Upload
mutmainnah-muchtar
View
535
Download
13
Embed Size (px)
Citation preview
Manajemen Proyek Perangkat Lunak
Teknik Informatika UHO2016
MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK PERANGKAT LUNAK
Materi Kuliah MPPL (Pert. 12-13) Memahami pengertian, sejarah, dan proses komunikasi Memahami pentingnya komunikasi yang baik dalam sebuah
proyek perangkat lunak Bagaimana cara mengelola komunikasi pada proyek
perangkat lunak? Cara menghitung jalur komunikasi dalam sebuah proyek
Pengertian Komunikasi
• Komunikasi adalah sebuah proses ketika seseorang menyampaikan / mengekspresikan idenya kepada orang lain dan orang tersebut mendengarkan ide yang sedang disampaikan tersebut.
• Ketika proses ini menghasilkan pemahamanan antar kedua pihak yang terlibat, maka komunikasi telah terjadi.
Communication
Sebuah proses yang melibatkan penggunaan kata-kata, bunyi, tanda, atau tingkah laku untuk
mengekspresikan atau menukar informasi atau untuk menyampaikan ide, pemikiran, atau perasaan, kepada
orang lain. (Source: Merriam-Webster's Learner's Dictionary)
Communication
“Komunikasi adalah apa yang dipahami oleh si pendengar, bukan apa yang dikatakan oleh si pembicara”
Cara berkomunikasi yang paling umum
Speaking Visual Images
WritingBody Language
Verbal
Non-Verbal
Contoh Komunikasi Non-Verbal
Proses Komunikasi
Proses Komunikasi
Elemen-Elemen dari Proses Komunikasi
Sender – Orang yang memiliki pesan/ide untuk disampaikan (pengirim)
Receiver – orang yang menjadi tujuan/penerima pesan, bisa satu orang atau lebih (penerima)
Message – Ide, pemikiran, perasaan, atau pendapat yang ingin dikomunikasikan
Feedback – Respon verbal atau non-verbal dari si penerima setelah menerima pesan
Channel: Medium yang digunakan ketika pesan bergerak dari pengirim ke penerima
Noise: gangguan dari dalam maupun luar yang menyebabkan proses komunikasi tidak berjalan dengan sempurna
Tujuan dilakukannya KomunikasiUntuk mengubah kecenderungan
perilaku
Untuk memperoleh aksi
Untuk memastikan
adanya pemahaman
Untuk mengajak
Untuk memperoleh
atau memberikan
informasi
Sejarah Komunikasi
Kentongan Digunakan untuk menyampaikan pesan
dan perintah dari sang raja kepada rakyatnya.
Untuk menyampaikan akan adanya gerombolan pasukan lawan yang datang menyerang.
kentongan yang bentuknya cukup besar (bedug) digunakan sebagai penanda waktu sholat tiba.
Untuk menandakan adanya kebakaran rumah, adanya bencana banjir dan adanya pencurian.
Dalam penggunaannya, kentongan dipukul dengan irama yang berbeda beda sesuai kejadian yang akan dan sedang terjadi.
ASAP Asap dikenal sangat populer digunakan sebagai media komunikasi suku bangsa Indian di Amerika.
Alat komunikasi ini biasa digunakan untuk mengirimkan suatu pesan rahasia pada teman ataupun lawan.
Satu kepulan asap dapat berarti peringatan, dua kepulan asap dapat pula berarti adanya bahaya. Tiga kepulan asap dapat berarti adanya masalah ataupun minta bantuan.
Kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai sejak masa Kerajaan Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Sriwijaya, dan Mataram. Walaupun masa itu kegiatan tersebut masih terbatas pada kegiatan surat menyurat antar kerajaan. Mereka menggunakan kulit kayu atau bambu sebagai bahan untuk menulis.
Media yang lazim dipakai untuk menuis surat pada tempo dulu didominasi oleh daun lontar. Selain itu, ada juga yang menggunakan bambu, tulang binatang, rotan dan lempengan batu (dikenal dengan nama prasasti).
Daun Lontar dan Prasasti
Pentingnya manajemen komunikasi dalam
proyek perangkat lunak
Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.
DefinisiProject Communication Management
Define Activities
Project Management Process Groups and Knowledge Areas Mapping – PMBOK 5th Edition
Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Risk Procurement
InitiatingDevelop
Project Charter
Planning Develop ProjectManagement Plan
CollectRequirements
EstimateCosts
PlanQuality
Management
PlanHR Management
PlanCommunications
PlanProcurements
ExecutingDirect and ManageProject Execution
Perform Quality
Assurance
ConductProcurements
Monitor & Control Monitor Perform
& Control IntegratedProject Work Change
Control
Verify Control
Scope ScopeControl
ScheduleControlCosts
Perform Quality Control
Control Communication Monitor & Control Risks
Control Procurement
ClosingClose Project
Or Phase Close Procurement
Define Scope Create
WPS
Sequence Activities Estimate
Resources
Estimate Duration
Develop Schedule
Determine Budgeting
Acquire Team
Develop Team
Manage Team
Manage Communication Manage Stakeholder Engagement
Plan Risk ManagementIdentify Risk
Qualitative Analysis
Quantitative Analysis
Plan Risk Response
Stakeholder
Identify Stakeholders
Plan Scope Management
Plan Scheduled Management
Plan Cost Management Plan
Stakeholder Management
Control Stakeholder Engagement
Integration
Berdasarkan PMI (Project Management Institute), Manajer
Proyek menghabiskan 90% waktunya untuk berkomunikasi
Proyek perangkat lunak merupakan kegiatan yang labor intensive (melibatkan banyak orang). Komunikasi yang jelas dan akurat dalam sebuah tim proyek sangatlah penting.
Sebagai seorang manajer proyek kita harus mampu menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dalam proyek dilakukan berdasarkan ruang lingkup proyek dan sesuai dengan budget, dan juga tentunya bisa selesai sesuai target deadline.
Komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak
Komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak
Contoh: Manajer proyek memiliki
sebuah ide, dan orang tersebut berhasil memahami apa yang disampaikan dari proses komunikasi tersebut.
Manajer proyek mendapat e-mail dan kemudian memahami apa yang diminta oleh stakeholder.
Manajer proyek mengadakan meeting dengan seluruh tim proyek dan mereka memahami agenda yang disampaikan.
Ancaman terbesar dalam setiap proyek adalah: KEGAGALAN DALAM
BERKOMUNIKASI
Penelitian menunjukkan bahwa para profesional di bidang IT
harus mampu BERKOMUNIKASI secara efektif untuk bisa sukses
dalam posisinya
Kemampuan berbicara yang baik merupakan salah satu
kunci dalam peningkatan karir bagi para profesional di bidang
IT
Seringkali proyek perangkat lunak dikerjakan melebihi waktu yang
ditentukan, keluar dari ruang lingkupnya, atau mengalami
pembengkakan biaya
30M B-S
31M B-S
32M B-S
33M B-S
34M B-S
35M B-S
36M B-S
37M B-S
38M B-S
39M B-S
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%
Poor Communications
Inadequate Planning
Unrealistic Budget or Schedule
Poorly Defined Requirements orSuccess Criteria
Lack of Stakeholder Buy In
Poor Risk Management
Lack of Change Control
Why Do Projects Fail?
Source: PMI (2007)
Kurangnya komunikasi antar pihak yang terlibat dalam
proyek menyebabkan terjadinya kegagalan dalam
proyek perangkat lunak
Melaksanakan Manajemen Komunikasi Proyek
Proses Manajemen Komunikasi Proyek Communications planning: Menentukan kebutuhan
informasi dan komunikasi dari para stakeholder Information distribution: Membuat informasi yang
dibutuhkan tersebut tersedia bagi stakeholder secara berkala
Performance reporting: Mengumpulkan dan menyebarkan informasi mengenai performa proyek, termasuk laporan status proyek dan pengukuran progress.
Managing stakeholders: Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari para stakeholder.
1. Communication Planning
1. Communication planning Setiap proyek harus memiliki communication
management plan communication management plan adalah dokumen yang
mengatur komuikasi dalam proyek, berisi: Kebutuhan komunikasi stakeholder Informasi yang disampaikan, format, detail dan level
yang di sampaikan Orang yang menerima informasi dan siapa yang
memberi informasi Metode teknologi apa yang digunakan untuk
menyampaikan pesan
Stakeholders Document Name Document Format
Contact Person
Deadline
Customer Management
Monthly Status Report
Hard copy Gail Feldman, Tony Silva
First of month
Customer Business Staff
Monthly Status Report
Hard copy Julie Grant,Jeff Martin
First of month
Customer Technical Staff
Monthly Status Report
E-mail Evan Dodge,Nancy Michaels
First of month
Internal Management
Monthly Status Report
Hard copy Bob Thomson First of month
Internal Business and Technical Staff
Monthly Status Report
Intranet Angie Liu First of month
Training Subcontractor
Training Plan Hard Copy Jonathan Kraus 11/1/2016
Software Subcontractor
Software Implementation Plan
E-mail Barbara Gates 6/1/2016
Contoh Stakeholder Analysis untuk Komunikasi Proyek Perangkat Lunak
Menentukan jumlah jalur komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak
Dengan semakin meningkatnya jumlah orang/pihak yang terlibat dalam sebuah proyek, kompleksitas dari komunikasi menjadi meningkat karena bertambahnya jalur komunikasi antar orang-orang tersebut.
Jumlah jalur komunikasi (communication channels) =
dengan n adalah jumlah orang terlibat dalam sebuah proyek.
2)1( nn
2)1( nnDampak jumlah orang terhadap jumlah jalur
komunikasi =
2 orang = 1 jalur komunikasi
3 orang = 3 jalur komunikasi
5 orang = 10 jalur komunikasi
2. Distribusi Informasi
2. Distribusi informasi Tujuan utama distribusi informasi adalah memberikan informasi yang benar kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan format yang berguna
Pertimbangan yang penting : Penggunaan teknologi untuk meningkatkan
distribusi informasi. Metode formal dan nonformal untuk distribusi
informasi
Distribusi informasi yang efektif Jangan menghilangkan informasi yang
penting Jangan takut menyampaikan berita buruk Komunikasi lisan (meeting atau informal)
membantu penyampaian informasi
Face-to-face communication Riset menunjukkan:
58% komunikasi ditunjukkan oleh body language 35% komunikasi ditunjukkan oleh bagaimana kata
diucapkan 7% komunikasi ditunjukkan oleh kata apa yang
diucapkan Beri perhatian lebih lawan bicara, tidak hanya mendengar
apa yang diucapkan Nada dan body language lawan bicara menunjukkan
maksud dari lawan bicara Meeting rutin sangat berguna dalam proyek perangkat
lunak Beberapa perusahaan bahkan membatasi penggunaan
email untuk menghindari miskomunikasi
53
Media Choice Table
Penggunaan teknologi Live video merupakan salah
satu cara untuk mengirim informasi
Microsoft : satu dari lima tatap muka dapat digantikan dengan video converence dan ini menghemat 70juta dolar dalam setahun dalam menghemat biaya perjalanan
Hambatan informasi Terkadang penerima dan pengirim
informasi memiliki interprestasi berbeda terhadap pesan
Beberapa hambatan karena lokasi geografi dan background kultural antara lain Perbedaan waktu kerja Perbedaan bahasa Perbedaan norma
3. Performance Reporting
3. Performance reporting Laporan performance akan membuat stakeholder selalu mengetahui kondisi dan status proyek Status reports : menggambarkan di mana
posisi proyek pada satu waktu Progress reports : menggambarkan apa yang
dicapai tim proyek pada periode waktu Forecasts : prediksi status proyek dan progress
berdasarkan informasi yang ada dan tren
4. Managing Stakeholder
4. Managing stakeholder Seorang manajer proyek akan bekerja dengan
berbagai macam stakeholder Dibutuhkan perencanaan untuk mengelola isu
dan masalah 2 tools penting:
Expectations management matrix Issue log
EMM (Expectations Management Matrix)
Matriks ini merupakan matriks berbasis aturan untuk menilai dinamika perubahan dari parameter yang ada pada proyek. Parameter ini termasuk biaya, jadwal, ruang lingkup, dan kualitas
Expectations Management MatrixPriorities/ Measures of Success
Max or Min
Constrain
Accept
CostScheduleScope and/or Quality
Aturan:You must record three X.sNo row may contain more than one X.No column may contain more than one X.
Expectations Management MatrixPriorities/ Measures of Success
Max or Min
Constrain
Accept
Cost XSchedule XScope and/or Quality X
Mengapa EMM? Ketika melaksanakan pengembangan proyek,
prioritas bisa menjadi tidak stabil. Beberapa faktor misalnya ekonomi, pemerintahan, politik, bisa berubah.pada saat analisis sistem, masalah proyek yang tidak diantisipasi bisa saja ditemukan sehingga kebutuhan harus berubah.
EMM membantu dalam manajemen harapan (expectation management).
Meskipun EMM merupakan tools yang sangat simpel, terkadang tools yang paling simpel adalah yang paling efektif
64
Issue Log (Contoh)
-Closed artinya bahwa telah ditemukan solusi untuk issue yang bersangkutan.-Open artinya bahwa masih belum ditemukan solusi atas issue tersebut.
Communication responsibility matrix
Menentukan siapa yang berkomunikasi ke siapa
Matriks Tanggungjawab Komunikasi
Bagaimana cara kita mengetahui siapa yang harus berkomunikasi dengan siapa dalam sebuah proyek?
Solusinya adalah dengan membuat matriks tanggungjawab komunikasi (communication responsibility matrix). Hal ini dapat membantu manajer proyek untuk mengetahui kebutuhan informasi apa saja yang akan dikomunikasikan dan oleh siapa dalam lingkup rencana manajemen komunikasi yang telah dibuat.
Contoh Matriks Tanggungjawab Komunikasi
Suggestions for Improving Project Communications Mengelola konflik secara efektif Meningkatkan kemampuan berkomunikasi Menjalankan meeting yang efektif Menggunakan email dan teknologi lainnya secara efektif Menggunakan template untuk komunikasi proyek
68INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT MANAGEMENT, FIFTH EDITION, COPYRIGHT 2007
Dampak negatif yang timbul Memanfaatkan teknologi dan internet dalam komunikasi
proyek bisa juga menyebabkan dampak negatif. Salah satunya adalah Cyberslackers
Cyberslackers adalah orang yang seharusnya bekerja, tapi malah online di internet untuk mencari hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaannya.
Dampak negatif yang timbul Studi terbaru dari Websense
menunjukkan bahwa semakin banyak karyawan yang menggunakan website untuk alasan pribadi, dan menyebabkan perusahaan-perusahaan di Amerika merugi hingga $178 miliar dollar tiap tahunnya ($5000 per karyawan).
Di tahun 2000, Surfcontrol, perusahaan yang bergerak di bidang keamanan internet, memperkirakan bahwa setiap cyberslacking yang dilakukan oleh karyawan di Australia menyebabkan kerugian $22.5 miliar per-tahunnya.
Menggunakan E-Mail, Pesan Instant, serta media lainnya secara Efektif
Pastikan bahwa e-mail, pesan instant, atau media lainnya yang anda pilih merupakan media yang paling tepat untuk digunakan.
Pastikan untuk mengirim informasi yang tepat pada orang tepat pula.
Ketika menulis e-mail, pastikan bahwa maksud Anda tersampaikan dengan jelas.
Pastikan bahwa anda memilih orang yang tepat untuk melakukan sharing informasi.
71INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT MANAGEMENT, FIFTH EDITION, COPYRIGHT 2007
TERIMA KASIH