Lentretien annuel de progrès Guide à lusage des collaborateurs

L’entretien annuel de progrès

Guide à l’usage des collaborateurs

Avant-propos

Sommaire Les intérêts de l’entretien

annuel de progrès Les objectifs de

l’entretien annuel de progrès

Les modalités de l’entretien annuel

La préparation de l’entretien annuel

Les supports de l’EAP Le déroulement de

l’entretien annuel Ouvriers Employés Techniciens

Après l’entretien annuel

Ce document est destiné à tous les collaborateurs d’APF Entreprises.

Il doit vous permette de vous guider dans la préparation de votre propre entretien.

L’entretien annuel doit constituer une fois par an un rendez-vous privilégié entre votre responsable hiérarchique et vous.

La préparation étant un facteur essentiel au bon déroulement de l’entretien, il faut consacrer à cette étape le temps nécessaire.

Qu’est-ce que l’entretien annuel de progrès EAP ?

Il traduit la politique de la Direction

Il est un outil de management

car il renseigne, aide à comprendre, à décider et à motiver

Il est un échange privilégié,

un dialogue constructif

Il est un moyen de diriger avec équité et efficacité

EAP

Les objectifs de l’entretien annuel de progrès

• Il est le moment formel préconisé pour dresser le bilan de la période écoulée puis fixer des objectifs pour la période à venir.

• Il est centré sur vos activités, vos difficultés rencontrées dans le cadre du travail et les compétences mises en œuvre et attendues dans votre fonction : c’est une appréciation qui s’appuie sur des faits constatés durant une période écoulée, ce n’est pas un jugement !

• Il doit permettre à votre responsable d’explorer vos propositions et projets, de vous aider à la réflexion de façon objective et de vous accompagner dans la mise en œuvre.

• Il ne remplace pas le nécessaire dialogue quotidien entre votre manager et vous : il marque le démarrage d’une action forte de management qui devra se prolonger tout au long de l’année.

• Relevant d’une logique de progrès, les entretiens annuels d’appréciation permettent donc de gérer le développement des compétences, l’évolution de carrière, le plan de formation, la mobilité géographique et les parcours professionnels.

Les intérêts de l’entretien annuel de progrès

L’EAP a pour premier objectif de vérifier la manière dont vous assurez la tenue régulière de votre poste de travail et votre contribution à la bonne marche de l’entreprise.

En tant que tel, il n’a aucune incidence directe sur votre rémunération. Mais il peut permettre de mieux appréhender les évolutions possibles dans le poste et au sein de l’entreprise.


Pour les appréciateurs / responsables hiérarchiques :

• Réaliser un bilan formel des activités accomplies et des résultats obtenus sur une période donnée.

• Évaluer les performances des membres de leur équipe en terme de compétences professionnelles et des résultats afin de mieux les accompagner.

• Exprimer et formaliser, sur des faits objectifs, leurs propres satisfactions et insatisfactions.

• Définir de nouveaux objectifs négociés et des plans d’action.

• Faire évoluer leurs collaborateurs.

• Maintenir la qualité de la relation entre le responsable et son équipe.


Pour vous :

• Vous exprimer sur votre travail : contenu, organisation, implication.

• Avoir un regard extérieur sur vos compétences à développer et les moyens à mettre en œuvre pour progresser.

• Exprimer vos souhaits d’évolution ; valider avec votre responsable la faisabilité et les moyens à mettre en œuvre.

• Trouver des réponses aux questions qui n’ont pu être abordées au cours de l’année.

• Avoir un moment formalisé de reconnaissance de votre travail.

Les modalités de l’entretien annuel de progrès

Qui est concerné ?Tous les salariés de l’entreprise travaillant en CDI.

Qui mène l’entretien ?Le responsable hiérarchique direct du salarié = N+1

Les conditions de l’entretien :• Le lieu de l’entretien doit être neutre et calme afin de permettre discussions et échanges : pas de téléphone ; pas de visite. Salle fermée et protégée des regards.• Le responsable vous accueille, reprécise les objectifs de l’entretien, adopte le plan de déroulement de l’entretien, dédramatise la situation si nécessaire.• Le déroulement des échanges doit vous permettre de vous exprimer, de dire ce que vous pensez.

La préparation de l’entretien

La préparation de l’entretien annuel de progrès

L’EAP étant une discussion formalisée, il est crucial qu’il soit préparé en amont tant par votre responsable hiérarchique que par vous.• Le Responsable vous invite à l’EAP en fixant le RDV environ 15 jours à l’avance.• Il prend 5 minutes pour vous remettre et expliciter les documents suivants :

- le formulaire de l’EAP ;- le guide de l’EAP : il permet au responsable et au collaborateur de les aider dans leur réflexion avant l’entretien ;- le document d’information sur l’EAP ;- le document de préparation de l’EAP.

• Il vous informe de l’objet de l’entretien, de la durée prévue (environ 1 heure) et de la nécessité de s’y préparer.• Votre responsable et vous-même rassemblent, chacun de leur côté, tout document relatif à vos activités et missions qu’ils jugeront utiles d’apporter lors de l’EAP : définition de fonction, objectifs de la période écoulée, notes diverses…

Les supports de l’entretien annuel de progrès

Le document d’information générale de l’EAP destiné à tous les salariés

Le document de préparation de l’EAP

Le guide de l’EAP

Le formulaire d’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens


Le document d’information générale de l’EAP destiné à tous les salariés

L’ENTRETI EN ANNUEL DE PROGRES

Quelques points de repères …

A quoi sert- il ? De quoi parle- t- on au cours de cet entretien ? L’entretien de progrès est un moment privilégié d’échanges entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. Le dialogue qui s’instaure à cette occasion répond à trois objectif s majeurs : Faire le point sur l’activité c’est à dire clarifi er les missions, réaliser un bilan sur la

réalisation des objectif s de la période écoulée et défi nir de nouveaux objectif s pour la période à venir.

Contribuer au développement professionnel du collaborateur c’est à dire f aire le point

sur ses compétences et ses axes de progrès, échanger sur les attentes individuelles du salarié quant à son évolution prof essionnelle et participer au développement des compétences par rapport au poste actuel.

Faire le point sur les besoins en formation du collaborateur et de l’entreprise afi n de

f ormaliser le plan de f ormation.

Quand a- t- il lieu ? Tous les ans.

Avec qui se déroule cet entretien ? L’entretien se déroule avec un responsable hiérarchique.

Comment se prépare l’entretien ? Chaque partie se prépare à l’aide d’un document support indicatif . I l est remis au collaborateur au plus tard 15 jours avant la date de l’entretien. Lorsqu’il le souhaite, le collaborateur peut consacrer une heure sur son temps de travail pour préparer cet entretien.

Comment se déroule l’entretien ? I l est conduit par le responsable hiérarchique, dans une démarche de dialogue.


Le document de préparation de l’EAP

Support de préparation à L’ENTRETI EN ANNUEL DE PROGRES

Ce document vous permet de préparer votre entretien avec votre responsable direct. I l doit vous aider à réussir ce moment particulier de votre vie prof essionnelle. Vous n’êtes pas obligé de le communiquer, une f ois rempli, à votre responsable direct.

1. Quels ont été les événements marquants depuis votre dernier entretien / au cours de la période écoulée ?

2. D’après vous, quelles ont été vos principales réussites dans votre travail durant cette période ?

3. D’après vous, quelles ont été vos principales diffi cultés dans votre travail durant cette période ?


Le formulaire d’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens

ENTRETI EN ANNUEL DE PROGRES Ouvriers / Employés / Techniciens

ANNEE :

Entreprise adaptée : Nom : Prénom : Fonction: Filière : Niveau : Echelon : Coeffi cient:

Ancienneté dans la f onction: Ancienneté dans l’entreprise:

Postes précédents à l’APF (si applicable) : - - - -

Durée : - - - -

Fonction actuelle / mission générale :

Activités permanentes et/ou régulières de la fonction : 1. 2. 3. 4. Evénements marquants de l’année écoulée :

Ce document est rédigé par le responsable hiérarchique en collaboration avec le salarié. L’original est conservé sur le site dans le dossier du salarié et une copie est conservée par le salarié.

Le déroulement de l’entretien

Le formulaire d’appréciation est rempli lors de l’entretien par votre responsable et vous –même.

Les informations présentées ci-après vous permettront de vous familiariser avec le formulaire et de préparer au mieux votre entretien d’appréciation.

Le déroulement de l’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens

Vous devez utiliser le formulaire suivant pour l’entretien des Ouvriers / Employés / Techniciens :


ANNEE :




Durée : - - - -





Rappeler le cadre de la mission et les activités réalisées :

Reprendre l’intitulé du poste occupé. Préciser la mission générale

Rappeler les grandes missions et actions et/ou événements marquants de l’année écoulée. Cette rubrique doit faire ressortir les actions clés du poste en tenant compte du contexte local.


ANNEE :




Durée : - - - -




Appréciation des compétences requises :

Cocher le niveau du collaborateur pour chaque compétence.

Formuler des observations pour illustrer et objectiver le positionnement.


Les compétences sont en général de 3 ordres :- Les savoirs : ce sont les connaissances, les informations théoriques que vous possédez pour réaliser vos missions ; par exemple : savoir lire un plan ; savoir compter…- Les savoir-faire : c’est la pratique, les techniques, les « tours de main », ce que vous savez faire concrètement ; par exemple : être capable de réaliser une soudure fine.- Les savoir être : ce sont les attitudes, les comportements que vous avez pour réaliser vos missions ; par exemple : rigueur, autonomie…

1. APPRECI ATION DES COMPETENCES REQUISES Niveaux** (cocher)

Grille de compétences

CL CP CM EX

Observations et améliorations souhaitées

Moyens d’accompagnement

SAVOIR / SAVOI R- FAI RE

Compétences techniques à préciser : (Sont pris en compte la qualité du travail, la maîtrise des outils, le respect des délais, l’utilisation de documents….)

QUALITE / SECURITE

Respect des normes Qualité en vigueur

Respect des consignes, des règles et des procédures de Sécurité

Respect du règlement intérieur

Port des équipements de sécurité (si applicable)

SAVOIR- ETRE

Organisation (sait préparer, ranger son travail ou son plan

de travail…)

Autonomie (sait travailler seul)

Polyvalence (peut réaliser plusieurs activités similaires ou

diff érentes…)

Ponctualité / disponibilité

Faculté d’adaptation (est capable de modifi er ses

actions par rapport à une situation nouvelle…)

I nitiative (propose des améliorations à son travail, f ait

autre chose de lui-même lorsqu’il a fi ni une tâche…)

Esprit d’équipe (sens de la collaboration, aide ses

collègues…)

Capacités d’apprentissage (est capable

d’apprendre de nouvelles activités…)

Sens de la pédagogie (explique, transmet son savoir,

ses techniques…)

Rigueur (va jusqu’au bout d’une tâche, est précis…)

CL CP CM EX

** Niveaux de compétences Compétences limitées Compétences possédées Compétences Maîtrisées Expertise

Bilan de l’année écoulée :

Rappeler les objectifs fixés il y a 1 an ou lors de la dernière rencontre formelle avec votre responsable

Mesurer les résultats au vu des indicateurs de réussite qui avaient été précisés préalablement. Sont également pris en compte :- Les éléments extérieurs qui ont pu influencer sur le travail du collaborateur (les moyens mis à disposition, l’organisation…) et les circonstances exceptionnelles qui auraient pu empêcher la réalisation des objectifs.- Les objectifs imprévus qui se sont présentés au cours de l’année.Le responsable et le collaborateur analysent les causes de réussite ou d’échec.


2. BILAN DE L’ANNEE ECOULEE Résultats* (cocher)

Rappel des objectifs

IA PA CA SA

Analyse des écarts et commentaires

IA PA CA SA

*Résultats ***Niveaux d’appréciation

Significativement inférieurs aux attentes

Proches des attentes Correspondant en tout point aux attentes

Régulièrement supérieurs aux attentes

3. FIXATION DES OBJ ECTIFS RETENUS POUR L’ANNEE A VENIR

Objectifs (techniques, de performance, progrès comportementaux…)

Fixer des objectifs pour l’année à venir :


Les objectifs du collaborateur sont définis en concertation avec lui. Ils doivent pouvoir être mesurés en terme de performance à l’aide d’indicateurs.Ces objectifs doivent être SMART :- Simples : aisément compréhensibles et compatibles avec les missions confiées.- Mesurables : faciles à observer et à évaluer. - Accessibles : pouvant être atteints par le collaborateur : suffisamment ambitieux pour donner envie de se dépasser mais dont l’atteinte est réaliste pour ne pas décourager.- Réalistes : tenant compte des contraintes réelles.- Timés : daté dans le temps.

2. BI LAN DE L’ANNEE ECOULEE Résultats* (cocher)

Rappel des objectifs

IA PA CA SA

Analyse des écarts et commentaires

IA PA CA SA

*Résultats ***Niveaux d’appréciation

Significativement inférieurs aux attentes

Proches des attentes Correspondant en tout point aux attentes

Régulièrement supérieurs aux attentes

3. FIXATION DES OBJ ECTIFS RETENUS POUR L’ANNEE A VENIR

Objectifs (techniques, de performance, progrès comportementaux…)


Préciser les actions à prévoir pour faire progresser les compétences du collaborateur sur 3-4 points jugés les plus importants et qui viendront préparer autant faire que peu l’évolution de carrière du salarié.

Les informations relatives aux formations, initiales ou continues, suivies par le salarié au cours de sa vie nous permettront d’identifier les compétences disponibles et non utilisées dans l’entreprise car non connues.

Formation et plan de développement des compétences :

4. FORMATION Formation initiale (diplômes…)

I ntitulé - - - -

Date - - - -

Formation continue (stages, CACES, f ormations prof essionnelles, remise à niveau, alphabétisation…)

I ntitulé - - - - -

Date - - - - -

Formation suivie au titre de *: - - - - -

* Mettre l’abréviation correspondant au dispositif de f ormation mobilisé : Droit I ndividuel à la Formation (DI F) Périodes de professionnalisation (PRO) Formation interne (I NT) Congé I ndividuel de Formation (CI F) Actions de f ormation du plan de f ormation (PLAN) Autre (préciser)

Actions envisagées (f ormation, tutorat, accompagnement…)

Liées(s)… Description sommaire I mpact attendu sur la f onction

Degré de priorité (haut, moyen, bas)

… au poste actuel

… au projet prof essionnel

Synthèse de l’entretien :Cette synthèse donnera une vision globale du positionnement du collaborateur par rapport aux compétences requises dans sa fonction.

Dégager avec le collaborateur les grandes orientations de carrière envisageables en fonction de :- l’appréciation de la performance globale et du potentiel du collaborateur ;- des souhaits et intérêts exprimés par le collaborateur.


5. SYNTHESE DE L’ENTRETIEN Niveaux***

(cocher) Evaluation de la performance globale

(commentaires de l’appréciateur au regard du niveau d’atteinte des objectif s et l’analyse des compétences requises / synthèse de la contribution du salarié) I

A PA

CA

SA

Le collaborateur occupe- t- il la fonction appropriée (tant au regard de ses compétences que de ses limitations d’aptitude) ?

Perspectives de développement et d’évolution (à remplir en concertation avec le collaborateur) Evolution dans la fonction ou nouvelle fonction envisagée : Echéance souhaitée : Mobilité géographique souhaitée (préciser) :

Commentaires du collaborateur / Attentes vis- à- vis de son N+1 (responsable direct)

Date de l’entretien : Signature du collaborateur :

Nom et signature de l’appréciateur :

Date, nom, signature et commentaires du N+2 :

La conclusion de l’entretien annuel de progrès

Pourquoi ?• Formaliser la synthèse de l’entretien.• S’assurer d’une bonne compréhension mutuelle.• S’assurer de l’adhésion du collaborateur.

Comment ?• Résumer les compétences à améliorer ou à acquérir, et les objectifs à venir.• Vérifier avec le collaborateur que tous les points qui avaient été définis ont été abordés.• Si besoin est, et si le temps manque, reprendre RDV.• Les 2 parties signent.• Remercier le collaborateur pour sa participation et lui remettre une copie du document.

Après l’entretien

L’exploitation des évaluations de compétences et plan de développement

• Pour les Encadrants : par le Pôle RH et la Direction du Département des Entreprises Adaptées.

• Pour les Ouvriers / Employés / Techniciens : par la Direction de l’établissement.

L’entretien au cœur des process RH

EAP

Faciliter la rédaction du plan de formation grâce aux besoins recensés au cours de l’EAP et de l’entretien professionnel

Améliorer les relations hiérarchiques grâce au dialogue constructif et à l’écoute

Détecter les potentiels grâce à l’analyse des atteintes d’objectifs, de résultats, de nouvelles compétences …

Compléter et renseigner les informations nécessaires pour toute affectation, recrutement : clarifier les besoins, définir les profils de postes, le référentiel métier..

Faciliter la mobilité : les souhaits sont mentionnés lors de l’EAP et étudiés

Faciliter le déroulement de carrière grâce à l’ajustement entre orientations stratégiques et souhaits individuels

Documents

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