Laporan Rutin Pelaksanaan Penyuluhan Ikm Oleh TPL-IKM Program Beasiswa ( 3 Sentra

Yang Akan Dibina Selama 1 Tahun )

A. Periode Pelaksanaan : Februari 2012

B. Kegiatan yang dilakukan :

Kegiatan yang dilakukan pada bulan Februari yaitu :

1. Melakukan identifikasi terhadap 3 sentra IKM yang akan didampingi selama 1

tahun

2. Melakukan diagnosis terhadap 1 sentra IKM yang akan didampingi selama 3

bulan pertama

3. Melakukan analisa kondisi IKM untuk kemudian diketahui masalah – masalah

yang dihadapi IKM.

Adapun hasil kegiatan diatas adalah sebagai berikut :

1. Identitas Perusahaan/sentra IKM yang akan dibina

Sentra Batu Bata & Pilar Antik : Jl. Medan-Kutacane, Desa Perbulan, Dusun

Batu bata Kec. Lau Baleng

Data Umum

No

Nama

Unit

Usaha

Nama

pemilik

Jenis

Produksi

Kapasitas

Produksi

Omset

Pasar

Wilayah

Pasar

Jumlah

Tenaga

Kerja

Nilai

Investasi

(Rp)

1 UD.

Ardi

Jaya

Sriyono Batu bata &

Pilar antik

60.000

biji/ bln

24.000.000,

-/ bln

Kec. Lau

Baleng &

Kec.

Mardinding

10 org ± 50 Juta

1

1) Riwayat Perusahaan

a) UD. Ardi Jaya

Usaha Batu bata ini berdiri tahun 1979 yang dulunya mempunyai

karyawan 2 orang. Sebelumnya usaha ini dimulai dari usaha orang tua pak

Sriyono Usaha ini sempat mengalami kesulitan menjalankan usahanya

disebabkan karena susahnya mendapatkan tenaga kerja untuk pembuatan

batu bata tersebut. Mulai tahun 2007 usaha ini mulai stabil dikarenakan

sudah mempunyai tenaga kerja 5 orang, Bahan baku yang melimpah

membuat pak Sriyono bertekat kuat untuk tetap menjalankan usahanya

tersebut, Pemasaran yang dilakukan langsung ke konsumen. Dan sekarang

usaha pak Sriyono bukan hanya batu bata saja tapi juga sudah merambah

ke pilar antik.

Sentra Tahu : Kecamatan Lau baleng

1. Data Umum

No

Nama

Unit

Usaha

Nama

pemilik

Jenis

Produksi

Kapasitas

ProduksiOmset Pasar Wilayah Pasar

Jumlah

Tenaga

Kerja

Nilai

Investasi

(Rp)

1 Qinox Bpk. Elia

Sembiring

Tahu 2,5 ton/

bln

30.000.000,-/

bln

Kec, Lau

baleng &

Mardinding

3 orang ± 60 Juta

2. Riwayat Perusahaan

a) Qinox

Usaha ini berdiri semenjak tahun 2008, awal na usaha ini dibuat karena

susahnya konsumen untuk membeli tahu, jarak yang ditempuh ± 80 km

untuk mencapai k.jahe. dikarenakan hal tersebut pengusaha tahu ini lebih

2

terpacu untuk melakukan pengembangan – pengembangan di daerah dan

bertekat kuat untuk mengembangkan usaha ini, pemasaran yang dilakukan

secara langsung ke konsumen

Sentra kue basah : Kecamatan Kaban jahe

1. Data Umum

No

Nama

Unit

Usaha

Nama

pemilik

Jenis

Produksi

Kapasitas

ProduksiOmset Pasar

Wilayah

Pasar

Jumlah

Tenaga

Kerja

Nilai

Investasi

(Rp)

1 - Ibu Mariana

Br Nainggolan

Kue

Basah

800

biji/Hari

1.500.000/bln K, jahe dan

Sekitarnya

2 orang ± 700 rb

2. Riwayat Perusahaan

a) Pada tahun 2003 mariana dan suaminya mulai mendirikan usahanya

dengan modal sendiri sebesar Rp. 200.000, keahliannya daalam membuat

kue basah didapatkan secara turun temurun, semakin banyaknya kue yang

berdiri saat ini membuat mariana lebih terpacu untuk melakukan

pengembangan- pengembangan produk dengan menerapkan berbagai ilmu

yang didapatkan dari pelatihan-pelatihan yang pernah diikutinya, kue yang

beliau hasilkan dipasarkan langsung ke kede-kede kopi dan pasar-pasar

tradisional yang berada di sekitar kaban jahe.

Melakukan diagnosis terhadap sentra IKM yang akan didampingi pada 3 bulan

pertama

IKM yang akan didampingi pada 3 bulan pertama adalah sentra IKM kerupuk jangek.

Pada sentra IKM ini terdapat 2 IKM kerupuk jangek. Pada bulan Februari ini

3

dilakukan diagnosis keadaan IKM yang terfokus hanya pada 1 IKM. Tepatnya di

usaha Batu bata dan Pilar antik ini.

a. Kebijakan perusahaan

Yang dimaksud dengan kebijakan perusahaan adalah kemampuan perusahaan

untuk menyusun dan merancang visi dan misi perusahaan. Pada usaha Batu bata

dan Pilar antik belum memiliki visi dan misi secara tertulis. Tetapi jika ditanya

apa yang akan dilakukan perusahaan kedepannya, pemilik usaha ini hanya ingin

berkembang dan lebih baik dari sebelumnya tanpa adanya strategi untuk

mewujudkan keinginan untuk berkembang tersebut.

b. Analisa SWOT dan Action Plan

Tujuan analisa SWOT adalah untuk mengetahui dan merancang strategi

usaha menghadapi persaingan usaha sejenis melalui pemanfaatan kekuatan

(strength), kelemahan (weakness), peluang (oppurtinity) dan ancaman (threat).

Jika dilihat dari hasil wawancara penyuluh dengan pemilik IKM dapat

disimpulkan dalam matriks SWOT :

Matriks SWOT

4

Internal

Eksternal

Kekuatan (S)

1. Tersedianya bahan baku yang

melimpah

2. IKM membuat strategi

penjualan produk dengan

kualitas produk yang lebih

unggul dibandingkan dengan

yang lain sehingga IKM

selalu diorder langsung oleh

konsumen.

3. IKM sudah memiliki nama

usaha (merk) yang sangat

membantu dalam hal pemasaran

Kelemahan (W)

1. Belum memiliki pembukuan yang

benar sehingga keuangan keluarga

dan bisnis masih tercampur

2. Tidak memiliki struktur

organisasi secara tertulis

3. Rencana penjualan/pemasaran

belum berdasarkan manajemen

perusahaan secara keseluruhan

dan masih monoton secara

rutinitas yang ada dan

berdasarkan order rutin.

4. IKM belum memiliki manajemen

yang baik dalam pengelolaan

usahanya sehingga pelaku usaha

belum membuat rencana penjualan

jangka panjang, penjualan yang

dilakukan masih bersifat monoton.

Peluang (O)

1. Dengan

peningkatan

efektifitas

produksi, maka

akan dapat output

yang lebih banyak

lagi sehingga

pemasaran dapat

terus ditingkatkan,

untuk itu perlu

disusun rencana

jangka pendek,

menengah dan

panjang.

2. Kesempatan untuk

S-O

1. Dengan melimpahnya bahan

baku di daerah sangat

mendukung pembutan batu

bata tersebut

2. IKM telah melakukan strategi

penjualan dengan

memproduksi produk

bermutu tinggi sehingga IKM

pun selalu di order oleh

konsumen.

3. Dengan adanya merk

membuat usaha ini semakin

mudah melekat dimata

masyarkat dan dapat

menambah jumlah konsumen

W-O

1. Dengan melakukan pembukuan

yang benar dan tersistem akan

membuat IKM semakin

berkembang sehingga kondisi

keuangan IKM dapat diketahui

secara pasti

2. Dengan adanya struktur

organisasi yang jelas dapat

meningkatkan pasar, karena pada

struktur organisasi dijelaskan

tugas masing-masing penanggung

jawab sehingga apa yang

dilakukan dapat terfokus

3. Perusahaan harus banyak

berdialog dengan pelanggan atau

5

mendapatkan

bantuan

permodalan

dari para penyuplai bahan baku

dan berjalan ke pasar untuk

melihat dan mengetahui kondisi

pasar yang ada sehingga dapat

memperhitungkan aspek-aspek

yang terkait untuk dijadian

rencana penjualan/pemasaran

kedepan.

Ancaman (T)

1. Harga bahan

baku yang terus

meningkat

2. Adanya

persaingan

produk sejenis

baik dari dalam

dan luar kota

S-T

1. Dengan adanya pengalaman

pribadi membuat IKM

mampu untuk mendapatkan

tenaga kerja baru

2. Dengan adanya persaingan

dari perusahaan sejenis,

memaksa pemilik untuk terus

meningkatkan kualitas

produknya dan berkresi untuk

melakukan diversivikasi produk

W – T

1. Dengan menerapkan keuangan

yang tersistem membuat IKM

semakin yakin untuk bersaing

2. Dengan penerapan 5S/5K secara

baik akan mampu menjaga

kualitas produk serta dapat

menekan biaya yang timbul

c. Analisa 5S/5K

No Analisa 5K2S Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut

1 Seiri

(Kerapihan )

Sejauh ini IKM belum membuat identitas

peralatan yang digunakan.

IKM telah berupaya dengan tengah

direncanakan untuk membuat tempat

produksi yang baru sehingga proses

Perlu adanya

identitas pada

peralatan yang

akan dipakai

sehingga dapat

6

produksi dapat dilakukan secara optimal.

Untuk nota dan arsip dokumen IKM

belum membuat ke dalam pembukuan

khusus sementara inni baru dilakukan

penyimpanan nota-nota yang ada.

membantu pelaku

usaha untuk

mengetahui jumlah

dan jenis peralatan

yang ada.

Barang-barang

yang tidak

diperlukan dalam

proses produksi

sebaiknya

disingkirkan dari

tempat produksi

dan seharusnya

tempat produksi

dan tempat tinggal

sebaiknya terpisah.

Nota dan arsip

dokumen sangat

diperlukan untuk

mengetahui jumlah

pembelian dan

penjualan yang

dilakukan selama

ini sehingga dapat

dievaluasi kinerja

dari suatu usaha.

2 Seiton

(Keteraturan)

Barang-barang yang dipergunakan untuk

proses produksi telah tersusun rapi.

Belum dilakukannya pemisahan arsip

dokumen yang ada.

Kerapian yang

dilakukan IKM

sudah baik namun

untuk

mengoptimalkan

proses produksi

yang ada pelaku

usaha sebaiknya

7

mengatur ulang tata

letak pabrik

sehingga dapat

mengefisiensikan

waktu dan

menambah

produktifitas.

Perlu dilakukan

pemisahan

dokumen-dokumen

yang ada

berdasarkan

jenisnya sehingga

dapat memudahkan

IKM dalam

menghitung

keuntungan

3 Seiso

(Kebersihan)

Pembersihan peralatan dilakukan setiap

hari pada saat mulai produksi

- Ruang produksi

terlihat cukup teratur

dan bersih.

Kebersihan pun

selalu dilakukan

berkala dan biasanya

dilakukan setelah

kegiatan produksi

selesai.

- Barang-barang yang

digunakan saat

produksi selalu

dibersihkan setiap

selesai digunakan.

4 Seiketsu Belum ada perubahan yang signifikan Jam kerja yang

8

(ketaatan) terhadap jam kerja pada usaha ini

dikarenakan upah tenun berdasarkan

borongan.

sangat

diperlukan

untuk

mengoptimalkan

proses produksi

yang ada.

5 Shitsuke

(kedisiplinan)

IKM belum memiliki SOP dalam

memproduksi produk sehingga karyawan

tidak mempunyai acuan dalam bekerja

Belum ada ketetapan jam kerja yang

diberikan pimpinan perusahaan, hanya

berdasarkan borongan saja.

Standar Operasional

Prosedur (SOP)

merupakan salah

satu acuan

karyawan dalam

menjalankan proses

produksi sehingga

didalam suatu usaha

seharusnya memiliki

standar dalam

memproduksi suatu

produk sehingga

hasil yang diperoleh

dapat seragam, baik

dari segi kualitas

dll.

Untuk

mengoptimalkan

suatu kegiatan

produksi maka perlu

dilakukan ketetapan

jam kerja bagi

karyawan sehingga

produktifitas yang

dicaai dapat

maksimal

d. Tema dan permasalahan saat ini

9

1) Aspek organisasi dan manajemen

a. Item investigasi

No Item Investigasi Hasil Survey

1 Struktur organisasi Belum memiliki struktur organisasi sehingga

pembagian tugas dan tanggung jawab

disampaikan secara lisan

2 Sistem administrasi Setiap transaksi jual/beli sehingga produksi

tidak dilengkapi dengan bukti – bukti

pembelian (bon, faktur, kwitansi) tidak

didokumentasikan dengan baik. Hanya

mengandalkan ingatan saja

3 Pengambilan keputusan Diambil oleh pemilik dengan

mempertimbangkan masukan – masukan dari

keluarga dan sesama teman pengusaha

4 Program kebijakan dan

rencana masa depan

Sudah memiliki program kebijakan dan

rencana ke depan yang jelas tetapi belum

diaplikasikan kedalam tulisan

Setiap transaksi jual/beli sehingga produksi

tidak dilengkapi dengan bukti – bukti

pembelian (bon, faktur, kwitansi) tidak

didokumentasikan dengan baik. Hanya

mengandalkan ingatan saja

a) Poin Baik

Pengusaha sudah mempunyai rencana dan program kedepannya

Poin Buruk

(1) Program dan rencana kedepan belum tertuang dalam bentuk tulisan

(2) Dalam menjalankan usahanya masing – masing perusahaan tidak memiliki

struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggung jawab secara tertulis

(3) Setiap transaksi jual beli belum terdokumentasikan dengan baik

10

c. Penetapan tema masalah ke arah perbaikan

No Permasalahan Usulan Perbaikan

1. Belum memiliki struktur

organisasi, pembagian tugas,

tanggung jawab secara tertulis

- Membuat struktur organisasi usaha

yang sederhana agar tugas dan

tanggung jawab dapat diketahui

dengan

2. Belum memiliki pembukuan

dan pendukumentasian

kegiatan jual – beli dengan

baik

- Mengumpulkan bukti-bukti

transaksi, mengelompokkan bukti-

bukti transaksi, membuat arus kas

3. Program dan rencana kedepan

belum tertuang kedalam tulisan

- Membuat visi dan misi yang jelas

dan membuat program untuk

mendukung terwujudnya visi dan

misi perusahaan tersebut

b. aspek keuangan

a) Item Investigasi

No Item Investigasi Hasil Survey

1. Pencatatan transaksi

Laporan keuangan

Pembukuan keuangan

Neraca

- Belum mengumpulkan dan

mengelompokkan bukti – bukti transaksi

tetapi pengusaha hanya dapat diuraikan

dngn mengandalkan ingatan

- Sebaiknya perusahaan perlu untuk

membuat laporan keuangan sebagai bahan

evaluasi untuk mengetahui perkembangan

dan kemajuan perusahaan

- Sebaiknya perusahaan perlu untuk

membuat buku keuangan yang baik,

sehingga memudahkan untuk melihat dan

mengambil data yang lalu sebagai bahan

evaluasi untuk membuat rencana kemauan

11

perusahaan.

- Sebaiknya perusahaan perlu untuk

membuat neraca perusahaan untuk

mengetahui secara pasti keuntungan dan

jumlah kekayaan selama menjalankan

usaha.

2. Kondisi keuangan - Belum memisahkan dengan baik antara

keuangan perusahaan dengan keluarga

- Belum melakukan pencatatan uang masuk

dan uang keluar perusahaan sehingga

belum dapat menetapkan harga pokok

produksi dan harga pokok penjualan

produksi dengan tepat dan benar

b) Poin Baik

Pengusaha mampu menguraikan transaksi pembelian dan penjualan walaupun

hanya mengandalkan ingatan

Poin Buruk

(1) Belum mengumpulkan dan mengelompokkan bukti – bukti transaksi

dengan baik dan benar

(2) Belum melakukan pemisahan yang baik antara keuangan usaha dengan

keuangan rumah tangga

(3) Belum membuat laporan keuangan yang sederhana, lengkap dan teratur

untuk mengetahui keadaan keuangan perusahaan

c. Penetapan tema masalah ke arah perbaikan

No Permasalahan Usulan Perbaikan

12

1. Belum mengumpulkan dan

mengelompokkan bukti –

bukti transaksi dengan baik

- Mengumpulkan dan

mengelompokkan bukti – bukti

transaksi dengan baik dan benar

sehingga kedepannya pengusaha

tidak mengandalkan ingatan dalam

penetapan biaya-biaya

2. Belum melakukan dengan

baik pemisahan antara

keuangan usaha dengan

keuangan rumah tangga dan

belum membuat laporan

keuangan

- Memisahkan keuangan perusahaan

dengan keuangan keluarga dan

membuat laporan keuangan yang

sederhana

3. Belum membuat laporan

keuangan yang sederhana

- Telah diberikan contoh lapran

keuangan sedrhana dan

diikutsertakan dalam pelatihan

pembukuan yang diadakan oleh

lembaga pengembangan bisnis.

c. Aspek proses produksi

a) Item Investigasi

No Item Investigasi Hasil Survey

1. Proses Produksi

Sumber

- Proses produksi dilakukan dengan

berorientasi pada kepuasan

konsumen Dengan selalu menjga

kualitas produk

- Proses produksi yang dilakukan

baik dari proses penyetakan,

penjemuran, pembakaran, belum

sesuai dengan 5K2S

- Proses produksi belum

mempunyai standart operation

13

procedure

- Sumber bahan baku diperoleh dari

sawah yang berada tidak jauh dari

tempat produksi

2. Penyimpanan - Proses penyimpanan barang yang

sudah jadi hanya seadanya

b) Poin baik

1. Memanfaatkan apa yang ada di sekitar untuk membuat suatu usaha

2. Proses produksi dilakukan dengan berorientasi dengn kepuasan

konsumen

Poin buruk

(1) Belum sepenuhnya menerapkan 5K2S

(2) Standart Operation Procedure (SOP) belum sepenuhnya diterapkan pada

setiap tahapan proses pembuatan kerupuk jangek

(3) Tidak mempunyai tempat khusus untuk menyimpan barang

c) Penetapan tema masalah kearah perbaikan

No Permasalahan Usulan Perbaikan

1. Belum sepenuhnya menerapkan

5K2S

Menerapkan 5K2S dengan sebaik

mungkin

2. Standart Operation Procedure

(SOP) belum sepenuhnya

diterapkan

Setiap tahapan proses hendaknya

menerapkan SOP

3. Tidak mempunyai gudang

penyimpanan barang jadi

Membuat tempat khusus untuk

penyimpanan barang yang sudah jadi

d. Manajemen Penjualan

a) Item Investigasi

No Item Investigasi Hasil Survey

1. Kebijakan Pemasaran - Menggunakan jalur pemasaran melalui

salesmen

- Sudah mempunyai merk

14

2. Strategi Pemasaran - IKM membuat strategi penjualan produk

dengan kualitas produk yang lebih

unggul dibandingkan dengan yang lain

sehingga IKM selalu disorder oleh

konsuen yang ada di sekitar kec. Lau

baleng dan mardinding

b) Poin baik

Sudah mepunyai merk

Poin buruk

Belum memaksimalkan media pemasaran yang lain

c) Penetapan tema masalah kearah perbaikan

No Permasalahan Usulan Perbaikan

1. Terbatasnya media

pemasaran produk

- Berusaha mencari akses pasar lain

dengan media yang berbeda untuk

mengembangkan wilayah

pemasaran

2. Kemasan yang digunakan

masih sederhana

- Menggunakan kemasan yang

higienis dan menarik, sehingga

volume penjualan bisa bertambah

e. Rekomendasi terhadap tema dan permasalahannya

No Rekomendasi tema Rekomendasi Penyelesaian

1 Aspek organisasi dan

manajemen

- Membuat struktur organisasi usaha yang sederhana agar tugas

dan tanggung jawab dapat diketahui dengan

- Mengumpulkan bukti-bukti transaksi, mengelompokkan bukti-

bukti transaksi, membuat arus kas

15

- Membuat visi dan misi yang jelas dan membuat program untuk

mendukung terwujudnya visi dan misi perusahaan tersebut

2 Aspek keuangan - Mengumpulkan dan mengelompokkan bukti – bukti transaksi

dengan baik dan benar sehingga kedepannya pengusaha tidak

mengandalkan ingatan dalam penetapan biaya-biaya

- Memisahkan keuangan perusahaan dengan keuangan keluarga

dan membuat laporan keuangan yang sederhana

- Membuat laporan keuangan yang baik sehingga mampu

menghitung harga pokok produksi, harga pokok penjualan,

serta menghitung laba-rugi perusahaan

3 Aspek proses produksi - Menerapkan 5K2S dengan sebaik mungkin

- Setiap tahapan proses hendaknya menerapkan SOP

- Membuat tempat khusus untuk penyimpanan barang yang

sudah jadi

4 Aspek manajemen

penjualan

- Berusaha mencari akses pasar lain dengan media yang berbeda

untuk mengembangkan wilayah pemasaran

- Menggunakan kemasan yang higienis dan menarik, sehingga

volume penjualan bisa bertambah

Kabanjahe, Februari 2012Diketahui Oleh : Dibuat Oleh :

Ka.Bidang Industri TPL-IKM Program Beasiswa

HIRAS DANSON SIMARMATA, ST TIKA WAHYUNINIP. 19630125 198303 1 002

16