Upload
tiara-yunita
View
219
Download
28
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Manpro
Citation preview
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tahapan Project Management Communication
Dalam project management communication terdapat beberapa tahapan yaitu sebagai
berikut :
a. Plan Communication Management
b. Manage Communication
c. Control Communication
Proses tersebut akan saling berinteraksi satu sama lain dengan proses di bidang lainnya.
Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau grup individu
berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setia
tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan disini sebagai elemen terpisah dengan
antarmuka yang didefinisikan secara jelas, namun dalam praktiknya mereka mungkin tumpang
tindih dan berinteraksi dengan cara lain yang tidak dirinci.
3.2. Plan Communication Management
Perencanaan komunikasi menurut PMBOK termasuk ke dalam area pengetahuan bagian
planning. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek,
mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi. Dalam tahap ini,
perlu ditentukan informasi dan komunikasi kebutuhan para pemangku kepentingan; yang
membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan
kepada mereka, dan oleh siapa. Keuntungan dari proses ini dapat mengidentifikasi dokumen
yang datang untuk menjadikan komunikasi yang efektif dan efisien kepada stakeholder.
Pada sebagian besar proyek, perencanaan komunikasi dilakukan sangat awal, seperti
selama pengelolaan Project Management Plan. Hal ini memungkinkan sumber daya yang tepat,
seperti waktu dan anggaran, yang akan dialokasikan untuk kegiatan komunikasi. Komunikasi
yang efektif berarti informasi yang disediakan dalam format yang tepat, pada waktu yang tepat,
untuk khalayak yang tepat, dan dengan dampak yang tepat. Komunikasi yang efisien berarti
hanya menyediakan informasi yang diperlukan.
Secara garis besar, isi dari perencanaan manajemen komunikasi adalah sebagai berikut :
a. Kebutuhan komunikasi stakeholder.
b. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk format, konten dan tingkat
rincian.
c. Orang- orang yang akan menerima informasi dan yang akan menghasilkannya.
d. Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.
e. Frekuensi/ jadwal untuk menghasilkan informasi, misalkan setiap tanggal 25
atau mingguan, dsb.
f. Metoda untuk mendapatkan informasi seperti memo, email, telepon, dsb.
g. Metoda untuk memperbarahui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan
kemajuan dan pembangunan proyek.
h. Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level
bawah.
i. Daftar istilah/ terminologi.
Gambar Dokumen Isi Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi itu sendiri memiliki beberapa tahapan yang akan dicapai untuk
mendapatkan dokumen seperti diatas yaitu akan digambarkan seperti dibawah ini:
Gambar Proses Tahapan Perencanaan Komunikasi
3.2.1. Input Plan Communication Management
1. Project Management Plan
Project Management Plan memberikan informasi bagaimana sebuah project itu
dapat di eksekusi, dipantau, dikendalikan dan diselesaikan.
2. Stakeholder Register
Stakeholder register memberikan informasi yang dibutuhkan untuk merencanakan
komunikasi dengan project stakeholder.
Gambar Dokumen Stakeholder Register
3. Enterprise Environmental Factors
Plan Communication Management Process terikat kuat dengan faktor lingkungan
perusahaan, karena sturktur organisasi akan memiliki pengaruh besar pada kebutuhan
komunikasi pada sebuah proyek.
4. Organizational Process Assets
Pada hal ini pelajaran dan informasi sejarah sangat penting karena mereka dapat
memberikan wawasan pada kedua keputusan yang diambil mengenai masalah
komunikasi dan hasil keputusan dalam proyek-proyek sebelumnya yang serupa.
3.2.2. Tools & Technique Plan Communication Management
1. Communication Requirement Analysis
Persyaratan komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi dari para
stakeholder proyek. Persyaratan didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan
format informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber
daya proyek harus dikeluarkan hanya pada komunikasi informasi yang memberikan
kontribusi untuk keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi yang dapat
menyebabkan kegagalan.
Manajer proyek juga harus mempertimbangkan jumlah saluran komunikasi
potensial atau jalur sebagai indikator kompleksitas komunikasi proyek. Jumlah
saluran komunikasi potensial adalah n(n-1)/2, dimana n merupakan jumlah
stakeholder. Sebagai contoh, sebuah proyek dengan 10 stakeholder memiliki 10 (10 -
1) / 2 = 45 saluran komunikasi potensial.
Informasi biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek
meliputi :
Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku
kepentingan.
Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.
Keperluan logistik, berapa banyak orang yang akan terlibat dalam proyek dan
di lokasi mana.
Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media).
2. Communication Technology
Teknologi yang digunakan untuk mentransfer informasi antar stakeholder proyek
dapat bervariasi secara signifikan. Faktor teknologi komunikasi yang dapat
mempengaruhi proyek meliputi :
Informasi yang dibutuhkan dengan segera, adalah keberhasilan proyek
tergantung pada ketersediaan informasi yang sering diperbarahui setiap saat,
atau secara teratur akan menghasilkan laporan tertulis.
Ketersediaan teknologi – tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang
sesuai.
Kemudahan penggunaan.
Lingkungan proyek.
Sensitivitas dan kerahasiaan informasi.
Gambar Pemilihan Media/ Teknologi Komunikasi
3. Communication Models
Model komunikasi digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan pertukaran
informasi dapat beragam dari projek ke proyek lain dan juga dalam berbagai tahap
proyek yang sama. Urutan langkah-langkah dalam model komunikasi dasar adalah:
1. Mengkodekan
2. Mengirimkan pesan
3. Membaca sandi
4. Mengakui
5. Respon
Gambar Dasar Model Komunikasi
4. Communication Methods
Ada beberapa metode komunikasi yang digunakan untuk berbagi informasi antara
stakeholder. Metode ini diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Komunikasi interaktif
2. Push communication => Informasi yang sangat penting
3. Pull communication => banyak informasi, banyak pendengar, butuh penerima
untuk mengakses konten komunikasi
Terdapat beberapa cara menghadapi konflik, yaitu sebagai berikut :
Confrontation or problem-solving: Hadapi langsung.
Compromise: dengan pendekatan memberi dan menerima.
Smoothing: menekankan kesepakatan dan mengabaikan perbedaan.
Forcing: pendekatan win-lose.
Withdrawal: menghindari potensi pertentangan.
5. Meetings
Proses manajemen perencanaan komunikasi membutuhkan diskusi dan dialog
dengan tim proyek untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui dan
mengkomunikasikan informasi proyek. Ini adalah diskusi dan dialog yang umumnya
difasilitasi melalui pertemuan, yang dapat dilakukan tatap muka atau online di lokasi
yang berbeda, seperti lokasi proyek atau lokasi pelanggan. Dalam menjalankan
meeting yang efektif perlu diperhatikan hal-hal berikut yaitu:
Menentukan apakah rapat dapat dihindari.
Tetapkan tujuan dan hasil yang diharapkan dari rapat.
Menentukan siapa yang akan menghadiri rapat.
Memberikan agenda untuk peserta sebelum rapat.
Mempersiapkan materii dan bantuan visual, dan membuat persiapan logistik
sebelumnya.
Jalankan rapat secara profesional.
Membangun hubungan.
3.2.3. Output Plan Communication Management
1. Communication Management Plan
Perencanann manajemen komunikasi adalah komponen dari rencana manajemen
proyek yang menggambarkan bagaimana komunikasi proyek akan direncanakan,
terstrukture, terpantau, terkendala. Perencanaannya berisi tentang:
Kebutuhan komunikasi stakeholder
Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk Bahasa, format, konten dan
detail
Alasan pembagian informasi tersebut
Waktu dan frekuensi untukdistribusi informasi yang diperlukan
Penanggungjawab untuk mengkomunikasikan informasi
Penanggungjawab untuk otoritas informasi rahasia
Orang atau kelompok yang akan menerima informasi
Metode atau teknologi yang digunakan untuk menyampaikan informasi, seperti
memo, email untuk otoritas informasi rahasia
Sumber daya yang dialokasikan untuk kegiatan komunikasi, termasuk waktu
dan anggaran
Proses eskalasi mengidentifikasi kerangka waktu dan rantai manajemen (nama)
untuk eskalasi masalah yang tidak dapat diselesaikan ditingkat stagg yang lebih
rendah
Metode yang mempebarui dan menyempurnakan rencana pengelolaan
komunikasi sebagai proyek yang berlangsung dan berkembang
Istilah-istilah umum
Flow chart dari arus informasi dalam proyek, alur kerja dengan kemungkinan
urutan otoritas, daftar laporan dan rencana pertemuan
Kendala komunikasi biasanya berasal dari undang-undang atau aturan tertentu,
teknologi dan kebijakan organisasi.
2. Project Documents Updates
Dokumen proyek yang dapat diperbarui meliputi, tapi tidak terbatas pada:
1. Jadwal proyek
2. Daftar stakeholder
3.3. Manage Communication
Manage communication adalah proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi,
menyimpan, mengembalikan, dan penempatan dari informasi proyek berdasrakan
communication management plan. Fungsi utama dari proses ini adalah dapat melakukan
efisiensi dan efiktivitas dalam berkomunikasi antara proyek stakeholders.
Gambar Proses Tahapan Manage Communication
3.3.1. Input Manage Communication
1. Communication Management Plan
Mendeskripsikan bagaimana komunikasi pada proyek akan direncanakan, dibuat
strukturnya, di monitoring dan di kontrol.
2. Work Performance Reports
Work performance report adalah kumpulan dari kinerja proyek dan status
informasi yang dapat digunakan untuk memfasilitasi diskusi dan membuat suatu
komunikasi. Untuk optimasinya proses ini penting dengan syarat laporannya
komprehensif, akurat dan tersedia.
3. Enterprise Environmental Factors
Enterprise environmental factors adalah faktor lingkungan yang dapat
mempengaruhi manage communication process, yang berada diluar jangkauan dari
tim proyek yaitu seperti :
Struktur organisasi
Budaya organisasi
Pemerintah atau standar industri dan kebijakan
4. Organizational Process Assets
Organizational Process Assets adalah rencana, proses, kebijaakan, prosedur dan
pengetahuan berdasarkan penggunaan spesifik dan digunakan untuk melakukan
organisasi. Seperti artifact, praktik, atau pengetahuan dari mana saja atau dar semua
organisasi yang berhubungan dalam proyek yang dapat digunakan untuk
melaksanakan proyek seperti :
Kebijakan prosedur, proses dan guidelines berhubungan dengan
management komunikasi, template, dan historical information/ lesson
learned.
3.3.2. Tools & Technique Manage Communication
1. Communication Technology
Teknologi komunikasi adalah metode yang digunakan untuk melakukan transfer
informasi ke stakeholder. Contoh tim proyek menggunaksn teknik yang tadinya
sebuah dokumen tertulis menjadi sesuatu yang luas (misal: jadwal, database, website)
dan itu dapat dikomunikasikan online sebagai metode dari komunikasi.
2. Communication Models
Pemilihan model komunikasiadalah penting sebagai komponen dalam komunikasi
yang berkontribusi pada efektivitas dan efisiensi dalam proses komunikasi yang
berfokus untuk memastikan bahwa pemilihan model komunikasi adalah cocok untuk
proyek yang sedang dilaksanakan.
3. Communication Methods
Pemilihan metode komunikasi juga penting dimana banyak potensial barrier dan
tantangan pada proses ini, fokusnya adalah untuk memastikan informasi yang telah
dibuat dan distribusinya diterima dan dimengerti untuk dapat direspon balik.
4. Information Management Systems
Pada proses ini digunakan beberapa tools termasuk diantaranya :
Hard copy document management : surat, memo, laporan.
Elektronik komunikasi management: email, fax, voice mail, telephone, web
conference, dsb.
Electronic project management tools: web interface untuk schedulling dan
project management software, meeting dll.
5. Performance Reporting
Performance reporting adalah aktivitas mengoleksi dan distribusi performance
informasi termasuk status laporan, pngukuran progress dan peramalan. Performace
reporting harus dapat menyediakan informsi pada tingkatan yang benar kepada
audience. Lebih detailnya didalamnya berupa :
Analisis dari performa sebelumnya
Analisis dari project forecast
Status sekarang dari risk dan issues
Work complete pada periode tertentu
Work complete pada periode selanjutnya
3.3.3. Output Manage Communication
1. Project Communications
Dalam proses manage communication didalamnya terdapat aktivitas yang
membutuhkan informasi untuk didistribusikan dibuat, diterima dan dimengerti.
Project communication termasuk didalamnya dan tidak terbatas pada :
Performance report
Status deliverables
Progress dari penjadwalan dan pengadaan cost
2. Project Communication Plan Updates
Menyediakan informasi pada project baselines, communication management dan
stakeholder management. Tiap dari bagian tersebut membutuhkan update berdasarkan
performansi sebelumnya berbanding dengan performance measurement baseline
(PMB). PMB adalah rencana yang telah diapproved untuk sebuah proyek dimana tiap
ekseskusi dibandingkan dan deviasi dari maanagemnt control telah diukur.
3. Project Documents Updates
Project document update yang dapat diupdate tetapi tidak tebatas pada catatan
masalah, jadwal proyek dan kebutuhan dana proyek.
4. Organizational Process Assets
Merupakan organizational process asset yang dapat diupdate berupa :
Stakeholder notification : berupa informasi yang disediakan untuk stakeholder
tentang issue yang telah terselesaikan, perubahan yang telah disetujui dan status
proyek.
Project reoport: Bisa formal atau informal report yang mendeskripsikan status
proyek dan dilama nya termasuk informasi lesson learned, catatan masalah,
laporan penutupan proyek dan ouput.
Project presentation: tim proyek menyediakan informasi bisa formal ke
stakeholder berupa presentasi yang relevan dengan kebutuhan para audience.
3.4. Control Communication
Control communication merupakan proses monitoring dan pengendalian komunikasi di
seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek
terpenuhi.
Gambar Proses Tahapan Control Communication
3.4.1. Input Control Commnication
1. Project Management Plan
Project management plan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek
akan dijalankan, dimonitor, dan dikontrol. Project manajemen plan menyediakan
informasi untuk proses kontrol komunikasi seperti:
• Kebutuhan komunikasi stakeholder
• Alasan untuk distribusi informasi
• Tanggung jawab individu maupun kelompok untuk penyampaian informasi
• Individu maupun kelompok yg menerima informasi
2. Project Communication
Proses kontrol komunikasi melibatkan aktifitas yg dibutuhkan untuk informasi dan
komunikasi untuk dimonitor, dikerjakan, dan diberikan pada stakeholder. Komunikasi
proyek berasal dari banyak sumber dan bervariasi pada formatnya, tingkatan detail,
derajat formalitas dan kepercayaan diri. Project Communications tidak terbatas pada:
• Status penerimaan
• Perkembangan jadwal dan pengeluaran.
3. Issue Log
Sebuah Issue Log digunakan untuk mendokumentasikan dan memantau
penyelesaian masalah.Ini mungkin digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan
memastikan pemahaman umum dari masalah. Sebuah dokumen log tertulis dan
membantu untuk memantau siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan
masalah-masalah tertentu dengan target waktu.
4. Work Performance Data
Data kinerja mengatur dan merangkum informasi yang dikumpulkan,dan
menyajikan hasil analisis komparatif ke dasar pengukuran kinerja.
5. Organizational Process Assets
Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses kontrol Komunikasi
termasuk:
• Template Laporan
• Kebijakan, Standar, dan Prosedur yang mendefinisikan komunikasi
• Teknologi Komunikasi yg tersedia
• media komunikasi yg diijinkan
• Kebijakan perekaman
• Security requirements
3.4.2. Tools & Technique Control Communication
1. Information Management Systems
Beberapa software memungkinkan manajer proyek untuk mengkonsolidasikan
laporan dari beberapa sistem dan memfasilitasi distribusi laporan kepada stakeholder.
Contoh format distribusi mungkin termasuk table reporting, spreadsheet analisis, dan
presentasi. Kemampuan grafis dapat digunakan untuk membuat representasi visual
kinerja proyek informasi.
2. Experts Judgement
Penilaian ahli sering diandalkan oleh tim proyek untuk menilai dampak dari
komunikasi proyek, perlu untuk tindakan atau intervensi, tindakan yang harus
diambil, tanggung jawab untuk mengambil tindakan tersebut, dan kerangka waktu
untuk mengambil tindakan.
3. Meetings
Proses Kontrol Komunikasi memerlukan diskusi dan dialog dengan tim proyek
untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui dan menyampaikan
kinerja proyek, dan untuk merespon permintaan dari para pemangku kepentingan
untuk mendapatkan informasi. Diskusi dan dialog yang umumnya difasilitasi melalui
pertemuan, yang dapat dilakukan tatap muka atau online dan di lokasi yang berbeda,
seperti lokasi proyek atau situs klien.
Gambar Laporan Kegiatan Meeting
3.4.3. Output Control Communication
1. Work Performance Information
Informasi kinerja mengatur dan merangkum performance data. Performance Data
ini biasanya memberikan status dan informasi progress tentang proyek yang
diperlukan stakeholders. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada para
stakeholder dengan tepat.
2. Change Request
Proses Kontrol Komunikasi sering mengakibatkan perlunya penyesuaian,
tindakan, dan intervensi. Change request diproses dan dapat mengakibatkan:
• Perkiraan biaya baru atau yang direvisi, urutan kegiatan, tanggal jadwal, kebutuhan sumber daya, dan analisis risiko.
• Penyesuaian rencana manajemen proyek dan dokumen.
• Rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat membawa kinerja masa depan yang diharapkan dari proyek kembali sejalan dengan rencana manajemen proyek
• Rekomendasi tindakan pencegahan yang dapat mengurangi kemungkinan menimbulkan dampak negatif kinerja proyek.
Untuk mengajukan perubahan terdapat dua dokumen yang perlu dipersiapkan yaitu sebagai berikut :
Change Request Form
Gambar Dokumen Change Request Form
Change Request Log
Gambar Dokumen Change Request Log
3. Project Management Plan Updates
Proses kontrol komunikasi dapat memicu update rencana manajemen komunikasi
serta komponen lain dari rencana manajemen proyek (misalnya stakeholders dan
human resource management plans).
4. Project Documents Updates
Dokumen proyek dapat diperbarui sebagai hasil dari proses Komunikasi Control.
Pembaruan ini mungkin termasuk, namun tidak terbatas pada:
• Peramalan
• Laporan Kinerja
• Issue log.
5. Organizational Process Assets Updates
Organizational process assets yang dapat diperbaharui yaitu laporan dan
dokumentasi. Dokumentasi ini dapat menjadi bagian dari historical database bagi
kedua proyek dan organisasi dan mungkin termasuk penyebab isu, alasan di balik
tindakan perbaikan, dan jenis-jenis pelajaran yang dipelajari selama proyek.