Lean Office –Veszteségcsökkentés

adminisztratív területeken

Dr. Németh Balázs2010. Szeptember 30.

2

Hogyan csináljunk kevesebbel többet?

idı

Erıforrások

Követelmények

3

Veszteségcsökkentési potenciálokGyártás � Anyagköltség (kb. 60%)� Készletek � Selejt és hibaköltség� Terület� Kiegyensúlyozatlan

gyártósorok� Ki nem használt kapacitások

(emberi idı, gépi állásidı)

Szolgáltatás� Bérköltség (kb. 70%)� Várakozás, idıveszteség � Felesleges tevékenységek� Bonyolult folyamatok� Visszatérı hibák� Rosszul kiegyensúlyozott mőveletek� Elveszett, téves információk� Elvesztett vevık

Hiányzások

Késıi szállítás

Hosszúátállási idık

Nem megbízhatóbeszállítók

Gép leállások

Gyenge ütemezés

Kiegyensúlyozatlangyártás

Hibák Hosszúszállítási út

Selejt

A felesleges készlet és kapacitásokelfedik a problémákat!

4

Lean megközelítés

Megrendelés Kifizetés

Anyag megérkezik Terméket leszállítjuk

Anyagot kifizetjük

Anyagot megrendeljük

Megrendeléstıl kifizetésig átfutási idı

Cashtıl cash-ig átfutási idı

Transzformációs rendszer átfutási ideje

Rendelésteljesítés átfutási ideje

5

Lean Management 5 alapelve1. Határozzuk meg, hogy melyek a hozzáadott értéket

tartalmazó és nem tartalmazó tevékenységek a vevıszempontjából

2. Azonosítsuk az összes, a termék vagy szolgáltatás elıállítása szempontjából szükséges tevékenység láncolatát, az értékáramot és azonosítsuk a veszteségeket.

3. Tegyük folytonossá , megszakítások, eltérítések, megállások nélkülivé az értékáramot

4. Csak azt állítsuk elı, amit a vevı igényel, húzórendszer kialakítása

5. Folyamatosan törekedjünk a tökéletességre , a veszteségek folyamatos felderítésén és eltávolításán keresztül.

(James Womack, Daniel Jones)

Value

Value stream

Flow

Pull

Perfection

6

Értékáram elemzés (Value Stream Analysis)

1. tevé-kenység

2. tevé-kenység

3. tevé-kenység

VevıBeszállító

Hozzáadott értéket termelı

Hozzáadott értéket nem

termelı

Hozzáadott érték t. i.

Teljes átfutási id ı

1. Kiküszöbölés

2. Csökkentés3. Változtatás

Hozzáadott értékMuda IMuda II

Muda II Muda IHÉ

= 1-10-20% ??

7

Lean Office

Fo

lyam

ato

s ér

téká

ram

0 h

iba

kon

cep

ció

Vizuális mgmt.

5SSzabványos munka és folyamatokSTABIL MŐKÖDÉS

Lean szemlélet

Vevı és értékközpontúság

Ru

gal

mas

szer

veze

t

Kaizen, veszteségcsökkentés

8

Hol vannak a veszteségek az irodában?

� Idı� Eszköz � Információ� Ember � Folyamat � Anyag� Energia

9

Veszteségek adminisztratív területekenTevékenységek:

- Túl sok idıt igénylı tevékenységek (elhúzódómegbeszélések)- Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenırzés) -.Várakozás (más területekre, információkra)- Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek - Megismételt feladatok, megbeszélések- Hibák, hibakeresés, javítás- Befejezetlen feladatok, fejlesztések- Eredménytelen nem célirányos tevékenységek (marketing akciók..)

Folyamatok:

- Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok- Feleslegesen bonyolult folyamatok- A szétszabdalt (sok szereplıs) folyamatok-Tisztázatlan feladatok, felelısségek, munkaköri leírások - Felesleges jóváhagyási körök- Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás - Kiegyensúlyozatlan folyamatok- Állásidık, szakadások a folyamatokban - Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenırzés)-Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök)

Információk:

- Az információ hiány, téves információk következtében hozott rossz döntések

- Elveszett információk, vevıi igények- Elavult, hibás információk, dokumentumok- A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges emailek, adatok)- Duplikált információk- A nem idıben továbbított információk - A nem egyértelmő, félrevezetı információk - A felesleges dokumentumok

Erıforrások, kapacitások:

- Rosszul kihasznált emberi erıforrások, képességek

- Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver) - A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele - Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása - Logikátlan irodai elrendezés- Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedı, IT rendszerek- Elégtelen kapacitások okozta várakozás, idıveszteség

10

� Minden olyan megoldás, amely növeli az erıforrások rugalmas, vevıi igényekhez illeszkedı kihasználását � több funkciós munkatársak (egyablakos

kiszolgálás, átcsoportosítás), � rugalmas idıbeosztás, � területek összevonása (fizikailag), � folyamatelvő szervezet� online adatbázisok, tudásbázisok� dolgozók felhatalmazása

� elısegíti a veszteségek csökkentését.

11

Veszteségek adminisztratív területekenTevékenységek:

- Túl sok idıt igénylı tevékenységek (elhúzódómegbeszélések)- Felesleges tevékenységek (pl.: telefonok, keresgélés, ellenırzés) -.Várakozás (más területekre, információkra)- Duplán, párhuzamos elvégzett tevékenységek - Megismételt feladatok, megbeszélések- Hibák, hibakeresés, javítás- Befejezetlen feladatok, fejlesztések- Eredménytelen nem célirányos tevékenységek

(marketing akciók..)

Folyamatok:

- Szabályozatlan, szervezetlen folyamatok- Feleslegesen bonyolult folyamatok- A szétszabdalt (sok szereplıs) folyamatok-Tisztázatlan feladatok, felelısségek, munkaköri leírások - Felesleges jóváhagyási körök- Túlzott adminisztráció, bürokratizálódás - Kiegyensúlyozatlan folyamatok- Állásidık, szakadások a folyamatokban - Feleslegesen elindított folyamatok (megrendelés, ellenırzés)-Feleslegesen ismételt folyamatok (tervezési körök)

Információk:

- Az információ hiány, téves információk következtében hozott rossz döntések

- Elveszett információk, vevıi igények- Elavult, hibás információk, dokumentumok- A felhasználó számára szükségtelen információk (felesleges emailek, adatok)- Duplikált információk- A nem idıben továbbított információk - A nem egyértelmő, félrevezetı információk - A felesleges dokumentumok

Erıforrások, kapacitások:

- Rosszul kihasznált emberi erıforrások, képességek

- Felesleges, ki nem használt kapacitások (létszám, IT, irodai terület, szoftver) - A kapacitások kiegyensúlyozatlan igénybe vétele - Elavult adatbázisok, file-ok, információk tárolása - Logikátlan irodai elrendezés- Szétszabdalt, adatbázisok, egymáshoz nem illeszkedı, IT rendszerek- Elégtelen kapacitások okozta várakozás,

idıveszteség

12

Lean Management épít ı elemei

� Szabványosítás � 5S

� Rugalmas munkaer ı� Több funkciós munkatárs � Csapatmunka

� PDCA ciklus � Problémamegoldás� KAIZEN lépések� Veszteségcsökkentés

� POKA-YOKE � Elsıre jót � Folyamatba épített min ıség

� Heijunka� One-piece flow� Kevert modell ő gyártás� Supermarket

� TPM � Vizuális menedzsment

Stabil m őködés

� Javaslati rendszer � Munkatársak képzése, felhatalmazása

Az emberek bevonása

� 3MU � 5 W 1H, 5 Miért? � Blitz Kaizen, � Kaizen workshop

KAIZEN

� Automatizálás + ember � Vizuális kontrol � Andon� DOE

JIDOKA (0 hiba)

� Kanban � Sorkiegyenlítés � Cella rendszer� SMED

Húzó rendszer (JIT)

13

„Just In Time“ = A megfelel ı helyen

A szükséges anyag

Megfelel ı idıben

A szükséges mennyiségben

A megfelel ı minıségben

Rendelkezésre áll

JIT A vevı igénye vezérli a termelést, akkor, ott és csak annyi

anyag van, amennyi szükséges

14

Lean Office

� Lean Office bevezetése során mindig a vevıi igénybıl indulunk ki, és azt vizsgáljuk, hogy a szükséges erıforrások, információk az igényeknek megfelelıen idıben, megfelelıminıségben (állapotban) állnak-e rendelkezésre. Minden az ideálistól eltérı igénybe vétele az erıforrásoknak veszteség.

� Célunk az igényekhez igazodó, hatékony erıforrás felhasználás megteremtése. A kérdés az, hogy az erıforrásaink rendelkezésre állása és felhasználása (térben, idıben, minıségben), mennyire van összhangban az ıket igénybe vevı piaci és belsı igények változásával.

Fo

lyam

ato

s é

rték

áram

0 h

iba

kon

cep

ció

Vizuális mgmt.

5SSzabványos munka és folyamatokSTABIL MŐKÖDÉS

Lean szemlélet

Vevı és értékközpontúság

Ru

gal

ma

ssz

erve

zet

Kaizen, veszteségcsökkentés

Fo

lyam

ato

s é

rték

áram

0 h

iba

kon

cep

ció

Vizuális mgmt.

5SSzabványos munka és folyamatokSTABIL MŐKÖDÉS

Lean szemlélet

Vevı és értékközpontúság

Ru

gal

ma

ssz

erve

zet

Kaizen, veszteségcsökkentés

15

Rugalmas szervezeti megoldások� Kereszt-funkcionális teamek� A folyamatban résztvevı összes embert szervezetileg is egymáshoz

kapcsoljuk (szervezetileg és fizikailag is egy helyen legyenek)� Online adatbázisok, tudásbázisok� A hasonló folyamatokat ugyanazok a személyek végzik � Rugalmas, több funkciós munkatársak és rendszerek

� Kereszt-funkcionális képzés � Egy dolgozó több feladatot is el tud látni� Egy ablakos kiszolgálás� A dolgozó vagy a szervezet lehetıleg az egész folyamatot végig viszi � Képesek vagyunk kezelni a kivételeket � A dolgozókat felhatalmazzuk a váratlan helyzetek megfelelı kezelésére � Megfelelı szabványokkal, eljárásokkal támogatjuk a hatékony munkavégzést

és döntéseket

� JIDOKA, a problémákat felmerülésükkor próbáljuk megoldani

16

KAI ZEN

� Folyamatos tökéletesítés egy jobb jövıért

� Kis, gyakori, folyamatos javítások, hosszútávon, mindenki részvételével.

� Kis költséggel (ráfordítással)� Módszerbeli változtatás

Változtatni + JóMin ıség

Vevıielvárások

C

Költség Határid ı

D

Q

KAIZEN

17

Kaizen szerepe

Termelési rendszer

KAIZENakció

Q, C, D

OutputInput

18

KAIZEN� Módszerbeli változtatás

Más módszer Más eredmény

Eszköz változtatás

Módszer változtatás

19

Kiegyensúlyozásidı

ÍV 2F

EgyD D

Egy

enge

t

ívez

For

rasz

t

Kié

get

Elı

nyom

at

Lera

k

idı

ÍV 2FElı

EgyD

Egy

enge

t

& E

lıké

szít

ívez

&m

ozg

For

rasz

t

Elı

nyom

at

& M

ozga

t

20

Technológia

Folyamatok szerepe

� Igények, követelmények kielégítése� Folyamatcélok megvalósítása

Környezet Stratégia

FolyamatokFolyamat

célok

Szervezet

21

A meglév ı folyamatok vizsgálata

� A vevık elvárásainak megfelelıen vannak kialakítva a folyamatok?

� Szükség van minden lépésre a folyamatban?� Milyen lehetıségeket és korlátozásokat jelent az IT?� Mi a jelenlegi legjobb nemzetközi gyakorlat?� Szabályozott és dokumentált a folyamat?� Valóban az elıírásoknak megfelelıen végzik az egyes

folyamatokat?� A rossz folyamat teljesítmények a meglévı rendszereknek

köszönhetık?Miért? Miért? Miért? Miért? Miért?

22

A meglév ı folyamatok vizsgálata

� Mik a jelenlegi problémák és szőkkeresztmetszetek?� Nincsenek felesleges megszakítások, állásidık a folyamatban?� Túl sok energiát pazarlunk az alacsony hozzáadott értékő

tevékenységekre?� Túl sok a felesleges tranzakció az egyes osztályok, résztvevık

között?� Túl bürokratikus az ellenırzés?� A megfelelı helyen végzik az egyes tevékenységeket?� Milyen okok vannak a rossz hatékonyságú szervezés hátterében?

Miért? Miért? Miért? Miért? Miért?

23

Folyamatoptimalizálás a Front Office területen

� Flow – Szakadásmenetesség� Egy ablakos kiszolgálás� Több-funkciós munkatársak� Kiegyensúlyozás � Folyamatba épített ellenırzés� Integrálás, közös DB (IT)

Igény fogadása

I. Hitelbírálat

II. Hitelbírálat Jóváhagyás

Szerzıdés-kötés

Törzsadatok bekérése

Tájékoztatás

Igény Fogadása

tájékoztatás

I. Hitelbírálat

Szerzıdés-kezelés

Elıszerzıdéskötés

Dokument.kezelés

24

Áru beérkeztetés fejlesztése

� A folyamatok az estek 98%-ban kifogástalanul mőködtek, de..� A fizikai és logikai bevételezés egymástól elkülönül (idıben és térben)� Aki logikailag bevételez, az nem látja mit vettek át fizikailag� A logikai bevételezés du. 5 óra után már nem könyvel, de elıfordul,

hogy árut vesznek át� Korai kihelyezés átmenetileg negatív készletet eredményezhet. � A bevételezésnél néha hibás � A készleteltérések

25

2. Jelenlegi folyamatok

+

Átvételi bizonylatolás és áruelrakása

Napi árubeérkeztetõlezárása

Árubeérkeztetõtovábbításakönyvelésnek

Árubeérkeztetõlefûzése

+

Áru fogadásaCímzett OK?+

Áru átvétele Kifogásolás

Átvételelutasítása

Árubeérkeztetõ jegyzék

Árubeérkeztetõ lefûzve

Nap vége

Áru átvétel végeÁtvétel elutasítva

Áru érkezett

Nincs kifogás

Kifogás

Átvétel elutasít

Nem

igen_

26

A megoldási változat

Bizonylatokszkennelése (átvét.

száll. lev)

Szkennelés?

Bizonylatokiktatása tömbbe

Bizonylatokigazolása (átvét)

Áruátvételijegyzıkönyv

Szállítólevél (átvét)

Iktatótömb(átvét)

Átvételi bizonylatolás indít

igen

nem

Bizonylatok beszkenneléseután a könyvelık már elkezd-hették a logikai könyvelést

Ezzel a késın érkezı árukazonnali könyvelés nem oldható meg, de az átfutási idı lecsökkenthetı

27

A megoldási változat 2.

� Egy árukönyvelıi terminál biztosítása bevételezésnél

� Vonalkódos bevételezés

� A logikai és fizikai bevételezés egy idıben történik meg

� Ezzel kiküszöbölhetık az aszinkronitásbólszármazó problémák

28

Kaizen workshop forgatókönyv

•Terület, téma kijelölése

•Kaizen team kialakítása, oktatása

•Terület bejárása

•Mutatók meghatározása,

•Tényállapot felmérés,

•Adatgyőjtés

•Fejlesztési célok pontos megfogalmazása

•5S elindítása (Seiri mővelet)

Tényállapot Felmérés

SEIRI

Koncepciókialakítás

ÁtállásSEITON

Átállás befejezése,

betanításSEISO

Próbam őködés,Hatékonyság-

mérésSEIKETSU

Workshop lezárása,

Szabványosítás

0-1. Nap 2. Nap 3. Nap 4. Nap 5. Nap 6. Nap

•Veszteség-források felderítése és elemzése

•Kaizen ötletek megfogalmazása és értékelése

•Kaizen koncepciókialakítása és prezentálása

•Kaizen akciótervek kidolgozása

•Feladatok kiosztása

•A szükséges eszközök és erıforrások biztosítása

•Napirend és akcióterv közös áttekintése

•Kaizen akciók megvalósítása

•Átállás az új mőködésre

•Terület átrendezése

•5S folytatása (Seiton mővelet)

•Kaizen akciók folytatása

•Munkahelyek kialakítása

•5S (Seisomővelet –tisztítás)

•Szabványok, vizualizálás felülvizsgálata

•Betanítás

•Próbamőködés,

•5S Audit (checklisták elkészítése)

•Hatékonyság-mérés, Adatgyőjtés

•Eredmények visszaellenırzése és értékelése,

•Szükség szerint helyesbítı akciók elindítása

•A workshop lezárása

•Záróprezentáció

•Az eredmények értékelése és dokumentálása

•Szabványos munka kialakítása

•Dolgozók oktatása

•Tapasztalatok, jó gyakorlatok megosztása

29

Kvalikon megközelítés

� Lean szemlélet � Hozzáadott érték növelés � Gemba Kaizen � Gyakorlat orientált oktatás� Akció orientált fejlesztés � Tudástranszfer, közös tanulás � Team munka � Szisztematikus fejlesztés (PDCA) � Felhatalmazás, a dolgozók bevonása� Dokumentáció és monitoring

30

További információ

Kvalikon Kft.

Budapest, 1125 Istenhegyi út 63/B

Telefon: (06-1) 201 12 35, 489 0003

email: nemeth.balazs@kvalikon.hu

honlap: www.kvalikon.hu