategorierna fakta, antaganden, beslut och kommunikation för att underlätta ett strukturerat arbetssätt, se bilaga D.

https://connect.sunet.se/ladok-flv/



Sida: 8 (27)

Del 2 Praktisk användningDel 2 innehåller praktisk information som används vid ett avbrott eller aktivering av plan.

3 Eskalering och aktivering av planKontinuitetsplanen ska aktiveras när en kris eller ett allvarligt avbrott har inträffat eller om det är mycket sannolikt att avbrott kommer inträffa.

Avbrott kan avsiktligt eller oavsiktligt uppstå om verksamhetskritiska resurser (lokal, personal, infrastruktur & IT-system) störs allvarligt genom exempelvis:

• Väsentligt personalbortfall på grund av sjukdom eller liknande• Brand eller annan situation som begränsar fysisk tillgång till lokaler• Långvarigt strömavbrott som stör infrastruktur och IT-system• Annan fysisk påverkan på personal, utrustning eller lokaler.

Vid en händelse som har eller kan utvecklas till ett allvarligt avbrott eller kris ska genast eskalering till en representant från kriskommittén göras. Vid behov tas beslut om sammankallning av kriskommittén för vidare bedömning.

3.1 Övergripande checklista för aktiveringUnder en händelse gås dessa stegen igenom. Tabellen nedan kan användas som en checklista för att säkerställa att inget missas.Rutinsteg Aktivitet Stöd

1 Sammankalla kriskommittén till möte för beslut om läge. Kriskommittén kan sammankallas av vem som heslt av KC, FL och FL-IT.

Vid sammankallande av Kriskommittén bör följande metoder användas, i prioritetsordning:1. Telefonsamtal 2. SMS 3. E-postKallelsen ska innehålla deltagare, plats och tidpunkt för möte. Mötet kan ske fysiskt eller per telefon.

Påbörja loggning av viktiga händelser

Kontaktlista, bilaga A.

Checklista kriskommitté, bilaga B.

Mall för Logg/Lägesbild, bilaga D. Dokumentation av information och beslut bör föras synligt.

2

Analysera situationen


Mall för logg/Lägesbild, bilaga D.

3 Aktivera kriskommitté och/eller



Sida: 9 (27)

aktivera kontinuitetsplan

Kontinuitetsplan


4 Vid behov, utöka kriskommittén med relevanta personer

Kontaktlista, bilaga A.

5 Åtgärder med hänsyn till kontinuitetslösningarAktivera relevanta reservlösningarAktivera relevanta återställningsrutiner

Kontinuitetslösningar (avsnitt 4)

Checklistor och rutinbeskrivningar

6

Följ upp status, hantera och informera kontinuerligt

Kontinuitetsplan

Ev. stöd/checklista kommunikation, bilaga E.

7 Beslut om återställning till ordinarie lösningÖvervaka

Kontinuitetslösningar (avsnitt 4) eller rutinbeskrivningar

8 Kalla till möte för beslut om återgång till normalläge

Kontinuitetsplan

9Utlys normalläge, aktivera återgångsrutiner

Kontinuitetslösningar (avsnitt 4) eller rutinbeskrivningar

10Debriefing, utvärdering och eventuell justering av plan

Kontinuitetsplan

Checklista utvärdering, bilaga F.

3.2 Återgång till normal verksamhet

Så snart störningen är avhjälpt ska planeringen för återgång till normalläge påbörjas.

Kriskommittén fattar beslut om följande: När reservrutiner ska avslutas för återgång till normal verksamhet När avveckling av Kriskommittén ska ske

Beslut ska kommuniceras till berörda parter. Eventuella reservrutiner, back logs, etc. behöver tas om hand. Se rutinbeskrivningar, distributionsuppgifter, eventuellt behov av resurser (personal och / eller verksamhet), beslut och andra relevanta åtgärder för att kunna återgå till normal verksamhet.

3.3 Summering efter Incident / Kris / Störning En incident eller kris skall dokumenteras löpande av protokollförare i kriskommittén. Beslut tas från fall till fall hur mycket som behöver spridas till berörda parter. Rapportering ska ske till



Sida: 10 (27)

förvaltningsstyrgruppen vid alla tillfällen då krisplanen aktiveras. Vid allvarliga händelser ska även styrelsen informeras.

Efter en störning/kris ska en utvärdering genomföras. Se bilaga F för checklista för Summering efter Incident / Dagordning för uppföljningsmötet efter akut fas.

4 Kontinuitetslösningar, prioritering och reservrutiner Valet och utformningen av reservrutiner är mycket starkt kopplat till den verksamhet som berörs. För detaljer se avsnitt Checklistor nedan.

4.1 Prioriterade processerLadok har bedömt att prioriterade processer/enheter inkluderar:

Prioriterade processer/aktiviteter/funktioner(delar av tjänsten som ska prioriteras)

Kritisk period Maximal tolerabel avbrottstid(Tillåtet dröjsmål innan minimitjänstenivån kan hållas)

Kommentarer

Support Produktionssättning, integrationsperioder, samt vid nedanstående aktiviteters kritiska perioder 3 dagar

Avtal

Hantera Studiedeltagande

Terminsstart & terminsslut (10-20 januari, skarp tidsgräns) 1 vecka

Sätta betyg och offentliggöra resultat

Löpande (skarp gräns 10-20 januari) 1 vecka

Strategisk planering och uppföljning

Kan bli aktuellt vid tillsynsbesök etc., utredning internt, årsredovisning (januari) 2 veckor

Genomföra utbildningstillfälle

Löpande2 veckor

Planera och fastställa utbildningstillfällen

Löpande, men kritisk period inför ansökning och registrering 2 veckor

Hantera ansökan och anta student

Ansökningsperiod och därefter > 2veckor

Planera genomförandet av utbildningstillfälle

Inför utbildningsstart>2 veckor

Utvärdera utbildningstillfälle

Efter kursslut, löpande>2 veckor



Sida: 11 (27)

Prioriterade processer/aktiviteter/funktioner(delar av tjänsten som ska prioriteras)

Kritisk period Maximal tolerabel avbrottstid(Tillåtet dröjsmål innan minimitjänstenivån kan hållas)

Kommentarer

Följa upp processen utbilda student

Löpande (3 v efter kursstart) >2 veckor

Stödja student Löpande >2 veckor

Utfärda examen och kursbevis

Kan vara kritiskt för legitimationsyrken, terminsslut > 2veckor

Besluta om och utveckla utbildning och examen

Löpande, men kritisk period inför ansökning >2 veckor

Publicera utbildningstillfälle

Hösten (största katalogen trycks då)

>2 veckor

Hantera lokal information, t.ex. katalogdata

Löpande övergripande info

>2 veckor

Vårda alumnrelationer Löpande (sällan tidskritiskt) >2 veckor

4.2 Strategier för resurser

Personal – undvik nyckelpersonsberoende, och dokumentera kritiska rutiner så att de kan hanteras av andra vid behov.

Händelse Risk/konsekvens Aktiviteter Ansvarig

Personalbortfall Inte tillräckligt med resurser för att hantera arbetet

Säkerställ ersättare/successionsordningPrioritera arbetsuppgifter enligt tidskritikalitetUtse ersättare som kan följa dokumenterade rutiner.

Ersättare för:Konsortiechef FörvaltningsledareProduktionssättnings-koordinator

Konsortiechefen



Sida: 12 (27)

Personal – undvik nyckelpersonsberoende, och dokumentera kritiska rutiner så att de kan hanteras av andra vid behov.

Händelse Risk/konsekvens Aktiviteter Ansvarig

Personer har inte tillröäckligt med kompetens för att skta uppdraget

Uppföljning med all personal regelbundet. Om möjligt dela på arbetsuppgifter.

FL, FL-IT

IT- Ladoks leverans är IT-beroende, och driftas av Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS). Vid störningar hanteras dessa i första hand efter deras kontinuitetsplan, men Ladokkonsortiet ansvarar för att vid behov stärka kommunikationen mot lärosäten och intressenter.

Händelse Risk/konsekvens Aktiviteter Ansvarig/Kontakt

Virus i Ladokmiljön

Störningar i datamiljön/ korrupt data

Anmäl till support Vid långvarigt avbrott använd kommunikationsrutinen

ITS

Överbelastning Störningar i datamiljön Anmäl till support nivå 2 ITS

En domän nere Kommunicera status, felsökning pågår

Eskalering till 3 line

Stäm av konsekvenser utifrån prioritering och kalenderperspektivLägesanalys & felsökning/avstämning med IT, förvaltningsledare,

Ev aktivera kriskommitté/avstämningsmöte

Aktivera kommunikationsrutin

(Incidenthanteringsprocessen, supporten informerar via support.ladok.se)

Support 2 line

Produktansvarig

Produktansvarig efter ev. avstämning med annan person inom Ladok.

Kriskommittén

Alla domäner nere

Aktivera kriskommitténStäm av med IT drift, och stötta med kommunikation vid behov.[fyll på med lämpliga åtgärder]

Eskalering enligt rutinKriskommittén

Konsortiets data onåbart/korrupt



Sida: 13 (27)

4.3 Kontinuitetsplaner för utlagd verksamhet Externa leverantörer och utlagd verksamhet skall ha kontinuitetsplaner.

Utlagd verksamhet Leverantör Kommentar Kontaktperson (tel.)Systemdrift Enheten för IT-stöd

och systemutveckling (ITS)

Applikationsdrift och 2nd-line support

Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS)

Bilaga A Kontaktlista

Kriskommitté

Roll Namn Lärosäte Telefonnr

E-postadress Ersättare

Ordförande/Konsortiechef

Mauritz Danielsson

Luleå Tekniska Universitet

070-655 33 53

[email protected]

Styrelsens ordf

HuvudPL Johan Sjödin TG 070-841 77 47

[email protected]

KC

Förvaltningsledare

Tor Fridell Linköpings universitet

0707-955795

[email protected] KC

Produktionssättningskoordinator

Malin Zingmark Agio 070-3322006

[email protected]

FL, KC

Kommunikationsansvarig

vakant FL

Utökad kriskommitté

Roll Namn Lärosäte Telefonnr

E-postadress Ersättare

PA uppföljning Jan Johansson Jönköping university

036101048

[email protected]

PA resultatleveransen

Gunnar Råhlén Blekinge tekniska högskola

[email protected]

PA grunddata och nationella mallar

Per Sandström Uppsala universitet

[email protected]

Utbildningsansvarig



Sida: 14 (27)

Expertstöd Hans PerssonLunds universitet

[email protected]

Produktionssättningskoordinator

Malin Zingmark

Agio Kompetens & Service

[email protected]

Styrelsen

Styrelsen har det övergripande ansvaret för systemet inom de ramar som ges av Stämman. Styrelsen kontaktas enligt följande:

Vid varje aktivering av kriskommitté Styrelsens ordförande, via mail

Vid allvarliga händelser Styrelsen, via mail till ordf

Vid kris längre än 3 dagar Styrelsen, via mail till ordf

Slutrapport efter kris Styrelsen, via mail+muntligt på nästa styrelsemöte

Namn Lärosäte Mandatperiod t o m

Kontaktuppgift

Per Brolin (ordf) Linnéuniversitetet 2018-06-30 [email protected],

0705-68 95 13Karin Cardell (vice ordf)

Högskolan Borås 2017-06-30 [email protected]

0733-970039

mailto:[email protected]




Sida: 15 (27)

Bilaga B Checklista KriskommittéKontinuitetsplanen ska aktiveras när en kris eller ett allvarligt avbrott har inträffat eller om det är mycket sannolikt att avbrott kommer att inträffa. Vid en händelse som har eller kan utvecklas till ett allvarligt avbrott eller kris ska genast eskalering till en representant från kriskommittén göras. Vid behov tas beslut om sammankallning av kriskommittén för vidare bedömning.

Kom ihåg! Om beslutsunderlag saknas, sammankalla hellre direkt istället för att invänta mer information.

Sammankalla kriskommitténDen person som blivit kontaktad kallar till möte. För kontaktuppgifter se Bilaga A Kontaktlista.

Larma kriskommittén (via sms, telefon eller mail) och informera kortfattat om vad som har inträffat samt var/hur/när ni ska träffas/höras.

Distribuera konferenstelefonnummer vid behov. Om det bedöms nödvändigt, ordna ett krisledningsrum. Bege dig så snabbt som möjligt till överenskommen plats eller ring konferensnummer enligt

överenskommelse. Ordinarie krisledningsmötesplats: Wallingatan 2 Reservlokal: SU Videomöte: https://connect.sunet.se/fl/Telefonmöte: tel 08-5000 5000 kod 150901

Initiala arbetsuppgifter för kriskommitténSituation: Kriskommittén har larmats och befinner sig i telefonkonferens. Ordförande leder arbetet. Ordföranden i kriskommittén ansvarar för att gå igenom nedanstående checklista:

Säkerställ att styrelsen och viktiga intressenter är informerade vid behov. Säkerställ att ansvarig för dokumentation dokumenterar beslut för de åtgärder som

vidtas. Se bilaga D Mall för logg/lägesbild. Ge medarbetare instruktioner om hur de ska bemöta kunder och hänvisa eventuella

inkommande samtal. Gå snabbt igenom checklistan nedan (uppskattning av krisens omfattning) eller använd

er av lägesbildsmallen. Kort informationsdelningFakta

Vad har hänt? Hur upptäcktes det? När hände det? Omfattning? Vilka/vad blir konsekvenserna på kort och lång sikt för olika områden? Vilka drabbas av avbrottet? (användare, processer, intressenter)

Antaganden Hur lång tid beräknas avbrottet vara?



Sida: 16 (27)

Varje representant i kriskommittén får kortfattat uppskatta hur händelsen kan påverka deras ansvarsområde på kort och på lång sikt. (Ta hänsyn till tidpunkt och kritiska perioder)

Vilket behov av samverkan/resurser finns (internt, externt)? Säkerställ att berörd personal får det stöd de behöver för att kunna hantera situationen. Vid behov, kontakta samverkanspartners för att samordna hantering och information

(t.ex. CSN, lärosäten m.fl.). Se bilaga A för kontaktlista och mer information. Inriktning/åtgärder

Kan arbetet bedrivas enligt ordinarie rutiner? Om Nej: säkerställ att arbetet med kontinuitetsplaner (reservrutiner, återställningsrutiner etc.) påbörjas/har påbörjats.

Kartlägg och upprätta alternativa möjligheter på kort/lång sikt. Kom överens om tidplan mellan inblandade parter. Vilka handlingsalternativ finns? Säkerställ i samråd med kriskommittén att korrekta

prioriteringar görs av resurser. Planera och påbörja återställandet av eventuella förlorade resurser. Bestäm när gruppen ska träffas igen (tid och plats).

Kommunikation

Bestäm vilken information som ska gå ut och vem som ansvarar. Budskap, avsändare, kanaler, vem kommunicerar till vem.

Agenda för återkommande möten (protokollförda i logg):Informationsdelning – kort uppdatering av läget (summering av ordförande) Varje representant redogör kortfattat:

Vidtagna åtgärder Planerade åtgärder (ange ev. kritiska tidpunkter) Resurs och samverkansbehov Eventuella behov av beslut Ordförande sammanfattar mötet, tydliggör eventuella beslut Informationsspridning (Uppdatering internt/externt) Utestående frågor? Sammansättning/utökning/omfördelning av grupp/resurser? Tid och plats för nästa möte

Återgång till normal drift (Återställningsplaner)När avbrottet är avhjälpt och verksamheten bedöms kunna återgå till ”normalt läge” bör alla inblandade samlas, beslut bör fattas för återgång till normal drift.Ordförande tillser att inga viktiga moment glöms bort vid återgången och koordinerar med ev. övriga intressenters krisorganisationer.



Sida: 17 (27)

Bilaga C Kontaktlista Samarbetspartners



Sida: 18 (27)

Organisation/ område

Kontakt Växel/Telefonnummer

E-post Kommentar

Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS)

090-786 50 00

Statistiska Centralbyrån

Mattias Wickström

[email protected]

Centrala Studiestödsnämnden (CSN)

Isaksson Carina

[email protected]

UHR - NyAUHR - LadokuppdragUHR – ärendesystem

Lennart Hellsten

[email protected]

Skolverket Robert Andersson

[email protected]@skolverket.se

Socialstyrelsen

Wennberg, Åsa Ek, Pernilla

[email protected]@socialstyrelsen.se

Vetenskapsrådet

Maria Thuveson

[email protected]

Svenska Insitutet

Mari Anne Walz,Teknik Hans Ericsson

[email protected]

Migrationsverket

Donald Hallén Markus Filipsson

[email protected] [email protected]

Skatteverket Tobias Wijk 010-579 85 13

[email protected]@skatteverket.se

A-kassornas Samorganisation

Jerry Sandgren 070 - 283 77 29

[email protected]

Avvaktar L3, ev med i 1153-ändr

Polis 11414BrandkårCERT-SE 08-678 57

[email protected] Cert.se

Akut 112


tel:+46-8-6785799

tel:+46-8-6785799














Sida: 19 (27)

Bilaga D Mall för händelselogg/lägesbild

Situation: Ladok befinner sig i ett allvarligt läge. Med hjälp av denna händelselogg ska Loggföraren notera alla viktiga händelser, tidpunkter och beslut/åtgärder under krisen. En loggbok ska föras för att hålla gruppen orienterad i tiden, för att man ska veta vilka åtgärder som vidtagits och för att vid en eventuell utredning kunna påvisa vad som gjorts och när det gjordes.

Datum: ______________________ Loggförare: _____________________________

INSTRUKTION: Ange tidpunkten då en händelse inträffat och då ett beslut tagits.

Tid Händelse/indata Åtgärd/beslut Ansv Klart/genomfört



Sida: 20 (27)

Lägesbild ”Fyrfältaren”, att användas som stöd vid lägesbedömningar.

Våra viktigaste fakta är: Vi gör följande antaganden:- Vad, När, Hur, Vem, Varför? - Påverkan, scenarios/prognoser,

intressenter?

Vi prioriterar och vidtar följande åtgärder:

Vi kommunicerar följande:

- Ordinarie rutiner/reservrutiner? Handlingsalternativ? Åtgärder? Behov av samverkan? Reservrutiner? Tidplan?

Vår inriktning/målbild är:

Prioriterade åtgärder:

- Budskap, avsändare, kanaler, vem kommunicerar till vem?

Internt:

Externt:



Sida: 21 (27)

Bilaga E Checklista KommunikationKommunikation är väldigt viktigt vid en allvarlig händelse. Både intern kommunikation och extern kommunikation. Det är därför av vikt att ha koll på kommunikationskanaler och vilket stöd som finns.

Rutin för kontakt med journalister

Grundregeln är att endast ett fåtal, t ex konsortiechefen och kommunikatören uttalar sig till media. I görligaste mån skall all kommunikation gås igenom i kriskommittén före publicering. På direkta frågor kan alla svara men hänvisa till KC/Kom.

Grupp Kontaktuppgift Kommentar/instruktionMailslinga Förvaltningen Ladokkonsortiet

[email protected]

Ska användas för tidig intern informationsspridning.

Mailslinga Ladok3-projektet [email protected]

Ska användas för tidig intern informationsspridning.

Mailslinga lokala kontaktpersoner Ladok

Finns i Confluence/Kontakt Ska användas för informationsspridning.

Mailslinga lokala objektägare

Finns i Confluence/Kontakt Ska användas för informationsspridning.

Mailslinga lokala projektledare

Finns i Confluence/Kontakt Ska användas för informationsspridning under projekttiden

Checklista Kommunikation

I samråd med Ordförande: Fastställ kommunikationsplan för den aktuella krissituationen. Vem uttalar sig? Hur? Var? När? Till vem, målgruppen?

Fastställ vilket budskap Ladok vill förmedla och vad som ska sägas för att förmedla detta på bästa sätt.

Vid behov, gör en pressrelease. Vid behov, kontakta kommunikationsrådgivare för samverkan och

resursförstärkning. Säkerställ i samråd med ITS att supporten informeras om hur de ska bemöta

intressenter. Kontrollera/bestäm: Frågor som supporten/växeln direkt ska kunna svara på. Att växeln är korrekt informerad om talesmän, kontaktpersoner,

eventuella direktnummer för journalister etc. Behov av loggbok i växeln över inkommande kontakter.



Sida: 22 (27)

Behov av förstärkning/extra personal till växeln. Att växeln kontinuerligt uppdateras om gällande riktlinjer.

Säkerställ i samråd med personalansvarig att alla anställda informeras om händelsen så snart som möjligt, helst innan media eller externa intressenter informeras. Gör detta helst i mötesform och använd kompletterande kanaler som mail, intranät, telefonkedjor och SMS som komplement.

Säkerställ att anställda informeras om vem de kan hänvisa till om de blir kontaktade av journalister för att kommentera den aktuella situationen.

Utse en resurs för omvärldsbevakning. Följ medierapportering och andra aktörers agerande och återrapportera till övriga i kriskommittén.

Överväg att lägga ut information på hemsidan och intranätet. Vid behov, tillhandahåll även information på engelska.

Identifiera om något måste bort från webben. Författa en kort, deltagande text som berättar vad som hänt och hur besökaren

kan gå vidare för mer information. Publicera pressmeddelande. Publicera tider för presskonferens och övriga informationstillfällen. Avgör hur Ladoks medlemmar/samarbetspartners/kontakter ska informeras om

det inträffade. Vid behov, förbered bakgrundsfakta och statistik till media. Förbered svar på e-post. Var beredd på att webben lockar till kontakt även från

grupper som inte är direkt berörda. Hantera e-postbrev från någon ur ”allmänheten” med en kort, deltagande text som berättar vad som hänt och hur man kan få mer information. Bestäm av vem och när svaren ska skickas.

Överväg att publicera frekventa och återkommande frågor och svar om händelsen på hemsidan. Överväg att via telefonväxeln initialt be intresserade att besöka hemsidan för information.

Överväg att publicera frekventa och återkommande frågor och svar om händelsen på intranätet, så att personalen kan hålla sig informerad.

Om händelsen har inträffat på annan ort bedöm i samråd med krisledningen om informationsansvarig person ska placeras på olycksplatsen för att bistå media efter behov

Checklista Kommunikation fortsättningsfas

Säkerställ att berörd personal får det stöd de behöver för att kunna hantera situationen.

Bedöm i samråd med kriskommittén behovet av att förändra/uppdatera gällande kommunikationsrutin för hanteringen av händelsen.

Säkerställ att informationen till växeln kontinuerligt uppdateras. Uppdatera kontinuerligt hemsida och intranät. Håll löpande kontakt med och informera om orsaker och konsekvenser av den

inträffade händelsen till: Drabbade Anställda Anhöriga



Sida: 23 (27)

Kunder Samarbetspartners Mediekontakter Myndigheter Övriga externa intressenter

Fortsätt att omvärldsbevaka. Följ medierapportering och andra aktörers agerande och återrapportera till övriga i kriskommittén.

Hantera, distribuera och eventuellt svara på post och e-post som berör krissituationen.

Hantera tryckning, kopiering och distribution av information och annat material. Kontrollera besöksstatistik för hemsidan och återrapportera till kriskommittén. Bedöm hur mediearbetet fungerat. Hur har Ladoks budskap mottagits? Har rätt

kanaler använts? Har Ladoks version blivit hörd? Se över behov av samt planera för införande av nya rutiner, riktlinjer etc. för att

säkerställa att händelsen inte upprepas. Se till att tillfälligt utfärdade riktlinjer återkallas.



Sida: 24 (27)

Bilaga F Checklista för utvärderingSituation: Krisledningen och resursgrupperna har avslutat sitt arbete. Verksamheten har återgått till det normala. Krisledningen går igenom nedanstående punkter. Loggföraren sammanställer resultatet.

Vad fungerade bra? Kunde något ha gjorts bättre? Skall någon/några belönas för insatserna under händelsen? Utifrån det som inte fungerade har vi beslutat om följande åtgärder: Besluta om eventuella ändringar och uppdateringar i planen och/eller

krisorganisationen. IT & Säkerhet är ansvarig för uppdateringar och distribution av Ladoks kris- och kontinuitetsplan.

Besluta om eventuella ändringar i policys, instruktioner och riktlinjer. Sammanställ ett ekonomiskt avslut. Arkivera loggboken samt andra mötesanteckningar. Följ upp händelsen på nästa ledningsgruppsmöte.



Sida: 25 (27)

Bilaga G Översikt resurser/processer

Kritiska aktiviteter

Kritiska resurser

Hant

era

Stud

iede

ltaga

nde

Sätt

a be

tyg

och

offen

tligg

öra

resu

ltat

Utfä

rda

exam

en o

ch k

ursb

evis

Beslu

ta o

m o

ch u

tvec

kla

utbi

ldni

ng o

ch

Plan

era

och

fast

stäl

la u

tbild

ning

stillf

älle

n

Hant

era

ansö

kan

och

anta

stud

ent

Plan

era

geno

mfö

rand

et a

v ut

bild

ning

stillf

älle

Geno

mfö

ra u

tbild

ning

stillf

älle

U

tvär

dera

utb

ildni

ngsti

llfäl

le

Följa

upp

pro

cess

en u

tbild

a st

uden

t

Stöd

ja st

uden

t

Vård

a al

umnr

elati

oner

Stra

tegi

sk p

lane

ring

och

uppf

öljn

ing

Publ

icer

a ut

bild

ning

stillf

älle

Hant

era

loka

l inf

orm

ation

, t.e

x. k

atal

ogda

ta

Supp

ort

Kommentar

1 v 1 v

> 2 v

>2 v

2 v

> 2v

>2 v

2 v

>2 v

>2 v

>2 v

>2 v

2 v

>2 v

>2 v

3 d

Student (med behörighet) 1 v x x x x Administratör (med behörighet) 1 v x x x x x x x x Handläggare (Lärare/Administratör med behörighet) 1 v x x x x x x Personal vid lärosätet (med behörighet) x Ladok (Studentinformation) 1 v x x x Ladok (Utbildningsinformation) 1 v x x x x x x x x x x x



Sida: 26 (27)

Ladok (Examen) >2 v x Ladok (Studiedeltagande) 1 v x x x x x x x Ladok (resultatdomän) 1 v x x x x x x x x Ladok (Uppföljning) 2 v x x Ladok (Katalogdata) >2 v x Dator med uppkoppling 1 v X x x x x ? x x x x ? x x

Support (2nd-line) 3 dgr x x x x x x x x x x ? 3 dagar med avseende på kravet på aktiviteten Support?

Underskrift från "rätt person" >2 v x Utskrift/skrivare >2 v x Lokalt arkiv (diarieföring) >2 v x Beslutsunderlag >2 v x x Nya >2 v x Fellistor >2 v x ITS (Supportorganisation Ladok) 3 dgr x

Förvaltningsorganisation (Ladok) 3 dgr x

Lokala systemförvaltare 3 dgr x Lokal förvaltning (vid integration) 3 dgr x



Sida: 27 (27)

Kom

men

tar

Inbe

roen

de: A

ntag

ning

Inda

ta fr

ån lä

rare

, alte

rnati

vt

Inda

ta fr

ån st

uden

tinfo

rmati

on

(Bes

luta

om

och

utv

eckl

a ut

bild

ning

bero

ende

till

plan

era

och

fast

stäl

la

Kan

vara

kop

plat

till

Vi

sst b

eroe

nde

av a

ktivi

tete

rna

Documents

ME07 - Protokoll · Web viewOm så är fallet tar kriskommittén beslutet att gå vidare med aktivering av kriskommittén och aktivering av kontinuitetsplanen utifrån bedömt behov