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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO IST
2018
Manual de Procedimentos
Volume 1
INTRODUTÓRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Parte I Introdutória
Volume único
Revisão n.º 01-2018
Data: 2018
Versão 02
Elaborado por: AQAI
Verificado: Cecilia Moreira Página: 2
Aprovado: CG
ÍNDICE
Volume Designação
Vol. 1 Introdução
Vol. 2 Assessorias ao Conselho de Gestão
Vol. 3 Área para a Qualidade e Auditoria Interna
Vol. 4 Direção Orçamental e Patrimonial
4.1 – Assessoria Técnica
4.2 – Núcleo de Compra e Aprovisionamento
4.3 – Núcleo de Património
Vol. 5 Direção Contabilística
5.1 – Assessoria Técnica
5.2 – Núcleo de Execução Orçamental
5.3 – Núcleo de Contabilidade
5.4 – Núcleo de Tesouraria
Vol. 6 Direção de Projetos
6.1 – Gabinete de Apoio Técnico a Projetos e ao Investigador
6.2 – Núcleo de Projetos Nacionais
6.3 – Núcleo de Projetos Internacionais
6.4 – Núcleo de Projetos do IPFN
6.5 – Núcleo de Projetos DECivil
Vol. 7 Direção de Apoio Jurídico
Vol. 8 Área de Estudos, Planeamento e Qualidade (PDF, 1,21MB)
8.1 – Núcleo de Estatística e Prospetiva
8.2 – Núcleo de Estudos e Projetos
Vol. 9 Núcleo de Serviços de Saúde do IST (PDF, 269KB)
Vol. 10 Núcleo de Secretariado do Conselho de Gestão (PDF, 349KB)
Vol. 11 Direção de Recursos Humanos (PDF, 312KB)
11.1 – Assessoria Técnica (PDF, 967KB)
11.2 – Área de Gestão de Recursos Humanos (PDF, 451KB)
11.2.1 – Núcleo de Docentes e Investigadores (PDF 1,41MB)
11.2.2 – Núcleo de Técnicos e Administrativos e Bolseiros (PDF,3,77MB)
11.2.3 – Núcleo de Remunerações e Proteção Social (PDF, 1,78MB)
11.2.4 – Núcleo de Prestação de Trabalho (PDF, 1,53MB)
11.2.5 – Núcleo de Atendimento e Documentação (PDF, 3,75MB)
Vol. 12 Área de Serviços Administrativos do CTN (PDF 0,97MB)
12.1 – Núcleo de Projetos e Recursos Humanos do CTN
12.2 – Núcleo de Recursos Financeiros do CTN
12.3 – Núcleo de Assessoria do CTN
12.4 – Núcleo de Apoio Técnico e Logístico do CTN
Vol. 13 Laboratório de Engenharia Nuclear
13.1 – Núcleo de Operação do Reator Português de Investigação
13.2 – Núcleo de Proteção Radiológica do Reator Pt de Inv.
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Parte I Introdutória
Volume único
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Data: 2018
Versão 02
Elaborado por: AQAI
Verificado: Cecilia Moreira Página: 3
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Volume Designação
13.3 – Núcleo de Dinâmica Aplicada
Vol. 14 Laboratório de Proteção e Segurança Radiológica
14.1 – Núcleo Operacional de Proteção Radiológica
14.2 – Núcleo de Radioatividade Ambiente
14.3 – Núcleo de Metrologia e Dosimetria
Vol. 15 Laboratório de Aceleradores e Tecnologias de Radiação
15.1 – Núcleo de Radioesterilização
15.2 – Núcleo de Aceleradores
15.3 – Núcleo de Instrumentação Nuclear
Vol. 16 Área de Gestão de Recursos Humanos e Académicos do TP (PDF, 980KB)
Vol. 17 Área de Gestão Administrativa e Financeira do TP (PDF, 879KB)
17.1 – Biblioteca do Tagusparque (PDF, 492KB)
Vol. 18 Núcleo de Apoio Geral do TP (PDF,664KB)
Vol. 19 Gestor de Edifício do TP (PDF,332KB)
Vol. 20 Núcleo de Informática do TP (PDF, 206KB)
Vol. 21 Direção Técnica
21.1- Gestores de Edifícios
21.2- Área de Apoio Geral
21.2.1 – Núcleo de Serviços Gerais
21.2.2 – Núcleo de Gestão e Acompanhamento de Contratos
21.2.3 – Núcleo de Alojamentos
21.3 – Área de Instalações e Equipamentos
21.3.1 – Núcleo de Obras
21.3.2 – Núcleo de Manutenção
21.3.3 – Núcleo de Segurança, Higiene e Saúde
21.4 – Área de Bibliotecas Arquivo e Centro de Congressos
21.4.1 – Núcleo de Arquivo
21.4.2 – Núcleo de Gestão Museu e Centro de Congressos
Vol. 22 Direção Académica
22.1 – Área de Graduação
22.2 – Área de Pós-Graduação
22.3 – Gabinete de Organização Pedagógica
22.4 – Núcleo de Desenvolvimento Académico (GATU), (PDF, 756KB)
22.5 – Gabinete de Formação ao Longo da Vida
Vol. 23 Direção de Aplicações e Sistemas de Informação
23.1 – Núcleo de Aplicações e Processos
23.2 – Núcleo de Integração e Arquitetura de Software
23.3 – Núcleo de Design e Multimédia
Vol. 24 Direção de Infraestruturas Computacionais
24.1 – Núcleo de Sistemas
24.2 – Núcleo de Redes e Comunicações
24.3 – Núcleo de Suporte ao Utilizador
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Volume Designação
Vol. 25 Área de Assuntos Internacionais
25.1 – Núcleo de Mobilidade e Cooperação Internacional
25.2 – Núcleo de Relações Internacionais
Vol. 26 Área de Comunicação, Imagem e Marketing
26.1 – Gabinete de Comunicação e Relações Públicas
26.2 – Núcleo de Apoio ao Estudante
Vol. 27 Área de Transferência de Tecnologia (PDF, 1,14MB)
27.1 – Núcleo de Parcerias Empresariais
27.2 – Núcleo de Propriedade Intelectual
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ENQUADRAMENTO
As atividades dos organismos públicos sempre foram objeto de controlo,
nomeadamente nos aspetos relacionados com a arrecadação das receitas e no
controlo das despesas públicas, ou seja, nos aspetos orçamentais e de
tesouraria. No entanto, com a aprovação SNC-AP, ficou determinado que “O
sistema de controlo interno a adotar pelas entidades públicas engloba,
designadamente, o plano de organização, as políticas, os métodos e os
procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos
definidos pelos responsáveis que contribuam para assegurar o desenvolvimento
das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos,
a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e
integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação
orçamental e financeira fiável” (artº 9º, nº. 1).
De facto, a capacidade de gestão de uma entidade não depende só da
informação contabilístico-financeira disponível, depende também da informação
administrativa e operacional. Independentemente da dimensão, nenhuma
entidade pode exercer a sua atividade operacional sem ter implementado um
qualquer sistema de controlo interno. Tal sistema deverá ser tanto mais
desenvolvido quanto maior for a entidade e mais complexas forem as atividades
desenvolvidas. No entanto, convém referir que, a existência de um bom sistema
de controlo interno não torna a entidade imune a situações tão diversas como a
ocorrência de erros, irregularidades, fraudes ou inconformidades.
A excelência do desempenho organizacional prossupõe a existência de um
repositório de conhecimento acumulado e sistematicamente atualizado, cujos
conteúdos sejam de utilização eficaz e eficiente em qualquer momento e em
qualquer circunstância.
Por outro lado, e de acordo com os padrões e orientações europeias da ENQA,
“…a qualidade e a garantia da qualidade são responsabilidade, em primeiro
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lugar, das próprias instituições de ensino superior”, sendo este Manual um
contributo essencial para a garantia da qualidade.
Com base nas boas práticas identificadas e atendendo ao sistema de informação
a implementar, foi preparado um manual de procedimentos que pretende ser,
antes de mais, uma ferramenta de apoio à implementação de um sistema de
controlo interno eficaz em todas as suas áreas de atuação.
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HOMOLOGAÇÃO
O Manual de Procedimentos do IST foi aprovado, pelo Conselho Diretivo, em 11
de março de 2008 e a decisão foi divulgada através da Nota Informativa nº 16/08,
de 12 de março. Em 2017 procedeu-se à adaptação e reorganização dos seus
volumes em consonância com o Regulamento de Organização e de
Funcionamento dos Serviços de Natureza Administrativa e de Apoio Técnico do
Instituto Superior Técnico (Diário da República, 2.ª série, de 14 de fevereiro de
2017).
A nova Estrutura Organizacional das Unidades de Missão e de Suporte do IST,
em concomitância com a modernização administrativa veio impulsionar uma
nova versão do Manual de Procedimentos, que visa promover a simplificação
dos procedimentos, a transparência dos trajetos percorridos pela informação e o
reconhecimento da informação pertinente, gerada durante a prossecução dos
objetivos desta nova estrutura.
Neste contexto, este documento reflete o trabalho desenvolvido pelos serviços
do IST, tendo por base a necessidade de identificar e mapear os processos e
descrever os procedimentos administrativos, contabilísticos e financeiros de
diversas áreas, com vista à regulamentação, definição e harmonização dos
mesmos.
A elaboração de cada um dos volumes é da responsabilidade do próprio serviço.
As propostas de alteração ao Manual de Procedimentos são elaboradas pelos
respetivos serviços do IST, validadas pela Área para a Qualidade e Auditoria
Interna e aprovadas pelo Conselho de gestão do IST.
As disposições contidas neste Manual de Procedimentos são de cumprimento
obrigatório por todos os funcionários e colaboradores do Instituto Superior
Técnico na realização das tarefas e responsabilidades que lhes estão cometidas.
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Os procedimentos, de natureza administrativa e financeira, descritos nos vários
volumes deste Manual revogam as normas internas, anteriormente em vigor no
seio do IST, que incidam sobre os mesmos procedimentos, relativamente aos
vários processos objeto de descrição.
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Elaborado por: AQAI
Verificado: Cecilia Moreira Página: 9
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Este Manual descreve os procedimentos a adotar nos vários serviços do IST,
constituindo, portanto, o documento de referência para a implementação e
melhoria de desempenho desses serviços.
O Manual de Procedimentos do IST espelha um conjunto de normas,
procedimentos, funções, atividades, objetivos e orientações, que devem ser
cumpridos e descreve ainda a forma como devem ser executados, quer
individualmente, quer em conjunto.
A nova estrutura do Manual de Procedimentos está organizada da seguinte
forma:
O Manual é constituído por Volumes. O Volume 1– Introdução, inclui o índice geral e a estrutura do Manual. Os restantes Volumes compreendem a totalidade de Serviços organizados e numerados sequencialmente com base no Organograma do IST, que se encontra no final deste documento.
A organização dos Capítulos, depende da especificidade de cada serviço.
Cada volume contém as seguintes informações:
Princípios gerais, descrição das funções, responsabilidades e objetivo do
serviço;
ESTRUTURA
Volumes Capítulos Processos Sub-processos Procedimentos
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Elaborado por: AQAI
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Indicação da legislação geral ou específica aplicável;
Mapa de atualização do documento;
Descrição dos processos e procedimentos;
Mapas de processos.
Entende-se por processo uma atividade ou um conjunto de atividades que
utilizam recursos para converter elementos de entrada em elementos de saída.
Por sua vez, um subprocesso é uma tarefa ou um conjunto de tarefas levada a
cabo de forma isolada, mas que faz parte integrante de um processo.
Procedimento é a sequência de ações/instruções a seguir para tratar de um
subprocesso e /ou, consequentemente, de um processo.
Ao longo do manual podem surgir quadros com descrições que devem ser
entendidos da seguinte forma:
Procedimentos ou prazos de carácter obrigatório
Procedimentos recomendáveis
Procedimentos que incorrem em falta de conformidade
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Parte I Introdutória
Volume único
Revisão n.º 01-2018
Data: 2018
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Elaborado por: AQAI
Verificado: Cecilia Moreira Página: 11
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Este manual é um documento aberto à inclusão extemporânea de nova
informação, ou seja, sempre que o responsável considere a existência de novos
e importantes processos e/ou procedimentos.
Anualmente, durante o último trimestre, todos os Serviços procedem à revisão
dos manuais sob sua responsabilidade, comunicando as respetivas atualizações
à AQAI, que coordena o processo, valida a pertinência das alterações e as
apresenta para aprovação superior.
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Parte I Introdutória
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Elaborado por: AQAI
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REVISÃO E DISTRIBUIÇÃO
As propostas para elaboração de novos procedimentos, para revisão ou para
eliminação de procedimentos existentes, deverão ser remetidas pelos
responsáveis das Unidades de Exploração, Departamentos,
Direções/Áreas/Núcleos, à Área para a Qualidade e Auditoria Interna, onde são
analisadas sendo posteriormente obtido o parecer favorável do Conselho de
Gestão.
Após a sua aprovação, é da responsabilidade da AQAI validar a alteração
proceder à republicação na página web.
A identificação das alterações decorrentes de uma revisão será registada nos
cabeçalhos e rodapés do próprio volume.
E
REVISÃO DE DOCUMENTOS
Esta revisão entra em vigor após a sua aprovação e publicação na página da AQAI
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Parte: I Introdutória
Volume: Único
Revisão n.º 01
Data: 2018
ORGANOGRAMA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS UNIDADES DE MISSÃO E DE SUPORTE DO IST
Presidente
Estrutura organizacional das unidades de missão e de suporte do Instituto Superior Técnico1
Vice-Presidente para
a Gestão Financeira/
Administrador
Vice-Presidente para
a Gestão do Campus
do Taguspark
Vice-Presidente
Para a Gestão
Administrativa/
Administrador
Vice-Presidente
para a Gestão de
Instalações e
Equipamentos/
Administrador
Vice-Presidente para
os Assuntos
Académicos/
Administrador
Vice-Presidente
para as Tecnologias
de Informação e
Comunicação
Vice-Presidente para
os Assuntos
Internacionais
Vice-Presidente para
a Comunicação
e Imagem
Vice-Presidente para
o Empreendedorismo
e Ligações
Empresariais
Legenda:
Estrutura não orgânica
Direção de Serviços
Serviço sob alçada de um Diretor Adjunto
Área
Núcleo/ Gabinete/ Serviço
Serviços de natureza administrativa e de apoio técnico às Unidades
Grau do cargo de direção intermédia
Unidades
Área de Gestão de
Recursos Humanos
Núcleo de
Projetos Nacionais
Área de Estudos
Planeamento e
Qualidade
Área Gestão de
Recursos Humanos
e Académicos do TP
Núcleo de Informática
do Taguspark
Núcleo de Apoio
Geral do Taguspark
Direção
Académica
Área de Graduação
Gabinete de
Organização
Pedagógica
Núcleo de
Desenvolvimento
Académico (GATU)
Gabinete de Formação
ao Longo da Vida
Direção
Técnica
Área de Apoio Geral
Núcleo de
Serviços Gerais
Núcleo de Gestão e
Acompanhamento
de Contratos
Núcleo de
Alojamentos
Área de Instalações
e Equipamentos
Núcleo de
Obras
Núcleo de
Manutenção
Núcleo de
Segurança, Higiene
e Saúde
Núcleo de Mobilidade
e Cooperação
Internacional
Núcleo de Relações
Internacionas
Direção de
Aplicações e Siste-
mas de Informaçãos
Área de Assuntos
Internacionais
Núcleo de Suporte
ao Utilizador
Núcleo de Aplicações
e Processos
Núcleo de Redes
e Comunicações
Núcleo de Sistemas
Núcleo de
Integração e
Arquitetura de Software
Núcleo de
Design e Multimédia
Área de
Transferência
de Tecnologia
Núcleo de
Parcerias Empresarias
Núcleo de
Propriedade Intelectual
Área de
Comunicação,
Imagem e Marketing
Núcleo
de Apoio
ao Estudante
Gabinete
de Comunicação e
Relações Públicas
Gabinete de Apoio
Técnico a Projetos
e ao Investigador
Coordenações de
Serviços
Gestores de
Edifícios
1
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
2
2
2
3
3
3
3
3
1
3
1 1 2 2
3
4
33
2
3
1
3
3
3
4
3
3
3
2
1 De acordo com o regulamento de organização e funcionamento dos serviços de natureza administrativa e de apoio
técnico do Instituto Superior Técnico , publicado em DR, anexo ao Despacho nº 1503/2017 de 14 de fevereiro, alterado pelo
Despacho nº5765/2018 publicado em DR 2ªsérie nº111 de 11 de junho de 2018
Direção de
Recursos Humanos
Núcleo de Compra e
Aprovisionamento
Núcleo de Execução
Orçamental
2
Vice-Presidente para
a Gestão do Campus
Tecnológico
e Nuclear
1
Núcleo de Estudos e
Projetos
1
Núcleo de
Estatística e
Prespectiva
3
Área de Serviços
Administrativos
do CTN2
Núcleo de
Projetos e Recursos
Humanos do CTN3
Núcleo de
Recursos Financeiros
do CTN3
Núcleo de
Assessoria do CTN
3
Núcleo de Apoio
Técnico e Logístico
do CTN3
Laboratório de
Proteção e Segurança
Radiológica
Laboratório de
Engenharia Nuclear
Laboratório de Acele-
radores e Tecnologias
de Radiação
33
3
3
Núcleo de Gestão de
Colheitas, Ambiente,
Saúde e Segurança
Núcleo de
Microbiologia-Clássica
e Novas Metodologias
Núcleo de Análises
Gerais Aplicadas em
Águas
Núcleo de Metais e
Preparação de
Amostras Sólidas
Núcleo de Análises de
Compostos Orgânicos
Laboratório de
Análises do IST
Assessorias ao
Conselho de
Gestão
Direção
Orçamental
e Patrimonial
Assessoria
Técnica
Núcleo de
Património
Direção
Contabilística
Assessoria
Técnica
Núcleo de
Contabilidade
Núcleo de
Tesouraria
Direção de
Projetos
Núcleo de
Projetos Internacionais
3
3
3
Núcleo de Projetos
do IPFN
Núcleo de Projetos
DECivil
1
Direção de
Apoio Jurídico
Núcleo de Serviços
de Saúde do IST
Núcleo de Secretariado
do Conselho de Gestão
Assessoria
Técnica
Núcleo de Técnicos
e Administrativos
e Bolseiros
Núcleo de Docentes e
Investigadores
Núcleo de
Remunerações e
Proteção Social
Núcleo de Prestação
do Trabalho
Núcleo de
Atendimento
e Documentação
Núcleo de Operação
do Reator Português
de Investigação
Núcleo de Dinâmica
Aplicada
3
3
2
3
3
3
3
Área de Gestão
Administrativa e
Financeira do TP
Área de
Pós -Graduação
Direção de
Infraestruturas
Computacionais
Coordenações de
Contabilidade
Gestão de
Edifícios
Microlab ISTARTLAB IST Press Núcleo de Oficinas
do IST
Área do
Laboratório de
Análises do IST
3
3
3
3
Área de Bibliotecas
Arquivo e Centro de
Congressos
Núcleo de
Gestão do Museu e
Centro de Congressos
Núcleo de
Arquivo
Área para a
Qualidade e Auditoria
Interna 2
2
2
2
3
4
1
4
3
2
3
5
4
5
3
Núcleo de Proteção
Radiológica do Reator
Português de
Investigação
Núcleo Operacional
de Proteção
Radiológica
Núcleo de Metrologia
e Dosimetria
Núcleo de
Radioatividade
Ambiente
Núcleo de
Radioesterilização
Núcleo de
Instrumentação
Nuclear
Núcleo de
Aceleradores
3
Gestor de Edifício
do Taguspark
3
2
5
4
3
5
4
3
5
4
3
Unidades
Especializadas
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Parte: I Introdutória
Volume: Único
Revisão n.º 01
Data: 2018
ORGANOGRAMA GERAL DO IST
