14
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DI DALAM MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Sistem Informasi DOSEN MATA KULIAH: MURAHARTAWATY, ST., MT. DISUSUN OLEH: MUHAMAD MULYA FUADI AGISNA 116102113 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN REKAYASA INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS TELKOM NOVEMBER, 2013

Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Embed Size (px)

DESCRIPTION

IT project success is determined by many factors, such as communication. Project manager who acts as a communicator, has an important role in conveying project information to the involved-stakeholders. Despite the experiences, communication skills, and strong communication style, a project manager must have a comprehensive knowledge of the project communication management. This paper describes how project managers perform their duties to achieve the effective communication throughout the project team. The obtained finding in this paper is a designed framework that can provide a structured guide for project managers to implement the effective communication in the IT projects.

Citation preview

Page 1: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DI DALAM

MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Manajemen Proyek Sistem Informasi

DOSEN MATA KULIAH:

MURAHARTAWATY, ST., MT.

DISUSUN OLEH:

MUHAMAD MULYA FUADI AGISNA 116102113

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

DEPARTEMEN REKAYASA INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS TELKOM

NOVEMBER, 2013

Page 2: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Radon
Typewriter
This page intentionally left blank.
Radon
Typewriter
Radon
Typewriter
Page 3: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

1

Daftar Isi

1. Pendahuluan .............................................................................................................. 2

2. Tinjauan Pustaka ....................................................................................................... 3

2.1 Pengantar Manajemen Komunikasi Proyek ....................................................... 3

2.2 Sistem Komunikasi ............................................................................................ 4

2.3 Tipe Komunikasi ................................................................................................ 6

2.4 Media Komunikasi ............................................................................................. 6

2.5 Tipe Perusahaan ................................................................................................. 8

3. Diskusi ....................................................................................................................... 9

4. Simpulan.................................................................................................................. 12

5. Referensi.................................................................................................................. 12

Page 4: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Komunikasi yang Efektif di dalam

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

2

Abstract

IT project success is determined by many factors, such as communication. Project manager who

acts as a communicator, has an important role in conveying project information to the involved-

stakeholders. Despite the experiences, communication skills, and strong communication style, a

project manager must have a comprehensive knowledge of the project communication

management. This paper describes how project managers perform their duties to achieve the

effective communication throughout the project team. The obtained finding in this paper is a

designed framework that can provide a structured guide for project managers to implement the

effective communication in the IT projects.

Keywords: IT project, project communication management, project manager, effective

communication, framework.

1. Pendahuluan

Komunikasi adalah kemampuan yang paling

penting dimiliki oleh seorang manajer

proyek. Seorang manajer proyek yang baik

mampu berkomunikasi di dalam proyek

secara efektif. Manajer proyek

menghabiskan sekitar 90% waktu kerja

mereka untuk berkomunikasi di dalam

proyek yang dipimpinnya (PMP, 2010).

Kegiatan komunikasi yang dilakukan

manajer proyek diantaranya, seperti

mengkomunikasikan berita, ide,

pengetahuan, masalah, risiko kepada

personel lainnya ataupun stakeholder yang

terlibat di dalam proyek (PMP, 2010). Selain

hal tersebut, kegiatan seperti melaksanakan

rapat, menerima dan membalas telepon,

SMS, email, laporan, melakukan presentasi,

dan aktivitas lainnya adalah juga termasuk

kegiatan komunikasi yang sudah menjadi

rutinitas wajib yang harus diselesaikan oleh

manajer proyek.

Keberhasilan suatu proyek teknologi

informasi (TI) bergantung pada beberapa

aspek. Aspek tersebut terdiri dari hard

aspects dan soft aspects (Arthur

Ahimbisibwe, 2012). Hard aspects

merupakan konstruksi dasar dalam suatu

pelaksanaan proyek. Pada proyek TI, hard

aspects dapat terdiri dari ruang lingkup

proyek, timeline pelaksanaan proyek,

anggaran biaya, sumber daya manusia yang

dipekerjakan, teknologi yang dibutuhkan,

dan segala hal yang berkaitan dengan

komponen yang menjadi fondasi

pelaksanaan proyek. Yang artinya, jika

komponen tersebut tidak ada, bisa dipastikan

proyek tersebut tidak bisa dijalankan. Soft

aspects memainkan peran dalam bagaimana

caranya agar hard aspects yang telah

terpenuhi untuk dijalankannya suatu proyek,

dapat berjalan sesuai dengan tujuan

sehingga proyek dapat dikatakan berhasil.

Soft aspects di dalam proyek TI ataupun

proyek lainnya adalah tugas manajer proyek.

Soft aspects membutuhkan kemampuan dan

gaya manajerial yang dimiliki manajer

proyek untuk mengarahkan proyek yang

dipimpinnya menuju kesuksesan.

Komunikasi menjadi komponen terpenting

di dalam soft aspects ini. Oleh karena itu,

kesuksesan dari suatu proyek memerlukan

kesuksesan komunikasi di dalamnya

(Herbert Remidez, 2012).

Komunikasi yang mempengaruhi

kesuksesan proyek TI dapat berasal dari

(Kisielnicki, 2011):

Page 5: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Muhamad Mulya Fuadi Agisna

3

1. Lingkungan luar tim proyek, seperti

user, supplier, provider, vendor, tim

proyek lain, pemerintah, dsb.

2. Lingkungan dalam tim proyek itu

sendiri.

Pada kebanyakan penelitian mengenai

manajemen komunikasi proyek, para

peneliti lebih memfokuskan pada

komunikasi di lingkungan luar tim proyek

ketimbang di lingkungan dalam (Kisielnicki,

2011). Padahal, dua area komunikasi

tersebut sama-sama memberikan pengaruh

yang signifikan dalam keberhasilan proyek.

Untuk memberikan gambaran terstruktur

mengenai manajemen dua area komunikasi

tersebut, maka diperlukan suatu kerangka

kerja atau framework. Framework sistem

komunikasi di dalam suatu proyek TI sangat

dibutuhkan dan dapat menjadi petunjuk bagi

manajer proyek dalam melaksanakan

tugasnya sebagai communicator.

Pada paper ini, penulis akan membahas

bagaimana seorang manajer proyek TI dapat

membangun komunikasi yang efektif untuk

meraih kesuksesan proyek yang

dipimpinnya. Dengan menggunakan metode

studi literatur dari berbagai buku, jurnal,

paper, dan pustaka terkait lainnya, paper ini

memberikan pemaparan terstruktur mulai

dari tinjauan pustaka, yang berisi teori,

temuan penelitian sebelumnya, sampai pada

pembahasan inti. Kemudian pada bagian

akhir paper ini akan diberikan simpulan dari

pembahasan yang telah dijabarkan, beserta

kekurangan dan arahan untuk

pengembangan penelitian ini di masa

mendatang.

2. Tinjauan Pustaka

2.1 Pengantar Manajemen

Komunikasi Proyek

Manajemen komunikasi proyek berfokus

pada penentuan siapa yang membutuhkan

informasi apa dan kapan dibutuhkannya,

kemudian dibuat perencanaan untuk

menyediakan informasi tersebut. Tujuan

dari manajemen komunikasi proyek adalah

untuk menjamin pembuatan, pengumpulan,

penyebaran, penyimpanan, dan

penghapusan informasi proyek secara sesuai

dan tepat pada waktunya (PMP, 2010).

Manajemen komunikasi proyek terdiri dari

empat proses utama (PMP, 2010), yaitu:

1. Communication planning.

Manajer proyek perlu

mengidentifikasi stakeholder terkait

dan kebutuhan informasi mereka,

kemudian manajer proyek perlu

menentukan bagaimana cara untuk

memenuhi requirement mereka.

2. Information distribution.

Manajer proyek perlu menyebarkan

informasi yang benar pada waktu

yang tepat kepada stakeholder yang

sesuai.

3. Performance reporting.

Manajer proyek perlu

mengandalkan pada earned value

management (EVM) dan metode

pengukuran performansi lainnya

untuk menciptakan status laporan

proyek, mengukur kinerja proyek,

dan meramalkan kondisi proyek.

4. Administrative closure.

Manajer proyek memerlukan

dokumentasi, komunikasi, dan

distribusi informasi yang rutin untuk

mengakhiri suatu fase di dalam

proyek atau proyek secara

keseluruhan.

Page 6: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Komunikasi yang Efektif di dalam

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

4

Keempat proses ini dilakukan secara

berurutan. Manajer proyek harus mampu

menerapkan proses-proses tersebut,

sehingga kesuksesan komunikasi di dalam

proyek dapat tercapai. Gambar dibawah ini

menjelaskan ikhtisar proses-proses beserta

outputnya dalam manajemen komunikasi

proyek.

Gambar 2.1 Empat Proses Utama Manajemen Komunikasi Proyek

2.2 Sistem Komunikasi

Suatu proyek terdiri dari seorang pemimpin

proyek dan beberapa anggota tim proyek.

Setiap personel di dalam proyek pasti

berkomunikasi satu sama lain. Keseluruhan

komunikasi ini membentuk suatu jaringan

yang menunjukkan seperti apa arah dan alur

komunikasi yang terjadi. Pemimpin proyek

atau manajer proyek bertindak sebagai

communicator, yaitu orang yang tugasnya

memimpin komunikasi informasi proyek ke

seluruh anggota tim dan stakeholder yang

terkait dengan proyek. Komunikasi

antarpersonel di dalam suatu tim proyek

inilah yang kemudian membentuk suatu

sistem komunikasi.

Sistem komunikasi adalah suatu kumpulan

jalur komunikasi seluruh personel tim yang

dilakukan secara langsung dan lintas divisi.

Jenis-jenis sistem komunikasi ini dapat

dijelaskan sebagai berikut (Kisielnicki,

2011):

1. Sistem komunikasi tradisional.

Sistem komunikasi ini membentuk

suatu rentang kendali dari atas ke

bawah. Sistem komunikasi ini

terlihat seperti suatu struktur

organisasi yang tradisional, di mana

seorang pemimpin akan

membawahi beberapa anggotanya.

Kemudian satu anggota tersebut

akan membawahi beberapa anggota

lainnya. Gambar dari sistem

1

•Communication Planning

•Aktivitas: Mengidentifikasi stakeholder, merencanakan komunikasi

•Output: Stakeholder register, strategi manajemen stakeholder, rencana manajemen komunikasi, update dokumen proyek

2

• Information Distribution

•Aktivitas: Mendistribusikan informasi, mengatur ekspektasi stakeholder

•Output: Update aset proses organisasi, change request, update rencana manajemen komunikasi, update dokumen proyek

3

•Performance Reporting

•Aktivitas: Melaporkan performansi proyek berdasarkan pengukuran menggunakan metode tertentu

•Output: Status proyek, laporan performansi proyek, ramalan kondisi proyek

4

•Administrative Closure

•Aktivitas: Menutup fase dalam suatu proyek atau proyek keseluruhan

•Output: Dokumentasi akhir proyek

Page 7: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Muhamad Mulya Fuadi Agisna

5

komunikasi tradisional dapat dilihat

pada gambar di bawah ini:

Manajer Proyek

Ketua Tim 1

Anggota Tim 1.1

Ketua Tim 2

Anggota Tim 1.2 Anggota Tim 2.1 Anggota Tim 2.2... ...

...

Gambar 2.2 Sistem Komunikasi Tradisional

2. Sistem komunikasi berbasis

jaringan.

Sistem komunikasi ini membentuk

jaringan yang kompleks, di mana

setiap personel di dalam tim akan

melakukan komunikasi satu sama

lainnya. Jalur komunikasi dari satu

personel ke personel lain disebut

sebagai saluran komunikasi

(communication channel). Gambar

dari sistem komunikasi berbasis

jaringan dapat dilihat seperti gambar

di bawah ini:

Manajer Proyek

Anggota Tim 2Anggota Tim 1

Anggota Tim N Anggota Tim 3

Gambar 2.3 Sistem Komunikasi Berbasis Jaringan

Page 8: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Komunikasi yang Efektif di dalam

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

6

Untuk menentukan banyaknya

saluran di dalam sistem komunikasi

berbasis jaringan dapat digunakan

formula di bawah ini (Schwalbe,

2010):

𝐶 =𝑁(𝑁 − 1)

2

Formula 2.1 Menentukan Jumlah Saluran Komunikasi

Keterangan:

C : Banyaknya saluran

komunikasi yang ada.

N : Banyaknya partisipan di

dalam tim proyek.

Contoh perhitungan:

Jika di dalam suatu tim proyek

terdapat 5 personel, yaitu 1 orang

manajer proyek dan 4 orang

anggota tim, berapakah banyak

saluran komunikasi yang ada jika

ingin dibentuk sistem

komunikasi berbasis jaringan?

Jumlah partisipan (N) = 5

Jumlah saluran komunikasi (C) = 5(5−1)

2= 10

2.3 Tipe Komunikasi

Manajer proyek dapat menerapkan tipe

komunikasi yang berbeda, tergantung pada

tingkatan stakeholder yang dihadapinya.

Pun setiap personel tim proyek dapat

menerapkan tipe-tipe komunikasi yang

berbeda. Dengan menggunakan tipe

komunikasi tertentu, diharapkan efektifitas

pesan komunikasi dapat diterima dengan

baik. Tipe-tipe komunikasi tersebut adalah

(Reid Robert Senescu, 2013):

1. Collaborating

Tipe komunikasi ini melibatkan

keseluruhan individu yang terlibat

di dalam suatu tim proyek yang

sama dengan cara bertukar

informasi satu dengan yang lainnya.

Tipe ini cocok untuk digunakan

manajer proyek dalam menyebarkan

informasi ke ketua tim proyek dan

dari ketua tim proyek ke anggota tim

proyek (stakeholder internal).

2. Sharing

Tipe komunikasi ini melibatkan

individu dari masing-masing tim

proyek yang berbeda untuk bertukar

informasi satu dengan yang lainnya.

Tipe ini cocok untuk digunakan

untuk pertukaran informasi antar

anggota yang berada pada tim yang

berbeda.

3. Understanding

Tipe komunikasi ini melibatkan

individu dari masing-masing

institusi yang berbeda untuk

bertukar informasi. Tipe ini cocok

untuk digunakan manajer proyek

dalam berkomunikasi dengan

stakeholder eksternal, misalnya

pemerintahan negara, supplier,

vendor, user, dsb.

2.4 Media Komunikasi

Media komunikasi dibutuhkan untuk

dilakukan penyebaran informasi proyek

Page 9: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Muhamad Mulya Fuadi Agisna

7

keseluruh stakeholder yang terkait. Media

komunikasi dapat berbeda tergantung siapa

yang membutuhkan informasi seperti apa

dan kapan informasi tersebut dibutuhkan.

Manajer proyek perlu memahami media

yang sesuai dan tepat untuk digunakan

tergantung tingkat kepentingan stakeholder.

Media penyebaran informasi proyek berupa

(PMP, 2010) (Schwalbe, 2010):

1. Rapat proyek

2. Dokumentasi hard-copy

3. Database

4. Fax

5. E-mail

6. Panggilan telepon

7. Voice mail

8. SMS

9. Video conference

10. Website resmi proyek

Untuk menentukan stakeholder mana saja

yang membutuhkan informasi, siapa yang

menyediakan informasi tersebut dan dengan

media apa informasi tersebut diberikan,

maka diperlukan suatu matriks komunikasi.

Matriks komunikasi membantu manajer

proyek untuk mengidentifikasi semua

stakeholder terkait dengan menunjukkan

dari mana asal komunikasi dan siapa

penerima dari komunikasi tersebut (PMP,

2010). Berikut di bawah ini contoh dari

matriks komunikasi:

Tabel 2.1 Contoh Matriks Komunikasi

Project

Manager

Project

Sponsor

Project

Office

Project

Team

Functional

Managers Customers Media

Government

Agencies

Project

Manager

x

Meeting

x

Meeting

x

Meeting

x

E-mail

x

Website

x

Fax

Project

Sponsor

x

Meeting

x

Meeting

Project

Office

x

Meeting

x

Meeting

x

E-mail

Project

Team

x

Meeting

x

E-mail

x

Fax

Functional

Managers

x

E-mail

x

E-mail

x

E-mail

Customers

x

E-mail

x

E-mail

Media

x

Website

x

Website

Government

Agencies

x

Fax

x

Fax

x

Fax

Page 10: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Komunikasi yang Efektif di dalam

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

8

2.5 Tipe Perusahaan

Tipe perusahaan mempengaruhi bagaimana

seorang manajer proyek melakukan

tugasnya sebagai communicator. Hal ini

dikarenakan tipe perusahaan memberikan

kriteria yang berbeda pada struktur

organisasi dan proses bisnisnya. Tipe-tipe

perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut

(Jana Samáková, 2012):

1. Functional-oriented company.

Setiap pegawai perusahaan

memiliki supervisor yang jelas, dan

setiap jabatan yang ada bertujuan

memenuhi tanggung jawabnya.

Tipe perusahaan ini berbentuk

piramida kekuasaan dan tanggung

jawab yang terdefinisi dengan jelas.

2. Process-oriented company.

Setiap pegawai perusahaan

dikelompokkan ke dalam suatu tim.

Tipe perusahaan ini

mengedepankan teamwork dalam

melakukan proses bisnis

perusahaan.

3. Project-oriented company.

Setiap pegawai perusahaan

dikelompokkan ke dalam suatu tim

proyek dengan jangka waktu

tertentu tergantung durasi proyek.

Tipe perusahaan ini memiliki

strategi yang spesifik, struktur dan

budaya organisasi yang spesifik

dalam mengelola proyek, program,

dan portofolio perusahaan.

Perbandingan di antara ketiga tipe

perusahaan tersebut dapat dijelaskan seperti

tabel di bawah ini (Schwalbe, 2010):

Tabel 2.2 Perbandingan Tiga Tipe Perusahaan

Kriteria Functional-oriented

Company

Process-oriented

Company

Project-oriented

Company

Fokus kepentingan Aktivitas Hasil Tujuan

Kompetensi dan

tanggung jawab

Untuk kegiatan

operasional Untuk proses Untuk proyek

Orientasi Berdasarkan akibat Berdasarkan

penyebab

Berdasarkan

penyebab

Hubungan dengan

bawahan

Memeriksa,

menginstruksikan,

hard factors

Melatih,

Mengajari, soft

factors

Melatih,

Mengajari, soft

factors

Manajemen Hirarki Lateral Horizontal

Pengendalian

manajemen Individu Tim Tim

Struktur organisasi Piramida Horizontal Horizontal

Komunikasi Vertikal Horizontal Horizontal

Page 11: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Muhamad Mulya Fuadi Agisna

9

3. Diskusi

Pada umumnya, proyek TI yang

dilaksanakan di suatu perusahaan banyak

mengalami kegagalan. Salah satu penyebab

kritis dari kegagalan tersebut adalah

komunikasi di dalam proyek. Semakin

kompleks suatu proyek TI, maka akan

semakin kompleks pula komunikasi

proyeknya. Mengatasi masalah tersebut,

manajer proyek harus menemukan solusi

yang efektif untuk mencegah terjadinya

kegagalan proyek karena disebabkan

masalah komunikasi. Pada bagian paper ini,

akan dibahas suatu kerangka kerja yang

diharapkan mampu memberikan panduan

terstruktur yang dapat digunakan manajer

proyek untuk menerapkan komunikasi yang

efektif di dalam proyek TI yang

dipimpinnya.

Setiap perusahaan memiliki orientasi

tentang bagaimana proses bisnisnya

dilakukan. Ini tentunya hal yang paling dasar

dan penting untuk diketahui dan dipahami

sebelum dieksekusinya proyek TI.

Perusahaan yang mengimplementasikan

process-orientation dan project orientation

sebagai startegi perusahaannya, akan

cenderung berhasil untuk merealisasikan

proyeknya dengan menerapkan komunikasi

yang efektif. Sehingga proyek TI yang

dilakukan pada perusahaan bertipe tersebut,

jika diterapkan komunikasi yang efektif

akan memberikan dampak yang signifikan

pada keberhasilan proyek TI.

Manajer proyek yang sukses adalah manajer

proyek yang sanggup mengkomunikasikan

informasi status proyek dengan cara

menumbuhkan hubungan yang baik di

antara stakeholder, dibanding manajer

proyek yang task-oriented dalam

berkomunikasi. Manajer proyek TI

sebaiknya adalah orang yang memiliki

communication skill dan communication

style yang kuat dalam menyampaikan

informasi ataupun dukungan, baik material

ataupun non-material, agar dapat

meningkatkan performansi, kepuasan, dan

produktivitas tim proyek.

Manajer proyek perlu memilih sistem

komunikasi yang tepat untuk digunakan,

apakah tradisional atau berbasis jaringan.

Masing-masing sistem memiliki keunggulan

dan kekurangan. Sistem komunikasi

tradisional memiliki jumlah saluran

komunikasi yang lebih sedikit dibanding

sistem komunikasi berbasis jaringan. Sistem

komunikasi tradisional hanya memberikan

beban kepada manajer proyek untuk

berkomunikasi dengan stakeholder yang

memiliki prioritas tinggi saja, sehingga tidak

semua stakeholder yang terlibat di dalam

proyek akan berkomunikasi langsung

dengan manajer proyek. Manajer proyek TI

sebaiknya menggunakan sistem komunikasi

berbasis jaringan. Hal ini dimaksudkan agar

informasi status dan kondisi proyek dari

manajer proyek dapat tersampaikan secara

efektif ke semua stakeholder yang ada.

Seperti yang dipaparkan pada bagian

sebelumnya bahwa kesuksesan komunikasi

menentukan kesuksesan proyek (Herbert

Remidez, 2012).

Selanjutnya, dalam menyebarkan informasi

diperlukan tipe komunikasi yang tepat.

Untuk stakeholder eksternal, manajer

proyek TI dapat menerapkan understanding

sebagai tipe komunikasinya. Sebagai

contoh, manajer proyek dapat

mengkomunikasikan keputusan strategis

terkait teknologi yang akan digunakan

kepada vendor. Untuk stakeholder internal,

manajer proyek TI dapat menerapkan

collaborating dengan sesama personel di

dalam tim proyek, dan sharing dengan tim

proyek lain. Manajer proyek TI yang

berkomunikasi secara collborating dengan

Page 12: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Komunikasi yang Efektif di dalam

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

10

personel tim dapat menumbuhkan rasa

diikutsertakan dan diberdayakan bagi

anggota tim, sehingga performansi dan

produktivitas anggota tim dapat meningkat.

Pertukaran informasi dengan tipe

komunikasi sharing memberikan

pengetahuan yang baru dan banyak bagi

manajer proyek TI dan bagi anggota tim

untuk melakukan benchmarking dengan

proyek lain.

Keseluruhan dari pembahasan yang telah

dijelaskan di atas, digambarkan dengan

kerangka kerja seperti gambar di bawah.

Kerangka kerja ini merupakan ikhtisar

komunikasi yang efektif yang bisa

diterapkan manajer proyek dalam

memimpin suatu proyek TI di perusahaan.

Page 13: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Muhamad Mulya Fuadi Agisna

11

Gambar 3.1 Framework Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek TI

External Stakeholders Internal Stakeholders

Project-oriented Company

Understanding

Collaborating

Sharing

IT Project Manager

Communication Skills Communication Style

Network-based

Communication

Successful IT Project

Communication planning

Information distribution

Performance reporting

Administrative closure

Page 14: Komunikasi yang Efektif di dalam Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Komunikasi yang Efektif di dalam

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

12

4. Simpulan

Kesuksesan komunikasi di dalam suatu

proyek TI secara signifikan menentukan

kesuksesan proyek TI tersebut. Seorang

manajer proyek yang berperan sebagai

communicator, melakukan tugasnya dalam

menyampaikan informasi proyek ke seluruh

stakeholder terkait baik internal maupun

eksternal. Dalam melaksanakan tugasnya,

manajer proyek perlu memiliki pemahaman

dan pengetahuan dalam manajemen

komunikasi proyek. Manajemen komunikasi

proyek menjelaskan empat proses utama

bagaimana informasi di dalam proyek

dibuat, disebarkan, disimpan, dan

dimusnahkan. Selain itu, manajer proyek

perlu memiliki pengalaman yang cukup

beserta communication skills dan style yang

kuat, yang mampu mempengaruhi partisipan

di dalam proyek.

Paper ini memiliki keterbatasan dalam

penyampaian empat proses utama

manajemen komunikasi proyek.

Keterbatasan tersebut adalah tidak detailnya

aktivitas apa saja yang dilakukan di setiap

proses. Arahan untuk pengembangan

penelitian selanjutnya adalah menjelaskan

dengan rinci setiap aktivitas di masing-

masing empat proses kunci tersebut. Selain

itu, diperlukan adanya pengukuran terhadap

efektifitas penerapan kerangka kerja di atas

dengan kasus dunia nyata. Hal ini akan

memberikan koreksi dan penyempurnaan

terhadap kerangka kerja komunikasi yang

efektif di dalam manajemen proyek TI.

5. Referensi

Arthur Ahimbisibwe, e. a. (2012). Social

Networks: Mediator of Project

Communication and Perceived

Project Success. International

Journal of Humanities and Social

Science, 73-85.

Herbert Remidez, e. a. (2012). Developing a

Model for Social Media in Project

Management Communications.

International Journal of Business

and Social Science, 33-36.

Jana Samáková, e. a. (2012). Project

Communication in Functions,

Process, and Project-Oriented

Industrial Companies. Research

Papers, Faculty of Materials

Science and Technology in Trnava,

120-125.

Kisielnicki, J. (2011). The Communication

System in Project Teams: Problems

of Transfer of Knowledge and

Information for the Management of

IT Projects. Informing Science and

Information Technology, 351-361.

Professional, P. M. (n.d.). Introducing

Project Communication

Management. Project Management

Professional.

Reid Robert Senescu, e. a. (2013).

Relationships between Project

Complexity and Communication.

Journal of Management in

Engineering, 183-197.

Schwalbe, K. (2010). Information

Technology Project Management,

Sixth Edition. Boston, MA: Course

Technology, Cengage Learning.