MANAJEMEN PROYEK DAN KONTEKS TEKNOLOGI

INFORMASI

Suatu proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas

Manajer proyek perlu mengambil pandangan proyek yang standar dan memahami bagaimana berhubungan dengan organisasi yang lebih besar

Manajer senior harus memastikan proyek-proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini

Pandangan sistem manajemen proyek

Menggambarkan pendekatan holistik dan analisis untuk memecahkan masalah yang kompleks

Pendekatan sistem terdiri dari 3 bagian antara lain:◦ Sistem filsafat : melihat hal-hal sebagai sistem

interaksi komponen yang bekerja dalam lingkungan untuk memenuhi beberapa tujuan. Digunakan untuk memahami hubungan proyek dengan keseluruhan organisasi.

◦ Sistem analisis: jalan penyelesaian masalah yang diharuskan untuk menggambarkan tujuan sistem, pemisahan bagian-bagiannya, kemudian mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah, kesempatan, paksaan dan kebutuhan

◦ Sistem manajemen: menyebut bisnis, teknologi, dan masalah organisasi sebelum membuat perubahan pada sistem

Pendekatan Sistem

3 Aspek penting sistem manajemen

BISNIS

ORGANISASI TEKNOLOGI

Aspek yang berdampak pada kemajuan bisnis, misalnya : biaya, investor, pengaruh terhadap lingkungan bisnis masa sekarang ataupun masa yang akan datang

BISNIS

Aspek organisasi, misalnya : kepengurusan proyek, keberlangsungan proyek, siapa saja yang terpengaruh oleh proyek tersebut

ORGANISASI

Aspek Teknologi informasi, misalnya : penggunaan TI, manfaat TI, penggunaan komponen hardware atau software

TEKNOLOGI

Struktural SDM Simbolis

4 Jenis kerangka Organisasi

Menekankan pada struktur organisasi Berfokus pada kelompok-kelompok dan

tanggung jawabnya Sangat rasional dan berfokus pada

koordinasi dan pengendalian

Kerangka Struktural

Berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia

Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap konflik kepentingan pribadi atau kelompok

Kerangka SDM

Berfokus pada makna Makna dari peristiwa dalam organisasi lebih

penting dari pada apa yang benar-benar terjadi

Erat kaitannya dengan budaya organisasi tersebut

Kerangka Simbolis

Struktur organisasi fungsional Struktur organisasi proyek Struktur organisasi matriks

Struktur Organisasi

Manajer dari setiap fungsional memiliki staf dengan keahlian khusus seperti bagian rekayasa, manufaktur, IT, SDM, dan manajer tersebut harus memberikan laporan pada CEO

Struktur organisasi fungsional

Yang memberikan laporan pada CEO adalah manajer program, bukan manajer fungsional

Struktur organisasi proyek

Merepresentasi gabungan antara struktur organisasi proyek dan struktur organisasi fungsional. Setiap orang harus memberikan laporan pada manajer fungsional dan satu/lebih manajer proyek. Setiap manajer proyek memiliki staf dengan beraneka keahlian fungsional.

Struktur organisasi matriks

Budaya organisasi adalah asumsi, nilai dan tingkah laku bersama yang menjadi karakteristik fungsi organisasi

Karakteristik budaya organisasi yang menguntungkan proyek adalah organisasi yang memiliki kriteria tinggi terhadap rasa kepemilikan, kerja sama, kontrol, reward, punya fokus yang mantap dan mengakomodasi perubahan.

Banyak ahli percaya bahwa penyebab masalah banyak perusahaan 'tidak struktur atau staf, tetapi budaya.

Budaya Organisasi

“Harus dikelola dengan baik karena sebuah organisasi memiliki sumber daya yang terbatas dan sumber daya ini akan digunakan bersama oleh top management, manajer fungsional dan manajer proyek lainnya”

Manajemen Stakeholder

Manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek.

Menggunakan empat frame organisasi dapat membantu Anda memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder.

Eksekutif senior dan manajemen puncak adalah stakeholder yang sangat penting

Manajemen Stakeholder

Mendefinisikan pekerjaan yang harus dilakukan dalam tiap fase, mendefinisikan produk yang harus dihasilkan dalam tiap fase, kapan, siapa yang terlibat dan bagaimana pihak manajemen organisasi akan mengendalikan dan menyetujui hasil pekerjaan dalam tiap fase Fase-fase dalam tiap proyek/industri bisa berlainan, namun secara

umum fase proyek terdiri dari :Konsep Apa yang dikerjakanPerkembanganPelaksanaan Hasil Dorongan

Dengan memahami siklus kehidupan proyek, manajer proyek dan organisasi diharapkan dapat mengendalikan proyek dan mengaitkan proyek dengan kegiatan operasional organisasi dengan tepat, dalam rangka menjaga kinerja organisasi

Fase-fase Proyek & siklus kehidupan proyek

Dilakukan secara berurutan Level biaya dan sumber daya yang dibutuhkan di

awal rendah, memuncak dan menurun di akhir Proyek

Level ketidakpastian dan resiko paling tinggi di awal proyek

Keterlibatan stakeholder untuk menentukan produk akhir dari proyek paling besar di awal proyek, berkaitan dengan biaya perubahan yang makin meningkat di akhir proyek

Karakteristik siklus kehidupan proyek

Pada fase awal dari siklus hidup proyek:◦ Kebutuhan sumber daya biasanya terendah.◦ Tingkat ketidakpastian (risiko) tertinggi.◦ Stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk mempengaruhi

proyek. Di tengah fase siklus hidup proyek:

◦ Kepastian menyelesaikan proyek meningkat.◦ Lebih banyak sumber daya yang diperlukan.

Pada tahap akhir dari siklus hidup proyek:◦ Fokusnya adalah untuk memastikan bahwa persyaratan proyek terpenuhi.◦ Sponsor menyetujui penyelesaian proyek.

Tahapan Proyek

Tipe rangkaian fase di siklus kehidupan proyek

Siklus hidup proyek vs Siklus Hidup Produk 

Sebuah proyek yang berhasil harus melewati setiap fase proyek dalam rangka untuk melanjutkan ke fase yang berikutnya.

Manajemen review, juga disebut fase keluar , harus terjadi setelah setiap tahap untuk mengevaluasi kemajuan proyek, kemungkinan keberhasilan, dan kompatibilitas dilanjutkan dengan tujuan organisasi.

Pentingnya Tahapan Manajemen Proyek

Proyek TI sangat beraneka ragam berkaitan dengan ukurannya, kompleksitasnya, produk yang dihasilkan, wilayah aplikasi dan kebutuhan sumber daya.

Anggota tim proyek TI seringkali memiliki latar belakang dan keahlian

Proyek TI harus terus berjuang dengan kemajuan teknologi TI yang berkembang dengan pesat, jadi harus ada orang yang ahli di bidang tertentu di bidang TI

Proyek Teknologi Informasi

Jika organisasi memiliki sikap negatif terhadap TI, maka akan sulit bagi sebuah proyek TI untuk berhasil.

Memiliki Chief Information Officer (CIO) pada tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek TI.

Menugaskan orang non-TI untuk proyek-proyek TI juga mendorong komitmen yang lebih

Perlu untuk Komitmen Organisasi dengan Teknologi Informasi

Suatu proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas

Manajer proyek perlu mengambil pandangan proyek yang standar dan memahami bagaimana berhubungan dengan organisasi yang lebih besar

Manajer senior harus memastikan proyek-proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini

Pandangan sistem manajemen proyek

Berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia

Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap konflik kepentingan pribadi atau kelompok

Kerangka SDM

Manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek.

Menggunakan empat frame organisasi dapat membantu Anda memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder.

Eksekutif senior dan manajemen puncak adalah stakeholder yang sangat penting

Manajemen Stakeholder

Manajer proyek perlu mengambil pendekatan sistem ketika bekerja pada proyek.

Organisasi memiliki empat frame yang berbeda: struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolis.

Struktur dan budaya organisasi memiliki implikasi yang kuat bagi manajer proyek.

Proyek yang berhasil harus melewati setiap tahapan siklus kehidupan proyek.

Manajer proyek perlu mempertimbangkan beberapa faktor karena konteks yang unik dari proyek teknologi informasi.

Kesimpulan