Manual de Excel -Técnicas Avanzadas

7/31/2019 Manual de Excel -Tcnicas Avanzadas

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ND ICE

Intro d uc ci n ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. .1

1 . D ise o d e h o jas de cl cu lo ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. .2

1 .1 D oc u m en taci n ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . .2

1.1.1 Co m entarios .................................................... ........................................................ .2

1.1 .2 Cu adro s de texto ........................................................ ...............................................5

1.2 V ali dac i n de d atos ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . .7

1 .3 N o m b res d e ran go ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. .9

1 .4 Fun ci o ne s d e info rm aci n ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..10

1.5 A ud ito ra ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..131.5.1 Buscar celdas precedentes.......................................................................................13

1.5 .2 Buscar celd as dep end ientes ................................................. ....................................1 4

1.5.3 Barra de herramientas Au ditora ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .14

1.5.4 Bsqueda de errores................................................................................................15

1.5.5 Q uitar las flechas............................ ....................................................... ..................1 5

2. Form atos avan zad os ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . .16

2.1 Estilos...............................................................................................................................16

2.1.1 Crear un estilo a p artir de u na celda ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .162.1.2 Crear un nuevo estilo...............................................................................................16

2.1.3 M od if icar un estilo .... . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . .17

2.1.4 A plic ar un estilo .... . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..17

2 .2 Form ato s c o n di ci o n ales..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .18

2.2.1 Ap licar u n form ato co nd icio nal .... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .18

2.2.2 M od if icar un form ato con dic ion al .... . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .20

2.2.3 Elim inar un form ato co nd icio nal .... . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . .20

3 . Bases d e d ato s ........................................................ ........................................................ ........2 2

3.1 Co nc ep tos b sic os ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .22

3 .2 Form ul ario s d e d atos ..... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .23

3.2.1 Agregar un registro a un a lista ....................................................... ...........................2 3

3.2.2 Desplazarse entre registros.......................................................................................24


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3.2.3 D efinir criterios de b squ eda ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .25

3.2.4 Buscar un registro ....................................................... .............................................2 6

3.2.5 M od if icar un registro ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..27

3.2.6 Eliminar un registro..................................................................................................27

3.3 A uto filtro ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..27

3.3.1 Seleccio nar registros po r un criterio en cada c am po ...... .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .29

3.3 .2 Q ui tar filtros de un a lista ...................................................... ....................................3 0

3.3.3 Establecer dos con dic ion es po r col um na ...... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .30

3.3.4 O pci on es de f i ltro autom tico..... . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .31

3 .4 Filtro avan zad o ..... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . .32

3.4.1 Establecer criterios...................................................................................................33

3.4.2 Utilizar filtros avanzados..........................................................................................33

3.5 O rd en am ien to ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .36

3.5.1 O rdenacin en funci n del co ntenido de u na co lum na .. .. . .. . . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . . .. . .. .36

3.5.2 Ordenacin en funcin del contenido de varias columnas..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

3.6 Tab la d in m ic a ..... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . .37

3.6.1 H acer un a tabla din m ica ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..38

3.7 Fun ci o ne s de ba ses de d atos ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . .41

4. Grficos..................................................................................................................................51

4 .1 G rfi ca s ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .514.1.1 Creacin de grficas................................................................................................53

4.1.2 El co m and o G RFICO ....... . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .58

4.1.3 Cam biar el t ipo de grfica ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..59

4.1.4 Cam biar la ub icaci n de l a grfica ..... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..59

4.1.5 Cam biar el tamao de la grfica ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .60

4.1.6 Edic in de los elem entos de la grfica ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .60

4.1.7 M od if icar el form ato d e l as series de d atos..... . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..61

4.1.8 M od if icar el form ato d el texto ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .64

4.1.9 M od if icar el form ato de los ejes..... . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . .64

4.1.10 M od if icar los datos ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .65

4.2 O bj etos ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .65

4.2.1 Insertar y vincular....................................................................................................65

4.2.2 Vincular o incrustar?..............................................................................................65


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4.2.3 Crear un ob jeto inc rustado..... . . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..66

4.2.4 Crear un o bjeto vin culad o o in crustado a partir de lainform acin de un archivo existente ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .68

4.2.5 M od if icar un ob jeto in crustado ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .68

4.2.6 M od if icar un ob jeto vin cul ado ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..69

4 .3 H erram ien tas d e d ib uj o ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .69

4 .4 Crea r u n hi pe rvn cu lo ..... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..75

4.4.1 C rear un h ipervncu lo a un a parte de un archivo ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .75

4.4.2 Crear un hip ervncu lo a un archiv o ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..75

4.4.3 Asignar un hip ervnculo a u na im agen...... . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . .76

4 .5 M ap as............... ........................................................ .......................................................7 6

4.5.1 Crear un m apa ................................................. .......................................................7 6

4.5 .2 Edi ci n ................................................... ........................................................ ........7 9

5 . Inter cam b io d e info rm aci n ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .81

5.1 M tod os para in tercam bi ar in form aci n.. . . . .. . .. . . .. . .. . . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . . .. . .. . . .. . .. . .. . . .. . .. . ..81

5 .2 Im p o rtar y exp o rtar .... . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .81

5.2.1 Imp ortar u n archivo de texto ..... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .82

5.2.2 Imp ortar archiv os d e bases de datos ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .84

5.2.3 Expo rtar h ojas de clcu lo a o tros form atos. .... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .84

5 .3 A rrastrar y co lo ca r .... . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .855.4 Co p iar y p egar ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .85

6 . M acro s ..... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .87

6 .1 C reac i n d e un a m acr o ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .87

6 .2 Ejec uta r u n a m acr o ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .89

6.3 Edicin.............................................................................................................................90

7 . Pro tecc i n d e ho jas de cl cu lo ..... . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .95

7.1 Proteger ho ja ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . ..95

7 .2 Proteg er un li b ro ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .97

7 .3 D espro teger ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . .98


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8 . Co nsol id aci n ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .99

8.1 C on so li d ar dato s po r p osic i n ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .10 1

8.2 Co nsol id ar d atos p or catego ras..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . .103

9 . Person ali zar u na h o ja de cl cu lo ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .10 7

9 .1 Barr as d e h erram ien tas ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . .107

9.1.1 M ostrar u na barra de herram ientas..... . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . .107

9.1.2 Crear u na barra de herram ientas ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .10 8

9.1.3 Agregar botones a las barras...................................................................................109

9.1.4 A gregar un m en i ntegrado a una b arra de herram ientas ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . ..10 9

9.1.5 Ejecutar una m acro desde un bo tn de la barra de herramientas ..... . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . .11 0

9.1.6 Elim inar u na barra de herramien tas person alizada ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . .111

9.1.7 Elim inar un bo tn d e una b arra de herram ientas ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .11 2

9.1.8 Restaurar los botones y mens originales................................................................112

9 .2 O tras o p ci o n es ..... . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .11 2

9.2 .1 Ficha G eneral .... . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. .11 2

Bi bl io grafa ..... .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . .11 4


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INTRODUCCIN

Las hojas de clculo poseen herramientas sumamente tiles que le permiten realizar tareas que van desde sumas ypromedios, hasta el manejo de informacin como una base de datos. Esta herramienta puede ser utilizada en

mbitos tan variados como el hogar, la escuela y la oficina.El objetivo de este manual es el de cubrir temas avanzados relacionados con este programa (bases de datos),algunos de stos son edicin de grficos, consolidacin de datos, grabacin de macros, hipervnculos,importacin y exportacin de informacin, adems del manejo de dibujos, mapas e imgenes.Para un adecuado entendimiento, en este material se incluirn tambin diversos ejemplos que facilitarn lacomprensin de los temas analizados.Se asume que el estudiante que consulte este material, debe poseer los conocimientos bsicos respecto al manejotanto del sistema operativo como de la hoja de clculo; por ello no se ahondar en dichas cuestiones.


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1. D ISE O D E H O JAS D E CLCU LO

Cuando se elaboran hojas de clculo de mayor complejidad o que deben ser compartidas con otras personas;es fundamental lograr una adecuada organizacin de la hoja en relacin con el t ipo de datos manejados, lasreas de variables y las frmulas utilizadas, por mencionar algunas cuestiones.

En ese sentido, los programas de hojas de clculo proporcionan herramientas que le permiten documentar lahoja de tal forma que quien la consulte, obtenga la informacin necesaria para comprender su contenido.

1.1 D ocum entac in

1.1.1 Comentarios

A travs de los comentarios se introducen pequeas notas que se desplegarn para mostrarle informacinrelevante sobre el trabajo desarrollado.

1. AgregarSi necesita aadir un comentario, puede hacerlo desde el men contextual o en la barra de men.

2 . C on e l m en c on t ex t ual :

a ) D un c l i c en la ce lda don de desea agregar e l com entario .

b ) O pr i m a e l bo t n de r ec ho d e l ra tn .

c ) El i ja del men contex tual la opc in INSERTAR CO M EN TARIO .

d ) Se desplegar un cuadro donde deber escr ib i r e l tex to, enste pued e inc lu i r var ios prrafos .

e ) Para te rm in ar , d un c l i c f uera de l cuadro .

3 . D esde la bar ra de m en:

a ) D un c l i c en la ce lda don de desea agregar el com entario .

b ) En la b ar ra de m en e l i j a e l co m ando IN SERTAR.

c ) Se l ec c i one l a opc i n C O M EN T AR IO .

d ) Se desplegar un c uad ro do nd e deber escr ib i r e l tex to, enste pu ede red actar var ios p rrafos .

e ) Para te rm in ar , d un c l i c f uera de l cuad ro .


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Si mueve la celda u ordena la informacin, los comentarios se desplazarn a sus nuevas posiciones.

4. Mostrar Despus de crear el comentario, se observar que en la esquina superior derecha de la celda aparece unpequeo tringulo rojo que constituir la evidencia de que fue generado.Si desea mostrar el contenido del comentario, nicamente deber situar el puntero del ratn en la celda.

O puede elegir la opcin MOSTRAR COMENTARIO del men contextual.Si su hoja tiene varios comentarios y desea mostrarlos todos a la vez, deber elegir de la barra de men el

comando VER, COMENTARIOS. De esta manera se desplegarn todos, al tiempo que se abrir la barra deherramientas REVISIN.

5. EditarSi necesita cambiar un comentario:

a ) D ebe da r un c l i c en l a c e l da don de se enc uen t ra e l c om en t ar i o .

b ) Ac t i v a r e l m en c on t ex t ual y e l eg i r M O D I FI C AR C O M EN T AR IO .

c ) Se most rarn los cont ro ladores de tamao y e l cursor es tar s i tuado dent ro del cuadrode l c om en ta ri o .


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d ) Entonces puede efec tuar las modi f icac iones necesar ias . Al terminar , pres ione fuera delc uad r o .

Tambin puede modificarlo desde la barra de herramientas:

a ) Si te e l cu rsor en la ce ld a don de se ub i ca e l com entario .

b ) El i j a de l m en I N SER TAR , l a opc i n M O D I FI C AR C O M EN T AR IO .

c ) M odi f iqu e el com entario y para te rm in ar d un c l i c f uera de l cuadro .


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6. Ocu l ta r Cuando cambia de celda el comentario se cierra, sin embargo, si activ la opcin para mostrar todos loscomentarios, deber elegir la opcin OCULTAR del men contextual con objeto de desactivar el comentario.Si desea ocultarlos todos, elija el botn OCULTAR TODOS LOS COMENTARIOS ubicado en la barra deherramientas REVISIN.

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Modificar comentario Comentario siguiente Ocultar todos los comentarios

7. EliminarPara eliminar un comentario:

a ) U b i qu e e l c u r so r en l a c e l da qu e t i ene e l c om en t ar i o .

b ) Ac t i v e e l m en c o n t ex t ual .

c ) El i j a la opc i n EL IM I N A R C O M EN T AR IO .

O desde el men:

a ) Si te e l cu rsor en l a ce lda .

b ) Se l ec c i one l a opc i n ED I C I N .

c ) Poster io rm ente sea le la opc in BO RRAR y se lecc ione CO M EN TARIO S.

1.1.2 Cuadros de texto

Cuando se desee agregar texto "flotante" que no pertenezca a ninguna celda especfica es posible utilizar losCuadros de texto o las Autoformas de la barra de herramientas Dibujo. Las Autoformas y los Cuadros de textose manejan como objetos a los cuales se les puede introducir texto y se pueden colocar en cualquier parte dela hoja. Resultan sumamente tiles para destacar informacin o documentar la hoja de clculo; adems seimprimen con el resto de la informacin.Puede agregarse texto a la mayora de Autoformas, excepto a las lneas, los conectores y las formas libres.

8. Agregar un cuadro de texto

a) D un c l i c en e l bo t n C U AD R O D E T EXT O de l a ba r ra de he r ram i en t as

DIBUJO .

b ) Arrast re e l cu adro d e tex to h asta que tenga e l t amao deseado y com ience a esc r ib i r .

c ) Para te rm in ar d un c l i c f uera de l cuad ro .


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9.

Agregue una autoform a con t exto

a ) Si no est ac t iva la barra de D IBU JO , presion e e l bo tn .

b ) D u n c li c en e l b o t n A U T O FO RM A S.

c ) Selecc ione la autoforma: formas bs icas, f lechade b loq ue, c in tas y est re l las, l lam adas o d iagramade f lu jo .

d ) Arrast re la autoforma hasta que tenga e l tamao

deseado y co m ience a esc r ib i r .e ) Para te rm in ar , d un c l i c f uera de l cuad ro .

10. M odif icar la forma del objetoPuede cambiar la forma de un cuadro de texto por cualquier autoforma:

1 . Selecc ione e l cu adro o au to fo rma y p resion e en e l t ex to .

2 . En l a ba r r a de her ram i en t as D I BU JO , d un c l i c en C AM BIAR A U T O FO R M A, ensegu i dase lecc ion e un a ca tegor a .

3 . El i ja la form a deseada (excepto u na l nea, un con ector o un a form a l ibre).

11. D ar formato a l cuadroPara modificar el aspecto del cuadro:

1 . Selecc ion e e l cuad ro o au to fo rm a.

2 . En la bar ra de h er ram ien tas D IBU JO , espec i f i que los a tr ibu tos que d esee m od i f i ca r : co lo rde re l leno , co lo r de l nea , co lo r de fuen te , es t i l o de l nea , t i po de l nea , sombra , 3D;adem s de lo s at r ibutos de tex to: fuen te, tama o d e fuente, al in eac in , etctera.


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3 . El i ja las opc io nes que n ecesi ta.

4 . Para te rm in ar , d un c l i c f uera de l cuadro .

12. Elim inar cuadro de textoPara eliminar un cuadro de texto o autoforma, basta con seleccionarlo y oprimir la tecla SUPRIMIR.

1.2 Val idacin de datosEn ocasiones es necesario especificar el tipo de datos que se van a capturar, esto con el fin de evitar errores.Se pueden establecer tipos especficos (nmeros enteros, con decimales o texto); definir lmites en cuanto a suvalor o longitud si se trata de texto; especificar una lista de entradas vlidas para que el usuario seleccionealguno de los datos disponibles o establecer una frmula que verifique que los datos cumplen ciertascondiciones.Si se define una validacin de datos en las celdas, es posible evitar errores en la captura, pues no se aceptandatos que no cumplan con las condiciones establecidas. Si se intenta capturar un dato incorrecto, el programaenviar un mensaje de error. Para activar esta opcin siga este procedimiento:

1 . Selecc ione la celda, pueden ser var ias de s tas s iempre y cuando compartan las mismascond ic iones de va l idac in .

2 . En e l m e n e l i j a D A T O S.

3 . Se al e l a o p c i n V A L ID A C I N .

4 . En la f i cha CO N FIGU RACI N , estab lezca las opc iones de va l idac in (ver tab la 1 ) .

5 . Ensegu ida en la f i cha M EN SAJE EN TRAN TE, esc r iba e l T TU LO de l cu adro d e d i logo yel M EN SA JE que se desplegar a l si tuarse en la c elda.

6 . En l a f icha M EN SA JE D E ERRO R, el i ja e l ESTILO del c uad ro ( l mi te, adv er tenc ia,

in fo rm ac in) , esc r iba e l T TU LO y e l M EN SAJE que ap arecern cuand o e l da to qu e sec ap tu r a no c um p l a c on l as c ond i c i o nes de v a l i dac i n .

7 . Para termin ar , presion e A CEPTAR .

TABLA 1


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Tipo O peradores Se r equ ier e: Ejem plos

N mero entero

Dec ima l

Longi tud deltexto

Fecha

H o r a

Entre

N o es t en t re

Igual a

N o i gua l a

M a yo r q u e

M e n o r q u e

M ay o r o i gua l que

M eno r o i gua l que

M n i m o y m x im o

M n i m o y m x im o

V a l o r

V a l o r

V a l o r

V a l o r

V a l o r

V a l o r

Cal i f i cac iones : en t re 0 y 1 0 .

Junta: no est en t re 24 -d ic . y 2 -ene .

Descuento : Igua l a 150 .

N o m b r e : l ong i t ud no igua l a 0 .

Prec io: m ay o r que 1200 .

Entrada: menor o igua l que 8 :00 .

H oras ex t ra : mayor o igua l que 0 .

Inasistencias: m eno r o i gua l que 3 .

Lista N o tien e Ran go d e l asce ldas que

cont ienen la l is ta

Puestos: A lm acen ista, Au x i l i a r ,Secretar ia, Ay ud ante general ,

Tcnico, Captur is ta.

Personalizada N o tien e F rm u la q u edeben c um p l i r l o sdatos

Salar io d iar io:

=Sala r io mn im o< Sue ldo /30

El siguiente ejemplo muestra una validacin de calificaciones, donde el rango se ubica entre 0 y 10. Esposible aceptar calificaciones con decimales.


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1.3 N om bres de rango

Es posible asignar un nombre a una celda o a un rango de stas con la finalidad de facilitar ciertas tareas. stese puede utilizar entre otras cosas, para hacer referencia en frmulas, o si desea ubicarse rpidamente en lacelda o bloque de celdas nombradas.

Los nombres de rango deben cumplir ciertas condiciones:

f) El pr im er caracter deber ser una let ra o un caracter de sub rayado .

g ) Los dem s caracteres pueden ser le t ras, n m eros, pu ntos y c aracteres de subrayad o.

h ) Los nom bres no pued en ser igua les a la re ferenc ia de ce lda .

i ) No se permi ten espac ios , pero pueden ut i l izarse caracteres de subrayado y puntoscom o separadores.

j ) La long i tud m x im a de un nom bre es de 25 5 carac teres.

k ) Pueden con tener le t ras mayscu las y m inscu las , deb ido a que no ex is te d is t inc in

en tre stas.Ejemplo de nombres de rango:

Cor rectos Incor rectos Er ror

C O N T A B I L I D A D 9 5

T a b la _ d e _ e m p le a d o s

A 1 2 3 4

REPO RTE

A 1

Tab la de p uestos

1 9 9 4 _ re p o r te

R1F1

H a c e re fe ren c i a a u n a c e l d a

T ie n e e sp a c io s e n b l a n c o

I n i c i a c o n u n n m e r o

Es re fe renc i a a la ce lda A 1

13. Crear n om bre de rango1 . Selecc ion e la ce lda o rango de ce ld as.

2 . D un c l i c en e l Cu adro de no m bres si t uado a la i zqu ie rda de la bar ra de f rmu las.

Cuadro de nombres

3 . Escr iba e l no m bre de l rango.

4 . Opr ima ENTER.

14.

Elim inar no m bres de rango

1 . Para e l im inar un no m bre de rango, el i j a de l men IN SERTAR, la opc i n N O M BRE.

2 . D e las op c io nes desplegadas, e l i ja D EFIN IR.

3 . En e l cu adro de d i logo desp legado, se lecc ione e l no m bre de l rango qu e desea e l im in ar .

4 . D un c l i c en e l bo t n EL IM I N A R.


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5 . O pr im a EN TER para te rm inar .

15. M anejo de nomb res de rangoCuando ha asignado nombre a un rango de celdas, ste puede utilizarlo en una frmula o para desplazarse demanera rpida.Si desea usarlo en frmulas es necesario escribir el nombre del rango como una variable ms, como se puede

observar en los siguientes ejemplos (los nombres de rangos estn en cursivas).=suma(tabla)*10%=Buscarv(A4,tabla_de_datos,4,Falso)=promedio(1997,1998,1999,semestre)Para desplazarse a un rango, basta con dar un clic en el CUADRO DE NOMBRES y seleccionar el Nombredel rango al que desea ir.

1.4 Funci ones de infor m acin

Las funciones de informacin permiten determinar el tipo de datos almacenados en una celda.Son un grupo de funciones conocidas como las funciones ES y devuelven el valor VERDADERO si la celdacumple una condicin. Si la celda est vaca, la funcin ESBLANCO devuelve el valor VERDADERO, de locontrario devuelve FALSO.

Sintax is D escr ipcin

C ELD A (ti p o_d e_i n fo ;ref) D ev u el ve i n fo rm a ci n ac erc a d el fo rm a to , u b ic ac i n ocon ten id o de la ce lda de l ex t rem o sup er io r i zqu ie rdo de un areferenc ia. T ipo _de_info p ued e ser :

D IRECCIN C O L U M N A C O L O R

CONTENIDO ARCHIVO FORMATOPARNTESIS PREFIJO PROTEGERFILA TIPO ANCHO

C O N T A R.B LA N C O (ra ng o ) C u en ta el n m e ro d e c el d as e n b l an c o d en tr o d e u n r an g o . Elcero n o se cons idera vac o .

ES.IM PA R (n m ero ) D ev u elv e V ERD A D ERO si el n m ero es i m p ar o FA LSO si el


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Sintax is D escr ipcin

nm ero es par .

ES.PA R(n m ero ) D ev u el v e V ERD A D ERO si el n m ero es p ar y FA LSO si elnm er o es i m pa r .

IN FO (t ip o ) D ev u el v e i n fo rm ac i n acerc a d el en to rn o o p erati v o en u so .

N O D ( ) D ev u el v e el v al o r d e erro r # N /A .

N (v alo r) D evu el ve u n v alo r c o n vertid o en u n n m ero .

TIPO .D E.ERRO R(valor_de_error)

D evue lve un n m ero que cor respon de a uno d e los va lo res deer ro r . Se u t i l i za para de te rm inar e l t i po de e r ro r y devo lver unacadena de tex to en vez de un va lo r de e r ro r .

TIPO (v alo r) D ev u el v e el t i p o d e v al o r.

Sintax is D evuelve verdadero cuando Valor hace referencia:ESBLA N C O (v al o r) A u n a c el d a v ac a.

ESERR (v al o r) A c u alq u ier v al o r d e erro r c o n ex c ep c i n d e # N /A .

ESERRO R (v alo r) A un o d e lo s v alo res d e erro r (# N /A , # V ALO R! , # REF! ,# D I V /0 ! , # N U M ! , #N O M BRE? o # N U LO ! ).

ESLO G ICO (v alo r) A u n v al o r l gic o .

ESNOD (va lo r ) Al valor de error #N/A (el valor no est disponible).

ESN O TEXTO (va lo r )A cualquier elemento que no sea texto o si la celda est en blanco.

ESN U M ERO (v alo r) U n n m ero .

ESREF (v alo r) A u n a referen c i a.

ESTEXTO (v al o r) A tex to .

Valor es el valor que desea probar, puede ser el correspondiente a una celda vaca, de error, lgico, de texto,numrico, de referencia o un nombre que haga referencia a alguno de los anter iores.Estas funciones resultan de gran utilidad cuando se desea buscar la causa de un error o si se quiere comprobarel resultado de un clculo. Normalmente se combinan con la funcin SI.Ejemplo:Existe una lista con calificaciones de exmenes y se utiliza la funcin PROMEDIO.

Al obtener el resultado por alumno, se observa que algunos resultados carecen de lgica. Al hacer los clculosde algunos renglones de manera manual, se aprecia que slo el primer rengln es correcto. Para tratar deidentificar el error, se escribe la frmula =TIPO(B4) en la celda B13, la cual se copia al resto de las celdas


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Se nota que devuelve valores 1 y 2. De acuerdo con la tabla de la funcin:

Si valo r es TIPO devolver Si valo r es TIPO devolver

U n n m ero 1 U n a f rm u la 8

Tex to 2 U n v al o r d e erro r 16

U n v al o r l gi c o 4 U n a m atr i z 64

Asimismo, se aprecia que el valor en algunas celdas es identificado como texto por lo que deber modificarse.Al escribir nuevamente los datos, la funcin devuelve 1, lo cual indica que se estn manejando nmeros. Sinembargo, an existen errores, por ello se escribe la frmula =ESBLANCO(B4) en la celda B13 y y sta se

copia al resto de las celdas.

Es importante considerar que la funcin PROMEDIO pasa por alto las celdas vacas, sin embargo, se incluyenaqullas cuyo valor sea 0; as, la funcin permite comprobar que algunas celdas estn vacas, por lo que sernecesario capturar un cero.


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Despus de hacerlo, los resultados aparecern como correctos.

1.5 Audi tor a

La auditora de la hoja de clculo posibilita examinar las relaciones entre las celdas y las frmulas paraidentificar los errores.Cuando se utiliza esta herramienta, aparecen las flechas de rastreo, las cuales sealan las celdas queproporcionan datos para las frmulas (precedentes) y tambin muestra aqullas que contienen frmulasdonde existe referencia a las celdas (dependientes ).

1.5.1 Buscar celdas precedentes

1 . Selecc ion e la ce lda que con tenga la f rmu la .2 . En e l m en H ER RAM I EN T AS, el i j a l a opc i n A U D I TO R A .

3 . D efina RASTREA R PRECED EN TES.

Las flechas de rastreo de color azul muestran todas las celdas que proporcionan datos para la frmula.

IndependientesPrecedentes


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1.5.2 Buscar celdas dependientes

1 . Selecc ion e la ce lda .

2 . En e l m en H ER RAM I EN T AS, el i j a l a opc i n A U D I TO R A .

3 . Ac t ive RASTREA R D EPEN D IEN TES.

Las flechas de color azul sealan todas las celdas que dependen de la celda activa.

1.5.3 Barra de herram ientas Aud itor a

La barra de herramientas Auditora incluye botones que facilitan algunas tareas, si desea activarla realice losiguiente:

1 . En e l m en H ER RAM I EN T AS, el i j a AU D I TO R A .

2 . Se l ec c i one l a opc i n M O ST RAR BAR RA D E AU D I TO R A .

Al utilizar los botones de la barra de herramientas Auditora, las flechas de rastreo indican las celdas a las quehacen referencia las frmulas. Si esas celdas contienen frmulas, puede dar otro clic para pasar al siguientenivel de celdas que proporcionan datos para la frmula.


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1.5.4 Bsqueda de erro res

Si una frmula presenta como resultado un valor de error como #DIV/0!, puede utilizarse el botnRASTREAR ERROR para localizar todas las celdas a las que haga referencia la frmula.

Las flechas de color rojo indican las frmulas que originan los valores de error; las flechas de color azulsealan las celdas que contienen los valores que han generado el error.En el ejemplo anterior, la flecha de color rojo est sealada desde la celda F18 a la celda F30 lo cual significaque el error en la celda F18, es la causa directa del error en la celda F30.Por su parte, la flecha de color azul definida desde las celdas B30 y B18 a la celda F18, denota que la frmulade la celda F18 depende de los valores en las celdas B30 y B18.Revisando estas celdas se detecta que la celda B30 contiene un cero que provoca que la frmula =C18/C30 dcomo resultado el valor de error #DIV 0!.Una vez que se ha corregido el problema, es posible eliminar las flechas de rastreo.

1.5.5 Q uitar las f lechas

1 . En e l m en co r respo nd ien te el i j a H ERRAM IEN TAS.

2 . Se l ec c i one l a opc i n AU D I TO R A .

3 . D un c l i c en Q U I TAR T O D AS LAS FLEC H AS.


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2. FO RM ATO S AVAN ZAD O S

2.1 Esti lo s

En ciertas situaciones se necesita aplicar formatos similares a las celdas, para efectuar esta tarea de manerasencilla y en un solo paso, se pueden emplear estilos, conocidos como el conjunto de formatos que sondefinidos y guardados como grupo.La hoja de clculo posibilita crear diversos estilos para aplicar formato a nmeros (moneda, porcentajes,fechas, etctera), alineacin (horizontal, vertical, orientacin, entre otros), fuentes (estilo, tamao, color,fuente, entre otras), bordes, tramas y proteccin de celdas contra modificaciones.De igual forma, se puede crear un estilo a partir de una celda que posea los formatos deseados o bien, definirlos formatos para un nuevo estilo.

2.1.1 Crear un esti lo a part ir d e una celda

1 . Selecc ione la ce lda q ue tenga la com bin ac in d e fo rmatos que n ecesi t a .

2 . En e l m en , e li j a l a opc i n F O R M AT O y d un c l i c en EST ILO .

3 . En e l cuad ro N O M BRE D EL ESTILO , de fina e l no m bre de ste .

4 . O pr i m a e l bo t n AG R EG AR .

5 . D un c l i c en CERRAR p ara sa l i r .

2.1.2 Crear un nuevo esti lo

1 . En e l m en FO RM ATO , se lecc ione ESTILO .

2 . En e l cuadro N O M BRE D EL ESTILO , espec i f i qu e e l t tu lo de ste .

3 . D un c l i c en e l bo tn M O D IFICAR y e l i j a los f o rmatos qu e desee inc lu i r en su est i l o .


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4 . Para term inar la def in i c i n d e los form atos, presion e ACEPTAR.

5 . Para incorpo rar el nu evo est i l o en la l i s ta , d un c l i c en e l b o tn AG REG AR.6 . Para sal i r , op r im a en CERRA R.

2.1.3 M odif icar un est i lo

1 . En e l m en FO RM ATO , esco ja ESTILO .

2 . En e l cuadro N O M BRE D EL ESTILO , sea le e l est i l o q ue d esea m od i f i ca r.

3 . D un c l i c en e l bo t n M O D I FI C AR y e fec te l os c am b i os en l o s f o r m a tos.

4 . Puede desact ivar las casi l las de ver i f icac i n c orrespo nd ientes a los t ipos de form atos qu eno desea inc lu i r en su est i l o .

5 . Para term i nar , d un c l i c en A CEPTAR.

2.1.4 Apli car un esti lo

1 . Selecc io ne las celdas a las qu e neces i ta apl i car form ato.

2 . En e l m en FO RM ATO , se lecc ione ESTILO .

3 . En e l cuadro N O M BRE D EL ESTILO , e l i j a e l est i l o d eseado.

4 . D c l i c en A C EPTAR .


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2.2 For m atos cond ic io nales

Se denomina formato condicional al conjunto de formatos (fuente, bordes y tramas) que se aplicarn demanera automtica a las celdas, si los datos existentes cumplen con condiciones especficas.De esta forma, los formatos condicionales se utilizan para resaltar datos que cumplan las condicionesestablecidas por el usuario.Se pueden establecer formatos para varias situaciones: si cambia el valor de una celda y ya no cumple lascondiciones, el formato condicional se suprimir temporalmente hasta que el valor de la celda cumpla con losrequisitos especificados.Los valores de las celdas que se seleccionen, pueden compararse con una constante (que ser establecida porel usuario) o con los resultados de una frmula.

l ) La f rm u la deb er com enzar con e l s igno igua l (= ).

m )La frm ula espec i f icad a deber devo lver un valor V ERD A D ERO (1) o FALSO (0) . stapu ede eva luar los da tos en la ho ja de c lcu lo ac t i va .

n ) Si desea evaluar datos de ot ra ho ja o l ib ro deb er in t rodu c i r un a referenc ia a los datosen un a ce lda de la ho ja y despu s hacer re fe renc ia a la ce lda o no m bre en la f rmu la .

La man era de def in i r lo es la sigui ente:=[nom bre del archivo]nom bre de la hoja ! celda

Por e jemplo : =[r eporte anual.xls]sucur sal1!$C$2

2.2.1 Apl icar un form ato condicional

1 . Selecc ione l as ce ldas a las qu e desee ap l i ca r e l f o rm ato con d ic i ona l .

2 . En e l m e n FO RM A T O , d efi n a FO RM A T O C O N D IC IO N A L .

3 . Para estab lecer la cond i c in 1 , se lecc ione V ALO R D E LA CELD A co n la f i na l idad de dar

f o rm a to a un a c e l da de ac ue r do c on l os valores o e l contenido de una celda , o d unc l i c en F R M U LA s i r equ i e r e ap l i c a r f o r m a t o a una c e l da c on bas e en l a f r m u l aespec i f icada.

4 . Selecc ione e l op erador q ue u t i l i za r para la com parac in :

O perador Requiere

Entre Va l o r es m x i m o y m n i m o

N o est entre Va l o r es m x i m o y m n i m o

Igua l Va l o r de c om p a r ac i n

N o igual a Va l o r de c om p a r ac i n

M ayor que Va l o r de c om p a r ac i n

M enor que Va l o r de c om p a r ac i n

M ayor o igual que Va l o r de c om p a r ac i n

M enor o igual que Va l o r de c om p a r ac i n


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5 . Escr iba e l va lo r de co m parac in (cons tan te ) o selecc ion e un a ce lda qu e con tenga d ich ov a l o r .

6 . Pr esi one e l bo t n FO R M AT O .

7 . Selecc ione los formatos que desee apl icar : subrayado, es t i lo y color de la fuente; borde,est i l o y co lo r de la l nea ; co lo r y f o rm a de la t ram a.

8 . O pr im a en ACEPTAR.

9 . Si desea agregar nu evas con d ic io nes (t res com o m x im o) , d c l i c en AG REG AR y rep i t ae l p roceso desde e l i n c iso 3 a l 8 .

1 0 .Si termin de espec i f icar las co nd ic io nes, pres ione en A CEPTAR.

El resultado al aplicar los formatos establecidos en la muestra es el siguiente:

Si se especifican varias condiciones y resulta que ms de una es verdadera, solamente se aplicar el formatode la primera condicin que sea verdadera.


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2 0

Por otro lado, si ninguna de las condiciones que se especificaron es verdadera, las celdas conservarn losformatos existentes; en ese sentido, puede considerarse el formato que ya tenan como el identificador de unacuarta condicin.

2.2.2 M odif icar un formato condicional

1 . Selecc ione la ce lda o con jun to de s tas que tengan los fo rmatos que desee cambiar oqu i ta r .

2 . En e l m e n FO RM A T O , d u n c l ic e n FO RM A T O C O N D IC IO N A L .

3 . Puede camb iar e l operador , l os va lo res, fo rm atos o f rm u la de cada co nd ic in .

4 . Si desea mod i f i ca r a lgn fo rmato , p resione e l bo tn FO RM ATO .

5 . Si neces i ta borrar a lgn formato, en la f icha correspondiente, pres ione e l botnBORRAR.

6 . Si desea agregar una nu eva cond ic in , opr im a en A G REG AR.

7 . Para e l im in ar una o m s con d ic io nes, d un c l i c en ELIM IN AR y selecc ion e las casi l l asde aqu l las qu e va a bo r ra r.

2.2.3 El imin ar un form ato condicional

Si desea suprimir todos los formatos condicionales:

1 . Selecc io ne las celdas qu e t ienen este form ato.


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2 1

2 . En e l m en ED I C I N , e l ij a BO R RAR .

3 . Por l t i m o , d un c l i c en FO R M AT O S.


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2 2

3. BA SES D E D ATO S

3.1 Con ceptos bsico s

Una base de datos es un conjunto de datos homogneos relacionados entre s que se encuentran estructuradosen filas y columnas, de forma tal que sea fcil y rpido acceder a la informacin y actualizarla.En diversas tareas cotidianas se utilizan bases de datos, por ejemplo al consultar el directorio telefnico, uncatlogo de biblioteca, una lista de precios, etctera.Es importante mencionar que las hojas de clculo emplean una estructura matricial de filas y columnas, lacual permite que su informacin pueda ser manejada como las tablas de las bases de datos. Los datosorganizados de esta manera se conocen como LISTAS.Antes de pasar al manejo de las bases de datos, se revisarn algunas definiciones:Entidad Es una persona, lugar, cosa, evento o concepto acerca del cual se desea registrar

informacin: clientes, inventarios, empleados, autos, etctera.Tabla Arreglo de dos dimensiones compuesto de filas y columnas, ambos contienen datos

pertenecientes a una entidad.Lista Serie de filas de la hoja de clculo que contienen datos relacionados de una entidad. Su

estructura es similar a las tablas de las bases de datos, donde las filas corresponden a losregistros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos decolumna que sern utilizados por la hoja de clculo como nombres de campos.

Registro (fila) Es una coleccin de datos relacionados, referentes a una entidad.Campo Son las caractersticas bsicas que identifican a la entidad de la cual se est almacenando

informacin. Por ejemplo: nombre, direccin, sueldo, telfono.Nombre de campo Identifican a cada campo de la tabla. No pueden iniciar con caracteres especiales, ni llevar

puntos, signos de exclamacin o corchetes; en cambio s pueden tener espacios entrepalabras.

Para poder manejar las listas de la hoja de clculo con las herramientas de bases de datos, es necesariocumplir con las siguientes condiciones:

o ) Es recom endab le u t i l i za r s lo una l i sta en cada ho ja de c lcu lo .

Registro

LISTA

Clave Nombre Puesto Sueldo Impuesto

H-003 Ivn Torres 4200 420Auxiliar

H-001 Sonia Valle 4500 450Tcnico

H-002 Luis Prez 4200 420Auxiliar

H-003 Juan Lpez 4500 450Tcnico

H-005 Lino Pino 4200 420Asistente

H-006 Sal Mndez 4200 420Auxiliar

H-007 Ana Castillo 3800 380Secretaria

Campos

Nombres de

campos


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2 3

p ) Separe la l i sta de los dem s da tos con una f i l a y una co l um na com o m n im o.

q ) Ev i te las f i l as y co lum nas en b lanco .

r) G enere r tu lo s de co l um na en la p r im era fi l a de la l i sta .

s) Para los rtu lo s, ut i l ic e un form ato qu e sea d i ferente a l asignad o a l os datos de la l ista.t) No ut i l ice f i las en b lanco o con guiones para separar los rtu los de los datos , en es tos

casos u t i l i ce b ordes de ce ld a .

u ) No agregue espac ios a l comienzo de los da tos ya que a fec ta rn a la o rdenac in ybs queda .

v ) El nom br e de l c am po d ebe oc upa r so l o u na c e l da .

w )Las f i las local izad as debajo de l a l is ta deben estar l ibres.

Si su lista cumple estas condiciones, podr aprovechar al mximo las herramientas proporcionadas por la hoja

de clculo para manejar bases de datos.

3.2 Form ular ios de datos

Un formulario de datos es un medio para introducir o presentar la informacin de un registro en una lista. Esposible presentar hasta 32 campos.Cuando se abre un formulario, aparece una ventana que le permite agregar, eliminar y buscar registros demanera fcil.

3.2.1 Agregar un registro a una lista

1 . V er i f iqu e qu e las fi las si tuad as en l a par te baja de l a l is ta estn l ib res. En caso c on t rar io,l ib re las para qu e e l program a pu eda agregar e l regist ro.

Datos de la lista

Nombres de los campos


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2 4

2 . Si te e l cu rsor en a lguna c e lda d e la l i s ta .

3 . En e l m en D AT OS, d c l i c en F OR M U LAR I O . Obs e r v e que s i n i m po r t a r l a c e l dase lecc ionada, e l f o rm u la r io m ost ra r la in fo rm ac in de l p r imer reg ist ro de la l i sta .

4 . D c l i c en e l bo tn NUEVO, e l f o rmu la r io desp legar los cuadros en b lanco para quepued a in i c ia r l a cap tu ra de l n uevo regist ro .

5 . Escr iba la in formac in para e l nuevo regis t ro. Si desea desplazarse a l campo s iguiente,op r i m a T AB ; par a v o l v er a l c am po an t e ri o r , op r i m a M AY S + T A B .

6 . Al terminar de escr ib i r los datos , opr ima ENTER para agregar e l regis t ro, as s te se

agregar a l f ina l de l a l is ta. Poster iorm ente, con t in e agregando los regist ros deseados.7 . Una vez agregados los reg is t ros , d c l i c en CERRAR para aad i r e l l t imo reg is t ro y

cer rar e l f o rm u la r io d e da tos.

Cuando los campos incluyan frmulas se presentar el resultado de la frmula como un rtulo, sin que puedamodificarse desde el formulario. Si agrega un registro que contenga una frmula, sta se calcular hasta queoprima ENTER.Si al agregar un registro desea deshacer los cambios, puede dar clic en el botn RESTAURAR antes deoprimir ENTER; esto limpiar el formulario para que capture nuevamente los datos.

3.2.2 D esplazar se entr e registr os

Para desplazarse entre registros de uno en uno:

a ) U t i l i ce la bar ra de desp lazam ien to de l cuadro d e d i logo .

7 O pr im a las tec las de n avegac in ( i r a l anter ior ) ( i r al sigu ien te).

Para moverse de 10 en 10 registros a la vez:

b ) D un c l i c en las f l echas de la bar ra de desp lazam ien to .


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2 5

7 O pri m a las teclas Re Pg (retroc eder) o Av Pg (avanzar), segn sus nec esid ades.

3.2.3 D efinir cr iterio s de bsqueda

Un criterio es un conjunto de condiciones utilizadas para buscar datos.Los criterios de comparacin pueden ser una serie de caracteres como Juan Prez; o una expresin como

>=2500.Si va a efectuar una bsqueda exacta deber escribir el texto, nmeros, fecha o valor lgico en el cuadroubicado a la derecha del nombre del campo.Por ejemplo, para buscar al empleado con la clave H-008, deber escribir en el cuadro del campo CLAVE, eltexto H-008.

Si trata de encontrar los registros coincidentes, requerir escribir una expresin:

Par a buscar elem ent os U t i l i ce Ej em p l o

Q u e i n i c ie n c o n u n a

c a d e n a d e l e t r as

L a p a r t e i n i c i a l

de la cadena

Esc r ib iendo : Pe

Encon t ra r : Pea, Pereira, Perdign, Pealoza, entre o tros.U n c a ra c te r en u n a

p o s i c i n d e te rm in a d a

? H 0?5

Encon t ra r : H 005, H 015 , H 025 , H035 , entre o tros.

C u a lq u i e r n m e ro d e

carac te res en la misma

pos ic in de l as te r isco

* *025

Encon t ra r : 025, CA-0025, H -025, N11102 5, PRNA-999-

02 5 , entre o tros.

Que con tengan s ignos de

admi rac in o as te r iscos~ ( t i lde) seguido

del as ter isco o e l

s igno de

in te r ro g a c i n

FA25~*

Encon t ra r : FA25*

Nmeros o fechas en t rel m i t e s d e te rm in a d o s

U n o p e ra d o r d ec o m p a r a c i n

segu ido d e un

v a l o r

> = 5 8 0 0

Enco n t ra r todos los va lo res m ayores o igu a les a 580 0 :

5800, 25000, 5801, e tc .

Por ejemplo, para buscar a los Asistentes, Auxiliares A, Auxiliares B que ganen $3500.00 o menos, lascondiciones seran:


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2 6

Un resultado sera:

3.2.4 Buscar u n r egistr o


2 . En e l m e n D A T O S, d cl i c en F O R M U L A RIO .

3 . Pres ione en e l botn CRITERIOS, de es ta forma el formular io most rar los cuadros enb lanco para que pu eda esc r ib i r l as con d ic io nes.

4 . Escr ib a las co nd ic i on es.

5 . Para bu scar los regist ros qu e coin c id an co n lo s c r i ter ios , d c l ic en BU SCA R SIG U IEN TE.Para m overse a l regist ro anter ior de la l ista, op r im a en BU SCA R A N TERIO R.


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2 7

6 . Para local izar los regis t ros que coinc idan con las condic iones, pres ione en Buscar

sigu ien te o en Bu scar An ter io r . Si desea cance la r la bsqueda, d c l i c en FO RM U LARIO .

3.2.5 M odif icar un registro

1 . Si te e l cu rsor en a lguna c e lda d e la l i s ta .2 . En e l m en D AT O S, p resi one en FO R M U LAR IO .

3 . Busque e l regist ro que d esea mo di f ic ar .

4 . Cam bie la in fo rm ac in en e l regist ro .

5 . Una vez e fec tuadas las mod i f i cac iones , opr ima ENTER para ac tua l i za r e l reg is t ro ydesplazarse a l regist ro sigui ente.

3.2.6 Elim inar un registro


2 . En e l m e n D A T O S, d cl i c en F O R M U L A RIO .

3 . Busque e l reg ist ro q ue desee e l im in ar y a l encon t ra r lo , opr im a e l bo tn ELIM IN AR.

4 . Se desplegar un cuadro donde se informe que el registro se el iminar de manerapermanente. Si desea cont inuar, d cl ic en ACEPTAR, en caso contrar io, presioneCANCELAR.

5 . Para cerrar e l form ular io , presion e CERRA R.

3.3 Autof i l t ro

Para los ejemplos, se usarn los siguientes datos:A B C D E F G H I

1 ID cheque cuenta banco a nombre de monto emisin cobro motivo

2 1 87 55555555 BITAL Alvarez Kane Dorian 6,789 10-Dic-98 18-Dic-98 Asesora

3 2 92 55555555 BITAL Armendariz Alexander 456 17-Dic-98 20-Dic-98 Captura dedatos

4 3 45826 20202020 BANAMEX Armendariz Alexander 1,300 8-Mar-99 9-Mar-99 Papelera

5 4 3803 1111111 BITAL Armendariz Alexander 1,111 1-Jul-99 9-Jul-99 Honorarios

6 5 1286 12345678 BANCOMER Armendariz Alexander 45,000 11-Dic-99 12-Dic-99 Honorarios

7 6 86 55555555 BITAL Barredas Torres Pedro 8,500 10-Dic-98 13-Dic-98 Honorarios

8 7 45831 20202020 BANAMEX Becerril Valencia Sergio 1,265 11-Dic-99 9-Feb-00 Honorarios

9 8 129 987456 SERFN Calcaneo Manila Leonel 5,555 13-Ago-99 18-Ago-99 Papelera

10 9 1291 12345678 BANCOMER Calcaneo Manila Leonel 2,360 11-Dic-99 22-Dic-99 Papelera


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2 8

A B C D E F G H I

11 10 45835 20202020 BANAMEX Calcaneo Manila Leonel 78,964 22-Oct-00 27-Oct-00 Papelera

12 11 93 55555555 BITAL Contreras Santos Adriana 1,288 18-Dic-98 27-Dic-98 Honorarios

13 12 45827 20202020 BANAMEX Contreras Santos Adriana 231 13-May-99 17-May-99 Honorarios

14 13 3804 1111111 BITAL Contreras Santos Adriana 1,258 1-Sep-99 3-Sep-99 Honorarios

15 14 1287 12345678 BANCOMER Contreras Santos Adriana 123,654 11-Dic-99 15-Dic-99 Honorarios

16 15 45832 20202020 BANAMEX Delgado Pam Alejandra 12,000 7-Abr-00 16-Abr-00 Papelera17 16 88 55555555 BITAL Duarte Arreola Ana 45,698 10-Dic-98 22-Dic-98 Papelera

18 17 133 987456 SERFN Duarte Arreola Ana 1,500 16-Ago-99 19-Ago-99 Papelera

19 18 85 55555555 BITAL Enriquez Valle Rita 4,500 10-Dic-98 11-Dic-98 Asesora

20 19 94 55555555 BITAL Esquivel DomnguezSonia

1,445 19-Dic-98 22-Dic-98 Asesora

21 20 45828 20202020 BANAMEX Esquivel DomnguezSonia

25,000 1-Jul-99 27-Jul-99 Asesora

22 21 3805 1111111 BITAL Esquivel DomnguezSonia

13,697 1-Nov-99 4-Nov-99 Asesora

23 22 1288 12345678 BANCOMER Esquivel DomnguezSonia

12,540 11-Dic-99 18-Dic-99 Asesora

24 23 3802 1111111 BITAL Fernandez Ortega Brenda 1,258 1-May-99 4-May-99 Captura dedatos

25 24 132 987456 SERFN Fernandez Ortega Brenda 12,589 16-Ago-99 20-Ago-99 Captura dedatos26 25 45838 20202020 BANAMEX Fernandez Ortega Brenda 50,000 28-Oct-00 31-Oct-00 Captura de

datos27 26 90 55555555 BITAL Figueroa De Len David 25,000 10-Dic-98 20-Dic-98 Papelera

28 27 135 987456 SERFN Figueroa De Len David 1,258 16-Ago-99 27-Ago-99 Asesora

29 28 3800 1111111 BITAL Figueroa De Len David 358 19-Dic-98 2-Ene-99 Papelera

30 29 130 987456 SERFN Figueroa De Len David 78,912 14-Ago-99 17-Ago-99 Papelera

31 30 45836 20202020 BANAMEX Figueroa De Len David 12,588 23-Oct-00 26-Oct-00 Asesora

32 31 128 987456 SERFN Torres Rosas Alentina 1,258 1-Jul-99 18-Ago-99 Papelera

33 32 45837 20202020 BANAMEX Torres Rosas Alentina 89,000 25-Oct-00 1-Nov-00 Papelera

34 33 45834 20202020 BANAMEX Torres Rosas Alentina 122,555 17-Ago-00 18-Ago-00 Papelera

35 34 3806 1111111 BITAL Huerta Arias Enrique 8,946 11-Dic-99 6-Ene-00 Asesora

36 35 3808 1111111 BITAL La papelera 12,587 1-May-00 2-May-00 Papelera37 36 45833 20202020 BANAMEX La papelera 6,458 12-Jun-00 20-Jun-00 Papelera

38 37 91 55555555 BITAL Servitodo SA 568 16-Dic-98 25-Dic-98 Asesora

39 38 45825 20202020 BANAMEX Servitodo SA 1,255 19-Dic-98 2-Ene-99 Captura dedatos

40 39 89 55555555 BITAL Servitodo SA 12,000 10-Dic-98 15-Dic-98 Papelera

41 40 134 987456 SERFN Servitodo SA 3,698 16-Ago-99 26-Ago-99 Papelera

42 41 45829 20202020 BANAMEX Servitodo SA 1,200 22-Sep-99 25-Sep-99 Captura dedatos

43 42 1285 12345678 BANCOMER Servitodo SA 1,398 10-Dic-99 19-Dic-99 Captura dedatos

44 43 7896 55555555 INVERLAT Servitodo SA 78,900 11-Dic-99 20-Dic-99 Captura dedatos

45 44 7894 55555555 INVERLAT Todo para su oficina 4,789 27-Nov-99 5-Dic-99 Captura de

datos46 45 1290 12345678 BANCOMER Todo para su oficina 5,600 11-Dic-99 16-Dic-99 Captura dedatos

47 46 3807 1111111 BITAL Todo para su oficina 1,258 1-Mar-00 5-Mar-00 Captura dedatos

48 47 3801 1111111 BITAL Todo para su oficina 2,486 19-Dic-98 10-Mar-99 Captura dedatos

49 48 131 987456 SERFN Todo para su oficina 1,387 15-Ago-99 16-Ago-99 Captura dedatos

Puede escribir los datos en una hoja de clculo para realizar los ejemplos de este captulo.


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2 9

Un filtro le permitir seleccionar los registros que cumplan con las condiciones (criterios) fijadas por elusuario.La hoja de clculo proporciona dos t ipos de filtro: el autofiltro y el filtro avanzado.El autofiltro es la forma ms sencilla de seleccionar un conjunto de registros.

1 . Para ac t ivar un autof i l t ro , si te e l cu rsor en a lgun a de las celdas de la l i sta.

2 . En e l m en D AT O S, se l ec c i one F ILT RO y d c l i c en AU T O FI LT RO . O bse rv e que a l l adoderecho de cada nom bre de camp o aparece una f lecha hac ia aba jo :

3.3.1 Seleccionar registro s por un cr iterio en cada campo

1 . Para m ostrar s lo las f i las do nd e se inc luy e un valor espec fico , d un c l ic en la f lecha d ela co lu m na q ue co n tenga los da tos que desea m ost rar .

2 . Selecc ione d e la l i sta e l va lo r deseado, en este e jem plo la cuenta 12 345 678 .

3 . D espu s de escoger e l va lo r , se desplegarn n icam ente lo s regist ros qu e sean igu ales a l

va lo r se lecc ionado. Observe que en la BARRA DE ESTADO se mues t ra e l nmero deregistros seleccionados:

Tambin no ta r que los encabezados de f i l a y la f echa de l campo que u t i l i z para lase lecc in aparecern en co l o r azu l .


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3 0

4 . Puede repet i r e l f i l t rado en ot ras col um nas siguien do los pasos 3 y 4.

En es te ejem plo se selecc io narn los regist ros de la cu enta 12345678 qu e se em i t i er on e l11 de dic iembre de 1999 .

5 . Cuando ap l i ca un f i l t ro en una co lumna, los n icos f i l t ros d ispon ib les en las demscol um nas son los valores v isib l es de l a l is ta f i l t rada.

3.3.2 Q uit ar f i l tr os de una l ista

7 Para qui tar un f i l t ro de una columna de la l is ta, pres ione en la f lecha s i tuada junto al a c o l u m n a y se l ec c i o n e T O D O S.

7 Para qu i t a r f i l t ros ap l i cados a todas las co lumnas de la l i s ta , en e l men DATOSse l ec c i one FI LT RO y d c l i c en M O ST RAR T O D O .

7 Para qui tar las f lechas de f i l t ro de una l is ta, en e l men DATOS escoja FILTRO y dc l i c en au to f i l t ro .

3.3.3 Establecer dos condici ones por colum na

En ocasiones se necesita buscar informacin que est dentro de un rango de valores o que cumpla con doscondiciones dentro de un mismo campo y es fcil ver que las opciones analizadas hasta este momento nopermiten hacerlo.El autofiltro posee la opcin PERSONALIZAR que le permite establecer hasta dos condiciones por campo.Antes de utilizar el autofiltro personalizado, desactive todos los filtros.

1 . D c l i c en la f l echa de la co lumna donde se inc luyen los da tos que desea comparar yselecc ione PERSONALIZAR.

2 . O bserve qu e en e l c uadro m ost rado , aparece el cam po qu e se e l ig i . Para estab lecer lascon d ic io nes, se lecc ion e :


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3 1

a ) El operador de la p r im era con d ic i n :

Es igual a no igual a es mayor que es mayor o igual que

es menor que es menor o igual que comienza por no comienza por

termina con no termina con contiene no contiene

b ) El valor d e com paracin pu ede seleccion arlo de la l is ta, si no aparece escrbalo en el cu adro.

c ) El operador lg ico Y se usa cuando neces i t a que se cumplan las dos cond ic iones . E l

ope r ado r O c uando b ast a que se c um p l a una c on d i c i n .d ) El op erador y e l va lo r de la segunda co nd ic in .

3 . D ar c l i c en A CEPTAR p ara hacer la se lecc in .

El resultado ser:

Puede aplicar filtros automticos personalizados en cada columna. Repita los pasos 2 y 3.

3.3.4 Opc iones de f i l t ro autom t ico

Los filtros en cada columna tienen varias opciones que le permiten especificar el alcance de la seleccin:

Par a Seleccione


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3 2

M o strar to d as l as f i l as. To d as

Presentar todas las f i las s i tuadas entre los l mi tes super ior e in fer ior que

e sp e c i f i q u e , y a s ea p o r e l e m e n to o p o rc e n ta j e ; p o r e j e m p l o , l o s im p o r te s

has ta e l 10 % de las ven tas.

L a s 1 0 m s

A p l i c ar d o s c o n d i c i o n es en u n a c o l u m n a. Perso n a l i z a r

Presentar los registros que contienen una celda vaca en la columna. V a c a sPresentar los registros que contienen un valor en la columna. N o v a c as

Las opciones VACAS y NO VACAS slo estn disponibles si la columna que desea filtrar contiene unacelda vaca.

3.4 Fi l t r o avanzado

Una desventaja de los autofiltros es que slo permiten manejar dos condiciones por columna. Los filtrosavanzados pueden incluir varias condiciones aplicadas a una columna o algunos criterios aplicados a ciertascolumnas. Estas condiciones se ubican en el RANGO DE CRITERIOS. Los criterios pueden ser resultado defrmulas.El RANGO DE CRITERIOS es un rango de celdas con un conjunto de condiciones de bsqueda que seutilizan con el filtro avanzado y est formado por una fila de rtulos de criterio y, como mnimo, una fila que

defina las condiciones de bsqueda.Antes de iniciar el trabajo con filtros avanzados, es necesario efectuar las siguientes tareas:

1 . V er i f iqu e qu e su l is ta no t iene f i las in term edias en b lanc o. Si es as , brre las , pues estodi f icu l tar a l programa la ident i f icac in del rango de la l is ta. Poster iormente, ident i f iqueel rango de c eldas de su l is ta ( rango de l a l is ta).

2 . Prepare e l rea que dest inar a los c r i ter ios ( rango de cr i ter ios) . Copie los encabezadosde co lumna (nombre de campos) a un rea fuera de la l i s ta . Debe tener a l menos t resf i las vacas deb ajo d e los encab ezado s co piad os.

3 . Si d esea qu e la selecc in de l os regist ros se m uestre en u n rea d ist in ta, enton ces copi elos encabezados de columna en ot ro espac io ( rango de sal ida) . Estos encabezados seut i l i zarn para iden t i f icar los datos de sal id a.

4 . Recuerde separar estas reas co n a l m eno s un a f i la y una co lu m na.

Rango de la lista

Rango de c r i t e r ios

Rango de salida

Encabezados


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3 3

3.4.1 Establecer c rit erios

Si necesita seleccionar registros:

7 D on de se cum plan v ar ias con d ic i on es en un a so la co lum na: esc r iba los c r i te r ios en

f i l as independ ien tes , una d i rec tamente ba jo o t ra (Cr i te r io 1) . Por e jemplo: buscar

todos los cheques de BITAL, INVERLAT o SERFN, es dec i r , Banco=BITAL oBanco= SERFN o BAN CO =IN VERLAT. Esto im p l i ca q ue todo s los regist ros que en e lcam po BAN CO tengan a lguno de estos va lo res, sern selecc ion ados .

Ver en el siguiente esquema el mtodo para establecer los criterios:

Criterio 1 Criterio 2

CAMPO1 CAMPO2 CAMPO3 CAMPO1 CAMPO2 CAMPO3

Condicin 1 Condicin 1 Condicin 2 Condicin 3

Condicin 2

Condicin 3

Condicin 1 o Condicin 2 o Condicin 3 Condicin 1 y Condicin 2 y Condicin 3

Criterio 3 Criterio 4

CAMPO1 CAMPO2 CAMPO3 CAMPO1 CAMPO2 CAMPO3

Condicin 1 Condicin1 Condicin 2

Condicin 2 Condicin 2 Condicin 3

Condicin 1 o Condicin 2 (Condicin 1 y Condicin 2) o (Condicin 2 yCondicin 3)

7 Para de f in i r que cumplan una cond ic in en dos o ms co lumnas , in t roduzca todos

lo s cr i ter ios en la m isma f i la del ran go de cr i ter ios (Cri ter io 2).Po r e j em p l o : C uen t a= 12 34567 8 y M on t o> 8000 .

7 Par a det al l a r que c um p l an una c on d i c i n d e una c o l um na o un a c ond i c i n de o t ra ,

requi ere inco rpo rar los c r i ter ios en f i las d i ferentes del ran go (Cri ter io 3).Po r e j em p l o : Banc o= BAN AM EX o M on t o= 1500 0

7 Para espec i f i ca r que cumplan uno de dos con jun tos de con jun tos de cond ic iones ,

deb e def in i r lo s c r i ter ios en f i las in dep end ientes (Criterio 4).Po r e j em p l o : Banc o= BAN AM EX y M on t o> 10 000 o A nom br e de= Ped r o P rez .

3.4.2 U t i l izar f i l t ros avanzados

1 . En las f i las s i tuadas bajo los rtu los de cr i ter ios , espec i f ique los c r i ter ios que deseabuscar .

OYY

O


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2 . D c l i c en un a c e l da de l a l i st a .

3 . En e l m en D AT O S, se l ec c i one FI LT RO y p r esi one en FI LT RO AV AN Z A D O .

4 . O bserve que la l i sta aparece se lecc ionada y d e l im i tada po r un borde p un teado, adem s

en e l cuadro de d i lo go la casi l l a RAN G O D E LA L ISTA m uest ra e l rango qu e ocup a lal is ta.

5 . D eber deta l lar la acc i n q ue requ iere para la selecc i n d e regist ros:

7 Para f i l t rar la l is ta ocul tando las f i las que no cumplen los c r i ter ios , e l i ja F ILTRAR LAL IST A SI N M O VERLA.

7 Si desea f i l t rarla cop iand o las fi las qu e cum plen los c r i ter ios a ot ra rea de la ho ja dec lcu lo ( rango de sa l ida) , se lecc ione COPIAR A OTRO LUGAR; as se ac t i va r lacas i l l a COPIAR A donde deber in t roduc i r e l rango de la f i l a que ocupan los

encab ezado s de sal ida ( rango de sal ida) .

6 . En la cas i l l a RANGO DE CRITERIOS in t roduzca la re fe renc ia de l rango de ce ldas queocupan los cr i ter ios , inc lu idos los rtu los de cr i ter ios . Si a es te rango de cr i ter ios le

as igna e l nombre de rango Criterios , la referenc ia aparecer automt icamente en lacas i l la respec t iva.


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7 . Si desea que m uestre slo los regist ros qu e no se repi ten, se lecc io ne S LO REG ISTRO S N I C O S .

8 . Para term i nar , d un c l i c en A CEPTAR.

9 . Si e l ig i CO PIAR A O TRO LU G AR, busque los da tos f i l trados en e l rango d e sa l ida . Encaso co nt rar io, o bservar qu e la l ista se co nt ra jo y m uestra slo lo s regist ros fi l t rado s.

1 0 .Si desea expand i r l a l i sta , en e l m en D ATO S, se lecc ione F ILTRO y d c l i c en la op c inM O ST RA R TO D O S.

El siguiente ejemplo muestra los resultados obtenidos con el filtro avanzado:

e ) Cri ter ios : se buscan todos los cheques de BAN CO M ER con m onto super io r a $50 ,000o l os c heques de BAN AM EX c on m on t o i n f er i o r a $10 , 000 .

f) Estab lec im ien to de lo s da tos en e l cu adro d e d i logo :

g ) Resultados:

Si decidi filtrar la lista sin moverla a otro lugar y desea aplicar otro filtro avanzado, deber decidir si desea ejecutarel filtro sobre esta seleccin o sobre toda la lista. En este ltimo caso, deber expandir la lista (en el men DATOS,FILTRO, MOSTRAR TODOS) para aplicar el nuevo filtro.


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3.5 Or denamien to

Para mejorar la presentacin de la informacin, sta se puede ordenar segn su valor. Lo comn es que seorganice de izquierda a derecha, caracter por caracter y en orden ascendente.Si una celda contiene el texto "Pealoza", ir detrs de la celda que contenga el texto "Pea" y antes de lacelda que tiene "Puente".La ordenacin se basa en los siguientes puntos:

h ) Los nm eros se o rdenan desde e l nm ero negat i vo m enor a l nm ero pos i ti vo m ayor .

i ) El t ex to y t ex to con nm eros, se o rdenan de l s igu ien te m od o:0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (e sp a c io ) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A

B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z .

j ) El va lo r l g ico FALSO se o rdena an tes qu e e l VERD AD ERO .

k ) Tod os los valores de error son iguales .

l ) Los espac io s en b lan co s iemp re se ordenan en l t im o lu gar .

m )Puede orden arse de m anera ascend ente o descend ente (de 9-0 y de Z -A) .

n ) La ordenac in pued e basarse en un a o var ias co lu m nas.

3.5.1 O rdenacin en funcin del contenido de una columna

1 . Si te e l cu rsor en u na ce lda d e la co lu m na qu e desee ordenar .

2 . D un c l i c en e l bo tn de l t i po de o rd enac in q ue desea rea l i za r:

Orden ASCENDENTE.

Orden DESCENDENTE.

3 . O bserve que l a l i sta aparece o rdenada p or e l cam po en e l q ue estaba si t uado su cu rsor .

3.5.2 Or denacin en funcin del contenid o de varias colum nas

1 . D un c l i c en u na ce lda de la l i s ta que desee ordenar .

2 . En e l m en D AT O S, se l ec c i one O R D EN AR .

3 . Observe que la l is ta aparece selecc ionada, s in inc lu i r los nombres de campo, los cualesse usan p ara ident i f icar las co lum nas.


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4 . En los cuadros ORDENAR POR y LUEGO POR, se lecc ione los campos que deseeordenar , as como el orden (ASCENDENTE o DESCENDENTE). La ordenac in se real izapor e l campo e leg ido en e l cuadro ORDENAR POR, pero en caso de que tengain fo rm ac in repe t ida , en tonces se tom ar tam bin e l cam po e leg ido en LU EG O PO R, deigual forma s i s te tambin t iene informac in repet ida, entonces se agregar e l tercer

cam po elegid o. N o es necesario e legi r los t res, s lo si t iene inform ac i n repet ida.

5 . D c l i c en Ac ep t ar .

En el ejemplo, se orden la lista por el nombre del BANCO y debido a que los nombres se repiten, se tom elMONTO del cheque (del mayor al menor), as si algn monto se repite, entonces se considerar la fecha deEMISIN. Una muestra del resultado sera:

Observe que no fue necesario que tomara el tercer campo, pues en el segundo campo (monto) no se repiteinformacin.

3.6 Tabla dinmi ca

Una tabla dinmica es una grfica interactiva que ejecuta una comprobacin cruzada de grandes volmenes dedatos, en sta se pueden intercambiar sus filas y columnas para observar diferentes resmenes de los datos


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originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o ver en pantalla los detalles de determinadas reasde inters.La tabla mencionada se puede crear a partir de una lista, de una base de datos externa, de varias hojas declculo o de otra tabla dinmica.Una tabla dinmica contiene campos y cada uno de stos resume mltiples filas de informacin de los datosoriginales. Adems, se puede mostrar el material por pginas y al dar clic en un campo de pgina, la tabla dinmicase modificar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.La estructura de una tabla dinmica es la siguiente:Con los datos de la lista que se ha trabajado, se elaborar un ejemplo que permitir mostrar el cruce de

informacin generado con una tabla dinmica.

Como se aprecia, es fcil ver que el 11 de diciembre de 1999 se emitieron cheques por un total de$278,265.00, de los cuales la cantidad de $189,154.00 correspondieron a BANCOMER, mientras a nombre deContreras Santos Adriana se emiti un cheque por $123,654.00 .Los datos de la PGINA se tomaron del campo EMISINy en las FILAS se especific el campoA NOMBRE

DE, por su parte, en las COLUMNAS se utiliz el campo BANCO y los datos se calcularon con el campoMONTO. A continuacin se describir el proceso para crear una tabla dinmica.

3.6.1 Hacer una tabla dinm ica

1 . Si te e l cu rsor en un a ce lda d e la l i sta que u t i l i za r para c rear la t ab la d inm ica .

2 . En e l m en D AT O S, d un c l i c en AS IST EN T E PARA T ABLAS D I N M I C AS.

3 . Selecc ione la fuente de datos de la tabla: l is ta o base de datos de la hoja de clculo,fuente de datos ex terna (datos que estn en ot ro l ib ro) , rangos de con sol i dac i n m l t ip les(var ios rangos de la hoja de clculo) , o t ra tabla d inmica. Para i r a l s iguiente paso,p resion e en e l bo tn S IG U IEN TE.

FilaC o l u m n a

D a t o s

Pgina tt


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4 . I n t rod uzc a e l rango d e la l i s ta .

5 . I den t i fi que lo s cam po s que u t i l i za r y su u b icac i n :

FILA Son los datos que aparecern al lado izquierdo de la tabla, en filas.PGINA Aparecer en la esquina superior izquierda de la tabla y al seleccionar un elemento, se

mostrarn nicamente los datos resumidos para ese elementoCOLUMNA Aparecen en la fila superior de la tabla como encabezados.

D A TO S Se u ti l i za n pa ra cr ea r e l resu m e n , au n q ue no rm a lm e n te so n d ato s n u m ri co s,pero pu eden inc l u i r t ex to y se resum en m ed ian te la f unc i n Co ntar .

Arrastre los campos a la seccin que considere conveniente, en el ejemplo siguiente se colocaron segn seobserva en la muestra:


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6 . Si l o r equ i e r e puede m od i f i c a r l a posi c i n de c ada c am p o a l d a r dob l e c l i c en e l bo t nde ste , con lo cua l ap arecer e l sigu ien te cuad ro :

En ORIENTACIN puede elegir FILA, COLUMNA o PGINA y para el clculo de los subtotales es posibleseleccionar otra funcin (suma, contar, promedio, mximo, mnimo etctera). Al terminar, d clic enACEPTAR y se realizarn los cambios.Enseguida presione el botn SIGUIENTE.

7 . El l t imo paso cons is te en espec i f i ca r la ub icac in de la t ab la : en una ho ja de c lcu lonueva ( recom endado ) o en u na ya ex is ten te .

8 . D un c l i c en e l b o tn TERM IN AR, e l resu l t ado ser e l sigu ien te :


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9 . Al dar un c l i c en e l cam po de pg ina (EM ISI N ), se m ost rar una l i s ta con todas lasfechas de em isin de los cheques de la l i sta. A l selecc ion ar e l 19 de d ic iem bre de 19 98,se ob tendr e l siguien te resul tado :

3.7 Funciones de bases de datos

Antes de utilizar las funciones de bases de datos, es importante recordar lo siguiente:

o ) Las col um nas de la l ista son los camposen l a base de datos .

p ) Los rtu los de las columnas de la l is ta son los nombres de los campos en la base de

datos.

q ) Cad a f i la de la l is ta es un registroen la base de datos .Estas funciones utilizan tres argumentos:

r) b ase _d e_d ato s Es e l r an g o d e c el d as q u e c o m p o n e n la b a se d e d a to s.

s) nom br e_de_c am po N om br e de l c am po que puede s e r una c adena de t ex t o c on e lr tu lo de co lumna encer rado en t re dob les comi l l as , como pore j em p l o " N om br e" o " M on t o "; o c om o un nm ero qu e r ep r esen ta


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l a posic in de la co lum na en la l i sta: 1 para la p r im era co lu m na, 2

para la segund a y as suc esivam ente.

t) c ri teri os Es u na referen cia a u n ran go de celd as q ue esp ec i fican co nd ic io nesde una funcin. El rango de cr i ter ios incluye una copia del rtulo de

la colum na en la cual se apl icar la func i n.La referencia puede in troducirse com o un rango de celdas (M 1:N 2),o como un nombre as ignado a un rango, como por e jemplo

Cr i t e r io .Las funciones de bases de datos son:

Funcin D escr ipcin

BD C O N TA R Cu en ta las c eld as q ue c on ti en en n m ero s en un a b ase d e d ato s.

B D C O N TA RA V er i fi ca las c el das q u e n o estn en b lan co en u n a b ase de dato s, seu t i l i za con da tos a l fanum r icos.

B D D ESV EST P C al cu la la d esv iac i n estn d ar de u n co n ju n to d e val o res sel ec ci o nad o sen la base de datos .

B D D ESV EST Esti m a la desv iac i n estn d ar de un c o nj un to d e val ores sel ec ci on ad o sen la base de datos .

B D EX TRA ER Ex trae d e l a b ase d e d ato s u n n ic o regi stro q ue c oi nc id a c on lo scr i ter ios espec i f icado s.

BD M A X D ev u elv e el v al o r m x im o d e las en trad as selec c i o n ad as d e l a b ase d edatos.

BD M IN D ev u elv e el v alo r m n i m o d e las en trad as sel ecc io n ad as d e la b ase d e

datos.B D PRO D U C TO M u l ti p li ca l os v al ores en u n cam p o d eterm i n ad o d e regi stro s q u e

co in c iden con los c r i te r ios en u na b ase de d a tos.

BD P RO M ED I O D e vu el ve el pro m ed io d e l as en trad as d e l a b ase d e d ato sselecc ionadas.

BD SU M A A grega l o s n m ero s en la c o lu m n a d e c am p o de lo s registro s d e l a b asede da tos qu e co in c idan con los c r i te r ios.

BD V A RP Cal c u la la v ari an za b asn do se en el c o nj u nto d e v alo res sel ec c io nad osen la base de datos .

BD V A R Estim a l a v ari an z a c o n b ase en u n c o nj u nto d e v al o res sel ec c io nad o s enla b ase de datos .

El siguiente ejemplo maneja cuatro funciones de bases de datos para generar un reporte.Se desea saber el nmero de cheques, el total, el valor mximo y el mnimo que tiene cada banco. En J2: N2ponemos el rea de criterios, usando dos celdas para cada banco, J2:J3 para el criterio de BANCOMER,K2:K3 para BANAMEX, etctera.A partir de la celda J8 se inicia el reporte, segn se observa en la muestra:


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Las frmulas se introducen en la fila 9 en las columnas correspondientes:K

9 =BDCONTARA($A$1:$H$49,"banco",$J$2:$J$3)10 =BDCONTARA($A$1:$H$49,"banco",$K$2:$K$3)11 =BDCONTARA($A$1:$H$49,"banco",$L$2:$L$3)12 =BDCONTARA($A$1:$H$49,"banco",$M$2:$M$3)13 =BDCONTARA($A$1:$H$49,"banco",$N$2:$N$3)

Para contar el nmero de cheques se utiliza la funcin BDCONTARA debido a que el campo tiene datos detipo texto y los argumentos de la funcin son A1:H49 que corresponden al rango de la base de datos; bancoes el nombre del campo donde se van a contar las celdas que coincidan con el criterio y J2:J3 es el rango delcriterio para el banco BANCOMER.Para sumar el monto de los cheques de cada banco, se usar BDSUMA, el rango de la base de datos que es elmismo para los cuatro casos, el campo que se va a sumar es MONTO y los criterios son idnticos para todosestos casos.

=BDSUMA($A$1:$H$49,"monto",$J$2:$J$3)=BDSUMA($A$1:$H$49,"monto",$K$2:$K$3)=BDSUMA($A$1:$H$49,"monto",$L$2:$L$3)=BDSUMA($A$1:$H$49,"monto",$M$2:$M$3)

=BDSUMA($A$1:$H$49,"monto",$N$2:$N$3)Como se trata de ubicar el valor mximo de los cheques de cada banco, se utilizar BDMAX con el campoMONTO.

=BDMAX($A$1:$H$49,monto,$J$2:$J$3)=BDMAX($A$1:$H$49,monto,$K$2:$K$3)

=BDMAX($A$1:$H$49,monto,$L$2:$L$3)=BDMAX($A$1:$H$49,monto,$M$2:$M$3)=BDMAX($A$1:$H$49,monto,$N$2:$N$3)

Los mismos argumentos se emplearn para encontrar el valor mnimo de los cheque

Documents

Manual de Excel -Técnicas Avanzadas