17.4.2010MD 107-F / TSL 1

KLUBISIHTEERIN koulutus

Ylistarossa 17.4.2010

17.4.2010MD 107-F / TSL 2

KOULUTUKSEN TAVOITE:

• Tiedät tehtäväsi tärkeyden

• Tiedät siihen kuuluvan byrokratian

• Tiedät tärkeimmät ilmoitukset

• Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset

• Sitoudut hoitamaan tehtävän

• Tiedät mistä olet vastuussa

17.4.2010MD 107-F / TSL 3

• Olet presidentin oikea käsi • Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi • Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin

Sinun työsi jäljet näkyvät!

SIHTEERI klubin tärkein (virkailija) lion ?

17.4.2010MD 107-F / TSL 4

Sihteerin tehtävät

Ennen kauden alkua

Varmista

- että tulevan hallituksen tiedot on ilmoitettu yhdistysrekisteriin Ilmoitus netissä

- että nykyinen sihteeri lähettää kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset toukokuun lopulla, pyydä kopiot.

- että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu kotimaiseen jäsenrekisteriin

17.4.2010MD 107-F / TSL 5

• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen• Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia

• Pöytäkirjanpito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito

• Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, merkkipäivien muistaminen• Materiaalin jakaminen

Klubin sisäiset tehtävät

Sihteerin tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 6

• Ilmoitusten teko

• Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan

• Klubin kirjeenvaihdon hoito

• Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin

Ulkoiset

Sihteerin tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 7

Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa

• Nimilista läsnäolon toteamiseksi

• Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet

• Laadi luettelo ilmoitusasioista

Ennen kokousta

Sihteerin tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 8

Sihteerin tehtävät

• Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa

• Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen

- Lions -vuosikirja- klubin voimassaolevat säännöt- Kauden toimikuntien kokoonpanot- ed. kokousten pöytäkirjat - piirikuvernöörin tiedotteet ja klubilehdet- muut kirjeet, jotka jaetaan toimikuntien puh.johtajille

Ennen kokousta

17.4.2010MD 107-F / TSLOsa 1/4.4.08/HR 9

Sihteerin tehtävät

•Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (kirjoita todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa)

• Pidä pöytäkirjaa kokouksesta

• Kirjaa tiedot Toimintailmoitusta/kilpailua varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit, myynnit, kerätyt kilot yms.

• Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä

• Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan

Kokouksen aikana

17.4.2010MD 107-F / TSL 10

Sihteerin tehtävät

• Siirrä läsnäolomerkinnät läsnäolotilastoihin

• Laadi kokouksen pöytäkirjat samana iltana tai • seuraavana päivänä

• Lähetä kortit vierailevien lionien kotiklubeihin,• Nykyään tosin harvinaisempaa

• Tee jäsenrekisterimerkinnät heti, jos on muutoksia

Kokouksen jälkeen

17.4.2010MD 107-F / TSL 11

Sihteerin tehtävät

• Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen).• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos• Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa.

Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja” .Esityslistan loppusosan kohdissa voi merkitä myös keskustelua, klubihenki siirtyy myös näin.

Pöytäkirjan pito

17.4.2010MD 107-F / TSL 12

Elokuu – Kesäkuu

• Hallitus, klubikokoukset ja kutsut• Kuukauden jäsenilmoitus lohkon pj:lle (jäsen lkm)

• Läsnäolo yms. tilastot• Kirjeenvaihdon hoitaminen• Tilastojen ym. tietojen arkistointi

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 13

Elokuu

• Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on tehnyt kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset, ellei, niin toimi heti,että asia tulee kuntoon

• Kauden käynnistäminen presidentin ja rahastonhoitajan kanssa

• Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 14

Syyskuu

• Toimintasuunnitelmien teko

• Osallistu oman lohkosi 1. PNAT- kokoukseen• Tarkista PNAT-kokouksessa lohkon puheenjohtajalta, miten hän haluaa kerätä jäsenluvut.

• Varmista, että edellisen toimintakauden virkailijat ovat hoitaneet valmiiksi toimintakertomuksen, tilinpäätöksen sekä, että tilintarkastajat ovat antaneet tilintarkastuskertomuksen kaudelta.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 15

Syys-lokakuu

• Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta

• Muut Vuosikokousvalmistelut

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 16

Marraskuu

• Osallistu oman lohkosi 2. PNAT- kokoukseen

• Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 30.11. mennessä

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 17

Tammikuu 15.1. mennessä seuraavat asiat: Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat

Piirikuvernöörille Piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus, allekirjoitukset. Piirikokoukseen menevät klubialoitteet

Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista Piirihallituksen jäsenistä

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 18

Helmikuu

• Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta

presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 19

Maaliskuu

• Tarkasta nyt viimeistään Lions-liiton rekisterit

• Osallistu oman lohkosi 3. PNAT-kokoukseen

• Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksen järjestäjille

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 20

Maalis-huhtikuu

• Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta• Valtakirjat piirikokoukseen • Valtakirjat Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen• Ilmoittautumiset edellä mainitun vuosikokouksen järjestäjille

• Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen• Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 21

Toukokuu • Muutostiedot yhdistysrekisteriin•(presidentti tekee – sihteeri varmistaa, että tulee tehtyä)

• Palkintojen anominen

• Osallistuminen hallituksen vaihtokokoukseen

• Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä

• Rauhanjulistekilpailupaketin tilaaminen tulevalle kaudelle

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 22

Kesäkuu

• Sihteerin arkiston laitto ajan tasalle

• Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu

• Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta

• Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten

• Tehtävien luovuttaminen seuraajalle

• Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 23

Muut asiat

• Ulkojäsenyyksien tarkistaminen (max. ½ vuotta)

• Keruu- arpajais- ym. lupien haku

• Klubialoitteet, ym.

• Liitännäisklubin tietojen ylläpitäminen

Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17.4.2010MD 107-F / TSL 24

Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista:1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous2. Oman klubin hallituksen kokous3. Oman klubin toimikunnan kokous4. Oman klubin jokin muu kokous5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti6. Alueen tai lohkon kokous7. Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä

tahansa lionien virallinen kokous8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa,

liitto- toimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika)9. Katso vuosikirja (s. A 50 kaudella 09-10)

Säännöt poissaolon korvaamiseksi

17.4.2010MD 107-F / TSL 25

Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti:

Klubitoiminta:- klubitoiminnan painopistealue- klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta- klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut- hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen- klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus

Jäsenasiat:- uudet ja eronneet jäsenet- 100 % jäsenet toimintakaudelta- palkitsemiset- jäsenten merkkipäivät- yms.

Toimintakertomus

17.4.2010MD 107-F / TSL 26

Piiri- ja liitto:- osallistumiset kokouksiin- klubin jäsenten osallistuminen piirin ja liiton hallintoon- klubin jäsenten saavutukset lions- ja puolisourheilussa- yms.

Aktiviteettitoiminta:- toimintakauden aikana toteutuneet aktiviteetit- aktiviteettien tulos- annetut avustukset

Toimintakertomus (jatkuu)

17.4.2010MD 107-F / TSL 27

Jäsenmäärien oikeellisuus rekistereissä on tärkeä asia

• Suomen Lions-liiton jäsenrekisterin perusteella määräytyy jäsenmaksu / klubin jäsen

• Klubien edustusoikeus (äänioikeus) piirikokouksessa ja valtakunnallisessa vuosikokouksessa määräytyy jäsenmäärien mukaan

17.4.2010MD 107-F / TSL 28

Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä

• Klubin tietojen päivitys internetin kautta suoraan Suomen Lions-liiton jäsenrekisteriin.

• Rekisteristä tiedot vuosikirjaan ja Leijona-lehden jakelua varten.

• Käyttäjätunnus, salasana ja internet -osoite Suomen Lions liitosta. Löytyy mm. F-Piirin –aineistopankista.

•Käyttäjätunnus ja salasana ovat henkilökohtaisia, joten ne on pyydettävä uudestaan käyttäjän vaihtuessa.

www.lions.fi/rekisteri

17.4.2010MD 107-F / TSL 29

Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä

• Verkossa voi päivittää kaikki jäsentietomuutokset.

• Myös klubia koskevia tietoja voi korjata (virkailijat, klubin e-mail)

• Ohjelmassa on joitakin raportteja, joita voi tulostaa joko jäsen- tai klubipuolella.

www.lions.fi

17.4.2010MD 107-F / TSL 30

Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä

•Klubin hoitaessa jäsentietojen päivityksen Suomen Lions- liiton jäsenrekisteriin internetin kautta, klubin ei tarvitse lähettää Kuukauden Jäsenilmoitusta (paperiversio) Lions- liiton toimistoon.

Lisää tietoa saat: Suomen Lions-liitto ry, Marja Pakkanen jäsenrekisterin pääkäyttäjä (09) 5655 9515

www.lions.fi

17.4.2010MD 107-F / TSL 31

• Liitto on perustanut jokaiselle klubeille oman sähköpostiosoitteen

(alias-sähköpostiosoite), joka on muotoa klubin.nimi@lions.fi • Osoitteeseen tulee kytkeä jonkun klubilaisen todellinen sähköpostiosoite, jonka ylläpito tapahtuu siten, että klubissa oleva Lions-liiton jäsenrekisterin ylläpitäjä päivittää tiedot ja muutokset jäsenrekisteriin

• Lions sähköpostit lähetetään pääsääntöisesti tähän klubin alias-osoitteeseen

-Tarkista Kotimaisesta jäsenrekisteristä oman klubisi alias-sähköpostit – tiedot oltava oikein, muuten tiedotteet eivät mene oikeille henkilöille

Klubille tuleva sähköposti

17.4.2010MD 107-F / TSL 32

Lyhyt kertaus

•Internet– Mikäli sinulla on käytössäsi internetyhteys muista hankkia jäsenrekisteriä varten tunnus. Jos et pysty käyttämään internetiä, sovi presidentin kanssa että hän hakee tunnukset ja teette yhdessä rekisteri muutokset.

Jäsenrekisterissä riittää käynti vain silloin kun muutoksia tapahtuu; osoite, eroaminen, uusi jäsen jne..

•Paperi – Mikäli käytössäsi ei ole internetyhteyttä voit jättää jäsenilmoituksen kuukausittain paperilla, mutta lähetä se Suomen Lions-liittoon, sieltä se toimitetaan eteenpäin. Ohjeet kirjasta.

17.4.2010MD 107-F / TSL 33

• Raportoidaan - lohkonpuheenjohtajalle sähköpostilla +- muutokset

Kuukausittain tehtävät ilmoitukset

Piirin sisäinen jäsenmääräilmoitus

Jäsen- ja virkailijailmoitukset

17.4.2010MD 107-F / TSL 34

Kerran vuodessa tehtävät ilmoitukset

- Jäsenluettelon tarkistus ja muutokset - Ilmoitus klubin virkailijoista (vastaa entistä PU-101 )

• Kun päivittää muutokset kauden aikana netissä, tiedot ovat automaattisesti kunnossa kauden päättyessä

• Paperiversiona palautus liittotoimistoon, palautus pvm. lomakkeissa

Jäsen- ja virkailijailmoitukset

17.4.2010MD 107-F / TSL 35

17.4.2010MD 107-F / TSL 36

• Netin kautta syötetään seuraavan kauden virkailijoille tehtävät 31.5. mennessä

• Samalla tehdään klubitietojen tarkistus ja korjaus, kokouspaikka ym.

• Nämä toimenpiteet ovat Vuosikirjan virkailijatietojen ilmoittamista varten

• HUOMIOIKAA palautuspäivät

Klubin perustietolomake

17.4.2010MD 107-F / TSL 37

•Lomakkeella suoraan patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin

•Lomakkeita on Internetissä osoitteessa http://www.prh.fi

•Tehtävä kesäkuun aikana

Kerran vuodessa tehtävät ilmoitukset

Ilmoitus yhdistysrekisteriin

Jäsen- ja virkailijailmoitukset