IZDELAVA

SERIJSKIH PISEM

Maja Ban

2.letnik, Praktična matematika, vsš, bo

2010/2011

UVOD

Serijska pisma so namenjena najširšemu krogu uporabnikov, predvsem tistim, ki morajo

komunicirati z velikim številom prejemnikov, vsak prejemnik pa mora dobiti dokument

njemu prilagojeno vsebino. V mnogih primerih je potrebno osebno nasloviti vabila na sejme,

čestitke ob osebnem prazniku, voščila za novo leto in podobno. V komercialni praksi pa so

pogosti tudi primeri, ko ne gre le za razlike v naslovih, temveč tudi v podatkih: priprava

razprodaje izdelkov, kjer je poseben dodatni popust vezan na velikost kupca(koliko kupi pri

nas), izterjava zapadlih terjatev, ocenjevanje naših dobaviteljev…

DELOVANJE SERIJSKIH PISEM

Najprej ustvarimo dopis, ki je enoten za vse naslovnike in ga pripravimo v Wordu. Podatke,

ki se spremenijo pri vsakem dopisu (naziv firme, kontaktna oseba, vrednost prodaje, odstotek

popusta…) nadomestimo z vgrajenimi polji. Pripravimo drugo datoteko, v kateri so zbrani

podatki o naših partnerjih (naziv firme, kontaktna oseba, vrednost prodaje, odstotek

popusta…). To pripravimo v Excelu (lahko pa tudi podatke črpamo iz podatkovne baze, npr.

iz Acessa,…).

Na koncu obe datoteki povežemo (t.i. spajanje dokumentov) in dobimo serijo dopisov, v

katerih so vgrajena polja zamenjana s konkretnimi podatki o naših partnerjih.

Serijska pisma so tipični predstavnik orodja za podporo pisarniškemu poslovanju. Prihranijo

veliko ročnega dela in znižujejo stroške poslovanja. Serijska pisma ne izpisujemo več na

papir, ampak jih pošljemo direktno na elektronsko pošto (ali na fax) prejemnika.

Smo Slaščičarna Jagoda d.d., katera se je odločila povečati asortiment novih slaščic, ki smo

ga nedavno uvedli v proizvodnjo. Ob tej priložnosti se bodo cene nakupa znižale za 5% do

15%. Kupce želimo obvestiti o naših popustih in jih obenem povabiti na degustacijo novih

izdelkov. Akcija velja samo na dan degustacije.

1. Priprava podatkov

Najprej pripravimo datoteko s podatki za spajanje. Odpremo Excel, ter vnesemo

podatke.

Opomba:

Kadar podatkov nimamo pripravljenih se moramo držati nekaterih navodil. V prvi

vrstici naj bodo imena stolpcev. Med njimi naj ne bo praznih stolpcev. Če podatke

razbijemo na manjše enote (Ime, Priimek namesto Ime in Priimek), bomo imeli pri

spajanju več možnosti za poljubno razporejanje podatkov. Konkretne podatke

vnašamo neposredno pod glavo tabele, torej v drugo vrstico tabele. Vrstic med podatki

ne izpuščamo.

Ko smo pripravili podatke, označimo potrebno tabelo s temi podatki, ter območju

damo neko ime. Wordu bomo pri spajanju morali povedati, s katerimi podatki iz

Excela bomo povezali pripravljen dopis! To naredimo tako, da označimo tabelo s

podatki (lahko tudi CTRL A). Nato na kartici FORMULE (FORMULAS) v sklopu

ukazov DEFINIRANA IMENA (DEFINED NAMES) kliknemo ikono DOLOČI

IME (DEFINE NAME).

Pojavi se okno, v kateremu pod IME (NAME) vnesemo ime področja, na primer

»PODATKI«, pod SE SKLICUJE NA (REFERS TO) imamo že vpisan obseg celic

(označena tabela). Potrdimo s klikom na gumb V REDU (OK). S tem smo zaključili

poimenovanje, ter tako pripravili »vir podatkov« za spajanje.

2. Priprava glavnega dokumenta – dopis

Ko smo datoteko s podatki pripravili, moramo sedaj pripraviti tudi glavni dokument, ki je

izhodišče za spajanje dokumentov. Pri sestavljanju dopisa moramo biti pozorni na:

Dopis mora biti vsebinsko izpopolnjen (vsebina je odvisna od namena!)

Vsebovati mora vse elemente dopisa

Zgled dopisa:

3. Spajanje dokumentov-povezava dopisa s podatki o kupcih

Sedaj, ko imamo pripravljeno osnovo dopisa in podatke o kupcih, se lotimo priprave

serijskih pisem. V glavni dokument vnesemo vgrajena ali spojna polja, ki označujejo,

kje na dopisu se bodo pojavili kateri podatki o posameznem kupcu.

S pomočjo čarovnika izvedemo spajanje dokumentov. Pri odprtem dokumentu, kjer

imamo dopis, izberemo kartico POŠILJANJE (MAILINGS), sklop ukazov ZAČNI

SPAJANJE DOKUMENTOV (START MAIL MERGE) ter ikono ZAČNI

SPAJANJE DOKUMENTOV (START MAIL MARGE). Izberemo ČAROVNIK

ZA SPAJANJE DOKUMENTA PO KORAKIH… (STEP BY STEP MAIL

MARGE WIZARD…).

Na desni strani okna se pojavi čarovnik, ki nas bo skozi šest korakov pripeljal do serije

individualiziranih dopisov.

V prvemu koraku izberemo tip dokumenta. Ker izdelujemo dopise, bomo izbrali

PISMA (LETTERS). Kliknemo NAPREJ:ZAČETNI DOKUMENT (NEXT:

STARTING DOCUMENT) na dnu čarovnika…

V drugem koraku povemo, na kakšen način bomo začeli naš dopis. Ker smo dopis že

prej pripravili in ga odprli, izberemo kar UPORABI TRENUTNI DOKUMENT

(USE THE CURRENT DOCUMENT) in kliknemo NAPREJ: IZBIRANJE

PREJEMNIKOV (NEXT: SELECT RECIPIENTS).

V tretjem koraku povemo, kje bo Word dobil podatke o naslovnikih. Tu bomo naredili

povezavo med našo »bazo« kupcev in trenutnim dokumentom.

Še prej moramo izvesti naslednjo nastavitev: kliknemo na OFFICE GUMB

(OFFICE BUTTON) ter izberemo WORDOVE MOŽNOSTI (WORD OPTIONS),

nato pa pod DODATNO (ADVANCED), skupino ukazov SPLOŠNO (GENERAL)

ter kvadratek pred opcijo OB ODPIRANJU POTRDI PRETVORBO (CONFIRM

CONVERSION AT OPEN).

(S to nastavitvijo, prihranimo precej dela pri oblikovanju končne različice dokumenta.

Pri spajanju dokumetov Word privzeto prenese le vrednosti, ki jih dobi v

podatkovnem viru. Pri prenašanju podatkov o prodaji bi na primer prenesel

2.450,3456, čeprav želimo, da se prenese oblika 2.450,35 €. Zaradi spreminjanja

nastavitve bo sedaj iz Excelove datoteke prenesel pravo obliko).

Sedaj moramo določiti vir podatkov. V čarovniku izberemo opcijo UPORABITE

OBSTOJEČ SEZNAM (USE AN EXISTING LIST), nato pa v spodnjem delu okna

kliknemo PREBRSKAJ (BROWSE) in poiščemo našo datoteko, ki smo jo shranili

pod ime Podatki.xlsx, ter jo izberemo in odpremo.

Odpre se nam novo pogovorno okno (Potrdi vir podatkov), kjer najprej klinemo na

kvadratek pred opcijo POKAŽI VSE (SHOW ALL), nato med možnostmi izberemo

DELOVNI LIST VRSTE EXCEL PREK DDE (*.XLS) (MS EXCEL

WORKSHEETS VIA DDE (*.XLS)) in potrdimo s klikom na gumb V REDU (OK).

Navedemo še, kje se v izbrani datoteki nahajajo podatki. Ker smo v Excelu že

definirali naše območje, lahko to območje kar izberemo. Kliknemo na poimenovano

območje podatkov »PODATKI«, ter s klikom na gumb V REDU (OK) okno zapremo.

Prikaže se novo okno s podatki. Ker želimo dopise poslati, le tistim, ki jim bomo

odobrili dodaten popust, kliknemo puščico pri DODATNI_POPUST in izberemo

možnost lastnega filtra DODATNO (ADVANCED). Pod zavihkom FILTRIRAJ

ZAPISE (FILTER RECORDS) določimo kriterij. DODATNI_POPUST primerjamo

VEČJI KOT (GREATER THAN) z vrednostjo PRIMERJAJ Z (COMPARE TO)

0. Potrdimo s klikom na gumb V REDU (OK) in seznam se nam skrči tako, da na

njemu ni kupcev, katerim ne bomo priznali dodatnega popusta. Sedaj je seznam

prejemnikov pripravljen.

Nato kliknemo NAPREJ: PISANJE PISMA (NEXT: WRITE YOUR LETTER) in

nadaljujemo s četrtim korakom.

Sedaj vsebinsko in oblikovno zaključimo naš dopis. Na dopisu bomo nadomestili

mesta, ki smo jih rezervirali tako, da smo pustili nekaj praznega prostora, z ustreznimi

spojnimi polji, preko katerih bomo vzpostavili povezavo med glavnim dokumentom in

podatki o kupcih. Na ta mesta bo Word uvozil podatke o kupcih.

Postavimo se na mesto, kjer želimo imeti vnesen naziv, nato s čarovnikovega okna

izberemo VEČ ELEMENTOV… (MORE ITEMS…). Pojavi se nam okno, kjer se

prikažejo polja iz tabele o kupcih. Izberemo polje NAZIV in kliknemo

VSTAVLJANJE (INSERT). Tako smo vstavili prvo vgrajeno polje. Postopek

ponovimo še za ostala polja. Tudi za niza v telesu sporočila ponovimo postopek,

kamor bomo prenesli podatke o prodaji (PRODAJA_V_2010) in dodatnem popustu

(DODATNI POPUST).

Ko smo nastavili vsa spojna polja, gremo v peti korak z ukazom NAPREJ:

PREDOGLED PISEM ( NEXT: PREVIEW YOUR LETTERS). Dopis je

vsebinsko in tehnično pripravljen. Sedaj lahko pregledamo posamezne dopise,

namenjene določenim kupcem. S pomočjo navigacijskih gumbov s čarovnikovega

menija se premikamo med dopisi. Vidimo, da so vgrajena polja zapolnjena s podatki o

kupcih.

4. Kreiranje in izpis serijskega pisma

V šestemu koraku zaključimo spajanje in naredimo serijo individualiziranih dopisov

za izbrane prejemnike.

Dopise želimo shraniti v posebno datoteko, zato izberemo opcijo UREJANJE

POSAMEZNIH PISEM… (EDIT INDIVIDUAL LETTERS…). To je uporabno v

primerih, ko dopisov ne želimo takoj natisniti. Pojavi se nam okno SPOJI V NOV

DOKUMET (MERGE TO NEW DOCUMENT), nato izberemo VSE (ALL) in

potrdimo z gumbom V REDU (OK).

S tem smo ustvarili nov dokument, kateri vsebuje vse dopise, ki jih lahko pregledamo,

dodatno uredimo in shranimo, ali pa natisnemo.

Viri:

Internetni naslovi:

http://www.zmaga.com/ucenje.php?t=0&id=40

http://www.racunalniskitecaj.si/spajanje-dokumentov-v-microsoft-word-2007/

http://blog.fpp.edu/wp-content/uploads/2009/10/VAJA-2.2-serijska-posta.pdf

Knjiga:

Microsoft Office Word 2007 hitro in jasno / Jerry Joyce in Marianne Moon, Ljubljana:

Pasadena, 2007