Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrznaw procesie fuzji

i budowy nowej kultury organizacyjnej

Katarzyna MyśliwiecDepartament Public Relations

- 2 -

• Krótko o Banku BPH

• Komunikacja w Banku BPH Kto, co, komu, jak?

• Śladem projektów:Zarządzanie zmianą, Barometr pracowniczy

• Polecamy nasze najlepsze praktyki

Agenda


- 3 -

Historia Banku BPH

fuzja technologiczna BPH i PBK

• 31 Grudnia 2001

Bank BPH SA - nowa nazwa i logo

1991

1997

2002

1998

1995

2000

2001

2004

2005

BPH SA PBK SA

•Październik 1991- przekształcenie PBK w jednoosobową spółkę akcyjną Skarbu Państwa

• Maj 1991 - przekształcenie BPH w jednoosobową spółkę akcyjną Skarbu Państwa

• Luty 1995 - pierwsze notowanie akcji BPH na GPW

•Październik 1997 - pierwsze notowanie akcji PBK na GPW; Grupa BA inwestorem strategicznym

• Październik 1998 - HVB inwestorem strategicznym w BPH (udział 86%)

•Listopad 2000 - fuzja z BACA-PL

fuzja prawna - Bank BPH PBK SA

• 14 Październik 2002

• Luty 2004

22 Listopad 2005 UniCredito Italiano S.p.A .inwestoremstrategicznym w BPH (udział 71,03%)


- 4 -

Bank BPH to ogólnopolska i uniwersalna instytucja finansowa

Nr 2 w polskim sektorze bankowym pod względem udzielonych kredytów,

Nr 3 pod względem aktywów, depozytów, liczby placówek i bankomatów

~10% udział w rynku, ponad 3 mln klientów

480 oddziałów (plus 375 agencji) oraz 23 centra korporacyjne

766 bankomatów i bezpłatny dostęp dla klientów do 608 bankomatów sieci Euronet

Silna baza klientów korporacyjnych

Bank Hipoteczny w Grupie Kapitałowej

Lider w rozwoju alternatywnych kanałów dystrybucji dla klientów detalicznych

Lider we wdrażaniu cash management / electronic banking dla klientów korporacyjnych

Liczba oddziałów- koncentracja

centra korporacyjne (Warszawa – 5, Kraków – 2)

Dane na 31.12.2005


- 5 -


• Komunikacja w Banku BPH Kto, co, komu, jak?



Agenda


- 6 -

Pion BankowościKorp. iFinansowaNieruch.

Komunikacja w Banku - Kto?

Prezes Zarządu Banku

Pion Finansowy

Pion Integracji, Operacji i

Informatyki

Pion Zasobów Ludzkich

Pion BankowościDetalicznej

Dep. Public

Relations

Dep.Zarządu

Banku

Dep.Prawny

PionRynków

Międzynaro-dowych

Dep.Bezpieczeń-

stwa

Pion Zarz.

RyzykiemKredytowym

Dep. Audytu Wewn.

Biuro ds. Funduszy

UE.

Dep. Integracji

i Projektów


- 7 -

Komunikacja w Banku - Co?

• Fuzja - czas zmian, reorganizacji i restrukturyzacji

• Projekty, produkty, pomysły

• Sprawy HR - pracownicze, socjalne, płacowe

• Nowa strategia, nazwa, logo


- 8 -

Komunikacja w Banku - Komu?

• Pracownicy Centrali: 3 277Kobiety ok. 60 %

Mężczyźni ok. 40 %Wykształcenie wyższe - ok. 75%

• Pracownicy Oddziałów: 6 628

Kobiety ok. 85%Mężczyźni ok. 15%

Wykształcenie wyższe - ok. 49%

• Kadra kierownicza 610Kobiety ok. 41%Mężczyźni ok. 59%

• Zarząd

• Organizacje związkowe (7 organizacji, przynależność ok. 18% załogi)

9 654 9 905

12 742

11 003

10 067

2001 2002 2003 2004 2005

Zatrudnienie -22%


- 9 -

Komunikacja w Banku - Jak?

• Spotkania w Oddziałach

Wizyty członków zarządu w poszczególnych placówkach Banku. Pytania i problemy zgłoszone podczas tych spotkań wraz z udzielanymi odpowiedziami zamieszczane są na Intranecie.

• Śniadania z Prezesem

Regularne, poranne spotkania „przy kawie” i śniadaniu dla najlepszych sprzedawców i doradców klienta.

• Czaty z przedstawicielami Zarządu, szefami kluczowych projektów

Czaty dostępne dla wszystkich pracowników, moderowane, publikowane w intranecie i gazecie wewnętrznej, od XI 2001 do IX 2004 odbyło się 15 wirtualnych spotkań z zarządem (ok. 3900 uczestników, ponad 2000 zadanych pytań).


- 10 -

Kaskadą w dół

Prezes

Zarząd

Kierownictwo szczebla średniego(Dyrektorzy Oddziałów, Dyrektorzy Departamentów)Pracownicy

W trakcie fuzji łącznicy komunikacyjni

Ko

mu

nik

ac

ja

pio

no

wa

Dyrektorzy Regionów,

Dyrektorzy Zarządzający Banku

Komunikacja pozioma


- 11 -

Rola i zadania łączników

• Nieformalni liderzy, osoby opiniotwórcze, często przedstawiciele organizacji związkowych

• Dystrybucja komunikatów i informacji wśród pracowników danej placówki otrzymywanych via Lotus Notes i Intranet, bieżąca współpraca z Zespołem Komunikacji Wewnętrznej (ZKW)

• Współredagowanie wydawnictwa wewnętrznego „Impuls”, pomoc w organizacji spotkań integracyjnych pracowników z udziałem członków Zarządu

• Wsparcie badań nastrojów pracowników - barometr fuzji, audyt komunikacyjny

• Udział w szkoleniach z zakresu komunikacji organizowanych przez ZKW

Grupa 350 „mężów zaufania” w placówkach Banku pełniła kluczową rolę w procesie komunikacji wewnętrznej.


- 12 -

§ §

Rys. 1

Rys. 2

Nawigacja pozioma – kategorie centralne

Wyszukiwarka

Rys. 3

Nawigacja pionowa-informacje wg pionów/departamentów

Nowości

Rys. 4

Rys. 5

Baner

Intranet – szybko, węzłowato, bogato

Nawigacja pozioma – bloki tematyczne

Wyszukiwarka

Nawigacja pionowa-informacje jednostekorganizacyjnych

Nowości

Bannery

Forum dyskusyjne


- 13 -

Intranet - 4 zasady dla ogłady

Każdemu po równo - powszechność dostępu do Intranetuumożliwia równoczesny dostęp do informacji wszystkim pracownikom Banku w Oddziałach i Centrali.

Wszyscy dla wszystkich - kolegium redakcyjne to przedstawiciele wszystkich obszarów Banku - odpowiadają za merytoryczną zawartość stron, ich aktualizację oraz rozwój.

Jasno i zwięźle – korzystanie z Intranetu, jego struktura, sposób szukania informacji określone są w specjalnej instrukcji dostępnej na witrynie głównej.

Bezpiecznie - ochrona hasłem użytkownika i specjalnymi systemami, które uniemożliwiają dostęp z zewnątrz.


- 14 -

Liczba prawdę Ci powie

Dynamika ruchu na stronach

Wejścia na strony

Wejścia na stronę główną

Styczeń 2003 10 179 745 1 225 513 164 613

Czerwiec 2004 14 663 837 1 464 896 211 717

Wrzesień 2005 18 106 142 2 684 628 261 775


- 15 -

„Impuls” – zobacz! jestem na zdjęciu

• Wydawany od 2001 r.

• Nakład 5.000 egzemplarzy + wersja elektroniczna w dwóch językach

• Zdjęcia, publikacje pracowników Banku z całej Polski

• Przejrzyj, zabierz do domu, przeczytaj spokojnie w dogodnej chwili

• Miesięczny biuletyn pracowniczy w formie papierowej


- 16 -

Lotus Notes - słowo elektroniczne ważne i polityczne

• Każdy pracownik Banku ma własne konto e-mail

• Tablica Informacyjna – specjalna baza dla „ciężkich” załączników (uchwały, zarządzenia, wewnętrzne procedury)

• Dostęp do informacyjnych baz danych: np. Księga Produktów, Baza Teleadresowa, Baza Aktów Prawnych, Tablica Informacyjna

• Hierarchizacja dostępu - różne grupy odbiorców

• Skrzynki tematyczne np.: „Komunikacja Wewnętrzna”, „Ocena pracownicza”


- 17 -


• Komunikacja w Banku BPH - kto, co, komu, jak?



Agenda


- 18 -

Zmiana musi być zarządzana

• Zmiana fundamentów działania firmy: strategii, wizji, struktury, procesów

• „Osamotniony” zarząd nie jest w stanie wprowadzić nowej strategii i zmian koniecznych do osiągnięcia sukcesu

• Tłumaczenie wszystkim pracownikom wytycznych najwyższej kadry

• Tylko współpraca całej organizacji może zapewnić sukces

• Niwelowanie różnic kulturowych łączonych organizacji i aktywny udział pracowników najniższych szczebli w procesie integracji


- 19 -

Czym jest zmiana?

• Odczucia związane z fuzją; psychologiczne podejście do zmiany

• Kierunek strategiczny dla nowego Banku; wspólna dyskusja nt. wizji,

kierunków zmian, przyszłości

• Korzyści z fuzji

• Czynniki sukcesu dla nowego Banku

• Czynniki krytyczne dla procesu integracji

• Działania wspomagające sukces Banku: co ja/ my możemy zrobić dla

Banku i dla siebie nawzajem?


- 20 -

Ludzie - ludziom

Dla kogo?• Kadra zarządzająca• Pracownicy centrali i oddziałów

Przez kogo?• Trenerzy zewnętrzni• Przeszkolony sztab 28 trenerów wewnętrznych

ponad 100 warsztatówponad 2000 ludzi objętych

projektem


- 21 -

Barometr - pomiar nastrojów

• We współpracy z Instytutem PENTOR

• Cyklicznie:I fala grudzień 2001 - badanie różnic kulturowychII fala czerwiec 2002 - przed fuzją IT III fala styczeń 2003 - komunikacja wewnętrznaIV fala październik 2004 r. - satysfakcja z pracy

we wszystkich krajach Grupy HVB, co rok

• Elektronicznie z gwarancją anonimowości


- 22 -

Komunikacja przed badaniem

• Pozyskać Zarząd spotkania

• Zaprosić do udziału kadrę kierowniczą

• Poinformować organizacje związkowe listy, Intranet, „Impuls”

• Przedstawić pomysł pracownikom

Komunikacja wyników

Dla inwestora, Zarządu, kadry kierowniczej spotkania

Dla wszystkich pracowników list, Intranet, „Impuls”

Barometr pracowniczy - nie bój się! powiedz!


- 23 -

2

3

4

Efektywny

Prosty

Nowoczesny

Formalny

Dostosowany do potrzebpracowników

Szybki

XII.2001 VI.2002 I.2003

1 – Efektywny, Prosty, Nowoczesny, Formalny, Dostosowany do potrzeb, Szybki

5 – Nieefektywny, Złożony, Nienowoczesny, Nieformalny, Nie dostosowany do potrzeb, Wolny

Barometr wskazuje - jest coraz lepiej

1

5


- 24 -

Efektywna komunikacja, czyli jaka?Aktywna, na czas i systematyczna!

-4 2 4 16

Mea

n

0

1

2

3

4

5

-4 2 4 16M

ean

-4 2 4 16

Mea

n-4 2 4 16

Mea

n

-4 2 4 16

Mea

n

-4 2 4 16M

ean

Stres: - 9% Niepewność: - 22% Chęć pozostania w firmie: + 6%

Satysfakcja z pracy: + 14% Wynik: + 20% Wizerunek firmy: godna zaufania, szczera, opiekuńcza: + 11%

6

5

3

4

2

3 4

3

2

2

4

3

Tygodnie przed / po fuzji

Źródło: Schweiger and Denisi, Communication with employees following a merger: a longitudinal field experiment; Academy of Management Journal, Vol. 34, Nr.1, 1991;

Brak komunikacji aż do formalnego ogłoszenia zmian w organizacji

Wczesna i systematyczna informacja już na etapie planowania zmian


- 25 -


• Komunikacja w Banku BPH - co, kto, komu, jak?

• Śladem projektów:Zarządzanie Zmianą, Barometr pracowniczy


Agenda


- 26 -

Nasze najlepsze praktyki

Reguły dobrej komunikacji:

• Zarząd doceniający wagę komunikacji wewnętrznej

• Jednostka koordynująca komunikację wewnętrzną („pierwszego kontaktu”) wyodrębniona w strukturze firmy

• Paleta odpowiednio dobieranych narzędzi komunikacyjnych

• Utrzymanie dialogu - sposoby pozyskiwania informacji zwrotnej (np. audyt komunikacyjny, forum dyskusyjne, Hyde Park, skrzynka LN „Komunikacja wewnętrzna”)

• Informacja: rzetelna, systematyczna, nawiązująca do poprzednich


- 27 -

Komunikacja wewnętrzna- sztuka poszukiwania równowagi

LUDZIE TECHNIKA


- 28 -

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

Katarzyna MyśliwiecBank BPHDepartament Public RelationsTel. 12 / 618 66 58, E-mail: [email protected]

Documents

Komunikacja wewnętrzna