17
KOMUNIKASI BISNIS Prolog Guna memahami apa dan bagaimana dan seperti apa bussines communication atau komunikasi bisnis, perlu difahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan komunikasi. Secara general, komunikasi adalah proses penyampaian lambang- lambang berarti (pesan) dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu. Dari defenisi umum dan sederhana tadi bisa terlihat sejumlah unsure penting komunikasi itu sendiri, yakni : 1. Komunikator ( Communicator ), penyampai pesan. 2. Pesan ( message), lambang-lambang berarti yang disampaikan. 3. Komunikan ( communican ), penerima pesan 4. Efek ( Effect ), segala perubahan dalam diri komunikan yang ingin dicapai. Baik perubahan pengetahuan ( koginitif), perubahan perasaan (afektif) dan perubahan prilaku (konatif/behavioural). Saat proses komunikasi berlangsung, baik komunikan maupun komunikator mengeluarkan feedback (umpan balik) terhadap pesan yang disampaikan masing-masing.

KOMUNIKASI BISNIS

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: KOMUNIKASI BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS

Prolog

Guna memahami apa dan bagaimana dan seperti apa bussines communication atau

komunikasi bisnis, perlu difahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan komunikasi.

Secara general, komunikasi adalah proses penyampaian lambang-lambang berarti

(pesan) dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu.

Dari defenisi umum dan sederhana tadi bisa terlihat sejumlah unsure penting komunikasi

itu sendiri, yakni :

1. Komunikator ( Communicator ), penyampai pesan.

2. Pesan ( message), lambang-lambang berarti yang disampaikan.

3. Komunikan ( communican ), penerima pesan

4. Efek ( Effect ), segala perubahan dalam diri komunikan yang ingin dicapai. Baik

perubahan pengetahuan ( koginitif), perubahan perasaan (afektif) dan perubahan

prilaku (konatif/behavioural).

Saat proses komunikasi berlangsung, baik komunikan maupun komunikator

mengeluarkan feedback (umpan balik) terhadap pesan yang disampaikan masing-masing.

Dalam aktivitas di suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan aktivitas urgent yang

memegang peranan sangat penting. Sebuah kegagalan dalam organisasi bisnis, banyak yang

disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi bisnis yang dilakukan para pelaku di organisasi

tersebu.

Page 2: KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi bisnis ( Communication Bussines ) sejatinya adalah segala bentuk

komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi.

Baik komunikasi verbal, maupun non verbal

Komunikais bisnis yang berhasil dengan baik, adalah komunikasi yang biasa dilakukan

secara efektif sesuai dengan situasi dan kondisi di organisasi bersangkutan. Pimpinan yang

baik,tahu dan faham benar macam dan bentuk komunikasi yang harus diterapkan saar bicara

dengan bawahan misalnya seorang salesman faham menggunakan trik-trik approach komunikasi

saat akan mempersuasi calon klien atau pembeli.

Intinya, jika dilakukan dengan tepat, baik dan efektif, komunikasi akan menjadikan salah

satu item penting penentu sukses tidaknya sebuah organisasi.perusahaan.

AIDDA

AIDDA is attention, interest, desire, decisission, and action

Efektivitas penyampaikan pesan komunikasi bisnis, ditentukan oleh banyak hal. Satu di

antaranya, adalah efektivitas penyampaian pesan dengan cara menarik perhatian komunikan.

Untuk kepentingan ini, konsep AIDDA bisa kita terapkan.

Seperti yang disampaikan Wilbur Schram, the condition of success in

communication”, yakni kondisi yang harus dipenuhi jika kita menginginkan agar suatu pesan

membangkitkan tanggapan yang kita kehendaki, dengan memperhatikan :

a) Pesan harus dirancang dan disampaikan sehingga menarik.

b) Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman antar

komunikator dan komunikan, sehingga dimengerti.

c) Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan.

d) Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan komunikan.

Jadi., langkah pertama yang harus dilakukan, adalah bagaimana caranya kita bisa harus

bisa menarik perhatian komunikan. Buat supaya komunikan tertarik untuk lebih ingin tahu

Page 3: KOMUNIKASI BISNIS

mengenai isi pesannya. Penyajian pesan bisnis agar menarik, jelas pada awalnya, tergantung

pada packaging pesan sesuai media yang digunakan.

Saat kita menggunakan media cetak misalnya, usahan pesan bisnis yang kita sampaikan

sajiannya menarik. Baik dari segi content, maupun tampilan secara keseluruhan. Bisa diakali

dengan pemilihan font ( jenis huruf ), warna ataupun design grafis secara keseluruhan.

Atau manakala kita menyampaikan pesan bisnis melalui televisi misalnya. Melalui team

creative, harus bisa terkemas informasi yang sangat menarik. Karena ada kecenderungan,

komunikan saat ini, tidak hanya butuh informasi, tetapi sesuatu yang bisa sekaligus menghibur

mereka.

Saat kita harus melakukan komunikasi langsung misalnya., usahakan daya tarik bisa

dimaksimalkan secara personal. Tentunya dalam hal ini,. komunikator harus benar-benar bisa

"bicara". Tidak hanya benar menyampaikan informasinya, tetapi juga menarik saat

menyampaikannya.

Writing Skill Dalam Business Communications

“Writing-the art of communicating thought to the mind- is the great invention in the work

great, very great. It enabling us to converce with the dead, the absent, and the unborn, at all

distances of time and space, and great not only in its direct benefits, but its great help to all

other inventions”.-Abraham Lincoln.

Dalam dunia bisis, dan sebagai professional, writing atau menulis (pesan bisnis)

merupakan hal sangat urgent. Karena seperti yang dijelaskan sebelumnya, untuk menyampaikan

ide-ide, atau laporan penting yang menuntut perhatian dan konsentrasi penuh dalam pemahaman

maupun penganalisaan, komunikasi dalam bentuk tulisan diyakani paling efektif. Logikanya,

manakala komunikan kesulitan memahami pesan, dia bisa dengan mudah membaca kembali

pesan yang disampaikan. Secara umum, ada beberapa alasan mengapa writing penting dalam

komunikasi bisnis :

Page 4: KOMUNIKASI BISNIS

1. Kemampuan mendengar manusia terbatas. Lebih rendah daripada kemampuan

menerima /mencerna pesan lewat bahasa tulisan. Berbagai riset menunjukkan,

kemampuan telinga manusia menangkap pesan lebih rendah ketimbang indera lainnya.

2. Pesan dalam bisnis tidak selalu simple atau sederhana. Bahkan lebih banyak yang

memerlukan pemahaman dan penganalisaan maksimal. Mulai daribusiness report,

proposal, hasil meeting, perjanjian atau kontrak kerja,research memo, sampai annual

report.

3. Beberapa pesan bisnis, wajib didokumentasikan. Dan ini akan lebih mudah kalau

disampaikan dalam bentuk komunikasi writing.

Sehingga sangatlah beralasan jika kemampuan menulis dalam aktivias komunikais bisnis

sangatlah penting. Terlebih jika dikaitkan dengan beberapa survey yang dilakukan pelaku bisnis

dunia dalam beberapa decade terakhir. Sebuah survey majalah Fortune misalnya menunjukkan,

para senior tax executive meyakini bawah writing skill adalah atribut penting dalam proses

perekrutan.

Survey serupa yang dilakukan periset Southern Utah University terhadap 90.000 anggota

akuntan ternama Amerika Serikat membuktikan bahwa kemampuan menulis yang baik adalah

salah satu dari tujuh skill yang wajib dimiliki oleh para pelaku bisnis termasuk para akuntan.

Luar biasanya, ke enam skill lainnya, ternyata berhubungan erat dengan communication skill,

yakni :

1. Mendengar dengan efektif

2. Membuat dokumen dengan ejaan dan kalimat yang tepat

3. Mengajukan pertanyaan yang tepat saat berhadapan dengan klieun

4. Mengorganisir informasi ke dalam kalimat dan paragraph

5. Menggunakan tata bahasa yang baikMenggunakan vocabulary bisnis dengan benar

Efektivitas Komunikasi ( Bisnis )

Page 5: KOMUNIKASI BISNIS

“Communication is the most important skill in the life”_Stephen Covey

Keberhasilan komunikasi  di dalam suatu  organisasi akan ditentukan oleh kesamaan

pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini

dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan  situasi

(tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara

berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi

dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah  diserap dan

dipahami jika  sesuatu tersebut  diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan.

Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain

diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa

kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang

diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen

(Boove and Thill, 2002).  Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga

merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu

organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam

komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya

ditentukan beberapa hal : 

1.      Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima

komunikan.

2.      Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan

komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi

data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range)

Page 6: KOMUNIKASI BISNIS

produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya

manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga

diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan

provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur

yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja

(performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu

dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu

dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan. 

Komunikasi berbasis internet

Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam

perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat

dikomunikasikan lewat internet : 

·         Membangun Produk.

·         Aktivitas opersional

·         Pelayanan Jasa

Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah

sebagai berikut :

·         Berbagi data internal.

·         Rekruitmen calon pegawai.

·         Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.

·         Menemukan informasi eksternal (pihak luar).

·         Pembelian material dan peralatan.

·         Promosi produk dan jasa.

·         Fasilitas penunjang bagi pelanggan.

·         Media kolaborasi dengan partner bisnis.

·         Publikasi perkembangan bisnis.

 

Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :

·         Menggunakan e-mail

Page 7: KOMUNIKASI BISNIS

·         Diskusi melalui Milist (mailing list)

·         Membuat suatu group/komunitas

·         Melalui video konferensi

·         Pesan singkat

·         Telepon berbasis internet, dan

·         Transfer data/dokumen

 

3.      Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat

sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan

kerangka pikir komunikan.

4.      Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat

dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

 

5.      Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan

yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh

komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan. 

6.      Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan

dengan komunikan.

       Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikasi berjalan secara efektif dan efisien

maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :

1. Mampu membuat pesan dipahami.

2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.

3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

 

Page 8: KOMUNIKASI BISNIS

       Selain itu agar  dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan

harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :

1. Empati,

2. Pembicara yang sederajat,

3. Proyeksi atau menciptakan dampak.

 

       Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan  secara efektif di suatu perusahaan

akan dapat menghasilkan beberapa hal  sebagai berikut :

·         Mempercepat Penyelesaian Masalah.

·         Memperkuat Pengambilan Keputusan.

·         Meningkatkan Profesionalisme.

·         Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.

·         Meningkatkan Produktivitas.

·         Memperkuat hubungan Bisnis.

 

Sementara Keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan

berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan :

1. Reading

2. Listening

3. Speaking dengan membuat dan atau melakukan percakapan menarik.

4. Melakukan wawancara

5. Kontak dengan kelompok-kelompok lain

6. Membiasakan diri berpidato dan atau melakukan presentasi

7. Writing dengan menulis surat, memo dan laporan

Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari hal tersebut

diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai

suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran

untuk melakukannya secara efektif.

Page 9: KOMUNIKASI BISNIS

Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan, sehingga kita tidak

pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana menulis ataupun membaca secara cepat

dan efektif ataupun berbicara secara efektif serta menjadi pendengar yang baik.

Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup

manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita

tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada

penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan

tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif

adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi yang kuat.

Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau

seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan

keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan

berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat

melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi

yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan

berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting.

 

Verbal Dan Non Verbal Komunikasi

Dalam dunia bisnis, ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan,

yakni komunikasi verbal dan komunikais non verbal. Komunikasi verbal ( verbal

communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator  kepada komunikan

dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang

presenter membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita atau

opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan sebagian kecil

contoh komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya,

ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non

Page 10: KOMUNIKASI BISNIS

verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah

memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :

1. Berbicara dan menulis. Umumnya untuk menyampaikan bussines message,orang

cenderung lebih menyukai speaking (berbicara) ketimbang (writing ). Selain karena alas

an praktis, speaking dianggap lebih mudah “menyentuh” sasaran karena langsung

didengar komunikan. Namun bukan berarti pesan tertulis tidak penting. Untuk

menyampaikan pesan bisnis yang panjang dan memerlukan pemahaman dan pengkajian

matang, diperlukan pula penyampaian writing. Semisal penyampaian bussines report.

Sangat tidak mungkin jika hanya disampaikan dengan berbicara.

2. Mendengarkan dan membaca. Kenyataan menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering

mendapatkan informasi ketimbang menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan

informasi.pesan bisnis ini dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca

(reading). Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan

bisnis yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses

reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu saja, dan

hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik.

KOMUNIKASI NON VERBAL

Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non verbal

communicarion) menempati porsi penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena

komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu

bersamaan.

Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu

kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan

berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa

membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami

reaksi komunikan saat menerima pesan.

Page 11: KOMUNIKASI BISNIS

Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi

wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.

Tujuan komunikasi non verbal :

1. Menyediakan/memberikan informasi

2. Mengatur alur suatu percakapan

3. Mengekspresikan suatu emosi

4. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.

5. Mengendalikan atau mempersuasi orang lain

6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk

melakukan serve badmintos, belajr golf dan sejenisnya.

Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal

yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang meningkatkan kredibilitas dan

potensi leadership, selain tentunya akan mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada

komunikan.

Page 12: KOMUNIKASI BISNIS

DAFTAR PUSTAKA

http://komunikasidalambisnis.blogspot.com/

http://agungpia.multiply.com/journal/item/45/Ukuran_Keberhasilan_Komunikasi_Bisnis