Upload
others
View
20
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN INOVASI SISTEM E-LATIHAN
Pengenalan
Sistem eLatihan merupakan aplikasi web untuk kakitangan jabatan/agensi Kerajaan Negeri
Kelantan membuat permohonan kursus secara online yang dianjurkan atau diurusetia oleh Unit
Latihan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia SUK Kelantan. Versi asal sistem ini diperolehi
daripada Unit Pengurusan Maklumat Negeri Terengganu melalui program “Smart Partnership”
dan kemudiannya dibuat beberapa perubahan besar dan penambahanbaikan bagi memenuhi
keperluan Unit Latihan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia SUK Kelantan dan juga bagi
memenuhi keperluan kriteria “Sistem Star Rating”.
Sistem ini merupakan satu inisiatif untuk memperkemaskan lagi pengurusan latihan yang
merangkumi proses-proses yang melibatkan permohonan dan jemputan latihan, pengesahan
kehadiran, pengemaskinian dan perekodan kehadiran latihan di kalangan kakitangan awam
Kerajaan Negeri Kelantan dan juga memudahkan pengurusan rekod kehadiran latihan mereka.
Pelaksanaan projek ini adalah merupakan inisiatif yang diambil bagi transformasi pengurusan
latihan secara manual kepada kaedah atas talian “online” yang lebih mesra pengguna, mudah
diselenggara dan menjadi salah satu saluran komunikasi penyampaian maklumat latihan yang
boleh dicapai oleh kakitangan Kerajaan Negeri pada bila bila masa.
Tujuan:
• Mewujudkan satu saluran penyampaian maklumat latihan yang menyeluruh dan
sistematik kepada semua kakitangan kerajaan Negeri Kelantan.
• Memberikan kemudahan kepada semua kakitangan kerajaan negeri untuk membuat
permohonan menghadiri latihan atas talian.
• Mewujudkan satu rekod permohonan, pencalonan, pemilihan dan kehadiran latihan
yang lebih tersusun, lengkap dan sistematik.
• Memberi kemudahan kepada Unit Latihan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
untuk membuat perancangan, jadual kursus dan penilaian tahunan.
• Menyediakan akses yang cepat kepada maklumat kehadiran aktiviti latihan setiap
anggota yang mana ianya boleh dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan / Sumber
Manusia di peringkat jabatan masing-masing.
• Mengelakkan “Kes Terlepas Pandang” bagi kakitangan yang belum menghadiri kursus
induksi atau latihan wajib yang lain
• Menyediakan analisis keberkesanan dan pencapaian / prestasi unit latihan sepanjang
tahun
• Memastikan setiap kakitangan awam Kerajaan Negeri Kelantan mematuhi Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005, Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam melalui
penyediaan laporan yang terperinci berdasarkan individu dan jabatan.
Proses Pelaksanaan Inovasi
Sistem ini dibangunkan semula secara dalaman oleh Bahagian Pengurusan Teknologi
Maklumat (BPTM), Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan.
Proses Sebelum Dan Selepas
Bil Proses Kerja Sebelum Selepas
1 Hebahan berkenaan program latihan
Memo Dan Surat Emel Dan Sistem Online
2 Penjadual Program Latihan Manual / Fail Sistem Online
3 Penawaran, Pemilihan, Dan Pengesahan Kehadiran Kursus
Manual / Surat Sistem Online
4 Pengesahan Bilangan Hari Menghadiri Latihan Sepanjang Tahun
Manual / Buku Log Sistem Online
5 Penilaian Prestasi Latihan Setiap Jabatan
Manual / Fail Sistem Online
6 Penilaian Kursus Manual / Borang Sistem Online
7 Prestasi Unit Latihan, BPSM SUK Manual / Fail Sistem Online
Impak Inovasi Sistem e-Latihan
Kreativiti
• Sistem e-Latihan yang dibangunkan dengan mengadaptasikan penggunaan MyID.
Penggunaan nombor MyID sebagai nombor rujukan tunggal rakyat (MyKad).
• Pendaftaran kehadiran peserta anjuran jabatan/bahagian dapat dibuat secara masa
nyata.
• Penjanaaan laporan berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005, Dasar
Latihan Sumber Manusia Sektor Awam
• Meningkatkan kepekaan para penyelaras latihan pada rekod kehadiran kursus
kakitangan jabatan masing-masing kerana Laporan Kehadiran Jabatan dapat diakses
dan diketahui pada bila-bila masa.
• Cetakan surat jemputan, penawaran kursus/latihan dan cetakan sijil kursus dapat dijana
melalui sistem.
• Semua kursus yang mana telah dijadualkan tetapi tidak dapat dilaksana pada tahun
semasa dapat di panjangkan ke tahun berikutnya dan pemohon tidak perlu untuk
memohon semula.
Signifikan
• Kakitangan mendapat manfaat dengan membuat semakan secara online tanpa perlu
merujuk kepada pegawai perkhidmatan untuk mendapat / melihat prestasi kursus
individu.
• Semakan permohonan menghadiri latihan dapat dibuat secara online dari masa ke
semasa.
• Penjimatan masa proses permohonan dan pengurusan latihan
• Penjimatan kos ke arah ICT hijau melalui penjimatan penggunaan kertas.
• Antaramuka sistem yang mesra penggguna membolehkan ia dikendalikan oleh semua
kakitangan walaupun dengan pengetahuan ICT yang minimum.
• Penjimatan kos pembangunan sistem kerana sistem ini dapat dipakai oleh semua
agensi kerajaan negeri yang berjumlah lebih dari 50 agensi melalui satu sistem sahaja
dengan konsep “Satu Sistem Satu Negeri” dengan aplikasi dan pengkalan data
berpusat.
• Memenuhi keperluan kriteria “Sistem Star Rating”
Keberkesanan
• Memudahkan pemantauan kehadiran latihan kakitangan Kerajaan Negeri.
• Sebagai satu mekanisme pemantauan kehadiran latihan anggota perkhidmatan awam
Kerajaan Negeri yang mana laporannya boleh dibentangkan di mesyuarat pengurusan
sumber manusia peringkat negeri mahupun jabatan.
• Memudahkan pemantauan dan analisis keberkesanan sesuatu kursus.
• Mengelakkan kes terlepas pandang bagi kursus-kursus wajib yang perlu dihadiri
kakitangan seperti Induksi dan sebagainya.
• Menyediakan sistem pengurusan latihan yang lengkap dari penjadualan tahunan latihan,
penawaran, permohonan, pemilihan, surat pemberitahuan, kehadiran, penilaian
sehingga pengeluaran sijil penyertaan.
• Menyediakan sistem penyimpanan rekod latihan yang lengkap merangkumi latihan yang
dianjur oleh BPSM SUK yang diurus melalui sistem ini atau latihan-latihan luar (dalam
negeri atau luar negara)
Gambarajah Antaramuka Sistem
Skrin Utama e-Latihan
Skrin Permohonan Kursus
Skrin Penilaian Kursus
Skrin Pemilihan Peserta
Surat Panggilan Kursus
Skrin Rekod Kehadiran Individu
Laporan Kehadiran Individu
Skrin Kehadiran Berdasarkan Jabatan
Laporan Pematuhan Latihan Jabatan
Statistik Penilaian Kursus
Penutup
Sistem e-Latihan yang dibangunkan semula ini adalah salah satu bentuk inovasi penyampaian
perkhidmatan yang dijalankan di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM), Pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan.
Sistem yang dibangunkan semula oleh Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Pejabat
Setiausaha Kerajan Negeri Kelantan ini bertujuan membantu meningkatkan kecekapan BPSM
didalam menguruskan aktiviti latihan, penyimpanan rekod latihan, dan pemantauan pematuhan
latihan Agensi-Agensi Kerajaan Negeri Kelantan berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil 6,
2005, Dasar Sumber Manusia Sektor Awam.