MANUAL KUALITI - ipbl.edu.my 18/MK_01/IPGM-PPK-MK-01... · "menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA ARAS 1-3, BLOK 2250 JALAN USAHAWAN 1 No. Tel . : 03-8312 6666 63000 CYBERJAYA No. Faks : 03-8312 6655 SELANGOR DARUL EHSAN Web: www.ipgm.edu.my

MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018

MUKA SURAT : 1/50

NO. DOKUMEN : IPGM-PPK-MK-01 1/50

Januari 2018

MANUAL KUALITI PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

Nama Jawatan:

REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Nama Jawatan:

TIMBALAN KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA (PEMBANGUNAN PROFESIONALISME KEGURUAN) KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 2/50


Januari 2018

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015 Hakmilik IPGM: Edaran terhad dalaman sahaja. Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM

KANDUNGAN

PERKARA

MUKA SURAT

1.0

PENGENALAN MANUAL KUALITI

5

1.1 OBJEKTIF

2.0 MAKLUMAT INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA (IPGM) / INSTITUT PENDIDIKAN GURU (IPG)

5 - 8 2.1 VISI 2.2 MISI 2.3 PIAGAM PELANGGAN 2.4 FUNGSI 2.5 SKOP 2.6 DASAR KUALITI 2.7 OBJEKTIF KUALITI 2.8 MAJLIS KUALITI

3.0

RUJUKAN NORMATIFI

8 - 9

3.1 TERMINOLOGI DAN DEFINISI

4.0

KONTEKS ORGANISASI

8 - 10


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 3/50


Januari 2018

4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya 4.2 Memahami Keperluan dan Jangkaan Pihak yang Berkepentingan 4.3 Menentukan Skop Sistem pengurusan Kualiti

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti dan Proses-Prosesnya

5.0

KEPIMPINAN

10 - 13

5.1 Kepimpinan dan Komitmen 5.2 Dasar Kualiti 5.3 Peranan Organisasi, Tanggungjawab dan Kuasa

6.0

PERANCANGAN

13 - 14

6.1 Tindakan Untuk Menangani Roisiko dan Peluang

6.2 Objektif dan Perancangan Untuk Mencapai Kualiti 6.3 Perancangan Perubahan

7.0

SOKONGAN

14 - 20

7.1 Sumber 7.1.1 Am 7.1.2 Sumber Manusia 7.1.3 Infrastruktur 7.1.4 Persekitaran untuk Operasi Proses 7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber 7.1.6 Pengetahuan Organisasi

7.2 Kompetensi 7.3 Kesedaran 7.4 Komunikasi 7.5 Maklumat yang Didokumenkan


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 4/50


Januari 2018

7.5.1 Am 7.5.2 Membentuk dan Mengemaskini Maklumat yang Didokumenkan 7.5.3 Kawalan Terhadap Maklumat yang Didokumenkan

8.0

OPERASI

8.1 Perancangan Operasi dan Kawalan

20 - 28 8.2 Keperluan Produk dan Perkhidmatan

8.2.1 Komunikasi Dengan Pelanggan 8.2.2 Menentukan Keperluan Produk dan Perkhidmatan 8.2.3 Semakan Keperluan Produk dan Perkhidmatan

8.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan 8.3.1 Am 8.3.2 Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum 8.3.3 Input Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum 8.3.4 Kawalan Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum 8.3.5 Output Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum 8.3.6 Perubahan Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum

8.4 Kawalan Terhadap Proses, Produk dan Perkhidmatan Luar 8.5 Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan 8.7 Kawalan Ketidakpatuhan Output

9.0

PENILAIAN PRESTASI

28 - 30

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Penilaian 9.2 Audit Dalaman 9.3 Kajian Semula Pengurusan


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 5/50


Januari 2018

10.0 PENAMBAHBAIKAN

30 - 31

10.1 Penambahbaikan Berterusan

1.0 PENGENALAN MANUAL KUALITI

Dokumen ini adalah Manual Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Ia disediakan untuk

memenuhi kehendak dan keperluan standard MS ISO 9001:2015. Dokumen ini juga merupakan dokumen utama yang memberi gambaran menyeluruh Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) IPGM dan IPG.

1.1 OBJEKTIF

Manual ini disediakan untuk:

a. Menerangkan maklumat asas organisasi IPGM/IPG. b. Menerangkan perincian dan skop SPK. c. Menggariskan prinsip asas mengenai prosedur yang didokumenkan atau rujukan kepada prosedur. d. Menerangkan hubungan dan kaitan antara proses-proses dalam SPK. e. Mengenalpasti dan menangani risiko-risiko dan peluang berdasarkan keperluan tindakan yang berkaitan.

2.0 MAKLUMAT ORGANISASI - INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA (IPGM) / INSTITUT PENDIDIKAN GURU (IPG)

IPGM diketuai oleh seorang (1) Rektor dan seorang (1) Timbalan Rektor. Pengurusan IPGM dibantu oleh empat (4) orang Pengarah Pusat


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 6/50


Januari 2018

dan Sektor, tiga (3) orang Ketua Jabatan, dua (2) orang Ketua Unit (rujuk Lampiran 1). IPGM merupakan ibu pejabat kepada IPG yang terdiri

daripada sembilan ( 9 ) Pusat/Sektor/Jabatan/Unit seperti berikut:

a. Pusat Penyelidikan dan Inovasi (PPPI), b. Pusat Pembangunan Akademik (PPA), c. Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar (SHEPHL), d. Sektor Khidmat Pengurusan (SKP), e. Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme (JKPP) f. Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan (JPKK), g. Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat (JPPS), h. Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi (UTMK), dan i. Unit Psikologi dan Kaunseling (UPSK). IPG terdiri daripada 27 buah kampus yang diketuai oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah. Nama dan alamat IPG seperti di Lampiran 3.

Pengurusan IPG dibantu oleh Ketua Jabatan dan Ketua Unit (rujuk Lampiran 2). IPG pula terdiri daripada pelbagai Jabatan dan Unit mengikut

kebitaraan masing-masing seperti yang telah ditetapkan oleh IPGM. IPGM dan IPG bertindak merancang, mengurus dan melaksanakan fungsi

dan tugas seperti di Lampiran 8.

2.1 VISI

IPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru.

2.2 MISI


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 7/50


Januari 2018

Melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik melalui program pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf dunia.

2.3 PIAGAM PELANGGAN

Piagam Pelanggan IPGM/IPG adalah seperti di Lampiran 6.

2.4 FUNGSI

Menurut Akta Pendidikan 1996 Pindaan 2008, IPGM dan IPG bertanggungjawab menguruskan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK)

Praperkhidmatan dan Dalam Perkhidmatan meliputi aspek seperti di Lampiran 8.

2.5 SKOP

Skop pelaksanaan SPK IPGM adalah dalam urusan melaksanakan dasar dan fungsi latihan perguruan, pengurusan akademik, penyelidikan

dan inovasi, pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan dan pembangunan. Ia meliputi proses teras SPK yang bermula daripada

penetapan program latihan pelajar praperkhidmatan hingga setelah satu (1) tahun pelajar ditempatkan di sekolah.

2.6 DASAR KUALITI

Dasar kualiti IPGM dan IPG ialah:


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 8/50


Januari 2018

"menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten

dan berjiwa pendidik selaras dengan kehendak Falsafah Pendidikan Kebangsaan dan Falsafah Pendidikan Guru”.

2.7 OBJEKTIF KUALITI

Objektif Kualiti IPGM dan IPG adalah seperti di Lampiran 7.

2.8 MAJLIS KUALITI

Majlis Kualiti IPGM dan IPG adalah seperti di Lampiran 4 dan Lampiran 5.

3.0 RUJUKAN NORMATIF

Dokumen-dokumen standard berikut secara keseluruhan atau sebahagiannya merupakan rujukan normatif bagi pelaksanaan SPK IPGM/IPG:

a. Malaysian Standard MS ISO 9000:2015 Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary (Second Revision)

b. Malaysian Standard MS ISO 9001:2015 (Second Revision) Quality Management System – Requirements (Second Revision) (ISO 9001:2015, IDT)

c. Malaysian Standard MS ISO 9004:2000 Quality Management Systems - Guidelines for Performance Improvements

d. Code Of Practice For Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition (2017)

e. Garis Panduan Amalan Baik (Portal MQA)


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 9/50


Januari 2018

f. Kerangka Kelayakan Malaysia (Portal MQA)

g. Kod Amalan (Portal MQA)

h. Education Programme Standard (EPS)

3.1 TERMINOLOGI DAN DEFINISI

Terminologi dan definisi dalam SPK IPGM/IPG adalah seperti di Lampiran 9.

KLAUSA SUB-KLAUSA

DOKUMEN SOKONGAN

4.0

KONTEKS ORGANISASI

4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya

Selaras dengan perancangan tahunan/pelan strategik IPGM dan IPG,

isu dalaman dan luaran dikenalpasti bagi memastikan IPGM dan IPG

sentiasa bersedia menghadapi cabaran yang mendatang.

Borang Perancangan Tahunan

Buku Perancangan Strategik

4.2 Memahami Keperluan dan Jangkaan Pihak yang Berkepentingan

Pihak berkepentingan IPGM adalah seperti berikut: a. Pemegang Taruh (Stakeholder) - Menteri Pendidikan - Timbalan Menteri Pendidikan 1 dan II - Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) - Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM)


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 10/50


Januari 2018

b. Pelanggan Luaran - Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) - Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) - Sekolah

- Badan-badan Kerajaan dan Bukan Kerajaan c. Pelanggan Dalaman - Pelanggan operasi - pelajar sepenuh masa PDPLI, PISMP

termasuk kursus persediaan (PPISMP)

- Pelanggan pelaksana - pensyarah dan staf sokongan

4.3 Menentukan Skop Sistem Pengurusan Kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) yang dilaksanakan oleh IPGM dan

IPG ialah Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan

yang merangkumi dasar dan fungsi latihan perguruan, pengurusan

akademik, penyelidikan dan inovasi, pengurusan dan pembangunan

sumber manusia, pengurusan kewangan dan aset, akaun serta

pengauditan.

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti Dan Proses-Prosesnya

Hubungkait input dan output, maklumat plan pengurusan risiko, faktor

dalam dan faktor luaran, senarai pihak berkepentingan dan carta alir

Prosedur Kualiti

Peta proses pengurusan


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 11/50


Januari 2018

bagi setiap proses kerja adalah seperti di dalam PK. PPK ((rujuk Lampiran 14).

Borang Pelan Pengurusan Risiko

5.0 KEPIMPINAN 5.1 Kepimpinan dan Komitmen

a. Rektor bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan kuasa semua staf yang terlibat dalam mengurus dan melaksanakan aktiviti-aktiviti yang mempunyai kesan ke atas SPK.

b. Rektor, Timbalan Rektor serta Pengarah dan Timbalan Pengarah

IPG merupakan Pengurusan Atasan.

Lampiran 6

Lampiran 7

Lampiran 13

Buku Perancangan Tahunan IPGM/IPG

Pelan Strategik IPGM / IPG

Laporan Audit Dalaman

Laman Web IPGM/IPG

Laporan MKSP


Laporan Penambahbaikan

c. Dasar kualiti dan objektif kualiti IPGM/IPG diwujudkan selari

dengan perancangan tahunan dan pelan strategik IPGM/IPG. d. Keperluan SPK diaplikasikan dalam proses-proses kerja utama di

IPGM/IPG. e. MKSP/MMKI yang dipengerusikan oleh Pengurusan Atasan

dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi menilai tahap pencapaian SPK.

f. Setiap prosedur kerja yang dimuatkan dalam dokumen kualiti

mengandungi jawatan penyedia dokumen dan pelulus dokumen. g. Hebahan berkenaan SPK dilaksanakan melalui mesyuarat,

taklimat, kursus, bentuk bercetak dan laman web IPGM/IPG.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 12/50


Januari 2018

h. Piagam Pelanggan IPGM hendaklah dipantau sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan kepuasan pelanggan dapat dicapai.

i. Sebarang risiko yang dikenalpasti menyumbang kepada ketidakpatuhan ditangani melalui pemantauan sekurang-kurangnya sekali setahun.

j. Meningkatkan keberkesanan SPK melalui penambahbaikan

berterusan.

k. PA IPGM/PA IPG bertanggungjawab menentukan tugas,

tanggungjawab dan kuasa semua staf yang terlibat dalam mengurus dan melaksanakan aktiviti-aktiviti yang mempunyai kesan ke atas SPK.

5.2 Dasar Kualiti

a. IPGM dan IPG adalah komited untuk menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan (FPK) dan Falsafah Pendidikan Guru (FPG).

Lampiran 7

Poster/Banner/Bunting/ Bahan edaran

Radio/televisyen

Laman Web IPGM/IPG

b. Dasar ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa menerusi penyemakan objektif kualiti bagi memberi ruang kepada usaha penambahbaikan berterusan yang bersesuaian dengan keperluan organisasi untuk memenuhi dan meningkatkan tahap kepuasan pelanggan.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 13/50


Januari 2018

c. Objektif kualiti diwujudkan berdasarkan aktiviti utama yang telah dikenal pasti dan dijalankan oleh IPGM dan IPG

d. Dasar kualiti IPGM disebarkan kepada warga IPGM/IPG melalui

media elektronik dan bukan elektronik.

5.3 Peranan Organisasi, Tanggungjawab dan Kuasa

a. Struktur organisasi IPGM/IPG adalah seperti di dalam Lampiran 1 dan Lampiran 2.

Lampiran 1

Lampiran 2

Lampiran 8 b. Fungsi organisasi adalah seperti dalam Lampiran 8.

6.0 PERANCANGAN 6.1 Tindakan untuk menangani risiko dan peluang

a. Risiko yang telah dikenalpasti oleh IPGM/IPG adalah seperti di dalam pelan pengurusan risiko.

Pelan Pengurusan Risiko

Prosedur Kualiti

b. Risiko bagi proses kerja yang telah dikenalpasti oleh setiap Pusat/Sektor/Jabatan/Unit adalah seperti dalam setiap PK.

6.2 Objektif dan perancangan untuk mencapai kualiti

a. Senarai objektif kualiti adalah seperti di Lampiran 7. Semua objektif kualiti yang ditentukan oleh organisasi mestilah memenuhi elemen S.M.A.R.T (specific, measureable,attainable,realistic,time frame)

Lampiran 7

Minit MKI/MKSP



Laporan MKSP

b. Objektif kualiti dipantau dua (2) kali setahun melalui Audit Dalaman

dan sepanjang masa oleh Jawatankuasa Penambahbaikan.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 14/50


Januari 2018

c. Penyelarasan audit dalaman dilaporkan di peringkat IPGM sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

d. Hebahan berkaitan objektif kualiti akan dilaksanakan kepada warga IPGM/IPG melalui media elektronik dan bukan elektronik.

e. Pencapaian objektif kualiti akan dilaporkan dalam mesyuarat MKI

dan MKSP sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

6.3 Perancangan Perubahan

a. Sebarang perubahan terhadap SPK IPGM termasuk dalam dokumen kualiti perlulah mendapat kelulusan PA IPGM/IPG dan direkodkan dalam Borang Cadangan Pindaan. (rujuk Lampiran 10).

Lampiran 10

Lampiran 11 b. Sebarang pindaan yang telah dilaksanakan hendaklah direkodkan

di dalam Borang Rekod Pindaan. ( rujuk Lampiran 11).

7.0 SOKONGAN 7.1 Sumber

Minit dan Laporan MKSP


Laporan Audit SIRIM

Lampiran 13

Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Borang Penilaian

7.1.1 Am a. Penambahbaikan berterusan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti

dilaksanakan berdasarkan keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan, penemuan Audit Dalaman dan Audit Pihak Ketiga.

b. Senarai jenis perkhidmatan di IPGM/IPG yang diambil daripada

pembekal luar adalah seperti dalam Borang JANM12.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 15/50


Januari 2018

Penceramah/Pensyarah Sambilan

Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Luar

c. Penilaian terhadap perkhidmatan yang diambil daripada pembekal luar dilaksanakan oleh pemohon selepas perkhidmatan selesai.

7.1.2 Sumber Manusia a. IPGM bertanggungjawab menentukan dan menyediakan sumber

manusia yang diperlukan untuk keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG.

Borang Senarai Perancangan LPS

Borang Penilaian LPS

b. IPGM/IPG mengenal pasti pegawai yang terlibat secara langsung

dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan memberikan latihan yang bersesuaian.

c. Pelan Operasi Latihan dilaksanakan sepanjang tahun. d. Keberkesanan Kursus dinilai melalui borang penilaian oleh

peserta.

7.1.3 Infrastruktur a. IPGM/IPG akan menyediakan dan menyenggara peralatan

termasuklah hardware dan software yang diperlukan. Jadual Perancangan

Penyelenggaraan Infrastruktur

Borang Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur

b. IPGM/IPG mengurus kemudahan perkhidmatan sokongan seperti

penggunaan kenderaan jabatan.

c. Kemudahan akses kepada internet disediakan kepada kakitangan dan pelajar.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 16/50


Januari 2018

7.1.4 Persekitaran Untuk Operasi Proses a. Suasana tempat kerja yang kondusif terutamanya keselamatan

warga IPGM dan IPG dilaksanakan melalui amalan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).

b. Penyediaan ruang pejabat yang kondusif dan bersesuaian dengan

persekitaran yang bersih.

c. IPGM dan IPG juga turut menyediakan khidmat bimbingan

konsultasi dan kaunseling yang dilaksanakan oleh Pegawai Kaunseling. Aktiviti riadah diadakan secara berkala.

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber a. Pemantauan bagi pengukuran sumber yang melibatkan

Infrastruktur dan persekitaran kerja dilaksanakan melalui Audit Dalaman dan Audit Pihak Ketiga untuk menilai keberkesanan SPK.

Laporan MKI/MKSP


Laporan Audit SIRIM


b. Pemantauan bagi keberkesanan kursus yang diadakan

dilaksanakan oleh peserta kursus.

c. Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti IPGM/IPG tidak

memerlukan peralatan yang diguna pakai untuk ditentu ukur oleh mana-mana Jabatan/Agensi.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 17/50


Januari 2018

7.1.6 Pengetahuan Organisasi a. Sistem folio dan fail meja telah diwujudkan sebagai langkah untuk

memastikan pengesanan maklumat berkaitan skop dan bidang tugas pensyarah dan kaki tangan di IPGM/IPG dapat direkodkan.

Fail Meja

Folio Kursus

Folio Pensyarah

Sistem SPL KPM

Laporan PLC

b. Kursus dan latihan yang diberikan kepada pegawai dan staf

di IPGM/IPG direkodkan dan disimpan dengan baik. c. Sesi Perkongsian Ilmu (PLC) yang dilaksanakan di IPGM/IPG

direkodkan dan disimpan dengan baik.

7.2 Kompetensi

a. Pegawai yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti IPGM/IPG dikenal pasti dan diberikan tanggungjawab bagi menguruskan Prosedur Kualiti bahagian masing-masing.

Senarai Pemegang dan Penggerak SPK IPGM/IPG

Rekod Latihan


SPL KPM

b. Latihan berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti diberikan kepada pemegang dan penggerak prosedur, juru audit kualiti dalaman dan urus setia bagi memastikan keberkesanan pelaksanaannya.

c. Penilaian terhadap keberkesanan latihan yang telah diberikan boleh dilihat melalui borang penilaian peserta kursus dan sebarang cadangan penambahbaikan yang dikemukakan diambil tindakan sewajarnya bagi meningkatkan mutu latihan yang diberikan.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 18/50


Januari 2018

d. Dokumen berkaitan latihan yang diberikan kepada pegawai di

IPGM/IPG disimpan dan direkodkan.

7.3 Kesedaran

a. Hebahan berkaitan dasar kualiti, objektif kualiti, kepentingan dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti serta kesan daripada ketidakpatuhan Sistem Pengurusan Kualiti disampaikan kepada warga IPGM/IPG melalui media elektronik dan bukan elektronik.

Minit Mesyuarat MPPP

Minit Mesyuarat Jab/Unit

Surat Panggilan Kursus

Whatsapp

e-mel

Laman Web IPGM/IPG

Rekod Latihan


SPL KPM

b. Kursus Kesedaran Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan bagi

meningkatkan tahap pengetahuan serta kesedaran warga berkenaan Sistem Pengurusan Kualiti IPGM/IPG.

7.4 Komunikasi

a. IPGM/IPG akan memastikan hebahan berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti disampaikan kepada warga melalui media elektronik dan bukan elektronik.

Minit Mesyuarat MPPP

Minit Mesyuarat Jab/Unit

Whatsapp

e-mel

Poster/Banner/Bunting Edaran

Laman Web IPGM/IPG

b. Hebahan berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti akan dilaksanakan

secara berkala bagi meningkatkan kesedaran warga. c. Komunikasi dalaman dan luaran di dalam IPGM/IPG akan

dilaksanakan melalui media elektronik dan bukan elektronik.

d. Pengurusan atasan IPGM/IPG bertanggungjawab untuk


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 19/50


Januari 2018

memastikan komunikasi dalaman dan luaran dilaksanakan dengan berkesan.

7.5 Maklumat yang Didokumenkan

7.5.1 Am a. Maklumat yang didokumenkan bagi setiap proses kerja adalah

seperti dalam Senarai Prosedur Kualiti IPGM/IPG. Lampiran 13

7.5.2 Membentuk dan Mengemaskini Maklumat yang

Didokumenkan

a. Pengesahan bagi senarai aktiviti yang dipilih untuk dilaksanakan

dalam Sistem Pengurusan Kualiti mestilah mendapat kelulusan PA IPGM dan disemak oleh Pengarah/Ketua Jabatan/Ketua Unit IPGM.

Surat/memo

Minit Mesyuarat

Buku Perancangan Tahunan

Maklum balas MKSP

b. Pegawai yang bertanggungjawab bagi setiap aktiviti yang

dilaksanakan di IPG dikenal pasti oleh Pengarah/Timbalan Pengarah/Ketua Jabatan/Ketua Unit.

7.5.3 Kawalan Terhadap Maklumat yang Didokumenkan a. Sebarang maklumat dalam Dokumen Kualiti adalah terkawal dan

akses kepada dokumen tersebut boleh didapati daripada PD IPGM/PD IPG dan laman web IPGM/IPG.

Lampiran 10

Lampiran 11

Lampiran 12

Laman Web IPGM/IPG

IPGM-PPK-PUS-02

b. Sebarang pindaan terhadap Dokumen Kualiti perlulah mengikut

prosedur yang ditetapkan dan mendapat kelulusan daripada


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 20/50


Januari 2018

PA IPGM/IPG.

c. Cadangan pindaan yang telah diluluskan hendaklah direkodkan di dalam Borang Rekod Pindaan.

d. Proses Kawalan Maklumat yang Didokumen dan Kawalan Rekod Kualiti adalah seperti dalam PK IPGM-PPK-PUS-02.

e. Edaran Dokumen Kualiti dibuat secara maya melalui Google Drive kepada warga IPGM/IPG.

f. Dokumen Kualiti juga dipaparkan di dalam laman web IPGM/IPG. g. Senarai Edaran Dokumen Kualiti adalah seperti di Lampiran 12.

8.0 OPERASI 8.1 Perancangan Operasi dan Kawalan

a. IPGM/IPG akan mengenal pasti keperluan utama perkhidmatan dan produk melalui pembentukan Piagam Pelanggan dan Objektif Kualiti.

Lampiran 6

Lampiran 7

Minit Mesyuarat MKSP

Laporan MKSP

Laman Web IPGM/IPG

b. Proses-proses kerja utama bagi setiap aktiviti yang dijalankan

dikenal pasti dan disenaraikan. c. IPGM/IPG akan memastikan perkhidmatan yang diberikan kepada

pelanggan dalaman dan luaran adalah mematuhi standard yang telah ditetapkan oleh organisasi.

d. Pemantauan, penilaian dan pencapaian aktiviti utama di dalam objektif kualiti akan dijalankan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun dan dilaporkan di dalam MKI dan MKSP.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 21/50


Januari 2018

8.2 Keperluan Produk dan Perkhidmatan

8.2.1 Komunikasi Dengan Pelanggan a. Hebahan berkaitan perkhidmatan yang disediakan di IPGM/IPG

dipaparkan melalui media elektronik dan bukan elektronik.

Laman Web IPGM/IPG

Poster/Banner/Bunting Edaran

b. Pelanggan boleh mendapatkan akses nombor telefon organisasi

IPGM/IPG di laman web rasmi IPGM/IPG bagi sebarang urusan rasmi.

c. Medium lain yang turut disediakan adalah servis melalui kaunter

di IPG.

Laporan Aduan Pelanggan (Pelajar)


Buku Log Keluar Masuk Kenderaan


Borang CAR

Borang Aduan Kerosakan

Borang Aduan Pelanggan

Laman Web IPGM/IPG

d. Pelanggan dalaman boleh mengemukakan sebarang cadangan atau aduan melalui laman web/kotak aduan/cadangan di IPG. Pengurusan maklum balas kepada aduan/cadangan yang dikemukakan akan diselaraskan oleh SHEPHL IPGM/HEP IPG dan direkodkan oleh JK Penambahbaikan IPG.

e. Harta milik pelanggan dikawal selia dan diurus dengan baik.

f. Rekod keluar masuk kenderaan pelanggan luar seperti peserta kursus dan pembekal akan disediakan dan disimpan oleh pengawal keselamatan untuk sebarang rujukan kemudian di IPG.

g. Pelan pengurusan risiko bagi setiap aktiviti utama di IPGM/IPG


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 22/50


Januari 2018

akan disediakan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

8.2.2 Menentukan Keperluan Produk dan Perkhidmatan a. IPGM/IPG mengambil kira keperluan utama perkhidmatan yang

diberikan selari dengan pekeliling dan arahan pentadbiran daripada semasa ke semasa.

Minit mesyuarat

Surat/memo

Pekeliling 8.2.3 Semakan Keperluan Produk dan Perkhidmatan a. IPGM/IPG memastikan keperluan pelanggan diambil kira melalui

pencapaian dasar dan objektif kualiti dan penilaian semula akan dilaksanakan sekurang-kurang sekali setahun.

Minit MKSP

Laporan MKSP

Laman Web IPGM/IPG

b. IPGM/IPG mengenal pasti sebarang ruang penambahbaikan untuk

memastikan perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan dapat ditingkatkan.

c. IPGM/IPG memastikan bahawa perkhidmatan yang diberikan

kepada pelanggan dilaksanakan seperti yang telah dijanjikan.

8.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan

8.3.1 Am a. IPGM/IPG merancang, membina, melaksana dan menilai proses

reka bentuk dan pembangunan kurikulum untuk memastikan penyediaan produk dan perkhidmatan yang berterusan.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 23/50


Januari 2018

8.3.2 Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum IPGM-PPK-PT-05

Minit Mesyuarat JPP

Minit Mesyuarat JKPA

Minit Mesyuarat Senat

Ringkasan Maklumat Kursus (RMK)

a. IPGM/IPG merancang dengan mengawal aktiviti reka bentuk dan pembangunan kurikulum dengan mengambil kira pemeringkatannya, penyemakan semula, verifikasi dan validasi yang bersesuaian untuk setiap peringkat.

b. IPGM/IPG menentukan, mengenalpasti dan mengurus semua

pihak yang terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan membangunkan kurikulum melalui pembahagian tanggungjawab yang jelas dan komunikasi yang berkesan.

c. Output yang dihasilkan hendaklah dikemas kini mengikut

kemajuan aktiviti reka bentuk dan pembangunan kurikulum tersebut.

8.3.3 Input Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum a. IPGM/IPG menentukan input yang berkaitan dengan keperluan

reka bentuk dan pembangunan kurikulum. IPGM-PPK-PT-05

Minit Mesyuarat JPP




b. Input didapati daripada visi, misi, objektif IPGM/IPG, Akta

Pendidikan, Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah Pendidikan Guru dan Dasar Kerajaan; Peraturan-peraturan Senat; maklumat reka bentuk kurikulum terdahulu, dan keperluan pihak berkepentingan.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 24/50


Januari 2018

c. Input ini perlu disemak dari segi kecukupan dan ketepatannya bagi

memastikan semua keperluan lengkap, jelas dan tidak bercanggah antara satu sama lain.

d. IPGM/IPG menyimpan dan mengemaskini semua rekod berkaitan reka bentuk dan pembangunan kurikulum.

8.3.4 Kawalan Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum a. IPGM/IPG menjalankan semakan secara sistematik untuk menilai

kemampuan hasil reka bentuk dan pembangunan kurikulum dalam memenuhi standard PPK dan mengenalpasti masalah dan tindakan mengatasi masalah berkenaan.

IPGM-PPK-PT-05

Minit Mesyuarat JPP




b. IPGM/IPG melaksanakan verifikasi ke atas kurikulum mengikut

perancangan untuk memastikan output telah memenuhi standard input penggubalan kurikulum.

c. IPGM/IPG menentukan validasi ke atas output melalui kelulusan

dan pengesahan mesyuarat Senat. d. Semua keputusan semakan dan hasil verifikasi serta validasi ke

atas reka bentuk dan pembangunan kurikulum hendaklah direkodkan.

8.3.5 Output Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 25/50


Januari 2018

a. IPGM/IPG akan memastikan output kurikulum yang dihasilkan perlu:

i. memenuhi standard input.

ii. menyediakan maklumat yang tepat mengenai PPK dan ruang untuk peningkatan profesionalisme guru.

iii. mengandungi rujukan kriteria PPK. iv. menentukan ciri-ciri penggunaan kurikulum dalam PPK.

b. Kurikulum hanya akan disahkan dan diluluskan oleh Senat untuk

diedarkan setelah semua keperluan input dipenuhi. Semua maklumat output kurikulum hendaklah direkodkan.

8.3.6 Perubahan Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum a. IPGM/IPG memastikan kawalan dilaksanakan terhadap perubahan

reka bentuk kurikulum yang dibangunkan. b. Kawalan ini termasuk merekodkan sebarang pindaan ke atas

rekabentuk kurikulum dan melaksanakan semakan yang bersesuaian setelah mendapat kelulusan Senat.

8.4 Kawalan Terhadap Proses, Produk dan Perkhidmatan Luar


Borang Penilaian Penceramah/Pensyarah

a. IPGM/IPG memantau dan menilai perkhidmatan dan produk yang disediakan oleh pembekal luar (outsourcing) bagi memastikan

perkhidmatan yang diberikan memenuhi keperluan dan standard yang ditetapkan.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 26/50


Januari 2018

b. Pemantauan dibuat di peringkat penerimaan, pemprosesan dan proses pemberian perkhidmatan tersebut selaras dengan perancangan yang dilaksanakan.

Sambilan


c. Penilaian terhadap prestasi pembekal perkhidmatan yang diswastakan dilaksanakan oleh pemohon selepas perkhidmatan selesai dan pembekal yang mendapat prestasi keseluruhan lemah dikeluarkan daripada senarai pembekal.

d. Bagi pembekal yang melibatkan kontrak jangka masa panjang, sesi perbincangan secara berkala mengikut keperluan dilaksanakan bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan mematuhi kontrak dan memuaskan.

8.5 Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan

Lampiran 6

Lampiran 7

Minit dan Maklum Balas MKSP

Minit

Minit MPPP IPG


Laman Web IPGM/IPG


Borang Penilaian Penceramah/Pensyarah Sambilan

a. Perkhidmatan yang disediakan oleh IPGM/IPG ditakrifkan melalui piagam pelanggan dan objektif kualiti.

b. Sekiranya Dasar dan Objektif Kualiti tidak dapat dicapai,

Pusat/Sektor/Jabatan/Unit IPGM/IPG yang bertanggungjawab perlu menjelaskan punca serta langkah penyelesaian yang akan diambil bagi mengatasi perkara tersebut.

c. Pemantauan terhadap perkhidmatan yang disediakan oleh

pembekal luar dilaksanakan melalui penilaian terhadap perkhidmatan yang diberikan.

d. IPGM/IPG bertanggungjawab untuk melaksanakan penilaian

terhadap perkhidmatan yang diberikan oleh pembekal luar.


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 27/50


Januari 2018


Laporan Aduan Pelanggan (Pelajar)


e. IPGM/IPG juga adalah bertanggungjawab untuk memastikan peralatan yang disewa daripada pembekal luar berada dalam keadaan yang baik sebelum dikembalikan.

f. IPGM/IPG akan memastikan perkhidmatan yang diberikan adalah dalam keadaan terbaik dan pelanggan boleh membuat sebarang aduan, pertanyaan atau cadangan melalui laman web rasmi KPM dan kotak aduan/cadangan sekiranya terdapat sebarang aduan atau cadangan terhadap perkhidmatan yang diberikan.

g. Cadangan atau aduan yang dikemukakan oleh pelanggan akan

dibentangkan dan dibincangkan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan atau mesyuarat-mesyuarat lain seperti Mesyuarat Pengurusan IPGM dan Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) IPG.

h. Sebarang perubahan terhadap pelaksanaan perkhidmatan yang

diberikan oleh IPGM/IPG adalah bergantung kepada Pekeliling/Arahan Perbendaharaan semasa yang dikeluarkan.

8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan

a. Pemantauan melalui laporan pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti serta Audit Dalaman dilaksanakan bagi memastikan aktiviti utama yang dilaksanakan di IPGM/IPG diberikan seperti yang dijanjikan.

Laporan MKSP


Laman Web IPGM/IPG


8.7 Kawalan Ketidakpatuhan Output

a. IPGM/IPG mengenal pasti sebarang ketidakpatuhan kepada Laporan Audit Dalaman


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 28/50


Januari 2018

output yang dirancang melalui pemantauan dan audit dalaman serta audit pihak ketiga dan melaksanakan penambahbaikan.

Laporan Audit SIRIM


Keputusan Peperiksaan

9.0 PENILAIAN PRESTASI 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis Dan Penilaian

a. Pemantauan dilaksanakan ke atas pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti.


Laporan MKSP

Borang Penilaian Penceramah/Pensyarah Sambilan

Laporan Penilaian Prestasi Pembekal

Laporan Audit SIRIM

b. Pemantauan ke atas Dasar dan Objektif Kualiti dilaksanakan

sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun. c. Laporan penuh pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti, Audit

Dalaman, Maklum Balas Pelanggan (Sekolah), Aduan Pelanggan (Pelajar), Kawalan Dokumen, Penambahbaikan dan Penilaian Prestasi Pembekal dibentangkan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang dipengerusikan oleh PA IPGM sekurang-kurangnya sekali setahun.

d. Sebarang penambahbaikan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti

dikenal pasti dengan pemantauan dan pengukuran perkhidmatan dari semasa ke semasa melalui Audit Dalaman, Audit Pihak Ketiga dan MKSP.

9.2 Audit Dalaman

a. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun oleh Pasukan Audit Dalaman IPGM/IPG.

IPGM-PPK-PUP-03

Sijil Pasukan Audit


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 29/50


Januari 2018

b. Pasukan Audit Dalaman yang dilantik mestilah menghadiri kursus Juru Audit bagi memastikan pengauditan dapat dijalankan dengan baik.

Dalaman



c. Skop pengauditan termasuklah pemeriksaan ke atas proses utama yang dijalankan oleh setiap Pusat/Sektor/Jabatan/Unit IPGM dan IPG selaras dengan prosedur kualiti, pekeliling dan arahan pentadbiran semasa di IPGM/IPG.

d. Pengurusan audit dalaman SPK dilaksanakan mengikut prosedur

Audit Dalaman.

e. Hasil dapatan Audit Dalaman dibentangkan di dalam Majlis

Penutupan Audit Dalaman yang dipengerusikan oleh PA IPGM/IPG dan sebarang penambahbaikan terhadap laporan yang dibentangkan perlulah diambil tindakan melalui Audit Susulan.

9.3 Kajian Semula Pengurusan

a. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun bagi membincangkan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di IPGM/IPG. MKSP dipengerusikan oleh PA IPGM.


Laporan MKSP

b. Input bagi Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan adalah:

i. Laporan Tindakan Susulan daripada MKSP yang lepas ii. Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti

iii. Laporan Audit Dalaman


MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 10

NO. PINDAAN : 00


MUKA SURAT : 30/50


Januari 2018

iv. Laporan Aduan Pelanggan (Pelajar) v. Laporan Maklum Balas Pelanggan (Sekolah) vi. Laporan Kawalan Dokumen

vii. Laporan Penambahbaikan viii. Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Luar

10.0 PENAMBAHBAIKAN 10.1 Penambahbaikan

a. IPGM/IPG memastikan produk dan perkhidmatan yang diberikan mencapai hasrat yang diingini serta menepati ekspektasi pelanggan.


Laporan MKSP


Laporan Audit SIRIM

LAM-PUP-02-01

LAM-PUP-02-03

b. Memastikan tindakan pembetulan dilaksanakan sekiranya berlaku

sebarang ketidakpatuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti dan mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan bagi mencegah ia daripada berulang.

c. Penambahbaikan dilaksanakan secara berterusan berdasarkan pencapaian dasar kualiti, objektif kualiti, hasil penemuan audit, analisis data, tindakan pembetulan serta input kajian semula pengurusan.

d. Merekod dan menyimpan maklumat ketidakakuran dan semua tindakan pembetulan yang dilaksanakan.

Januari 2018

LAMPIRAN 1

CARTA ORGANISASI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

PENGARAH PUSAT PEMBANGUNAN

AKADEMIK

PENGARAH PUSAT PENYELIDIKAN,

PEMBANGUNAN & INOVASI

KETUA JABATAN JABATAN KEPIMPINAN PEMBANGUNAN &

PROFESIONALISME

PENGARAH SEKTOR HAL-EHWAL PELAJAR

DAN HUBUNGAN LUAR

KETUA JABATAN JABATAN PENGURUSAN KUALITI DAN

KEUTUHAN

PENGARAH SEKTOR KHIDMAT

PENGURUSAN

REKTOR

TIMBALAN REKTOR

KETUA JABATAN JABATAN PENGURUSAN

PEPERIKSAAN DAN SENAT

KETUA UNIT UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

DAN KOMUNIKASI

KETUA UNIT UNIT PSIKOLOGI DAN

KAUNSELING

Januari 2018

LAMPIRAN 2

*CARTA ORGANISASI

INSTITUT PENDIDIKAN GURU

* Nota: Carta organisasi IPG adalah berdasarkan Waran Perjawatan B63 IPG masing-masing.

SUB-UNIT

PENGURUSAN ASET

SUB-UNIT

TEKNIKAL

SUB-UNIT

KEWANGAN

SUB-UNIT

PENTADBIRAN

SUB-UNIT

PERKHIDMATAN

SUB-UNIT

KEDIAMAN / ILA

UNIT KHIDMAT

PENGURUSAN

KHIDMAT PENGURUSAN

JABATAN

PENYELIDIKAN & INOVASI

PROFESIONAL KEGURUAN

HAL EHWAL PELAJAR

ILMU PENDIDIKAN

PENDIDIKAN JASMANI &

KESIHATAN

MATEMATIK

PENGAJIAN MELAYU

PENDIDIKAN ISLAM & MORAL

SAINS SOSIAL

BAHASA

TEKNOLOGI PENDIDIKAN

SAINS

PENDIDIKAN KHAS

PRASEKOLAH

UNIT PENGURUSAN

PROFESIONAL

KOKURIKULUM

PRAKTIKUM

PEPERIKSAAN & PENILAIAN

PSIKOLOGI & KAUNSELING

PUSAT SUMBER

LATIHAN DALAM

PERKHIDMATAN

TIMBALAN PENGARAH

PENGARAH

Januari 2018

LAMPIRAN 3

SENARAI NAMA DAN ALAMAT IPG

Bil Nama Institut Alamat Institut

1 Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (IPGKP)

Behor Pulai, 01000 Kangar, Perlis.

2 Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (IPGKDA)

Bandar Darulaman, 06000 Jitra, Kedah.

3 Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim (IPGKSAH)

Jln. Kuala Ketil, 08000 Sungai Petani, Kedah.

4 Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (IPGKPP)

Bukit Coombe, 11700 Pulau Pinang.

5 Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (IPGKTB)

Mengkuang, Kubang Semang, 14000 Bukit Mertajam, Pulau Pinang.

6 Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (IPGKI)

31150 Hulu Kinta, Perak.

7 Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (IPGKPT)

Kompleks Pendidikan Nilai, 71760 Bandar Enstek, Negeri Sembilan.

8 Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (IPGKIK)

Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur.

9 Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (IPGKBM)

Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.

10 Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa (IPGKBA)

Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.

11 Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (IPGKPI)

Jln. Sg. Merab, Seksyen 12, 43650 Bandar Baru Bangi, Selangor.

12 Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (IPGKRM)

Beg Berkunci No. 43, Jln. Sikamat, 70990 Seremban, N. Sembilan.

13 Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu (IPGKPM)

Jalan Maktab, Durian Daun, 75400 Melaka.

14 Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (IPGKTHO)

KM 7 ¾, Jln. Kluang, Karung Berkunci 524, 83009 Batu Pahat, Johor.

15 Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim (IPGKTI)

Jln. Datin Halimah, 80350 Johor Bahru, Johor.

16 Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan (IPGKTAA)

KM 10, Jln. Padang Tengku, 27200 Kuala Lipis, Pahang.

17 Institut Pendidikan Guru Kampus Dato’ Razali Ismail (IPGKDRI)

Batu Rakit, 21030 Kuala Terengganu, Terengganu.

18 Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (IPGKSM)

Jalan Bukit Kluang, 22200 Besut, Terengganu.

Januari 2018

Bil Nama Institut Alamat Institut

19 Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (IPGKKB)

Pengkalan Chepa, 16109 Kota Bharu, Kelantan.

20 Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (IPGKG)

Peti Surat 10491, 88805 Kota Kinabalu, Sabah.

21 Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (IPGKKent)

Peti Surat 2, 89207 Tuaran, Sabah.

22 Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (IPGKK)

Beg Berkunci 11, 89009 Keningau, Sabah.

23 Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (IPGKT)

KM 36, Jalan Apas, Balung, Tawau, Sabah

24 Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (IPGKBL)

Jln. Kolej, 93200 Kuching, Sarawak.

25 Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (IPGKS)

Jln. Bakam, 98009 Miri, Sarawak.

26 Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (IPGKTAR)

Jln. Dato Mohamad Musa, 94300 Kota Samarahan, Sarawak.

27 Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (IPGKR)

96509 Bintangor, Sarawak.

Januari 2018

LAMPIRAN 4

MAJLIS KUALITI IPGM

PENGARAH

SHEPHL

PENGARAH

SKP

KJ

JPKK

JK AUDIT DALAMAN

KPP JPKK

JK PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

KPP SKP

PENGARAH

PPPI

KJ

JKPP

PEMEGANG PK

PENGURUSAN ATASAN

REKTOR

JK PENCAPAIAN DASAR &

OBJEKTIF KUALITI

PP JKPP

JK MAKLUM BALAS PELANGGAN

KPP PPPI

PENGARAH

IPG

(27 IPG)

JK KAWALAN DOKUMEN

KPP JPKK

PENGARAH

PPA

JK PENAMBAHBAIKAN

KJ JPKK

JK ADUAN PELANGGAN

KPP SHEPHL

PASUKAN PELAKSANA (PP)

PENGERUSI

KJ JPKK

SEKRETARIAT

KPP JPKK

PENGURUSAN ATASAN

TIMBALAN REKTOR

KJ

JPSS

KU

PSK

KU

UTMK

Januari 2018

LAMPIRAN 5

MAJLIS KUALITI IPG

PENGURUSAN ATASAN

PENGARAH

PENGURUSAN ATASAN

TIMBALAN PENGARAH

PENGERUSI JK AUDIT DALAMAN

PENGERUSI JK KAWALAN DOKUMEN

PENGERUSI JK PENAMBAHBAIKAN

KETUA JABATAN/ KETUA UNIT

PENGERUSI

JK PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

PENGERUSI

JK PENCAPAIAN DASAR & OBJEKTIF KUALITI

PENGERUSI

JK MAKLUM BALAS PELANGGAN

PENGERUSI

JK ADUAN PELANGGAN

PEMEGANG PK

PENGERUSI SEKRETARIAT

PENYELARAS KUALITI DAN KEUTUHAN

Januari 2018

LAMPIRAN 6

PIAGAM PELANGGAN IPGM

Kami warga Institut Pendidikan Guru Malaysia dengan ini bertekad, beriltizam, berikrar dan berjanji

memberi perkhidmatan berkualiti untuk:

1. Memastikan semua program ijazah mendapat akreditasi daripada MQA serta

badan-badan profesional.

2. Memastikan kurikulum pra-perkhidmatan disediakan dengan lengkap satu (1)

bulan sebelum pelaksanaan program.

3. Memastikan 100% pelajar baharu memenuhi syarat kemasukan yang

ditetapkan.

4. Memastikan guru baharu lulusan IPG memenuhi 92% kriteria kepuasan

pelanggan.

5. Menawarkan latihan kepada guru dalam perkhidmatan mengikut keperluan

organisasi.

6. Memastikan keputusan peperiksaan akhir dimaklumkan dalam tempoh tujuh

(7) hari bekerja selepas diperakui oleh Senat.

7. Memastikan penganugerahan Ijazah dan Diploma kepada lulusan

dilaksanakan dalam tempoh satu (1) tahun selepas keputusan peperiksaan

akhir diumumkan.

8. Menyediakan perkhidmatan sokongan pengurusan dan teknologi maklumat.

Januari 2018

LAMPIRAN 7

OBJEKTIF KUALITI IPGM/IPG

Objektif Organisasi:

Perkhidmatan Pendidikan Keguruan yang diberi dapat melahirkan guru yang kompeten

dan berjiwa pendidik dengan pencapaian sekurang-kurangnya 92% tahap kepuasan

pelanggan selepas satu (1) tahun dari tarikh penempatan guru baharu.

Objektif Operasi IPGM:

1. Memastikan pendaftaran pelajar dilaksanakan dalam tempoh 15 hari bekerja

selepas paparan calon berjaya di laman web KPM.

2. Memastikan keberkesanan Minggu Pendaftaran Pelajar Baharu dan Program

Mentor Mentee mencapai tahap sekurang-kurangnya skor min 4.3.

3. Memastikan penilaian persepsi pelajar terhadap pelaksanaan kurikulum,

kokurikulum dan amalan profesional mencapai sekurang-kurangnya skor min

4.3.

4. Memastikan proses pemantauan pengurusan kurikulum dilaksanakan sekurang-

kurangnya satu (1) kali setahun.

5. Memastikan pemantauan pengurusan perpustakaan diadakan satu (1) kali

setahun.

6. Memastikan semua pensyarah, pegawai dan staf pelaksana dapat memenuhi

keperluan latihan berdasarkan arahan semasa Jabatan Perkhidmatan Awam.

7. Memastikan 80% daripada penyelidikan dan inovasi yang dilaksanakan di IPG

setiap tahun adalah mengikut bidang kebitaraan.

8. Memastikan mesyuarat pengurusan kewangan, pembangunan dan aset serta

pengurusan sumber manusia diadakan empat (4) kali setahun.

9. Memastikan pemantauan ke atas keselamatan bangunan dan fizikal pejabat

dilaksanakan dua (2) kali setahun.

10. Memastikan rangkaian setempat (LAN) beroperasi dengan baik dan boleh

dicapai sepanjang masa.

11. Memastikan aktiviti penyelenggaraan semua peralatan teknologi maklumat dan

komunikasi dilaksanakan dua (2) kali setahun.

Januari 2018

12. Memastikan Audit Dalaman dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali

setahun.

13. Memastikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) dilaksanakan

sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

14. Memastikan penandaarasan jaminan kualiti dengan pihak luar dilaksanakan

sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

Objektif Operasi IPG:

1. Pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.3 terhadap penilaian

proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang dilaksanakan.

2. Pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.3 terhadap aktiviti

pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam amalan

profesional.

3. Memastikan proses pemantauan pelaksanaan kurikulum dilaksanakan

sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali.

4. Sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus.

5. Keputusan peperiksaan akhir program/kursus dimaklumkan dalam tempoh tujuh

(7) hari bekerja selepas mesyuarat Senat.

6. Pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.3 terhadap penilaian

pelaksanaan program mentor mentee.

7. Aduan pengguna akan diambil tindakan dalam masa tiga (3) hari bekerja.

8. Semua aduan pelajar diberi maklumbalas dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

9. Memastikan program latihan dalam perkhidmatan memenuhi Standard

Pembangunan Profesionalisme Berterusan (PBB).

10. Memastikan semua pensyarah, pegawai dan staf pelaksana dapat memenuhi

keperluan latihan sebanyak 7 hari setahun.

11. Mesyuarat pengurusan kewangan, pembangunan dan aset serta pengurusan

sumber manusia diadakan empat (4) kali setahun.

12. Pemantauan ke atas keselamatan bangunan dan fizikal pejabat dilaksanakan

dua (2) kali setahun

Januari 2018

13. Aktiviti penyelenggaraan semua peralatan teknologi maklumat dan komunikasi

dilaksanakan dua (2) kali setahun.

14. Audit Dalaman dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

15. Mesyuarat Kualiti Institut (MKI) dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali

setahun.

16. Penandaarasan jaminan kualiti dengan pihak luar dilaksanakan sekurang-

kurangnya satu (1) kali setahun.

Januari 2018

LAMPIRAN 8

FUNGSI IPGM/IPG

Berdasarkan dokumen Transformasi Institut Pendidikan Guru 2016 – 2025, fungsi Institut

Pendidikan Guru Malaysia ialah merancang, melaksana, memantau dan menilai:

1. Kurikulum perguruan praperkhidmatan dan dalam perkhidmatan.

2. Pengoperasian serta perancangan dasar pendidikan guru dan pengantarabangsaan.

3. Penyelidikan dan inovasi pendidikan guru.

4. Hal ehwal pelajar.

5. Peperiksaan, penganugerahan dan konvokesyen.

6. Pengurusan sumber manusia, kewangan, akaun, pembangunan infrastruktur

dan infostruktur serta aset.

7. Pembangunan profesional pensyarah dan guru.

8. Proses pemerolehan dan pematuhan standard daripada agensi jaminan kualtiti.

Januari 2018

LAMPIRAN 9

Terminologi dan Definisi

1. Pengurusan Atasan IPGM (PA IPGM) merujuk kepada Rektor dan Timbalan Rektor.

Pengurusan Atasan IPG (PA IPG) merujuk kepada Pengarah dan Timbalan Pengarah.

2. Senat ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM dan IPG bagi membuat keputusan

tentang akademik.

3. Mesyuarat Profesional IPGM ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM bagi

membuat keputusan tentang dasar dan pengurusan akademik.

4. Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi

peringkat IPGM bagi membuat keputusan tentang dasar, pengurusan kewangan,

pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar.

5. Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) peringkat IPG membuat

keputusan tentang dasar, pengurusan akademik, pengurusan kewangan, pengurusan

pentadbiran dan hal ehwal pelajar.

6. Pelajar Kursus Praperkhidmatan merujuk kepada pelajar sepenuh masa Program Diploma

Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan

Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP).

7. Produk merujuk kepada Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) dan pelajar kursus

praperkhidmatan sepenuh masa. Pentaksiran merujuk kepada penilaian akademik yang

meliputi peperiksaan dan kerja kursus.

8. IPGM merujuk pada Institut Pendidikan Guru Malaysia.

9. IPG merujuk pada 27 Institut Pendidikan Guru kampus.

Januari 2018

LAMPIRAN 10

BORANG CADANGAN PINDAAN

1. MAKLUMAT PENCADANG

(a) Nama :

(b) Jawatan :

(c) Jabatan/Institut :

2. DOKUMEN ASAL YANG DICADANGKAN UNTUK DIPINDA

(Nyatakan nama dokumen yang dicadangkan dipinda dengan jelas)

________________________________________________________________

3. CADANGAN PINDAAN

Bil

.

Keluaran/

Pindaan

Tarikh Bahagian/

Muka Surat

Keterangan Ringkas Pindaan

4. RASIONAL PINDAAN

(Nyatakan alasan-alasan mengapa pindaan diperlukan)

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________

(Tandatangan Pencadang)

Tarikh:

5. ULASAN DAN KEPUTUSAN PEMEGANG PROSES / PEMEGANG DOKUMEN

Januari 2018

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

__________________________

(Tandatangan)

Tarikh:

6. ULASAN DAN KEPUTUSAN WAKIL PENGURUSAN /TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________

(Tandatangan)

Tarikh:

Januari 2018

LAMPIRAN 11

BORANG REKOD PINDAAN

Nama Dokumen:

Bil. Keluaran/

Pindaan

Tarikh Bahagian/

Muka Surat

Keterangan Ringkas Pindaan

Januari 2018

LAMPIRAN 12

SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI

No. Salinan

Terkawal Pemegang Dokumen

01 Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia

(Pengurusan Tertinggi)

02 Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Pengurusan Atasan IPGM)

03 Timbalan Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Pengurusan Atasan IPGM)

04 Pengarah Pusat Pembangunan Akademik Institut Pendidikan Guru Malaysia

05 Pengarah Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar

06 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (Pengurusan Atasan IPG)

07 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (Pengurusan Atasan IPG)

08 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim (Pengurusan Atasan IPG)

09 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (Pengurusan Atasan IPG)

10 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (Pengurusan Atasan IPG)

11 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (Pengurusan Atasan IPG)

12 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (Pengurusan Atasan IPG)

13 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (Pengurusan Atasan IPG)

14 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (Pengurusan Atasan IPG)

15 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa (Pengurusan Atasan IPG)

16 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (Pengurusan Atasan IPG)

17 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (Pengurusan Atasan IPG)

18 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu (Pengurusan Atasan IPG)

19 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (Pengurusan Atasan IPG)

20 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim (Pengurusan Atasan IPG)

21 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan (Pengurusan Atasan

IPG)

22 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (Pengurusan Atasan IPG)

23 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Dato’ Razali Ismail (Pengurusan Atasan IPG)

24 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (Pengurusan Atasan IPG)

25 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (Pengurusan Atasan IPG)

26 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (Pengurusan Atasan IPG)

Januari 2018

No. Salinan

Terkawal Pemegang Dokumen

27 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (Pengurusan Atasan IPG)

28 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (Pengurusan Atasan IPG)

29 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (Pengurusan Atasan IPG)

30 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (Pengurusan Atasan IPG)

31 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (Pengurusan Atasan IPG)

32 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (Pengurusan Atasan IPG)

33 Pengarah Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi

34 Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan

35 Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan

36 Ketua Jabatan, Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme

37 Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat, IPGM

38 Ketua Unit, Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi, IPGM

Januari 2018

LAMPIRAN 13

SENARAI PROSEDUR KUALITI IPGM/IPG

PROSEDUR TERAS

Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PT- No. Siri

Bil. No.Kod Nama Prosedur Kualiti Teras

1. IPGM-PPK-PT-02 Perancangan Tahunan

2. IPGM-PPK-PT-03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

3. IPGM-PPK-PT-04 Pengurusan Pengambilan Pelajar

4. IPGM-PPK-PT-05 Rekabentuk dan Penyampaian Kurikulum

5. IPGM-PPK-PT-06 Pentaksiran Pelajar

6. IPGM-PPK-PT-07 Pengurusan Peperiksaan

7. IPGM-PPK-PT-08 Pengurusan Perpustakaan

PROSEDUR UMUM PENGURUSAN

Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PUP- No. Siri


1. IPGM-PPK-PUP-01 Pengendalian MKSP & MKI

2. IPGM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan

3. IPGM-PPK-PUP-03 Audit Dalaman

4. IPGM-PPK-PUP-04 Maklum Balas Pelanggan (Sekolah)

5. IPGM-PPK-PUP-05 Pengurusan Rangkaian IPG

6. IPGM-PPK-PUP-06 Perolehan

7. IPGM-PPK-PUP-07 Aduan Pelanggan (Pelajar)

Januari 2018

PROSEDUR UMUM SOKONGAN

Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PUS- No. Siri


1. IPGM-PPK-PUS-01 Latihan Pembangunan Staf

2. IPGM-PPK-PUS-02 Kawalan Dokumen

Januari 2018

LAMPIRAN 14

PETA PROSES PENGURUSAN PPK

Proses Pengambilan

Siswa Guru 8.1,8.2.1, 8.5.2

(PT-04)

Documents

MANUAL KUALITI - ipbl.edu.my 18/MK_01/IPGM-PPK-MK-01... · "menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten