MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - tapachula.gob.mx DE... · Se recibe el material audio visual a difundir por parte de la ... 2 Se revisa si la solicitud cuenta con el formato STCP01 y los

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Pág. 1 H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018



Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos

Secretaría / Instituto Responsable

Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación Política

Área Responsable Dirección Técnica y Producción Fotográfica

Área Responsable Secretaría Privada

Nombre del Procedimiento

Difusión de actividades del Presidente Municipal en Medios Electrónicos

Propósito Mantener informada a la ciudadanía a cerca de las actividades del Presidente Municipal

Alcance Desde Recepción de material audio visual hasta publicación en medios electrónicos.

Descripción del Procedimiento

No. de Actividad

Actividad Tiempos / Observaciones

1

Se recibe el material audio visual a difundir por parte de la Dirección Técnica y Producción Fotográfica y/o Secretaría Privada.

48 hrs

2 Se analiza y filtra el contenido. 2 hrs

3 Se integra el mensaje a difundir en medios electrónicos. 2 hrs

4 Se agenda el mensaje para ser difundido en medios electrónicos.

4hrs

5 Se envía el mensaje por medios electrónicos Indefinido

FIN DEL PROCEDIMIENTO



Nombre del procedimiento Difusión de actividades del Presidente Municipal en Medios Electrónicos

Diagrama de Flujo






Área Responsable Dirección de Desarrollo Informático

Área Responsable Dirección de Giras Logística y Eventos


Trasmisión de sesión ordinara del H. Cabildo de Tapachula

Propósito Transparentar el proceso democrático de toma de decisiones.

Alcance Desde confirmación de sesión ordinaria con Secretaría General de Ayuntamiento hasta desinstalación de equipo de cómputo.


No. de Actividad


1

Se solicita la confirmación de sesión ordinaria del H. Cabildo de Tapachula a la Secretaría General del Ayuntamiento.

4 hrs

2

Se solicita a Dir. Giras Logística y Eventos instalación del equipo de sonido en Sala de Cabildo.

4 hrs

4

Se Solicita a la Dir. Desarrollo Informático la instalación del equipo de cómputo en Sala de Cabildo.

4 hrs

5 Se realizan pruebas de sonido, software y trasmisión previa a la sesión de cabildo.

2 hrs

6 Al comienzo de la sesión de cabildo se inicia y monitorea la trasmisión vía you to be.

Indefinido

7

Al término de la sesión de cabildo se cierra la trasmisión y se procede a desmontar equipo de cómputo y se resguarda.

2 hrs




Nombre del procedimiento Trasmisión de sesión ordinara del H. Cabildo de Tapachula

Diagrama de Flujo






Área Responsable Secretaría Interesada de Difundir Información en Medios Electrónicos.


Difusión de Actividades de Ayuntamiento en Medios Electrónicos.

Propósito Mantener informada a la ciudadanía a cerca de las actividades en los diferentes rubros de la administración 2015-2018 de Tapachula.

Alcance Recepción de Información a difundir hasta publicación en medios electrónicos.


No. de Actividad


1 Se recibe vía correo electrónico la solicitud de a difundir por parte de la secretaría interesada.

3 días

2 Se revisa si la solicitud cuenta con el formato STCP01 y los requisitos para ser programada

3 días

3 Se integra el mensaje a difundir en medios electrónicos. 3 días

4 Se agenda el mensaje para ser difundido en medios electrónicos.

1 días

5 Se envía el mensaje por medios electrónicos 7 días




Nombre del procedimiento Difusión de Actividades de Ayuntamiento en Medios Electrónicos.

Diagrama de Flujo



Nombre del procedimiento Difusión de Actividades de Ayuntamiento en Medios Electrónicos.

Formato STCP01





Secretaría Técnica

Área Responsable Dirección de Imagen Institucional


Elaboración de diseño

Propósito Elaboración de diseño con lineamientos institucionales para difusión de diferentes formas

Alcance Desde la recepción de oficio de solicitud de petición de Diseño, hasta la entrega para el uso solicitado


No. de Actividad


1 Recibe de la Secretaría Correspondiente, a través del titular de la misma, copia de oficio de solicitud de requerimiento de diseño a elaborar y si requiere impresión propia de la dirección o es en formato digital.

2 Se lleva la realización del diseño conforme a lo especificado en el requerimiento dependiendo de la información proporcionada por el solicitante.

El tiempo varía dependiendo de la cantidad de material solicitado y los elementos proporcionados por el solicitante.

3 Envió de muestras para aceptación y verificación vía correo electrónica

4 Se envían archivos en alta resolución al solicitante y/o al proveedor que se ocupará del trabajo




Nombre del procedimiento Elaboración del Diseño

Diagrama de Flujo

INICIO

Recibo de la secretaria técnica, copia de

oficio de solicitud de requerimiento de

diseño a elaborar y si requiere impresión

propia de la dirección o es en formato

digital.

Se lleva la realización del

diseño

Se envían archivos en alta

resolución

FIN

Envío de

muestras.



Nombre del procedimiento Elaboración del Diseño

Formatos

NO APLICA





Secretaria Técnica

Área Responsable Dirección de Apoyo Administrativo de Presidencia


Comprobación de Gastos de la Presidencia Municipal

Propósito Comprobar en tiempo y forma cada uno de los trámites de comprobación

Alcance Desde la recepción de oficios, convocatoria, peticiones, hasta la elaboración de documentación comprobatoria.


No. de Actividad


1

Recibe de la Secretaría correspondiente, a través del titular de la dependencia, original de Oficio, convocatorio o peticiones.

2

Identifica el trámite solicitado y elabora oficio de solicitud, agradecimiento y recibo al área de Contraloría, recaba firma del Titular y envía en cuatro copias:

Original de Solicitud, agradecimiento y recibo: Titular Presidente Municipal

Copia en expediente.

La comprobación de gastos puede ser por concepto de viáticos, reintegración de fondo revolvente y apoyos económicos

3

Se turna documentación al área de Contraloría para su Validación.

Contraloría revisa minuciosamente y de acuerdo a la normatividad vigente la integración correcta de la documentación.

4

Contraloría turna al área de Tesorería para su comprobación correspondiente

Es el área de Tesorería quien descarga en el Sistema Hacendario la comprobación para saldar cuentas.

5 Se recibe Acuse por parte de Contraloría que avala la comprobación.




Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia Municipal

Diagrama de Flujo

Inicio

Recibe oficio de

Solicitud, convocatoria

o petición de la

Secretaría

Elabora oficio de

comprobación, solicitud,

agradecimiento, recibo

Se turna ante presidencia

para recabar firma del

presidente

Se sacan cuatro copias y se

turna a Contraloría Interna

Contraloría revisa

documentación Y realiza

validación

A

A

Se recibe acuse de recibido,

se archiva documento

Fin




Lineamientos

NO APLICA




Formatos

NO APLICA





Secretaria Técnica

Área Responsable Dirección de Producción Fotográfica


Toma de Fotografías Profesionales en eventos del Ciudadano Presidente

Propósito Realizar las tomas de fotografías con la profesionalización que requiere cada evento para compartirlo en medios de comunicaciones y redes sociales

Alcance Desde la recepción de toma de fotografías, la selección y entrega a los encargados.


No. de Actividad


1 Recibir indicación por parte del Ciudadano Presidente para estar presente en los eventos

2

Realizar las fotografías cumpliendo con los estándares de calidad que requiere.

La entrega de tomas fotográficas se lleva a cabo al momento para que se plasmen de inmediato en los medios

3

Lleva a cabo la selección y valoración conjuntamente con el Ciudadano Presidente para su entrega al Director de Comunicación Social y Dirección de Comunicación Política

Contraloría revisa minuciosamente y de acuerdo a la normatividad vigente la integración correcta de la documentación.




Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del Ciudadano Presidente

Diagrama de Flujo

Inicio

Indicación del C.

Presidente para

eventos

Toma de fotografías

con la calidad que se

requiere

Turnar a la Dirección de

comunicación social y

dirección de

Comunicación Política

para su difusión

Fin




Lineamientos

NO APLICA




Formatos

NO APLICA





Secretaria técnica

Área Responsable Dirección de giras y logística de eventos


Coordinación y análisis de la logística de los eventos

Propósito Coordinar y verificar la logística de los eventos que asiste nuestro presidente Municipal y que estos se Desarrollen oportunamente con los elementos necesarios de acuerdo con la agenda establecida y/o oficios que gire las secretarias o particulares q soliciten el apoyo.

Alcance


No. de Actividad


1

Recibe de la secretaria técnica, a través del titular copia de oficios y solicitud de requerimiento para elaboración y logística del evento.

Se requiere de 5 días hábiles para agendar el evento y supervisar la logística del lugar

2

Organizar y supervisar el acondicionamiento técnico y escenográfico de los diferentes eventos que se lleven a cabo en el Ayuntamiento Municipal

3

Supervisar y diseñar mamparas, templetes y sonorización así como logotipo y leyendas de acuerdo a los requerimientos que organicen cada secretaria o Ayuntamiento Municipal.

4

Apoyar a las instituciones estatales o federales cuando así lo requieran en los Eventos que lleven a cabo dentro del Municipio. Y Coordinar el desarrollo de giras en base a la agenda establecida así como Aquellas que se derivan por circunstancias imprevistas.

5

Solicitar los apoyos necesarios mediante requerimientos a la Dirección de Adquisiciones de la Secretaría de Administración. Para los materiales que en su momento haga falta para la realización de los eventos solicitados

6

Realizar visitas previas a los lugares en los que se realice eventos o giras con el fin de conocer los requerimientos necesarios para llevar a cabo dicho evento

7

Establecer y cumplir con el protocolo y logística de giras y eventos realizados. A través de una ficha técnica para saber la información de los temas que trataran el evento y personalidades que estarán en el evento para su información del maestro de ceremonia que llevara el protocolo del evento

8 FIN DEL PROCEDIMIENTO



Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los eventos

Diagrama de Flujo

INICIO

Recibo de la secretaria

técnica, copia de oficios y

solicitud de

requerimiento.

Organizar y supervisar el acondicionamiento técnico y escenográfico.

Supervisar y diseñar mamparas, templetes y sonorización.

Apoyar a las instituciones estatales o federales.

A

A

Solicitar apoyos

necesarios mediante

requerimientos a la

Dirección de

Adquisiciones.

Realizar visitas previas a los lugares en los que se realice eventos.

Establecer y cumplir el protocolo y logística de eventos realizados.

FIN




Lineamientos

PARA LA REALIZACIÓN DE SUS EVENTOS Y ACTOS CÍVICOS DE LAS SECRETARIAS DEL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL SE DEBERÁ DE TOMAR EN CUENTA :

MANDAR LA SOLICITUD U OFICIO 5 DÍAS HÁBILES ANTES DE SU EVENTO.

EL OFICIO DEBERÁ DE TENER HORA, FECHA, LUGAR, NÚMERO TELEFÓNICO DEL ORGANIZADOR O ENCARGADO DEL EVENTO.

EL OFICIO DEBERÁ TENER EXPLICITO SI REQUIERE SONIDO, MAMPARA, AUDIO, MAESTRO DE CEREMONIA, TEMPLETE Y DEBERÁ CONTAR CON LA LEYENDA QUE REQUIERA EL EVENTO.

PROPORCIONAR FICHA TÉCNICA BIEN ELABORADA CON NOMBRES DE INVITADOS Y PERSONALIDADES DE LA MESA DE PRESIDIO Y TEMA DEL QUE SE TRATARA EL EVENTO.




Formatos

OFICIO TRADICIONAL QUE TENGA CADA SECRETARIA

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - tapachula.gob.mx DE... · Se recibe el material audio visual a difundir por parte de la ... 2 Se revisa si la solicitud cuenta con el formato STCP01 y los