MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Pág. 2 H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Responsable
Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación Política
Área Responsable Dirección Técnica y Producción Fotográfica
Área Responsable Secretaría Privada
Nombre del Procedimiento
Difusión de actividades del Presidente Municipal en Medios Electrónicos
Propósito Mantener informada a la ciudadanía a cerca de las actividades del Presidente Municipal
Alcance Desde Recepción de material audio visual hasta publicación en medios electrónicos.
Descripción del Procedimiento
No. de Actividad
Actividad Tiempos / Observaciones
1
Se recibe el material audio visual a difundir por parte de la Dirección Técnica y Producción Fotográfica y/o Secretaría Privada.
48 hrs
2 Se analiza y filtra el contenido. 2 hrs
3 Se integra el mensaje a difundir en medios electrónicos. 2 hrs
4 Se agenda el mensaje para ser difundido en medios electrónicos.
4hrs
5 Se envía el mensaje por medios electrónicos Indefinido
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Nombre del procedimiento Difusión de actividades del Presidente Municipal en Medios Electrónicos
Diagrama de Flujo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Responsable
Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación Política
Área Responsable Dirección de Desarrollo Informático
Área Responsable Dirección de Giras Logística y Eventos
Nombre del Procedimiento
Trasmisión de sesión ordinara del H. Cabildo de Tapachula
Propósito Transparentar el proceso democrático de toma de decisiones.
Alcance Desde confirmación de sesión ordinaria con Secretaría General de Ayuntamiento hasta desinstalación de equipo de cómputo.
Descripción del Procedimiento
No. de Actividad
Actividad Tiempos / Observaciones
1
Se solicita la confirmación de sesión ordinaria del H. Cabildo de Tapachula a la Secretaría General del Ayuntamiento.
4 hrs
2
Se solicita a Dir. Giras Logística y Eventos instalación del equipo de sonido en Sala de Cabildo.
4 hrs
4
Se Solicita a la Dir. Desarrollo Informático la instalación del equipo de cómputo en Sala de Cabildo.
4 hrs
5 Se realizan pruebas de sonido, software y trasmisión previa a la sesión de cabildo.
2 hrs
6 Al comienzo de la sesión de cabildo se inicia y monitorea la trasmisión vía you to be.
Indefinido
7
Al término de la sesión de cabildo se cierra la trasmisión y se procede a desmontar equipo de cómputo y se resguarda.
2 hrs
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Nombre del procedimiento Trasmisión de sesión ordinara del H. Cabildo de Tapachula
Diagrama de Flujo
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Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Responsable
Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación Política
Área Responsable Secretaría Interesada de Difundir Información en Medios Electrónicos.
Nombre del Procedimiento
Difusión de Actividades de Ayuntamiento en Medios Electrónicos.
Propósito Mantener informada a la ciudadanía a cerca de las actividades en los diferentes rubros de la administración 2015-2018 de Tapachula.
Alcance Recepción de Información a difundir hasta publicación en medios electrónicos.
Descripción del Procedimiento
No. de Actividad
Actividad Tiempos / Observaciones
1 Se recibe vía correo electrónico la solicitud de a difundir por parte de la secretaría interesada.
3 días
2 Se revisa si la solicitud cuenta con el formato STCP01 y los requisitos para ser programada
3 días
3 Se integra el mensaje a difundir en medios electrónicos. 3 días
4 Se agenda el mensaje para ser difundido en medios electrónicos.
1 días
5 Se envía el mensaje por medios electrónicos 7 días
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Nombre del procedimiento Difusión de Actividades de Ayuntamiento en Medios Electrónicos.
Diagrama de Flujo
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Nombre del procedimiento Difusión de Actividades de Ayuntamiento en Medios Electrónicos.
Formato STCP01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Responsable
Secretaría Técnica
Área Responsable Dirección de Imagen Institucional
Nombre del Procedimiento
Elaboración de diseño
Propósito Elaboración de diseño con lineamientos institucionales para difusión de diferentes formas
Alcance Desde la recepción de oficio de solicitud de petición de Diseño, hasta la entrega para el uso solicitado
Descripción del Procedimiento
No. de Actividad
Actividad Tiempos / Observaciones
1 Recibe de la Secretaría Correspondiente, a través del titular de la misma, copia de oficio de solicitud de requerimiento de diseño a elaborar y si requiere impresión propia de la dirección o es en formato digital.
2 Se lleva la realización del diseño conforme a lo especificado en el requerimiento dependiendo de la información proporcionada por el solicitante.
El tiempo varía dependiendo de la cantidad de material solicitado y los elementos proporcionados por el solicitante.
3 Envió de muestras para aceptación y verificación vía correo electrónica
4 Se envían archivos en alta resolución al solicitante y/o al proveedor que se ocupará del trabajo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Nombre del procedimiento Elaboración del Diseño
Diagrama de Flujo
INICIO
Recibo de la secretaria técnica, copia de
oficio de solicitud de requerimiento de
diseño a elaborar y si requiere impresión
propia de la dirección o es en formato
digital.
Se lleva la realización del
diseño
Se envían archivos en alta
resolución
FIN
Envío de
muestras.
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Nombre del procedimiento Elaboración del Diseño
Formatos
NO APLICA
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Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Responsable
Secretaria Técnica
Área Responsable Dirección de Apoyo Administrativo de Presidencia
Nombre del Procedimiento
Comprobación de Gastos de la Presidencia Municipal
Propósito Comprobar en tiempo y forma cada uno de los trámites de comprobación
Alcance Desde la recepción de oficios, convocatoria, peticiones, hasta la elaboración de documentación comprobatoria.
Descripción del Procedimiento
No. de Actividad
Actividad Tiempos / Observaciones
1
Recibe de la Secretaría correspondiente, a través del titular de la dependencia, original de Oficio, convocatorio o peticiones.
2
Identifica el trámite solicitado y elabora oficio de solicitud, agradecimiento y recibo al área de Contraloría, recaba firma del Titular y envía en cuatro copias:
Original de Solicitud, agradecimiento y recibo: Titular Presidente Municipal
Copia en expediente.
La comprobación de gastos puede ser por concepto de viáticos, reintegración de fondo revolvente y apoyos económicos
3
Se turna documentación al área de Contraloría para su Validación.
Contraloría revisa minuciosamente y de acuerdo a la normatividad vigente la integración correcta de la documentación.
4
Contraloría turna al área de Tesorería para su comprobación correspondiente
Es el área de Tesorería quien descarga en el Sistema Hacendario la comprobación para saldar cuentas.
5 Se recibe Acuse por parte de Contraloría que avala la comprobación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia Municipal
Diagrama de Flujo
Inicio
Recibe oficio de
Solicitud, convocatoria
o petición de la
Secretaría
Elabora oficio de
comprobación, solicitud,
agradecimiento, recibo
Se turna ante presidencia
para recabar firma del
presidente
Se sacan cuatro copias y se
turna a Contraloría Interna
Contraloría revisa
documentación Y realiza
validación
A
A
Se recibe acuse de recibido,
se archiva documento
Fin
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Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia Municipal
Lineamientos
NO APLICA
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Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia Municipal
Formatos
NO APLICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Responsable
Secretaria Técnica
Área Responsable Dirección de Producción Fotográfica
Nombre del Procedimiento
Toma de Fotografías Profesionales en eventos del Ciudadano Presidente
Propósito Realizar las tomas de fotografías con la profesionalización que requiere cada evento para compartirlo en medios de comunicaciones y redes sociales
Alcance Desde la recepción de toma de fotografías, la selección y entrega a los encargados.
Descripción del Procedimiento
No. de Actividad
Actividad Tiempos / Observaciones
1 Recibir indicación por parte del Ciudadano Presidente para estar presente en los eventos
2
Realizar las fotografías cumpliendo con los estándares de calidad que requiere.
La entrega de tomas fotográficas se lleva a cabo al momento para que se plasmen de inmediato en los medios
3
Lleva a cabo la selección y valoración conjuntamente con el Ciudadano Presidente para su entrega al Director de Comunicación Social y Dirección de Comunicación Política
Contraloría revisa minuciosamente y de acuerdo a la normatividad vigente la integración correcta de la documentación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del Ciudadano Presidente
Diagrama de Flujo
Inicio
Indicación del C.
Presidente para
eventos
Toma de fotografías
con la calidad que se
requiere
Turnar a la Dirección de
comunicación social y
dirección de
Comunicación Política
para su difusión
Fin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del Ciudadano Presidente
Lineamientos
NO APLICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del Ciudadano Presidente
Formatos
NO APLICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Responsable
Secretaria técnica
Área Responsable Dirección de giras y logística de eventos
Nombre del Procedimiento
Coordinación y análisis de la logística de los eventos
Propósito Coordinar y verificar la logística de los eventos que asiste nuestro presidente Municipal y que estos se Desarrollen oportunamente con los elementos necesarios de acuerdo con la agenda establecida y/o oficios que gire las secretarias o particulares q soliciten el apoyo.
Alcance
Descripción del Procedimiento
No. de Actividad
Actividad Tiempos / Observaciones
1
Recibe de la secretaria técnica, a través del titular copia de oficios y solicitud de requerimiento para elaboración y logística del evento.
Se requiere de 5 días hábiles para agendar el evento y supervisar la logística del lugar
2
Organizar y supervisar el acondicionamiento técnico y escenográfico de los diferentes eventos que se lleven a cabo en el Ayuntamiento Municipal
3
Supervisar y diseñar mamparas, templetes y sonorización así como logotipo y leyendas de acuerdo a los requerimientos que organicen cada secretaria o Ayuntamiento Municipal.
4
Apoyar a las instituciones estatales o federales cuando así lo requieran en los Eventos que lleven a cabo dentro del Municipio. Y Coordinar el desarrollo de giras en base a la agenda establecida así como Aquellas que se derivan por circunstancias imprevistas.
5
Solicitar los apoyos necesarios mediante requerimientos a la Dirección de Adquisiciones de la Secretaría de Administración. Para los materiales que en su momento haga falta para la realización de los eventos solicitados
6
Realizar visitas previas a los lugares en los que se realice eventos o giras con el fin de conocer los requerimientos necesarios para llevar a cabo dicho evento
7
Establecer y cumplir con el protocolo y logística de giras y eventos realizados. A través de una ficha técnica para saber la información de los temas que trataran el evento y personalidades que estarán en el evento para su información del maestro de ceremonia que llevara el protocolo del evento
8 FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los eventos
Diagrama de Flujo
INICIO
Recibo de la secretaria
técnica, copia de oficios y
solicitud de
requerimiento.
Organizar y supervisar el acondicionamiento técnico y escenográfico.
Supervisar y diseñar mamparas, templetes y sonorización.
Apoyar a las instituciones estatales o federales.
A
A
Solicitar apoyos
necesarios mediante
requerimientos a la
Dirección de
Adquisiciones.
Realizar visitas previas a los lugares en los que se realice eventos.
Establecer y cumplir el protocolo y logística de eventos realizados.
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los eventos
Lineamientos
PARA LA REALIZACIÓN DE SUS EVENTOS Y ACTOS CÍVICOS DE LAS SECRETARIAS DEL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL SE DEBERÁ DE TOMAR EN CUENTA :
MANDAR LA SOLICITUD U OFICIO 5 DÍAS HÁBILES ANTES DE SU EVENTO.
EL OFICIO DEBERÁ DE TENER HORA, FECHA, LUGAR, NÚMERO TELEFÓNICO DEL ORGANIZADOR O ENCARGADO DEL EVENTO.
EL OFICIO DEBERÁ TENER EXPLICITO SI REQUIERE SONIDO, MAMPARA, AUDIO, MAESTRO DE CEREMONIA, TEMPLETE Y DEBERÁ CONTAR CON LA LEYENDA QUE REQUIERA EL EVENTO.
PROPORCIONAR FICHA TÉCNICA BIEN ELABORADA CON NOMBRES DE INVITADOS Y PERSONALIDADES DE LA MESA DE PRESIDIO Y TEMA DEL QUE SE TRATARA EL EVENTO.
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