Poslovni informacioni sistem WAND

Verzija 6.x

Žiro-računi

Žiro-računi (Izvodi) .............................................................................................................................................. 3 Opis modula za rad sa izvodima ........................................................................................................................ 3 Elementi prozora za pregled izvoda ................................................................................................................... 3

Traka s naslovom...................................................................................................................................... 3 Kontekstni meni........................................................................................................................................ 3 Traka s alatima.......................................................................................................................................... 3 Traka dokumenta ...................................................................................................................................... 3 Lista izvoda............................................................................................................................................... 3 Lista stavki................................................................................................................................................ 4 Traka komandi za rad sa izvodima ........................................................................................................... 4 Traka komandi za rad sa stavkama ........................................................................................................... 4

Rad u modulu žiro-računi................................................................................................................................... 5 Ažuriranje podataka o izvodima i stavkama.................................................................................................. 6

Otvaranje izvoda....................................................................................................................................... 6 Unos stavki izvoda.................................................................................................................................... 7 Povezivanje stavki izvoda sa fakturom................................................................................................... 10 Zatvaranje (odobravanje) izvoda ............................................................................................................ 12 Izmjena podataka u dokumentima žiro-računa ....................................................................................... 13 Brisanje dokumenata žiro-računa ........................................................................................................... 15

Pomoćni alati ............................................................................................................................................... 16 Automatsko knjiženje izvoda.................................................................................................................. 16 Financijska knjiženja .............................................................................................................................. 18 Ispravka podataka ................................................................................................................................... 19

Žiro-računi (Izvodi)

Opis modula za rad sa izvodima

Izvod, kao dokument kojim banka izvještava klijenta o transakcijama na njegovim žiro računima, predmet je evidentiranja i obrade u modulu „žiro računi“. Evidentiranje izvoda obuhvata unos osnovnih podataka o izvodu u cjelini, te unos podataka o stavkama izvoda, koje u sebi sadrže informacije o pojedinačnim transakcijama. Obrada izvoda podrazumijeva povezivanje stavki izvoda sa stavkama faktura.

Elementi prozora za pregled izvoda

Na prozoru za pregled izvoda možemo uočiti nekoliko cjelina koje služe kao podloga za prikaz informacija o programu ili podacima, te za smještaj komandi za izvršenje operacija nad podacima. Razumijevanje njihovog sadržaja bitno je za jednostavo korištenje ovog programskog modula. Prozor za pregled izvoda podijeljen je u slijedeće cjeline:

Traka s naslovom Daje nam informaciju o aktivnom programskom modulu („Pregled izvoda“)

Kontekstni meni Na kontekstom meniju smještene su komande koje su dostupne u aktivnom modulu. U modulu za rad sa izvodima, sa menija se mogu pozvati komande za ažuriranje dokumenata i alati za pokretanje različitih vrsta ispisa.

Traka s alatima Na traci s alatima nalaze se komande za upravljanje izgledom liste izvoda (filtriranje redaka liste), te komande za poziv pomoćnih alata.

Traka dokumenta Ovaj dio prozora daje nam informaciju o žiro-računu na čijim podacima trenutno radimo (ova je informacija bitna, jer program podržava rad sa više žiro-računa).

Lista izvoda Najveći dio prozora za rad sa žiro-računima rezerviran je za prikaz liste izvoda. Izvodi su prikazani u tabelarnoj formi, tako da se jedan red u tabeli odnosi na jedan izvod sa žiro-računa. Uz gornji rub tabele smješteni su nazivi kolona, koji opisuju vrstu podatka prikazanog u toj koloni:

Naziv kolone Podatak koji se prikazuje Broj Broj izvoda Datum Datum izvoda Napomena Početno stanje Početno stanje izvoda u trenutku kreiranja u WAND-u Ulaz Iznos uplate na račun Izlaz Iznos isplate sa računa Saldo Stanje računa S Oznaka statusa izvoda

- „bez oznake“ - aktivni izvod - „x“- izvod odobren, neproknjižen - „K“ – izvod proknjižen u glavnoj knjizi

Lista stavki U donjem dijelu prozora za rad sa žiro-računima smještena je lista za prikaz stavki trenutno aktivnog izvoda (red označen plavom trakom). Stavke su prikazane u tabelarnoj formi, tako da se jedan red u tabeli odnosi na jednu stavku. Uz gornji rub tabele smješteni su nazivi kolona, koji opisuju vrstu podatka prikazanog u toj koloni:

Naziv polja Podatak koji se prikazuje Rb. Redni broj stavke Datum Datum transakcije Partner Naziv partnera Opis Opis transakcije Veza na fakturu Broj fakture, ako je stavka vezana uz fakturu Ulaz Iznos uplate Izlaz Iznos isplate

Traka komandi za rad sa izvodima U ovom dijelu prozora smještene su komande za ažuriranje (zaglavlja) izvoda – unos novog, te izmjena i brisanje postojećih izvoda.

Traka komandi za rad sa stavkama U ovom dijelu prozora smještene su komande za ažuriranje podataka o transakcijama – unos, izmjena i brisanje stavki, te komanda za završetak rada u aktivnom modulu. Slijedeća slika prikazuje elemente prozora za rad sa žiro-računima:

Traka s naslovom

Kontekstni meni

Traka s alatima

Traka izvoda Lista izvoda

Traka komandi za rad sa izvodima

Lista stavki

Traka komandi za rad sa stavkama

Rad u modulu žiro-računi

Prije početka rada na izvodima, neophodno je da u programu imamo definiran barem jedan žiro-račun. Obzirom da se definiranje žiro-računa obavlja u modulu „Registri“, više detalja o ovoj temi dato je u posebnom dokumentu, KreiranjeZiroRac.pdf. Pretpostavimo da naša firma ima dva žiro-računa, jedan kod „Hypo Alpe Adria Bank“ i drugi kod „Raiffeisen Bank“ i da smo te žiro-račune definirali u modulu „Registri“. Rad na izvodima sa žiro računa otvorenog kod „Hypo Alpe Adria Bank“ započećemo komandom Žiro-računi HYPO ALPE ADRIA BANK sa glavnog menija modula Finansijsko poslovanje, kako je prikazano na slici:

Ovom ćemo komandom otvoriti prozor za rad sa izvodima.

Aktivnosti vezane za evidentiranje i obradu izvoda u modulu „Žiro-računi“ mogu se podijeliti na slijedeće kategorije:

- Ažuriranje podataka o izvodima i stavkama - Ispis dokumenata - Rad sa pomoćnim alatima

Ažuriranje podataka o izvodima i stavkama

Otvaranje izvoda Da bi se mogli unositi podaci o gotovinskim transakcijama na žiro računu, potrebno je najprije kreirati izvod. Klikom na dugme „Unos“ sa trake komandi za rad sa izvodima, otvorićemo prozor za unos novog izvoda, prikazan na slici:

Prozor sadrži slijedeća polja:

- Broj, u koje se unosi broj izvoda. Program automatski nudi prvi slobodan broj. Sadržaj polja

se može mijenjati, ako za tim postoji potreba. - Datum, u koje se unosi datum izvoda. Program automatski nudi datum za jedan manji od

tekućeg (npr. ako unos podataka radimo 7.11.2005, ponuđeni datum će biti 6.11.2005.). Sadržaj polja korisnik može promijeniti.

- Napomena, u koje se može unijeti proizvoljan tekst o izvodu. - Početno stanje, u koje unosimo stanje računa u trenutku otvaranja izvoda. Ovo polje je

vidljivo jedino kad kreiramo prvi izvod za izabrani žiro račun. Popunimo polja slijedećim podacima:

- U polju „Broj“ ostavimo ponuđenu vrijednost „1“ - U polju „Datum“ ostavimo ponuđenu vrijednost „06.11.2005“ - U polje „Napomena“ unesemo tekst „Izvod“ - U polje „Početno stanje“ unesemo broj „1000“, pretpostavivši da je početno stanje našeg

računa 1000,00 KM. Klikom na dugme „OK“ pohranjujemo unešene podatke i kreiramo novi izvod. Prozor „dodavanje novog sloga“ se zatvara i program nas vraća nazad u prozor za pregled žiro-računa, sa listom izvoda ažuriranom tako da prikazuje novokreirani izvod:

Program je sada spreman za unos stavki izvoda.

Unos stavki izvoda Unos stavki izvoda iniciramo klikom na dugme „Unos“ smješteno na traci s komandama za rad sa stavkama, čime otvaramo prozor kao na slici:

Prozor sadrži slijedeća polja:

- Redni broj, u koje se unosi redni broj stavke u okviru tekućeg izvoda. Program automatski nudi prvi slobodan broj. Sadržaj ovog polja može se mijenjati. Unos podatka u ovo polje je obavezan.

- Datum, u koje se unosi datum računa. Program automatski nudi datum zadnje unešene stavke, ali sadržaj polja nije fiksan i može se mijenjati. Unos podatka u ovo polje je obavezan.

- Tečaj, u koje se unosi mjenjački tečaj koji će se primijeniti na konverziju iznosa stavke, unešenog u valuti žiro-računa, u iznos u referentnoj valuti. Referentna valuta je uvijek KM. Pojasnimo ovu konverziju na slijedećem primjeru:

Pretpostavimo da smo kreirali žiro-račun za valutu USD (američki dolar). Ako u polje „Ulaz“ unesemo vrijednost „100,00“, program će ovaj broj tretirati kao uplatu na račun u iznosu od 100 američkih dolara, a u desnom polju prikazaće ekvivalentni iznos u KM. Za konverziju će se iskoristiti tečaj unešen polje „Tečaj“.

Program ovo polje automatski popunjava tečajem za valutu izvoda iz tečajne liste (dostupne iz modula registri). Sadržaj polja je moguće izmijeniti. Ukoliko se sadržaj polja tečaj izmijeni, za konverziju će se iskoristiti unešena vrijednost, ali se ta vrijednost neće odraziti na tečaj valute upisan u tečajnoj listi (u registrima).

- Ulaz, u koje upisujemo iznos uplate (ako se radi o uplati na račun). Za unos podatka o iznosu uplate, rezervirana su dva polja. Lijevo polje prikazuje podatak u valuti žiro-računa, a desno u referentnoj valuti (KM). Ako je iznos uplate na izvodu iskazan u originalnoj valuti, upisaćemo ga u lijevo polje, a ako je banka već izvršila konverziju u referentnu valutu (KM), tada iznos upisujemo u desno polje. Napomena: Obzirom da se pretpostavlja da izvod prikazuje iznose transakcija u valuti žiro-računa, pri kretanju kroz polja pomoću tastature, desno polje se preskače, da bi se ubrzao rad i umanjila mogućnost greške. Polju je moguće pristupiti jedino pomoću klika mišem.

- Izlaz, u koje upisujemo iznos isplate (ako se radi o isplati sa računa). Za unos podatka o iznosu isplate, rezervirana su dva polja. Objašnjenje o namjeni dva polja za prikaz iznosa Ulaza, vrijedi i ovdje.

- Opis, u koje upisujemo opis transakcije, - Veza na fakturu, ako je transakcijom izvršeno plaćanje fakture, upisujemo broj fakture.

Ispravan rad nekih opcija alata za automatsko knjiženje, zavisi od sadržaja ovog polja. Treba obratiti pažnju na to da će izgled polja za unos broja fakture ovisiti o tipu transakcije. Ako se radi o uplati na račun, u pitanju je plaćanje fakture koju smo mi ispostavili kupcu, pa je broj fakture podijeljen u tri segmenta, čime se forsira poštivanje formata brojanja izlaznih faktura kreiranih u WAND-u (broj izlazne fakture je u formatu prefiks-broj-godina).

Kod isplata sa računa, ovo polje sadrži broj fakture koju mi plaćamo i u tom slučaju njegov format nije propisan.

- Konto, u koje upisujemo šifru konta na koji će se račun knjižiti. - Posl. partner, u koje upisujemo šifru poslovnog partnera sa kojim je transakcija izvršena - Mjesto troška, u koje upisujemo šifru jedinice organizacione strukture kojoj pridružujemo

trošak/prihod (ovisno o tome da li je transakcija ulazna ili izlazna) - Komercijalisti, u koje upisujemo ime komercijaliste - Povezano. Ovo polje je informativnog karaktera i njegov sadržaj se ne može direktno

mijenjati. Vrijednost „0,00“ u ovom polju, označava stavku koja nije povezana ni sa jednom

fakturom. Ako je stavka povezana sa barem jednom fakturom, polje će tada prikazivati ukupni povezani iznos.

Naglasimo ponovo da je primarna funkcija modula „žiro-računi“ evidencija stanja na računima koje firma ima otvorene kod poslovnih banaka. Da bi se ova funkcija modula iskoristila, dovoljno je popuniti polja Datum i Tečaj te jedno od polja Ulaz ili Izlaz. Ostala polja mogu ostati prazna. Međutim, program nudi i mogućnost povezivanja novčanih transakcija zabilježenih na izvodu sa fakturama koje smo ispostavili ili dobili od poslovnih partnera. Uspostavljanjem ovih veza korisnik dobija mogućnost puno detaljnijeg uvida u stanje potraživanja i dugovanja, poslovne navike partnera, dinamiku priliva i odliva sredstava i druge slične podatke, te stvara pretpostavke za izradu pregleda i izvještaja koji pomažu u donošenju kvalitetnijih poslovnih odluka. Vezu između stavki izvoda i stavki faktura moguće je uspostaviti na nekoliko načina. Izabrana metoda povezivanja stavki određuje koji su nam dodatni podaci na stavci izvoda potrebni. Upravo u ovom kontekstu treba posmatrati polja „Veza na fakturu“, „Konto“, „Posl. partner“ i „Mjesto troška“. Iako će povezivanje stavki i metode koje nam u tu svrhu stoje na raspolaganju, biti detaljnije obrađeni u sklopu opisa modula „Otvorene stavke“, na ovom mjestu moramo ukazati na međuzavisnost alata za povezivanje i podataka na stavci izvoda.

- Automatsko povezivanje je proces u kojem se stavke izvoda automatski pokušavaju dovesti u vezu sa fakturama i može se izvesti na više načina, odnosno na temeljnu nekoliko kriterija. Iz činjenice da se veze mogu tražiti samo između faktura i stavki izvoda za istog poslovnog partnera, proizilazi zahtjev da se polje „Posl. partner“ mora popuniti da bi bilo kakvo automatsko povezivanje moglo raditi. U jednom od modaliteta rada, alat za automatsko povezivanje će pokušati povezati stavke izvoda sa našim izlaznim fakturama na temelju broja fakture. Da bi ovakvo povezivanje bilo moguće, neophodno je, uz popunjeno polje „Posl. partner“, u polju „Veza na fakturu“ stavke izvoda, upisati tačan broj fakture na koju se odnosi plaćanje po toj stavci (polja „Konto“, „Posl. partner“ i „Mjesto troška“ mogu ostati nepopunjena). Obzirom da se alat „Automatsko povezivanje stavki“ pokreće iz modula „Otvorene stavke“, možemo reći da se u modulu „Žiro računi“ samo vrši priprema za automatska knjiženja.

- Ručno povezivanje podrazumijeva da operater iz ponuđene liste izabere fakturu s kojom želi povezati stavku izvoda. Da bi program mogao generirati odgovarajuću listu faktura, neophodno je popuniti polje „Posl. partner“. Uz ispravno popunjeno polje „Posl. partner“, stavke izvoda se mogu ručno povezati iz tekućeg prozora, klikom na komandno dugme „Otvorene Fakture“ ili iz modula „Otvorene stavke“. Procedura ručnog povezivanja iz tekućeg prozora biće opisana u sklopu zasebne teme u ovom poglavlju.

Pretpostavimo da je potrebno evidentirati izvod sa jednom stavkom – uplatom u iznosu od 100,00 KM, koju je izvršio poslovni partner „Samoposluga“. Popunimo polja slijedećim podacima:

- U polju Redni broj ostavimo ponuđenu vrijednost „1“. - U polju Datum ostavimo ponuđenu vrijednost „20.11.2005“ - U polju tečaj Tečaj ostavimo ponuđenu vrijednost „1,000000“ - U polje Ulaz unesemo broj „100,00“, obzirom da se radi o uplati na žiro-račun. - U polje Posl. partner unesemo šifru poslovnog partnera (u našem primjeru to je 11237) - Sva ostala polja ostavimo prazna.

Obzirom da smo samo željeli evidentirati transakciju, i ne planiramo vršiti automatska knjiženja, polje „Veza na fakturu“ ostavljamo prazno. Klikom na komandno dugme OK pohranićemo unešene podatke i na osnovu njih kreirati novu stavku u tekućem izvodu. Glavni prozor žiro-računa sada izgleda kao na slici:

Iz liste u gornjem dijelu ekrana vidimo da je za žiro-račun br. 122 kod Hypo Alpe Adria Bank unešen jedan izvod, a iz donje da je izvod imao jednu stavku – uplatu od 100KM. Prokomentirajmo još malo sadržaj i značenje polja „Veza na fakturu“ u donjoj listi. Ako u polju stoji vrijednost „0-0-/2005“ onda je polje „prazno“. Neka druga vrijednost predstavljaće broj fakture na koju se stavka odnosi. Ovo polje nije indikator povezanosti stavke sa fakturom, već nam prikazuje broj fakture na koju stavka može biti povezana alatom za automatsko povezivanje iz modula „Otvorene stavke“. Ovo polje jednostavno prikazuje onu vrijednost koju smo unijeli u polje istog imena u ekranu za unos stavki. Želimo li doznati da li je stavka povezana i u kojem iznosu, moramo stavku otvoriti klikom na komandno dugme Izmjena i provjeriti sadržaj polja „Povezano“.

Povezivanje stavki izvoda sa fakturom Informacioni sistem WAND nudi nekoliko metoda za povezivanje stavki izvoda sa fakturama, kroz modul „Otvorene stavke“. Jedan od alata – onaj za ručno povezivanje stavki izvoda sa fakturama, dostupan je i iz modula „Žiro-računi“. Ako su ispunjeni uslovi za upotrebu alata za ručno povezivanje (popunjeno polje „Posl. partner i jedno od polja „Ulaz“ ili „Izlaz“), proces povezivanja iniciramo klikom na komandno dugme „Otvorene stavke“, smješteno uz donji rub prozora za unos stavki izvoda. Postupak povezivanja objasnićemo kroz primjer koji slijedi. Pretpostavimo da ranije unešenu stavku izvoda želimo povezati sa fakturom. U glavnom ekranu za rad sa žiro-računom označićemo tu stavku i kliknuti na komandno dugme Izmjena čime otvaramo prozor kao na slici:

Iz sadržaja polja „Povezano“, vidimo da stavku nismo povezali ni sa jednom fakturom. Klikom na komandno dugme „Otvorene fakture“, otvaramo prozor „Otvorene fakture po poslovnom partneru“ kao na slici:

Prozor nam u formi liste daje popis svih otvorenih faktura za odgovarajućeg partnera (kojeg smo definirali kao subjekt transakcije u polju „Posl. partner“), te nekoliko komandi za uspostavljanje i prekid veza između faktura i aktivne stavke izvoda. Želimo li povezati samo jednu fakturu, označićemo je i kliknuti na komandno dugme Poveži. Pojaviće se prozor kao na slici:

U ovom prozoru definiramo koliki iznos sa stavke želimo povezati sa fakturom, upisivanjem odgovarajuće vrijednosti u polje „Iznos za vezivanje“. Polje je automatski popunjeno maksimalnim iznosom koji se može povezati. To znači da će program provjeriti iznos na stavci i nepovezani iznos fakture i ponuditi manji od ova dva iznosa. Klikom na komandno dugme OK, završavamo povezivanje, i sadržaj liste faktura u prozoru prozor „Otvorene fakture po poslovnom partneru“ se ažurira u skladu sa izvršenom promjenom:

Sadržaj polja „Plaćeni iznos“ (100,00) predstavlja iznos koji smo povezali, a polje „Otvoreni iznos“ (171,40) označava neplaćeni dio fakture. Ako imamo više od jedne nepovezane fakture, možemo komandom „Poveži sve“ izvršiti povezivanje ukupnog iznosa stavke sa fakturama. Rezultati koje će komanda „Poveži sve“ dati, zavise od iznosa stavke i iznosa pojedinačnih nepovezanih faktura na slijedeći način:

- Ako je iznos stavke izvoda veći od zbira nepovezanih iznosa svih faktura sa liste, program će povezati sve fakture sa listom:

Iznos Povezano Nepovezano Stavka izvoda 300,00 KM Faktura br. 1 171,40 KM 171,40 KM 0,00 KM Faktura br. 2 100,00 KM 100,00 KM 0,00 KM

- Ako je iznos stavke izvoda manji od zbira nepovezanih iznosa svih faktura sa liste, program

kreće od fakture sa najmanjim rednim brojem, povezuje iznose. Ako je na izvodu preostalo novca za povezivanje, povezati slijedeću fakturi i ponovo provjerava da li je na stavci izvoda preostalo novca za povezivanje. Proces završava kad je cjelokupan iznos sa izvoda povezan sa fakturama. Ilustrirajmo ovo slijedećim primjerima:

Primjer I:

Iznos Povezano Nepovezano Stavka izvoda 100,00 KM Faktura br. 1 171,40 KM 100,00 KM 71,40 KM Faktura br. 2 100,00 KM 00,00 KM 100,00 KM

Primjer II:

Iznos Povezano Nepovezano Stavka izvoda 200,00 KM Faktura br. 1 171,40 KM 171,40 KM 0,00 KM Faktura br. 2 100,00 KM 28,60 KM 71,40 KM

Veze između stavke izvoda i faktura prekidamo klikom na komandno dugme „Prekini sve“.

Zatvaranje (odobravanje) izvoda Kao što smo ranije istakli, primarna funkcija modula „žiro-računi“ je evidencija stanja na računima koje firma ima otvorene kod poslovnih banaka. Da bi informacije koje nam modul daje bile usaglašene sa podacima koje nam šalje banka, kako u smislu hronologije transakcija, tako i stanja na računu, nužno je izvode unositi redoslijedom kojim dolaze. Da bi korisnika upozorio na važnost hronološkog unosa izvoda, uvedena su dva statusa izvoda – aktivan i neaktivan. Ovi se statusi ponekad označavaju i terminima odobren i neodobren. Aktivnim stausom označen je izvod na kojem se mogu vršiti izmjene, a neaktivan je onaj na kojem izmjene nisu dozvoljene. Izvod se proglašava neaktivnim akcijom Odobravanja (Zatvaranja). Ova akcija može se pokrenuti na dva načina: direktno, klikom na komandno dugme sa slikom zelene kvačice, smješteno na traci sa alatima ili indirektno, otvaranjem novog izvoda. Klikom na komandno dugme za zatvaranje dnevnika, status izabranog izvoda se mijenja u „Zatvoren“ i izabrani dnevnik u stupcu „S“ dobija oznaku „x“, što se vidi iz slijedeće slike:

Također, mijenja se i izgled komandnog dugmeta za zatvaranje izvoda, tako da ono sada prikazuje sliku crvenog znaka „X“:

Izgled komandnog dugmeta Trenutni status izvoda Status poslije klika

Otvoren, unos podataka moguć Zatvoren

Zatvoren, unos podataka nije moguć Otvoren Izvod se može zatvoriti i automatski (indirektno), izdavanjem zahtjeva za otvaranje novog izvoda. Ako klikom na dugme „Unos“ sa trake sa komandama za rad sa izvodima iniciramo otvaranje novog izvoda, program će nas slijedećom porukom upozoriti da će trenutno aktivni izvod biti zatvoren:

Izborom opcije „DA“, otvorićemo prozor za unos novog izvoda. Kreirajmo novi izvod, za koji ćemo prihvatiti ponuđene vrijednosti u poljima Redni broj i Datum, te unijeti tekst „Izvod“ u polje Napomena. Lista izvoda sad izgleda kao na slijedećoj slici:

Izmjena podataka u dokumentima žiro-računa Mogućnost izmjene podataka u žiro-računu usko je povezana sa statusom otvorenosti i statusom knjiženja izvoda. Podaci na stavkama izvoda koji je otvoren (aktivan), te na samom aktivnim izvodu, mogu se mijenjati klikom na odgovarajuće komandno dugme „Izmjena“, uz jedno ograničenje – ako je stavka izvoda već povezana sa fakturom, tada ne možemo promijeniti vrijednost u polju Ulaz ili Izlaz na iznos manji od povezanog. Pogledajmo ovo na slijedećem primjeru: Unijeli smo jedan izvod sa jednom stavkom ulaza u iznosu od 100,00 KM. Ovu stavku povezali smo sa fakturom u punom iznosu stavke. Klikom na komandno dugme Izmjena otvorimo prozor kao na slici:

Polje „Povezano“ pokazuje nam da je svih 100,00 KM iz stavke izvoda povezano sa nekom fakturom. Promijenimo sada iznos u polju „Ulaz“ na 50,00 KM. Pokušaj da sačuvamo promjenu klikom na komandno dugme OK rezultiraće porukom kao na slici:

Ovom nas porukom program upozorava da je unešeni iznos manji od povezanog iznosa i neće dopustiti nastavak rada dok ne ispravimo podatak u polju „Unos“ ili ne kliknemo na komandno dugme „Prekid“. Napomena: Da bismo izmijenili iznos na stavci izvoda na vrijednost manju od povezane, moramo najprije prekinuti vezu između stavke izvoda i faktura pa tek onda napraviti željenu korekciju iznosa. Izmjene na zatvorenom izvodu Ako je izvod zatvoren, ali još nije proknjižen u glavnu knjigu, moguće su slijedeće modifikacije unešenih podataka:

- Na stavkama izvoda se mogu mijenjati sva polja osim polja Tečaj, Ulaz i Izlaz. - Na izvodu nisu dozvoljene nikakve izmjene (komandno dugme za izmjenu izvoda je

neaktivno) - Dodavanje novih zapisa (stavki) na bilo kom nivou unutar zaključanog dokumenta nije

moguće. Ako je neophodno izmijeniti podatak vezan uz zatvoreni izvod, takav se izvod mora najprije aktivirati klikom na komandno dugme sa slikom crvenog znaka „X“. Re-aktivirani izvod i sve njemu pridružene stavke mogu se modificirati bez ograničenja. Rad na modifikacijama izvoda koji su već bili odobreni, obavezno je završiti na slijedeći način:

- Kad su sve potrebne izmjene unešene, izvod treba zatvoriti, - Pokrenuti alat Ispravka podataka, smješten na traci sa alatima u vidu komandnog dugmeta sa

slikom ključa. Ovaj korak je kritičan da bi se očuvala ispravnost podataka na žiro-računu. Naime, pri otvaranju novog izvoda, kao početno stanje uzima se saldo izvoda koji mu je

prethodio. Na slijedećoj slici, koja prikazuje primjer izvoda prikazanih hronološki, može se uočiti da je saldo izvoda br. 1 (1100,00 KM) prenešen kao početno stanje u izvod br.2.

Napravimo sada izmjenu u podacima na izvodu br. 1, tako što ćemo ga najprije aktivirati, a potom izmijeniti iznos prve stavke sa 100,00 KM na 200,00 KM. Pogledajmo kako će izgledati lista izvoda:

Saldo prvog dnevnika sada je 1200,00 KM. Međutim, početno stanje drugog izvoda ostalo je nepromijenjeno, pa time ni trenutno stanje žiro-računa (saldo izvoda br.2) više nije ispravno. Pokretanjem alata Ispravka podataka pokrenućemo niz kalkulacija kojima će program izvršiti korekcije početnih stanja i salda svih izvoda. Ako na žiro-računu iz našeg primjera pokrenemo alat Ispravka podataka, lista izvoda će izgledati kao na slici:

Izmjene na proknjiženom izvodu Ako je izvod proknjižen u glavnu knjigu, nisu dopuštene nikakve izmjene na bilo kom nivou unutar proknjiženog dokumenta (izvod, stavke izvoda). Ako je neophodno izmijeniti podatak vezan uz proknjiženi izvod ili njemu pripadajuće stavke, potrebno je najprije poništiti knjiženje upotrebom alata „Financijska knjiženja“ (više detalja o ovom alatu dato je u posebnom poglavlju). Ovako pripremljen dokument još treba i aktivirati, na ranije opisani način.

Brisanje dokumenata žiro-računa Mogućnost brisanja podataka na žiro-računu usko je povezana sa statusom otvorenosti i statusom knjiženja izvoda. Stavke izvoda koji je otvoren (aktivan), te sam aktivni izvod, mogu se pobrisati uz poštovanje redoslijeda brisanja podataka. Ako je izvod zatvoren, brisanje je moguće tek poslije njegovog aktiviranja. Proknjiženi izvod i dokumente koji mu pripadaju moguće je brisati tek poslije poništavanja knjiženja. Kod izvoda koji su otvoreni za brisanje, mora se voditi računa o redoslijedu kojim se podaci uklanjaju. Naime, program neće dopustiti brisanje izvoda kojem su pridružene stavke, niti će dozvoliti brisanje stavki koje su povezane sa fakturama. Drugim riječima, kod brisanja izvoda, dokumenti se moraju brisati „odozdo“ prema „gore“, od dokumenta najnižeg nivoa (veza sa fakturom) do dokumenta najvišeg nivoa (izvoda). Ako bismo htjeli pobrisati stavku izvoda, najprije bismo morali pobrisati sve veze te stavke sa fakturama, pa tek onda samu stavku. Slično, ako bismo htjeli pobrisati izvod

neophodno bi bilo pobrisati sve veze između stavki izvoda i faktura, potom sve stavke i na kraju sam izvod.

Pomoćni alati

Automatsko knjiženje izvoda Klijenti kod kojih je implementiran modul za rad sa glavnom knjigom, mogu izvode knjižiti iz glavne knjige, ili direktno iz modula Žiro-računi. Knjiženje iz modula Žiro-računi pokreće se klikom na komandno dugme sa slikom kompjutera, smješteno na traci sa alatima, čime otvaramo prozor „Automatsko knjiženje u glavnu knjigu“, prikazan na slijedećoj slici:

Prozor sadrži slijedeća polja:

- Konto, u koje se upisuje šifra konta glavne knjige na koji će se knjižiti izabrani izvodi. Program automatski popunjava ovo polje šifrom konta koji smo pri kreiranju žiro-računa u modulu Registri definirali kao konto za knjiženje izvoda. Za popunjavanje ovog polja moguće je dobiti pomoć klikom na dugme sa slikom strelice, smješteno uz desni rub polja, čime ćemo otvoriti listu sa popisom postojećih konta u glavnoj knjizi.

- Od izvoda broj i Do izvoda broj, u koja se upisuje broj početnog odnosno završnog izvoda u intervalu izvoda za knjiženje. Drugim riječima, ako smo u ova polja unijeli vrijednosti „1“ i „4“, u stvari smo programu naložili da izvrši knjiženje izvoda broj „1“, „2“, „3“ i „4“.

- Prepisati datum izvoda u datum knjiženja stavki naloga, kojim određujemo pod kojim će se datumom knjižiti stavke naloga. Ako je ova opcija uključena (polje štrihirano), tada će se kao datum knjiženja stavki uzeti datum izvoda, inače se za datum knjiženja uzima tekući datum.

Klikom na komandno dugme OK, nastavljamo proces knjiženja. Program će nas podsjetiti da je slijedeći korak u procesu knjiženja izbor financijskog naloga u koji će knjiženje biti izvršeno, porukom kao na slijedećoj slici,

Poslije klika na dugme OK, otvoriće se prozor za izbor financijskog naloga:

Na ovom mjestu knjiženje možemo prekinuti klikom na komandno dugme Izlaz, poslije čega bi nas program vratio u prozor za pregled izvoda, kreirati novi nalog (više detalja o kreiranju financijskih naloga dato je u poglavlju o radu u modulu Glavna knjiga) ili izabrati na listi neki od postojećih naloga i nastaviti knjiženje klikom na komandno dugme Izbor. Ako smo se odlučili za nastavak knjiženja, program provjerava da li su ispunjeni uslovi za ispravno knjiženje izabranih izvoda i pripadajućih stavki i u zavisnosti od rezultata ovih provjera upravlja se daljim tokom knjiženja. Naiđe li na stavku kod kojeg smo propustitli popuniti polje Konto, program će nas upozoriti porukom poput one na slijedećoj slici:

Odgovorom Da prekidamo dalju obradu i poništavamo izmjene načinjene do tog momenta, odnosno vraćamo status knjiženja izabranih izvoda na status prije početka knjiženja. Drugim riječima, ako izaberemo odgovor Da, niti jedan od izabranih izvoda neće biti proknjižen. Odlučimo li se za odgovor Ne, obrada se nastavlja i stavka kojoj je nedostajao podatak u polju Konto biće proknjižena. Ovim rješenje problema nedostajućeg konta, nismo riješili već samo odgodili. Naime, nalog u glavnoj knjizi, koji sadrži stavku bez konta, neće moći biti odobren dok se nedostajući podatak ne unese. Druga greška na koju će program u procesu knjiženja ukazati je pokušaj da se proknjiži otvoreni izvod. Ako smo među izvodima koje želimo knjižiti naveli trenutno aktivni izvod, program će nas na to upozoriti porukom poput one na slijedećoj slici:

Ova je poruka informativnog karaktera i ne utiče na tok knjiženja. Svi ostali izvodi koje smo izabrali za knjiženje biće proknjiženi.

Automatsko knjiženje izvoda završava porukom u kojoj dobijamo informaciju o broju uspješno proknjiženih stavki. Primjer takve poruke dat je na slijedećoj slici:

Klikom na dugme OK vraćamo se u prozor za pregled izvoda. Proknjiženi dnevnici u stupcu „S“ dobijaju oznaku „K“, što se vidi iz slijedeće slike:

Ako se u listi izvoda pozicioniramo na proknjiženi izvod, primijetićemo da su komande za odobravanje i knjiženje neaktivne, na što nas asocira njihov izmijenjeni izgled:

Izgled komandnog dugmeta Prije knjiženja Poslije knjiženja

Financijska knjiženja Alat Finansijska knjiženja predstavlja pogled na glavnu knjigu iz perspektive modula Žiro-računi. Kroz ovaj alat, naime, možemo dobiti informacije o stavkama glavne knjige koje su nastale kao rezultat knjiženja podataka sa žiro-računa, te možemo, pod određenim uslovima, poništiti knjiženja izvoda. Alat se pokreće klikom na komandno dugme sa slikom novčanica, smješteno na traci sa alatima, čime otvaramo prozor „Pregled knjiženih stavki po dokumentu“. Ako smo u trenutku pokretanja alata Financijska knjiženja na listi izvoda imali označen izvod koji još nije proknjižen, prozor će biti prazan. U suprotnom, lista će biti popunjena podacima iz glavne knjige koji se odnose na selektirani izvod i prozor će izgledati kao na slici:

Stavke glavne knjige su prikazane u tabelarnoj formi, tako da se jedan red u tabeli odnosi na jednu stavku. Uz gornji rub tabele smješteni su nazivi kolona, koji opisuju vrstu podatka prikazanog u toj koloni:

Naziv kolone Podatak koji se prikazuje K Oznaka statusa stavke

- „bez oznake“ – nalog nije odobren - „x“- nalog je odobren

Nal./St. Broj naloga glavne knjige/broj stavke unutar naloga Konto Konto na koji je izvršeno knjiženje Naziv Naziv konta Partner Šifra partnera Knjiženo Datum knjiženja Opis knjiženja Opis knjiženja, koji je popunjen opisom računa Dugovanje Iznos dugovanja Potražnja Iznos potraživanja

U sklopu alata Financijska knjiženja nalaze se i dva komandna dugmeta, Brisanje stavki i Ispis, kojima se pokreću akcije za poništavanje knjiženja i ispis proknjiženih stavki. Poništavanje knjiženja Knjiženje izvoda možemo poništiti klikom na komandno dugme Brisanje stavki. Treba imati u vidu da se poništavanje knjiženja odnosi na sve stavke i nije moguće poništiti knjiženje pojedinačnih stavki. Program će nas upozoriti na ovo i zatražiti ponovnu potvrdu pokrenute akcije poništavanja knjiženja slijedećom porukom:

Klikom na komandno dugme Da završavamo proces poništavanja knjiženja, i program nas vraća nazad u prozor za pregled izvoda. Izvod nad kojim smo ovu akciju izvršili, sada u polju „S“ umjesto oznake „K“ ima simbol “x“. Ispis proknjiženih stavki izvoda Izvještaj o proknjiženim stavkama tekućeg izvoda možemo dobiti klikom na komandno dugme Ispis.

Ispravka podataka Alatom Ispravka podataka ispravljamo neslaganja između salda i početnih stanja na izvodima, koja mogu nastati poslije promjena na odobrenim izvodima. Primjer upotrebe ovog alata dat je u poglavlju Izmjene na zatvorenom izvodu.