Manual Prosedur Kerja - Negeri Sembilan IT/MPK_03072012/A-Korporat... · Web viewA. KHIDMAT KORPORAT DAN PERANCANGAN ICT Proses Kerja - Merancang, menyelaras dan melaksanakan perancangan

KHIDMAT KORPORAT DAN PERANCANGAN ICT

9. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK

A. KHIDMAT KORPORAT DAN PERANCANGAN ICT

i. Proses Kerja - Merancang, menyelaras dan melaksanakan perancangan strategik maklumat (ISP)

Bil Proses Kerja Pegawai Melulus/Dirujuk

Undang-undang /Peraturan

1 Memastikan pasukan projek menghubungi bahagian/unit yang terlibat untuk mengadakan perbincangan

2 Menyertai perbincangan dengan bahagian/unit yang dikenal pasti untuk menentukan keperluan pengguna

3 Menyedia dan membuat perancangan bagi pemantauan projek ICT yang telah dibincangkan

4 Mendapatkan kelulusan pengarah jabatan bagi perancangan ICT

5 Melaksanakan perancangan berdasarkan ISP yang telah diluluskan oleh Negeri

6 Memantau perjalanan pelaksanaan dan kemajuan projek ICT

7 Melaporkan dan menyediakan laporan perkembangan pelaksanaan projek dari masa ke semasa

8 Melaksanakan penyerahan projek kepada pengguna

11


Carta Aliran - Merancang, menyelaras dan melaksanakan perancangan strategik maklumat (ISP)

12

Memastikan pasukan projek menghubungi bahagian/unit yang terlibat untuk mengadakan perbincangan

Menyertai perbincangan dengan bahagian/unit yang dikenalpasti untuk menentukan keperluan pengguna

Mendapatkan kelulusan pengarah jabatan bagi perancangan ICT

Mula

Menyedia dan membuat perancangan bagi pemantauan projek ICT yang telah dibincangkan

Melaksanakan perancangan berdasarkan ISP yang telah diluluskan oleh Negeri

Memantau perjalanan pelaksanaan dan kemajuan projek ICT

Melaporkan dan menyediakan laporan perkembangan pelaksanaan projek dari masa ke semasa

Melaksanakan penyerahan projek kepada pengguna

Tamat


ii. Proses Kerja - Mengkaji dan menyediakan kertas kerja bagi perolehan peralatan ICT.



1 Menerima surat permohonan dan kertas kerja daripada setiap unit yang ingin membuat permohonan perolehan

2 Menyemak surat dan format kertas kerja samada teratur untuk permohonan kelulusan

3 Mengkaji dan membuat penilaian permohonan di peringkat jabatan melalui mesyuarat pengurusan jabatan / kewangan

4 Mendapatkan kelulusan daripada ahli mesyuarat

5 Menyediakan kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan daripada Urusetia Kerajaan Negeri

6 Menunggu kelulusan permohonan perolehan peralatan ICT daripada Urusetia Kerajaan Negeri

7 Melaksanakan perolehan mengikut peraturan kewangan dan perolehan kerajaan

13


Carta Aliran - Mengkaji dan menyediakan kertas kerja bagi perolehan peralatan ICT.

14

Menerima surat permohonan dan kertas kerja daripada setiap unit yang ingin membuat permohonan perolehan

Menyemak surat dan format kertas kerja samada teratur untuk permohonan kelulusan JPICT

Mendapatkan kelulusan daripada ahli mesyuarat

Mula

Mengkaji dan membuat penilaian permohonan di peringkat jabatan melalui mesyuarat pengurusan jabatan / kewangan / jabatan

Menyediakan kertas kerja untuk mendapatkan kelulusan daripada Urusetia JPICT Negeri

Menunggu kelulusan permohonan perolehan peralatan ICT daripada Urusetia JPICT Negeri

Melaksanakan perolehan mengikut peraturan kewangan dan perolehan kerajaan

Tamat


iii. Proses Kerja - Penyelaras pelaksanaan kerajaan elektronik – SIHAT, SPTB dan e-Consent



1 Mengenalpasti keperluan kemudahan infrastruktur bagi pelaksanaan kerajaan elektronik

2 Menyediakan kemudahan yang diperlukan

3 Membantu dan memantau kerja-kerja pemasangan sistem yang dilakukan oleh pembekal

4 Membantu melaksanakan pengujian sistem

5 Mengesahkan sistem berfungsi mengikut perancangan

6 Mengkaji dan mengenalpasti kelemahan sistem

7 Melaporkan keberkesanan pelaksanaan sistem

8 Menyediakan perancangan latihan kepada pengguna sistem

9 Melaksanakan penyelenggaraan sistem dari masa ke semasa

15


Carta Aliran - Penyelaras pelaksanaan kerajaan elektronik – SIHAT, SPTB dan e-Consent

16

Menyediakan kemudahan yang diperlukan

Membantu dan memantau kerja-kerja pemasangan sistem yang dilakukan oleh pembekal

Mengesahkan sistem berfungsi mengikut perancangan

Mula

Membantu melaksanakan pengujian sistem

Mengkaji dan mengenalpasti kelemahan sistem

Melaporkan keberkesanan pelaksanaan sistem

Menyediakan perancangan latihan kepada pengguna sistem

Melaksanakan penyelenggaraan sistem dari masa ke semasa

Tamat

Mengenalpasti keperluan kemudahan infrastruktur bagi pelaksanaan kerajaan elektronik


iv. Proses Kerja - Wakil ke mesyuarat dengan Bahagian lain yang berkaitan dengan ICT



1 Mengenalpasti masalah, keperluan dan perancangan berkaitan ICT

2 Menyediakan laporan masalah keperluan dan perancangan ICT jabatan untuk dibentangkan di peringkat mesyuarat pengurusan jabatan

3 Mendapatkan kelulusan daripada Pengurusan jabatan

4 Menghadiri mesyuarat dengan pihak Kementerian

5 Membentangkan laporan yang telah dipersetujui dalam mesyuarat pengurusan kepada Kementerian.

6 Merekodkan keputusan –keputusan yang telah dipersetujui dalam mesyuarat bersama Kementerian

7 Melaporkan keputusan yang telah di perolehi untuk makluman dan tindakan pihak pengurusan jabatan

8 Menyelaras pelaksanaan keputusan mesyuarat berkaitan dengan ICT

17


Carta Aliran - Wakil ke mesyuarat dengan Bahagian lain yang berkaitan dengan ICT

18

Mengenalpasti masalah, keperluan dan perancangan berkaitan ICT

Menyediakan laporan masalah keperluan dan perancangan ICT jabatan untuk dibentangkan di peringkat Mesyuarat Pengurusan jabatan

Menghadiri mesyuarat dengan pihak Bahagian

Mula

Mendapatkan kelulusan daripada Pengurusan jabatan

Membentangkan laporan yang telah dipersetujui dalam Mesyuarat bersama Bahagian

Melaporkan keputusan yang telah di perolehi untuk makluman dan tindakan pihak pengurusan jabatan

Tamat

Melaporkan keputusan yang telah di perolehi untuk makluman dan tindakan pihak pengurusan jabatan


v. Proses Kerja - Menyediakan kemudahan bagi penyediaan taklimat / persembahan untuk Mesyuarat / Taklimat Khas / Majlis Rasmi



1 Menerima permintaan bagi menyediakan taklimat/ persembahan

2 Mengenalpasti keperluan perkakasan dan jenis perisian yang akan digunakan

3 Memberi khidmat nasihat/teknikal jika diperlukan

4 Memastikan segala keperluan telah diuji dan berfungsi dengan baik sebelum/semasa majlis berlangsung

5 Menyediakan bantuan sokongan juruteknik jika diperlukan

19


Carta Aliran - Menyediakan kemudahan bagi penyediaan taklimat / persembahan untuk Mesyuarat / Taklimat Khas / Majlis Rasmi

20

Menerima permintaan bagi menyediakan taklimat/ persembahan

Mengenalpasti keperluan perkakasan dan jenis perisian yang akan digunakan

Memastikan segala keperluan telah diuji dan berfungsi dengan baik sebelum/semasa majlis berlangsung

Mula

Memberi khidmat nasihat/teknikal jika diperlukan

Menyediakan bantuan sokongan juruteknik jika diperlukan

Tamat


vi. Proses Kerja - Merancang latihan dalaman kepada Kakitangan jabatan dalam bidang ICT (e- Government,Office Automation, Aplikasi Internet seperti e-mail dan lain-lain.



1 Mengenalpasti keperluan latihan yang bersesuaian dengan bidang kerja kakitangan jabatan yang berkaitan dengan penggunaan ICT

2 Merancang dan menyediakan jadual latihan dan mengenalpasti kumpulan sasaran

3 Menyediakan kertas kerja bagi cadangan program latihan

4 Membentang dan mendapatkan kelulusan dalam mesyuarat pengurusan jabatan

5 Melaksanakan program latihan mengikut perancangan

6 Memantau pelaksanaan program latihan

7 Menyediakan laporan keberkesanan pelaksanaan program latihan yang telah dijalankan

8 Merancang penambahbaikan keatas program latihan yang akan dilaksanakan pada masa hadapan

21


Carta Aliran - Merancang latihan dalaman kepada Kakitangan jabatan dalam bidang ICT(e- Government,Office Automation, Aplikasi Internet seperti e-mail dan lain-lain.

22

Mengenalpasti keperluan latihan yang bersesuaian dengna bidang kerja kakitangan jabatan yang berkaitan

Merancang dan menyediakan jadual latihan dan mengenalpasti kumpulan sasaran

Membentang dan mendapatkan kelulusan dalam mesyuarat pengurusan jabatan

Mula

Menyediakan kertas kerja bagi cadangan program latihan

Melaksanakan program latihan mengikut perancangan

Memantau pelaksanaan program latihan

Menyediakan laporan keberkesanan pelaksanaan program latihan yang telah dijalankan

Merancang penambahbaikan keatas program latihan yang akan dilaksanakan pada masa hadapan

Tamat


vii. Proses Kerja - Merancang dan menyelaras pembangunan Laman WEB


Undang-undang

/Peraturan

1 Mengenalpasti ahli-ahli daripada setiap unit/bahagian untuk disenaraikan sebagai ahli jawatankuasa pembangunan laman web

2 Menyediakan senarai nama jawatankuasa pembangunan laman web

3 Menyediakan surat lantikan kepada ahli jawatankuasa pembangunan laman web

4 Menyediakan draf cadangan pembangunan laman web jabatan

5 Mengusulkan draf cadangan untuk mendapatkan maklumbalas/pandangan dalam mesyuarat jawatankuasa laman web

6 Menyediakan pelan rancangan pembangunan laman web

7 Menyelaras pelaksanaan kerja-kerja pembangunan laman web

8 Membentangkan laman web yang telah dibangunkan didalam mesyuarat jawatankuasa laman web

9 Mendapatkan maklum balas berkaitan laman web yang telah dibangunkan

10 Menyelaras pelaksanaan kerja –kerja pengemaskinian berdasarkan maklumbalas yang diterima

11 Menyelaraskan pelancaran laman web

23


untuk umum

12 Menyelaraskan pengemaskinian maklumat didalam laman web dari masa ke semasa

24


Carta Aliran - Merancang dan menyelaras pembangunan laman web

25

Mengenalpasti ahli-ahli daripada setiap unit / bahagian untuk disenaraikan sebagai ahli jawatankuasa pembangunan laman web

Menyediakan senarai nama jawatankuasa pembangunan laman web

Menyediakan draf cadangan pembangunan laman web jabatan

Mula

Menyediakan surat lantikan kepada ahli jawatankuasa pembangunan laman web

Mengusulkan draf cadangan untuk mendapatkan maklumbalas/pandangan dalam mesyuarat jawatankuasa laman web

Menyediakan pelan rancangan pembangunan laman web

Membentangkan laman web yang telah dibangunkan didalam mesyuarat jawatankuasa laman web

A

Menyelaras pelaksanaan kerja-kerja pembangunan laman web


Senarai Semak - Merancang dan menyelaras pembangunan laman web

26

Mendapatkan maklum balas berkaitan laman web yang telah dibangunkan

Menyelaras pelaksanaan kerja –kerja pengemaskinian berdasarkan maklumbalas yang diterima

Menyelaraskan pengemaskinian maklumat didalam laman web dari masa ke semasa

Tamat

Menyelaraskan pelancaran laman web untuk umum

A


viii. Proses Kerja - Menyediakan perancangan ABM perolehan ICT bagi keperluan jabatan



1 Menyediakan satu kajian keperluan perolehan ICT kepada setiap unit / Bahagian

2 Mengumpul hasil kajian yang diperolehi

3 Mengkaji dan melakukan analisa berkaitan keperluan ICT untuk perancangan keperluan jabatan

4 Mengusulkan keperluan ICT untuk dimasukkan dalam Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM) bagi tahun akan datang

5 Mendapat kelulusan daripada JMPK peringkat jabatan

27


Carta Aliran - Menyediakan perancangan ABM perolehan ICT bagi keperluan jabatan

28

Menyediakan satu kajian keperluan perolehan ICT kepada setiap unit / Bahagian

Mengumpul hasil kajian yang diperolehi

Mengusulkan keperluan ICT untuk dimasukkan dalam Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM) bagi tahun akan datang

Mula

Mengkaji dan melakukan analisa berkaitan keperluan ICT untuk perancangan keperluan jabatan

Mendapat kelulusan daripada JMPK peringkat jabatan

Tamat


xi. Proses Kerja - Memberikan khidmat nasihat teknologi ICT kepada pengurusan dan kakitangan Jabatan



1 Menerima pertanyaan daripada pengguna berkaitan keperluan ICT

2 Mengenalpasti keperluan penyelesaian kepada pertanyaan pengguna

3 Memberi cadangan penyelesaian kepada pertanyaan berkaitan

4 Melakukan tindakan susulan sekiranya perlu

29


Carta Aliran - Memberikan khidmat nasihat teknologi ICT kepada pengurusan dan kakitangan Jabatan

30

Menerima pertanyaan daripada pengguna berkaitan keperluan ICT

Mengenalpasti keperluan penyelesaian kepada pertanyaan pengguna

Melakukan tindakan susulan sekiranya perlu

Mula

Memberi cadangan penyelesaian kepada pertanyaan berkaitan

Tamat

Documents

Manual Prosedur Kerja - Negeri Sembilan IT/MPK_03072012/A-Korporat... · Web viewA. KHIDMAT KORPORAT DAN PERANCANGAN ICT Proses Kerja - Merancang, menyelaras dan melaksanakan perancangan