Integrasi Strategi Dan Kebijakan

Integrasi Strategi dan Kebijakan Sistem Informasi

( Dosen : Dr. Dana I. Sensuse )

Ujian Tengah Semester

Oleh:Fajrianto Z Ar

Jejen Jainudin

Muhammad Ferdiansyah 1011600192

Sevi Andriasari 0811601186

PROGRAM STUDI MAGISTER ILMU KOMPUTER (MKOM)

FAKULTAS PASCASARJANA UNIVERSITAS BUDI LUHUR

JAKARTA2011

Jejen Jainudin, M. Ferdiansyah, Fajrianto. Z. Ar., Sevi AndriasariMagister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur Jakarta Hal 2 dari

36

Ujian Tengah SemesterMata Kuliah : Integrasi Strategi dan Kebijakan Sistem Informasi

UJIAN TENGAH SEMESTER

Mata Kuliah : Integrasi Strategi dan Kebijakan Sistem InformasiDosen : Dr. Dana I. Sensuse

I. Profil Organisasi

Perguruan Tinggi (STMIK) Tunas Bangsa yang menaungi Tiga program studi yaitu

Teknik Informatika (TI-S1), Sistem Informasi (SI-S1) dan Manajemen Informatika (MI-D3)

dalam pengembangan dan peningkatan kualitas sumberdaya manusia agar lebih dapat

disinergikan tentunya perlu suatu perencanaan yang di tuangkan dalam Rencana Strategi

(Renstra) agar peningkatan dan pengembangannya lebih terkontrol dan terarah menuju

Perguruan tinggi yang baik (Good University Governance). Renstra ini merupakan rencana

pengembangan STMIK Tunas Bangsa Lampung untuk periode 2009-2014.

Renstra yang dibuat berdasarkan visi, misi STMIK Tunas Bangsa Lampung ini

merupakan hasil kristalisasi cita-cita dan komitmen bersama tentang kondisi ideal masa depan

yang ingin dicapai dengan mempertimbangkan potensi yang dimiliki, permasalahan yang

dihadapi dan berbagai kecenderungan (perubahan lingkungan) yang sedang dan akan

berlangsung. Berdasarkan visi misi tersebut, selanjutnya diformulasikan berbagai tujuan

dansasaran yang akan dicapai selama sepuluh tahun kedepan. Berdasarkan tujuan dan sasaran

tersebut, selanjutnya diformulasikan skenario untuk mencapainya. Skenario yang dimaksud

meliputi strategi dan program pengembangan yang perlu ditempuh, beserta indikator-

indikator keberhasilannya.

Arah kebijakan Perencanaan Strategi pengembangan STMIK Tunas Bangsa Lampung

adalah aspek-aspek strategis dalam penyelenggaraan dan pengembagan STMIK Tunas Bangsa

Lampung yang meliputi :

1. Peningkatan Kualitas Manajemen Sumberdaya, dan Strategi Penerimaan Mahasiswa yang

meliputi :

a. manajemen tatakelola dan organisasi

b. manajemen program studi

c. transparansi manajemen keuangan yang mengacu pada SAK

d. Pengelolaan manajemen sumber daya manusia


36


e. Pengelolaan manajemen sarana dan prasarana

f. Pengelolaan manajemen sumber daya data dan informasi

g. Sistem penjaminan mutu institusi (quality ansurence)

h. Strategi penerimaan mahasiswa.

2. Peningkatan Produktivitas dan Relepansi Lulusan Melalui Pengelolaan Program Studi

yang efektif yang meliputi;

a. Peningkatan produktivitas dosen dalam proses pembelajaran

b. Peningkatan kualitas dan kuantitas lulusan

c. Peningkatan prosentase jumlah lulusan pertahun

d. Peningkatan kulaitas prose pembejalaran yang relevan

e. Pemanfaatan sumberdaa sarana dan prasarana secara optimal

f. Peningkatan pendapatan institusi non biaya kuliah mahasisa

g. Peningkatan pemberian beasiswa bagi mahasiswa tidak mampu

Yang perlu mendapatkan penekanan adalah bahwa aspek-aspek tersebut bukanlah sesuatu

yang saling terpisah tetapi merupakan satu kesatuan yang saling terkait.

Penyusunan Renstra ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan dan

pengembangan STMIK Tunas Bangsa Lampung 10 (sepuluh) tahun ke depan. Renstra ini

bukanlah merupakan pedoman yang statis, melainkan dinamis. Renstra ini dapat dikaji ulang

secara periodik, setiap setahun sekali. Pengkajian rencana juga dapat dilakukan sesuai dengan

perubahan-perubahan penting yang diperkirakan pengembangan STMIK Tunas Bangsa

Lampung.

Renstra yang disusun ini bukanlah sekedar sebuah dokumen, apalagi sekedar untuk

memenuhi kepentingan sangat praktis, semacam kelengkapan administratif untuk akreditasi,

program hibah, dan lainn sebagainya. Rensra ini disusun berdasarkan kesadaran, kehendak,

kebutuhan bersama untuk dijadikan sebuah pedoman bagi penyelenggaraan dan

pengembangan STMIK Tunas Bangsa Lampung, agar segala sesuau keputusan/langkah yang

diambil/ditempuh oleh masing-masing elemen pada masing-masing level merupakan bagian

dari upaya untuk mewujudkan tujuan bersama yang sudah ditetapkan. Sebagai pedoman

penyelenggaraan dan pengembangan STMIK Tunas Bangsa Lampung, Renstra ini harus

menjadi komitmen bersama seluruh elemen penyelenggara STMIK Tunas Bangsa Lampung.

Oleh karena itu, dokumen ini perlu disyahkan oleh Senat STMIK Tunas Bangsa Lampung


36


yang merupakan representasi dari unsur-unsur penyelenggaraan STMIK Tunas Bangsa

Lampung.

Sebagai pedoman penyelengaraan dan pengembangan STMIK Tunas Bagnsa Lampung,

Renstra ini perlu dijabarkan dalam berbagai dokumen perencanana yang lebih operasional.

Dokumen perencanaan operasional yang dimaksud adalah renstra ditingkat unit, rencana

tindakan (Action plan) per bidang, dan berbagai peraturan yang terkait dengan

penyelenggaraan STMIK Tunas Bangsa Lampung.

FILOSOFI, VISI, DAN MISI

A. Filosofi

Sebagai mitra Pemerintah dalam dunia pendidikan untuk turut mencerdaskan anak

bagnsa dalam bidang ilmu informatika, STMIK Tunas Bangsa Lampung bertekad menjadi

”Teknologi yang Beriman” sebagai filosofi penyelenggaraan dan pengembangan institusi

pendidikan tinggi. Penyelenggaraan dan pengembangan STMIK Tunas Bangsa Lampung

berupaya mengintegrasikan antara nilai-nilai keilmuan dan keimanan sehingga mampu

menumbuhkan kepribadian yang menguasai ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni, yang

dijiwai oleh nilai-nilai keimanan.

B. Visi dan Misi

Berkaitan dengan eksistensi STMIK Tunas Bangsa Lampung kedepan ditentukan oleh

kemampuannya untuk memenuhi tuntutan kebutuhan-kebutuhan stake holders. Untuk

memenuhi tuntutan tersebut, STMIK Tunas Bangsa Lampung perlu secra terus-menerus

mempertinggi daya saing dan daya juang guna menapai keunggulan kompetiti berkelanjutan.

Berdasarkan landasan filosofi dan pemikiran di atas STMIK Tunas Bangsa Lampung

merumuskan visi dan misi tujuan penyelenggaraan dan pengembangan sebagai berikut :

1. Visi

”Menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang menguasai penerapan dan pengembangan

ilmu pengetahuan dan teknologi di Sangbumi Rawai Jurai (Lampung) khususnya, Nasional

dan Internasional umumnya dalam penerapan Teknologi dan Sistem Informasi”.


36


2. Misi :

1. Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi yang bermutu, menghasilkan sumber daya

manusia yang bermoral, beriman, beriwa pemimpin, dan tangguh d alam bidang

Teknologi Informatika dan Sistem Informasi.

2. Melaksanakan TRI DHARMA Perguruan Tinggi sebagai dasar tanggung jawab

akademisi, dalam bidang pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat.

3. Mengembangkan Sistem Manajemen Perguruan Tinggi yang berkualitas seara

berkelanjutan sesuai dengan tuntutan zaman.

4. memberikan kontribusi terhadap permaslaah teknologi informatika dan system

informasi yang bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan sosial.

3. Tujuan

1. Menghasilkan lulusan yang profesional, siap pakai berjiwa pemimpin dan mampu

membuka peluang usaha pada bidang informatikan, serta berwawasan pengetahuan

(knowledge society).

2. Menghasilkan lulusan yang mampu menghasilkan karya cipta pada bidang informatika,

mengembangkan, memadukan dan menyebar luaskan ilmu pengetahuan dan teknologi

kepada masyarakat.

3. Melakukan dan menghasilkan berbagai kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masayarakat sebagai wujud penerapan Tri Dharma bagi kepentingan pembangunan dan

masyarakat.


36


II. Analisis Bisnis Eksternal dan Internal

Kekuatan (STRENGTH)

• FASILITAS :

Laboratorum dengan fasilitas internet dan hospot.

Perpustakaan

Gedung milik sendiri dan tempat strategis karena ditengah kota

Sarana dan prasarana memadai.

• AKADEMIK

Rapat Koordianasi Dosen, rapor Dosen

Evaluasi Kurikulium per semester

Lama perkuliahan 1 semester 4 bulan = 16 x pertemuan.

Proses Pembelajaran dengan LCD

Nilai kelulusan >=60

Kehadiran >=75 %

Pembimbing Akademik

Perkuliah SKS, Sistem Paket.

• Pemerintah daerah mendukung perkembangan pendidikan seutuhnya, bias dilihat dari

upaya memberantas buta huruf dan pembebasan sampai tingkat SLTP.

• Otonomi yang diberikan kepada perguruan tinggi khususnya dalam pengembangan

kurikulum.

• Tingginya permintaan lulusan dari berbagai sector teknologi informasi.

• PENGAJAR & PENELITIAN

Keahlian Dosen sesuai dengan bidangnya

Motivasi dosen tinggi

Program Beasiswa ikatan dinas S2, S3.


36


Ada wadah penelitian antara dosen dan mahasiswa

Program Penelitian dosen tetap per semester.

• KEMAHASISWAAN & ALUMI

Wadah kegiatan Mahasiswa (BEM).

Wadah Ikatan Alumni.

KELEMAHAN (WEAKNESS)

• FASILITAS

Buku-Buku perpustakaan masih harus ditambah.

jadwal laboratorium padat sehingga mhs kurang dapat praktek bebas.

• AKADEMIK :

Seminar untuk tenaga pengajar masih kurang.

Penelitian – penelitian masih kurang

• SAP tidak lengkap

Belum ada kesamaan antara SAP, dengan proses pembelajaran yang

diharapkan kompetensinya.

Nilai-nilai pemrograman masih rendah. Rata2 C.

• Pengajaran & Penelitian

Anggaran Penelitian Kecil, Dosen belum maksimal meneliti.

Dosen belum maksimal melaksanakan kegiatan pengabdian.

• KEMAHASISWAAN & ALUMNI

Database Alumni belum lengkap

Mahasiswa kurang aktif dikampus.

OPPORTUNITIES – O

• Pemerintah daerah mendukung perkembangan pendidikan seutuhnya, bisa dilihat dari

upaya memberantas buta huruf dan pembebasan sampai tingkat SLTP.

• Otonomi yang diberikan kepada perguruan tinggi khususnya dalam pengembangan


36


kurikulum.

• Tingginya permintaan lulusan dari berbagai sector teknologi informasi.

THREATS – T

Perguruan Tinggi negeri membuka program ekstensi.

Masuknya perguruan tinggi luar Lampung yang membuka kelas jauh.

Pesaing-pesaing yang lebih dulu menggunakan teknologi yang canggih.

STRATEGI

Strategi jangka pendek terdiri atas:

Menyelenggarakan pembelajaran yang aplikatif dan berorientasi pada kekhasan

pendidikan vokasi.

Melakukan pengujian hasil pembelajaran berdasarkan kompetensi yang harus

dikuasai.

Meningkatkan kapasitas sumber daya dosen dan karyawan.

Meningkatkan mutu layanan bagi calon mahasiswa, mahasiswa dan alumni

Strategi jangka panjang terdiri :

Membangun citra akademi.

Membangun jaringan kerjasama.

Mengembangkan sarana prasarana kampus


36


III. Analisis Sistem Informasi/Teknologi Informasi

Sistem informasi akademik yang dilakukan pada STMIK Tunas Bangsa telah

menggunakan SIAKAD (sistem administrasi kampus) dengan menggunakan beberapa

unit server dan komputer untuk menyimpan data dan membuat laporan. Kondisi ini

belum sepenuhnya dapat dimanfaatkan oleh sivitas akademik karena masih terbatasnya

kemampuan staf administrasi, terbatasnya kelengkapan sarana penunjang dan masih

minimnya informasi yang dapat diberikan oleh lembaga. Saat ini untuk kebutuhan

informasi administrasi dilakukan dengan bantuan dua unit komputer yang dioperasikan

oleh 2 orang staf administrasi. Idealnya untuk sistem informasi akademik harus dimiliki

oleh masing-masing jurusan di lingkungan AMIK Lampung dengan menggunakan

sistem informasi komputerisasi agar dapat meningkatkan pelayanan terhadap sivitas

akademik. Sampai saat ini pihak AMIK Lampung juga belum memiliki pusat database

untuk dijadikan acuan perumusan rencana pengembangan institusi.


36


IV. Strategi

a. Bisnis

Strategi pengembangan sistem informasi pada STMIK Tunas Bangsa meliputi beberapa

aspek, yaitu:

(a)Aspek pendidikan dan pengajaran

(b) Aspek penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

(c) Aspek sumberdaya manusia

(d) Aspek sarana dan prasarana

(e) Aspek manajemen

(f) Aspek penggalian dana dan promosi

b. Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi dilakukan dengan pengembangan sistem

informasi kampus, yang bertujuan untuk pengembangan jaringan informasi dan

komunikasi intranet dan internet kampus, serta pengembangan sistem informasi

manajemen untuk mendukung pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. Program

SISFO Kampus (Sistem Informasi Manajemen dan Akademik STMIK Tunas Bangsa )

akan terus dikembangkan untuk mengintegrasikan informasi di bidang akademik,

keuangan, personalia dan hubungan masyarakat.

Sistem Informasi yang direncanakan akan sangat mendukung berbagai aktivitas

yang melibatkan dosen, mahasiswa, maupun tenaga pendukung. Hal ini akan dimulai

dari proses pendaftaran mahasiswa baru secara online yang database nya tersimpan di

Server secara terpusat dan dapat diakses oleh Bagian HUMAS dan bagian yang terkait,

database dosen & mahasiswa yang menggunakan sistem yang terkomputerisasi,

pengisian KRS menggunakan jaringan intranet dan internet (program SISFO Kampus),

pencatatan kehadiran dosen tetap dan tenaga pendukung akan menggunakan finger

scan, pengajaran menggunakan multimedia, proses pembelajaran di kelas yang akan

dilengkapi komputer dengan software dan hardware yang up-to- date, sistem

pengiriman usulan soal ujian melalui email, pembuatan milis bagi para mahasiswa dan

alumni, forum diskusi mahasiswa-dosen-publik serta sistem informasi pengenalan


36


kampus yang dapat diakses melalui website.

Setiap bagian juga akan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, seperti

Bagian Keuangan yang akan menggunakan aplikasi software, bagian akademik, umum,

dosen tetap dan tenaga penunjang akan diberikan Komputer yang terhubung dengan

internet dan e-mail untuk mendukung pekerjaannya, dan minimalisasi penggunaan

kertas untuk penyebaran informasi.

Sistem Informasi ini nantinya dapat diakses secara langsung melalui internet dan

intranet bagi mahasiswa adalah: biodata, jadual kuliah (KRS), nilai per semester (KHS),

dan Transkrip Nilai. Sedangkan dosen dapat mengakses biodata, daftar mahasiswa asuh,

daftar bimbingan skripsi, data nilai mahasiswa karya ilmiah, beban tugas, jadual

mengajar, kehadiran mengajar dan hasil ujian.

Peningkatan sistem informasi akan terus dilakukan melalui peningkatan sosialisasi

penggunaan internet untuk pendaftaran mahasiswa baru secara online, pengisian KRS

mahasiswa, penyebaran informasi melalui mailing list, dan optimalisasi penggunaan

web site. Selain itu lembaga juga akan terus meningkatkan penggunaan sistem informasi

perpustakaan dan Music Room.

Dari segi infrastruktur pendukung akan disediakan ruang server dan rak server

yang sangat memadai, dengan kabel jaringan baik untuk backbone maupun untuk client

menggunakan kabel tipe Cat-6 Gibps untuk transmisi data. Sarana dan prasarana yang

mendukung sistem informasi lainnya akan meliputi sistem client server, dimana sistem

pengolahan data terpusat dengan entry data terdistribusi. Untuk jaringan LAN akan

digunakan MS Windows 2000 Advanced Server dengan Active Directory dan sistem

database menggunakan MS SQL 2000, sedangkan aplikasi SISFO Kampus akan

menggunakan teknologi aplikasi terbaru dari Microsoft yaitu Microsoft Visual dot net.

Sedangkan dalam pengembangan jangka pendek sistem jaringan akan dioptimalkan ke

sistem operasi Windows 2003 Server dan Microsoft Exchange 2000, dengan sistem

operasi client menggunakan Windows XP Profesional. Meskipun demikian untuk

beberapa informasi tertentu masih digunakan papan pengumuman, spanduk, telepon dan

faksimili.

Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan sistem informasi masih perlu ditingkatkan

mengingat perkembangan sistem informasi sangat cepat. Masalah budaya dan kebiasaan

masih terasa menghambat peningkatan pemanfaatan sistem informasi. Penyebaran

informasi secara manual belum dapat dihilangkan secara total di dalam aktivitas sistem.


36


c. Kebutuhan Sistem Informasi

Sistem Informasi telah dilakukan dengan menilai, menelaah dan menganalisis

keseluruhan sistem yang berlaku, yang mencakup masukan (visi dan misi program

studi, sasaran dan tujuan, mahasiswa, dosen dan tenaga pendukung, kurikulum, sarana

dan prasarana serta biaya dan sumber dana), proses (tata pamong, pengelolaan program,

proses pembelajaran, suasana akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat)

dan keluaran/hasil (sistem informasi serta sistem peningkatan dan pengendalian mutu)

berdasarkan data, informasi dan bukti-bukti lainnya yang berkenaan dengan komponen-

komponen dari seluruh penyelenggaraan program studi.

Evaluasi diri telah dilakukan dengan mendapatkan dukungan penuh dari yayasan

maupun pimpinan dan lembaga, mendapatkan masukan dari berbagai pihak (mahasiswa,

dosen, alumni, pengguna lulusan dan praktisi) telah memberikan manfaat bagi Program

Studi untuk melihat Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman yang dihadapi

Program Studi sekaligus pengembangan strategi yang akan dilakukan untuk

memecahkan masalah dan mengatasi kelemahan yang dihadapi.

Tindakan-tindakan perbaikan juga sudah mulai dilakukan dalam upaya mencapai

visi, misi, tujuan dan sasaran yang ditetapkan, antara lain: membina kerjasama dengan

SMU, mengadakan temu dengan orang tua untuk penjelasan International Class,

pelatihan mengenai pelayanan bagi karyawan, mengikutsertakan mahasiswa dalam

lomba Karya Ilmiah, meningkatkan metode pembelajaran interaktif di kelas,

penambahan computer dan LCD Projector secara bertahap, pengembangan program

SISFO Kampus untuk KRS online, pengembangan website dan mail group untuk

membina jaringan serta membina kerjasama dengan alumni dan dunia usaha dalam

pengembangan kurikulum.

Dengan memperhatikan hasil evaluasi diri, pengembangan strategi dan upaya

perbaikan yang dilakukan, maka kualitas dari program studi S-1 Sistem Informasi dapat

dinilai baik dan memiliki kesinambungan untuk keberlanjutan program studi ini dimasa

yang akan datang untuk turut serta meningkatkan kualitas pendidikan tinggi di

Indonesia.


36


V. Portfolio Aplikasi

Sistem Pengambilan Keputusan Akademik dan Personalia

Sistem kepemimpinan yang berlaku dilakukan berdasarkan asas musyawarah mufakat,

kebersamaan, keterbukaan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku di STMIK Tunas

Bangsa, Pengambilan kebijakan atau keputusan dilakukan melalui mekanisme kerja dan

koordinasi antara Program Studi dan Unit Kerja dengan Pimpinan Sekolah Tinggi.

Pengambilan keputusan dibidang akademik dilakukan melalui usulan yang disampaikan

melalui rapat koordinasi dan rapat jurusan, kemudian dilanjutkan kerapat pimpinan.

Pengambilan keputusan atau kebijakan yang bersifat strategis dilakukan Ketua

bersama para pembantu Ketua, Ketua Program Studi, dan Senat Akademik, sedangkan

pengambilan keputusan yang bersifat rutin dipimpin oleh Pembantu Ketua atau Ketua

Program Studi bersama dosen dan tenaga penunjang lainnya. Keputusan yang telah diambil

melalui rapat serta mendapat masukan dari berbagai unsur civitas akademika disosialisasikan

melalui rapat pimpinan, rapat jurusan, pertemuan karyawan, melalui e-mail, Short Massage

Servies maupun melalui pengumuman secara tertulis.

Mekanisme koordinasi yang melibatkan seluruh unsur civitas akademika dilakukan

secara berjenjang sesuai masalah yang dihadapi dan sesuai dengan wewenang dan tanggung

jawab masing-masing. Dengan demikian kebijakan atau keputusan dapat dilakukan secara

objektif dan transparan.

Pengambilan keputusan yang berkaitan dengan personalia, baik untuk pengretrutan

dosen maupun staff dimulai dari tahapan seleksi hingga proses penempatan. Seleksi awal

untuk dosen/staf yang dimulai dari seleksi berkas oleh bagian personalia dilanjutkan dengan

undangan presentasi sekaligus interview kandidat dosen/staf yang dipanggil dan dilanjutkan

test micro teching bagi dosen, test keterampilan bagi staf yang lolos seleksi awal serta

dilanjutkan tahapan psikotest bagi dosen/staff yang lolos dari seleksi kedua dan diakhiri

dengan penempatan. Evaluasi tiap semester dilakukan oleh Ketua Program Studi terhadap

seluruh dosen berdasarkan review dari kuesioner yang diberikan kepada mahasiswa

dikelasnya serta hasil penilaian kinerja dosen termasuk penilaian terhadap pelaksanaan

Tridharma Pergururan Tinggi. Hasil evaluasi digunakan dalam penetapan mata kuliah, jumlah

kelas yang akan diasuh serta peningkatan jenjang jabatan/karir dosen yang bersangkutan.


36


Sistem Keuangan

Sistem keuangan yang berlaku di STMIK Tunas Bangsa berpedoman pada asas

otonomi, transparansi, akuntabilitas dan sesuai dengan struktur penerimaan dan pengeluaran

yang telah ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Pendapatan dan Belanja dan statuta

tahun 2002 mengenai kekayaan, pendanaan, pembelanjaan dan pelaporan. Tahun anggaran

STMIK Tunas Bangsa berlaku mulai tanggal 1 September sampai dengan 31 Agustus tahun

berikutnya. Rencana Kerja dan Anggaran Pendapatan dan Belanja yang disetujui senat

akademik selanjutnya diajukan ke yayasan untuk mendapatkan persetujuan. Kemudian

rencana kerja dan anggaran pendapatan dan belanja ini menjadi pedoman pengelolahan

keuangan dalam melaksanakan program kerja tahun anggaran berjalan.

Dana untuk menunjang kegiatan institusi diperoleh dari beberapa sumber yaitu dari

Uang Pendaftaran Ujian Saringan Masuk, Biaya Penyelengaraan Pendidikan (BPP) per

semester yang terdiri dari BPP pokok, BPP tambahan per sks, Biaya pendaftaran

Ulang/Herregistrasi, Dana Kegiatan Mahasiswa (DKM), Dana Kesehatan Mahasiswa, Biaya

Ujian Skripsi dan Komprehensif, Uang Wisuda, Kartu Perpustakaan, Kegiatan Pengabdian

Pada Masyarakat, Dana Penelitian, Hibah Kompetisi, Dana Program Beasiswa. serta Sponsor

Perusahaan untuk kegiatan yang dilakukan.

Laporan yang dibuat setiap bulan adalah laporan Likuiditas yang berisi posisi kas dan

setara kas serta laporan pemeriksaan fisik kas yang dilakukan bersama-sama antara kasir,

asisten keuangan, serta unit pengawasan intern. Laporan yang dibuat setiap 3 bulan (triwulan)

adalah laporan Realisasi Program Kerja dan Anggaran Pendapatan Triwulan. Yang berisi

realisasi program kerja triwulan yaitu kelembagaan, penyelenggaraan pendidikan dan

pengajaran, mahasiswa, tenaga pengajar, kurikulum, wisuda, produktivitas lulusan, alumni,

penelitian, pengabdian kepada masyarakat, sarana dan prasarana, organisasi kemahasiswaan,

organisasi dan personalia, pengembangan dan pembangunan serta realisasi anggaran

pendapatan dan belanja, cash flow laporan likuiditas dan laporan hasil pemeriksanaan kas.

Melalui pengelolaan keuangan yang memperhatikan efisiensi dan optimalisasi

penggunaan sehingga sangat menunjang bagi suksesnya kegiatan Tridharma Pendidikan

dalam pencapaian visi, misi dan tujuan.


36


Sistem Monitoring Akademik dan Unit Kendali Mutu

Pada program studi Teknik Informatika, Sistem Informasi, Manajem Informatika ,

monitoring dan kendali mutu atas kegiatan akademik dilakukan secara berkesinambungan

untuk meningkatkan suasana akademik yang kondusif dan meningkatkan kualitas proses

belajar mengajar. Mekanisme monitoring dan kendali mutu dilakukan melalui :

1. Pemantauan kesesuaian materi yang diajarkan dosen dengan SAP.

2. Monitoring presensi dosen yang didokumentasi dibagian perkuliahan.

3. Monitoring tingkat kehadiran mahasiswa dalam proses belajar mengajar dikelas.

Mahasiswa yang tingkat kehadirannya kurang dari 80% tidak diperkenankan

mengikuti Ujian Akhir Semester.

4. Input atas mutu juga diterima dari mahasiswa yang disampaikan melalui kuesioner,

pembimbing akademik, dan koordinator mata kuliah.

5. Input atas kurikulum dan SAP diperoleh dari dosen pengasuh mata kuliah, para

praktisi melalui diskusi dengan ketua program studi.

6. Evaluasi yang diperoleh melalui rapat koordinasi, rapat dosen, rapat pembimbing

akademik, rapat pleno, rapat pimpinan maupun rapat senat akademik.

7. Monitoring kualitas program studi dilakukan melalui pemanfaatan umpan balik dari

alumni dan pengguna lulusan.

Hasil evaluasi dan masukan dari berbagai pihak baik internal (rapat pimpinan,

koordinasi, jurusan dan pleno) maupun eksternal (umpan balik mahasiswa, alumni serta

pengguna lulusan) akan dirapatkan dalam rapat bidang terkait untuk ditindaklanjuti. Langkah

konkrit yang diambil antara lain : Perubahan kurikulum, perubahan satuan Acara Perkuliahan,

pergantian edisi buku wajib, penambahan buku penunjang, penetapan mata kuliah yang

diasuh dosen, upaya peningkatan kualitas pelayanan baik terhadap dosen maupun mahasiswa

maupun peningkatan pelayanan lainnya.

Monitoring atas tingkat kelulusan mahasiswa juga terus dilakukan baik melalui

pembimbing akademik maupun pembimbing skripsi. Ujian skripsi dan komprehensif sebagai

ujian terakhir bagi mahasiswa merupakan media monitoring dan evaluasi atas kualitas

lulusan.


36


Dukungan sistem terhadap pencapaian misi

Dalam upaya mencapai visi dan misi yang ditetapkan, dukungan dari sistem informasi

sangat diperlukan. Untuk hal tersebut telah dikembangkan sistem informasi yang ditujukan

untuk pengembangan jaringan informasi dan komunikasi Intranet dan Internet kampus, serta

pengembangan sistem informasi manajemen untuk mendukung pelaksanaan Tridharma

Perguruan Tinggi. Program SISFO Kampus ( Sistem Informasi Kampus STMIK Tunas

Bangsa) akan terus dikembangkan untuk mengintegrasikan informasi dibidang Akademik,

Keuangan, Personalia dan Hubungan masyarakat.

Kegiatan pengisian Kartu Rencana Studi telah menggunakan Sistem Informasi

Akademik yang dapat diakses mahasiswa baik melalui Intranet ataupun Internet. Sistem

Informasi Akademik bermanfaat baik bagi pimpinan, dosen, staf maupun mahasiswa.

Informasi akademik seperti transkrip, kartu hasil studi maupun kartu rencana studi, jumlah

rupiah sks yang harus dibayar dapat diakses melalui SISFO Kampus. Guna menunjang

kecepatan dan keamanan dalam pengambilan keputusan., maka seluruh unit komputer akan

tersambung dengan jaringan komputer internal yang didukung juga oleh program SISFO

Kampus.

Peningkatan sistem informasi akan terus dilakukan melalui peningkatan sosialisasi

penggunaan Internet, penyebaran informasi melalui mailing list, dan optimalisasi penggunaan

web site. Selain itu lembaga juga akan terus meningkatkan penggunaan sitem informasi

perpustakaan.

Penciptaan suasana akademik yang kondusif

Penciptaan suasana akademik yang kondusif terus ditingkatkan melalui interaksi

antara dosen dengan mahasiswa dan tenaga penunjang, dosen dengan dosen maupun

mahasiswa dengan mahasiswa.

Kuantitas dan kualitas interaksi ditingkatkan

(1) Unit kegiatan Mahasiswa baik kegiatan olahraga, akademik maupun

kerohanian,

(2) Bimbingan akademik dan bimbingan skripsi,

(3) Kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,

(4) kuliah umum dan kunjungan ke perusahaan.


36


Untuk menunjang suasana akademik yang kondusif disediakan fasilitas :

(1) Perpustakaan yang memadai,

(2) Ruangan untuk kegiatan seminar,

(3) Musolla, Unit kesehatan.

Selain itu ditetapkan peraturan kemahasiswaan berupa tata tertib dan sanksi

administrasi dan akademik (tercantum dalam buku pedoman). Pemberian sanksi diberikan

atas pelanggaran disiplin di lingkungan kampus. Selain diberlakukan sanksi juga ditetapkan

sistem pemberian penghargaan bagi mahasiwa yang berprestasi. Kode etik dan tata krama

dosen diatur dalam buku pedoman dosen. Upaya menciptakan suasana akademis yang

kondusif dilakukan melalui program kerja yang terencana, terpadu baik oleh lembaga maupun

lembaga kemahasiswaan.

Ketersediaan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi telah dilaksanakan mulai tahun 2009. Pengembangan

yang dilakukan STMIK Tunas Bangsa ditujukan untuk pengembangan jaringan informasi dan

komunikasi Intranet dan Internet kampus, serta pengembangan sistem informasi manajemen

untuk mendukung pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. Program SISFO Kampus (sistem

informasi kampus STMIK Tunas Bangsa) akan terus dikembangkan untuk mengintegrasikan

informasi baik di bidang akademik, keuangan, personalia dan hubungan masyarakat.

Sistem informasi yang akan dikembangkan STMIK Tunas Bangsa diharapkan sangat

mendukung berbagai aktivitas yang melibatkan baik dosen, maupun tenaga pendukung. Hal

ini dapat direncanakan mulai dari proses pendaftaran mahasiswa baru yang didukung

pendaftaran secara online yang databasenya tersimpan di server secara tersurat dan dapat

diakses oleh bagian HUMAS dan bagian yang terkait, database dosen dan mahasiswa yang

menggunakan sistem yang terkomputerisasi. pengisian KRS menggunakan jaringan Intranet

dan Internet (program SISFO kampus), pencatatan kehadiran dosen dalam perkuliahan,

proses pembelajaran di laboratorium yang dilengkapi Komputer dengan software dan

hardware yang up-to-date, sistem penyampaian nilai oleh dosen melalui CD, sistem

pengiriman usulan soal ujian melalui email, pembuatan mailis bagi para mahasiswa dan

alumni, forum diskusi mahasiswa-dosen-publik serta sistem informasi pengenalan kampus

yang dapat diakses melalui website.


36


Sistem informasi yang rencananya dapat diakses secara langsung melalui Internet dan

Intranet bagi mahasiswa adalah : biodata, jadual kuliah (KRS), nilai per semester (KHS), dan

transkrip nilai. Sedangkan dosen dapat mengakses biodata, daftar mahasiswa asuh, daftar

mahasiswa bimbingan skripsi, data nilai mahasiswa kelas diasuhannya, karya ilmiah,

curriculum vitae, beban tugas, jadual mengajar, kehadiran mengajar dan kirim nilai hasil

ujian.

Peningkatan sistem informasi akan terus dilakukan, misalnya peningkatan sosialisasi

penggunaan Internet untuk pendaftaran mahasiswa baru secara online, pengisisan KRS

mahasiswa, penyebaran mahasiswa melalui mailing list, optimalisasi penggunaan web site.

Selain itu lembaga juga masih terus meningkatkan penggunaan sistem informasi

perpustakaan.

Dari segi infrastruktur pendukung akan terdapat ruang server dan rak server yang

sangat memadai, dengan kabel jaringan baik untuk backbone maupun untuk client. untuk

transmisi data. Sarana dan prasarana yang mendukung sistem informasi lainnya meliputi

sistem client server. Untuk jaringan LAN akan digunakan MS windows 2000 advanced

Server dengan active directory dan sistem database menggunakan MS SQL 2000, sedangkan

aplikasi SISFO kampus akan menggunakan teknologi aplikasi terbaru dari Microsoft yaitu

Microsoft visual dot Net. Sedangkan dalam pengembangan jangka pendek sistem jaringan

akan dioptimalkan ke sistem operasi windows 2003 server dan Microsoft Exchange 2000,

dengan sistem operasi tertentu masih digunakan papan pengumuman, spanduk, faksimili.

Jumlah sarana dan prasarana komputer yang akan mendukung kinerja sistem informasi.

Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan sistem informasi masih sangat perlu ditingkatkan

mengingat perkembangan sistem informasi sangat cepat dari waktu ke waktu. Masalah

budaya dan kebiasaan masih terasa menghambat peningkatan pemanfaatan sistem informasi.

Penyebaran informasi secara manual (surat menyurat masih belum dapat dihilangkan secara

total dalm aktivitas sistem. Penyebaran informasi melalui media tertulis lain seperti majalah

digunakan sebagai sarana penyebaran informasi khususunya karya ilmiah dosen dan

mahasiswa.

Sarana komputer yang dilengkapi dengan software memadai disediakan untuk

menunjang kelancaran aktifitas dosen, mahasiswa dan bagian administrasi. Komputer untuk

menunjang kuliah mahasiswa berada di laboratorium sebanyak 60 unit ( 20 unit per ruang

Lab), laboratorium Hardwere dan perpustakaan sebanyak 1 unit. Sedangkan untuk media

informasi bagi mahasiswa selain menyediakan papan pengumuman, program studi juga


36


menyediakan 2 unit public computer untuk kegiatan mahasiswa. Untuk menunjang kegiatan

perkuliahan disediakan 7 unit note book dan 4 unit LCD Projector. Komputer untuk kegaitan

administrasi sebanyak 2 unit.

Sistem informasi juga telah banyak digunakan dalam proses belajar mengajar seperti

penggunaan fasilitas multimedia di kelas, penelusuran jurnal melalui Internet, pelaksanaan

laboratorium Komputer, sistem informasi, dan statistik dengan menggunakan software

terbaru. Penggunaan sistem informasi ini memberikan banyak manfaat bagi dosen maupun

mahasiswa sehingga kualitas proses belajar mengajar dapat terus ditingkatkan.


36


VI. Strategi Teknologi Informasi

Dengan memanfaatkan teknologi komputer, akan diperoleh manfaat berupa

kemudahan dalam penyimpanan, pengorganisasian dan pengambilan berbagai data yang

dibutuhkan. Penggunaan perangkat lunak dan konfigurasi perangkat keras yang tepat,

dapat dibangun sistem informasi manajemen yang handal dan secara signifikan

berpengaruh terhadap kinerja institusi secara keseluruhan.Dengan demikian pengolahan

data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan ujian masuk calon mahasiswa,

pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus, proses pendaftaran ulang dapat dikelola

dan diolah dengan cepat, tepat dan akurat. Dengan adanya sistem pengolahan data antara

pengguna yang merupakan mahasiswa dan pengolah yang merupakan bagian dari sistem

akademik yang menerima inputan dari mahasiswa dan mengolahnya untuk melakukan

kegiatan transaksi kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan

institusi.

Dengan digunakannya sistem ini, seluruh data yang berhubungan dengan aktivitas

institusi diolah dengan teritegrasi, cepat, tepat dan akurat diantaranya adalah pengolahan

data mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas dengan dosen pengajar. Pada

proses tersebut terdiri dari data-data transaksi berupa, data absensi, data mata kuliah, data

transkrip nilai, data jadwal ujian, data pembayaran biaya kuliah, data dosen beserta atribut

data gaji yang merupakan bagian dari sistem keuangan yang diterapkan pada bagian

keuangan.

Agar sistem informasi ini dapat maksimal termanfaatkan dibutuhkan pengolahan data

yang lebih interaktif dimana pada saat ini penerapan teknologi informasi berbasis web

sangat membantu dalam penyebaran informasi secara global.

Penerapan pengolahan data atau aplikasi berbasis web memungkinkan interaksi antara

pengguna yang dalam hal ini adalah mahasiswa dengan institusi yang merupakan bagian

dari sistem yang ada, dapat melakukan transaksi kegiatan belajar mengajar ataupun

kegiatan administrasi kampus secara on-line. Kombinasi teknologi web diharapkan dapat

memudahkan penyebaran informasi detail dengan menggunakan interaksi teknologi SMS

(Short Message Service) gateway, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa

dapat diperoleh menggunakan sms yang dikirimkan ke server SMS dimana data yang


36


diolah sebelumnya merupakan data transaksi antara mahasiswa dan institusi. Data-data

internal institusi diolah menggunakan teknologi Komputer dengan bahasa pemrograman,

baik berbasis web ataupun visual programming.

Berdasarkan kebutuhan tersebut kebutuhan Sistem Informasi Akademik terdiri dari 3

komponen, yaitu :

i. Komponen Front End Web, merupakan interaksi antar muka untuk

pengolahan data kebutuhan mahasiswa dan institusi.

ii. Komponen Back End Web, merupakan komponen pengolah data antara

inputan dari mahasiswa dan pembaruan (update) data baik untuk

kegiatan belajar-mengajar maupun untuk kegiatan administrasi. Data-

data ini dapat dibantu dengan penggunaan SMS Gateway.

iii. Komponen Proses Internal, yang terdiri dari Aplikasi sistem keuangan,

Sistem Akademik internal dan Aplikasi pegawai yang terintegrasi.

Pengembangan Sistem Informasi Akademik dengan tiga komponen tersebut akan

menjadikan prosses kegiatan akademik menjadi terstruktur dan informatif, sehingga proses

kerja menjadi lebih baik dan maksimal, penyimpanan data tersentralisasi yang

memudahkan kegiatan pengolahan data, pencarian dan publishing menggunakan teknologi

komputer. Modul-modul pendukung dan modul yang terkait dengan Sistem Informasi

Akademi terintegrasi dengan Aplikasi keuangan dan kepegawaian.

Keuntungan yang dapat diperoleh institusi dengan penerapan Sistem Informasi Akademik

ini adalah :

a. Kemudahan bagi mahasiswa memperoleh informasi tanpa harus berinteraksi

langsung dengan bagian administrasi, karena dapat diperoleh dengan melakukan

pencarian data melalui komputer yang terkoneksi secara intranet ataupun internet.

b. Kemudahan bagi administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung

dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh mahasiswa

yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data.

c. Penyimpanan data yang terstruktur didalam basisdata yang tersimpan didalam

komputer.

d. Pembaruan informasi yang terintegrasi antara bagian administrasi akademik dengan


36


bagian keuangan sehingga validasi untuk status mahasiswa dapat dilakukan dengan

waktu singkat.

e. Kemudahan bagi pengajar dalam proses belajar mengajar karena pada komponen

Front End Web dan komponen Back End Web membantu para pengajar

menyampaikan dan meneriman informasi secara on-line dari dan untuk mahasiswa.

f. Sistem ini mereduksi waktu yang digunakan menjadi sedikit.

g. Pengolahan data keuangan lebih efektif yang mendukung proses keuangan dan

proses kepegawaian.

Arsitektur Aplikasi Sistem Informasi Akademik

1) Server

Server yang digunakan untuk aplikasi ini adalah IBM Blade Centre HS21 With Chassis

S SERVER dengan spesifikasi sebagai berikut :

88861MA IBM BladeCenter S Chassis with 2x950/1450W PSU, Rackable


36


39Y9324 Server Connectivity Module for IBM BladeCenter

43W3582 IBM BladeCenter S 950W/1450W Auto-Sensing Power Supplies 3

and 4

8853G1A HS21, Xeon Quad Core E5405 80w 2.00GHz/1333MHz/12MB L2,

2x1GB Chk, O/Bay SAS

42D0421 IBM 146GB 10K SFF Non HS SAS HDD

39Y8934 DPI 32amp/250V Front-end PDU with IEC 309 2P+Gnd

2) Jaringan

Skema Jaringan yang Digunakan

3) Keamanan

Pengamanan jaringan lokal dan internet perlu dilakukan untuk menjaga keamanan

jaringan baik dari sisi fisik maupun non fisik. Sebagaimana diketahui, secara umum

jaringan terbagi kedalam tujuh lapisan yang terpisah satu sama lain. Pengamanan ini


36


dilakukan pada beberapa lapisan, yaitu :

Lapisan Fisik, lapisan ini harus dilindungi dari tangan-tangan jahil atau pihak-pi-

hak tertentu yang memiliki itikad tidak baik dengan cara memberikan akses ter-

batas pada perangkat fisik jaringan terutama server, penataan perkabelan yang

tersembunyi dan sulit dijangkau, terhindar dari faktor alam dan lingkungan yang

dapat merusak atau mengakibatkan korsleting seperti air, gigitan tikus dan lain

sebagainya.

Lapisan Data Link, lapisan ini merupakan kunci untuk dapat terhubung kedalam

jaringan yang perlu dijaga keamanannya. Pada umumnya akses point berupa

hub, switch atau wirelless, pengamanan akses point ini dilakukan dengan mener-

apkan protokol 802.1x sehingga setiap komputer yang akan masuk kedalam

jaringan akan diverifikasi otentifikasinya. Selain itu perlu juga dilakukan penga-

manan melalui mac address authentification sehingga peralatan yang ingin ter-

hubung dengan jaringan dapat dibatasi dengan didaftarkan terlebih dahulu.

Lapisan Jaringan, Pengamanan dilakukan dengan pembatasan Internet Protocol

yang mendapat otoritas mengakses dan terhubung dengan jaringan. Selain itu

penggunaan Firewall yang akan mefilter paket-paket yang dikirimkan kedalam

jaringan.

Lapisan Arus Data, pengamanan dilakukan dengan penerapan Virtual Private

Network dan penerapan Wifi Protected Access atau WPA untuk jaringan nirka-

bel. Dengan penerapan WPA arus pertukaran data dienskripsi sehingga bila ter-

jadi pencurian data selama proses transfer akan mempersulit pencuri dalam

menterjemahkannya.

Lapisan Aplikasi, pengamanan dilakukan dengan mengamankan Secure Socket

Layer (SSL) pada server sehingga otentifikasi paket-paket data yang dikirimkan

dapat dijamin. Selain itu pemasangan antivirus pada server serta komputer client

sehingga minimal sebelum terhubung dengan jaringan ancaman virus telah dapat

diminimalisir oleh komputer client terlebih dahulu.

4) Modul-modul aplikasi


36


Skema sistem informasi ini dikembangkan menggunakan software berbasis

opensource, yaitu untuk sistem basisdata menggunakan mysql, postgresql atau firebird

dan pemrograman aplikasi back end menggunakan PHP, pemrograman inhouse

menggunakan Java. Aplikasi ini dapat dibangun sendiri dengan mamanfaatkan sumber

daya manusia yang ada yang telah dilatih dan disekolahkan ke jenjang yang lebih tinggi

atau dengan membeli dari pihak lain.

Modul-modul minimal yang harus tersedia didalam Sistem Informasi ini adalah :

a) Modul Registrasi Mahasiswa yang terdiri dari :

Proses registrasi ulang

Pencetakan kartu status sementara

Update data mata kuliah

Jadwal kuliah

Data dosen

Data mahasiswa

b) Modul Administrasi keuangan yang terdiri dari :

Transaksi pembayaran

Pembaruan data pembayaran mahasiswa

Pencetakan slip pembayaran

Pemeriksaan data mahasiwa yang belum melakukan pembayaran

Laporan berkala

Laporan harian transaksional

c) Modul Internal Akademik

Transaksi data dosen

Transaksi data kelas

Transaksi data jadwal

Transaksi data status

Informasi tambahan yang dibutuhkan

Monitoring kegiatan belajar mengajar

Absensi Mahasiswa

Absensi Dosen


36


Statistik Mahasiswa

Statistik Dosen

Data mahasiswa

Pembuatan pelaporan kegiatan belajar mengajar secara terstruktur harian

Pembuatan pelaporan kegiatan belajar mengajar secara terstruktur terjadwal

d) Modul Kepegawaian

Transaksi Pegawai

Absensi Pegawai

Status Pegawai

Pangkat Pegawai

Cuti Pegawai

Indeks Prestasi

Gaji Pegawai

Data atribut yang bersangkutan dengan pegawai

Pelaporan & statistic

e) Modul Penerimaan Mahasiswa Baru

Dilakukan secara on-line melalui web

Pencetakan kartu tanda ujian

Transaksi data

Pelaporan data transaksi pendaftaran

f) Modul-modul lain akan ditambahkan kemudian secara bertahap setelah modul-modul

utama berfung dan berjalan dengan baik.


36


VII. Strategi Manajemen Informasi

A. Tata Kelola

Pada saat ini, strategi teknologi informasi (TI) diperlukan dalam strategi bisnis

untuk menjawab persaingan yang semakin kompetitif. Berbagai studi menunjukkan

bahwa TI telah berperan penting terhadap keberlangsungan organisasi. Strategi TI

sudah dianggap sejajar dengan strategi bisnis. Tata kelola teknologi informasi pada

proses pengelolaan data adalah manajemen pengelolaan data yang merupakan aset

penting bagi perusahaan ataupun organisasi. Tata kelola teknologi informasi pada

proses pengelolaan data yang kurang baik akan menimbulkan beberapa permasalahan.

STMIK Tunas Bangsa merupakan instansi pendidikan yang menyelenggarakan proses

mengajar yang di dalamnya sudah dilengkapi dengan kurikulum, tenaga pengajar,

sarana dan prasarana yang memerlukan suatu tata kelola teknologi informasi pada

proses pengelolaan data dalam kegiatan operasionalnya.

Tata Kelola STMIK Tunas Bangsa mencakup sistem, struktur organisasi dan

mekanisme. Berbicara mengenai tata kelola STMIK Tunas Bangsa tidak bisa

dilepaskan dari pembicaraan mengenai sejarah yayasan Tunas Bangsa, karena STMIK

Tunas Bangsa merupakan salah satu usaha dari yayasan Tunas Bangsa di bidang

pendidikan. Agar tata kelola teknologi dapat meminimalisasi risiko tersebut, maka

diperlukan suatu perbaikan tata kelola secara kontinu. Untuk itu diperlukan adanya

analisa untuk mengetahui kesenjangan antara kondisi tata kelola saat ini dengan

kondisi tata kelola yang diharapkan. Analisa kesenjangan dilakukan dengan cara

pengumpulan data dan informasi melalui tinjauan kepustakaan, wawancara dan

penyebaran kuesioner mengenai tata kelola teknologi informasi kepada karyawan dan

tenaga pengajar STMIK Tunas Bangsa. Data yang diperoleh akan dianalisa untuk

mendapatkan identifikasi kondisi tata kelola proses pengelolaan data saat ini dan

kondisi yang diharapkan. Setelah itu dilakukan analisa kesenjangan kondisi tata kelola

tersebut untuk dijadikan dasar strategi perbaikan tata kelola teknologi informasi.


36


B. Kebijakan

Teknologi informasi sudah dikenal sebagai sarana yang mendasar dan menjadi

tulang punggung bagi perguruan tinggi. Setiap perguruan tinggi perlu memiliki

kebijakan umum maupun khusus di bidang teknologi informasi, yang tentunya tidak

menyimpang dari visi dan misi perguruan tinggi. Berikut ini merupakan kebijakan

umum sarana teknologi informasi untuk perguruan tinggi yaitu:

Manajemen informasi dan pemanfaatan sarana teknologi informasi tidak

menyimpang dari ketentuan atau aturan-aturan yang berlaku di lingkungan per-

guruan tinggi.

Sarana teknologi infromasi disediakan bagi stakeholders perguruan tinggi

untuk memenuhi kebutuhan yang ada.

Sarana teknologi informasi dimanfaatkan untuk :

1. Mendukung penjaminan mutu, sehingga di mana dimungkinkan, semua

keperluan informasi untuk penjaminan mutu harus disediakan.

2. Mendukung kegiatan Tri Dharma secara optimal.

3. Mendukung manajemen perguruan tinggi secara optimal.

4. Memberikan layanan informasi yang memadai bagi masyarakat luar.

C. Sumber Daya Manusia (SDM)

Sarana tenologi informasi akan terus dikembangkan untuk mengikuti perkembangan

teknologi dan mengoptimalkan pemanfaatannya. Dengan demikian, SDM pengelola

sarana teknologi informasi maupun pengguna sarana teknologi informasi juga akan

terus dikembangkan.

D. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi STMIK Tunas Bangsa mengalami perkembangan sesuai dengan

kebutuhan.

Adapun susunan organisasi STMIK Tunas Bangsa terdiri dari :

1. Badan Penyelenggara

Badan Penyelenggara STMIK Tunas Bangsa adalah ketua yayasan STMIK

Tunas Bangsa, yang kewenangan pelaksanaannya dilimpahkan kepada Ketua

STMIK Tunas Bangsa.


36


Tugas dan wewenang Badan Penyelenggara adalah:

a. Menetapkan pimpinan STMIK Tunas Bangsa ( Ketua dan para pembantu

Ketua)

b. Mengesahkan Anggaran Pendapatan dan Belanja (APB) STMIK setiap

tahun yang diajukan oleh STMIK Tunas Bangsa.

c. Menerima pertanggung-jawaban keuangan dalam bentuk laporan realisasi

APB yang sudah dilakukan.

d. Melakukan audit keuangan pada saat menjelang berakhirnya masa jabatan

kepemimpinan STMIK berdasarkan pada laporan APB yang dikirimkan

oleh STMIK setiap tahun

Semua tugas dan wewenang dari Badan Penyelenggara tersebut sudah

dilaksanakan dengan baik. Untuk pelaksanaan audit keuangan, biasanya ada

rekomendasi atas kekurangan managemen keuangan yang telah dilakukan, dan

sudah ada perbaikan untuk managemen keuangan berikutnya.

2. Pimpinan STMIK TUNAS BANGSA

Pimpinan STMIK adalah Ketua dan Pembantu Ketua. Pimpinan

STMIK sebagai penanggung jawab utama, disamping melakukan arahan

kebijaksanaan umum, juga menetapkan peraturan, norma dan tolok ukur

penyelenggara pendidikan tinggi atas dasar persetujuan senat STMIK.

1. Ketua

Ketua bertugas untuk :

Melaksanakan penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat;

Mengelola seluruh kekayaan STMIK secara optimal;

Membina tenaga edukatif, mahasiswa dan tenaga administrasi;

Membina hubungan kerjasama dengan lingkungan STMIK,

masyarakat, dan lembaga terkait baik dalam maupun luar negeri;

Menyelenggarakan pembukuan STMIK;

Menyusun Rencana Strategis yang memuat sasaran dan tujuan

STMIK yang hendak dicapai dalam jangka waktu 10 (sepuluh)

tahun;


36


Untuk melaksanakan tugas tersebut, Ketua berwenang :

Dengan pertimbangan senat STMIK menetapkan peraturan

STMIK;

Dalam keadaan memaksa, membuat peraturan direktur pengganti

peraturan STMIK;

Membuat peraturan Ketua;

Membuat keputusan Ketua.

Ketua telah melaksanakan tugas dan wewenangnya dengan baik dalam

bentuk memberikan arahan, monitoring kegiatan yang didelegasikan

kepada para Pembantu Ketua dan unit-unit yang berada di bawahnya

secara berjenjang.

2. Pembantu Ketua

Pembantu Ketua terdiri atas :

a) Pembantu Ketua bidang akademik yang selanjutnya disebut pembantu

Ketua I, yang mempunyai tugas membantu Ketua dalam pelaksanaan

kegiatan pendidikan, penelitian serta membantu membina dosen.

b) Pembantu Ketua bidang administrasi umum, keuangan dan

kepegawaian, yang selanjutnya disebut Pembantu Ketua II, yang

mempunyai tugas membantu Ketua dalam pelaksanaan kegiatan di

bidang administrasi umum, keuangan dan kepegawaian.

c) Pembantu Ketua bidang kemahasiswaan dan alumni yang selanjutnya

disebut Pembantu Ketua III, mempunyai tugas membantu Ketua

dalam pelaksanaan di bidang pembinaan serta pelayanan

kesejahteraan mahasiswa, alumni dan pengabdian kepada masyarakat.

d) Dalam hal-hal tertentu dapat diangkat pembantu direktur lain untuk

menjalankan tugas sesuai dengan kebutuhan.

3. Senat STMIK

Senat STMIK merupakan badan normatif dan perwakilan di STMIK.

Senat STMIK mempunyai tugas pokok :


36


a. Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan STMIK.

Tugas ini telah dilaksanakan oleh Senat dalam bentuk pembahasan dan

pembentukan sampai terbentuknya Statuta, Rencana Strategis

(RENSTRA), Rencana Operasional (RENOP).

b. Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta

kepribadian civitas akademik.

c. Bersama-sama Ketua merumuskan norma penyelenggaraan STMIK.

d. Memberikan persetujuan atas Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja

(RAPB) STMIK yang diajukan oleh pimpinan STMIK.

e. Menilai pertanggungjawaban pimpinan STMIK atas pelaksanaan

kebijakan yang telah ditetapkan.

Tugas ini telah dilakukan oleh Senat dalam bentuk melakukan koordinasi

dan evaluasi secara periodik yang biasanya dilakukan setiap bulan dalam

bentuk rapat senat.

f. Memberikan pertimbangan kepada Badan Penyelenggara berkenaan

dengan calon-calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi direktur dan

pembantu direktur.

Tugas ini telah dilakukan oleh senat dalam bentuk memberikan surat

usulan pertimbangan calon-calon pimpinan STMIK.

g. Memberikan pertimbangan kepada pejabat yang berwenang tentang

kenaikan jabatan akademik dosen diatas Lektor.

Tugas ini telah dilakukan oleh senat dalam bentuk memberikan berita

acara pertimbangan senat STMIK untuk menduduki jabatan Lektor

Kepala ke atas dari dosen yang mengusulkan kenaikan pangkat ke Lektor

Kepala ke atas.

h. Menegakkan norma-norma yang berlaku di STMIK.

Tugas ini telah dilakukan oleh Senat dalam bentuk memberikan

pertimbangan atas pelanggaran norma beserta sanksinya bagi civitas

akademika yang telah melanggar peraturan.

i. Mengukuhkan pemberian gelar Doktor kehormatan bagi yang memenuhi

persyaratan. Tugas ini belum pernah dilakukan oleh Senat, karena

memang belum pernah dilakukan.

j. Senat dapat melakukan pengawasan pelaksaan anggaran pendapatan dan


36


belanja STMIK.

3. Unsur Pelaksana Akademik

Unsur Pelaksana Akademik terdiri dari jurusan, program studi,

laboratorium, lembaga penelitian, pusat studi, dan lembaga pengabdian

masyarakat.

a. Jurusan

Jurusan adalah unsur pelaksana akademik yang bertugas

melaksanakan pendidikan akademik dan atau profesi dalam satu atau

seperangkat cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Jumlah jurusan

pada saat ini sejumlah dua puluh tujuh buah yang ada di STMIK Tunas

Bangsa. Adapun rincian dari masing-masing jurusan adalah sebagai

berikut:

1). Jurusan Teknik Informatika

2). Jurusan Sistem Informasi

3). Jurusan Manajemen Informatika

b. Laboratorium

Laboratorium/Studio merupakan perangkat penunjang pelaksanaan

pendidikan pada jurusan dalam pendidikan akademik. Jumlah

Laboratorium yang ada di STMIK Tunas Bangsa adalah 3 (Tiga) buah yang

mencakup, Lab Dasar, Lab Menengah dan Lab Lanjut.

c. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

1. Lembaga Penelitian

Lembaga Penelitian merupakan unsur pelaksana akademik di STMIK

yang bertugas mengkoordinasi, memantau, dan menilai pelaksanaan

kegiatan penelitian yang dilaksanakan oleh pusat studi serta ikut

mengusahakan dan mengendalikan administrasi sumberdaya yang

diperlukan.

Tugas Lembaga Penelitian tersebut secara spesifik adalah sebagai

berikut:

a). Mempersiapkan kegiatan penelitian internal (PBI, PI, P2U) dan


36


eksternal (DIKTI maupun institusi swasta)

b). Mempersiapkan program pelatihan, diklat, dan seminar-seminar

penelitian

c). Melaksanakan koordinasi dengan pusat studi.

d). Membangun kerjasama dan mengkoordinasikan kegiatan kerjasama

penelitian dengan institusi luar STMIK Tunas Bangsa

e). Pengelolaan administrasi penelitian

2. Lembaga Pengabdian pada Masyarakat (LPM)

Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat merupakan unsur pelaksana

akademik di tingkat STMIK yang menyelenggarakan kegiatan pengabdian

kepada masyarakat yang dilaksanakan melalui lembaga, Jurusan,

Laboratorium, kelompok dan Perorangan dan ikut mengusahakan serta

mengendalikan administrasi sumber daya yang diperlukan.

4. Administrasi

Satuan pelaksana Administrasi merupakan penyelenggara pelayanan

teknis dan administratif yang terdiri dari :

a. Biro administrasi akademik, yaitu unsur pembantu pimpinan di bidang

administrasi akademik yang mempunyai tugas memberikan pelayanan

administratif di bidang akademik di lingkungan kampus.

b. Biro administrasi Umum, yaitu unsur pembantu pimpinan di bidang

administasi umum yang mempunyai tugas memberikan pelayanan

administratif di bidang umum di lingkungan kampus.

c. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Komputer merupakan unsur penunjang

akademik di tingkat kampus yang menyelenggarakan kegiatan

perencanaan, pengadaan, dan pemeliharaan komputer dari masing-masing

unit yang ada di kampus dan ikut mengusahakan serta mengendalikan

administrasi sumber daya yang diperlukan.

d. Menyediakan wireless intra-network dengan radius hingga 5 Km dari pusat

kampus, sehingga menjangkau area pemukiman di sekitar kampus di mana

kebanyakan sivitas akademika tinggal. Hal ini memberikan akses yang

lebih fleksibel ke jaringan kampus.


36



36


VIII. Roadmap


36


Referensi

Documents

Integrasi Strategi Dan Kebijakan