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Manual de Gesto de Transportes
Fortaleza Cear
2014
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SUMRIO
1. OBJETIVO
......................................................................................................................................................................
3
2. RESPONSABILIDADES
.................................................................................................................................................
4
3. POLTICAS GERAIS
......................................................................................................................................................
5
4. NOTAO PARA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGCIOS.
.........................................................................
6
5. PROCESSOS, NORMAS E POLTICAS DA GESTO DE TRANSPORTES.
................................................................
8
5.1. ACOMPANHAMENTO DOS SERVIOS DE TRANSPORTES
....................................................................................
9
5.1.1 Gesto do Abastecimento
.......................................................................................................................................................
9
5.1.2 Gesto da Manuteno
.........................................................................................................................................................
12
5.1.3 Gesto da Mo de Obra
........................................................................................................................................................
15
5.1.4 Monitoramento de Veculos
.................................................................................................................................................
19
5.2 GESTO DE EVENTOS
EXTRAORDINRIOS...........................................................................................................
23
5.2.1 Acompanhamento de Multas
................................................................................................................................................
23
5.2.2 Acompanhamento de Avarias
..............................................................................................................................................
26
6. EQUIPE
........................................................................................................................................................................
29
7. VIGNCIA
....................................................................................................................................................................
30
8. ATUALIZAES DO MANUAL DE PROCESSO
.......................................................................................................
31
9. APNDICES
..................................................................................................................................................................
32
APNDICE A
.....................................................................................................................................................................
33
APNDICE B
.....................................................................................................................................................................
35
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1. OBJETIVO
Este manual tem como objetivo a descrio dos processos, normas e
polticas de forma a padronizar
a Gesto de Transportes da Universidade Federal do Cear.
Os objetivos e funes bsicas deste processo so:
Acompanhar a rotina de abastecimento dos veculos da
Universidade, para posterior
atesto do servio executado e pagamento dos valores
correspondentes.
Programar e acompanhar a realizao das manutenes, preventivas e
corretivas de
veculos e equipamentos, para posterior atesto dos servios
executados e pagamento dos
valores correspondentes.
Receber solicitaes de reserva veculos para realizao de diversas
atividades e
programar condutores e veculos para o atendimento das
solicitaes.
Acompanhar a frequncia dos motoristas servidores e acompanhar a
execuo do servio
de motorista terceirizado, para posterior atesto do servio
executado e pagamento dos
valores correspondentes.
Acompanhar a rotina de monitoramento e rastreamento dos veculos
oficias, para
posterior atesto do servio executado e pagamento dos valores
correspondentes
Receber as notificaes de infrao de trnsito e promover a
identificao do
correspondente infrator em formulrio prprio. Posteriormente,
encaminhar formulrio
aos rgos de trnsito competentes, garantindo a transferncia de
responsabilidade pelo
pagamento das infraes.
Acompanha os servios de reparos de avarias nos veculos
assegurando a qualidade
necessria.
Providenciar a renovao do licenciamento anual dos veculos,
obedecendo ao
calendrio estabelecido pelo Conselho Nacional de Trnsito, bem
como a quitao do
Seguro Obrigatrio de Danos Pessoais causados por veculos
automotores de vias
terrestres - DPVAT.
Verificar as condies externas e internas dos veculos antes de
sua utilizao,
observando qualquer avaria, e quando verificada, identificar o
condutor causador para
que o mesmo providencie o imediato conserto.
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2. RESPONSABILIDADES
Todas as atividades e polticas aqui demonstradas apresentam
princpios orientadores bsicos, no
abordando todas as situaes extraordinrias possveis.
As oportunidades de melhorias devem ser constantes na dinmica do
crescimento da Universidade.
Caso o servidor possua alguma dvida e/ou sugesto, esta deve ser
encaminhada Superintendncia
de Infraestrutura, responsvel por avaliar a possibilidade de
incorporar a sugesto.
de responsabilidade de cada servidor envolvido nas atividades da
Gesto de Transportes da
Universidade Federal do Cear conhecer e entender os processos,
normas e polticas existentes. Os
servidores devero atuar de forma alinhada, em coordenao tcnica e
funcional com as normas,
polticas e procedimentos divulgados.
A Superintendncia de Infraestrutura dever atuar e orientar todos
os servidores e colaboradores
terceirizados, em todos os nveis hierrquicos, com vistas conduta
tica e respeito aos valores da
Universidade Federal do Cear e legislao vigente.
Toda comunicao por correio eletrnico deve ser realizada atravs
do endereo eletrnico
institucional da Universidade ([email protected]).
Todos os servidores devero atuar de forma alinhada, em coordenao
tcnica e funcional com as
normas, polticas e procedimentos divulgados.
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3. POLTICAS GERAIS
As atividades pertinentes Gesto de Transportes so baseadas na
tica, na defesa dos interesses da
Universidade Federal do Cear e no cumprimento das normas
definidas pelos rgos competentes.
Dentre os dispositivos legais que regem as atividades do
processo esto:
Lei N 8.666, de 21 de junho de 1993 - Regulamenta o art. 37,
inciso XXI, da Constituio
Federal, institui normas para licitaes e contratos da
Administrao Pblica e d outras
providncias.
Lei N 9.327, de 9 de dezembro de 1996 - Dispe sobre a conduo de
veculo oficial
Lei N 9.503 de 23 de setembro de 1997 Institui o Cdigo
Brasileiro de Trnsito
Decreto Federal N 6.403 de maro de 2008 - Dispe sobre a utilizao
de veculos oficiais
pela administrao pblica federal direta, autrquica e
fundacional.
Instruo Normativa N3 de maio de 2008 da Secretaria de Logstica e
Tecnologia da
Informtica do Ministrio do Planejamento Oramento e Gesto - Dispe
sobre a
classificao, utilizao, especificao, identificao, aquisio e
alienao de veculos
oficiais e d outras providncias.
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4. NOTAO PARA MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGCIOS.
Definio Representao grfica
O evento de incio representado por um crculo e
simboliza o comeo da execuo do processo. O evento
de fim representado por um crculo com borda em
negrito e simboliza o final do processo.
O processo representado por um retngulo, que
simboliza uma etapa de um processo formado pela
realizao sequencial de um determinado conjunto de
atividades afins.
A atividade representada por um retngulo arredondado
e simboliza uma determinada quantidade de tarefas que
devem ser efetuadas dentro de um processo. Cada
atividade possui uma identificao referente como as
aes so realizadas. Esta identificao est localizada no
canto superior esquerdo do retngulo, conforme
demonstrado nas linhas baixo.
As atividades manuais, realizadas sem a utilizao de um
sistema, so representadas por uma mo.
As atividades sistmicas, realizadas por um usurio no
sistema, so representadas por um boneco.
As atividades automticas, realizadas pelo sistema com
base numa parametrizao prvia so representadas por
duas engrenagens.
Os eventos intermedirios so representados por crculos
que simbolizam a interligao de atividades na mesma
pgina do fluxo. Estes eventos sinalizam tanto sadas
como entradas, no caso de sadas as setas so preenchida
enquanto que nas entradas as setas so vazias. Caso haja
mais de uma interligao dentro do fluxo os crculos
possuiro cores diferentes, de forma a facilitar a
visualizao. Os eventos intermedirios podem tambm
sinalizar uma ao especfica como espera dentro de um
mesmo processo sendo demonstrada por um relgio
dentro do crculo.
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Definio Representao grfica
Os gateways podem representar a escolha entre duas ou
mais atividades adjacentes ou as possveis rotas
condicionais geradas por uma deciso. Os gateways
podem representar tambm atividades desempenhadas de
forma paralela. A condicional representada por um
losango enquanto o paralelismo representado por um
losango preenchido por uma cruz.
A linha de fluxo representada por uma linha com uma
seta e utilizada para demonstrar a ordem sequencial na
qual cada atividade desempenhada.
A raia representada por um retngulo nomeado e
utilizada para organizar e delimitar as diferentes
atividades de um mesmo setor.
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5. PROCESSOS, NORMAS E POLTICAS DA GESTO DE TRANSPORTES.
A figura a seguir representa o mapa do processo de Gesto de
Transportes, na qual esto organizados
e descritos os seguintes processos:
Figura I Mapa de Processos
Fonte: Dados oriundos do levantamento
Acompanhamento dos Servios de
Transportes
GT001 - Gesto do
Abastecimento GT002 - Gesto da
Manuteno
GT003 - Gesto da
Mo de Obra
GT004 - Gesto do Monitoramento de
Veculos
Gesto dos Eventos Extraordinrios
GT006 - Acompanhamento de
Avarias
GT005 - Acompanhamento de
Multas
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5.1. ACOMPANHAMENTO DOS SERVIOS DE TRANSPORTES
5.1.1 Gesto do Abastecimento
5.1.1.1 Descrio do Subprocesso
Este subprocesso se inicia no momento do abastecimento, quando o
motorista apresenta o carto e a
quilometragem correspondente ao carro e a senha pessoal
vinculada ao motorista. O registro da
quilometragem a cada abastecimento possibilita a realizao das
manutenes preventivas conforme
parmetro pr-estabelecido.
Os motoristas encaminham os comprovantes de abastecimento Diviso
de Transporte, estes
comprovantes so confrontados com a Nota Fiscal encaminhada
mensalmente. Esta NF possui a
relao de todos os abastecimentos realizados. A Nota Fiscal
conferida com os comprovantes e
caso os valores estejam de acordo a Diviso de Transportes atesta
a NF e encaminha ao
Departamento de Contabilidade e Finanas.
Caso sejam identificadas inconsistncias na documentao, realizada
uma consulta empresa
contratada e aos estabelecimentos credenciados envolvidos de
forma a identificara origem do
problema. O responsvel pela divergncia deve realizar os ajustes
necessrios e encaminhar nova
documentao Diviso de Transportes. Aps o recebimento da
documentao conforme, a NF
atestada e encaminhada ao DCF para pagamento.
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5.1.1.2 Fluxo GT001 - Gesto do Abastecimento
5.1.1.3 Quadro de Tarefas.
Subprocesso: Gesto do Abastecimento
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
1
Apresenta o
carto do carro,
a quilometragem
e a senha
pessoal do
motorista no
abastecimento.
No momento do abastecimento o
motorista apresenta o carto do carro,
informa a quilometragem e insere a
senha pessoal correspondente.
Carto do
Carro Motorista
2
Encaminha
comprovantes de
abastecimento
para a Div. de
A cada abastecimento, os motoristas
encaminham os comprovantes
correspondentes Diviso de
Transportes. Estes comprovantes so
Comprovantes
de
Abastecimento
Motorista
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Subprocesso: Gesto do Abastecimento
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
Transportes registrados numa planilha de apoio.
3
Arquiva
comprovantes de
abastecimento
Aps o registro dos comprovantes na
planilha de apoio estes so arquivados.
Comprovantes
de
Abastecimento
Diviso de
Transportes
4
Confronta valor
da NF com os
comprovantes de
abastecimento
Quando do recebimento da Nota
Fiscal, a DT confronta os
abastecimentos relacionados na nota
com os comprovantes recebidos dos
motoristas.
Comprovantes
de
Abastecimento
Diviso de
Transportes
5
Realiza consulta
junto empresa
contratada e nos
estabelecimentos
credenciados
Caso alguma inconsistncia seja
identificada entre os comprovantes e a
Nota Fiscal, a DT realiza consulta no
portal da empresa contratada,
diretamente na administrao desta e
junto aos estabelecimentos
credenciados.
N/A Diviso de
Transportes
6
Encaminha
inconsistncias
para responsvel
Aps a identificao da origem da
inconsistncia a DT solicita os ajustes
necessrios.
N/A Diviso de
Transportes
7
Encaminha novo
Comprovante de
Abastecimento
Caso a inconsistncia seja no
estabelecimento credenciado, este
dever emitir novo comprovante de
abastecimento e encaminha-lo DT.
Comprovante
de
Abastecimento
Estabelecimento
Credenciado
8
Realiza os
ajustes devidos e
encaminha nova
NF
Caso a inconsistncia tenha sido
motivada por equivoco da empresa
contratada, esta dever emitir nova NF
corrigida.
Nota Fiscal Empresa
Contratada
9
Verifica ajustes
realizados
Aps o recebimento da documentao,
a DT confere se as inconsistncias
foram sanadas.
Comprovante
de
Abastecimento
ou Nota Fiscal
Diviso de
Transportes
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Subprocesso: Gesto do Abastecimento
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
10
Atesta NF e
encaminha para
o DCF
Por fim, a Nota Fiscal atestada e
encaminhada ao Departamento de
Contabilidade e Finanas para
pagamento.
Nota Fiscal Diviso de
Transportes
5.1.2 Gesto da Manuteno
5.1.2.1 Descrio do Subprocesso
A manuteno dos veculos pode ocorrer de forma preventiva ou
corretiva. A manuteno preventiva
sinalizada Oficina de Autos quando o veculo atinge a
quilometragem ou o tempo parametrizado.
No caso da manuteno informa o problema do motorista ao chefe da
Oficina de Autos.
Em ambos os casos a oficina de autos verifica, as oficinas
credenciadas que podem atender
demanda. Em seguida solicita as cotaes para o servio nas
oficinas habilitadas. A aprovao da
oficina que ir prestar o servio realizada pelo chefe da oficina
de autos. Todas estas atividades so
realizadas no portal da empresa contratada.
Por fim, o veculo encaminhado para a oficina escolhida. Aps o
retorno do veculo, a oficina de
autos realiza conferncia do servio realizado por meio do Check
List Ps Servio, sem seguida a
Nota Fiscal atestada e encaminhada ao Departamento de
Contabilidade e Finanas. Caso o servio
no seja bem avaliado o veculo encaminhado novamente oficina
terceira.
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5.1.2.2 Fluxo GT002 Gesto da Manuteno
5.1.2.3 Quadro de Tarefas.
Subprocesso: Gesto da Manuteno
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
1
Estabelece
parmetros de
manuteno
preventiva dos
veculos
O Chefe da Oficina de Autos responsvel
por cadastrar os parmetros de manuteno
preventiva de todos os veculos da
Universidade.
O cadastro dos parmetros deve ser
realizado aps consulta ao manual do
veculo. Os parmetros dependem do
modelo.
Portal de
Administrao
e
Gerenciamento
de Servios de
Abastecimento
e Manuteno
de Veculos
Oficina de
Autos
2
Recebe alerta
dos veculos
que atingiram
o tempo ou a
quilometragem
Quando o veculo atinge os parmetros de
quilometragem ou tempo, o Portal de
Administrao e Gerenciamento de
Servios de Abastecimento e Manuteno
de Veculos encaminha mensagem
automtica ao Chefe da Oficina de Autos e
Portal de
Administrao
e
Gerenciamento
de Servios de
Abastecimento
Oficina de
Autos
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Subprocesso: Gesto da Manuteno
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
parametrizada ao gestor da unidade de lotao do veculo.
As principais manutenes preventivas so
a troca de leo e filtro.
e Manuteno
de Veculos
3
Recebe
comunicado
do motorista
No caso das manutenes corretivas o
motorista que detectou o problema
comunica a Oficina de Autos.
A Oficina de Autos realiza vistoria no
carro para comprovar o problema.
N/A Oficina de
Autos
4
Verifica
oficinas
cadastradas
Aps a identificao da necessidade de
manuteno, o Chefe da Oficina de Autos
acessa o Portal de Administrao e
Gerenciamento de Servios de
Abastecimento e Manuteno de Veculos
e verifica as oficinas cadastradas
habilitadas para o servio especifico que
necessrio.
Portal de
Administrao
e
Gerenciamento
de Servios de
Abastecimento
e Manuteno
de Veculos
Oficina de
Autos
5
Solicita
cotaes para
as oficinas
qualificadas
O Chefe da Oficina de Autos solicita
cotao para as oficinas qualificadas.
Devem ser recebidas, pelo menos, trs
cotaes.
Portal de
Administrao
e
Gerenciamento
de Servios de
Abastecimento
e Manuteno
de Veculos
Oficina de
Autos
6
Aprova
melhor
cotao
Aps o recebimento das cotaes, o chefe
da Oficina de Autos aprova a oficina que
ir realizar o servio.
Aps a aprovao, o chefe da oficina deve
alinhar com a unidade de lotao do
veculo a data em que a manuteno ser
realizada.
O ofcio encaminhado para a unidade
Portal de
Administrao
e
Gerenciamento
de Servios de
Abastecimento
e Manuteno
de Veculos
Oficina de
Autos
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Subprocesso: Gesto da Manuteno
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
comunicando a necessidade de manuteno
assinado pelo Chefe da Oficina de Autos
e pelo Diretor da Diviso de Transportes.
A unidade de lotao dever se
responsabilizar pela utilizao do veculo
nos dias entre a comunicao da
necessidade da manuteno e sua efetiva
realizao.
7
Encaminha
veculo para
Oficina
Terceirizada
O veculo encaminhado para a oficina por
um dos motoristas que prestam servio
universidade.
O status de cada veculo, em
funcionamento ou em manuteno,
monitorado pela Oficina de Autos.
N/A Oficina de
Autos
8
Preenche
Check List
Ps Servio
Aps o retorno do veculo, a Oficina de
Autos realiza a conferncia do servio
realizado por meio do Check List Ps
Servio.
Caso a avaliao seja de que o servio no
foi bem executado, o veculo ser
encaminhado novamente oficina.
Check List Ps
Servio
Oficina de
Autos
9
Atesta Nota
Fiscal
Aps a conferncia do servio, caso este
atenda as expectativas, a Nota Fiscal
atestada e encaminhada ao Departamento
de Contabilidade e Finanas para
pagamento.
Nota Fiscal Oficina de
Autos
5.1.3 Gesto da Mo de Obra
5.1.3.1 Descrio do Subprocesso
O acompanhamento da mo de obra realizado pela Diviso de
Transportes por meio do registro das
Ordens de Viagem e Solicitaes de Horas Extras recebidas. Estas
demandas, quando podem ser
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atendidas, so comunicadas empresa responsvel pelo motorista.
Adicionalmente, a Diviso de
Transportes tambm realiza o acompanhamento da frequncia dos
motoristas.
No final do ms a empresa responsvel pelo servio de transporte
encaminha a Nota Fiscal do
perodo. O valor a ser pago deve corresponder a todos os eventos
ocorridos no ms.
5.1.3.2 Fluxo GT003 - Gesto da Mo de Obra
5.1.3.3 Quadro de Tarefas.
Subprocesso: Gesto da Mo de Obra
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
1
Recebe
Solicitao de
Viagem e/ou
Hora Extra da
Unidade
Gestora
As unidades da UFC encaminham as
demandas de viagem Diviso de
Transportes por ofcios.
Ofcio e
Solicitao de
Hora Extra
Diviso de
Transportes
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Subprocesso: Gesto da Mo de Obra
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
2 Verifica a
disponibilidade
de veculos e
motorista
Aps o recebimento das demandas a
Diviso de Transportes verifica na Planilha
de Programao de Viagens.
A resposta da disponibilidade
encaminhada unidade demandante por
ofcio.
Planilha de
Programao
de Viagens.
Diviso de
Transportes
3
Caso haja disponibilidade a Diviso de
Transportes programa viagem, emite uma
Ordem de Viagem e entrega ao motorista.
Ordem de
Viagem
Diviso de
Transportes
4
Elabora ofcio
para a empresa
responsvel
pelo motorista
para o
pagamento das
dirias ou hora
extra
Caso haja disponibilidade de veculo e
motorista a Diviso de Transportes elabora
um ofcio solicitando o pagamento das
dirias ou horas extras ao motorista. Estes
valores sero cobrados da UFC na fatura
correspondente ao perodo.
Ofcio Diviso de
Transportes
5
Recebe ofcio
das Unidades
Gestoras
comunicando a
ausncia de
motoristas
A Diviso de Transportes recebe e-mail das
unidades comunicando a ausncia de
motoristas.
Os motoristas substitutos devem possui
uma carta de apresentao da empresa
contratada para prestar os servios
Universidade, esta exigncia poder ser
dispensada caso o motorista substituto j
seja conhecido.
Ofcio Diviso de
Transportes
6
Elabora ofcio
para a empresa
responsvel
pelo motorista
Em caso de ausncia de motoristas, sem
substituio, a Diviso de Transportes
elabora ofcio empresa responsvel.
Ofcio Diviso de
Transportes
7 Colhe
assinatura do
Os ofcios encaminhados para a empresa
responsvel pelos motoristas possuem a Ofcio Diviso de
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Subprocesso: Gesto da Mo de Obra
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
Diretor do
DAG e
encaminha
ofcio para
empresa
assinatura do Diretor da Diviso de
Transportes e do Diretor do Departamento
de Atividades Gerais.
Caso a situao tratada seja considerada
complexa, o ofcio possuir a assinatura do
Superintendente de Infraestrutura.
Transportes
8
Recebe Nota
Fiscal e demais
documentos
para
faturamento
Mensalmente a empresa responsvel pelos
motoristas encaminha a Nota Fiscal e a
documentao para faturamento.
A documentao para faturamento
corresponde aos comprovantes de:
Certido negativa de dbito junto ao INSS,
Secretaria da Fazenda, recolhimentos dos
direitos trabalhistas, pagamento de vale
alimentao, transporte e remunerao dos
motoristas.
Documentao
de
Faturamento
Diviso de
Transportes
9
Analisa
documentao
recebida
A Diviso de Transportes confere se toda
documentao obrigatria foi encaminhada
e se esta documentao est vlida.
verificado tambm se o valor da fatura
corresponde aos eventos ocorridos no ms
(ausncias, horas extras realizadas, etc.).
A relao de motoristas conferida, de
forma a verificar se algum motorista
desconhecido foi relacionado e se a
quantidade est de acordo com o contrato.
Documentao
de
Faturamento
Diviso de
Transportes
10
Encaminha
inconsistncias
para a empresa
contratada
Caso a documentao obrigatria no seja
encaminhada ou o valor da fatura no
corresponda aos eventos ocorridos no ms a
Diviso de Transportes ofcio com
inconsistncias para a empresa responsvel.
O ofcio deve possuir a assinatura do
Ofcio Diviso de
Transportes
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Subprocesso: Gesto da Mo de Obra
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
Diretor da Diviso de Transportes e do
Diretor do Departamento de Atividades
Gerais.
11
Realiza os
ajustes devidos
e encaminha
nova NF
A empresa responsvel pelo servio realiza
os ajustes identificados pela Diviso de
Transportes e encaminha a Nota Fiscal com
o valor corrigido.
Nota Fiscal
Empresa
prestadora
de servio
12
Verifica
ajustes
realizados
A Diviso de Transportes confere se os
ajustes necessrios foram realizados. Caso
no haja mais nenhuma pendncia, a Nota
Fiscal atestada.
Nota Fiscal Diviso de
Transportes
13
Atesta NF e
encaminha
para o DCF
A Nota Fiscal atestada pelo Diretor da
Diviso de Transportes e pelo Diretor do
Departamento de Atividades Gerais e
encaminhada ao Departamento de
Contabilidade e Finanas para pagamento.
Nota Fiscal Diviso de
Transportes
5.1.4 Monitoramento de Veculos
5.1.4.1 Descrio do Subprocesso
O monitoramento de veculos ocorre por meio do preenchimento do
formulrio de Controle de
Trfego pelos motoristas e pelo Sistema de Monitoramento de
Veculos mantido por uma empresa
contratada. Caso seja necessrio incluir ou excluir algum veculo
do contrato de monitoramento, a
Diviso de Transportes encaminha ofcio para a empresa
responsvel.
Mensalmente a empresa que presta o servio de Monitoramento de
Veculos encaminha Nota Fiscal
para a Diviso de Transportes. A Nota Fiscal atestada e
encaminhada ao Departamento de
Contabilidade e Finanas para pagamento.
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5.1.4.2 Fluxo GT004 - Gesto do Monitoramento de Veculos
5.1.4.3 Quadro de Tarefas.
Subprocesso: Gesto do Monitoramento de Veculos
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
1
Preenche o
Formulrio de
Controle de
Trfego
Os motoristas so responsveis por
preencher o formulrio de Controle de
Trfego a cada trajeto realizado.
Formulrio de
Controle de
Trfego
Motorista
2
Encaminha
formulrio
para Div. de
Transportes
Ao completar o preenchimento de cada
folha do formulrio o motorista deve
encaminha-lo para a Diviso de
Transportes.
No final do ms devem ser enviados todos
os formulrios, que estiverem em posse
dos motoristas, inclusive aqueles que no
estiverem totalmente preenchidos.
Formulrio de
Controle de
Trfego
Motorista
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3
Elabora ofcio
para empresa
Caso haja a necessidade de incluir ou
excluir algum veculo do Sistema de
Monitoramento, necessria a elaborao
de um ofcio.
A incluso de veculos deve ocorrer aps
um ano de uso, de forma que a instalao
do rastreador no prejudique o prazo de
garantia do veculo.
Os veculos que no esto includos no
Sistema de Monitoramento so controlados
pelos Formulrios de Controle de Trfego.
Ofcio Diviso de
Transportes
4
Colhe
assinatura do
Diretor do
DAG e
encaminha
ofcio para
empresa
O ofcio encaminhado para a empresa
responsvel pelo sistema de
Monitoramento deve ser assinado pelo
Diretor da Diviso de Transportes e pelo
Diretor do Departamento de Atividades
Gerais.
Ofcio Diviso de
Transportes
5
Verifica carros
relacionados
na fatura
Aps o recebimento da Nota Fiscal o
Chefe da Diviso de Transportes verifica
se a relao de carros monitorados esta
correta.
Fatura Diviso de
Transportes
6
Confronta
dados do
Controle de
Trfego com
os dados do
Monitoramento
de Veculos
Caso seja identificada alguma
inconsistncia os dados do Formulrio de
Controle de Trfego e do Sistema de
Monitoramento de Veculos so
confrontados. O valor unitrio do
monitoramento de veculos independente
da categoria do veculo.
Controle de
Trfego e
Sistema de
Monitoramento
de Veculos
Diviso de
Transportes
7
Encaminha
inconsistncias
para a empresa
contratada
As inconsistncias identificadas so
relacionadas em ofcio para a empresa
responsvel pelo servio.
O ofcio deve possuir a assinatura do
Diretor da Diviso de Transportes e do
Ofcio Diviso de
Transportes
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22
Diretor do Departamento de Atividades
Gerais.
8
Realiza os
ajustes devidos
e encaminha
nova NF
A Empresa emite uma nova Nota Fiscal e
encaminha novamente para a Diviso de
Transportes.
Nota Fiscal
Empresa
prestadora
do servio
9
Verifica
ajustes
realizados
A nova documentao conferida pela
Diviso de Transportes. Nota Fiscal
Diviso de
Transportes
10
Atesta NF e
encaminha
para o DCF
A Nota Fiscal atestada e encaminhada
para o Departamento de Contabilidade e
Finanas para pagamento.
Nota Fiscal Diviso de
Transportes
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5.2 GESTO DE EVENTOS EXTRAORDINRIOS
5.2.1 Acompanhamento de Multas
5.2.1.1 Descrio do Subprocesso
Este processo ocorre apenas quando a Diviso de Transporte recebe
alguma notificao de infrao
de trnsito relacionada aos veculos da universidade. Aps o
recebimento da infrao realizada
consulta ao Sistema de Monitoramento de Veculos e aos Formulrios
de Controle de Trfego de
forma a identificar o motorista responsvel pela infrao. Em
seguida a Diviso de Transportes
comunica a empresa contratada e preenche o formulrio de
identificao de condutores do
DETRAN.
Quando do recebimento da multa, a empresa responsvel pelo
motorista comunicada para a
realizao do pagamento. A Diviso de Transportes solicita o envio
do comprovante de pagamento
da multa. Em nenhuma hiptese o pagamento da multa realizado pela
Universidade.
5.2.1.2 Fluxo GT005 - Acompanhamento de Multas
5.2.1.3 Quadro de Tarefas.
Processo: Acompanhamento de Multas
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
1 Verifica as
notificaes
As notificaes so encaminhadas
Diviso de Trnsito pelo correio.
Notificaes
de Trnsito
Diviso de
Transportes
-
24
Processo: Acompanhamento de Multas
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
recebidas
2
Consulta
Sistema de
Monitoramento
de Veculos
Na notificao recebida a Diviso de
Trnsito verifica o veculo e a data da
infrao de forma a identificar o condutor
responsvel.
A Diviso de Trnsito consulta o Sistema
de Monitoramento de Veculos de forma a
identificar o condutor
Sistema de
Monitoramento
de Veculos
Diviso de
Transportes
3
Consulta
Formulrios de
Controle de
Trfego
Assim como o Sistema de Monitoramento
de Veculos, os formulrios de Controle de
Trfego tambm devem ser consultados
para identificao do motorista.
Controle de
Trfego
Diviso de
Transportes
4
Identifica
motorista
responsvel
pela multa
Aps as consultas a Diviso de
Transportes identifica o motorista
responsvel pela infrao.
A Diviso de Transportes verifica as
multas j recebidas pelo motorista de
forma a verificar se h risco de perda da
carteira.
N/A Diviso de
Transportes
5
Encaminha
ofcio para a
empresa e o
setor
responsvel
pelo motorista
Aps a identificao do motorista, a
Diviso de Transportes elabora ofcio
comunicando a infrao empresa
contratada e ao setor que o motorista presta
servio.
Este ofcio possui a assinatura do Diretor
da Diviso de Transportes e do Diretor do
Departamento de Atividades Gerais.
Ofcio Diviso de
Transportes
6
Solicita
documentao
do motorista
A Diviso de Transporte solicita os
seguintes documentos ao motorista:
- Carteira de motorista
N/A Diviso de
Transportes
-
25
Processo: Acompanhamento de Multas
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
- Comprovante de endereo
- RG
- CPF
7
Encaminha
documentao
para o
DETRAN para
identificao
do condutor
De posse da documentao do motorista, a
Diviso de Transportes preenche o
formulrio especfico do DETRAN para a
identificao do condutor.
O formulrio assinado pelo motorista.
Aps o envio do formulrio a Diviso de
Transportes armazena uma cpia do
protocolo de envio.
Formulrio do
DETRAN
Diviso de
Transportes
8
Encaminha
ofcio
comunicando a
empresa
contratada
Aps o recebimento da multa, a Diviso de
Transportes comunica a empresa
responsvel pelo motorista para que esta
providencie o pagamento correspondente.
Ofcio Diviso de
Transportes
9
Solicita
comprovante
de pagamento
da multa
No ofcio de comunicao da multa a
Diviso de Transportes informa da
necessidade do envio do comprovante de
pagamento.
A empresa contratada cobrada pela DT
at que efetue o pagamento e encaminha o
comprovante correspondente.
Comprovante
de Pagamento
Diviso de
Transportes
10
Ratifica
pagamento da
multa no site
do DETRAN
Por fim, a Diviso de Transporte consulta
o site do DETRAN para assegurar que no
h nenhuma pendncia.
N/A Diviso de
Transportes
-
26
5.2.2 Acompanhamento de Avarias
5.2.2.1 Descrio do Subprocesso
A comunicao das avarias realizada pela Unidade Gestora do veculo
ou pelo motorista. A
Diviso de Transportes solicita uma vistoria da Oficina de Autos
e em seguida encaminha ofcio
empresa contratada para que esta assuma os custos do reparo.
A indicao da oficina realizada pela empresa contratada, esta
indicao, no entanto, deve ser
validada pela Diviso de Transporte. Adicionalmente, aps a execuo
do servio, a oficina de autos
realiza nova vistoria para avaliar a qualidade do servio
realizado.
5.2.2.2 Fluxo GT006 - Acompanhamento de Avarias
5.2.2.3 Quadro de Tarefas.
Processo: Acompanhamento de Avarias
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
1
Comunica
avarias
Diviso de
Transportes
As avarias identificadas nos veculos so
comunicadas pelos motoristas ou pela unidade
gestora responsvel pelo veculo. N/A
Unidade
gestora
-
27
Processo: Acompanhamento de Avarias
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
2
Solicita
vistoria
Oficina de
Autos
A Diviso de Transportes solicita Oficina de
Autos a realizao de uma vistoria para
diagnosticar a extenso dos reparos necessrios.
N/A Diviso de
Transporte
3
Preenche
Check List de
Avaria
A vistoria da Oficina de Autos realizada com
base no formulrio Check List de Avarias. Check List
de Avaria
Oficina de
Autos
4
Encaminha
Ofcio
empresa
contratada
Aps a vistoria da Oficina de Autos, a Diviso
de Transportes elabora ofcio para comunicar a
avaria empresa contratada.
Caso a responsabilidade da avaria seja do
motorista terceirizado, a empresa contratada
arca com os custos do reparo.
Caso a responsabilidade seja de um motorista
particular, este dever arcar com os custos do
reparo.
Este ofcio assinado pelo Diretor da Diviso
de Transportes e pelo Diretor do Departamento
de Atividades Gerais
Ofcio Diviso de
Transporte
5
Verifica
oficina
indicada pela
empresa
contratada
A empresa contratada indica Diviso de
Transportes a oficina que ir realizar o reparo.
A Diviso de Transportes dever validar se a
oficina indicada possui capacidade para a
execuo do servio.
A Diviso de Transportes deve negociar com a
empresa responsvel a oficina que ser
responsvel pelo servio caso considere que a
oficina indicada no possui a capacidade de
realizar o servio.
N/A Diviso de
Transporte
6
Encaminha
veculo para
oficina
O veculo encaminhado para a oficina por um
dos motoristas que prestam servio N/A
Diviso de
Transporte
-
28
Processo: Acompanhamento de Avarias
Seq. Atividade Tarefa Sistema/
documento Responsvel
indicada universidade.
O status de cada veculo, em funcionamento ou
em manuteno, monitorado pela Oficina de
Autos.
7
Preenche
Check List
Ps Servio
Aps o retorno do veculo, a Oficina de Autos
realiza nova vistoria, por meio do Check List de
Ps Servio. Caso a vistoria conclua que o
servio no foi bem executado, o veculo
encaminhado novamente oficina.
Check List
Ps
Servio
Oficina de
Autos
8
Arquiva
documentao
e encaminha
uma cpia
empresa
contratada
Caso o parecer do servio seja positivo, a
documentao relativa avaria arquivada e
uma cpia encaminhada para a empresa
contratada. N/A
Diviso de
Transporte
-
29
6. EQUIPE
A equipe diretamente responsvel pelas atividades do Processo de
Gesto de Transportes da
Universidade Federal do Cear composta pelos cargos e
profissionais relacionados abaixo. A
tabela ilustra a atuao dos profissionais, no que diz respeito s
principais responsabilidades,
relacionadas aos processos descritos neste Manual:
Cargo Principais Responsabilidades Processos que executa*
(lder)
Diretor da
Diviso de
Transportes
Confere dados das faturas dos servios de transporte
(abastecimento, mo de
obra e monitoramento).
Recebe as demandas de transporte das unidades e verifica a
possibilidade de
atendimento
Realiza os acrscimos e supresses na relao de veculos do sistema
de
monitoramento.
Identifica os responsveis por infraes de trnsito e confere
os
devidos pagamentos
GT001 - Gesto do
Abastecimento
GT003 - Gesto da Mo
de Obra
GT004 - Gesto do
Monitoramento de
Veculos
GT005 -
Acompanhamento de
Multas
Chefe da Oficina
de Autos
Aprova a oficina responsvel pelo servio de manuteno
Confere os servios de manuteno realizados
Realiza vistoria nos veculos antes e depois dos servios
prestados por
oficinas terceirizadas.
GT002 - Gesto da
Manuteno
GT006 -
Acompanhamento de
Avarias
(*) Refere-se queles processos pelo qual o profissional
responsvel pela execuo de 80% ou
mais das atividades descritas nos fluxogramas do tpico 06 deste
Manual.
-
30
7. VIGNCIA
Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgao,
revogando-se disposies em
contrrio.
-
31
8. ATUALIZAES DO MANUAL DE PROCESSO
A tabela abaixo relaciona os campos necessrios para o controle
das atualizaes, revises e
aprovaes do manual de processo, a serem preenchidos sempre que
julgado necessrio.
CONTROLE DE VERSES E ALTERAES
Verso Data Responsvel Tipo de Alterao Revisor/Aprovador
-
32
9. APNDICES
-
33
APNDICE A
-
UFC
UFC INFRA
DAG
DVTRAN
CONTROLE DE TRFEGO MS: _______
ANO: 20___
Veculo: Departamento: Placa:
DIA KM SADA KM
CHEGADA
HORA
SADA
HORA
CHEGADA
MOTORISTA SETOR SOLICITANTE SERVIO A EXECUTAR
Ademais, sirvo-me do presente para observar quanto ao constante
do art 4o, pargrafos I, II e III da instruo normativa n
o 3/2008:
Art. 4 Na utilizao de veculos oficiais sero registradas, no
mnimo, as seguintes informaes: I identificao do nome, vnculo e
lotao do usurio. II identificao do motorista III origem, destino,
finalidade, horrios de sada e de chegada e as respectivas
quilometragens.
-
APNDICE B
-
36
UFC UFC INFRA
DAG/DVTRAN ORDEM DE VIAGEM
N
Veculo
Placas
Tipo de viagem Fortaleza intermunicipal interestadual
Destino
Data e hora de sada
Data e hora de retorno
Motorista
Quilometragem sada
Quilometragem retorno Responsvel p/ viagem
Local de sada
Passageiros
Objetivo da Viagem
Autorizo este veculo a trafegar de acordo com os dados acima
Data ___/___/___ ________________________________
Relatrio de ocorrncia de viagem
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Data ___/___/___ _____________________________ Assinatura
OBS.: 1 NO PERMITIDO AO MOTORISTA, APANHAR OU DEIXAR
PASSAGEIRO(S) FORA DA ROTA DA VIAGEM, SEM AUTORIZAO.
![Manual de Gestao Ambiental Municipal[1]](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/55209ef14979598e2f8b4c40/manual-de-gestao-ambiental-municipal1.jpg)
